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Manual de Organizacion y Funciones
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UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS
Desarrollo
Organizacional
TRABAJO
FINAL
TEMA:
MOF DE LA EMPRESA “EL RAYO BUSINESS MAR
S.A.C”
Estudiante:
Betty Huapaya
Alvarado
Código:
20081009H
Profesor:
Ing. Villanueva
I.- ÍNDICE
I. INDICE
II.ÍNTRODUCCION
III. ORGANIGRAMA
IV. ASIGNACIÓN
V. DESCRIPCIONES DE PUESTO DE TRABAJO
II.- INTRODUCCIÓN
El Manual de Organización y Funciones (MOF) de la Empresa “El Rayo Business S.A.C”, es un documento normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones, así como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro de Asignación de Personal. (Resolución Jefatura Nº 095-95-INAP/DNR, Normas para la Formulación de los Manuales de Organización y Funciones en la Administración Pública, Directiva Nº001-95-INAP/DNR)
III.- ORGANIGRAMA
Directorio
Gerente general
Servico al cliente
Relaciones Publicas
Departamento de Reclamos
Administracion
Contabilidad y finanzas
Recursos humanos
Sistemas
Desarrollo Organizacional
Ventas
Encargado de prevención
Gerente Contralor
Gerencia de Asuntos legales
Gerencia de Tecnologia
IV.- ASIGNACIÓN
El Manual de Organización específico tiene como finalidad servir como instrumento de referencia y consulta que oriente a los servidores públicos de ésta Unidad Administrativa y de las demás unidades administrativas de la propia dependencia, respecto a la organización y funcionamiento de la citada unidad, buscando con ello superar las disfunciones, duplicidades, dispersión de responsabilidades y en su caso el centralismo de facultades y recursos de la Institución El manual tiene como objetivo unir ese vínculo estrecho entre lo que hacen y los resultados que se esperan de cada uno de ellos.
V.DESCRIPCIONES DE PUESTOS
Gerencia General.
Finalidad
Planificar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de “EL RAYO”. para el
cumplimiento de sus fines, objetivos y metas, de acuerdo a las normas vigentes y a los
acuerdos y disposiciones del Directorio.
Funciones
Sus funciones comprenden el planeamiento, organización dirección, control,
evaluación, resolución y coordinación general de las actividades operacionales,
comerciales y administrativas de la EPS.
-Establece los objetivos y metas generales para los diferentes Sistemas de Gestión
Empresarial, así como aprobar los específicos para cada una de ellos.
-Ejerce la representación de la EPS ante las distintas entidades y organismos públicos y
privados, nacionales y extranjeros, con las facultades generales del mandato y las
especiales que le confiere el Estatuto y leyes especiales.
Puesto(s) que supervisa directamente:
- Secretario General
- Gerente Administrativo‐Financiero
- Gerente Comercial
- Gerente de Operaciones
Unidad orgánica.-
Gerente de Recursos Humanos.
Finalidad
Es la unidad de apoyo encargado de administrar las diversas funciones de recursos
humanos, procurando conciliar el desarrollo individual de sus trabajadores con el
desarrollo organizacional de la institución.
Funciones
Planear, en los niveles estratégicos, tácticos y operacionales. Las funciones de
reclutamiento y selección, inducción, capacitación y entrenamientos, evaluación del
desempeño, administrativo de carrera, y remuneraciones y compensaciones.
-organizar en los niveles, estratégicos, tácticos y operacional, las funciones de
reclutamineto y selección, inducción, capacitación y entrenamiento, evaluación del
desempeño, administración de carrera y remuneración y compensaciones.
Controlar, en los niveles, estratégicos, tácticos y operacional, las funciones de
reclutamiento y selección, inducción, capacitación y entrenamiento, evaluación del
desempeño, administración de carrera y remuneración y compensaciones.
PERSONAL ASIGNADO.-
Gerencia de Recursos humanos
Jefe de división de reclutamiento y selección
Jefe de la división de remuneración y compensación
Analistas de la división de capacitación
Analistas de la división de remuneraciones y compensaciones
Unidad orgánica.-
Gerente de sistemas.
Finalidad
Diseña, desarrolla y controla los diferentes Sistemas de Información y mantiene
operativos los Equipos informáticos con los que cuenta la Empresa, así como el
asesoramiento a la Alta Dirección en acciones de su competencia
Realiza los estudios de base para la planificación. Formula y evalúa la ejecución
de los planes, presupuestos, programas y proyectos, y coordina con los órganos
competentes de los Entidad.
Funciones
Planea, investiga y determina, en coordinación con las áreas usuarias, los
requerimientos de
sistematización y tecnología informática para las diversas actividades
funcionales que así lo justifiquen.
Elabora del Plan Director de Desarrollo Informático.
Elabora y mantiene actualizado el plan de contingencias informático.
Diseña y desarrolla documentadamente las aplicaciones computarizadas
correspondientes a los diferentes aspectos de la Gestión Empresarial.
Genera procesos que permitan un adecuado funcionamiento y
mantenimiento de los sistemas informáticos desarrollados.
Coordina y apoya el procesamiento automático de las diferentes aplicaciones
relativas a los sistemas y programas desarrollados, verificando su consistencia y
calidad.
Evalúa periódicamente la eficiencia del Software y Hardware para
determinar la factibilidad de aplicación de nuevas tecnologías.
Da soporte técnico a usuarios a través de equipos especializados.
Es responsable directo de la generación de Copias de Seguridad e Imagen
para salvaguardar la integridad de la información manejada por la Empresa.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES:
1. Asesora a la Alta Dirección, a las Gerencias de Línea, los demás órganos de la Entidad, en los aspectos relacionados al ámbito de su competencia.
2. Evalúa periódicamente el cumplimiento de los objetivos, metas y acciones previstas en los planes, programas, presupuesto, proyectos y actividades de la Entidad.
Unidad orgánica.-
Gerente de Finanzas
Finalidad
Administrar de manera eficiente los recursos humanos, materiales, económicos y
financieros de la empresa.
Funciones
Formula, ejecuta y controla el Plan y Presupuesto Operativo anual de las
actividades Administrativo‐
Financieras de la Empresa de acuerdo a las políticas, normas y estrategias
establecidas por la Alta
Dirección.
Establece normas, procedimientos y criterios técnicos para el desarrollo de los
procesos y actividades bajo su competencia.
Administra los recursos necesarios para el desarrollo de las operaciones
corrientes y de inversión de la empresa..
Supervisa y controla las actividades del personal de acuerdo a las funciones
asignadas, en forma tal que se cumplan oportunamente, con los
requerimientos de cada uno de los puestos del área a su cargo.
Planea, dirige, coordina, controla y evalúa los recursos humanos, recursos
financieros, los bienes, el abastecimiento de los recursos materiales y de los
servicios generales y no personales que requiera la Empresa, en concordancia
con la política y normatividad que corresponda.
Brinda asesoría y/o, apoyo especializado y ejecuta cuando le corresponda, los
procesos de licitaciones y contratos para la formulación de estudios,
proyectos, ejecución de obras, así como los referidos a las adquisiciones de
bienes y servicios.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES:
3. Resuelve todo tipo de reclamo o dificultades concernientes al Área Administrativa Financiera.
4. Sugiere cambios de métodos de trabajo, aplicando nuevas técnicas. 5. En coordinación con su Supervisor inmediato, decide la metodología a
seguir en la realización de tareas propias del Área. Unidad orgánica.-
Gerente de Contabilidad
Finalidad
Registra en forma oportuna y confiable las transacciones económicas financieras, en base a dispositivos legales vigentes, principios y normas de Contabilidad generalmente aceptados a nivel de la contabilidad general, contabilidad patrimonial y contabilidad de costos. Funciones
Elabora y propone el Plan Contable General de la Empresa.
Elabora la información contable y financiera requerida por la Alta Dirección.
Formula, refrenda y presenta los estados financieros dentro de la periodicidad
establecida por las disposiciones legales y normas de control interno, así como
los Balances Tributarios, Declaraciones Juradas.
Sustenta los estados financieros a la Junta General de Accionistas para su
aprobación anual.
Ejecuta la conciliación mensual de la cartera de cobranza.
Asiste a reuniones internas y externas, relativas a aspectos del Área
Administrativa Financiera.
Puede reemplazar al Gerente Administrativo Financiero durante su
ausencia.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES:
1. Compatibiliza las funciones específicas de su cargo con las funciones generales de Contabilidad.
2. Asiste a la Gerencia Administrativa 3. Financiera en la solución de todo tipo de reclamo o dificultades concernientes
al Subsistema de Contabilidad.
Unidad orgánica.-
Gerente de Operaciones
Finalidad
Apoyar en la programación, ejecución, control y evaluación de los programas de producción, distribución y control de calidad del agua potable, tratamiento y disposición final de desagües, el mantenimiento de la infraestructura de producción, así como las actividades inherentes a los estudios y proyectos para la expansión, rehabilitación y optimización de la infraestructura de los servicios de saneamiento.
Funciones
Apoyar en la formulación del plan estratégico Institucional, Plan Operativo,
Presupuesto anual y Plan
Anual de Contratación y Adquisiciones, en lo que respecta a la Gerencia de
Operaciones.
Apoyar e informar las coordinaciones realizadas con la Gerencia de
Administración‐Financiera, y la Oficina de Planeamiento en el seguimiento de
los procesos de concursos, adjudicación y contratación que requieran la
ejecución de los estudios y proyectos a su cargo.
Apoyar en la evaluación de los contratos de estudios y proyectos.
Informar el cumplimiento de las metas físicas de la Gerencia.
Supervisa y controla las actividades del personal de acuerdo a las funciones
asignadas, en forma tal que se cumplan oportunamente, con los
requerimientos de cada uno de los puestos del Área de Operaciones.
Estudia, desarrolla y dinamiza las normas y procedimientos que racionalizan y
optimizan las labores de
la Gerencia de Operaciones, en concordancia con las normas de control interno
establecidas.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES:
1. Resuelve todo tipo de reclamo o dificultades concernientes al Área Operaciones.
2. Sugiere cambios de métodos de trabajo, aplicando nuevas técnicas. 3. En coordinación con su Supervisor inmediato, decide la metodología a seguir en
la realización de tareas propias del Área. Unidad orgánica.-
Jefe de personal
Finalidad
Organiza, Coordina y ejecuta responsable y eficientemente los trabajos de supervisión permanente del proceso de producción del agua potable de las Plantas de Tratamiento y la Pampa Inalámbrica, garantizando la cantidad, calidad y continuidad del servicio. Supervisa la labor del personal obrero. Funciones
Es responsable del cumplimiento de las operaciones de almacenamiento del
agua cruda en las fuentes superficiales.
Dirige permanentemente la adecuada captación y producción del agua potable.
Dirige la programación, desarrollo y control del volumen de producción de agua
potable.
Supervisar los trabajos de control de calidad del agua potable, cuidando que
estos se encuentren dentro de los estándares de calidad física, química y
bacteriológica para el consumo humano.
Supervisar el cumplimiento de las normas, manuales operativos y de
seguridad en el proceso de producción del agua potable.
Supervisar la utilización y dosificación de los insumos químicos, reactivo,
equipos y accesorios para la producción del agua.
Supervisar el cumplimiento de metas de producción de la Planta de
Tratamiento y de los indicadores de gestión.
Supervisar e informar el cumplimiento y/o no de las funciones de los
trabajadores de las Plantas de Proponer mejoras para la producción,
determinando las disposiciones, normas y reglamentos.
Verificar los trabajos efectuados por terceras personas. y/o services.
Emite informes del seguimiento de la calidad, con propuestas de medidas
correctivas.
Establece métodos y procedimientos que aseguren la realización eficiente del
trabajo, dentro de las normas internas de la Empresa.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES:
Asiste a su Supervisor en la solución de todo tipo de reclamo o dificultades concernientes al Área Operacional.
Unidad orgánica.-
Gerente de MANTENIMIENTO
Finalidad
Planear, dirigir y coordinar las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo de redes, y la infraestructura electromecánica de la Entidad. Funciones
Planear, dirigir y coordinar las tareas de normalización, programación y
control de las actividades relacionadas con el mantenimiento de obras civiles.
Planear, dirigir y coordinar las tareas de normalización, programación y
control de las actividades relacionadas con el mantenimiento de equipos
eléctricos, mecánicos, electromecánicos y medidores.
Supervisar, controlar y evaluar los programas de mantenimiento
preventivo así como planear y coordinar los recursos necesarios para el
mantenimiento de emergencia.
ejecución de las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo.
Programar, dirigir, controlar y coordinar el mantenimiento del sistema
operacional.
Registra y envía reportes de las ocurrencias diarias en una base de datos como
personal, materiales, equipos y herramientas.
Propone mejoras del sistema en base a los causales que originaron
desperfectos.
Velar por el mantenimiento, control y conservación de los bienes
patrimoniales de su división en
coordinación con el Equipo de Control Patrimonial.
Mantener actualizada la información de los sistemas informáticos
implementados en el ámbito de su competencia.
Revisar y autorizar los gastos con cargo al presupuesto asignado a su actividad
operativa, con plena observancia de la normativa vigente.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES:
1. Presentar informes mensuales sobre las acciones realizadas por el personal de campo previa evaluación de las causales.
2. Supervisar y revisar la preparación de informes que sean necesarios para satisfacer los requerimientos de la Gerencia de Operaciones.
3. Realizar otros trabajos específicos que dentro de sus funciones y necesidades, le encargue su Supervisor inmediato.
4. Puede reemplazar al Sub‐Gerente de Operaciones Unidad orgánica.-
Gerente de Ventas
Finalidad
Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de proceso comercial y atención
al cliente, de desarrollo, de actualización y mantenimiento catastral de clientes; de
medición y control de consumo; de facturación y cobranzas; control de cortes y
reconexión de servicios; presupuestos y contratos, así como de la promoción
comercial. Así como, generar los recursos necesarios para el desarrollo de las
operaciones corrientes y de inversión de la empresa
.Funciones
Formular y proponer a la Alta Dirección, los objetivos, lineamientos de políticas,
estrategias, planes y programas para el desarrollo de las actividades de su
ámbito funcional.
Planear, dirigir, coordinar, controlar y evaluar el proceso de Catastro de
Clientes en lo concerniente a las
actividades de planimetría, actualización y mantenimiento catastral e
inspección domiciliaria.
Planear, dirigir, coordinar, controlar y evaluar el proceso de medición y control
de consumos.
Planear, dirigir, coordinar, controlar y evaluar el proceso de facturación y
cobranzas, en lo concerniente a las actividades procedimiento de facturación,
cobranzas y de emisión y control de las ordenes de corte y de reconexión de
servicios.
Planear, dirigir, coordinar, controlar y evaluar el proceso de comercialización,
en lo concerniente a las actividades de promoción comercial, presupuestos,
contratos y atención al cliente.
Dirigir y coordinar la realización de estudios de mercado y priorizar acciones
referidas a analizar, evaluar y formular propuestas sobre las necesidades,
hábitos, patrones de consumo y su evolución, en aspectos referidos al ámbito
empresarial, en coordinación con la oficina de Planeamiento
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES:
1. Resolver todo tipo de reclamo o dificultades concernientes al Área Comercial.
2. Sugerir cambios de métodos de trabajo, aplicando nuevas técnicas..
Unidad orgánica.-
Gerente de Servicio al cliente
Finalidad
Diseña, desarrolla y controla los diferentes Sistemas de Información y
mantiene operativos los Equipos informáticos con los que cuenta la Empresa,
así como el asesoramiento a la Alta Dirección en acciones de su competencia
Planificar, organizar, formular, coordinar, ejecutar y controlar las actividades
y/o programas de los procesos Comerciales y Atención al Cliente.
Promoción, difusión y venta de servicios; campañas de incorporación de
clientes potenciales y/o factibles; estudio de mercado referido a los servicios,
elaboración de presupuestos y contratos de nuevas conexiones y servicios
colaterales; proceso de medición de los servicios.
Elaboración y actualización de planos catastrales, inspectoría de campo y
domiciliarias, zonificación, conexión e instalación de medidores y
re‐empadronamiento de usuarios.
Solución de reclamos del usuario relacionados a problemas de carácter
comercial, operacional,
administrativo y legal, coordinando con las diferentes áreas y/o unidades
orgánicas para su cumplimiento
Funciones
Planear, dirigir, coordinar, elaborar y desarrollar estudios y programas que
permitan crear conciencia en la población de que su apoyo y participación hará
posible mejorar sus condiciones sanitarias.
Estudiar y proporcionar recomendaciones para mejorar las relaciones Empresa
‐ Cliente a promoción y venta de servicios, deberes y derechos.
Dirigir, coordinar y controlar la formulación, diseño e implementación de
campañas de incorporación de clientes potenciales y factibles en coordinación
con la oficina de imagen institucional.
Formular, dirigir, coordinar y controlar los estudios de mercados referidos a los
servicios que presta la empresa a fin de determinar las necesidades, hábitos,
formas de consumo e identificación de clientes
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES:
1. Asiste a la Gerencia Comercial en la solución de todo tipo de reclamo o dificultades concernientes al Área de Procesos Comerciales y Atención al Cliente.
Unidad orgánica.-
Jefe de Servicios.
Finalidad
Realizar responsablemente la ejecución de actividades de comercialización, orientados
a la promoción de los servicios de agua potable, alcantarillado y servicios colaterales,
incluye además, el tramitar las solicitudes de reclamos, fraccionamiento, duplicados,
facturación adicional, nuevas conexiones y otros
Funciones
Atender a los clientes, orientándolos sobre la adquisición de nuevas conexiones
de los servicios de agua potable, alcantarillado y servicios colaterales que
brinda la empresa.
Entregar los presupuestos y certificados de factibilidad, emitiendo los contratos
por conexión nueva, evaluando, coordinando las modalidades y planes de pago
de acuerdo a la normatividad vigente, de ser el caso.
Procesar la suscripción de los contratos de nuevos clientes, llevando un control
actualizado.
Efectuar seguimiento del proceso de venta de conexiones de agua potable,
alcantarillado, hasta la facturación de las mismas.
Efectuar control estricto de los expedientes de venta de conexiones nuevas y
servicios colaterales.
Coordinar la facturación con la División de Facturación y Cobranzas, de los
servicios por conceptos de instalaciones, nuevas conexiones y servicios
colaterales, según sea el caso.
Recepcionar los reclamos y solicitudes de los clientes así como canalizar y/o
tramitar la atención de los mismos.
Emitir duplicados de recibos a solicitud de los clientes, registrando el motivo
que tiene el cliente para solicitarlo.
Conceder fraccionamientos de pago y Refinanciamientos, de acuerdo a las
políticas establecidas por la División de Facturación y Cobranza.
Informar y orientar a los clientes en lo referente al cumplimiento de
normas y disposiciones del reglamento de Prestación de Servicios.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES:
1. Asiste a su Supervisor en la solución de todo tipo de reclamo o dificultades concernientes al Equipo de Procesos de Atención al Cliente.
Unidad orgánica.-
Jefe de Publicidad
Finalidad
Efectuar la recopilación, registro, sistematización y actualización de las informaciones
catastrales, del padrón de clientes y de nuevas conexiones ejecutadas; así como
diseñar y actualizar los planos catastrales, establecer las rutas de lectura y distribución
de recibos
.Funciones
Programar, dirigir, coordinar y controlar el proceso de modificación, ubicación
y/o re‐ubicación de los usuarios, así como la baja e incorporación de nuevos
clientes.
Compilar, sistematizar, organizar y actualizar el padrón de clientes.
Efectuar el registro y actualización de las informaciones catastrales referidas a
datos del inmueble, del cliente, conexiones de agua y desagüe, medidoras,
datos del servicio y otros.
Llevar controles y cuadros estadísticos sobre conexiones domiciliarias
ejecutadas y toda información catastral referente al mercado de clientes.
Coordinar y ejecutar el re empadronamiento para re categorizaciones,
verificando la situación de los servicios existentes, detección y/o levantamiento
de conexiones clandestinas.
Informar de las conexiones nuevas ejecutadas; así como el cambio de
categoría, diámetros y toda la información referente a conexiones
domiciliarias.
Proporcionar datos técnicos e información catastral sobre conexiones y
clientes, cuando sean solicitadas
por las demás áreas de la Empresa.
Participar en censos periódicos catastrales.