MODULO 1 que es una organizacion gob federal

CURSO DE DESCRIPCION Y PERFIL DE PUESTOS SECRETARA DE LA FUNCIN PBLICA

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MODULO 1

1. Qu es una organizacin?

El ser humano siempre ha tenido la necesidad de encontrar el xito en cualquiera de sus actividades. Muchas veces no podemos lograr ese objetivo debido a nuestras propias limitaciones. Es por ello que se recurre a la colaboracin o ayuda de otras personas, formando as una organizacin. sta puede estar conformada por dos o ms personas que necesariamente se comunicarn y velarn en conjunto por alcanzar su propsito.

Una organizacin es una unidad social constituida en forma deliberada, con fines y objetivos predeterminados, sobre una base de actuacin de cierta permanencia que se rige por un orden normativo, y se estructura alrededor de centros de poder y de decisin internos y externos, que regulan y controlan su operacin para encaminarla al cumplimiento de sus propsitos.

Otras definiciones de Organizacin

P.M. Blau. ( ) :

"Es la existencia de procedimientos formales para movilizar y coordinar los esfuerzos de diversos subgrupos, generalmente especializados, con miras a alcanzar objetivos comunes".

Max Weber (1922):

"Un grupo corporativo entendido ste como una relacin social que, o bien est cerrada hacia fuera, o bien, limitada mediante reglas y disposiciones de admisin de personas ajenas. Este objetivo se logra gracias a que tales reglas y ordenes se llevan a la prctica a travs de la actuacin de individuos especficos (director, jefe) y de un grupo administrativo".

-BARNARD (1959:93)

"un sistema de actividades o fuerzas conscientemente coordinadas de dos o ms personas. Supone una situacin concreta en la que se d cooperacin y sus componentes constituyen varios sistemas diferentes (fsicos, biolgicos, psicolgicos) pero lo que les unifica y relaciona es la organizacin"

-ARGYRIS (1957:54)

Afirma que la propiedad fundamental de una organizacin es su basamento lgico, su racionalidad esencial. Una organizacin formal est basada en ciertos principios, tales como: la especializacin de tareas, la cadena de mando, la unidad de direccin, la racionalidad...

-ETZIONI (1964)

"una unidad social que ha sido creada con la intencin de alcanzar metas especficas: cooperativas, empresas, hospitales, iglesias, prisiones, escuelas..."

-KATZ y KAHN (1977:25)


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como un sistema energtico de consumo-resultado, en el que el energtico proveniente del resultado reactiva el sistema. Las organizaciones sociales son sistemas abiertos que interactan con su ambiente.

-WEINERT (1987:41)

"una organizacin es un conjunto colectivo con lmites relativamente fijos e identificables, con una ordenacin normativa, con un sistema de autoridad jerrquico, con un sistema de comunicacin, y con un sistema de miembros coordinado; este conjunto colectivo est formado por una base relativamente continua dentro de un entorno que le rodea y se dedica a acciones y actividades que normalmente tienen una meta final u objetivo, o una serie de metas finales u objetivos".

Una organizacin hace posible que muchas personas funcionen como una unidad; para asegurar que cada una de ellas cumpla a cabalidad con su papel dentro de esta estructura, la organizacin debe conjuntar varios elementos:

Elementos de la Organizacin

1. Individuos y Grupos Interrelacionados.

2. Objetivos y Fines.

3. Diferenciacin de Funciones.

4. Coordinacin Racional Intencionada.

5. Tiempo.

Una "organizacin", est constituida por:

a) Relaciones entre los individuos que la forman.

b) Interacciones de carcter previsto con anterioridad.

c) Asociadas entre s.

d) "Control de interacciones", de cara a conseguir las previsiones establecidas (objetivos).

Estn sujetas a la estructura y al poder, todo ello planteado con criterios de racionalidad, es decir, lejos de toda arbitrariedad.

El conjunto de todos los elementos que utiliza una organizacin como medio para alcanzar sus objetivos, se llama estructura organizacional.

La estructura de una organizacin es indispensable para que sta sea ms productiva y econmica. A partir de los elementos mencionados se establece la disposicin y correlacin de las actividades, jerarqua y funciones requeridas para alcanzar los objetivos.

La organizacin se divide en unidades administrativas; cada una tiene funciones y responsabilidades diferentes. Son dirigidos por una autoridad, la cual est encargada de


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actividades especficas. Estas unidades necesariamente deben relacionarse entre s para obtener la eficiencia que se busca.

Algunas ventajas de una buena organizacin son:

1. Lograr un contexto en el que el personal trabaje en conjunto en lugar de hacerlo en contra.

2. Facilitar el logro de los propsitos

3. Proporcionar comunicaciones efectivas y eficientes.

4. Dar a conocer a los empleados las redes o rutas de mando.

5. Proporcionar mtodos para realizar actividades con un mnimo de esfuerzo.

6. Incrementar la productividad y reducir los costos al evitar la lentitud o ineficiencia en las actividades.

La ciencia que estudia la manera de gestionar una organizacin se denomina administracin.

Se entiende por administracin al conjunto ordenado y sistematizado de principios, tcnicas y prcticas que tienen como finalidad apoyar la consecucin de los objetivos de una organizacin a travs de la provisin de los medios necesarios para obtener los resultados con la mayor eficiencia, eficacia y congruencia; as como la ptima coordinacin y aprovechamiento del personal y los recursos tcnicos, materiales y financieros.

La administracin puede ser de empresas privadas o de organizaciones pblicas.

2. Qu es la Administracin Pblica Federal?

La administracin pblica es la principal actividad que corresponde desarrollar al Poder Ejecutivo para la prestacin de los servicios pblicos.

El Poder Ejecutivo, queda depositado generalmente en una persona. An cuando debemos advertir que no siempre se ha dado el caso de que los Estados dispongan de un Poder Ejecutivo unipersonal. Por ejemplo, posteriormente a la poca del terror, en Francia, se conform como depositario de la labor ejecutiva a un directorio, es decir, a un rgano colegiado, formado por tres personas, con el propsito de gobernar este pas.

Dada la dificultad que resulta de coordinar a los rganos colegiados, generalmente en los Estados actuales se ha decidido por disponer como titular del Poder Ejecutivo a una persona fsica; de tal manera que el titular de la administracin es un ente unilateral.

En nuestro pas, en el mbito federal, existe de conformidad a lo que previene el artculo 80 de la Constitucin, un Supremo Poder Ejecutivo de la Unin, mismo que se deposita en un slo individuo al que se le denomina Presidente de los Estados Unidos Mexicanos

El Presidente de la Repblica para auxiliarse en el desarrollo de la actividad administrativa del Estado, cuenta con una serie de entidades administrativas que le prestan ayuda y que, por razones de jerarqua, dependen de l, bien sea de manera directa o indirecta.

Estas entidades administrativas constituyen la Administracin Pblica Federal, que se define como el conjunto de rganos que auxilian al Ejecutivo Federal en la realizacin de la funcin administrativa, en esta materia, se compone de la Administracin Central y Paraestatal que consigna la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal.

El artculo 90 de la Carta Magna dispone que la Administracin Pblica Federal sea Centralizada y Paraestatal conforme a la Ley Orgnica que expida el Congreso. En esa Ley Orgnica se distribuyen los negocios del orden


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administrativo de la Federacin que estn a cargo de las Secretaras de Estado y Departamentos administrativos y define las bases generales de la creacin de las entidades Paraestatales y la intervencin del Ejecutivo Federal en su operacin.

3. Organizacin de la Administracin Pblica Federal.

Para el desempeo de la actividad administrativa y la prestacin del servicio pblico a cargo del Ejecutivo, la Administracin Pblica Federal se organiza de cuatro formas

4. La Administracin Pblica Central.

Est conformada por un conjunto de dependencias administrativas tales como: la Presidencia de la Repblica, las Secretaras de Estado, la Consejera Jurdica del Ejecutivo Federal y los Departamentos Administrativos que determine el titular del Ejecutivo Federal.

Dependencia

Es aquella institucin pblica subordinada en forma directa al Titular del Poder Ejecutivo Federal en el ejercicio de sus atribuciones y para el despacho de los negocios del orden administrativo que tiene encomendados. El acuerdo de sectorizacin reserva el concepto de dependencias a los organismos pblicos del Sector Central que no son coordinadores de sector y da la denominacin de secretara a los que s lo son.

rgano Administrativo Desconcentrado

Forma de organizacin con autonoma administrativa pero sin personalidad jurdica ni patrimonio propio, que de acuerdo a la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal, tiene facultades especficas para resolver asuntos de la competencia de su rgano central, siempre y cuando siga los sealamientos de normatividad dictados por


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este ltimo. Ejemplos: Comisin Nacional de Libros de Texto Gratuitos, Consejo Nacional de Radio y Televisin, etc.

Aqu te hemos presentado algunos ejemplos, pero si quieres conocer ms, haz clic en siguiente link.

5. La Administracin Pblica Paraestatal.

Conjunto de entidades de control presupuestario directo e indirecto integrado por: los organismos descentralizados, las empresas de participacin estatal, las sociedades nacionales de crdito, las organizaciones auxiliares nacionales de crdito, las instituciones nacionales de seguros y los fideicomisos.


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6. Estructura de las instituciones de la APF.

El enfoque sistmico que trata de comprender el funcionamiento de la sociedad desde una perspectiva holstica e integradora, en donde lo importante son las relaciones entre los componentes. Se llama holismo al punto de vista que se interesa ms por el todo que por las partes. El enfoque sistmico no concibe la posibilidad de explicar un elemento si no es precisamente en su relacin con el todo. Metodolgicamente, por tanto el enfoque sistmico es lo opuesto al individualismo metodolgico, aunque esto no implique necesariamente que estn en contradiccin.

En la estructura de la Administracin Pblica Federal es posible identificar tres niveles de anlisis: Macro administrativo (Estructura de la APF), Administrativo medio (Integracin

sectorial) y Micro administrativo (Dependencia o entidad paraestatal.

Cabe sealar que el sistema de la APF, representa un subsistema administrativo que forma parte de un sistema mayor que es el poltico, y este a su vez de uno general que es el sistema social.

Una estructura adecuada es capaz de desarrollar interrelaciones lgicas, racionales, entre las diferentes reas, dando congruencia a las funciones, con la finalidad de incrementar la eficiencia de la organizacin en su conjunto.

La estructura le da forma y constituye el eje sobre el cual giran todas las actividades.


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7. Estructura Orgnica.

Es la disposicin sistemtica de los rganos que integran una institucin, conforme a criterios de jerarqua y especializacin, ordenados y codificados de tal forma que sea posible visualizar los niveles jerrquicos y sus relaciones de dependencia, por ejemplo:


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La Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, define a las Unidades de administracin como los rganos o unidades administrativas de los ejecutores de gasto, establecidos en los trminos de sus respectivas leyes orgnicas, encargados de desempear las funciones de planear, programar, presupuestar, en su caso establecer medidas para la administracin interna, controlar y evaluar sus actividades respecto al gasto pblico.

(http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LFPRH.pdf)

El Puesto: es una unidad impersonal de trabajo, que se caracteriza por tener tareas y deberes especficos, lo cual le asigna cierto grado de responsabilidad. Puede contener una o ms plazas, e implica determinados requisitos de actitud, habilidad, preparacin y experiencia, as como responsabilidades y valores.

Otros conceptos de puesto:

Son la esencia misma del grado de productividad de una organizacin, por tanto, consiste en un grupo de tareas que se deben desarrollar para que una organizacin pueda alcanzar sus objetivos.

Es parte del rea de productividad establecida a cada empleado y dotada de los medios de trabajo necesarios para el cumplimiento de una determinada parte del proceso.

Otro concepto de puesto de trabajo es el siguiente: clula fundamental del proceso productivo compuesto por tres elementos: Fuerza de trabajo (FT), Medios de trabajo (MT) y Objetivos de trabajo (OT). Ejemplo:

Orgnica.

Elementos del puesto de trabajo

Medio de trabajo (MT): Es aquel objeto o conjunto de objetos de que se sirve el hombre para actuar sobre el objeto de trabajo y transformarlo. Entre ellos los ms importantes son los instrumentos de produccin, que comprenden las ms diversas herramientas empleadas por el hombre para trabajar.


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Objeto de trabajo (OT): Constituye el objeto del proceso de trabajo, sobre el que acta el hombre con ayuda de los medios de trabajo para trasformarlo en producto con un determinado valor de uso.

Fuerza de trabajo (FT): Es la capacidad del hombre para trabajar el conjunto de energas fsicas y espirituales que le permiten producir los bienes materiales. La fuerza de trabajo constituye el elemento que pone en movimiento a los medios de produccin.

En el esquema se refleja como los insumos son transformados a travs del medio de trabajo, el objeto de trabajo y la fuerza de trabajo obteniendo el producto final.

Plaza: la posicin presupuestaria que respalda un puesto en la estructura ocupacional o plantilla, que slo puede ser ocupada por un servidor pblico y que tiene una adscripcin determinada.

Cadena de Mando

Es una lnea continua de autoridad que se extiende desde la parte superior de la organizacin hasta la ltima posicin y aclara quin reporta a quin.

La cadena de mando implica la inclusin de conceptos complementarios:

La Autoridad.- Se refiere al derecho inherente en una posicin organizacional para dar rdenes a otros y esperar que se cumplan. Para facilitar la coordinacin, a cada puesto de mando se le da un lugar en la cadena de mando, y a cada nivel se le concede cierto grado de autoridad para que pueda cumplir con sus responsabilidades.

Unidad de Mando.- Este principio ayuda a preservar el concepto de una lnea continua de autoridad, en este sentido un subordinado debe tener un solo jefe superior, ante el cual es directamente responsable.

Equilibrio entre autoridad-responsabilidad.- Entendiendo que la responsabilidad es la obligacin de atender los deberes y de ejercer la autoridad con base en las normas de actuacin establecidas, y en las facultades otorgadas, se debe promover el equilibrio entre autoridad y responsabilidad.

Tramo de Control

El tramo de control determina el nmero de subordinados que un puesto puede dirigir y supervisar eficaz y eficientemente, y determina en gran medida el nmero de niveles y puestos que tiene una organizacin. Las estructuras funcionales y verticales, tienden a reflejar tramos de control reducidos, manteniendo un control estricto del puesto de mando sobre sus subordinados.

La tendencia reciente es hacia los grandes tramos de control en las organizaciones, en donde las empresas buscan reducir gastos, reducir costos de operacin, acelerar la toma de decisiones, incrementar la flexibilidad, acercarse ms a los clientes y facultar a los empleados.


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Nivel jerrquico: Es una divisin de la estructura administrativa, que comprende todos los rganos que tienen autoridad y responsabilidad similares, independientemente de la clase de funcin que tengan encomendada.

Organigrama: entendido como una representacin grfica de la estructura orgnica que debe reflejar en forma esquemtica, la posicin de las unidades administrativas que la componen, los tramos de control, nivel jerrquico, canales formales de comunicacin y coordinacin, as como lneas de mando.


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Los organigramas sealan la vinculacin que existe entre departamentos a lo largo de las lneas de autoridad principales.

A partir del organigrama, se pueden observar las principales caractersticas de una organizacin.

1. La estructura de la organizacin

2. Los aspectos ms importantes de la organizacin: Planificacin de los Recursos Humanos, Anlisis y Diseo del Trabajo, Reclutamiento y Seleccin y Evaluacin y Revisin del Desempeo, entre otros.

3. La naturaleza lineal o staff del departamento

4. Las relaciones entre las unidades estructurales

5. Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o seccin.

6. Las comunicaciones y sus vas.

7. Las vas de supervisin

8. Los niveles y los estratos jerrquicos

9. Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organizacin.

10. Las unidades de categora especial.


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Funciones Del Organigrama

Para la ciencia de la administracin:

Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la organizacin al reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas grficas y actualizaciones.

Para el rea de organizacin y sistema:

Sirve para reflejar la estructura as como su permanente revisin y actualizacin, la cual se da a conocer a travs de los manuales de organizacin.

Para el rea de administracin de personal:

El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes de administracin de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos los sistemas de personal.

Y en forma general sirve para:

Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin.

Comunicar la estructura organizativa.

Reflejar los cambios organizativos.

FUNCION SUSTANTIVA: Aquellas que desarrollan funciones derivadas directamente de las atribuciones, objetivos y razn de ser de la Institucin y para lo que estn facultadas y fueron constituidas.

FUNCION ADMINISTRATIVA: Las adscritas a las Oficialas Mayores o unidades homlogas, incluyendo sus unidades subordinadas, las coordinaciones administrativas y enlaces administrativos aun cuando no estn adscritos directamente a la Oficiala Mayor o equivalente; y aquellas que realizan funciones de apoyo y control en el logro de los objetivos y funciones de las reas sustantivas de la institucin.

8. Estructura Orgnica Bsica

La integran las unidades administrativas cuyas funciones reflejan las atribuciones conferidas en la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal (para el caso de dependencias) o en el instrumento jurdico aplicable de creacin (para el caso de entidades paraestatales). Se caracterizan por tomar decisiones, formular polticas, elaborar directrices y determinar lneas generales, que se vinculan en forma directa y determinante con los objetivos institucionales. Comprende reas con nivel jerrquico-organizacional de Secretario hasta Director General o sus equivalentes.


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9. Estructura Orgnica ni Bsica

La integran las unidades administrativas cuyo nivel jerrquico-organizacional es menor a Director General y depende invariablemente de alguna unidad ubicada en estructura orgnica bsica. Se caracterizan por disear, elaborar, realizar estudios y trabajos, as como aplicar las polticas, programas y normas establecidas que coadyuven a alcanzar los objetivos institucionales determinados


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10. Ocupacional

Agrupacin de puestos plaza, donde cada uno de ellos tiene actividades definidas, delimitadas y concretas que permiten el cumplimiento de una funcin y que se respaldan por un grado de responsabilidad determinado o en su caso de autoridad si se trata de puestos de mando.

TOMADO DE LA GUIA TECNICA PARA EL PROCESO DE PLANEACIN DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE LA ADMINISTRACIN PUBLICA FEDERAL Y LAS REGLAS PARA SU APROBACIN Y REGISTRO ELABORADA POR LA UNIDAD DE POLITICA DE RECURSOS HUMANOS DE LA APF, SEPTIEMBRE 4, 2009

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