MPM – Project Management: Proyecto final

GUIÓN TRABAJO EN GRUPO

PROYECTO FINAL

Curso 2012-2013

Laurentiu Neamtu, PhD, MPM, PMP

Versión: 2.0 Fecha: 04/11/12

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Índice

Introducción ...................................................................................................................... 3 Entrega A - PROPUESTA DEL TRABAJO EN GRUPO ............................................... 6 Entrega B - DEFINICIÓN DE LA EMPRESA ............................................................. 8 Entrega C - DEFINICIÓN DEL PROYECTO ............................................................... 10 Entrega D - PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO ..................................................... 13 Entrega E - SEGUIMIENTO DEL PROYECTO ........................................................... 20 Entrega F - CIERRE DEL PROYECTO ........................................................................ 23 Entrega G - CONCLUSIONES DEL TRABAJO EN GRUPO ..................................... 24

Este documento se elaboró con aportaciones por parte de: Leonardo Abeles, Patricia Ávila, Albert Cubeles, Albert Font, Héctor Lagunilla, David López, Ricard March, Xavier Massana, Laurentiu Neamtu, Agustí Miralles, Miguel Sánchez, Jordi Tarragó

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Introducción El Objetivo de este documento es servir como guía para la realización del Trabajo en Grupo dentro del Máster de Dirección de Proyectos de BES La Salle. Como guía pretende orientar y dar pautas para la realización del trabajo final del Máster por lo que no se trata de un check-list exhaustivo. En la elaboración de este documento se ha considerado que hay diferentes tipos de proyectos con diferentes necesidades, enfoques y áreas de aplicación, por lo que se ha aplicado la máxima de que ”el contenido ha de aplicar a la mayor parte de los proyectos en la mayor parte del tiempo”. Así pues, tanto en la documentación a entregar como en las presentaciones a realizar se puede modificar el orden, agrupar u omitir alguno o varios de los puntos, siempre y cuando responda a necesidades del trabajo o a requisitos de la presentación. Sin embargo queda claro que la evaluación de las presentaciones y de la documentación realizada por los profesores seguirá el contenido de esta guía, teniendo siempre en cuenta el apartado anterior. Esta guía se ha de complementar con las enseñanzas y la documentación recibida en las asignaturas teóricas del Máster, principalmente en Metodología de Proyectos, Definición y Planificación y Ejecución, Control, Seguimiento y Cierre de Proyectos. Se trata de que los alumnos realicen también trabajo de investigación consultando las distintas fuentes bibliográficas de las asignaturas y completando la información con los elementos prácticos específicos asociados a cada proyecto. Los estándares de la gestión de proyectos contenidos en el PMBOK servirán en última instancia como argumento de referencia en caso de dudas u opiniones contradictorias. La división de los diferentes apartados sigue la evolución del ciclo de vida de un proyecto desde su idea inicial hasta su finalización. Nota sobre la documentación de las entregas parciales La documentación que se entregue en papel en las entregas parciales tiene que estar siempre impresa a dos caras y en blanco y negro. La entrega de documentación en color (aun de forma parcial o como anexos) se aceptara únicamente cuando el grupo la considera como imprescindible a efectos de transmitir con mayor claridad el objeto de su entrega. La documentación a entregar constará de:

1. La entrega propiamente dicha, incluyendo:

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o Portada: ha de indicar el título del proyecto, la entrega a que corresponde (A, B, C,…), el identificador del grupo de trabajo y los miembros del grupo.

o Índice o Desarrollo de cada punto.

2. Presentación en PowerPoint que se utilizará para la presentación de la entrega.

Habrá que entregar 2 copias de las versiones definitivas de ambos documentos al tribunal La redacción de los documentos ha de ser de forma clara y concisa, sin incluir desarrollos de teoría. El contenido de los documentos ha de ser consistente e integrado. Los documentos sin fecha, sin autores, con faltas de ortografía o con redacciones inconexas no se aceptarán. Los grupos subirán en el pozo de la asignatura la presentación en PowerPoint y el documento Word de la entrega antes de las 19:00hrs del día anterior a la fecha de la presentación.

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Seguimiento de la gestión en los equipos de trabajo a lo largo del curso Con objeto de: (1) ayudar a los distintos equipos a que reflexionen sobre los problemas de gestión de su propio trabajo, (2) facilitar a los profesores una base de conocimiento sobre la evolución de la gestión interna de los grupos de trabajo para que así poder mejorar su asesoramiento, se requiere que de forma posterior (1 semana) a las entregas C (Definición) y D (Planificación) cada equipo tendrá que presentar un informe donde: formalicen el análisis de cómo han gestionado la realización de la entrega y reflejen los cambios que deben hacer para mejorar su gestión en vista a la siguiente entrega. No habrá presentación plenaria del informe para que de este modo se mantenga la confidencialidad de grupo sobre los problemas que puedan tener. El contenido puede estar consensuado entre todos los miembros del equipo o, bien, que cada uno exponga su valoración en un apartado específico. El informe debería ser conciso (no extenso). El índice de estos informes debe estructurarse en 4 partes: (a) Organización y planificación del trabajo para la realización de la entrega:

Organización y Responsabilidades de cada miembro del equipo de trabajo para la entrega;

Calendario propuesto para las actividades a realizar; Herramientas de soporte utilizadas.

(b) Análisis de la realización de la entrega:

Resumen de la realización de entrega; Análisis de cumplimientos; Problemas encontrados; Análisis de la participación de cada miembro del equipo.

(c) Acciones de mejora que se han identificado y se aplicaran para la realización de la siguiente entrega. (d) Valoraciones personales, si los hubiere.

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Entrega A - PROPUESTA DEL TRABAJO EN GRUPO Objetivos de la entrega.

La primera entrega del proyecto tiene una finalidad doble, por una parte descriptiva para conocer los motivos por los que el equipo de proyecto ha elegido este proyecto y otra metodológica como parte del primer paso para la existencia del proyecto. Los puntos del 1 al 3 se centran en la parte descriptiva y han de servir para que el profesorado pueda juzgar si el proyecto elegido por el grupo de trabajo es adecuado para el objetivo de la asignatura tanto en su alcance como en la carga de trabajo que supone. El punto 4, Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter), se centra en la parte metodológica. Es el primer documento del proyecto donde se verbaliza la primera visión del proyecto. Previo a este documento solo existían ideas o intenciones, con éste documento se da existencia al proyecto. El Project Charter ha de ser un documento claro y conciso (máximo de 3 páginas) que debe dar una visión nítida para realizar los primeros pasos del proyecto.

Entregables

I. Documento Propuesta del Trabajo en Grupo

II. Presentación de la Propuesta del Proyecto. Duración máxima: 10 minutos Contenidos

1. Componentes del grupo y Jefe del Grupo Breve descripción de los componentes del grupo formación y experiencia

2. Justificación de la Propuesta. Razones Breve descripción de las razones por las cuales el Grupo de Trabajo ha seleccionado este proyecto.

3. Empresa del proyecto: Exposición general Breve descripción de la empresa que va a realizar el proyecto

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4. Acta de constitución del Proyecto ( Project Charter)

4.1. Título, descripción y antecedentes. Breve descripción del proyecto y de su origen

4.2. Breve presentación del escenario del proyecto Organigrama de la empresa del proyecto, roles en el proyecto, PM asignado, su nivel de autoridad y responsabilidad

4.3. Propósito y justificación del proyecto (Business Case) ¿Por qué se hace el proyecto? ¿En qué base se puede justificar el proyecto (financiera o de otro tipo)?

4.4. Meta del negocio del proyecto y meta del proyecto. Objetivos medibles del proyecto y criterios de éxito asociados

¿Cuáles son y cómo se alinean las metas del negocio del proyecto y del proyecto con las metas y los objetivos estratégicos de la empresa?¿Que objetivos específicos del proyecto van en misma línea con los de la empresa? Los objetivos tienen que ser medibles y dependerán de las prioridades definidas en relación con las restricciones del proyecto

4.5. Stakeholders Identificación inicial de los interesados en el proyecto y su clasificación

4.6. Requisitos de alto nivel Identificación de requisitos de los stakeholders, según se conoce hasta la fecha, relacionados con el alcance del producto o servicio y alcance del proyecto

4.7. Especificaciones: alcance del producto o servicio y alcance del proyecto. Entregables

Breve descripción de lo que tiene que realizar el proyecto.¿Que entregables específicos se quieren y cuál será el resultado final del proyecto?

4.8. Cronograma general Fechas y escala de tiempo del proyecto

4.9. Riesgos de alto nivel Breve enumeración de los riesgos que se prevén (potenciales amenazas y oportunidades)

4.10. Presupuesto y necesidad de recursos Resumen del presupuesto (ROM) y recursos

4.11. Requisitos de aprobación del proyecto ¿Que aprobaciones son necesarias para el proyecto y quien aprueba?¿Quien firma la aprobación del proyecto? Nombre y nivel de autoridad del sponsor.

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Entrega B - DEFINICIÓN DE LA EMPRESA Objetivos de la entrega:

El objeto de esta entrega es describir la empresa o empresas en las que se va a desarrollar el proyecto, de forma que aporte una visión clara del contexto donde se va a llevar a cabo el proyecto.

La Definición de la Empresa se va a utilizar como referencia a lo largo de la realización del resto del trabajo.

Entregables:

I. Documento de Definición de la Empresa. Al inicio del documento se presentará un Resumen Ejecutivo de la definición de la empresa en 2 hojas como máximo.

II. Presentación de la Definición de la Empresa. Duración máxima: 10 minutos. Contenidos:

A continuación se relacionan una serie de puntos genéricos que sirven de guía para efectuar la descripción de la empresa en el contexto del proyecto. De todas formas, cada grupo de trabajo deberá particularizar su descripción de la empresa al caso específico. Si el proyecto propuesto por el Grupo de Trabajo es del tipo de Venta de Proyecto (es decir lo realiza una empresa proveedora para otra empresa cliente), esta entrega deberá desarrollarse completamente para la empresa proveedora y además dar la suficiente descripción de la empresa cliente que sitúe el contexto del proyecto. Importante: El criterio más importante que ha de cumplir esta entrega es el de dar una imagen clara de cómo es la empresa respecto al proyecto a realizar en el trabajo en grupo. Ha de permitir entender el entorno en el que se va a desarrollar y la decisiones que se van a tomar a lo largo del trabajo.

1. Descripción de la empresa del proyecto

1.1. Nombre. Objetivo del Negocio. Actividad-Sector

1.2. Ámbito de la Empresa: Nacional/Regional/Internacional

1.3. Tipo de Sociedad. Consejo de Administración, Familiar, etc.

1.4. Cifras globales del Negocio. Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias.

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1.5. Relación empresa cliente/proveedor (clientes y proveedores de la empresa, criterios de selección)

2. Estructura de la empresa del proyecto. Cultura. Estilo de Gestión.

2.1. Estructura Física. Descripción: Oficinas, Delegaciones, Producción, Almacenes. Diagrama.

2.2. Organigrama Jerárquico/Funcional. Detalle de las Áreas que participan/afectadas por el proyecto

2.3. Diagrama "Funcional/Procesos más importantes del Sistema Actual”. Situar el Proyecto

2.4. Comunicación Interna en la Empresa

2.5. Sistema de Planificación y Control de Gestión: Formal/Informal

3. Plan estratégico de la empresa del proyecto

3.1. Misión y Visión. Valores

3.2. Metas del Negocio a Corto, Medio y Largo Plazo

3.3. Diagrama SWOT de la empresa

3.4. Identificación de Acciones y Proyectos Estratégicos: Directrices. Proyectos según los Objetivos

4. Sistema de Gestión de Proyectos en la empresa del proyecto

Describir el sistema de gestión de proyectos que sigue la empresa en el caso de que exista. Si la empresa no dispone de un sistema de gestión de proyectos debe mencionarse, no hace falta inventar un sistema de gestión de proyectos.

5. Selección del proyecto en la empresa del proyecto: razones y puntos fuertes.

Describir brevemente cómo se enmarca el proyecto dentro de esta empresa y su proceso de selección.

6. Descripción de la empresa cliente.

Este punto se desarrollara solo si el proyecto es del tipo de Venta de Proyecto (es decir lo realiza una empresa proveedora para otra empresa cliente). En tal caso se dará la suficiente descripción de la empresa cliente que sitúe el contexto del proyecto. Se puede utilizar un esquema similar a los puntos de 1 a 5, adaptada a la información que se dispone sobre la empresa cliente.

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Entrega C - DEFINICIÓN DEL PROYECTO Objetivos de la entrega:

Después de la aceptación del Project Charter y de la definición de la empresa en la que se va a desarrollar el proyecto, ya se dispone de unos referentes en el proyecto que se tienen que detallar en esta fase.

Las tres áreas básicas que se han de cubrir en esta fase para la correcta realización del proyecto son: Una descripción más detallada del proyecto y de lo que tiene que realizar Un análisis de la viabilidad de los diferente enfoques o escenarios del

proyecto y la selección de uno de ellos Una primera aproximación a cómo se va a ejecutar este proyecto, que ha de

ser la descripción del enfoque o escenario seleccionado

La presentación de este apartado puede tener dos formatos dependiendo de la existencia de un proceso de venta del proyecto:

Proyecto interno: conseguir la aprobación del comité de dirección para seguir con la siguiente fase de planificación del proyecto.

Venta de proyecto: conseguir la aprobación de la dirección de la empresa cliente para la siguiente fase de realización de la oferta

Es importante no mezclar los dos puntos de vista anteriores durante la presentación.

Entregables:

I. Documento de Definición del proyecto. Al inicio del documento se presentará un resumen ejecutivo en un máximo de dos hojas

II. Presentación de la Definición del proyecto. Duración máxima 20 minutos. Contenidos:

1. Descripción general del Proyecto. A partir del Project Charter se ha de realizar una descripción general pero breve del proyecto. Han de quedar claras las restricciones iniciales.

2. Metas y Objetivos. Enumerar de forma clara las metas y cuantificar los objetivos relacionados con el proyecto, tanto como sea posible. Diferenciar la Meta y Objetivos del Negocio del Proyecto de la Meta y Objetivos del Proyecto. Y en estos últimos, diferenciar los objetivos asociados al producto o servicio a obtener y los objetivos asociados al proceso del proyecto.

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3. Enfoque y estrategia inicial del Proyecto

Describir que enfoque y estrategia inicial se aplicaran en el proyecto. Enumerar las Restricciones y Suposiciones. Utilizar las matrices SWOT y PREN y la técnica de Factores Críticos de Éxito asociados a los objetivos, siempre aplicadas al proyecto.

4. Definición del Alcance Alcance del Proyecto: Inclusiones y exclusiones. A partir del punto anterior se dará el detalle del alcance del proyecto a primer nivel, enumerando lo que se considera dentro y lo que se considera fuera del trabajo a realizar en el proyecto. Alcance de Producto: Resultados del Proyecto Detalle de los resultados, productos y entregables que se esperan obtener del proyecto, así como una breve descripción de los requerimientos que han de cumplir en el caso que se tenga ya el detalle.

5. Stakeholders del proyecto

Análisis de los diferentes Stakeholders del proyecto, sus intereses y su posición actual y deseable respecto al proyecto. Estrategias para acercar posiciones.

6. Análisis de escenarios (mínimo tres). Análisis de viabilidad. Análisis coste/beneficio.

Definición de 3 escenarios posibles para el proyecto resultado de las diferentes alternativas o enfoques con los que podemos abordar y realizar el proyecto. Las matrices SWOT y PREN realizadas en el punto 3 han de jugar un papel importante en este apartado. Los escenarios pueden suponer diferentes ciclos de vida, alcances, diseños, presupuestos, cronogramas, equipos, subcontrataciones,.... De cada escenario se debe realizar:

- un análisis de viabilidad, - un análisis de la inversión utilizando VAN y TIR - un análisis de los riesgos.

Se ha de presentar finalmente un cuadro comparativo y la justificación de la elección.

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7. Detalle de la opción elegida. En este punto se debe hacer una breve descripción de la opción elegida por el equipo de proyecto a partir del análisis de escenarios 6. Estos puntos se desarrollarán en más detalle en la entrega D, por lo que este punto debería de ser una primera introducción. Se recomienda, para completar el conocimiento de la opción elegida, mirar los contenidos de la entrega D y anticipar en la presente entrega una síntesis del contenido de los que se consideren más relevantes. En este punto ha de quedar muy clara la triple restricción y lo que el proyecto ha de cumplir respecto a cada una de las restricciones, como son requerimientos de alcance, fechas finalización o hitos clave y parámetros financieros (VAN, TIR, Beneficio/margen….). También deberá presentarse un avance de los recursos necesarios y de la organización del proyecto.

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Entrega D - PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO Objetivos de la entrega:

El objeto de esta entrega es responder al plan integral del proyecto donde se tiene que recoger todo el detalle sobre la forma y contenido con la que se va a realizar el proyecto. La realización de este apartado puede tener dos finalidades dependiendo de la naturaleza del proyecto que se desarrolle: - Proyecto interno: conseguir la aprobación del comité de dirección para

seguir con la siguiente fase de ejecución del proyecto. - Venta de proyecto: conseguir aceptación de la oferta por parte del cliente.

Los resultados obtenidos en la Definición del Proyecto son el punto de partida para la presente entrega. Para ello, se analizan y desglosan todos los puntos de la Definición de forma que asegure una correcta gestión posterior del proyecto, es decir, de forma genérica se deberá: - Como consecuencia del análisis detallado, revisar: alcance, entregables

requerimientos, restricciones y factores de éxito del proyecto; - Realizar el plan detallado, identificar en detalle los recursos necesarios y

establecer la estructura organizativa y de responsabilidad del proyecto;

- Además de identificar el desglose de los distintos aspectos de la planificación, la realización de esta entrega requiere integrar los resultados obtenidos en el desarrollo de cada apartado con el resto de apartados. Todo ello requiere habitualmente varios ciclos de actualización hasta obtener un Plan de Proyecto viable y consistente.

- Generar un único documento donde esté integrada y actualizada toda la

documentación del proyecto. - En cada punto, además de presentar los resultados de las técnicas indicadas

se efectuará una descripción de los aspectos más relevantes. Entregables:

I. Documento de Plan de Proyecto. Al inicio del documento se presentará un Resumen Ejecutivo del Plan en 4 hojas como máximo.

II. Presentación del Plan de Proyecto. Duración máxima: 25 minutos.

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Contenidos:

1. Descripción general del Proyecto. Actualizar la descripción realizada en la Fase de Definición, después de haber efectuado el análisis detallado. Los puntos a desarrollar son:

- Meta y Objetivos del Negocio del Proyecto y del Proyecto (proceso y producto).

- Enfoque y estrategia del Proyecto - Definición completa del Alcance

o Alcance del Proyecto: Inclusiones y exclusiones. o Alcance de Producto: Resultados del Proyecto

- Stakeholders del proyecto.

2. Detalle del Alcance. Actividades y Entregables. WBS.

En este punto se genera el detalle de los productos o entregables del proyecto, a la vez que se presentan todos los paquetes de trabajo a realizar en la ejecución del proyecto. Se presentará:

- Alcance del Proyecto - WBS - Alcance del Producto - Resultados, productos, requerimientos y

entregables La realización de este apartado requiere, además de identificar el desglose de los productos asociados al alcance del proyecto, incorporar los resultados obtenidos en el desarrollo de los planes específicos (Calidad, Comunicación, etc.). Todo ello requiere habitualmente varios ciclos de revisión hasta obtener un cronograma del proyecto viable y consistente. Utilizar índices para representar la WBS.

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3. Plan de Corte/Transición

El objeto de punto es presentar como se efectuará la transferencia de los resultados obtenidos del proyecto a la organización u organizaciones que se harán cargo de su explotación o uso. Así, deberán identificarse la WBS, actividades específicas y entregables para la transferencia. De hecho, no es más que un tipo de resultado y de actividades a obtener en el proyecto, pero dada la trascendencia que pueden tener en ciertos casos, es significativo tenerlas identificadas aparte ya que pueden representar fases específicas del proyecto (por ejemplo: después de la construcción de una instalación eléctrica, viene su puesta en servicio, la conexión a la red nacional y la transferencia a sus explotadores).

4. Plan de Riesgos

El objeto de este punto es presentar la identificación de los riesgos del proyecto y el plan de respuesta o contingencia para hacerlos frente, fundamentado en su análisis. El análisis de los riesgos constará de:

- la identificación mediante RBS, - la relación descriptiva de cada riesgo, - la matriz de probabilidad e impacto de los riesgos.

En el plan de respuesta se identificará para cada uno de los riesgos relevantes: la estrategia utilizada y las acciones de respuesta, indicando cuales se incorporan al plan del proyecto. La realización del Plan de Riesgos se hará de forma conjunta y cíclica al desarrollo del resto de planes.

5. Plan de Calidad. Plan de Pruebas. Mediciones

El objeto de este punto es presentar la identificación de los estándares de calidad que son relevantes para el proyecto y determinar cómo deben ser satisfechos. Deben tratarse:

- el control de calidad, - el aseguramiento de la calidad, - la mejora del proceso para el proyecto.

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De forma remarcable, se debe determinar el plan de pruebas que debe efectuarse, incluyendo la preparación de las pruebas y su realización. Así mismo, para el caso que se deban efectuar mediciones.

Además, el Plan de Calidad deberá incorporar la identificación y definición si fuese necesario, de los procedimientos, normas y formularios que de forma efectiva permitan efectuar el seguimiento y control del proyecto (documentación del proyecto, reuniones del proyecto, control de alcance, control de cambios, control de riesgos, captura y seguimiento de la actividad, control del plan, control de costes, informes del proyecto). La realización del Plan de Calidad se realiza de forma conjunta y cíclica al desarrollo del resto de planes y debe quedar reflejado en la WBS. Para determinar el Plan de Calidad es posible utilizar las normativas existentes aplicables a cada caso (p ej. ISO 9000). Como norma general para el documento y de forma expresa para este apartado se pide la NO inclusión de desarrollos teóricos.

6. Plan de Comunicación

El objeto de este punto es determinar las necesidades de comunicación de los diferentes stakeholders en el ámbito del proyecto, identificar los mecanismos de comunicación y las actividades para preparar y efectuar dichas comunicaciones. Las necesidades de comunicación se determinan mediante el análisis de los productos a obtener del proyecto y del resto de actuaciones identificadas. La realización del Plan de Comunicación se realiza de forma conjunta y cíclica al desarrollo del resto de planes.

7. Cronograma General del Proyecto. Fases. Plan de Hitos y de los Principales Entregables El objeto de este punto es presentar de forma esquemática el Cronograma General donde se reflejen las Fases del Proyecto, el Plan de Hitos y de los principales Entregables. La realización de este punto se efectuará después de determinar los diversos planes detallados.

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Una vez Fijadas las Fases, el Cronograma General del Proyecto es una SÍNTESIS del PBS (los primeros niveles). También se indicarán en el cronograma las fechas de los Hitos. Utilizar una representación Gantt Chart. El Plan de Hitos y Principales Entregables se presentará según el formato de Tabla indicado en la asignatura de Teoría.

8. Cronograma de las actividades

En este punto se genera el detalle de la temporalidad de las actividades a realizar en la ejecución del proyecto. Por tanto, este punto debe incluir:

- Project Network Diagram – Secuenciación de actividades - PBS – Cronograma detallado de las actividades - Histograma temporal de utilización de los recursos

La realización de este apartado requiere integrar los resultados generados en la estimación de recursos, plazos y la planificación de recursos. Un aspecto relevante a conseguir es la nivelación de recursos a lo largo del proyecto. Todo ello requiere habitualmente varios ciclos de revisión hasta obtener un Project Schedule viable y consistente. Utilizar algún tipo de PDM (Project Data Management - software de planificación) para la realización del Project Network Diagram, Gantt Chart para representar el PBS e Histograma temporal de utilización de cada recurso. Se debe realizar un análisis del camino crítico y análisis de los márgenes total y libre.

9. Plan de Recursos

El objeto de este punto es doble, por una parte se trata de estimar los recursos que van a ser necesarios en el proyecto y - por otra parte - como se van a utilizar. Estimación de recursos Habrá que determinar todos los recursos (personal, equipos, materiales, maquinaria, servicios, ...) y las cantidades de cada recurso que son requeridas en cada una de las actividades del proyecto. Esta tarea se llevara a cabo una vez determinadas las actividades a realizar. De todas formas se deberán hacer varios ciclos de revisión. Es muy recomendable en este apartado la colaboración de expertos de las distintas áreas del proyecto.

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Plan de utilización de los recursos Habrá que determinar cuando se deben incorporar al proyecto los recursos específicos y cuando van a ser liberados (en los tipos de recursos que corresponda, p.ej. máquinas, personal etc.). Esta tarea se realiza una vez fijado el cronograma de actividades y estimados los recursos necesarios para llevarlas a término. De todas formas deberán hacerse varios ciclos de revisión.

10. Organización del Proyecto (Entorno y Equipo de Trabajo)

El objeto de este punto es identificar y establecer la estructura organizativa del proyecto. Esto es identificar y establecer los roles, responsabilidades y relaciones de reporting tanto del equipo de trabajo que debe realizar el proyecto como del entorno organizativo necesario (p.ej. Comité de Dirección, Comité de Seguimiento, Grupos de Soporte de Especialistas, etc.). Además se identificarán los componentes del equipo de trabajo. Todo ello desde un punto de vista práctico y orientado a la ejecución. Presentar Organigrama, descripción de Roles, Matriz de Responsabilidades e identificación de las personas del equipo de trabajo del proyecto. Si la organización del proyecto debe cambiar sustancialmente a lo largo del proyecto (p.ej. por la existencia de fases donde la cantidad de recursos son muy distintos) se deberá presentar lo solicitado para cada una de las situaciones.

11. Plan de Compras y Subcontratación

El objeto de este punto es determinar lo que se debe contratar, cuando y cómo. Esta tarea se realiza una vez fijado el cronograma de actividades y el plan de estimación de los recursos. En el Plan de Compras han de estar especificados los requisitos de la contratación (p.ej. objeto a contratar, plazos, estimación económica del contrato, plan de calidad aplicable, gestión del contrato, etc.). Se recuerda de nuevo evitar la inclusión de desarrollos teóricos.

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12. Plan de formación del equipo de proyecto El objeto de este punto es identificar las necesidades de formación que requieren las personas que van a componer el equipo de trabajo del proyecto para asegurar el suficiente conocimiento que les permita desarrollar sus actividades con éxito. Así mismo, se deberán identificar las actividades de formación que deben llevarse a cabo, como las actividades de preparación del material de formación.

13. Presupuesto detallado: gastos e inversiones

El objeto de este punto es establecer una línea de base de costes para poder medir el rendimiento del proyecto y el presupuesto del proyecto. Esta tarea se realiza una vez fijado el cronograma de actividades y estimados los recursos necesarios para llevarlas a término. De todas formas, se deberán hacer varios ciclos de revisión. En este punto se debe incluir:

- Presupuesto de costes - la línea de base de costes - el plan de tesorería y financiación del proyecto.

Realizar un análisis de los márgenes y una comparación con los parámetros financieros definidos en la entrega anterior.

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Entrega E - SEGUIMIENTO DEL PROYECTO Objetivos de la entrega:

El objeto de la entrega es simular ciertas actividades de control del proyecto. Su desarrollo se ha de basar en los procedimientos y estándares identificados en la Planificación del Proyecto. Se “inventará” una incidencia importante que obligue a realizar cambios en la ejecución planificada del proyecto (gestión de la Petición de un Cambio). La aprobación de estos cambios y su repercusión será anunciada al equipo en una reunión de grupo de trabajo (acta reunión). Finalmente, y situándonos en un entorno futuro, se analizará como ha repercutido este cambio en el proyecto tras un periodo determinado de tiempo. Repercusión en la triple restricción del proyecto (informe de Progreso al Comité de Seguimiento del Proyecto). Las actividades a simular son:

- Gestión de la Petición de un Cambio - Acta de una reunión de revisión de la actividad de un área del proyecto

afectada directamente por la incidencia. - Informe de Progreso al Comité de Seguimiento del Proyecto posterior a la

incidencia. Como paso inicial se deberá definir en detalle los procedimientos y formularios que se vayan a utilizar en la simulación de las actividades.

Entregables:

I. Documento de Seguimiento del Proyecto, cuyo contenido abarcará las tres actividades simuladas, más la concreción de los procedimientos utilizados. Al inicio del punto 4 se presentará un resumen ejecutivo del Informe de Progreso en 2 hojas como máximo.

II. Grabación de la presentación sólo del punto 4 (Informe de Progreso). Se trata de un documento en formato Power Point, acompañado por un único archivo de video de la presentación, con una duración que no supere los 10-15 minutos. El formato tiene que ser compatible con el Real Player 11 así que se recomienda comprobar la funcionalidad antes de hacer el envío de la entrega.

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Contenidos:

1. Procedimientos utilizados en la entrega

En este punto se efectuará la descripción detallada de cada procedimiento y de los formularios que se vayan a utilizar en el resto de puntos de la entrega. Describir los procesos de control de cambio definidos por la empresa.

2. Gestión de la Petición de un Cambio Se cumplimentará el formulario de petición de cambio con una petición (coherente con el proyecto), así como se registrarán los pasos y decisiones tomadas hasta la resolución final de efectuar o descartar.

3. Acta de una reunión de revisión de la actividad de un área del proyecto

Se cumplimentará un acta de reunión de revisión del jefe de proyecto con una área de actividad del proyecto (1 persona, 1 grupo de personas, contratista, etc.). El contenido del acta abarcará los siguientes puntos:

a. Resumen de la situación actual b. Progreso desde la última revisión c. Áreas de atención d. Revisión del Plan del Trabajo y esfuerzos estimados para esta Área de

Actividad (presentar un Gantt Chart de avance y actualizar las previsiones estimadas para finalizar las actividades)

e. Decisiones tomadas f. Metas para la siguiente reunión de revisión

4. Informe de Progreso al Comité de Seguimiento del Proyecto

Se cumplimentará un informe de progreso donde se incluya, entre otros, lo que se hará o lo que se hizo para resolver la incidencia y presentarlo a la siguiente reunión del Comité de Seguimiento del Proyecto, explicando la situación de TODO el proyecto. El contenido del informe abarcará los siguientes puntos:

a. Resumen de la situación actual b. Progreso desde la última reunión de seguimiento c. Áreas de atención d. Revisión del Plan del Proyecto, Esfuerzos estimados y Costes

(Presentar un Gantt Chart de avance y actualizar las previsiones estimadas de esfuerzos y costes)

e. Análisis del Earned Value (Valor ganado) f. Decisiones a tomar. Propuestas / Alternativas g. Metas para la siguiente reunión de seguimiento

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Conceptualmente, el planteamiento del contenido de la entrega E tiene que respectar el siguiente esquema temporal:

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Entrega F - CIERRE DEL PROYECTO Objetivos de la entrega:

El objeto de esta entrega es realizar el cierre del proyecto, concluir el proyecto, traspasar a la siguiente etapa y realizar una autoevaluación de las lecciones aprendidas del proyecto. En el caso de que el proyecto se realice con un cliente, la presentación puede ser el cierre con el cliente o a la compañía propia una vez finalizado.

Entregables:

I. Documento de Cierre de Proyecto.

II. Grabación de la presentación conjunta entregas F (cierre del proyecto) y G (conclusiones trabajo en grupo). Se trata de un documento único para las dos entregas en formato Power Point, acompañado por un único archivo de video de la presentación, con una duración que no supere los 10 minutos. El formato tiene que ser compatible con el Real Player 11.

Contenidos:

1. Resumen del Proyecto Describir lo que se pretendía, lo que se ha alcanzado, como se ha alcanzado, los problemas que se han encontrado y como se han resuelto.

2. Aceptación y validación de los resultados

Evaluar los resultados del proyecto respectos a los objetivos, los requisitos o requerimientos, los estándares de calidad, los indicadores financieros y los principales hitos a cumplir.

3. Cierre de Contratos y Evaluaciones Presentar el cierre de los contratos y las evaluaciones de los mismos para futuras experiencias.

4. Encuestas de Satisfacción

Presentar las encuestas de satisfacción de los stakeholders, si procede. 5. Cierre Administrativo del Proyecto

Dar el proyecto por cerrado y lanzamiento de la siguiente fase, si existe 6. Lecciones Aprendidas del Proyecto

Autoevaluación de las cosas que se han hecho bien en el desarrollo del proyecto, las que se han hecho mal, cosas que se volverían a hacer igual o de manera diferente. A grandes rasgos, mostrar los planes tácticos de 3 lecciones aprendidas a mejorar y el plan PM de lecciones aprendidas.

7. Acuerdo de Nivel de Servicio

Presentar los puntos que forman los niveles de servicio, si existen.

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Entrega G - CONCLUSIONES DEL TRABAJO EN GRUPO Objetivos de la entrega:

El objeto de esta entrega es hacer una revisión crítica del trabajo efectuado por el Grupo y de las actividades que ha comportado, como proceso de mejora personal.

El desarrollo de esta entrega parte de la revisión y reflexión de las actividades realizadas, los productos obtenidos y las vivencias experimentadas a lo largo del trabajo realizado.

Entregables:

I. Documento de Conclusiones del Trabajo en Grupo. Al inicio del documento se presentará un resumen ejecutivo de conclusiones en 2 hojas como máximo.

II. Grabación de la presentación conjunta entregas F y G. Contenidos:

1. Crítica del trabajo realizado

2. Experiencias del trabajo en Grupo

Enumerar las positivas y las negativas

3. Habilidades y Técnicas adquiridas para Gestionar Proyectos

Enumerar y valorar las habilidades y técnicas utilizadas en el trabajo frente a las explicadas, o no, en clase

4. Puntos fuertes y áreas de mejora del trabajo realizado