MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL … · OBJETIVO: Efectuar el procedimiento sobre Cuentas Bancarias para ser aplicado por las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional

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PROCEDIMIENTO No. 50 Página 1 de 96

CUENTAS BANCARIAS

Código: 33.2.GF- MDSGDF-M001-03

Vigente a partir de: 18 JUN 2010

OBJETIVO: Efectuar el procedimiento sobre Cuentas Bancarias para ser aplicado por las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional y Entidades del Sector Defensa cuando así lo requieran

ALCANCE: Funcionarios Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional y Sector cuando así lo requieran. El procedimiento inicia unos antecedentes y marco legal que lo respalda y posteriormente, la descripción del mismo para la apertura, terminación y sustitución de cuentas autorizadas y registradas de conformidad con los lineamientos dispuestos por la Dirección General de Crédito Púbico y del Tesoro Nacional.

Fecha de emisión: Responsable del documento: Ubicación:

18 JUN 2010

Director Financiero

Ruta: Suite Visión Empresarial > Módulos > SGC > Documentos. Página Web Ruta: www.mindefensa.gvo.co/Ministerio/ Finanzas/Normatividad /Procedimientos/Ministerio de Defensa Nacional/Procedimientos SIIF Nación I.

HISTÓRICO DE CAMBIOS

VERSIÓN No.

FECHA DE EMISIÓN

CAMBIOS REALIZADOS

01 18 JUN 2009 Emisión inicial. Se efectuó la actualización con Circular No. 360-MDSGDFGAD-13.3 del 18 de Junio de 2009 por un lado, en cuanto a la identificación de las entidades bancarias de acuerdo con lo indicado por el Administrador Sistema SIIF Nación con Circular Externa No. 0010 del 11-May/09 y de otro, en los Anexos “J” Solicitud para apertura / terminación / sustitución de cuentas autorizadas sin situación de fondos y “K” Solicitud para apertura / terminación / sustitución de cuentas corrientes en el exterior. Así mismo, lo atinente a la apertura o terminación de cuentas de Acreedores Varios Sujetos a Devolución.

02 21 SEP 2009 Se actualizó con Circular No. 561-MDSGDFGAD-13.3 del 21 de Septiembre de 2009 complementándose el formato del Sistema de Gestión de Calidad en donde se contempla la aprobación del señor Viceministro para la Estrategia y Planeación

03 18 JUN 2010 Se actualizó con Circular No. 188-MDSGDFGAD-13.3 del 18 de Junio de 2010 con las modificaciones a los Formatos “Solicitud para apertura/ terminación / sustitución de cuentas corrientes autorizadas” (Anexo A), “Solicitud de apertura o cancelación de cuentas corrientes registradas” (Anexo O), “Cuenta reportada para la exención del gravamen a los movimientos financieros” (Anexo L) en cumplimiento al Comunicado No. 008914 de la Subdirección Operativa de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

DEPENDENCIAS PARTICIPANTES

Dirección Finanzas

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

República de Colombia

PROCEDIMIENTO No. 50

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Elaborado por: PD. Nancy Torres

Elaborado por: TA. Nelson Támara

Revisado por: PD. Martha Lucía Ramírez G.

Revisado por: CR. Diego E. Becerra Cornejo

Aprobado por: Alejandro Arbeláez Arango

Cargo: Profesional de Defensa

Cargo: Analista Cuentas Corrientes e Inversiones

Cargo: Coordinadora Grupo Análisis y Difusión

Cargo: Director Financiero

Cargo: Viceministro para la Estrategia y Planeación

Fecha: 15 JUN 2010

Fecha: 15 JUN 2010

Fecha: 16 JUN 2010

Fecha: 18 JUN 2010 Fecha: 18 JUN 2010

Firma:

Firma:

Firma: Firma: No Aplica


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MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS

TABLA DE CONTENIDO PAG.


“PROCEDIMIENTO CUENTAS BANCARIAS”

A. APERTURA, TERMINACION Y SUSTITUCION CUENTAS AUTORIZADAS Y REGISTRADAS

7

1. PROCESO CUENTAS AUTORIZADAS CON SITUACION DE FONDOS

7

a. PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA DE CUENTAS AUTORIZADAS

8

1) Aspectos a tener en cuenta para el correcto trámite de apertura de las cuentas corrientes autorizadas con situación de fondos

9

2) Trámite a seguir ante la Dirección de Finanzas MDN, la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y la Entidad Financiera.

10

b. PROCEDIMIENTO PARA LA TERMINACION DE CUENTAS AUTORIZADAS.

14

1) Trámite a seguir ante la Dirección de Finanzas MDN, con la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y el banco.

15

c. PROCEDIMIENTO PARA LA SUSTITUCION DE CUENTAS AUTORIZADAS.

16

1) Criterios de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional para Sustituir Cuentas Corrientes Autorizadas Con Situación de Fondos

20

2) Procedimiento Reunión de Conciliación 22

2. PROCESO CUENTAS AUTORIZADAS SIN SITUACION DE FONDOS

23

a. PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA 24

1) Aspectos a tener en cuenta en el diligenciamiento de los formularios para apertura de cuenta autorizada Sin Situación de Fondos

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2) Causales de rechazo de las solicitudes de apertura de las cuentas autorizadas Sin Situación de Fondos por parte de la Dirección de Finanzas Ministerio de Defensa Nacional

26

3) Trámite a seguir ante la Dirección de Finanzas MDN, la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y la Entidad Financiera.

27

b. PROCEDIMIENTO PARA LA TERMINACION 27

c. PROCEDIMIENTO PARA LA SUSTITUCION 29

3. PROCESO CUENTAS REGISTRADAS 30

a. PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA 30

1) Trámite a seguir ante la Dirección de Finanzas, la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y la Entidad Financiera

31

b. PROCEDIMIENTO PARA LA TERMINACION 32

c. PROCEDIMIENTO PARA LA SUSTITUCION 32

d. PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA O TERMINACION DE LAS CUENTAS DE ACREEDORES VARIOS SUJETOS A DEVOLUCION

32

1) Procedimiento para la Apertura 33

2) Procedimiento para la Terminación 34

3) Procedimiento para la Sustitución 35

4. PROCESO CUENTAS REPORTADAS 35

a. IDENTIFICACION DE LAS CUENTAS 35

b. APLICACIÓN DE LA EXENCION 37

1) Diligenciamiento del Formulario 37

2) Aspectos a tener en cuenta para el correcto trámite de exención

38

5. DISPOSICIONES VARIAS 40

B. EJECUCION E INFORMES CUENTAS AUTORIZADAS Y REGISTRADAS

40

1. DE LA UTILIZACION DE LOS RECURSOS SITUADOS A CUENTAS CORRIENTES AUTORIZADAS CON SITUACION DE FONDOS

40

2. INFORME DE SALDOS, INDICES DE EJECUCION Y ACTUALIZACION BASICA

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a. INFORME DE SALDOS 42

b. INDICADORES DE EJECUCION 43

1) Objetivos de los Indicadores 43

2) Cálculo de los Indicadores 43

c. ACTUALIZACION INFORMACION BASICA 44

C. ELECCION Y EVALUACION ENTIDADES FINANCIERAS 44

1. PROCEDIMIENTO PARA LA ELECCION Y EVALUACION DE ENTIDADES FINANCIERAS

44

D. REGISTRO DE CUENTAS EN EL SIIF NACION 47

1. PROCEDIMIENTO PARA LA CREACION Y TERMINACION DE CUENTAS CON Y SIN SITUACION DE FONDOS EN SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION FINANCIERA SIIF NACION

47

a. Apertura 47

b. Terminación 51

E. INSTRUCCIONES GENERALES 54

ANEXO A. SOLICITUD PARA APERTURA/TERMINACION/SUSTITUCION DE CUENTAS CORRIENTES AUTORIZADAS

55

ANEXO B. OFICIO DE APROBACION PROVISIONAL DE APERTURA PARA CUENTA CORRIENTE

58

ANEXO C. OFICIO DE APROBACION DEFINITIVA DE APERTURA PARA CUENTA CORRIENTE

59

ANEXO D. OFICIO DE APROBACION PROVISIONAL DE TERMINACION PARA CUENTA CORRIENTE

60

ANEXO E. OFICIO DE APROBACION DE TERMINACION DEFINITIVA PARA CUENTA CORRIENTE

61

ANEXO F. OFICIO DE APROBACION PROVISIONAL DE SUSTITUCION APERTURA PARA CUENTA CORRIENTE

62

ANEXO G. OFICIO DE APROBACION DEFINITIVA SUSTITUCION APERTURA PARA CUENTA CORRIENTE

64

ANEXO H. OFICIO DE APROBACION PROVISIONAL SUSTITUCION TERMINACION PARA CUENTA CORRIENTE

65

ANEXO I. OFICIO DE APROBACION SUSTITUCION TERMINACION DEFINITIVA PARA CUENTA CORRIENTE

66

ANEXO J. SOLICITUD PARA 66


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APERTURA/TERMINACION/SUSTITUCION DE CUENTAS AUTORIZADAS SIN SITUACION DE FONDOS

ANEXO K. SOLICITUD PARA APERTURA/TERMINACION/SUSTITUCION DE CUENTAS CORRIENTES EN EL EXTERIOR

70

ANEXO L. CUENTA REPORTADA PARA LA EXENCION DEL GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS

73

ANEXO M. OFICIO DE CONFIRMACION CUENTA 76

ANEXO N. OFICIO DE CONFIRMACION TERMINACION DE CUENTA

77

ANEXO O. FORMULARIO DE APERTURA – CANCELACION DE CUENTAS REGISTRADAS

78

ANEXO P. INFORME DE SALDOS CUENTAS CORRIENTES AUTORIZADAS CON SITUACION DE FONDOS

80

ANEXO Q. INFORME DE SALDOS CUENTAS AUTORIZADAS SIN SITUACION DE FONDOS

81

ANEXO R. INFORME DE SALDOS CUENTAS REGISTRADAS ACREEDORES VARIOS SUJETOS A DEVOLUCION Y CUENTAS REPORTADAS –CAJAS MENORES

82

ANEXO S. ACTUALIZACION DE PAGADURIAS 83

APENDICE 1. NORMATIVIDAD RELACIONADA 85

APENDICE 2. CALIFICACION ENTIDADES FINANCIERAS 95


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PROCEDIMIENTO Nº 50

“PROCEDIMIENTO CUENTAS BANCARIAS”

A. APERTURA, TERMINACIÓN Y SUSTITUCIÓN CUENTAS AUTORIZADAS Y

REGISTRADAS Antes de iniciar con los procesos y procedimientos de apertura, terminación y sustitución de cuentas autorizadas y registradas es importante recordar lo establecido en la Ley 1 de 1980, Artículo 3 que a la letra dice: “Las únicas personas autorizadas para celebrar contratos de cuenta corriente bancaria a nombre de las entidades públicas son su representante legal o Jefe de la entidad respectiva y en su defecto las personas en quienes éstos deleguen, previo visto bueno de la Tesorería General de la República o las Tesorerías Departamentales o Municipales según el caso. Las cuentas corrientes bancarias de las entidades públicas deberán ser abiertas y mantenidas con el lleno de los requisitos legales y reglamentarios establecidos o que establezcan las autoridades fiscalizadoras del orden nacional, departamental o municipal, en forma tal, que ningún establecimiento bancario podrá abrir cuenta alguna sin el previo cumplimiento de tales requisitos”. En ese orden de ideas, es claro que al interior del Ministerio de Defensa Nacional sólo podrán abrir cuentas corrientes los funcionarios delegados para ello. A continuación se describen los procedimientos que deben seguir las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional para la apertura, terminación y sustitución de cuentas autorizadas y registradas, de conformidad con los lineamientos establecidos por la Dirección General de Crédito Publico y del Tesoro Nacional – DGCP y TN. 1. PROCESO CUENTAS AUTORIZADAS CON SITUACIÓN DE FONDOS De conformidad con el artículo 3 del Decreto 630 de 1996 “Se denominan CUENTAS AUTORIZADAS las cuentas en las que los órganos del orden nacional de la Administración Pública manejan recursos del Presupuesto General de la Nación excluyendo los ingresos propios de los establecimientos públicos”. Así mismo, se recuerda que se realizó una modificación en la denominación de las cuentas autorizadas con situación de fondos sustituyendo la palabra DIRECCION GENERAL DEL TESORO NACIONAL por DIRECCION GENERAL DE CRÉDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL (ó DGCP y TN), los demás parámetros


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siguen iguales, es decir, que a partir de la fecha las cuentas autorizadas CSF a aperturar tendrán la siguiente estructura para su denominación: “DIRECCION GENERAL DE CRÉDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL (ó DGCP y TN) – MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL – NOMBRE DE LA UNIDAD EJECUTORA – NOMBRE DE LA UNIDAD – NOMBRE DEL OBJETO DEL GASTO”. a. PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA DE CUENTAS AUTORIZADAS Las Unidades Ejecutoras a través de las Direcciones Financieras o equivalentes, solicitan a la Dirección de Finanzas del Ministerio eleve trámite de solicitud de apertura de la cuenta corriente autorizada, para ello deben indicar claramente las causales que justifican el trámite y adjuntar los siguientes documentos:

Oficio remisorio del Director Financiero o su equivalente solicitando el trámite de apertura y se dará una breve justificación de la solicitud.

Formulario original denominado “SOLICITUD PARA APERTURA / TERMINACIÓN / SUSTITUCIÓN DE CUENTAS CORRIENTES AUTORIZADAS” (Ver Anexo A del presente procedimiento), indicando con una X la casilla “apertura” y diligenciando totalmente los numerales I, II y IV; verificar que se haya colocado exactamente el número de cuenta reservado conforme a la estructura del banco. El formato debe ser firmado por el banco, el Ordenador del Gasto y el Tesorero de la Unidad.

Fotocopia legible del NIT de la Unidad.

Para las pagadurías nuevas, fotocopia del acto administrativo mediante el cual se crea la nueva Unidad o la pagaduría correspondiente y fotocopia del acta de posesión del Ordenador del Gasto y del Tesorero.

Para las Unidades nuevas, fotocopia del Decreto mediante el cual se asigna apropiación presupuestal por ese objeto de gasto.

Para las Unidades Fuera de Línea que sean nuevas, se requiere para su creación fotocopia del código de consolidación contable.

NOTA: Para procurar una selección objetiva de los establecimientos financieros se deben seguir los lineamientos establecidos en la sección de “PROCEDIMIENTO PARA LA ELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE ENTIDADES FINANCIERAS” del presente procedimiento.


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1) Aspectos a tener en cuenta para el correcto trámite de apertura de las cuentas corrientes autorizadas con situación de fondos

La Unidad Ejecutora, solicitante de una cuenta corriente autorizada, deberá diligenciar el formulario denominado: “SOLICITUD PARA APERTURA / TERMINACION / SUSTITUCION DE CUENTAS CORRIENTES AUTORIZADAS” establecido por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional (Ver Anexo A del presente procedimiento) el cual debe presentarse en original y completamente diligenciado. La información suministrada en el formulario es indispensable para la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, ya que es la fuente para alimentar el sistema y para autorizar la cuenta. Las cuentas corrientes autorizadas con situación de fondos deben denominarse tanto para la Unidad Ejecutora como para el banco de la siguiente manera: “DIRECCION GENERAL DE CREDITO PUBLICO Y DEL TESORO NACIONAL – MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL – NOMBRE DE LA UNIDAD EJECUTORA – NOMBRE DEL BATALLON - OBJETO DEL GASTO”. Los gerentes de la sucursal bancaria o de banca oficial que tengan firma registrada ante la DGCP y TN, son quienes deben firmar el formulario escribiendo además, su nombre y adicionando el sello correspondiente, en señal de certificación del número reservado de la cuenta corriente. Este número debe estar legible y sin enmendaduras. Adicionalmente, el formulario debe ser firmado por el Ordenador del Gasto, el Tesorero o Pagador general de la Unidad, escribiendo además en cada uno el nombre. Es de aclarar, que las dos firmas son indispensables, de conformidad con lo establecido en el artículo 19 del Decreto 359 del 22 de febrero de 1995 (Ver Apéndice 1 del presente procedimiento). Una vez se diligencie completamente el formulario, éste deberá enviarse en original, con oficio remisorio a la Dirección de Finanzas– Grupo Control Tesorería del Ministerio de Defensa Nacional para iniciar el proceso ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. NOTA: Es importante recordar, que los trámites ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional que no se adelanten a través de la Dirección


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de Finanzas del Ministerio de Defensa serán devueltos sin surtir el proceso requerido. La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, para efecto de lograr una adecuada ejecución de los recursos utiliza el concepto de pagaduría para poder autorizar más de una cuenta por objeto de gasto a una entidad que esté identificada como Unidad o Sección en el Presupuesto General de la Nación. El concepto de “pagaduría” al autorizar una cuenta, se aplica en los siguientes casos: - Cuando la Unidad Ejecutora o Sección Presupuestal tienen regionales con

pagador independiente se requiere fotocopia del acto administrativo que crea la regional en la Unidad Ejecutora y del nombramiento del Tesorero o Pagador, con el fin de asignarle un código de pagaduría.

- Cuando en una Unidad o Sección Presupuestal existen recursos apropiados

directamente a una entidad en cumplimiento de una norma y,

- Se asigna código de pagaduría a todas las Unidades Ejecutoras o Secciones Presupuestales que conforman la Ley General del Presupuesto Público Nacional.

2) Trámite a seguir ante la Dirección de Finanzas MDN, la Dirección General

de Crédito Público y del Tesoro Nacional y la Entidad Financiera La Dirección de Finanzas, una vez recibida la solicitud de apertura de cuenta y el formulario original revisa su diligenciamiento, verifica contra las actualizaciones de pagaduría que las firmas corresponden a los funcionarios que hacen las veces de Ordenador del Gasto y Tesorero o Pagador de la Unidad y posteriormente, el Coordinador del Grupo Control Tesorería de esta Dirección firma. Si el formulario se encuentra bien diligenciado, se procede a radicarlo junto con el oficio remisorio ante el Grupo de Giros y Cuentas Corrientes de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. Si por el contrario, la solicitud presenta inconsistencias tales como: falta del número de cuenta, el número de cuenta no coincide con la estructura establecida para el banco, faltan firmas del Ordenador del Gasto o Tesorero, falta la firma y sello del banco, o sí la entidad ya posee cuenta para esa pagaduría por el mismo objeto de gasto, regresará la solicitud a la Unidad que la está presentando sin efectuar ningún trámite.


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Una vez efectuada la revisión respectiva por parte de la Dirección de Finanzas y si la misma está acorde con la solicitud, el día hábil siguiente al recibo de la solicitud, la radica ante el Grupo de Giros y Cuentas Corrientes de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la cual ingresa la información al sistema de Cuentas Corrientes. Si el banco en donde se solicita la apertura de la cuenta, no cumple con lo establecido en las normas vigentes (artículo 22 numerales 4, 5, y 6 del Decreto 359 de 1995, artículo 25 del mismo Decreto, artículo 5 numeral 2 del Decreto 630 de 1996 y Circular 092 de noviembre 11 de 1994 de la Superintendencia Financiera, el sistema automáticamente emite comunicación al órgano ejecutor solicitante para informarle la situación de incumplimiento y adicionalmente, anexa el listado de los bancos que sí cumplen con los requisitos. Con base en la información anterior, la Unidad Ejecutora solicitante deberá tomar la decisión de cambiar de banco o esperar al mes siguiente para hacer la solicitud cuando el banco haya efectuado los ajustes del caso para dar cumplimiento con lo establecido en las normas, decisión que debe ser informada de inmediato Grupo de Cuentas Corrientes de la DGCP y TN. NOTA: Si la Unidad Ejecutora no cumple con los requisitos establecidos para dar trámite a solicitudes de apertura de cuentas corrientes, se emitirá concepto al respecto por parte de la DGCP y TN, dejando constancia del mismo e informando a la Unidad, la cual dispone de diez (10) días hábiles para subsanar la causal de incumplimiento. En este caso la Dirección de Finanzas convocará a reunión a la Unidad Ejecutora para establecer si es posible subsanar la causal de incumplimiento e informará a la DGCP y TN. . Las causales de negación a las solicitudes de apertura de una cuenta corriente autorizada se encuentran establecidas en el artículo 22 del Decreto 359 de febrero 22 de 1995 y en el artículo 5 del Decreto 630 del 2 de abril de 1996, así: Artículo 22 Decreto 359 de 1995: 1. “Incumplimiento por parte del órgano solicitante de la obligación de inversión

forzosa prevista en la legislación vigente.

2. No remisión o envío extemporáneo de la información que el respectivo órgano deba suministrar a la Dirección del Tesoro Nacional, en especial de la prevista en este decreto.


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3. Cuando la pagaduría respectiva tenga vigente un contrato con una entidad financiera por el mismo concepto de gasto, salvo que se trate de sustitución de cuenta.

4. Cuando el establecimiento financiero correspondiente se encuentre sometido a la vigilancia especial de los órganos de control del estado o a toma de posesión o liquidación forzosa administrativa.

5. Cuando la calificación del establecimiento financiero por la Dirección del Tesoro Nacional no sea satisfactoria. Para estos efectos se tendrán en cuenta, las condiciones de calidad y cobertura del servicio, las tarifas, la tecnología disponible y la oportunidad y calidad de los reportes periódicos de información.

6. Cuando la entidad financiera se haya rehusado a participar en el convenio de plan piloto de Cuenta Única Nacional” (Negrilla fuera de texto).

Artículo 5 Decreto 630 de 1996: 1. “No remisión o envío extemporáneo y/o incompleto de la información que el

respectivo órgano deba suministrar a la Dirección del Tesoro Nacional, en razón a convenios vigentes, a la normatividad aplicable y a los manuales expedidos (sic) por la mencionada Dirección.

2. Cuando la calificación de la entidad financiera, realizada por la Dirección del Tesoro Nacional, no sea satisfactoria. Para estos efectos se tendrán en cuenta las condiciones de calidad y cobertura del servicio, las tarifas, la tecnología disponible y, en especial, y la oportunidad y calidad de todos los reportes periódicos de información que la entidad financiera deba presentar ante dicha Dirección, en razón a convenios vigentes o a la normatividad aplicable.

3. Cuando al órgano, en los seis (6) meses anteriores a la fecha de la solicitud, se le haya otorgado autorización para la celebración de un contrato de cuenta por el mismo concepto, y no lo haya celebrado en el término indicado en los manuales expedidos por la Dirección del Tesoro Nacional” (Negrilla fuera de texto).

Las solicitudes que no presenten causales para negación, pasan a proceso de confirmación, el cual es realizado por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional; en esta misma fecha de confirmación se genera un oficio denominado “OFICIO DE APROBACIÓN PROVISIONAL DE APERTURA PARA CUENTA CORRIENTE” (Ver Anexo B del presente procedimiento), el cual tiene una validez de treinta (30) días calendario.


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El oficio se elabora en original y dos copias distribuidas así: Original: Para el órgano ejecutor solicitante. Copia 1: Banco (Banca Oficial o su equivalente). Copia 2: Archivo Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. Este oficio consta de dos partes, así: - La primera parte, para informarle al Tesorero o Pagador general (Pagaduría

central) de la Unidad Ejecutora solicitante que la autorización de apertura se encuentra provisionalmente aprobada.

- La segunda parte, CERTIFICACION, debe presentarla la Unidad Ejecutora solicitante ante la sucursal bancaria, con el fin de que sea fechada y firmada por el Gerente, certificando que:

La Unidad Ejecutora cumplió con los requisitos establecidos para la celebración del contrato de apertura de la cuenta corriente.

El número de cuenta corriente, el NIT y la denominación incluida en la base de datos de la DGCP y TN, corresponde al reservado por el banco.

La Cuenta Corriente figura con el nombre establecido por las normas legales vigentes.

Una vez el gerente de la sucursal bancaria haya firmado la certificación, la Unidad Ejecutora solicitante deberá enviar el original del oficio a la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional para dar trámite a la División Giros y Cuentas Corrientes de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. NOTA: Si vencido el plazo de los treinta (30) días de vigencia del “OFICIO DE APROBACIÓN PROVISIONAL DE APERTURA PARA CUENTA CORRIENTE”, la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional no recibe por parte de la Unidad Ejecutora solicitante la certificación que debe llenar el Banco, el sistema automáticamente cancela la solicitud y la entidad tendrá que iniciar nuevamente el proceso, pero para ello deberá explicar ante la DGCP y TN las razones del incumplimiento en los términos. Es importante resaltar, que las nuevas solicitudes pueden ser rechazadas considerando lo establecido en el numeral 3 del artículo 5 del Decreto 630 de 1995, trascrito anteriormente.


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Recibida la certificación en la DGCP y TN, ésta la radica colocando el sello de reloj establecido para el efecto y se procede a actualizar la solicitud en el sistema de Cuentas Corrientes, a más tardar el siguiente día hábil. Actualizada la solicitud en el sistema de Cuentas Corrientes de la DGCP y TN, se emite el “OFICIO DE APROBACIÓN DEFINITIVA DE APERTURA PARA CUENTA CORRIENTE” (Ver Anexo C del presente procedimiento), con el cual se le informa a la Unidad Ejecutora que la cuenta objeto de la solicitud ha sido aprobada definitivamente y que puede iniciar su manejo después de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de emisión del oficio en mención, este tiempo es el requerido para surtir el proceso de validación y activación de la cuenta corriente en el sistema SIIF Nación. El oficio de aprobación definitiva, se elabora en original y dos copias distribuidas así: Original: Para el órgano solicitante Copia 1: Banco (Banca Oficial o su equivalente) Copia 2: Archivo DGCP y TN Con este documento la Dirección de Finanzas informa a la Unidad Ejecutora para que registre la cuenta en el SIIF Nación por el Módulo de Egresos y teniendo en cuenta lo indicado en el Procedimiento Nº 26 “Beneficiario Cuenta” del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros dentro de los cinco días siguientes a la expedición del oficio de aprobación definitiva, a su vez actualiza la base de datos de la Dirección con la nueva cuenta corriente. b. PROCEDIMIENTO PARA LA TERMINACIÓN DE CUENTAS AUTORIZADAS La Unidad Ejecutora solicitante, titular de la cuenta, deberá enviar a la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional los siguientes documentos de solicitud de terminación de la cuenta, para iniciar el trámite ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, División de Giros y Cuentas Corrientes, así:

Oficio remisorio en el cual se efectúa la solicitud del trámite, éste debe venir firmado por el Director Financiero o su equivalente y se dará una breve justificación de por qué no necesita la cuenta.

Formulario original denominado “SOLICITUD PARA APERTURA / TERMINACIÓN / SUSTITUCIÓN DE CUENTAS CORRIENTES AUTORIZADAS” (Ver Anexo A del presente procedimiento), para lo cual deben marcar con una X en la casilla de “terminación” y diligenciar totalmente los


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numerales I y III; validando que se haya colocado exactamente el número de cuenta a terminar conforme a la estructura del banco de acuerdo a la certificación. El formulario debe ser firmado por el Ordenador del Gasto y el Tesorero de la Unidad.

Para las Unidades o pagadurías a terminar o liquidar se debe anexar fotocopia del acto administrativo mediante el cual se suprime o liquida la Unidad o la pagaduría correspondiente.

1) Trámite a seguir ante la Dirección de Finanzas MDN, con la Dirección

General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, y el banco. Una vez la Dirección de Finanzas recibe y verifica los documentos entregados y compara contra las actualizaciones de pagaduría, que las firmas del Ordenador del Gasto y del Pagador correspondan a los funcionarios que hacen sus veces en la respectiva Unidad, es firmado igualmente, por el Coordinador del Grupo Control Tesorería de la Dirección de Finanzas instancia que los radica ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la cual emitirá el “OFICIO DE APROBACIÓN PROVISIONAL DE TERMINACIÓN PARA CUENTA CORRIENTE” (Ver Anexo D del presente procedimiento), en original y dos copias distribuidos así: Original: Para el órgano ejecutor solicitante Copia 1: Banco (Banca Oficial o su equivalente) Copia 2: Archivo DGCP y TN La Unidad Ejecutora solicitante presentará ante la entidad bancaria correspondiente el oficio de aprobación provisional de terminación para cuenta corriente, en la semana siguiente a la recepción del oficio, dejando constancia de su presentación, para que la entidad financiera proceda a saldar la cuenta. A su vez la sucursal bancaria expedirá dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, al recibo del oficio de aprobación provisional de terminación para cuenta corriente, la certificación bancaria en donde conste que la cuenta ha sido saldada/cancelada y hará entrega de la mencionada certificación, al órgano ejecutor titular de la cuenta. NOTA: La Unidad Ejecutora deberá radicar en la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional dentro de los treinta días siguientes a la fecha de expedición del oficio de aprobación provisional de terminación de la cuenta corriente, el original de la certificación de la entidad bancaria en la que conste que


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la cuenta ha sido saldada/cancelada, para ser remitida a la División de Giros y Cuentas Corrientes de la DGCP y TN. Con base en la certificación bancaria recibida, la DGCP y TN emitirá el “OFICIO DE APROBACIÓN DE TERMINACIÓN DEFINITIVA PARA CUENTA CORRIENTE” (Ver Anexo E del presente procedimiento), en original y dos copias distribuidas así: Original: Órgano ejecutor solicitante Copia 1: Banco (Banca Oficial o su equivalente) Copia 2: Archivo DGCP y TN Con este oficio la Dirección de Finanzas informa a la Unidad Ejecutora para que en un plazo no mayor a cinco días, inactive en el SIIF Nación la cuenta terminada por el Módulo de Egresos y teniendo en cuenta, lo indicado en el Procedimiento Nº 26 “Beneficiario Cuenta” del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros, a su vez, actualiza la base de datos de la Dirección eliminando la cuenta corriente. En este momento es cuando la cuenta quedará terminada para el órgano ejecutor ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional - DGCP y TN y el SIIF Nación. NOTA: Es importante resaltar, que debe realizarse totalmente el trámite descrito pues de lo contrario la cuenta no quedará terminada para la Unidad ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y esto ocasionará inconsistencias en la presentación de los informes mensuales, afectando negativamente la calificación del Órgano Ejecutor para asignaciones de PAC. c. PROCEDIMIENTO PARA LA SUSTITUCIÓN DE CUENTAS AUTORIZADAS Las Unidades Ejecutoras que requieran la sustitución de una cuenta corriente autorizada, remitirán dicha solicitud debidamente justificada, adjuntando totalmente diligenciado el formulario “SOLICITUD PARA APERTURA / TERMINACIÓN / SUSTITUCIÓN DE CUENTAS CORRIENTES AUTORIZADAS” (Ver Anexo A del presente procedimiento) y fotocopia legible del NIT; en el formulario se marcará una X en la casilla correspondiente a “sustitución”. El diligenciamiento del formulario debe hacerse de conformidad con los procedimientos descritos anteriormente para apertura y terminación de cuentas corrientes, y el original del mismo remitirlo a la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional para iniciar el trámite ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional - División de Giros y Cuentas Corrientes.


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Para la solicitud de sustitución de una cuenta, debe observarse: por un lado, lo estipulado para la terminación de la cuenta establecida en el artículo 24 del Decreto 359 de febrero 22 de 1995, y en el artículo 6 del Decreto 630 de abril 2 de 1996, que a la letra dicen: Decreto 359/95, Art. 24.-“Cada órgano podrá solicitar la terminación de una cuenta, en los siguientes eventos: 1) Pérdida, destrucción o hurto de la respectiva chequera, talonario o similar. En este evento, la cuenta que la sustituya deberá abrirse en la misma sucursal o agencia y entidad financiera en que se manejaba la cuenta cuyo contrato se autoriza terminar; 2) Cierre de la sucursal o agencia en que se había abierto la respectiva cuenta; 3) Cuando el órgano desee sustituir la cuenta por otra en una entidad financiera diferente. En este caso se requiere que la cuenta que se solicita sustituir haya sido abierta con una anterioridad de por lo menos un año. La conveniencia del cambio debe acreditarse atendiendo a los criterios de selección establecidos en el presente decreto; 4) Cambio de domicilio de la entidad. PARÁGRAFO.- La Dirección del Tesoro Nacional podrá ordenar la terminación de los contratos con las entidades financieras en las que se manejan los recursos del Presupuesto Nacional, en los siguientes eventos: 1) Incumplimiento por parte de la entidad financiera de los requisitos establecidos para el desarrollo de la Cuenta Única Nacional; 2) Cuando la entidad financiera se rehuse a participar, o demande condiciones remuneratorias que no sean aceptadas por la Dirección del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, para el desarrollo del plan piloto o el establecimiento de la Cuenta Única Nacional, o niegue la apertura de cuentas pertenecientes a la Cuenta Única Nacional. 3) Cuando se envíe en forma extemporánea o incorrecta la información que se le solicite en desarrollo de lo dispuesto en el presente decreto” (Negrilla fuera de texto).


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Decreto 630/96 Art 6.-“Además de los casos previstos en el artículo 24 del decreto 359 de 1995, la Dirección del Tesoro Nacional podrá ordenar al órgano titular la terminación de un contrato de cuenta autorizada, en caso de cambio de domicilio del órgano, y cuando la entidad financiera no cumpla con los criterios mínimos de calificación, según los parámetros establecidos por la Dirección del Tesoro Nacional”. Y de otro, la parte pertinente a la apertura de la nueva cuenta, de conformidad con lo establecido en el artículo 22 del Decreto 359 de 1995, en el artículo 5 del Decreto 630 de 1996, transcritos en la sección de Procedimiento para la Apertura y en el Decreto 1425 de 1998, artículo 4° y su parágrafo, que a la letra dice: “PARÁGRAFO. Excepcionalmente la Dirección General del Tesoro Nacional podrá, de acuerdo con los procedimientos internos que se defina para tal efecto, adelantar trámites de sustitución de cuentas corrientes autorizadas en caso de que las entidades financieras no presten un adecuado servicio en términos de calidad, costo, seguridad y eficiencia a los órganos ejecutores del Presupuesto Nacional y cuando se presenten las causales establecidas en los numerales 1, 2 y 4, y en el parágrafo del artículo 24 del Decreto 359 de 1995.” (Negrilla fuera de texto). La sustitución se realizará en dos etapas, así: - Primera etapa, APERTURA DE LA CUENTA NUEVA: En esta etapa se hace

todo el proceso correspondiente a la apertura de la nueva cuenta descrito en la sección de Procedimiento para la Apertura de este Procedimiento. Es de indicar, que el “oficio de aprobación provisional de apertura para cuenta corriente” es sustituido por el “OFICIO DE APROBACIÓN PROVISIONAL DE SUSTITUCIÓN APERTURA PARA CUENTA CORRIENTE” (Ver Anexo F del presente procedimiento) y el “oficio de aprobación definitiva de apertura para cuenta corriente” es reemplazado por el “OFICIO DE APROBACIÓN DEFINITIVA DE SUSTITUCIÓN APERTURA PARA CUENTA CORRIENTE” (Ver Anexo G del presente procedimiento) NOTA: Se recuerda que para la apertura de una cuenta se debe hacer una selección objetiva de los establecimientos financieros, para ello se deben seguir los lineamientos establecidos en la sección de “PROCEDIMIENTO PARA LA ELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE ENTIDADES FINANCIERAS” de este Procedimiento.

- Segunda etapa, INACTIVACION Y TERMINACIÓN DE LA CUENTA: una vez

la nueva cuenta se encuentre activa en la base de datos de la Dirección


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General del Tesoro Nacional y en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación se podrá iniciar la transferencia de recursos a través de esta cuenta.

Con el fin de continuar el trámite de terminación de la cuenta, que se va a sustituir, la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional emite el “OFICIO DE APROBACIÓN PROVISIONAL DE SUSTITUCIÓN TERMINACIÓN PARA CUENTA CORRIENTE” (Ver Anexo H del presente procedimiento). Este oficio se elabora en original y dos copias distribuidas así:

Original: Entidad Solicitante Copia 1: Banca Oficial (o su equivalente) Copia 2: Archivo DGCP y TN

La Unidad Ejecutora solicitante presentará ante la entidad bancaria correspondiente el oficio de aprobación provisional de sustitución terminación para cuenta corriente, en la semana siguiente a la recepción del oficio, dejando constancia de su presentación, para que la entidad financiera proceda a saldar la cuenta. NOTA: La Unidad Ejecutora deberá radicar en la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional dentro de los treinta días siguientes a la fecha de expedición del oficio de aprobación provisional de sustitución terminación de la cuenta corriente, el original de la certificación de la entidad bancaria en la que conste que la cuenta ha sido saldada/cancelada, para ser remitida a la División de Giros y Cuentas Corrientes de la DGCP y TN. Con base en la certificación bancaria recibida, la DGCP y TN emitirá el “OFICIO DE APROBACIÓN DE SUSTITUCIÓN TERMINACIÓN DEFINITIVA PARA CUENTA CORRIENTE” (Ver Anexo I del presente procedimiento). Este oficio se elabora en original y dos copias y su distribución es: Original: Entidad Solicitante Copia 1: Banco (Banca Oficial o su equivalente) Copia 2: Archivo DGCPTN

Con este oficio la Dirección de Finanzas actualiza la base de datos de la Dirección eliminando la cuenta corriente e informa a la Unidad Ejecutora para que en un plazo no mayor a cinco días, inactive en el SIIF Nación la cuenta según lo indicado en el Procedimiento Nº 26 “Beneficiario Cuenta” del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros, con lo cual la cuenta que se va a terminar queda


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inactiva. En este momento la cuenta quedará terminada para el órgano ejecutor ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional - DGCP y TN y el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación. NOTA: Es importante resaltar, que debe realizarse totalmente el trámite descrito pues de lo contrario la cuenta no quedará terminada para la entidad ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y esto ocasionará inconsistencias en la presentación de los informes mensuales, afectando negativamente la calificación del Órgano Ejecutor para asignaciones de PAC. 1) Criterios de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional

para Sustituir Cuentas Corrientes Autorizadas Con Situación de Fondos La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional – DGCP y TN autoriza la sustitución de cuentas corrientes autorizadas de los órganos ejecutores del Presupuesto General de la Nación en los siguientes eventos:

Cuando se configure alguna de las causales consagradas en los numerales 1), 2) y 4), del artículo 24 del Decreto 359 de 1995 (Ver Apéndice 1 del presente procedimiento), para lo cual la Unidad Ejecutora debe adjuntar a la solicitud de sustitución de la cuenta corriente los documentos que acrediten los hechos anteriormente mencionados.

Cuando se presente solicitud de sustitución de una cuenta autorizada por parte del Ordenador del Gasto de la Unidad Ejecutora, en razón a que se encuentre en curso alguna investigación administrativa o judicial ante las autoridades competentes, en relación con presuntas conductas que supuestamente puedan colocar en riesgo la integridad de los recursos públicos, se procede a elevar solicitud de sustitución de la cuenta, bajo la responsabilidad del Ordenador del Gasto de dicha Unidad Ejecutora.

Cuando se presente deficiencia en la prestación de los servicios por parte de las entidades financieras, en términos de calidad, costo, seguridad y eficiencia a las Unidades Ejecutoras en donde tengan autorizada la cuenta corriente por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, de acuerdo con lo establecido en el parágrafo del artículo 4° del Decreto 1425 de julio de 1998.

Cuando como resultado de la evaluación que realice el órgano ejecutor a la estructura financiera del respectivo establecimiento de crédito, se solicite la


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sustitución de una cuenta autorizada para su apertura en otro establecimiento bancario.

En estos casos, según lo dispuesto en el Acta No. 124 del Comité de Activos y Pasivos de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del día 28 de marzo de 2003, se adopta como política el siguiente procedimiento:

La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional verificará que la entidad bancaria en la cual la Unidad Ejecutora tiene autorizada la cuenta respectiva, se encuentre cumpliendo con los requisitos establecidos por esta Dirección para que las entidades ejecutoras efectúen la apertura de cuentas corrientes; los cuales según el Acta No. 107 del Comité de Activos y Pasivos del 25 de abril de 2002, son los siguientes: “La autorización para la apertura de cuentas corrientes se debe realizar en entidades bancarias que pertenezcan a los grupos 1 a 4 de acuerdo a la calificación que efectúa la Dirección General del Tesoro Nacional con base en su propia metodología y además cumplan con calificación de firma calificadora de riesgos en el largo plazo igual ó mayor a AA+ y en el corto plazo igual a DP1+ ó BRC1+, siempre que dicha calificación se encuentre vigente, entendiéndose por vigente para estos efectos que no haya transcurrido más de un (1) año, contado a partir de la fecha de la última actualización.”

En el caso de que el establecimiento de crédito en el cual la Unidad tenga autorizada la cuenta correspondiente que se solicita sustituir cumpla con los anteriores parámetros, se procederá a citar a una “reunión de conciliación” entre el Banco, la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional y la Unidad Ejecutora, en los términos previstos para el efecto en este procedimiento, cuando se aduzca como justificación de la sustitución la deficiente prestación de servicios por parte de la entidad financiera. Ahora bien, si la solicitud de sustitución se sustenta en la evaluación financiera que realice la Unidad Ejecutora y se determina por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional que el establecimiento bancario cumple con los criterios definidos para autorizar la apertura de las cuentas corrientes, no se procederá la sustitución. Por otro lado, en el caso de que la Entidad Financiera en la cual la Unidad tenga autorizada la cuenta correspondiente que se solicita sustituir, no cumpla con los requisitos señalados, la sustitución de la cuenta procederá sin necesidad de que se convoque a reunión de conciliación. En este caso, la sustitución de la cuenta se autorizará por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, con base en la comunicación escrita que para tal efecto envié el representante legal o el ordenador del gasto del órgano ejecutor respectivo.


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Adicionalmente a las anteriores consideraciones, es necesario precisar que en todo caso, para que se autorice la sustitución de una cuenta a una Unidad Ejecutora, es necesario que la Entidad Financiera en la que se pretende la apertura de la respectiva cuenta, también cumpla con los criterios definidos por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional para la apertura de las cuentas autorizadas a los órganos ejecutores. 2) Procedimiento Reunión de Conciliación Cuando la reunión de conciliación sea procedente, se adelantarán los siguientes pasos: Con los documentos requeridos para el proceso de sustitución la DGCP y TN evalúa si la solicitud se encuentra dentro de los parámetros para realizar una reunión de conciliación. Si la evaluación es afirmativa la División de Giros y Cuentas Corrientes de la DGCP y TN, oficia al banco remitiendo fotocopia de los documentos allegados por la Unidad Ejecutora y cita a la Reunión de Conciliación, igualmente cursa oficio a la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional, para que con la Unidad Ejecutora representen al Órgano Ejecutor solicitante de la sustitución. En la “Reunión de Conciliación”, la Dirección de Finanzas expone los inconvenientes presentados con el servicio de la entidad financiera y por su parte, el establecimiento financiero aclarará dichos inconvenientes e informará la forma en que han venido prestando los servicios a la Unidad Ejecutora, para ello tendrá en cuenta entre otras cosas, la calidad del servicio y la solución brindada a la Unidad Ejecutora frente a reclamos por deficiencia en la prestación de servicios. En la reunión, la Subdirección Operativa o en su defecto el Jefe de la División de Giros y Cuentas Corrientes establece los compromisos pertinentes y el plazo para el cumplimiento de los mismos; este plazo en ningún caso puede exceder a un mes calendario, contado a partir del día siguiente de efectuada la reunión. La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional levanta un acta de la reunión, la cual es enviada dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, al Banco y a la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional, con el fin de que éstos efectúen los ajustes necesarios, los cuales deben ser informados a la División de Giros y Cuentas Corrientes de la DGCPTN dentro de los tres (3) días siguientes al recibo del acta.


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Realizadas las modificaciones al acta por parte de la DGCP y TN, los asistentes a la “Reunión de Conciliación” firman el acta definitiva. Vencido los plazos acordados en la reunión de conciliación la Unidad Ejecutora solicitante informará a la Dirección de Finanzas dentro de los tres días siguientes sobre el cumplimiento o no de los mismos y comunicará claramente si persiste o retira la solicitud de sustitución, enfatizando los inconvenientes no solucionados por parte de la entidad financiera. La Dirección de Finanzas solicita a la DGCP y TN continuar con el procedimiento de sustitución por el incumplimiento, en el tiempo acordado, de los compromisos adquiridos por parte de la entidad financiera. Por su parte, la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional evalúa la situación y si es el caso autoriza la sustitución de la cuenta corriente, para lo cual la Unidad y el Banco deben seguir con el procedimiento establecido. 2. PROCESO CUENTAS AUTORIZADAS SIN SITUACIÓN DE FONDOS El recaudo de los ingresos se realiza a través de cuentas autorizadas sin situación de fondos las cuales fueron previamente aprobadas por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, bajo la exclusiva responsabilidad del respectivo Ordenador del Gasto y de los funcionarios encargados de su manejo. Igualmente, se debe tener en cuenta que cualquier venta o prestación de servicio que genere ingresos, debe encontrarse respaldada por el correspondiente acto administrativo que lo autoriza y además, estar suscrito por el Ordenador del Gasto. De igual forma, el Decreto 630 de 1996 señala que se exceptúan de la autorización y registro establecidos en el presente artículo las siguientes cuentas, que serán responsabilidad de los funcionarios encargados de su manejo: 1o. “Las cuentas destinadas al manejo de las rentas parafiscales. 2o. Las cuentas de manejo de devolución de impuestos de la Dirección de

Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN. 3o. Las cuentas en que se manejen recursos de caja menor. 4o. Las cuentas radicadas en el exterior. En este caso, el órgano titular deberá

mantener informada a la Dirección del Tesoro Nacional sobre las aperturas y cancelaciones de cuentas”.


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NOTA: Las cuentas autorizadas sin situación de fondos, se registrarán en el SIIF Nación como cuentas “registradas” siguiendo los parámetros indicados en el Numeral 2. “Mantenimiento Cuentas DTN” del Procedimiento Nº 2 “Cadena Presupuestal Ingresos” del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros y por la RUTA: CUN/Gestión Mantenimiento de Cuentas DTN seleccionar en el campo Tipo de Cuenta 2- Puente Tipo I que son aquellas donde se recaudan los dineros provenientes por la venta de bienes o servicios e identifican la entidad generadora del ingreso. Igualmente, se registrarán en la base de datos de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, únicamente con el fin de reportarlas a los establecimientos financieros, para efectos de la marcación como cuentas exentas del Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF). a. PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA Las Unidades Ejecutores, a través de las Direcciones Financieras o sus equivalentes, efectúan la solicitud de apertura de la cuenta corriente autorizada sin situación de fondos, indicando las causales que justifican el trámite y adjuntando para tal fin los siguientes documentos:

Oficio remisorio en el cual se efectúa la solicitud de la apertura, éste debe venir firmado por el Director Financiero o su equivalente y se dará una breve justificación de la solicitud.

Formulario original denominado “SOLICITUD PARA APERTURA / TERMINACIÓN / SUSTITUCIÓN DE CUENTAS AUTORIZADAS SIN SITUACIÓN DE FONDOS (Ver Anexo J del presente Procedimiento), para lo cual deben marcar con una X en la casilla de “apertura” y diligenciar totalmente los numerales I, II y IV; validando que se haya colocado exactamente el número de cuenta reservado conforme a la estructura del banco. El formulario debe venir firmado por el Banco, el Ordenador del Gasto y el Tesorero de la Unidad Ejecutora.

Formato denominado “CUENTA REPORTADA PARA LA EXENCIÓN DEL GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS” (Ver Anexo L del presente Procedimiento).

Fotocopia legible del NIT.

Para las nuevas pagadurías, fotocopia del acto administrativo mediante el cual se crea la nueva Unidad o la pagaduría correspondiente y fotocopia del acta de posesión del Ordenador del Gasto y del Tesorero.


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Para las nuevas Unidades, decreto mediante el cual se asigna apropiación presupuestal por ese objeto de gasto al Órgano Ejecutor.

Para las Unidades fuera de línea que sean nuevas, se requiere para su creación fotocopia del código de consolidación contable.

Copia de la norma que soporta la apertura de la cuenta. NOTA: Para una selección objetiva de los establecimientos financieros se deben seguir los lineamientos dispuestos en la sección de “PROCEDIMIENTO PARA LA ELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE ENTIDADES FINANCIERAS” de este Procedimiento. 1) Aspectos a tener en cuenta en el diligenciamiento de los formularios para

apertura de cuenta autorizada Sin Situación de Fondos. La Unidad Ejecutora, solicitante de una cuenta autorizada sin situación de fondos, deberá diligenciar los formularios denominados: “SOLICITUD PARA APERTURA / TERMINACION / SUSTITUCION DE CUENTAS AUTORIZADAS SIN SITUACIÓN DE FONDOS” y el de “CUENTA REPORTADA PARA LA EXENCION DEL GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS”, que la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional, Grupo Control Tesorería le suministrará y el cual debe presentarse en original y completamente diligenciado (Ver Anexos J y L respectivamente del presente Procedimiento). Las cuentas autorizadas sin situación de fondos deben denominarse tanto para la Unidad Ejecutora como para el Banco de la siguiente manera: “MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL – NOMBRE DE LA UNIDAD EJECUTORA – NOMBRE DEL BATALLON - FONDOS INTERNOS – RECAUDO RECURSOS DEL PRESUPUESTO NACIONAL”. NOTA: En la denominación de la cuenta, en la parte donde se identifica la naturaleza del fondo (subrayado) se debe registrar el fondo especial al cual corresponde, es decir, FONDOS INTERNOS, FONDO DE DEFENSA O FONDO DE SALUD. No pueden existir dos cuentas autorizadas sin situación de fondos en la misma pagaduría, salvo que por norma expresa se establezca así. Se debe especificar la norma que faculta a la Unidad Ejecutora para la administración de la cuenta solicitada aperturar y anexar copia de ella.


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Los formularios deben ser firmados por el Ordenador del Gasto y el Tesorero o Pagador General de la Unidad escribiendo además, su nombre completo. Es de indicar, que las dos firmas son indispensables, de conformidad con lo establecido en el artículo 19 del Decreto 359 del 22 de febrero de 1995 (Ver Apéndice 1 del presente Procedimiento). Con la firma del formulario CUENTA REPORTADA PARA LA EXENCION DEL GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS el Ordenador del Gasto y el Tesorero manifiestan bajo la gravedad del juramento que los recursos que se manejarán en la cuenta pertenecen al Presupuesto General de la Nación y por lo tanto, son exentos del gravamen a los movimientos financieros – GMF. Las cuentas autorizadas sin situación de fondos, se registrarán en la base de datos de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, únicamente con el fin de reportarlas a los establecimientos financieros, para efectos de la marcación como cuentas exentas del Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF). Una vez se diligencie completamente los formularios, éstos deben enviarse con oficio remisorio a la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional para evaluar la pertinencia del trámite y si es el caso iniciar el proceso de exención de la cuenta ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional en original. 2) Causales de rechazo de las solicitudes de apertura de las cuentas

autorizadas Sin Situación de Fondos por parte de la Dirección de Finanzas Ministerio de Defensa Nacional

- No remisión o envío extemporáneo de la información que la Unidad Ejecutora

deba suministrar a la Dirección de Finanzas, en especial las previstas en este Manual.

- Cuando la pagaduría respectiva tenga vigente un contrato con una entidad financiera por Fondos Especiales, salvo que se trate de sustitución de cuenta.

- Cuando la calificación de riesgo del establecimiento financiero no se encuentre

dentro de los parámetros establecidos por la DGCP y TN en el Acta No. 107 del Comité de Activos y Pasivos del 25 de abril de 2002, trascrita anteriormente. El Analista de Cuentas Corrientes de la Dirección de Finanzas verificará la calificación en la página www.dcrcolombia.com.co (Ver Apéndice 2 del presente Procedimiento).

http://www.dcrcolombia.com.co/


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- Cuando la Dirección de Finanzas conozca que el establecimiento financiero se

encuentre sometido a la vigilancia especial de los Órganos de Control del Estado o a toma de posesión o liquidación forzosa administrativa.

- Cuando la Unidad Ejecutora haya solicitado por Fondos Internos y la misma

tesorería la apertura o sustitución de la cuenta en un tiempo no mayor a un (1) año.

3) Trámite a seguir ante la Dirección de Finanzas MDN, la Dirección General

de Crédito Público y del Tesoro Nacional y la Entidad Financiera. Radicados los documentos completos en la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional se evalúa la conveniencia de la solicitud y si cumple con los lineamientos establecidos anteriormente se inicia el proceso de trámite ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, ésta emitirá el “OFICIO DE CONFIRMACIÓN CUENTA” (Ver Anexo M del presente Procedimiento), en original y dos copias distribuidos así: Original: Para la Unidad Ejecutora solicitante Copia 1: Banco (Banca Oficial o su equivalente) Copia 2: Archivo DGCP y TN Con este documento la Dirección de Finanzas registra la nueva cuenta en la base de datos e informa a la Unidad Ejecutora solicitante para que proceda a presentar ante la entidad bancaria correspondiente el oficio de aprobación de la exención de la cuenta corriente, máximo dentro de los cinco (5) días siguientes a su expedición, dejando constancia de su presentación, para que la entidad financiera grabe en su base de datos la Exención del Gravamen a los Movimientos Financieros. Dentro del mismo plazo y con el oficio de confirmación de cuenta como soporte, la Unidad Ejecutora responsable de hacer la programación del giro registrará la cuenta en el SIIF Nación a través de la Ruta: CUN/Mantenimiento de Cuentas DTN/ Gestión y siguiendo las indicaciones estipuladas en el Numeral 2. “Mantenimiento Cuentas DTN” del Procedimiento Nº 2 “Cadena Presupuestal Ingresos” del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros. b. PROCEDIMIENTO PARA LA TERMINACIÓN La Unidad solicitante, titular de la cuenta, deberá enviar a la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional para iniciar el proceso ante la Dirección


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General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, División de Giros y Cuentas Corrientes, los siguientes documentos:

Oficio remisorio en el cual se efectúa la solicitud de Terminación, éste debe venir firmado por el Director Financiero o su equivalente y se dará una breve justificación de por qué no se necesita la cuenta.

Formulario en original denominado “SOLICITUD PARA APERTURA / TERMINACIÓN / SUSTITUCIÓN DE CUENTAS AUTORIZADAS SIN SITUACIÓN DE FONDOS”, para lo cual deben marcar con una X en la casilla de “terminación” y diligenciar completamente los numerales I y III; validando que se haya colocado exactamente el número de cuenta a terminar conforme a la estructura del banco. El formulario debe ser firmado por el Ordenador del Gasto y el Tesorero de la Unidad Ejecutora (Ver Anexo J del presente Procedimiento).

Para las Unidades o pagadurías a terminar o liquidar se debe anexar fotocopia del acto administrativo mediante el cual se suprime o liquida la Unidad o la pagaduría correspondiente.

Una vez radicados los documentos completos en la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional se iniciará el proceso de trámite ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, ésta emitirá el “OFICIO DE CONFIRMACIÓN TERMINACIÓN DE CUENTA” (Ver Anexo N del presente Procedimiento, en original y dos copias distribuidos así: Original: Para la Unidad Ejecutora solicitante Copia 1: Banco (Banca Oficial o su equivalente) Copia 2: Archivo DGCP y TN Con este oficio la Dirección de Finanzas informa a la Unidad Ejecutora para que en un plazo no mayor a cinco días, inactive en el SIIF Nación la cuenta terminada para lo cual, por la Ruta: CUN/Mantenimiento de Cuentas DTN/ Gestión en el campo de Fecha de Expiración, el perfil “Pagador” debe diligenciar la fecha del día siguiente a la del sistema con el fin de que al efectuarse el cierre diario, el sistema automáticamente inhabilite la cuenta a su vez, actualiza la base de datos de la Dirección eliminando la cuenta corriente. La Unidad Ejecutora solicitante presentará ante la entidad bancaria correspondiente el oficio de aprobación de terminación de la exención de la cuenta corriente, para su conocimiento y fines pertinentes.


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NOTA: Es importante resaltar, que debe realizarse totalmente el trámite descrito pues de lo contrario la cuenta no quedará terminada para la Unidad situación que puede ser objeto de llamados de atención por parte de las Entidades de Control. c. PROCEDIMIENTO PARA LA SUSTITUCIÓN Para la sustitución de una cuenta autorizada sin situación de fondos, el Ordenador del Gasto remitirá los documentos soportes con un oficio firmado éste último por el Director Financiero o su equivalente en el que explique ampliamente la justificación para el cambio de la cuenta a la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional. Ésta evaluará la solicitud para su aprobación o rechazo. Es importante resaltar, que las causales de rechazos son las mismas descritas en el numeral dos de la sección de apertura. Las Unidades ejecutoras que requieran la sustitución de una cuenta corriente autorizada sin situación de fondos, remitirán una solicitud debidamente justificada, adjuntando a ésta totalmente diligenciado el formulario “SOLICITUD PARA APERTURA / TERMINACIÓN / SUSTITUCIÓN DE CUENTAS CORRIENTES AUTORIZADAS SIN SITUACIÓN DE FONDOS” y fotocopia legible del NIT; en el formulario se marcará la casilla correspondiente a “sustitución”. El diligenciamiento de los formularios debe hacerse de conformidad con los procedimientos descritos anteriormente para apertura y terminación de cuentas corrientes autorizada sin situación de fondos para lo cual se debe remitir a la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional los originales de los mismos con el fin de iniciar el trámite correspondiente. Las justificación de la solicitud de sustitución debe especificar claramente las fallas presentadas en la prestación del servicio por parte de la entidad financiera y el beneficio de cambiar o el perjuicio que se causa de seguir en ella; las deficiencias en el servicio deben soportarse mediante oficios que demuestren la gestión de la Unidad Ejecutora para mejorarlo y que evidencien la respuesta o no de la entidad financiera sobre el particular. NOTA: La Dirección de Finanzas sólo aprobará las sustituciones de cuentas autorizadas sin situación de fondos cuando la Unidad Ejecutora evidencie las fallas en el servicio prestado por la entidad financiera. Si la solicitud de sustitución es aprobada, se debe crear en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación la nueva cuenta, para lo cual se debe tener en cuenta lo indicado en el Numeral 2. “Mantenimiento Cuentas DTN” del Procedimiento Nº 2 “Cadena Presupuestal Ingresos” del Manual de Políticas y


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Procedimientos Financieros; así mismo, para efectuar la inhabilitación de la cuenta a sustituir, por la Ruta: CUN/Mantenimiento de Cuentas DTN/ Gestión en el campo de Fecha de Expiración, el perfil “Pagador” debe diligenciar la fecha del día siguiente a la del sistema con el fin de que al efectuarse el cierre diario, el sistema automáticamente inhabilite dicha cuenta. 3. PROCESO CUENTAS REGISTRADAS NOTA: Teniendo en cuenta lo estipulado en el Artículo 3º del Decreto 630 de 1996, en el cual se indica que las Cuentas Autorizadas son aquellas en las cuales los órganos del orden nacional de la Administración Pública manejan recursos del Presupuesto General de la Nación, las cuentas sin situación de fondos del Ministerio de Defensa Nacional tienen la misma connotación, por lo tanto se aplica el procedimiento de cuentas autorizadas sin situación de fondos, descrito anteriormente. Así mismo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 3° del Decreto 630 ya mencionado, “Se denominan CUENTAS REGISTRADAS las cuentas, diferentes a las AUTORIZADAS, a las que la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional traslade recursos de la Nación”, y es a éstas cuentas a las que se hará referencia a continuación. a. PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA

Toda solicitud de registro de cuenta en la Dirección General del Tesoro Nacional, se efectuará mediante el “FORMULARIO DE APERTURA - CANCELACION DE CUENTAS REGISTRADAS” (Ver Anexo O del presente Procedimiento). La Unidad Ejecutora solicitante debe remitir a la Dirección de Finanzas MDN el formulario diligenciado, quien a su vez lo tramitará a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. En el formulario se debe indicar lo siguiente: - Marcar con una X el cuadro correspondiente a la certificación de la cuenta

receptora del situado de recursos del Presupuesto General de la Nación. - Los datos de la entidad informante, Numeral I. - El Numeral III debe ser diligenciado por la entidad bancaria. - El formulario debe ser firmado por el gerente de la sucursal bancaria donde se

hace la apertura de la cuenta, por el Ordenador del Gasto y por el Tesorero de la Unidad Ejecutora.


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- Igualmente, se debe anexar al formulario la fotocopia del NIT y en el caso que el número del NIT no sea plenamente visible se debe escribir nuevamente a máquina en la parte inferior de la fotocopia.

1) Tramite a seguir ante la Dirección de Finanzas, la Dirección General de

Crédito Público y del Tesoro Nacional y la Entidad Financiera. La Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional validará contra las actualizaciones de pagadurías, que las firmas del Ordenador del Gasto y del Tesorero o Pagador correspondan a los funcionarios que hacen sus veces en la Unidad y el Coordinador del Grupo Control Tesorería de la Dirección de Finanzas firmará y enviará la solicitud de registro de cuenta una vez validada a la División de Giros y Cuentas Corrientes de la DGCP y TN, quien solicitará al Gerente de Banca Oficial o su delegado la certificación o ratificación escrita del número de la cuenta que se va a registrar, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud. Recibida la ratificación por parte de la Banca Oficial se activa la cuenta en el sistema e inmediatamente se emite el “OFICIO DE CONFIRMACIÓN CUENTA”, (Ver Anexo M del presente Procedimiento) en original y dos copias que se distribuirán así: Original: Para el órgano solicitante Copia 1: Banca Oficial o su equivalente. Copia 2: Archivo DGCP y TN Una vez emitido el oficio mencionado, la cuenta corriente quedará activa en la base de datos de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. En ningún caso, un órgano puede tener más de una cuenta corriente registrada por ello al mandar el formato deben anexar certificación de la entidad financiera de que la cuenta anterior ha sido cancelada si es el caso. Al recibir una solicitud de registro de cuenta por parte de una Unidad que ya tiene cuenta registrada ante la División de Giros y Cuentas Corrientes de la DGCP y TN, al ingresar al sistema el nuevo número de cuenta, éste cancelará automáticamente la existente en la base de datos, emitiendo “ EL OFICIO DE CONFIRMACIÓN TERMINACIÓN DE CUENTA” (Ver Anexo N del presente Procedimiento) y el “OFICIO DE CONFIRMACIÓN CUENTA”, (Ver Anexo M del presente Procedimiento) cada uno en original y dos copias distribuidas así: Original: Entidad solicitante de la terminación y apertura de la cuenta registrada


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Copia 1: Banco (Banca Oficial o su equivalente) Copia 2: Archivo DGCP y TN

Este procedimiento se hará después de haber recibido certificación del Gerente de Banca Oficial o su delegado referente al número de la cuenta que se debe registrar en la base de datos. b. PROCEDIMIENTO PARA LA TERMINACION La solicitud de terminación de cuenta corriente en la Dirección General del Tesoro Nacional, se efectuará mediante el “FORMULARIO DE APERTURA - CANCELACION DE CUENTAS REGISTRADAS” (Ver Anexo O del presente Procedimiento) y se remitirá a la División de Giros y Cuentas Corrientes de la DGCP y TN, diligenciado así: - Señalar con una X el cuadro correspondiente a la cancelación del contrato de

cuenta corriente. - El Numeral I y II se refiere a los datos de la entidad informante y la cuenta a

cancelar. - El Numeral III debe ser diligenciado por la entidad bancaria. La firma y sello del

gerente de la sucursal bancaria certifica que la cuenta en mención no seguirá siendo utilizada para recibir transferencias por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, para el cual se registró ante ésta.

- El formato debe venir totalmente diligenciado y firmado por el Ordenador del Gasto y el Tesorero de la Unidad.

c. PROCEDIMIENTO PARA LA SUSTITUCIÓN El Ordenador del Gasto remitirá los documentos con un oficio éste último firmado por el Director Financiero o su equivalente en el que explique ampliamente la justificación para cambio de cuenta y adelantará los procedimientos de apertura y terminación simultáneamente. d. PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA O TERMINACIÓN DE LAS

CUENTAS DE ACREEDORES VARIOS SUJETOS A DEVOLUCIÓN

Es importante resaltar, que el registro de una cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución se efectúa con el único propósito de que las Unidades Ejecutoras del Presupuesto General de Nación, obtengan la devolución de recursos consignados en cuentas de la DGCP y TN, por concepto de Acreedores Varios Sujetos a Devolución de cheques girados por la entidad y no cobrados por el beneficiario


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dentro de los seis meses de vigencia del título valor o por concepto de transferencias electrónicas bajo las diferentes modalidades que realizan las Unidades o Subunidades Ejecutoras a beneficiario final y en no plazo máximo de un mes no son exitosas o por concepto de los pagos en efectivo que no se pudieron realizar, cuya constitución se encuentra descrita en el Procedimiento Nº 41 “ACREEDORES VARIOS” del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros. Es de indicar, que estas cuentas son registradas por cuanto cumplen con los dos requisitos para ello: 1.- los recursos que allí se manejan no son del Presupuesto General de la Nación, pues previamente se ejecutaron por la Unidad o Subunidad Ejecutora y cumplieron con todo el proceso presupuestal y simplemente son recursos que se giraron al beneficiario final pero éste no los ha cobrado o por transferencias electrónicas que no fueron exitosas o pagos en efectivo que no se pudieron realizar; 2.- son cuentas que reciben recursos de la DGCP y TN. Teniendo en cuenta, que las cuentas “Registradas” que maneja el Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades o Subunidades Ejecutoras son las denominadas Acreedores Varios Sujetos a Devolución, a continuación se describe el procedimiento específico para la apertura y terminación de este tipo de cuentas. 1) Procedimiento para la Apertura

Las Subunidades deben a través de la Unidad Ejecutora enviar los soportes para la apertura de la cuenta bancaria de Acreedores Varios Sujetos a Devolución para que ésta última verifique los mismos y remita a la Dirección de Finanzas completamente diligenciado el formulario original “FORMULARIO DE APERTURA - CANCELACION DE CUENTAS REGISTRADAS” (Ver Anexo O del presente Procedimiento) de la Unidad o Subunidad Ejecutora, a su vez ésta Dirección verifica contra las actualizaciones de pagadurías que las firmas corresponden a los funcionarios que hacen las veces de Ordenador del Gasto y Tesorero o Pagador de la Unidad, posteriormente, el Coordinador del Grupo Control Tesorería de la Dirección firma, y lo reenvía a la División de Cuentas Corrientes de la DGCP y TN. Las cuentas registradas de Acreedores Varios Sujetos a Devolución deben denominarse tanto para la Unidad o Subunidad Ejecutora como para el Banco de la siguiente manera: “MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL – NOMBRE DE LA UNIDAD O SUBUNIDAD EJECUTORA – ACREEDORES VARIOS SUJETOS A DEVOLUCIÓN”. NOTA: La Unidad Ejecutora (nivel central) debe tener en cuenta que el trámite ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional se debe realizar con


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diez (10) días calendario de anticipación a la solicitud de la primera devolución. La División de Cuentas Corrientes solicita a la Banca Oficial del establecimiento financiero la certificación de la cuenta para ello la entidad financiera certificará: Denominación, Número de cuenta, Tipo de Cuenta, NIT y estado de la cuenta.

Una vez certificada la cuenta, la División de Cuentas Corrientes de la DGCP y TN procederá al registro de la cuenta en la base de datos de la División de Cuentas Corrientes, para lo cual emitirá un “OFICIO DE CONFIRMACIÓN CUENTA”, (Ver Anexo M del presente Procedimiento). Con el oficio de cuenta registrada, la Dirección de Finanzas MDN registra la nueva cuenta en la base de datos e informa a la Unidad Ejecutora (nivel central) solicitante para que proceda a su vez a comunicar a la Subunidad (si aplica) para que se efectúe la inclusión de la cuenta en el SIIF Nación. Una vez la cuenta esté activa en el SIIF Nación la División de Giros y Cuentas Corrientes de la DGCP y TN podrá generar las órdenes de pago y girar los recursos a la cuenta en estado activa. 2) Procedimiento para la Terminación La solicitud de terminación de cuenta registrada en la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, se efectuará mediante el “FORMULARIO DE APERTURA - CANCELACION DE CUENTAS REGISTRADAS”, (Ver Anexo O del presente Procedimiento) y se remitirá a la División de Giros y Cuentas Corrientes de la DGCP y TN, a través de la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional, el formulario debe estar completamente diligenciado de acuerdo con los requisitos planteados en la sección de terminación de cuentas registradas y firmado por el Ordenador del Gasto y el Tesorero de la Unidad o Subunidad Ejecutora, firmas que esta Dirección valida contra las actualizaciones de pagadurías para constatar que correspondan a los funcionarios que hacen sus veces en la Unidad y verificado dicho aspecto posteriormente, el Coordinador del Grupo Control Tesorería firmará. La Dirección de Finanzas eliminará de su base datos la cuenta con el “OFICIO DE CONFIRMACIÓN TERMINACIÓN DE CUENTA” (Ver Anexo N del presente Procedimiento) emitido por la DGCP y TN.


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3) Procedimiento para la Sustitución Cuando alguna Unidad o Subunidad Ejecutora requiera sustituir la cuenta registrada de Acreedores Varios Sujetos a Devolución deberá a través del nivel central remitir a la Dirección de Finanzas la solicitud suscrita por el Director Financiero o su equivalente, sustentado las causas de este requerimiento, y anexar dos formularios de “FORMULARIO DE APERTURA - CANCELACION DE CUENTAS REGISTRADAS”, el primero diligenciando los espacios correspondientes a la terminación de la cuenta vigente y el segundo, con la información de la cuenta a aperturar. El procedimiento tanto para la apertura como para la terminación son los mismos descritos anteriormente. 4. PROCESO CUENTAS REPORTADAS Se entiende por cuentas reportadas todas aquellas que legalmente deban ser informadas a las entidades financieras para que la marquen en su sistema como exenta del impuesto del gravamen a los movimientos financieros conforme a la Ley 633 del 29 de diciembre de 2000 y al Decreto 405 del 14 de marzo de 2001. a. IDENTIFICACIÓN DE LAS CUENTAS Para identificar si los recursos que se manejan en dicha cuenta son recursos del Presupuesto General de la Nación se tienen en cuenta los siguientes parámetros: La ejecución de recursos del Presupuesto General de la Nación comprenderá,

aquella que se realice con o sin situación de fondos, salvo cuando dicha ejecución se realice con los recursos propios los cuales se encuentran gravados.

Para efectos de la exención prevista en el artículo 879 del Estatuto Tributario, es conveniente señalar que conforme a lo dispuesto en el parágrafo segundo de este artículo, para efectos de control de las exenciones consagradas en esa normativa, las Unidades respectivas deben identificar las cuentas en las cuales se manejen de manera exclusiva dichas operaciones. En ningún caso procede la exención de las operaciones señaladas en el citado artículo cuando se incumpla con la obligación de identificar las respectivas cuentas, o cuando aparezca más de una cuenta identificada para el mismo cliente.

Sobre el particular, establece el artículo 11 del Decreto 449 de 2003:


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“Artículo 11. Identificación de Cuentas. Para hacer efectivas las exenciones al Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF) de que trata el artículo 879 del Estatuto Tributario, los responsables de la operación están obligados a identificar las cuentas corrientes o de ahorros, en las cuales se manejen de manera exclusiva los recursos objeto de la exención, salvo cuando se trate de la cuenta de ahorro para financiación de vivienda y la de los pensionados, en cuyo caso solamente se deberá abrir una única cuenta.

Cuando no se cumpla con la anterior obligación se causará el Gravamen a los Movimientos Financieros, el cual no será objeto de devolución y/o compensación” (Negrilla fuera de texto).

La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional será la encargada de identificar las cuentas en las cuales se manejen de manera exclusiva recursos del Presupuesto General de la Nación conforme al artículo 8 del Decreto 405 de 2001, las cuales se clasificarán en la siguiente forma:

- CUENTAS AUTORIZADAS a los órganos ejecutores para los objetos del gasto:

gastos de personal, gastos generales, transferencias, servicio de la deuda, inversión y recaudos, no aplica para cuentas que manejen ingresos propios. La denominación si corresponde a recursos con situación de fondos es “DIRECCION GENERAL DE CREDITO PUBLICO Y DEL TESORO NACIONAL – MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL – NOMBRE DE LA UNIDAD EJECUTORA – NOMBRE DEL BATALLON - NOMBRE DEL OBJETO DEL GASTO” y si corresponde a recursos sin situación de fondos “MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL – NOMBRE DE LA UNIDAD EJECUTORA – NOMBRE DEL BATALLON – FONDO (de acuerdo al que pertenezca: internos, defensa o salud) – RECAUDO RECURSOS DEL PRESUPUESTO NACIONAL”.

- CUENTAS REGISTRADAS: Se denominan cuentas registradas las cuentas

diferentes a las autorizadas, a las que la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional traslade recursos de la Nación.

- CUENTAS DE CAJA MENOR, siempre y cuando a través de ellas se ejecuten

recursos del Presupuesto General de la Nación, las cuales deben cumplir con los siguientes requisitos: a.- Que la caja menor haya sido constituida y autorizada por la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. b.- La denominación de estas cuentas debe ser: “MDN – NOMBRE DE LA UNIDAD EJECUTORA – NOMBRE DEL BATALLÓN – CAJA MENOR (se debe indicar el concepto


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por el cual se autorizó la Caja Menor) RECURSOS DEL PRESUPUESTO GENERAL DE LA NACIÓN”.

NOTA 1: Cada vez que una Unidad Ejecutora requiera abrir una cuenta para el manejo de recursos del Presupuesto General de la Nación a través de una caja menor, previa obtención de la autorización de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional para constituir la respectiva caja menor, deberá adelantar el procedimiento establecido para la apertura de cuentas autorizadas sin situación de fondos. Igualmente, cuando se requiera terminar una cuenta de Caja Menor, se deberá seguir el procedimiento para la terminación de cuentas autorizadas sin situación de fondos. NOTA 2: En ningún caso se podrán abrir cuentas de Caja Menor a nombre del responsable.

- CUENTAS EN EL EXTERIOR: De acuerdo a lo establecido en el Decreto

630/96 en su Artículo 3, las Unidades Ejecutoras que manejen cuentas en el exterior deberán mantener informada a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional sobre la apertura y cancelación de estas cuentas.

Es importante resaltar, que el manejo de estas cuentas es responsabilidad del Ordenador del Gasto y del Tesorero de la respectiva Unidad. En caso de tratarse de cuentas de compensación deberán dar cumplimiento a los lineamientos establecidos por el Banco de la República sobre el particular (Ver Anexo K del presente Procedimiento) en original y completamente diligenciado.

b. APLICACIÒN DE LA EXENCIÓN Las Unidades Ejecutoras del Presupuesto General de la Nación para que les sea aplicada la exención de que trata el artículo 8° del Decreto 405 del 14 de marzo de 2001 a las cuentas señaladas anteriormente, deben reportar a la DGCP y TN, a través de la Dirección de Finanzas, el formulario “CUENTA REPORTADA PARA LA EXENCION DEL GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS” (Ver Anexo L del presente Procedimiento) en original y completamente diligenciado. NOTA: El formulario de exención lo deben suscribir el Ordenador del Gasto y el Tesorero, certificando bajo la gravedad del juramento que los recursos que se manejen en la cuenta son exclusivamente del Presupuesto General de la Nación. 1) Diligenciamiento del Formulario Datos Generales de la Unidad Solicitante: Se

debe registrar la siguiente información: Sección Presupuestal, NIT, Nombre


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Unidad Solicitante, Pagaduría Solicitante, Código asignado a la Pagaduría solicitante, dirección correspondiente a la Pagaduría solicitante, Teléfono, Fax y Ciudad.

La información anterior es indispensable para la DGCP y TN, ya que es la fuente para actualizar el sistema en forma permanente y evitar contratiempos en la comunicación verbal o escrita que sea necesaria con la Unidad. Datos de la cuenta reportada: En este Numeral se diligencia la siguiente información: RECURSOS QUE SE MANEJAN A TRAVÉS DE LA CUENTA: Dependiendo del recurso que se maneje en la cuenta, la Unidad Ejecutora debe:

En el caso que la cuenta maneje recursos del Presupuesto General de la Nación girados por la – DGCP y TN -, señalar con una X la casilla correspondiente.

Si la cuenta maneja recursos del Presupuesto General de la Nación recaudados y administrados por los órganos ejecutores sin situación de fondos, explicar en forma breve el concepto por el cual está realizando recaudos de recursos y las normas que regulan a la entidad para que realice el mencionado recaudo.

Si la cuenta maneja recursos del Presupuesto General de la Nación en virtud de encargos fiduciarios, señalar qué objeto del gasto se está ejecutando a través de la cuenta (Servicios Personales, Gastos Generales, Transferencias, Inversión o Deuda, en el caso de marcar la casilla Otros, debe anotarse el concepto).

DENOMINACIÓN DE LA CUENTA: Se debe diligenciar como se explicó en el Literal a de esta Sección Identificación de las Cuentas, de acuerdo a la naturaleza de los recursos. 2) Aspectos a tener en cuenta para el correcto trámite de exención El formulario debe ser firmado por el Ordenador del Gasto y el Tesorero o Pagador General de la Unidad Ejecutora que tiene apropiado los recursos escribiendo además sus nombres. Las dos firmas son indispensables de conformidad con lo establecido en el artículo 19 del Decreto 359 del 22 de febrero de 1995 y con ellas se refrendará bajo la gravedad de juramento que en estas cuentas exclusivamente se manejarán recursos del Presupuesto General de la Nación y que no son recursos propios.


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Cuando las cuentas reportadas son solicitadas por la Unidad Ejecutora a la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional, para ser remitidos a la DGCP y TN y correspondan a aquellas destinadas al manejo de los recursos del Presupuesto General de la Nación a través de Cajas Menores, se indicará el número del acto administrativo o resolución de la autorización que a expedido la Dirección General del Presupuesto Público Nacional y la Unidad Ejecutora.

Cuando las cuentas reportadas son solicitadas por la Unidad Ejecutora a la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional, para ser remitidos a la DGCP y TN y correspondan a aquellas destinadas al manejo exclusivo de los recursos del Presupuesto General de la Nación. Una vez diligenciado el formato en su totalidad, deberá ser enviado por la Unidad Ejecutora, en original, a la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional, en donde previa validación contra las actualizaciones de pagadurías que las firmas del Ordenador del Gasto y del Pagador correspondan a los funcionarios en la Unidad, será enviado a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, División de Giros y Cuentas Corrientes y también será firmado por el Coordinador del Grupo Control Tesorería de la Dirección de Finanzas. Recibidos los formularios correspondientes de reporte de las cuentas por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, ésta procederá a ingresarlos en su base de datos, e informará a la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional para que ésta remita a la Unidad Ejecutora respectiva y ésta a su vez, al banco.

El Numeral IV. Datos de Exclusión de la Cuenta, sólo debe ser diligenciado por las Unidades Ejecutoras cuando se trate de exclusión ante el banco de alguna de las cuentas señaladas anteriormente y éstas hayan sido reportadas ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

NOTA: Cada vez que una Unidad Ejecutora, abra o salde ante el banco algunas de estas cuentas, deberá reportarlo a la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional, mediante la radicación del formulario original como se indicó anteriormente.

El formato cuenta reportada para la exención del gravamen a los movimientos financieros debe ser utilizado por la Unidad Ejecutora exclusivamente para el procedimiento señalado de reporte de apertura o terminación de las cuentas para la exención al gravamen de los movimientos financieros.


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5. DISPOSICIONES VARIAS Las Unidades Ejecutoras que tienen centralizada la administración del PAC en la Gestión General OBLIGATORIAMENTE deben adelantar los trámites de toda solicitud de apertura, terminación o sustitución de las cuentas corrientes ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional a través de la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional, mediante solicitud de la Dirección Financiera o quien haga sus veces en cada Unidad Ejecutora. Las Unidades Ejecutoras que Administran su propio PAC (Dirección General de Sanidad Militar) realizarán los trámites de apertura, terminación o sustitución de cuentas corrientes directamente ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional e informarán a la Dirección de Finanzas una vez la DGCP y TN haya autorizado la apertura, terminación o sustitución de cuentas corrientes para actualizar la base de datos del Ministerio. Las Unidades Ejecutoras que están en línea en el SIIF Nación, deben crear las cuentas aperturadas en el sistema, dentro de los cinco días siguientes a la fecha del oficio definitivo de apertura de la cuenta autorizada. Igualmente, los órganos ejecutores deben dejar en estado datos inválidos en el SIIF Nación las cuentas autorizadas a terminar, dentro de los cinco días siguientes a la fecha del oficio definitivo de terminación, el cual será soporte para la inactivación de las cuentas o cambiar la fecha de expiración de la misma, según sea el caso. Los Tesoreros deben hacer seguimiento permanente de la solidez de las entidades financieras donde manejan los recursos del Presupuesto General de la Nación, para ello se recomienda revisar por lo menos una vez al año las calificaciones de riesgo emitidas por las firmas especialistas en el tema, si la calificación se encuentra por debajo del estándar establecido por la DGCP y TN, se debe adelantar el procedimiento de sustitución. En la página www.dcrcolombia.com.co podrán consultar la escala de calificación – largo plazo y corto plazo de las diferentes entidades financieras. B. EJECUCIÓN E INFORMES CUENTAS AUTORIZADAS Y REGISTRADAS 1. DE LA UTILIZACION DE LOS RECURSOS SITUADOS A CUENTAS

CORRIENTES AUTORIZADAS CON SITUACIÓN DE FONDOS El Decreto 630 de 1996, en su artículo 10 establece: “Los recursos que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público- Dirección General del Tesoro Nacional- entregue a los órganos y entidades financiados con recursos



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de la Nación, no tendrán por objeto proveer de fondos las cuentas bancarias oficiales, sino atender los compromisos y obligaciones asumidos por ellos frente a su personal y a terceros en desarrollo de las apropiaciones presupuestales legalmente autorizadas” (Negrilla fuera de texto).

A su vez el artículo 11 determina: “De conformidad con lo dispuesto en el artículo anterior, los recursos de la Nación que entregue el Ministerio de Hacienda y Crédito Público- Dirección General del Tesoro Nacional -, a las entidades ejecutoras, no podrán utilizarse para la constitución de depósitos de ahorro y a término, ni a la suscripción de ningún tipo de activos financieros”.

Y el artículo 12 dispone: “Los rendimientos de inversiones financieras obtenidos con recursos de la Nación, si se causan pertenecen a ésta y en consecuencia, deberán consignarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de su liquidación, en la Dirección General del Tesoro Nacional. De conformidad con lo dispuesto en el parágrafo segundo del artículo 12 de la Ley 38 de 1989, exceptuase los obtenidos con los recursos recibidos por los órganos de previsión y seguridad, para el pago de prestaciones sociales de carácter económico.”

Igualmente, el artículo 15 del Decreto 359/95 establece:

“Los recursos que formen parte del Presupuesto Nacional, girados por la Dirección del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, no podrán mantenerse en cuentas corrientes AUTORIZADAS por mas de cinco (5) días promedio mensual, contados a partir de la fecha de los giros respectivos, sin perjuicio de aquellos recursos correspondientes a cheques entregados al beneficiario y no cobrados.

En el caso de aquellos órganos que hacen giros a sus oficinas regionales, los cinco (5) días de que trata el inciso anterior se contarán de la siguiente manera: La oficina central deberá hacer el giro a las seccionales a mas tardar el día hábil siguiente a aquel en que recibió la transferencia de los recursos de la Dirección del Tesoro Nacional. Las seccionales deberán hacer uso de los recursos en los mismos términos del inciso anterior.


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Los saldos de meses anteriores que se mantengan sin utilizar harán parte del cálculo anterior en el mes respectivo, mientras persista esta situación.

Una vez finalizado el mes, si la Dirección General del Tesoro Nacional detecta que se mantuvieron recursos en cuentas autorizadas por mas de cinco (5) días promedio al mes, lo reportará a la Procuraduría General de la Nación - Procuraduría Delegada para Asuntos Presupuestales y a la Contraloría General de la República para que hagan las investigaciones sumarias y apliquen las sanciones del caso.

La Dirección del Tesoro Nacional establecerá los procedimientos y requisitos para el cumplimiento del presente artículo” (Negrilla fuera de texto).

En ese orden de ideas, se tiene que los recursos situados por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional deben utilizarse para atender los compromisos y obligaciones contraídos mediante la ejecución de las apropiaciones presupuestales dentro de los cinco días siguientes a su recepción. 2. INFORME DE SALDOS, INDICES DE EJECUCIÓN Y ACTUALIZACIÓN

BÁSICA a. INFORME DE SALDOS Los Departamentos Financieros de las Unidades Ejecutores o quienes hagan sus veces deben enviar a la Dirección de Finanzas dentro de los diez (10) primeros días de cada mes, el informe de los saldos y movimientos de cada una de las cuentas a cargo de la Unidad y sus asignaciones internas, para ello diligenciarán los formatos “INFORME DE SALDOS CUENTAS CORRIENTES AUTORIZADAS CON SITUACIÓN DE FONDOS”, “INFORME DE SALDOS CUENTAS AUTORIZADAS SIN SITUACIÓN DE FONDOS”, “INFORME DE SALDOS CUENTAS REGISTRADAS ACREEDORES VARIOS SUJETOS A DEVOLUCIÓN Y CUENTAS REPORTADAS - CAJAS MENORES” (Ver Anexos P, Q y R del presente Procedimiento) esta información se debe enviar en medio magnético para actualizar la base de datos. NOTA: Es importante resaltar, que las cuentas autorizadas y registradas del Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras no deben presentar saldos negativos (sobregiros), no obstante, si por alguna razón se llegarán a presentar, se debe incluir en el informe mensual una nota anexa que explique dicha situación y la gestión adelantada para corregirla y evitar que se vuelva a presentar.


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b. INDICADORES DE EJECUCIÓN Con base en la información de los movimientos y saldos de las cuentas corrientes autorizadas y registradas, reportada por los establecimientos financieros, las Unidades deben realizar en forma mensual el análisis de los siguientes indicadores de ejecución, los cuales son utilizados por la DGCP y TN para evaluar la gestión de las Unidades en la utilización de los recursos, estos indicadores son:

Porcentaje de ejecución de acuerdo con la información de bancos, se considerada buena ejecución cuando se utiliza por lo menos el 95% de los recursos situados por la DGCP y TN.

Días promedio de permanencia de los recursos en los bancos, se considera una buena gestión cuando los recursos no permanecen más de 5 días promedio en bancos.

1) Objetivos de los Indicadores Los indicadores de ejecución fueron diseñados como un mecanismo de eficiencia en la ejecución de los recursos del Presupuesto Nacional, así: A las Unidades Ejecutoras, les permite adoptar los mecanismos presupuestales, financieros y administrativos necesarios que garanticen la optimización de los recursos del Presupuesto Nacional situados por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. A la DGCP y TN le sirve como herramienta para la toma de decisiones en cuanto a asignación de PAC y giros, es así que se considera que el Ministerio de Defensa Nacional debe mostrar una ejecución en bancos por lo menos del 95% de los recursos, en el mes que les han sido girados, y cumplir con lo establecido en el artículo 15 del Decreto 359 de 1995, en cuanto a permanencia de los recursos en los bancos. 2) Cálculo de los Indicadores. Para mayor comprensión de estos indicadores, a continuación se explican:

* Porcentaje de ejecución de acuerdo con la información de bancos:


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TOTAL DE DEBITOS -------------------------------------------- = % DE EJECUCIÓN CUENTAS BANCARIAS SALDO INICIAL + CREDITOS

* Días promedio de permanencia de los recursos en los bancos:

SALDO PROMEDIO DIAS ----------------------------------------- X NÚMERO DE DIAS CALENDARIO = PRO- SALDO INICIAL + CREDITOS MEDIO

NOTA: Los recursos situados por la DGCP y TN son para atender obligaciones de las Unidades Ejecutoras del Presupuesto General de la Nación y por lo tanto NO deben permanecer más de cinco (5) días promedio en bancos (artículos 10 al 15 del Decreto 359 de 1995). c. ACTUALIZACIÓN INFORMACIÓN BÁSICA Acorde con las normas legales vigentes, todas las Unidades Ejecutoras del Presupuesto General de la Nación deben actualizar los datos básicos, diligenciando el formato denominado “ACTUALIZACION DE PAGADURIAS” (Ver Anexo S del presente Procedimiento), el cual debe ser enviado a la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional para ser actualizada la base de datos y enviar a la División de Giros y Cuentas Corrientes de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional en enero de cada año y cada vez que alguno de los datos allí consignados haya variado.

C. ELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE ENTIDADES FINANCIERAS 1. PROCEDIMIENTO PARA LA ELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE ENTIDADES

FINANCIERAS De conformidad con lo establecido en el artículo 3 de la resolución 313 de 2004, que a la letra dice:

“Artículo 3°. Elección entidad financiera. La elección de la entidad financiera se fundamentará en el resultado obtenido de un estudio a través del cual se evalúe criterios comerciales de calidad, costo, seguridad, rapidez y eficiencia de los servicios ofrecidos, de conformidad con las directrices que para el efecto se profieran por la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional”.


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Para la apertura de las cuentas la Unidad Ejecutora efectuará una selección objetiva de los establecimientos financieros teniendo en cuenta, los criterios comerciales de calidad, costo, seguridad, rapidez y eficiencia de los servicios ofrecidos, de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del Decreto 359 de 1995. El establecimiento financiero seleccionado por la Unidad Ejecutora debe cumplir con los parámetros de calificación establecidos por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional para la apertura de cuentas autorizadas, los cuales según el Acta No. 107 del Comité de Activos y Pasivos del 25 de abril de 2002, son los siguientes:

“La autorización para la apertura de cuentas corrientes se debe realizar en entidades bancarias que pertenezcan a los grupos 1 a 4 de acuerdo a la calificación que efectúa la Dirección General del Tesoro Nacional con base en su propia metodología y además cumplan con calificación de firma calificadora de riesgos en el largo plazo igual ó mayor a AA+ y en el corto plazo igual a DP1+ ó BRC1+, siempre que dicha calificación se encuentre vigente, entendiéndose por vigente para estos efectos que no haya transcurrido más de un (1) año, contado a partir de la fecha de la última actualización.”

No obstante lo anterior, se sugiere seleccionar entidades financieras con calificación triple A (largo Plazo) y DP1+ o BCR1+ (corto Plazo) o de propiedad del Estado, salvo que en la región donde se requieran las cuentas no se encuentre este tipo de entidades, de lo cual se debe dejar constancia escrita para proceder con la selección. NOTA: Este procedimiento se debe llevar a cabo siempre que se requiera abrir una cuenta ya sea por sustitución o por apertura de una cuenta nueva. Con el propósito de realizar la evaluación de los servicios financieros requeridos por la Unidad se debe adelantar el siguiente procedimiento: La Unidad Ejecutora debe determinar los servicios requeridos por las diferentes Asignaciones Internas con el fin de consolidarlos e invitar a ofertar a las entidades financieras. La DGCP y TN recomienda tener en cuenta requerimientos como:

- ¿Cuántos recursos manejará el Banco? - ¿Cuántos beneficiarios le abonarán en cuenta? - ¿Cuántos pagos se realizarán por ventanilla? - ¿Cuántos pagos en efectivo realizará el Banco, de conformidad con el listado

suministrado por la entidad? - ¿Cuántos pagos hará el Banco a beneficiarios con cheque?


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- ¿Cuántas consignaciones nacionales realizará el Banco? - ¿Cuántos giros efectuará el banco a nivel nacional? - ¿Cuántas transferencias de fondos efectuará el banco a nivel nacional? - ¿Se requiere servicio de cajero? - ¿Qué cantidad de cheques serán entregados en blanco por el Banco a la

entidad? - Número de hojas promedio mensual del extracto entregado en papel por el

Banco? - Número de extractos en medio magnético? - Número de tarjetas débito entregadas a los beneficiarios por el Banco?

(convenios de nómina) - Informar si la entidad requerirá transporte de valores, el número requerido al

mes y el valor promedio de cada traslado. - ¿Cuántos pagos se harán mediante cheque de gerencia? - ¿Número de transferencias electrónicas requeridas al mes?, diferenciado las

nacionales de las locales - Informar sobre cualquier otro servicio que requiera la entidad por parte del

Banco.

Además se podrá solicitar información sobre la utilización de tecnología y servicios electrónicos, así como de la seguridad de los mismos, cubrimiento nacional, calificación de riesgo emitida en un lapso no mayor a un año por las entidades calificadoras de riesgo, etc. En la invitación a ofertar se debe comunicar al banco que los costos de los servicios financieros requeridos se cubrirán mediante el mecanismo de reciprocidad y que por ningún motivo se podrán debitar de los saldos de las cuentas igualmente, los parámetros de evaluación de las ofertas. En la página www.dcrcolombia.com.co podrán consultar la escala de calificación – largo plazo y corto plazo, emitida por Duff and Phelps de Colombia S.A. Reunidas las ofertas por parte de las entidades financieras, se debe evaluar con base en los parámetros definidos que entidad es la seleccionada.



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D. REGISTRO DE CUENTAS EN EL SIIF NACION 1. PROCEDIMIENTO PARA LA CREACION Y TERMINACIÓN DE CUENTAS

CON Y SIN SITUACION DE FONDOS EN SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION FINANCIERA – SIIF NACION

a. Apertura El Perfil Presupuesto para la creación de la cuenta debe incorporar en el Sistema SIIF Nación los datos básicos, una vez reciba el oficio de Aprobación Definitiva Apertura suscrito por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, este procedimiento debe realizarlo dentro de los cinco días siguientes a la expedición del oficio de aprobación definitiva, a través de la RUTA: Egresos – Ejecución – Beneficiario Cuenta, de donde se obtiene la siguiente pantalla:

En esta ruta en la carpeta “Información del Beneficiario” se diligenciará: Tipo: Se registra Entidad Pública Administración Central Nacional.

Tipo Doc Id: Se selecciona Nit Persona Jurídica. Número: Se digitará el número de Nit del Batallón, Base Naval, Aérea o Unidad Ejecutora titular de la cuenta. Nombre/razón social: Se registra el nombre del Batallón, Base Naval, Aérea o Unidad Ejecutora titular de la cuenta.


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País: Se registra Colombia. Ciudad: Se registra la ciudad en la cual se encuentra ubicado el Batallón, Base Naval, Aérea o Unidad Ejecutora titular de la cuenta. Teléfono: Número telefónico del Batallón, Base Naval, Aérea o Unidad Ejecutora con el respectivo indicativo. Email: Se debe registrar el email del Batallón, Base Naval, Aérea o Unidad Ejecutora. Dirección: Se registra la dirección en la cual se encuentra ubicado el Batallón, Base Naval, Aérea o Unidad Ejecutora. Fax: Número del fax del Batallón, Base Naval, Aérea o Unidad Ejecutora con el respectivo indicativo. Código de consolidación: Se registra el Nº 011100000 que corresponde al Ministerio de Defensa Nacional. Tipo de Pago: Por defecto el sistema trae Normal. En la Carpeta Cuenta:

Con fundamento en esta pantalla se tendrán en cuenta los siguientes campos:


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Operación: Se encuentran las opciones de crear, bloquear, activar, registro previo, invalidar, modificar tipo y modificar clase, para este procedimiento seleccione crear.

Entidad Financiera: Se despliega el listado de entidades financieras que tengan convenio con la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, seleccione la que corresponda. Número: Se digitará el número de la cuenta, para ello es importante tener en cuenta la estructura de las cuentas que se manejan en las entidades financieras, la cual se ajustará con ceros a la izquierda de ser necesario; igualmente se recuerda la estructura de las cuentas por cada uno de los Bancos que actualmente están en SIIF Nación, así:

NOMBRE CODIGO

BANCO

DIGITOS

SUC CTA TOTAL

DIGITOS

BANCO DE BOGOTA 1 3 6 9

BANCO POPULAR 2 3 6 9

BANCO SANTANDER 6 3 6 9

BANCOLOMBIA 7 3 8 11

TSE ROYAL BANK OF SCOTLAND

COL. 8 3 6 9

CITIBANK 9 0 10 10

HSBC 10 3 7 10

GNB SUDAMERIS 12 2 6 8

BBVA 13 3 6 9

BANCO DE CREDITO 14 3 6 9

BANCO COLPATRIA 19 3 7 10

BANCO DE OCCIDENTE 23 3 6 9

STANDRAD CHARTERED 24 3 6 9

BANCO CAJA SOCIAL BCSC 30 5 7 12

BANCO DAVIVIENDA 39 4 8 12

BANCO AGRARIO 40 4 7 11

AV VILLAS 52 3 6 9


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NOTA: En este campo es de resaltar, el cuidado que se debe tener al digitar el número de la cuenta, toda vez, que por cada entidad financiera existe un mínimo de dígitos. Tipo: Hace referencia al tipo de cuenta. Se debe seleccionar Autorizada, si los recursos corresponden a cuentas donde únicamente girará la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional recursos del Presupuesto General de la Nacional o Registrada, si los recursos pertenecen a los Fondos Especiales autorizados al Ministerio de Defensa Nacional, es decir, si son de: Fondos Internos, Fondo de Defensa Nacional y Fondo de Salud. NOTA: Las cuentas autorizadas sin situación de fondos, se registrarán en el SIIF Nación como cuentas “registradas”. Clase: Se refiere al tipo de la cuenta bancaria. Puede ser corriente o de ahorros y se debe seleccionar según corresponda. Estado: Se debe verificar el estado de la cuenta. Si la cuenta no presenta inconvenientes en el sistema se encuentra ACTIVA. Pero si la información digitada de la cuenta presenta alguna inconsistencia arrojará diferentes estados como pueden ser: datos inválidos, invalidación cenit, registro previo, entre otros. Inscripción: Número que se activa automáticamente y corresponde a la fecha en que se ingreso la cuenta al sistema.


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Soporte legal: Datos del oficio de aprobación enviado por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. Es importante resaltar, que la DGCP y TN aprueba la apertura de la cuenta soportado en los formatos de apertura, terminación y sustitución de cuentas enviados por el Ordenador del Gasto y el Tesorero donde manifiestan cual es la norma que faculta la apertura de dicha cuenta. Expeditor: Seleccione órgano. Tipo: Seleccione oficio. Número: se digita el número registrado en el texto del oficio enviado por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, denominado número de aprobación definitivo. Fecha: se registra la fecha del oficio de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. Una vez verificados los anteriores puntos se procede a grabar la información del beneficiario a través del Perfil Presupuesto, la cuenta bancaria queda en “registro previo”. Por su parte, el Perfil Beneficiario Cuenta verificará los documentos soporte y su respectiva consistencia con el fin de mandar a validar la cuenta bancaria a través de la RUTA: Egresos – Ejecución – Beneficiario Cuenta, dando clic en el campo “validar cuenta” que se encuentra en la parte inferior de la “Carpeta Información del Beneficiario” con el fin de que la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional se informe a través del Sistema SIIF Nación. Igualmente, la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional genera un archivo que envía al Banco de la República para la validación mediante el sistema CENIT. Posteriormente, el sistema financiero informa al Banco de la República y éste a su vez a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional quien incorporará la información en el Sistema SIIF Nación, donde ya cada Unidad Ejecutora nivel central identificará la cuenta en que estado se encuentra. b. Terminación La terminación o cancelación de una cuenta corriente con o sin situación de fondos se da en el momento que la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional autorice mediante el oficio de Aprobación Terminación Definitiva y puede


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ocurrir en los casos que se estipulan en el Decreto 359 del 15 de enero de 1995 “Por el cual se reglamenta la Ley 179 de 1994”, artículo 24 (Ver Apéndice 1 del presente Procedimiento). El Perfil Presupuesto para la terminación de la cuenta debe incorporar en el Sistema SIIF Nación los datos básicos, a través de la RUTA: Egresos – Ejecución – Beneficiario Cuenta – Cuenta – Operación, de donde se obtiene la siguiente pantalla:

En el campo operación el sistema despliega las siguientes opciones: crear, bloquear, activar, registro previo, invalidar, modificar tipo y modificar clase, para este procedimiento seleccione bloquear. Bloquear: Registra el bloqueo de la cuenta. Ya bloqueada la cuenta por parte de la Unidad Ejecutora, la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional entrará a realizar su bloqueo final. NOTA: Con el oficio de Aprobación Terminación Definitiva la Unidad Ejecutora debe en un plazo no mayor a cinco días, bloquear en el SIIF Nación la cuenta terminada. Es importante resaltar, que debe realizarse totalmente el procedimiento


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descrito pues de lo contrario la cuenta no quedará terminada para la Unidad, situación que puede ser objeto de llamados de atención por parte de las entidades de control. Como también es importante enunciar los motivos por los cuales en el proceso de validación de cuentas el sistema CENIT las puede devolver como datos inválidos y se recomienda establecer controles que minimicen esta situación.

Existen las siguientes causales de devolución en el sistema CENIT, por lo que se requiere que el órgano ejecutor desarrolle los controles necesarios a fin de que estas no se presenten.

CAUSAL DEVOLUCION RESPONSABLE

CODIGO DESCRIPCION

R02 Cuenta Cerrada

Saldada Entidad Ejecutora

Cancelada Banco

R03 Cuenta no abierta Banco

R04 Cuenta Inválida Banco

R06 Devolución Solicitada por la Entidad Financiera Originadora

DGCPTN

R12 Sucursal Vendida a otra Entidad Financiera

Banco

R16 Cuenta Inactiva o Bloqueada

Inactiva Banco

Bloqueada Entidad Ejecutora

R17 Identificación No Coincide con Cuenta del Cliente Receptor

Banco

Entidad Ejecutora

R20 Cuenta No Habilitada para Recibir Transacciones

Banco


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CAUSAL DEVOLUCION RESPONSABLE

CODIGO DESCRIPCION

R23 Devolución de una Transacción Crédito por Solicitud del Cliente

Banco

Entidad Ejecutora

E. INSTRUCCIONES GENERALES Las Unidades Ejecutoras que tienen centralizada la administración del PAC en la Gestión General OBLIGATORIAMENTE deben adelantar a través de la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa los trámites de toda apertura, terminación o sustitución de cuentas ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, mediante solicitud de la Dirección Financiera o quien haga sus veces en cada Unidad Ejecutora. Las Unidades Ejecutoras que Administran su propio PAC (Dirección General de Sanidad Militar) realizarán los trámites de apertura, terminación o sustitución de cuentas directamente ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional e informarán a la Dirección de Finanzas una vez la DGCP y TN haya autorizado la apertura, terminación o sustitución de cuentas corrientes para actualizar la base de datos del Ministerio. Igualmente, enviarán a la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional los informes descritos en el Literal B. EJECUCIÓN E INFORMES CUENTAS AUTORIZADAS Y REGISTRADAS del presente Procedimiento. Los Departamentos Financieros de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional serán responsables de difundir al interior de la Unidad las políticas dispuestas con relación a las cuentas autorizadas y registradas.


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ANEXO A. SOLICITUD PARA APERTURA/TERMINACIÓN/SUSTITUCIÓN DE CUENTAS CORRIENTES AUTORIZADAS

Mis.3.5.3.Fr.001 Formato de Solicitud para Apertura/Terminación/Sustitución

de Cuentas Corrientes Autorizadas

Código: Mis.3.5.3.Fr.0

01

Fecha: 07/04/2009

Versión: 1

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DIRECCION GENERAL DE CRÉDITO PÚBLICO Y TESORO NACIONAL

SOLICITUD PARA APERTURA / TERMINACION / SUSTITUCION DE CUENTAS CORRIENTES AUTORIZADAS

ANEXO No.1

CIUDAD: ____________________________________________ FECHA:

Señor(a):

DIRECTOR(A) DIRECCION GENERAL DE CRÉDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL

Ministerio de Hacienda y Crédito Público Santafé de Bogotá.

De conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes, me permito solicitar su autorización para la:

Apertura: Sustitución: Terminación:

De un contrato de cuenta corriente de acuerdo con la siguiente información:

I. Datos Generales de la Entidad Solicitante:

Sección Presupuestal: Nit:

Nombre Entidad Solicitante:

Pagaduría Solicitante: Código:

Dirección: Teléfono/Fax Ciudad:

II. Datos de Apertura/Apertura por Sustitución de Cuenta Corriente:

Objeto del Gasto: Servicios Personales Inversión

Gastos Generales Transferencias

Otros Cual:__________________________________________

Justificación Apertura:

III. Datos de Terminación/Terminación por Sustitución de Cuenta Corriente:

Nombre del Banco: Número cuenta a terminar o Sustituir:

Justificación Terminación:

IV. Datos de la Entidad Bancaria: (Solo para uso en Apertura/Apertura por Sustitución) Uso exclusivo Entidad Bancaria.

Número Cuenta Corriente Reservada:

Nombre de la Entidad:

Sucursal: Ciudad:

Dirección: Teléfono: Fax:

Nombre, Firma y Sello Entidad Bancaria (GERENTE):

FIRMA ORDENADOR DEL GASTO DE LA ENTIDAD FIRMA TESORERO O PAGADOR SOLICITANTE

NOMBRE ORDENADOR DEL GASTO NOMBRE TESORERO O PAGADOR SOLICITANTE

En constancia de la autenticidad de los arriba firmantes, se verificó contra las actualizaciones de pagadurías la firma de los responsables (Ordenador del Gasto y Tesorero de la Unidad).

FIRMA COORDINADOR GRUPO CONTROL DE TESORERIA – DIRECCIÓN DE FINANZAS – MINISTERIO DE DEFENSA

NACIONAL.

NOMBRE COORDINADOR GRUPO CONTROL DE TESORERÍA – DIRECCIÓN DE FINANZAS – MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL.

V. Aprobación de la Apertura por Sustitución de cuenta por parte de la DGCPTN

V°B° COORDINADOR GRUPO V°B° SUBDIRECTOR

OPERATIVO

ESPACIO PARA USO EXCLUSIVO DE LA DIRECCION GENERAL DE CREDITO PUBLICO Y TESORO NACIONAL

REGISTRAR DEVOLVER

OBSERVACIONES:

GRABADO POR FECHA CONFIRMADO POR FECHA

Instrucciones para diligenciar el formulario:

Solicitud para Apertura/Terminación/Sustitución de Cuentas Corrientes Autorizadas Encabezado: Ciudad y fecha: Se registra la ciudad y la fecha donde y cuando se diligenció el formulario. Se marca con una X el cuadro según corresponda apertura, sustitución o terminación, solo se debe marcar una opción


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l. Datos Generales de la Entidad Solicitante: Sección Presupuestal: Se diligencia el código mediante el cual se identifica la Unidad Ejecutora en el Presupuesto General de la Nación, ej. 150103 Nit: En este espacio se diligencia el número de identificación tributaria asignado a cada Unidad. Nombre Entidad Solicitante: Se registra el nombre de la Unidad Ejecutora, ej. Ejército Nacional. Pagaduría Solicitante: Se registra el nombre del Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante, ej. Pagaduría Batallón A.S.P.C. No.10 Cacique Upare. Código Entidad Pagadora: Corresponde al número asignado por el Área Contable de cada Unidad Ejecutora al Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante, ej. 30204 Dirección: Se registra la dirección en la cual se encuentra ubicada la pagaduría del Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante. Teléfono: Número telefónico de la pagaduría del Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante con el respectivo indicativo. Fax: Número del fax de la pagaduría del Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante con el respectivo indicativo. Ciudad: Se registra la ciudad en la cual se encuentra ubicada la pagaduría del Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante. ll. Datos de Apertura/Apertura por Sustitución de Cuenta Corriente: Objeto del Gasto: Se indica con una X el objeto del gasto por el cual se va abrir la cuenta. Justificación Apertura: Es un breve relato del por qué se realiza la apertura de la cuenta, indicar la norma o acto administrativo que faculta la apertura. Ill. Datos de Terminación/Terminación por Sustitución de Cuenta Corriente: Nombre del Banco: Se registra el nombre del Banco en donde se encuentra la cuenta a terminar. Número cuenta a terminar o sustituir: Se registra el número de la cuenta que se está cancelando. Justificación Terminación: Es un breve relato del porqué no se requiere más la cuenta. lV. Datos de la Entidad Bancaria: (Este espacio es exclusivo del Banco en donde se realiza la apertura de la cuenta) Número Cuenta Corriente Reservada: Se registra el número de la cuenta que se abrió. Nombre de la Entidad: Se registra el nombre del Banco en donde se abrió la cuenta. Sucursal: Se registra la ubicación del Banco en donde se abrió la cuenta. Ciudad: Se registra la ciudad en la cual se encuentra ubicado el Banco en donde se abrió la cuenta. Dirección: Se registra la dirección en la cual se encuentra ubicado el Banco. Teléfono: Número telefónico del Banco, con el respectivo indicativo. Fax: Número del fax del Banco, con el respectivo indicativo. Nombre, Firma y Sello Entidad Bancaria: Se registra los datos del gerente del Banco en donde se abrió la cuenta y se coloca el sello de la sucursal. Firma Ordenador del Gasto: Se diligencia el nombre y firma del funcionario que hace las veces de Ordenador del Gasto en cada Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante, de conformidad con la resolución de delegación del gasto. Firma Tesorero o Pagador: Se diligencia el nombre y firma del funcionario que hace las veces de Tesorero o Pagador en cada Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante.

Firma Coordinador Grupo Control Tesorería – Dirección de Finanzas – Ministerio de Defensa Nacional: La Dirección de Finanzas valida contra las actualizaciones de pagadurías que las firmas correspondan a los funcionarios que hacen las veces de Ordenador del Gasto y de Tesorero o Pagador en cada Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora, y firma.


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ANEXO B. OFICIO DE APROBACIÓN PROVISIONAL DE APERTURA PARA CUENTA CORRIENTE

5.3.2 Bogotá, D.C., DD de MMM de AAAA Doctor(a) NOMBRE DEL TESORERO (a) ENTIDAD EJECUTORA DEL PRESUPUESTO NACIONAL Dirección Ciudad – Depto. Colombia Asunto: Aprobación Provisional Apertura Cuenta Corriente Número: #### - ########### Nit: # # # # # # # # # # ( A- # # # # ) Obj. Gas.: OBJETO DEL GASTO Apreciado(a) doctor(a):

De conformidad con su solicitud para la apertura de una cuenta corriente en el Banco , sucursal OFICINA, ciudad , me permito informarle que ha sido aprobada provisionalmente con el No. # # # #; Por lo cual se autoriza celebrar, con el lleno de todos los requisitos legales exigidos por el banco, el contrato de cuenta bancaria. Para la activación de la cuenta por parte del banco solo se requiere la autorización definitiva de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. El plazo para el envío de la certificación vence el DD de MMM de AAAA.

Denominación de la cuenta: DGCPTN Entidad Ejecutora del Presupuesto Nacional – Regional - Objeto de Gasto. Cordial saludo,

JORGE ALBERTO CALDERON Subdirector Operativo

JACC/ctas001

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------- C E R T I F I C A C I O N

EL GERENTE DEL: BANCO . SUCURSAL : . Se permite certificar que la entidad: ha cumplido todos los requisitos establecidos para la celebración de contrato de apertura de cuentas corrientes de entidades oficiales según decreto 359 del 22 de febrero de 1995. CONTRATO NUMERO: #### - ########### Denominación: DGCPTN Entidad Ejecutora del Presupuesto Nacional – Regional - Objeto de Gasto. Quedando pendiente para la activación de la cuenta, únicamente, el numero de autorización definitivo emitido por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

________________________________ FECHA GERENTE SUCURSAL BANCARIA (FIRMA Y SELLO) Wjpr*04

Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia


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ANEXO C. OFICIO DE APROBACIÓN DEFINITIVA DE APERTURA PARA CUENTA CORRIENTE

5.3.2 Bogotá, D.C., DD de MMM de AAAA Doctor(a) NOMBRE DEL TESORERO (a) ENTIDAD EJECUTORA DEL PRESUPUESTO NACIONAL Dirección Ciudad – Depto. Colombia

Asunto: Apertura Definitiva Cuenta Corriente Número: #### - ########### Nit: # # # # # # # # # # ( A- # # # # ) Obj. Gas.: OBJETO DEL GASTO Apreciado(a) doctor(a): Nos permitimos informarle que su cuenta de la referencia, en el Banco , sucursal OFICINA, ciudad , ha sido autorizada bajo el número de aprobación definitivo No. # # # #; con lo cual quedan cumplidos todos los requisitos necesarios para iniciar su manejo. El banco debe activar e informar a la DTN dicha cuenta en un término de tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha de la presente comunicación. Cordial saludo, JORGE ALBERTO CALDERON Subdirector Operativo R157100GOS29-rdf/JACC/ctas01 Wjpr*04

Carrera 8 No. 6 – 64 Bogotá D.C. PBX 2971310 www.minhacienda.gov.co

CUENTA CORRIENTE


http://www.minhacienda.gov.co/


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ANEXO D. OFICIO DE APROBACIÓN PROVISIONAL DE TERMINACIÓN PARA CUENTA CORRIENTE


Asunto: Aprobación Provisional Cancelación por: Terminación

Número: #### - ########### Nit: # # # # # # # # # # ( T- # # # # ) Obj. Gas.: OBJETO DEL GASTO Apreciado(a) doctor(a): De conformidad con su solicitud para la Terminación de una Cuenta Corriente en la entidad Banco , sucursal OFICINA, ciudad , me permito informarle que ha sido aprobada con el número de aprobación preliminar No. # # # #; lo que lo autoriza a tramitar ante la respectiva entidad bancaria, en el término de treinta (30) días siguientes a la expedición de esta autorización, la terminación de la cuenta corriente referenciada, remitiendo a esta dependencia copia de la solicitud con sello de recibido de las sucursal bancaria a más tardar el día DD de MMM de AAAA. Así mismo, el banco debe remitir constancia de terminación de la cuenta dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la expedición de la misma. Cordial saludo, JORGE ALBERTO CALDERON Subdirector Operativo JACC/ctas01 Wjpr*04



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ANEXO E. OFICIO DE APROBACIÓN DE TERMINACIÓN DEFINITIVA PARA CUENTA CORRIENTE


Asunto: Terminación Definitiva Cuenta Corriente Número: #### - ########### Nit: # # # # # # # # # # ( T- # # # # ) Obj. Gas.: OBJETO DEL GASTO Apreciado(a) doctor(a): De conformidad con su solicitud para la Terminación de una Cuenta Corriente en la entidad Banco , sucursal OFICINA, ciudad , me permito informarle que hemos recibido la certificación bancaria de terminación de cuenta, debidamente diligenciada, razón por la cual esta Dirección procedió a cancelar en nuestro sistema la cuenta del asunto con aprobación No. # # # #. Cordial saludo, JORGE ALBERTO CALDERON Subdirector Operativo JACC/ctas01 Wjpr*04



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ANEXO F. OFICIO DE APROBACIÓN PROVISIONAL DE SUSTITUCIÓN APERTURA PARA CUENTA CORRIENTE

5.3.2 Bogotá, D.C., DD de MMM de AAAA Doctor(a) NOMBRE DEL TESORERO (a) ENTIDAD EJECUTORA DEL PRESUPUESTO NACIONAL Dirección Ciudad – Depto. Colombia Asunto: Aprobación Provisional Sustitución Cuenta Corriente Número: #### - ########### Nit: # # # # # # # # # # ( S - # # # # ) Obj. Gas.: OBJETO DEL GASTO Apreciado(a) doctor(a):

De conformidad con su solicitud para la apertura de una cuenta corriente en el Banco , sucursal OFICINA, ciudad , me permito informarle que ha sido aprobada provisionalmente con el No. # # # #; Por lo cual se autoriza celebrar, con el lleno de todos los requisitos legales exigidos por el banco, el contrato de cuenta bancaria. Para la activación de la cuenta por parte del banco solo se requiere la autorización definitiva de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. El plazo para el envío de la certificación vence el DD de MMM de AAAA.

Denominación de la cuenta: DGCPTN Entidad Ejecutora del Presupuesto Nacional – Regional - Objeto de Gasto.

Cordial saludo,

JORGE ALBERTO CALDERON Subdirector Operativo JACC/ctas001 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------

C E R T I F I C A C I O N EL GERENTE DEL: BANCO . SUCURSAL : .

se permite certificar que la entidad: ha cumplido todos los requisitos establecidos para la celebración de contrato de apertura de cuentas corrientes de entidades oficiales según decreto 359 del 22 de febrero de 1995.

CONTRATO NUMERO: #### - ########### Denominación: DGCPTN Entidad Ejecutora del Presupuesto Nacional – Regional - Objeto de Gasto.



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Quedando pendiente para la activación de la cuenta, únicamente, el numero de autorización definitivo emitido por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

________________________________ FECHA GERENTE SUCURSAL BANCARIA (FIRMA Y SELLO) Wjpr*04


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ANEXO G. OFICIO DE APROBACIÓN DEFINITIVA SUSTITUCIÓN APERTURA PARA CUENTA CORRIENTE


Asunto: Apertura Definitiva Cuenta Corriente Número: #### - ########### Nit: # # # # # # # # # # ( S- # # # # ) Obj. Gas.: OBJETO DEL GASTO Apreciado(a) doctor(a): Nos permitimos informarle que su cuenta de la referencia, en el Banco , sucursal OFICINA, ciudad , ha sido autorizada bajo el número de aprobación definitivo No. # # # #; con lo cual quedan cumplidos todos los requisitos necesarios para iniciar su manejo. El banco debe activar e informar a la DTN dicha cuenta en un término de tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha de la presente comunicación. Cordial saludo, JORGE ALBERTO CALDERON Subdirector Operativo JACC/ctas01 Wjpr*04





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ANEXO H. OFICIO DE APROBACIÓN PROVISIONAL SUSTITUCIÓN TERMINACIÓN PARA CUENTA CORRIENTE


Asunto: Aprobación Provisional Cancelación por: Sustitución Número: #### - ########### Nit: # # # # # # # # # # ( S - # # # # ) Obj. Gas.: OBJETO DEL GASTO Apreciado(a) doctor(a): De conformidad con su solicitud para la Terminación de una Cuenta Corriente en la entidad Banco , sucursal OFICINA, ciudad , me permito informarle que ha sido aprobada con el número de aprobación preliminar No. # # # #; lo que lo autoriza a tramitar ante la respectiva entidad bancaria, en el término de treinta (30) días siguientes a la expedición de esta autorización, la terminación de la cuenta corriente referenciada, remitiendo a esta dependencia copia de la solicitud con sello de recibido de las sucursal bancaria a más tardar el día DD de MMM de AAAA. Así mismo, el banco debe remitir constancia de terminación de la cuenta dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la expedición de la misma. Cordial saludo, JORGE ALBERTO CALDERON Subdirector Operativo JACC/ctas01 Wjpr*04



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ANEXO I. OFICIO DE APROBACIÓN SUSTITUCIÓN TERMINACIÓN DEFINITIVA PARA CUENTA CORRIENTE


Asunto: Terminación Definitiva Cuenta Corriente Número: #### - ########### Nit: # # # # # # # # # # ( S - # # # # ) Obj. Gas.: OBJETO DEL GASTO Apreciado(a) doctor(a): De conformidad con su solicitud para la Terminación de una Cuenta Corriente en la entidad Banco , sucursal OFICINA, ciudad , me permito informarle que hemos recibido la certificación bancaria de terminación de cuenta, debidamente diligenciada, razón por la cual esta Dirección procedió a cancelar en nuestro sistema la cuenta del asunto con aprobación No. # # # #. Cordial saludo, JORGE ALBERTO CALDERON Subdirector Operativo JACC/ctas01 Wjpr*04


ANEXO J. SOLICITUD PARA APERTURA / TERMINACIÓN / SUSTITUCIÓN DE CUENTAS AUTORIZADAS SIN SITUACIÓN DE FONDOS




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Solicitud para Apertura/Terminación/Sustitución de Cuentas Corrientes Autorizadas Sin Situación de Fondos

Encabezado: Ciudad y fecha: Se registra la ciudad y la fecha donde y cuando se diligenció el formulario. Se marca con una X el cuadro según corresponda apertura, sustitución o terminación, solo se debe marcar una opción

l. Datos Generales de la Entidad Solicitante: Sección Presupuestal: Se diligencia el código mediante el cual se identifica la Unidad Ejecutora en el Presupuesto General de la Nación, ej. 150103 Nit: En este espacio se diligencia el número de identificación tributaria asignado a cada Unidad. Nombre Entidad Solicitante: Se registra el nombre de la Unidad Ejecutora, ej. Ejército Nacional. Pagaduría Solicitante: Se registra el nombre del Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante, ej. Pagaduría Batallón A.S.P.C. No.10 Cacique Upare. Código Entidad Pagadora: Corresponde al número asignado por el Área Contable de cada Unidad Ejecutora al Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante, ej. 30204 Dirección: Se registra la dirección en la cual se encuentra ubicada la pagaduría del Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante. Teléfono: Número telefónico de la pagaduría del Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante con el respectivo indicativo. Fax: Número del fax de la pagaduría del Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante con el respectivo indicativo. Ciudad: Se registra la ciudad en la cual se encuentra ubicada la pagaduría del Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante.

ll. Datos de Apertura/Apertura por Sustitución de Cuenta Corriente: Tipo de Recursos que se manejan a través de la cuenta: Se indica con una X el origen de los recursos que se manejaran en la cuenta, solo se puede seleccionar una opción. Objeto del Gasto: Se indica con una X el objeto del gasto por el cual se va abrir la cuenta. Denominación de la cuenta: Se digita el nombre de la cuenta de conformidad con los parámetros establecidos en este manual. Justificación Apertura: Es un breve relato del por qué se realiza la apertura de la cuenta, indicar la norma o acto administrativo que faculta la apertura.

Ill. Datos de Terminación/Terminación por Sustitución de Cuenta Corriente: Nombre del Banco: Se registra el nombre del Banco en donde se encuentra la cuenta a terminar. Número cuenta a terminar o sustituir: Se registra el número de la cuenta que se termina. Justificación Terminación: Es un breve relato del porque se cancela la cuenta.

lV. Datos de la Entidad Bancaria: (Este espacio es exclusivo del Banco en donde se realiza la apertura de la cuenta). Nombre de la Entidad: Se registra el nombre del Banco en donde se abrió la cuenta. Sucursal: Se registra la ubicación del Banco en donde se abrió la cuenta. Ciudad: Se registra la ciudad en la cual se encuentra ubicado el Banco en donde se abrió la cuenta. Dirección: Se registra la dirección en la cual se encuentra ubicado el Banco. Teléfono: Número telefónico del Banco, con el respectivo indicativo. Fax: Número del fax del Banco, con el respectivo indicativo. Número Cuenta Corriente Reservada: Se registra el número de la cuenta que se abrió. Nombre, Firma y Sello Entidad Bancaria: Se registra los datos del gerente del Banco en donde se abrió la cuenta y se coloca el sello de la sucursal.


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Firma Ordenador del Gasto: Se diligencia el nombre y firma del funcionario que hace las veces de Ordenador del Gasto en cada Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante, de conformidad con la resolución de delegación del gasto. Firma Tesorero o Pagador: Se diligencia el nombre y firma del funcionario que hace las veces de Tesorero o Pagador en

cada Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante.


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ANEXO K. SOLICITUD PARA APERTURA / TERMINACIÓN / SUSTITUCIÓN DE CUENTAS CORRIENTES EN EL EXTERIOR.


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Solicitud para Apertura/Terminación/Sustitución de Cuentas Corrientes en el Exterior Encabezado: Ciudad y fecha: Se registra la ciudad y la fecha donde y cuando se diligenció el formulario. Se marca con una X el cuadro según corresponda apertura, sustitución o terminación, solo se debe marcar una opción

l. Datos Generales de la Entidad Solicitante: Sección Presupuestal: Se diligencia el código mediante el cual se identifica la Unidad Ejecutora en el Presupuesto General de la Nación, ej. 150103 Nit: En este espacio se diligencia el número de identificación tributaria asignado a cada Unidad. Nombre Entidad Solicitante: Se registra el nombre de la Unidad Ejecutora, ej. Ejército Nacional. Pagaduría Solicitante: Se registra el nombre del Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante, ej. Pagaduría Batallón A.S.P.C. No.10 Cacique Upare. Código Entidad Pagadora: Corresponde al número asignado por el Área Contable de cada Unidad Ejecutora al Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante, ej. 30204 Dirección: Se registra la dirección en la cual se encuentra ubicada la pagaduría del Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante. Teléfono: Número telefónico de la pagaduría del Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante con el respectivo indicativo. Fax: Número del fax de la pagaduría del Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante con el respectivo indicativo. Ciudad: Se registra la ciudad en la cual se encuentra ubicada la pagaduría del Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante.

ll. Datos de Apertura/Apertura por Sustitución de Cuenta Corriente: Tipo de Cuenta: Se indica con una X el tipo de cuenta. Tipo de Recursos que se manejan a través de la cuenta: Se indica el origen de los recursos que se manejaran en la cuenta. Denominación de la cuenta: Se digita el nombre de la cuenta de conformidad con los parámetros establecidos en este manual. Justificación Apertura: Es un breve relato del por qué se realiza la apertura de la cuenta, indicar la norma o acto administrativo que faculta la apertura.

Ill. Datos de Terminación/Terminación por Sustitución de Cuenta Corriente: Nombre del Banco: Se registra el nombre del Banco en donde se encuentra la cuenta a terminar. Número cuenta a terminar o sustituir: Se registra el número de la cuenta que se termina. Justificación Terminación: Es un breve relato del porque se cancela la cuenta.

lV. Datos de la Entidad Bancaria: (Este espacio es exclusivo del Banco en donde se realiza la apertura de la cuenta). Nombre de la Entidad: Se registra el nombre del Banco en donde se abrió la cuenta. Sucursal: Se registra la ubicación del Banco en donde se abrió la cuenta. Ciudad: Se registra la ciudad en la cual se encuentra ubicado el Banco en donde se abrió la cuenta. Dirección: Se registra la dirección en la cual se encuentra ubicado el Banco. Teléfono: Número telefónico del Banco, con el respectivo indicativo. Fax: Número del fax del Banco, con el respectivo indicativo. Número Cuenta Corriente Reservada: Se registra el número de la cuenta que se abrió. Nombre, Firma y Sello Entidad Bancaria: Se registra los datos del gerente del Banco en donde se abrió la cuenta y se coloca el sello de la sucursal.


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Firma Ordenador del Gasto: Se diligencia el nombre y firma del funcionario que hace las veces de Ordenador del Gasto en cada Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante, de conformidad con la resolución de delegación del gasto. Firma Tesorero o Pagador: Se diligencia el nombre y firma del funcionario que hace las veces de Tesorero o Pagador en

cada Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante.


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ANEXO L. CUENTA REPORTADA PARA LA EXENCIÓN DEL GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS

CIUDAD: ______________________________________________________FECHA: DD MM AA

Señor(a):

DIRECTOR(A) GENERAL DE CREDITO PUBLICO y TESORO NACIONAL

Ministerio de Hacienda y Crédito Público

Registro de Inclusión de Cuenta Registro de Exclusión de Cuenta

I. Datos Generales de la Entidad Solicitante:

Sección Presupuestal: Nit:

Nombre Entidad Solicitante:

Pagaduría Solicitante: Código: Ciudad:

Dirección: Teléfono: fax:

II. Datos de la cuenta:

1) RECURSOS QUE SE MANEJAN A TRAVES DE LA CUENTA:

CON SITUACION DE FONDOS SIN SITUACION DE FONDOS

A. Cajas Menores

2) NORMA QUE REGULA LA CUENTA

3) DENOMINACION DE LA CUENTA

III. Datos de la cuenta a INCLUIR: (Para uso exclusivo del Banco).Corriente

Número de la Cuenta: Ahorros Nit

Nombre de la Entidad Bancaria

Sucursal: Ciudad:


Nombre, Firma y Sello Entidad Bancaria (GERENTE):

IV. Datos de la Cuenta a EXCLUIR:

Numero de la Cuenta:

Justificación de la Exclusión:

REGISTRAR DEVOLVER

OBSERVACIONES:


DIRECCION GENERAL DE CREDITO PUBLICO y TESORO NACIONAL

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 633 de Diciembre de 2000, el Decreto 405 de 2001 y el Decreto 449 de 2003 me permito

reportar bajo la gravedad de juramento que en la siguiente cuenta se manejan exclusivamente recursos del Presupuesto General de la

Nación y no son recursos propios.

NOMBRE ORDENADOR DEL GASTO

FIRMA ORDENADOR DEL GASTO DE LA ENTIDAD FIRMA TESORERO O PAGADOR SOLICITANTE

NOMBRE TESORERO O PAGADOR SOLICITANTE

A. Recursos recaudados y administrados por

los Organos y ejecutados sin situación de

fondos

ANEXO N° 4

CUENTA REPORTADA PARA LA EXENCION DEL GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS

ESPACIO PARA USO EXCLUSIVO DE LA DIRECCION GENERAL DEL TESORO NACIONAL

Nombre del Banco:

B. Ejecución de Recursos de la Nación por

Transferencias sin situación de fondos

B. En virtud de contratos de Encargos

Fiduciarios

FIRMA COORDINADOR GRUPO CONTROL DE TESORERIA - DIRECCION DE FINANZAS - MINDEFENSA

NOMBRE COORDINADOR GRUPO CONTROL DE TESORERIA - DIRECCION DE FINANZAS - MINDEFENSA

En constancia de la autenticidad de los arriba firmantes, se verificó contra las actualizaciones de pagadurías la firma de los responsables (Ordenador

del Gasto y Tesorero de la Unidad).


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Cuenta Reportada para la Exención del Gravamen a los Movimientos Financieros Encabezado: Ciudad y fecha: Se registra la ciudad y la fecha donde y cuando se diligenció el formulario. Se marca con una X el cuadro según corresponda a registro de inclusión o de exclusión, solo se debe marcar una opción. l. Datos Generales de la Entidad Solicitante: Sección Presupuestal: Se diligencia el código mediante el cual se identifica la Unidad Ejecutora en el Presupuesto General de la Nación, ej. 150103. Nit: En este espacio se diligencia el número de identificación tributaria asignado a cada Unidad. Nombre Entidad Solicitante: Se registra el nombre de la Unidad Ejecutora, ej. Ejército Nacional. Pagaduría Solicitante: Se registra el nombre del Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante, ej. Pagaduría Batallón A.S.P.C. No.10 Cacique Upare. Código Entidad Pagadora: Corresponde al número asignado por el Área Contable de cada Unidad Ejecutora al Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante, ej. 30204. Dirección: Se registra la dirección en la cual se encuentra ubicada la pagaduría del Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante. Teléfono: Número telefónico de la pagaduría del Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante con el respectivo indicativo. Fax: Número del fax de la pagaduría del Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante con el respectivo indicativo. Ciudad: Se registra la ciudad en la cual se encuentra ubicada la pagaduría del Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante. ll. Datos de la cuenta: Recursos que se manejan a través de la cuenta: Se indica con una X el origen de los recursos que se manejarán en la cuenta, con situación de fondos o sin situación de fondos, y se indica también el origen específico del recurso. Norma que regula la cuenta: Se registra el tipo, número, fecha y concepto de la norma que la autoriza. Denominación de la cuenta: Se digita el nombre de la cuenta de conformidad con los parámetros establecidos en este manual. lll. Datos de la cuenta a Incluir: (Este espacio es exclusivo del Banco en donde se realiza la apertura de la cuenta). Número de la cuenta: Se registra el número de la cuenta nueva, y se indica con una X si es de Ahorros o Corriente. Nit: En este espacio se diligencia el número de identificación asignado a la Unidad. Nombre de la Entidad Bancaria: Se registra el nombre del Banco en donde se abrió la cuenta. Sucursal: Se registra la ubicación del Banco en donde se abrió la cuenta. Ciudad: Se registra la ciudad en la cual se encuentra ubicado el Banco en donde se abrió la cuenta. Dirección: Se registra la dirección en la cual se encuentra ubicado el Banco. Teléfono: Número telefónico del Banco, con el respectivo indicativo. Fax: Número del fax del Banco, con el respectivo indicativo. Nombre, Firma y Sello Entidad Bancaria: Se registra los datos del gerente del Banco en donde se abrió la cuenta y se coloca el sello de la sucursal. IV. Datos de la cuenta a Excluir: Número de la cuenta: Se registra el número de la cuenta que se termina. Nombre del Banco: Se registra el nombre del Banco en donde se encuentra la cuenta a terminar. Justificación de la Exclusión: Es un breve relato del por qué se cancela la cuenta.


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Firma Ordenador del Gasto: Se diligencia el nombre y firma del funcionario que hace las veces de Ordenador del Gasto en cada Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante, de conformidad con la resolución de delegación del gasto. Firma Tesorero o Pagador: Se diligencia el nombre y firma del funcionario que hace las veces de Tesorero o Pagador en cada Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora solicitante. Firma Coordinador Grupo Control Tesorería – Dirección de Finanzas – Ministerio de Defensa Nacional: La Dirección de Finanzas valida contra la actualizaciones de pagadurías que las firmas correspondan a los funcionarios que hacen las veces de Ordenador del Gasto y de Tesorero o Pagador en cada Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora, y firma.


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ANEXO M. OFICIO DE CONFIRMACIÓN CUENTA

5.3.2 Bogotá, D.C., DD de MMM de AAAA Señores MINISTERIOS ‘ MUNICIPIO ´ Dirección Ciudad – Depto. Teléfono

Asunto: ## #### ########## BANCO ENTIDAD BANCARIA SUCURSAL OFICINA OBJETO DEL GASTO Nit: # # # # # # # # # #

Apreciados señores:

Nos permitimos informarles que la cuenta corriente (ahorros) del asunto, denominada MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL – NOMBRE DE LA UNIDAD EJECUTORA – ACREEDORES VARIOS SUJETOS A DEVOLUCIÓN, ha sido incluida en nuestros registros, a partir de la fecha Cordial saludo, JORGE ALBERTO CALDERON Subdirector Operativo

JACC/ctas01 Wjpr*04



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ANEXO N. OFICIO DE CONFIRMACIÓN TERMINACIÓN DE CUENTA

5.3.2 Bogotá, D.C., DD de MMM de AAAA Señores MINISTERIOS ‘ MUNICIPIO ´ Dirección Ciudad – Depto. Teléfono

Asunto: ## #### ########## BANCO ENTIDAD BANCARIA SUCURSAL OFICINA OBJETO DEL GASTO Nit: # # # # # # # # # #

Apreciados señores:

Nos permitimos informarles que la cuenta corriente (ahorros) del asunto, denominada MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL – NOMBRE DE LA UNIDAD EJECUTORA – ACREEDORES VARIOS SUJETOS A DEVOLUCIÓN, ha sido terminada en nuestros registros, a partir de la fecha Cordial saludo, JORGE ALBERTO CALDERON Subdirector Operativo JACC/ctas01 Wjpr*04




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ANEXO O. FORMULARIO DE APERTURA - CANCELACION DE CUENTAS REGISTRADAS

Mis.3.5.3.Fr.002 Formato de solicitud de apertura o cancelación de

cuentas corrientes registradas

Código: Mis.3.5.3.Fr.002

Fecha: 07/04/2009

Versión: 1

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DIRECCION GENERAL DE CRÉDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL

APERTURA / CANCELACION DE CUENTAS CORRIENTES REGISTRADAS

ANEXO No. 2

CIUDAD:

FECHA:

DD MM AA

Señor(a):

DIRECTOR(A) DIRECCION GENERAL DE CRÉDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL

Ministerio de Hacienda y Crédito Público

Santafé de Bogotá.

De conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes, me permito certificar la siguiente información

respecto de la cuenta receptora del situado de recursos del presupuesto general de la nación:

De conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes, me permito informar la cancelación de un

contrato de cuenta corriente de acuerdo con la siguiente información:

I. Datos de la Entidad Informante:

Organismo o entidad: Nit:


Ciudad: Departamento: Municipio:

Denominación de la cuenta corriente:

II. Datos de la Cuenta a terminar:

Nombre del Banco: Número de la cuenta a cancelar:

III. Datos de la Entidad de crédito:

Número de la cuenta nueva: Tipo Cuenta Ahorros

Corriente

Nombre de la Entidad Bancaria: Código:

Sucursal: Código: Ciudad:


Nombre, firma y sello del gerente de la Entidad Bancaria

Nombre Ordenador del Gasto Nombre Tesorero o Pagador

Firma Ordenador del Gasto Firma Tesorero o Pagador

En constancia de la autenticidad de los arriba firmantes, se verificó contra las actualizaciones de pagadurías la firma de los responsables (Ordenador del Gasto y Tesorero de la Unidad).

FIRMA COORDINADOR GRUPO CONTROL DE TESORERIA – DIRECCIÓN DE FINANZAS – MINISTERIO DE DEFENSA

NACIONAL.

NOMBRE COORDINADOR GRUPO CONTROL DE TESORERÍA DIRECCIÓN DE FINANZAS – MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL.

ESPACIO PARA USO EXCLUSIVO DE LA DIRECCION DE CRÉDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL

REGISTRAR DEVOLVER

OBSERVACIONES:



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Apertura/Cancelación de Cuentas Corrientes Registradas Encabezado: Ciudad y fecha: Se registra la ciudad y la fecha donde y cuando se diligenció el formulario. Se marca con una X el cuadro según corresponda a apertura o terminación de la cuenta registrada, solo se debe marcar una opción. l. Datos Generales de la Entidad Solicitante: Organismo o Entidad: Se registra el nombre de la Unidad o Subunidad Ejecutora. Nit: En este espacio se diligencia el número de identificación asignado a cada Unidad. Dirección: Se registra la dirección de la Unidad Ejecutora. Teléfono: Se registra el número telefónico de la Unidad Ejecutora. Fax: Se registra el número del fax de la Unidad Ejecutora. Ciudad/Departamento/Municipio: Se registra la ciudad/departamento/municipio en la cual se encuentra ubicada la Unidad Ejecutora. Denominación de la cuenta corriente: En este espacio se diligencia el nombre que se le da a la cuenta, de conformidad con los parámetros establecidos en este manual. Il. Datos de la Cuenta a terminar: Nombre del Banco: Se registra el nombre del Banco en donde se encuentra la cuenta a terminar. Número cuenta a terminar: Se registra el número de la cuenta que se termina. lll. Datos de la Entidad Bancaria: (Este espacio es exclusivo del Banco en donde se realiza la apertura de la cuenta). Número Cuenta nueva: Se registra el número de la cuenta nueva, y se especifica si es de Ahorros o Corriente. Nombre de la Entidad/código: Se registra el nombre y el código del Banco en donde se abrió la cuenta. Sucursal/código: Se registra el nombre de la sucursal y el código del Banco en donde se abrió la cuenta. Ciudad: Se registra la ciudad en la cual se encuentra ubicado el Banco en donde se abrió la cuenta. Dirección: Se registra la dirección en la cual se encuentra ubicado el Banco. Teléfono: Número telefónico del Banco, con el respectivo indicativo. Fax: Número del fax del Banco, con el respectivo indicativo. Nombre, Firma y Sello Entidad Bancaria: Se registra los datos del gerente del Banco en donde se abrió la cuenta y se coloca el sello de la sucursal. Firma Ordenador del Gasto: Se diligencia el nombre y firma del funcionario que hace las veces de Ordenador del Gasto en cada Unidad o Subunidad Ejecutora. Firma Tesorero o Pagador: Se diligencia el nombre y firma del funcionario que hace las veces de Tesorero o Pagador de la Unidad o Subunidad Ejecutora. Firma Coordinador Grupo Control Tesorería – Dirección de Finanzas – Ministerio de Defensa Nacional: La Dirección de Finanzas valida contra las actualizaciones de pagadurías que las firmas correspondan a los funcionarios que hacen las veces de Ordenador del Gasto y de Tesorero o Pagador en cada Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora, y firma.


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ANEXO P. INFORME DE SALDOS CUENTAS CORRIENTES AUTORIZADAS CON SITUACIÓN DE FONDOS


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ANEXO Q. INFORME DE SALDOS CUENTAS AUTORIZADAS SIN SITUACIÓN DE FONDOS


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ANEXO R. INFORME DE SALDOS CUENTAS REGISTRADAS ACREEDORES VARIOS SUJETOS A DEVOLUCIÓN Y CUENTAS REPORTADAS – CAJAS MENORES

Caja Menor ……………………………

CUENTA

Acreedores varios sujetos a devolución

CODIGO TESORERIA UNIDAD EJECUTORA: NOMBRE UNIDAD:

FECHA

FECHA

APERTURA

CUENTA

COD UNIDADCODIGO

BANCO

NUMERO DE

CUENTACONCEPTO DEL GASTO EGRESOS SALDO INICIAL INGRESOS SALDO PROMEDIO SALDO FINAL % dias

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

INSTRUCCIONES

Fecha Apertura Cuenta: Se digita la fecha de la apertura de la cuenta.

COD: Código Entidad Pagadora, Corresponde al número asignado por el Área Contable de cada Unidad Ejecutora.

Unidad: Se registra el nombre del Batallón, Base Naval o Aérea O Asignación Interna de cada Unidad Ejecutora.

Código Banco: Se registra el código del Banco en donde se abrió la cuenta.

Cuenta: Se registra el número de la cuenta.

Concepto del Gasto: escriba según corresponda: Gastos de Personal, Gastos Generales, Transferencias o Inversión.

Egreso: Sumatoria de las Notas débito o salidas de recursos en la cuenta.

Saldo Inicial: Se digita del extracto bancario.

Ingreso: Sumatoria Notas crédito o entradas de recurso en la cuenta.

Saldo Promedio: Se digita del extracto bancario.

Saldo Final: Se digita del extracto bancario, debe ser igual a la sumatoria del saldo inicial y los ingresos menos los egresos

Porcentaje: Indicador de ejecución de los recursos, resulta de dividir los débitos / (saldo inicial + créditos)

Días Promedio: Indicador de días en bancos de los recursos, resulta de dividir: (saldo promedio / (saldo inicial + créditos) )* numeros de días calendario

NOTA1: En el encabezado se debe marcar si los recursos relacionados en el cuadro corresponden a Cajas Menores o

Acreedores Varios Sujetos a Devolución, se debe seleccionar una sola opción.NOTA2: Los Departamentos Financieros o quien haga sus veces en la Unidad Ejecutora consolidará la información de sus Asignaciones Internas

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL - DIRECCION DE FINANZAS - GRUPO CONTROL TESORERIA

INFORME SALDOS CUENTAS REPORTADAS


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ANEXO S. ACTUALIZACION DE PAGADURIAS

Dirección del Crédito Público y del Tesoro Nacional

División de Giros y Cuentas Corrientes

CREACION Y/O ACTUALIZACION DE PAGADURIAS

NIT _____________________________

NOMBRE ENTIDAD _______________________________________________________________________________ CODIGO ENTIDAD PRESUPUESTAL ______________ CODIGO ENTIDAD PAGADORA_______________________ NOMBRE PAGADURIA _____________________________________________________________________________ DIRECCION PAGADURIA __________________________________________________________________________ CIUDAD _____________ DEPARTAMENTO ____________ CORREO ELECTRONICO _______________________ TELEFONO INDICATIVO _____ NUMERO _______________ FAX INDICATIVO _____ NUMERO __________ PAGADOR O TESORERO NOMBRE ______________________________ FIRMA _________________________ DIRECTOR FINANCIERO NOMBRE ______________________________ FIRMA __________________________ SECRETARIO GENERAL NOMBRE ______________________________ FIRMA __________________________ ORDENADOR DEL GASTO NOMBRE _____________________________ FIRMA __________________________ LUGAR Y FECHA DE ACTUALIZACION _______________________________________________________________ Deben anexar copia del Acto Administrativo, copia plastificado del Nit, acta de posesión y cédulas de las personas que firman

VERIFICACION DE DATOS (Para uso exclusivo de la DTN) INCLUIR _____ DEVOLVER _____

OBSERVACIONES _________________________________________________________________________________________________ AJUSTES _________________________________________________________________________________________________




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Instrucciones para diligenciar el formato:

Creación y/o actualización de pagadurías Nit: En este espacio se diligencia el número de identificación asignado a cada Unidad. Nombre de Entidad: Se registra el nombre del Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora que requiere actualizar y/o crear la pagaduría Código Entidad Presupuestal: Se diligencia el número mediante el cual se identifica la Unidad Ejecutora en el Presupuesto General de la Nación. Código Entidad Pagadora: Corresponde al número asignado por el Área Contable de cada Unidad Ejecutora. Nombre Pagaduría: Se registra el nombre del Batallón, Base Naval o Aérea, Asignación Interna o Unidad Ejecutora que solicita la actualización y/o creación de la pagaduría Ciudad: Se registra la ciudad en la cual se encuentra ubicada la pagaduría. Departamento: Se coloca el Departamento en el cual se encuentra ubicada la pagaduría. Correo Electrónico: Se suscribe el correo electrónico del pagador o de la pagaduría, en su defecto el del ordenador del gasto. Teléfono: Número telefónico de la pagaduría con el respectivo indicativo. Fax: Número del fax de la pagaduría con el respectivo indicativo. Pagador o Tesorero: Se registra el nombre completo de la persona que hace las veces de pagador o tesorero y la firma. Director Financiero: Se diligencia el nombre del Jefe del Área Financiera a nivel de Unidad Ejecutora o Comando de Fuerza. Secretario General: Este campo lo debe diligenciar únicamente la Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional. Ordenador del Gasto: Se diligencia el nombre y firma del funcionario que hace las veces de ordenador del gasto en cada pagaduría. Código Unidad en Nómina: Corresponde al número suministrado por la Oficina de Informática del Ministerio de Defensa cuando es creada la pagaduría en el aplicativo de la nómina y debe ser solicitada por la Unidad Ejecutora.


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APÉNDICE 1. NORMATIVIDAD RELACIONADA

La Ley 633 del 29 de Diciembre de 2000 “por la cual se expiden normas en materia tributaria”, artículo 879 consagran:

Exenciones del GMF. Se encuentran exentos del Gravamen a los Movimientos Financieros:

1. Los retiros efectuados de las cuentas de ahorro destinadas exclusivamente a la financiación de vivienda. La exención no podrá exceder en el año fiscal del cincuenta por ciento (50%) del salario mínimo mensual vigente y se aplicará proporcionalmente en forma no acumulativa sobre los retiros mensuales efectuados por el titular de la cuenta. El Gobierno expedirá la reglamentación correspondiente.

La exención se aplicará exclusivamente a una cuenta de ahorros por titular y siempre y cuando pertenezca a un único titular. Cuando quiera que una persona sea titular de más de una cuenta de ahorros en uno o varios establecimientos de crédito, deberá elegir aquella en relación con la cual operará el beneficio tributario aquí previsto e indicárselo al respectivo establecimiento.

2. Los traslados entre cuentas corrientes de un mismo establecimiento de crédito, cuando dichas cuentas pertenezcan a un mismo y único titular que sea una sola persona.

3. Las operaciones que realice la Dirección del Tesoro Nacional, directamente o a través de los órganos ejecutores, incluyendo las operaciones de reporto que se celebren con esta entidad y el traslado de impuestos a dicha Dirección por parte de las entidades recaudadoras; así mismo, las operaciones realizadas durante el año 2001 por las Tesorerías Públicas de cualquier orden con entidades públicas o con entidades vigiladas por las Superintendencias Bancaria o de Valores, efectuadas con títulos emitidos por Fogafín para la capitalización de la Banca Pública.

4. Las operaciones de liquidez que realice el Banco de la República, conforme a lo previsto en la Ley 31 de 1992.

5. Los créditos interbancarios y las operaciones de reporto con títulos realizadas por las entidades vigiladas por las Superintendencias Bancaria o de Valores para equilibrar defectos o excesos transitorios de liquidez, en desarrollo de las operaciones que constituyen su objeto social.

6. Las transacciones ocasionadas por la compensación interbancaria respecto de las cuentas que poseen los establecimientos de crédito en el Banco de la República.


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7. Las operaciones de compensación y liquidación de los depósitos centralizados de valores y de las bolsas de valores sobre títulos desmaterializados, y los pagos correspondientes a la administración de valores en dichos depósitos.

8. Las operaciones de reporto realizadas entre el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras (Fogafín) o el Fondo de Garantías de Instituciones Cooperativas (Fogacoop) con entidades inscritas ante tales instituciones.

9. El manejo de recursos públicos que hagan las tesorerías de las entidades territoriales.

10. Las operaciones financieras realizadas con recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud, del Sistema General de Pensiones a que se refiere la Ley 100 de 1993, de los Fondos de Pensiones de que trata el Decreto 2513 de 1987 y del Sistema General de Riesgos Profesionales, hasta el pago a la entidad promotora de salud, a la administradora del régimen subsidiado o al pensionado, afiliado o beneficiario, según el caso.

11. Los desembolsos de crédito mediante abono en la cuenta o mediante expedición de cheques, que realicen los establecimientos de crédito.

12. Las operaciones de compra y venta de divisas efectuadas a través de cuentas de depósito del Banco de la República o de cuentas corrientes, realizadas entre intermediarios del mercado cambiario vigilados por las Superintendencias Bancaria o de Valores, el Banco de la República y la Dirección del Tesoro Nacional.

Las cuentas corrientes a que se refiere el anterior inciso deberán ser de utilización exclusiva para la compra y venta de divisas entre los intermediarios del mercado cambiario.

13. Los cheques de gerencia cuando se expidan con cargo a los recursos de la cuenta corriente o de ahorros del ordenante, siempre y cuando que la cuenta corriente o de ahorros sea de la misma entidad de crédito que expida el cheque de gerencia.

14. Los traslados que se realicen entre cuentas corrientes y/o de ahorros abiertas en un mismo establecimiento de crédito a nombre de un mismo y único titular.

La indicada exención se aplicará también cuando el traslado se realice entre cuentas de ahorro colectivo y cuentas corrientes o de ahorros que pertenezcan a un mismo y único titular, siempre y cuando estén abiertas en el mismo establecimiento de crédito.

De acuerdo con el reglamento del Gobierno Nacional, los retiros efectuados de cuentas de ahorro especial que los pensionados abran para depositar el valor de sus mesadas pensionales y hasta el monto de las mismas, cuando estas sean equivalentes a dos salarios mínimos o menos.


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Parágrafo. El Gravamen a los Movimientos Financieros que se genere por el giro de recursos exentos de impuestos de conformidad con los tratados, acuerdos y convenios internacionales suscritos por el país, será objeto de devolución en los términos que indique el reglamento.

La Ley 1 del 8 de enero de 1980 “por la cual se crea el Cheque Fiscal y se dictan otras disposiciones relacionadas con la misma materia”, artículo 3 consagran:

Las únicas personas autorizadas para celebrar contratos de cuenta corriente bancaria a nombre de las entidades públicas son su representante legal o Jefe de la entidad respectiva y en su defecto las personas en quienes éstos deleguen, previo visto bueno de la Tesorería General de la República o las Tesorerías Departamentales o Municipales según el caso. Las cuentas corrientes bancarias de las entidades públicas deberán ser abiertas y mantenidas con el lleno de los requisitos legales y reglamentarios establecidos o que establezcan las autoridades fiscalizadoras del orden nacional, departamental o municipal, en forma tal, que ningún establecimiento bancario podrá abrir cuenta alguna sin el previo cumplimiento de tales requisitos.

Decreto 111 del 15 de enero de 1996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”, artículo 103.

Artículo 103. A partir de la vigencia de la presente ley, los órganos del orden nacional de la administración pública solo podrán depositar sus recursos en la Cuenta Única Nacional que para el efecto se establezca, a nombre de la Dirección del Tesoro Nacional, o a nombre de ésta seguido del nombre del órgano, o en las entidades que ordene el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico, de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno (Ley 38 de 1989, art. 82, Ley 179 de 1994, art. 55, incisos 3° y 18).

Decreto 359 del 15 de enero de 1995 “Por el cual se reglamenta la Ley 179 de 1994”, artículos 6, 14, 15, 19, 16, 20, 22, 24, 26 y 33.

Artículo 6º. Los órganos que conforman el Presupuesto Nacional registrarán y mantendrán actualizado en la Dirección del Tesoro Nacional, por conducto del ordenador del gasto, el nombre del pagador o tesorero respectivo a quienes se les podrán girar los recursos asignados a cada órgano en el PAC. Estas cuentas estarán a nombre de la Dirección del Tesoro Nacional. Para el cumplimiento de lo dispuesto en el presente artículo la Dirección del Tesoro Nacional establecerá los procedimientos y requisitos a que haya lugar. El manejo de las cuentas autorizadas por la Dirección del Tesoro Nacional, será responsabilidad exclusiva de los funcionarios que tienen registradas sus firmas para el manejo de las mismas. Artículo 14. Los recursos que la Dirección del Tesoro Nacional, o quien haga sus veces a nivel territorial transfiera a las cuentas en cada órgano no tendrán por objeto proveer de fondos a entidades


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financieras, sino atender compromisos y obligaciones asumidos por ellos frente a su personal y a terceros, en desarrollo de las apropiaciones presupuestales. Mientras se desarrolla el objeto de la apropiación y se crea la exigencia de situar los recursos, la Dirección General del Tesoro, o quien haga sus veces a nivel territorial deberán efectuar inversiones que garanticen seguridad y rendimiento. Los rendimientos así generados, cualquiera sea la fuente que los produce, deberán ser apropiados en el presupuesto con el fin de satisfacer las necesidades de gasto público. Artículo 15. Los recursos que formen parte del Presupuesto Nacional, girados por la Dirección del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, no podrán mantenerse en cuentas corrientes autorizadas por más de cinco (5) días promedio mensual, contados a partir de la fecha de los giros respectivos, sin perjuicio de aquellos recursos correspondientes a cheques entregados al beneficiario y no cobrados. En el caso de aquellos órganos que hacen giros a sus oficinas regionales, los cinco (5) días de que trata el inciso anterior se contarán de la siguiente manera: La oficina central deberá hacer el giro a las seccionales a más tardar el día hábil siguiente a aquel en que recibió la transferencia de los recursos de la Dirección del Tesoro Nacional. Las seccionales deberán hacer uso de los recursos en los mismos términos del inciso anterior. Los saldos de meses anteriores que se mantengan sin utilizar harán parte del cálculo anterior en el mes respectivo, mientras persista esta situación. Una vez finalizado el mes, si la Dirección General del Tesoro Nacional detecta que se mantuvieron recursos en cuentas autorizadas por más de cinco (5) días promedio al mes, lo reportará a la Procuraduría General de la Nación - Procuraduría Delegada para Asuntos Presupuestales y a la Contraloría General de la República para que hagan las investigaciones sumarias y apliquen las sanciones del caso. Artículo 16. Los recursos del Presupuesto Nacional podrán permanecer por un tiempo superior al establecido en el artículo anterior en cuentas corrientes, cuando así se haya convenido como reciprocidad a servicios especiales que preste el establecimiento financiero donde se encuentra radicada la cuenta. En este evento, los respectivos servicios y el tiempo de reciprocidad deben acordarse previamente y por escrito y las condiciones financieras las autorizará la Dirección del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.


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Artículo 19. La solicitud de registro de una cuenta, debidamente diligenciada y suscrita por quien tenga la capacidad de ordenar el gasto, y el tesorero o pagador, deberá enviarse a la Dirección del Tesoro Nacional en el formato que ésta diseñe al efecto.

Artículo 20. Sin perjuicio de lo establecido por la ley 80 de 1993 sobre negocios fiduciarios, para la selección, en forma directa del establecimiento financiero donde los órganos puedan manejar, administrar, invertir o mantener sus recursos, al ser esta una actividad de prestación de servicios profesionales, se tendrán en cuenta criterios comerciales de calidad, costo, seguridad, rapidez y eficiencia de los servicios ofrecidos. Artículo 22. La Dirección del Tesoro Nacional podrá negar la autorización para la celebración de contratos para el manejo financiero de los recursos del Presupuesto Nacional, en los siguientes casos: 1. Incumplimiento por parte del órgano solicitante de la obligación de inversión forzosa prevista en la legislación vigente. 2. No remisión o envío extemporáneo de la información que el respectivo órgano deba suministrar a la Dirección del Tesoro Nacional, en especial de la prevista en este decreto. 3. Cuando la pagaduría respectiva tenga vigente un contrato con una entidad financiera por el mismo concepto de gasto, salvo que se trate de sustitución de cuenta. 4. Cuando el establecimiento financiero correspondiente se encuentre sometido a la vigilancia especial de los órganos de control del estado o a toma de posesión o liquidación forzosa administrativa. 5. Cuando la calificación del establecimiento financiero por la Dirección del Tesoro Nacional no sea satisfactoria. Para estos efectos se tendrán en cuenta las condiciones de calidad y cobertura del servicio, las tarifas, la tecnología disponible y la oportunidad y calidad de los reportes periódicos de información. 6. Cuando la entidad financiera se haya rehusado a participar en el convenio de plan piloto de Cuenta Única Nacional. Artículo 24. Cada órgano podrá solicitar la terminación de una cuenta, en los siguientes eventos: 1. Pérdida, destrucción o hurto de la respectiva chequera, talonario o similar. En este evento, la cuenta que la sustituya deberá abrirse en la misma sucursal o agencia y entidad financiera en que se manejaba la cuenta cuyo contrato se autoriza terminar. 2. Cierre de la sucursal o agencia en que se había abierto la respectiva cuenta.


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3. Cuando el órgano desee sustituir la cuenta por otra en una entidad financiera diferente. En este caso se requiere que la cuenta que se solicita sustituir haya sido abierta con una anterioridad de por lo menos un año. La conveniencia del cambio debe acreditarse atendiendo a los criterios de selección establecidos en el presente decreto. 4. Cambio de domicilio de la entidad. Parágrafo. La Dirección del Tesoro Nacional podrá ordenar la terminación de los contratos con las entidades financieras en las que se manejan los recursos del Presupuesto Nacional, en los siguientes eventos: 1. Incumplimiento por parte de la entidad financiera de los requisitos establecidos para el desarrollo de la Cuenta Única Nacional. 2. Cuando la entidad financiera se rehuse a participar, o demande condiciones remuneratorias que no sean aceptadas por la Dirección del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, para el desarrollo del plan piloto o el establecimiento de la Cuenta Única Nacional, o niegue la apertura de cuentas pertenecientes a la Cuenta Única Nacional. 3. Cuando se envíe en forma extemporánea o incorrecta la información que se le solicite en desarrollo de lo dispuesto en el presente decreto.

Artículo 26. Los órganos deberán enviar a la Dirección del Tesoro Nacional, dentro de los siete (7) primeros días calendario de cada mes, la información que ésta solicite de manera general, relativa al manejo de las cuentas autorizadas o registradas. En todo caso el órgano deberá suministrar cualquier información adicional en los plazos y condiciones que establezca la Dirección del Tesoro Nacional. El Ordenador del Gasto será responsable del envío oportuno y completo de la información respectiva. Artículo 33. Los recursos de la Nación provenientes de saldos de vigencias anteriores que no se encuentren amparando reservas presupuestales o las cuentas por pagar, deberán reintegrarse a la Dirección del Tesoro Nacional. Igual procedimiento se aplicará cuando por cualquier causa se cancele una reserva constituida con recursos de la Nación, siempre que se haya efectuado la situación de fondos.

Decreto 630 del 2 de abril de 1996 “Por el cual se modifica el Decreto 359/95”, artículos 3, 5, 6, 10, 11, 12 y 25.

Artículo. 3. Se denominan CUENTAS AUTORIZADAS las cuentas en las que los órganos del orden nacional de la Administración Pública manejan recursos del Presupuesto General de la Nación excluyendo los ingresos propios de los establecimientos públicos. La autorización correspondiente será impartida por la Dirección del Tesoro Nacional. Se denominan CUENTAS REGISTRADAS las


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cuentas, diferentes a las AUTORIZADAS, a las que la Dirección del Tesoro Nacional traslade recursos de la Nación. Se exceptúan de la autorización y registro establecidos en el presente artículo las siguientes cuentas, que serán responsabilidad de los funcionarios encargados de su manejo: 1. Las cuentas destinadas al manejo de las rentas parafiscales. 2. Las cuentas de manejo de devolución de impuestos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales- DIAN. 3. Las cuentas en que se manejen recursos de caja menor. 4. Las cuentas radicadas en el exterior. En este caso, el órgano titular deberá mantener informada a la Dirección del Tesoro Nacional sobre las aperturas y cancelaciones de cuentas. Artículo 5. Además de los casos previstos en el artículo 22 del Decreto 359 de 1995, la Dirección del Tesoro Nacional podrá negar la autorización para la apertura celebración de contratos de cuenta en los eventos: 1. No remisión o envío extemporáneo y/o incompleto de la información que el respectivo órgano deba suministrar a la Dirección del Tesoro Nacional, en razón a convenios vigentes, a la normatividad aplicable y a los manuales expedidos expedidos (sic) por la mencionada Dirección. 2. Cuando la calificación de la entidad financiera, realizada por la Dirección del Tesoro Nacional, no sea satisfactoria. Para estos efectos se tendrán en cuenta las condiciones de calidad y cobertura del servicio, las tarifas, la tecnología disponible y, en especial, y la oportunidad y calidad de todos los reportes periódicos de información que la entidad financiera deba presentar ante dicha Dirección, en razón a convenios vigentes o a la normatividad aplicable. 3. Cuando al órgano, en los seis (6) meses anteriores a la fecha de la solicitud, se le haya otorgado autorización para la celebración de un contrato de cuenta por el mismo concepto, y no lo haya celebrado en el término indicado en los manuales expedidos por la Dirección del Tesoro Nacional. Artículo 6. Además de los casos previstos en el artículo 24 del Decreto 359 de 1995, la Dirección del Tesoro Nacional podrá ordenar al órgano titular la terminación de un contrato de cuenta autorizada, en caso de cambio de domicilio del órgano, y cuando la entidad financiera no cumpla con los criterios mínimos de calificación, según los parámetros establecidos por la Dirección del Tesoro Nacional.

Artículo 10. Los recursos que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección del Tesoro Nacional-, entregue a los órganos y entidades financiados con recursos de la Nación, no tendrán por objeto proveer de fondos las cuentas bancarias oficiales, sino atender los compromisos y obligaciones asumidos por ellos frente a su personal y a terceros, en desarrollo de las apropiaciones presupuestales legalmente autorizadas. Artículo 11. De conformidad con lo dispuesto en el artículo anterior, los recursos de la Nación que entregue el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección del Tesoro Nacional-, a las entidades


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ejecutoras, no podrán utilizarse para la constitución de depósitos de ahorro y a término, ni a la suscripción de ningún tipo de activos financieros. Artículo 12. Los rendimientos de inversiones financieras obtenidos con recursos de la Nación, si se causan pertenecen a ésta y en consecuencia, deberán consignarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de su liquidación, en la Dirección del Tesoro Nacional. De conformidad con lo dispuesto en el parágrafo segundo del artículo 12 de la Ley 38 de 1989, exceptúanse los obtenidos con los recursos recibidos por los órganos de previsión y seguridad social, para el pago de prestaciones sociales de carácter económico.

Decreto 1425 del 24 de julio de 1998 “Por el cual se dictan algunas disposiciones en materia de Cuenta Única Nacional”, artículo 4.

La Dirección General del Tesoro Nacional se abstendrá de autorizar a los órganos ejecutores del Presupuesto Nacional, la sustitución de las cuentas corrientes actualmente autorizadas, sin perjuicio de lo dispuesto en el Decreto 1183 de 1998. Parágrafo. Excepcionalmente la Dirección General del Tesoro Nacional podrá, de acuerdo con los procedimientos internos que se defina para tal efecto, adelantar trámites de sustitución de cuentas corrientes autorizadas en caso de que las entidades financieras no presten un adecuado servicio en términos de calidad, costo, seguridad y eficiencia a los órganos ejecutores del Presupuesto Nacional y cuando se presenten las causales establecidas en los numerales 1, 2 y 4, y en el parágrafo del artículo 24 del Decreto 359 de 1995.

Decreto 1183 del 24 de junio de 1998 “Por el cual se modifica el Decreto 359 de 1995”, artículo 1.

Adicionar el siguiente parágrafo al artículo 22 del Decreto 359 de 1995: "Parágrafo. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 14 del Decreto 359 de 1995, por solicitud expresa de los órganos públicos, diligenciada y suscrita por el ordenador del gasto y el tesorero o pagador respectivo, a Dirección del Tesoro Nacional deberá autorizar la apertura de cuentas corrientes, ya sea de nuevas cuentas o por sustitución, en establecimientos financieros que cuenten con capital garantía otorgado por el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras Fogafín. Lo anterior siempre y cuando, de acuerdo con el artículo 20 del Decreto 59 de 1995, prevalezca la calidad, seguridad y eficiencia de los servicios ofrecidos por la entidad financiera, y que ello no implique la dispersión de fondos a más de un beneficiario final, para garantizar la implantación de a Cuenta Única Nacional".

Decreto 405 del 14 de marzo de 2001 “Por el cual se reglamenta parcialmente el Libro VI del Estatuto Tributario”, artículos 8 y 9.


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Artículo 8°. Identificación de cuentas por parte de la Dirección del Tesoro Nacional. Para efectos de lo establecido en el numeral 3° del artículo 879 del Estatuto Tributario se entenderá como “Operaciones que realice la Dirección del Tesoro Nacional directamente o a través de sus órganos ejecutores” aquellas operaciones mediante las cuales se efectúa la ejecución del Presupuesto General de la Nación, con o sin situación e fondos, salvo cuando dicha ejecución se realice con los recursos propios de los establecimientos públicos y como “órganos ejecutores” las entidades del orden nacional que ejecutan recursos del Presupuesto General de la Nación. La Dirección del Tesoro Nacional será la encargada de identificar las cuentas en las cuales se manejen de manera exclusiva operaciones con recursos del Presupuesto General de la Nación. Artículo 9°. Identificación de las cuentas por parte de las tesorerías de las entidades territoriales. Para efectos del numeral 9° del artículo 879 del Estatuto Tributario se entenderá como “manejo de recursos públicos” aquellas operaciones mediante las cuales se efectúa la ejecución del Presupuesto General Territorial en forma directa o a través de sus órganos ejecutores respectivos, salvo que se trate de recursos propios de los establecimientos públicos del orden territorial los cuales no están exentos de gravamen a los movimientos financieros y como “tesorerías de las entidades territoriales” aquellas instancias administrativas del orden territorial asimilables en cuanto a sus funciones legales a la Dirección General del Tesoro Nacional. Igualmente se considera manejo de recursos públicos, el traslado de impuestos de las entidades recaudadoras a las tesorerías de los entes territoriales o a las entidades que se designen para tal fin. La identificación, ante los establecimientos de crédito respectivos, de las cuentas corrientes o de ahorro donde se manejen de manera exclusiva recursos públicos del Presupuesto General Territorial corresponderá a los tesoreros departamentales, municipales o distritales.

Resolución 0313 del 16 de abril de 2004 “Por medio de la cual se delegan y se asignan funciones y competencias relacionadas con la celebración de convenios con entidades financieras y el Ministerio de Defensa Nacional y sus unidades ejecutoras”, artículos 2 y 3, del capitulo II.

Artículo 2°. Delegación. Delegar la realización de convenios con entidades financieras, con el fin de cubrir los costos, vía reciprocidad, que estas requieren para la prestación de servicios financieros en el manejo de los recursos a través de las Cuentas Autorizadas y Registradas en las Tesorerías del Comando de Fuerza o su equivalente en cada Unidad Ejecutora, en los siguientes funcionarios, incluida la facultad de elegir, realizar y firmar convenios con entidades financieras, así:

Secretaría General Secretario General

Dirección General Marítima Director General Marítimo

Fondelibertad Director Fondelibertad


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Comisión Colombiana del Océano Secretario Ejecutivo

Comando General FF.MM. Jefe de la Subjefatura Administrativa

Ejército Nacional Segundo Comandante de Fuerza

Armada Nacional Segundo Comandante de Fuerza

Fuerza Aérea Colombiana Segundo Comandante de Fuerza

Comisionado Nacional para la Policía Comisionado

Dirección General de Sanidad Militar Director General

Parágrafo. Los citados convenios deben ser escritos, contemplar en forma clara las obligaciones de cada una de las partes, los servicios que brinda la entidad financiera, haciendo énfasis en la calidad, seguridad, eficiencia y oportunidad, dependiendo de las necesidades de cada Unidad Ejecutora. Anualmente la Unidad Ejecutora en coordinación con la entidad financiera revisará el convenio suscrito a fin de evaluar los servicios prestados y de ser el caso efectuar los ajustes a que hubiere lugar o prorrogarlo por otro período igual al inicialmente acordado.

Artículo 3°. Elección entidad financiera. La elección de la entidad financiera se fundamentará en el resultado obtenido de un estudio a través del cual se evalúe criterios comerciales de calidad, costo, seguridad, rapidez y eficiencia de los servicios ofrecidos, de conformidad con las directrices que para el efecto se profieran por la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional.


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APÉNDICE 2. CALIFICACIÓN ENTIDADES FINANCIERAS


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Fuente: www.dcrcolombia.com.co , febrero 9 de 2007


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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL … · OBJETIVO: Efectuar el procedimiento sobre Cuentas Bancarias para ser aplicado por las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional