Minőség Doktorok

7/24/2019 Minsg Doktorok

1/168

MinsgDoktorok.Hu

Egyszer, rthet, a gyakorlatban is mkdminsgbiztosts kis s kzpvllalatoknak!

Vlogatsok a MinsgDoktorok.Hu honlapon 2007-2013 kzttmegjelent rsok kzl

Szerkesztette: Dr. Horvth Zsolt, 2016.


2/168

Vlogatsok a MinsgDoktorok.Huhonlapon 2007-2013 kztt megjelent rsok kzl

Szerkesztette: Dr. Horvth Zsolt 2 / 168

Tartalomjegyzk

Elsz ...................................................................................................................................4

1 Irnytsi rendszerek kipts tancsads.............................................................5

1.1 Mi is az az irnytsi rendszer? .................................................................................51.2 Mi lehet jogos kizrs a minsgirnytsi rendszerbl? ................................ ...........71.3 Kinek is szl a minsggyi kziknyv?....................................................................91.4 Fogykrn a minsggyi kziknyv! ...................................................................131.5 A szablyzat ksztsnek nyolc parancsolata! ......................................................161.6 ISO mindenron? ....................................................................................................211.7 A minsgbiztosts minsgbiztostsa................................................................ .231.8 Hogyan vlassz j tancsadt? ..............................................................................241.9 Milyen jogosultg s kpzettsg szksges a MIR bevezetshez? .......................291.10 Hogyan vlaszd ki a "lelkiismereted"? .....................................................................311.11 Ki lehet minsggyi vezet? (A szabvny szerinti minsggyi vezet)................32

2 Tansts, auditls ....................................................................................................342.1 Mibe kerl, s mit r egy tanstvny? ....................................................................342.2 Krdsek a tanstsi jel hasznlata krl! .............................................................372.3 Mirt nem mindegy, hogy kit vlasztok tanstnak? ..............................................382.4 J tancsok auditltaknak .......................................................................................402.5 Eltrst kaptunk az auditon! Ez mit jelent? ................................ ..............................432.6 Amikor Tams elmondta az egyik megbeszlsen, ................................................462.7 Mire is j mg egy ISO 9001 tanst audit? ................................ ...........................472.8 Mik a legslyosabb tipikus hibk, amiket az auditorok tallnak? .............................49

3 Fejleszts .....................................................................................................................57

3.1 Folyamatirnyts egyszeren gy kszl a tojsrntotta is ..............................57

3.2 Javtsak, de mit? .....................................................................................................593.3 Mit is rtsnk megelz intzkeds alatt? ...............................................................613.4 Ha jl csinlod, lehetsg, de ha rosszul, akkor csak kltsges csapda Best

practice sharing! .....................................................................................................633.5 Az arany tojst toj... alkalmazott............................................................................653.6 A fnk se tudja, ki mit csinl? ................................................................................683.7 A j, a rossz, s a csf, avagy a j minsg kltsge, a rossz minsg kltsge, s

ez a csf vlsg! .....................................................................................................733.8 Tz j tancs a mutatszmok megvlasztsnl! ..................................................763.9 A fejlds gtjai? ....................................................................................................77

4 Oktats .........................................................................................................................79

4.1 Majmok, bann, retorzi. De ki itt a majom? ...........................................................794.2 Kulisszatitok: Kitl tanul a tancsad? ....................................................................794.3 ISO kpzs vlsg-kntsben ................................................................................804.4 Lgy Te is hres, s trendi! ......................................................................................824.5 Brainstorming - Gyakorlati jtancsok arra az esetre, ha (agy)viharba kerlnl! .....84

5 gyflkzpontsg .....................................................................................................87

5.1 Vevi visszajelzsek kezelse. A gyakorlatban gy ment ez... ................................875.2 Mi a j vevi elgedettsgi krdv titka? ................................................................885.3 Mit tehet az ember (a vev)? ..................................................................................905.4 Mennyi kellett volna a vsrli elgedettsghez? ...................................................925.5 Zskbamacska teljes kr garancival?..................................................................93

5.6 Anyu, a szemetet eszik-e vagy isszk? ...................................................................955.7 Bababartsg Magyarorszgon ..............................................................................96


3/168



5.8 zletet rzelmi alapon? ..........................................................................................995.9 Az gret szp sz... Kit vertek t jobban? A megrendelt, vagy a nevt "ad"

szakrtt? ............................................................................................................. 100

6 Beszerzs beszllts alvllalkozs ................................................................... 102

6.1 A bevtelt akarod nvelni? Koncentrlj elbb a kiadsokra!................................ .. 102

6.2 "Sprolunk, kerl, amibe kerl!" ............................................................................ 1036.3 Legyen a vllalkozs kicsi vagy nagy: a beszlltk rtkelst ugyangy kell

szerveznik! .......................................................................................................... 1056.4 Beszllti rtkels egyszeren s jszeren ................................................... 1076.5 Beszlltt vlasztani a vilg legegyszerbb dolga. ................................ ............... 1096.6 A beszlltk szent tehene ................................ ................................ .................. 1106.7 Mire j a beszllti audit? .................................................................................... 1116.8 Mire figyeljnk oda, ha alvllalkozkat alkalmazunk?............................................ 1136.9 Kiszervezett informatika? Outsource-olj jl! .......................................................... 1146.10 A szoftverhibk htfej srknya, azaz a problmk a szoftveresekkel ................ 1166.11 Mr a beszerzs sem nll ... a beszerzs a vllalati anyaggazdlkodsi logisztika

rszeknt .............................................................................................................. 1176.12 "JIT" - mi tette naggy a japn autgyrtkat? Kritikus beszlltsi kvetelmnyek a

"just in time" fle termels esetn ......................................................................... 118

7 Kockzatmenedzsment ............................................................................................. 120

7.1 Kockzatokkal teli az letnk ................................................................................ 1207.2 Rendszerezzk a kockzatainkat ................................ .......................................... 1217.3 Kockzatok kezelsnek ltalnos mdjai ................................ ............................ 1247.4 Kockzatkezels egyszeren az FMEA mdszerrel ........................................... 1267.5 Tz gyakorlati tancs az integrlt kockzatkezels sikerrt ................................. 1287.6 Az egyik legnehezebb feladat a kockzatkezels mfajban: bren tartani az

bersget!............................................................................................................. 130

8 Informcibiztonsg rendszerszemlletben ........................................................... 1328.1 Informcibiztonsgi rendszerek kiptsnek tendencii Magyarorszgon ......... 1328.2 Mit is vd az ISO 27001-es biztonsgi rendszer? ................................................. 1388.3 Az informcibiztonsgi szabvny alkalmazsnak csdje ................................ ... 1398.4 Veled is megtrtnhet egyszer! ................................ ............................................. 1418.5 Paranoia. A szksges minimum?! ................................ ................................ ....... 1448.6 Mennyit kltsek a vdelemre? ............................................................................... 1498.7 A kockzatbecsls paradoxona ................................................................ ............ 1508.8 Biztonsgos takarts............................................................................................ 151

9 Informcibiztonsgi tancsok ................................................................................ 155

9.1 Gp feltrse ha a "hogyanrt" jttl, akkor rossz helyen jrsz! ......................... 155

9.2 Otthon dolgozni j! s biztonsgos is? ................................................................. 1569.3 Mindenkit, ... kivve a gyevi brt! ......................................................................... 1579.4 Az USA-ban 12 msodpercenknt megtrtnik Az auditjainkrl tudjuk: nlunk sem

ll jobban az informcibiztonsg! ................................ ........................................ 1589.5 Adatszivrgs? Garantlva! ................................ ................................ .................. 1609.6 A selejt(ezs) bosszja! ................................ ........................................................ 1619.7 Soha, de soha nem vennk rszt egy piramisjtkban... ..................................... 1639.8 A bankok, a nagyvllalatok s a webshopok lma ................................................ 1649.9 Jucika a hrharsona avagy a nagyon ers lehet gyenge is ................................ . 1659.10 Honnan jtt ez az e-mail? ..................................................................................... 166


4/168



Elsz

2007 nyarn ngy lelkes, minsgirnytssal (s rszben informcibiztonsggal)foglalkoz szakember (ezek voltunk mi: Harrer gnes, Gnye Zoltn, Olh Tams s

jmagam: Horvth Zsolt) gy gondolta, hogy megprbl segteni elssorban a KKVszektorban a minsggyi s informcibiztonsgi menedzsment elvekmegismertetsben s elterjesztsben. Az volt a tapasztalatunk, hogy a kapcsoldrendszerszabvnyok (fkpp ISO 9001 s ISO/IEC 27001) ltal knlt nagyon j mdszereks elvek hasznlata nem hozza azt az eredmnyt, amit hozhatna. Ennek f okt abbanlttuk, hogy azok lnyegnek megrtse s a kisvllalati viszonyokra val rtelmezse,lekpezse nem ismert nem kzismert, s ezrt (ltalban) nem is mkdik jl.

Ebben szerettnk volna a magunk mdjn segteni, s ltrehoztuk MinsgDoktorok.Huinternetes oldalt, ahov szmos cikket, blogot, rst illetve riportot tettnk ki, amelyek mind-mind a fenti alapelveknek a htkznapi gyakorlatokba val tltetst mutattk be, lehetlegsok-sok pldn keresztl. A honlapon ezzel szerettk volna a minsgirnytsi sinformcibiztonsgi alapelveket a htkznapi gyakorlathoz kzel hozni. Az rsokelksztsekor trekedtnk a knny rthetsgre, hiszen elssorban nem mr kpzettminsggyi szakemberekhez kvntunk szlni, hanem a kisvllalkozkhoz, akiknek amunkjukban szerettnk volna segtsget nyjtani. A honlap biztostott tovbb hozzszlsilehetsget, frumot is, gy ezen keresztl reaglhattunk az olvasi szrevtelekre,krdsekre is.

A honlap vekig sikerrel mkdtt, szmos olvasnk visszajelzsbl, valamint a GoogleAnalytics olvasottsgi statisztikibl ez lthat volt. A honlap sikerhez tartozik, hogy 2008-ban megnyerte a Magyar Minsg Portl 2008 Djat is, amit a Magyar Minsg Htrendezvny keretben adtak t.

Sajnos azonban elssorban a szerzk idkzbeni egyb elfoglaltsgai miatt, afolyamatosan megjelentetett j rsok volumene lecskkent, vgl 2014-2015-ben mr aligjelent meg j rs. Emiatt is dntttnk 2016 v elejn a honlap megszntetse mellett.

tnzve az vek sorn megjelent szmos rst megllapthat, hogy azok tartalma mg mais megllja a helyt, azok tanulsga mg ma is idtll. Ezrt sszevlogattam egy csokrot ahonlapon 2007 s 2013 kztt megjelent rsokbl, amelyeket itt most tmakrnkntrendszerezve adok kzre.

Kvnom a kedves Olvasnak, hogy lvezettel olvassa az rsokat, s tudjon tanulni azoktapasztalataibl!

Budapest, 2016. janur

Dr. Horvth Zsolt


5/168



1 Irnytsi rendszerek kipts tancsads

1.1 Mi is az az irnytsi rendszer?

Dr. Horvth ZsoltEgy cg vezetjeknt legyen az 5-, 15-, 25-fs, vagy esetleg nagyobb egy id utnbizonyra azt is el szeretnd rni, hogy a cged mkdse nyeresges, kiszmthat,tlthat legyen, s megbzhatan eleget tegyen minden elvrsnak. Ehhez nem elg, hogymunkatrsaid csak tudjk, hogy mi a dolguk!

Ehhez mr a teljes mkds tgondolt irnytsra van szksg! Fontos, hogy avllalkozsod minden tevkenysge pontosan tlthat, a tevkenysgek vgzsnekmdja hatkony legyen s megfeleljen minden elvrsnak. (Minden alatt rtem atevkenysg jellegtl fggen az gyfl ltali elvrsokat, a Te tulajdonosi vagy vezetielvrsaidat, de adott esetben az adatvdelmi, krnyezetvdelmi, munkavdelmi s egybkls trvnyi elvrsokat is.) s hogy ez minden pillanatban ilyen, azt sszer hatrokon

bell utlag igazolni is kell tudni. Erre Neked is szksged van, mert nem llhatszminden pillanatban minden kollega hta mgtt. De bizonyos igazolsokat az gyfl ismegkvetelhet, illetve a trvnyi elrsok is. Tovbb vits esetekben ez igazolhatja majd,hogy Te vagy munkatrsaid megfelelen jrtatok el, valamint ennek alapjn sokkal knnyebbaz utlagos hibakeress s javts.

Teht pontosan meg kell hatrozni, hogy melyik munkatrsad milyen felttelek mellett mitcsinljon, s hogyan csinlja azt. El kell dnteni azt is, hogy mit kell, illetve mit szeretnnkutlag is igazolhatv tenni! (Egy plda, amibe biztosan Te is belefutottl mr: Az ruthinytalanul, s srtetlenl tvettem: alrs) Ehhez a folyamatokat, tevkenysgeketkell meghatrozni, szablyozni! Vagyis meg kell tudnod mondani, hogy hogyanmkdjn a cged, mik legyenek a bels jtkszablyok!s mindez persze csak akkor

mkdhet jl, ha ezeket minden munkatrsadnak a tudomsra hozod, hogy megrtsks rtelmesen betartsk a jtkszablyokat! (Kzhelyszmba megy mr az az alapelv, denagyon is igaz, hogy minden szablyozs csak annyit r, amennyit hasznlnak belle! A jszablyozs ksztsnek szempontjairl olvasd el A szablyzat ksztsnek nyolcparancsolata c. rsunkat.)

Szeretnd tovbb azt is elrni, hogy a cged hatkonysga, teljestmnye folyamatosanjavuljon? Hogy az elkvetett hibkat ne kvesd el jbl, illetve a megvltozottkrlmnyekhez is gyorsan tudjl igazodni? Ez azt jelenti, hogy a kialaktott mkdsi mdotfolyamatosan felgyelni kell, s amikor szksges, akkor javtani! Teht a kialaktottszablyozsi rendszer nem kbe vsett az idk vgezetig, hanem folyamatosankarbantartott s tovbbfejlesztett. s pontosan ez az a plusz, amitl a kialaktott

szablyozsi rendszered irnytsi rendszerr vlik, mert nemcsak az egyestevkenysgeket irnytja, hanem a folyamatos tanuls s tapasztalatok alapjn felgyeli sjavtja nmagt a szablyozsi rendszert is!

sszefoglalva: Akkor beszlhetsz a vllalatod (vagy vllalkozsod) irnytsi rendszerrl,hogyha a vllalatod sszes tevkenysgt folyamatokba rendezed, ezek mkdsre valamely vezrl elv(ek) figyelembe vtelvel meghatrozod a (jtk)szablyokat,amelyeket folyamatosan javtasz s jobbtasz, valamint az elvgzett tevkenysgeket illetveeredmnyeket kapcsold feljegyzsek rendszervel teszed igazolhatv, a szksges (sclszer) mrtkig! A klnbz irnytsi rendszerek ezekben a vezrl elvekben trnek elegymstl.

Sok volt ez gy egyszerre? rdemes mindezt mg egyszer tgondolni, mert ha ez

vilgos, akkor mr meg is rtetted az irnytsi rendszerek lnyegt! Hiszen a legtbbn. irnytsi rendszer arrl szl, hogy az azt hasznl vllalkozs vezetje / vagy


6/168



vezetsge meghatrozza, mik azok a kvetelmnyek s szempontok (vezrl elvek),amelyeknek a mkds sorn felttlenl rvnyeslnik kell, s amelyeknek, mintegyszemlletmdknt val figyelembe vtelvel alaktja ki s fejleszti folyamatosan a belsmkdsi jtkszablyok rendszert.

Milyen irnytsi rendszerekrl beszlhetnk? Ilyenek lehetnek pl.:

o Minsgirnytsi rendszer. (Ezt szoktk minsgbiztostsi vagy minsggyirendszerknt is emlegetni. Ennek kvetelmnyeit az ISO 9001-es szabvny foglalja ssze,s kpezi a minsgirnytsi rendszer tanstsnak az alapjt.) A vllalkozs szmraaz elrend cl a mkdsnek tlthatsga, stabilitsa, s a folyamatainak olyan szintmegbzhat s igazolt mkdse, amely garantlja a vevk fel a vllalsok hatridretrtn s kvnt minsg teljestst. Ennek biztostst rendelik a folyamatokkialaktsa sorn a f vezrl szempontt.

o Krnyezetkzpont irnytsi rendszer. (Ezt szoktk krnyezetvdelmi rendszerknt isemlegetni. Ez szintn tansthat, mgpedig az ISO 14001 szabvny alapjn.) Avllalkozs itt a krnyezetszennyezs cskkentst tzi ki, s tesz meg mindent annakrdekben, hogy mind termkeivel, mind tevkenysgeivel minl kisebb mrtkben

krostsa a krnyezetet, a termszetet. Ehhez tudatosan figyeli tevkenysgeinekklcsnhatst a krnyezettel, s gy alaktja minden tevkenysgt, hogy lehetleg ahatsgi elrsokon tlmutatan is a krnyezeti terhels (rtsd: szennyezs, krosts)mrtke cskkenjen.Nagyobb vllalkozsok egyre fontosabbnak tartjk az ezen a tren elrt eredmnyeiket,st ezen eredmnyek kommunikcijt is. Lsd pl. a ~0 emisszij autkat, vagy azokataz autgyrakat, amelyek a termk teljes lettjn t (azaz mr a gyrts alatt, majd ahulladkk vlt termk megsemmistsekor) fontosnak tartjk az alacsony krnyezetiterhelst. Ilyen pldul a Toyota, vagy a Honda. Azok a vllalatok, amelyek figyelmen kvlhagyjk a krnyezetvdelem szempontjait, adott esetben komoly civil ellenllsraszmthatnak. Pldt sem kell nagyon keresni, elg csak a Greenpeace krli hreketfigyelni. De mg ilyen messze sem kell menni: elg, ha visszaemlkeznk a Rba

ausztriai brgyrak okozta szennyezsre.

o Informcibiztonsgi irnytsi rendszer. (Ezt szoktk informci-vdelmi rendszerkntis emlegetni. Ez szintn tansthat, az ISO 27001 szabvny alapjn.) A vllalkozs clja(leegyszerstve) itt a mkds / mkdkpessg folyamatos fenntartsa s biztostsaazokkal a veszlyekkel szemben, amelyeket egyrszt a vllalati informatikai rendszerhibs mkdse, msrszt fontos s bizalmas informcik illetktelenek kezbe kerlsejelenthetnek. Itt a vllalat azt mri fel, hogy a mkds egyes tevkenysgeiben milyeninformcik s informcihordozk vannak jelen, azok milyen fenyegetettsgeknekvannak kitve. A tevkenysgeket s folyamatokat gy szablyozza, illetve olyan vdelmieljrsokat vezet be, amelyek a kvnt vdelmi szintet biztostjk. Jtssz el a gondolattal,hogy:

o Mit tennl, ha az sszes beszlltd aktulis adata, elrhetsge elveszne? Vagy amitaln mg rosszabb: a versenytrsadhoz kerlne?

o Ha a szmlz-, vagy a raktrnyilvntart rendszered 1-2 napig nem lenne elrhet,vagy nhny adata nem a valsgot tkrzn?

o Mi trtnne, ha ellopnk a notebookodat, rajta a (ments nlkli) teljes zletilevelezseddel, valamint a tenderbeads eltti bizalmas tender anyagokkal?

o .

o Munkahelyi egszsgvdelem s biztonsg irnytsi rendszere. (Ez is tansthatrendszer, az MSZ 28001 szabvny alapjn.) A vllalkozs itt az egyes tevkenysgek

munka- s egszsgvdelmi szempontbl trtn kockzatait mri fel s minimalizlja,illetve vezet be s tart fenn vdelmi eljrsokat. Szintn csak gondolatjtkknt:


7/168



o A munkavgzsk sorn bekvetkez egszsgkrosodsuk miatt indtottak pert voltmunkaadjuk ellen a Fvrosi Brsgon

o Fogyasztk perelik tmegesen, a veszlyes adalkanyagot (guargumi) felhasznlgyrtt

o Stb

Ezen irnytsi rendszerek mindegyikt lehet erre vonatkoz, fent bemutatottszabvnyok szerint kipteni, bevezetni majd tansttatni. De irnytsi rendszertkipteni lehet egyni szempontoknak s kvetelmnyeknek a betartsra is, amirlgy gondolod, hogy hatkonyan segt cged jobb ttelben!

1.2 Mi lehet jogos kizrs a minsgirnytsi rendszerbl?

Dr. Horvth Zsolt

Nagyon kellemetlenek azok az esetek, amikor az ISO 9001 szerinti minsgirnytsirendszerbl trtn kizrsokat az auditon mskpp rtelmezi az auditor, illetve a tanstottcg. Ugyan a szabvny egyrtelmen megmondja, hogy mikor melyik szabvnyelem zrhatki, illetve mikor nem, a gyakorlat a klnbz rtelmezsek (vagy szndkok ) miatt mgissok vitt szlt mr. Nzznk most ezekre nhny pldt!

Mit is jelent a kizrs?Azt jelenti, hogy a minsgirnytsi rendszer kiptse sornnem alkalmazom az ISO 9001 szabvny sszes kvetelmnyt, hanem bizonyoskvetelmnyek teljeststl eltekintek a rendszer kiptse s mkdtetse sorn.

Meg lehet ezt egyltaln tenni? Milyen esetekben lehet ezt megtenni? Nzznk ktegyszer pldt:

o Egyik ISO 9001 szerinti minsgirnytsi rendszert kipt vllalkozs sem mondhatjaazt, hogy nem alkalmazza pl. a bels auditot, mert szerinte anlkl is jl mkdik a

rendszere.o Egy vllalkozs pldul a megrendeljtl brelt manyag frccsnt berendezsen,

annak elrt technolgija betartsval gyrtja neki folyamatosan ugyanazokat afrccsnttt manyag ktyket. Akkor maga semmilyen termktervezst nem vgez,hiszen a ksz termkdokumentcit s a hozzval technolgiai elrst kszen veszi t amegrendeltl. gy a termk tervezsre vonatkoz szabvnykvetelmnyekrtelmezsvel nem tud mit kezdeni, azokat nyugodtan elhagyhatja a rendszerbl.

Ezekbl a pldkbl ltszik, hogy a minsgirnyts mkdtetshez felttlenl szksgeskeretfolyamatok, menedzsment folyamatok semelyik minsgirnytsi rendszerbl nemhagyhatk el. Viszont ha az zleti ftevkenysg jellege miatt bizonyos, az zletiffolyamatra vonatkoz kvetelmnyek az adott esetben nem rtelmezhetk illetve

nincsenek, akkor azok szablyozsa nyugodtan elhagyhat mskpp fogalmazva azadott kvetelmnyek teljestse kizrhat a minsgirnytsi rendszerbl.

Leegyszerstve sokszor a kvetkez alapelvet szoktam kvetni: Az zleti tevkenysg(ffolyamat) szablyozst folyamatszemllettel, a vals tevkenysgeknek megfelelfolyamatstruktrban szablyozom. gy, ahogy azt a szakma szablyai szerint vgezni kell!Ezekben a szablyozsokban megtallhatk az ISO 9001 szabvny 7. fejezetnekrtelmezhet kvetelmnyei. Ha valamelyik kvetelmny nem tallhat meg, akkormegvizsglom, hogy annak a hinyz kvetelmnynek rtelmezve a sajt zleti folyamatra hol s milyen haszna van, illetve kne lennie. Ha azt megtallom, akkor ott be tudomilleszteni a szablyozsba. Ha nem tallom rtelmt, akkor az azt jelenti, hogy olyan dolograkne egy ktelez elrst gyrtanom, ami egybknt nem szksges! Akkor azt kizrom.


8/168



De nzznk mindjrt nhny pldt isezekre a kizrsokra:

o Tancsad tevkenysget vgz kisvllalkozs, 8 10 f alkalmazottal. A tancsadslehet pnzgyi, adszakrti, minsggyi vagy ms. Jellemz, hogy minden kollgaalapveten otthonrl (tvmunkban) a sajt szmtgpn dolgozik, munkaidejnek egymeghatrozott rszt az gyfeleknl tlti. A tancsads mint szolgltats minsgre

sem az irodaszerek, sem a munkatrsak sajt tulajdon laptopjai beszerzsnek nincsmeghatroz rhatsa. Miutn a tancsadsi szolgltats sorn semmilyen ms dologbeszerzsre nincs szksg, ezrt a ffolyamat szablyozsnak kialaktsa sorn abeszerzs, beszerzett termk kvetelmnyei illetve beszlltk rtkelsnekkvetelmnyei nem rtelmezhetk. Ezek ilyen esetben nyugodt szvvel kizrhatak. (Ezjelen esetben a szabvny 7.4 fejezete.)

o Egy gyvdi iroda esetben nehezen tudom elkpzelni, hogy mit rtelmeznk megfigyel-s mrberendezsen, s klnsen nehezen tudnm a tevkenysg ellenrzst (pl.msik kollegval val tnzs) mrberendezshez s annak hitelestshez ktni. Ilyenesetben a megfigyel- s mrberendezsek kezelsre (hitelestsre) vonatkozkvetelmnyek rtelmezstl (szabvny 7.6 fejezete) el tudok tekinteni.

o A fenti frccsnt alvllalkoz cg pldjn ltszik, hogy a cg semmilyen fajtatermktervezst nem vgez, gy a termk tervezsre vonatkoz szabvnykvetelmnyek(7.3 fejezet) nyugodtan kizrhatak.

Ugyanakkor nzznk nhny ellenpldt is:

o Szoftverfejleszt cg ki szerette volna zrni a termktervezst (7.3), mondvn hogy atanstst csak a sajt fejleszts szoftvereinek (garanciaidn belli) kisebb javtsifolyamataira szeretn rtelmezni. Miutn sajt fejleszts szoftverrl volt sz, ahol ajavts adott esetben nemcsak paramterezst, hanem a szoftver kdba val javtst,belenylst (teht tervezst s kdolst) is ignyelhetett, ezrt itt ezt semmikpp semtartom jogosnak. (Termszetesen ilyen tevkenysg esetn az rtelmezsi tartomnyleszktse a sajt tevkenysg garancilis javtsnak egy rszre szintn

megkrdjelezhet.)o Szintn szoftverfejleszt cg esetn a mrberendezsek kezelsnek (7.6) kizrsa

nehezen fogadhat el, klnsen hogyha a mrs (rtsd itt: tesztels) a fejlesztstlelklnlten, n. kln tesztrendszeren fut. Ebben az esetben maga a tesztrendszer amrberendezs, aminek a megfelelsgrl kln gondoskodni kell. Ez azt jelenti, hogybiztostani kell azokat a tesztrendszerrel szembeni kvetelmnyeket, amelyek garantljk,hogy a tesztrendszeren hibtlanul lefutott program utna az les zemben is hibtlanul fogmajd mkdni.

ltalban mg nem tallkoztam olyan esettel, s igazbl nem is tudom elkpzelni, hogy akvetkezk kizrsra kerljenek:

o 7.1 A termk-elllts megtervezse ez magnak a gyrtsi illetve szolgltatsifolyamatnak a megtervezst jelenti, belertve a minsgtervezssel, minsg-kvetelmnyek tervezsvel s figyelsvel.

o 7.2 A vevvel kapcsolatos folyamatok ez a termkkel kapcsolatos kvetelmnyekvevi elvrst, meghatrozst, teljesthetsgnek tvizsglst s a vevikapcsolattarts folyamatait foglalja magba. Minden cg, amely valamilyentevkenysgrt msnak szmlt llt ki, ezeket kell, hogy vgezze, ezek egyike semhagyhat el.

o 7.5 A termk ellltsa s a szolgltats nyjtsa c. fejezet nhny alfejezetesemmilyen krlmnyek kztt nem zrhat ki. Ide tartozik tbbek kztt:

o

7.5.1 A termk elllts s a szolgltatsnyjts szablyozsa ami maga aszablyozott ffolyamatot tartalmazza, s ami a minsgirnytsi rendszerrvnyessgi terlett lefedi, valamint


9/168



o 7.5.3 Azonosts s nyomon kvethetsg ami meg a szablyozott ffolyamategy alapvet s el nem hagyhat ismrve.

Nzzk meg vgl, hogy maga az ISO 9001-es szabvny mond:

MSZ EN ISO 9001:2009, 1.2 Alkalmazs Ha kizrsokat hajtanak vgre, akkor ennek a nemzetkzi szabvnynak valmegfelelsg csak akkor fogadhat el, ha ezek a kizrsok a 7. fejezet kvetelmnyeirekorltozdnak, s nincsenek hatssal a szervezetnek arra a kpessgre vagyfelelssgre, hogy a vevi, valamint az alkalmazhat jogszablyi s egyb szablyozkvetelmnyeknek megfelel termket szolgltasson.

Ez kt dolgot kvetel meg:

o Az ISO 9001-es szabvnyban csak az (zleti) ffolyamatra vonatkoz ltalnoskvetelmnyek kztt (ez a szabvny 7. fejezete) lehet olyan kvetelmny, amely az adottzleti folyamat esetn annak specilis jellege miatt nincs, s gy az a kvetelmnynem rtelmezhet.

o Az adott kvetelmny kizrsa esetn (semmilyen mdon) nem lphet fel olyan problma,hogy amiatt valamilyen trvnyi, jogszablyi vagy egyb meglv kvetelmny nemteljestsl.

Ezek a kvetelmnyek semmiben sem mondanak ellent a fenti megfontolsoknak, viszontfelhvjk a figyelmet arra, hogy a termk vagy szolgltats megfelelsgnek biztostsramindig a kapcsold trvnyi, jogszablyi kvetelmnyeket a kizrsok sorn is vegykfigyelembe!

1.3 Kinek is szl a minsggyi kziknyv?

Dr. Horvth Zsolt

Kziknyv a te pnzedbl, amit taln csak az auditor hasznl? Ez nem hangzik tl jl,ugye?

Eddigi auditori munkim sorn szmtalan minsggyi (minsgirnytsi) kziknyv kerltmr a kezembe. Az auditok sorn sokszor prbltam megrteni, hogy az adott kziknyvet agyakorlatban ki s hogyan hasznlja. A legtbbszr azt tapasztaltam, hogy igazbl senkisem!

rdemes kiprblni: Ha a cgedben, (uram bocsssa meg: a szomszd cgben) vanminsggyi kziknyv, gy rdemes megkrdezni a folyosn nhny munkatrsat: Mit kelltudni minsggyi kziknyvrl? Van-e benne valami, amire a napi munkavgzs sorn

figyelni kell? Nem rt ment krdssel is kszlni: Tud-e brmi gondolatot felidzni aminsggyi kziknyvbl. A krds teljesen jogos, hiszen elvileg innen kellene indulnunk,nem?

Ha netn nem lennnek megnyugtatak a vlaszok (Elnzst, hogy ezt rgtnmegellegezzk), gy joggal merl fel a krds: Hogyan lehet ez a minsgirnytsirendszer alapdokumentuma, amit tulajdonkppen senki sem hasznl?

Azt hiszem, sok auditon olyan krdst kezdtem el feszegetni, amibe elttem senki semgondolt bele!

Aki minsggyi rendszert pt s vezet be, annak kell minsggyi kziknyv, sksz!

Mirt?(s jnnek a sztereotip vlaszok.)


10/168



Mert az a minsggyi rendszer rsze! Mert elrja a szabvny! Milyen legyen? Nem tudom,de majd a Tancsad megmondja. s ettl a pillanattl kezdve ksztesz olyandokumentumokat, szablyozsokat, vgzel gy tevkenysgeket, aminek NEM ltod azrtelmt. s ez mind s mind flslegesen kidobott pnz, pedig lehetne rtelmesen,megrtve jl is csinlni!

Elszr azt kell tisztzni, hogymi is valjban a kziknyv clja?A kziknyv az irnytsi rendszerek alapdokumentuma. A minsgirnytsi rendszerpldul a minsgirnytsi kziknyv.Ez ad keretet a mkdtetett rendszerednek.

De mit is rtek a keret alatt? Egy j irnytsi rendszer bevezetsekor meg kellhatrozni, majd le kell fektetni annak az alapelveit.rtem ezalatt azt, hogy Te magad, minta cged els embere, mit tartasz fontosnak a cged mkdse szmra, mit akarsz elrni,mik az alapvet elvrsok s betartand alapelvek, s melyik tevkenysgeket vagymdszereket tartod kiemelten fontosnak!

Ezek az alapelvek segtenek a rendszer kidolgozsa sorn, valamint a rendszer mkdses tovbbfejlesztse alatt is.

Ezek az alapelvek kell, hogy mintegy filozfiaknt, szemlletknt thassk a vllalkozsminden tevkenysgt.

De hogy ez mit is jelent, arra nzznk nhny pldt. Nzd meg azokat akik igaznnagyokk lettek:

Egy kis szigetorszgbeli cg, amelyik a vilg legnagyobb autgyrtjv tudott felnni:Toyota: Folyamatos fejleszts, minden szinten a gyakorlatban Legyen szstratgirl, vagy akr csak egy csavarrl!

Vagy a vilgot behlz sarki hamburgeres: McDonalds. Egy olyan gyorsbf, aholmindent megelz az a filozfia, hogy egyenletes minsgben, s villmgyorsan kellkiszolglni az gyfelet.

Szmos pldt lehetne mg hozni. Ezeknl a cgeknl biztos lehetsz abban, hogyminden munkatrs tisztban van ezekkel az alapelvekkel, ezzel a filozfival!

Itt nem szabad legyinteni, s azt gondolni, hogy , ezek multik, teljesen ms vilg.Most mr lehet, de a sikerk egyik nagyon fontos eleme, hogy tisztban voltak azzal(rtsd: az sszes munkatrs), hogy milyen filozfia mentn dolgoznak, s mindentsszhangba is hoztak ezzel!

rdemes egy gyors nellenrzst vgezni:

- Mik a vllalkozsod fbb alapelvei? Meg tudod ket fogalmazni egyszeren, s tmren?- s a munkatrsaidat is meg mered krdezni, hogy szerintk mi?

Az alapelveket minden alkalmazottnak, munkatrsnak meg kell ismernie, meg kell rtenie, s

el kell fogadnia. gy ezek az alapelvek beplnek a cgkultrba, s folyamatosan rsztkpezik annak. Aki j alkalmazottknt jn, annak mr ez lesz a termszetes ennl a cgnl,mert ebbe tanul bele, s ezt szokja meg. (Pont a rendszer ntant volta miatt hihetetlennehz egy lezlltt kultrj cget talpra lltani!)

Ezrt a kziknyv alapvet clja, hogy az irnytsi rendszert alkalmaz vllalatalkalmazottai szmra:

- rviden sszefoglalja a fenti alapelveket,- segtsen annak megrtsben, s ezltal- keretet adjon a rendszer kidolgozshoz, s- mintegy forgatknyvknt segtsget nyjtson a rendszer mindennapi hasznlathoz.

Tovbbi fontos clja lehet a kziknyvnek, hogy kls partnerek, gyfelek fel, illetvea tanst testlet fel bemutassa az irnytsi rendszer kereteit (s nem tbbet)!


11/168



A kziknyv alapelveinek a figyelembe vtelvel kszl el a cg szablyozsi rendszere.Ennek dokumentlsa tbbflekppen trtnhet. Mindig olyan mdot kell vlasztani, ami aTe cgedben, a Te munkatrsaid ltal rthet, s hasznlhat! Azaz ami Rlad, s a Tevllalkozsodrl szl! Kis cgek, vllalkozsok esetn, amikor a szksges szablyozsmennyisge is csekly s azok struktrja knnyen ttekinthet, gyakran az egyszersgkedvrt a szablyozsokat is sszevonjk a kziknyvvel. Ilyenkor a kziknyv nem csakaz eredeti funkcijt ltja el, hanem egyben a teljes szablyozsi rendszer dokumentcijtis. (Persze vannak tancsadk, akik gy gondoljk, hogy a hosszabb, tbb dokumentumblll, krlmnyesebben megfogalmazott dokumentcis rendszerrt tbb pnzt is lehetkrni De ez mr nem a Te rdeked!)

Akkor kinek is kszl a kziknyv?

Nzzk elszr, hogy kinek nem kszl a kziknyv? A kziknyv NEM az auditoroknakkszl!

Mirt hangslyozom ezt ki ilyen hatrozottan? Azrt, mert a legtbb flsleges rossznak,hibnak, sajnos mg szakemberek krben is, sokszor az az indoklsa, hogy az auditon tkell menni, no meg hogy fel kell kszlnnk mindenfle auditorra is! De ebbl az

rvelsbl is csak az ltszik, hogy a kziknyv cljnak nem a kziknyv eredeti mkdsttekintik, hanem csupn egy megrt segdeszkzt az audit sikerrt!

Tegyk helyre a dolgokat: az auditon val megfelelsnek nem clnak, hanemeszkznek kell lennie! Ha ez a Te vllalkozsodban nem gy van, gy rdemesvgiggondolni, hogy mit is vrsz a minsgbiztoststl!

Itt szeretnk mindjrt egy flrertst megszntetni!Az auditornak az a feladata, hogy akvetelmnyek teljeslst a gyakorlati mkds alapjn igazolja! Ez azt jelenti, hogy neki amunkatrsaknl, alkalmazottaknl azok rdemi munkjt, mindennapi tevkenysgkvgzst kell megfigyelni, s az alapjn kvetkeztetsket levonni. Ellenben abbl akziknyvben lert lltsbl, amely egyenknt felsorolva lltja a szabvny pontjainakteljeslst mg semmilyen konkrt informcit nem lehet kvetkeztetni! Nzznk erre egy

tipikus pldt:A kvetkez bekezds rszlet egy kisvllalkozsnak a terjedelmes, mintegy 50-60oldalas kziknyvbl. Ennek clja annak a szabvnypontnak val megfelelsigazolsa, ami az zleti ffolyamatok megtervezst rja el.

Az XXX Kft. gy alaktotta ki minsgirnytsi rendszert, hogy az biztostsa aszolgltats teljes kr megfelelst a vevi ignyeknek s az MSZ EN ISO 9001:2001-es rendszerszabvnynak. A vezetsg meghatrozta a kvetelmnyeket,amelyek azzal kapcsolatosak, hogy miknt kell a tevkenysgeket vgrehajtani. Aszervezet kielemezte a folyamatok egymshoz kapcsoldst, annak rdekben, hogya folyamatok hatkony rendszerknt tudjanak egyttmkdni. A szervezetmegllaptotta, melyek azok a folyamatok, amelyek szksgesek az rdekelt felekkvetelmnyeinek val megfelels rdekben, ezekre a folyamatokra eljrsokatdolgozott ki.

Ebben a bekezdsben a kziknyv pontosan azoknak a kvetelmnyeknek ateljestst lltja, amelyeket ilyen sorrendben s megfogalmazsban a szabvny ismegkvetel. Csak ppen azt nem lehet megtudni belle, hogy ez konkrtan mittakar! Nem mond semmit se a konkrt folyamatokrl, se a tevkenysgekrl, sea velk szemben tmasztott kvetelmnyekrl. Az auditor ezzel a lerssalsemmire sem megy! Ugyanis a mkds megfigyelse sorn ennek az eredmnyeakr ltszik, akr nem, azt fogja tudni rtkelni, s ez az idzett bekezdsmindenkppen rtkelhetetlen flsleges rsz. Ugyanakkor beosztottad szmrakimondottan kros, mert a sok flsleges sallang kztt sokkal nehezebb megtallnia

a szmra fontos informcit, s gy hasznlni sem fogja tudni a kziknyvet.De nzznk egy msik pldt ugyanabbl a kziknyvbl. Ez a vevi elgedettsg


12/168



mrsi ktelezettsgnek teljestst hivatott igazolni:Az XXX Kft. vevivel, megrendelivel folyamatos kapcsolatot tart fenn, hogymegelgedettsgkrl pontos informcit szerezzen s ezen informcikatvisszacsatolva a mkdsi rendbe egyre jobb minsget rjen el. A megrendeliignyeket, kvetelmnyeket a vllalkozs minden tekintetben pontosan felmri steljesti elssorban a vev teljes megelgedettsgre, msrszt az sszes rdekelt flrdekeinek szem eltt tartsval.

Ezzel a bekezdssel sem tud sem a beosztottad, sem az auditor mit kezdeni.Ebbl is hinyzik minden konkrtum a cgre vonatkozan.

Ez a kt plda is azt mutatja, hogy az ilyen kziknyv teljesen alkalmatlan amunkatrsak szmra a minsgirnytsi rendszer kereteinek megrtshez. De amia nagyobb baj, hogy mg az auditon is sokszor gondot okoz, mert az auditort az adottkvetelmny teljestsnek j gyakorlatval kell meggyzni. Abban pedig vajmikeveset segtenek ezek az ltalnossgok.

Gondold csak el, mi trtnne, ha az alkalmazottaidnak ezeket a bekezdseket (shasonlkat) kldend krbe? Ha elvrnd tlk, hogy ezeket olvassk el, rtsk meg,

s ennek tudatban vgezzk jobban munkjukat? Mit rtennek meg belle, mittudnnak jobban csinlni? Lehet, hogy alkalmazottaid jelents rsze meg semrten, mit is vrsz el tlk! Nem tudnnak vele mit kezdeni, s ezrt nem is vennkkomolyan.

Akkor kinek is kszl a kziknyv?

Elszr is magnak a vllalkozsnak, a vllalkozs munkatrsainak salkalmazottainak!

A fentiekbl kiderlt, hogy a kziknyvet elssorban a sajt alkalmazottaidnak kszted, hogysegtsl nekik megrteni a vllalkozsodban (cgedben) elvrt szemlletet s munkastlust.Ezrt termszetesen gy is kell ksztened a kziknyvet, hogy amit beosztottaiddal

alkalmazottaiddal meg akarsz rtetni, azt knnyen megrthessk. (Lsd A szablyzatksztsnek nyolc parancsolata c. rsunkat!)

A kziknyv alapvet funkcija, hogy a minsgirnytsi rendszered kereteit fektesse le, sannak mkdst segtse, tmogassa. Ehhez kizrlag a cgeden bell kell mkdnie. Ha akziknyvedet mg msnak is sznod, az els s legfontosabb cl akkor is a sajtmunkatrsaid, alkalmazottaid fel trtn kommunikci maradjon.

De kszlhet a kziknyv mg az gyfeleknek is, a nagyobb lland beszlltknak salvllalkozknak, vagy a tulajdonosoknak, vagy egyb rdekelt feleknek!

A kziknyv ksztsnl elre gondold t, hogy kinek szeretnd majd odaadni az irnytsirendszered kziknyvt! Ugyanis annak megfelel cl s tartalm informcinak kellbelekerlnie!

Jtkknt nzznk nhny gondolati pldt ezekre. Kpzeld el, hogy:

- Ha lland beszlltja szeretnl lenni nhny nagyobb gyfelednek, akkor ket akarodmeggyzni a mkdsed megbzhatsgrl, tlthatsgrl. Ehhez a bizalomerstse miatt is bemutatod nekik, hogy ISO 9001 szerinti minsgirnytsi(minsgbiztostsi) rendszert mkdtetsz, st odaadod nekik a kziknyvedet is. Aztszeretnd, hogy ez a kziknyv segtsen meggyzni ket arrl, hogy Tged rdemeslland beszlltnak vlasztania. A kziknyvnek itt mr clja az gyfeled meggyzseis, szmra azoknak az elemeknek a bemutatsa, ami bizalmat breszt bennk! Ehhezbele kell tenned nhny olyan dolgot is, ami mr a mkdsed struktrjra, afolyamatok rendszerre illetve az ellenrzsi rendszer alapelveire utal.

- Bizonyos vllalkozsok egyik alapvet marketing eszkznek tekintik a klnbzkonferencikon, killtsokon s egyb szakmai frumokon val jelenltet. Ott szeretik


13/168



bemutatni potencilis gyfeleiknek a piaci jelenltket, s minl tbb olyan informcitadni magukrl, amivel megnyerik a jelenlvket vevknek. Ehhez a szemlyeskontaktuson tlmenen prezentcis anyagra is szksg van, aminek egyik eleme amennyiben a minsgirnytsi rendszer meglte versenyelnynek szmt, atanstvny, vagy maga a kziknyv is. Gondold t, hogy ha kziknyvedet marketingesszranyagknt is szeretnd hasznlni, akkor mit kell beletenned, hogy hatkony legyen,illetve mit nem szabad kiadnod abban!

- A kziknyvet termszetesen, amennyiben tanstatni szeretnd a vllalakozsodrendszert, oda kell adni a tanst szervezetnek is. Ennek clja, hogy elzetesen ismeggyzdjn arrl, hogy a minsgirnytsi rendszeredet bevezetted, annak kereteimegfelelnek a szabvny elvrsainak. Ezrt szksges ltniuk, hogy a sajt cgedenbell a kereteket lefektetted s kihirdetted! Segthet mg nhny alapvet eljrsnak azelzetes, dokumentlt bemutatsa, de ennek nem ktelez a kziknyv rsznek lennie.A tbbit pedig az auditor a tanstsi eljrs sorn, a gyakorlatban majd ellenrzi.

Hidd el, sokkal knnyebb a kziknyv tartalmt sszelltani, ha mr tudod, hogykinek s mit akarsz mondani vele!

1.4 Fogykrn a minsggyi kziknyv!

Dr. Horvth Zsolt

Ha mr valamilyen mdon kapcsolatba kerltl az ISO 9001-es szabvnnyal, mr biztostallkoztl egy vagy nhny kziknyvvel. Ha netaln tbb kziknyv is akadt mr akezedbe, elg hamar, akr mr a msodik kziknyv utn rjhettl, hogy a harmadik, st atbbi is ugyanolyan lesz. Mindegyiknek ugyanaz a struktrja, s majdnem ugyanaz atartalma is!

Ebbl kvetkezik, ha most a vllalkozsodba be kell, vagy be szeretnd vezetni az ISO-t,

akkor joggal szmthatsz arra, hogy Neked is egy ugyanilyen kziknyvet fognak anyakadba szni! Mindehhez mg arrl is meg akarnak majd gyzni, hogy ez kell atanstshoz, s ezzel fog jobban mkdni a cged! (Mr hallom is az indokot: Hiszen hnyhelyen bevlt mr, nem...?) A tanstson ezek utn valsznleg nem is lesz gondod, deszinte biztosan nem fogod a kziknyv ms hasznt ltni. Ezt gyorsan le is tesztelheted!Elg, ha csak nhny bartodat, ismersdet vagy partneredet megkrdezed, hogy nluk azISO bevezetse, a Kziknyv hasznlata a tanstvny megszerzsn tlmenen milyengyakorlati hasznot hozott. (Ne lepdj meg, ha a vlaszok kevs kivteltl eltekintve elszomortak lesznek!)

Azrt, hogy Te ne juss ilyen sorsra: megmutatjuk, hogy hogyan lehet ezt egyszerens jl csinlni!

Addig semmirl nem lehet eldnteni, hogy j-e, amg nem tudjuk annak a cljt! gy van ez akziknyv esetn is. Ezekre a krdsekre vlaszt adtunk a Kinek is szl a minsggyikziknyv cm rsunkban. Ha mr meghatroztuk a kziknyv cljt, s azt, hogy kinekszljon, akkor lehet csak elgondolkozni azon, hogy milyen eszkzk, megoldsok llnak arendelkezsre mindennek megvalstsra.

Mit tartalmazzon a kziknyv?

A vlasz alapvetnek s trivilisan egyszernek hangzik, azonban a gyakorlat azt mutatja,hogy mgis ezt kell hangslyozni:

Csakis olyan informcikat, amit azokkal szeretnl kzlni, akiknek szl.

A legels s legfontosabb clkznsge a kziknyvednek a vllalatod alkalmazottai,

munkatrsai. Nekik ismernik, st mi tbb, megrtenik s el kell fogadniuk aminsgirnytsi rendszered alapelveit, kereteit. A kziknyv, a fentieknek megfelelen,


14/168



az j irnytsi rendszer bevezetsekor meghatrozand alapelveket tartalmazza. Ezek akvetkezk lehetnek:

- Milyen clbl vezetem be? (Milyen kvetelmnyeknek szeretnk ezzel megfelelni? Mitakarok ezzel elrni? Mirt fontos ez?)

- Mi az rvnyessgi terlete? Kire vonatkozik?(Lehatrols! Fleg az elejn jhetnagyon jl, ha mersz fkuszlni! A fkuszls s a clcsoport meghatrozsfontossgrl fknt a marketing keretei kztt hallani, pedig a minsgbiztosts kereteikztt is alapvet lpsnek szmt!)

o Az egsz cg, vagy csak egy rsze?o Az sszes telephely, vagy csak rszei?o Minden (zleti) tevkenysg, vagy azok kzl csak nhny?

- Milyen szabvnynak akarok megfelelni (ISO 9001, esetleg az ISO 14001 vagyISO/IEC 27001 is), ha szabvny szerinti, tanstott irnytsi rendszert szeretnk?Amennyiben minsgirnytsi rendszerrl van sz, gy vonatkozik-e a szabvny mindenpontjra, vagy vannak-e benne a cgem tevkenysgre nem rtelmezhet pontok?

- A cges mkdsnek mely folyamatait szablyozom, s azok hogyan kapcsoldnakegymshoz? Ilyen rtelemben a kziknyv azt mutatja be, hogy milyen tevkenysg-sorozataid (folyamataid) vannak, azokbl hogy ll ssze a vllalkozs mkdse, sazok jtkszablyait hogyan mondtad ki vagy hol rtad le.

- Hol tallhatak meg ezek a szablyozsok?

- Ehhez a kvetkez informcikat kell rendszerezve bemutatni:

o Mik is tartoznak a lefektetett bels jtkszablyokhoz?o Az egyes alkalmazottakra melyik szablyok vonatkoznak? (Mindenki gyorsan

tallja meg azt, ami r vonatkozik!)o Az egyes szablyok hol, hogyan rhetk el? (Mindenki gyorsan tudja meg, hol

frhet hozz a szmra szksges informcihoz, no s persze ott hozz isfrhessen!)

- Melyek a megvalsts alapvet eszkzei?

Pl. minsgirnytsi rendszer esetn mely terletek fejlesztst kezelem kiemelten, mikaz ltalnosan meghatrozott clkitzseim a minsg javtsa rdekben, stb. Ittgondolj arra, hogy melyek a cgednek azok a tevkenysgei, amelyek a cged profiljtl,zleti tevkenysgtl fggen annak sikert, elismertsgt vagy az gyfeleinekelgedettsgt dnt mrtkben befolysoljk.

Nzznk erre is egy pldt: Ha egy szerviz cget vezetsz, akkor alapvet clnaktzheted ki az gyflszolglatod fejlesztst, vagy akr a szolgltatsi id cskkentstis. A szolgltatsi id hosszsga nagyon sok szervizes cgnl az gyfelekelgedetlensgnek egyik alapja. Gondolj bele, hogyha elromlik egy berendezsed, amitnap mint nap hasznlsz, akkor amgy is kellemetlensged van, mert nem tudodhasznlni, nem is beszlve a javttatssal jr tortrrl. Ilyen esetben az idvesztesgetnehezen viseled, s nagyon kiszolgltatva rzed magad. A javtsi idk cskkentse, afolyamat kzbeni vrakozsi idk felszmolsa pedig gyakorta elssorban szervezsikrds. Ha teht a vrakozsi id cskkentsvel s az udvarias s korrekt gyfl-kommunikcival ki tud emelkedni cged a tbbi szerviz kzl, akkor bizton szmthatszaz gyfelek elgedettsgre, s megfelel forgalomra, haszonra, stb. (Persze aberendezsek korrekt javtst alapnak felttelezem!)

Ezeket egytt egy olyan felsbb szint szablyzatnak is tekinthetjk,amely keretetszab a konkrt tevkenysgeknek, a kialaktand szablyozsok kidolgozsnak.

Ezrt ezek az alapelvek a minsgirnytsi rendszer kt alapdokumentumnak rszeitalkotjk: a minsgpolitika (bevezets clja, elvrsok, s a megvalsts eszkzei),


15/168



valamint a minsgirnytsi kziknyv. ltalnos gyakorlat azonban, hogy a kziknyvtartalmazza magban a minsgpolitikt is.

s most gondolj bele sajt vllalkozsod esetn ezekbe az alapelvekbe! Mitfogalmaznl meg, s hny oldalon tudnd ezt megtenni?

Emlkeztet: A cl az az, hogy ezeket az alapelveket a sajt munkatrsaid megrtsks magukv tudjk tenni. Ezt minl egyszerbben tudjk megtenni, annl jobb! s ezrajtad (is) mlik!

Ha pldul egy minsgirnytsi rendszer kiptst szeretnd elrni, akkor ezeknek azalapelveknek a megfogalmazsa egyttesen nem lehet terjedelmesebb nhny oldalnl!Mg ha rszletesebben is fogalmazod meg ezeket, akkor sem haladhatja meg aminsgirnytsi kziknyv s a minsgpolitika egyttesen a 3 5 oldalt!

Mindezekkel szemben milyen hossz egy tlagos kziknyv?

A kziknyvek nagy tbbsge, mintegy 35 50 (vagy tbb) oldalon, egyesvel vlaszolgata szabvnyban szerepl sszes mondatra. Ezeknek az az egyetlen rtelme, hogy igazolja azelktelezettsgedet a szabvny megvalstsa irnt, amit egyetlen mondattal is megtehetnl!

Termszetesen a kziknyved tartalmazhat ennl tbbet is, attl fggen, hogy kineksznod mg, s mit akarsz vele elrni. Megmutatok nhny pldt, hogy az ilyen esetekbenmire kell f igyelned kziknyved tartalmnak sszelltsakor:

- Amennyiben leend vagy meglv nagyobb, fontosabb gyfeleidnek sznod akziknyvet, akkor az a clod, hogy meggyzd ket a mkdsedmegbzhatsgrl, tlthatsgrl. rdemes teht alaposan vgiggondolni, hogymilyen informcit s milyen struktrban tartalmazzon mg ebben az esetben akziknyv. Neked kell meghatroznod, cged zleti tevkenysgtl, mkdsijellegtl fggen, hogy melyek azok az informcik, amelyek bemutatsvalmegszerezheted a leend (vagy meglv) nagy megbzid bizalmt. Nagyon komolyanrdemes megfontolni, hogy j tlet-e, ha mindezen, lnyegben egy stratgiai krds

megvlaszolst egy (kls) tancsadra bzzuk! rtkes tippeket, jl bevlt mintkatpersze mutathat, de a dntsrl val lemondst nem javasoljuk. Mit lehet rdemeselmondani? Pldul az zleti ffolyamatod folyamatbrjt, feltntetve az ellenrzsi(kontroll) pontokat, vagy nagyobb cg esetn a minsgirnytsi szervezetedfelptst, vagy ms erssgedet. Tovbb abba is gondolj bele, hogy a kziknyvkiadva cgen kvlre mr nem szmt bizalmas dokumentumnak, annak tjt mr nemtudod figyelemmel ksrni. Ezrt a bels mkdsedrl olyan informcik, amelyek asajt know-how-d rszt kpezik, illetve amelyek konkurensek kezbe kerlve veszlytjelenthetnek, mg vletlenl se kerljenek a kziknyvbe! Nagyobb jtkosok kzttarra pedig igenis szmts, hogy ha egy j partner kerl a kpbe, az krheti a kziknyvkiadst! A szoksos zleti gyakorlat az az, hogy azt ki is adjk, ezrt ha Te nem teszed,egybl elnytelen sznben tnhetsz fel. Hiszen mr egy rtatlannak tn krsteljestsben sem vagy partner.

- Ms az eset, hogyha kziknyvedet marketinges szranyagknt szeretndhasznlni konferencikon, killtsokon s egyb szakmai frumokon. Itt amegfelel tartalom meghatrozsa sokkal nehezebb krds, mert sokkal kevsbismered azt, akinek a kezbe jut majd az anyag. Ugyanakkor utlag belelapozva ez azanyag legyen az, ami kzvetti az zenetedet, s leend vevt szerez neked. Milyeninformcikat tehetsz bele akkor mg a kziknyvbe? ltalnos szably erre sincs!Neked kell meghatroznod, ismerve vllalkozsod erssgeit, elnyeit, rtkeit! Ezekpersze iparganknt, tevkenysgi krnknt nagyon klnbzk is lehetnek.Tartalmazhat a kziknyv informcikat pldul az zleti folyamatokra, azokmegbzhatsgra, vagy akr a minsgirnyts szervezetre, mkdtetsre,

fejlesztsi folyamataira, stb. vonatkoztatva is. Ebben az esetben ugyanakkor fokozottanigaz az az alapelv, hogy csak olyan informcit rj bele, amit orszgnak-vilgnak


16/168



nyugodtan publiklsz! Hidd el, hamarabb jut ez az anyag a konkurencid kezbe, mint aleend gyfeleidbe. Tovbb taln ez az az eset, amikor a legnagyobb a jelentsge azinformci csomagolsnak, tlalsnak is. Hiszen a kziknyv ebben az esetbenmarketinges anyag funkcijt is betlti, teht az idegenek kezben figyelemfelhvnakkell lennie. A szerkesztse pedig olyan legyen, hogy a szemet a legfontosabb informcittartalmaz helyre vonzza! A megfogalmazsnak is trekedni kell a rvid s egyrtelmzenetekre, amikre kiemelssel hvhatod fel a figyelmet! Ne hidd, hogy leend gyfeledvgig fog olvasni egy pl. 55 oldalas szraz szveget az ltalnos elktelezettsgeidrl,st a helyzet rosszabb: Mg a sajt munkatrsak esetben sem lennk ebben biztos!

- Msik, ellenttes plda az, amikor egy kisvllalkozs kziknyve tartalmazzamagukat az eljrsok szablyozst is. Ez jellemzen az egyszeren szablyozhattevkenysgeket vgz kisvllalkozsoknl lehet egy j megolds, ahol cl azegyszer mkds s a teljes szablyoz dokumentci rvidsge. Ekkor a kziknyv azalkalmazottaid / munkatrsaid szmra nemcsak a minsgirnytsi rendszer kereteittartalmazza, hanem a folyamatok szablyozsnak dokumentlst is, a mkdshezszksges rszletessggel. A kziknyv szerkezett is ennek megfelelen kellkialaktani. A folyamatok szablyozst gy strukturld, hogy az alkalmazottak knnyen

ttekinthessk, gyorsan megtallhassk benne a szmukra fontos informcikat. (Lsdmg A szablyzat ksztsnek nyolc parancsolata! c. rsunkat.) Nem hiszem,hogy az alkalmazottaid mind ttelesen tisztban lennnek az ISO 9001-es szabvnyfejezeteivel s azok kvetelmnyeivel. Nyugodj meg, nem is elvrs ez tlk. Akkorviszont a nekik szl folyamatok szablyozst ne a szabvny pontjai szerint strukturlvaksztsd, mg ha ez a felksztnek vagy az auditornak egyszerbb s knyelmesebb is.Az alkalmazottaid nem fogjk megrteni, pedig inkbb rtk kellene hogy kszljn akziknyv, s nem az auditorok kedvrt! Sokkal egyszerbb, hogyha maguk atevkenysgek alapjn strukturlsz, vagy akr a szervezeti felpts szerint. Ezekbenmr knnyebben fognak tjkozdni, hiszen ebben lnek. Fontos, hogy miutn ebben azutols pldban a kziknyv a teljes bels mkds szablyozst tartalmazza, ezrt eza kziknyv tipikusan csak bels hasznlatra kszl, s nem adhat ki a tanstszervezeten kvl senkinek!

1.5 A szablyzat ksztsnek nyolc parancsolata!

Dr. Horvth Zsolt

Belegondoltl-e mr abba, hogy mennyi flsleges szablyzat, rott s be nem tartottszablyozs van a cgetekben? Vajon mennyi munka volt mindezt elkszteni, mennyi idbes energiba kerlt (s mennyi pnzedbe!), s vgl mennyi papr ment mindezrtpocskba?

Igen, pocskba, mert a be nem tartott, nem hasznlt szablyozsok mind flslegesek, sminden, ami azok elksztshez kellett, flsleges pnzkidobs volt!

Tarts velnk, s kezedbe adjuk a szablyzatrs legfontosabb 8 pontjt! Elbb azonbanlssuk a mirteket!

Minek a szablyzat?

Figyelem, csapongani fogok, de kihagyhatatlan. rted!

Szksg van-e egyltaln szablyzatokra, szablyozsokra? Melyik cgnek, vllalatnak mitkell szablyoznia? s mit kell ebbl rottan szablyoznia?


17/168



Szablyozs, szablyzat sokfle lehet. Minden vllalat vagy vllalkozs mkdsnekvannak bels keretei, amiket a fnk elvr vagy megkvetel minden beosztottjtl! mondjameg, hogy ki mit csinljon, mit tehet meg s mit nem. Magyarul, hogy mik a belsjtkszablyok! A miheztarts vgett sokszor j, ha ezek le is vannak rva, hiszen a szelszll, no meg flrertik, vagy nem halljk meg!

De vannak bizonyos terletek, tmk, amiket szksges is mindig ugyangy csinlni, sezeket minden munkatrs szmra ktelezen el kell rni. Ilyenek pldul a klnbzbiztonsgi elrsok, legyen az munkavdelemmel vagy tzvdelemmel kapcsolatos (eztmg a trvny is megkveteli), de akr csak krnyezetvdelemmel, adatvdelemmel vagyadatbiztonsggal kapcsolatos is.

A 4-5 fnl nagyobb vllalkozsok, akik nll munkahelyet tartanak fenn, elbb vagy utbbmr eljutnak oda, hogy ksztenek maguknak szablyzatokat, mint pl.:

- munkba jrs rendje,- vrusvdelmi szablyzat,- internet hasznlati szablyzat,- bels mkdsi szablyzat(ok),

- munkavdelmi szablyzat,- tzvdelmi szablyzat,- mentsi szablyzat (vagy adatmentsi rend),- minsggyi kziknyv s eljrsi utastsok (a minsggyi rendszert mkdtet

cgeknl),- stb

A kicsit nagyobb vllalatok a mkdsk stabilizlsrt mr az egyes alkalmazottaknakrszletes munkakri lersokat ksztenek, s tevkenysgeiket folyamatokba szervezik.Ekkor a folyamatok mkdsnek rott szablyozsai is jabb szablyzatokat kpeznek.

Az rott szablyozsok hrneveKpzeljtek magatokat egy pillanatra az alkalmazottaitok helybe! Mire gondoltok, hameghalljtok a munkahelyeteken, hogy a fnk holnapra ad nektek egy jabb szablyozst,ami 15 oldal, el kell olvasni, meg kell tanulni s mg be is kell tartani? Ht, nem sok jra!

Nekem az els gondolatom az lenne, hogy megint flslegesen megntt az adminisztrci,s lett egy csom jabb olyan elrs, amit gysem kell / lehet majd betartani! s ha ez agondolatom, mg mieltt megismertem volna a konkrt szablyozst, akkor ez rossz! Azrt,mert ez mr egy negatv eltlet egy vllalkozs fontos eszkzvel szemben, aminmagban s jl hasznlva egy nagyon hasznos s praktikus eszkz!

Mirt alakult alakulhatott ki ez a negatv eltlet? Hiszen ha brkit megkrdezek, amunkahelyi szablyozsokrl s szablyzatokrl mindenkinek csak olyan ltalnossgokjutnak az eszbe, hogy betarthatatlan, flsleges, rtelmetlen, brokratikus, minek, ha magaa fnk se veszi komolyan, stb

Auditorknt jrva a vllalatokat, sajnos azt ltom, hogy a gyakorlatban meglvszablyozsok jelents rszt valban nem tartjk be. Formlisan ltezik ugyan az adottszablyzat, de senki sem hasznlja, alig ismerik, vagyis nincs sok kze a vals mkdshez,ami a ksztse eredeti clja lett volna! Cserbe viszont lejratjk a szablyozsintzmnyt, mint az ptkezsek utn hetekig kint felejtett 30-as tblk.

Szablyozst rni knny, j szablyozst rni azonban nagyon nehz!

Legalbbis ez kvetkezik abbl, hogy a vllalatok s vllalkozsok letben mennyiszablyzat, szablyozs van, azonban ezekbl milyen kevs az, ami valban j! Milyen

kevs az, amit valban megrtenek, hasznlnak s betartanak!


18/168



Kzeltsk akkor meg errl az oldalrl! Nzzk meg, hogy melyek a rossz szablyozsokkzs vonsai! Nzzk meg, hogyan ksztsnk zavaros szablyozst, amit garantltansenki nem hasznl! s persze utna tanuljunk belle, hogy MIT NE KVESSNKMAJD EL!

A szablyozsok 8 alapvet hibja, ami garantlja, hogy a szablyozst ne hasznlja

senki:1. A vezets nem tmogatja

Mit gondolsz, mennyire fogjk betartani azt a szablyzatot,

- amelyet egy megbeszlsen ismertettek, de maga a tulajdonos v. gyvezet nemis volt jelen?

- amelynek oktatsn csak az volt fontos, hogy mindenki rja al a jelenlti vet?- amelyet ugyan az igazgat rendelt el, de szemlyesen egyszer nem emltette

annak fontossgt senkinek?- amelynek betartsa alig vagy egyltaln nem is ellenrztt?- amelyet maga a tulajdonos vagy gyvezet sem tart be, netaln a tartalmt mg

csak nem is ismerik?

A vezets tmogatsa mg nem garantlja a szablyozsunk sikert, de atmogats elutastsa garantlja a sikertelensgt!s a gyakorlat mr ezerszerbizonytotta, hogy ez akkor is igaz, hogyha klnben teljesen j, hasznlhat sgyakorlatias szablyozs lenne, amely teljes mrtkben hasznos lenne mind avllalatnak, mind a kollegknak.

Els parancsolat: Brmely szablyozs sikerhez szksges, hogy a vezetsnmaga tudatostsa mindenkiben annak fontossgt, kvetelje meg annakbetartst s szemlyes pldamutatssal a szablyzat betartsban jrjon az len!

2. Rossz a reklmja

J bornak is kell a cgr! Ez itt is igaz! Hajlamosak vagyunk a szablyzatotazonostani azzal, aki rta. Hajlamosak vagyunk egy j szablyzatot mg elolvassaeltt az alapjn megtlni, hogy mennyire tartjuk fontosnak azt az embert, aki aztksztette.

Nzznk egy pldt: A vllalat vezetse egy biztonsgi (pl. informatikai biztonsgi)tmj szablyzatot akar letbe lptetni. Ha az informatikai csoport nem tl npszer avllalaton bell, akkor fennll a veszlye annak, hogy a kollegk csak legyintenek egyet,s nem veszik komolyan, mint ahogy az informatikai csoport egyb megnyilvnulsaitsem.

s ez slyos hiba! Ez ellen tenni kell valamit! Fontos teht, hogy az adott szablyozs pldnkban az informatikai biztonsgi szablyozs bevezetse eltt ezt a

feszltsget feloldjuk!Magnak a vezetnek kell elre tudatostani a munkatrsakban az adott szablyozsfontossgt, annak jelentsgt a munkavgzs sorn illetve a vllalat letben. Apldnknl maradva fontos megrtetni a munkatrsakkal, hogy az adott informatikaivdelmi szablyok be nem tartsa esetn sajt maguk okozhatnak hatalmas krt,veszlybe sodorva ezzel az egsz cget, ami egyben a sajt munkahelyk is! Tehtfontos legyen, hogy tudatban legyenek a szablyozs ltal elrt tevkenysgekjelentsgnek!

Msodik parancsolat: Mr a szablyzat bevezetse eltt tudatostsd amunkatrsaidban, a jtkszablyoknak a munkjukra, s a vllalkozsra gyakoroltjelentsgt!


19/168



3. Nem clzott, nehezen megtallhat informci

Ha nem tallom meg gyorsan, hogy mit kell nekem tudnom, akkor nem is fogomhosszasan keresglni azt! Akkor pedig inkbb mr el sem olvasom, s be sem tartom!

Ne higgyk, hogy

- ha egy szablyzatban gynyren szablyoztuk a vilg mkdst, akkor mindenkiazt fogja hasznlni!- felttlenl azok a szablyzatok a jk, ahol sikerlt egy monumentlis szablyzatban

mindent megoldani!- a munkatrsak el akarjk majd olvasni az sszes tbbi rszlegre vonatkoz

elrsokat, biztonsgi s egyb szablyokat!

Egy nagy, monumentlis s minden terletet fellel szablyozst nagyon nehz gymegrni, hogy az egyes emberek gyorsan tlthassk s csak az ket rintinformcikat olvashassk ki belle gyorsan. Vagy ha gy jobban tetszik: gy megrni,hogy egyltaln elolvassk!

Ha nem tudjuk kellen strukturlni, szegmentlni a szablyzatot, akkor inkbb tbb

kisebb szablyzatba szedjk szt!Semmi rtelme, hogy az asszisztensek elolvassk pl. az informatikai osztly dolgoziravonatkoz biztonsgi elrsokat.

Az lebegjen a szemnk eltt, hogy mindenki csak gyorsan az r vonatkoz rsztszeretn megismerni, s erre a minimlis idt sznja. Akinek ez nem sikerl, az nagyvalsznsggel nem kutat tovbb!

Harmadik parancsolat: Strukturljunk! A szablyozsban jl lthatan, egyszerenklntsk el a klnbz embereket rint szablyozsokat! Cl legyen az,mindenki knnyen, egyszeren s gyorsan frhessen hozz az r vonatkozpasszusokhoz!

4. Kze sincs a valsghoz avagy a szablyozs sokszor, csak elmletben egyezikmeg a gyakorlattal

Az a szablyzat, amit a vals lettl tvoli elefntcsont-toronyban rnak meg, nem sokesllyel fogja a vllalat mkdst tmogatni, segteni. Vonatkozik ez gy a klsszakrtre, mint egy kollegra, aki ezt a feladatot megkapva elvonul a vackra, hogymegalkossa a nagy Szablyzatot.

Mert ha nem a mindennapi letben elfordul / elfordulhat esetekre llt fel szablyokata munkatrsak szmra, akkor a munkatrsaid a legjobb szndk mellett sem tudjkmajd hasznlni, mert az vals eseteik nem rszei a Szablyzatnak. Ha pedigelkezdenek leszokni a szablyozs hasznlatrl, akkor ms ksbb sem fogjkhasznlni, amikor pedig ez szksges is lehetne.

Negyedik parancsolat: A szablyzat a vals, letszer eseteket, szitucikatszablyozza!

5. Homlyos, rthetetlen

Senki sem szereti, ha kioktatjk! Elfordul, hogy a gyereknek nem magyarzzuk meg,mirt nem teheti azt, ami neki meg van tiltva, a felnttekben azonban ellenrzst kelt azilyen parancsolgats. Ha azt szeretnnk elrni, hogy egyttmkdjenek, s segtskmunknkat, akkor meg kell mutatnunk, hogy mi mirt is van. Klnben akiskapukat fogjk keresni!

Klnsen a biztonsgi szablyokra jellemz, hogy a szablyzat betartsanagymrtkben fgg az elrs (vagy ppen tilts) megrtstl. Sokszor nem trivilis,hogy ltszlag rtalmatlan viselkedsbl hogyan lehet katasztrfa! Ezt clszer pldvalis altmasztani.


20/168



Az oktat (de nem kioktat!) jelleg szablyzat segt a szablyozs fontossgnakmegrtsben s tudatostsban, s sokszor a szablyozson keresztl oktatja amegclzott kznsget.

tdik parancsolat: A szablyzatokat klnsen a biztonsgi szablyzatokat elszr rtessk meg az alkalmazottakkal, utna lehet csak betartatni!

6. Terjengs, bbeszd

Egy pillanatra cserlj helyet az alkalmazottaiddal, s gondolj bele, hogyan reaglnl arra,ha egyik reggel a fnkd eld tenne egy 130 oldalas szablyzatot, s elvrn, hogy napimunkd vgzse mellett ezt olvasd el, s holnaptl tartsd is be? Kevesen vannak, akikvalban odafigyelve vgigolvasnk mind a 130 oldalt! Anlkl pedig, hogy ismernnkannak tartalmt, a betartsa is krdsess vlik!

Szmos szablyzatnl tipikus hiba, hogy a szerz tl rszletesen szeretne mindenlehetsges esetet kielemezni, s minden apr rszlet legpreczebbelmagyarzsval s szablyozsval egy hatalmas terjedelm s ezltal szinteolvashatatlan mret szablyzatot alkot. Ezzel, mg ha tartalmban teljesen korrektis, csak azt ri el, hogy azok a kollegk, akik klnben rdekldssel s pozitvhozzllssal el is olvasnk az adott szablyzatot, megrmlnek annak mrettl, sflreteszik, hogy majd ksbb olvassk el. Ez persze a gyakorlatban azt jelenti, hogysosem fogjk elolvasni.

A tlbonyoltott szablyzat soha sem ri el a cljt! Ha a szablyzatunk alapvetrszei tl hosszak, senki sem fogja elolvasni ket. Ha meg senki nem olvassa, akkorolyan, mintha nem is ltezne!

Itt persze kompromisszumra kell trekedni, mert egyik oldalrl ott a nyoms, hogyalaposak legynk, s rtessk mag az elrs mirtjt is, a msik oldalrl pedig aterjedelemben meg van ktve a keznk. A rohan vilgunkban jellemz, hogy egydologra csak rvid ideig szentelnk figyelmet. Ha ezt nem tartjuk szem eltt a

szablyzat ksztse sorn, akkor valszn, hogy senki sem fogja megkapni azzenetnket, legyen az brmennyire is fontos.

Trekednnk kell a lnyeg gyors, rvid, rthet megfogalmazsra. Ezt fogalmazza mega kvetkez alapelv, aRV-szably: azaz Rviden s Velsen!

Hatodik parancsolat: Minden j szablyzat rvid! (De nem minden rvid szablyzatj!) A klnleges tmkat mlysgeiben trgyal rszeket vlasszuk el a mindenkiszmra fontos f irnymutatsoktl!

7. Bntetseken alapul betartats

Milyen lgkrben kell dolgoznia annak, akinek minden egyes mozdulata szigorszablyozsokkal megkttt, s minden egyes hibt azonnal szigor bntetsek torolnak

meg? Mit gondolsz, mennyire lehet hatkonyan s konstruktvan dolgozni egy ilyenlgkrben? Te meddig brnd ott?

A bntetsen alapul szablyzatoktl flnek az alkalmazottak, s megprbljkkikerlni. Ha az erfesztsek a kiskapuk keressnek irnyba hatnak, akkor aszablyozs mr megbukott, nem rte el a cljt!

Az emberek borzonganak attl a gondolattl, hogy a cg az orwelli nagy testvr, akimindig ltja ket, s csak arra vr, hogy bnt kvessenek el, s lecsaphasson rjuk abntetssel. Ez egy feszlt, lszent lgkrt teremt, ahonnan sokan igyekeznekmeneklni, az ottmaradk pedig megtalljk a kiskapukat a bels szablyrendszerkijtszsra. A vge mindig az, hogy mindenki veszt!

Azok a szablyzatok, amelyek betartsa s betartatsa csak klnbz retorzikkal sbntetsekkel tarthat fenn, azok ritkn rik el a cljukat.


21/168



Az alkalmazottaknak termszetesen tisztban kell lenni a szablyozs tartalmval sannak jelentsgvel, de a szablyzatot gy kell elkszteni, hogy az azt olvasalkalmazottak, kollegk azt rezzk, hogy k s a cg egy hajban eveznek!

Hetedik parancsolat: Ne a kvetkezmnyektl val flelem miatt legyen betartva azadott jtkszably! Mg ha bizonyos szablyszegsek retorzikat is vonnak maguk

utn, a szablyzat betartsa ne a retorziktl val flelem miatt legyen biztostott,hanem az alkalmazottaid legyenek meggyzve az adott szablyozs betartsnakclszersgrl, hasznossgrl.

8. Elavult

Nincs az a j szablyozs, amely elre ltn a jvt! Minden szablyozs csak a jelenviszonyokra, jelenlegi llapotra tud pteni, s a jelenlegi krlmnyek kztt r el vagyppen tilt meg bizonyos cselekvseket, bizonyos clok rdekben.

De mi van, hogyha vltoznak a jelenlegi krlmnyek?Mr pedig vltozni fog, mertvltozik folyamatosan a trvnyi httr, a gazdasgi httr, fejldnek a technikaieszkzk, vltozik maga a cg is! Meddig biztos, hogy a szablyozsom a kitztt cljt a megvltozott krlmnyek mellett ugyanazokkal az elrsokkal mg mindighatkonyan tudja szolglni?

A tapasztalat is azt igazolja, hogy az egyszer elksztett s vek ta elfekv, nemaktualizlt szablyzatok az vek mlsval kikopnak a gyakorlatbl, s elhalnak!Lehet, hogy formailag megmaradnak mg rvnyes szablyzatnak, de a mkdgyakorlat teljesen eltvolodik tlk.

A szablyzat aktualizlsnak optimlis idpontjt mindig az adott helyzethezviszonytva kell mrlegelned!

- Ha nagyon ritkn vltoztatod az adott szablyozst, akkor vagy llandanproblmkba tkzl a rgi szablyozs megvltozott krlmnyek kzttibetartsval, vagy a kialakult gyakorlat mr rg nem felel meg a szablyozsnak,

tllpett azon.- Ha viszont tl srn vltoztatod a szablyozst, akkor egyrszt irrelisan sok id s

energia megy el az j szablyozsok kigondolsra, dokumentlsra sbevezetsre, s ppen ezrt veszti el a szablyzat a hatkonysgt.

Nyolcadik parancsolat: A szablyzatokat tartsd folyamatosan karban, s az letvltozsval mindig aktualizld ket! Csak az a szablyzat hasznlhat s marad ishasznlatban, amely mindig az aktulis napi viszonyokra s elvrsokravonatkozik!

1.6 ISO mindenron?

Dr. Horvth Zsolt

Az ISO bevezetse sok jt is tud hozni, azonban sz nlkl hasznlva sokszorrtelmetlen, az zletmenetet rombol tlkapsokkal jr. Erre j plda a kvetkeztrtnet

Bartom meslte, hogy elromlott a laksukban az erklyajt zrja. Klnleges erklyajt sszerette volna, ha a beszerel cg szervizeli. Gyors telefon, amit azonnal fel is vett egybartsgos hang, s megllapodtak a javts idpontjban. Csak a szervizesnek egy fontosfelttele volt: Krte, hogy a telefonos megrendelst erstse meg rsban. Azaz kldjn vagyfaxot, vagy e-mailt, mert klnben nem tudnak kimenni javtani. Na, nektek is biztos ISO-tok van gondolta a bartom. Mindenesetre elkldte a megrendelst e-mailben is. A

szerviz alatt amit egybknt gyorsan s szakszeren elltott a kikldtt szakember elbeszlgetett vele. Megkrdezte tle, hogy mirt szksges az e-mailes vagy faxos


22/168



megrendels is a telefon mell, mert bizony szmos olyan nyugdjast ismer a krnyken,akik ezt a felttelt nem tudnk teljesteni. A szervizes szakember elmondta, hogy nha eznekik is problmt okoz, de miutn ISO 9001 szerinti minsgbiztostsi rendszer szerintdolgoznak, muszj ehhez tartaniuk magukat. Ezt az eljrst az auditor rta el a szmukra.

A trtnet mg folytatdik, de szmomra mris szmtalan tanulsggal szolgl!

Nagyon hasznos, hogyha egy cgvezet s a cg is elktelezett a minsgbiztostshasznlatban. Ez rengeteg elnnyel jr, de csak akkor, hogyha sszel hasznljk!

Fontos alapelv, hogy az egyes megrendelsek mind jelenjenek meg valahol lerva,visszakereshet (igazolhat) formban, valamint az utna kvetkez esemnyek,cselekmnyek is legyenek visszakereshetek, nyomon kvethetek. Ez kvetelmnyeketllthat mind az adott cg sajt munkaszervezse, munkatrsai fel, mind az gyfelek fel is.Azonban a megvalsts mdjt hogyan szablyozzuk, az minden esetben rajtunk mlik. Aza szablyozsi md j, ami illeszkedik a munkastlusunkhoz, nem akadlyozza vagy neheztia munkavgzst, valamint nem llt flsleges vagy esetenknt megoldhatatlan akadlyokataz gyfeleinknek. (Egyszer: mi vagyunk az gyfelekrt, s nem k rtnk. Havgrehajthatatlan adminisztrcit vrunk el tlk, akkor elvesztjk az gyfelek egy rszt.)

Mit jelent ez? Magnszemlyekbl ll gyflkrrel rendelkez karbantart (azaz szerviz)vllalkozs, ne lltson olyan adminisztratv bejelentsi kvetelmnyt (fax, e-mail), amitaz gyfelek egy rsze nem tud teljesteni. Ez a kvetelmny az adott szolgltatselvgzshez nem szksges.A megrendelst tkletesen fel lehet venni telefonon is, sa nyjtott szolgltats rtke sem indokolja ezt. (Egybknt a telefonos megrendelsigazolsra ha cg vagy az auditor mindenkppen ragaszkodik hozz a hangrgzts ismegfelel alternatv mdszer, amelyet ms terleten szmos nagy szolgltat alkalmaz is.Jelen esetben nem zrnm ki a faxon vagy e-mailben trtn alternatv bejelentsilehetsget, csak nem rnm ktelezen el.)

Kpzeljk el, mi lenne akkor, hogyha minden kisiparos vagy szerel, aki magnlaksokbanjavtja az ottani elektromos berendezseket, kzmveket (vz, villany, gz, csatorna, stb.),

btorokat, nylszrkat, zrakat vagy brmely mst, a minsgbiztostsra hivatkozva csakfaxon vagy e-mailben bekldtt dokumentumok iktatsa utn volna hajland elindulni ahelysznre?

Termszetesen nem azt mondom, hogy a felvett rendelsnek ne legyen cgen bell semminyoma, a kiszllsrl s a munka elvgzsrl ne legyen igazols, amit akr maga az gyfligazol. De a szksges adminisztrci (paprozs) formja, egyszersge smennyisge alkalmazkodjon mindig clszeren a tevkenysghez, krlmnyekhez,s az elrend clokhoz. Minden ncl paprozs flsleges.

Mg egy fontos gondolat! rtelmetlen dolgot mg az auditor kedvrt sem szabad csinlni!Az auditornak ugyanis nem szabad konkrt eljrst, mdszert elrnia vagy megkvetelnie. Afeladata csupn annak megllaptsra szortkozik, hogy az adott cg mkdse sornalkalmazott mdszerek alkalmasak-e az ISO 9001 szabvny kvetelmnyeimegvalstsra, s a gyakorlat sorn ezek a kvetelmnyek teljeslnek-e. A kvetelmnyekazonban sohasem konkrt mdszerek alkalmazsra vonatkoznak (azok szabadonvlaszthatk), hanem bizonyos elvek rvnyeslsre. Ilyen elv volt jelen esetben amegrendelstl a teljests befejezsig a nyomon kvethetsg s igazolhatsgbiztostsa.

s akkor megint vissza a trtnethez. A bartom gyors kzvlemny kutatst s nmiszmolst vgzett. Az ablakokat, ajtkat kb. 8 vvel ezeltt ez a cg cserlte a krnykentmegesen. Tbbek kztt az hatvan-laksos trsashzukban is. A munkjukkal s atermkkkel azta is mindenki elgedett (volt). Az ajtk, ablakok is megregednek,elhasznldnak, teht valszn, hogy a kzeljvben megszaporodnak a javttatsi ignyek.

A hatvan-laksos trsashzukban vlheten 20-25 %-nak van Internet kapcsolata ssenkinek nincs faxa. Viszont, mindenkinek van ajtaja s ablaka...


23/168



Tanulsg: Ha egy tevkenysget csak az ISO-nak val megfelels miatt csinl meg a cg,akkor ott a kvetelmnyek rtelmezsekor valamit nagyon flrertelmeztek!

1.7 A minsgbiztosts minsgbiztostsa

Dr. Horvth Zsoltrtetlenl llok a manapsg divatos plyztatsi rendszer eltt. Hogyan lehet, hogy egyegybknt j elkpzels pl. a tancsadsi, klnsen ISO rendszerptsi feladatkirsokesetn, a gyakorlatban legtbbszr ennyire flresiklik? Hogyan lehet pldul felelssggelirnytsi rendszerek (ISO rendszerek) kiptsre rajnlatot adni, amikor nem ismertek afelttelek s a krlmnyek (a feladat tartalma)? Meglep, hogy ez a tny sokszor magt amegrendelt / plyzat kirjt se zavarja! Mi lehet itt a megolds, ezen gondolkozzunk itt el!

Gyakori tapasztalat, hogy a vezetsi, informatikai vagy klnsen az ISO rendszerek (pl.minsgirnytsi, informcibiztonsgi vagy egyb irnytsi rendszer) kiptsi tmjplyzatok esetn maguk a kirsok is tartalmilag hinyosak, illetve slyos szakmai hozz-nemrtsrl tanskodnak. Ez kvetkezik sokszor abbl, hogy a kir rendszerint nemszakember, fogalma sincs, hogy mi pl. annak az ISO rendszernek a tartalma, amit ki akarpttetni.

Egybknt meg flsleges a nagyon vegyes tartalmakat elemezni, amikor a nyertes gyisa legalacsonyabb rat knl (s ez gyakran a jelentkez csapatbl a kkler, esetleg afnk rokona vagy bartja). Ilyenkor a Megrendel rendszerint ugyan nagyon hatrozottfellpssel s meggyzen de csak valami hasznlhatatlan paprhalmazt kap, amivelttoljk a barti tanst auditjn.

Ha nem tudja, mit kne kapnia, akkor annak is rl, hogy ilyen cmen valamit kapott. Azzallegtbbszr maga sincs tisztban, hogy az ilyen olcsn kapott dokumentcit azon akapott szinten sajt maga (vagy brmely beosztottja), irnytsi rendszerre vonatkoz

szakismeret nlkl is egy-kt napi munkval ingyen is meg tudta volna szerezni, vagycsinlni! Ha ilyen nzpontbl nzzk, akkor pedig az a nagyon olcs r is hirtelennagyon drga lesz! Msrszrl, ami elnyt egy irnytsi rendszer a cge mkdsnekhatkonysgban, eredmnyessgben jelenteni tudna, abbl pedig semmit se lthat! gylesz az olcssgot s hatkonysgot megclz plyztatsi rendszerbl a rosszmdszerek alkalmazsa miatt a legdrgbb megolds.

Auditori tapasztalat, hogy sok olyan cg, akik egybknt jl mkdnek s fontos nekik ahatkonysg, gyakran a tanst audit ebdsznetben panaszoljk el, hogy az ilyen mdonvlasztott tancsadkkal mennyire befrdtek, mennyire rfizettek. Auditokon n is,kollgim is szmtalanszor futottunk bele hasonl (s gyakran elrmiszt) estekbe:

o Tbb cgnl mondk el, hogy a tancsadi szerzdst tbbszr kellett utlag

mdostani, tbbszr kellett a tancsad cgtl j szakrtt krni s jra kezdeni arendszerptst, mert hasznlhatatlan anyagokat kaptak, a kikldtt (olcs, plyakezd)tancsad nem tudott tancsot adni, stb. (Az id- s pnzvesztesg tetemes!)

o Ms cgeknl a tanst auditon j rendszert lttunk. Azutn ebd mellett szomoranmesltk el, hogy a tancsadnak kifizetett pnz flsleges s kidobott pnz volt, mert ahasznlhatatlan anyag mellett nekik maguknak kellett megtanulni a minsgbiztostst,s lpsrl lpsre sajt erbl kipteni a minsgbiztostsi rendszerket.

o Szintn ms cgek felmondtk menetkzben a tancsadi szerzdst, s jakat ktttek,hogy kzzelfoghat s hasznosthat eredmnyt kapjanak. Ez is termszetesenidvesztesgbe s jelents kltsgtbbletbe, azaz rfizetsbe kerlt.

o Nhny cg az auditon, az auditor krdsei nyomn dbbent r arra, hogy ezeket amdszereket lehetne a sajt mkds-fejlesztsre is hasznlni, s akkor aminsgbiztostsi tevkenysgek kialaktsba belelt erforrsok nemcsak formlis


24/168



paprgyrtst jelentennek, hanem nyeresget is produklnnak. s bntk, hogy ezt azolcs tancsad elfelejtette nekik elmondani.

o Auditon jellemzen pldul ISO/IEC 27001 szerinti informcibiztonsgi rendszerauditjn tallkoztunk olyan esetekkel is, amikor nemhogy a cg kpviseli, de mg atancsad sem ismerte azt a szabvnyt illetve kvetelmnyeit, aminek az auditja ppen

folyt!

A problma f forrst abban ltjuk, hogy a tancsads ignybe vtelekor gyakran aMegrendel maga sem rt ahhoz, amit kapnia kell. Mivel a tancsads nem kzzel foghattermk, aminek mrhet mszaki paramterei vannak, ezrt a Megrendel nem tudja avgeredmnyrl eldnteni, hogy az mikor j vagy rossz! (Egy tanstvny megszerzsenmagban mg nem mrcje a j irnytsi rendszernek.) Ilyen formn knnyenmegtveszthet, s az ajnlatok kzl az egyetlen paramter, amit konkrtan rtkelni tud,az maga az r! (s valljuk be, a mai szegny s sprols vilgban ez egy nagyon fontosszempont!) Viszont a cserbe kapott szolgltats rtke szmra nem ismert, nem mrhet,illetve nem tudja, hogy mit kaphatott volna mg?

Ms ipargakban is fennll ez a problma, ott azonban erre mr ktelez j gyakorlatok isvannak. ptiparban pldul el sem kpzelhet egy olyan beruhzs, ptkezs, ahol akivitelez mellett nem llna ott vgig egy a megbz ltal kinevezett (s szigoran az rdekeit kpvisel) mszaki ellenr!

A megolds akkor egyszer!

Ugyanez az elv itt is megvalsthat a tancsadsi projekt fggetlenminsgbiztostsval. Az alapelv egyszer: Ha a Megrendel nem szakember az adotttancsadsi projekt terletn, akkor bzzon meg a projekt minsgbiztostsi feladatainakelltsra egy olyan szakrtt, aki az adott tancsadsi terleten elismerten nagytapasztalattal rendelkezik, s a projektet vgz vllalkoztl garantltan fggetlen. Ilyenkor

termszetesen nem vesz rszt a projekt (vllalkoz oldali) megvalstsban, hanem aMegbz oldalrl a tancsadsi projekt menett, rszeredmnyeit illetve a keretek relisfelhasznlst ellenrzi, nagy tapasztalattal s a Megbz rdekeit szolglva.

Ilyen feladatok vgzsre minden tancsadsi projekt esetn lehet relis igny. A gyakorlatazt mutatja, hogy legnagyobb szmban az ISO rendszerek (irnytsi rendszerek) kiptsetrgy plyzatok, kzlk is az ISO 9001 szerinti minsgbiztostsi (minsgirnytsi)illetve ISO/IEC 27001 informcibiztonsgi tmj plyzatok gyakoriak. Ezekre sok esetbenjellemz az itt bemutatott problma, ahol a projekt eredmnyessgt s hatkonysgt aprojekt fggetlen minsgbiztostsnak bevezetse lnyegesen javthatja.

1.8 Hogyan vlassz j tancsadt?

Dr. Horvth Zsolt

Mott: A rgi vicc ma is sokszor l:

o Honnan tudtad, hogy (minsggyi) tancsad vagyok?o Mert jttl, pedig senki sem hvott, elmondtad azt, amit mr tudtam, s mindez

egy csom pnzembe kerlt!

- Vllalkozst vezetsz, szeretnl kipteni ott egy minsgirnytsi rendszert, de nemtudod, hogyan fogjl hozz?

- Vagy csak egyszeren szeretnl olyan mdszereket bevezetni, amelyekkelhatkonyabban tudnd cgedet mkdni, elkerlve az eddigi buktatkat?


25/168



- Az gyfeleknek, vagy ppen a kivlasztott nagy vevdnek is be kell tudnod mutatnodcged megbzhatsgt, jsgt, hogy mint beszllt, versenyben maradhass?

- Teht elvrs (esetleg) a tanstvny megszerzse is, de a stabil s szablyozott,tlthat mkdsre is szksged van? Ezeknek a feltteleknek szeretnl megfelelni, denem tudod, hogyan csinld?

Marad a rgi, jl bevlt elv: Ha sajt erbl nem megy, akkor kls segtsget kell ignybevenni! gy gyakran knytelen vagy szakemberhez, azaz tancsadhoz fordulni!

Addik is a kvetkez krds: kihez fordulhatok bizalommal?

Sajnos az elmlt vekben a minsggyi felksztk tbora annyira felduzzadt, hogy szinteDunt lehet rekeszteni velk. Ugyanakkor, az eredmnyek, a tanstsok hre, rtke egyrecskken. Mindebbl arra kvetkeztetsz, hogy a minsggyi tancsadnak kifizetett pnzcsak egyetlen egyre j: a tanstvny megszerzsre (esetleg!), de vllalakozsodjavtsban vajmi keveset r!

Viszont miutn nem vagy ebben szakember (hiszen ezrt is van szksged segtsgre) honnan tudnd megtlni, hogy ki a j szakember, s kitl szmthatsz rdemi jmunkra?s amibe mindez kerl, azt jl fektetted-e be, vagy csak flsleges pnzkidobsvolt?

Szerencsre ez nem egy egyedlll problma! Vegynk pldnak ms terletet: Ha pldulj hz pttetsbe fognnk, s keresnnk erre fvllalkozt, akkor mit tennnk? Hiszen azptiparhoz sem rtnk jobban. Az ptsi fvllalkoz pedig magrl minden szpet s jtelmond, s elre nem tudhatjuk, hogy mennyi igaz abbl. Ilyenkor viszont bevett szoks,hogy elkrjk az adott vllalkoz referencialistjt, (lehet, hogy ez fenn van az interneten is).De az mg nmagban nem elg, hogy hossz a referencialista. Az mg csak akiindulpont. Vegyk a fradtsgot, s azokbl legalbb nhnyat ltogassunk vgig, sbeszlgessnk el az ott lakkkal a tapasztalataikrl. Az valdi elgedettsgk lehet a jreferencia, amire mr lehet pteni!

Ugyanezt a mdszert nyugodtan alkalmazhatod a minsggyi tancsadd kivlasztsnlis!

Gyjts referencikat!

Nzd meg, hogy az adott tancsad (vagy cge) mekkora referencialistval rendelkezik, sazok kzl szemlyesen ltogass meg nhnyat! Vigyzat, ne a csak a sikeresentanstott cgek listjt tekintsd nmagban j referencinak, hanem azoknak acgeknek az elgedettsgt is! (Persze knnyebb a kommunikci, ha valamelyik cgbenmr van szemlyes ismersd, van ott valamilyen szemlyes kapcsolatod.) Hogyha azoncgek vezetit, kzpvezetit megkrdezed arrl, hogy mit adott nekik a tancsad, mibenlett jobb a mkdsk az ISO (9001) bevezetse ta, akkor a kapott vlaszok sok mindentelrulnak. Ez mr megbzhatbb alap, hogy mire is szmthatsz!

Ha elkred akrcsak betekintsre ezeknek a minsgirnytsi kziknyvt, s ezeketegyms mell teszed, akkor azonnal sszell a tancsad sablonja s munkamdszere, amiszerint dolgozik. Ekkor mr nagyjbl kpet tudsz alkotni arrl, hogy mit fogsz kapni!

Megjegyzs: Elfordulhat olyan eset is, amikor 2-3 referenciacgtl megszerezve akziknyvket, netaln az eljrsi utastsait is azt tapasztalod, hogy azok a cgnv scgbemutatstl eltekintve pontosan, szinte betre azonosak. Ilyenkor j esly van arra,hogy a Te cged is cgnevet, logt s fejlcet kicserlve ugyanazt a minsgirnytsidokumentcit fogja kapni. (Auditorknt sajnos szmos pldjt lttam ennek.) Ebben azesetben elgondolkoztat azonban, hogy a kifizetett (sokszor nem kevs) pnzrt atancsad mit dolgozik Neked? (Mi olyant, amit Te magad is ne tudnl megtenni?)

Termszetesen az egyik legjobb referencia a szemlyes ajnls, amikor egy megbzhatbartod vagy zlettrsad ajnlja az adott tancsadt. Akkor tle nyugodtan megkrdezheteda rendszerpts s tansts alatti tapasztalatait, hogy a tancsadtl mit s hogyan kapott,


26/168



valamint hogy mivel volt elgedett (s mivel nem). Javaslom, hogy arra is krdezz r, hogycsak a tanstvny megszerzse volt-e a cl, vagy az rdemi mkdsben is hozott-eeredmnyt.

Tapasztalat az adott szakmban!

Mit gondolsz, hogyan fogja tudni a Te vllalkozsod tevkenysgt egy olyan emberszablyozni, optimalizlni, aki az adott gazat, adott szakma bels mkdst nem rti? Egyolyan tancsadtl pldul, aki mg az MS Word-t tudja csak alapszinten kezelni, s egyolyan programot sem rt mg letben, ami kinyomtatja, hogy Hello, World!, hogyan vrodel azt, hogy egy szoftverhz mkdsnek problmira mutasson r, s azok optimlismkdtetsnek kialaktsban segtsen?

Hiszen mindegyik szakmnak, legyen az ptipar, energiaipar, lelmiszeripar,szrakoztatipar, szoftverfejleszts, kereskedelem, vendglts, vagy brmilyen egybtermelsi vagy szolgltatsi gazat, megvannak a bels jtkszablyai, mdszerei, elvrsais tipikus problmi is. Ha a tancsad nem rendelkezik ilyen irny gyakorlattal stapasztalattal, vagy legalbb a felksztsben rszt vev csapatban nincs ilyenkollega, akkor nehezen elkpzelhet, hogy szakmailag elre fogja vinni a cgedet!

Hiszen nincs semmi garancia arra, hogy a szabvny ltal megfogalmazott ltalnosirnyelveket a Te szakmdban rtelmezni is tudja, st azokra j megoldst tallni.

Tisztzd elre a clokat s a munkamdszereket!

Akkor fogod azt kapni, amit szeretnl, ha tudod is, hogy mit szeretnl! Ezzel aztszeretnm mondani, hogyha nem tudod megmondani, hogy mit is vrsz el a tancsadtl,akkor j eslyed van arra, hogy a vgn elgedetlen lgy!

Gondold teht elre t, hogy mit szeretnl elrni! Pldul:

- Csak egy tanstvnyt, gy hogy a munkdba a lehet legkevesebbet avatkozzanakbele!

- Szeretnd a cged hatkonysgt nvelni, ezzel nagyobb nyeresgre szert tenni?

- Szeretnd tlthatbb tenni cged mkdst? (Milyen szempontbl, mibennyilvnuljon ez meg?)

- Szeretnd a rendszeres hatrid-csszsokat cskkenteni, minimalizlni?- Meg kell felelned valamely nagyobb megrendeld kvetelmnyeinek, esetleg beszllt i

auditjnak?- Stb

A tancsadval val trgyals kezdetn a sajt konkrt elvrsaidat fektesd le, strdemes ezek alapjn a tancsadsi projekt sikerre vonatkoz sikerkritriumokat ismegfogalmaznod.Ezzel a tancsadt knyszerted arra, hogy gy ptse fel a projektet,hogy ezekre a problmkra adjon megoldst. Ez tulajdonkppen mindketttknek j, mert Tetudod, hogy mit krsz szmon a tancsadtl, pedig tudja, hogy mit vrsz el tle, minek a

teljestse esetn leszel elgedett vele. Ez persze egy szr is, hiszen akik csaksablonkziknyvek eladsban tudnak gondolkodni, itt nem rgnak labdba.

Ha ezt tisztzttok, nem rt tisztzni a tancsad munkamdszert is. A tancsads egykzs projekt, legyen az (minsgirnytsi) rendszerpts, szervezetfejleszts, j technikks mdszertanok vagy eszkzk bevezetse, vagy ms egyb. Az eredmny mindenkppenaz, hogy vllalkozsod mkdsben vltozs fog bellni. s ennek a vltozsnakteljestenie kell az ltalad elvrt eredmnyeket, clkitzseket.

Akkor vghatsz bele a projektbe, ha az elejn el tudod hinni, hogy a kivlasztott tancsad,az ltala bemutatott munkamdszerrel kpes vgigvinni a projektet, s elrni a kitzttclokat. Melyik munkamdszer j s melyik rossz? Erre nincs ltalnos szably, hiszen mss ms krlmnyek kztt ugyanaz a munkamdszer lehet egyszer j is, s mskor rossz

is. Akkor mi alapjn fogod elhinni, hogy j ton halad a projekt? Ehhez inkbb nhnyszempontot tudok mondani:


27/168



- A tancsad az elzetes elbeszlgets alatt mennyire rti meg az adott vllalkozsspecilis problmit, illetve a kitztt elvrsokat, sikerkritriumokat?

- Van-e ilyen jelleg problmk megoldsban mr referencija?- A munkamdszer egyes fzisai (a mrfldkvek) mennyire kvethetk, a

rszeredmnyek mennyire kzzelfoghatak?- A vllalkozs mkdsnek felmrsben, illetve a vltoztatsok meghatrozsban

mennyire dolgozik egyedl, illetve mennyire vonja be a cgedet magt? (Ne felejtsd el,hogy a vltoztatst ti fogjtok utna nap mint nap meglni. A munkatrsaid akik eztcsinljk most is a munkanapok 8 rjban tapasztalatainak s rdekeinek figyelembevtele nlkl a legjobb jt tletek is hallra vannak tlve!)

- Senki sem polihisztor! Ha a tancsads egyszerre tbbirny szakmai felkszltsget studst is ignyel, akkor honnan tudod, hogy a tancsad egy szemlyben mindenterleten kellen kompetens s szakrt. (Vagy mit tesz ennek a problmnak amegoldsra?)

- Stb

Ezek a krdsek segtenek abban, hogy elhidd s megbzz abban, hogy j tancsadtvlasztottl, s a projekt vgn elgedett leszel az eredmnnyel.

Tancsad szerepe a rendszerpts (s tansts) utn!

Egy j berendezsnek nemcsak a beszerzse jelent kltsget, hanem a fenntartsa s amkdtetse is. Ugyanez igaz a klnbz rendszerek, (minsg)irnytsi rendszerekbevezetsre s fenntartsra is.

Mr a bevezets eltt gondolj arra is, hogy mi kell a majdani rendszered mkdtetshez,hogy azok a felttelek is biztostva legyenek. Ha minsgirnytsi rendszert ptesz ki,akkor arra is kell gondolni, hogy a minsgirnytsi rendszered mkdtetshez sfejlesztshez egyidejleg tbbfle tuds s ismeret szksges. Ezeket alkotjkegyrszt a sajt gazati szakmai ismeretek, a sajt vllalkozs nagyon alapos ismerete,valamint a minsgirnytsi ismeretek is.

Ha a minsgirnytsi rendszeredet tansttatod is, akkor az auditokon nem elgbemutatni, hogy jl s hatkonyan dolgoztok,hanem el kell tudni magyarzni, hogy ezeka mdszerek valban megfelelnek azoknak az elveknek s elvrsoknak, amelyeket aszabvnykvetelmnyek tmasztanak. Tovbb elvrs az is, hogy vente legalbb egyszerteljes kr bels auditot csinlj. Ezekhez legalbb egy embernek ismerni kell a szabvnykvetelmnyeit, s rtelmezni kell tudnia a sajt viszonyotokra. Erre kikpezheted egyemberedet is, de ha kis cg lvn nem akarsz erre erforrst ldozni, akkor ezzelmegbzhatsz egy klsst is. (Lehet, hogy nem is minden esetben ri meg egy kis cgnek e

Documents

Minőség Doktorok