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Microsoft Office Outlook 2003 - Das Handbuch

vonBeate Majetschak

Beate Majetschak lebt seit vielen Jahren von und mit Computerbüchern. Als freiberufliche Autorin,Lektorin, Übersetzerin und Mutter von zwei kleinen Kindern sind Zeit- und Informationsmanagement ihr

tägliches Brot. Dank Microsoft Outlook behält sie den Üb

1. Auflage

Microsoft Office Outlook 2003 - Das Handbuch – Majetschak

schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG

Microsoft 2003

Verlag C.H. Beck im Internet:www.beck.de

ISBN 978 3 86063 174 4

Inhaltsverzeichnis: Microsoft Office Outlook 2003 - Das Handbuch – Majetschak

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11Aufgaben planen und nutzen

361 Einfache Aufgaben erfassen367 Mit Aufgaben arbeiten375 Wiederkehrende Aufgaben erfassen379 Aufgaben delegieren383 Die Ansicht wechseln385 Die Aufgabenliste drucken

Dinge, die Sie erledigen müssen, können Sie als Aufgaben in Outlook eintragen.Outlook erleichtert Ihnen die Verwaltung von Aufgaben mit zahlreichen Funktio-nen. Sie können sich nicht nur an die Fälligkeit von Aufgaben erinnern lassen,sondern auch den Fortschritt bei der Bearbeitung eintragen, benötigtes Text- undBildmaterial mit den Aufgaben verknüpfen, Aufgaben delegieren und vieles mehr.

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie:

b einfache Aufgaben erstellenb regelmäßig wiederkehrende Aufgaben erstellenb Aufgaben bearbeiten und löschenb den Erfolg der Aufgabenbearbeitung überprüfenb die Darstellung von Aufgaben anpassenb Aufgaben an andere Personen delegierenb Aufgaben organisierenb Aufgaben suchen

b Aufgaben drucken

Einfache Aufgaben erfassenErfahren Sie nun, wie Sie eine einfache, nicht wiederkehrende Aufgabe erfassen,die Sie selbst bearbeiten werden. Kennen Sie bereits den Fälligkeitstermin oderwollen Sie eine Erinnerungsfunktion einrichten, benutzen Sie am besten das Auf-gabenformular. Wollen Sie Aufgaben hingegen einfach nur eintragen, um sie nichtzu vergessen, können Sie sie auch direkt in die Aufgabenliste eingeben, wie im� Abschnitt »Aufgaben direkt in die Aufgabenliste eintragen« in diesem Kapitelbeschrieben.

174.book Page 361 Wednesday, October 8, 2003 11:27 AM

Kapitel 11362

Aufgaben erfassen1. Öffnen Sie den Ordner Aufgaben, indem Sie im Navigationsbereich auf die

Schaltfläche Aufgaben klicken.

2. Dann klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neue Aufgabe oderwählen im Menü Datei den Befehl Neu/Aufgabe.

3. Im Aufgabenformular, das sich nun öffnet (siehe Abbildung 11.1), geben Sie imFeld Betreff eine aussagekräftige Aufgabenbezeichnung ein und drücken dieEingabetaste. Der Betreff der Aufgabe wird nun als Name übernommen und in derTitelleiste des Aufgabenformulars angezeigt. Außerdem wird das Feld Fälligam aktiviert.

Abbildung 11.1:Das Aufgaben-formular

4. Muss die Aufgabe bis zu einem bestimmten Datum erledigt werden, geben Siedas Fälligkeitsdatum in das Feld Fällig am ein. Kennen Sie nur den Zeitraum,nicht aber das genaue Datum, können Sie auch diesen eingeben, wie z.B.»Heute in vierzehn Tagen«. Outlook wandelt diese Angabe dann automatischin ein gültiges Datum um. Der Zeitraum bis zum Fälligkeitsdatum wird in einerInfoleiste eingeblendet.

5. Soll die Bearbeitung der Aufgabe erst ab einem bestimmten Datum beginnen,geben Sie das Datum in das Feld Beginnt am ein oder wählen das Datum überden Datumsnavigator. Wie im Feld Fällig am können Sie auch im Feld Beginntan einen Zeitraum eingeben, wie z.B. »Morgen« oder »Dienstag nächsterWoche«, der dann von Outlook in das entsprechende Datum übersetzt wird.

Sie können das Datum auch über den Datumsnavigator auswählen, den Sie überdie nach unten weisende Pfeilschaltfläche des Felds Fällig am öffnen.

HINWEIS


Aufgaben planen und nutzen 363

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6. Wollen Sie sich an die Fälligkeit der Aufgabe erinnern lassen, vergewissernSie sich, dass das Kontrollkästchen Erinnerung aktiviert ist. Wählen Sie dannim Feld Erinnerung das Datum und die Uhrzeit, zu der die Erinnerung ausge-geben werden soll.

7. Sobald die Erinnerung fällig ist, öffnet sich das Erinnerungsfenster. Zusätzlicherklingt der Sound Reminder.wav. Wollen Sie die Wiedergabe des Soundsdeaktivieren oder einen anderen Sound wählen, klicken Sie auf die Schaltflä-che Erinnerungssound. Es öffnet sich das gleichnamige Dialogfeld (sieheAbbildung 11.2). Um die Soundwiedergabe abzuschalten, deaktivieren Siedas Kontrollkästchen Diesen Sound wiedergeben. Wollen Sie den Soundhingegen durch einen anderen Sound ersetzen, lassen Sie das Kontrollkäst-chen aktiviert, klicken auf die Schaltfläche Durchsuchen und wählen nachFestlegung eines entsprechenden Ordners einen anderen Sound per Dop-pelklick aus. Im Pfad C:\Windows\Media finden Sie beispielsweise dieSounddateien für die verschiedenen Windows-Sounds. Übernehmen Sie dieÄnderungen mit OK.

Abbildung 11.2:Hier verändernSie die Einstel-

lungen desErinnerungs-

sounds

8. Outlook vergibt für neue Aufgaben die Priorität Normal. Ist die Aufgabe sehrwichtig, wählen Sie im Feld Priorität den Wert Hoch. Ist die Aufgabe nichtsonderlich wichtig, wählen Sie die Priorität Niedrig.

9. Geben Sie bei Bedarf in das Notizfeld Zusatzinformationen oder Einzelheitenzur Aufgabe ein, die Sie sich merken müssen.

10. Wollen Sie die Aufgabe mit einem oder mehreren Kontakten verknüpfen, kli-cken Sie auf die Schaltfläche Kontakte. Im Dialogfeld Kontakte wählen, dassich nun öffnet, ist der Ordner Kontakte aktiviert. Wollen Sie die Aufgabe miteinem Kontakt aus einem anderen Kontaktordner verknüpfen, aktivieren Sieihn im Feld Suchen in. Markieren Sie dann den oder die Kontakte im FeldElemente und klicken Sie auf OK. In das Feld Kontakte werden nun Links zuallen markierten Kontakten eingetragen.

11. Wollen Sie die Aufgabe einer Kategorie zuweisen, klicken Sie auf die Schalt-fläche Kategorien, aktivieren Sie das Kontrollkästchen der Kategorie und kli-cken Sie auf OK.

12. Handelt es sich um eine private Aufgabe, aktivieren Sie das KontrollkästchenPrivat.

13. Haben Sie für die Aufgabe einen Gesamtaufwand in Stunden abgeschätzt,den Sie mit dem tatsächlichen Aufwand vergleichen möchten, nachdem Siedie Aufgabe erledigt haben, aktivieren Sie die Registerkarte Details undgeben Sie den Aufwand in das Feld Gesamtaufwand ein.


Kapitel 11364

14. Wählen Sie die Schaltfläche Speichern und schließen, um Ihre Eingaben zuspeichern. Die neue Aufgabe wird nun in der Aufgabenliste angezeigt (sieheAbbildung 11.3).

Abbildung 11.3:Die Aufgaben-liste

Im einfachsten Fall bearbeiten Sie die Aufgabe und kennzeichnen sie anschlie-ßend als erledigt. Möglicherweise wollen Sie jedoch den Status der Aufgabenbear-beitung nachvollziehen oder nach der Bearbeitung den genauen Aufwand inStunden eintragen. Handelt es sich um eine Reisetätigkeit, möchten Sie mögli-cherweise Abrechnungsinformationen wie Reisekilometer und Hotelkosten zurAufgabe vermerken, um sich hinterher die Abrechnung zu erleichtern. Mehrhierzu erfahren Sie im � Abschnitt »Mit Aufgaben arbeiten« in diesem Kapitel.

Aufgaben direkt in die Aufgabenliste eintragenSie können Aufgaben auch direkt in die Aufgabenliste eintragen. Das ist insbe-sondere dann sinnvoll, wenn Sie Aufgaben nur eintragen wollen, um sie nicht zuvergessen. Sie können die Aufgaben dann zu einem späteren Zeitpunkt bearbei-ten und ein Fälligkeitsdatum, die Erinnerungsfunktion und anderes aktivieren.

1. Öffnen Sie den Ordner Aufgaben über die gleichnamige Schaltfläche im Navi-gationsbereich, falls der Ordner noch nicht aktiviert ist.

2. Um eine Aufgabe direkt in die Aufgabenliste einzutragen, klicken Sie im Ord-ner Aufgaben auf das Feld Hier klicken, um Aufgabe zu erstellen in derSpalte Betreff, und geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung für die Aufgabeein (siehe Abbildung 11.4).

Abbildung 11.4:Geben Sie hier den Betreff und anschließend die Fälligkeit ein3. Ist die Aufgabe zu einem bestimmten Termin fällig, klicken Sie auf das Feld in

der Spalte Fällig am und geben Sie den Termin oder eine Bezeichnung wie »in14 Tagen« oder »übermorgen« ein. Oder klicken Sie auf den Abwärtspfeil undwählen Sie den Termin über den Datumsnavigator aus.

4. Drücken Sie die Eingabetaste.

Die Aufgabe wird nun in die Aufgabenliste übernommen. In der ersten Spaltesehen Sie das Symbol für einfache Aufgaben. Sie können die Aufgabe bei Bedarfzu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten, um sie beispielsweise einem Kontaktoder einer Kategorie zuzuweisen, die Erinnerungsfunktion korrekt einzurichten,den Aufwand einzuschätzen oder um den Beginn einzutragen. Mehr hierzu erfah-ren Sie im � Abschnitt »Mit Aufgaben arbeiten« in diesem Kapitel.



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Geben Sie Aufgaben direkt in die Aufgabenliste ein, können Sie diese auch zueinem späteren Zeitpunkt mit weiteren Details versehen, wie z.B. einer Prioritätoder der Angabe des Gesamtzeitbedarfs. Sie können die Aufgabe auch zu einemspäteren Zeitpunkt mit Dokumenten oder Kontakten verknüpfen, sie einer Kate-gorie zuweisen und Ähnliches. Kennzeichnen Sie eine Aufgabe als erledigt, wirdsie zwar durchgestrichen dargestellt, sie verschwindet aber erst, wenn Sie sie ausder Aufgabenliste löschen.

Elemente in Aufgaben einfügenNeben den Kontakten und Kategorien können Sie Aufgaben auch mit anderenOutlook-Elementen verknüpfen, wie z.B. mit E-Mail-Nachrichten oder mit Noti-zen. Und Sie können Aufgaben auch mit Dokumenten oder mit Bildern verknüp-fen. Sie brauchen dann nicht mehr lange zu suchen, um Dokumente, Nachrichtenoder Ähnliches zu finden, die mit einer bestimmten Aufgabe zu tun haben, son-dern können das entsprechende Element direkt per Doppelklick öffnen.

Outlook-Elemente in Aufgaben einfügen

Erfahren Sie nun, wie Sie eine Aufgabe mit einem anderen Outlook-Element ver-knüpfen, wie z.B. einer E-Mail-Nachricht aus Ihrem Posteingang.

1. Öffnen Sie den Ordner Aufgaben über die gleichnamige Schaltfläche im Navi-gationsbereich.

2. Erstellen Sie eine Aufgabe wie im � Abschnitt »Aufgaben erfassen« beschrie-ben oder öffnen Sie eine bereits vorhandene Aufgabe, indem Sie in der Aufga-benliste doppelt darauf klicken.

3. Wählen Sie im Menü Einfügen des Aufgabenformulars den Befehl Element,um das Dialogfeld Element einfügen zu öffnen (siehe Abbildung 11.5).

Abbildung 11.5:Eine Aufgabe mit

einem Outlook-Element ver-

knüpfen

HINWEIS Arbeiten Sie mit Exchange Server, können Sie Aufgaben auch mit Elementen ausÖffentlichen Ordnern verknüpfen.


Kapitel 11366

4. Aktivieren Sie im Listenfeld Suchen in den Ordner, der das gewünschte Ele-ment enthält. Um eine Aufgabe mit einer E-Mail-Nachricht zu verknüpfen,aktivieren Sie beispielsweise den Ordner Posteingang.

5. Wählen Sie dann im Bereich Elemente das spezielle Element, das Sie mit derAufgabe verknüpfen wollen.

6. Bestimmen Sie schließlich im Bereich Einfügen als, wie das Element mit derAufgabe verknüpft werden soll. Wählen Sie die Option Anlage, wenn eine Ver-knüpfung zu dem Element in die Aufgabe eingefügt werden soll, über die Siedas Element per Doppelklick öffnen können. Sollen hingegen die Textinforma-tionen des Elements in den Aufgabentextbereich der Aufgabe übernommenwerden, aktivieren Sie die Option Nur Text.

7. Übernehmen Sie Ihre Einstellungen mit OK. Das Outlook-Element wird nun inden Aufgabentextbereich der Aufgabe übernommen. Haben Sie die OptionAnlage gewählt, finden Sie im Aufgabentextbereich das Ordnersymbol desOutlook-Elements und den Betreff. Sie können das Element öffnen, indem Siedoppelt auf das Ordnersymbol klicken. Haben Sie hingegen unter Einfügen alsdie Option Nur Text gewählt, wird der Inhalt des Outlook-Elements im Memo-format in den Aufgabentextbereich eingetragen.

Abbildung 11.6:Die Nachricht wurde als Anlage in die Aufgabe eingefügt

8. Wählen Sie die Schaltfläche Speichern und schließen, um die Aufgabe zu spei-chern.

Öffnen Sie die Aufgabe zu einem späteren Zeitpunkt, können Sie das verknüpfteElement durch einen Doppelklick ebenfalls öffnen. Um das verknüpfte Outlook-Element zu entfernen, markieren Sie dieses und drücken die Entf-Taste.

Dateien in Aufgaben einfügen

Aufgaben können Sie nicht nur mit Outlook-Elementen, sondern mit beliebigenDokumenten oder anderen Objekten wie z.B. Bildern oder Sounds verknüpfen.Gehen Sie dazu wie folgt vor:


Dass eine Aufgabe mit einem anderen Outlook-Element verknüpft ist, können Siein der Ansicht Einfache Liste nicht erkennen. Alle anderen Ansichten bis auf dieAnsicht Aufgaben in Zeitskala enthalten jedoch die Spalte Anlage, in der einBüroklammersymbol angezeigt wird.

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2. Erstellen Sie eine Aufgabe wie im � Abschnitt »Aufgaben erfassen« beschrie-ben oder öffnen Sie eine bereits vorhandene Aufgabe.

3. Aktivieren Sie den Aufgabentextbereich und wählen Sie dann im Menü Einfü-gen des Aufgabenformulars den Befehl Datei. Oder klicken Sie in der Sym-bolleiste des Formulars auf die Schaltfläche Datei einfügen, um das DialogfeldDatei einfügen zu öffnen.

4. Wählen Sie im Feld Suchen in den Pfad, der zum gewünschten Dokumentführt, und markieren Sie anschließend das Dokument.

5. Um eine Verknüpfung zu der Datei einzufügen, über die Sie die Datei per Dop-pelklick öffnen können, klicken Sie nun auf die Schaltfläche Einfügen. BeiBedarf können Sie die Datei auch als Text einfügen, sofern es sich um ein Nur-Text-Dokument handelt oder Sie können einen Hyperlink zur Datei einfügen,d.h., eine Pfadangabe in blauer, unterstrichener Schrift. Klicken Sie dazu aufden Abwärtspfeil der Schaltfläche Einfügen und wählen Sie den gewünschtenBefehl im Dropdown-Menü.

6. Wählen Sie die Schaltfläche Speichern und schließen.

Öffnen Sie die Aufgabe zu einem späteren Zeitpunkt, können Sie das verknüpfteElement durch einen Doppelklick ebenfalls öffnen. Um das verknüpfte Outlook-Element zu entfernen, markieren Sie dieses und drücken die Entf-Taste.

Mit Aufgaben arbeitenBei einfachen Aufgaben reicht es aus, wenn Sie sie als erledigt kennzeichnen,nachdem Sie sie bearbeitet haben. Bei komplexeren Aufgaben müssen Sie wäh-rend der Bearbeitung häufig den Status verändern und angeben, zu wie viel Pro-zent die jeweilige Aufgabe bereits erledigt ist. Um Aufgaben auswerten zu können,nachdem sie erledigt sind, müssen Sie häufig außerdem angeben, wie lange Sietatsächlich gebraucht haben, um die Aufgabe zu erledigen. Handelt es sich umeine Reisetätigkeit, können Sie außerdem die Reisekilometer und andere Abrech-nungsinformationen, die im Zusammenhang mit der Aufgabe relevant sind, imAufgabenformular festhalten. Sie können Ihre Aufgabe aber auch ganz einfach alserledigt kennzeichnen, umbenennen oder löschen. Mehr zur Arbeit mit und zurBearbeitung von Aufgaben erfahren Sie in diesem Abschnitt.

Aufgaben bearbeitenUm Aufgaben zu bearbeiten, klicken Sie in der Aufgabenliste doppelt darauf.Nehmen Sie dann die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf dieSchaltfläche Speichern und schließen, um die Änderungen zu übernehmen. Wol-len Sie die Änderungen verwerfen, klicken Sie auf die Schließen-Schaltfläche inder rechten oberen Ecke des Aufgabenformulars, und wählen Sie in der Abfrage,ob Sie die Änderungen speichern wollen, die Schaltfläche Nein.

HINWEIS Dass eine Aufgabe mit einem anderen Outlook-Element verknüpft ist, können Siein der Ansicht Einfache Liste nicht erkennen. Alle anderen Ansichten bis auf dieAnsicht Aufgaben in Zeitskala enthalten jedoch die Spalte Anlage, in der einBüroklammersymbol angezeigt wird.


Kapitel 11368

Aufgaben umbenennenStellen Sie fest, dass sich der von Ihnen eingegebene Betreff nicht besonders gutfür eine Aufgabe eignet, können Sie diesen ganz leicht umbenennen. Sie brauchendie Aufgabe dazu nicht einmal zu öffnen. 1. Öffnen Sie den Ordner Aufgaben über die gleichnamige Schaltfläche im Navi-

gationsbereich. 2. Klicken Sie dann in der Aufgabenliste auf das Feld Betreff der Aufgabe, die Sie

umbenennen wollen, und markieren Sie den Feldinhalt durch Ziehen mit derMaus (siehe Abbildung 11.7).

Abbildung 11.7:Markieren Sie den Betreff und überschreiben Sie ihn anschließend

3. Überschreiben Sie den Betreff dann mit dem neuen Betreff und drücken Sie dieEingabetaste.

Das Fälligkeitsdatum ändernHat sich das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe geändert, brauchen Sie es in der Auf-gabenliste nur anzupassen. Wollen Sie zusätzlich Änderungen an der Erinne-rungsfunktion oder am Startdatum der Aufgabe vornehmen, müssen Sie die Auf-gabe allerdings öffnen.


2. Um die Fälligkeit einer Aufgabe in der Aufgabenliste zu verändern, klicken Sieauf das Feld Fällig am und geben das neue Fälligkeitsdatum ein. Oder klickenSie auf den Abwärtspfeil und wählen Sie das Fälligkeitsdatum über denDatumsnavigator aus (siehe Abbildung 11.8).

Abbildung 11.8:Die Fälligkeit können Sie direkt in der Aufgaben-liste festlegen oder verändern

Wollen Sie neben der Fälligkeit auch die Erinnerungsfunktion oder den Startter-min anpassen, klicken Sie in der Aufgabenliste doppelt auf die Aufgabe, um sie zuöffnen. Ändern Sie dann die Angaben in den Feldern Fällig am, Beginnt am undErinnerung. Wählen Sie dann die Schaltfläche Speichern und schließen.

Sie können auf die beschriebene Weise auch Aufgabenserien umbenennen. Derneue Betreff wird dann in alle Elemente der Serie übernommen.

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Nachrichten in Aufgaben umwandelnHaben Sie eine Nachricht erhalten, in der Sie aufgefordert werden, einebestimmte Aufgabe zu erledigen, brauchen Sie nicht extra eine neue Aufgabe fürdiesen Zweck zu erstellen. Wandeln Sie die Nachricht einfach in eine Aufgabeum.

1. Ziehen Sie die Nachricht zu diesem Zweck mit der Maus aus dem Posteingangauf die Schaltfläche Aufgaben im Navigationsbereich.

2. Sobald Sie die linke Maustaste loslassen, öffnet sich das Aufgabenformular mitdem Nachrichtenbetreff als Betreff. Im Aufgabentextbereich sehen Sie außer-dem die E-Mail-Nachricht im Memoformat (siehe Abbildung 11.9).

Abbildung 11.9:Diese Aufgabe

wurde aus einerE-Mail-Nach-

richt übernom-men

3. Legen Sie die Fälligkeit und den Beginn fest und aktivieren Sie die Erinne-rungsfunktion. Nehmen Sie bei Bedarf weitere Änderungen vor und klickenSie dann auf die Schaltfläche Speichern und schließen.

Den Fertigstellungsgrad eintragenBei der Bearbeitung von Projekten ist es in der Regel wichtig, zu wissen, bis zuwelchem Grad eine Aufgabe bereits erledigt wurde. In Outlook können Sie zujeder Aufgabe den Fertigstellungsgrad eintragen und anpassen. Müssen Sie anderePersonen über den Fertigstellungsgrad einer Aufgabe informieren, brauchen Sienur einen Statusbericht zu versenden. Dieser enthält alle wichtigen Statusanga-ben zur Aufgabe.

1. Wechseln Sie über die Schaltfläche Aufgaben im Navigationsbereich in dengleichnamigen Ordner.


Kapitel 11370

2. Klicken Sie in der Aufgabenliste doppelt auf die Aufgabe, deren Fertigstel-lungsgrad Sie ändern möchten.

3. Wählen Sie über die Pfeilschaltflächen im Feld % erledigt den prozentualenFertigstellungsgrad. Sobald dieser im Feld % erledigt größer als 0 % ist, wirdder Wert im Feld Status auf In Bearbeitung gesetzt.

4. Passen Sie bei Bedarf den Status der Aufgabe an. Im Listenfeld stehen nebender Ausgangsoption Nicht begonnen die Optionen In Bearbeitung, Erledigt,Wartet auf jemand anderen und Zurückgestellt zur Verfügung.

5. Müssen Sie andere Personen über den Fertigstellungsgrad der Aufgabe infor-mieren, versenden Sie nun einen Statusbericht. Wählen Sie dazu im MenüAktionen den Befehl Statusbericht senden. Es wird nun eine neue Nachrichtmit dem Betreff Statusbericht für Aufgabe: <Aufgabenbetreff> erstellt. ImNachrichtenfeld werden die Inhalte der Felder Betreff, Status, & erledigt,Gesamtaufwand, Ist-Aufwand und Angefordert von aufgelistet (siehe Abbil-dung 11.10). Tragen Sie den Nachrichtenempfänger ein, fügen Sie bei Bedarfeinen eigenen Nachrichtentext hinzu und klicken Sie auf die Schaltfläche Sen-den.

Abbildung 11.10:So versenden Sie den Fertigstel-lungsgrad als Statusbericht

6. Klicken Sie im Aufgabenformular auf die Schaltfläche Speichern und schlie-ßen, um die Änderung an der Aufgabe zu übernehmen und zur Aufgabenlistezurückzukehren.

Abrechnungsinformationen eintragenMüssen Sie reisen, um eine Aufgabe zu erledigen, können Sie Informationen fürdie Reisekostenabrechnung wie die Reisekilometer, Hotelkosten und Ähnlichesdirekt in das Aufgabenformular eintragen. Wenn Sie hinterher die Abrechnungvornehmen, stehen Ihnen die Informationen direkt zur Verfügung.

Bei zugeordneten Aufgaben wird automatisch ein Statusbericht versendet, sobaldsie erledigt sind.

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1. Wechseln Sie über die Schaltfläche Aufgaben im Navigationsbereich in dengleichnamigen Ordner.

2. Klicken Sie in der Aufgabenliste doppelt auf die Aufgabe, deren Fertigstel-lungsgrad Sie ändern möchten.

3. Im Aufgabenformular, das sich nun öffnet, aktivieren Sie die RegisterkarteDetails.

4. Geben Sie dann in das Feld Reisekilometer die gefahrenen Kilometer ein.Haben Sie im Hotel übernachtet oder gibt es weitere Informationen, die für dieAbrechnung wichtig wären, tragen Sie diese in das Feld Abrechnungsinfo ein.Bei Bedarf können Sie außerdem im Feld Firmen die Firmen eintragen, die Siebesucht haben (siehe Abbildung 11.11).

Abbildung 11.11:Hier tragen SieInformationen

für die Reise-kostenabrech-

nung ein

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und schließen, um die Änderungenzu übernehmen und zur Aufgabenliste zurückzukehren.

Aufgaben suchenIst Ihre Aufgabenliste sehr umfangreich, sehen Sie eine gesuchte Aufgabe mögli-cherweise nicht auf den ersten Blick. Dies ist jedoch kein Problem, da OutlookIhnen eine Suchfunktion für Aufgaben bereitstellt:

1. Um eine Aufgabe zu suchen, wechseln Sie zunächst über die gleichnamigeSchaltfläche im Navigationsbereich zum Ordner Aufgaben. Öffnen Sie danndie Suchleiste über die Schaltfläche Suchen in der Symbolleiste.

2. Geben Sie in der Suchleiste (siehe Abbildung 11.12), die nun unterhalb derSymbolleiste eingeblendet wird, den Betreff oder einen Teil des Betreffs in dasFeld Suchen nach ein, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Suche star-ten.

Abbildung 11.12:Über die Such-

leiste lassen sichgesuchte Aufga-

ben leicht finden3. Die Aufgabenliste enthält daraufhin nur noch Aufgaben, die den angegebenen

Suchbegriff enthalten. Klicken Sie doppelt auf die gesuchte Aufgabe, um sie zuöffnen.

4. Klicken Sie in der Suchleiste auf die Schaltfläche Löschen, um wieder alle Auf-gaben in der Aufgabenliste anzuzeigen.


Kapitel 11372

5. Benötigen Sie die Suchleiste nicht mehr, klicken Sie auf die SchaltflächeSuchen, um sie auszublenden.

Aufgaben weiterleitenBei Bedarf können Sie Aufgaben an andere Personen beispielsweise zu Doku-mentationszwecken weiterleiten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie den Ordner Aufgaben über die gleichnamige Schaltfläche im Navi-gationsbereich und markieren Sie die Aufgabe oder mehrere Aufgaben in derAufgabenliste, die Sie weiterleiten möchten.

2. Wählen Sie dann im Menü Aktionen den Befehl Weiterleiten.

3. Es öffnet sich eine neue, noch unbenannte Nachricht, in die Sie den oder dieEmpfänger, den Betreff und bei Bedarf einen zusätzlichen Nachrichtentext ein-tragen. Das Feld Anfügen enthält die Aufgaben, die Sie weiterleiten möchten(siehe Abbildung 11.13).

Abbildung 11.13:Die Aufgaben werden auto-matisch an die Nachricht angehängt

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Nachricht zu verschicken.

Aufgaben Kategorien zuordnenHaben Sie es beim Erstellen einer Aufgabe versäumt, sie einer Kategorie zuzuord-nen, können Sie dies jederzeit leicht nachholen.

Mit den folgenden Schritten weisen Sie eine Aufgabe aus der Aufgabenliste bei-spielsweise einem Termin zu:

1. Klicken Sie im Navigationsbereich die Schaltfläche Aufgaben an, um dengleichnamigen Ordner zu öffnen.

2. Als Nächstes klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe, die Sieeiner Kategorie zuordnen möchten und wählen Sie im Kontextmenü denBefehl Kategorien.

3. Aktivieren Sie im Dialogfeld Kategorien die Kontrollkästchen aller Kategorien,denen Sie die Aufgabe zuordnen wollen, und klicken Sie dann auf OK.

Werden Sie bei der Suche nicht fündig, sollten Sie es einmal mit der erweitertenSuche probieren, die Sie über den Befehl Extras/Suchen/Erweiterte Suche star-ten. Eine ausführliche Beschreibung der erweiterten Suche nach E-Mail-Nach-richten finden Sie in � Kapitel 5 und die erweiterte Suche nach Kontakten ist in� Kapitel 8 zu finden.

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Aufgaben mit Terminen verknüpfen Um Zeit für die Erledigung von Aufgaben einzuplanen, können Sie Ihre AufgabenTerminen zuordnen.

Weisen Sie eine Aufgabe einem Termin wie folgt zu:

1. Öffnen Sie den Ordner Aufgaben über die gleichnamige Schaltfläche imNavigationsbereich.

2. Ziehen Sie die Aufgabe, die Sie einem Termin zuweisen wollen, mit der Mausaus der Aufgabenliste auf die Schaltfläche Kalender im Navigationsbereich.

3. Sobald Sie die linke Maustaste loslassen, öffnet sich ein Terminformular. DerBetreff der Aufgabe wurde in den Termin übernommen. Außerdem enthält dasTermintextfeld Angaben zur Aufgabe wie den Betreff, das Fälligkeitsdatum undden Status (siehe Abbildung 11.14).

Abbildung 11.14:Ein Termin-

formular für eineAufgabe

4. Wählen Sie im Feld Beginnt um die Uhrzeit, zu der der Termin beginnen soll,und im Feld Endet um die Uhrzeit, zu der Sie die Bearbeitung der Aufgabe vor-aussichtlich beenden werden.

5. Geben Sie bei Bedarf im Feld Ort einen Ort an und weisen Sie dem Terminüber das Listenfeld Beschriftung eine Farbe zu.

6. Wählen Sie die Schaltfläche Speichern und schließen. Die Aufgabe wird nunals Termin in den Kalender eingetragen. Die entsprechende Zeit wird alsgebucht gekennzeichnet.


Kapitel 11374

Aufgaben als erledigt kennzeichnenHaben Sie eine Aufgabe fertig gestellt, sollen Sie sie als erledigt kennzeichnen. Siekönnen die Aufgabe auch direkt löschen, wenn Sie sie erledigt haben. Dann kön-nen Sie jedoch keine wöchentlichen Statistiken über Ihren Arbeitserfolg anferti-gen.


2. Um eine Aufgabe in der Aufgabenliste als erledigt zu kennzeichnen, aktivierenSie das Kontrollkästchen in der Spalte Erledigt.

3. Die Aufgabe wird in der Aufgabenliste durchgestrichen und in grauer Schriftdargestellt, was sie auf einen Blick als erledigt kennzeichnet. In das Feld Erle-digt auf der Registerkarte Details des Aufgabenformulars wird außerdem dasaktuelle Datum eingetragen (siehe Abbildung 11.15).

Abbildung 11.15:Beispiel für eine erledigte Aufgabe

Wollen Sie einen Statusbericht an eine andere Person versenden oder müssen Sieermitteln, inwiefern der geschätzte Gesamtaufwand für die Aufgabe vom tatsäch-lichen Aufwand abweicht, sollten Sie den tatsächlichen Aufwand nun vermerken:

1. Klicken Sie doppelt auf die Aufgabe und wechseln Sie zur RegisterkarteDetails.

2. Geben Sie den Aufwand in Stunden in das Feld IST-Aufwand ein. ErgänzenSie bei Bedarf Reisekilometer- und Abrechnungsinformationen.

3. Versenden Sie bei Bedarf einen Statusbericht über den Befehl Aktionen/Sta-tusbericht senden.

4. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern und schließen, um die Ände-rungen zu übernehmen und das Aufgabenformular zu schließen.

Aufgaben entfernenHaben Sie eine Aufgabe oder eine Aufgabenserie abgearbeitet und wollen Siederen Anzeige auch aus der Aufgabenliste entfernen, müssen Sie die Aufgabe ent-fernen.

1. Öffnen Sie den Ordner Aufgaben und markieren Sie die Aufgabe, die Sie ent-fernen wollen.

2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Löschen. Die Aufgabewird nun aus der Aufgabenliste entfernt und in den Ordner Gelöschte Objekteverschoben.



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Wiederkehrende Aufgaben erfassenFällt eine Aufgabe regelmäßig an, können Sie diese als Serie in Outlook eintragen.Outlook unterscheidet dabei jedoch in Aufgaben, die in regelmäßigen Intervallenanfallen und Aufgaben, die sich in Abhängigkeit vom Erledigungsdatum wieder-holen. Fällt die Aufgabe an einem Termin einmal nicht an, können Sie das Ele-ment überspringen.

Sich regelmäßig wiederholende Aufgaben erfassenIn Outlook können Sie kinderleicht Aufgabenserien für sich regelmäßig wieder-holende Aufgaben anlegen. Prinzipiell könnten Sie derartige Aufgaben auch alsSerientermine in Ihren Kalender eintragen. Das Terminformular bietet Ihnenjedoch nicht die Möglichkeit, Statusinformationen zum Grad der Erledigung ein-zutragen. Außerdem sind Termine an eine Uhrzeit gebunden, Aufgaben hingegennur an ein bestimmtes Datum.

Tragen Sie eine Aufgabenserie für eine Aufgabe ein, die Sie einmal im Monat erle-digen müssen, wie z.B. einen Projektbericht schreiben. Die Aufgabe fällt immeram letzten Wochentag jedes Monats an. Das Projekt ist außerdem auf achtMonate beschränkt. Insgesamt müssen Sie also acht Projektberichte erstellen:

1. Öffnen Sie den Ordner Aufgaben über die gleichnamige Schaltfläche im Navi-gationsbereich, und klicken Sie dann in der Symbolleiste auf die SchaltflächeNeue Aufgabe. Es öffnet sich ein neues, noch unbenanntes Aufgabenformular.

2. Geben Sie im Feld Betreff die Aufgabenbezeichnung ein und drücken Sie dieEingabetaste.

3. Klicken Sie in der Symbolleiste des Formulars auf die Schaltfläche Serientyp.Es öffnet sich das Dialogfeld Aufgabenserie (siehe Abbildung 11.16).

Abbildung 11.16:Hier legen Sie

das Intervall fest,in dem sich die

Aufgabe wieder-holt

WICHTIG Wenn Sie eine Aufgabe löschen, die als Aufgabenserie eingerichtet wurde, öffnetsich ein Meldungsfeld, in dem Sie gefragt werden, ob Sie nur dieses eine Elementoder alle Aufgaben der Aufgabenserie löschen möchten. Wählen Sie die OptionAlle löschen, um die Aufgabenserien zu entfernen oder Diese Aufgabe löschen,um nur diese eine Aufgabe aus der Serie zu entfernen. Klicken Sie dann auf OK.


Kapitel 11376

4. Im Bereich Serienmuster aktivieren Sie nun die Option Monatlich. Die rechteSpalte des Bereichs Serienmuster passt sich an die gewählte Option an.

5. Legen Sie nun in der rechten Spalte des Bereichs Serienmuster fest, wann dieAufgabe jeweils fällig ist. Im Beispiel aktivieren Sie die mittlere der drei Optio-nen. Klicken Sie dann auf den Abwärtspfeil des linken Felds und wählen Sieden Eintrag letzten und anschließend klicken Sie auf den Abwärtspfeil desrechten Felds und wählen den Eintrag Arbeitstag. Belassen Sie die Angabejedes 1. Monats, da die Aufgabe ja ein Mal monatlich ausgeführt werden muss.Hätte es sich um eine Aufgabe gehandelt, die alle drei Monate anfällt, hättenSie die Angabe 1. durch die Angabe 3. ersetzen müssen.

6. Nun legen Sie im Bereich Seriendauer fest, wann die Aufgabenserie beginnenund wann sie enden soll. Tragen Sie zunächst im Feld Beginn ein Datum einoder klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um das Datum über den Datumsnaviga-tor auszuwählen.

7. Bestimmen Sie dann über die Optionen auf der rechten Seite das Enddatum.Im Beispiel läuft das Projekt über acht Monate. Die Aufgabe fällt also acht Malan. Aktivieren Sie die Option Endet nach x Aufgaben und geben Sie den Wert8 in das Textfeld ein und drücken Sie die Tab-Taste.

8. Die Serie ist nun fertig (siehe Abbildung 11.17). Prüfen Sie noch einmal, ob alleAngaben korrekt sind, und klicken Sie dann auf OK.

Abbildung 11.17:Ein Beispiel für eine Aufgaben-serie

Eine ausführliche Beschreibung der verschiedenen Serienmuster finden Sie in� Kapitel 10.

HINWEIS

Ist noch kein Enddatum absehbar, d.h. fällt diese Aufgabe an, so lange Sie einebestimmte Position haben, belassen Sie die Option Kein Enddatum aktiviert.Gibt es für die Aufgabenserie eine Begrenzung, d.h. endet sie nach einer bestimm-ten Anzahl von Aufgaben, aktivieren Sie die Option Endet nach x Aufgaben undpassen die Zahl der Wiederholungen an. Kennen Sie das genaue Enddatum derAufgabenserien, aktivieren Sie die Option Endet am und geben das gewünschteDatum ein. Sie können auch Datumseingaben in natürlicher Sprache vornehmen,wie z.B. »Heute in sechs Monaten«. Outlook rechnet diesen Wert automatisch indas korrekte Datum um.

HINWEIS



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9. Im Aufgabenformular wird nun am oberen Rand der Registerkarte Aufgabeeine Infoleiste eingeblendet, der Sie die Art der Serie entnehmen können(siehe Abbildung 11.18).

Abbildung 11.18:Die Infoleisteinformiert Sie

über die Art unddie Dauer derAufgabenserie

10. Nehmen Sie bei Bedarf im Aufgabenformular weitere Einstellungen vor.Ändern Sie beispielsweise im Feld Priorität die Wichtigkeit der Aufgabe, ver-ändern Sie das Datum oder die Uhrzeit oder den Erinnerungssound für dieErinnerungsfunktion oder geben Sie auf der Registerkarte Details einengeschätzten Gesamtaufwand in Stunden an.

11. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern und schließen.

Der Termin wird nun in die Aufgabenliste eingetragen. In der Spalte Symbolsehen Sie neben dem Aufgabensymbol das Symbol für Aufgabenserien mit denzwei Pfeilen, die sich zum Kreis schließen. Stellen Sie zu einem späteren Zeit-punkt fest, dass Sie einzelne Aufgaben der Aufgabenserie ändern oder entfernenmüssen, bearbeiten Sie die Aufgabenserie wie im � Abschnitt »Überspringeneines Elements« sowie im � Abschnitt »Aufgabenserie« in diesem Kapitelbeschrieben.

Sich bedingt wiederholende Aufgaben erfassenNeben den Aufgaben, die in regelmäßigen Intervallen anfallen, gibt es auch Auf-gaben, die erst anfallen, nachdem eine vorangegangene Aufgabe erledigt wurde.Ein Beispiel für eine solche Aufgabe wäre der Versand von Mahnungen.

Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie Sie eine solche sich bedingt wiederho-lende Aufgabe erfassen:

1. Aktivieren Sie den Ordner Aufgaben über die gleichnamige Schaltfläche imNavigationsbereich, falls der Ordner noch nicht bereits geöffnet ist.

2. Klicken Sie dann in der Symbolleiste von Outlook auf die Schaltfläche NeueAufgabe.

3. Im neuen, noch unbenannten Aufgabenformular geben Sie als erstes die Aufga-benbezeichnung in das Feld Betreff ein und drücken Sie die Tab-Taste, um dieBezeichnung zu übernehmen.

4. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Serientyp, um das Dialogfeld Aufga-benserie zu öffnen.

5. Legen Sie zunächst das Serienmuster fest, d.h., geben Sie an, ob die Aufgabetäglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich anfällt.

6. Aktivieren Sie dann in der rechten Spalte des Bereichs Serienmuster dieOption Neue Aufgaben erstellen, jeweils x nach Abschluss der vorangegan-

HINWEIS Die einzelnen Aufgaben der Aufgabenserie werden in der Aufgabenliste einzelnangezeigt. Wenn Sie eine Aufgabe als erledigt kennzeichnen, wird die nächsteAufgabe der Aufgabenserie in die Aufgabenliste übernommen.


Kapitel 11378

genen Aufgabe und geben Sie den Zeitraum in das Feld ein, der nachAbschluss der vorhergehenden Aufgabe verstreichen muss.

7. Geben Sie dann im Bereich Seriendauer den Beginn an und legen Sie ein End-datum fest oder geben Sie die Anzahl der Aufgaben an, nach denen die Serieendet (siehe Abbildung 11.19).

Abbildung 11.19:Ein Beispiel für eine bedingt wie-derkehrende Auf-gabe

8. Übernehmen Sie Ihre Einstellungen mit OK. Das Serienmuster wird nun ineiner Infoleiste am oberen Rand der Registerkarte Aufgabe angezeigt.

9. Nehmen Sie bei Bedarf im Aufgabenformular weitere Einstellungen vor.Ändern Sie beispielsweise über das Feld Priorität die Wichtigkeit der Aufgabe,verändern Sie das Datum oder die Uhrzeit oder den Erinnerungssound für dieErinnerungsfunktion oder geben Sie auf der Registerkarte Details einengeschätzten Gesamtaufwand in Stunden an, und klicken Sie dann auf dieSchaltfläche Speichern und schließen.

Aufgabenserien anpassen und entfernenDie Aufgaben einer Aufgabenserie können Sie jederzeit ändern. Sie können derAufgabenserie beispielsweise einen anderen Serientyp zuweisen oder das Start-oder das Enddatum anpassen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie bei Bedarf die Aufgabenliste über die Schaltfläche Aufgaben imNavigationsbereich.

2. Klicken Sie doppelt auf die Aufgabenserie und wählen Sie im Aufgabenformu-lar, das sich nun öffnet, die Schaltfläche Serientyp.

3. Passen Sie dann im Dialogfeld Aufgabenserie das Serienmuster oder die Seri-endauer an und übernehmen Sie die Änderungen mit OK oder klicken Sie aufdie Schaltfläche Serie entfernen, um aus der Aufgabenserie eine einfache Auf-gabe zu machen.

4. Wählen Sie im Aufgabenformular die Schaltfläche Speichern und schließen.

Die einzelnen Aufgaben der Aufgabenserie werden in der Aufgabenliste einzelnangezeigt. Wenn Sie eine Aufgabe als erledigt kennzeichnen, wird die nächsteAufgabe der Aufgabenserie in die Aufgabenliste übernommen.

HINWEIS



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Überspringen eines Elements einer AufgabenserieHaben Sie eine Aufgabenserie eingerichtet, kann es vorkommen, dass die Aufgabeein Mal nicht ausgeführt werden muss, weil sie beispielsweise in die Urlaubszeitfällt. In diesem Fall können Sie das Element der Aufgabenserie einfach übersprin-gen.

1. Öffnen Sie die Aufgabenliste über die Schaltfläche Aufgabe im Navigationsbe-reich und klicken Sie doppelt auf die Aufgabenserie, in der Sie ein Elementüberspringen möchten.

2. Geben Sie im Feld Fällig am das Datum für das Element ein, das Sie über-springen möchten, oder klicken Sie auf den Abwärtspfeil des Felds und wählenSie das Datum über den Datumsnavigator aus.

3. Wählen Sie dann im Menü Aktionen den Befehl Aufgabe dieser Serie über-springen. Das Element wird nun aus der Serie entfernt bzw. als erledigtgekennzeichnet.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und schließen, um die Änderungenzu übernehmen.

Aufgaben delegierenKönnen oder wollen Sie eine Aufgabe nicht selbst erledigen, lässt sich diese inOutlook ganz bequem anderen Personen zuordnen. Nachdem die zugeordneteAufgabe erledigt wurde, erhalten Sie automatisch einen Statusbericht.

Aufgabenanfragen erstellenMit den folgenden Schritte delegieren Sie eine Aufgabe an eine andere Person:

1. Öffnen Sie den Ordner Aufgaben und wählen Sie im Menü Aktionen denBefehl Neue Aufgabenanfrage. Das Formular für Aufgabenanfragen öffnetsich (siehe Abbildung 11.20).

2. Geben Sie im Feld An die E-Mail-Adresse der Person ein, an die Sie die Auf-gabe übertragen wollen. Oder klicken Sie auf die Schaltfläche An, um dieE-Mail-Adresse aus dem Adressbuch auszuwählen. Die Person wird im FeldListe aktualisieren auf der Registerkarte Details eingetragen.

3. Tippen Sie im Feld Betreff die Aufgabenbezeichnung ein.

4. Geben Sie im Feld Fällig am ein Fälligkeitsdatum an oder klicken Sie auf diePfeilschaltfläche und wählen Sie das Datum aus dem Datumsnavigator aus.

5. Weisen Sie der Aufgabenanfrage bei Bedarf im Feld Priorität eine andere Prio-rität zu.

6. Um verfolgen zu können, ob die Aufgabe erledigt wurde, sollten Sie die Kon-trollkästchen Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenlistespeichern und Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt istaktiviert lassen. In Ihrem Ordner Aufgaben wird dann eine Kopie der Aufgabegespeichert, in die Statusinformationen übernommen werden, falls derAnfrageempfänger welche versendet. Außerdem erhalten Sie einen Statusbe-richt, sobald die Aufgabe erledigt ist.


Kapitel 11380

Abbildung 11.20:Das Formular für Aufgaben-anfragen

7. Verknüpfen Sie die Aufgabenanfrage über die Schaltfläche Kontakte beiBedarf mit weiteren Kontakten oder weisen Sie sie über die Schaltfläche Kate-gorien einer Kategorie zu.

8. Klicken Sie in der Symbolleiste des Formulars auf die Schaltfläche Senden. DieAufgabenanfrage wird nun in den Postausgang gestellt und beim nächstenEmpfang oder Versand von E-Mail-Nachrichten verschickt. Außerdem wirdeine Kopie der Aufgabe in der Aufgabenliste gespeichert. Zugeordnete Auf-gaben erkennen Sie daran, dass in der Symbol-Spalte neben dem normalenAufgabensymbol eine Hand angezeigt wird.

Empfänger von Aufgabenanfragen haben prinzipiell die Möglichkeit, die Anfrageanzunehmen oder sie abzulehnen. So lange der Empfänger noch nicht reagierthat, enthält die Nachricht eine Infozeile mit dem Inhalt »Wartet auf Antwort vonEmpfänger«.

Sie werden dann per E-Mail darüber informiert, wie sich der Empfänger entschie-den hat. Der Infozeile in der Nachricht können Sie entnehmen, wann die Aufgabe

Sie können auch Aufgabenanfragen für bereits vorhandene Aufgaben erstellen.Klicken Sie dazu in der Aufgabenliste mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe,und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Aufgabe zuordnen. Sind Sie geradedabei, eine Aufgabe zu erstellen, und stellen Sie fest, dass Sie die Aufgabe eineranderen Person zuordnen müssen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Auf-gabe zuordnen.

Es öffnet sich das Aufgabenanfrageformular, in das der Betreff und alle weiterenAngaben aus dem Aufgabenformular bereits eingetragen sind. Sie brauchen diesenur noch anzupassen und den Empfänger zu wählen, um die Aufgabenanfrageverschicken zu können

HINWEIS



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von wem übernommen oder abgelehnt wurde. Die Aufgabe in der Aufgabenlistewird entsprechend aktualisiert, d.h. die Infozeile der Antwort auf Ihre Aufgaben-anfrage wird in die Aufgabe übernommen.

Aufgabenanfragen annehmen oder ablehnenErfahren Sie nun, wie Sie Aufgabenanfragen behandeln, die Sie selbst erhalten:

1. Öffnen Sie den Posteingang von Outlook.

2. Klicken Sie auf die eingegangene Aufgabenanfrage. Kicken Sie die Aufgaben-anfrage an, sehen Sie im Lesebereich, wann die Aufgabe fällig ist, von wemdiese an Sie delegiert wurde und wie hoch die Priorität ist (siehe Abbildung11.21).

Abbildung 11.21:Die Aufgaben-

anfrage im Post-eingang desEmpfängers

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zusagen, um die Aufgabenanfrage zu über-nehmen, oder auf Ablehnen, um auf die Aufgabenanfrage abzusagen.

4. Im Falle einer Zusage wird die Aufgabe in Ihre Aufgabenliste eingetragen undes öffnet sich das Dialogfeld Aufgabe übernehmen, in dem Sie gefragt werden,ob Sie die Antwort an den Absender vor dem Senden bearbeiten wollen odernicht. Wählen Sie die Option Antwort sofort senden, wenn der Absender nurdie automatisch von Outlook generierte Antwort erhalten soll. Wählen Sie dieOption Antwort vor dem Senden bearbeiten, wenn Sie dem Absender zusätz-lich zur automatisch von Outlook generierten Nachricht weitere Informatio-nen zukommen lassen wollen. Klicken Sie in beiden Fällen auf OK.

5. Es wird eine Antwort auf die Aufgabenanfrage in Ihren Posteingang gestelltund beim nächsten Senden oder Empfangen von E-Mail-Nachrichten an denVersender zurückgeschickt. Lehnen Sie die Aufgabenanfrage ab, wird derAbsender entsprechend benachrichtigt. Er kann die Aufgabenanfrage dann aneine andere Person schicken.

HINWEIS Nimmt der Empfänger die Aufgabenanfrage an, erhalten Sie automatisch einenStatusbericht, sobald der Empfänger die Aufgabe erledigt hat. Hat der Empfängerdie Aufgabenanfrage abgelehnt, können Sie versuchen, sie einer anderen Personzuzuordnen.


Kapitel 11382

6. Haben Sie die Aufgabe übernommen, wird sie nun in Ihrer Aufgabenliste ange-zeigt. In der Symbol-Spalte erkennen Sie die Aufgabe am Symbol für übernom-mene Aufgaben. Klicken Sie doppelt auf die Aufgabe, um sie zu bearbeiten. Inder Infoleiste sehen Sie, wann Sie die Aufgabe übernommen haben.

7. Senden Sie dem Absender bei Bedarf regelmäßig Statusberichte über denMenübefehl Aktionen/Statusbericht senden. Sobald Sie die Aufgabe erledigthaben, sendet Outlook automatisch einen Statusbericht.

Den Status prüfenHaben Sie eine Aufgabe einer anderen Person zugeordnet, erhalten Sie zunächsteine Zustimmung oder Ablehnung.

Klicken Sie doppelt auf die eingegangene E-Mail-Nachricht, um sie zu öffnen. Siewerden nun darüber informiert, wie sich die andere Person entschieden hat.Schließen Sie die Nachricht, verschwindet sie aus dem Posteingang und dasErgebnis Ihrer Anfrage wird in der Infoleiste der Aufgabe der Aufgabenkopie ver-merkt.

Hat die Person die Aufgabe abgelehnt, können Sie sie einer anderen Personzuordnen.

Hat die Person die Aufgabe angenommen, werden die Änderungen überwachtund in der Aufgabenkopie verzeichnet. Nimmt die Person eine Änderung an derAufgabe vor oder kennzeichnet diese als erledigt, werden Sie darüber mit einemStatusbericht automatisch informiert. Bei Änderungen der Aufgabe ist im Betreffder Aufgabenbezeichnung die Angabe Aktualisierte Aufgabe: vorangestellt. DieVeränderung wird außerdem in die Infoleiste der Aufgabenkopie eingetragen.

Wurde die Aufgabe erledigt, ist ihr im Betreff die Angabe Aufgabe erledigt: voran-gestellt (siehe Abbildung 11.21).

Abbildung 11.22:Sobald die Auf-gabe erledigt ist, erhalten Sie einen entspre-chenden Status-bericht



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In der Aufgabenliste wird die Aufgabe als erledigt gekennzeichnet, indem das vor-angestellte Kontrollkästchen aktiviert und die Aufgabe in grauer Schrift unddurchgestrichen dargestellt wird.

Die Ansicht wechselnDie Aufgabenliste wird in Outlook standardmäßig als einfache Liste angezeigt.Diese Ansicht enthält nur die wichtigsten Informationen, nämlich die FelderSymbol, Erledigt, Betreff und Fällig am. Wollen Sie weitere Details einsehen, wiez.B. Status der Aufgaben oder den Fortschritt, den Sie im Feld % erledigt eintra-gen, wollen Sie wissen, welche Aufgaben in den nächsten sieben Tagen fällig sind,oder sich einen Überblick über die überfälligen oder die delegierten Aufgaben ver-schaffen, brauchen Sie nur zur entsprechenden Ansicht zu wechseln.

Die Ansicht wechseln

Abbildung 11.23:Outlook bietetfür die meisten

Zwecke vordefi-nierte Ansichten

Die Aufgabenreihenfolge verändernDie Aufgaben sind in absteigender Reihenfolge nach der Fälligkeit geordnet. Siekönnen sie jedoch auch nach jeder anderen Spalte ordnen, die in einer Ansichtangezeigt wird.

NEU INOUTLOOK 2003

Die Ansicht können Sie in Outlook 2003 ganz leicht über den Bereich AktuelleAnsicht im Navigationsbereich wechseln, der standardmäßig eingeblendet wird.Sie brauchen die gewünschte Ansicht nur anzuklicken, um zu ihr zu wechseln.Haben Sie Ihre Aufgaben beispielsweise Kategorien zugeordnet, können Sie sichüber die Ansicht Nach Kategorie rasch einen Überblick über die einzelnen Kate-gorien verschaffen (siehe Abbildung 11.23).

TIPP Um Änderungen an einer Aufgabe vorzunehmen, wie z.B., um den Fortschritts-grad im Feld % erledigt zu ändern, brauchen Sie die Aufgabe nicht extra zu öff-nen. Wenn Sie eine Ansicht aktivieren, die das entsprechende Feld enthält, kön-nen Sie die Änderungen direkt in das Feld eintragen.


Kapitel 11384

Ordnen Sie die Ansicht Liste mit Details in absteigender Reihenfolge nach demFortschrittsgrad der Aufgaben. Speichern Sie die Aufgabenreihenfolge anschlie-ßend.

1. Wechseln Sie zum Ordner Aufgaben, indem Sie die gleichnamige Schaltflächeim Navigationsbereich anklicken.

2. Aktivieren Sie im Navigationsbereich unter Aktuelle Ansicht die Ansicht Listemit Details.

3. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf des Feldes %erledigt, und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Absteigend sortieren(siehe Abbildung 11.24).

Abbildung 11.24:Über das Kon-textmenü lässt sich die Aufga-benliste bequem sortieren

4. Um die Sortierreihenfolge umzukehren, klicken Sie mit der rechten Maustasteauf den Spaltenkopf, und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Aufsteigendsortieren.

5. Wählen Sie im Menü Aktionen von Outlook den Befehl Aufgabenreihenfolgespeichern, um die Aufgabenliste mit der aktuellen Reihenfolge zu speichern.

Die Ansicht nach einem bestimmten Feld gruppierenHaben Sie eine bestimmte Reihenfolge für die Aufgabenliste gewählt, können Sieeinzelne Aufgaben möglicherweise leichter zuordnen. Bei Bedarf können Sie dieAnsicht zusätzlich nach einem bestimmten Feld gruppieren.

Die folgenden Schritte sind notwendig, wenn Sie die Aufgabenliste in der AnsichtListe mit Details nach dem Feld % erledigt gruppieren wollen:

1. Wechseln Sie in den Ordner Aufgaben, indem Sie die gleichnamige Schaltflä-che im Navigationsbereich anklicken.

2. Aktivieren Sie im Bereich Aktuelle Ansicht des Navigationsbereichs dieAnsicht Liste mit Details.

Sie können eine Ansicht auch nach einem Feld sortieren, indem Sie auf den Spal-tenkopf des Feldes klicken. Um die Sortierreihenfolge umzukehren, klicken Sienoch einmal auf den Spaltenkopf.

TIPP



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3. Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf der Spalte %erledigt und wählen im Kontextmenü den Befehl Nach diesem Feld gruppie-ren. Das Gruppierfeld wird nun oberhalb der Aufgabenliste eingefügt und dieAufgabenliste wird nun nach dem Feld gruppiert (siehe Abbildung 11.25).

Abbildung 11.25:Ansichten lassensich nach einzel-

nen Felderngruppieren

4. Wollen Sie die Gruppierung zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufheben, kli-cken Sie mit der rechten Maustaste auf das Gruppierfeld und wählen im Kon-textmenü den Befehl Nicht nach diesem Feld gruppieren.

5. Um das Gruppierfeld auszublenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste aufeine beliebige Stelle im Spaltenkopf der Aufgabenliste und wählen im Kontext-menü den Befehl Gruppierfeld.

Die Aufgabenliste druckenEin Mausklick genügt, um Ihre Aufgabenliste mit allen Feldern der aktuellenAnzeige zu Papier zu bringen. Der Ausdruck erfolgt im Tabellenformat und er ent-spricht der Anzeige, die Sie im Ordner Aufgaben aktiviert haben, d.h., es werdenalle Felder ausgedruckt, die auch am Bildschirm sichtbar sind. Außerdem werdenin der Fußzeile jeder Seite der Benutzername, die Seite und das Datum ausge-druckt.

1. Wechseln Sie bei Bedarf über die Schaltfläche Aufgaben im Navigationsbe-reich in den gleichnamigen Ordner.

2. Wählen Sie unter Aktuelle Ansicht des Navigationsbereichs die Ansicht, inder Sie die Aufgabenliste ausdrucken möchten.

3. Wollen Sie nicht die gesamte Aufgabenliste ausdrucken, sondern nurbestimmte Aufgaben, markieren Sie diese Aufgaben. Lassen Sie die Aufgaben-liste andernfalls unverändert.


Kapitel 11386

4. Starten Sie dann den Ausdruck, indem Sie die Schaltfläche Drucken in derSymbolleiste von Outlook anklicken.

5. Im Dialogfeld Drucken (siehe Abbildung 11.26), das sich nun öffnet, wechselnSie bei Bedarf im Feld Name den Drucker. Wollen Sie nicht auf Papier, son-dern in eine Datei drucken, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ausgabe inDatei umleiten.

Abbildung 11.26:Das Dialogfeld Drucken für die Aufgabenliste

6. Über die Schaltfläche Seite einrichten öffnen Sie das gleichnamige Dialogfeld,in dem Sie die Schriftart, das Papierformat und die Ausrichtung sowie dieGestaltung der Kopf- und Fußzeilen anpassen können. Mehr hierzu erfahrenSie in � Kapitel 8.

7. Unter Druckbereich ist die Option Alle Zeilen aktiviert, mit der die gesamteAufgabenliste ausgedruckt wird. Haben Sie vor dem Ausdruck mehrere Aufga-ben markiert, die Sie ausdrucken wollen, aktivieren Sie unter Druckbereichdie Option Nur markierte Zeilen.

8. Im Bereich Exemplare können Sie wie immer festlegen, ob alle Seiten, nur diegeraden oder nur die ungeraden gedruckt werden sollen. Im Listenfeld Exemp-lare können Sie die Anzahl der von Ihrer Aufgabenliste zu druckenden Exemp-lare angeben. Wollen Sie mehrere Exemplare ausdrucken, können Sie außer-dem noch das Kontrollkästchen Exemplare sortieren aktivieren, um dafür zusorgen, dass erst einmal alle Seiten der Aufgabenliste ausgedruckt werden,bevor der Ausdruck des zweiten Exemplars gestartet wird.

9. Wollen Sie den Ausdruck zunächst in der Seitenansicht betrachten, aktivierenSie die gleichnamige Schaltfläche und klicken dann auf Drucken, um wiederzum Dialogfeld Drucken zurückzukehren.


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