1

Kære mødebookere

Vi har lavet denne brugervejledning for at give jer brugere en quick guide til systemet.

Forklaringer til systemet:

1. Leveringssted: I skal selv skrive lokalenummer på jeres bestilling. Vælg ”Leveres til lokale” og skriv derefter mødelokalet i boksen, der popper op. HUSK bygning, etage og lokale, f.eks. 15.1.90, så vi kan levere til det rette sted.

2. Alle bestillinger skal være afgivet dagen før senest kl. 12. Man kan også ændre i bestillingen via Pronestor indtil dagen før kl. 12 (ved væsentlige ændringer, kontakt venligst køkkenet).

3. Ved større arrangementer afgives bestilling almindeligvis senest 3 hverdage før arrangementets afholdelse. Ring endelig til køkkenet, hvis du ønsker at booke senere end 3 hverdage før.

4. Vi leverer mellem kl. 07:45 – 15:00. Ønsker du levering på andre tidspunkter (f.eks. aften), kontakt venligst køkkenet. Vi leverer ca. 15 minutter før ønsket leveringstidspunkt.

5. I skal selv huske at booke mødelokale i relevant system for dette (Outlook eller gennem jeres lokalebookere).

6. Reservations ID’et er ordrenummeret – det I skal opgive, hvis vi skal finde jeres ordre frem ved evt. ændringer.

Har I spørgsmål, er I altid velkomne til at kontakte os.

Med venlig hilsen

Chartwells teamet

2

Brugermanual til Pronestor

Adgang til Pronestor

Ønsker man at bestille mødeforplejning, er dette muligt ved at bruge nedenstående link. Første gang man skal bestille, skal man oprette sig som ny kunde. Klik på ”oprette en ny konto”.

https://aaluni.pronestor.com

Sæt x i ”Forbliv logget ind”, hvis du vil undgå at skulle logge ind hver gang, du skal bruge Pronestor. Ellers indtast blot brugernavn og adgangskode.

3

Opsætning:

Det første, man skal, er, at opsætte sine indstillinger:

1. Tryk på ”Mine indstillinger”2. Det er en god ide, hvis man altid bruger den samme betaler, at indtaste denne i betalerfeltet og trykke

”Gem”. Booker man for flere forskellige, vælges ”spørg mig altid” i betalerfeltet.

4

Bestilling af forplejning:

1. Start med at fastsætte tidspunktet for, hvornår man ønsker sin levering. Du kan finde datoen her:

HUSK: Ved større selskaber skal der bestilles 3 hverdage før

2. Tryk på ”Ny mødebestilling” ud for den ønskede dato.

Deltagere:

3. Under deltagere kan man oprette deltagerlister4. Tilføj antal deltagere ved at trykke på +/– ud for enten interne eller eksterne gæster. Når man

tilføjer deltagere, kan man redigere for at tilføje navne eller slette deltagere

5. Man kan også indtaste deltagerlisten her.

5

Kantinevarer:

6. Under kantinevarer finder du mødeforplejning. Følg nedenstående rækkefølge.7. Vælg tidspunkt for mødestart og mødesluttidspunkt

8. Her kan du skifte mellem lokationerne. Denne pop up menu kommer frem, vælg den ønskede lokation og ”Gem”

9. Vælg fra drop down menuen, hvor mødeforplejningen skal leveres til (serveringsadresse) eller om man selv afhenter i kantinen. Skriv lokalenummer i den boks, der popper op, hvis der vælges ”Leveres til lokale”.

10. Vælg tidspunkt for levering (alle leveringer leveres ca. 15 min før leveringstidspunktet)11. Vælg det produkt, tryk på +/ til for at vælge antal. Står der ”kan ikke bestilles” er det ‐

fordi tidsfristen for bestilling er overskredet. Kontakt venligst køkkenet.12. Når man har valgt alle de produkter, som man ønsker på det valgte tidspunkt, trykker man ”Bestil”13. Ønsker man flere leverancer, gentages punkt 6 8 til man har den ønskede‐ forplejning14. Når man er helt færdig, trykker man ”Check Ud”

6

15. Angiv navn på dit arrangement16. I feltet ”Ekstra kommentarer” kan du skrive beskeder til køkkenet, f.eks. om allergier, vegetar mm.17. For at afslutte ordren skal man vælge fakturamodtager som skal betale for det bestilte. Har du valgt

fakturamodtagerunder ”Mine indstillinger” i starten, vil det fremgå her. Kan du ikke finde fakturamodtageren der skal betale, kontakt da venligst køkkenet

7

18. Til sidst skal der vælges ”Mødetype”

19.

Ønsker man kontrollere ordren, inden den afsendes, kan man trykke på:20. Ellers tryk på ”Udfør Booking”

21. Man modtager nu en mail, som bekræfter bestillingen. Teksten ”Møde oprettet” betyder, at forplejningen er bestilt. HUSK at bestille mødelokale separat i relevant system for dette.

8

Ændring af bestilling:

Man kan ændre sin bestilling frem til dagen før inden kl. 12.00.

1. Log ind på Pronestor – enten via knappen ”åbn møde” eller via Pronestor2. Herefter kan du rette i din ordre: ændre dato, tidspunkt, deltagerantal, sortiment mm.

Hvis I kontakter kantinen for at ændre en bestilling, skal I opgive Reservations ID’et.

9

Oversigt – overblik:

Hvis man ønsker at få et overblik over alle sine bestillinger, kan det gøre på følgende måde:

1. Gå ind i Pronestor og tryk på ”Mødebestillinger” og derefter ”OK”2. Tilret start og slutdato på den periode, man ønsker at‐ se

3. Ved at klikke på det enkelte møde kan man se, hvad der er bestilt. Er den ikke låst, kan man ændre bestillingen

4. Ordren kan annulleres, hvis den ikke er låst5. Man kan også gentage sin bestilling, hvis man f.eks. har et møde, der løber over flere dage