Intranet a aplikácie pre vás

MS SHAREPOINTKontaktujte nás

DATALAN, a. s.Einsteinova Business Center

Krasovského 14851 01 Bratislava 5

Tel.: 02 502 577 77 Fax: 02 502 577 00

Email: info@datalan.sk

www.datalan.sk

MS SharePoint - vyťažíme z neho maximumMS SharePoint je aplikačná webová platforma, ktorá je integrovaná s balíkom Microsoft O�ce a je dostupná cez internetový prehliadač. Predovšetkým je to systém na správu a ukladanie dokumentov, ale obsahuje množstvo ďalších podporných funkcionalít ako:

• Správa dokumentov• Správa obsahu• Správa profilu používateľa• Integrácia na aplikácie MS O�ce• Pracovné postupy• Rozšírený manažment oprávnení• Povolenia na úrovni položky• Funkcionalita publikovania obsahu• Konektivita na externé systémy• Lokalizácia• Vyhľadávanie• Možnosť vytvárať vlastné aplikácie

Systém je vysoko konfiguro-vateľný a dá sa jednoducho prispôsobiť potrebám vašej spoločnosti. Jednou z aplikácií Sharepointu je aj Intranet.

Srdcom každej firmy je Intranet - oživíme ho spolu!Intranet má poskytovať platformu pre spracovanie bežných a každodenných elementárnych pracovných úkonov. Každý zamestnanec by mal vedieť na jednom mieste vyriešiť každú svoju požiadavku - kde hľadať kontakty, odpovede, manuály, smernice a kde je firemné úložisko dokumentov. Všeobecné moduly, ktoré pre Vás riešime v rámci balíka Intranet:

• Organizačná štruktúra spoločnosti• Firemné úlohy• Rezervácie áut či zasadačiek• Žiadanky o dovolenku• Dochádzka • Zápisy z porád• Evidencia zákazníkov• Vnútro-firemné oznamy• Nariadenia vedenia firmy

Systém je plne modulárny a jednotlivé moduly je možné nasadiť samostatne.

Štandardizované aplikácieNami dodávané aplikácie umožňujú spracovanie bežnej agendy na rôznych oddeleniach firmy, ktoré vyplývajú buď z legislatívy SR alebo sú už historicky zaužívané. V rámci aplikácií riešime upravené formuláre, zdieľanie informácií, zadávanie a riešenie úloh a hlavne pracovné postupy. Tie sú základom pre procesne orientované spoločnosti a jediným nástrojom pre kontrolované riadenie.

Príklady aplikácií

• schvaľovanie zmlúv, objednávok a iných dokumentov (DMS)• systém pre evidenciu zákazníkov, zákaziek a prácu s nimi (CRM)• riadenie obehu a schvaľovanie došlých faktúr• nástup a výstup zamestnancov• evidencia a schvaľovanie dovoleniek• žiadanky o služobné cesty a ich vyúčtovanie• správa porád a stretnutí vrátane aj zápisov a úloh• evidencia KPI zamestnancov, eskalácie• vzdelávanie zamestnancov • riadenie marketingového oddelenia• riadenie vypracovania ponúk pre verejné obchodné súťaže• help-desk a call-centrum• riadenie ISO dokumentácie

Spracovanie špecifickej agendyKaždá firma/organizácia má svoju špecifickú agendu, ktorá je pre jej chod kľúčová a musí plne rešpektovať jej ciele, zvyklosti, fungovanie. Je riadená pracovným postupom, ktorý môže byť niekedy značne zložitý. Je potrebné dodržať postupnosť krokov, dohliadnuť na termíny, zabezpečiť plnenie a mnoho ďalších. Presne túto oblasť pre vás vieme zastrešiť a vytvoriť IS, ktorý zabezpečí vašej firme plne riadený proces. Výsledkom je plne kontrolovaný pracovný postup.

• Vnútro-firemné kontakty• Diskusné fórum zamestnancov• Prieskumy• Informácie o sviatkoch zamestnancov• Kalendár udalostí• Štátne sviatky• Jedálny lístok• Vzory zmlúv, formulárov, obrázkov...

• Riadenie zabezpečenia zdrojov pre služobnú cestu – ubytovanie, dopravné prostriedky, iné náklady.• Vyúčtovanie služobnej cesty, vrátanie zdokladovania výdavkov• Validácia výdavkov nadriadeným pracovníkom• Vyúčtovanie• Vyhodnotenie služobnej cesty, vrátane schválenia nadriadeným.

Rezervačný systém

Každá firma vlastní majetok, ktorý využívajú zamestnanci v prípade potreby. Tento majetok je potrebné evidovať a riadiť jeho používanie.

• Evidencia a kategorizácia majetku• Jednoduchá rezervácia zamestnancami• Schvaľovanie použitia nadriadeným• Kalendárový prehľad využívania• Notifikácie a upozorňovanie na potrebu vrátenia• Notifikácie rizika nevrátenia pre nasledovnú rezerváciu• Eskalácia • Možnosť servisných intervalov a upozorňovanie správcu

Spracovanie špecifickej agendy (core-business)

Každá firma má svoju špecifickú agendu, ktorá je väčšinou daná jej pracovným postupom. Je potrebné dodržať postupnosť krokov, dohliadnuť na termíny, zabezpečiť plnenie, prípadne nápravné opatrenia. Presne pre túto oblasť je ideálne použiť MS SharePoint a vytvoriť informačný systém, ktorý zabezpečí firme efektívny a riadený proces. Výsledkom je plne kontrolovaný pracovný postup s možnosťou vyhodnocovania práce zamestnancov, plnenia cieľov a termínov.

• Efektívnosť• Riadený proces• Zjednodušenie postupov• Predvypĺňanie dokumentov a formulárov potrebných v konkrétnom kroku• Automatizácia komunikácie a jednotlivých krokov• Sledovanie úloh, termínov, plnení• Eskalácia problémov alebo neplnení úloh a nápravné kroky• Vyhodnocovanie a štatistiky procesov• Vyhodnocovanie práce zamestnancov

Schvaľovanie zmlúv, objednávok a iných dokumentov

DMS (Dokument Manažment Systém) je systém evidencie a riadenia dokumentov spoločnosti ako napr. ponúk, objednávok, zmlúv alebo aj grafických návrhov, technických výkresov a mnohých ďalších. Každý doku-ment môže mať svoju verziu, poznámky, históriu. Takisto je možné, aby sa dokumenty schvaľovali a prípadne aj korigovali. Pracovné postupy nad jednotlivými typmi dokumentov môžu byť štandardizované alebo špeci-fické pre danú firmu.

• Každý dokument môže byť verziovaný• On-line spolupráca ľudí na príprave jedného dokumentu• Jednotné úložisko pre všetky dokumenty• Vzory/šablóny dokumentov (napríklad ponúk)• Predvypĺňanie častí dokumentov (napr. zmluvné strany, kontakty...)• Schvaľovanie dokumentov• Atribúty, popisy, zaradenia dokumentov a ich kategorizácia• Indexovanie a vyhľadávanie nad dokumentami

Došlé faktúry

Došlé faktúry je samostatná časť DMS, ktorá rieši len jednu, ale o to dôležitejšiu časť. Bežná firma aj v našej dobe schvaľuje faktúry cez papierové košieľky, ktoré vystavujú účtovníčky. Faktúra sa posúva po firme a jednot-liví dotknutí ľudia ju kontrolujú, schvaľujú, prípadne dávajú k nej stanovisko. Toto všetko je možné zautomati-zovať a zdokonaliť zavedením nášho systému:

• Už nikdy sa vám originál faktúry nestratí• Zodpovední ľudia sa vyjadria v stanovenom termíne a budú naň upozorňovaní• Eskalácia nedodržaných termínov• Zodpovedný zamestnanec musí faktúru schváliť/zamietnuť aby sa proces ukončil• Automatizácia schvaľovania štandardných faktúr• Evidencia rozhodnutí - máte vždy k dispozícii informáciu kto, kedy a čo schválil• Štatistiky práce účtovného oddelenia

Riadenie marketingu

Tento modul rieši oblasť marketingu spoločnosti. Základom sú tzv. TO-DO zoznamy, t. j. zoznamy činností, ktoré je potrebné vykonať v danom čase aby sa pripravovaná udalosť zvládla. Napríklad organizácia konferen-cie sa začína rezervovaním hotela, vymyslením sloganu a celej kreatívy, pokračuje rezervovaním zaistením personálu a techniky, zabezpečení občerstvenia a mnoho ďalších až po vyhodnotenie akcie.

• Kalendár a zoznam pripravovaných akcií• Schvaľovanie marketingových aktivít• Itinerár aktivít• Vyhodnocovanie aktivít• Evidencia marketingových darčekov• Mailingy na zákazníkov• Newsletter spoločnosti

Riadenie ISO dokumentácie

Má vaša spoločnosť zavedené ISO smernice? Tieto smernice je potrebné zavádzať, schvaľovať, vyhodnocovať ich plnenie. Náš systém vám poskytuje v prehľadnej elektronickej forme:

• Jednotné úložisko dokumentov• Verziovateľnosť dokumentov• Publikovateľnosť• Schvaľovanie• Potvrdenie o prevzatí, prečítaní• Presne definované procesy a postupy• Vyhodnocovanie opatrení

Riadenie servisného oddelenia (Help-desk)

Poskytuje vaša spoločnosť servisné služby svojim klientom alebo máte v rámci podniku vlastné servisné oddele-nie? HelpDesk vytvára jednotnú platformu pre evidenciu požiadaviek, riešenie a výkazníctvo práce technikov. Nasadením HelpDesku získate:

• Jednoznačnú evidenciu zadaných požiadaviek• Sledovanie termínov riešenia• Eskaláciu v prípade nedodržania termínu• Podklad pre vyúčtovanie servisných prác• Sledovanie vyťaženia technikov• Prehľadné kalendárové zobrazenie alokácií a riešenia ticketov• Reporting práce

Riadenie obchodu - Systém pre evidenciu zákazníkov a ich požiadaviek

CRM (Customer Relationship Management) je práca so zákazníkmi, resp. je to aj systematické riadenie vášho obchodného teamu. Hlavný problém s ktorým sa stretávame v obchodnej činnosti je množstvo kontaktov, rokovaní, rôzne závery, dohody či termíny, ktoré vznikajú napríklad na obchodných stretnutiach. CRM systém vám umožní v prehľadnej podobe mať evidovaných zákazníkov, ich kontakty a požiadavky, zapísané všetky stretnutia, telefonickú či e-mailovú komunikáciu – všetky informácie týkajúce sa konkrétneho zákazníka. Všetko je uložené v centrálnej databáze. CRM vám ponúka:

• Databáza klientov a kontaktov• Zápisy udalostí• Databáza ponúk, zmlúv• Štatistiky klientov a obchodníkov• Grafické reporty• Viacúrovňové schvaľovanie• Šablóny dokumentov• Upozorňovanie obchodníkov na dlhšie nerealizované kontakty• Automatické plánovanie práce• Eskalačný workflow

Riadenie HR oddelenia

Personálne oddelenie je dôležitým prvkom v každej firme. Zabezpečuje prácu so zamestnancami od ich výberu, cez nástup až po ukončenie ich práce vo firme. Tieto procesy musia byť riadené, aby napríklad pri odchode zamestnanca boli vyrovnané všetky záväzky.

• Evidencia uchádzačov o prácu• On-boarding zamestnanca o riadený podpis pracovnej zmluvy o zaradenie do firmy o zaškolenie o pridelenie pracovných prostriedkov o vyhodnotenie skúšobnej doby• Evidencia zvereného majetku• Evidenica a upozorňovanie na povinné školenia a certifikácie• Informácie o sviatkoch zamestnancov• Informácie o špecifických dohodách a ich prípadná notifikácia• Off-boarding zamestnanca o výpoveď o odovzdanie pracovných prostriedkov o naplánovanie povinností počas výpovednej lehoty

Evidencia porád

Z každej firemnej porady vznikajú závery, ktoré je potrebné evidovať a následne sa nimi riadiť alebo s nimi pracovať. Náš systém zabezpečuje ich organizáciu, či už ide o pravidelné alebo jednorazové stretnutia.

• Definícia porady v štandardnom formáte – organizátor, zapisovateľ, téma, zákazník, miesto a termín konania, materiály• Prepojenie na MS Exchange, vrátane rezervácie zasadačky• Možnosť on-line zápisu, vrátanie vytvorenia úloh pre účastníkov• Evidencia úloh a kontrola ich plnení• Ukončenie porady a vyhodnotenie • Štatistika porád a ich prehľady

Spracovanie služobných ciest

Proces pracovnej cesty je pomerne zložito popísaný v Zákone o cestovných náhradách č. 283/2002 Z. z. (ďalej len Zákon), ktorý ustanovuje len všeobecné podmienky procesu a vyúčtovania cestovných náhrad. Stanovenie presných pravidiel a zásad pri poskytovaní cestovných náhrad je potrebné upraviť v internej smernici zamestnávateľa a zastrešiť celý proces v informačnom systéme. Naše riešenie zastrešuje proces od vytvorenia žiadanky na pracovnú cestu, až po výpočet cestovných náhrad a ich vyplatenie

• Vytvorenie žiadanky a jej schválenie nadriadeným• Skupinové žiadanky (spoločná služobná cesta napríklad jedným autom)• Finančná záloha

Príklady aplikácií, ktoré Vám vieme nasadiť – rýchlo a funkčne

Prispôsobte MS SharePoint svojim potrebám a vyťažte z neho v rámci Vašej firmy čo najviac. Odborníci z DATALANu Vám s tým radi pomôžu a poradia Vám, ako pomocou integrácie našich modulov pracovať čo najefektívnejšie.