Upload
frederik-veenstra
View
220
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
Multipartij samenwerking: een huwelijk uit vrije keuze
Studiedag over samenwerkingsverbanden binnen de welzijnssector‘Samenwerking: een gedwongen huwelijk of vrijwillig engagement?’
11 mei 2006
Silvia PrinsCentrum voor Organisatie- en Personeelspsychologie, K.U. Leuven
Groep T Engineering School, Leuven
“Als je een huwelijk aangaat, moet je elkaar leren kennen.”
“We hebben een korte snuffelperiode nodig.”
“Het is precies een vrijage!”
“Ik zou zeggen: een vrijage is nog geen grote liefde!”
“Iedereen moet ruimte krijgen om zichzelf te zijn!”
“Weerstanden op tafel leggen doet pijn. Maar we moeten er door gaan!”
“Misschien moet je op een gegeven moment in twee auto’s stappen…”
Overzicht
• Wat is multipartij samenwerking?
• Thema en aanpak van het onderzoek
• Een aantal bevindingen
• Conclusies
• Vragen en uitwisseling
Waarom samenwerken over organisatiegrenzen heen?
1. Opportuniteiten
2. Creatieve innovatie
33 Complexe ecologische en maatschappelijke problemen
– ‘Messes’, meta-problemen, turbulentie– Competitie 3 samenwerking– Los-aan-elkaar-gekoppelde organisaties
Samenwerking: gradaties
• Netwerken– informatie uitwisselen voor wederzijds voordeel
• Coördinatie– + activiteiten veranderen voor wederzijds voordeel en om een
gemeenschappelijk doel te bereiken
• Coöperatie– + middelen delen voor wederzijds voordeel en om een
gemeenschappelijk doel te bereiken
• ‘Collaboratie’– + de capaciteit van de andere partij verhogen voor wederzijds
voordeel en om een gemeenschappelijk doel te bereiken
“Samenwerking is een proces waardoor partijen die verschillende kanten van een probleem zien op
een constructieve manier hun verschillen exploreren en samen
zoeken naar oplossingen die verder reiken dan hun eigen beperkte visie
van wat mogelijk is.” (Barbara Gray)
Kenmerken
1. ‘Stakeholders’ zijn wederzijds afhankelijk
2. Constructief omgaan met verschillen 3 oplossingen
3. Beslissingen: in gedeeld eigenaarschap
4. Stakeholders: collectieve verantwoordelijkheid toekomst probleemdomein
5. Samenwerking is ‘emergent’ proces
“Je kunt op voorhand niet weten waar je uit gaat komen, wat de doelstelling precies is. En als je er dan aan begint
wordt je overspoeld door angst!”(medewerker)
Startsituatie
• Vaag en complex probleem • Stakeholders
– hebben gevestigde belangen– niet systematisch georganiseerd– niet a priori duidelijk wie betrokken moet worden
• Verschillen in:– perceptie, informatie, macht, deskundigheid, middelen
• Verschillen 3 frictie, conflict• Vertrouwde procedures en aanpak werken vaak
niet
Werken met vertegenwoordigers
Gemeen-schappelijke
taak
Achterban-organisaties
Bredere sociale, economische, politieke context
• ‘Project groep’– 5 managers van de diensten Limburg– hoofd Federatie Pleegzorg– 4 facilitatoren en onderzoekers
• Stakeholderdagen: vertegenwoordigers domein betrekken– Intern– Intern + extern
Fase 1: probleem setting
• Gemeenschappelijke definitie van probleem
• Engagement tot samenwerken
• Identificatie van de stakeholders
• Legitimiteit van alle partijen bevestigen
• Bepalen benodigde en beschikbare middelen
• Onderkennen wederzijdse afhankelijkheid
‘Common ground’
“Je moet starten van problemen en knelpunten als je wil samenwerken. Als er geen doel is, betekent het niets. Ik ben niet geneigd tot
samenwerken als er geen toegevoegde waarde is.”
“’Betere pleegzorg’ is te vaag. Je moet operationaliseren wat dat betekent.”
“Wat zijn onze criteria om ons werk te evalueren? Wat betekent ‘kwaliteit’?”
Engagement
“Ik had het gevoel dat we al een overeenkomst hadden. Het voelde als een
stap achteruit.”
“We blijven maar zeggen ‘willen we wel samenwerken?’ We zijn bijna een jaar geleden met het project begonnen!!”
Identificatie stakeholders: clusters
Pleeggezinnen-Diensten:
Personeel, RvB, directie
Doelgroepen:Kind, ouder,
Pleegouder, VVP
Overheid:Administratie &
provincie
Vertegenwoordiging:WG-koepels &
federatie
Andere voorziening:OOOC, CKG, OBC,
Thuisbegeleidingsdienst
ExpertenIJH, UGent,K.U.Leuven
Doorverwijzer:JRB, Soc. Dienst,
Comité, PEC
Het publiek
Andere diensten pleegzorg Vlaanderen
Scholen
Dokters
CAW
DGGZ
Regionaal platform jeugd-zorg
Provincie
Residentiële zorg
Experts
Pleegouders
Kinderen
Geboorteouders
Pleegzorg volwassenen
Bemiddelingscommissie
Subsidiërende instanties
Ministerie Welzijn
FederatieWerkgever-vertegen-
woordigers
Diensten PZ
Doorverwijzers
Stakeholder analyse
“Wie staat er eigenlijk centraal in dit project: de diensten of de kinderen?”
“De kracht van samenwerking is de bekommernis om het kind, de ouders en de pleegouders en
niet de bekommernis om je eigen organisatie in stand te houden.”
“Het gaat over identiteit. Dat is een heel sterk gevoel. Het is een reflex om te spreken in
termen van ‘onze’ dienst, ‘onze’ kwaliteit, ‘onze’ pleegfamilies.”
“Als je je identiteit verliest, verlies je je drive.”
Fase 2: richting bepalen
• Grondregels afspreken
• Agenda bepalen
• Subgroepen organiseren
• Gezamenlijk zoeken naar informatie
• Opties exploreren
• Akkoord bereiken en overeenkomst bekrachtigen
“Jullie werken vanuit een systeemperspectief, maar het systeem
mag er niet bij zitten!”
“We zeggen dat het over kinderen gaat, maar ze zijn hier niet!”
Fase 3: implementatie
• Omgaan met de achterban
• Uitbouwen van externe ondersteuning
• Structureren: geleidelijk proces van institutionaliseren
• De overeenkomst en uitvoering opvolgen
Overzicht
• Wat is multipartij samenwerking?
• Thema en aanpak van het onderzoek
• Een aantal bevindingen
• Conclusies
• Vragen en uitwisseling
Thema: aansturen van het proces
• Niemand heeft autoriteit voor domein • Geen formele leider • Geen duidelijke en gedeelde doelstelling• Beïnvloeden van organisaties• Onduidelijke autoriteitsrelaties• Deelnemers die sturen dragen dubbele pet
• Ideologie: consensus, participatie, gedeeld
eigenaarschap
De bril in dit onderzoek
• Het leven in groepen en organisaties is dubbelzinnig
• De persoonlijke ervaring en betekenisgeving van mensen is doorslaggevend voor het verloop van een samenwerking
• Mensen proberen een proces zo te organiseren dat de onzekerheid en spanning die samenwerking oproept kunnen (ver)dragen
De paradox van samenwerken
De toegenomen verwachtingen van een hoog committment, meer gesofistikeerde relaties, en een grotere competentie van de deelnemers van ‘nieuwe organisaties’
gaan vergezeld van een dramatische toename van de kwetsbaarheid van
mensen.” (James Krantz)
Rol consultants/onderzoeker
• Rol consultants: – Voorwaarden creëren om veranderingsproces
door te maken– Facilitatie
• Rol onderzoeker: – documentatie proces– Terugkoppeling naar groep– Actie-onderzoek: begeleiden veranderproces
én theorie ontwikkelen
Dataverzameling doorheen tijd
Stakeholder analyse
Stakeholder
interviews (34)
Terugkoppelings-sessies
3 Documentatie vergadermomenten + dagboeknotities 3
Kritische incidenten interviews
(9)
Voorbeeld: medewerkersAanwezige hefbomen• LOP: doorgeven welke gezinnen geweigerd• vanuit bestaanszekerheid gaat SW vlotter• de dingen die we doen zijn zinvol• concrete realisaties (bv.week PZ)• Limburg heeft stapje voor qua SW• we stappen al spontaan naar andere PGD
Conditionele hefbomen• opdracht geven, autonomie en krediet geven,
jaarlijks evalueren• 1 affiche en slogan, 1 pool en toebedeling
afspreken• externe onderzoekers • RvB: neuzen in zelfde richting• samen iets groots en duurs doen• SW opleggen; ligt te gevoelig bij diensten• mensen van diensten samenzetten• tussenstappen (bv. centrale lijst)• Basisvisietekst: wat is PZ?• Knopen doorhakken: bottom-up ofwel sturen van
boven; duidelijk kader• subsidiesysteem veranderen
Hinderpalen• dubbel: geen aanmelding = geen personeel• LOP: werkgroep gebruiken voor eigen
agenda; zitten niet op 1 lijn• grootschalig: verlies dynamiek• nog onoverzichtelijker, verdeelsleutel?• Verzuiling nog steeds• consequenties voor ouders • 1 selectieteam = job kwijt• verschil in visie 3 thema’s vermijden• geen doel, probleem, knelpunt• privacy• gemeenschappelijk probleem
gemeenschappelijke oplossing• meer SW 3 minder creativiteit, soepelheid,
motivatie, betrokken; anoniemer• mensen zijn werkgroepen kotsbeu; geen
beloning• onvoldoende geld
Overzicht
• Wat is multipartij samenwerking?
• Thema en aanpak van het onderzoek
• Een aantal bevindingen
• Conclusies
• Vragen en uitwisseling
Antecedents Context
Taak
Formaliseren van het
proces
Relaties
Manifeste dynamieken van richting geven
Latente dynamieken van richting geven
Antecedenten
Context
Samenwerking als een ontwikkelingsproces
• Thema’s in de ontwikkeling van de relatie:– Werken mét diversiteit en
interafhankelijkheid
– De spanning tussen intentie om samen te werken en de emotionele reacties
‘Intern’: verschillen
• Zijn er verschillen?
• Veronderstelde verschillen of échte verschillen?
• Zijn we verschillend op papier maar niet in de realiteit of juist andersom…?
• Zijn verschillen een bedreiging of verrijking?
• “Het is confronterend om te communiceren waar je voor staat. Dan blijkt misschien dat je toch niet zo speciaal bent als je dacht. Dan hebben we een identiteitscrisis!! (gelach)”
• “Jullie lijken allemaal verbaasd dat we geen verschillen vinden. Dat is op zichzelf misschien wel een probleem. (gelach) Als de verschillen groot zijn, is het misschien gemakkelijker om samen te werken. Dan is het tenminste duidelijk. Dan kun je complementair werken.”
‘Interne’ ‘externe’ stakeholders
• Verwacht: geen interesse, geen tijd voor pleegzorg
• Benaming ‘interne’ en ‘externe’ stakeholders
• ‘Externen’ worden geïnterviewd – terugkoppeling
• Focus op ‘interne zaken’
“Ik denk dat het gemakkelijker voor mensen is om hun stoel te verlaten als je de stakeholder betrekt. Dat maakt het
gemakkelijker om breed te denken. Dan denk je voor pleegzorg. Als je alleen met interne mensen samenkomt stimuleer je
de reflex ‘mijn dienst!’.”
“We hangen samen wanneer de buitenwereld aanwezig is, niet wanneer
we alleen zijn.”
Intenties emotionele reacties
• Noodzaak om samen te werken• Bronnen van onzekerheid en stress:
– Verlies van werk, kwaliteit, netwerk, identiteit organisatie, vrees voor conflict,…
• Interventies:– Minimale structuur en interventies– Transitioneel object: loketfunctie– Minimale garanties aan medewerkers– Modelgedrag projectgroep
Overzicht
• Wat is multipartij samenwerking?
• Thema en aanpak van het onderzoek
• Een aantal bevindingen
• Conclusies
• Vragen en uitwisseling
Conclusies - 1
• Verandering is onvoorspelbaar• Geplande veranderingsinitiatieven niet
realistisch• Voorwaarden scheppen waarbinnen
mensen zelf vorm kunnen geven aan verandering
• Leren leven met onzekerheid• Aanvaarden van ambiguïteit, paradoxen,
dilemma’s, complexiteit
Conclusies - 2
• Vaardigheden en voorwaarden: – ‘Containment’: voldoende veiligheid en kader
creëren om onzekerheid en stress te kunnen dragen
– Procesgevoeligheid: bewust worden van dynamieken die proces beïnvloeden
– Transitionele ruimte: tijd en ruimte voor • spreken over dromen, hoop, vrees, angsten
• samen vrijblijvend experimenteren met scenario’s voor toekomt
• leren van elkaar
Overzicht
• Wat is multipartij samenwerking?
• Thema en aanpak van het onderzoek
• Een aantal bevindingen
• Conclusies
• Vragen en uitwisseling
“Ik ben, omdat wij zijn” - Klaus Elle