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P. CAILLIER – Journée ARAQ – IPNL – 18/06/2015
Mise en place d’un
management de projet
Sommaire
• La notion de projet
• La gestion de projet
• L’organisation
• Le suivi de ressources
• La gestion des risques
• La Qualité
P.2
Un projet, c’est quoi ?
But que l’on se propose d’atteindre
P.3
Idée de quelque chose à faire
Dessein Intention
Projectum : « quelque chose qui vient avant
que le reste ne soit fait »
Un projet, c’est quoi ?
P.4
Un projet est un engagement irréversible de
résultat incertain, non reproductible a priori à
l’identique, nécessitant le concours et
l’intégration d’une grande diversité de
contributions, et répondant à un besoin exprimé.
Un projet, c’est quoi ?
• Un Objectif
– Clair, réaliste, ambitieux, pouvant être partagé par
tous, répondant à besoin
• Un Engagement de moyens
– Humain, financier, matériel
• Un Acte Historique
– Réalisation unique, irréversible, limité dans le temps
• Une Aventure Incertaine
– Forte notion d’inconnu, de nouveauté, de risque
P.5
Un projet, c’est quoi ?
P.6
Projet
Q C D
Délais Coûts Qualité
Risques
Un projet, c’est quoi ?
P.7
La Gestion de Projet
Pourquoi faire?
Support &
Documentation Instrument Réalisé
Coût de
l’instrument Instrument après
intégration
Ce dont on avait
réellement besoin
Spécification Ce qu’a compris le
chef de projet Spécification de
l’ingénieur système Instrument Conçu Attentes du client
La gestion de projet
• Déclinaison de l’objectif en performances et
spécifications mesurables et vérifiables
– Indispensable et nécessaire pour assurer l’objectif
final mais aussi suffisant pour éviter le « toujours
mieux »
• En pratique :
– Cahier des Charges
– Spécification Technique
Déclinaison au niveau sous-systèmes, Produits
Déclinaison selon fonction, performance, interface,
environnement, …
P.8
La gestion de projet
• Un objectif mais aussi …
… des contraintes et des ressources limités
– Faisabilité technique, coûts, charge de travail (FTE),
délais, …
– Mais aussi tout un environnement à prendre en compte
• La gestion de projet
– A pour but d’assurer le succès du projet en suivant et
pilotant ses paramètres essentiels
– Piloter un projet c’est simple …
P.9
La gestion de projet
P.10
La gestion de projet
• Objectifs et contraintes multiples sur MUSE
P.12
Objectifs
Projet Economique
ETPs
Délais
Qualité de fabrication
Scientifique
Qualité du Design
Opération
La gestion de projet
• Maintenir L’équilibre
P.13
Objectifs
Projet Economique
FTEs
Délais
Qualité de fabrication
Scientifique
Qualité du Design
Opération
Succès technique
Désastre économique
Utilité scientifique
mineure
Succès Economique
Instrument livré à temps
mais ne répondant
pas au besoin
Instrument répondant
finalement au besoin mais
arrivant trop tard et à un
coût disproportionné
La gestion de Projet
P.14
Coûts / ETPs
Délais
Qualité MAIT
Science
Qualité Design
Opération
• Evaluation projet
L’Organisation
• Organiser… Les équipes
P.15
ESO
CRAL
Lyon
Project Managt
ISS and
Spectrographs
ESO/AOT
MUSE Adaptive Optics
NOVA
Leiden
Adaptive Optics
requirements and
Interfaces
AIP
Potsdam
Calibration Unit
DV Acceptance
DRS
ETH
Zurich
Spectrographs
procurement
IAG
Göttingen
Inst. Main Structure and
Splitting Relay Optics
ESO/INS
Instrument
Detector System (IDS)
LATT
Toulouse
ICE, OS,
ICS and MS
Fore-Optics
L’Organisation • Organiser… Les responsabilités
P.16
ESO (Garching)
MUSE Instrument ResponsibleL. Pasquini
Principal Investigator (CRAL, Lyon)R. Bacon
Executive BoardB. Guiderdoni (CRAL, Lyon)
S. Lilly (ETH, Zurich)
T. Contini (LATT, Toulouse)
M. Steinmetz (AIP, Potsdam)
J. Schaye (NOVA, Leiden)
S. Dreizler (IAG, Göttingen)
Instrument ScientistsL. Wisotzki (AIP) – T. Contini (LATT)
Science Team
Science Team
Associates
ESO/AOT- GALACSI Project Manager
R. Arsenault
Project ManagerP. Caillier (CRAL)
Local PM – ESO/INSG. Rupprecht
Local PM – NOVAR. Stuik
Local PM – CRALA. Remillieux
Local PM – IAGH. Nicklas
Local PM – LATTL. Parès
Local PM – ETHC. Monstein
PA ManagerL. Capoani (CRAL)
Project AssistantM. François (CRAL)
System EngineerM. Loupias (CRAL)
Software PMA. Pécontal (CRAL)
AIT ManagerF. Laurent (CRAL)
Local PM – AIPM. Roth
Optical ManagerJ. Kosmalski (CRAL)
Mechanical ManagerH. Nicklas (IAG)
ESO
Project Group
Electronics ManagerM. Le Floch (LATT)
L’Organisation • …Définir les rôles
P.17
Local Project Manager (LPM)
OBJECTIVE: To ensure the technical, schedule and cost management of the MUSE Project locally in its institute.
This includes the management of all work packages under the institute responsibility from the development and
design phase to the completion of the MAIT phase and finally MUSE instrument commissioning on the VLT. To
check that all the objectives described in the applicable documents are fulfilled. To coordinate all activities within
the institute and interface with the Project Office and the other LPMs.
ASSIGNMENT: The Local Project Manager is nominated by the responsible of the local project group, approved
by MUSE Project Board (PI & PM, SI). The Local Project Manager has to be a nearly fulltime position.
RESPONSIBILITIES: Under the MUSE Project Manager (PM) and Principal Investigator (PI) responsibility, the
Local Project Manager (LPM) is responsible of the management of all tasks inherent in the design and the
realization of products which are dependent on the local staff. He (she) has to ensure that the local part of the
project is compliant and completed on time within the allocated budget.
MAIN ACTIVITIES
To define local project resources requirements and organization.
To initiate, follow and report through the Work Package Control Board on the following aspects:
Allocated Personnel
Tasks identification and scheduling
Check consistency with allocated personnel and main project milestones
Identify, budget and follow-up expenses
Check consistency with the allocated budget
Identify and follow-up risks and define contingency actions, manpower and budget
To ensure the validation of the development through internal technical check, reviews and major project reviews
(Gate Reviews)
To coordinate of all activities related to MUSE within the institute and motivation of the local staff.
To interface with the project office, others LPMs of MUSE consortium and any other external partner.
To ensure in relation with the local quality correspondent that MUSE quality procedures and way of working are
applied locally.
To manage the purchasing of main components
SECONDARY ACTIVITIES
To manage action item under the institute responsibility
To organize or participate to meetings and video-conferences, write minutes of meetings and issue them
Approve or check technical documentation
QUALIFICATION
Project management practices and processes knowledge
General knowledge of Product and Quality Assurance
Verbal and written technical communication skills in English
General knowledge of technologies involved in the MUSE Project: optics, mechanics, electronics and software
Computer skills: MS Office and professional management software (MS Project).
CONTACTS: The Local Project Manager is in close relation with:
The MUSE Project Manager
The MUSE System Engineer and/or Software Project Manager
The MUSE Quality Assurance Manager
The LPMs of the MUSE Consortium
Local technical and administrative staff.
Industrial suppliers or partners
L’Organisation • …Ne pas oublier la communication
P.18
L’Organisation • Organiser… Le produit : PBS
P.19
Calibration Unit
100-CU
Fore-optics
200-FO
Splitting and Relay Optics
300-SRO
Integral Field Unit
400-IFU
Vacuum and Cryogenic System
500-VCS
Instrument Control Hardware
700-ICH
Instrument Main Structure
600-IMS
Instrument Software
800-INS
MUSE Instrument
000-MUS
NOVA
AIP
LATT
IAG
CRAL
ESO/ODT
ETH
: Related Product
Image Slicer Sub-System
410-ISS
Detector Vessel
430-DV
Spectrograph Sub-System
420-SPS
Science Software
900-SCS
Instrument Detector System
IDS
Detector Vessel
430-DV
IDS Control Electronics
730-IDSE
Detector Control Software
DCS
Vacuum and Cryogenic System
500-VCS
L’Organisation • Organiser… le travail: WBS, lot de travaux, tâches
P.20
L’Organisation • Organiser… le travail: Les Work Packages
P.21
Spectrograph Prototype Activities
Work Package Number B6300 Issue 7.00
Document Reference VLT-PLA-MUS-14670-0462 Reference Date 31/05/2009
Work Package Manager Laurent Florence Starting Milestone/Date 01/01/06
Responsible Institute CRAL Ending Milestone/Date IFU MIA
Allocated Personnel
Name FTE Percentage Name FTE Percentage
F. Laurent 10 % J. P. Dubois 10 %
E. Renault 10 % E. Daguisé 10 %
L. Adjali 30 % J. Kosmalski 5 %
Total (FTEs) 0,75
Input of Work Package
PDR design reports of the Spectrograph
ESO Applicable Documents
SoW, technical requirements and manufacturing drawings of the Spectrograph components
Prototype AIT Plan Document (including test requirements)
Spectrograph components test and acceptance reports (technical notes)
Spectrograph structure manufacturing drawings
Assembled Spectrograph Prototype
Spectrograph testing equipment and software
Tasks Performed in Work Package
Follow-up opto-mechanical manufacturing and acceptance tests of subcontracted components
Manufacture the Spectrograph Mechanical Components (if needed)
Write Spectrograph components test and acceptance reports (technical notes)
Assemble the subsystem
Define Spectrograph testing procedure
Control Spectrograph testing equipment
Study, manufacture & assemble the test bench
Test the Spectrograph
If needed, realize test bench improvements
Write Spectrograph test report (technical note)
Tasks Excluded
None
Output of Work Package
Assembled Spectrograph Prototype
Spectrograph components test and acceptance reports (technical notes)
Spectrograph Manufactured Components drawings
Spectrograph test report (technical note)
PDR & FDR Documentation
Calibration Unit Design & AIT
Work Package Number B2100 Issue 7.00
Document Reference VLT-PLA-MUS-14670-0439 Reference Date 31/05/2009
Work Package Manager Roth Martin Starting Milestone/Date Phase B KO
Responsible Institute AIP Ending Milestone/Date FDR
Allocated Personnel
Name FTE Percentage Name FTE Percentage
A. Kelz 30 % U. Laux 5 %
S. M. Bauer 5 % T. Hahn 5 %
M. Roth 5 %
Total (FTEs) 0,50
Input of Work Package
Calibration Unit Technical Specification Document (and updates)
ESO Applicable Documents
FO Interface Control Document
GALACSI Interface Control Document
IMS CAD model
Tasks Performed in Work Package Define optical design and tolerancing of the CU
Define opto-mechanical design of the CU
Write preliminary & final design report
Write SoWs of all CU components
Write CU Electronics Design Report
Define technical requirements and manufacturing drawings of all CU components
Review of (FO, IMS, GALACSI) Interface Control Documents and Calibration Plan
Define AIT procedures
Define RAMS items
Write PDR & FDR documents
Tasks Excluded
Calibration Plan
Output of Work Package
ZEMAX optical models of the CU
Mechanical drawings of CU and its components
3-D models of opto-mechanical lay-outs
Preliminary & Final CU Design Report
SoWs, technical requirements and manufacturing drawings of CU components
Preliminary & final CU electronics interface control document
Preliminary & final CU electronics design report
MAIT document
RAMS document
Le suivi de ressources
• Suivi des coûts
– Suivre le coût total dès le début du projet
– Prévoir de la marge en relation avec les risques
– Planifier la chronologie les dépenses et du
financement -> vérifier trésorerie > 0
– Suivre l’état des dépenses (estimation, ROM, devis,
engagé, facturé )
• Le coût n’est pas une donnée de sortie
– Se construit avec le design
– Prendre contact avec le fournisseur bien avant de
passer commande
P.22
Le suivi de ressources
• La charge de travail individuel
– Suivi du réalisé / prévision
– Pour justifier en l’engagement surtout si %
– Gagner en expérience pour estimation des tâches
– Suivi du reste à faire
-> identifier les retard
->Mise à jour de planning
– Normalement le prévisionnel ≠ réalisé + reste à faire
P.23
La planification
• A venir …
P.24
La gestion des risques
P.25
La gestion des risques
P.26
• Une seule loi : La loi de Murphy !
– Rien ne se passe comme prévu
– Si quelque chose peut aller de travers, il y a de
grande chance que cela arrive
• Un mot d’ordre : Anticiper
– Imaginer les « pires » scénarios
– Evaluer les conséquences et probabilité
– Prévenir les risques autant que possible
– Prévoir des contingences afin de palier aux aléas
La gestion des risques
P.27
• Le RAMP : Risk Assement & Mitigation Plan
– La sévérité (ou gravité)
La gestion des risques
P.28
• Evaluation des risques
– L’occurrence (ou probabilité)
– La Criticité = Sévérité x Occurrence
Probability Level Definition
Level 0 : Probability null or negligible Level 1 : Probability up to 25% Level 2 : Probability up to 50% Level 3 : Probability up to 75%
Level 4 : Probability up to 95% (If above is considered as certain and should be taken into account in project plan)
La gestion des risques
P.29
• Prévention des risques
– Plan d’actions et contingences associés aux risques
La gestion des risques
P.30
• Exemple sur MUSE
La Qualité
P.31
La Qualité
P.32
La qualité c’est :
• Dire ce qu’on fait -------------------->
• Dire qui fait quoi --------------------->
• Dire comment ------------------------>
• Vérifier que l’on fait ce qu’on dit ->
• Tout au long du projet -------------->
Statements of Work, Spécifications, Dossier de définition
Organisation, Work Packages
Procédures Qualité, Management, & plans MAIT
Revues, Check-lists, Matrice de vérification , Audits
Traçabilité, Control de configuration Gestion des données
La Qualité
P.33
• Gestion documentaire – Numérotation + indice + statut de validation
• Gestion Produit – Numéro produit + numéro de série
• Gestion de configuration Produit & documentaire – En lien avec le PBS
• Traçabilité, Archivage PV de contrôle, ...
– Dossier de livraison (Papier)
• Gestion des modifications, non-conformité, …
System Document Architecture
Document Management
Parts Management
Product Configuration
La Gestion de Données
La Qualité
P.34
Le cycle de validation
CRE Approved
TEMPLATE
DRAFT
PREPARED
FOR REF.
RELEASED AS BUILT
Validation
Process
FOR
REFERENCE
Document
Modification
Document
Revision
PREPARED
RELEASED
Validation
Process
Applicable Part
Validated or
CRE Approved
Validation
Process
CRE
Approved
PREPARED
AS BUILT
Document
Revision
Document
Revision