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MS-OFFICE 2007 Version française
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Ch. de la Redoute 30 – CH-1260 Nyon - www.office-doc.ch
Tous droits, y compris ceux relatifs à la traduction et à la reproduction des documents de formation en tout ou partie, nous sont réservés. Sans notre approbation écrite, ce support de cours ne peut être reproduit sous une forme quelconque (photocopie, microfilm ou autre procédé), ni traité par des systèmes électroniques, ni copié, distribué ou utilisé pour des reproductions publiques, même en cas d'utilisation à des fins d'enseignement.
- I -
Table des matières
GÉNÉRALITÉS ...................................................................................................................... 5
1 Envoi et réception d’un e-mail ...................................................................................... 5 1.1 PC isolé – par exemple à la maison ....................................................................................... 5 1.2 Outlook et Exchange Server .................................................................................................. 6
Exercices ..................................................................................................................... 7
2 Outlook 2007 .................................................................................................................. 7 2.1.1 Interface ..................................................................................................................... 7 2.1.2 Un peu de jargon : les éléments ................................................................................ 7 2.1.3 L’arborescence Outlook ............................................................................................. 7
Exercices ..................................................................................................................... 9
3 Aide en ligne .................................................................................................................. 9 Exercices ................................................................................................................... 10
LA MESSAGERIE ................................................................................................................ 11
1 Fenêtre de la messagerie ............................................................................................ 11 Exercice ..................................................................................................................... 12
2 Gestion de votre affichage .......................................................................................... 13 2.1 Le Volet de Navigation .........................................................................................................13 2.2 Le Panneau des Entêtes ......................................................................................................14
2.2.1 Affichage partiel dans les en-têtes ..........................................................................15 2.3 Le Volet de Lecture ..............................................................................................................15
2.3.1 Placement ................................................................................................................15 2.3.2 Gestion.....................................................................................................................15
2.4 La Barre des tâches .............................................................................................................15 2.5 Habituel dans office : gestion des barres d'outils .................................................................16 2.6 Affichage des menus dans leur intégralité ...........................................................................16
Exercices ................................................................................................................... 16
3 Envoyer un message simple ....................................................................................... 17 Exercice spécial ........................................................................................................ 17
3.1 Destinataire principal, en copie et en copie invisible ............................................................17 3.2 Objet .....................................................................................................................................19 3.3 Corps du message ...............................................................................................................19
3.3.1 Format du texte ........................................................................................................19 3.3.2 Insertion de symboles comme les smileys ..............................................................22 3.3.3 La Netiquette ou comment faire preuve de savoir-vivre dans ses messages .........22 3.3.4 Contrôle de l’orthographe avant l’envoi ...................................................................23
3.4 Envoyer le message (dossier Éléments envoyés) ...............................................................23 3.5 Enregistrer le message sans l’envoyer (dossier Brouillons) ................................................24
Exercices ................................................................................................................... 24
4 Autres cas de figure pour le destinataire ................................................................... 25 4.1 Lorsque le nom du destinataire a déjà été utilisé au moins une fois ...................................25 4.2 Recherche rapide d’un nom .................................................................................................25 4.3 Adresse non valide ...............................................................................................................25
Exercices ................................................................................................................... 26
- II -
5 Créer un message un peu plus complexe ................................................................. 26 5.1 Insérer un fichier joint ...........................................................................................................26 5.2 Insérer un élément OUTLOOK .............................................................................................27 5.3 Ajouter une importance au message ....................................................................................28 5.4 Ajouter un accusé de réception ou/et de lecture ..................................................................28
Exercices ................................................................................................................... 29
5.5 Insérer une signature à la fin du message ...........................................................................29 Exercices ................................................................................................................... 30
5.6 Ajouter un indicateur de tâche ..............................................................................................31 Exercices ................................................................................................................... 32
6 Convertir un document en fichier joint directement depuis Word, Excel ou Powerpoint ................................................................................................................... 32
7 Rappeler ou renvoyer un message envoyé ............................................................... 32 7.1 Rappeler ...............................................................................................................................32 7.2 Renvoyer ..............................................................................................................................33
Exercices ................................................................................................................... 33
8 Les listes de distribution ............................................................................................ 34 8.1 Créer une liste ......................................................................................................................34 8.2 Définir une liste de distribution comme destinataire d’un message .....................................35
Exercices ................................................................................................................... 36
9 Options spéciales que l’on peut définir pour un message ....................................... 36 9.1 Enregistrer le message envoyé dans un autre dossier – ne pas l’enregistrer .....................36 9.2 Différer l’envoi .......................................................................................................................36 9.3 Réponses adressées à un autre utilisateur ..........................................................................36
Exercices ................................................................................................................... 37
10 Comment le courrier vous parvient-il ? ..................................................................... 37 10.1 En continu .............................................................................................................................37 10.2 En affichant une alerte sur le Bureau ...................................................................................37
11 Réception des messages ............................................................................................ 38 11.1 Affichage en non lu / lu .........................................................................................................38 11.2 Signification des icônes placées devant les messages .......................................................38
Exercices ................................................................................................................... 39
11.3 Lecture du message .............................................................................................................39 11.4 Gestion d’une pièce jointe ....................................................................................................40
11.4.1 Aperçu......................................................................................................................40 11.4.2 Ouverture dans le logiciel source ............................................................................40 11.4.3 Enregistrer une copie du fichier joint sur le disque dur ...........................................41 11.4.4 Lorsque la pièce jointe est un élément Outlook : le copier dans un dossier
Outlook.....................................................................................................................41 11.4.5 Lorsque la pièce jointe est refusée par Outlook ......................................................42
Exercices ................................................................................................................... 42
12 Répondre à l’auteur, à tous, avec ou sans historique, transférer ............................ 43 Exercices ................................................................................................................... 44
13 Gestion de la messagerie ........................................................................................... 45 13.1 Sélection de messages (pour les supprimer, les transférer …) ...........................................45
Exercices ................................................................................................................... 45
13.2 Suppression de messages ...................................................................................................45 13.2.1 Suppression et dépose dans le dossier Éléments supprimés .................................45 13.2.2 Récupération ...........................................................................................................46
- III -
13.2.3 Vider le dossier ........................................................................................................46 13.2.4 Suppression sans passer par le dossier Éléments supprimés ................................46
Exercices ................................................................................................................... 46
13.3 Le dossier Courrier indésirable ............................................................................................46 13.4 La liste des tâches ou la gestion de ses « actions urgentes » .............................................46
13.4.1 Marquer un message avec un indicateur de tâche (flag) ........................................47 13.4.2 Créer une tâche personnelle ...................................................................................48
Exercices ................................................................................................................... 48
13.5 Gestion du courrier en votre absence ..................................................................................49 Exercices ................................................................................................................... 50
13.6 Options par défaut de la messagerie ...................................................................................50 Exercice ..................................................................................................................... 50
13.7 Imprimer un ou plusieurs messages ....................................................................................51 Exercices ................................................................................................................... 51
LES CONTACTS ................................................................................................................. 53
1 Fenêtre des contacts ................................................................................................... 53
2 Créer un nouveau contact........................................................................................... 54 2.1 A neuf ...................................................................................................................................54
2.1.1 Onglet CONTACT – Groupe AFFICHER - Bouton GENERAL................................55 2.1.2 Informations supplémentaires liées à un contact (onglet CONTACT) ....................55 2.1.3 Enregistrement ........................................................................................................56
Exercices ................................................................................................................... 56
2.2 Créer un contact a partir d'un message reçu .......................................................................56 Exercice ..................................................................................................................... 56
2.3 Mettre à jour un contact ........................................................................................................57 2.4 Envoyer un contact à l’extérieur ...........................................................................................57
Exercices ................................................................................................................... 58
2.5 Ajouter la carte de visite d’un contact à sa signature ...........................................................58 Exercices ................................................................................................................... 59
2.6 Créer un élément Outlook à partir du contact ......................................................................59 Exercice ..................................................................................................................... 59
2.7 Paramétrages par défaut ......................................................................................................59 Exercices ................................................................................................................... 59
2.8 Imprimer une liste de contacts..............................................................................................59 Exercices ................................................................................................................... 60
GESTION DE SA BOÎTE AUX LETTRES ............................................................................ 61
1 Recherche .................................................................................................................... 61 Exercices ................................................................................................................... 62
2 Dossiers Favoris .......................................................................................................... 62 Exercices ................................................................................................................... 63
3 Marquer les éléments avec une catégorie ................................................................. 63 Exercices ................................................................................................................... 64
4 « Ranger » dans des sous-dossiers ........................................................................... 64 Exercices ................................................................................................................... 65
- IV -
5 Maîtriser les affichages en tableau ............................................................................. 65 5.1 Personnaliser un affichage prédéfini ....................................................................................65
5.1.1 Modifier la largeur, supprimer un champ, le déplacer, trier les données d’une colonne ....................................................................................................................65
5.1.2 Ajouter un champ .....................................................................................................66 5.1.3 Paramètres d’une colonne : nom du champ, alignement des textes etc … ............66 5.1.4 Rétablir l’affichage dans ses paramètres par défaut ...............................................67
Exercices ................................................................................................................... 67
6 Suppression et archivage ........................................................................................... 67 6.1 Archivage automatique .........................................................................................................67
Exercices ................................................................................................................... 67
6.2 Aide à la suppression ...........................................................................................................68 6.3 Pour votre info : ôter les éléments périmés ou volumineux en les déplaçant dans un
fichier .pst « d’archivage » ....................................................................................................68 6.3.1 Créer le fichier .........................................................................................................69 6.3.2 Fermer et ouvrir .......................................................................................................69 6.3.3 Gérer ........................................................................................................................70
LES AUTRES MAILERS – LE SPAM (EN TRÈS BREF) ..................................................... 71
1 Hotmail, Gmail et les autres ........................................................................................ 71
2 Les hoax et le spam .................................................................................................... 72
Corrigé des exercices ......................................................................... 76
| Envoi et réception d’un e-mail Page no 5
GÉNÉRALITÉS
1 Envoi et réception d’un e-mail
1.1 PC isolé – par exemple à la maison
Étape 1 L’expéditeur prépare un message électronique par le biais d’Outlook ou de tout autre logiciel de messagerie Il l’envoie au serveur de son FAI (FAI peut être hotmail.com, bluewin.ch, sfr.fr ….)
Étape 2 Le serveur transmet le message au serveur du destinataire
Étape 3 Le destinataire se connecte à son FAI pour télécharger son courrier.
Étape 4 Le serveur transmet le message de l’expéditeur au destinataire
Les protocoles : un protocole est un ensemble de règles qui régissent l’envoi / la réception de courrier électronique et qui ont été adoptées en 1982. Le protocole SMTP gère l’envoi et le protocole POP3 ou IMAP gère la réception
[email protected] [email protected]
FAI (Fournisseurs d’accès à Internet)
Serveur de domaine1.ch Serveur de domaine2.ch
Protocole SMTP
Protocole POP3 ou IMAP
Etape 1
Etape 2
Etape 3
Etape 4
| Envoi et réception d’un e-mail Page no 6
Signification des éléments de l’adresse email par exemple : [email protected] jean.dupont Nom personnel de l’utilisateur.
Dans le cadre privé, le FAI laisse la formulation au choix de l’utilisateur (avec point ou sans, prénom complet ou non …). Dans le cadre d’une société la formulation est en général imposée.
@ Symbole de la messagerie
bluewin Le nom du FAI Il peut s’agir aussi du nom de domaine de la société (celle-ci est hébergée chez le FAI).
.ch Extension indiquant le pays On trouve aussi des extensions correspondant à d’autres significations : .com (pour le commerce à visée internationale), .gov (pour government), .org (pour organisation) etc …
Compte Outlook : pour qu’Outlook affiche les messages reçus ou envoyés, il faut systématiquement se connecter à son FAI. Le compte Outlook stocke également vos activités personnelles et pas nécessairement liés à votre FAI comme les rendez-vous du calendrier, les tâches ou les notes. Ce compte correspond à un fichier nommé par défaut OUTLOOK.PST et enregistré sur votre disque dur C (donc en local). Attention donc : la sauvegarde de ce compte est votre entière responsabilité.
1.2 Outlook et Exchange Server
On parle essentiellement de boîte aux lettres. En effet, votre compte Outlook n’est plus stocké en local sur votre disque dur. Il est défini dans Exchange Server et géré par l’administrateur Exchange. Il n’y a plus aucune nécessité pour une connexion manuelle au FAI car c’est Exchange qui se charge de la communication avec le monde extérieur. On dit alors qu’Outlook fonctionne comme client et Exchange comme serveur Tous les utilisateurs répertoriés sur l’Exchange peuvent alors disposer de certaines
fonctionnalités supplémentaires comme les dossiers publics, l'octroi de permissions à des
tiers, le rappel d’un message etc … Le diagramme de la page précédente se modifie donc légèrement :
FAI (Fournisseurs d’accès à Internet)
Boîte aux lettres de l’expéditeur Connexion avec Exchange : instantané et en continu.
Etape 1
Etape 2
Exchange Server
Le destinataire peut également se trouver sur Exchange mais cela vous ne vous en préoccupez-pas …
| Outlook 2007 Page no 7
1. Vrai ou Faux ?
Vrai ou Faux ?
Exchange est un client et Outlook est un serveur
hotmail.com est le service de messagerie de Microsoft
Le protocole SMTP gère la réception des messages et POP3 gère leur envoi.
L’adresse [email protected] se décompose comme suit : judy.evans = nom gov = cette personne travaille dans un organisme d’état au = australia
Je ne peux pas me connecter à mon FAI Je peux créer un nouveau rendez-vous dans mon calendrier
Je peux créer un nouveau message et l’envoyer
2 Outlook 2007
2.1.1 Interface
Il suffit d’un simple coup d’œil à la fenêtre principale d’Outlook pour réaliser que l’interface 2007 n’a pas été totalement appliquée à Outlook 2007. Celui-ci conserve ses menus déroulants. L’interface 2007 a par contre été appliquée à la création des nouveaux éléments comme un message, un rendez-vous … Le passage complet sera fait avec la version 2010.
2.1.2 Un peu de jargon : les éléments
Un message, un rendez-vous, un contact etc… est un élément. Vous retrouverez ce terme dans plusieurs options et boutons.
2.1.3 L’arborescence Outlook
Toutes vos activités OUTLOOK sont enregistrées dans votre « boîte aux lettres » (Exchange) ou dans le fichier Outlook.pst (PC isolé). La mise à jour est automatique et se fait en général toutes les 10 minutes. Votre boîte aux lettres / fichier contient tous les dossiers d'OUTLOOK et leurs différents éléments. Voici par exemple une arborescence Outlook (en PC isolé car avec Exchange, Jael sera remplacé par Boîte aux lettres + le nom de l’utilisateur) :
| Outlook 2007 Page no 8
Boîte de reception Dossier de reception des messages.
Boîte d’envoi Lorsqu’un message est envoyé, il transite par ce dossier. Mais comme le transfert se fait très rapidement, il semble toujours vide ! Sauf lorsque la connexion Internet n’est plus active ou que l’on a délibérément choisi de différer l’envoi du message.
Brouillons Si vous fermez un message sans l’envoyer, celui-ci est automatiquement déposé dans ce dossier. Vous pouvez ensuite le rouvrir et l’envoyer normalement.
Calendrier Dossier contenant votre calendrier. Vous pouvez y créer des rendez-vous ou des réunions.
Contacts Dossier contenant vos contacts externes.
Courrier indésirable Outlook contient un filtre qui essaie de repérer les messages publicitaires non désirés (que l’on appelle spam) qui sont alors automatiquement déposés dans ce dossier.
Éléments envoyés Une copie des messages envoyés est automatiquement déposée dans ce dossier.
Éléments supprimés Les messages et autres éléments Outlook que vous supprimez.
Flux RSS Il est possible de s’abonner à certains contenus Internet (journaux, cours des devises etc …). Les messages relatifs à ces contenus sont alors automatiquement déposés dans ce dossier.
Journal Non actif par défaut et même déconseillé par Microsoft.
Notes Dossier contenant les notes. Une information qui n’a aucun lien avec le temps et qui n’est pas une tâche peut être mémorisée sous la forme d’une note.
Tâches Dossiers contenant les tâches ou actions à faire
Dossiers de recherche Ces dossiers correspondent à des filtres de recherche, mémorisés et que l’on peut utiliser à tout moment
Lorsqu’un numéro entre parenthèses apparaît à côté de l’un de ces dossiers, cela indique le nombre d’éléments non lus qu’il contient.
| Outlook 2007 Page no 9
2. Lancez Outlook
Environnement 2003 ou 2007 ?
Cliquez sur OUTILS dans la Barre des menus
Cliquez sur le bouton
3. Cliquez sur le bouton JOINDRE L’ÉLÉMENT
Que signifie un élément dans Outlook ?
4. Vrai ou Faux ?
Vrai ou Faux ?
L’arborescence de la boîte aux lettres / fichier correspond à un fichier qui contient des dossiers
Les messages restent dans la Boîte d’envoi et l’utilisateur doit toujours les envoyer manuellement
Je dépose un rendez-vous dans le Calendrier, une urgence à faire dans la journée dans les Tâches et la recette du poulet Tandoori donnée par une amie dans les Notes
Il n’y a aucune trace des messages que j’envoie. Il faut donc que j’indique ma propre adresse de messagerie dans les destinataires pour recevoir une copie de mes messages
[…]
| Envoyer un message simple Page no 10
LA MESSAGERIE
3 Envoyer un message simple
Vous faire lire et étudier la théorie puis vous faire pratiquer ensuite ne convient pas à ce chapitre (trop de pages !). Veuillez directement pratiquer chaque consigne en vert. Vous trouverez un exercice supplémentaire de récapitulation à la fin de la rubrique.
Clic sur le bouton
Ou ACTIONS – NOUVEAU MESSAGE ÉLECTRONIQUE Ou FICHIER – NOUVEAU – MESSAGE
Cliquez sur le bouton nouveau afin de créer un nouveau message vierge
3.1 Destinataire principal, en copie et en copie invisible
Le destinataire peut provenir de deux sources : La liste d’adresses globale (utilisateurs du réseau) Vos contacts externes (dossier Contacts – expliqué plus loin)
Utilisateur Exchange
Cette liste est créée et gérée par l’administrateur Exchange. Vous pouvez choisir un destinataire mais vous ne pouvez pas le modifier.
Contact externe
[…]
| Envoyer un message simple Page no 11
Cette liste provient des fiches de contacts créées et remplies dans le composant Contacts. Tout contact comportant une adresse email ou un numéro de télécopie (fax) sera affiché dans la liste. C’est donc vous qui créez et gérez cette liste de contacts. * Si un sous-dossier des Contacts n’est pas listé, voir solution à la page Erreur ! Source du renvoi introuvable.Erreur ! Signet non défini.
Saisir le nom, le prénom dans la zone de texte ou même simplement les premières lettres du nom recherché : la liste est automatiquement affichée à la hauteur correspondante
Quelle que soit la nature du destinataire (utilisateur réseau ou contact) :
Sélection Vous sélectionnez les destinataires comme dans l'Explorateur :
o un seul destinataire : clic simple o plusieurs destinataires non consécutifs : CTRL + clic o pour un groupe de destinataires : clic simple sur le 1er et MAJ +
clic sur le dernier du groupe
Choix final Double-clic ou clic
sur
Destinataire (s) principal (aux)
Copie conforme
Destinataire en copie. Le destinataire principal voit parfaitement que tel ou tel personne a été mise en copie, c’est donc parfaitement visible et officiel
Jaël De Nardo est le destinataire principal Hemsi X est officiellement en copie du message
Copie conforme invisible
Destinataire en copie invisible. Le destinataire principal et les destinataires en cc ne voient pas ce destinataire du tout.
Exemple : Forma11 envoie un message à Forma4 – Forma3 est en cci
Sur le poste de Forma11 Sur le poste de Forma4 Sur le poste de Forma3
Form4 ignore que Forma3 est en copie
Forma3 voit que Forma11 a envoyé un msg à Forma4
| Envoyer un message simple Page no 12
Cliquez sur le bouton A et veillez à vous trouver dans la liste de votre réseau
Destinataire principal : sélectionnez un autre élève s’il est présent et d’accord ou le destinataire que vous indiquera le professeur
À partir de maintenant, pour tous les exercices suivants, nous utiliserons systématiquement la formulation « utilisateur-test » pour vous signifier le destinataire d’un message d’exercice.
Destinataire en cc : sélectionnez un autre élève …
3.2 Objet
C’est la partie de l’entête du message à remplir avec le plus grand soin car c’est la première chose que le destinataire va lire à la réception du message. Il s’agit donc d’être clair, concis et précis
Voici par ex deux objets dans des messages reçus : on sait tout de suite de quoi il s’agit
Indiquez l’objet suivant : commmande de T-shirts Euro 2012 (avec la faute d’orthographe dans le mot commande)
3.3 Corps du message
3.3.1 Format du texte
Par défaut, votre format texte est HTML avec Word comme éditeur de texte Notez la présence du Ruban et ses habituels onglets, caractéristique majeure d’Office 2007 Presque toutes les fonctionnalités de Word sont à votre disposition : mise en forme des textes, copier-coller, insérer un tableau ou une image etc …
N’oubliez pas cependant qu’un message contenant de nombreux éléments Word RESTE UN MESSAGE OUTLOOK et n’offre ainsi pas le même confort de modification et de récupération qu’un FICHIER JOINT WORD
Les autres formats de texte disponible pour CE message
Onglet OPTIONS – Groupe FORMAT
| Envoyer un message simple Page no 13
Texte brut Pas de formatage (ni gras, ni italique ...).
Vous ne pouvez pas non plus insérer d’objets comme un tableau ou une image :
HTML et Texte enrichi (RTF)
Toutes les commandes de mise en forme et d’insertion sont disponibles – comme si vous étiez dans Word
La différence si situe essentiellement dans quelques fonctionnalités spécifiques à la messagerie (et non au format des textes) comme par exemple la place d’un fichier joint dans le message :
HTML
| Envoyer un message simple Page no 14
Texte enrichi
On peut changer le format texte d’un message directement à sa création – sans pour autant
changer les valeurs par défaut d’Outlook en la matière. ACTIONS – NOUVEAU MESSAGE EN UTILISANT – Choisir un autre format texte
La valeur par défaut est HTML mais si c’est vraiment nécessaire on peut modifier cette valeur par
défaut dans les options d’Outlook : OUTILS – OPTIONS – Onglet FORMAT DU COURRIER
Contrôlez le format texte de votre message : il doit être HTML Reproduisez le corps de texte comme la capture ci-dessous (faute d’orthographe comprises)
| Envoyer un message simple Page no 15
3.3.2 Insertion de symboles comme les smileys
Il faut savoir qu’Outlook est un logiciel de messagerie professionnelle et n’offre donc pas grand-chose en matière d’esthétique. Word vous propose néanmoins quelques petites choses : Onglet INSERTION – Groupe SYMBOLES
Corrections automatiques de Word
Ce sont les symboles habituels des polices Wingdings, Webdings …
Saisissez les caractères suivants et Word les transformera automatiquement en smileys : :-) :-( Liste complète dans : Fenêtre générale d’Outlook – OUTILS – OPTIONS – Onglet ORTHOGRAPHE – Bouton ORTHOGRAPHE ET CORRECTION AUTOMATIQUE – Bouton OPTIONS DE CORRECTION AUTOMATIQUE – Onglet CORRECTION AUTOMATIQUE
Rajoutez le texte suivant dans votre message : Cette information ne dérangera pas le destinataire car votre ami est en cc (copie officielle)
3.3.3 La Netiquette ou comment faire preuve de savoir-vivre dans ses messages
N’utilisez pas de majuscules Ceci correspond à crier, hurler et sera compris comme une agression. Préférez la mise en forme en italique, en gras, en couleur …. Un poids raisonnable pour les pièces jointes Les photos numériques peuvent être très lourdes à charger et la limite de 9 Mo généralement tolérée vite dépassée. Cela risque d’agacer les destinataires (temps assez long de téléchargement). Si vous souhaitez partager vos dernières photos de vacances : veillez à compresser vos photos ou à les publier en ligne sur des plateformes dédiées comme Picasa, Flickr ou Facebook. Formules de politesse Comme vous le faites sans doute lorsque vous écrivez un courrier papier à un destinataire, vous respectez certaines règles de politesse : Monsieur, Madame, Cordialement, signature à la fin du message etc …
| Envoyer un message simple Page no 16
Allez à l'essentiel ! Concis, précis, pas trop long. Respectez les adresses mail de vos contacts Destinataires en principal ou en copie : chacun voit l’adresse de l’autre. Est-ce systématiquement une bonne idée ? Pas nécessairement. N’hésitez donc pas à opter pour des copies cci au lieu de cc afin de respecter la confidentialité des adresses. Jamais de publicité personnelle Réactivité Les messages sont reçus dans un temps extra-court. Il est en général de bon ton de répondre rapidement ….
3.3.4 Contrôle de l’orthographe avant l’envoi
Le contrôle de l’orthographe est activé par défaut lorsque vous saisissez du texte dans le corps du message. En effet, Word étant votre éditeur de texte, c’est habituel. Vous pouvez donc corriger les erreurs comme vous le feriez dans Word : clic droit sur un mot souligné en route et choisir parmi les suggestions proposées. Mais Outlook ajoute une option supplémentaire : le contrôle avant envoi. Tout est contrôlé : la zone objet, le texte de la signature etc … Ce contrôle peut bien sûr se désactiver dans les options Outlook par OUTILS – OPTIONS – Onglet ORTHOGRAPHE – Option TOUJOURS VÉRIFIER L’ORTHOGRAPHE AVANT L’ENVOI. Mais est-ce vraiment une bonne idée ? Les fonctionnalités liées à l’orthographe comme la correction de la grammaire, la recherche de synonymes … se trouve dans l’onglet MESSAGE – Groupe VÉRIFICATION et le bouton suivant :
Cliquez sur le bouton ENVOYER et constatez que le contrôle de l’orthographe se fait : on vous propose de corriger les mots « commmande » et « arangement »
3.4 Envoyer le message (dossier Éléments envoyés)
Cliquez sur le bouton ou raccourci clavier pratique : Ctrl + Enter
Une copie du message est automatiquement déposée dans le dossier ÉLÉMENTS ENVOYÉS
(ceci est défini par défaut : OUTILS – OPTIONS). Mais on peut l’éviter pour CE message : onglet OPTIONS – Groupe AUTRES OPTIONS – Liste déroulante du bouton ENREGISTRER L’ÉLÉMENT ENVOYÉ
| Envoyer un message simple Page no 17
Contrôlez que votre message a bien été envoyé en cliquant sur le dossier Éléments envoyés
3.5 Enregistrer le message sans l’envoyer (dossier Brouillons)
Enregistrez par Bouton OFFICE – ENREGISTRER ou Bouton OFFICE – FERMER et confirmez l’enregistrement. Il sera automatiquement placé dans le dossier BROUILLONS. Vous pouvez le reprendre plus tard (double-clic pour l'ouvrir puis envoyer)
5. 2ème message : reproduisez le message ci-dessous
Destinataire : utilisateur-test Attention : le format texte du message est Texte brut
N’attendez pas sur Outlook et contrôlez manuellement l’orthographe Vous décidez de ne pas envoyer tout de suite votre message. Enregistrez-le afin qu’il soit stocké dans le dossier Brouillons.
6. Reprenez votre message numéro 2 et envoyez-le
7. Vrai ou Faux ?
Vrai ou Faux ?
Je peux définir un destinataire principal et mettre 20 personnes en cci. Cela évite ainsi que les destinataires voient l’adresse email de toute la « liste de distribution » (plus indiqué pour la confidentialité)
J’ai oublié de désactiver la touche CAPTS LOCK de mon clavier et saisi ainsi un paraphe entier en majuscules. Bah, tant pis ce n’est pas grave, je n’ai pas envie de tout retaper …
Je peux modifier l’adresse et le numéro de téléphone de l’un de mes collègues dans la liste des utilisateurs Exchange
[…]
| Hotmail, Gmail et les autres Page no 18
LES AUTRES MAILERS – LE SPAM (en t rès bre f )
1 Hotmail, Gmail et les autres
Même si on peut parfaitement utiliser Outlook en tant que privé, il faut reconnaître que c’est un logiciel de messagerie à vocation professionnelle. Mais de nombreux autres logiciels de messagerie sont à la disposition des privés.
Vous connaissez certainement de nom Hotmail (de Microsoft dans le cadre de leurs services appelée Windows Live) et Gmail (de Google). La création d’une adresse email est gratuite, il faut juste veiller à choisir un nom qui n’existe pas déjà et qui ne fasse pas trop farfelu.
Les options de messagerie ressemblent à celles d’Outlook : envoi et réception de messages, contacts, tâches etc ….
L’inscription donne également accès à un nombre élevé de services annexes comme le partage de photos, partage de fichiers …. Il suffit simplement d’accepter le fait que les photos ou les fichiers sont hébergés chez eux. Google propose ainsi gratuitement des logiciels web légers mais très efficaces du genre Word, Excel et PowerPoint …que vous pouvez utiliser directement depuis votre connexion Internet.
Créer une adresse hotmail ou gmail est extrêmement simple ! Lancez une recherche Google et suivez le guide ….
J’ai suivi le premier site indiqué et cliqué sur
(en bas à droite de la page d’accueil)
| Les hoax et le spam Page no 19
Et me voilà prête à m’inscrire …
La procédure est similaire pour une inscription Gmail.
Même s’ils offrent moins de services, il faut aussi savoir que chaque FAI (fournisseur d’accès Internet) propose son propre logiciel de messagerie. Exemple :
2 Les hoax et le spam
Hoax Mais qu’est-ce que ces messages alarmants ou qui font appel à ma générosité ? On dirait que c’est vrai …. Mais est-ce que c’est vraiment le cas ? Comment le savoir ? Spam J’en ai assez de ces publicités ! Je n’ai rien demandé moi ? Comment connaissent-ils mon adresse ? Comment faire pour m’en débarrasser ? Le sujet est vaste. Voici quelques diapositives d’une présentation PowerPoint que j’ai fait tourner dans une société à Genève pour sensibiliser les utilisateurs à ces deux problèmes
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Le genre de hoax (canular en anglais) que vous pourriez recevoir
Hoax ou l’art de plaisanter …
Une petite fille est à l’hôpital de Phuket. Aidez-là à retrouver ses parents
Votre E-Mail a été tiré au sort, vous avez gagné !
Google fête ses 10 ans d’existence, et offre 10 euros a ceux qui transmettront ce message
Ne mangez pas de bananes ! Ce n’est pas une plaisanterie ! Mon mari travaille au centre médical ! Voici ses coordonnées !
On a retrouvé des seringues dans des fauteuils de cinéma
Signez cette pétition pour sauver la forêt amazonienne
N’acceptez pas d’être ami avec [email protected] ! N’ouvrez pas de pièce jointe Mery Christmas !
Le message se termine par : "Envoyez ce message à tout votre carnet d'adresse »
20 / 41 Est-ce vrai ? Voici le meilleur site pour le savoir ….
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www.hoaxbuster.com
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Quelques infos au sujet du spam
Pourquoi m’envoie-t-on de la publicité ? Que cherche-t-on à me vendre ?
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Succès du spam ?
Produits difficiles à obtenir
◦ Médicaments (Anxiolytiques etc..)
◦ Crédits
Services immoraux
◦ Pornographie
◦ Casinos
Marchandise illégale
◦ Faux diplômes
◦ Contrefaçons (logiciels, montres…)
[…]
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Corrigé des exercices 1. Vrai ou Faux ?
Exchange est un client et Outlook est un serveur Faux – c’est l’inverse
hotmail.com est le service de messagerie de Microsoft Vrai
Le protocole SMTP gère la réception des messages et POP3 gère leur envoi.
Faux – c’est l’inverse
L’adresse [email protected] se décompose comme suit : judy.evans = nom gov = cette personne travaille dans un organisme d’état au = australia
Vrai
Je ne peux pas me connecter à mon FAI Je peux créer un nouveau rendez-vous dans mon calendrier
Vrai
Je peux créer un nouveau message et l’envoyer
Faux il restera dans ma boîte d’envoi. Il ne partira qu’à la prochaine connexion.
2. La Barre des menus reste encore configurée comme dans l’environnement 2003
La fenêtre générée par la création d’un nouvel élément – ici un message – affiche les caractéristiques de l’environnement 2007
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3. Un élément est un message, un rendez-vous, une tâche, un contact etc …
4.
Vrai ou Faux ?
L’arborescence de la boîte aux lettres / fichier correspond à un fichier qui contient des dossiers
Vrai
Les messages restent dans la Boîte d’envoi et l’utilisateur doit toujours les envoyer manuellement
Faux – c’est automatique
Je dépose un rendez-vous dans le Calendrier, une urgence à faire dans la journée dans les Tâches et la recette du poulet Tandoori donnée par une amie dans les Notes
Vrai
Il n’y a aucune trace des messages que j’envoie. Il faut donc que j’indique ma propre adresse de messagerie dans les destinataires pour recevoir une copie de mes messages
Faux – une copie va dans Éléments envoyés
