Universidad de la Amazonia

Bal ance del Proyect o

Florencia, 10 de Junio de 2011

MODELO DE ATENCIÓN INTEGRAL AL ESTUDIANTE

Experiencia pilotoConvenio de cooperación

2010-0727 adicionado al 2009-0054

Enterar a los directivos y demás

funcionarios de la Universidad sobre

el estado actual del Proyecto, sus

logros, dificultades y compromisos

para garantizar la continuación del

proceso.

Objetivo de la reunión

Unir esfuerzos y recursos con el fin de

diseñar, implementar y sistematizar la

experiencia piloto para el montaje, puesta en

funcionamiento y/o fortalecimiento de

oficinas de apoyo integral al estudiante en

veinte (20) instituciones de educación

superior.

OBJETO DEL CONVENIO

EXPERIENCIA PILOTO EN 20 IES

Director

Coordinador técnico

Equipo interdisciplinario

Consultor líder

Consultor de Apoyo

Consultor de

documentación

ICETEX

Asistente de

Instrumentalización

INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR

EN LA EXPERIENCIA PILOTO

No. Ciudad Institución

1

Barranquilla

Universidad Autónoma del Caribe

2 Universidad Simón Bolívar

3 Corporación Universitaria Latinoamericana - CUL

4 Cali Universidad Católica Lumen Gentium

5Medellín

Universidad Pontificia Bolivariana

6 Universidad de Medellín

7 Pereira Fundación Universitaria del Área Andina

8 Universidad de Santa Rosa de Cabal - UNISARC

9 Florencia Universidad de la Amazonia

10 Ibagué Universidad del Tolima

INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR

EN LA EXPERIENCIA PILOTO

No. Ciudad Institución

11

Bucaramanga

Universidad de Santander

12 Universidad de San Gil – Unisangil

13 Fundación Universitaria Coomultrasán – FITEC

14 Bogotá Universidad Santo Tomás

15 Escuela Colombiana de Ingeniería

16 Universidad Minuto de Dios

17 Universidad Antonio Nariño

18 Fundación Universitaria San Mateo

19 Corporación Unificada Nacional de Educación Superior – CUN

20 Politécnico Grancolombiano

21 Universidad Libre

Modelo de Atención Integral al Estudiante - MAIE

COMPENSACION EMPLEABILIDADEFECTIVIDADINCLUSION

Preparación

para el ingreso

Acceso

focalizado

PermanenciaDesempeño AcadémicoGraduación

Articulación con

el sector productivo

SO

CIA

L Y

VO

CA

CIO

NA

L

EC

ON

ÓM

ICA

Y

FIN

AN

CIE

RA

AC

AD

ÉM

ICA

Orientación

Vocacional

Focalización para

la admisión

Adaptación al medio

Social y

académico

Contacto primer Empleo del

Egresado

AprestamientoPara la

Empleabilidad

Calidad académica

del bachiller

Nivelación

Académica

Acompañamiento

Académico

Graduación

Oportuna

Seguimiento

A egresados

Cultura

Financiera

AmpliaciónOferta de

financiación

Y perfilación

Financiación para la permanencia

Contacto primer Empleo del

Egresado

AprestamientoPara la

Empleabilidad

Gestión adecuada del

crédito x la IES

Generación de ingresos en época de

estudios

Apoyo al

sostenimientoCultura de Pago

Componente 2: Componente 3: Componente 4:Componente 1:L

ÍN

EA

S

DE

D

IM

EN

SI

ÓN

Diagnóstico

Recomendaciones

Elaboración y aprobación

Plan de Acción

Implementación

Seguimiento

Evaluación

Instrumento de Recolección de Información

Diagnóstico preliminar

Diagnóstico definitivo

MAIEInvestigación preliminar

Versión MAIE Junta Directiva

Acciones ideales

Tabla valoración

Capacitación Plan de acción de la IES

Instrumento de Recolección de Información

Plan de acciónPara las IES

SIMEG

Sis

tem

atiza

ció

n

Manual Guía

De autoayuda

DocumentoTécnico

Manual

PROCESO DE LA CONSULTORÍA

Talleres(8 con

840 part.)

Foros(5 con

600 part.)

Avances del Proyecto en la

Universidad

Una mirada al Plan de Acción

AVANCESLínea de dimensión social y vocacional

# Dimensión Logros

1 Orientación vocacional 1. La Universidad cuenta con seis nuevos convenios realizados con colegios

del Departamento, donde se apoya a los docentes de educación media

en la formación académica, social, cultural y deportiva. Institución

educativa Jorge Eliecer Gaitán, Instituto Técnico Industrial, Institución

Educativa Ciudadela Siglo XXI, Institución Educativa Bello Horizonte y

Angel Cuniberti Cubillo.

2. Se está ejecutando un convenio con la Secretaria de Educación

Departamental y otro con la Alcaldía de Florencia, donde se les ofrece

el portafolio de servicios a los estudiantes de grados de 10 y 11 de

colegios de diferentes municipios y se les brinda incentivos económicos

de acceso a la educación superior. Se espera que la Universidad incluya

en estos convenios apoyos en el programa de orientación vocacional.

3. Se tienen convenios de cooperación con la Gobernación del

departamento del Caquetá, la Alcaldía de Florencia, varios municipios

del Caquetá, COMFACA y la Asociación de Municipios, con el objeto de

brindar incentivos económicos de acceso a la educación superior a

estudiantes. Igualmente se tienen convenios con instituciones como

Colciencias y Universidades para apoyar actividades de investigación.

AVANCESLínea de dimensión social y vocacional

# Dimensión Logros

2 Adaptación al medio

social y académico

1. La División de Admisiones, Registro y Control Académico realizó una listade las personas pertenecientes a minorías étnicas y negritudes,identificadas a partir del formulario de inscripción en el semestre II de 2010y el I de 2011.

2. A partir del primer periodo académico del 2011 la Oficina de Admisiones yRegistro Académico solicitó a los estudiantes de primer semestreconstancias expedidas por cabildos indígenas y organizaciones afrodescendientes para verificar si pertenecían a alguna circunscripción especialque les permitiera acceder a los beneficios de descuentos estipulados por laUniversidad.

3. Está radicado ante el Consejo Superior el proyecto de Acuerdo "Por mediodel cual se establece el pago de matrícula financiera por compensación deservicios para los estudiantes de la Universidad de la Amazonia". Ésteconsiste en un beneficio para estudiantes con dificultades socioeconómicas,pertenecientes a cualquier programa académico de la Universidad de laAmazonia, con el fin de pagar su matrícula financiera prestando servicioscomo auxiliares en proyectos ejecutados en las distintas unidades de apoyode la Universidad.

4. Fue aprobado el plan de inversión quinquenal por la AsambleaDepartamental de los recursos provenientes de la estampilla prouniversidad, en éste se destina el 5% para el apoyo a estudiantespertenecientes a minorías étnicas, a través del rubro de BienestarUniversitario. Este porcentaje equivale durante los cinco años a 270millones. Se espera el desembolso de los recursos.

5. Durante el primer período de 2011 han recibido subsidio alimentario 753estudiantes.

AVANCESLínea de dimensión social y vocacional

# Dimensión Logros

3 Contacto primer empleo

del egresado.

1. La Universidad está tramitando la firma de un convenio decooperación con el SENA, el cual se espera sea firmado en la semanadel 14 al 17 de junio. El objeto del convenio es aunaresfuerzos,...para la implementación y operación de un serviciopúblico de empleo en el municipio de Florencia y sus zonas deinfluencia. Objetivos específicos: facilitar la inclusión de losbeneficiarios del Programa a la oferta regional del SENA; capacitar,orientar y asesorar a los beneficiarios del programa para el desarrollode proyectos productivos viables y sostenibles que les permitagenerar su propio empleo de forma asociativa e independiente.Adicionalmente se está gestionando la firma de un convenio con laentidad Aliados laboral.com de LEGIS, cuyo objeto es impulsar lagestión de intermediación y vinculación laboral permanentemente através de las ofertas o convocatorias ofrecidas desde su portal Web,brindar cooperación recíproca y apoyo para el desarrollo a losobjetivos comunes entre la Universidad y LEGIS.

2. En el primer semestre del año 2011 ingresaron 67 egresados a losprogramas de Especializaciones de la Universidad. En Maestríasingresaron 19 egresados.

3. El 7 de Abril de 2011 se realizó la charla de sensibilización en el temade emprendimiento, asistieron 30 graduados.

# Dimensión Logros

1 Nivelación académica 1. Se presupuestaron 35 millones de pesos para financiar el programa

de monitorias en la Universidad para la vigencia de 2011, igualmente

se definió la reglamentación del Programa y las áreas en que se

brindará la monitoría.

2. Actualmente la Universidad cuenta con 26 monitores, distribuidos de

la siguiente manera:

Sala de sistemas:9

Biología y química: 3

Física: 4

Herbario: 1

Cartografia:1

Museo Interactivo: 1

Museo historia natural:1

Hogar de Paso:1

Auxiliar Biblioteca.1

Bienestar: 1

Presupuesto:3

AVANCESLínea de dimensión académica

# Dimensión Logros

2 Seguimiento a egresados 1. Se creo el link PORTAL DE GRADUADOS que maneja los siguientes

conceptos: Información permanente para graduados, eventos que

realiza la Universidad, Ofertas laborales, encuesta del Observatorio

laboral. Se aspira hacer los vínculos con los proyectos del SENA y

LEGIS.

2. Se tiene una base de datos de egresados actualizada con 11500

registros, la base de datos de las vacantes y el funcionamiento de la

bolsa de empleo se obtendrá cuando se ejecute el convenio con el

SENA y LEGIS.

AVANCESLínea de dimensión académica

AVANCESLínea de dimensión económica y financiera

# Dimensión Logros

1 Cultura financiera. 1. Se realizó un primer taller, donde se le presentaban a losestudiantes las diferentes entidades bancarias que ofrecen créditoEducativo, Crédito ICETEX y COMFACA. Al taller asistieronestudiantes de la jornada nocturna.

2. La Jefe de la División Financiera, manifiesta que se han realizadogestiones de ampliación de la Oferta de Crédito Educativo condiferentes entidades financieras de la Región (Banco de occidente,Banco de Colombia, Banco Agrario) pero se han presentadodificultades en la negociación debido a la restricción de las políticasque tienen estas entidades.

3. Se realizó la conciliación de los estudiantes con crédito ICETEX delaño 2010.

4. Desde el primer semestre de 2011 se abrió la modalidad de que elestudiante pague el valor de la matrícula a través de tarjetas decrédito.

PENDIENTES DEL PLAN DE ACCIÓN

PENDIENTESLínea de dimensión social y vocacional

# Dimensión A realizar…

1 Orientación

vocacional

1. Gestionar la firma de cuatro nuevos convenios con colegios de la región

para apoyarlos en el proceso de orientación vocacional.

2. La Vicerrectoría académica coordinará con Bienestar Universitario el

desarrollo de los talleres de orientación vocacional que se dictarán a los

docentes y orientadores de los Colegios de la Región.

3. Realizar visitas de promoción a colegios en convenios por parte de

Bienestar Universitario.

2 Adaptación al medio

social y académico

1. Implementar el programa de apoyo económico a minorías étnicas y

negritudes.

3 Primer empleo del

egresado

1. Capacitar a 200 graduados en temas de preparación de hojas de vida,

presentación de entrevistas y presentación de pruebas.

2. Vincular anualmente 100 graduados en programas de posgrados de la

Universidad.

# Dimensión A realizar…

1 Nivelación académica 1. Incluir en el presupuesto del 2012 la partida para la implementación

de lo estipulado en el acuerdo 03/10 del Consejo académico, por

medio del cual se reglamentan las monitorias.

2. Seguir fomentando la contratación de estudiantes que realicen las

Monitorias.

3. Continuar el desarrollo de programas de Monitoria, Asesoría y

Consejería académica.

2 Seguimiento a egresados 1. Realizar el enlace con la página Web del portal web de bolsa de

empleo de la universidad.

PENDIENTESLínea de dimensión académica

PENDIENTESLínea de dimensión económica y financiera

# Dimensión A realizar …

1 Cultura financiera 1. La Jefa de la División Financiera y el coordinador de la Oficina deliquidaciones de ICETEX gestionarán la realización de charlas sobreel adecuado manejo del crédito educativo para que sea realizado elsegundo semestre de 2011, se sugiere que se le envié una copia dela carta de solicitud a la funcionaria del ICETEX Raquel Díaz en laciudad de Bogotá.

2. Se sugiere gestionar la oferta de crédito educativo con otrasentidades como Pichincha y Covinoc.

2 Cultura de pago. 1. En septiembre del 2011 se iniciará con la realización de los talleresde Finanzas personales, bajo la coordinación de la Facultad deciencias económicas, la División financiera y la Oficina deliquidaciones ICETEX, los cuales serán dictados a dos gruposdiferentes de estudiantes: estudiantes nuevos y estudiantes concrédito educativo.

APORTES TECNICOS DEL PROYECTO

Visitas técnicas:

Presentación del Proyecto y Diagnóstico.

Presentación del Diagnóstico y Recomendaciones.

Elaboración del Plan de Acción.

Primera visita de Seguimiento al Plan de Acción.

Segunda visita de Seguimiento al Plan de Acción.

Visita de Seguimiento, Evaluación y Cierre.

CONOCIMIENTO INSTITUCIONAL

REUNIONES DE TRABAJO

TALLERES DE CAPACITACIÓN

EVENTO LUGAR DE REALIZACIÓN N°

PARTICIPANTES

FECHA

Taller Gestión del Crédito Educativo Uniamazonia - Florencia. 12 11 octubre 2010

Taller Servicio al Cliente Uniamazonia - Florencia. 11 11 octubre 2010

Taller Planeación Estratégica Uniamazonia - Florencia. 8 10 marzo 2011

Taller de SPADIES CUN - Bogotá 2 12 abril 2011

Foro “Modelo de atención integral alestudiante beneficiario del crédito educativo”

U. Santo Tomás - Bogotá 2 29 marzo 2011

TOTAL PARTICIPACIONES 35

Participación en Eventos de capacitación

FORO REGIONAL BOGOTÁ

FORO REGIONAL BOGOTÁ

TALLERES Y FOROS

Instituciones participantes en los foros regionales

FORO BOGOTA

FORO MEDELLIN FORO CALI

FORO BARRANQUILLA

FORO BUCARAMANGA TOTAL

INSTITUCIONES DE EDUCACION SUPERIOR 59 28 32 16 20 155

INSTITUCIONES FINANCIERAS 3 2 1 0 1 7

ENTIDADES GUBERNAMENTALES 4 3 1 0 0 8

FUNDACIONES 2 0 0 0 0 2

EMPRESAS 3 1 0 0 0 4

TOTALES 71 34 34 16 21 176

Personas participantes en los foros regionales

FORO BOGOTA

FORO MEDELLIN FORO CALI

FORO BARRANQUILLA

FORO BUCARAMANGA TOTAL

TOTALES 201 64 89 109 126 589

Nota: 589 personas participaron en los foros a los cuales asistieron un total de 176 instituciones.

TALLERES Y FOROS

EVENTO N° PARTICIPANTES

Taller Servicio al Cliente 390

Taller Gestión del Crédito Educativo 181

Taller de Fundraising (Recaudación de Fondos) 109

Taller de Servicio, Calidad y Cortesía institucional 38

Taller de SPADIES 36

Taller Liderazgo Institucional 33

Taller de Planeación Estratégica 32

Taller de Visitas Domiciliarias 18

TOTAL PARTICIPACIONES 837

Participación global en Talleres de capacitación

DOCUMENTOS GENERADOS CON EL PROYECTO

SISTEMA INTEGRAL DE MEDICIÓN DE GESTION

INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE

INFORMACIÓN

TABLA DE VALORACIÓN

ACCIONES IDEALES

MANUAL DEL ENTREVISTADOR

ELEMENTOS DE APOYO: DOCUMENTOS, METODOLOGÍAS, FORMATOS Y APLICATIVOS

•Comité de Apoyo Integral al Estudiante.

•Comité de Rectoría ampliado.

•Consejo Académico ampliado.

•Oficina de Apoyo Integral al Estudiante.

•Oficina de Permanencia Estudiantil.

•Oficina de Excelencia.

•Oficina de Bienestar Universitario.

OPCIONES PARA ORIENTAR EL MAIE EN LA IES

RETOS…

- Consolidación del Proceso.

- Articulación entre las diferentes áreas.

- Gestión estratégica a partir de losindicadores y de los instrumentos.

- Impacto en la disminución efectiva de ladeserción en la IES.

- Generación de cultura financiera y depago que lleve a bajar la morosidad debeneficiarios de Crédito – ICETEX.

•Cada Institución cuenta con algunos elementos del

modelo.

•Hay características regionales, institucionales y operativas

que requieren modelos particulares.

•El tiempo requerido de implementación para una IES es de

un año.

•Hay una dinámica propia de las Instituciones, en cultura

institucional y métodos de trabajo.

•Es necesario incluir los elementos del MAIE en el Plan de

Desarrollo y en el Presupuesto.

CONCLUSIONES

•Se requiere compromiso de las directivas y en particular el

acompañamiento de la Rectoría.

•Debe implementarse un Sistema de Indicadores de

Gestión.

•Es muy importante la articulación de las diferentes áreas

de la Institución.

•Hay una gran necesidad de consolidar redes

interuniversitarias sobre el tema.

•Se presentan inconvenientes cuando hay rotación de

personal, lo cual requiere capacitación permanente.

CONCLUSIONES

Conclusiones de la consultoría

Se realizó exitosamente la prueba piloto con las 20 IES.

Quedan como resultado tres documentos:

a) Documento Teórico

b) Documento Técnico

c) Manual – Guía

Agradecemos la participación de la IES.

APICE, ICETEX y MEN seguimos comprometidos con el MAIE y con las actividades para la permanencia.

ICETEX realizará un Foro Nacional

Hay otras IES interesadas en desarrollar el Modelo.

APICE buscará la Proyección Internacional

Muchas gracias

APICE – ICETEX