MODUL 2PERANAN KOMUNIKASI DAN ARUS INFORMASI DI DALAM KOMUNIKASI ORGANISASIONAL

KB 1PERANAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Organisasi tidak berjalan tanpa adanya komunikasi. Seperti halnya kebutuhan manuasi terhadap oksigen, demikian ppulallah kebutuhan organisasi dengan komunikasi. Koehler : communication, therefore is obviously vital to the life of the organization in such the same way that oxygen is vital to the life of an individual (Koehler, et all, 1976 : 41)Tahun 1920 & 1930 Elton Mayo dan F.J Roethlisberger melakukan penelitian di Hawthorne, yakni The Western Electric Company. Dalam studinya ini dihasilkan suatu konsep bahwa organisasi merupakan sistem sosial. Hal ini dipengaruhi, System School yang salah satu hakikatnya adalah sistem sosial. Karyawan sesungguhnya merupakan unsur yang paling penting di dalam organisasi.

Tujuan Komunikasi (menurut Uday Pareek)Memberikan informasi Umpan balik (feedback)PengendalianPengaruhPemecahan masalahPengambilan keputusanMempermudah perubahanPembetukan kelompokMenjaga pintuKomunikasi organisasi tidak hanya mengatur kehidupan pribadi tetapi meliputi kehidupan di antara anggota organisasi tersebut.Proses inti organisasi adalah menggerakkan orang-orang untuk mencapai tujuan, dan komunikasi merupakan alat untuk mencapai hal tersebut.

Charles Cooley menyatakan betapa pentingnya kerja sama. Menurutnya kerja sama timbul bila orang menyadari bahwa mereka mempunyai kepentingan-kepentingan yang sama dengan dan pengendalian terhadap diri sendiri untuk mempengaruhi kepentingan tersebut juga melalui kerja sama (dalam Soekanto, 1982 : 66)Chester I. Bernard mengungkapkan pentingnya komunikasi dalam organisasi, bahwa fungsi eksekutif yang pertama dari komunikasi adalah mengembangkan dan memelihara sistem komunikasi (dalam Tubbs dan Moss, 1996 : 197).

4 Fungsi Aktivitas Komunikasi :Fungsi InformatifFungsi RegulatifFungsi PersuasifFungsi Integratif

Fungsi Informatif : organisasi dipandang sebagai suatu sistem pengelolaan informasi sebanyak-banyaknya dengan kualitas sebaik-baiknya dan tepat waktu. Fungsi Regulatif : fungsi ini berhubungan dnegan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Atasan yang berada pada pucuk pimpinan adalah mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan informasiBerhubungan dnegan pesan (message), pesan regulatif berorientasi pada kerja.

Fungsi Persuasif : fungsi ini lebih banyak dimanfaatkan oleh pihak pimpinan dalam sebuah organisasi dengan tujuan untuk memperoleh dukungan dari karyawan tanpa ada unsur paksaan.Fungsi Integratif : dengan adanya komunikasi anggota organisasi dapat memahami setiap kebijaksanaan pemimpin.

3 Fungsi Utama Organisasi Formal (menurut Charles Conrad dalam bukunya Strategic Organizational Communication)A command function (fungsi perintah)A relational function (fungsi relasional)An ambiguity management function (funsi manajemen ambigu)

Fungsi Perintah : komunikasi memperbolehkan anggota membicarakan, menerima, menafsirkan dan bertindak atas suatu perintah. 2 jenis komunikasi yang mendukung fungsi ini : - pengarahan (directions)- umpan balik (feedback)Fungsi Relasional : komunikasi memperbolehkan anggota organisasi menciptakan dan mempengaruhi hubungan personal dengan sesama anggota dalam organisasi.Fungsi Manajemen Ambigu : setiap hari manusia dihadapkan situasi untuk pengambilan keputusan yang terkadang dihadapakan dengan situasi yang ambigu atau tidak pasti

KB 2Arus Informasi dalam Organisasi

Pentingnya komunikasi dalam suatu organisasi (Robbins dan Jones) mengungkapkan bahwa organisasi modern adalah struktur yang kompleks dari berbagai ragam kegiatan yang hanya dengan komunikasi, kegiatan-kegiatan tersebut dapat diatur dan dipersatukan untuk mencapai suatu tujuan.Onong Uchjana Efendy : keterkaitan komunikasi dengan organisasi melalui pernyataan bahwa korelasi komunikasi dan organisasi terletak pada peninjauan yang terfokus pada manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.Level analisis dalam komunikasi (Fedrick M. Jablin dan Kathleen J. Krone)Level intraindividualLevel interpersonal atau interaksiLevel network atau organisasionalLevel macrosociental

Level intraindividual : komunikasi yang terjadi antaraindividu yang tergabung dalam organisasi.Level interpersonal atau interaksi : komunikais dilakukan dengan melibatkan kelompok kecil (small group)Level network atau organisasional : interaksi organisasi, komunikasi terjadi antarbagian dalam suatu perusahaan.Level macrosociental : interaksi dengan lingkungan atau interaksi antarperusahaan,

Komunikasi Internal Komunikasi yang berlangsung antara orang-orang yang berada di dalam organisasi. Alur komunikasi internal :- komunikasi vertikal- komunikasi horizontal - komunikasi diagonalAlur komunikasi menurut Wayne Pacea. downward communicationb. upward communicationc. horizontal communicationd. cross-channel communication

downward communication komunikasi berlangsung di antara orang-orang yang berada pada tatanan manajemen (atasan) menyampaikan pesan kepada bawahan.5 jenis informasi yang dikomunikasikan :a) informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaanb) informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaanc) informasi mengenai kebijkan dan praktik-prakti organisasid) informasi mengenai kinerja pegawaie) informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission)Fungsi downward communication :a) pemberian atau penyampaian instruksi kerja (job instruction)b) penjelasan dari pimpinan mengenai mengapa suatu tugas perlu dilaksanakan (job rationale)c) penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedure and practice)d) penyampaian informasi mengenai bagaimana penampilan pekerja e) pemberian informasi bagaimana mengembangkan misi perusahaan

b. Metode Downward CommunicationInformasi dari atasan ke bawahan melalui beberapa metode :a) Oral atau lisanb) Written atau tulisanc) Pictorical gambar, skema atau bagand) Kombinasi oral-written-pictoricalHal yang perlu diperhatikan dalam mempelajari metode informasi ini :a) cara mana yang dianggap paling efektif untuk atasan melakukan komunikasib) cara mana yang paling sering dipergunakan?Menurut Level (1972) keberhasilan metode ini sangat kondisional.

c. Upward communicationArus informasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan mempunya beberapa fungsi :- penyampaian informasi mengenai pekerjaan atapun tugas yang sudah dilaksanakan- penyampaian informasi mengenai persoal-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan- penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahanSelain fungsi-fungsi tersebut arus informasi dari bawahan kepada atasan ini pun memiliki nilai penting bagi keberhasilan sebuah organisasi :- menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan bagi pemimpin organisasi atau supervisor- memungkinkan supervisior mengetahui apakah bawahannya siap mendapatkan informasi dari atasan, dan bagaimana bawahan meneruma apa yang disampaikan atasan- memungkin supervisior mengetahui apa yang menganggu berlangsung kegiatan organisasi- membudayakan pengahrgaan dan loyalitas terhadap organisasi- membantu supervisior mengetahui apakah bewahan dapat juga memakai fungsi arus informasi dari bawakan kepada atasan tersebut- membantu bawahan mengatasi permasalahan pekerjaannya dan memperkuat kemampuan dalam bekerja

Upward communication, atasan mengharapkan informasi mengenai :Apa yang dikerjakan, hasil pekerjaan, perkembangan dan rencana ke depan dari bawahanPenjelasan masalah kerja yang tidak terpecahkan dimana bawahan mereasa memerlukan bantuan dan bimbinganMenyampaikan saran atau ide untuk perbaikanMenyampaikan bagimana bawahan berpikir dan merasakan tentang pekerjaannya, rekan bekerja, dan organisasinyaSharma (1979), mengemukakan sulitnya memperoleh analisis upward communication :Kecenderungan pekerja menyimpan pikirannyaPerasaan pekerja bahwa supervisior dan manajer tidak tertarik dengan masalahKurangnya perhargaan bagi pekerja yang menggunakan upward communication.Perasaan pekerja bahwa supervisor dan manajer tidak punya akses dan kurang responsif

Wendlinger (1973) menwarkan konsep open line di mana pekerja dapat menyampaikan masalah keluhan dan pendapat kepada manajemen puncak dengan jaminan :Identitas mereka dirahasiakan dan hanya diketahui oleh koordinator open lineJawaban tertulis dari manajer langsung ke alamat rumah pekerjaPlanty dan Machaver (1952) menawarkan 7 pedoman atau prinsip untuk membina arus informasi dari bawah ke atas :Program upward communication yang efektif haruslah direncanakan meskipun bersifat rahasia.Program upward communication yang efektif dilakukan secara berkesinambungan.Program upward communication yang efektif menggunakan saluran rutinProgram upward communication menekankan pada sensitivitas dan penerimaan dalam menanggapi ide dari bawahan.Program upward communication melibatkan proses mendengar yang objektif.Program upward communication melibatkan tindakan respon terhadap masalah.Program upward communication menggunakan berbagai macam media dan metode untuk mendukung arus informasi

d. Horizontal communicationPertukaran informasi antara beberapa orang yang memiliki hubungan dekat. Tujuan arus informasi ini :Mengkoordinasikan pekerjaan tugaBertukar informasi dalam rencana dan kegiatanMengatasi masalahMendapatkan pemahaman bersamaMemusyawarahkan, bernegoosiasi dan menengahi perbedaanMembangun dukungan interpersonalAlasan komunikasi horizontal muncul (Pace)Mengorganisasikan penugasan pekerjaBerbagi informasi mengenai rencana dan kegiatanMemecahkan masalahMemperoleh pemahaman bersamaMencapai pemahaman bersamaMenumbuhkan dukungan antarpesona

Metode yang bisa dilakukan dalam komunikasi horizontal :Rapat komiteInteraksi informasi selama masa istirahatPercakapan teleponMemo dan catatan, yang umum dilakukan di antara pekerjaAktivitas sosialLingkaran kualitas

Hambatan komunikasi horizontal :Di antara para pekerja sendiri yang ideanya saling bekerja sama ternyata saling curiga atau tidak ada kepercayaanPertimbangan mengenai mobilitas ke atasKompetisi sebagai sumber masalah tidak adanya komunikasi di antara pekerja.

e.cross channel communicationadalah komunikasi yang terjadi diadalam sebuah organisasi di antara seseorang dengan orang lain yang satu sama lain berbeda dalam kedudukan dan bagian.

f. GrapevineGrapevine diartikan sebagai metode penyampaian informasi yang bersifat rahasia dari individu lain dan tidak dapat diperoleh melalui saluran biasa atau umum.

Ciri-ciri Grapevine (menurut Davis dan OConnor) :Grapevine berlangsung melalui mulut ke mulutGrapevine bebsa dari hambatan posisi dan organisasiInformasi pada Grapevine bergerak cepatInformasi dalam Grapevine seringkali tidak lengkap yang memungkinkan disalahartikan.Grapevine cenderung dihasilkan oleh situasi yang berlangsung di dalam suatu organisasi dari pada oleh orang-orangnyaUmumnya 75%-90% pesannya akurat.

2. Komunikasi EksternalKomunikasi eksternal : komunikasi antara orang-orang yangberada di dalam organisasi khalayak di luar organisasi.Tujuan Komunikasi Eksternal :Membina hubungan baikMenciptakan opini publik yang menguntungkanMemelihara dan menjaga citra organisasi tetap positif.

Sifat Aliran InformasiPenyebaran pesan secara serentakbila semua anggota departemen, divisi, atau bagioan-bagian lain dalam suatu organisasi menerima suatu informasi secara bersamaan.Penyebaran pesan secara berurutanPenyebaran pesan dalam prosesnya mula-mula penerima pesan pertama menerima dan menginterpretasikan pesan yang diterimanya, kemudian meneruskan hasil interpretasi pesan yang diterimanya kepada orang berikutnya dalam sebuah rangkaian posisi di organiasi.