MINISTERULUI MUNCII, FAMILIEI SI … · Web viewCod: PO-30.04 Ed.I | Rev. 0 Procedura privind realizarea achiziţiilor directe în cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei

MINISTERULUI MUNCII, FAMILIEI ŞI PROTECŢIEI SOCIALE

Str. Dem. I. Dobrescu nr. 2 sector 1, Bucuresti

APROBAT MINISTRU

AVIZAT PREŞEDINTELE COMISIEI

Aplicarea Procedurii privind realizarea “Achiziţiilor directe” în cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale

Cod: PO-________Editia 1, 08.11.2010, Revizia 0

VERIFICAT SECRETARIAT COMISIE

ELABORAT Eugen Dumitru Şef serviciuAchiziţii publice, patrimoniu şi administrativ

F-PO-_____01 Ed. I

Ministerul Muncii,

Familiei şi Protecţiei

Sociale

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Cod: PO-30.04Ed.I | Rev. 0

Procedura privind realizarea achiziţiilor directe în cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale

pag. 2/24

Cuprins

Formular pagina de gardă

Cuprins............................................

Formular evidenţă modificări..........

Conţinutul propriu-zis al procedurii.

Formular analiză procedură

.........................................................

Lista de difuzare a procedurii..........

Formulare........................................

Anexe

pag. 2

pag. 3

pag. 4

pag. 14

pag. 15

pag. 16

Ministerul Muncii,

Familiei şi Protectiei

Sociale

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Cod: PO-______Ed. I ] Rev. 0

Procedură privind realizarea achiziţiilor directe în cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale

pag. 3/24

Formular evidenţă modificări

Nr. crt. Ed.

Data ediţiei Rev. Data

reviziei Pag. Descriere modificare Semnăturaconducătorul

uicompartimentu

lui

F-PO-________Ed.I

Ministerul Muncii, Familiei

şi Protectiei Sociale

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Cod: PO-______

Ed. I || Rev. 0Procedura de realizare a achiziţiilor directe în cadrul

Ministerului Muncii, Familiei si Protecţiei Socialepag. 4/24

1.0 ScopScopul prezentei proceduri este de a descrie activităţile desfăşurate în mod obligatoriu în procesul de realizare a achiziţiilor directe de produse, servicii şi lucrări în cadrul aparatului central al Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale.

2.0 Domeniu de aplicareProcedura se aplică de către Direcţia Economică (prin Serviciul Achiziţii Publice, Patrimoniu şi Administrativ- Compartimentul Achiziţii Publice).

3.0 Documente de referinţă3.1 Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr.34/2006, privind atribuirea contractelor de achiziţie

publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune deservicii, cu modificările şi completările ulterioare;

3.2 Hotărârea Guvernului nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilorreferitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de urgenţă aGuvernului nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor deconcesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şicompletările ulterioare;

3.3 Hotărârea Guvernului nr. 1660/2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a a prevederilorreferitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică prin mijloace electronice, cumodificările şi completările ulterioare;

3.4 Legea nr.500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare;

3.5 Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1792/2002 pentru aprobarea normelor metodologiceprivind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precumşi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale, cu modificările şicompletările ulterioare;

3.6 Ordonanţa Guvemului nr. 80/2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentruautorităţile şi instituţiile publice.

3.7 Ordinul ministrului economiei şi finanţelor nr.998/2008 pentru aprobarea procedurii desistem „Realizarea procedurilor formalizate pe activităţi", cu modificările ulterioare.

4.0 Definiţii şi abrevieri4.1 Definiţii

(1) Acceptarea ofertei câştigătoare = actul juridic prin care autoritatea contractantă îşi manifestăacordul de a se angaja juridic în contractul de achiziţie publică ce va fi încheiat cu ofertantula cărui ofertă a fost desemnată câştigătoare;

(2) Achizitor = calitatea de autoritate contractantă a MMFPS în cazul contractelor de furnizare de produse;

(3) Beneficiar = calitatea de autoritate contractantă a MMFPS în cazul contractelor de prestare de servicii sau execuţie de lucrări;

(4) Caiet de sarcini = documentul care conţine specificaţiile tehnice (cerinţe, prescripţii,caracteristici de natură tehnică ce permit fiecărui produs, serviciu sau lucrare să fie descris, înmod obiectiv, în aşa manieră încât să corespundă necesităţilor MMFPS);

F-PO-________ Ed. I


şi Protecţiei Sociale


Ed.I | Rev.OProcedura de realizare a achiziţiilor directe în cadrul

Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Socialepag. 5 / 24

(5) Compartiment = direcţie generală, direcţie sau serviciu, după caz;

(6) Conducătorul compartimentului = director general, director sau şef serviciu, după caz;

(7) Contract de achiziţie publică = contractul cu titlu oneros, încheiat în scris între una sau maimulte autorităţi contractante, pe de o parte, şi unul sau mai mulţi operatori economici, pe dealtă parte, având ca obiect execuţia de lucrări, furnizarea de produse sau prestarea de servicii;

(8) Executant = calitatea de contractant a ofertantului care a devenit, în condiţiile legii, parte într-un contract de execuţie de lucrări;

(9) Fonduri publice = sume alocate din bugetele prevăzute la art. 1 alin. (2) din Legea nr.500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare;

(10) Furnizor = calitatea de contractant a ofertantului care a devenit, în condiţiile legii, parteîntr-un contract de furnizare de produse;

(11) Mijloace electronice = utilizarea echipamentelor electronice pentru procesarea şi stocareade date care sunt difuzate, transmise şi recepţionate prin cablu, radio, mijloace optice sauprin alte mijloace electromagnetice;

(12) Ofertant = oricare operator economic care a depus ofertă;(13) Ofertă = actul juridic prin care operatorul economic îşi manifestă voinţa de a se angaja din

punct de vedere juridic în relaţia cu MMFPS;

(14) Operator economic = oricare furnizor de produse, prestator de servicii ori executant delucrări - persoană fizică / juridică, de drept public sau privat, ori grup de astfel de persoanecu activitate în domeniul care oferă în mod licit pe piaţă produse, servicii şi/sau execuţie delucrări;

(15) Operatorul sistemului electronic de achiziţii publice = persoană juridică de drept public careasigură autorităţilor contractante suportul tehnic destinat aplicării, prin mijloace electronice,a procedurilor de atribuire;

(16) Prestator = calitatea de contractant a ofertantului care a devenit, în condiţiile legii, parteîntr-un contract de prestare de servicii;

(17) "Scris" sau "în scris" = orice ansamblu de cuvinte şi cifre care pot fi citite, reproduse şi apoicomunicate. Acest ansamblu poate include şi informaţii transmise şi stocate prin mijloaceelectronice;

(18) Sistemul electronic de achiziţii publice - SEAP = desemnează sistemul informatic deutilitate publică, accesibil prin internet la o adresă dedicată, utilizat în scopul aplicării prinmijloace electronice a procedurilor de atribuire;

(19) Vocabularul comun al achiziţiilor publice - CPV = desemnează nomenclatorul de referinţăaplicabil contractelor de achiziţie publică;

(20) Zile = zilele calendaristice, în afara cazului în care se menţionează că sunt zile lucrătoare.

4.2 Abrevieri

(1) CFPP = Control financiar preventiv propriu;

(2) CFPD = Control fmanciar preventiv delegat;

(3) CPV = Vocabularul comun al achiziţiilor publice;

(4) SB = Serviciul Buget;

F-PO-________ Ed. I



PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Cod: PO-30.04

Ed. I Rev. 0Procedura de realizare a achiziţiilor directe în cadrul

Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Socialepag. 6/24

(5) SAPPA= Serviciul Achiziţii Publice, Patrimoniu şi Administrativ;

(6) DLM = Direcţia Legislatia Muncii;

(7) MMFPS = Ministerul Muncii, Familiei si Protectiei Sociale;

(8) OMFP = Ordinul Ministrului Finanţelor Publice;

(9) OPC = Ordonator principal de credite;

(10) OUG = Ordonanţa de urgenţă a Guvernului;

(11) PAAP = Programul anual al achiziţiilor publice;

(12) SEAP = Sistemul electronic de achiziţii publice;

(13) SG = Secretar general;

(14) D = Director;

5.0 Descrierea procedurii:

5.1 Generalităţi(1) MMFPS (prin DE), în calitate de autoritate contractantă are dreptul de a achiziţiona

direct produse, servicii sau lucrări, în măsura în care valoarea estimată nu depăşeşte pragulvaloric prevăzut la art. 19 din OUG nr.34/2006, cu modificările şi completările ulterioare,fară TVA, valoare cumulată pe parcursul unui an, pentru fiecare cod CPV în parte;

(2) Orice solicitare de achiziţie de produse / servicii / lucrări primită de DE de la altecompartimente din cadrul MMFPS trebuie să fie însoţită de caietul de sarcini.

(3) Caietul de sarcini este întocmit de către compartimentul din cadrul MMFPS care solicită achiziţia produselor, serviciilor sau lucrărilor în cauză, şi conţine specificaţiile tehnice (cerinţe, prescripţii, caracteristici de natura tehnică ce permit fiecărui produs, serviciu sau lucrare să fie descris, în mod obiectiv, în aşa manieră încât să corespundă necesităţii autorităţii contractante):

1 specificaţiile tehnice definesc, după caz şi fară a se limita la cele ce urmează,caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic şi de performanţă, cerinţe privindimpactul asupra mediului înconjurător, siguranţa în exploatare, dimensiuni, terminologie,simboluri, teste şi metode de testare, ambalare, etichetare, marcare şi instrucţiuni deutilizare a produsului, tehnologii şi metode de producţie, precum şi sisteme de asigurare acalităţii şi condiţii pentru certificarea conformităţii cu standarde relevante sau alteleasemenea. In cazul contractelor pentru lucrări, specificaţiile tehnice pot face referire, deasemenea, şi la prescripţii de proiectare şi de calcul al costurilor, la verificarea, inspecţiaşi condiţiile de recepţie a lucrărilor sau a tehnicilor, procedeelor şi metodelor de execuţie,ca şi la orice alte condiţii cu caracter tehnic pe care autoritatea contractantă este capabilăsă le descrie, în funcţie şi de diverse acte normative şi reglementări generale sauspecifice, în legătură cu lucrările finalizate şi cu materialele sau alte elementecomponente ale acestor lucrări;

2 specificaţiile tehnice se definesc astfel încât să corespundă, atunci când este posibil,necesităţilor / exigenţelor oricărui utilizator, inclusiv ale persoanelor cu dizabilităţi;

F-PO-_________ Ed. I

Ministerul Muncii,

Familiei şi Protecţiei

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Cod: PO-____

Ed.I | Rev. 0Procedura de realizare a achiziţiilor directe în cadrul


3 specificaţiile tehnice trebuie să permită oricărui ofertant accesul egal la achiziţia directă şinu trebuie să aibă ca efect introducerea unor obstacole nejustificate de natură să restrângăconcurenţa între operatorii economici;

4 se interzice definirea unor specificaţii tehnice care indică o anumită origine, sursă,producţie, un procedeu special, o marcă de fabrică sau de comerţ, un brevet de invenţie, olicenţă de fabricaţie, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatorieconomici sau a anumitor produse.

5.2 Etape premergătoare achiziţiei directe(1) Şeful SAPPA repartizează solicitarea de achiziţie primită de la alte compartimente din cadrul

MMFPS unui responsabil de lucrare, care poartă întreaga responsabilitate pentru derularea şi finalizarea achiziţiei publice;

(2) In termen de maxim 3 zile lucrătoare de la primirea solicitării, responsabilul de lucrarestabileşte codul CPV aferent obiectului achiziţiei, estimează valoarea achiziţiei publice şiverifică încadrarea în pragul valoric prevăzut la art.19 din OUG nr. 3 4/2006, cu modificărileşi completările ulterioare. Responsabilul de lucrare solicită responsabilului cu PAAP-ulactualizarea acestuia (dacă este cazul);

(3) în termen de o zi lucrătoare de la îndeplinirea operaţiunilor prevăzute la punctul 5.2 (2),responsabilul de lucrare verifică existenţa ofertelor pentru produsele / serviciile / lucrărilerespective în SEAP şi întocmeşte referatul de necesitate, care este verificat şi semnat de şefulSAPPA şi D al DE. Referatul de necesitate se întocmeşte conform formularului F-PO-__.07;

(4) După semnarea referatului de necesitate conform punctului (3), responsabilul de lucrare dincadrul SAPPA îl depune la mapa SG, în vederea aprobării;

(5) în termen de o zi lucrătoare de la primirea referatului de necesitate aprobat de SG,responsabilul de lucrare solicită SB confirmarea existenţei fondurilor necesare în bugetulpropriu al MMFPS, conform formularului F-PO-________08.

5.3 Iniţierea achiziţiei directe(1) în cazul în care în SEAP nu există oferte pentru produsele / serviciile / lucrările necesar a fi

achiziţionate, responsabilul de lucrare din cadrul SAPPA, în termen de o zi lucrătoare de laprimirea confirmării existenţei fondurilor necesare, procedează la sondarea pieţei specifice,respectiv identifică operatori economici al căror obiect de activitate poate asigura furnizareaproduselor / prestarea serviciilor / executarea lucrărilor.

(2) în termen de 2 zile lucrătoare de la primirea referatului de necesitate aprobat de SG,responsabilul de lucrare din cadrul SAPPA întocmeşte şi transmite (prin fax sau e-mail) Scrisori de intenţie către minim trei potenţiali ofertanţi. Scrisoarea de intenţie se întocmeşte conform formularului F-PO-______09 şi trebuie să conţină cel puţin:

1 informaţii generale: adresă, telefon, fax, e-mail, persoană de contact, mijloace decomunicare etc;

2 instrucţiuni privind datele limită care trebuie respectate şi formalităţi care trebuieîndeplinite în legătură cu transmiterea ofertei;

1 Caietul de sarcini;

2 instrucţiuni privind modul de elaborare şi de prezentare a ofertei;

F-PO-________ Ed. I



PROCEDURÂ OPERAŢIONALĂ Cod: PO-30.04



5 informaţii referitoare la criteriul aplicat pentru stabilirea ofertei câştigătoare, respectiv preţul cel mai scăzut.

(3) în cazul în care în catalogul SEAP există oferte pentru produsele / serviciile / lucrărilerespective, responsabilul de lucrare introduce datele în SEAP şi iniţiază achiziţia directă însistem. Lista produselor de catalog se accesează din modulul cumpărări directe. La iniţiereacumpărării unui produs selectat din catalogul electronic, cantitatea ce se doreşte a fiachiziţionată de către MMFPS se exprimă în unitatea de măsură definită de ofertant, preţul de pornire reprezentând preţul unitar. Dacă în lista propusă de SEAP nu se regăseşte unitatea de măsură potrivită, responsabilul de lucrare poate înscrie în câmpul „unitate de măsură" ceea ce consideră a fi adecvat nevoii sale;

(4) Responsabilul de lucrare primeşte şi centralizează ofertele (se aplică în cazul în care s-autilizat varianta de la punctul 5.3 (2);

(5) în termen de 2 zile lucrătoare de la primirea ofertelor / atribuirea achiziţiei în SEAP,responsabilul de lucrare din cadrul SAPPA întocmeşte nota de evaluare care conţine preţurile ofertate (în SEAP sau de către alţi operatori economici) şi propunerea de achiziţionare de la operatorul economic care oferă preţul cel mai scăzut. Nota de evaluare este verificată şi semnată de şeful SAPPA şi D al DE. Nota de evaluare se întocmeşte conform formularului F-PO-_______.10 sau formularului F-PO-_____.11, după caz;

(6) în cazul în care achiziţia nu se efectuează din SEAP, în termen de maxim 2 zile lucrătoare dela primirea notei de evaluare aprobată de SG, responsabilul de lucrare din cadrul SAPPAtransmite către operatorul economic care a ofertat preţul cel mai scăzut o comunicare sau ocomandă fermă conform formularului F-PO-______12;

(7) Achiziţia directă prin intermediul catalogului electronic poate ajunge în starea neatribuităexclusiv din următoarele motive:

1 operatorul economic refuză condiţiile definite de responsabilul de lucrare („condiţiirefuzate");

2 operatorul economic nu a furnizat un răspuns în termenul stabilit de responsabilul delucrare, respectiv două zile de la data notificării („condiţii neacceptate în termen");

3 responsabilul de lucrare nu a luat o decizie în termenul stabilit de lege (cinci zile de la data transmiterii ofertei ferme de către operatorul economic („ofertă neacceptată în termen");

4 responsabilul de lucrare refuză oferta operatorului economic („ofertă refuzată").

5.4 Efectuarea achiziţiei directe

(1) Achiziţia directă se efectuează pe bază de document justificativ (exemplu: factură fiscală) saucontract de achiziţie publică, caz în care se aplică etapele specifice descrise în prezentaprocedură;

(2) Orice document justificativ se consideră a fi contract de achiziţie publică şi bază legalăpentru plată. Responsabilul de lucrare din cadrul SAPPA are obligaţia de a asigura obţinerea şi păstrarea documentelor justificative care dovedesc efectuarea achiziţiei directe;

(3) în cazul în care achiziţia publică se efectuează pe bază de document justificativ, derulareaachiziţiei se face de către responsabilul de lucrare desemnat de şeful SAPPA;

F-PO-______ Ed. I



PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Cod: PO-_______

Ed.I | Rev.O

Procedura de realizare a achiziţiilor directe în cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale

pag. 9 / 24

(4) în cazul în care achiziţia publică se efectuează pe bază de contract, acesta se transmite de către responsabilul de lucrare din cadrul SAPPA, pentru derulare, şefului compartimentului care a solicitat achiziţia.

5.5 Semnarea contractului(1) în cazul în care obiectul achiziţiei este complex şi trebuie stabilite responsabilităţi ale

ofertantului şi ale MMFPS, condiţii privind garanţiile, modul de efectuare a recepţiilor, a plăţilor etc, achiziţia publică se finalizează prin încheierea unui contract de achiziţie publică.

1 Contractele de achiziţie publică sunt de 3 feluri:

a) Contractul de lucrări este acel contract de achiziţie publică care are ca obiect:

(a) fie execuţia de lucrări legate de una dintre activităţile cuprinse în Anexa nr. 1 laOUG nr.34/2006, cu modificările şi completările ulterioare, sau execuţia uneiconstrucţii; prin construcţie se înţelege rezultatul unui ansamblu de lucrări deconstrucţii de clădiri sau lucrări de geniu civil, destinat să îndeplinească prin elînsuşi o funcţie tehnică sau economică;

(b) fie atât proiectarea, cât şi execuţia de lucrări legate de una dintre activităţilecuprinse în Anexa nr. 1 la OUG nr.34/2006, cu modificările şi completărileulterioare, sau atât proiectarea, cât şi execuţia unei construcţii;

(c) fie realizarea prin orice mijloace a unei construcţii care corespunde necesităţii şiobiectivelor autorităţii contractante, în măsura în care acestea nu corespundprevederilor lit. a) şi b);

b) Contractul de furnizare este acel contract de achiziţie publică, altul decât contractulde lucrări, care are ca obiect furnizarea unuia sau mai multor produse, prin cumpărare,inclusiv în rate, închiriere sau leasing, cu sau fară opţiune de cumpărare. Contractulde achiziţie publică ce are ca obiect principal furnizarea de produse şi, cu titluaccesoriu, operaţiuni / lucrări de instalare şi punere în funcţiune a acestora esteconsiderat contract de furnizare;

c) Contractul de servicii este acel contract de achiziţie publică, altul decât contractul delucrări, sau de furnizare, care are ca obiect prestarea unuia sau mai multor servicii,astfel cum acestea sunt prevăzute în Anexele nr. 2A şi 2B la OUG nr. 3 4/2006, cumodificările şi completările ulterioare. Contractul de achiziţie publică care are caobiect principal prestarea unor servicii şi, cu titlu accesoriu, desfaşurarea unoractivităţi dintre cele prevăzute în Anexa nr. 1 la OUG nr. 3 4/2006, cu modificările şicompletările ulterioare, este considerat contract de servicii;

2 Contractul de achiziţie publică care are ca obiect atât furnizarea de produse, cât şiprestarea de servicii este considerat:

a) contract de furnizare, dacă valoarea estimată a produselor este mai mare decâtvaloarea estimată a serviciilor prevăzute în contractul respectiv;

b) contract de servicii, dacă valoarea estimată a serviciilor este mai mare decât valoareaestimată a produselor prevăzute în contractul respectiv.

3 Contractul de achiziţie publică se semnează, în ordine, de către:

a) Ofertantul câştigător;

b) DE, reprezentată de D;

F-PO-________ Ed. I



PROCEDURÂ OPERAŢIONALĂ Cod: PO-_______

Ed.I J Rev. 0Procedura de realizare a achiziţiilor directe în cadrul


c) Compartimentul care a solicitat achiziţia, după caz, reprezentat prin conducătorulcompartimentului;

d) DLM, reprezentată de D;

e) SG;

4 Contractul de achiziţie publică şi contractele subsecvente, Propunerea de angajare a unei cheltuieli şi Angajamentul bugetar se avizează de către persoanele responsabile cu CFPP şi, după caz (în funcţie de valoare), de către persoanele responsabile cu CFPD, înainte de a fi semnate de ordonatorul principal de credite.

(2) Responsabilul de lucrare din cadrul SAPPA transmite un exemplar al contractului, în original, operatorului economic parte contractantă;

(3) Responsabilul de lucrare din cadrul SAPPA transmite un exemplar al contractului, în copie, departamentului care are în atribuţii derularea contractului respectiv;

(4) Responsabilul de lucrare din cadrul SAPPA transmite un exemplar al contractului, în copie, împreună cu dosarul achiziţiei, în copie, SB, în vederea urmăririi derulării contractului respectiv din punct de vedere financiar.

5.6 Efectuarea plăţiiÎn termen de maxim 2 zile lucrătoare de la recepţia produselor / serviciilor / lucrărilor achiziţionate, responsabilul de lucrare întocmeşte formalităţile pentru plată, după cum urmează:

(1) în cazul în care achiziţia directă se efectuează pe bază de document justificativ, responsabilulde lucrare din cadrul SAPPA întocmeşte Propunerea de angajare a unei cheltuieli, Angajamentul bugetar, lista de verificare a contractului, ordonanţarea de plată, lista de verificare a ordonanţării, pe care le înaintează SB, împreună cu dosarul achiziţiei în original;

(2) în cazul în care achiziţia directă se efectuează pe bază de contract, responsabilul de lucraredin cadrul departamentului care derulează achiziţia întocmeşte ordonanţarea de plată şi listade verificare a ordonanţării, pe care le înaintează SB.

(3) De asemenea, persoanele implicate în realizarea achiziţiilor directe trebuie să respecteProcedura de sistem PS-______ „Procedură privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor la nivelul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale ".

5.7 Încheierea dosarului(1) Responsabilul de lucrare definitivează dosarul achiziţiei publice, îl opisează şi îl pregăteşte

pentru arhivare;

(2) Şeful SAPPA verifică dosarul din punct de vedere al conţinutului acestuia şi îl predă responsabilului de lucrare din cadrul SAPPA cu viza de verificare;

(3) Responsabilul de lucrare predă dosarul achiziţiei la arhiva curentă a DE.

6.0 Responsabilităţi

6.1 D al DE

(1) Semnează Referatul de necesitate;

F-PO-________ Ed. I

Ministerul Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale


Ed.lJ Rev. 0Procedura de realizare a achiziţiilor directe în cadrul


(2) Semnează srisoarea de intenţie;

(3) Semnează nota de evaluare;

(4) Semnează comunicarea / comanda fermă pentru achiziţiile directe;

(5) Semnează corespondenţa cu direcţiile din minister;

(6) Semnează contractul de achiziţie publică;

(7) Semnează ordonanţarea de plată..

6.2 Şeful SAPPA

(1) Semnează referatul de necesitate;

(2) Semnează scrisoarea de intenţie;

(3) Semnează nota de evaluare;

(4) Semnează comunicarea / comanda fermă pentru achiziţiile directe;

(5) Semnează propunerea de angajare a unei cheltuieli;

(6) Semnează ordonanţarea de plată.

(7) Semnează corespondenţa cu direcţiile din minister.

6.3 Responsabilul de lucrare

(1) Stabileşte codul CPV;

(2) Estimează valoarea achiziţiei şi verifică încadrarea în pragul valoric prevăzut la art. 19 dinOUG nr.34/2006, cu modificările şi completările ulterioare;

(3) Întocmeşte referatul de necesitate;

(4) Întocmeşte scrisoarea de intenţie;

(5) Întocmeşte nota de evaluare;

(6) Întocmeşte comunicarea / comanda fermă pentru achiziţiile directe;

(7) Întocmeşte corespondenţa cu direcţiile din minister;

(8) Întocmeşte proiectul de contract de achiziţie publică, dacă este cazul;

(9) Întocmeşte propunerea de angajare a unei cheltuieli;

(10) Întocmeşte angajamentul bugetar individual / global;

(11) Întocmeşte şi semnează lista de verificare a contractului;

(12) Întocmeşte ordonanţarea de plată;

(13) Întocmeşte şi semnează lista de verificare a ordonanţării de plată;

(14) Arhivează dosarul achiziţiei publice.

6.4 Compartimentul care a solicitat achiziţia

(1) Conducătorul compartimentului semnează solicitarea de achiziţie;

F-PO-________ Ed. I





(2) Conducătorul compartimentului semnează contractul de achiziţie directă, dacă este cazul.

6.6 Secretarul general

(1) Aprobă referatul de necesitate;

(2) Aprobă nota de evaluare;

(3) Semnează contractul de achiziţie publică.

6.7 SB

(1) Responsabilul din cadrul SB confirmă existenţa fondurilor necesare în bugetul propriu alMMFPS;

(2) Persoana desemnată pentru CFPP avizează contractul de achiziţie publică directă, dacă estecazul.

6.8 CFPDAvizează contractul de achiziţie publică directă, dacă este cazul.

6.9 DLMDirectorul DLM semnează contractul de achiziţie publică directă.

7.0 Formulare

7.1 F-PO-_____07 - Referat de necesitate pentru achiziţii directe;

7.2 F-PO-_____.08 - Solicitare SB confirmare existenţă fonduri în buget;

7.3 F-PO-_____.09 - Scrisoare de intenţie;

7.4 F-PO-_____.10 -Notă de evaluare pentru achiziţii din SEAP;

7.5 F-PO-_____.11 - Notă de evaluare pentru achiziţii de la operatori neînregistraţi în SEAP;

7.6 F-PO-______.12 - Comunicare / Comandă fermă.

8.0. Anexă - diagrama de proces.

F-PO-________ Ed. I


PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Cod: PO-_______

Ed.I | Rev.OProcedura de realizare a achiziţiilor directe în cadrul


DIAGRAMA DE PROCES

Responsabilul de lucrare

Stabileşte codul CPV, estimează valoarea achiziţiei, verifică încadrarea în pragul valoric de la art. 19, solicită actualizarea PAAP

Întocmeşte şi transmite la semnat referatul de necesitate

ISolicită de la SB confirmarea existenţei fondurilor în buget

Iniţiază achiziţia directă în SEAP, din catalogul electronic

Transmite Scrisori de intenţie către minim 3 potenţiali ofertanţi

Atribuie achiziţia în SEAP Primeşte şi centralizează ofertele

Întocmeşte şi transmite la semnat nota de evaluare

întocmeşte, transmite la semnat şi apoi transmite ofertantului câştigător o comunicare / comandă fermă

Se efectuează achiziţia pe bază de document justificativ

Se efectuează achiziţia pe bază de contract

După recepţia produselor / serviciilor / lucrărilor, se întocmesc formalităţile de plată

F-PO-____.04 Ed. I



Ed.I | Rev.OProcedură privind realizarea achiziţiilor directe în cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei

Socialepag. 14 / 24

FORMULAR ANALIZA PROCEDURĂ

Compartiment Conducător compartiment -Nume şi prenume

Inlocuitor dedrept sau delegat

Aviz favorabil Aviz nefavorabil Semnătura Data

Semnătură Data Observaţii

Direcţia Economică Gheorghe Toma -Director

Direcţia Legislaţia Muncii

Eduard Corjescu- Director

Serviciul Achiziţii Publice Patrimoniu şi Administrativ

Eugen Dumitru –Şef serviciu

F-PO-________.05 Ed.


PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Cod: PO-____.06

Ed.I | Rev.OProcedură privind realizarea achiziţiilor directe în cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei

Socialepag. 15 / 24

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Compartiment Conducător compartiment -Nume şi prenume

Inlocuitor dedrept sau delegat

Aviz favorabil Aviz nefavorabil Semnătura Data

Semnătură Data Observaţii

Direcţia Economică Gheorghe Toma -Director

Direcţia Legislaţia Muncii

Eduard Corjescu- Director

Serviciul Achiziţii Publice, Patrimoniu şi Administrativ

Eugen Dumitru –Şef serviciu

F-PO-________.06 Ed.I



Ed.I | Rev. 0Procedura privind realizarea achiziţiilor directe în cadrul


Către În atenţia

Aprobat

Ref.

Data

Dela Departament

Nr. înregistrare

CABINET SECRETAR GENERALDomnului Secretar General,..............

(obiectul achiziţiei)

Director,DE

REFERAT DE NECESITATE

I.

II.

III.

IV. V.

VI.

Obiectul achiziţiei publice:

Baza legală:a) art. 19 din OUG nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achizi ţie publică, a

contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cumodificările şi completările ulterioare;

b) Hotărârea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilorreferitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din OUG nr.34/2006, cumodificările şi completările ulterioare.

Solicitare: adresa Direcţiei / Direcţiei Generale ................. nr................... / .......................,înregistrată la DE sub nr............................./........................ (adresa prin care afost transmisăsolicitarea de achiziţie şi caietul de sarcini cuprinzând specifîcaţiile tehnice).

CodCPV:.............................

Estimarea achiziţiei publice: .................lei fară TVA, respectiv...................lei TVA inclus,reprezentând echivalentul estimativ a..............euro fară TVA (calculat la cursul BNR din datade..................., 1 Euro =....................lei).

Modalitatea de achiziţie publică: „Cumpărare directă" / „Cumpărare directă prin mijloace electronice".

VII. Modalitatea de plată: plata integrală, prin ordin de plată / Trezoreria statului.

VIII. Responsabilul achiziţiei:...............................(funcţia, numele şiprenumele).

F-PO-____.07 Ed. I


PROCEDURÂ OPERAŢIONALĂ Cod: PO-______

Ed. I | Rev. 0Procedura privind realizarea achiziţiilor directe în cadrul


Consemnez pe proprie răspundere şi semnătură că valoarea cumulată pe parcursul anului .......pentru această categorie de produse / servicii / lucrări, achiziţionate prin „Cumparare directă", nu vadepăşi echivalentul în lei a..................... Euro (fară TVA).

Faţă de cele de mai sus, supunem aprobării Dumneavoastră propunerea privind iniţierea„Cumpărării directe" în vederea achiziţiei serviciilor şi produselor / serviciilor / lucrărilor susmenţionate, necesare pentru anul...................

Cu deosebită stimă,

Director,

Şef serviciu,

Întocmit,

F-PO-_______.07 Ed. I


PROCEDURÂ OPERAŢIONALĂ Cod: PO-______

Ed. I Rev. 0Procedura privind realizarea achiziţiilor directe în cadrul


CătreIn atenţia

: Serviciul Buget ■ Doamnei Şef serviciu

Avizat

Ref. : solicitare confirmare existenţă fonduri

Data

Dela : Şef serviciu

Departament : SAPPA

Nr. înregistrare :

Vă rugăm să aveţi amabilitatea de a confirma existenţa în bugetul propriu al MMFPS, a sumei de lei (TVA inclus), reprezentând valoarea estimată necesară pentru achiziţionarea______ (denumirea produselor / serviciilor / lucrărilor), pentru anul

Cu stimă,

Şef serviciu,

Întocmit,

F-PO-_______.08 Ed.


PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Cod: PO-_____

Ed.I | Rev.OProcedura privind realizarea achiziţiilor directe în cadrul


Către:

SCRISOARE DE INTENŢIE

Ministerul Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale (MMFPS), cu sediul în Bucureşti, str. Dem.I.Dobrescu nr.2, sector 1, telefon:______, fax:_______, intenţionează să achiziţioneze prin "Cumpărare directă", în conformitate cu prevederile art. 19 din OUG nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modifîcările şi completările ulterioare {obiectul achiziţiei), cod CPV_________.În acest context, vă rugăm să aveţi amabilitatea de a ne transmite oferta dvs., care trebuie să conţină cel puţin următoarele informaţii:

1. Datele de identificare ale societăţii (adresă, număr de înmatriculare, CUI, cont Trezorerie),precum şi datele de contact ale persoanei desemnate să se implice în relaţiile cu MMFPS .

2. Disponibilitatea firmei dvs. de a furniza produsele / presta serviciile / executa lucrărilesolicitate.

3. Preţul unitar al produselor / tariful serviciilor / preţul lucrărilor (lei, fară TVA).4. Perioada de livrare / prestare / execuţie.

5. Perioada de valabilitate a ofertei.

Data limită pentru transmiterea ofertelor: .......,ora.....,la fax nr.şi / sau prin e-mail:

Persoană de contact: - telefon fix:........, telefon mobil..............

În speranţa unei viitoare colaborări, vă mulţumim pentru operativitate şi vă transmitem

cele mai bune urări.

Cu deosebită consideraţie,

Director,

Şef serviciu,

Întocmit,

F-PO-_____.09 Ed. I



Ed.I Rev. 0Procedura privind realizarea achiziţiilor directe în cadrul


Către CABINET SECRETAR GENERAL

Aprobat

Ref.

Data

(obiectul achizitiei)

Dela : Director ,

Departament

Nr. înregistrare

: DE

NOTA DE EVALUARE

I. Obiectul achiziţiei publice:........................., Cod CPV:.............................

II. Baza legală:a) art. 19 din OUG nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achizi ţie publică, a

contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cumodificările şi completările ulterioare;

b) Hotărârea Guvernului nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilorreferitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din OUG nr. 3 4/2006, cumodificările şi completările ulterioare.

III. Referat de necesitate: nr.................../.......................(Anexa nr. 1).

IV. Modalitatea de achiziţie publică: „Cumpărare directă prin mijloace electronice".

V. Responsabilul achiziţiei:................................(funcţia, numele şi prenumele).

VI. Valoarea achiziţiei publice:...................lei fară TVA, respectiv...................lei TVA inclus.

VII. Modalitatea de plată: plata integrală, prin Ordin de plată / Trezoreria statului.

În conformitate cu prevederile art.66Al, introdus prin Hotărârea Guvernului nr. 198/2008,

pentru modificarea şi completarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea

contractelor de achiziţie publică prin mijloace electronice din OUG nr.34/2006 privind atribuirea

contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de

F-PO-______.10Ed. I



Ed.I | Rev.OProcedura privind realizarea achiziţiilor directe în cadrul


concesiune de servicii, aprobate prin Hotărârea Guvemului nr. 1.660/2006: „începând cu anul 2010, autoritatea contractantă are obligaţia de a utiliza mijloacele electronice pentru aplicarea procedurilor de atribuire şi pentru realizarea achiziţiilor directe, într-un procent de cel puţin 40% din valoarea totală a achiziţiilor publice efectuate de aceasta în cursul anului respectiv."

În urma prospectării şi consultării catalogului on-line din SEAP, cu privire la achiziţiaproduselor / serviciilor / lucrărilor sus menţionate, anexăm cumpărarea directă atribuită on-lineagentului economic SC...........................(Anexa nr. 2).

Cumpărarea propriu - zisă se va efectua pe bază de Factură fiscală emisă de furnizor / prestator / executant şi confirmată de achizitor / beneficiar.

Consemnez pe proprie răspundere şi semnătură că valoarea cumulată pe parcursul anului........pentru această categorie de produse / servicii / lucrări, achiziţionate prin „Cumparare directă", nu depăşeşte echivalentul în lei a................Euro (fară TVA).

Certific (sub semnătură), realitatea, regularitatea şi legalitatea achiziţiei în conformitate cu pct. 3.4 din OMFP nr. 522 / 2003.


Director,

Şef serviciu,

Întocmit,

F-PO-_______.10Ed. I



Ed.I Rev. 0Procedura privind realizarea achiziţiilor directe în cadrul


CătreÎn atenţia

Aprobat

Ref.

Data

Dela Departament

Nr. înregistrare

CABINET SECRETAR GENERALDomnului Secretar General,..............

(obiectul achiziţiei)

Director, DE

NOTA DE EVALUARE

I.

II.

III.

Obiectul achiziţiei publice:......................., Cod CPV:

Baza legală:a) art. 19 din OUG nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achizi ţie publică, a

contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii,cu modificările şi completările ulterioare;

b) Hotărârea Guvernului nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilorreferitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din OUG nr.34/2006, cumodificările şi completările ulterioare.

Etape parcurse:

> primirea solicitării nr..................... din partea ....................... pentru achiziţia de..................., pentru anul..................;

> efectuarea unui studiu de piaţă şi calcularea valorii estimate;

> întocmirea şi supunerea spre aprobare a Referatului de necesitate nr...........................(Anexanr. 1);

> transmiterea prin fax a scrisorii de intenţie nr.................... / ........................, către ....operatori economici;

> Notă: termen de transmitere a ofertelor:.............................., ora...............

> primirea a.....................oferte;

> analizarea ofertelor şi întocmirea Tabelului centralizator (Anexa nr. 2).

F-PO-_____.11 Ed. I



Ed. I ] Rev. 0Procedura privind realizarea achiziţiilor directe în cadrul


Faţă de cele de mai sus şi având în vedere tabelul centralizator al ofertelor de transmise decătre cei........ operatori economici, propunem ca achiziţionarea produselor / serviciilor / lucrărilor...........................pentru anul................să se realizeze de la SC......................., care ofertează preţul celmai scăzut........................., respectiv.......................lei (TVA inclus).

Cumpărarea propriu - zisă se va efectua pe bază de factură fiscală emisă de furnizor / prestator / executant şi confirmată de achizitor / beneficiar.

Consemnez pe proprie răspundere şi semnătură că valoarea cumulată pe parcursul anului........pentru această categorie de produse / servicii / lucrări, achiziţionate prin „Cumparare directă",nu depăşeşte echivalentul în lei a.....................Euro (fară TVA).

Certific (sub semnătură), realitatea, regularitatea şi legalitatea achiziţiei în conformitate cu pct. 3.4 din OMFP nr. 522 / 2003.


Director,

Şef serviciu,

Întocmit,

F-PO-_____.11 Ed. I



Ed. I | Rev. 0Procedura privind realizarea achiziţiilor directe în cadrul


Către:

COMUNICARE / COMANDĂ FERMĂ

Stimată doamnă / stimate domn,

Prin prezenta vă facem cunoscut că oferta dvs. de ...................... {obiectul achiziţiei) nr.................../....................., înregistrată la DE sub nr.........................../................., a fost acceptatăpentru preţul de.................lei fară TVA.

În acest context, avem rugămintea:

a) de a semna şi ştampila proiectul de contract de...................transmis prin e-mail la adresa.............., precum şi de a-1 transmite la sediul Ministerului Muncii, Familiei si Protecţiei Sociale din Bucureşti, strada Dem.I. Dobrescu, nr. 2, sector 4, Direcţia Economică,(etaj),..............(camera), în vederea semnării acestuia şi de reprezentanţii instituţiei noastre, sau

b) de a livra produsele / începe prestarea serviciilor în cel mai scurt timp posibil / începând cu data de.................

Persoană de contact desemnată de conducerea ministerului:................................., telefon mobil;........, fax:.............., telefon fix:.............................

Cu deosebită consideraţie,

Director,

Şef serviciu,

Întocmit,

Documents

MINISTERULUI MUNCII, FAMILIEI SI … · Web viewCod: PO-30.04 Ed.I | Rev. 0 Procedura privind realizarea achiziţiilor directe în cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei