Microsoft Access · Web viewUn objeto OLE (Vinculación e incrustación de objetos) puede ser un documentos de Microsoft Word, una hoja de cálculo de Microsoft Excel, imágenes,

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Índice

1. Base de datos. Definición y elementos__________________________________________1

2. Creación de una base de datos________________________________________________2

3. Creación de tablas__________________________________________________________43.1. Nombres de los campos________________________________________________________7

3.2. Tipos de datos________________________________________________________________73.2.1.Texto____________________________________________________________________________73.2.2.Memo___________________________________________________________________________73.2.3.Numérico_________________________________________________________________________83.2.4.Fecha/Hora_______________________________________________________________________83.2.5.Moneda__________________________________________________________________________83.2.6.Autonumérico o Contador____________________________________________________________83.2.7.Sí/No____________________________________________________________________________83.2.8.Objeto OLE_______________________________________________________________________93.2.9.Hipervínculo______________________________________________________________________93.2.10.Asistente para búsquedas___________________________________________________________9

3.3. Descripción de los campos______________________________________________________9

3.4. Propiedades de los campos_____________________________________________________93.4.1. Tamaño del campo________________________________________________________________103.4.2. Formato del campo_______________________________________________________________113.4.3. Lugares decimales________________________________________________________________133.4.4. Máscaras de entrada_______________________________________________________________133.4.5. Título__________________________________________________________________________153.4.6. Valor predeterminado_____________________________________________________________153.4.7. Regla de validación_______________________________________________________________153.4.8. Texto de validación_______________________________________________________________163.4.9. Requerido_______________________________________________________________________163.4.10 Permitir longitud cero_____________________________________________________________163.4.11. Indexado_______________________________________________________________________17

3.5. Propiedades de la Tabla_______________________________________________________19

3.6. Relaciones entre Tablas_______________________________________________________20

4. Creación de formularios____________________________________________________234.1. Pasos para crear un formulario________________________________________________23

4.1.1. Autoformulario___________________________________________________________________254.1.2. Asistente para formularios__________________________________________________________25

4.2. Tipos de controles____________________________________________________________29

4.3. Propiedades de los controles___________________________________________________30

4.4. Secciones de un formulario____________________________________________________33

4.5. Propiedades del formulario____________________________________________________34

4.6. Descripción de los tipos de controles____________________________________________354.6.1 Cuadros de texto dependientes_______________________________________________________354.6.2. Cuadros de texto independientes_____________________________________________________364.6.3.Cuadros de lista y Cuadros combinados________________________________________________394.6.4. Casillas de verificación, botones de opción y botones de alternar___________________________41

Prof. J.Enrique López Jiménez

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4.6.5. Grupo de opciones________________________________________________________________424.6.6. Botones de comando______________________________________________________________434.6.7. Saltos de página__________________________________________________________________444.6.8. Rectángulos y Líneas______________________________________________________________444.6.9. Ilustraciones, gráficos y otros objetos_________________________________________________45

4.6.9.1. Marcos de objeto independientes_________________________________________________454.6.9.2. Marcos de objeto dependientes___________________________________________________474.6.9.3. Imágenes____________________________________________________________________494.6.9.4. Gráficos_____________________________________________________________________494.6.9.5. Editar objetos. Administrar objetos vinculados______________________________________49

4.7. Aspecto tridimensional, colores, bordes y fuentes__________________________________52

4.8. Seleccionar, mover, copiar, eliminar y ajustar controles____________________________54

4.9. Subformularios______________________________________________________________57


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MICROSOFT ACCESS1. Base de datos. Definición y elementos

Access es una base de datos relacional e interactiva. Una base de datos puede ser desde una simple agenda de nombres y teléfonos hasta la automatización de todas las actividades de una empresa.

Una base de datos es un conjunto de datos relacionados entre sí y puede ser considerada como una tabla formada por filas y columnas, en donde cada fila representa un registro y cada columna un campo del registro. Cada campo es de un tipo de datos y tiene un tamaño (nº de caracteres máximo).

Tabla: ClientesNombre de la compañía Nombre del contacto DirecciónServicio rápido Belén Rodillo C/ La EsmeraldaPapelería técnica Alberto Libreto C/ El Bolígrafo velozPasteles riquísimos Antonio Miel C/ Azúcar de cañaCarsa Carlos López C/ Nunca Jamás

Este formato es muy parecido al de una hoja de cálculo de Excel, pero Access es muchísimo más potente.

En una base de datos de Access se distinguen seis componentes cuyas relaciones vemos en el siguiente esquema:

La Tabla es el lugar donde se almacena la información.

Las Consultas (queries) reúnen información de una o más tablas, la filtran y permiten su visualización a través de los formularios e informes.


Un Registro Un Campo

Tabla

Consulta

Formulario Informe

Macro Módulo

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Los Formularios son las ventanas o pantallas destinadas a la edición y visualización de los datos de las tablas y consultas.

Los Informes organizan los datos de las tablas y consultas de manera que puedan ser impresas.

Las Macros son rutinas que automatizan determinadas tareas de manipulación de tablas sin necesidad de programación.

Los Módulos son los objetos que almacenan las instrucciones y órdenes del lenguaje ACCESS BASIC y que permiten mejorar y ampliar el tratamiento de las informaciones.

Una base de datos en Access puede contener esos 6 elementos, pero sólo es obligatorio que posea al menos una tabla. La extensión de las bases de datos de Access es MDB.

2. Creación de una base de datosPara crear la base de datos podemos seguir varios caminos:

Si acabamos de arrancar Access aparecerá la pantalla de la derecha en la que podemos elegir varias opciones:

“Abrir una base de datos existente”. Esta opción no crea una base de datos, sino que utiliza una ya existente. En la ventana situada bajo esta opción se muestran las últimas bases de datos abiertas. Si alguna de ellas es la que vamos a abrir la señalamos con el ratón y aceptamos. En caso contrario marcamos “Más archivos”, aceptamos y navegamos por las carpetas de los discos buscando la base de datos deseada.

“Asistente para bases de datos”. Esta opción presenta una ventana con una muestra de posibles bases de datos que podemos usar como modelos para crear la nuestra (abajo en esta página). Elegimos la que se ajuste a nuestras necesidades y aceptamos. Tras contestar el nombre que deseamos dar a la base de datos y de elegir la carpeta y el disco donde se almacenará, comenzarán a surgir


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una serie de pantallas del asistente que nos solicitarán determinados datos que serán usados para crear los distintos elementos de la nueva base de datos. Esta opción no se explicará con más detenimiento por considerar más útil la siguiente.

“Base de datos en blanco”. Con esta opción crearemos una nueva base de datos sin ayuda de ningún asistente. Por ser esta última la opción más útil, pasaremos luego a describir los pasos que debemos dar en ella.

Si ya estamos en Access y deseamos crear una nueva base de datos iremos a la opción Archivo/Nueva base de datos o haremos clic en el botón “Nueva base de datos” de la barra de herramientas mostrada aquí abajo.

Al elegir cualquiera de estas dos últimas opciones aparecerá una ventana como la de abajo con dos fichas. La ficha “Base de datos” es la misma que podemos ver en la página 2 dentro del “Asistente para bases de datos”, y nos permite elegir un modelo ya construido.

La ficha “General” presenta el icono “Base de datos en blanco” ya seleccionado por lo que basta con hacer clic en “Aceptar” para comenzar por nuestra cuenta, sin asistente, los pasos para crear la base de datos.Tanto si elegimos una ficha como otra, Access presentará una ventana en la que nos pide que elijamos el disco y la carpeta donde deseamos archivar la base de datos y el nombre que deseamos darle. Elegimos la unidad de disco y la carpeta en “Guardar en” y teclearemos el nombre de la


Nueva base de datos

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base de datos en “Nombre de archivo”, donde se nos sugiere como nombre bd1.mdb. Hacemos clic en el botón “Crear”.


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Mediante la opción “Base de datos en blanco”, comentada en la página 2, de la pantalla que aparece al arrancar Access llegaríamos también a la ventana anterior en que se nos pide el nombre de la base y su ubicación. Como ya se dijo, esta es la opción más útil a efectos didácticos y por ello continuaremos explicando basándonos en ella.

Una vez que aceptemos el nombre y la ubicación de la base de datos, aparecerá la pantalla que contiene los diversos elementos de una base de datos de Access, tal como vemos en la figura de abajo.

Ahora estamos listos para crear cada uno de los elementos de la base de datos: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos.

En esta ventana elegiremos la ficha del elemento y cada una tendrá los mismos botones: Abrir, Diseño y Nuevo.

3. Creación de tablasPara crear una tabla, en la ventana de los elementos de la base de datos, activamos la ficha Tablas y

hacemos clic en el botón “Nuevo”. Aparece un nuevo cuadro de diálogo en el que podemos elegir entre usar un


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asistente para la creación de la tabla o entre crearla a partir de una estructura en blanco en “Vista Hoja de datos” y en “Vista Diseño”. También nos ofrece la posibilidad de importar tablas en diversos formatos (dBASE, Paradox, Foxpro...) y de vincular unas tablas con otras.

Si utilizásemos el Asistente para tablas se nos presentaría una ventana con una serie de tablas y campos de ejemplo. Escogeríamos la más adecuada en la columna “Tablas de ejemplo”. Luego marcamos en la columna “Campos de ejemplo” los campos que nos parezcan idóneos, añadiéndolos con el botón “>“ a la columna “Campos en la nueva tabla”. Si algún campo se eligiese dos veces, Access haría automáticamente que tuviesen nombres diferentes. El orden en que se elijan los campos es en el que van a quedar en nuestra tabla. Tras elegir los campos, pulsamos el botón Siguiente y el Asistente nos pide el nombre de la nueva tabla y si establecemos nosotros mismos la clave principal o la establece Access. Dejamos que la establezca Access y pulsamos el botón Siguiente, apareciendo la última ventana en la que podemos:

. Introducir datos directamente en la tabla

. Introducir datos en la tabla usando un formulario que el Asistente crea por nosotros

. Modificar el diseño de la tablaEsta última opción es muy interesante puesto que nos permite modificar el nombre y las propiedades

de los campos, así como añadir o borrar alguno de ellos. Si la elegimos y hacemos clic en el botón Terminar del asistente aparecerá una pantalla similar a la siguiente:


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Para añadir un campo nuevo entre otros campos existentes, seleccionamos el campo que va a quedar situado por debajo del nuevo, haciendo clic en el “selector de ese campo” (es la flecha situada a la izquierda del nombre del campo), y luego insertamos una fila haciendo clic en el botón Insertar fila de la barra de herramientas.

Para eliminar un campo de la tabla hacemos clic en el selector de ese campo y pulsamos la tecla SUPR o bien, en el menú Edición, elegimos Eliminar Fila o bien hacemos clic en el botón Eliminar fila de la barra de herramientas.

Para mover un campo, seleccionamos dicho campo haciendo clic en el selector de fila situado a la izquierda del nombre del campo. Hacemos clic de nuevo en el selector y lo arrastramos a la nueva posición.

Hasta aquí hemos explicado los pasos que daríamos para crear la tabla usando un asistente. No obstante, la opción que más vamos a usar es “Vista Diseño” (ver página 5). Cuando aceptamos esta opción aparece una ventana vacía en la que decidiremos el nombre de los campos de la tabla, el tipo de campo y sus características y propiedades.

Al teclear un nombre de campo bajo la columna “Nombre del campo” en la columna de la derecha que tiene de cabecera “Tipo de datos” aparece una tabla con los diferentes tipos de campos que podemos usar: Texto, Memo, Numérico, Fecha/Hora, Moneda, Autonumérico, Si/No, Objeto OLE, Hipervínculo, Asistente para búsquedas...

En las páginas que siguen describiremos cada uno de los tipos de campos y cómo dar nombre a cada campo.


Botón Insertar fila

Botón Eliminar fila

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Vemos en esta pantalla los diferentes tipos de campos que podemos escoger y en la parte inferior de la misma las dos fichas de propiedades del campo que estamos definiendo.

3.1. Nombres de los camposUn nombre de campo puede contener un máximo de 64 caracteres, incluyendo los espacios en blanco,

aunque se recomienda que sean nombres cortos y descriptivos, de forma que se pueda identificar rápidamente su contenido. No puede tener los siguientes caracteres: punto (.); admiración (!) ; corchetes ([]) y apóstrofe (‘). Existe un convenio no obligatorio que consiste en no utilizar espacios en blanco entre las palabras y dejar la primera letra de cada palabra en mayúscula. La razón de que los nombres de los campos sean compactos estriba en mantener la compatibilidad entre Access y otros administradores de base de datos (DBSE, FOXPRO, etc.)

3.2. Tipos de datosAl agregar un campo nuevo a la tabla que estamos creando, Access le asigna por defecto el tipo

“Texto”. Si hacemos clic en la columna “Tipo de datos” aparece un botón en forma de flecha que nos permite acceder a todos los tipos de datos que maneja Access. Son lo siguientes:

3.2.1.TextoAlmacena caracteres alfanuméricos (texto o combinaciones de texto y números, también números que no requieran cálculos, como números de teléfono, números de pieza o códigos postales) hasta un total de 255 bytes o caracteres (1 byte por carácter)

3.2.2.Memo Almacena caracteres alfanuméricos (texto y números largos, como notas o descripciones), normalmente varias frases o párrafos, siendo su tamaño hasta de 64.000 bytes o caracteres.


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3.2.3.NuméricoAlmacena valores numéricos, enteros o fraccionarios (datos numéricos para cálculos matemáticos, excepto cálculos de dinero - para este tipo de cálculos, utilicemos el tipo Moneda). Existen a su vez cinco tipos de datos numéricos:

ByteAlmacena números enteros desde 0 hasta 255. Emplea 1 byte.

EnteroAlmacena números enteros desde –32.768 a 32.767. Emplea 2 bytes.

Entero largoAlmacena nos enteros desde –2.147.483.648 a 2.147.483.647. Emplea 4 bytes

SimpleAlmacena nos hasta con 7 cifras decimales desde –3,4 x 1038 hasta 3,4 x 1038. Emplea 4 bytes.

DobleAlmacena nos hasta con 15 cifras decimales desde –1,797 x 10308 hasta 1,797 x 10308. Emplea 8 bytes.

Id. de réplicaSe conoce como GUID. Se usa si se va a realizar una réplica de la base de datos. Emplea 16 bytes

3.2.4.Fecha/HoraAlmacena fechas y horas. Emplea 8 bytes.

3.2.5.MonedaAlmacena valores de moneda. Utilizamos el tipo de datos Moneda para evitar que se redondeen los cálculos. Tiene una precisión de 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Emplea 8 bytes.

3.2.6.Autonumérico o ContadorAlmacena un valor numérico que Access incrementa de forma automática para cada registro que añadamos a la tabla. Números secuenciales exclusivos (en incrementos de 1) o números aleatorios insertados automáticamente cuando se agrega un registro Emplea 4 bytes para los números secuenciales y 16 bytes para el ID. de réplica (GUID).

3.2.7.Sí/NoEste tipo almacena valores booleanos (verdadero/falso , 1/0 , si/no ). Emplea 1 bit (8 bits = 1 byte)

3.2.8.Objeto OLE Un objeto OLE (Vinculación e incrustación de objetos) puede ser un documentos de Microsoft Word, una hoja de cálculo de Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios creados en otros programas mediante el protocolo OLE y que pueden ser vinculados a o incrustados en una tabla de


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Microsoft Access. Debe utilizar un marco de objeto dependiente en un formulario o informe para mostrar el objeto OLE. Emplean hasta 1 gigabyte.

3.2.9.HipervínculoCampo que almacena hipervínculos que puede ser una ruta de acceso UNC o una dirección URL.Emplea hasta 64.000 caracteres

3.2.10.Asistente para búsquedasCrea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. Al elegir esta opción en la lista de tipos de datos, se inicia un asistente que permite definirlo automáticamente. Emplea normalmente 4 bytes.

No obstante, existen datos claramente de un tipo, por ejemplo Numérico, que sería más conveniente definirlos de otro tipo. Por ejemplo, los números de teléfono, números de pieza y otro tipo de números que no vayamos a usar en cálculos matemáticos, sería mejor definirlos de tipo Texto.

3.3. Descripción de los camposPara hacer que las tablas sean más fáciles de entender y de actualizar, podemos incluir en la ventana

descripción un comentario para cada campo de la tabla. Este comentario aclara el significado del campo y, por tanto, nos ayuda a entender mejor su función.

Cuando introduzcamos datos en un campo que posea descripción, ésta aparecerá en la barra de estado.

3.4. Propiedades de los camposAl establecer las propiedades de los campos cuando estamos diseñando una tabla, podemos controlar

la apariencia de los datos, evitar introducciones incorrectas, especificar valores predeterminados y acelerar los procesos de búsqueda y ordenación en la tabla.

Estas propiedades serán heredadas de forma automática por las Consultas, por los Formularios y por los Informes que creemos posteriormente.

Cuando seleccionamos un campo, en la parte inferior de la ventana de diseño de la Tabla aparecen las propiedades que podemos establecer para ese campo. Para introducir una propiedad basta con hacer clic en el cuadro correspondiente a la propiedad y escribir lo que deseamos o hacer clic en una flecha u otro símbolo que aparezca a la derecha del cuadro y nos muestre los posibles valores de la propiedad, eligiendo la que deseemos.

Como podemos ver en la pantalla situada debajo, las propiedades que podemos establecer son las siguientes:


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3.4.1. Tamaño del campoAjusta el tamaño de un campo de tipo Texto o limita el rango de valores permitidos en un campo de tipo Numérico.

Tamaño de los campos de tipo TextoSu valor oscila entre 1 y 255, siendo la longitud predeterminada 50. Nos permite indicar el nº máximo de caracteres que podemos almacenar en dicho campo. De esta forma, no podremos introducir accidentalmente más caracteres de los deseados. No obstante, Access sólo utiliza el espacio de almacenamiento que coincide con longitud del texto introducido. Si en una Tabla que ya tiene datos reducimos la longitud de un campo de tipo Texto, podemos perder información.

Tamaño de los campos de tipo NuméricoPor defecto, Access determina el tamaño Doble para los campos de tipo Numérico, de forma que puedan almacenar cualquier valor. Ya se comentó anteriormente que los datos numéricos podían ser Byte, Entero, Entero largo, Simple y Doble. Es conveniente limitar el tamaño del campo al menor valor posible, ya que Access funciona más deprisa con tamaños de campo menores. Si deseamos almacenar números con decimales, debemos escoger el tamaño Simple o Doble. Si es un campo que va a almacenar valores de moneda, debemos elegir tipo de campo Moneda y no Numérico. Al disminuir demasiado el tamaño de un campo numérico que ya tenga datos, Access nos da un mensaje de advertencia y, si lo aceptamos, reemplazará los valores demasiado grandes por valores nulos. Si un campo numérico de tamaño Simple o Doble se convierte en Byte, Entero o Entero largo, Access redondeará los nos decimales al entero más próximo.

3.4.2. Formato del campoPresenta fechas y números en un formato determinado. El formato sólo afecta a la


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presentación de los datos, nunca al valor almacenado. Si no se especifica ningún Formato, Access utilizará el Formato General y los datos aparecerán tal y como se hayan introducido. Access utiliza los valores establecidos para los formatos de números y de fecha/hora en la sección Configuración regional del Panel de control de Windows.El formato de cada campo es utilizado por las Consultas, Formularios e Informes que se creen basados en la Tabla que lo contiene. Sin embargo, un Formulario o Informe existentes no se verán afectados al modificar el formato de presentación de un campo. Para que dichos Formularios e Informes concuerden con el cambio, debemos modificar en ellos los controles dependientes de ese campo.

Formato de tipo NuméricoSi no se especifica ningún formato o se elige el formato Número general, Access presenta los números sin separador de miles ni ningún otro tipo de formato. Los formatos disponibles son: Número general

Ya se dijo que no presentaba separador de miles. El nº aparece tal como se escriba (11234,5 aparecería como 1234,5).

MonedaUtiliza el separador de miles; muestra los números negativos entre paréntesis. El nº predeterminado de decimales es 2 (1234,5 aparecería como 1.234,50 Pts).

FijoMuestra al menos un dígito. El nº de decimales predeterminado para este formato es 0 (1234,5 aparecería como 12345).

EstándarUtiliza el separador de miles. El nº predeterminado de decimales es 2 (1234,5 aparecería como 1.234,50).

PorcentajeMultiplica el valor por 100 y añade un signo de porcentaje. El nº predeterminado de decimales es 2 (0,824 aparecería como 82,40%).

CientíficoUtiliza la notación científica estándar (1234,5 aparecería como 1,23E+03)

Formato de tipo Fecha/HoraSe aplica a los campos que almacenan fechas u horas. Existen los siguientes formatos: Fecha general

Presenta la fecha así: 31/01/94 16:30:00

Fecha largaLas presenta así: Lunes 31 de Enero de 1994

Fecha medianaPresentaría: 31-Ene-94

Fecha cortaMostraría: 31/01/94

Hora largaLa hora aparecería así: 16:30:00

Hora medianaMostraría: 04:30 PM

Hora cortaVeríamos la hora así: 16:30

Formato de tipo MonedaSigue las mismas pautas que el Formato de tipo Numérico.

Formato de tipo SI/NODe forma predeterminada, Access muestra SI o NO para estos campos. Si dejamos en blanco el formato de un campo SI/NO, Access presentará un –1


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para SI y un 0 (cero) para NO. Podemos elegir entre los siguientes formatos: Verdadero/Falso Activado/Desactivado Si/No

Formatos personalizadosTodos los formatos anteriores están incorporados en Access. Si por alguna razón no fuesen suficientes, podemos crear nosotros nuestro propio formato. Por ejemplo:

Con este formato este valor aparecerá “Cuenta número” 0000 123 Cuenta número 0123 mmm aaaa 31-Ene-94 Ene 1994 hh mm “horas” 4:00 PM 16 00 horas

Un formato personalizado para un campo de tipo Numérico puede tener hasta 4 partes separadas por signos de punto y coma. Cada sección contiene la especificación de formato para un tipo de número diferente:

Primera El formato para los números positivos.Segunda El formato para los números negativos.Tercera El formato para los valores cero.Cuarta Si no contiene ningún valor

Por ejemplo, puede utilizar el siguiente formato Moneda personalizado:

$#.##0,00[Verde];($#.##0,00)[Rojo];"Cero";"Vacío"

Si utiliza varias secciones pero no especifica un formato para cada sección, las entradas para las que no hay ningún formato no mostrarán nada o tomarán como valor predeterminado el formato de la primera sección.

Puede crear formatos numéricos personalizados mediante los símbolos siguientes:

, (coma) Separador decimal. Los separadores se establecen haciendo doble clic en Configuración regional en el Panel de control de Windows.. (punto) Separador de miles.0 Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito ó 0.# Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito o nada.$ Muestra el carácter literal "$".% Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se le anexa un signo de porcentaje.E– o e– Notación científica con un signo menos (–) junto a los exponentes negativos y nada junto a los exponentes positivos. Este símbolo debe utilizarse con otros símbolos, como en el ejemplo 0,00E–00 o 0,00E00.E+ o e+ Notación científica con un signo menos junto a los exponentes negativos y un signo más (+) junto a los exponentes positivos. Este símbolo debe utilizarse con otros símbolos, como en el ejemplo 0,00E+00.

El siguiente formato personalizado 0; (0); ; “Nulo” muestra normalmente los nos positivos, los negativos entre paréntesis, no muestra nada si el campo contiene cero y muestra la palabra “Nulo” si el campo está vacío.Un formato personalizado para un campo de tipo Texto puede contener tres partes, separadas por signos de punto y coma. Access usará la primera parte para los campos que tengan texto, la segunda parte para los que contengan cadenas de longitud cero (valores sin ningún carácter que se


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introducen tecleando dos comillas seguidas sin ningún carácter entre ellas “”) y la tercera parte en los campos nulos (que no contengan ningún valor).

Por ejemplo, el siguiente formato @; “No aplicable”; “Desconocido” muestra el texto del campo normalmente, muestra “No aplicable” si el campo contiene una cadena de longitud cero o “Desconocido” si el campo es nulo.

3.4.3. Lugares decimalesEsta propiedad sólo aparecerá si el campo es de tipo Numérico o Moneda.Cuando pone “Automático” en esta propiedad (que es el valor predeterminado), Access mostrará el valor predeterminado de decimales para el formato de datos elegido: cero para el formato Fijo y 2 para todos los demás formatos.

3.4.4. Máscaras de entradaSi todos los valores que se van a introducir en un campo van a tener el mismo formato y deseamos simplificar la entrada de algunos caracteres, como guiones, paréntesis u otros, o mostrar cómo se ha de teclear un dato utilizaremos las Máscaras de entrada. Constituyen pues una especie de patrón que nos guía y ayuda a la hora de introducir datos. Si vamos a introducir muchas veces un dato que lleva en sitios fijos paréntesis, espacios en blanco y guiones, la Máscara de entrada los incluirá haciendo innecesario que el usuario los teclee. Existe, además, la posibilidad de usar Máscara de entrada tipo contraseña. Con ella, todos los caracteres que se introducen en un campo se mostrarán ocultos por un asterisco (*).Las Máscaras de entrada serán utilizadas en todas las Consultas, Formularios e Informes que usen la Tabla. Podemos crear la Máscara de entrada en los propios controles del Formulario o Informe en lugar de en la Tabla.Si se establece un Formato y una Máscara de entrada para un campo, a la hora de presentar los datos tiene prioridad el formato sobre la Máscara. Sin embargo, al editar un campo de un formulario, Access presentará la Máscara en lugar del Formato.

La propiedad Máscara de entrada puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma (;). Por ejemplo: (###) 000-0000!;0;” “

Primera sección Especifica la máscara de entrada propiamente dicha. Por ejemplo: ((###) 000-0000!

Segunda sección Especifica si Microsoft Access debe almacenar los caracteres de la Máscara de entrada en la Tabla al introducir los datos. Si en esta sección se pone un 0, todos los caracteres de visualización literales (por ejemplo, el paréntesis de una máscara de entrada de un número de teléfono) se almacenan con el valor; si introduce 1 ó deja esta sección en blanco, sólo se almacenan los caracteres introducidos en el control.

Tercera sección Especifica el carácter que Microsoft Access debe mostrar en los lugares en que en la Máscara de entrada haya espacios. Para esta sección puede utilizar cualquier carácter ASCII. Para mostrar una cadena en blanco, utilice un espacio entre comillas (" ").

Al crear una máscara de entrada, podemos utilizar caracteres especiales para hacer que la introducción de determinados datos (por ejemplo, el código de área de un número de teléfono) sea obligatoria y que los demás datos sean opcionales (como la extensión de teléfono).

Podemos definir una máscara de entrada mediante los siguientes caracteres.


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0 Dígito de 0 a 9 (entrada obligatoria, signos más y menos no permitidos).

9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signos más y menos no permitidos).

# Dígito o espacio (entrada no obligatoria; las posiciones en blanco se convierten en espacios; signos más y menos permitidos).

L Letra (A - Z, entrada obligatoria).

? Letra (A - Z, entrada opcional).

A Letra o dígito (entrada obligatoria).

a Letra o dígito (entrada opcional).

& Cualquier carácter o espacio (entrada obligatoria).

C Cualquier carácter o espacio (entrada opcional).

, . : - / Marcador de posición decimal y separadores de miles, hora y fecha (el carácter depende del valor del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional en el Panel de control de Windows).

< Pasa todos los caracteres que vengan a continuación a minúsculas.

> Pasa todos los caracteres que vengan a continuación a mayúsculas

! Hace que la máscara de entrada se rellene de derecha a izquierda, en lugar de izquierda a derecha, cuando los caracteres de la izquierda de la Máscara de entrada son opcionales Se puede incluir el signo de exclamación en cualquier lugar de la Máscara de entrada.

\ Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por ejemplo, \A se muestra sólo como A). Se utiliza cuando se desea introducir en el formato alguno de los caracteres anteriores.

Al establecer en la propiedad Máscara de entrada la palabra "Contraseña" se crea un cuadro de texto de introducción de contraseña. Cualquier carácter introducido en el control se almacena como el carácter que se introdujo pero se muestra como un asterisco (*). Utilice la máscara de entrada de Contraseña para impedir que se muestren los caracteres escritos en la pantalla.

Al introducir datos en un campo para el que se ha definido una máscara de entrada, los datos siempre se introducen en el modo Sobrescribir. Si utilizamos la tecla RETROCESO para eliminar un carácter, el carácter se reemplaza por un espacio en blanco.

Si movemos texto desde un campo para el cual se ha definido una máscara de entrada hasta el Portapapeles, los caracteres de visualización literales se copian, incluso si ha especificado que no se guarden con datos.

Podemos crear una Máscara sencilla usando un Asistente que nos ayudará en todo el proceso. Al hacer clic en la Propiedad Máscara de entrada de un campo aparece a la derecha un botón denominado “Generador de máscaras de entrada”. Al hacer clic sobre él aparece una ventana en la que podemos escoger entre varios modelos de máscaras predeterminadas.


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3.4.5. TítuloCuando creemos un Formulario el nombre de los campos será utilizado por defecto para servir de contenido de las Etiquetas que identifican los datos que se nos piden. Estos nombres de campo no siempre son claros. Esta propiedad nos permite escribir un texto que reemplazará al nombre del campo en esas etiquetas.

3.4.6. Valor predeterminadoSi sabemos que un determinado campo va a tener a menudo el mismo valor, podemos establecer un valor predeterminado que aparecerá en el campo siempre que se vaya a agregar un registro en un Formulario u Hoja de datos.Access, establece automáticamente el valor 0 como valor predeterminado para los campos de tipo Numérico o Moneda. Puede evitarse borrándolo, en cuyo caso el valor predeterminado será nulo, o escribiendo otro en su lugar.Podemos poner como valores predeterminados constantes, tales como 4 ó ASTURIAS, o expresiones, como por ejemplo =Fecha() , que inserta la fecha actual tomada de la fecha del sistema, o =Ahora() , que inserta la hora actual. Estas expresiones no pueden contener ninguna referencia a campos ni controles, ni funciones definidas por el usuario.

3.4.7. Regla de validaciónValidar un dato es comprobar si está de acuerdo con lo que Access esperaba para él. Access realiza una validación automática de los valores introducidos basándose en el tipo de datos del campo. Por ejemplo, no permite textos en los campos Numéricos.La propiedad Regla de validación permite diseñar controles más específicos y personales sobre los datos.Las reglas de validación se introducen en forma de expresiones. Si la expresión es sencilla podemos escribirla directamente. Por ejemplo,:

>=0Introduzca nos mayores o iguales a 0

“Asturias” o “Cantabria” o “Galicia”Introduzca Asturias, Cantabria o Galicia

<> 0Introduzca un valor distinto de cero 0 O >100El valor debe ser 0 ó mayor que 100

Como “K???”El valor debe tener cuatro caracteres y comenzar por K

<#01/01/94#Introduzca una fecha anterior a 1.994

>=#01/01/93# Y <#01/01/94#La fecha debe estar incluida en 1.993

Cuando las expresiones son más complejas podemos recurrir al Asistente denominado “Generador de expresiones” que aparece en forma de botón en el recuadro de la propiedad Regla de validación.Es necesario incluir signos # delante y detrás de los valores de fecha.


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Las expresiones de validación no pueden contener referencias a ningún campo ni control , ni funciones definidas por el usuario.

3.4.8. Texto de validaciónCuando intentamos introducir datos que no cumplen la Regla de validación especificada, sería conveniente que en pantalla apareciese un mensaje que explique lo ocurrido. Este mensaje es lo que se denomina Texto de validación. En los ejemplos del apartado anterior, tras cada expresión figura su Texto de validación, que siempre deben aclarar por qué no se admite el valor introducido.

3.4.9. RequeridoUn campo requerido es aquel que siempre debe contener un valor en el registro, es decir, el registro no se guardará mientras ese campo no tenga algún valor. Para que esto ocurra haremos que diga “SI” en esta propiedad.Si intentamos guardar un registro en el que algún campo tiene la propiedad Requerido a “SI” y está vacío, Access nos mostrará un mensaje de advertencia impidiéndonoslo hasta que lo rellenemos.Si establecemos a “SI” esta propiedad en una Tabla que ya contiene datos, Access nos preguntará si deseamos comprobar que los datos ya existentes cumplen la nueva regla.

3.4.10 Permitir longitud ceroEsta propiedad sólo aparecerá en los campos de tipo Texto y Memo. Determina si un campo puede contener o no cadenas de longitud cero, es decir, valores de cadena que no contengan caracteres ni espacios en blanco (“”). Por defecto, Access tiene el valor “NO” en esta propiedad. Si no se escribe ningún valor en un campo de tipo Texto o Memo, lo que se almacena es un valor nulo (no cero). Aunque los campos de tipo Texto que contengan valores nulos aparecen en blanco igual que si tuviesen valores cero, las cadenas de longitud cero se comportan de distinta forma que los valores nulos en algunos tipos de expresiones y consultas. Por ejemplo, cuando combinamos Tablas en una consulta, Access no incluirá en la hoja de respuesta dinámica ,que se genera en la consulta, los registros que contengan valores nulos en los campos coincidentes.Estableceremos a “SI” esta propiedad cuando deseemos: 1. Almacenar cadenas de longitud cero en lugar de valores nulos al salir de un campo en blanco (debemos además poner a “SI” la propiedad Requerido); 2. Permitir que se almacenen valores nulos y cadenas de longitud cero. Esto último nos permitiría distinguir entre valores desconocidos y valores que no existen.

Si establecemos a “NO” el valor de esta propiedad en una Tabla que ya contiene datos, Access nos preguntará si deseamos comprobar que los datos ya existentes cumplen la nueva regla.

3.4.11. IndexadoPodemos hacer que determinados campos sirven de índice para realizar búsquedas y ordenaciones con mayor rapidez en el conjunto de una Tabla. Access utiliza los campos índice como se utiliza el índice de un libro: para buscar datos, primero se localiza el dato en el índice, el cual nos conduce hasta la posición de ese dato en la Tabla.

La propiedad Indexado posee tres posibles valores: No

No crea ningún índice según este campo o elimina el índice existente.


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Si (con duplicados)Crea un índice según este campo que puede contener valores iguales en diferentes registros

Si (sin duplicados)Crea un índice único según este campo que, por tanto, no podrá contener valores iguales en diferentes registros.

Para entender el mecanismo de la creación de índices debemos primero explicar el concepto de Clave principal.

Necesariamente debemos hacer que al menos un campo de nuestra Tabla sea una Clave principal. La clave (llave) principal consta de uno o más campos que identifican de forma exclusiva cada uno de los registros almacenados en la Tabla.Suele utilizarse como clave principal un número o un código de identificación que será distinto para cada registro. El uso de claves principales está justificado por tres motivos:

1. Se crea automáticamente un índice para la clave principal, lo que acelera las consultas. 2. Al ver los registros en un Formulario o en una Hoja de datos, Access presentará los registros de forma predeterminada según el orden de la clave principal. 3. Al agregar registros a la tabla, Access no permite introducir registros con el mismo valor de clave principal que otro registro existente. Por ello tenemos la seguridad de que cada registro será identificado de forma exclusiva.

Si intentamos guardar una Tabla sin haber establecido su clave principal, Access nos pedirá que la creemos. Si decimos “Si” aparecerá un campo llamado ID de tipo Contador. Si la Tabla ya tuviese un campo de tipo campo Contador, sería utilizado automáticamente como Clave principal.

Para establecer nosotros mismos la Clave principal, hacemos clic en el campo elegido (si deseamos crear una Clave principal de múltiples campos mantenemos pulsada la tecla CTRL mientras hacemos clic en los sucesivos campos). Posteriormente, en el menú Edición elegimos Clave principal (o bien, hacemos clic en el botón “Clave principal”, que se distingue por tener una llave, de la barra de herramientas). Aparecerá una llave a la izquierda del campo o campos que hayamos elegido como clave principal.

Si ningún campo individual de la Tabla contiene valores exclusivos, será conveniente tener más de un campo como clave principal. Quizá de esta manera, dos campos que por si solos no tienen valores exclusivos, juntos pueden identificar de forma única un registro.

Una vez explicado el concepto de Clave principal continuamos comentando la creación de índices.

Access crea automáticamente un índice único para las Claves principales. Si existen varias claves principales podemos indexar cada una de ellas como convenga: con duplicados o sin duplicados cada una de ellas. Si sólo existe una clave principal ésta siempre será sin duplicados.


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Cualquier campo (excepto los campos de tipo Memo o Contador) que no sea clave principal puede ser índice sin duplicados (si deseamos evitar valores repetidos en ese campo) o con duplicados.

En general, los índices aceleran las búsquedas y consultas, pero en algunos casos pueden hacer más lenta la introducción de datos, ya que al hacerlo Access debe actualizar los índices cada vez que se agregue o modifique un registro. Por este motivo debemos pensar en indexar un campo si se dan las siguientes condiciones:

1. El tipo de datos del campo es Texto, Numérico, Moneda o Fecha/Hora. 2. Es previsible que se realicen búsquedas de valores almacenados en ese campo o se prevé ordenar valores contenidos en él. 3. Se sabe que en ese campo se van a almacenar muchos valores distintos, ya que si fuesen iguales la creación de un índice no aceleraría significativamente las consultas.

En consecuencia, un índice sólo es conveniente cuando acelera las consultas, las búsquedas y las ordenaciones.

Por ejemplo, un campo Apellidos de una Tabla con numerosos registros es un buen candidato para ser un índice, ya que no es la clave principal, los valores almacenados en él son muy variados y se utiliza a menudo para buscar registros. Deberíamos establecer la propiedad Indexado de este campo a “Si (con duplicados)”.

Si deseamos ver y editar los índices de nuestra Tabla (tiene que estar en el modo de presentación Diseño) en el menú Ver elegimos Índices (o hacemos clic en el botón Índices de la barra de herramientas) y Access mostrará la ventana Índices que tenemos al lado. Si la Tabla tiene una clave principal, aparecerá el índice de la clave principal junto a los que se hayan agregado. Podemos eliminar uno de estos índices haciendo clic en el selector de su fila y pulsando la tecla SUPR. No eliminamos el campo, sólo el índice asociado a él. Además, podemos cambiar el nombre del índice, el campo asociado a él en “Nombre de campo”, el orden de clasificación de los registros (ascendente o descendente), si el índice es o no la clave principal (ventana “Principal”) , si los valores de este índice deben ser o no únicos (ventana “Unica”) y si se excluyen o no del índice los registros con un valor nulo en ese campo (ventana “Ignorar nulos”).

3.5. Propiedades de la TablaAdemás de las propiedades de los campos podemos establecer propiedades que se apliquen a toda una

Tabla y a registros completos.Para establecer una propiedad de Tabla debemos tener ésta abierta en modo de presentación Diseño.

Entonces, en el menú Ver elegimos la opción Propiedades (o bien hacemos clic en el botón “Propiedades” de la barra de herramientas). Access mostrará la hoja de propiedades de la tabla. Son varias las propiedades que podemos modificar de una tabla:


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1. DescripciónAlmacena una descripción del contenido y el objetivo de la Tabla.

2. Regla de validaciónLimita los datos introducidos en un registro a los valores que cumplan determinadas condiciones. Antes de guardar el registro en la Tabla, se comprueban los datos para garantizar que cumplan esta regla. Podemos escribir nosotros mismos la regla de validación o usar el “Generador de expresiones” que aparece en forma de botón a la derecha de su ventana. Sólo es posible especificar una regla de validación para una determinada Tabla, pero usando el operador Y para combinar varias reglas podemos subsanar este problema. Estas reglas de validación se aplicarán, como ya se dijo, al registro como un todo y, por tanto, pueden contener referencias a uno o más campos de la Tabla. Por ejemplo, podemos usar una regla de validación de tabla para asegurarnos que el valor de un campo sea siempre mayor que el de otro campo del mismo registro, o que una fecha de entrega esté comprendida en los 30 días siguientes a la fecha de pedido:

[FechaDeEntrega] <= [FechaDePedido] + 30

FechaDeEntrega y FechaDePedido son dos campos de una Tabla.3. Texto de validación

Muestra un mensaje cuando la regla de validación del registro no se cumple. En el ejemplo anterior, si en el campo FechaDeEntrega alguien introduce una fecha no válida el Texto de validación podría ser el siguiente: La fecha de entrega debe encontrarse en los 30 días siguientes a la fecha de pedido. Introduzca una fecha válida en el campo Fecha de entrega.

3.6. Relaciones entre TablasUna vez creadas las Tablas que componen la Base de datos, podemos definir las relaciones que

existen entre los campos coincidentes de las mismas, lo que facilitará posteriormente las consultas, los formularios y los informes que incluyan varias de estas Tablas.

En el menú Herramientas elegimos la opción Relaciones (o hacemos clic en el botón “Relaciones” de la barra de herramientas). Access mostrará la ventana Relaciones y un cuadro de diálogo denominado “Agregar tabla”.

Los nombres de las tablas creadas aparecerán en ese cuadro de diálogo. Vamos marcando cada tabla y haciendo clic en el botón Agregar (o hacemos doble clic sobre el nombre de cada tabla) y entonces aparecerán las tablas en la ventana Relaciones. Si deseamos marcar varias tablas de una vez, mantenemos pulsada la tecla CTRL y vamos haciendo clic en todas las que deseamos añadir, o marcamos la primera y hacemos clic + shift sobre la última para que se marquen todas. En cualquier caso, hacemos clic sobre el botón Agregar para que las tablas pasen a la ventana Relaciones y, por último, hacemos clic en el botón Cerrar.


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No es necesario que los campos que utilizamos para relacionar dos tablas posean el mismo nombre, aunque si deben contener el mismo tipo de datos (con la excepción de poder combinarse un campo de tipo Autonumérico con un campo de tipo Numérico cuya propiedad Tamaño del campo esté establecida a “Entero largo”) y contener el mismo tipo de informaciones. Además, cuando los campos que se relacionan sean campos numéricos, estos deberán poseer la misma definición en la propiedad Tamaño del campo.

Una vez tengamos las tablas en la ventana de Relaciones, tal como vemos en la pantalla de esta página, arrastramos el campo de una tabla que deseamos relacionar hasta el campo coincidente de otra tabla. Al arrastrar el campo el ratón llevará un icono en forma rectangular en su extremo con el que tocaremos el campo de la segunda Tabla y soltaremos el ratón. Si uno de los campos así relacionados es una clave principal aparecerá en negrita y también procederemos de la misma manera.

El campo que hemos arrastrado pertenece a la Tabla principal y el campo coincidente donde se ha llevado es de la Tabla relacionada.

Al relacionar los campos, Access presenta el cuadro de diálogo “Relaciones” donde aparecen, en dos columnas, los nombres de los campos de la Tabla principal y de la Tabla relacionada y una serie de opciones de relación:


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. Exigir integridad referencial: Si esta casilla aparece marcada, Access no permitirá incluir registros en la segunda Tabla si el campo de la Tabla principal de algún registro no contiene el valor indicado. Tampoco permitirá que un registro de la Tabla principal sea eliminado si existen registros de la segunda Tabla que posean un enlace con el registro que está siendo eliminado. Access puede exigir la integridad referencial cuando se cumplan las siguientes condiciones:

El campo coincidente de la Tabla principal es un campo principal o tiene un índice único.

Los campos relacionados tienen asignados el mismo tipo de datos. Ambas Tablas pertenecen a la misma base de datos de Access.

Cuando se exige la integridad referencial, debemos tener en cuenta las siguientes reglas:

Cuando se agrega un registro a la Tabla relacionada y se especifica un valor en algún campo coincidente, debe existir con anterioridad un registro que incluya este valor en la Tabla principal.

No es posible eliminar un registro de una Tabla principal si en una Tabla relacionada existen registros coincidentes. Esta restricción no se aplicará si se ha establecido la opción “Eliminar en cascada los campos relacionados”

Si se ha exigido la integridad referencial en una relación y se incumple alguna de las normas anteriores, Access mostrará un mensaje y no permitirá el cambio.

En las relaciones donde se exige el cumplimiento de la integridad referencial podremos especificar si las dos tablas que vamos a relacionar tienen una relación de tipo “Uno a uno” o “Uno a varios”. En una relación “Uno a varios”, la más utilizada, cada registro de la Tabla principal puede asociarse a varios registros de la tabla relacionada (cada valor de clave principal puede aparecer varias veces en la Tabla relacionada). Esto se indica mediante una línea que lleva en el extremo de la Tabla principal un 1 y en el otro el símbolo infinito . En una relación “Uno a uno”, cada registro de la Tabla principal sólo puede asociarse a un registro de la Tabla relacionada. En este caso, frecuentemente los campos de ambos extremos de la relación son una clave principal o disponen de un índice único.

. Actualizar y eliminar en cascada: Cuando se exige la integridad referencial, podemos conseguir que Access realice automáticamente “en cascada” operaciones de eliminación y actualización para los registros relacionados marcando las casillas correspondientes de la ventana situada más arriba.Si seleccionamos “Eliminar en cascada los campos relacionados” al eliminar registros en la Tabla principal se eliminarán automáticamente los registros relacionados de la Tabla relacionada. Access avisará de que también se eliminarán estos registros.Si seleccionamos “Actualizar en cascada los campos relacionados”, al cambiar la clave principal de un registro en la Tabla principal , Access cambiará automáticamente la clave principal al nuevo valor en todos los registros relacionados. Access no muestra ningún mensaje al hacerlo.

Si deseamos ver todas las relaciones existentes en una base de datos en el menú Herramientas elegimos Relaciones y, posteriormente, en el menú Relaciones (aparece esta opción en el menú por el hecho de haber establecido una relación) elegimos Mostrar todo. También podemos recurrir al botón de la barra de herramientas denominado “Mostrar todas las relaciones”.

Para ver las relaciones de una tabla en concreto, seleccionamos dicha tabla y en el menú Relaciones elegimos “Mostrar directas”. También disponemos de esta opción en un botón de la barra de herramientas


Mostrar todas

Mostrar directasMenú Relaciones

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La edición y eliminación de relaciones se realiza en la ventana Relaciones. Para editar una relación podemos hacer doble clic en la línea perteneciente a la relación que se desea editar. Para eliminar una relación se marca la línea de la relación y se pulsa la tecla SUPR. Si deseamos eliminar una tabla de una relación se marca la tabla y se pulsa la tecla SUPR.

4. Creación de formulariosCuando creamos una tabla lo hacemos a través de la Vista “Diseño”. Para introducir los datos en los

diferentes campos de la tabla podemos usar la Vista “Hoja de datos” que nos presentará en columna los campos de la tabla y el cursor esperando en el primer campo del primer registro. Escribimos el dato y pulsamos INTRO para pasar al siguiente campo. No obstante, si la tabla contuviese muchos campos éstos no podrían aparecer todos a la vez en pantalla y la introducción de datos sería complicada y poco elegante.

Los formularios proporcionan una forma cómoda y elegante de introducir datos en una tabla de Access, ya que nos permiten presentar la información como deseemos y acompañarla de gráficos, líneas, colores e imágenes que hacen más agradable su introducción. Además, podemos crear para un campo en concreto una lista de los valores que puede tener dicho campo haciendo innecesario que el usuario los teclee. Bastaría con que eligiese los valores de la lista haciendo clic con el ratón, lo que evitaría posibles errores introducidos por teclado. También podemos incluir en el formulario campos calculados, que presenten el resultado de una operación.

La información de los formularios puede proceder de una consulta o de una tabla, pero también existen formularios no basados en ellas que se denominan formularios independientes.

4.1. Pasos para crear un formularioCuando utilicemos un formulario para introducir, presentar o modificar datos de una base de datos,

deberemos conectarlo a una tabla o a una consulta, que será su origen de los datos. Si todos los datos están en una tabla, debemos basar el formulario en esa tabla. Por el contrario, si los datos están almacenados en varias tablas, debemos basar el formulario en una consulta que incluya dichas tablas.

Los formularios pueden crearse:

Automáticamente a través del botón “Autoformulario” de la barra de herramientas Haciendo clic en el botón “Nuevo” de la ficha Formularios de la base de datos. Cuando

hacemos clic en este botón (figura de arriba) aparece la ventana de la página siguiente, en la que podemos elegir las siguientes opciones:


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Vista diseño. Nos presenta una pantalla totalmente vacía que configuramos desde el principio.

Asistente para formularios. Es la opción más útil y la que explicaremos más adelante con detenimiento.

Autoformulario: columnas. Produce el mismo efecto que el que se consigue con el botón Autoformulario de la barra de herramientas, es decir la aparición de un formulario, sin hacernos ninguna pregunta, en dorma de columnas

Autoformulario: tabular. Lo mismo que el anterior, pero genera un formulario en forma de tabla (Hoja de datos).

Asistente para gráficos. Crea un formulario con un gráfico.


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Asistente para tablas dinámicas. Crea un formulario de Microsoft Access con una tabla dinámica de Excel. Una tabla dinámica es una tabla interactiva que puede resumir grandes cantidades de datos utilizando un formato y unos métodos de cálculo elegidos por nosotros. Cuando el Asistente finaliza su creación, aparecerá un formulario de Access con la tabla dinámica. Si hacemos clic en “Modificar tabla dinámica” se abirá Microsoft Excel y podremos modificarla.

Comentemos ahora alguno de los procedimientos descritos anteriormente para crear formularios.

4.1.1. Autoformulario. El Asistente Autoformulario crea un formulario sin pedirnos información. Activamos la ficha Tablas

o la ficha Consultas de la base de datos, marcamos la tabla o consulta de la que deseamos hacer el formulario y hacemos clic sobre el botón Autoformulario de la barra de herramientas. Inmediatamente aparece un formulario de tipo columnas que presenta todos los campos existentes en la tabla o consulta en la que se basa. Para guardar el nuevo formulario hacemos clic en el botón cerrar, contestamos el nombre que deseamos darle y el formulario aparecerá en la ficha Formulario de la base de datos.

Posteriormente podremos modificar este formulario dándole el aspecto deseado. En la ventana Formularios aparecen tres botones: Abrir, Diseño y Nuevo (ver página 23). Si marcamos el formulario creado y hacemos clic en el botón diseño se abrirá la ventana que nos permite cambiar el contenido y los elementos de los formularios. Esta pantalla se explica en el apartado titulado “Asistente para formularios”.

4.1.2. Asistente para formularios

Los pasos que debemos dar son:


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En la ventana de la base de datos hacemos clic en la ficha “Formulario”.

Elegimos el botón “Nuevo” y aparecerá el cuadro de diálogo Nuevo formulario, tal como vemos en la figura de la derecha. En el cuadro de lista “Elija la tabla o consulta de donde provienen los datos del objeto” hacemos clic en el selector y elegimos la tabla o consulta en que se va a basar el formulario.

A continuación, elegimos el botón “Asistente para formularios” y entonces Access nos mostrará una serie de pantallas del asistente, tal como vemos en la página siguiente.

En esta pantalla del Asistente se nos pide que elijamos los campos de la tabla o consulta que van a formar parte del formulario. Podemos ir

eligiendo campos uno a uno y pasando a la ventana “Campos seleccionados” con el botón que tiene el símbolo “>” o elegirlos todos pasándolos con el botón “>>”.


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A continuación, hacemos clic en el botón “Siguiente” y aparece una pantalla en la que debemos decidir la distribución que aplicamos a nuestro formulario: En columnas, tabular, hoja de datos o justificado

Elegimos “En columnas” y hacemos clic en “Siguiente” para pasar a la siguiente ventana del asistente para formularios.

En esta ventana señalamos el estilo que vamos a aplicar al formulario. Existen varios estilos: Colorido 1, Colorido 2, Diagonales, Estándar, Mundo...

Elijamos, por ejemplo, “Estándar” y hacemos clic en el botón “Siguiente”.


Cuadro de herramientas

Etiqueta (izquierda) y Cuadro de texto (derecha)

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En esta nueva ventana del asistente escribimos el título que deseamos dar al formulario y elegimos el botón “Modificar el diseño del formulario”, lo que nos va a permitir darle un toque personal al diseño definitivo. No marcamos el cuadro de verificación “¿Desea mostrar Ayuda acerca...”. Hacemos clic en el botón “Terminar” para finalizar el asistente y aparecerá el formulario ya creado, pero en modo “Vista Diseño” que nos permite introducir diversas modificaciones.


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El formulario recién creado posee tres secciones:

Encabezado del formulario. Aquí podemos colocar un título para el formulario acompañado, por ejemplo, de objetos gráficos.

Detalle. En esta zona aparecen las Etiquetas acompañadas de sus correspondientes Cuadros de Texto. Estos representan cada uno de los campos que forman parte de la tabla o consulta que hemos tomado como origen del formulario. Las Etiquetas contienen un texto que aclara el dato que se va a recoger en el cuadro de texto. El texto de las etiquetas coincide con el nombre del campo si en la propiedad “Título” del campo no hemos indicado algún texto (ver página 15).

Pie del formulario. Podemos incluiremos alguna información que sea útil. Número de página, fecha, recordatorios...

Por defecto sólo aparecen estas tres zonas, pero podemos incluir en el formulario un Encabezado y un Pie de página. La diferencia entre el encabezado y pie de formulario y el encabezado y el pie de página radica en que los primeros aparecerán fijos en el formulario, aunque este tenga varias páginas, al cambiar de página, mientras que los segundos variarán según la página del formulario que estemos viendo.

Para agregar o quitar estos encabezados y pies debemos tener el formulario en “Vista diseño” y hacer clic en el menú Ver y dentro de él en la opción “Encabezado o pie de página” o en “Encabezado o pie de formulario”. También podemos hacer clic con el botón derecho sobre el formulario en “Vista diseño” para que aparezca el menú emergente que vemos a la derecha, en el que elegimos las mismas opciones comentadas anteriormente.

La ventana Formulario tiene 3 modos de presentación o vistas: Vista Diseño, Vista Formulario y Vista Hoja de datos.

Modo de presentación Diseño. Este modo es en el que construimos el formulario para lo que se dispone de las herramientas necesarias. Se utiliza para crear un nuevo formulario o para cambiar la estructura de un formulario existente. En este modo disponemos de reglas que ayudan a colocar controles y ajustar tamaños, botones de la barra de herramientas que nos permiten acceder a las tareas de diseño, cuadro de herramientas que contiene las herramientas de creación de controles (cuadros de texto, etiquetas, cuadros combinados, etc.) y la barra de estado que presenta mensajes explicativos o aclaratorios. Más adelante se comenta cada uno de los elementos de la caja de herramientas.

Modo de presentación Formulario. Se utiliza para introducir, modificar y ver datos utilizando para ello el formulario propiamente dicho. En este modo, lo más habitual es ver todos los campos de un registro.

Modo de presentación Hoja de datos. Se utiliza para introducir, modificar y ver datos utilizando para ello una presentación en filas y columnas que nos permite ver numerosos registros al mismo tiempo, aunque tiene el inconveniente de que en muchas ocasiones el ancho de todos los campos es mayor que la pantalla y esto nos obliga a desplazarnos en ella para ver toda la información. Además, en este modo no se muestran las imágenes ni los objetos OLE ni los botones de comando (se verán más adelante).


Dos de las tres partes básicas del formulario. Además del encabezado del formulario y del detalle hay un pie del formulario. En ocasiones, también aparece un encabezado de página y un pie de página, sólo visibles en el modo presentación Diseño o cuando se imprime el formulario.

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Veamos cómo proceder para guardar el formulario. Cuando cerremos la ventana Formulario después de crear un formulario o de modificar uno ya existente, Access nos pedirá automáticamente que guardemos el formulario.

No obstante, conviene guardarlo periódicamente para evitar problemas de pérdidas o deterioros accidentales. Para hacerlo:

1. En el menú Archivo elegimos Guardar (o en la barra de herramientas hacemos clic en el botón “Guardar”).

2. Si el formulario no tiene título, escribimos su nombre en el cuadro “Nombre del formulario” y luego aceptamos.

4.2. Tipos de controlesToda la información de los formularios aparece en controles, que son objetos que muestran datos,

realizan acciones o simplemente decoran el formulario. Los controles pueden ser de varios tipos:

Controles dependientesEstos controles tienen como origen de datos un campo de una tabla. Se utilizan para mostrar, introducir y actualizar los valores de los campos de la base de datos. Estos valores pueden ser de tipo texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes o gráficos.

Controles independientesSon aquellos controles que no tienen un origen de datos. Se usan para mostrar información , líneas, rectángulos e imágenes. También se pueden utilizar para aceptar un dato escrito por el usuario pero que no se desea almacenar en una tabla.

Controles calculadosEs un control cuyo origen de datos es una expresión, que es una combinación de operadores (=, + , etc.), nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un solo valor y valores constantes. Por ejemplo, la siguiente expresión calcula el importe de la venta de un producto multiplicando el valor del campo Can por el valor del campo Pv = [Can] * [Pv] La expresión puede contener datos de un campo de una consulta o tabla asociada al formulario y también datos de otro control del formulario.

A su vez, estos controles pueden ser Cuadros de Texto, Cuadros de Etiqueta, Cuadros de lista, Cuadros combinados, Grupo de opciones, Botón de opción, etc. tal como vemos en la siguiente Caja de herramientas, que aparece cuando diseñamos un formulario, si están

activas las barras de herramientas:


PunteroSeleccionar objetos

Etiqueta

Grupo de opciones

Botón de opción

Cuadro combinado

Marco de objeto independiente

Cuadro de texto

Botón de alternar

Casilla de verificación

Cuadro de lista

Asistentes para controles

ImagenBotón de comando

Marco de objeto dependiente

Control ficha

LíneaSalto de página

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Antes de pasar a describir cada uno de estos controles es conveniente que hablemos de sus propiedades, que nos permiten determinar todas sus características, de las propiedades del propio formulario y de las distintas secciones que en él podemos encontrar (aunque esto último ya se comentó en la página 28 de este capítulo).

4.3. Propiedades de los controlesTodos los controles de un formulario, así como el propio formulario y cada una de sus partes, tienen

propiedades. Podemos verlas presentando su hoja de propiedades bien haciendo doble clic sobre el control, siempre que no sean subformularios y marcos de objetos independientes, seleccionando el control y eligiendo en el menú Ver la opción Propiedades (o en la barra de herramientas en el botón “Propiedades”) o haciendo clic con el botón derecho sobre el control y eligiendo “Propiedades” en el menú contextual que aparece.

Si el control tiene una etiqueta adjunta, debemos seleccionar el control, no su etiqueta. Si deseamos ver la hoja de propiedades de la etiqueta, debemos hacer lo mismo que con el control pero sobre la etiqueta.

De forma predeterminada, un cuadro de texto dependiente incluido en un formulario hereda los mismos valores del campo de su tabla o consulta subyacente para las propiedades: Formato, LugaresDecimales, MáscaraDeEntrada y TextoDeLaBarraDeEstado, aunque en realidad esta última toma su valor de la propiedad Descripción de la tabla o consulta subyacente.

Si cambiamos el valor de una propiedad del control en el formulario, la propiedad del campo correspondiente en la tabla o consulta subyacente no se ve afectada. Igualmente, si cambiamos la propiedad de un campo de una tabla o consulta en las que se basa un formulario después de haber creado éste, debemos actualizar manualmente las propiedades de los controles de ese formulario basados en ese campo.

Si en un formulario hemos creado un campo calculado y dicho campo no existe en la consulta subyacente (las tablas nunca contienen campos calculados), no heredará ninguna propiedad de la consulta, por lo que será necesario establecer propiedades para ese campo, como por ejemplo Formato.

Al abrir la hoja de propiedades de un control aparecen las siguientes categorías de propiedades:

Todas. Como su nombre indica, nos muestra todas las propiedades de un control Datos. Determina las características de los datos mostrados en el control, como su

valor predeterminado, su formato o el número de decimales. Formato. Define las características de apariencia del control: altura, anchura, color,... Eventos. Especifica una macro o un procedimiento de evento que Access ejecuta

cuando ocurre algún suceso: pulsar ciertas teclas, el cambio de los datos del control, hacer clic o doble clic sobre el control, etc.

Otras. Muestra características adicionales del control: su nombre, descripción que aparece en la barra de estado, orden de tabulación, etc.

Si queremos que varios controles tengan las mismas propiedades, mostramos la hoja de propiedades de uno de los controles y luego seleccionamos los controles del grupo


CUADRO DE HERRAMIENTAS

Más controlesSubformulario/Subinforme

Rectángulo

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manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas (Shift) mientras hacemos clic sobre cada uno de ellos. En la barra de la hoja de propiedades aparecerá el texto “Selección múltiple”. Si deseamos desmarcar alguno de los controles ya marcados volvemos a hacer clic sobre él pulsando previamente la tecla Mayúsculas. Si agrupamos controles de diversos tipos sólo aparecerán en la hoja de propiedades aquellas que sean comunes a dichos controles. Si todos los controles que hemos seleccionado tienen establecido el mismo valor en una propiedad, ese valor aparecerá en la hoja de propiedades. Sin embargo, si los controles seleccionados no tienen el mismo valor establecido para alguna propiedad, el cuadro correspondiente a esa propiedad aparecerá en blanco.

Los controles tienen unas propiedades predeterminadas que, en ocasiones, puede resultar interesante desactivar. Por ejemplo, si deseamos crear en un formulario muchos cuadros de texto, pero no deseamos que tengan etiqueta adjunta marcamos en el cuadro de herramientas el icono que representa este control y hacemos clic en el icono “Propiedades” de la barra de herramientas (o el menú Ver/Propiedades). Aparece una hoja de propiedades del control seleccionado, cuya barra indica que son las propiedades predeterminadas, y establecemos como “No” la propiedad EtiquetadoAutomático del cuadro de texto. En el futuro, los nuevos cuadros de texto que se agreguen aparecerán sin etiqueta. Las propiedades predeterminadas para ese formulario y sus modificaciones seguirán vigentes hasta que se cambien de nuevo.

Veamos a continuación alguna de las propiedades que podemos modificar en la hoja de propiedades de un control:

Origen del control. Esta propiedad aparece en la categoría “Datos” de los cuadros de texto y nos permite cambiar el campo del cual depende el cuadro de texto. Al hacer clic en esta propiedad aparece una flecha hacia abajo y un botón con tres puntos. La flecha nos permite acceder a la lista de campos de la tabla o consulta en la que hemos basado el formulario y los tres puntos sirven para abrir un generador de expresiones.

Formato. Esta propiedad permite definir la forma en que van a aparecer los datos en un control: ver números con porcentaje, fechas de una forma determinada. Se encuentra en la categoría “Formato” de la hoja de propiedades. Podemos aplicar formatos a los controles que muestren datos de los siguientes tipos: Numérico, Moneda, Fecha/Hora y Sí/No.

LugaresDecimales. Esta propiedad, localizada también en la categoría “Propiedades de datos” de la hoja de propiedades, puede ser aplicada a aquellos controles que muestren números.

TextoDeLaBarraDeEstado. Esta propiedad nos permite presentar un texto cualquiera en la barra de estado al estar un control seleccionado. Debemos teclear el texto que deseamos que aparezca en el cuadro de esta propiedad, con un máximo de 255 caracteres, aunque Access sólo mostrará el texto que quepa en la barra de estado. Por defecto, el texto que aparece es el que se escribió en la columna descripción del campo de la tabla asociada.


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ValorPredeterminado. Esta propiedad introduce un valor predeterminado en un control al pasar a un nuevo registro. Es más conveniente establecer esta propiedad en la tabla subyacente.

ReglaDeValidación. Comprueban los datos introducidos en un control e indican si se trata de datos incorrectos. Si establecemos una regla de validación en un formulario y otra regla de validación distinta en su tabla subyacente, ambas influirán en el resultado. Es más conveniente establecer esta propiedad en la tabla subyacente

TextoDeValidación. Se utiliza para definir el mensaje que aparecerá cuando se introducen datos incorrectos. Es más conveniente establecer esta propiedad en la tabla subyacente

MáscaraDeEntrada. Ayuda a introducir los datos en el formato correcto al proporcionar una plantilla que muestra cómo teclearlos. Es más conveniente establecer esta propiedad en la tabla subyacente.

BarrasDeDesplazamiento. En los cuadros de texto de varias líneas el ajuste de tamaño para poder verlas es automático En ocasiones, este tamaño se ajusta y sólo podemos ver algunas de las líneas que contiene. En estos casos podemos hacer aparecer una barra de desplazamiento vertical asignando el valor Vertical en el cuadro de esta propiedad.

AutoExtensible y AutoComprimible. Si establecemos el valor Si en estas dos propiedades podremos imprimir todo el contenido de un cuadro de texto que por su tamaño no muestra en pantalla todo su contenido.

Orden de tabulación. Cuando agregamos controles a un formulario, Access les asigna automáticamente un orden de acceso dentro del formulario que coincide con el orden en que se crean los controles (puede comprobarse el orden de tabulación pulsando sucesivamente la tecla TAB). Si deseemos alterar este orden de tabulación, cuando estemos en el formulario abierto en el modo de presentación Diseño, seleccionamos el control, accedemos a sus propiedades y en ÍndiceDeTabulación veremos un número que indica la posición de cada control en el orden de tabulación (0 el primero, 1 el segundo, etc.). Cambiando dicho número, cambiaremos también el orden del control en el formulario. Más útil es ir al menú Edición y elegir la opción Orden de tabulación. Aparecerá una ventana en la que si hacemos clic sobre el botón “Orden automático” haremos que el orden de tabulación sea de izquierda a derecha y de arriba abajo. También podemos crear nuestro propio orden de tabulación, ya que en esta ventana aparece una lista denominada “Orden personalizado” con los nombres de todos los controles en el orden que tienen. Hacemos clic sobre el selector del control que deseamos mover (también podemos marcar varios); volvemos a hacer clic sobre ese selector y lo arrastramos a la posición deseada dentro de la lista.

PuntoDeTabulación. Si establecemos a No el valor de esta propiedad veremos el control de un formulario, pero no lo incluimos en el orden de tabulación.

4.4. Secciones de un formularioPodemos ver estas secciones y un comentario inicial sobre ellas en la página 28. Microsoft Access

dispone de cinco tipos de secciones para agregar a un formulario y mejorar su presentación. Es posible ajustar el tamaño de estas secciones y establecer sus propiedades y podemos incluir dentro de ellas cualquier tipo de control. Para presentar sus propiedades debemos tener seleccionada la sección correspondiente. Las cinco secciones son las siguientes:

Encabezado del formulario. Aparece en la parte superior de la pantalla y al imprimir el formulario al principio de la primer página. Si no deseamos imprimir este encabezado, en la propiedad MostrarCuando escribimos “Sólo en pantalla”. Presenta un título para el formulario, instrucciones para su uso y botones de comando que abren


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formularios relacionados o que realizan otras tareas.

Encabezado de página. Sólo aparecen en los formularios impresos. Presenta información tal como títulos, encabezados de columna o cualquier información que se desee colocar al principio de cada página.

Detalle. Presenta los registros. Puede mostrar un registro por pantalla o por página, o bien tanto registros como quepan en la pantalla o en la página.

Pie de página. Sólo aparecen en los formularios impresos. Puede presentar la fecha, el número de página o cualquier otra información

Pie del formulario. Aparece en la parte inferior de la pantalla y al imprimir el formulario en la última página. Si no deseamos imprimir esta sección, en la propiedad MostrarCuando escribimos “Sólo en pantalla”. Presenta instrucciones para el uso del formulario, botones de comando o controles que aceptan entradas del usuario.

Los encabezados y pies descritos anteriormente se agregan o eliminan como parejas de elementos. Para agregar o eliminar alguna de estas secciones daremos los siguientes pasos:

En el menú Ver elegimos Encabezado/Pie del formulario o bien Encabezado/Pie de página. Si una sección estaba activa se desactivará y viceversa.

En algunas ocasiones pueden no ser necesarias ambas secciones, encabezado y pie. En este caso, podemos cambiar el tamaño de la sección no deseada de modo que su altura sea cero o bien podemos establecer su propiedad Visible a No.

Al cambiar el tamaño de una sección debemos tener en cuenta que podemos modificar la altura de cada sección individualmente, pero no su anchura, puesto que la anchura de una sección determina la anchura del formulario. Para cambiar la altura de una sección pondremos el ratón sobre su límite inferior y adoptará la forma de una línea con doble flecha; hacemos clic y arrastramos hasta la altura deseada. Para cambiar la anchura del formulario situamos el ratón en el límite derecho de cualquier sección y procedemos de la misma manera.

Las propiedades de cada sección son distintas aunque pertenezcan a la misma pareja de encabezado-pie. Para presentar la hoja de propiedades de una sección podemos hacer doble clic sobre dicha sección o bien seleccionamos la sección y en el menú Ver elegimos Propiedades (o el botón “Propiedades” de la barra de herramientas.

4.5. Propiedades del formularioAl igual que los controles y las secciones, el formulario también tiene sus propiedades. Para mostrar

su hoja de propiedades podemos hacer doble clic en la zona gris exterior a cualquier sección del formulario o en el cuadro donde se juntan las reglas. También podemos seleccionar el formulario, eligiendo en el menú Edición Seleccionar formulario, y a continuación elegimos propiedades en el menú Ver (o en el botón “Propiedades” de la barra de herramientas). Una vez que aparezca la hoja de propiedades podemos seleccionar la categoría de propiedades que deseemos modificar. Alguna de las propiedades que podemos ver son las siguientes:

VistaPredeterminada. Controla la apariencia de un formulario. Esta propiedad toma tres valores:

Formulario simple. Si deseamos ver un solo registro a la vez en la pantalla.

Formularios continuos. Si deseamos ver en la pantalla varios registros simultáneamente. Este es el valor predeterminado.

Hoja de datos. Para mostrar un formulario de manera que los registros aparezcan en forma de filas y columnas.

VistasPermitidas. Esta propiedad nos permite especificar si deben estar disponibles los modos de presentación Formulario y Hoja de datos al utilizar el formulario o ambas.


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PermitirEdiciones. Si elegimos el valor “Sí” podemos usar el formulario para editar registros y se presenta el primer registro del formulario.

PermitirEliminar. Se puede especificar si se permite o no eliminar registros.

PermitirAgregar. Se utiliza para determinar si un usuario puede agregar un registro cuando está usando un formulario. Se podrá agregar un registro si ponemos el valor “Sí”. Si ponemos “No” los usuarios pueden ver o modificar los registros existentes, aunque no podrán agregar registros. Si deseamos evitar que se cambien los registros existentes (hacer que un formulario sea de sólo lectura), debemos establecer las propiedades PermitirAgregar, PermitirEliminación y PermitirEdiciones a “No”. También podemos hacer los registros de sólo lectura estableciendo la propiedad TipoRecordset a Snapshot. Si sólo deseamos abrir un formulario para introducir datos, establezca la propiedad EntradaDeDatos del formulario a “Sí” Cuando la propiedad PermitirAgregar está establecida a “No”, el comando Entrada de datos del menú Registros no está disponible.

OrigenDelRegistro. Esta propiedad nos permite modificar la tabla o la consulta en que se basa el formulario. Por ejemplo, si nuestro formulario se basa en una tabla y después decidimos incluir en el formulario campos pertenecientes a otra tabla distinta, debemos crear una consulta que incluya ambas tablas y después cambiar el valor de la propiedad OrigenDelRegistro al nombre de dicha consulta. Esta propiedad también es útil si deseamos crear un diseño de formulario que luego utilizaremos en varios formularios. Tras copiar este formulario las veces que se desee, en las copias se pone el valor de OrigenDelRegistro que se necesite. Si el cuadro de la propiedad OrigenDelRegistro está en blanco, o si contiene una instrucción del SQL en lugar del nombre de una tabla o consulta, podemos abrir el Generador de consultas, ya sea para crear una nueva instrucción SQL o para modificar la existente. En ambos casos, al cerrar el Generador de consultas se introducirá una instrucción del SQL en el cuadro de la propiedad OrigenDelRegistro.

4.6. Descripción de los tipos de controles

4.6.1 Cuadros de texto dependientesLos cuadros de texto dependientes están asociados a campos de una tabla. Aparecen

automáticamente cuando creamos el formulario y van acompañados por un cuadro de texto independiente denominado etiqueta que contiene el nombre del campo o el texto que hayamos incluido en la propiedad título. También se puede crear un cuadro de texto dependiente de un campo arrastrando el nombre del mismo desde la lista de campos. Esta lista podemos verla haciendo clic en el botón de la barra de herramientas Lista de campos (o en el menú Ver / Lista de campos). Otra alternativa para crear cuadros de texto es usar el botón del mismo nombre de la caja de herramientas que se muestra aquí al lado. No obstante, este procedimiento nos obligaría a escribir posteriormente en el cuadro de texto el nombre del campo del que deseamos que dependa. El nombre del campo también puede ser introducido en la hoja de propiedades del cuadro de texto.

Por tanto, el mejor método para que el cuadro de texto sea dependiente es usar la Lista de campos, ya que por medio del botón Cuadro de texto de la caja de herramientas el cuadro que creamos es inicialmente independiente. Si deseamos hacerlo depender de un campo de una tabla se va a propiedades de ese cuadro de texto y en la propiedad OrigenDelControl se escribe el nombre del campo.

Para crear un cuadro de texto dependiente de un campo usando Lista de campos daremos los siguientes pasos:


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1. Abrimos el formulario en el modo de presentación Diseño.2. En el menú Ver, elegimos Lista de campos (o hacemos clic en el botón Lista de campos de la barra de

herramientas.3. Cuando veamos los distintos campos de la tabla hacemos clic sobre el campo seleccionado o, si se trata de

más de un campo, usamos el procedimiento de marcaje de múltiples campos entre uno inicial y uno final con la tecla MAYÚSCULAS o, si los campos no son contiguos, con la tecla CTRL o, si son todos los campos, haciendo doble clic sobre la barra de título de la lista de campos.

4. Arrastramos ahora los campos seleccionados a la posición deseada en el formulario, quedando unos encima de los otros si hemos seleccionado más de un campo. Cada cuadro de texto aparecerá con una etiqueta predeterminada.

4.6.2. Cuadros de texto independientesLos cuadros de texto independientes se crean exclusivamente con el cuadro de herramientas

descrita más arriba (si no se visualiza iremos al menú Ver y elegiremos la opción Cuadro de herramientas).

Vamos a explicar cómo se crean dos tipos de cuadros de texto independientes: los cuadros de texto etiqueta y los cuadros de texto calculados.

Etiquetas. Se usan para crear textos descriptivos o títulos, breves instrucciones, etc. Su contenido es estático, no cambia al pasar de un registro a otro y siempre son independientes, es decir, al crearse con el icono Etiqueta de la caja de herramientas no aparece adjunta a otro control, como las etiquetas que se asocian con los cuadros de texto dependientes de un campo. Tras seleccionar el icono, si deseamos que Access ajuste el tamaño de la etiqueta mientras escribimos el texto, hacemos clic en el lugar del formulario donde deseamos que empiece la etiqueta y luego escribimos el texto. Para crear una etiqueta de cualquier tamaño, hacemos clic en el lugar del formulario donde deseamos que empiece la etiqueta, arrastramos el puntero hasta que la etiqueta tenga el tamaño deseado y luego escribimos el texto.Si deseamos tener una etiqueta con varias líneas de texto se puede pulsar CTRL+INTRO al final de la primera línea lo que determina que la anchura de la etiqueta dependa de ella.Para adjuntar una etiqueta nueva a un control hacemos clic en el lugar del formulario donde deseamos situar la etiqueta, escribimos el texto, luego seleccionamos la etiqueta y en el menú Edición elegimos Cortar (o botón “Cortar”), seleccionamos el control al que deseamos adjuntar la etiqueta y en el menú Edición elegimos Pegar (o botón “Pegar”).

Controles calculados. Usamos el botón Cuadro de texto del Cuadro de herramientas. Los utilizaremos cuando en un formulario deseemos presentar el resultado de un cálculo, utilizando una expresión como origen de los datos del control. Cada vez que abramos el formulario, Access calculará el valor correcto usando los datos más actuales. En los cuadros de texto introducimos la expresión directamente como texto precedido del signo igual ( = ).Para crear un cuadro de texto calculado:

Seleccionamos el botón Cuadro de texto del cuadro de herramientas. Creamos con el ratón un cuadro de texto en el lugar indicado del

formulario. Aparecerá el cuadro de texto y una etiqueta adjunta con un texto del

tipo “Campo0”. Para cambiar la etiqueta predeterminada hacemos doble clic sobre ella y escribimos el texto que deseemos. Situamos el puntero del ratón dentro del cuadro de texto y cuando el puntero adopte la forma de una I hacemos clic y escribimos el signo igual (=) seguido de una expresión. Si las expresiones que vamos a escribir son complejas podemos utilizar el Generador de expresiones. Las expresiones son una combinación de operadores (= , +, etc.), valores constantes, nombres de campo (encerrados entre corchetes), nombres de controles (también encerrados entre corchetes) y funciones (son


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operaciones que devuelven un valor, como Fecha() que devuelve la fecha actual y Ahora() que devuelve la fecha y la hora actuales). Los corchetes serán introducidos automáticamente por Access siempre y cuando los nombres de campo o de controles no posean espacios en blanco ni caracteres especiales. Las expresiones no solo pueden introducirse en los cuadros de texto, sino en cualquier control que tenga una propiedad denominada OrigenDelControl. En los cuadros de texto la expresión se puede introducir directamente, como ya dijo, o escribirse en la hoja de propiedades en la propiedad OrigenDelControl, pero en los demás controles solo puede hacerse en dicha propiedad.

Veamos algunos ejemplos de expresiones:

=Fecha()Presenta la fecha actual almacenada en el reloj del sistema

=Ahora()Presenta la fecha y la hora actuales del sistema

=[PrecioUnidad]*0,75Calcula el 75% del precio de un producto. PrecioUnidad es un campo.

=[Subtotal]+[GastosEnvio]Suma el valor contenido en el campo Subtotal con el valor del campo GastosEnvio.

=PáginaPresenta el número de página al imprimir o hacer la presentación preliminar de un formulario que genera varias páginas

=[Nombre]& “ “&[Apellidos]El signo & permite combinar los valores de texto almacenados en dos o más campos o controles. Encerraremos entre comillas todolo que insertemos entre los valores. En este caso, aparecerá el nombre de una persona seguido de un espacio en blanco y de sus apellidos

=[FechaDeEntrega]-[FechaDeEnvio]Presenta los días de adelanto (resultado +) o de retraso (resultado -) con los que se ha enviado un pedido. si el valor fuese 0, el pedido se ha enviado el mismo día que esperaba recibirlo el cliente.

=Suma(expresión)Calcula la suma del argumento expresión. Ésta es el nombre de un campo o una expresión, pero no se pueden usar nombres de controles. Los nombres de campo pueden proceder de una tabla o de una consulta. Incluso podemos usar el nombre de un campo calculado existente en una consulta. No obstante, si queremos calcular el total de los valores almacenados en un control calculado, debemos repetir en la función Suma la expresión usada en el control calculado. Por ejemplo:

=Suma([PrecioConDescuento])Suma los valores del control dependiente delcampo PrecioConDescuento.

Si en el formulario aparece un campo calculado como:


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=[Precio]*[Cantidad]*(1-[Descuento])

y deseamos calcular el total de este control escribiríamos:

=Suma([Precio]*[Cantidad]*(1-[Descuento]))

,es decir, deberíamos repetir la expresión.

=Dbúsq(expresión;dominio[;criterios])La función Dbúsq permite consultar y mostrar un valor contenidoen otra tabla o en otra consulta. Su sintaxis es la siguiente:

expresión es el nombre del campo que se desea consultardominio es la tabla o consulta donde se encuentra dicho campocriterios su uso es opcional y sirve para restringir el rango de

datos que se va a buscar.

Por ejemplo:

=Dbúsq(“[NombreContacto]”;”[Proveedores]”;”[IDProveedor]=Formularios![Productos].[IDProveedor]”)

Esta expresión examina la tabla Proveedores y devuelve el nombre del contacto del proveedor cuyo ID de proveedor coincide con el valor existente en el control ID de proveedor del formulario Productos.

Al realizar cálculos aritméticos, si en una expresión algunos valores son nulos (no se ha introducido ningún valor) dicha expresión también será nula. Para evitar un resultado nulo lo mejor habría sido al diseñar la tabla definir los campos de manera que no puedan tomar valores nulos, estableciendo a “Sí” la propiedad “Requerido” de esos campos. En todo caso también podemos usar la función SiInm que comprueba si en una expresión existen valores nulos. Su formato es: SiInm(expresión; parte Verdadera; parte Falsa). El argumento expresión es el nombre del campo o de la expresión que se desea evaluar; el argumento parte Verdadera es el valor que se desea obtener si expresión es verdadera; el argumento parte Falsa es el valor que se desea obtener si expresión no es verdadera.

Un ejemplo de su uso es el siguiente:

=SiInm(EsNulo([FechaEntrega]-[FechaEnvio]);”Compruebe si falta una fecha”;[FechaEntrega]-[FechaEnvio])


Expresión

DominioCriterios

Nombre de campo

Nombre de tabla

Campo de la tabla Proveedores

Objeto Formularios, que permite acceder a los

controles y propiedades del formulario

Control del formulario Productos

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Si el valor de [FechaEntrega]-[FechaEnvio] es nulo el control mostrará el mensaje ”Compruebe si falta una fecha”; de lo contrario, mostrará la diferencia entre ambas fechas.

4.6.3.Cuadros de lista y Cuadros combinados

Un cuadro de lista es un conjunto de valores entre los que podemos elegir el que deseemos. La lista de valores aparece siempre visible y no podemos añadir ninguno En los cuadros combinados hay que hacer clic sobre una flecha para que aparezca la lista y podemos teclear valores nuevos. Ambos tipos de cuadros presentan en el borde derecho una barra de desplazamiento vertical (en los cuadros combinados aparece solo tras presentar la lista) que permite ver los valores de la lista.

Las ventajas de los cuadros de lista y combinados son:

1. Es más sencillo y rápido seleccionar un valor en una lista que tener que recordar el valor deseado y escribirlo.

2. Ayudan a garantizar que el valor introducido en el control es correcto

Para crear un cuadro de lista o combinado con un asistente daremos los siguientes pasos:

En el cuadro de herramientas hacemos clic en la herramienta “Asistentes para controles”.

En la caja de herramientas hacemos clic en la herramienta “Cuadro de lista” o “Cuadro combinado”

Hacemos clic en el lugar del formulario donde deseamos colocar el cuadro. Entonces irán apareciendo ventanas de diálogo, seguiremos las indicaciones que aparezcan en ellas y en la última ventana haremos clic en “Finalizar”

Para crear un cuadro de lista o combinado sin un asistente daremos estos pasos:

En el cuadro de herramientas hacemos clic sobre la herramienta “Asistentes para controles” si aparece el botón hundido, con el fin de desactivar este asistente.

En la caja de herramientas hacemos clic sobre la herramienta “Cuadro de lista” o “Cuadro combinado”

Ahora tenemos dos opciones: podemos crear un control dependiente de un campo haciendo clic en el botón

“Lista de campos” de la barra de herramientas, seleccionamos un campo de la lista y lo arrastramos hacia el formulario

o bien crear un control independiente haciendo clic directamente en el lugar del formulario que deseemos.En ambos casos el ratón adquiere la forma de Cuadro de lista o de Cuadro combinado, según lo que hayamos elegido.

A continuación, presentamos la hoja de propiedades del nuevo control (botón derecho sobre él y elegimos Propiedades, por ejemplo) y establecemos la propiedad TipoDeOrigenDeLaFila, que indica a Access cuál es el tipo de origen de las filas para la lista (una Tabla, una Consulta,...), y la propiedad OrigenDeLaFila indica el origen de datos para la lista (el nombre de la Tabla o Consulta,...). En la siguiente tabla podemos ver los distintos tipos de contestación:

Si deseamos ver en la lista... valor de TipoDeOrigenDeLaFila valor de OrigenDeLaFilaFilas de una tabla o consulta Tabla/Consulta (predeterminado) El nombre de la Tabla o ConsultaFilas de instrucción SELECT del SQL

Tabla/Consulta (predeterminado)

Lista de valores especificados por nosotros

Lista de valores La lista de los valores, separados por signos de punto y coma


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Nombres de los campos de una tabla o consulta

Lista de campos El nombre de la Tabla o Consulta

Valores definidos por una función de Access Basic

El nombre de la función de Access Basic

(Dejar en blanco)

En una lista también podemos mostrar dos o más columnas de valores. Para definir el número de columnas se acude a la propiedad NúmeroDeColumnas. Si en OrigenDeLaFila pusimos el nombre de una Tabla o Consulta y asignamos un 3 a la propiedad NúmeroDeColumnas, el cuadro de lista incluirá los tres primeros campos de la Tabla o Consulta, empezando por la izquierda. Además, es posible determinar la anchura de las columnas del cuadro de lista, a través de la propiedad AnchurasDeColumnas. Se escriben la anchuras de las distintas columnas en el recuadro de la propiedad, separadas por signos de punto y coma. Si esta propiedad se establece en 0 (cero) para una columna, ésta quedará oculta. Alguna o todas las anchuras de columna pueden dejarse en blanco, en cuyo caso se usará la anchura predeterminada de columna que es de 1 pulgada (2,54 cm). Existe una propiedad denominada AnchuraDeLaLista que nos permite fijar el ancho total de la lista. Si fijamos la AnchuraDeLaLista en 5 cm, el NúmerodeColumnas se establece en 3 y contestamos ;;1,5 cm en AnchurasDeColumnas, Access determinará que la tercera columna tenga 1,5 cm y las otras dos tengan 1,75 cada una, es decir distribuye el espacio restante (5 – 1,5) entre las dos columnas cuya anchura se ha dejado en blanco.

Cuando existen varias columnas, la propiedad ColumnaDependiente nos permite determinar de qué columna vamos a usar los valores. Las demás columnas se pueden utilizar para mostrar valores adicionales que ayuden a seleccionar la fila correcta de la lista.

Si utilizamos una lista de valores tecleados por nosotros y distribuidos en más de una columna, Access incluirá en la primera columna de la primera fila el primer valor que se especifique en la propiedad OrigenDeLaFila, en la segunda columna de la primera fila incluirá el segundo valor, y así sucesivamente, rellenando la lista de izquierda a derecha y de arriba abajo. Si uno de los valores contuviese el carácter separador de la lista (el punto y coma o el carácter separador especificado en el Panel de Control de Windows) deberíamos escribir el valor entre comillas.

Si en los formularios utilizásemos con frecuencia cuadros de lista o cuadros combinados para mostrar valores ordenados o filtrados, nos obligaría a crear y guardar numerosas consultas para suministrar las filas de las distinta listas. Para reducir la lista de consultas podemos utilizar instrucciones SELECT de SQL (Lenguaje de Consulta Estructurado). Una vez creados los cuadros de lista o combinado, en su hoja de propiedades pondremos en TipoDeOrigenDeLaFila Tabla/Consulta y en OrigenDeLaFila la instrucción SELECT del SQL que produzca como resultado las filas de la lista. El Generador de consultas puede ayudar a crear dicha instrucción:

Tras abrir el Generador de consultas añadimos la Tabla que sea necesaria y de ella seleccionamos los campos necesarios, decidimos el tipo de ordenación (Ascendente, Descendente). Si deseamos ver la instrucción SQL para realizar posibles cambios vamos al menú Ver elegimos SQL o en la barra de herramientas hacemos clic en el botón “Presentación SQL”. Para cerrar el Generador de Consultas y guardar la instrucción SQL, en el menú Archivo elegimos Cerrar.

En los cuadros combinados podemos seleccionar un valor de la lista o introducir uno nosotros que no figure en dicha lista. Si deseamos no permitir que la persona que utilice el formulario escriba nuevos valores en el cuadro pondremos a Sí la propiedad LimitarALaLista del cuadro combinado. Sólo debemos asignar esta propiedad a Sí si la columna dependiente (la única que se puede editar en un cuadro combinado) se muestra en el cuadro combinado, ya que si dicha columna está oculta, esta propiedad siempre funcionará como si tuviera asignado el valor Sí.Cuando esta propiedad esté a Sí, podremos escribir nuevos valores en el cuadro combinado, pero sólo será aceptado si dicho valor figura en la lista .Si la propiedad está establecida a No, podremos introducir datos nuevos en el cuadro combinado, pero estos datos serán almacenados en la tabla o consulta subyacente del formulario y no en la tabla o consulta que sirve de origen de las filas de la lista. Si deseamos que aparezca un nuevo valor en la lista debemos agregarlo previamente al origen de las filas de la lista.


Botón de opción

Casilla de verificación

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4.6.4. Casillas de verificación, botones de opción y botones de alternar

Son controles independientes que nos permiten definir valores de tipo SI/NO.

Las diferencias entre estos controles residen únicamente en su apariencia.

Cuando estos controles están seleccionados, indican un valor SI o VERDADERO y cuando están desactivados, indican un valor NO o FALSO.

Una casilla de verificación tiene una marca cuando está seleccionada y no muestra ninguna marca cuando está desactivada. Un botón de opción contiene un punto cuando está seleccionado y aparece vacío cuando no lo está. Un botón de alternar aparece presionado cuando está seleccionado y aparece sin presionar cuando no lo está.

Estos controles son más útiles cuando dependen de campos de tipo Sí/No en cuyo caso cuando activemos o desactivemos uno de estos controles, Access almacenará los valores Sí/No , Verdadero/Falso o Activado/Desactivado, dependiendo del valor que tenga la propiedad Formato de dicho campo. Si estos controles derivan de otro tipo de campo (que no sea de tipo Sí/No), Access almacenará –1 (Sí o Verdadero) en el campo si el control está seleccionado y 0 (No o Falso) si no lo está.

Podemos aplicar un título o una imagen al botón de alternar. Para usar un título hacemos doble clic sobre el botón y aparece el cursor esperando que escribamos. También podemos acceder a la hoja de propiedades del botón y en la propiedad Título del botón escribimos el texto deseado. Para usar una imagen hacemos clic con el botón derecho sobre el botón, elegimos “Propiedades”, seleccionamos su propiedad Imagen y hacemos clic en el botón “Generador” de esta propiedad. Aparece así el Generador de imágenes que nos permite elegir una de las imágenes disponibles o seleccionar el archivo que contiene la imagen que deseamos .Se pueden usar archivos .BMP .DIB o .ICO .Si usamos Microsoft Paintbrush dibujamos la imagen sobre un fondo de cualquier tamaño, luego seleccionamos sólo la parte que deseamos incluir en el botón. En el menú Edición elegimos Copiar a y escribimos un nombre de archivo en la ventana de Copiar a, lo que creará una imagen del tamaño exacto que se seleccionó.

4.6.5. Grupo de opcionesEste control se utiliza para crear un conjunto limitado de alternativas. Consta de un marco de grupo

que contiene un conjunto de casillas de verificación, botones de opción o botones de alternar. Además, el marco tiene una etiqueta adjunta y podemos hacer que una de las opciones sea la predeterminada. Si un grupo de opciones depende de un campo, es el marco del grupo el que depende de él, no cada opción individual. Cada opción de un grupo tiene su propia propiedad ValorDeLaOpción, en lugar de tener una propiedad OrigenDelControl. Debemos asignar a cada propiedad ValorDeLaOpción un número significativo (1 para la primera opción, 2 para la segunda, 3 ...) para el campo del que depende el marco del grupo. Para conseguir los mejores resultados, los grupos de opciones deben basarse en campos de tipo Sí/No o de tipo Numérico y


Botón de alternar

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debemos establecer la propiedad TamañoDelCampo a Byte, Entero o Entero largo. Para los campos que no sean de estos tipos es mejor usar un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Los grupos de opciones se pueden crear con o sin Asistente.

Para crear este control usando un Asistente:

1. Debemos activar los Asistentes para controles: En el menú Ver seleccionamos Cuadro de herramientas y cuando este cuadro sea visible hacemos que el botón “Asistente para controles” quede activado.

2. Hacemos clic en el botón “Grupo de opciones” de la caja de herramientas.3. Hacemos clic en el lugar del formulario donde va a ir la esquina superior izquierda del grupo

de opciones y Access nos mostrará el primer cuadro de diálogo del Asistente. 4. Seguimos las indicaciones de estos cuadros de diálogo y en el último hacemos clic en

“Finalizar” con lo que aparece el grupo de opciones en el modo Diseño.

Para crear este control sin un Asistente:

1. Desactivamos los asistentes para controles en el cuadro de herramientas2. Elegimos la herramienta “Grupo de opciones” de la caja de herramientas3. Si deseamos hacer un control independiente, hacemos clic en el lugar del formulario donde

deseamos colocar el control

Si deseamos que el control sea dependiente de un campo, hacemos clic en el botón “Lista de campos” de la barra (no el cuadro) de herramientas y al abrirse arrastramos al formulario, al lugar deseado, el campo que nos interese.

En ambos casos, Access colocará en el formulario un marco de grupo.

4. En la cuadro de herramientas, hacemos clic en la herramienta “Botón de Alternar”, Casilla de Verificación” o “Botón de Opción” según convenga.

5. Dentro del marco del grupo, hacemos clic en el lugar donde deseamos que aparezca la esquina superior izquierda de la herramienta elegida. Access creará en control dentro del marco del grupo y establecerá en 1 su propiedad ValorDeLaOpción.

6. Repetimos los pasos 4 y 5 para cada una de las opciones restantes del grupo. Access establecerá en 2 la propiedad ValorDeLaOpción de la segunda opción, en 3 la misma propiedad de la tercera opción y así sucesivamente.

Una vez creado el grupo, podemos establecer las propiedades para el marco del grupo y para cada uno de los controles que contiene. Además, podemos alinearlos con el comando


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Alinear del menú Formato (seleccionando los controles, no sus etiquetas), espaciarlos uniformemente en sentido vertical con el comando Espaciado vertical/Igualar del menú Formato (seleccionado los controles pero no el marco del grupo) o espaciarlos uniformemente en sentido horizontal con el comando Espaciado horizontal/Igualar del menú Formato (seleccionado sólo los controles pero no sus etiquetas).

4.6.6. Botones de comando Son controles que se utilizan para iniciar un acción o una serie de acciones. Podemos crear con

ellos, por ejemplo, un botón desde el que podemos abrir otros formularios. Los botones de comando pueden crearse con Asistente o sin él.

Para crear un botón de comando con un Asistente debemos tener en cuenta que dicho Asistente facilita la creación de botones de comando gráficos que realizan acciones estándar: “Ir al siguiente registro”, “Abrir formulario”, “Imprimir registro activo”, etc. y que este Asistente crea un procedimiento de evento (un procedimiento de Access Basic que se ejecuta cuando ocurre un evento o suceso en el formulario). Los pasos son los siguientes:

1. Activamos los Asistentes para controles a través del comando Asistente para controles del Cuadro de herramientas.

2. En el cuadro de herramientas hacemos clic en la herramienta “Botón de comando”.

3. Hacemos clic en el lugar del formulario donde deseamos colocar la esquina superior izquierda del botón y Access presentará el primer cuadro de diálogo del Asistente para botones de comando.

4. Seguimos las indicaciones y en el último cuadro de diálogo hacemos clic en “Finalizar” con lo que aparecerá el botón de comando en el modo de presentación Diseño.

Para crear un botón de comando sin un Asistente daremos los siguientes pasos:

1. Desactivamos los Asistentes para controles.2. Elegimos la herramienta “Botón de comando” del cuadro de herramientas.3. Hacemos clic en el lugar del formulario donde deseamos colocar la esquina

superior izquierda del botón y Access agregará el control al formulario.4. Abrimos la hoja de propiedades de dicho control, haciendo clic con el botón

derecho sobre él y eligiendo “Propiedades”.5. Seleccionamos la propiedad AlHacerClic.6. En el cuadro de esta propiedad, a la derecha, aparece un botón “Generador” que

nos permite crear una nueva macro o procedimiento de evento (podemos seleccionar una macro o un procedimiento de evento existente haciendo clic en la flecha situada a la derecha del cuadro de la propiedad, junto al botón “Generador”).

7. Elegimos ahora el Generador de macros para crear una macro o el Generador de código para crear un procedimiento de evento.

8. Al cerrar el Generador, Access insertará el nombre de la macro o del procedimiento de evento como valor de la propiedad AlHacerClic.

Podemos asignar a nuestro botón de comando un título o una imagen. Para utilizar un título abrimos la hoja de propiedades del botón y en la propiedad Título escribimos el que deseemos. Para usar una imagen abrimos igualmente la hoja de propiedades del botón y en la propiedad Imagen hacemos clic en el botón “Generador” que aparece a su derecha; aparecerá el Generador de imágenes que nos permite seleccionar una de las imágenes disponibles o seleccionar un archivo que contenga la imagen deseada. Se pueden usar archivos .BMP .DIB o .ICO . Si usamos Microsoft Paintbrush dibujamos la imagen sobre un fondo de cualquier tamaño, luego seleccionamos sólo la parte que deseamos incluir en el botón. En el menú Edición elegimos Copiar a y escribimos un nombre de archivo en la ventana de Copiar a, lo que creará una imagen del tamaño exacto que se seleccionó.


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4.6.7. Saltos de página Los saltos de página marcan el inicio de una nueva pantalla y cuando se imprimen los formularios

inician una nueva página. Al presionar AvPág pasaremos al siguiente salto de página del formulario y al presionar RePág iremos al salto de página anterior.

Para colocar un salto de página:1. Hacemos clic en la herramienta “Salto de página” de la caja de herramientas.2. Hacemos clic en el lugar del formulario donde deseamos situar el salto de

página. Access mostrará el salto en el margen izquierdo con una corta línea punteada.

Si deseamos que el formulario muestre una sola página cada vez, elegimos la opción “Ajustar al formulario” del menú Ventana del modo de presentación Formulario.

4.6.8. Rectángulos y Líneas Estos controles sirven para dar realce al formulario. Con ellos podemos destacar determinada

información, agrupar controles que guarden alguna relación, crear zonas con sombreados, etc.

Para dibujar un rectángulo:

1. Elegimos “Rectángulo” en la caja de herramientas.2. Señalamos con el puntero el lugar del formulario donde deseamos la esquina

superior izquierda del rectángulo y ahora podemos hacer dos cosas: - hacer clic para dibujar un rectángulo de tamaño predeterminado, o - hacer clic y arrastrar para elegir el tamaño que se desee.

Podemos mover o colocar otros controles dentro del rectángulo. Si colocamos el rectángulo sobre otros controles, quedarán ocultos; para hacerlos visibles, seleccionamos el rectángulo creado, vamos al menú Formato y elegimos la opción Enviar al fondo.

Para dibujar una línea:

1. En la caja de herramientas, hacemos clic en la herramienta “Línea”.2. Señalamos con el puntero el lugar del formulario donde deseamos situar un

extremo de la línea y ahora: - hacemos clic para dibujar un línea horizontal de tamaño predeterminado (3 cm), o - hacemos clic y arrastramos el puntero para decidir la longitud nosotros

Para dibujar líneas horizontales y verticales, mientras arrastramos para dibujar la línea, presionamos la tecla MAYÚSCULAS.

4.6.9. Ilustraciones, gráficos y otros objetos

Un objeto es cualquier unidad de información creada con una aplicación para Windows que admita o trabaje con la técnica OLE (Object Linking Embedding = Objeto vinculado o incrustado). Un objeto puede ser todo un archivo o parte de él. La técnica OLE no sólo nos permite acceder a los objetos creados en otras


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aplicaciones sino que también nos facilita su edición al poder hacer clic sobre el objeto para abrir, desde el mismo programa en que estuviésemos, la aplicación que creo el objeto.

La principal diferencia entre vincular e incrustar es el lugar donde se almacenan los objetos. Cuando incrustemos un objeto en nuestro trabajo, el objeto pasará a formar parte de él haciéndolo, por tanto, más grande. Los objetos vinculados se almacenan en el archivo donde se crearon, el trabajo al que se vinculan sólo almacena la posición del archivo que creó el objeto, lo que se denomina vínculo con el objeto.

Cuando en un formulario o informe incrustemos o vinculemos un objeto, éste aparecerá dentro de un control llamado marco de objeto. Los hay de dos tipos: independientes y dependientes.

La diferencia entre marcos de objetos independientes y marcos de objetos dependientes es que en los primeros el objeto no está almacenado en un campo de una tabla y en los segundos sí. El campo de la tabla donde se almacenan estos objetos, como ya se vio en la página 9, ha de ser de tipo Objeto OLE.

4.6.9.1. Marcos de objeto independientesSe utilizan para agregar a un formulario o informe un objeto OLE que no está almacenado en una tabla. Un logotipo de empresa creado con un programa como Paintbrush o parte de una hoja de cálculo de Excel. En el primer caso conviene incrustar y en el segundo, vincular.

Estos marcos de objeto independientes son similares a las Etiquetas, ya que se crean en el modo de presentación Diseño y en el modo de presentación Formulario es el mismo en todos los registros.

Para crear un objeto e incrustarlo en un marco de objeto independiente seguiremos este procedimiento:

1. Abrimos un formulario o un informe en el modo de presentación Diseño.2. Elegimos la herramienta “Marco de objeto independiente” en el cuadro de

herramientas.3. Hacemos clic en el lugar del formulario o del informe donde vayamos a colocar

la esquina superior izquierda del marco para que su tamaño sea el predeterminado o arrastramos el puntero para elegir el tamaño nosotros.Access nos mostrará el cuadro de diálogo Insertar objeto, en el que aparecen todas las aplicaciones OLE instaladas en el equipo.

4. Seleccionamos la opción “Crear nuevo” y en la lista “Tipo de objeto” elegimos el que deseemos incrustar (podemos incrustar sólo el icono que lo representa

haciendo clic en “Mostrar como icono”).


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5. Aceptamos y Access abrirá la aplicación asociada con el objeto que hemos elegido.

6. Creamos el objeto.7. Para volver a Access elegimos la opción “Salir” del menú Archivo de la

aplicación que crea el objeto. Si apareciese un mensaje preguntándonos si deseamos actualizar el documento, elegimos “Sí”.

Para incrustar o vincular un objeto existente en un marco de objeto independiente seguiremos este procedimiento:

Los pasos 1 a 3 son los mismos que los del procedimiento anterior, por tanto continuamos en el paso 4:

4. Seleccionamos el botón “Crear desde archivo”

5. En el cuadro “Archivo” escribimos el nombre y la ruta de acceso del archivo que contiene el objeto a incrustar o vincular. También podemos elegir el botón “Examinar” para realizar un recorrido por el conjunto de carpetas.

6. Si deseamos vincular el objeto debemos seleccionar la casilla “Vincular”. 7. Podemos presentar el objeto como un icono seleccionamos la casilla “Mostrar

como icono”.8. Aceptamos

Para incrustar o vincular una parte seleccionada de un objeto existente:

1. Abrimos la aplicación que creó el objeto y en ella abrimos el archivo que lo contiene.

2. Seleccionamos la parte del objeto que deseamos incrustar o vincular.3. En el menú Edición elegimos Copiar, con lo que la parte seleccionada irá al

portapapeles.4. Entramos en Access y abrimos un formulario o informe en el modo de

presentación Diseño.


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5. Para incrustar elegimos Pegar en el menú Edición.6. Para vincular elegimos Pegado especial en el menú Edición. En el cuadro de

diálogo Pegado especial elegimos el botón “Pegar vínculo” (aquí aparece desactivado). Bajo “Como” seleccionamos la opción que inserta la selección como un objeto vinculado (normalmente será la primera de las opciones que aparecen).

7. Aceptamos.

4.6.9.2. Marcos de objeto dependientes Con Access podemos almacenar objetos OLE en una tabla: imágenes de personas, de artículos, etc. Estos objetos pueden incrustarse en un campo de la tabla (campo de tipo Objeto OLE) o ser almacenados en sus archivos originales y ser vinculados desde un campo de la tabla.

Si deseamos incrustar un objeto dependiente y aún no lo hemos creado en otra aplicación, podemos crearlo e incrustarlo directamente desde Access e un marco de objeto dependiente.

Si creamos un marco de objeto dependiente vinculado, el vínculo sólo puede ser manual. Access actualiza los vínculos manuales sólo cuando el usuario le indica que lo haga.

Los marcos de objetos dependientes se crean en el modo de presentación diseño de un formulario o informe, y luego se hace que dependan de un campo de una tabla. En el modo de presentación Formulario, este marco mostrará la ilustración o el objeto almacenado en dicho campo.

Para crear un marco de objeto dependiente:

1. Abrimos el formulario o el informe en el modo de presentación Diseño.2. En el menú Ver elegimos Lista de campos o en la barra de herramientas

hacemos clic en el botón “Lista de campos”.3. Arrastramos el campo donde está almacenado el objeto OLE hasta el formulario

o el informe.4. Access creará un marco de objeto dependiente de ese campo. El marco

aparecerá vacío en el modo de presentación Diseño, pero los objetos sí aparecen en el modo de presentación Formulario y en Presentación preliminar.

Una vez creado un marco de objeto dependiente podemos incrustar o vincular objetos en él desde el modo de presentación Formulario, almacenándose estos objetos o vínculos con los


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objetos en el campo del que depende el marco del objeto. Podemos contemplar los siguientes casos:

Crear un objeto e incrustarlo en un marco de objeto dependiente

1. Abrimos el formulario en el modo de presentación Formulario y nos situamos en el registro en el que deseamos añadir el objeto.

2. Seleccionamos el marco de objeto dependiente al que deseamos añadir el objeto.

3. En el menú Insertar elegimos Insertar objeto. Access presentará el cuadro de diálogo Insertar objeto (ver página 46), donde aparecen todos los tipos de objetos disponibles.

4. Seleccionamos el botón “Crear nuevo”. En la lista “Tipo de objeto” seleccionamos el que nos interese incrustar (para presentar el objeto en forma de icono seleccionamos la casilla “Mostrar como icono”).

5. Aceptamos.6. Access abrirá la aplicación correspondiente. En ella creamos el

objeto.7. Para volver a Access elegimos “Salir” en el menú Archivo de

la aplicación donde se creó el objeto. Si nos aparece un mensaje preguntándonos si actualizamos el documento, elegimos ”Sí”. Access incrustará y presentará el objeto en el marco de objeto dependiente.

Incrustar o vincular un objeto existente :

Los pasos 1 a 3 son los mismos que los del procedimiento anterior, por tanto continuamos en el paso 4:

4. Seleccionamos el botón “Crear desde archivo”5. En el cuadro “Archivo” escribimos el nombre y la ruta de

acceso del archivo que contiene el objeto a incrustar o vincular. También podemos elegir el botón “Examinar” para realizar un recorrido por el conjunto de carpetas.

6. Si deseamos vincular el objeto debemos seleccionar la casilla “Vincular”.

7. Podemos presentar el objeto como un icono seleccionamos la casilla “Mostrar como icono”.

8. Aceptamos y Access incrustará o vinculará el objeto y lo presentará en el marco de objeto dependiente.

Incrustar o vincular una parte seleccionada de un objeto existente :

1. Abrimos la aplicación que creó el objeto y en ella abrimos el archivo que lo contiene.

2. Seleccionamos la parte del objeto que deseamos incrustar o vincular.

3. En el menú Edición elegimos Copiar, con lo que la parte seleccionada irá al portapapeles.

4. Entramos en Access y abrimos un formulario o informe en el modo de presentación Formulario. Nos situamos en el registro donde deseamos insertar el objeto y seleccionamos el marco de objeto dependiente necesario.

5. Para incrustar elegimos Pegar en el menú Edición.6. Para vincular elegimos Pegado especial en el menú Edición.

En el cuadro de diálogo Pegado especial (ver página 47) elegimos el botón “Pegar vínculo”. Bajo “Como” seleccionamos la opción que inserta la selección como un


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objeto vinculado (normalmente será la primera de las opciones que aparecen).

7. Aceptamos.

4.6.9.3. ImágenesMediante este botón del cuadro de herramientas podemos insertar en el formulario, en modo diseño, cualquier imagen de muy diversos tipos (wmf , bmp , gif , jpg , ico ...). Al seleccionar el botón Imagen y arrastrarlo por el formulario delimitamos el área que deseamos ocupar con la imagen y se abre una ventana “Insertar imagen” en la que podemos buscar la carpeta que la contiene. La elegimos y al aceptar aparecerá en nuestro formulario.

4.6.9.4. GráficosPodemos realizar gráficos con los datos de las tablas almacenadas en la base de datos o con los datos de otras aplicaciones, como Excel. Basta con ir al menú Insertar, elegir la opción “Gráficos”, arrastrar el cursor (con forma de gráfico) por el área del formulario donde aparecerá y contestar las preguntas de un asistente que nos guiará en todo el proceso.

Podemos ver en la página 24 una muestra de los gráficos que podemos crear.

4.6.9.5. Editar objetos. Administrar objetos vinculadosPara editar un objeto en un marco independiente:

Los objetos de los marcos independientes pueden editarse en los modos de presentación Diseño o Formulario. Antes de poder editar un objeto en el modo de presentación Formulario, debemos asignar el valor Sí a la propiedad Activado del marco del objeto independiente y el valor No a la propiedad Bloqueado.

1. Seleccionamos el objeto en el modo de presentación Diseño de un formulario o informe o en el modo de presentación Formulario de un formulario.

2. En el menú Edición elegimos la opción Objeto que en este momento esté disponible. Por ejemplo, si hemos seleccionado una imagen de Paintbrush estará disponible la opción Objeto de Imagen Paintbrush.

3. Elegimos el comando Editar del submenú para editar el objeto. Access abrirá la aplicación del objeto.

4. Hacemos las modificaciones necesarias.5. Elegimos Salir en el menú Archivo de la aplicación del objeto. Si aparece un

mensaje preguntándonos si deseamos actualizar el objeto, elegimos Sí.

Si el vínculo es automático, el objeto modificado aparecerá en el formulario o informe. Si el vínculo es manual, tendremos que actualizar el objeto personalmente.

Para editar un objeto en un marco dependiente:

1. Abrimos el formulario en el modo de presentación Formulario y nos situamos en el registro que deseamos modificar.

2. Seleccionamos el objeto que vamos a editar3. En el menú Edición elegimos la opción Objeto que en este momento esté

disponible. Por ejemplo, si hemos seleccionado una imagen de Paintbrush estará disponible la opción Objeto de Imagen Paintbrush.

4. Elegimos el comando Editar del submenú para editar el objeto. Access abrirá la aplicación del objeto.

5. Hacemos las modificaciones necesarias.


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6. Para volver a Access tenemos dos posibilidades:

1. Si hemos editado el objeto en una ventana independiente, elegimos Salir del menú Archivo de la aplicación del objeto. Si aparece un mensaje preguntándonos si deseamos actualizar el objeto, elegimos Sí.

2. Si la aplicación del objeto ha reemplazado temporalmente alguno de los menús de Access (edición sin cambiar de aplicación), hacemos clic en un control del formulario de Access o pulsamos la tecla ESC

Para ajustar objetos y marcos de objeto:

El ajuste se refiere a la posibilidad de cambiar el tamaño del objeto o del marco que lo contiene, adecuar el marco a la imagen que contiene, etc.

Para hacer que un objeto se ajuste a su marco:

1. En el modo de presentación Diseño, seleccionamos el marco con el ratón y usando los controladores de tamaño hacemos que tenga el tamaño adecuado.

2. En el menú Ver elegimos Propiedades (o en la barra de herramientas hacemos clic en el botón “Propiedades”).

3. Asignamos a la propiedad ModoCambiarTamaño uno de los siguientes valores:

* Recortar. Presenta en el marco lo que quepa del objeto, sin cambiarsu tamaño ni distorsionarlo (lo mejor para los gráficos). Es el valorpredeterminado.* Extender. Ajusta el objeto al tamaño del marco, lo que puededistorsionar las proporciones del objeto.* Zoom. Ajusta el objeto al marco, sin cambiar sus proporciones.

Para devolver el objeto a su tamaño original, seleccionamos el objeto, elegimos Tamaño en el menú Formato y luego elegimos Ajustar.

Administrar objetos vinculados.

Una vez creado un vínculo, podemos actualizarlo, interrumpir el vínculo o modificarlo de modo que señale a otra posición diferente.

Existen dos tipos de vínculos:

1. Vínculos automáticos. Se usan si deseamos que las actualizaciones sean completamente automáticas. Cuando vinculemos un marco de objeto independiente, Access creará de forma predeterminada un vínculo automático, aunque podemos hacer que sea manual.

2. Vínculos manuales. Se usan si deseamos controlar nosotros las actualizaciones. Los marcos de objetos dependientes sólo pueden tener vínculos manuales. Cuando modifiquemos un vínculo de un marco de objeto dependiente, sólo estaremos modificando el vínculo para el registro activo.

Para cambiar el tipo de vínculo debemos realizar el siguiente procedimiento:

1. En el caso de un objeto incluido en un marco de objeto independiente lo seleccionamos en el modo de presentación Diseño de un formulario o informe, o en el modo de presentación Formulario de un formulario.En el caso de un objeto incluido en un marco de objeto dependiente abrimos el formulario en el modo de presentación Formulario y nos situamos en el registro cuyo objeto deseamos modificar y


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seleccionamos el marco que lo contiene.

2. En el menú Edición seleccionamos Vínculos OLE y DDE y Access mostrará el cuadro de diálogo Vínculos.

3. En la lista “Vínculo” seleccionamos el vínculo que deseamos modificar (podemos seleccionar varios manteniendo pulsada la tecla CTRL al hacer clic).

4. Elegimos el botón “Manual” o el botón “Automático” y luego “Cerrar”.

Para actualizar un vínculo manualmente:

Los tres primeros pasos igual que en el punto anterior.4. Elegimos el botón “Actualizar ahora” y luego “Cerrar”.

Para interrumpir el vínculo con un objeto:

En algunos casos podemos desear que un objeto vinculado no cambie en Access aunque se modifique en la aplicación que lo creó. Debemos interrumpir el vínculo:

Los tres primeros pasos igual que en el punto anterior.4. Elegimos el botón “Interrumpir vínculo” y luego “Cerrar”.

Para volver a conectar o modificar un vínculo:

Un vínculo puede perderse al cambiar de nombre o mover el archivo de la aplicación qe contiene el objeto vinculado. Debemos volver a conectar el vínculo al archivo del objeto o redirigirlo a otro archivo distinto:

Los tres primeros pasos igual que en el punto anterior.4. Elegimos el botón “Cambiar origen”.5. En el cuadro “Archivo” escribimos o seleccionamos el nombre del

archivo al que deseamos volver a conectar o cambiar el vínculo. Si no apareciese el archivo que deseamos abrir, seleccionamos otra unidad u otra carpeta. Elegimos “Aceptar”

6. Elegimos el botón “Cerrar”.

4.7. Aspecto tridimensional, colores, bordes y fuentesPodemos hacer que los controles tengan aspecto de bajo relieve, se muestren en relieve o tengan

sombra dando sensación de tridimensionalidad. Para crearla daremos los siguientes pasos:1. Seleccionamos los controles deseados o la sección que los contiene2. Elegimos el botón adecuado de la barra de formato


Color de fondo o de relleno

Color de fuente o de primer plano

Color de borde o de línea

Alineación izquierdaAlineación centro

Alineación derecha

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Estos botones también los podemos obtener haciendo clic con el botón derecho sobre el control o parte del formulario que deseamos modificar. Aparecerá el menú emergente de la izquierda. En él no sólo podremos cambiar los colores de fondo, los colores de primer plano, el tipo de bordes y crear efectos especiales, sino que además disponemos de opciones para generar eventos, alterar el orden de tabulación, alinear controles, ajustar su tamaño y comprobar sus propiedades, entre otras.

También podemos crear una apariencia tridimensional modificando la propiedad EfectoEspecial de los controles. Lo mismo podemos hacer con cualquier otro atributo de l control. Basta con hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el control y elegir “Propiedades” en el menú emergente que vemos al lado.

Una fuente es un conjunto de letras y números con un diseño exclusivo. Hay dos categorías generales de fuentes: serif (con

remates) y sans serif (sin remates). Los remates son líneas finas que se añaden en los extremos superior e inferior de los caracteres. Cada fuente se suministra en distintos tamaños, que se miden en puntos. Access utiliza automáticamente una fuente de 8 puntos. Podemos cambiar tanto el tipo de letra de los controles como su tamaño y aspecto. Para ello seleccionamos el control y usamos los botones de la barra de formato mostrada más abajo. Estas opciones se aplican a todos los caracteres del control, no es posible aplicarlas a caracteres individuales dentro del control.

Podemos alinear el texto dentro de un control, seleccionándolo y usando los botones de la barra de formato mostrados más arriba: Alineación izquierda, centro y derecha.


Nombre de la fuente

Tamaño de fuente

Negrita

Cursiva

Ancho de borde o de línea

Efecto especial

Subrayado

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Por defecto los controles tienen una alineación General: el texto se alineará a la izquierda y los números a la derecha.

Es posible elegir fuentes, tamaños de fuentes, estilos de fuente y alineación de texto estableciendo propiedades: “NombreDeFuente”, “TamañoDeFuente”, “EspesorDeFuente”, “FuenteEnNegrita”, “FuenteEnCursiva” y “AlineaciónDelTexto”.

Cuando elegimos una fuente en Access, estaremos eligiendo una fuente de pantalla o una fuente de impresora, dependiendo del valor que hayamos establecido en la propiedad DiseñoAlImprimir para el formulario (si seleccionamos una fuente escalable, tal como las True Type, los caracteres mostrados en la pantalla y los caracteres que se imprimirán serán iguales). Si la propiedad DiseñoAlImprimir tiene el valor No, las fuentes que vemos en la barra de herramientas serán fuentes de pantalla. Este es el valor predeterminado. Si la propiedad tiene el valor Sí, estaremos eligiendo una fuente de impresora. Debemos recordar que el tipo de fuentes de que disponemos depende de la impresora que tengamos instalada.

Podemos obtener una mayor gama de colores seleccionando la sección o el control (o las secciones o los controles) deseados, abriendo su hoja de propiedades (podemos hacer doble clic sobre la sección o el control) y seleccionando una de las siguientes propiedades: ColorDelTexto, ColorDelFondo o ColorDeLosBordes. La hoja de propiedades mostrará un valor numérico que representa dicho color y a la derecha aparecerá un botón “Generador”. Si hacemos clic sobre él aparecerá una ventana de colores y el botón “Definir colores personalizados” que nos permite crear nuestros propios colores.

También podemos elegir estilos de bordes a través de propiedades: EstiloDeLosBordes, EstiloDelFondo, AnchuraDeLosBordes y EstiloLíneaDeLosBordes.

4.8. Seleccionar, mover, copiar, eliminar y ajustar controlesPara seleccionar un control basta con hacer clic en cualquier lugar del control. En aquellos controles

que tienen una etiqueta adjunta podemos seleccionar o el control propiamente dicho o la etiqueta. Si deseamos ambos debemos marcar los dos.

Si seleccionamos el cuadro de texto, aparecerá su controlador de movimiento y varios controladores de su tamaño, mientras que de la etiqueta adjunta sólo aparecerá su controlador de movimiento (como vemos en la figura situada más arriba).


Etiqueta adjunta

Controlador de movimiento(cuadrado de la esquina sup. izq.)

Cuadro de texto seleccionado

Controladores de tamaño(cuadrados medio bordes y esquinas)

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Si por el contrario, seleccionamos la etiqueta ésta tendrá su controlador de movimiento y sus controladores de tamaño, mientras que el cuadro de texto sólo presenta su controlador de movimiento.

Si varios controles que queremos seleccionar están adyacentes, colocamos el puntero del ratón en cualquier lugar por encima del primero y arrastramos el ratón hasta abarcar el último. Si en este arrastre sólo afectamos a los controles propiamente dichos estos serán los únicos que se seleccionarán. Si deseamos incluir las etiquetas en la selección, en el arrastre debemos incluirlas también a ellas.

Si los controles que queremos seleccionar no son adyacentes o están situados unos encima de otros, mantenemos pulsada la tecla MAYÚSCULAS al hacer clic sobre cada uno de los controles.

Podemos usar las reglas que aparecen en la parte superior y lateral del formulario para seleccionar controles. Si hacemos clic en un lugar de las reglas horizontal o vertical y arrastramos hasta otro punto contiguo, los controles situados en ese espacio quedarán seleccionados.

Tras haber seleccionado un grupo de controles, para quitar de la selección algún control mantenemos pulsada la tecla MAYÚSCULAS mientras hacemos clic en cada control y etiqueta seleccionados que deseemos quitar.

Vamos a comentar a continuación diversos procedimientos para mover y cambiar el tamaño de los controles. Si queremos volver a la situación original, mientras movemos o cambiamos de tamaño un control pulsamos ESC antes de soltar el botón del ratón. Si hemos soltado este botón y deseamos cancelar los cambios, debemos acudir al comando Deshacer del menú Edición o hacer clic en el botón “Deshacer” de la barra de herramientas.

Si deseamos mover un control y su etiqueta adjunta:

1. Seleccionamos el/los control/les.2. Ponemos el puntero del ratón en el borde del control seleccionado, sin tocar el

controlador de movimiento, y cuando el puntero se convierta en una mano abierta hacemos clic y arrastramos el control hasta la nueva posición. Si el control tiene una etiqueta adjunta, se moverá con él.

Para mover una etiqueta adjunta independientemente de su control:

1. Seleccionamos el/los control/les.2. Ponemos el puntero del ratón en el controlador de movimiento situado en la esquina

superior izquierda de la etiqueta. El puntero se convertirá en una mano con un solo dedo apuntando. Hacemos clic y arrastramos hasta la nueva posición.

El procedimiento anterior también es válido para mover un control sin su etiqueta adjunta.

Para restringir la dirección de movimiento del control mantenemos pulsada la tecla MAYÚSCULAS mientras seleccionamos y movemos un control.

Se puede mover un rectángulo y los controles que contiene como una sola unidad arrastrando el puntero del ratón diagonalmente a lo largo de todo el rectángulo para seleccionar todos los controles. Con ello la selección completa se puede mover a una nueva posición.

Para cambiar el tamaño de uno o más controles los seleccionamos y hacemos clic en el controlador de tamaño deseado arrastrándolo hasta alcanzar el tamaño necesario. Si hemos seleccionado más de un control, todos los controles cambiarán de tamaño proporcionalmente al arrastrar el controlador de tamaño de uno de ellos.

Podemos hacer que el tamaño de una etiqueta o de un control se ajuste automáticamente eligiendo en el menú Formato el comando Ajustar.


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Para que varios controles tengan una apariencia más uniforme debemos ajustarlos a la cuadrícula (conjunto de líneas horizontales y verticales que en el modo de presentación Diseño ayudan a colocar los controles al servir como referencia) de la siguiente manera:

1. Seleccionamos el control o controles.2. En el menú Formato elegimos Ajustar y luego A la cuadrícula. Podemos dejar

esta opción por defecto marcando en el menú Formato la opción Ajustar a la cuadrícula.

Para ajustar el tamaño de unos controles en relación con otros:

1. Seleccionamos los controles.2. En el menú Formato elegimos Tamaño y a continuación elegimos uno de los

siguientes comandos: al más alto. Ajusta el tamaño de los controles de manera que todos

tengan la altura del más alto de los seleccionados. al más corto. Ajusta el tamaño de los controles de manera que todos

tengan la altura del más bajo de los seleccionados. al más ancho. Ajusta el tamaño de los controles de manera que todos

tengan la anchura del más ancho de los seleccionados. al más estrecho. Ajusta el tamaño de los controles de manera que

todos tengan la anchura del más estrecho de los seleccionados.

Ahora vamos a comentar procedimientos para copiar y eliminar un control. Recordemos que podemos cancelar una operación mediante el comando Deshacer del menú Edición (o con el botón “Deshacer” de la barra de herramientas).

Para duplicar un control y su etiqueta:

1. Seleccionamos un control, haciendo clic en el propio control, no en su etiqueta.2. En el menú Edición elegimos Duplicar. Access creará un nuevo control justo debajo del

primero. Si volvemos a hacer clic en Duplicar volverá a aparecer un tercer control debajo de los dos anteriores.

Para cortar o copiar y pegar un control y su etiqueta adjunta:

1. Seleccionamos un control, haciendo clic en el propio control, no en su etiqueta.2. En el menú Edición elegimos Cortar, para eliminar el control, o en el menú Edición

elegimos Copiar para copiar el control (también podemos usar los botones correspondientes de la barra de herramientas estándar).

3. Seleccionamos la sección donde deseamos que Access pegue el control y su etiqueta adjunta.

4. En el menú Edición elegimos Pegar (también con el botón de la barra de herramientas estándar). Una vez pegado el control podemos moverlo a la posición deseada.

Para eliminar un control y su etiqueta:

1. Seleccionamos un control, haciendo clic en el propio control (o controles), no en su etiqueta.

2. Pulsamos la tecla SUPR o en el menú Edición elegimos Eliminar.

Para eliminar una etiqueta adjunta:

1. Seleccionamos una o más etiquetas adjuntas, asegurándonos de hacer clic sobre las etiquetas, no sobre los propios controles.

2. Pulsamos la tecla SUPR o en el menú Edición elegimos Eliminar.


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Si eliminamos una etiqueta y luego nos arrepentimos de ello, debemos adjuntarla con la herramienta “Etiqueta” del cuadro de herramientas ya descrito en la página 30.

Por último, veamos los procedimientos para alinear controles y espaciarlos uniformemente. Como ayuda para alinear los controles tenemos las reglas, la cuadrícula y el comando Forzar a la cuadrícula. Si dicho comando está activado, los controles se alinearán automáticamente a la cuadrícula al moverlos, crearlos o cambiar su tamaño.

Para alinear uno o más controles con la cuadrícula:

1. Seleccionamos el control o controles que vamos a alinear.2. En el menú Formato, elegimos Alinear; luego a la cuadrícula. Access alineará con la

cuadrícula la esquina superior izquierda de cada control seleccionado.

Para alinear controles con otros controles, seleccionamos únicamente los que estén situados en la misma fila o en la misma columna. Access alineará todos los controles del grupo respecto al extremo del control más alejado de dicho grupo:

1. Seleccionamos los controles a alinear.2. En el menú Formato, elegimos Alinear y después elegimos el comando adecuado al

extremo de los controles seleccionados que deseamos alinear: Izquierda. Alinea los extremos izquierdos de los controles con el extremo

izquierdo del control situado más a la izquierda. Derecha. Alinea los extremos derechos de los controles con el extremo derecho

del control situado más a la derecha. Arriba. Alinea los extremos superiores de los controles con el extremo superior

del control situado más arriba. Abajo. Alinea los extremos inferiores de los controles con el extremo inferior

del control situado más abajo.

Para espaciar controles uniformemente:

1. Seleccionamos los controles, no sus etiquetas que se seleccionarán automáticamente, que deseamos espaciar uniformemente (al menos tres).

2. En el menú Formato, elegimos Espaciado horizontal o Espaciado vertical. Luego elegimos Igualar. Los controles superior e inferior no cambian de lugar, sólo los intermedios.

Para aumentar o disminuir el espacio entre controles:

1. Seleccionamos los controles.2. En el menú Formato, elegimos Espaciado horizontal o Espaciado vertical. Luego

elegimos Aumentar o Disminuir. Access aumentará o disminuirá e un punto de cuadrícula el espacio entre controles.

Al aumentar o disminuir el espacio entre controles, los controles situados más a la izquierda (espaciado horizontal) y en la parte superior (espaciado vertical) no cambiarán de posición.

4.9. SubformulariosUn subformulario es un formulario dentro de otro formulario. El formulario primario en el que se

incluye otro se denomina formulario principal y el formulario incluido en él recibe el nombre de subformulario. El conjunto se denomina formulario/subformulario o formulario principal/secundario.

Los subformularios resultan útiles cuando deseamos mostrar datos almacenados en tablas o en consultas con una relación de “uno a varios”. En estos casos, el formulario principal es el extremo “uno” y el


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subformulario es el extremo “varios”. La tabla en la que se basa el formulario principal debe ocupar el extremo “uno”. La tabla en la que se basa el subformulario debe estar en el extremos “varios”

Un formulario principal puede tener cualquier número de subformularios si coloca cada subformulario en el formulario principal. Puede anidar hasta dos niveles de subformularios. Esto significa que puede tener un subformulario dentro de un formulario principal y que puede tener otro subformulario dentro de ese subformulario. Por ejemplo, podría tener un formulario principal que mostrara los clientes, un subformulario que presentara los pedidos y otro subformulario más que mostrara los detalles de los pedidos.

Como origen de los datos para el formulario principal se utiliza una tabla o consulta y para los datos de su subformulario otra distinta. Es conveniente establecer relaciones entre las tablas, lo que ayuda a Access a establecer vínculos automáticos entre los formularios cuando se crea un formulario/subformulario. Debemos asegurarnos de que las tablas o consultas que vamos a utilizar como origen de datos para el formulario principal y el subformulario contienen un campo en común, que las vincula. Si los campos que vinculan las tablas o consultas subyacentes del formulario están indexados conseguiremos una mayor velocidad de desplazamiento en los registros.

Si utilizamos un asistente para crear un subformulario o si arrastra un formulario o una hoja de datos desde una ventana Base de datos a otro formulario para crear un subformulario, Microsoft Access sincroniza automáticamente el formulario principal con el subformulario, si las dos premisas siguientes son ciertas.

Las tablas que selecciona tienen relaciones que han sido establecidas en la ventana Relaciones. Esto significa normalmente una relación uno a varios. Si selecciona una o varias consultas, Microsoft Access sincroniza automáticamente el formulario y el subformulario, si las tablas que sirven de base a la consulta o consultas cumplen estas condiciones. Por ejemplo, puede querer utilizar una consulta basada en una única tabla para calcular un valor de un campo. En tanto que esta tabla base esté correctamente relacionada con la otra tabla o consulta base, Microsoft Access sincronizará automáticamente el formulario y el subformulario.

El formulario principal está basado en una tabla con una clave principal y el subformulario está basado en una tabla que contiene un campo con el mismo nombre que la clave principal y con el mismo tipo o un tipo compatible de datos. Por ejemplo, si la clave principal del formulario principal es un campo Autonumérico y tiene establecida la propiedad Tamaño del campo a Entero largo, el campo correspondiente del subformulario debería ser un campo Numérico y la propiedad Tamaño del campo de ese campo se ha de establecer a Entero largo. Si selecciona una o varias consultas, las tablas base para la consulta o consultas deben cumplir estas condiciones.

Podemos crear un subformulario mediante varios procedimientos:

Agregar un formulario existente a otro formulario también existente para crear un formulario con un subformulario

Antes de utilizar este procedimiento, debemos asegurarnos de haber configurado la tabla de relaciones correctamente.

1 Abrimos el formulario que desee utilizar como el formulario principal en la vista Diseño. Normalmente será un formulario basado en una tabla o una consulta en la parte "uno" de una relación uno a varios.

2 Nos aseguramos de que la herramienta Asistentes para controles esté presionada en el cuadro de herramientas.

3 Presionamos F11 para pasar a la ventana Base de datos.

4 Arrastramos un formulario o una hoja de datos de la ventana Base de datos al formulario principal.

Microsoft Access agrega un control de un subformulario al formulario. Si se ha


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arrastrado un formulario presentado en la vista Formulario, Microsoft Access presenta el subformulario en esa vista. Si se ha arrastrado un hoja de datos, Microsoft Access muestra el subformulario como una hoja de datos.

Crear un formulario y un subformulario al mismo tiempo

Antes de utilizar este procedimiento, debemos asegurarnos de haber configurado la tabla de relaciones correctamente (relación uno a varios).

1 En cualquier ventana de Microsoft Access , hacemos clic en la flecha situada al lado del botón Nuevo objeto de la barra de herramientas, luego seleccionamos Formulario. Si estamos en la ventana de la base de datos haremos clic en el botón Nuevo de la ficha Formularios.

2 En el cuadro de diálogo Nuevo formulario, hacemos doble clic en Asistente para formularios.

3 En el primer cuadro de diálogo del asistente, seleccionamos de la lista una tabla o una consulta. En

el ejemplo, la tabla 1 (la parte "uno" de la relación uno a varios).4 Haga doble clic en los campos que desee incluir de esta tabla o consulta.5 En el mismo cuadro de diálogo del asistente, seleccionamos otra tabla o consulta de la lista.

Utilizando el mismo ejemplo, seleccionamos la tabla 2 (la parte "varios" de la relación uno a varios).


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Da igual que se elija primero una tabla o una consulta.

6 Hacemos doble clic en los campos que deseemos incluir de esta tabla o consulta. Si son todos hacemos clic en el botón “>>”. Observar que al pasar los campos de la segunda tabla, los que tienen el mismo nombre en una y otra tabla, van escritos con el nombre de la tabla a la que pertenecen.

7 Cuando hagamos clic en Siguiente, si se ha establecido las relaciones correctamente antes de iniciar el asistente, éste preguntará qué tabla o consulta deseamos ver. Seleccionamos, en nuestro ejemplo, Tabla 1.

8 En el mismo cuadro de diálogo, seleccionamos la opción Formulario con subformularios.9 Seguimos las indicaciones de los cuadros de diálogo restantes. Cuando seleccionemos Terminar,

Microsoft Access crea dos formularios, uno para el formulario principal y el control del subformulario y otro para el subformulario.


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En esta ventana podemos modificar el nombre del formulario principal y del subformulario. Elegimos el botón “Modificar el diseño del formulario”, por si deseamos hacer algún retoque, y hacemos clic en “Terminar” con lo que aparecerá en vista diseño el formulario basado en la Tabla 1 que contiene el subformulario basado en la Tabla 2.

Crear un subformulario usando un asistente


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Este procedimiento lo usaremos cuando estemos en vista diseño de un formulario que va a actuar como formulario principal, en el que vamos a insertar un subformulario mediante el botón del cuadro de herramientas “Subformulario/Subinforme”.

Tras hacer clic en este botón y arrastrar el ratón por el Detalle del formulario principal, delimitando el área que ocupará el subformulario, aparecerán una serie de ventanas que guiarán nuestros pasos en el proceso de creación:

En la primera ventana podemos elegir entre usar un formulario ya existente (marcaríamos el botón “Formularios” y aparecería una ventana con los nombres de todos los formularios creados en la base de datos actual) o crear un nuevo formulario basado en una tabla o consulta existente (marcaríamos el botón “Tabla o consulta”).

Tanto en un caso como en otro hacemos clic en el botón “Siguiente”. A partir de aquí seguiremos dos caminos:

Si elegimos “Tabla o consulta” la siguiente ventana es para elegir la tabla o consulta y los campos que van a formar parte del subformulario. Tras esta elección hacemos clic en “Siguiente”.


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Si elegimos “Formulario” y hacemos clic en la flecha de la ventana situada debajo aparece una lista de los formularios que hay creados en la base de datos. Elegimos el formulario que va actuar como subformulario y hacemos clic en “Siguiente”.

En ambos casos al hacer clic en el botón “Siguiente” aparece una ventana en la que tenemos que elegir entre definir los campos que vinculan el formulario principal con el subformulario o elegirlos de una lista que el asistente nos sugiere.

Si la lista de vínculos sugeridos no nos satisface marcaremos el botón de selección “Definir la mía propia” y entonces veremos la ventana de la página siguiente en la que elegimos el campo del formulario principal y el campo del subformulario que queremos vincular.


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Las ventanas situadas bajo “Campos del formulario / informe” y “Campos del subformulario / subinforme” presentan unas flechas de selección que descuelgan unas ventanas con los nombres y el tipo de los campos de cada formulario que vinculamos. Tras elegir los campos adecuados aparece en una ventana inferior el tipo de vínculo establecido. En el ejemplo aparece “Mostrar Tabla2 para cada registro de Tabla 1 usando Numcli”. Tabla 1 es el formulario principal, Tabla 2 es el subformulario y Numcli es el campo que se ha elegido como vínculo, dado que dicho campo está relacionado mediante una relación de uno a varios en la ventana de Relaciones.

Al hacer clic en el botón “Siguiente” entramos en la ultima ventana del asistente para decidir el nombre que deseamos dar al subformulario y hacer clic en el botón “Terminar”


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Microsoft Access · Web viewUn objeto OLE (Vinculación e incrustación de objetos) puede ser un documentos de Microsoft Word, una hoja de cálculo de Microsoft Excel, imágenes,