1

MøteledelseMestringskunnskap

Powerpointformat.

Philip DammenNorges Musikkhøgskole

2012

MESTRINGSARK 31

MØTELEDELSE 

 

Bakgrunn for manus:Enkeltes ønsker om mer effektive møter Enkeltes ønsker om at teamene skal fungere enda bedre

Dette er kun et utgangspunktLegg gjerne inn andre momenter

 Rykkinn skole 2008-2009Philip dammen

3

Innhold

Forberedelsen Gjennomføringen Avrunding av saker Avstemmingsprosedyrer Avslutningen Tidsrammen Demokrati Humor

 

Konflikter Ved kritikk Ved konflikt Utglidning Oppfølging Resultater Visjoner Generelle regler

4

Forberedelsen (1)

 Du blir en bedre møteleder når du:

Er fortrolig med at du er møtets leder....

Kjenner alle sakene

kjenner dine oppgaver som møtets leder

er trygg på at du mestrer dine oppgaver

Har sendt ut dagsorden i god tid

5

Forberedelsen (2)

 Du blir en bedre møteleder når du:

Har et bilde av møtets forløp

Forestiller deg i fantasien hvordan møtet forløper når det blir et bra møte Har et bilde av møtets formål

Vet når du har oppnådd det du ønsker Er klar over tidsrammen

6

Gjennomføring (1)

Gjennomføringen av møte går bedre om du:

Ser det nye møtet i sammenheng med det foregående

Har et overordnet perspektiv, en ide eller et formål utviklet på tidligere møter

Begynner presist

Velger referent

Får tilslutning for dagsorden:

Får godkjent referat fra forrige møte

7

Gjennomføring (2)

Gjennomføringen av møte går bedre om du:

Følger dagsorden om ikke noe annet vedtas

Gir ordet i riktig rekkefølge

Har tid til å behandle hver sak

Vet hvor man er i forhold til avsatt tid

Oppdager gjentakelser

Stopper diskusjonen ved gjentakelser av de samme argumenter

Vet når saker bør avrundes

8

Avrunding av saker

Vi får bedre møter når møteleder:

Varsler siste anledning til å tegne seg

Oppsummerer hver sak som avsluttes

Får frem forslag til vedtak

Klargjør vedtaks-prosedyrer

Gjennomfører avstemming

Sørger for at vedtaket blir referert

9

Avslutning

Vi får bedre møter når møteleder:

Rekker eventueltsaker

Oppsummerer møtet og tar hensyn til alle

Oppsummerer vedtak

Forbereder neste møte på grunnlag av det foregående

Avslutter møtet innenfor tidsrammen

10

Tidsrammen (1)

 Vi får bedre møter når møteleder:

Begrenser lange innlegg

Minner om tiden om det er nødvendig

Begrenser innspill utenom sak Avviser innlegg til saker som er

avsluttet

11

Tidsrammen (2)

Vi får bedre møter når møteleder:

Skiller replikk og saksinnlegg (misbruk her) Vurderer når reglene skal brytes

Avviser innlegg til saker som er avsluttet

Skiller replikk og saksinnlegg (misbruk her) Vurderer når reglene skal brytes

12

Demokrati (1)

Den demokratiske leder:

Setter seg opp på talelisten

begrenser egne innlegg til det vesentlige

Slipper til alle

Inviterer tause til å uttale seg

13

Demokrati (2)

Viser respekt for svake og sterke

Oppsummerer uklare innlegg, presist, men ut fra innleggets opprinnelige intensjoner

Sjekker ut forsamlingens vilje

14

Humor

Deltakerne jobber ofte bedre når du:

Ser det humoristiske i en sak Har humor på egne vegne

Er ikke humoristisk på andres

15

Generelle regler (1)

Stol på deg selv når du går inn

Vurder hvordan du fungerer som møteleder

Spør enkelte hvordan du fungerer (etterpå)

Noter punkter som kan gjøres bedre

16

Generelle regler (2)

Forestill deg i fantasien hvor du reagerer leder møtet når viktige momenter er realiser

Se på punktene før du leder neste møte

Vurder når reglene for møteledelse skal brytes

17

Ved problemer

 Du forebygger og løser konflikter når du:

Har et bilde av problemer som kan oppstå

Fokuserer på løsninger og muligheter Har en plan for å løse utfordringene

Formidler optimisme

Har øye for den enkeltes trivsel

18

Ved kritikk

Du blir en bedre møteleder når du:

Ikke går i prestisje ved kritikk

Ber om presiseringer av kritikk Ber om vurdering av atferd, ikke person

Spør partene hva de prøver å få til

Spør partene hva de prøver å få til

Ber deltakerne lytte etter gode intensjoner

19

Ved konflikt

 Du mestrer konflikter bedre om du:

beholder lederskapet ved konflikt Regner med uenighet, møter den med ro

Vurderer hvilke som skal tas eller vente

Er opptatt av løsninger

Ber om presis beskrivelse av uenighet

20

Ved konflikt

 Du mestrer konflikter bedre om du:

Ber deltakerne unngå egenskapsvurderinger

Leter etter og påpeker enighet

Starter forhandlingene herfra

Binder gruppen sammen, snakker om oss og vi

21

Utglidning (1)

Du får mer kontroll når du:

Holder styringen - om enkelte glir ut

Rydder opp og sorterer

Klargjør situasjonen før man går videre

Opprettholder gjensidig respekt

22

Utglidning (2)

Du får mer kontroll når du:

Demper enkelte - men vennlig

Stopper diskusjoner - men "arkiverer" dem

Tar opp regler for kommunikasjon Tar pauser for å roe ned forsamlingen

23

Møtedeltakeren

Du blir en bedre møtedeltaker om du:

Ber om ordet før du snakker

Holder deg til det vesentlige

Lytter etter det vesentlige

Lytter etter andres intensjoner

Ikke avbryter andres innlegg

Forsøker å få frem det man er enige om

24

Resultater (1)

  Vi får bedre resultater

Når alle får formidlet sitt syn

Når alle ønsker en felles plan

Når alle får mer: motivasjon, arbeidsglede innsikt i saken

25

Resultater (2)

Vi får bedre resultater

Når alle får følelse av at enkelte utfordringer er løst

Når alle får: klarhet i hva de kan gjøre for å følge opp

Når man øker sin toleranse for andre deltakerne

26

Mål og visjoner

 Du får bedre møter og bedre resultater når du

Har en visjon, et langsiktig mål

Formulerer visjonen positivt

Lager små realistiske delmål

Blir bevisst forbindelsen mellom delmål og visjoner

27

Mål og visjoner (2)

Du får bedre møter og bedre resultater når du

Vurderer om møtet fører til handlinger mellom møtene.

Vet at møter kan løse konflikter og gi perspektiver og oversikt men møter erstatter ikke handlinger

Vet handlinger er avgjørende. Klargjør hvem som skal gjøre hva til neste gang