Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo per la … · 2017. 5. 23. · Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo Ex D.Lgs. 231/01 Pagina 1 di 187 Modello di Organizzazione,

Modello di Organizzazione, Gestione e ControlloEx D.Lgs. 231/01 Pagina 1 di 187

Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo

per la prevenzione dei reati

(D.Lgs. n. 231/2001)

AGGIORNAMENTO

approvato con delibera del Consiglio di Amministrazione del 15/06/2012


INDICE

PARTE GENERALE ................................................................................................................................... 8

1 INTRODUZIONE AL DOCUMENTO .................................................................................................... 9

2 IL DECRETO LEGISLATIVO N. 231/2001........................................................................................... 10

2.1 LE FATTISPECIE DI REATO........................................................................................................................................ 10

2.2 LE SANZIONI ........................................................................................................................................................ 11

2.3 VICENDE MODIFICATIVE DELL’ENTE .......................................................................................................................... 11

2.4 ESENZIONE DALLA RESPONSABILITÀ AMMINISTRATIVA (“BENEFICIO DELL’ESIMENTE”)......................................................... 12

3 IL MODELLO.................................................................................................................................. 14

3.1 FINALITÀ DEL MODELLO ........................................................................................................................................ 14

3.2 METODOLOGIA .................................................................................................................................................... 14

4 CODICE ETICO ............................................................................................................................... 16

4.1 INTRODUZIONE .................................................................................................................................................... 16

4.2 PRINCIPI GENERALI ............................................................................................................................................... 16

4.3 GESTIONE DEGLI AFFARI......................................................................................................................................... 16

4.3.1 Rapporti con gli Organizzatori e gli Espositori ............................................................................................ 17

4.3.2 Rapporti con i Fornitori ............................................................................................................................... 17

4.3.3 Rapporti con i Dipendenti ........................................................................................................................... 17

4.3.4 Rapporti con la Concorrenza....................................................................................................................... 18

4.3.5 Rapporti con la P.A. e le autorità ed istituzioni pubbliche .......................................................................... 18

4.3.6 Regali e Omaggi.......................................................................................................................................... 19

4.4 SALUTE, SICUREZZA E AMBIENTE ............................................................................................................................. 20

4.4.1 Salute e Sicurezza........................................................................................................................................ 20

4.4.2 Ambiente..................................................................................................................................................... 20

4.5 TRATTAMENTO DI INFORMAZIONI INTERNE ................................................................................................................ 20

4.6 USO DELLE RISORSE INFORMATICHE.......................................................................................................................... 21

4.7 DATI CONTABILI ................................................................................................................................................... 21

4.8 CONFLITTI DI INTERESSE ......................................................................................................................................... 21

4.9 CONTROLLO DEL CODICE........................................................................................................................................ 22

4.10 DENUNCIA DI VIOLAZIONI....................................................................................................................................... 22

4.11 SANZIONI............................................................................................................................................................ 23

4.12 DISPOSIZIONI FINALI.............................................................................................................................................. 23

5 PRINCIPI GENERALI DEL “CONTROLLO INTERNO” ........................................................................... 23

6 SISTEMA DISCIPLINARE ................................................................................................................. 25

6.1 DIPENDENTI ........................................................................................................................................................ 27

6.2 DIRIGENTI ........................................................................................................................................................... 28

6.3 AMMINISTRATORI ................................................................................................................................................ 29

6.4 SINDACI.............................................................................................................................................................. 29

6.5 ORGANIZZATORI, ESPOSITORI, FORNITORI E COLLABORATORI......................................................................................... 29

7 FORMAZIONE E DIFFUSIONE DEL MODELLO................................................................................... 30


7.1 COMUNICAZIONE DEL MODELLO ............................................................................................................................. 30

7.2 FORMAZIONE ...................................................................................................................................................... 31

8 L’ORGANISMO DI VIGILANZA ........................................................................................................ 31

8.1 COMPOSIZIONE E FUNZIONAMENTO ......................................................................................................................... 31

8.2 POTERI DI INIZIATIVA E CONTROLLO - RESPONSABILITÀ ................................................................................................. 34

8.3 OBBLIGHI DEI SOGGETTI APICALI E DEI SOTTOPOSTI DI CUI AGLI ARTT. 6 E 7 DEL D.LGS. 231/2001 ...................................... 37

8.4 COSTITUZIONE DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA IN FIERA ROMA S.R.L. ........................................................................... 37

8.5 PROCEDURALIZZAZIONE DELLE ATTIVITÀ DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA ........................................................................ 38

8.5.1 Nomina e composizione dell’Organismo di Vigilanza ................................................................................. 38

8.5.2 Compenso dei componenti l’OdV ................................................................................................................ 38

8.5.3 Periodicità e modalità di convocazione e funzionamento........................................................................... 38

8.5.4 Funzioni e poteri dell’Organismo di Vigilanza............................................................................................. 39

8.5.5 Diffusione e conoscenza del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo .......................................... 39

8.5.6 Vigilanza sul rispetto del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ............................................... 40

8.5.7 Aggiornamento del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ....................................................... 40

PARTE SPECIALE ................................................................................................................................... 42

1 PREMESSA.................................................................................................................................... 43

2 ASSETTO ORGANIZZATIVO DI FIERA ROMA S.R.L............................................................................ 44

2.1 DELEGHE DI ATTRIBUZIONI...................................................................................................................................... 46

2.1.1 Responsabile Area Tecnica e Produzione .................................................................................................... 46

2.1.2 Responsabile Area Amministrazione e Finanza .......................................................................................... 47

2.1.3 Responsabile Area Commerciale................................................................................................................. 48

2.1.4 Responsabile Area Risorse Umane.............................................................................................................. 50

2.1.5 Responsabile Area Qualità .......................................................................................................................... 50

2.1.6 Mandato speciale per delega di funzioni ai sensi e per gli effetti dell’art. 16 D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81 .. 51

3 ANALISI DEI RISCHI ....................................................................................................................... 53

3.1 MATRICE RISCHI - REATO / REFERENTI DI DIREZIONE - AREA........................................................................................... 53

3.2 MATRICE REATO / CONTROLLI ................................................................................................................................. 56

3.3 “GAP ANALYSIS”.................................................................................................................................................. 65

MANUALE DELLE PROCEDURE DI FIERA ROMA S.R.L.............................................................................. 66

4 PROTOCOLLO GESTIONE DEL PERSONALE ...................................................................................... 67

4.1 PROCEDURA PER IL RIMBORSO DELLE SPESE DI MISSIONE .............................................................................................. 67

4.1.1 Scopo della procedura................................................................................................................................. 67

4.1.2 Il processo ................................................................................................................................................... 67

4.1.3 Dipendente in missione:.............................................................................................................................. 67

4.1.4 Le funzioni coinvolte.................................................................................................................................... 68

4.1.5 Le attività principali .................................................................................................................................... 68

4.1.6 Modalità operative ..................................................................................................................................... 68

4.2 PROCEDURA DI GESTIONE DELLE BUSTE PAGA DEL PERSONALE........................................................................................ 73


4.2.2 Introduzione: Funzioni coinvolte nel processo di gestione delle buste paga del personale ........................ 73


4.2.3 Rilevazione presenze giornaliere................................................................................................................. 73

4.2.4 Richiesta Ferie e Permessi ........................................................................................................................... 74

4.2.5 Flessibilità e Ritardi ..................................................................................................................................... 74

4.2.6 Comunicazione della malattia..................................................................................................................... 75

4.2.7 Autorizzazione degli straordinari ................................................................................................................ 75

4.2.8 Richiesta riposo compensativo.................................................................................................................... 76

4.2.9 Rimborsi spesa ............................................................................................................................................ 76

4.2.10 Acconti sulla mensilità ............................................................................................................................ 76

4.2.11 Lavoro fuori sede .................................................................................................................................... 76

4.2.12 Consegne giustificativi ............................................................................................................................ 76

4.2.13 Ordine dei Ticket Restaurant .................................................................................................................. 77

4.2.14 Elaborazione Presenze e Paghe .............................................................................................................. 77

4.2.15 Archivio e consegna................................................................................................................................ 77

4.2.16 Il Flow Chart............................................................................................................................................ 78

4.3 PROCEDURA PER LA CONTABILIZZAZIONE DEI DATI DEL PERSONALE.................................................................................. 79


4.3.2 Introduzione................................................................................................................................................ 79

4.3.3 Trasferimento dei dati................................................................................................................................. 79

4.3.4 Verifica dei dati ........................................................................................................................................... 80

4.3.5 Il Flow Chart ................................................................................................................................................ 81

4.4 PROCEDURA PER LA GESTIONE DEI TRATTAMENTI PREVIDENZIALI E DEI RAPPORTI CON GLI ENTI PREVIDENZIALI ......................... 82


4.4.2 Introduzione................................................................................................................................................ 82

4.4.3 Gestione dei dati previdenziali .................................................................................................................... 82

4.4.4 Gestione dei rapporti con gli enti previdenziali........................................................................................... 83

4.5 PROCEDURA PER LA RICHIESTA, RICERCA, SELEZIONE ED ASSUNZIONE DEL PERSONALE......................................................... 84


4.5.2 Introduzione................................................................................................................................................ 84

4.5.3 Il Budget del Personale................................................................................................................................ 85

4.5.4 Dal Budget alla richiesta del Personale....................................................................................................... 85

4.5.5 Richiesta...................................................................................................................................................... 85

4.5.6 Ricerca......................................................................................................................................................... 86

4.5.7 Selezione ..................................................................................................................................................... 87

4.5.8 Assunzione .................................................................................................................................................. 87

4.5.9 Stage ........................................................................................................................................................... 89

4.5.10 Contratti di somministrazione ................................................................................................................ 90

4.5.11 Contratti parasubordinati....................................................................................................................... 90

4.5.12 Categorie Protette e Assunzioni Agevolate ............................................................................................ 90

4.5.13 Cessazione del rapporto di lavoro........................................................................................................... 90

4.6 LINEE GUIDA........................................................................................................................................................ 91

4.6.1 Tutela della personalità individuale............................................................................................................ 91

5 PROTOCOLLO SPESE GENERALI...................................................................................................... 92

5.1 PROCEDURA PER LA GESTIONE DELLA POSTA E DELLA CANCELLERIA................................................................................. 92


5.1.2 Introduzione................................................................................................................................................ 92

Funzioni coinvolte nel processo di gestione della Posta e della Cancelleria............................................................. 92


5.1.3 Gestione Servizio Posta ............................................................................................................................... 92

5.1.4 Gestione della Cancelleria........................................................................................................................... 93

5.1.5 Piccoli Acquisti per la l’Alta Direzione ......................................................................................................... 94

5.1.6 Pagamenti con bollettino postale ............................................................................................................... 94

6 PROTOCOLLO REGULATORY VISIT.................................................................................................. 95

6.1 PROCEDURA PROVVISORIA PER L’ACCESSO IN QUARTIERE NELLE FASI DI ALLESTIMENTO E DISALLESTIMENTO ............................ 95

6.1.1 A) Accesso dei fornitori diretti di fiera (aziende in appalto e subappalto).................................................. 95

6.1.2 B) Accesso degli organizzatori (e del loro personale).................................................................................. 95

6.1.3 C) Accesso degli espositori (e del loro personale) ....................................................................................... 96

6.1.4 D) Accesso degli allestitori (incaricati dagli espositori o dagli organizzatori) ............................................. 96

6.1.5 E) Accesso dei corrieri e dei trasportatori ................................................................................................... 97

6.1.6 F) Accesso degli ospiti ................................................................................................................................. 97

7 PROTOCOLLO AMMINISTRATIVO .................................................................................................. 98

7.1 PROCEDURA PAGAMENTI ELETTRONICI ..................................................................................................................... 98


7.1.2 Il processo ................................................................................................................................................... 98

7.1.3 Il Flow Chart ................................................................................................................................................ 99

7.1.4 Le funzioni coinvolte.................................................................................................................................. 100

7.1.5 Le attività principali .................................................................................................................................. 100

7.1.6 Modalità operative ................................................................................................................................... 100

7.2 PROCEDURA PICCOLA CASSA ................................................................................................................................ 102


7.3 PROCEDURA CHIUSURA CICLO PASSIVO .................................................................................................................. 103

7.3.1 Scopo della procedura............................................................................................................................... 103

7.3.2 Il processo ................................................................................................................................................. 103

7.3.3 Il Flow Chart .............................................................................................................................................. 104

7.3.4 Le funzioni coinvolte.................................................................................................................................. 105



7.4 LINEE GUIDA...................................................................................................................................................... 108

7.4.1 Redazione del Bilancio di esercizio............................................................................................................ 108

7.4.2 Gestione dei flussi finanziari e monetari ................................................................................................... 109

7.4.3 Utilizzo delle Risorse Informatiche ............................................................................................................ 109

8 PROTOCOLLO APPROVVIGIONAMENTI ........................................................................................ 111

8.1 LINEE GUIDA...................................................................................................................................................... 111

8.1.1 Rapporti con Consulenti e Fornitori .......................................................................................................... 111

8.2 PROCEDURA SCELTA DEL FORNITORE ...................................................................................................................... 112

8.2.1 Scopo e campo di applicazione della Procedura ....................................................................................... 112


8.2.2.1 Criteri di qualifica dei Fornitori ..........................................................................................................................112

8.2.2.2 Mantenimento della qualifica di Fornitore........................................................................................................115

8.2.2.3 Scheda Fornitore................................................................................................................................................115

8.2.2.4 Gestione del processo di Approvvigionamento .................................................................................................115

8.2.2.5 Informazioni per l’approvvigionamento ............................................................................................................116


8.3 PROCEDURA ACQUISTI ORDCO – ORDOR – ORDES – CSPES................................................................................. 117

8.3.1 Flusso documentale per Ordini da Contratto ............................................................................................ 117

8.3.2 Flusso documentale degli Ordini per Servizi da Riaddebitare all’Organizzatore – ORDOR....................... 120

8.3.3 Flusso documentale degli Ordini per Servizi agli Espositori - ORDES ........................................................ 122

8.3.4 Elaborazione dell’Autorizzazione ad Emissione Fattura ........................................................................... 123

8.3.5 Diagrammi flussi documentali ORDCO – ORDOR e ORDES ....................................................................... 124

8.3.6 Consuntivi di Spesa – CSPES ...................................................................................................................... 127

8.4 PROCEDURA ACQUISTI – ORDFO ......................................................................................................................... 129

8.4.1 Flusso documentale per Ordini Spot ......................................................................................................... 129

8.4.2 Richiesta di Acquisto – RDA....................................................................................................................... 130

8.4.3 RDA senza extrabudget............................................................................................................................. 133

8.4.4 RDA con extrabudget ................................................................................................................................ 134

8.4.5 Ordine al Fornitore.................................................................................................................................... 136

8.4.6 Autorizzazione emissione fattura.............................................................................................................. 137

8.4.7 Fatturazione.............................................................................................................................................. 138

8.5 PROCEDURA INCARICO A FORNITORI PRESELEZIONATI ................................................................................................ 139

8.5.1 Scopo della Procedura............................................................................................................................... 139

8.5.2 Campo di Applicazione.............................................................................................................................. 139

8.5.3 Processo .................................................................................................................................................... 139

8.5.4 Unità Operative Interessate...................................................................................................................... 139

8.5.5 Attività Principali....................................................................................................................................... 139


8.5.6.1 Emissione Ordini con Documentazione a Supporto...........................................................................................139

9 PROTOCOLLO COMMERCIALE...................................................................................................... 143

9.1 PROCEDURA MANIFESTAZIONI FIERISTICHE/EVENTI TERZI .......................................................................................... 143

9.1.1 Scopo della procedura............................................................................................................................... 143

9.1.2 Procedura Gestione Calendario ................................................................................................................ 143

9.1.3 Procedura Proposta Commerciale ............................................................................................................ 143

9.1.4 Procedura Gestione Contratti ................................................................................................................... 144

9.1.5 Budget....................................................................................................................................................... 144

9.1.6 Procedura Richiesta Servizi da parte dell’Organizzatore .......................................................................... 144

9.2 PROCEDURA PER LA GESTIONE DI EVENTI, CONVEGNI E CONGRESSI................................................................................ 145


9.2.2 Le Funzioni Coinvolte................................................................................................................................. 145


9.2.4 Le Fasi della Procedura ............................................................................................................................. 146

9.3 PROCEDURA PER L’ORGANIZZAZIONE DI EVENTI DIRETTI ............................................................................................. 150


9.3.2 Le Funzioni Coinvolte................................................................................................................................. 150

9.3.3 Le Attività Principali .................................................................................................................................. 150

9.3.4 Le Fasi Della Procedura ............................................................................................................................. 150

9.4 LINEE GUIDA ..................................................................................................................................................... 152

9.4.1 Gestione Omaggi, Liberalità e Sponsorizzazioni ....................................................................................... 152

9.4.2 Finanza Agevolata..................................................................................................................................... 152

10 PROTOCOLLO AREA PRODUZIONE............................................................................................... 154


10.1 PROCEDURA PER LA PROGRAMMAZIONE E PIANIFICAZIONE DELLE ATTIVITÀ DI QUARTIERE ................................................. 154

10.1.1 Scopo della Procedura .......................................................................................................................... 154

10.1.2 Campo di Applicazione ......................................................................................................................... 154

10.1.3 Processo................................................................................................................................................ 154

10.1.4 Aree Interessate.................................................................................................................................... 156

10.1.5 Attività Principali .................................................................................................................................. 156

10.1.6 Modalità operative ............................................................................................................................... 156

10.1.6.1 Emissione Documenti di Programmazione ........................................................................................................156

10.1.7 Attuazione della Procedura e Responsabilità ....................................................................................... 158

10.1.8 Deroghe al Programma e al Piano........................................................................................................ 158

11 PROTOCOLLO DI CONTROLLO...................................................................................................... 159

11.1 PROCEDURA RICHIESTA VALORI BOLLATI ................................................................................................................. 159

11.1.1 Scopo della procedura .......................................................................................................................... 159

11.1.2 Il processo ............................................................................................................................................. 159

11.1.3 Flow chart ............................................................................................................................................. 159

Le funzioni coinvolte............................................................................................................................................... 160

11.1.4 Le attività principali .............................................................................................................................. 160


11.2 PROCEDURA UTILIZZO CARTE DI CREDITO AZIENDALI................................................................................................... 162

11.2.1 Scopo della procedura .......................................................................................................................... 162

11.2.2 Il processo ............................................................................................................................................. 162

11.2.3 Le funzioni coinvolte ............................................................................................................................. 162

11.2.4 Le attività principali .............................................................................................................................. 162


12 PROTOCOLLO SALUTE E SICUREZZA NEI LUOGHI DI LAVORO ........................................................ 164

13 ULTERIORI LINEE GUIDA.............................................................................................................. 165

13.1 DISTRIBUZIONE DEGLI ATTI DEGLI ORGANI SOCIETARI ................................................................................................ 165

13.2 RAPPORTI CON ORGANISMI PUBBLICI ..................................................................................................................... 165

13.3 ALTRI ASPETTI DI GOVERNANCE............................................................................................................................. 165

ALLEGATO 1 ELENCO REATI PRESUPPOSTO EX D.LGS. 231/2001........................................................... 167


PARTE GENERALE


1 INTRODUZIONE AL DOCUMENTO

Il presente documento costituisce la formalizzazione del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo

(di seguito anche “Modello”) ai sensi e per gli effetti di cui al Decreto Legislativo n. 231/01 (di seguito anche

“Decreto”); è il frutto di un’attenta attività di analisi condotta all’interno della struttura societaria di Fiera

Roma S.r.l. (di seguito anche FR) con il precipuo scopo di dotare la stessa di un modello che costituisca

un’esimente dalla responsabilità amministrativa nel caso di commissione di reati – annoverati dal citato

Decreto – da parte di soggetti che fanno parte della compagine societaria o che agiscono per suo conto e in

suo nome.

Il documento è costituito da:

“Parte Generale” in cui, dopo un richiamo ai principi del Decreto, sono illustrate le componenti

essenziali del Modello con particolare riferimento a:

o Codice Etico;

o principi generali di “Controllo Interno”;

o misure da adottare in caso di mancata osservanza delle prescrizioni dello stesso (Sistema

Disciplinare);

o formazione del personale e diffusione del Modello nel contesto aziendale ed extra-

aziendale;

o Organismo di Vigilanza;

“Parte Speciale” in cui:

o si descrive l’assetto organizzativo della Società (Corporate Governance);

o sono identificate le aree, di specifico interesse nello svolgimento delle attività di Fiera

Roma S.r.l., per le quali è astrattamente configurabile un rischio potenziale di

commissione di reati;

o sono indicati i riferimenti a protocolli (procedure o policy aziendale o linee guida) da

eseguire ed attività di controllo da svolgersi per prevenire la commissione di reati;

Allegati


2 IL DECRETO LEGISLATIVO N. 231/2001

Il D.Lgs. 231/2001 (“Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e

delle associazioni anche prive di personalità giuridica”), ha dato attuazione all’art.11 della legge 300/2000,

che a sua volta ha provveduto a recepire nel nostro Ordinamento gli obblighi previsti dalle seguenti

Convenzioni internazionali alle quali l’Italia aveva da tempo aderito:

Convenzione del 26 luglio 1995 sulla tutela degli interessi finanziari delle comunità europee e dei

relativi protocolli;

Convenzione del 26 maggio 1997 sulla lotta contro la corruzione nella quale sono coinvolti

funzionari delle comunità europee o degli Stati membri;

Convenzione del 17 dicembre 1997 sulla lotta alla corruzione di pubblici ufficiali stranieri nelle

operazioni economiche ed internazionali.

Il Decreto Legislativo n. 231 dell’8 giugno 2001 non introduce nuove figure di reato, ma ha quale obiettivo

quello di riconoscere in capo alle persone giuridiche, alle società ed alle associazioni anche prive di

personalità giuridica, identificati dal Legislatore quali “enti”, la “responsabilità amministrativa” per alcuni

reati – già previsti dal nostro Ordinamento – commessi nell’“interesse” o “vantaggio” degli enti medesimi

da soggetti “in posizione apicale” o da “soggetti sottoposti alla direzione o alla vigilanza” dei medesimi

soggetti in posizione apicale. Nel dettaglio:

soggetti “apicali” quali:

o persone che rivestono funzioni di rappresentanza;

o persone che rivestono funzioni di amministrazione;

o persone che rivestono funzioni di direzione dell’ente o di una sua unità organizzativa

autonoma;

o persone che esercitano anche di fatto la gestione o il controllo della società;

soggetti “sottoposti” ossia persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di qualunque soggetto

menzionato nei punti precedenti.

La società non risponde, per espressa previsione legislativa, se le persone indicate hanno agito

nell’interesse esclusivo proprio o di terzi.

2.1 Le fattispecie di reato

Il Decreto si pone l’obiettivo di colpire, mediante sanzioni irrogate alle società, direttamente la proprietà

societaria (soci, azionisti) e non solamente, come previsto dalla disciplina precedente, le azioni dei soggetti

che le amministrano (amministratori, direttori, dirigenti ecc.), sovvertendo così lo storico principio “societas

delinquere non potest” che da sempre ha caratterizzato il diritto penale italiano.

La responsabilità della persona giuridica si aggiunge, pertanto, a quella della persona fisica che ha

commesso materialmente il fatto.

Per quanto riguarda le singole fattispecie criminose (allegato 1) che possono generare la responsabilità

degli enti, ai quali i relativi autori appartengono, il Decreto individua le seguenti categorie omogenee:

reati contro la Pubblica Amministrazione;

reati di falso nummario;


reati societari;

delitti con finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico;

reati contro la personalità individuale;

abusi di mercato;

reati transnazionali;

omicidio colposo e lesioni colpose in presenza di violazione delle norme sulla salute e sicurezza deiluoghi di lavoro (D.Lgs. n. 81/08);

reati di riciclaggio;

delitti informatici e di trattamento illecito dei dati;

delitti di criminalità organizzata;

falsità in monete, in carte di pubblico credito, in valori di bollo e in strumenti o segni diriconoscimento;

delitti contro l’industria e il commercio;

delitti in materia di violazione del diritto di autore;

reati ambientali.

2.2 Le sanzioni

Le sanzioni per gli illeciti amministrativi dipendenti da reato sono:

la sanzione pecuniaria, la cui commisurazione è determinata in numero e valore delle quote

tenendo conto della gravità del fatto, del grado della responsabilità dell’ente nonché dell’attività

svolta per eliminare o attenuare le conseguenze del fatto o per prevenire la commissione di

ulteriori illeciti;

la sanzione interdittiva (non prevista per reati societari e abusi di mercato):

o interdizione esercizio attività;

o sospensione o revoca delle autorizzazioni, licenze o concessioni funzionali alla commissione

dell’illecito;

o divieto di contrattare con la Pubblica Amministrazione;

o esclusione da agevolazioni, finanziamenti, contributi o sussidi e l’eventuale revoca di quelli

concessi;

o divieto di pubblicizzare beni o servizi;

la confisca del prezzo o del profitto del reato;

la pubblicazione della sentenza su un quotidiano a tiratura nazionale.

Si rammenta, infine, che il Pubblico Ministero può richiedere l'applicazione, quale misura cautelare, di una

delle sanzioni interdittive previste dal Decreto, nei casi in cui sussistano gravi indizi per ritenere la

sussistenza della responsabilità dell'ente e vi siano fondati e specifici elementi che facciano ritenere

concreto il pericolo che vengano commessi illeciti della stessa indole di quello per cui si procede.

2.3 Vicende modificative dell’Ente

Il D.Lgs. 231/01 disciplina, inoltre, il regime della responsabilità patrimoniale dell’ente per le sanzioni

irrogate con riferimento a vicende modificative, quali la trasformazione, la fusione, la scissione e la cessione

d’azienda. In particolare, in caso di trasformazione, l’ente “trasformato” rimane responsabile anche per i

reati commessi anteriormente alla data in cui la trasformazione ha avuto effetto. Per quanto concerne la

fusione, anche per incorporazione, l’ente risultante dalla fusione risponde anche dei reati di cui erano


responsabili gli enti partecipanti alla fusione stessa. In linea generale, nel caso di scissione parziale la

società scissa rimane responsabile per i reati commessi anteriormente alla data in cui la scissione ha avuto

effetto. Gli enti beneficiari della scissione diventano solidalmente responsabili per il pagamento delle

sanzioni pecuniarie irrogate all’ente scisso, nel limite del valore effettivo del patrimonio netto trasferito.

Per quanto concerne le fattispecie di cessione e conferimento di azienda, il D.Lgs. 231/01 prevede una

disciplina unitaria. In particolare, nel caso di cessione di azienda, il cessionario è solidalmente responsabile

con il cedente per le sanzioni pecuniarie irrogate in relazione ai reati commessi nell’ambito dell’azienda

ceduta, nel limite del valore trasferito e delle sanzioni risultanti dai libri contabili obbligatori ovvero delle

sanzioni dovute ad illeciti dei quali il cessionario era comunque a conoscenza. E’ comunque fatto salvo il

beneficio della preventiva escussione dell’ente cedente.

2.4 Esenzione dalla responsabilità amministrativa (“beneficio dell’esimente”)

Nell’introdurre il regime di responsabilità amministrativa, il Decreto prevede una specifica forma di esonero

da detta responsabilità. Ove il reato venga commesso da soggetti che rivestono funzioni di rappresentanza,

di amministrazione o di direzione dell’ente o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria

e funzionale, nonché da soggetti che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo dello stesso, l’ente

non è responsabile se dimostra che:

a) l’organo dirigente ha adottato ed effettivamente attuato, prima della commissione del fatto costituente

reato, un Modello (o Modelli) di Organizzazione e di Gestione idoneo a prevenire reati della specie di quello

verificatosi;

b) il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei Modelli e del loro aggiornamento è stato

affidato ad un organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo;

c) le persone hanno commesso il reato eludendo fraudolentemente il Modello (o i modelli) di

organizzazione e di gestione;

d) non vi è stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell’organo di controllo.

Nel caso in cui, invece, il reato venga commesso da soggetti sottoposti alla direzione o alla vigilanza di uno

dei soggetti sopra indicati, l’ente è responsabile se la commissione del reato è stata resa possibile

dall’inosservanza degli obblighi di direzione o vigilanza. In ogni caso, è esclusa l’inosservanza di tali obblighi

qualora l’ente, prima della commissione del reato, abbia adottato ed efficacemente attuato un Modello

idoneo a prevenire reati della specie di quello verificatosi.

Al fine di potere usufruire della facoltà di esonero, è quindi necessario che l’ente costruisca un sistema di

controllo preventivo che se opportunamente adottato ed efficacemente attuato, renda realizzabile il

comportamento criminoso solo grazie all’elusione del predetto sistema.

Il Decreto prevede espressamente (artt. 6 e 7) che la responsabilità amministrativa sia esclusa qualora la

società si sia dotata di effettivi ed efficaci Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo idonei a

prevenire i reati introdotti dal Decreto, e se gli stessi siano stati efficacemente attuati.

Un Modello è ritenuto efficace (art. 6 comma 2) se soddisfa le seguenti esigenze:


individua le attività nel cui ambito possono essere commessi reati (cosiddetta “mappatura” delle

attività a rischio);

prevede specifici protocolli diretti a descrivere le procedure operative, programmare la formazione

e l’attuazione delle decisioni dell’ente in relazione ai reati da prevenire;

definisce le modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione dei

reati;

prevede obblighi di informazione nei confronti dell’Organismo deputato a vigilare sul

funzionamento e l’osservanza del Modello.

Un Modello è efficacemente attuato se prevede (art. 7 comma 4):

una verifica periodica e l’eventuale modifica a consuntivo dello stesso, qualora siano scoperte

significative violazioni delle prescrizioni ovvero intervengano mutamenti nell’organizzazione o

nell’attività;

un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello

stesso.

L'adozione del Modello diviene, pertanto, di fatto obbligatoria se si vuole beneficiare dell'esimente.


3 IL MODELLO

3.1 Finalità del Modello

L’adozione del Modello è stata decisa nella convinzione che, al di là delle prescrizioni del Decreto, che lo

indicano come elemento facoltativo e non obbligatorio, possa costituire un valido strumento di

sensibilizzazione nei confronti di tutti coloro che operano in nome e per conto di FR affinché seguano,

nell’espletamento delle proprie attività, dei comportamenti corretti, tali da prevenire il rischio di

commissione dei reati contemplati nel Decreto.

Pertanto il Modello si propone come finalità quelle di:

consentire l’esenzione della responsabilità amministrativa di FR in caso di commissione di reati;

migliorare il sistema di Corporate Governance;

predisporre un sistema strutturato ed organico di prevenzione e controllo finalizzato alla riduzione

del rischio di commissione dei reati connessi all’attività aziendale con particolare riguardo alla

riduzione di eventuali comportamenti illegali;

diffondere, in tutti coloro che operano in nome e per conto di FR nelle “aree di attività a rischio”,

la consapevolezza di poter incorrere, in caso di violazione delle disposizioni ivi riportate, in un

illecito passibile di sanzioni, sul piano penale ed amministrativo, non solo nei propri confronti ma

anche nei confronti di FR;

informare tutti coloro che operano a qualsiasi titolo in nome, per conto o comunque

nell’interesse di FR che la violazione delle prescrizioni contenute nel Modello comporterà

l’applicazione di apposite sanzioni oppure la risoluzione del rapporto contrattuale;

ribadire che la Società non tollera comportamenti illeciti, di qualsiasi tipo ed indipendentemente da

qualsiasi finalità, in quanto questi (anche nel caso in cui FR fosse apparentemente in condizione di

trarne vantaggio) sono comunque contrari ai principi etici ai quali la Società intende attenersi;

censurare fattivamente i comportamenti posti in essere in violazione del Modello attraverso la

comminazione di sanzioni disciplinari e/o attivazione di rimedi contrattuali.

3.2 Metodologia

Il Modello è stato elaborato in ottemperanza alle indicazioni prescritte dalla normativa di riferimento,

nonché sulla base delle Linee guida elaborate da Confindustria; recepisce, altresì, gli orientamenti e le

evoluzioni giurisprudenziali in materia.

La sua predisposizione è stata conseguita attraverso una serie di attività, suddivise in differenti fasi, dirette

alla costruzione di un sistema di analisi, prevenzione e gestione dei rischi, che vengono qui di seguito, in

ordine cronologico, descritte:

1. analisi della mappatura delle attività a rischio “reato presupposto” (risk analysis): obiettivo di

questa fase è stata l’analisi del contesto aziendale, al fine di verificare la mappatura di tutte le aree

di attività di FR, individuare i processi e le attività nelle quali potessero essere realizzati i reati

previsti dal Decreto.

L’identificazione delle attività aziendali a rischio è stata attuata attraverso il previo esame della

documentazione di FR (organigrammi, processi principali, procure, disposizioni organizzative, ecc.)


e il successivo svolgimento di una serie di interviste con i soggetti-chiave nell’ambito delle strutture

aziendali (top management).

Con riferimento all’aggiornamento della mappatura delle attività aziendali, effettuata sulla base

dello specifico contesto in cui opera FR, e alla relativa rappresentazione delle attività sensibili o a

rischio, sono stati individuati i reati potenzialmente realizzabili (e per ciascuno, a titolo

esemplificativo, alcune modalità di commissione della condotta illecita);

2. analisi del Sistema di Controllo Interno: si è proceduto ad analizzare il sistema dei controlli

preventivi, in termini di procedure esistenti e prassi operative a presidio delle “attività sensibili”

individuate nella fase precedente, al fine di esprimere il giudizio di idoneità degli stessi in merito

alla prevenzione dei rischi di reato.

In tale fase, si è, pertanto, provveduto alla rilevazione degli attuali presidi di controllo interno

esistenti (procedure formali e/o prassi adottate, verificabilità, documentabilità o “tracciabilità”

delle operazioni e dei controlli, separazione o segregazione delle funzioni, ecc.) attraverso le

informazioni fornite dalle strutture aziendali e l’analisi della documentazione fornita;

3. gap analysis: sulla base dei risultati ottenuti nella precedente fase e del confronto degli attuali

presidi di controllo con un Modello teorico di riferimento (coerente con il Decreto, con le Linee

Guida di Confindustria e con le migliori pratiche nazionali ed internazionali), FR ha individuato una

serie di aree di integrazione e/o miglioramento nel sistema dei controlli, a fronte delle quali sono

state definite le opportune azioni da intraprendere.


4 CODICE ETICO

4.1 Introduzione

Il presente Codice Etico (di seguito, denominato anche “Codice”) individua i principi e le regole di

comportamento cui Fiera di Roma S.r.l. (di seguito, denominata anche ”FR”) riconosce un valore etico

positivo al fine di indirizzare la propria attività imprenditoriale verso un percorso di legalità, trasparenza,

competenza, integrità e correttezza gestionale.

FR informerà quindi la propria attività interna ed esterna al rispetto dei principi e delle regole contenute

nel presente Codice.

Destinatari del Codice Etico sono i dipendenti, i componenti del Consiglio di Amministrazione e del Collegio

Sindacale di FR, i fornitori, gli organizzatori, gli espositori ed i collaboratori dei quali FR si avvale per il

conseguimento dei propri obiettivi nonché i soggetti che intrattengono rapporti contrattuali, anche

occasionali e/o temporanei, con la medesima società.

FR promuove la conoscenza e l’osservanza del presente Codice e dei relativi aggiornamenti tra i suddetti

destinatari che sono pertanto tenuti a conoscerne il contenuto ed a contribuire, nell’ambito delle rispettive

competenze e funzioni, all’attuazione ed alla diffusione dei principi e delle regole in esso sviluppati.

I comportamenti non conformi alle disposizioni contenute nel presente Codice comporteranno

l’applicazione delle sanzioni disciplinari previste dalle vigenti norme di legge e/o dalla contrattazione

collettiva, così come richiamate nella sezione “Il sistema sanzionatorio” del Modello di organizzazione,

gestione e controllo di cui il presente Codice costituisce parte integrante.

4.2 Principi generali

I destinatari del presente Codice Etico debbono attenersi, per quanto di loro competenza, ai seguenti

principi guida che gli stessi dovranno osservare anche nei loro reciproci rapporti:

agire nel rispetto della legge e dei regolamenti vigenti;

trattare gli organizzatori, gli espositori, la P.A., le autorità od istituzioni pubbliche nonché ogni altro

terzo con il quale si entra in contatto per motivi professionali con onestà, trasparenza, correttezza,

imparzialità e senza pregiudizi;

competere lealmente sul mercato;

tutelare la salute e la sicurezza propria e dei terzi;

mantenere riservate le informazioni acquisite nell’esercizio delle proprie funzioni;

evitare o dichiarare preventivamente eventuali situazioni di conflitto di interesse;

utilizzare i beni intellettuali e materiali di FR in modo da garantire il pieno rispetto della loro

destinazione d’uso e da tutelarne la conservazione e la funzionalità.

4.3 Gestione degli affari

Tutte le operazioni attuate da FR devono avere una corretta ed adeguata registrazione in modo da rendere

possibile la verifica del processo di decisione, di autorizzazione e di svolgimento.


Per ogni operazione vi deve essere un adeguato supporto documentale al fine di poter procedere, in ogni

momento, all’effettuazione di controlli che ne attestino le caratteristiche e le motivazioni ed individuino il

soggetto che ha autorizzato, effettuato, registrato e verificato l’operazione.

4.3.1 Rapporti con gli Organizzatori e gli Espositori

I rapporti di con gli organizzatori e gli espositori sono ispirati ai principi di correttezza, lealtà e trasparenza

nonché al pieno rispetto degli impegni contrattuali assunti.

Nei rapporti con gli organizzatori e gli espositori sono vietate dazioni, omaggi, atti di cortesia e di ospitalità,

salvo che siano di natura e di valore tale da non compromettere l’immagine di FR e da non poter essere

interpretati come finalizzati ad ottenere un trattamento di favore che non sia determinato dalle regole di

mercato. In ogni caso, eventuali omaggi, atti di cortesia e di ospitalità devono sempre essere

preventivamente comunicati ed autorizzati dal superiore gerarchico il quale ne darà pronta comunicazione

all’Organismo di Vigilanza che eseguirà le dovute verifiche ed adotterà, se del caso, gli opportuni

provvedimenti.

4.3.2 Rapporti con i Fornitori

I rapporti di FR con i fornitori sono ispirati ai principi di correttezza, lealtà e trasparenza.

La selezione dei fornitori e gli acquisti di beni e/o servizi deve avvenire secondo i principi del presente

Codice e delle procedure interne, utilizzando la forma scritta, nel rispetto della struttura gerarchica e sulla

base di parametri obiettivi quali la qualità, il prezzo, la convenienza, l’efficienza e la capacità di fornire e

garantire beni e/o servizi di livello adeguato alle esigenze della società. In ogni caso FR si avvarrà di fornitori

che operino in conformità alla normativa vigente ed ai principi ed alle regole previste nel presente Codice.

Nei rapporti con i fornitori sono vietate dazioni, omaggi, atti di cortesia e di ospitalità, salvo che siano di

natura e di valore tale da non compromettere l’immagine di FR e da non poter essere interpretati come

finalizzati ad ottenere un trattamento di favore che non sia determinato dalle regole di mercato. In ogni

caso, eventuali omaggi, atti di cortesia e di ospitalità devono sempre essere preventivamente comunicati

ed autorizzati dal superiore gerarchico il quale ne darà comunque pronta notizia all’Organismo di Vigilanza

che eseguirà le dovute verifiche ed adotterà, se del caso, gli opportuni provvedimenti.

4.3.3 Rapporti con i Dipendenti

Le risorse umane sono un fattore indispensabile per l’esistenza, lo sviluppo ed il successo di un’impresa. Per

questo motivo FR tutela e promuove il valore delle risorse umane allo scopo di migliorare e accrescere il

patrimonio e la competitività delle competenze possedute da ciascun dipendente operante nel contesto

organizzativo della stessa società.

FR offre pari opportunità a tutti i dipendenti sulla base delle loro qualifiche professionali e delle loro

capacità individuali, senza alcuna discriminazione di religione, razza, credo politico, sindacale o di sesso ed

evitando favoritismi ed agevolazioni di ogni sorta.

Pertanto FR, per il tramite delle funzioni aziendali competenti, seleziona e gestisce i dipendenti seguendo

una politica basata sul riconoscimento dei meriti e delle pari opportunità e prevedendo programmi volti

all’aggiornamento professionale ed all’acquisizione di nuove competenze.


FR si impegna a creare un ambiente di lavoro, che oltre ad essere adeguato dal punto di vista della

sicurezza e della salute personale dei dipendenti ai sensi della normativa vigente in materia di prevenzione

e protezione, favorisca la collaborazione reciproca e lo spirito di squadra nel rispetto della personalità

individuale, e sia immune da pregiudizi, intimidazioni, illeciti condizionamenti o indebiti disagi. Nel rispetto

della legislazione vigente in materia di privacy, FR si impegna a tutelare le informazioni attinenti alla sfera

privata dei propri dipendenti.

Il dipendente che riceve, promette od esegue doni o trattamenti di favore che travalichino gli ordinari

rapporti di cortesia, deve immediatamente avvertirne il superiore gerarchico il quale ne darà prontamente

notizia all’Organismo di Vigilanza che eseguirà le dovute verifiche ed adotterà gli opportuni provvedimenti.

4.3.4 Rapporti con la Concorrenza

FR crede nella libera e leale concorrenza ed informa le proprie azioni all’ottenimento di risultati competitivi

che premino la capacità, l’esperienza e l’efficienza.

FR ed i propri dipendenti, consulenti e collaboratori devono tenere comportamenti corretti negli affari di

interesse di FR e nei rapporti con le società concorrenti evitando di porre in essere azioni che violino le leggi

sulla concorrenza o i diritti di terzi.

Qualsiasi azione diretta ad alterare le condizioni di una corretta competizione è contraria alla politica

aziendale di FR ed è pertanto vietata ad ogni soggetto che per esso agisce.

In nessun caso il perseguimento degli interessi di FR può giustificare una condotta che non sia rispettosa

delle leggi vigenti e non conforme ai principi ed alle regole contenute nel presente Codice.

4.3.5 Rapporti con la P.A. e le autorità ed istituzioni pubbliche

I rapporti con la P.A. e con le autorità e le istituzioni pubbliche devono essere intrapresi e gestiti da FR

nell’assoluto e rigoroso rispetto della normativa vigente, dei principi e delle regole fissati nel presente

Codice e nelle procedure interne.

FR, per quanto possibile, in tali rapporti eviterà di essere rappresentata da un’unica persona fisica, sul

presupposto che la pluralità di soggetti consente di minimizzare il rischio di rapporti interpersonali non

coerenti con la volontà della stessa FR. Quest’ultima adotterà adeguati meccanismi di controllo e di

tracciabilità dei flussi informativi destinati alla P.A. od alle autorità o istituzioni pubbliche.

Nei rapporti con i predetti soggetti non è consentito:

compiere atti di corruzione attiva o passiva o porre in essere comportamenti collusivi di qualsiasi

natura;

nell’ambito di trattative d’affari o rapporti commerciali di qualsivoglia natura, tenere direttamente

od indirettamente comportamenti tali da influenzare in modo improprio le decisioni della

controparte;

avvalersi di consulenti e/o collaboratori ovvero farsi rappresentare da terzi laddove ciò possa

configurare una situazione di potenziale conflitto di interessi;

far ottenere, indebitamente, a FR contributi, finanziamenti, mutui agevolati od erogazioni

pubbliche, in qualunque modo denominate, ovvero concessioni, autorizzazioni, licenze o altri atti


amministrativi concessi o erogati tramite la presentazione di dichiarazioni e/o documenti falsi

ovvero mediante l'omissione di informazioni dovute;

destinare le somme ricevute a titolo di erogazioni, contributi, sovvenzioni o finanziamenti a scopi

diversi da quelli per cui sono state concesse;

alterare il funzionamento di un sistema informatico o telematico o manipolare i dati in esso

contenuti al fine di ottenere un ingiusto profitto arrecando danno alla P.A. o ad autorità od

istituzioni pubbliche ovvero a terzi in genere;

procurare indebitamente qualsiasi tipo di profitto (licenze, autorizzazioni, sgravi di oneri, anche di

natura previdenziale, agevolazioni fiscali o esenzioni dal pagamento di contributi previdenziali) con

artifici o raggiri;

fornire o promettere di fornire, sollecitare od ottenere informazioni e/o documenti riservati o

comunque tali da poter compromettere l’integrità o la reputazione di FR e/o della controparte;

accettare, offrire o promettere, anche indirettamente, denaro, doni, beni, servizi o prestazioni non

dovute (anche in termini di opportunità di impiego o di opportunità commerciali) nei rapporti

intrattenuti con pubblici ufficiali, incaricati di pubblico servizio o soggetti privati per influenzarne le

decisioni in vista di trattamenti più favorevoli o prestazioni/servizi indebiti o per qualsiasi altra

finalità non lecita.

Eventuali richieste o offerte di denaro o di favori di qualunque tipo (ivi compresi omaggi o regali di non

modico valore) formulate indebitamente a coloro o da coloro che operano per conto e/o nell’interesse di

FR nell’ambito dei rapporti con la P.A. o con le autorità od istituzioni pubbliche, devono essere portate a

conoscenza del superiore gerarchico che ne darà pronta notizia all’Organismo di Vigilanza per le necessarie

verifiche e l’adozione dei provvedimenti più opportuni.

Nel corso di processi penali, civili o amministrativi è fatto divieto di intraprendere direttamente o

indirettamente alcuna azione illecita che possa favorire o danneggiare una delle parti in causa.

4.3.6 Regali e Omaggi

Non è ammessa alcuna forma di regalo od omaggio che possa essere interpretata come eccedente le

normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella

conduzione di qualsiasi attività posta in essere o altrimenti collegabile a FR. In particolare è vietata qualsiasi

forma di regalo od omaggio a pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio, italiani od esteri, o a loro

familiari, che possa influenzarne l’indipendenza di giudizio o indurre gli stessi ad assicurare un qualsiasi

vantaggio.

Si precisa che tale previsione concerne sia i regali od omaggi promessi od offerti sia quelli ricevuti,

intendendosi per regalo qualsiasi tipo di beneficio (ivi compresa la promessa di un’offerta di lavoro) e per

omaggio qualsiasi iniziativa volta a promuovere la brand image di FR.

I regali od omaggi offerti, salvo quelli di modico valore, devono essere documentati in modo adeguato per

consentire le necessarie verifiche e devono essere preventivamente autorizzati dal responsabile aziendale

competente e segnalati all’Organismo di Vigilanza.


I destinatari del presente Codice Etico che ricevano regali od omaggi non rientranti nelle fattispecie

consentite, sono tenuti a darne immediata comunicazione all’Organismo di Vigilanza che ne valuterà

l’appropriatezza e provvederà a comunicare al mittente la politica di FR in materia.

4.4 Salute, Sicurezza e Ambiente

4.4.1 Salute e Sicurezza

FR garantisce l’integrità fisica e morale dei propri dipendenti e collaboratori nonché condizioni di lavoro

rispettose della dignità individuale e della normativa vigente in materia di prevenzione degli infortuni sul

lavoro e protezione dei lavoratori.

FR svolge la propria attività in condizioni tecniche, organizzative ed economiche tali da assicurare

un’adeguata prevenzione infortunistica ed un ambiente di lavoro salubre e sicuro.

FR si impegna a diffondere tra tutti i propri dipendenti e collaboratori una cultura della sicurezza,

sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili, da parte di tutti i

dipendenti ed i collaboratori, finalizzati alla tutela della salute e della sicurezza di se stessi e dei terzi.

I dipendenti ed i collaboratori sono tenuti a mantenere un clima di reciproco rispetto della dignità,

dell’onore e della reputazione personale.

All’interno di FR vige il divieto generale di abuso di sostanze alcoliche o di uso di sostanze stupefacenti ed il

divieto di fumare nei luoghi di lavoro in conformità alle norme di legge vigenti in materia, e comunque ove

il fumo possa determinare pericolo per le strutture ed i beni aziendali ovvero per la salute o l’incolumità dei

dipendenti, dei collaboratori e/o dei terzi.

4.4.2 Ambiente

L’ambiente è un bene di cui FR promuove la salvaguardia attraverso un efficace sistema di gestione che

ottemperi alla normativa vigente in materia. I destinatari del presente Codice contribuiscono, nello

svolgimento delle proprie funzioni, al processo di protezione dell’ambiente.

4.5 Trattamento di informazioni interne

Ogni informazione, documento od altro materiale ottenuto dai destinatari del presente Codice in funzione

del proprio rapporto professionale con FR è strettamente riservato. Coloro che, in ragione dell’esercizio

delle proprie funzioni, abbiano accesso a informazioni privilegiate riguardanti FR (a titolo esemplificativo

informazioni riguardanti cambiamenti di management, progetti di acquisizione, fusione, scissione, piani

strategici, budget, business plan), non possono usarle a proprio vantaggio e/o di quello di familiari, di

conoscenti o di terzi. Essi dovranno inoltre prestare una particolare attenzione a non divulgare tali

informazioni, ad impedirne l’acquisizione da parte di terzi e ad evitarne ogni uso improprio.

Le informazioni e/o qualunque altro genere di notizie, documenti o dati che non siano di pubblico dominio

e siano inerenti all’attività di FR, non devono essere divulgate, né usate o comunicate all’esterno senza una

preventiva autorizzazione da parte della persona a ciò delegata.

Particolare cura ed attenzione è posta nella diffusione di informazioni rilevanti per la vita di FR che possano

incidere in modo significativo sull’andamento dell’attività di FR ovvero sulla credibilità ed affidabilità dello


stesso sul presupposto che una esaustiva e chiara comunicazione garantisce una corretta gestione dei

rapporti con gli organi interni deputati al controllo, con i terzi con i quali FR entra in contatto o con le

autorità pubbliche.

4.6 Uso delle risorse informatiche

Le risorse informatiche sono un efficace strumento di gestione e di controllo che i destinatari del presente

Codice sono tenuti ad utilizzare esclusivamente per lo svolgimento delle attività di propria competenza e

nel pieno rispetto delle modalità stabilite da FR nell’ambito delle procedure interne.

FR persegue un utilizzo degli strumenti informatici corretto e volto ad evitare ogni uso che comporti la

raccolta, l’archiviazione e/o la diffusione di dati e di informazioni per fini diversi da quelli consentiti.

L’utilizzo dei predetti strumenti sarà oggetto di monitoraggi e verifiche periodiche da parte di FR e

dell’Organismo di Vigilanza.

4.7 Dati contabili

FR si ispira ai principi di veridicità, accuratezza, completezza e chiarezza nello svolgimento dell’attività di

registrazione contabile al fine di garantire ai soci ed ai terzi una chiara e veritiera rappresentazione della

situazione economica, patrimoniale e finanziaria della stessa società.

La registrazione di ogni operazione o transazione nel sistema di contabilità aziendale sarà eseguita secondo

i criteri stabiliti dalla legge ed i principi contabili applicabili. La documentazione di supporto relativa alle

operazioni da riportare in contabilità deve essere completa, accurata, chiara, veritiera e valida in modo da

consentire una immediata determinazione delle caratteristiche e delle motivazioni alla base dell’operazione

medesima, la sua ricostruzione cronologica e la verifica del processo di decisione, autorizzazione e

realizzazione nonché l’individuazione dei soggetti responsabili.

Nel caso di elementi economico-patrimoniali fondati su valutazioni, la relativa registrazione deve essere

compiuta nel rispetto dei principi di ragionevolezza e di prudenza attraverso una chiara illustrazione dei

criteri che hanno guidato la determinazione del valore del bene.

L’attività amministrativo-contabile è attuata con l’utilizzo di aggiornati strumenti e di procedure

informatiche che ne ottimizzano l’efficienza, la correttezza, la completezza e la corrispondenza ai principi

contabili, e ne favoriscono i necessari controlli e verifiche sulla legittimità, coerenza e congruità del

processo di decisione, autorizzazione e svolgimento delle operazioni.

Chiunque venga a conoscenza di possibili omissioni, falsificazioni od irregolarità nella tenuta della

contabilità e della relativa documentazione o comunque di violazioni dei principi del presente Codice o

delle procedure interne, è tenuto a riferirne tempestivamente al proprio superiore gerarchico il quale ne

darà pronta notizia all’Organismo di Vigilanza che eseguirà le dovute verifiche.

4.8 Conflitti di interesse

I destinatari del presente Codice devono evitare ogni possibile conflitto di interesse, con particolare

riferimento ad interessi personali o familiari che potrebbero influenzarne l’indipendenza di giudizio nel

decidere quale sia il miglior interesse per FR ed il modo più opportuno per perseguirlo.


Qualsiasi situazione che generi un possibile conflitto di interesse deve essere immediatamente riferita al

superiore gerarchico ed all’Organismo di Vigilanza.

Non è quindi consentito perseguire interessi propri a danno degli interessi di FR, fare un uso personale non

autorizzato dei beni aziendali o delle informazioni acquisite nell’esercizio delle proprie funzioni, detenere

interessi direttamente o indirettamente o svolgere mansioni di qualunque genere in società concorrenti.

4.9 Controllo del Codice

Nel rispetto della normativa vigente e nell’ottica della pianificazione e della gestione delle attività aziendali

tesa all’efficienza, alla correttezza, alla trasparenza ed alla qualità, FR adotta misure organizzative e di

gestione idonee a prevenire comportamenti illeciti o comunque contrari alle regole ed ai principi del Codice

da parte di qualunque soggetto che agisca in nome e/o per conto di FR ovvero nell’interesse di

quest’ultima.

Il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello di organizzazione, gestione e

controllo adottato da FR ai sensi del D.Lgs. 231/2001 e successive modificazioni, di cui il presente Codice

costituisce parte integrante, è affidato all’Organismo di Vigilanza, dotato di autonomi poteri di iniziativa e

controllo, senza vincoli di subordinazione che ne possano impedire o limitare in alcun modo l’attività.

L’Organismo di Vigilanza opera con imparzialità, continuità, professionalità ed autonomia ed ha in

particolare, con riferimento al presente Codice, il compito di:

vigilare sull’osservanza del Codice da parte di coloro che all’interno di FR rivestono funzioni di

rappresentanza, amministrazione o direzione e da parte di coloro che sono sottoposti alla direzione

o vigilanza dei primi attraverso verifiche periodiche; a tal fine l’Organismo di Vigilanza può accedere

a tutte le informazioni di FR ed ha la facoltà di prendere visione di tutti i documenti ritenuti

rilevanti e di interesse per lo svolgimento delle proprie funzioni.

valutare l’opportunità di aggiornamento del Codice coerentemente con lo sviluppo delle attività di

FR, con i mutamenti organizzativi interni della stessa ovvero con le violazioni riscontrate a seguito

delle verifiche effettuate, nonché sulla base delle segnalazioni pervenutegli;

verificare ogni notizia di violazione del Codice ed informare gli organi e le funzioni aziendali

competenti dei risultati delle verifiche eseguite ai fini dell’adozione degli eventuali provvedimenti

sanzionatori;

vigilare sull’applicazione delle sanzioni disciplinari irrogate per l’accertata violazione del Codice.

4.10 Denuncia di violazioni

I casi di violazione dei principi e/o delle regole del presente Codice devono essere prontamente segnalati

per iscritto, in forma riservata, al superiore gerarchico, il quale informerà prontamente l’Organismo di

Vigilanza. Ove le mancanze da segnalare riguardino il diretto superiore, la suddetta segnalazione dovrà

essere indirizzata alla funzione gerarchicamente superiore, che informerà a sua volta l’Organismo di

Vigilanza.

Sarà cura di FR garantire che nessuno in ambito lavorativo possa subire ritorsioni, illeciti, condizionamenti o

discriminazioni di qualunque tipo a seguito della predetta segnalazione.


4.11 Sanzioni

La violazione dei principi e/o delle regole contenute nel presente Codice costituirà illecito disciplinare o

inadempimento alle obbligazioni contrattuali del rapporto di lavoro dipendente o funzionale o di

collaborazione professionale, con ogni conseguente effetto di legge e di contratto, anche ai sensi degli artt.

2104 e 2105 del codice civile.

FR irrogherà con imparzialità, coerenza ed uniformità le sanzioni disciplinari previste nella sezione “Il

sistema sanzionatorio” del Modello di organizzazione, gestione e controllo.

4.12 Disposizioni finali

Il presente Codice è approvato dal Consiglio di Amministrazione di FR.

Ogni variazione e/o integrazione dello stesso sarà approvata dal Consiglio di Amministrazione e diffusa

tempestivamente a tutti i destinatari.

5 PRINCIPI GENERALI DEL “CONTROLLO INTERNO”

L’individuazione delle attività aziendali rilevanti, ove può essere presente il rischio di commissione dei reati

previsti dal D.Lgs. n. 231 del 2001 (di seguito “Attività Sensibili”), è il risultato dell’attività di analisi dei

processi aziendali.

Per ciascuna Attività Sensibile sono identificate, oltre al referente del singolo processo aziendale (“Key

Officer”), le modalità operative e gestionali esistenti nonché gli elementi di controllo già presenti

(protocolli, procedure, policy). È quindi effettuata un’analisi comparativa tra l’ambiente di controllo

esistente e i principi e i contenuti del Modello 231 (in particolare i presidi di controllo).

Il Sistema di Controllo Interno (SCI) può essere definito come un insieme di meccanismi, procedure e

strumenti predisposti dalla direzione per assicurare il conseguimento degli obiettivi di efficienza delle

operazioni aziendali, affidabilità delle informazioni finanziarie, rispetto delle leggi e dei regolamenti e

salvaguardia dei beni aziendali (figura 1).

Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo

figura 1

Si individuano le seguenti fasi:

1. Ambiente generale di controllo

riferimento al controllo interno dell’organizzazione. L’ambiente di controllo include i seguenti

elementi:

o integrità e valori etici;

o filosofia e stile gestionale del Management;

o struttura organizzativa;

o attribuzione di autorità e responsabilità;

o politiche e pratiche del personale;

o competenze del personale.

In particolare:

le responsabilità devono essere definite e debitamente distribuite evitando sovrapposizioni

funzionali o allocazioni operative che conce

nessuna operazione significativa per l’

autorizzazione;

i poteri di rappresentanza devono essere conferiti secondo ambiti di esercizio e limiti di impo

strettamente collegati alle mansioni assegnate ed alla struttura organizzativa;

i sistemi operativi devono essere coerenti con le politiche della Società ed il Codice Etico;

le informazioni finanziarie della Società devono essere predisposte:

a. nel rispetto delle leggi e dei regolamenti, nonché dei principi contabili statuiti;

b. in coerenza con le procedure amministrative definite;

c. nell’ambito di un completo ed aggiornato piano dei conti

Co

mp

on

en

tid

elS

CI

attività operative

Modello di Organizzazione, Gestione e ControlloEx D.Lgs. 231/01

Ambiente generale di controllo: riflette gli atteggiamenti e le azioni del “Top Management” con


integrità e valori etici;

filosofia e stile gestionale del Management;

struttura organizzativa;

ttribuzione di autorità e responsabilità;

politiche e pratiche del personale;

competenze del personale.


funzionali o allocazioni operative che concentrino le attività critiche su un unico soggetto;

nessuna operazione significativa per l’unità organizzativa può essere originata/attivata senza

i poteri di rappresentanza devono essere conferiti secondo ambiti di esercizio e limiti di impo



le informazioni finanziarie della Società devono essere predisposte:

tto delle leggi e dei regolamenti, nonché dei principi contabili statuiti;

in coerenza con le procedure amministrative definite;

nell’ambito di un completo ed aggiornato piano dei conti.

MONITORAGGIO

ATTIVITA' DICONTROLO

SISTEMA INFORMATIVO EGESTIONE FLUSSI COMUNICATIVI

VALUTAZIONE DEI RISCHI

AMBIENTE DI CONTROLLO

Categorie di obiettivi del SCI

operative informativa

finanziariaconformità

e regolamenti

Modello di Organizzazione, Gestione e ControlloPagina 24 di 187

atteggiamenti e le azioni del “Top Management” con



ntrino le attività critiche su un unico soggetto;

può essere originata/attivata senza

i poteri di rappresentanza devono essere conferiti secondo ambiti di esercizio e limiti di importo



tto delle leggi e dei regolamenti, nonché dei principi contabili statuiti;

conformità a leggi

regolamenti


2. Valutazione dei rischi: rappresen

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Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo per la … · 2017. 5. 23. · Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo Ex D.Lgs. 231/01 Pagina 1 di 187 Modello di Organizzazione,