MSIM 01 ed 2

PREZENTA DOCUMENTAIE ESTE PROPRIETATEA UNIVERSITII VASILE ALECSANDRI DIN BACU. MODIFICAREA, MULTIPLICAREA SAU DIFUZAREA ACESTEIA F5 APROBAREA SCRIS A EMITENTULUI

ESTE INTERZIS, CONFORM LEGII 8/1996.

- Document controlat -

F 01.07/Ed.1

U N I V E R S I T A T E A V A S I L E A L E C S A N D R I

D I N B A C U

MMAANNUUAALLUULL SSIISSTTEEMMUULLUUII IINNTTEEGGRRAATT DDEE MMAANNAAGGEEMMEENNTT

COD: MSIM 01

RECTOR, PROF. UNIV. DR. ING. VALENTIN NEDEFF

Prenumele i numele Semntura

Reprezentantul Managementului Conf. univ. dr. Marcela-Cornelia DANU

Elaborat ef lucr. dr. ing. Mirela PANAINTE LEHDU

EDIIA: 2 REVIZIA: 0 1 2 3 4 5 EXEMPLAR NR.:

Intr n vigoare ncepnd cu data de 28.11.2013, prin aprobarea n edina Consiliului de Administraie al Universitii Vasile Alecsandri din Bacu.

MANUALUL SISTEMULUI INTEGRAT DE

MANAGEMENT

Cod document MSIM 01

LISTA REVIZIILOR Pag./Total pag. 1/1 Data 28.11.2013 Ediie/Revizie 2/ 0 1 2 3 4 5

F 02.07/Ed.1 Fiier SiM/MSIM/Lista reviziilor MSIM

LISTA REVIZIILOR

Simbol revizie

Ediie/ Revizie/

Cap./ Pag./

Parag. Coninutul reviziei Responsabiliti

Elaborat Avizat Aprobat

MANUALUL SISTEMULUI INTEGRAT DE MANAGEMENT


CUPRINS Pag./Total pag. 1/1 Data 28.11.2013 Ediie/Revizie 2/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fiier SIM/MSIM/Cuprins.doc

CUPRINS Capitolul 1 Prezentarea Universitii Capitolul 2 Consideraii generale Capitolul 3 Definiii i abrevieri Capitolul 4 Sistemul integrat de management Capitolul 5 Responsabilitatea managementului Capitolul 6 Managementul resurselor Capitolul 7 Realizarea produselor/ serviciilor Capitolul 8 Msurare, analizi mbunWire Anexa 1 Declaraia Rectorului privind politica n domeniul calitii, mediului, sQWii i securitii muncii Anexa 2 Harta proceselor Anexa 3 Organigrama Universitii Anexa 4 Organigrama sistemului integrat de management Anexa 5 Lista documentelor sistemului integrat de management



CAPITOLUL 1 PREZENTAREA UNIVERSITII

Pag./Total pag. 1/6 Data 28.11.2013 Ediie/Revizie 2/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fiier SIM/MSIM/Capitolul 1.doc

1.1 INFORMAII UTILE 1.1.1 Statutul juridic al Universitii Vasile Alecsandri din Bacu

Universitatea Vasile Alecsandri din Bacu este o instituie de nvmnt superior i de cercetare tiinific, de stat, cu personalitate juridic, aflat n subordinea Ministerului Educaiei Naionale. Universitatea Vasile Alecsandri din Bacu are n structura sa: faculti, departamente, precum i alte structuri funcionale pentru cercetare tiinific, pentru: cooperare cu instituii de nvmnt i de cercetare din ara i strintate, documentare, editare de carte universitar etc. Ea include, de asemenea, structuri funcionale pentru asigurarea serviciilor administrative, a resurselor umane, financiar - contabile, tehnice i sociale. Universitatea Vasile Alecsandri din Bacu a aderat la Magna Charta a Universitilor Europene de la Bologna, Italia. Carta Universitii Vasile Alecsandri din Bacu este documentul de baz care stabilete rolul, principiile academice, obiectivele, structura i organizarea Universitii.

1.1.2 Istoricul Universitii Vasile Alecsandri din Bacu

Universitatea Vasile Alecsandri din Bacu este o instituie de nvmnt superior i de cercetare tiinific, de stat, cu o bogat tradiie i rezultate meritorii n nvmntul superior romnesc. Universitatea asigur formarea iniial i formarea continu a specialitilor, precum i desfurarea activitilor de cercetare tiinific n domeniile: limb i literatur, tiine ale comunicrii, educaie fizic i sport, inginerie industrial, inginerie energetic, ingineria produselor alimentare, mecatronic i robotic, inginerie i management, calculatoare i tehnologia informaiei, inginerie mecanic, ingineria mediului, inginerie chimic, inginerie fizic, matematic, biologie, informatic, contabilitate, marketing administrarea afacerilor. Prin HCM nr. 547/1961 i Ordinul Ministrului nvmntului i Culturii nr. 688/1961 a luat fiin nvmntul de stat din Bacu. n 1961 s-a nfiinat Institutul Pedagogic cu urmtoarea structur: Facultatea de Filologie cu secia Limba i literatura romn, Facultatea de Matematic cu secia de Matematici Facultatea de tiine Naturale cu secia de tiine naturale i cunotine agricole teoretice i practice. Acestora li s-au adugat n 1964 Facultatea de Istorie - Geografie i Facultatea de Educaie Fizica i Sport, iar n 1976 Facultatea de Inginerie. Primul program de studii de nvmnt tehnic superior la Bacu a fost Tehnologia Construciilor de Maini. n anul 1984 Institutul de nvmnt Superior este transformat n Institut de Subingineri, subordonat Institutului Politehnic Iai. n anul 1985 este nfiinat programul de studiu Tehnologie Chimic Anorganic, iar n anul urmtor, programul de studii Reele Electrice.

n anul 1990, n baza Ordinului Ministrului nvmntului, nr. 7751/1990, Institutul de Subingineri din Bacu devine Institutul de nvmnt Superior din Bacu i funcioneaz cu dou faculti: Facultatea de Litere i tiine i Facultatea de Inginerie. n acel an, Facultatea de Inginerie avea n structur programele de studii Tehnologia construciilor de maini, Mecanic fin, Utilaj tehnologic pentru industria alimentar, Utilaj tehnologic pentru celulozi hrtie, Energetic industrial. n cadrul Facultii de Litere i tiine au fost renfiinate:






profilul Matematic cu programul de studii Matematic-Fizic, profilul Biologie cu programul de studii Biologie-Ecologie, profilul Filologie, programele de studii Limba i literatura romn o limbi literatur strin (francez, englez) i An pregtitor, profilul Educaie fizici sporti profilul Economic, cu programul de studii Turism i servicii i Marketing n anul 1991. n anul 1991, Institutul de nvmnt Superior din Bacu devine Universitatea din Bacu, n baza Ordinului Ministrului nvmntului i tiinei, nr. 4894 din 22.03.1991 i a Hotrrii Guvernului nr. 812 din 29.12.1992. n baza HG 1093 din 30.09.2009 Universitatea din Bacu, i schimb denumirea n Universitatea Vasile Alecsandri din Bacu. Facultatea de Inginerie se dezvolt continuu, prin nfiinarea de noi specializri i prin introducerea de noi forme de studiu. n 1992 este nfiinat programul de studii Tehnologia i controlul calitii produselor alimentare, iar n 1996 este desfiinat programul de studii Mecanic Fin. Noile programe de studii nfiinate sunt: Inginerie economic n domeniul mecanic (1998), Ingineria i managementul calitii (1999), Ingineria mediului industrial (2000), redenumit n 2002 n Ingineria i protecia mediului n industrie, Mecatronic (2000), Inginerie biochimic (2000), Tehnic de calcul (1999), transformat n 2005 n Tehnologia informaiei, Design Industrial (2003), Inginerie economic n domeniul electric, electronic i energetic (2003), tiine inginereti aplicate (2006). ncepnd cu anul 1999 Facultatea de Inginerie dezvolt nvmntul postuniversitar pe trei direcii de formare: studii aprofundate i de master cu durata de 1 an, respectiv 2 ani, studii postuniversitare de specializare/conversie profesional cu durata de 3 semestre i cursuri postuniversitare de perfecionare cu durata de un semestru din care amintim: Managementul produciei industriale, Optimizarea i informatizarea proceselor i echipamentelor de fabricaie, Strategii n asigurarea calitii n industrie, Managementul ciclului de via al produsului, tiina i ingineria produselor alimentare ecologice, Managementul sistemelor industriale de producie i servicii, Echipamente i tehnologii moderne n energetic; Conducerea i informatizarea proceselor termo i electroenergetic, Managementul i optimizarea echipamentelor de proces, Analiza structurilor mecanice, Managementul proteciei mediului n industrie, Procedee i metode de Psurare n ingineria mediului, Materiale neconvenionale n biotehnologii moderne; Concepie, sintez, analiz de molecule de interes biologic / Conception, synthese, analyse de molecules d'intrt biologique, Chimia i ingineria valorificrii bioresurselor, Mecatronic i robotic / Mecatronic avansat, Echipamente pentru reabilitare i tehnologii asistive. Facultatea de Litere i tiine se dezvolt i ea, mpUindu-se n timp n mai multe faculti. ncepnd cu anul universitar 1992 1993, s-au introdus programele de studii: Limba i literatura englez limba i literatura romn sau limba i literatura francez, Kinetoterapie. n anul universitar 1997 1998, a fost aprobat s funcioneze programul de studii Limba i literatura francez limba i literatura romn sau limba i literatura englez. n acelai an este nfiinat programul de studii Contabilitate i Informatic de gestiune. n anul 1996 secia Educaie fizici sport devine facultate separat, purtnd n momentul de fa numele de Facultatea de tiine ale MiFrii, Sportului i 6QWii. Din anul 2005, facultatea are dou programe de studii, Educaie fizic






i sportiv, Kinetoterapie i motricitate special, iar din anul 2009 programul de studiu Sport i performan motric n domeniul Educaie fizic i Sport i programul de studiu Terapie ocupaional n domeniul Psihologie. n cadrul facultii funcioneaz pentru cele dou domenii nvmntul cu frecven redusi 3 specializri de master. n anul 2002, Facultatea de Litere i tiine se separ n Facultatea de tiine i Facultatea de Litere, iar din anul universitar 2003 - 2004, din Facultatea de tiine se desprinde Facultatea de tiine Economice. Facultatea de tiine funcioneaz n prezent cu domeniile Matematic, aprut prin transformarea n 2005 a specializrii Matematic - Fizic, Informatic, autorizat n 2005, Biologie i Ecologia i protecia mediului. Facultatea mai coordoneaz i programele de master Protecia i valorificarea resurselor biologice, Matematic didactici Modele matematice i sisteme informatice n domeniul financiar-bancar. n cadrul Facultii de tiine Economice funcioneaz n prezent programele de studiu: Marketing, nvmnt de zi i la distan, Contabilitate i Informatic de gestiune, nvmnt de zi i cu frecven redus, iar din anul 2009 programul de studiu Administrarea afacerilor. n cadrul facultii sunt organizate i direcii de studiu de nvmnt postuniversitar i formare continu. n cadrul Facultii de Litere, n anul universitar 2002 2003, se renfiineaz programul de studiu Limbi strine (englez/francez) limba i literatura romn, iar ncepnd cu anul universitar 2003 2004, funcioneaz programul de studii Istorie limbi strine (englez, francez, german), care din anul 2005 se reorganizeaz n programul de studii Istorie, intrat n lichidare cu anul 2007. ncepnd cu anul universitar 2006-2007, este aprobat programul de studii Comunicare i Relaii publice. Studiile postuniversitare au fost nfiinate n cadrul Facultii de Litere dup cum urmeaz: n anul 2000 2001, tiine ale comunicrii i ale limbajului, n anul 2003 2004, Studii culturale i literarei n anul 2003 2004, Studii lingvistice, jurnalistice i editoriale. n prezent funcioneaz urmtoarele programe de studii de master: Limba englez. Practici de comunicare (n limba englez), Studii lingvistice n limba englez (n limba englez), Culturi i literaturi anglofone. Practici discursive (n limba englez), Limba francez. Practici de comunicare (n limba francez), Culturi literatur romn, Discurs i comunicare. n anul 1998 se nfiineaz Departamentul pentru Pregtirea Personalului Didactic coordonnd din 1999 i programele de studii existente n cadrul Colegiului de Institutori: Institutori limba englez, Institutori limba francez, Institutori educaie fizic. Dup desfiinarea Colegiului n anul 2005, Departamentul asigur pregtirea psiho-pedagogic a studenilor i absolvenilor care doresc s urmeze o carier didactici perfecionarea cadrelor didactice. Din anul 2008 n cadrul DPPD, este autorizat programul de studii de licen Pedagogia nvmntului primar i precolar.

n anul 2007 UB primete acreditarea ca Instituie Organizatoare de Studii de Doctorat conform OMEdC 667/28.03.2007. Institutul de Cercetare, Dezvoltare, Inovare, Consultani Transfer Tehnologic (ICDICTT) al Universitii Vasile Alecsandri din Bacu se constituie prin reunirea centrelor de cercetare din universitate. A fost nfiinat conform Hotrrii






Consiliului de Administraie ncepnd cu 1 februarie 2013 i se subordoneaz Consiliului de Administraie. Principalele obiective ale ICDICTT vizeaz urmtoarele activiti: cercetare dezvoltare inovare n cadrul programelor naionale i internaional, transfer tehnologic i valorificarea rezultatelor cercetrilor, elaborare de produse i servicii pentru diverse domenii de activitate, colaborare n domeniile de competen cu instituii similare din Romnia i din alte ri, realizare de proiecte n calitate de coordonator de proiecte sau n calitate de partener, editare i tiprire de publicaii n domeniile de competen, alte activiti de cercetare dezvoltare inovare, creaie artistic, performan sportiv, consultan i formare, specifice structurilor componente. Structura actual a institutului este urmtoarea: - 5 Centre de cercetare recunoscute CNCSIS: Inginerie Managerial i Tehnologic; Inginerie Mecanic; Energetic, Mecatronici Informatic; Chimie aplicati inginerie de proces; Inginerie fizici ingineria mediului. - 8 Centre de cercetare recunoscute la nivelul universitii: Centrul de Studii i Cercetri Economice; Centrul interdisciplinar de studiu al formelor discursive contemporane (INTERSTUD); Centrul de cercetare pentru performan uman; Centrul de excelen privind cercetarea interdisciplinar n domeniul educaiei fizice i sportului; Centrul de cercetri psihopedagogice Personalitate - formare - educaie - performan (PERFORMED); Centrul de cercetare "Matematic - Informatic"; Centrul de explorri textuale i aciune prin limbaj (CETAL); Centrul de cercetare "Resursele mediului i biotehnologii". - 5 Colective de cercetare: Semiologia Culturii; Coduri de comunicare; Economia i Administrarea Afacerilor; Inginerie Alimentar, Chimic i Biochimic; Promovarea Activ a SQWii.

Universitatea a cunoscut o dezvoltare continu i n consecin, n anul universitar 2013-2014, structura ei cuprinde (Anexa nr. 3 Organigrama Universitii Vasile Alecsandri din Bacu): Cod 01 Carta Universitii Vasile Alecsandri din Bacu; Cod 02 Senatul Universitii Vasile Alecsandri din Bacu; Cod 03 Comisia de control a activitii rectorului i Direciei Generale

Administrative; Cod 04 Comisia pentru Reforme, Dezvoltare, Finanare i Calitate; Cod 05 Comisia pentru programe de studii, perfecionarea i evaluarea

personalului didactic i activiti studenHti; Cod 06 Comisia pentru cercetare tiinifici relaii internaionale; Cod 07 Comisia pentru relaii cu mass-media i de promovare a imaginii

Universitii Vasile Alecsandri din Bacu; Cod 08 Consiliul de administraie; Cod 09 Comisia de etici deontologie profesional universitar; Cod 10 Faculti: Cod 10.01 Facultatea de Inginerie; Cod 10.02 Facultatea de Litere; Cod 10.03 Facultatea de tiine; Cod 10.04 Facultatea de tiine Economice;






Cod 10.05 Facultatea de tiine ale MiFrii, Sportului i SQWii; Cod 10.06 Departamentul pentru Pregtirea Personalului Didactic. Cod 11 Departamente, servicii, birouri, comisii: Cod 11.01 Biroul de Relaii Internaionale i Programe Comunitare; Cod 11.02 Serviciul Biblioteca; Cod 11.03 Comisia cu atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare

metodologic a sistemului propriu de control intern/ managerial; Cod 11.04 Departamentul de Consiliere Profesional; Cod 11.05 Institutul de Cercetare, Dezvoltare, Inovare, Consultan i

Transfer Tehnologic (ICDICTT); Cod 11.06 Serviciul de Multiplicare i Editura Alma Mater. Cod 11.07 Departamentul de Management; Cod 11.08 Biroul de Audit Public Intern; Cod 11.09 Biroul Control Financiar Preventiv; Cod 11.10 Oficiul Juridic; Cod 11.11 Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii,; Cod 11.12 Departamentul pentru nvmnt la distan i cu frecven

redus. Cod 12 Direcia General Administrativ: Cod 12.01 Direcia General Administrativ; Cod 12.02 Direcia Resurse Umane i Salarizare; Cod 12.03 Serviciul financiar - contabilitate; Cod 12.04 Serviciul Social; Cod 12.05 Secretariatul General Universitate; Cod 12.06 Direcia Patrimoniu; Cod 12.07 Serviciul Informatizare i Comunicaii Digitale; Cod 13 coala Doctoral. Pe lng nvmntul superior din ciclurile de licen, masterat i doctorat, n cadrul Universitii se desfoar un numr nsemnat de cursuri postuniversitare de specializare, de conversie profesional, aprofundate, de specializare i de formare continu. Adresa: Calea MUHti, nr. 157, 600115; tel. 0234 542411; fax: 0234 545753; e-mail: [email protected]; http://www.ub.ro. Adresa: Calea MUHti, nr. 157, 600115; tel. 0234 542411; fax: 0234 545753; Str. Spiru Haret, nr. 8, 600114; tel./fax 0234 516345 (Facultatea tiine Economice); tel. /fax 0234 588884 (Facultatea de Litere) Str. Violetelor, nr. 9A; 600093; tel. 0234 530094 (cmin) e-mail: [email protected]; http://www.ub.ro.

1.2 DOMENIUL DE ACTIVITATE 1.2.1 Activiti de formare profesional a cadrelor cu pregtire superioar i

activiti de cercetare Activitile care confer identitate i personalitate Universitii Vasile Alecsandri din Bacu sunt nvmntul i cercetarea tiinific, sportivi cultural artistic






desfurate n organizare proprie i/sau n cooperare cu alte instituii din ari strintate. n jurul acestor activiti se fundamenteaz politica instituional, se elaboreaz strategiile de dezvoltare i programele operaionale pe termen scurt, mediu sau lung. Universitatea Vasile Alecsandri din Bacu pregtete viitorii liceniai n domeniile fundamentale de licen. De asemenea, realizeaz perfecionarea pregtirii profesionale i de cercetare a absolvenilor prin studii de masterat, studii de doctorat, cursuri postuniversitare/postdosctorale de scurt durat, studii aprofundate, cursuri de formare continu i conversie profesional, perfecionarea cadrelor didactice. n Universitatea Vasile Alecsandri din Bacu activitatea de cercetare tiinific se desfoar n mod organizat, n cadrul Institutului, la nivel de centre de cercetare i colective de cercetare, cu rezultate remarcabile pe plan naional i internaional. Activitatea de cercetare este corelat cu activitatea didactic, n special pentru ciclurile de master i doctorat. Att activitatea didactic, ct i cea de cercetare tiinific, se pot realiza n cadrul unor parteneriate cu instituii din ar sau din strintate.

1.2.2 Activiti conexe proceselor didactice i de cercetare

Misiunea de baz a Universitii, didactici de cercetare, este completat de activiti conexe, care asigur suportul material i de imagine activitilor de baz: activiti de editare i tiprire a cUilor i periodicelor de specialitate; activiti de transfer tehnologic al rezultatelor cercetrii; organizare de conferine i simpozioane tiinifice; activiti de consultani servicii; activiti culturale i sportive.

1.2.3 Suportul activitilor

S-a creat o baz material care asigur suportul pentru misiunea de baz a Universitii, astfel:

suprafaa spaiilor de nvmnt din UB este de 20 707 mp (sli de curs i seminarii, laboratoare, hale, baza sportiv);

954 locuri n cmine complet renovate; 2 286 mp de bibliotec cu 700 locuri pentru lectur; 1637 mp de cantin (4 sli), extinsi renovat care asigur masa pentru 400 de

studeni. Toate acestea precum i antrenarea Ligii Studenilor din UB n activitile Universitii asigur condiiile necesare pentru ndeplinirea cerinelor legate de pregtirea studenilor i de activitatea de cercetare tiinific, acces la informaie, cazare, masi recreere.



CAPITOLUL 2 CONSIDERAII GENERALE



2.1 OBIECT Manualul sistemului integrat (MSIM) prezint sistemul integrat de management al calitii, mediului, sQWii i securitii ocupaiei, responsabilitii sociale, adoptat n cadrul Universitii Vasile Alecsandri din Bacu i cuprinde: structura organizatoric, responsabilitile managementului, procesele sistemului integrat de management i interaciunile dintre acestea, precum i structura documentelor utilizate, pentru a asigura implementarea politicii i realizarea obiectivelor stabilite de managementul la cel mai nalt nivel al Universitii. Prin aplicarea eficace a sistemului integrat de management i prin mbunWirea lui continu, Universitatea are n vedere meninerea i demonstrarea capacitii de a furniza n mod consecvent servicii i produse care s satisfac cerinele clienilor i cerinele legale, reglementate i alte cerine la care subscrie pe linie de mediu, sQtate i securitate ocupaionali responsabilitate social, astfel ca n final s obin creterea satisfaciei clienilor i a pUilor interesate. La realizarea SIM, s-a avut n vedere meninerea i demonstrarea capabilitii de a respecta normele internaionale ale drepturilor omului i legislaia naional a muncii, n vederea protejrii ntregului personal care presteaz servicii sau/i realizeaz produse, inclusiv subfurnizori/ subcontractori.

2.2 DOMENIU DE APLICARE MSIM este obligatoriu pentru ntreaga Universitate, la toate nivelurile i pentru toate activitile aferente domeniului de aplicare, ncepnd cu data aprobrii. Domeniul de aplicare este urmtorul: x La nivelul Universitii: Activiti de educaie/formare profesional pe cicluri de studii universitare de licen, masterat i doctorat, programe de formare continu i specializare postuniversitar/ postdoctoral i n domeniul activitii de cercetare tiinific, dezvoltare, inovare, consultan, asisten tehnici transfer tehnologic. x Facultatea de Inginerie: Activiti de educaie/formare profesional pe cicluri de studii universitare de licen, masterat i doctorat, programe de formare continu i specializare postuniversitar/ postdoctoral i n domeniul activitii de cercetare tiinific, dezvoltare, inovare, consultan, asisten tehnici transfer tehnologic. x Facultatea de tiine ale MiFrii, Sportului i SQWii: Activiti de educaie/formare profesional pe cicluri de studii universitare de licen, masterat i doctorat, programe de formare continu i specializare postuniversitar/ postdoctoral i n domeniul activitii de cercetare tiinific, dezvoltare, inovare, consultan, asisten tehnici transfer tehnologic. x Facultatea de Litere: Activiti de educaie/formare profesional pe cicluri de studii universitare de licen, masterat i doctorat, programe de formare continu i specializare postuniversitar/ postdoctoral i n domeniul activitii de cercetare tiinific, dezvoltare, inovare, consultan, asisten tehnici transfer tehnologic.






x Facultatea de tiine: Activiti de educaie/formare profesional pe cicluri de studii universitare de licen, masterat i doctorat, programe de formare continu i specializare postuniversitar/ postdoctoral i n domeniul activitii de cercetare tiinific, dezvoltare, inovare, consultan, asisten tehnici transfer tehnologic. x Facultatea de tiine Economice: Activiti de educaie/formare profesional pe cicluri de studii universitare de licen, masterat i doctorat, programe de formare continu i specializare postuniversitar/ postdoctoral i n domeniul activitii de cercetare tiinific, dezvoltare, inovare, consultan, asisten tehnici transfer tehnologic. x Departamentul pentru Pregtirea Personalului Didactic: Activiti de educaie/formare profesional universitar, programe de formare continui specializare postuniversitari n domeniul activitii de cercetare tiinific. Sistemul Integrat de Management adoptat n Universitatea Vasile Alecsandri din Bacu satisface toate cerinele din SR EN ISO 9001:2008, SR ISO IWA 2:2009, SR EN ISO 14001:2005, SR OHSAS 18001:2008, SA 8000:2008 precum i Standardele de management/control intern ale entitilor publice.

2.3 DOCUMENTE DE REFERIN SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular; SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calitii. Cerine; SR EN ISO 9004:2010 Sisteme de management al calitii. Linii directoare pentru mbunWirea performanelor; SR EN ISO 19011:2011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management; SR ISO 10005:1999 Managementul calitii. Ghid pentru planurile calitii; SR ISO 10013:2003 Ghid pentru elaborarea manualelor calitii; SR ISO IWA 2:2009. Sisteme de management al calitii. Linii directoare pentru aplicarea ISO 9001:2000 n domeniul educaiei; SR EN ISO 14001:2005. Sisteme de management de mediu. Cerine cu ghid de utilizare; SR ISO 14050:2010 - Management de mediu - Vocabular; SR EN ISO 14031:2001 Management de mediu. Evaluarea performanei de mediu - Ghid; SR EN ISO 14024:2001 Etichete i declaraii de mediu. Principii i proceduri; SR ISO 14020:2000 Etichete i declaraii de mediu. Principii generale; SR OHSAS:2008 Sisteme de management al sQWii i securitii ocupaionale - Cerine; SR OHSAS 18002:2009 Sisteme de management al sQWii i securitii ocupaionale - Linii directoare pentru implementarea OHSAS 18001:2007; Ordinul MEF nr. 946:2005, modificat de Ordinul nr. 1389/2006 pentru asigurarea codului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; SA 8000:2008 Certificarea sistemelor de management al responsabilitii sociale;






Legea nr. 319/2006 Legea securitii i sQWii n munc; H.G. nr. 1425/2006 pentru aprobarea normelor metodologice de aplicare a prevederilor legii securitii i sQWii n munc nr. 319/ 2006; Legea educaiei naionale 1/2011 cu modificrile i completrile ulterioare; HG nr. 749/2009, modificat i completat cu HG nr. 943/2009 i HG nr. 1093/2009 privind aprobarea Nomenclatorului domeniilor, a structurilor instituiilor de nvmnt superior i a specializrilor/ programelor de studii universitare de licen acreditate sau autorizate s funcioneze provizoriu organizate de acestea; OMEdC 3617/2005 privind aplicarea generalizata a sistemului european de credite transferabile; Legea educaiei fizice i sportului 69/2000, modificati completat de Legea nr. 34/2009; Legea cercetrii 324/2003, care aprob OUG nr. 57/2002, modificat i completat de OG nr. 38/2004; Legea 319/2003 privind statutul personalului de cercetare-dezvoltare; Legea 288/2004 privind organizarea studiilor universitare, completat de Legea 346/2005 care aprob OUG nr. 78/2005; Legea 87/2006 privind asigurarea calitii n nvmnt, care aprob OUG nr.75/2005, modificati completat de OUG 102/2006 care a fost aprobat de Legea nr. 240/2007; OUG 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, modificat de OUG nr. 19/2009 i OUG nr. 72/2009; Standarde specifice ARACIS; Proceduri ARACIS; Carta Universitii Vasile Alecsandri din Bacu; Codul de etic universitar al Universitii Vasile Alecsandri din Bacu; Toate Regulamentele universitare din lista documentelor interne, aparinnd SIM din cadrul Universitii Vasile Alecsandri din Bacu; Toate instruciunile din lista documentelor interne, aparinnd SIM din cadrul Universitii Vasile Alecsandri din Bacu. Not: n cadrul manualului ct i n cadrul celorlalte documente ale sistemului integrat de management nu se precizeaz numrul sau data ediiei/reviziei documentelor la care se face referire, aplicndu-se principiul ultima ediie/ revizie a documentului citat este aplicabil i se regsete n lista documentelor sistemului i lista nregistrrilor valabile la acea dat, postate pe pagina de intranet la adresa http://calitate.ub.ro.

2.4. ELABORAREA, REVIZUIREA I DIFUZAREA MANUALULUI SISTEMULUI

INTEGRAT DE MANAGEMENT CALITATE, MEDIU, S1TATE I SECURITATE OCUPAIONAL, RESPONSABILITATE SOCIAL (MSIM)

Elaborarea ediiilor i efectuarea reviziilor manualului este responsabilitatea Departamentului de Management i respect prescripiile procedurii PO 04.02 Elaborarea, modificarea i difuzarea documentelor sistemului integrat de management. Acesta este avizat de Reprezentantul Managementului i aprobat de Rectorul Universitii.






Manualul este structurat pe capitole. Fiecare capitol este divizat n subcapitole i dup caz puncte i subpuncte. Paginile sunt numerotate pe capitole ncepnd cu 1, n ordine cresctoare, la fiecare capitol al manualului. Revizia manualului se efectueaz de ctre Departamentul de Management ori de cte ori se consider necesar, ca urmare a: - deciziilor rezultate din analizele efectuate de management privind respectarea cerinelor i eficacitatea sistemului integrat de management implementat; - modificrii structurii organizatorice sau a oricrei schimbri a domeniului de aplicare precum i la solicitarea facultilor i compartimentelor din Universitate; - aciunilor corective/preventive stabilite n urma auditurilor interne i externe; - modificri ale listei documentelor interne ce pot afecta coninutul manualului; - solicitrilor clienilor; - modificrilor ce apar n documentele legale, de reglementare i altele aplicabile. Analiza sistematic a manualului sistemului integrat de management (MSIM) se efectueaz anual de Departamentul de Management i n funcie de rezultatul analizei se revizuiete sau nu. Revizia poate afecta unul sau mai multe capitole ale manualului, conducnd la editarea numai a capitolelor sau anexelor revizuite, sau la ntregul manual, caz n care se reediteaz ntregul manual. Stadiul reviziei manualului este identificat pe pagina de gardi n listele reviziilor. Numrul reviziei manualului este crescut cu 1 de fiecare dat cnd o pagin sau un numr de pagini sunt modificate simultan. Departamentul de Management rspunde de difuzarea controlat a manualului sistemului integrat de management tuturor factorilor implicai i organismului de certificare, conform listei de difuzare, aprobat de Reprezentantul Managementului. Persoanele crora li se difuzeaz manualul pe baz de semntur au obligaia de a-l face cunoscut personalului din subordine i de a-l ine la dispoziia acestuia. Difuzarea extern a MSIM se poate face organismelor de autorizare sau acreditare, organismelor cu drept de control sau clienilor, la solicitarea acestora. Aceste exemplare nu se difuzeaz controlat. MSIM se difuzeaz n afara organizaiei numai cu aprobarea rectorului Universitii, fiind interzis nstrinarea sau copierea de ctre destinatar fU o aprobare special scris, eliberat n acest sens de ctre rector.



CAPITOLUL 3 DEFINIII I ABREVIERI



3.1. DEFINIII

Politica obiective i orientri generale ale Universitii n ceea ce privete calitatea, mediul, sQtatea i securitatea ocupaiei, responsabilitatea social. aa cum sunt exprimate oficial de managementul la cel mai nalt nivel. Cerin nevoie sau ateptare care este declarat, n general implicit sau obligatorie. Calitate msura n care un ansamblu de caracteristici intrinseci ale unui produs ndeplinete cerinele. Asigurarea calitii ansamblul activitilor planificate i sistematic implementate n cadrul sistemului calitii i demonstrate att ct este necesar, pentru furnizarea ncrederii c cerinele referitoare la calitate vor fi satisfcute. Controlul calitii tehnici operaionale utilizate pentru satisfacerea condiiilor referitoare la calitate. Aciune corectiv aciune ntreprins pentru eliminarea cauzelor unor neconformiti, defecte, sau alte situaii nedorite identificate, cu scopul prevenirii repetrii acestora. Aciune preventiv aciune ntreprins pentru eliminarea cauzelor unor neconformiti, defecte, sau alte situaii nedorite posibile, cu scopul prevenirii apariiei acestora. mbunWirea calitii parte a managementului calitii, concentrat pe creterea abilitii de a ndeplini cerine ale calitii. Neconformitate nesatisfacerea unei condiii specificate n legtur cu calitatea, mediul sau/ i SSO. Trasabilitate - aptitudinea de regsire a istoricului utilizrii sau localizrii unui produs sau a unor produse similare prin mijloace de identificare nregistrabile. nregistrare document prin care se declar rezultatele obinute sau furnizeaz dovezi ale activitilor realizate. Institut structur subordonat Universitii care desfoar activiti de cercetare dezvoltare inovare, transfer tehnologic, creaie artistic, performan sportiv, consultani formare, specifice structurilor componente Facultate unitate funcionala de baz a Universitii i are n componen una sau mai multe departamente. Facultatea se individualizeaz prin condiiile de admitere i de absolvire, prin domenii de studii, programe de studii, durata studiilor. Facultatea cuprinde: personal didactic titular, cercettori tiinifici i proiectani, studeni, personal didactic auxiliar i personal nedidactic. Facultatea este organizat i i desfoar activitatea n temeiul Cartei Universitare, al regulamentelor Universitii (SIM) i al propriilor regulamente. Facultatea este condus de Consiliul facultii, prezidat de Decan i i elaboreaz propriul regulament prin care i asigur desfurarea studiilor i a cercetrii tiinifice. Departament - structur subordonat Universitii sau, dup caz, unei faculti, avnd funcii didactice, de cercetare tiinific, de proiectare, de producie i administrative. Departamentul are conducere proprie, aleas n condiiile legii, i beneficiaz de autonomie universitar n domeniile de competen. Departamentul poate organiza activiti formative, n conformitate cu reglementrile din Universitate. nfiinarea unui departament se face cu aprobarea Senatului.






Centrul de cercetare structur care are ca obiectiv principal activitatea de cercetare tiinific, i care a obinut statutul de centru printr-o procedur de acreditare intern sau extern. n UB pot exista att centre de cercetare proprii, ct i centre de cercetare constituite n cooperare cu alte instituii, conform legislaiei n vigoare. Lucrarea de cercetare studii, expertize, lucrri de consultan, articole, cUi, monografii, suporturi de curs i orice alt produs material sau imaterial rezultat din procesul de cercetare. Laboratorul structura n subordinea departamentelor sau centrelor de cercetare, care are n dotare instalaii i echipamente dedicate unui program formativ i/ sau de cercetare tiinific. nfiinarea unui laborator este de competena departamentului sau centrului de cercetare. Plan de nvmnt - ansamblul activitilor programate de instruire i evaluare reunite ntr-o concepie unitar din punct de vedere al coninutului i al desfurrii lor n timp, n vederea formrii competenelor profesionale i transversale necesare unui specialist, certificate printr-o diplom recunoscut. El are dou componente definitorii:

- componenta formativ, care privete modul de distribuire a cunotinelor (disciplina, pachete de discipline, module, programe de studii);

- componenta temporal din punct de vedere al modului de planificare n timp a procesului de formare (sptmn, semestrul, ciclul, perioada total de formare). Manualul sistemului integrat de management - document care descrie sistemul de management integrat al Universitii Vasile Alecsandri din Bacu (UB). Procedur mod specificat de efectuare a unei activiti. Procedur de Sistem (PS) - procedur documentat rezultat din cerinele standardelor de referin care se aplic la toate nivelurile sistemului de integrat de management (SIM) n UB. Procedur Operaional (PO) procedur documentat care descrie detaliat modul de desfurare a unei activiti valabil la nivelul SIM. Instruciune (I) precizri specifice pentru efectuarea diferitelor activiti. Regulament (R) - totalitatea instruciunilor, normelor i reglementrile care stabilesc i asigur ordinea i bunul mers al unei organizaii. Compartiment facultate, departament, consiliu, laborator, direcie, serviciu, birou, cantin, bibliotec etc. Produsul Universitii este formarea de competene profesionale i transversale, produse intangibile, furnizate societii sub urmtoarele forme: x Pregtirea de specialiti n domenii specifice transfer de competene

profesionale (cunotine i abiliti) i competene transversale, prin intermediul absolvenilor;

x Cercetare tiinific fundamental i aplicat, consultan, expertiz - Orgirea orizontului cunoaterii umane, transfer de competen ctre organizaii ale mediului socio-economic, n scopul generrii noului i creterii competitivitii acestora;

x Implicarea membrilor comunitii academice n viaa societii transfer de competen realizat prin implicarea direct n organisme ale comunitii locale, regionale, naionale i internaionale;






x Asigurarea serviciilor suport necesare (sli de curs, laboratoare, sli de seminar, bibliotec, cantin, cazare cmine, spaii de recreere, etc.).

Clientul studeni, firme, societi comerciale, contractorii lucrrilor de cercetare. Organizaie educaional organizaie care furnizeaz servicii educaionale. Not: O organizaie educaional poate fi o unitate la orice nivel de nvmnt sau un centru de instruire care furnizeaz servicii independent sau ca parte a unei organizaii mai mari. Furnizor de educaie persoan care presteaz servicii de educaie persoanelor care nva. Munca forati obligatorie - toate activitile sau serviciile la care o persoan nu s-a oferit voluntar pentru a o efectua i este obligat s o fac sub ameninarea pedepsei sau retorsiunii, sau este cerut ca mijloc de plat al unei datorii. Traficul de fiine umane - recrutarea, transferul, adpostirea sau primirea de persoane prin ameninarea sau folosirea forei sau a altor forme de constrngere sau nelciune n scopul exploatrii. Reabilitarea copiilor - sprijinul i aciunile necesare pentru a asigura securitatea, VQtatea, educaia i dezvoltarea copilului care a fost supus la munc, iar apoi a fost concediat; Munca la domiciliu - o persoan care este angajat prin contract de ctre o companie sau furnizor/ subfurnizor sau subcontractant, dar nu lucreaz n sediile acestora. Reprezentantul lucrtorilor - un lucrtor ales pentru a facilita comunicarea cu managementul la cel mai nalt nivel cu privire la aspectele legate de SA 8000, nominalizat n acest scop de ctre sindicate sau asociaii sindicale i recunoscut ca lucrtor ales din cadrul personalului care nu face parte din management i pe linie de sQtate i securitate ocupaional conform legii 319/2006. 3.2. ABREVIERI ARACIS Agenia Romn de Asigurare a Calitii n nvmntul Superior CEACU Comisia de evaluare i asigurare a calitii pe Universitate DM Departamentul de management I/F instruciuni/ formulare MEN Ministerul Educaiei Naionale MSIM Manualul sistemului integrat de management PO procedur operaional PS procedur de sistem RM Reprezentantul managementului RCMSSO - Responsabilul cu calitatea, mediu, sQtatea i securitatea ocupaional, la nivelul compartimentelor RMSSO - Responsabilul cu mediu, sQtatea i securitatea ocupaional, la nivelul Universitii RMSSO-SU - Responsabilul cu mediu, sQtatea i securitatea ocupaional i situaii de urgen la nivelul Universitii RSU - Responsabilul Situaii de Urgen CSSM - Comitetul de securitate i sQtate n munc SIM Sistemul integrat de management






UB Universitatea Vasile Alecsandri din Bacu EMM - echipamente de monitorizare i msurare



CAPITOLUL 4 SISTEMUL INTEGRAT DE MANAGEMENT



4.1 CERINE GENERALE Sistemul Integrat de Management (SIM) orienteaz i ine sub control toate procesele, din punct de vedere al calitii, mediului, sQWii i securitii ocupaionale, responsabilitii sociale i a managementului/controlului intern n vederea realizrii n condiii de performan a misiunii Universitii Vasile Alecsandri din Bacu. n conformitate cu cerinele de responsabilitate social ale standardului SA 8000:2008, conducerea Universitii i-a stabilit politica i a implementat i este preocupat de mbunWirea procedurilor n scopul de a ine sub control procesele i demonstreaz n mod credibil pUilor interesate c acestea sunt conforme cu cerinele acestui standard. Conducerea Universitii a stabilit ca domeniul SIM s includ toate zonele. SIM descris n prezentul manual (MSIM 01) este sistemul de management prin care se orienteazi se in sub control produsele/serviciile furnizate de UB. SIM este stabilit, documentat, implementat, meninut i mbunWit utiliznd abordarea bazat pe proces. Prin stabilirea i documentarea SIM n cadrul UB s-au realizat urmtoarele: determinarea proceselor necesare pentru SIM i stabilirea modului de aplicare a acestora n ntreaga Universitate, conform procedurii PO 04.01 Identificarea proceselor; determinarea succesiunii i interaciunii acestor procese; determinarea criteriilor i metodelor necesare pentru a asigura c att operarea ct i controlul acestor procese sunt eficace; asigurarea disponibilitii resurselor i informaiilor necesare pentru a susine desfurarea i monitorizarea acestor procese; monitorizarea, msurarea, evaluarea riscurilor atunci cnd este aplicabil i analiza acestor procese; stabilirea i implementarea aciunilor necesare pentru realizarea rezultatelor planificate i mbunWirea continu a acestor procese. Procesele SIM determinate n UB sunt mpUite n procese interne i externe dup cum urmeaz: 1. procese interne: a) procese de management (conducere) care acioneaz direct asupra funcionrii SIM i implicit asupra dinamicii de mbunWire; b) procese aferente resurselor, care dei nu creeaz valoare direct perceptibil de client sunt necesare funcionrii SIM i implicit dinamicii de mbunWire; c) procesul de proiectare educaional (elaborarea planului de nvmnt, fielor disciplinelor), procesul de cercetare tiinific, procesul de aprovizionare i furnizarea de servicii (procesul educaional, procesele desfurate n cadrul DGA cantin, cmine, ntreinere spaii) sunt procese care creeaz valoare i au impact direct asupra satisfaciei clientului; d) procese de monitorizare i msurare, identificare a riscurilor, identificare a aspectelor de mediu i evaluare a acestora, contribuie la analiza i mbunWirea performanelor proceselor/serviciilor i n final la satisfacia clientului i a pUilor interesate;






e) procese suport care contribuie la realizarea obiectivelor Universitii. Fiecare dintre procesele identificate ca fcnd parte din cele cinci categorii i prezentate n Harta proceselor sunt formate la rndul lor din subprocese. 2. procese externe: a) etalonrile i verificrile echipamentelor de msurare i monitorizare utilizate n procesul de cercetare tiinific (sunt asigurate de firme specializate). inerea sub control a acestui proces se realizeaz prin procesul de aprovizionare; b) parte din procesul educaional asigurat de cadrele didactice asociate ; c) verificri ISCIR (asigurate de firme autorizate la solicitarea responsabilului ISCIR); d) mentenana unor echipamente i instalaii (asigurat de firme autorizate ale furnizorilor sau ale productorilor); e) preluarea i transportul deeurilor menajere (se efectueaz de ctre firme specializate n baza plii taxei de salubritate); f) servicii de preluare n vederea reciclrii sau a eliminrii altor tipuri de deeuri; g) monitorizarea strii de sQtate a angajailor.

Controlul acestor procese se realizeaz prin:

selectarea furnizorilor de servicii; comunicarea cerinelor privind protecia mediului, sQtatea i securitatea

ocupaionali responsabilitate social furnizorilor, prin contracte, acte adiionale, comenzi etc.;

monitorizarea respectrii cerinelor privind protecia mediului, protecia sQWii i securitii ocupaionale i responsabilitiisociale;

recepia serviciilor externe. Universitatea nu se absolv de respectarea tuturor cerinelor clienilor, legale i reglementate. Tipul i amploarea controlului aplicat proceselor externe sunt influenate de urmtorii factori: - impactul procesului externalizat asupra capacitii Universitii de a furniza servicii/produse care se conformeaz cerinelor; - gradul n care controlul procesului este mpUit; - capacitatea de a realiza controlul necesar prin aplicarea criteriilor de evaluare a furnizorilor. Procesele SIM identificate n Universitatea Vasile Alecsandri din Bacu sunt mpUite conform structurii SR EN ISO 9001:2008, SR EN ISO 14001:2005, SR OHSAS 18 001:2008 i SA 8000:2008 i sunt prezentate n tabelul 4.1 i harta proceselor (Anexa 2).

Tabel nr. 4.1.






Procesele i subprocesele/activitile identificate n UB

Tipul procesului Procesul Responsabil proces Subprocese/ Activiti

0 1 2 3

Procese manageriale

Planificare Rector/ Senat Stabilire politici obiective Stabilire programe de management Stabilire program de mbunWire

Documentare SIM Director DM Elaborarea documentelor SIM Controlul documentelor i nregistrrilor

Comunicare, consultare i participare

Rector/ RM/ prorector cu etica i imaginea universitii

Comunicarea interni consultarea angajailor

Comunicarea extern

Evaluarea conformrii

RM/RMSM/ RMSSO/ efii de compartimente

Identificarea cerinelor legale, reglementate i alte cerine la care subscriem Asigurarea accesului la cerinele aplicabile ntocmirea raportului de evaluare a conformrii

Identificare aspecte de mediu i evaluarea

impactului de mediu RM/ RMSSO

Identificarea aspectelor de mediu

Identificarea aspectelor semnificative de mediu

Identificare pericol i evaluare risc RMSSO

Identificarea pericolelor Evaluarea riscurilor

Pregtirea pentru situaii de urgeni

capacitate de Uspuns

RM/ RMSSO-SU/ Director DGA

Elaborarea i testarea planurilor de intervenie

Instruirea salariailor pentru SU

Procese de asigurare a resurselor

Asigurare resurse

Rector/ Director direcia resurse

umane, comunicare i informatizare

Angajarea personalului Determinarea competenelor necesare Instruire i contientizare

Asigurare resurse materiale i

infrastructur

Rector/ Director DGA/ ef

compartiment

Mentenan Control EMM -uri

Furnizare servicii Educaional

Rector/ Prorector cu programe de nvmnt i

activiti studenHti

/Decani/ Directori Departamente

nfiinare/Autoevaluare programe de studii Admitere (publicitate, elaborarea metodologie de admitere, nscrierea candidailor, desfurarea concursului de admitere, afiarea rezultatelor, rezolvarea contestaiilor) Elaborarea i mbunWirea planului de nvmnt Elaborarea i mbunWirea statului de funcii Elaborarea i mbunWirea fiei disciplinei ntocmirea notelor de comand Elaborare orar Desfurarea procesului didactic (cursuri,






seminarii, laboratoare, proiecte, practic, activiti curriculare) Organizarea i desfurarea colocviilor, examenelor, verificrilor pe parcurs, proiecte Finalizarea studiilor (propuneri teme de licen/ dizertaie/ coal doctoral, definitivare teme, elaborare metodologie de finalizare a studiilor, desfurarea examenelor de finalizare a studiilor)

Cercetare

Rector/ Prorector cu programe de cercetare i relaii internaionale/ director ICDICTT

Identificarea direciilor de cercetare

Organizarea centrelor i colectivelor de cercetare

Elaborarea planurilor de cercetare Organizarea i desfurarea procesului de cercetare pe baz de contract Organizarea i desfurarea procesului de cercetare pe baza de plan intern de cercetare Valorificarea prin publicare a rezultatelor cercetrii Valorificarea prin brevete a rezultatelor cercetrii Completarea bazei de date a cercetrii Organizarea i desfurarea manifestrilor tiinifice Organizarea i desfurarea activitii revistelor tiinifice ale Universitii Organizarea perfecionrii prin doctorat

Administrativ Rector/ Director DGA/

Asigurare i ntreinerea infrastructurii procesului educaional i de cercetare Asigurarea serviciilor de cazare i mas pentru clienii interni Desfurarea procesului de achiziii (investiii, modernizri, reabilitri, mentenan, achiziionare produse i servicii)

Procese de Psurare,

monitorizare i mbunWire

Analiza efectuat de management

Rector/ RM/ Director DM

Colectarea i prelucrarea datelor ntocmirea raportului analizei efectuate de management

Audit intern RM/ Director DM/ RMSSO

Planificarea i realizarea auditurilor interne Urmrirea rezolvrii neconformitilor i implementarea aciunilor corective/preventive

0surare i monitorizare

Rector/ RM/ RMSSO/ Decani

0surarea i monitorizarea serviciilor/produselor 0surarea i monitorizarea proceselor 0surarea i monitorizarea satisfaciei clienilor (interni i externi) 0surarea i monitorizarea factorilor de mediu 0surarea i monitorizarea factorilor de risc Monitorizarea strii de sQtate a angajailor

Control neconformiti,

incidente i accidente

Rector/ RM/ Decani/ RMSSO

Identificarea, izolarea i tratarea serviciului/ produsului neconform Tratarea sesizrilor i reclamaiilor Investigarea i tratarea accidentelor






Gestionarea deeurilor Controlul aspectelor

de mediu RM/ RMSSO Evaluarea performanei de mediu Controlul operaional referitor la mediu

Controlul pericolelor i riscurilor RM/ RMSSO

Evaluarea performanei SSO Controlul operaional referitor la SSO

Analizi mbunWire

Rector/ RM/ Director DM

Aciuni corective Aciuni preventive Analiza datelor

Criteriile de operare i interaciunea dintre procese. Criteriile de operare pentru procese includ: proceduri aplicabile; resurse umane i competena acestora; echipamente i utilaje critice. Modul de interaciune dintre procese este definit n anexa 2 a manualului (Harta proceselor), iar modul de transpunere a cerinelor standardelor de referin la procesele identificate n cadrul organizaiei sunt evideniate n lista documentelor SIM n vigoare. 4.2. CERINE GENERALE ALE DOCUMENTAIEI 4.2.1. Generaliti Documentele SIM sunt elaborate i meninute n conformitate cu cerinele standardelor i celorlalte prevederi nscrise la punctul 2.3 al manualului. Documentaia SIM conine: politica SIM, referitoare la calitate, mediu, sQtate i securitate ocupaionali responsabilitate social; obiectivele SIM, referitoare la calitate, mediu, sQtate i securitate ocupaional i responsabilitate social; programul de management SIM (calitate, mediu, sQtate i securitate ocupaional, responsabilitate social); manualul sistemului integrat de management (MSIM); procedurile de sistem i nregistrrile cerute de standardele de referin (13); documente, inclusiv nregistrri determinate de Universitate ca fiind necesare pentru a se asigura de eficacitatea planificrii, operrii i controlului proceselor sale. 4.2.2. Manualul sistemului integrat de management (MSIM) 4.2.2.1. MSIM descrie SIM adoptat de UB, n concordan cu: strategia n domeniul calitii, mediului, sQWii i securitii muncii, responsabilitii sociale, structura organizatoric aprobati cerinele documentelor legale, reglementate i alte cerine la care Universitatea subscrie. MSIM detaliaz procesele desfurate n cadrul UB i interaciunea acestora cu referire la procedurile de sistem i operaionale elaborate. MSIM este un






document cu caracter general care ofer att angajailor Universitii, ct i clienilor i altor pUi interesate detalii referitoare la SIM implementat. Politica SIM (calitate, mediu, sQtate i securitate ocupaional, responsabilitate social) asigur implementarea politicii generale i urmrirea i realizarea obiectivelor stabilite de managementul la cel mai nalt nivel al Universitii. Responsabilitatea elaborrii i revizuirii manualului SIM i revine directorului DM. Ediiile i reviziile manualului sunt aprobate de Consiliul de Administraie i confirmate de semntura rectorului. Copiile manualului sunt difuzate controlat compartimentelor cu atribuii prevzute n acesta i organismului de certificare pe baza listei de difuzare, i sunt identificate prin numrul exemplarului. Aceste copii sunt inute la zi cu reviziile efectuate. Copiile informative sunt difuzate clienilor sau altor pUi interesate n variant simplificati nu sunt inute sub control. Documente de referin: PO 04.02 Elaborarea, modificarea i difuzarea documentelor sistemului integrat de management.

4.2.2.2. MSIM, mpreun cu procedurile de sistem, asigur: determinarea proceselor de baz pentru a asigura funcionarea eficient i mbunWirea continu a acestuia; stabilirea succesiunii i interaciunii dintre procese; determinarea criteriilor, metodelor i responsabilitilor necesare pentru a asigura execuia, inerea sub control i mbunWirea continu a SIM; stabilirea modului n care se asigur monitorizarea, msurarea proceselor/ serviciilor/produselor i analiza datelor; implementarea eficienti mbunWirea continu a SIM; demonstrarea conformitii SIM adoptat, fa de cerinele standardelor de referin; stabilirea bazelor pentru determinarea, urmrirea i analizarea proceselor, n vederea mbunWirii continue a sistemului integrat de management.

4.2.2.3 MSIM include:

domeniul de aplicare al SIM, inclusiv detalii i justificri ale oricror excluderi; procedurile documentate stabilite pentru SIM sau o referire la acestea i o descriere a interaciunii dintre procesele SIM;

4.2.2.4 MSIM trateaz toate cerinele din standardele prezentate la capitolul 2.3 i este structurat similar cu standardul de referin SR EN ISO 9001:2008. Documente de referin: MSIM 01, PO 04.02 Elaborarea, modificarea i difuzarea documentelor sistemului integrat de management; PO 04.01 Identificarea proceselor.

4.2.3. Controlul documentelor 4.2.3.1. Documentele SIM (interne i externe) se in sub control conform PS 01

Controlul documentelor i nregistrrilor. Aceast procedur stabilete responsabilitile i modul de inere sub control a tuturor documentelor interne i externe pentru a se asigura c:






sunt analizate nainte de redactarea formei finale la nivelul tuturor compartimentelor implicate; sunt elaborate, verificate i aprobate conform cerinelor referenialelor i a procedurilor documentate; versiunile relevante sunt disponibile n locurile de utilizare; sunt identificate, lizibile, difuzate controlat i pstrate dup reglementri definite; documentele de provenien extern sunt identificate i distribuia lor este controlat; documentele depite sunt retrase din uz pentru a nu fi utilizate neintenionat sau sunt identificate corespunztor atunci cnd sunt pstrate pentru orice alt scop; documentele modificate i reviziile acestora sunt analizate i aprobate similar ca i cele originale.

Cerinele privind controlul documentelor se aplic tuturor proceselor desfurate n cadrul UB, conform hUii proceselor. Prin controlul documentelor i nregistrrilor se asigur trasabilitatea acestora, precum i verificarea ndeplinirii cerinelor n etapele stabilite. Informaiile referitoare la ediia suporturilor de curs sau materialelor de instruire, a textelor suplimentare, ndrumarelor de laborator sau altor resurse pentru instruire sunt inute sub control pentru a demonstra trasabilitatea procesului. De asemenea este asigurat gestionarea i controlul documentelor proprietatea clientului (diplome, certificate, atestri etc.).

4.2.3.2. Modificrile (reviziile) sunt rezultatul necesitii de mbunWire sau al deciziilor i hotrrilor rezultate din analize, audituri externe i interne, aciunilor corective/ preventive, reclamaiilor etc. Toate modificrile documentelor difuzate anterior se elaboreaz de aceleai persoane care le-au elaborat iniial, dac nu se specific altfel. Controlul documentelor se realizeaz prin lista documentelor SIM n vigoare. Documentele de referin: MSIM 01, PS 01 Controlul documentelor i nregistrrilor.

4.2.4. Controlul nregistrrilor nregistrrile sunt stabilite i meninute pentru a furniza dovezi ale conformitii cu cerinele specificate. Pentru aceasta: nregistrrile sunt identificate; cerinele pentru pstrarea nregistrrilor sunt definite; se asigur meninerea n siguran a nregistrrilor pe durata stabilit; nregistrrile sunt validate, lizibile, regsibile dup serviciul/produsul i procesul/activitatea la care se refer. Sunt pstrate nregistrrile care: sunt eseniale pentru a dovedi c produsele i serviciile ndeplinesc cerinele specificate;






demonstreaz c cerinele sistemului integrat de management sunt implementate. Responsabilitile privind inerea sub control a nregistrrilor sunt stabilite n cadrul procedurilor de sistem i a procedurilor operaionale. nregistrrile sunt arhivate i depozitate astfel nct s fie protejate mpotriva pierderii, deteriorrii sau distrugerii. Locul i termenul de pstrare al nregistrrilor este prevzut la punctul 7 nregistrri, al PS 01. Termenul de arhivare este cel prevzut n cerinele legale i reglementate aplicabile tipului respectiv de nregistrare. Documentele de referin: MSIM 01, PS 01 Controlul documentelor i nregistrrilor.

4.3 RESPONSABILITATEA SOCIAL - CERINE 4.3.1. MUNCA MINORILOR (COPIILOR) 4.3.1.1 Universitatea nu a angajat, nu va angaja i nu intenioneaz s beneficieze de

munca minorilor (copiilor). 4.3.1.2 Universitatea a stabilit, documentat, menine i comunic efectiv personalului i

altor pUi interesate politica referitoare la responsabilitatea sociali procedura pentru reabilitarea minorilor gsii lucrnd i asigur sprijin financiar sau de alt natur, pentru ca aceti copii s rmni s absolve coala (atunci cnd este cazul).

4.3.1.3 Universitatea poate angaja lucrtori tineri, dar dac acetia sunt supui legilor privind nvmntului obligatoriu, ei pot munci doar n afara orelor de coal. Se va avea n vedere ca suma orelor pentru coal, serviciu i transport s nu depeasc 10 ore/zi, i, n nici un caz, lucrtorii tineri nu trebuie s lucreze mai mult de 8 ore/zi. Lucrtorii tineri nu lucreaz noaptea.

4.3.1.4 Universitatea nu va expune tinerii lucrtori la situaii, n interiorul sau exteriorul locului de munc, care sunt periculoase sau nesigure pentru sQtatea i dezvoltarea psihici mental. Detaliile privind aplicarea msurilor de mai sus sunt cuprinse n Carta Universitii i n Regulamentul de organizare i funcionare.

4.3.2. MUNCA FORATI OBLIGATORIE 4.3.2.1 Universitatea nu a angajat, nu va angaja i nu va sprijini folosirea muncii forate

sau obligatorii, aa cum este definit n Convenia OIM 29, nu va solicita angajailor s plteasc depozite sau s depun actele de identitate nainte de data angajrii.

4.3. 2.2 Universitatea i nicio alt entitate de furnizare de for de munc nu reine nici un procent din salariu, beneficii, proprietate sau documente personale cu scopul de a fora personalul s continue munca pentru aceasta.

4.3.2.3 Personalul are dreptul s pUseasc locul de munc dup terminarea orelor de munc standard i asigurarea corespunztoare a postului de lucru i are libertatea de a rezilia contractul de munc, n condiiile prevzute n acesta privitor la perioada de anunare.

4.3.2.4 Universitatea i entitile care furnizeaz fora de munc pentru alt organizaie nu acceptat sau sprijin traficul de fiine umane.






Detalii sunt redate n Carta Universitii i Regulamentul de organizare i funcionare

4.3.3 SECURITATE I S1TATE 4.3.3.1 Universitatea asigur un mediu de munc sigur i sQtos i ia msuri adecvate

pentru a preveni incidentele poteniale i vWPrile privind sQtatea lucrtorilor, care pot aprea n timpul muncii sau asociate cu aceasta, prin eliminarea cauzelor i minimizarea efectelor ct este practic rezonabil, pe baza evalurii riscurilor profesionale, stabilirea de msuri pentru reducerea acestora i acordarea de echipamente individuale de protecie.

4.3.3.2 UB a numit un Reprezentant al Managementului de la cel mai nalt nivel responsabil pentru asigurarea unui mediu de lucru sigur i sQtos pentru ntreg personalul, inclusiv pentru implementarea elementelor de sQtate i securitate ale standardului SA 8000:2008.

4.3.3.3 UB se asigur permanent c ntreg personalul primete periodic instructajul de VQtate i securitate a muncii i c acest instructaj, n conformitate cu cerinele legale i reglementate, este efectuat i pentru personalul nou angajat sau n cazul n care au avut loc accidente, pentru personalul implicat n acestea.

4.3.3.4 UB asigur sisteme de identificare, evitare sau rspuns la potenialele ameninri pentru sigurana i sQtatea personalului. Universitatea pstreaz nregistrri scrise ale tuturor incidentelor care apar la posturile de lucru sau la proprietile pe care le controleaz aceasta.

4.3.3.5 UB asigur, pe cheltuiala ei, echipamentul individual de protecie corespunztor riscurilor identificate. n cazul unei vWPri legate de munc, angajatorul ofer primul ajutor i se asigur c accidentatul primete ulterior tratamentul medical adecvat.

4.3.3.6 UB evalueaz toate riscurile care pot aprea n activitatea mamelor sau a femeilor nsrcinate i se asigur c sunt ntreprinse toate msurile rezonabile pentru a elimina sau a reduce toate riscurile privind sQtatea i securitatea lor.

4.3.3.7 Universitatea asigur, pentru a fi utilizate de ctre tot personalul, acces la grupuri sanitare curate, ap potabili locuri pentru depozitarea i servirea mncrii n condiii sanitare.

4.3.3.8 n cazuri deosebite UB asigur pentru lucrtori condiii de cazare curate i sigure, care acoper necesitile de baz ale personalului.

4.3.3.9 Toi lucrtorii au dreptul de a se ndeprta de locurile unde apar pericole iminente grave, care le pun n pericol sQtatea sau viaa, fU a cere permisiunea conducerii Universitii.

4.4. LIBERTATEA DE ASOCIERE I DREPTUL LA NEGOCIERE COLECTIV 4.4.1 Lucrtorii au dreptul de a forma, a se uni sau organiza sindicate sau asociaii n

funcie de alegerea lor i de negocierea colectiv cu Universitatea. UB respect acest drept. n mod efectiv, personalul este informat asupra dreptului de a adera la o organizaie a salariailor, la alegerea lor, fU a rezulta consecine negative pentru ei sau de concediere din partea Universitii. UB nu se amestec n nici un fel n stabilirea, funcionarea sau gestionarea unor astfel de organizaii ale lucrtorilor i nici n negocierea contractelor colective de munc.






4.4.2 n cazurile n care dreptul la libertatea de asociere i negocierile colective sunt restricionate prin lege, Universitatea permite lucrtorilor de a-i alege liber reprezentanii lor.

4.4.3 Universitatea asigur c reprezentanii lucrtorilor, precum i orice persoane implicate n organizarea acestora, nu sunt supuse la discriminare, hUuire, intimidare sau de retorsiune pentru a fi membri ai unui sindicat sau pentru angajarea n activiti de uniune i asigur reprezentanilor acces la locul de munc al membrilor.

4.5. DISCRIMINAREA 4.5.1 Universitatea nu discrimineaz prin angajare, remunerare, acces la instruire,

promovare, pensionare dup ras, cast, naionalitate, origine, religie, invaliditate, gen, orientare sexual, afiliere politic sau vrst, sau alte condiii, care ar putea duce la discriminare.

4.5.2 UB nu interfereaz n exercitarea drepturilor angajailor de a-i respecta credinele sau practicile, fU discriminare, legate de ras, origine social sau naionalitate, religie, handicap, sex, orientare sexual, responsabiliti familiale, membru de sindicat, opinie politic sau orice alt condiie care ar putea duce la discriminare.

4.5.3 UB nu permite nici un comportament care este amenintor, abuziv, de exploatare sau coercitiv sexual, inclusiv gesturi, limbaj i de contact fizic la locul de munci dac este cazul, n locurile de reziden sau alte faciliti asigurate de organizaie pentru utilizarea de ctre angajai.

4.5.4 UB nu va cere angajailor, n nici o circumstan, probe de virginitate sau teste de sarcin. Universitatea asigur protecia maternal, detaliile fiind redate n Carta Universitii.

4.6 PRACTICI DISCIPLINARE 4.6.1 UB trateaz toi angajaii cu demnitate i respect. Universitatea nu practici nu

tolereaz folosirea pedepselor corporale, coerciia mental sau fizic sau abuzul verbal al personalului. Nu sunt permise tratamentele severe sau inumane.

4.7 PROGRAMUL DE LUCRU 4.7.1 UB respect legislaia i standardele aplicabile, n vigoare, cu privire la orele de

lucru i srbtorile legale. Sptmna normal de lucru, care nu include ore suplimentare este definit prin lege i nu depHte 40 de ore.

4.7.2 Se acord personalului dou zile libere dup fiecare perioad de cinci zile consecutive de munc. Excepie de la aceast regul se aplic numai cnd exist simultan condiiile: a) legislaia naional permite depirea acestei limite, i b) exist un contract colectiv de munc n vigoare, ce permite o medie adecvat a timpului de lucru, inclusiv perioade de repaus adecvate.

4.7.3 Orele suplimentare sunt voluntare, cu excepia celor prevzute n seciunea 7.4, nu trebuie s depeasc nsumat 8 ore pe sptmni nu vor fi solicitate n mod regulat.

4.7.4 n cazul n care orele suplimentare sunt necesare pentru a onora o comand/contract pe termen scurt, cerut de Universitate i dac aceasta este






parte a contractului colectiv de munc negociat cu organizaiile lucrtorilor astfel cum au fost definite mai sus i care reprezint o parte semnificativ a forei de munc, Universitatea poate cere efectuarea de ore suplimentare n conformitate cu un astfel de contract sau alte acorduri stabilite. Orice fel de acord trebuie s fie conform cu cerinele de mai sus.

4.8 SALARIZAREA 4.8.1 Universitatea respect dreptul lucrtorilor de a avea un salariu decent i se

asigur c salariile pltite pentru o perioad normal de munc - de regul o lun calendaristic - sunt cel puin egale cu minimul legal i sunt suficiente pentru a acoperi nevoile de baz ale personalului i de a le oferi posibilitatea efecturii unor cheltuieli suplimentare, pe care s le poat face conform deciziei fiecruia.

4.8.2 UB se asigur c nu sunt fcute deduceri ale salariilor pe motive disciplinare. Excepiile de la aceast regul sunt admise doar dac se ndeplinesc urmtoarele dou condiii:

a) Legea naional permite deduceri din salarii pe motive disciplinare; b) Este n vigoare un acord colectiv negociat n acest sens sau exist alte

nelegeri. 4.8.3 UB asigur pentru personalul angajat detalii n mod clar, n scris, periodic,

privitor la drepturile salariale i beneficiile pentru fiecare perioad de plat. Universitatea se asigur, de asemenea, c salariile i beneficiile sunt acordate conform legislaiei aplicabile i c remuneraia se face fie prin cont sau card bancar fie prin numerar, ntr-o manier convenit cu lucrtorii.

4.8.4 Toate orele suplimentare sunt pltite la datele definite, n luna urmtoare celei n care au fost efectuate, la o valoare minim egal cu cea pentru orele de lucru obinuite.

4.8.5 Universitatea nu va folosi aranjamente contractuale/contracte de scurt durat consecutive i/sau false scheme de ucenicie sau perioada de prob, pentru a evita ndeplinirea obligaiilor sale fa de personal, conform legilor aplicabile legate de legislaia i reglementrile muncii i securitii sociale.

Prezentele cerine sunt completate cu prevederile din Carta Universitii i ROF.



CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI



5.1 ANGAJAMENTUL CONDUCERII Declaraia Rectorului privind angajamentul su pentru disponibilitatea resurselor iniiale n vederea implementrii, dezvoltrii, meninerii i mbunWirii eficacitii SIM i politica n domeniul calitii, mediului, sQWii i securitii ocupaiei i a responsabilitii sociale, este prezentat n anexa nr. 1 a prezentului manual.

Avnd n vedere importana acestui angajament n implicarea lucrtorilor Universitii n implementarea i dezvoltarea SIM i obinerea ncrederii clienilor i a altor pUi interesate, angajamentul face parte integrant din politica organizaiei n domeniul calitii, mediului, sQWii i securitii ocupaiei i responsabilitii sociale.

Resursele includ: resurse umane cu competene i abiliti specializate, infrastructura organizaional, tehnologie i resurse financiare. Conducerea Universitii analizeaz procesele de realizare a produsului i serviciilor, a proceselor suport n scopul asigurrii eficacitii i eficienei acestora.

5.1.1 Strategiile pe care managementul de la cel mai nalt nivel le ia n considerare

includ: comunicarea n cadrul Universitii a importanei satisfacerii cerinelor clienilor, precum i a cerinelor legale i a celor reglementate; comunicarea planului operaional al SIM n ntreaga Universitate; planificarea strategic lund n considerare scopul i inteniile viitoare ale Universitii; ncurajarea identificrii i utilizrii celor mai bune practici; stabilirea unei politici referitoare la calitate, mediu, sQtate i securitatea ocupaiei i responsabilitate social prin care se asigur c tot personalul angajat cunoate viziunea i misiunea Universitii; stabilirea obiectivelor pentru realizarea scopurilor i inteniilor exprimate n politica referitoare la calitate, mediu, sQtatea i securitatea ocupaiei i a responsabilitii sociale; asigurarea disponibilitii resurselor umane i materiale, necesare realizrii obiectivelor; msurarea performanelor Universitii pentru a monitoriza ndeplinirea politicii i obiectivelor stabilite; organizarea i conducerea analizelor efectuate de management; numirea RM, directorului Departamentului de Management, RMSSO, responsabilului cu gestionarea deeurilor; definirea responsabilitilor i autoritilor prin aprobarea organigramei i a fielor posturilor i aducerea la cunotina personalului a coninutului acestora, prin difuzarea documentelor n cauz; stabilirea modalitilor i cilor de comunicare, consultare, participare n cadrul organizaiei i n exteriorul acesteia; contientizarea tuturor lucrtorilor privind impactul activitilor desfurate asupra mediului, SSO i responsabilitii sociale, pentru implicarea lor n efortul continuu de reducere a impactului activitilor asupra mediului i a SSO; asigurarea respectrii drepturilor omului, (eliminarea muncii forate i obligatorii,






libertatea de asociere, eliminarea discriminrii, respectarea programului de lucru, remunerarea corespunztoare a muncii depuse, personalul este tratat cu obiectivitate i respect la luarea msurilor disciplinare, eliminarea traficului de fiine umane); luarea n considerare a opiniilor clienilor, furnizorilor, lucrtorilor i a altor pUi interesate.

Universitatea ia n considerare cerinele legale, reglementate i alte cerine la care subscrie, precum i interesele pUilor interesate n conducerea proceselor i stabilirea politicii. De asemenea, identific aspectele de mediu i pericolele privind sQtatea i securitatea specifice proceselor, activitilor sale i stabilete n acord cu politica sa, cerinele legale i interesele pUilor, aspectele semnificative de mediu i nivelul de risc asociat pericolelor identificate. Identificarea iniial a aspectelor de mediu se realizeaz n cadrul analizei iniiale de mediu. Ori de cte ori apar modificri n structura proceselor, activiti sau produse noi, aspectele de mediu sunt reanalizate n vederea actualizrii. De asemenea, ca urmare a realizrii obiectivelor de reducere a impactului de mediu, aspectele de mediu sunt evaluate n vederea identificrii aspectelor de mediu semnificative. Modalitatea de identificare i evaluare a aspectelor de mediu este reglementat prin procedura PS 05 Aspecte de mediu, metodologia de stabilire a impactului asupra mediului. Tot n cazul analizei iniiale de mediu sunt identificate cerinele legale i alte cerine la care organizaia subscrie, fiind luate n considerare n stabilirea, implementarea i meninerea SIM. Aceste cerine sunt luate n considerare la stabilirea aspectelor de mediu i identificarea aspectelor semnificative de mediu, la stabilirea procedurilor i criteriilor de operare. Ori de cte ori apar cerine noi, n cadrul organizaiei se efectueaz o analiz a conformrii cu aceste cerine i sunt stabilite aciuni n vederea asigurrii conformrii, responsabilii, termenele i resursele pentru implementarea acestor aciuni. Identificarea pericolelor i evaluarea riscurilor asociate se realizeaz iniial, utiliznd metoda recomandat de Institutul Naional de Protecia Muncii (INPM). Ori de cte ori apar modificri n structura proceselor, activitilor, produselor, sunt identificate pericolele i sunt reanalizate n vederea evalurii riscurilor. De asemenea, ca urmare a realizrii obiectivelor de reducere a riscurilor, nivelul de risc individual i global este relevant. Modalitatea de identificare a pericolelor i evaluarea riscurilor este reglementat prin PS 10 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor i stabilire controale. Evaluarea conformrii se realizeaz la termenul stabilit sau la intervale planificate, precum i cu ocazia auditurilor interne. Detalii privind modul de evaluare i monitorizare a conformrii cu cerinele legale i de asigurare, a modului concret de aplicare a acestor cerine la aspectele sale de mediu i accesului personalului la acestea sunt stabilite prin PS 04 Prevederi legale i alte cerine aplicabile, evaluarea conformrii cu cerinele legale i alte cerine, PS 06 Pregtirea pentru situaii de urgeni capacitate de rspuns, PS 07 Monitorizarea i msurarea performanelor, PS 08 Competen, instruire, contientizare i control, PS 09 Comunicare, participare i consultare,






PS 10 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor i stabilirea controalelor. Documente de referin: MSIM 01; PS 04 Prevederi legale i alte cerine aplicabile, evaluarea conformrii cu cerinele legale i alte cerine, PS 05 Aspecte de mediu. Metodologia de stabilire a impactului asupra mediului, PS 06 Pregtirea pentru situaii de urgen i capacitate de rspuns, PS 07 Monitorizarea i msurarea performanelor, PS 09 Comunicare, participare i consultare, PS 10 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor i stabilirea controalelor, PO 05.01 Analiza efectuat de management, R-01 Carta Universitii Vasile Alecsandri din Bacu, R-01 Carta Universitii Vasile Alecsandri din Bacu, R-01.01 Regulamentul de Organizare i Funcionare al Universitii Vasile Alecsandri din Bacu, R-01.02 Regulamentul de Ordine Interioar al Universitii Vasile Alecsandri din Bacu, R-01.03 Codul de Etic al Universitii Vasile Alecsandri din Bacu.

5.1.2 Prin SIM stabilit prin prezentul manual se asigur: definirea i documentarea structurii organizatorice, a responsabilitilor funcionale, a nivelurilor de autoritate n cadrul facultilor i compartimentelor independente; comunicarea i nsuirea efectiv a responsabilitilor de ctre entitile organizatorice i persoanele individuale; identificarea persoanelor responsabile pentru stabilirea i implementarea cerinelor SIM; asigurarea condiiilor necesare pentru ndeplinirea responsabilitii ncredinate; independena dintre persoanele care efectueaz activiti de execuie, de control sau de audit. Documente de referin: MSIM 01; PO 05.01 Analiza efectuat de management.

5.2 ORIENTAREA CTRE CLIENT 5.2.1 Managementul la cel mai nalt nivel al UB promoveaz principiul orientrii ctre

client, lucru declarat i prin declaraia rectorului (anexa nr. 1). Funcionarea Universitii depinde de clienii ei i din acest motiv trebuie s neleag cerinele prezente i viitoare ale acestora, s rspund cerinelor i s se strduiasc s devanseze ateptrile clienilor. Aplicarea acestui principiu implic urmtoarele: nelegerea ntregii game de necesiti i ateptri ale studenilor i ale altor SUi interesate cu privire la produse i servicii, preuri, ncredere etc. asigurarea unei abordri echilibrate a necesitilor i ateptrilor clienilor i a celorlalte pUi interesate (familia, ARACIS, MEN, furnizori, angajatori, societatea n general); comunicarea acestor necesiti i ateptri n ntreaga Universitate; urmrirea creterii satisfaciei clienilor i mbunWirea continu a proceselor.

Conducerea UB urmrete permanent modul n care cerinele clienilor direci i indireci ct i ateptrile tuturor pUilor interesate sunt identificate i satisfcute. n acest scop, sunt stabilii indicatori care definesc satisfacia clienilor. Pe baza






analizei periodice a acestor indicatori, se stabilesc planuri de mbunWire a activitii din Universitate. Documente de referin: MSIM 01, PS 03 Controlul produsului i serviciului neconform, neconformiti, aciuni corective i preventive, PO 07.01 Iniierea, aprobarea, monitorizarea, mbunWirea i evaluarea periodic a programelor de studiu, PO 07.03 Procesul de selectare a candidailor, PO 07.06 Evaluarea studenilor i cursanilor, PO 07.07 Desfurarea examenului de finalizare a studiilor, PO 08.01 Evaluarea satisfaciei studenilor i a altor pUi interesate, PO 08.02 Monitorizarea integrrii absolvenilor pe piaa muncii i la ciclu de master, PO 08.03 Evaluarea cerinelor pieei forei de munc, PO 09.04 Procesul de tratare a reclamaiilor i sesizrilor.

5.2.2 Orientarea ctre clientul intern 5.2.2.1 Pentru a asigura eficiena SIM, se urmrete identificarea furnizorilor i a

clientului fiecrui proces, identificarea nevoilor i ateptrilor clientului i transformarea nevoilor i ateptrilor acestuia n cerine. Principalele procese sunt prezentate n tabelul 4.1.

5.2.2.2 Responsabilul de proces asigur: identificarea nevoilor i ateptrilor clientului; transpunerea acestora n cerine; identificarea resurselor necesare ndeplinirii obiectivelor propuse; stabilirea cilor de comunicare a cerinelor clientului din subordine; stabilirea responsabilitilor pentru a asigura ndeplinirea obiectivelor; respectarea prevederilor din codul de etic al UB.

5.2.2.3 Responsabilul procesului de analizi mbunWire asigur: evaluarea gradului de ndeplinire a obiectivelor; stabilirea cilor de mbunWire a performanelor; analiza modului de utilizare a resurselor; analiza eficacitii procesului; actualizarea continu a obiectivelor odat cu modificarea cerinelor clientului.

5.2.2.4 Pentru a asigura orientarea ctre client n ntreaga Universitate, toate aceste procese se desfoar pe baza unor activiti suport. Pentru aceasta, fiecare responsabil de proces are obligaia s asigure: identificarea activitilor suport ale procesului; nominalizarea responsabililor de activiti; identificarea clientului activitii respective; identificarea ateptrilor clientului i transpunerea acestora n cerine.

5.2.2.5 nregistrrile aferente procesului de orientare ctre clientul intern se constituie n nregistrri i se trateaz n conformitate cu prevederile procedurii PS 01 Controlul documentelor i nregistrrilor.

Documente de referin: MSIM 01; PS 01 Controlul documentelor i nregistrrilor; PS 03 Controlul produsului i serviciului neconform, neconformiti, aciuni corective i preventive; PO 07.01 Iniierea, aprobarea, monitorizarea, mbunWirea i evaluarea periodic a programelor de studiu; PO 09.04 Procesul de tratare a reclamaiilor i sesizrilor.






5.2.3 Orientarea ctre clientul extern 5.2.3.1 Rectorul identific nevoile i ateptrile clienilor, legate de serviciile i produsele

executate de UB, precum i modul n care sunt respectate drepturile omului n relaia cu acetia.

5.2.3.2 Analiza ateptrilor clientului, precum i a posibilitilor de realizare a produselor/serviciilor se desfoar n conformitate cu prevederile procedurilor PO 08.01 Evaluarea satisfaciei studenilor i a altor pUi interesate, PO 08.02 Monitorizarea integrrii absolvenilor pe piaa muncii i la ciclu de master; PO 08.01 Evaluarea satisfaciei studenilor i a altor pUi interesate; PO 08.03 Evaluarea cerinelor pieei forei de munc; PO 09.04 Procesul de tratare a reclamaiilor i sesizrilor.

5.2.3.3 Rectorul urmrete ndeplinirea urmtoarelor obiective: asigurarea relaiilor permanente cu clientul; identificarea cerinelor n continu schimbare ale clienilor i evaluarea competiiei pe pia; identificarea oportunitilor, puncte slabe i avantaje competitive viitoare; oportuniti de dezvoltare; analiza cifrei de colarizare i a contractelor.

5.2.3.4 Gradul de ndeplinire a obiectivelor constituie date de intrare pentru analiza efectuat de management, n vederea stabilirii msurilor de mbunWire continu a strategiei adoptate, care s conduc la sporirea satisfaciei clienilor.

5.2.3.5 Analiza reclamaiilor primite de la clieni, precum i modul de soluionare a acestora vor constitui date de intrare pentru analiza efectuat de management.

5.3 POLITICA PRIVIND CALITATEA, MEDIUL, S1TATEA I SECURITATEA

OCUPAIEI I RESPONSABILITATEA SOCIAL Rectorul a stabilit politica n domeniul calitii, mediului, sQWii i securitii ocupaionele i responsabilitii sociale i o analizeaz anual modificnd-o atunci cnd este cazul. La stabilirea/ modificarea politicii se are n vedere ca aceasta s fie adecvat fa de scopul Universitii, s includ un angajament pentru satisfacerea cerinelor i pentru mbunWirea continu a eficacitii SIM i s asigure un cadru adecvat pentru stabilirea i analiza obiectivelor n domeniul calitii, mediului, sQWii i securitii ocupaiei i a responsabilitii sociale.

5.3.1 Politica este adus la cunotina ntregului personal al Universitii prin instruire, afiare (la locurile de munci pe culoarele Universitii) i publicare, urmrindu-se nelegerea, nsuirea i aplicarea ei n permaneni este disponibil pentru public, utiliznd www.ub.ro. ntreg personalul Universitii este ncurajat s propun msuri de mbunWire a politicii i a eficacitii acesteia.

5.3.2 Politica n domeniul calitii, mediului, sQWii i securitii ocupaiei i a responsabilitii sociale i obiectivele generale n domeniul calitii, mediului, VQWii i securitii ocupaiei i a responsabilitii sociale sunt analizate anual






n cadrul unei analize efectuate de management pentru a fi n permanen adecvate din punct de vedere al legislaiei, al modificrilor survenite n structura organizatoric, al schimbrilor mediului nconjurtor, al evoluiei cerinelor societii n ansamblu i ale clienilor n particular. Politica referitoare la calitate, mediu, sQtatea i securitatea ocupaionali a responsabilitii sociale este n concordan cu standardele educaionale profesionale, cu cerinele legale i cele reglementate, cu cerinele de acreditare i cu alte politici ale Universitii.

5.3.3 n domeniul responsabilitii sociale se are n vedere: a) munca forat i obligatorie. Universitatea prin regulamentul de ordine interioar, cod R - 01.03: nu se angajeazi nici nu sprijin folosirea muncii forate sau obligatorii; nu solicit unei persoane angajate s plteasc depozite sau s depun actele de identitate nainte de data angajrii; nu reine nici o parte din salariu, beneficii, proprietate sau documente personale cu scopul de a fora personalul s continue munca; permite pUsirea locul de munc dup terminarea orelor de munc standard i libertatea de a rezilia contractual de munc, cu condiia ca acesta s anune n timp rezonabil angajatorul; n relaiile cu alte organiza

Documents

MSIM 01 ed 2