MINOR Rendszerház Rt – MultiWorX dokumentumkezelés

Dokumentumkezelés GTM szeminárium

sorozat

MINOR Rendszerház Rt – MultiWorX

dokumentumkezelés

Előadók: Szőts Antal – Fejlesztési Igazgató, Molnár András – Projektvezető (e-önkormányzati megoldások)


sorozat

Ügyfél igények• „Papírhegyek, nem fér már el a sok dosszié!”, • „Minden le van fűzve a mappában?”• „Melyik dossziéban van?”,• „Melyik a jelenleg érvényes verzió?”,• „Látta már az illetékes?”• „Melyik ajánlatban volt az X szolgáltatás?”• „A most érkezett dokumentum még ahhoz a

beadvány/ügy/ügyfél/projekt/programhoz tartozik, vagy már egy másikhoz?”• „Foglalkozik valaki ezzel a dokumentummal? Ki?”• „Mindenki jóváhagyta a szerződést?”• „Melyek a jövőre lejáró szerződéseink?” • „Most gépeljem be újra?”• „Biztos, hogy ezt Ő írta?”• „Most Te is átírtad? Én is!”


sorozat

EDM (Electronic Document Management) értelmezések

• Eszközközpontú szemlélet - dokumentum bevitel és feldolgozás – hardware szállítók

– Rögzítés (scannerek, fax szerverek, e-mail)– Transzformálás (Képjavítás, Osztályozás, Információ kinyerés

(imaging, OCR, ICR), Validálás)– Továbbítás (ERP, CRM, CMS, Portal)– Visszakereshetőség (Vonal-kód)

• Csoportmunka, Tudásmenedzsment (KM)– Szervezeten belül keletkező anyagok (Indexálás, teljes-

szöveges kereshetőség, verzió kezelés, közös használat, elektronikus hitelesítés, workflow támogatás, szöveges konferencia (whiteboarding), változás értesítés (előfizetés), jogosultságkezelés, időzítés menedzsment stb.)

• Szervezeti funkcionális, adminisztratív alrendszerek– Iktató rendszerek (szerződéstár, érkeztetés, iktató szám/

könyv, postázás, stb)


sorozat

Menedzsment irányzatok – IT rendszerek

Menedzsment divatok

Vezetési Rendszerek

Korlátozott Racionalitás

Stratégiai Menedzsment

Folyamat Menedzsment

Tudás-menedzsment

Alkalmazások Termelés Tervezési Rendszerek

Döntéstámogató rendszerek

Szervezetközi rendszerek

Folyamatvezérlő eszközök

Szakértői rendszerek

MIS típusú vezetői információs rendszerek

Korai Mesterséges intelligencia alkalmazások

Workflow és groupware

Szoftverrobotok

Internet és EDI Vállalati intranetek

IT szerepe „támogatás” „intelligens támogatás”

„támogatja a stratégiát”

„katalizátor” „alapfeltétel”

’60s ‘70s ’80s ’90s ’00s

(Drótos György alapján)


sorozat

Iratkezelés törvényi háttere• Vállalati szektor:

– 40/1998. (III.6.) Kormány rendelet és a 38/1998. (IX.4.) BM rendelet– Helyi Iratkezelési szabályzatok (ISO)

• Közigazgatási szektor:– KEIR projekt 2003 novemberében indult projekt célja:

• iratkezelés egységességéhez szükséges jogszabályok kidolgozása• Szabványos informatikai eszközállomány beszerzését előkészítő előminősítő

eljárások idolgozása• A szabályozásról szóló kormány előterjesztés elkészítése

– MOREQ• A specifikáció az Elektronikus Iratok Kezelésére vonatkozó Modell

Követelményeket (Model Requirements for the Management of Electronic Record (MoReq) fogalmazza meg.


sorozat

Bevezetési nehézségek• Kompatibilitás – Meglévő rendszerek támogatása (Ügyviteli,

Pénzügyi, CRM, IT támogató szoftverek) – Standard formátumok támogatása BMP, TIFF, HTML, XML, PDF

• Integráció alacsony szintje– Humán erőforrás alapú integráció jelenléte– Adatkonzisztencia hiánya, – üzleti folyamatok alkalmazásokba integráltan jelennek meg

• Könnyű adaptálhatóság – Szervezeti ellenállás, – workflow és docflow változás– Papír alapú dokumentumok racionalizálása


sorozat

MultiWorX – A kezdetek• 1999 – MultiWorx

– Exchange 5.5 / Exchange 2000 (Web Storage System)• Kevésbé struktúrált adattárolás (MS Office dokumentumok és különböző

Web lapok)• ADO 2.5,OLE DB adatelérés• WSS Event model (Event agent Echange 5.5)• DME (Document Management Extension)

– Outlook (Outlook formok)• Outlook Forms Designer

– CDO Workflow for Exchange / Key Flow• Script futtatás(Restricted / Privileged)• Workflow designer for Exchange


sorozat

MultiWorX NG – Az új generáció• 2001 – MultiWorx NG

– Exchange 2000 (Web Storage System)• HTTP elérés, • Natív XML támogatás

– XML alapú dinamikus űrlapok • ActiveX kontrollok (VB kliensek)• ASP

– Minor Workflow Engine• Minor Workflow designer


sorozat

MultiWorX.Net• 2003 – MultiWorx.Net

– MS SQL Server 2000 • Struktúlát adattárolás, metainformációk,

– MS Share Point Portal 2003 támogatás• Teljes szöveges keresés

– ASP.NET / C#• ASP.NET • C# Windows Forms

– Minor Workflow Engine• Minor Workflow designer

– Fejlett jogosultságkezelés• ADAM / MS AzMan (Authorization Manager)

– MS CRM Integráció


sorozat

MultiWorX – SPS 2003• Document workspace (task, links, shared dokumentumok)• Dokumentum Library

– Standard (verzió követés, check-in/check-out, jóváhagyás)

– Backward-compatible – • WSS alapú (jóváhagyás routing) – • plusz szerep (Olvasó, Szerző, Koordinátor mellet megjelenik

a –jóváhagyó)• Soros vagy párhuzamos jóváhagyás


sorozat

MultiWorX Dokumentumkezelési Infrastruktúra

Üzleti modulok

Imagingés OCR

FAX

Automatikus FAX feldolgozás

Automatikus vagy manuális email

integráció

Dokumentumok tárolása Űrlapok tárolása

Vállalati portál

Vállalati munkatárs

Üzleti folyamtok vezérlése

Űrlapkezelési szolgáltatások

Kollaborációs szolgáltatások

Dokumentumkezelési szolgálatások

Címtár

... ...HelpDeskIktatásKeresés,előfizetés

Archívum

Üzleti modulok:

•Iktató modul

•Szerződéskezelő / generátor modul

•HelpDesk modul

•Önkormányzati ügyviteli modul

•Folyamatkezelő modul

•Termék nyilvántartó modul


sorozat

MultiWorX Referenciák• MAGYAR EXPORT HITEL BIZTOSÍTÓ RT • POLGÁRI NEMZETBIZTONSÁGI SZOLGÁLATOKAT IRÁNYXÍTÓ TÁRCA NÉLKÜLI

MINISZTER HIVATALA • Postabank és Takarékpénztár Rt • Phoenix Mecano Rt. • TRANSELEKTRO CSOPORT • BUDAPEST AIRPORT RT. • ANTENNA HUNGÁRIA RT • AM-IT RT • MAGYAR EXPORT HITEL BIZTOSÍTÓ RT • Budapest Bank Rt • Budapest Bank Rt


sorozat

Ügyfélszolgálati tevékenység támogatása

(esettanulmány)

Előadó: Molnár András (Minor Rt.)


sorozat

Tartalom

• Ügyfélszolgálat a közigazgatásban• Ügyfélszolgálati információs rendszer

SPS támogatással– Folyamattámogatás– Tudásbázis

• Eredmények, tapasztalatok• Kérdés-válasz


sorozat

• Ügyfélszolgálati tevékenység a közigazgatásban

• Elvárások, célok– Szolgáltatási színvonal emelése– Szakmai információs tudásbázis– Ügyfélszolgálati folyamatok támogatása– Gyakori kérdések nyilvántartása,

kereshetőség– Ügyfél elégedettség növelése


sorozat

Rendszer átfogó képe

Beadványok fogadása

Ügyintéző (ÜSZI)

Bejelentések fogadása

Napi tevékenységek

, kérdések rögzítése,

válaszadás

Tudáselemek rögzítése

Tudásbázis keresése

Bejelentések statisztikáinak

készítése

Kérdés válaszok

tudásbázisba rögzítése

Tudáselemek ellenőrzése

Információ-felelős

Vezetői információk lekérdezése

Bejelentések adatai

Ügyek lezárása,

kérdések meg-válaszolása

Beadványok adatai

Napi tevékenységek

, kérdések

Tudáselemek

Felsővezető

Ügyintéző

Ügyfél

Portál

Külső rendszerek Automatikus

adatbetöltés


sorozat

Fontosabb funkciók• Ügyfélszolgálati folyamatok támogatása

– Ügyfélmegkeresések rögzítése, lekérdezése– Beadványok, speciális beadványok kezelése

• Tudásbázis– Hierarchikus tudásbázis– Információ megosztás– Gyors kereshetőség– Szellemi tőke kutathatósága

• Egyéb (törzskezelés, adminisztratív funkciók, riportok)


sorozatTudásbázis kiszolgálása Microsoft SharePoint Portal

Server-el

• Keresés keresési sablonnal• Szabadszöveges keresés• Kulcsszavas keresés• Keresés dokumentumokban• Keresés külső elemekben• Rugalmas, hierarchikus kialakítás


sorozat

Eredmények, tapasztalatok• Hatékony ügyfélkapcsolat• Magasabb szintű szolgáltatás• Jobb kommunikáció• Mérhető ügyfélszolgálat• Dokumentáltság• Szakmai tudásbázis, elektronikus

dokumentumok, információk elérhetősége


sorozat

Köszönjük a figyelmüket!

Szőts Antal Molnár Andrá[email protected], [email protected]

Minor Rendszerház Rt., 1033, Budapest Vörösvári Út 103-105

www.minor.hu

Documents

MINOR Rendszerház Rt – MultiWorX dokumentumkezelés