Microsoft® Lync™ 2010Formazione voce e video

Obiettivi

Questo corso illustra le seguenti caratteristiche voce e video del client Lync 2010.

• Effettuare una chiamata

• Rispondere a una chiamata

• Gestire una chiamata

• Inoltrare una chiamata

• Completare le chiamate e i messaggi di segreteria telefonica senza rispo

sta

• Partecipare a una conferenza telefonica

• Partecipare a una videochiamata

• Accettare una videochiamata

Obiettivi video

Questa sezione illustra gli argomenti seguenti:

• Effettuare una chiamata• Rispondere a una chiamata• Gestire le impostazioni di conversazioni e dispositivi• Inoltrare chiamate • Dare seguito alle chiamate e ai messaggi di sereteria

telefonica• Partecipare a una conferenza telefonica

Funzionalità vocali

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Effettuare una chiamata telefonica da qualsiasi luogoIl client Microsoft Lync 2010 viene utilizzato con Microsoft Lync Server, mettendo a disposizione un telefono basato sul software.

Gli utenti possono contattare qualsiasi persona all’interno o all’esterno dell’organizzazione. Chiamare è comodo come con un normale telefono, ma si possono usare funzionalità più complete e avanzate.

Lync supporta questi tipi di chiamata:• Da computer a computer• Da computer a telefono • Da telefono a computer• Da computer a audioconferenza• Videochiamate e conferenze

Con Lync 2010 gli utenti possono scegliere tra le principali modalità di comunicazione - voce, posta elettronica, messaggistica istantanea e conferenza - disponibili e integrate nel computer.

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Effettuare una chiamataPer effettuare una chiamata, è possibile usare la barra di ricerca per trovare una persona o scorrere per trovare un utente presente nell’elenco Contatti.

1. Aprire Microsoft Lync.2. Digitare il nome o il numero di

telefono della persona nella barra di ricerca.

3. Scegliere il contatto, quindi fare clic sul pulsante Chiama.

Quando si fa clic per chiamare, per impostazione predefinita viene composto il numero di telefono dell’ufficio.

4. Fare clic sulla freccia del menu Chiama per selezionare altri numeri del contatto.

Ulteriori informazioni sulle chiamate con un clic nella diapositiva seguente.

Menu Chiama per opzioni aggiuntive

Cerca

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Fare clic su Chiama

Lync 2010 include la caratteristica Chiamata con un clic.

Quando si fa clic sull’icona illustrata nell’immagine, Lync compone automaticamente il numero.

La chiamata viene effettuata con Lync Phone Edition.

Se il dispositivo non è disponibile, la connessione viene eseguita tramite il client Lync.

Fare clic su Chiama

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Usare la tastiera del telefono per effettuare una chiamata

Usare la tastiera del telefono per immettere manualmente il numero da comporre, ad esempio un numero verde.

1. Nella finestra principale di Lync, fare clic sull’icona Telefono.

2. Fare clic o digitare i numeri sulla tastiera del telefono.

3. Fare clic su Chiama per comporre il numero.

Fare clic sull’icona Telefono per accedere alla tastiera del telefono.

La tastiera del telefono risponde ai clic del mouse e alla pressione dei tasti della tastiera del computer.

Per comporre il numero, fare clic su Chiama o premere Invio.

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Rispondere a una chiamata

A seconda della configurazione del dispositivo, una chiamata in arrivo avviene in uno dei modi seguenti:

Con connessione a un dispositivo Lync Phone Edition: si può rispondere alla chiamata usando il vivavoce o un microfono.Lync senza dispositivi collegati: per l’audio si utilizzano gli altoparlanti del computer.

Rispondere a una chiamata 1. Fare clic nella finestra di notifica della

chiamata in arrivo.2. Verrà visualizzata la finestra di conversazione

e la chiamata avrà inizio.

Reindirizzare o rifiutare una chiamata3. Fare clic su Reindirizza per chiamare un altro

numero, ad esempio il telefono cellulare.4. Fare clic su Rifiuta per indirizzare la chiamata

alla segreteria telefonica, se configurata, o per disconnettere la chiamata.

Fare clic sulla finestra di notifica per rispondere alla chiamata.

La finestra di conversazione viene visualizzata dopo che la chiamata è stata accettata.

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Accettare una chiamata duranta una conversazioneDurante una conversazione è possibile avviare una chiamata nella finestra di conversazione.

Rispondere a una chiamata in un messaggio istantaneo La scheda Telefono della conversazione mostra le opzioni sulla modalità di ricezione della chiamata.

Selezionare una delle opzioni seguenti:• Accetta chiamata – accetta la

chiamata e dà inizio alla conversazione.

• Reindirizza – reindirizza la chiamata al telefono cellulare o a un altro numero.

• Rifiuta – rifiuta la chiamata in arrivo e indirizza la chiamata alla segreteria telefonica, se configurata, o disconnette la chiamata.

Fare clic su Telefono per avviare la chiamata

Fare clic su Accetta, Reindirizza o Rifiuta

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Gestire una chiamata

Durante una chiamata è possibile cambiare il dispositivo audio, mettere la chiamata in attesa o trasferirla a un altro numero.

Nella finestra della conversazione fare clic sulle opzioni seguenti.• Fare clic su Dispositivo audio

per selezionare il microfono, il ricevitore o l’audio del computer.

• Per mettere una chiamata in attesa, fare clic sul pulsante Pausa.

• Trasferire la chiamata a un altro numero. Eseguire il trasferimento di chiamata per proseguire la conferenza telefonica anche se si deve uscire dall’ufficio.

Il menu di trasferimento consente di inoltrare la chiamata a un altro numero

È possibile cambiare il dispositivo audio durante la chiamata

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Telefonate inoltrate al numero giusto

Lync 2010 permette di inoltrare chiamate al telefono cellulare o di chiamare contemporaneamente il numero di casa e dell’ufficio.

• Trovare e modificare rapidamente le impostazioni dell’inoltro di chiamata.

• Capire con una sola occhiata quando le chiamate vengono inoltrate.

• Configurare facilmente le impostazioni avanzate del routing delle chiamate.

• Accesso alle chiamate da qualsiasi luogo.

Notifica di chiamate inoltrate

Impostazioni dell’inoltro di chiamata

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Inoltrare una chiamata

È possibile inoltrare le chiamate direttamente alla segreteria telefonica o alle persone che si desidera gestiscano le chiamate in caso di assenza.

La scheda Inoltro di chiamata consente di configurare regole complete per l’inoltro di chiamata.

1. Fare clic su Inoltro di chiamata.2. Fare clic su Impostazioni di

inoltro chiamate.3. Specificare i numeri telefonici nella

scheda Inoltro di chiamata in Opzioni.

4. Fare clic su OK per aggiornare le impostazioni di inoltro di chiamata.

5. Fare clic su Inoltro di chiamata.6. Selezionare una delle opzioni

seguenti:• Disattiva inoltro chiamate• Inoltra chiamate a – Casella

vocale, Cellulare o altri numeri• Chiama contemporaneamente

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È possibile gestire i messaggi telefonici con Lync 2010.

• Capire con una sola occhiata che ci sono messaggi e chiamate senza risposta.

• Riprodurre i messaggi di segreteria telefonica direttamente in Lync.

• Rispondere alla segreteria telefonica tramite chat o conversazione vocale.

Ascoltare la segreteria telefonica1. Fare clic sull’icona Telefono in

Lync.2. Scegliere il contatto, quindi fare clic

sulla freccia verde per ascoltare il messaggio.

3. Per richiamare, fare clic sul pulsante Chiama.

La segreteria telefonica visiva offre una visualizzazione dedicata per la segreteria telefonica con la possibilità di riprodurre i messaggi con un solo clic.

Dare seguito alle chiamate senza risposta

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Fare clic sulla freccia verde per ascoltare il messaggio.

Partecipare a una conferenza telefonica

Opzione A Fare clic su Partecipa a riunione online per partecipare alla conferenza telefonica direttamente dal promemoria del calendario di Outlook.

Opzione B Fare clic su Partecipa a riunione online nell’invito del calendario per connettersi alla conferenza con Lync 2010.

Opzione C Comporre manualmente il numero usando un telefono da tavolo, un cellulare o il dispositivo Lync Phone Edition.

Lync 2010 offre diverse opzioni per connettersi a una conferenza telefonica pianificata.

Per impostazione predefinita, le opzioni A e B usano il dispositivo Lync Phone Edition per la connessione. Se il dispositivo non è disponibile, è possibile connettersi alla conferenza usando gli altoparlanti e il microfono del computer.

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Invito a una riunione online

L’invito alla riunione include diversi strumenti per connettersi a una riunione online di Lync.

• Partecipa a riunione online esegue la connessione alla riunione tramite Lync, che permette di ascoltare la conferenza telefonica e di vedere il contenuto visivo, ad esempio webcam e condivisione desktop.

• Il collegamento ipertestuale della riunione consente di connettersi tramite il browser Internet, se il sistema precedente non funziona o se non si è installato Lync.

• Partecipa tramite telefono permette di partecipare alla conferenza telefonica se si usa un cellulare o il telefono dell’abitazione. La connessione viene eseguita tramite Lync se si usa Lync Phone Edition o la tastiera del telefono di Lync.

• Quando richiesto, è necessario immettere l’ID conferenza. Se si usa Partecipa a riunione online o il collegamento ipertestuale della riunione, l’ID non è necessario.

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Attività 1

Questa attività spiega come usare Lync per le riunioni online tramite voce. Si consiglia di provare a eseguire questa attività durante una riunione del team informale o con pochi partecipanti. L’attività si svolge in una sala riunioni e usa un telefono della sala riunioni come origine audio principale.

Pianificare una riunione online1. Aprire Outlook 2010, fare clic su Nuovi elementi e quindi su Riunione online.2. Compilare i campi dell’invito e inviarlo.

• Destinatari• Oggetto• Percorso• Ora di inizio e di fine

Partecipare alla riunione3. Aprire l’invito, quindi fare clic su Partecipa a riunione online.4. Fare clic su Chiama nella finestra di dialogo Partecipa a audioconferenza.5. Fare clic sul menu a discesa e immettere il numero della sala riunioni.6. Fare clic su OK.

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Attività 2

Provare a usare i comandi a tastiera di Lync durante una chiamata.

I comandi a tastiera, definiti anche comandi DMTF (Dual-Tone Multi-Frequency) aiutano a gestire la conferenza telefonica tramite operazioni come ammettere partecipanti, disattivarne l’audio e disabilitare gli annunci.1. Partecipare a una riunione online e connettersi a una conferenza telefonica con un

telefono da tavolo.

2. Usare la tastiera del telefono da tavolo per premere uno dei seguenti comandi a tastiera e ascoltare una descrizione.

*6 - Attivare o disattivare il proprio audio.

*4 - Attivare o disattivare l’audio di tutti gli altri partecipanti.

*7 - Bloccare o sbloccare la conferenza telefonica.

*9 - Abilitare o disabilitare gli annunci per i partecipanti che entrano ed escono dalla

conferenza.

*3 - Riprodurre in privato l’appello dei partecipanti alla conferenza.

*8 - Ammettere alla conferenza tutti i partecipanti attualmente nella sala di attesa.

*1 - Riprodurre una descrizione dei comandi a tastiera disponibili.

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Soluzioni per problemi inattesi

A quasi tutti è capitato di dover affrontare problemi inattesi durante una sessione di conferenza.

Di seguito vengono forniti suggerimenti su come gestire questi problemi durante una riuione online.

Problema: il telefono della sala riunioni o un partecipante non riesce a eseguire l’accesso esterno alla riunione online.

Soluzione: usare Invita tramite telefono per chiamare il partecipante o connettere il telefono della sala riunioni.

1. Fare clic sul menu Persone e fare clic su Invita tramite nome o numero di telefono.

2. Immettere il numero del telefono da tavolo o cellulare del partecipante o del telefono della sala riunioni e fare clic su Chiama.

Problema: durante la chiamata si sente l’eco della voce di un partecipante.

Soluzione: questo problema si verifica quando un partecipante si connette alla riunione online con più dispositivi, usando ad esempio sia l’audio del computer che l’audio del telefono cellulare, oppure in sale riunioni di grandi dimensioni se la riunione usa un podio e un dispositivo video panoramico con un dispositivo audio.

3. Il partecipante deve disattivare gli altoparlanti e il microfono del computer.

4. Disattivare il telefono da tavolo e verificare che l’eco sia scomparso.

5. Riattivare il dispositivo principale da usare durante la riunione online.

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Obiettivi video

Questa sezione illustra gli argomenti seguenti:

• Partecipare a una videochiamata

• Accettare una videochiamata

Video

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Panoramica sui video

Per una conversazione quanto più simile a un incontro di persona, collegare una webcam al computer.

• Usare una webcam in Lync 2010 per essere visti dagli altri paretcipanti è estremamente semplice.

• Le webcam con certificazione UPnP vengono rilevate automaticamente da Lync su Windows XP, Vista e Windows 7.

• Per vedere il video di un altro partecipante in una riunione online non è necessario installare una webcam.

Configurare le impostazioni della webcam usando Dispositivo video nelle opzioni di Lync.1. Fare clic su Strumenti e quindi su

Opzioni.2. Configurare le impostazioni della webcam

in Dispositivo video.

Collegare una webcam USB: Windows cercherà automaticamente il software del driver.

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Partecipare a una videochiamata

Fare clic su Video per attivare la webcam.

Immagine inserita nell’immagine della persona con cui si conversa: fare clic su Visualizza per impostare le opzioni o nasconderla.

Se è stata configurata una webcam, è possibile essere visualizzati dal contatto con cui sta conversando. Se si accetta una videochiamata in arrivo, non si potrà essere visualizzati dal chiamante se non si è aggiunta la funzionalità video.

Partecipare a una videochiamata

1. Fare clic su Video nella finestra della conversazione per attivare la webcam e avviare la conversazione video.

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Non è necessario disporre di una webcam per accettare una videochiamata da un altro utente di Office Lync 2010.

Se non si dispone di una webcam, è possibile visualizzare il feed del chiamante e il chiamante vedrà un’icona segnaposto del video del proprio feed. Il chiamante non può vedere la persona chiamata a meno che questa non abbia aggiunto il proprio feed alla conversazione.

Accettare una videochiamata

1. Un altro partecipante della riunione online avvia un video.

2. Lync visualizza automaticamente il video del partecipante nella finestra della conversazione.

3. Fare clic su Avvia video personale per mostrare la propria webcam agli altri partecipanti.

4. Fare clic su Visualizza per mostrare la finestra di anteprima o modificare le impostazioni della webcam.

Accettare una videochiamata

Fare clic su Visualizza per visualizzare la finestra di anteprima o modificare le impostazioni della webcam.

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Fare clic sul pulsante Schermo intero per ingrandire la finestra del video.

Revisione

Questo corso ha illustrato le seguenti caratteristiche voce e video del client Lync 2010.

• Effettuare una chiamata

• Rispondere a una chiamata

• Gestire una chiamata

• Inoltrare una chiamata

• Dare seguito alle chiamate e ai messaggi di sereteria telefonica

• Partecipare a una conferenza telefonica

• Partecipare a una videochiamata

• Accettare una videochiamata

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