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Milano, XX mm 2010

Questo materiale è servito come supporto scritto per una presentazione orale; non è quindi esaustivo senza i commenti che lo hanno accompagnato.

Dimensionamento organico di una struttura

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“L’Area XX non è performante. E’ operativa da mesi: i volumi crescono le

risorse aumentano, cosa sta succedendo?”

La richiestaLa richiesta

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La situazioneLa situazione

ieriieri oggioggi

…notizie dal fronte…

66

1515

+ 60%

Modello Operativo: “Devono essere come l’’area vecchia, con le peculiarità dell’area nuova”Modello Operativo: “Devono essere come l’’area vecchia, con le peculiarità dell’area nuova”

Processi: quelli ereditati dalla precedente struttura vecchi di anni!Processi: quelli ereditati dalla precedente struttura vecchi di anni!

Strumenti a disposizione: nel dubbio TUTTI con il massimo della profilazioneStrumenti a disposizione: nel dubbio TUTTI con il massimo della profilazione

Reportistica di produzione dell’area: manualeReportistica di produzione dell’area: manuale

Formazione: autogestita per “passa parola”Formazione: autogestita per “passa parola”

e intanto…

I giorni passano e i volumi aumentanoI giorni passano e i volumi aumentano

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Le azioniLe azioni

1. Bisognava per prima cosa analizzare il “perimetro” e calare nella realtà la definizione di Modello Operativo avuta.

2. Dal Modello Operativo desumere i processi e quindi le attività

1. Bisognava per prima cosa analizzare il “perimetro” e calare nella realtà la definizione di Modello Operativo avuta.

2. Dal Modello Operativo desumere i processi e quindi le attività

1. Abbiamo iniziato affiancamenti alle persone dell’area e interviste puntuali ai responsabili;

2. Dopo qualche giorno abbiamo avuto un campione significativo di attività, rilevate sul campo da poter sottomettere a ai responsabili per capire se fossero davvero di competenza.

1. Abbiamo iniziato affiancamenti alle persone dell’area e interviste puntuali ai responsabili;

2. Dopo qualche giorno abbiamo avuto un campione significativo di attività, rilevate sul campo da poter sottomettere a ai responsabili per capire se fossero davvero di competenza.

Che fare?

Sì ma come?

Era necessario trovare la quadratura in brevissimo tempo tra:

Le attività che stavano facendo, come le stavano facendo e quante ne avrebbero dovute fare in futuro.

Era necessario trovare la quadratura in brevissimo tempo tra:

Le attività che stavano facendo, come le stavano facendo e quante ne avrebbero dovute fare in futuro.

Ma non era abbastanza…

Dimensionare la strutturaDimensionare la struttura

Era necessario

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ROIROI

5 risorse impiegate nell’attività di analisi

+ 20 giornate di affiancamento alle risorse dell’Area

+ 503 rilevazioni effettuate

5 risorse impiegate nell’attività di analisi

+ 20 giornate di affiancamento alle risorse dell’Area

+ 503 rilevazioni effettuate

11 FTE/mese = 55.440 euro/mese

Anno 665.280 euro

11 FTE/mese = 55.440 euro/mese

Anno 665.280 euro

30.000 euro30.000 euro

Risparmio

Costo

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Il dimensionamentoIl dimensionamento

Cosa? Quando?Come?

Attività VolumiTempi

Processi BusinessStrumenti

Il dimensionamento risponde in maniera puntuale a 3 domande fondamentali:Il dimensionamento risponde in maniera puntuale a 3 domande fondamentali:

Posto che i volumi, quindi il Business, sono una costante si può creare efficienza analizzando ed intervenendo sulle due variabili:

Attività efficienza nei processi

Tempi efficienza negli strumenti

Posto che i volumi, quindi il Business, sono una costante si può creare efficienza analizzando ed intervenendo sulle due variabili:

Attività efficienza nei processi

Tempi efficienza negli strumenti

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Dimensionamento: “la ricetta”Dimensionamento: “la ricetta”

Volumi x Tempo attivitàVolumi x Tempo attività

Tempo lavorabileTempo lavorabile

== FTEFTE

Il dimensionamento si calcola su base: mensile, trimestrale o annua. Noi lo calcoliamo su base mensile.Il dimensionamento si calcola su base: mensile, trimestrale o annua. Noi lo calcoliamo su base mensile.

FTE - “Full Time Equivalent” significa Equivalente a Tempo Pieno, è l’unità di misura del dimensionamento. Indica quante persone che lavorano per tutto il tempo lavorabile sono necessarie per una attività.Ad esempio: 1 fte = 2 part time o 1 full time

FTE - “Full Time Equivalent” significa Equivalente a Tempo Pieno, è l’unità di misura del dimensionamento. Indica quante persone che lavorano per tutto il tempo lavorabile sono necessarie per una attività.Ad esempio: 1 fte = 2 part time o 1 full time

Ricordatevi che… sono persone!Ricordatevi che… sono persone!

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Consolidamento dati Sviluppo tool

dimensionamento e verifica della consistenza risultati

Mappatura Macro-Micro attività e

Rilevazione dei Tempi

Definizione delle logiche di indagine e degli

strumenti

- Step 1 - - Step 2 - - Step 3 - - Step 4 -

Processi aziendali Ufficializzazione team di analisi Redazione scheda rilevazioni Regole del ‘gioco’

Cronometro Compilazione Scheda rilevazione Definizione micro attività

Raccolta schede Redazione Tool Raccolta volumi storici e volumi

attesi

Evidenze primi calcoli Controllo calcoli Condivisione risultati

I passi fattiI passi fatti

TT T + 2T + 2 T + 12T + 12 T + 14T + 14 T + 20T + 20

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Le assunzioni di base per l’analisi del dimensionamentoLe assunzioni di base per l’analisi del dimensionamento

AMBITO

ANALISI

AMBITO

ANALISI

Fattore correttivo del 14%Fattore correttivo del 14%

Quanto lavora una risorsa: 7ore e 30 minuti per 20 gg/mese

Gli FTE sono multiskill

Quanto lavora una risorsa: 7ore e 30 minuti per 20 gg/mese

Gli FTE sono multiskill

Mese di riferimento Dati di consuntivo

Mesi di proiezione Dati di Budget

Mese di riferimento Dati di consuntivo

Mesi di proiezione Dati di BudgetDATI DI RIFERIMENTO

DATI DI RIFERIMENTO

DETERMINAZIONE FTE

DETERMINAZIONE FTE

RIVALUTAZIONE FTE

RIVALUTAZIONE FTE

Attività mappate ed oggetto del dimensionamentoAttività mappate ed oggetto del dimensionamento

I mesi NO: Giugno, Luglio, Agosto, Dicembre, GennaioI mesi NO: Giugno, Luglio, Agosto, Dicembre, Gennaio

1010

La struttura è composta da 15 FTE più il responsabile.

Settembre: 15 FTE

Ottobre: 18 FTE

Novembre: 19 FTE

Dicembre: 20 FTE

Gennaio: 20 FTE

Febbraio: 22 FTE

Marzo: 24 FTE

Dimensionamento: i numeri Dimensionamento: i numeri

actual actual mese1 mese1 mese2 mese2 mese3mese3 mese4mese4 mese5mese5 mese6mese6 mese7mese7

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Gli interventi da fare Gli interventi da fare

Intervento Risparmio FTE

Intervento 1 0,42

Intervento 2 0,48

Intervento 3 0,84

Intervento 4 4,37

Intervento 5 1,57

Intervento 6 1,26

Intervento 7 0,14

1212

I benefici degli interventi I benefici degli interventi

mese1 mese1 mese2 mese2 mese3mese3 mese4mese4 mese5mese5 mese6mese6 mese7mese7