62
Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare

Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

  • Upload
    others

  • View
    6

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

Microsoft 365 ndash utrullningsguide foumlr slutanvaumlndare

2

InneharingllIntressenter

Medvetenhet

Utbildning

Planera implementera och hantera

7 Rekrytera sponsorer i ledningen

9 Vaumllj din framgaringngsaumlgare

10 Staumlrk foumlretagets experter

Scenarier15 Identifierascenarier

20 Prioriteradinascenarier

22 Definieraframgaringngskriterier

26 Dela framgaringngen

29 Skapa din kommunikationsplan

35 Fraumlmja kontinuerligt engagemang

38 Skapa en utbildningsplan

40 Aringtkomst till utbildningsresurser

43 Planera dina utrullningsaktiviteter

46 Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

51 Skapa en utrullningsplan

53 Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54 Hanteraochfoumlrberedfoumlraumlndringar

InledningDet foumlraumlnderliga affaumlrslandskapet goumlr att personalens

och kundernas foumlrvaumlntningar utvecklas och en ny

kultur foumlr varingrt saumltt att arbeta vaumlxer fram Personalen

vill ha mer meningsfulla arbeten och arbetsgivarna

foumlrsoumlker dra nytta av personalens kreativitet En

maringngskiftande arbetsstyrka haringller paring att vaumlxa fram

i samband med att den globala arbetskraften foumlr

foumlrsta garingngen i maumlnsklighetens historia utgoumlrs av

fem hela generationer

Olika typer av samarbete med kollegerna ingaringr i

de dagliga aktiviteterna och moumljligheten att kunna

arbeta paring olika platser och via olika enheter aumlr

noumldvaumlndig Arbetsgivarna aumlr inte laumlngre bundna av

fysiska och geografiska graumlnser utan kan soumlka efter

expertkunskaper oumlver hela vaumlrlden

Naumlr varingr arbetskultur foumlraumlndras maringste aumlven varingra

arbetsverktyg foumlraumlndras Microsoft 365 hjaumllper din

organisation att foumlrverkliga den haumlr nya kulturen

genom att ge personalen moumljlighet att vara kreativ

och samarbeta paring ett saumlkert saumltt Microsoft 365

aumlr en komplett intelligent och saumlker loumlsning som

kombinerar Office 365 Windows 10 och Enterprise

Mobility + Security

Den haumlr utrullningsguiden foumlr slutanvaumlndare har

skapats foumlr organisationer som vill laumlra sig de

mest effektiva saumltten att maximera sin investering

i Microsoft 365 Den aumlr avsedd att anvaumlndas som

en steg-foumlr-steg-guide som hjaumllper dig saumlkerstaumllla

att din organisation foumlrst kan identifiera och sedan

utfoumlra specifika uppgifter som hjaumllper organisationen

att ta till sig den haumlr nya arbetskulturen

De beproumlvade metoderna i den haumlr guiden

aumlr baserade paring erfarenheterna fraringn varingra mest

fraringngaringngsrika kunder Dessa kunder har oumlver aringren

infoumlrt de olika tekniker som nu utgoumlr olika delar

av Microsoft 365 ndash Office 365 Windows 10 och

Enterprise Mobility + Security

Vi hoppas den inspirerar dig genom att visa vad som

aumlr moumljligt och att du anvaumlnder och delar den med

alla i din organisation Skicka gaumlrna feedback paring den

via varingr community foumlr lyckad utrullning paring

httpakamsdriveadoption

Och kom iharingg att du inte aumlr ensam Maringnga

organisationer lanserar just nu Microsoft

365-teknikerna och du kan komma i kontakt med

dem via denna community

Vi blir alltmer anslutna i varingrt arbete saring laringt oss ansluta

varingrt arbetssaumltt

Microsoft 365 hjaumllper din organisation att foumlrverkliga den haumlr nya kulturen genom att ge personalen moumljlighet att vara kreativ och samarbeta paring ett saumlkert saumltt

3

4

Att uppnaring framgaringng med Microsoft 365 innebaumlr att alla i din organisation faringr hjaumllp att uppnaring mer med sitt arbete

Innan du boumlrjar distribuera Microsoft 365 boumlr du ta ett steg tillbaka och fundera oumlver varfoumlr din organisation skaffade

det fraringn boumlrjan Berodde det paring tekniska krav att det var en del av IT-uppgraderingscykeln eller upptaumlckte du

saumlrskilda behov inom verksamheten

Fraumlmjandet av utrullningen bygger paring en foumlrstaringelse foumlr ditt foumlretags utmaningar och hanteringen av dessa med

Microsoft 365-loumlsningar Det handlar om att saumlkerstaumllla att maumlnniskor i hela din organisation foumlrstaringr foumlrdelarna och

tar till sig de loumlsningar du tillhandaharingller Maumlnniskor har en naturlig motvilja mot foumlraumlndringar saring det aumlr viktigt att

foumlrdelarna aumlr kaumlnda

Vi paring Microsoft vill att du ska faring ut maximalt av din investering i Microsoft 365 och vi vet att planering aumlr nyckeln till

att uppnaring detta Den haumlr utrullningsguiden foumlr slutanvaumlndare har som syfte att bistaring dig under utrullningsprocessen

Tidigare kunderfarenheter har visat att en fokusering paring foumlljande fyra framgaringngsfaktorer utgoumlr grunden foumlr en

framgaringngsrik utrullning av Microsoft 365 Intressenter scenarier medvetenhet och utbildning

Laumls mer om de kritiska framgaringngsfaktorer som paringverkar utrullningen av Microsoft 365

httpsakamssuccessfactors

Intressenter

Rekrytera sponsorer i ledningen

Staumlrk foumlretagets experter

Scenarier

Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Medvetenhet

Implementera kommunikationskampanjer

Genomfoumlr lanseringsevenemang

Utbildning

Utbilda slutanvaumlndare

Foumlrbered supportavdelningen

UTBILDA OCH FOumlRSTAumlRK

Framgaringngsfaktorer foumlr utrullning av Microsoft 365 till slutanvaumlndare

Garing med i communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

5

IntressenterDen foumlrsta regeln foumlr framgaringngsrik

utrullning av aumlr Microsoft 365 att skapa

ett dynamiskt team bestaringende av viktiga

intressenter och raumltt personer foumlr att driva

och genomfoumlra foumlraumlndringar hos andra

Det haumlr avsnittet garingr igenom de olika

rollernas funktioner under utrullningen

och vilka viktiga intressenter du boumlr

fokusera paring

Du faringr aumlven laumlra dig hur du vaumlljer

raumltt personer i din organisation foumlr

rollerna som sponsorer i ledningen

framgaringngsaumlgare och experter samt hur du

anvaumlnder ett expertprogram foumlr att staumlrka

dina experter

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad aumlr sponsorer i ledningen framgaringngsaumlgare och experter och varfoumlr aumlr de viktiga

bull Vilka aumlr de viktigaste egenskaperna hos sponsorer i ledningen

bull Vad aumlr ett expertprogram och hur anvaumlnder jag det foumlr att staumlrka mina experter

Roll Ansvarsomraringden Avdelning

Sponsrande houmlg chef Foumlrmedla den oumlvergripande visionen och foumlrdelarna med Microsoft 365 till hela foumlretaget Verkstaumlllande ledning

Framgaringngsaumlgare Saumlkerstaumlll att affaumlrsmaringlen har foumlrverkligats foumlr en Microsoft 365-utrullning Samtliga avdelningar

Experter Tala positivt om Microsoft 365 och bemoumlt invaumlndningar fraringn slutanvaumlndare Samtliga avdelningar (personal)

Projektledare Oumlvervaka hela lanseringen och utrullningsprocessen foumlr Microsoft 365 Projektledning

Utbildningschef Hantera utbildningsprogrammet ocheller resurser foumlr din Microsoft 365-utrullning IT ocheller HR

Avdelningschefer Identifiera hur specifika avdelningar kommer att anvaumlnda Microsoft 365 och uppmuntra engagemang Samtliga avdelningar (ledning)

IT-expert Ansvara foumlr alla tekniska aspekter av utrullningen IT

HR-chef Integrera Microsoft 365 i HR-processer och hantera HR-inneharingll i Microsoft 365 HR (ledningen)

Kommunikationschef Hantera foumlretagsomfattande kommunikation om Microsoft 365 IT ocheller foumlretagskommunikation

Communitychef Hantera dagliga aktiviteter i Yammer-naumltverket ge vaumlgledning och tillhandaharinglla beproumlvade metoder

IT ocheller foumlretagskommunikation

Ansvarig foumlr SharePoint-webbplats

Hjaumllpa till med administrationen av foumlretagets strategi foumlr SharePoint-webbplatser fungera som en laumlnk mellan verksamheten och IT-avdelningen

IT-avdelningen ocheller personalen

Vikt

iga

rolle

r

Intressenternas roller

En framgaringngsrik utrullningsstrategi boumlrjar med ett team

bestaringende av haumlngivna personer som representerar ett

tvaumlrsnitt av organisationen Anvaumlnd tabellen nedan foumlr att faring

en oumlverblick oumlver de olika intressenterna samt deras roller och

ansvarsomraringden i en framgaringngsrik utrullning av Microsoft 365

De viktigaste intressentrollerna att fokusera paring aumlr sponsorer i

ledningen framgaringngsaumlgare och experter

6Intressenter Intressenternas roller

Varning

Kom iharingg att de haumlr rollerna endast aumlr riktlinjer Beroende paring din organisations storlek och sammansaumlttning aumlr det moumljligt att

vissa av de haumlr rollerna oumlverlappar varandra eller inte behoumlvs

Laumls mer om de viktiga rollerna vad som kraumlvs av ditt team och varfoumlr de behoumlvs

httpakamsstakeholders

7

Rekrytera sponsorer i ledningen

Sponsorer i ledningen aumlr viktiga ledare i organisationen och deras deltagande aumlr noumldvaumlndigt foumlr att oumlka personalens acceptans av ny teknik De har den stoumlrsta paringverkan paring foumlretagskulturen och kan aktivt kommunicera vaumlrdet och foumlrdelarna med den nya tekniken och arbetssaumlttet i hela organisationen De kan aumlven skapa avgoumlrande foumlrstaringelse foumlr foumlretagets viktigaste affaumlrsmaringl och de gemensamma utmaningar som maringste oumlvervinnas ndash och det aumlr haumlr som Microsoft 365 kommer in

Sponsorer i ledningen anger de oumlvergripande affaumlrsmaringlen

Tips och trick

Naumlr du identifierar sponsorer boumlr du aumlven oumlvervaumlga att ta med viktiga intressenter fraringn de olika delar av

verksamheten som paringverkas av foumlraumlndringen

Juli 2017 McKinsey Quarterly wwwmckinseycom

Copyrightcopy 2017 McKinsey amp Company Med ensamraumltt

Aringterges med tillstaringnd

Forskning visar att omvandlingsprojekt blir mer framgaringngsrika om det finns en synlig sponsor i ledningen Oumlver 85 av de svarande uppgav att om VD var ganska synlig eller vaumlldigt synlig saring blev omvandlingsprojektet antingen mycket framgaringngsrikt eller extremt framgaringngsrikt

Sponsorer i ledningen boumlr

Hjaumllpa projektteamet identifiera

och prioritera de scenarier som ska

anvaumlndas

Spela en aktiv roll och kommunicera

till organisationens oumlvriga ledare hur

organisationen planerar att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att uppnaring sina

affaumlrsmaringl

Delta aktivt och anvaumlnda Microsoft 365-funktioner

foumlr att driva paring utrullningen hos slutanvaumlndarna och

foumlrstaumlrka oumlnskade beteenden

Mer information om hur en sponsor i ledningen kan

bidra till en framgaringngsrik utrullning av ditt Microsoft

365-projekt finns i httpsakamsexecsponsor

Intressenter Rekrytera sponsorer i ledningen

8

Saumlkerstaumlll att sponsorerna i ledningen foumlrstaringr grunderna

D elta aktivt och synligt

B ilda en koalition med oumlvriga chefskolleger

K ommunicera direkt med de anstaumlllda

Copyright Proscireg Med ensamraumltt

Intressenter Foumlrstaring grunderna

9

Vaumllj din framgaringngsaumlgareAtt vaumllja en framgaringngsaumlgare i din organisation aumlr viktigt foumlr

att saumlkerstaumllla att de uppstaumlllda affaumlrsmaringlen foumlr Microsoft 365

foumlrverkligas De ansvarar foumlr att medarbetarna anvaumlnder

tjaumlnsten och har nytta av den

En framgaringngsaumlgare ska

Saumlkerstaumllla att medarbetare anvaumlnder och har nytta av Microsoft 365

Hjaumllpa till att saumlkerstaumllla att raumltt intressenter aumlr

inblandade

Oumlversaumltta de affaumlrsmaringl din organisation har staumlllt upp foumlr Microsoft 365 till Microsoft 365-scenarier

Saumlkerstaumllla att kommunikation och utbildning implementeras framgaringngsrikt

Intressenter Vaumllj din framgaringngsaumlgare

10

Staumlrk foumlretagets experter Microsoft 365-experter i din organisation aumlr en annan viktig

intressentgrupp att skapa och dra nytta av foumlr att driva

Microsoft 365-utrullningen

Det aumlr en utmaning att faring acceptans fraringn samtliga anvaumlndare

i en organisation Experter kan hjaumllpa till att hantera den haumlr

utmaningen och spelar en viktig roll De aumlr kunniga instaumlllda

paring att sprida sina expertkunskaper och beredda att ge kolleger

coachning och hjaumllp De hjaumllper till att oumlversaumltta Microsoft 365

till verkligheten paring sina avdelningar eller i sina team

Experter ska

Skapa ditt eget expertprogram

Foumlljande guide ger dig tillgaringng till fler resurser och mer material som hjaumllper dig skapa dina egna Microsoft 365-experter

httpsakamsoffice365champions

Sprida kunskap om nyttan med Microsoft 365 bland

teamen

Foumlrklara foumlrdelarna foumlr medlemmarna i sina team

Skapa medvetenhet om Microsoft 365 via informella

kommunikationskanaler

Hjaumllpa till att vaumllkomna nya anvaumlndare ge vaumlgledning

och dela med sig av beproumlvade metoder

Ge feedback till projektteamet gaumlllande anvaumlndarnas

engagemang och acceptans

Intressenter Staumlrk foumlretagets experter

11

Skapa ett expertprogramExperter aumlr passionerade vill gaumlrna sprida budskapet och

hjaumllpa sina kolleger att laumlra sig mer effektiva loumlsningar De

bidrar till att minska belastningen paring resurserna i projektteamet

och driver paring engagemanget i communityn

De skapar understroumlmmar och entusiasm som oumlkar

acceptansen foumlr baumlttre saumltt att arbeta paring

De bygger upp inflytande i sina team

De infoumlr nya arbetssaumltt i teamen

De identifierar affaumlrsutmaningar och moumljliga loumlsningar

De ger feedback till projektteam och sponsorer

Jag aumlr superanvaumlndaren Jag foumlrsoumlker haringlla igaringng allt saring att andra ocksaring goumlr det Det handlar om att dela ideacuteer

ndash Paul

Det gaumlller att hitta personer som aumlr motiverade Jag ser det som en moumljlighet En del av mitt jobb aumlr att uppmuntra communityn och fraumlmja kunskapsdelning

ndash Darren

Varfoumlr aumlr experter viktiga

Intressenter Skapa ett expertprogram

Vi har kontakt med en utrullningsexpert per affaumlrsenhet som varje vecka skickar ut e-postmeddelanden om Office 365 Varje Office 365-verktyg har basfoumlrmaringner och genom att ta med anvaumlndarna paring en smidig resa genom dessa kan vi framharinglla nyttan i var och en av dem

ndash Nick Lamshed Change Manager Qantas

12

Skapa en expertcommunity

Hitta entusiastiska experter som kan avsaumltta tid och

arbete

Skapa en Yammer-grupp daumlr experter kan dela

uppdateringar och framgaringngar

Ge enklare utbildning i de grundlaumlggande delarna av

Microsoft 365

Tillhandaharingll material som kan stoumltta deras arbete med

team och individer till exempel informella moumlten

Ha regelbundna diskussioner med experterna om vad

som fungerar och inte fungerar

Skapa ett program foumlr att engagera och erkaumlnna deras

arbete till exempel genom priviligierad tillgaringng till

relevanta evenemang eller talarengagemang

Informera personalen om experternas roll och var de

kan narings Taumlnk paring att de inte tillhoumlr IT-supporten utan aumlr

representanter foumlr foumlretaget

Tips och trick

Se till att expertprogrammet blir ett maringste i din utrullningsplan Vi har upptaumlckt att det vanligaste och mest effektiva

saumlttet foumlr maumlnniskor att laumlra sig saker aumlr via kollegorna Identifiera och kontakta de naturliga ledarna eller pedagogerna i

organisationen och utnyttja dem som en bas foumlr att utveckla din community

httpakamschampionsguide

Intressenter Skapa en expertcommunity

13

Laumlr dig mer om de olika rollerna och ansvarsomraringdena

i din organisation och hur de bidrar till en framgaringngsrik

lansering av Microsoft 365

Faring foumlrstaringelse foumlr vad som skapar en framgaringngsrik

sponsor i ledningen

Skapa ett expertprogram

Starta upp ditt projektteam och faring medlemmarna

intresserade av att hjaumllpa sina kolleger bli mer

produktiva med Microsoft 365

Checklista foumlr intressenter

Checklista foumlr intressenter

14

ScenarierArbetet med att identifiera och definiera

dina scenarier aumlr ett viktigt steg foumlr att

saumlkerstaumllla att din organisation faringr en

smidig utrullning och maximal utdelning paring

investeringen i Microsoft 365 Scenarierna

behandlar de saumltt paring vilka dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 foumlr att hantera

affaumlrsutmaningar eller uppnaring definierade maringl

Anvaumlndningen av tydliga scenarier och

framgaringngskriterier ger moumljlighet att effektivt

maumlta prestationer och uppnaring konkreta

resultat efter lanseringen Scenarierna ger

teamen foumlrstaringelse hur Microsoft 365 kan

hjaumllpa dem att upparing mer i sitt dagliga

arbete genom att placera produkterna i ett

sammanhang och visa medarbetarna naumlr och

hur de ska anvaumlndas

EN KORT OumlVERSIKT

bull Hur identifierar och prioriterar jag scenarier

bull Hur definierar jag mina framgaringngskriterier foumlr att kunna maumlta konkreta resultat

bull Hur oumlvervakar jag utrullningen i min organisation

15

Identifiera scenarier

Naumlr du identifierar de baumlsta scenarierna boumlr du involvera

de personer som ska leda och stoumldja foumlraumlndringen i hela

organisationen Du boumlr anordna naringgra workshoppar foumlr

inbjudna avdelningschefer projektledare IT-personal och

andra intressenter som kan hjaumllpa till att brainstorma om hur

Microsoft 365 kan anvaumlndas i din organisation Foumlljande fraringgor

aumlr utmaumlrkta startpunkter foumlr att identifiera dina scenarier

Vilka utmaningar finns naumlr det gaumlller samarbete och

kommunikation inom organisationen

Inom vilka omraringden i organisationen behoumlver

foumlrbaumlttringar goumlras

Vilka aumlr organisationens strategiska initiativ eller

aktuella omvandlingsprojekt som Microsoft 365 kan

stoumldja

Vilka saumltt att samarbeta och kommunicera kommer

laumlttare att accepteras i organisationen

Hur tar ni fram distribuerar och delar information

Scenarier Identifiera scenarier

Office 365 levererar tekniken foumlr att foumlrbaumlttra kommunikation och samarbete oumlver nationsgraumlnser Vi anvaumlnder videokonferenser presentationer och skrivbordsdelning foumlr att arbeta med varingra partner

ndash Klaus Huelsewiesche IT-ansvarig foumlr FoU Laundry och Home Care paring Henkel

16

Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

Vi har sammanstaumlllt ett flertal scenarier i varingrt produktivitetsbibliotek foumlr att hjaumllpa dig upptaumlcka saumltt att anvaumlnda Microsoft

365 som kan vara betydelsefulla foumlr din organisation

httpakamsproductivitylibrary

Scenarier Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

17

Anvaumlnd varingra sex grundlaumlggande scenarier foumlr att hjaumllpa

Microsoft 365-anvaumlndarna komma igaringng Scenarierna

behandlar den typ av arbetsuppgifter som foumlretagets

personal behoumlver utfoumlra varje dag Haumlr ingaringr uppgifter fraringn

kommunikation via e-post och kalendrar via lagring och

delning av filer till virtuella moumlten och samarbete i realtid

Laumls mer om de sex olika grundscenarierna nedan

De sex grundscenarierna

Arbeta i e-post ensam eller i grupp

Microsoft Exchange Online utgoumlr din

ryggrad foumlr e-post och kalender och

hjaumllper dig att samarbeta i den bekanta

Outlook-miljoumln Exchange Online

hjaumllper dig att faring mer gjort och arbeta

mer effektivt med enhetliga och rika

Outlook-upplevelser paring alla typer av

enheter

Tillhandaharingll en chattbaserad arbetsyta

Microsoft Teams sammanstaumlller information som grupper behoumlver foumlr att kunna arbeta effektivt och prestera maximalt Den mobilvaumlnliga chattbaserade arbetsytan kombinerar chatt dokument maumlnniskor och verktyg paring en saumlker plats

Anslut din organisation

Yammer moumljliggoumlr smidiga kopplingar

till maumlnniskor och information som du

inte ens visste fanns i organisationen

Diskutera ideacuteer dela uppdateringar och

samla in svar fraringn medarbetare var ni

aumln aumlr

Den enkla loumlsningen foumlr moumlten och samarbete

Moumljligheten att kunna ansluta i realtid hjaumllper dig att faring saker gjorda Skype foumlr foumlretag ger dig tillgaringng till en komplett moumltesloumlsning med en plattform foumlr snabbmeddelanden ljud- och videosamtal konferenser och realtidsdelning Anvaumlnd Skype foumlr allt fraringn att faring snabba svar till att haringlla koll paring projekt

Dela webbplatser och inneharingll

SharePoint staumlrker delning och

samarbete paring intranaumltet Skapa

webbplatser och portaler som

engagerar maumlnniskor kopplar ihop dem

med expertkunskaper inneharingll insikter

och kollektiva kunskaper

Scenarier De sex grundscenarierna

Skapa effektfullt inneharingll tillsammans

Office goumlr det moumljligt att arbeta

naumlstan var du aumln aumlr och snabbare

Dra nytta av att Office aumlr integrerat

med OneDrive och SharePoint foumlr

att komma aringt dela och samarbeta i

dokument

Som naringgon i [Team]

Vill jag [Beskrivning av

vad jag vill goumlra]

Med hjaumllp av[Specifik tillaumlmpning

av tekniken]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

[Framgaringngsmaringtt foumlr loumlsningar]

18

Som naringgon i saumlljledningen

Jag vill ha en enda version av

foumlrslaget som alla kan komma aringt och redigera i staumlllet foumlr

att skicka runt olika versioner med e-post till teamet

Anvaumlnda en SharePoint-webbplats som en central plats foumlr att lagra

och dela en enda version av ett foumlrsaumlljningsfoumlrslag

som mitt team kan redigera tillsammans med samtidig

redigering i Word och PowerPoint

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

mitt saumlljteam kan skapa foumlrslag enklare och daumlrfoumlr

faringr mer tid att slutfoumlra affaumlrer

Oumlvervaumlg att anvaumlnda foumlljande ramverk naumlr du boumlrjar utforma dina scenarier

Som naringgon i ett [TEAM]

Jag vill [BESKRIVNING AV VAD JAG VILL GOumlRA]

Med hjaumllp av [SPECIFIK TILLAumlMPNING AV TEKNIKEN]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr [FRAMGAringNGSMAringTT FOumlR LOumlSNINGEN]

Vet du inte hur du ska komma igaringng

Scenarier Vet du inte hur du ska komma igaringng

tt

Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn Som en del av communityn foumlr att fraumlmja utrullning i Microsofts tekniska community kan du prata med tusentals andra

Microsoft-kunder och laumlra dig vilka scenarier som har fungerat foumlr dem

Vad vinner jag paring det haumlr

Projektuppdateringar

Faring kontakt med teknikavdelningen

Samarbeta med kollegor

Boumlrja diskutera med kolleger i dag ndash garing med i communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Bygg upp relationer

Fler anvaumlndarresurser

Utnyttja varandras erfarenheter

19

Sida foumlr communityn foumlr att fraumlmja utrullning

Stoumldja diskussioner och delning av beproumlvade metoder

Se de senaste diskussionerna

Se vad communityn pratar om

Delta i diskussionerna

Fokuserade diskussioner om specifika aumlmnen foumlr communityn

Meddelanden foumlr att fraumlmja utrullning

Se de senaste meddelandena

CommunitySe vilka som aumlr med i communityn

Scenarier Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn

20

Prioritera dina scenarierEftersom Microsoft 365 kan ha en positiv effekt paring hela ditt

foumlretag aumlr det viktigt att du prioriterar bland alla dina scenarier

foumlr att saumlkerstaumllla att du vet vad du ska boumlrja fokusera paring

Taumlnk paring att de scenarier du identifierar och prioriterar

nu hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

under lanseringen Gloumlm daumlrfoumlr inte att ta ytterligare

en titt paring scenarierna under arbetet med att skapa din

kommunikationsplan

Scenarier Prioritera dina scenarier

Laringg

Medel

Houmlg

Paringve

rkan

Svaringrighet

Laringg Medel Houmlg

Samarbeta med kolleger via en chattcentrerad arbetsyta

Ersaumltt traditionella telefonsystem med Cloud PBX

Staumlrk och engagera personalen med hjaumllp av ett socialt naumltverk

Genomfoumlr utbildningar foumlr personal oumlver hela vaumlrlden

Utnyttja vaumlrdbaserad e-post foumlr att laringta personalen arbeta smartare var den aumln befinner sig

Ge nyanstaumlllda stoumld foumlr snabbare uppstart

Implementera saumlker enkel inloggning med Azure Active Directory

Distribuera klassificering och skydd av data med Azure Information Protection

21

Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

Studera diagrammet nedan och placera dina scenarier i

diagrammet enligt den foumlrvaumlntade nivaringn av paringverkan paring

organisationen och hur svaringr den blir att uppnaring Haumlr kan du se

vilka scenarier som snabbast ger mest effekt samt identifiera

svaringrare projekt som kan vara viktiga men kraumlver mer planering

Tips och trick

Det aumlr bra att taumlnka paring vad som kommer att ge den stoumlrsta nyttan till dina medarbetare foumlrst En del av de saker du funderar

paring att goumlra direkt (exempelvis e-postmigrering) kanske inte ger en omedelbart synlig nytta Det kan vara baumlttre att fokusera

paring snabbare och mer synliga foumlrbaumlttringar foumlrst (till exempel genom att ge alla tillgaringng till snabbmeddelanden)

Scenarier Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

22

Definiera framgaringngs- kriterierNaumlr du utvecklar dina idealscenarier aumlr det viktigt att ta

fram en formell uppsaumlttning framgaringngskriterier foumlr att maumlta

vilken paringverkan utrullningen av Microsoft 365 har Du maringste

bestaumlmma vad som ska maumltas och hur du ska samla in saringvaumll

kvantitativa som kvalitativa data Anvaumlnd foumlljande steg foumlr att

definiera dina framgaringngskriterier

Identifiera foumlretagets KPIer (Key Performance Indicators)

som kan foumlrbaumlttras om din organisation infoumlr olika

scenarier (till exempel minskade kostnader oumlkad

kundnoumljdhet oumlkat engagemang fraringn anstaumlllda minskad

tid foumlr att behandla en order)

Utvaumlrdera var du befinner dig innan du implementerar

Microsoft 365 Definiera dina KPI-prestandamaringtt

och faststaumlll en startpunkt foumlr anvaumlndarnas aktuella

kunskaper om Microsoft 365

Vaumllj kriterier som hjaumllper dig framhaumlva den

paringverkan Microsoft 365 har paring din organisation foumlr

ledningsgruppen

Scenarier Definiera framgaringngskriterier

Mall foumlr slutanvaumlndarundersoumlkning

Anvaumlnd undersoumlkningsmallen foumlr att maumlta noumljdhet och framsteg jaumlmfoumlrt med ditt prestandamaringtt

httpakamsusersurveys

Tips och trick

Anvaumlnd guiden foumlr maumltning av framgaringng foumlr att utvaumlrdera hur effektiv din lansering av Microsoft 365 har varit och samla in information om framgaringngarna

httpakamsmeasuringsuccess

23

Anvaumlnd SMART- konceptet som hjaumllp

Naumlr du definierar framgaringngskriterier anvaumlnder du SMART-

konceptet foumlr att staumllla upp maringl som ger en houmlg grad av paringverkan

Klara och entydiga ndash besvarar fraringgorna

rdquoVad varfoumlr vem och varrdquo

Specifika

Konkreta ndash visar framstegen tydligt

Maumltbara

Realistiska ndash inte extrema

Acceptabla

Goumlr skillnad foumlr intressenterna

Relevanta

Har ett specifikt maringldatum ndash besvarar fraringgan

rdquoNaumlrrdquo

Tidssatta

Scenarier Anvaumlnd SMART-konceptet som hjaumllp

Framgaringngskriterier Metodkaumllla Maringtt Exempel paring maringl

Oumlkad anvaumlndningEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till anvaumlndarnas acceptans av tekniken

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretag

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utrullningen visar en oumlkning av acceptansen med 10 per maringnad

Utbildningens effektivitetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till utbildningens effektivitet

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback Efterlevnadsutbildning online

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretagNoumljdhet bland anstaumllldaAndelen slutfoumlrda utbildningar

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utbildning visar oumlkad utrullning per maringnadNettoresultatet foumlr anvaumlndarnoumljdhet bland anstaumlllda aumlr oumlver 130 baserat paring den avslutande utbildningsenkaumltenHundraprocentig utbildningsnivaring foumlr efterlevnad avseende foumlretagssaumlkerhet

Minskade driftkostnaderOumlkad acceptans aumlr kopplad till minskad anvaumlndning av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare samt minskade restider och resurstilldelning

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporterEkonomi-bokfoumlringsrapporterSupportavdelningsrapporterRapporter foumlr rese-telefonkostnaderPrestationsmaringtt

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningLjudkonferenser ndash fakturering och anvaumlndningRese-telefonkostnaderSupportsamtal

Efter utrullningen boumlr anvaumlndandet av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare minska med 10 per maringnad

Foumlrbaumlttrad saumlkerhetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till en foumlrbaumlttrad saumlkerhet och efterlevnad

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Aringtkomlighetaringterstaumlllningsmoumljligheter foumlr slutanvaumlndare

Noumljdhet bland anstaumlllda Supportsamtal

Jaumlmfoumlrelse av anvaumlndarnoumljdhet foumlre och efter Minskat antal supportsamtal och minskad tidsaringtgaringng foumlr dataaringterstaumlllning

Oumlkad produktivitetOumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till snabbare kommunikation och beslutsfattande samt kortare tid foumlr att utfoumlra uppgifter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Anvaumlndning av dataklassificering

Tidsaringtgaringng foumlr att slutfoumlra projekt

Antal etiketterade dokument

Tidsaringtgaringngen foumlr att slutfoumlra kundorder minskar med 15 inom 6 maringnader

Foumlrbaumlttrat samarbeteUtoumlkad kommunikation mellan team och platser

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumllldaSparad tid

Team som arbetar paring flera platser rapporterar en baumlttre kontakt med andra teammedlemmar inom tre maringnader efter utrullningen av Skype foumlr foumlretag

Oumlkad noumljdhet bland anstaumllldaFlexibla arbetsvillkor ger oumlkad noumljdhet bland anstaumlllda i form av oumlkat engagemang minskad stress och baumlttre balans mellan arbete och fritid

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumlllda Noumljdheten bland de anstaumlllda oumlkar med 15 inom 6 maringnader

24

Exempel paring framgaringngskriterier

Foumlljande exempel kan hjaumllpa dig utveckla dina framgaringngskriterier

Scenarier Exempel paring framgaringngskriterier

Skype foumlr foumlretag-klienter som anvaumlndsRapport oumlver aktiva anvaumlndare

Aktivitet foumlr Office 365-grupper Inneharingllspaket foumlr utrullning av Office 365

httpsakamso365adoptioncontentpack

25

Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

Administrationsportalen foumlr Office 365 inneharingller rapporter som indikerar aktuella nivaringer foumlr anvaumlndarengagemang vid olika arbetsbelastningar

Notera anvaumlndningen innan lanseringen paringboumlrjas foumlr att kunna bedoumlma effektiviteten hos dina utrullningsaktiviteter

Referera till dessa rapporter foumlr att goumlra jaumlmfoumlrelser med dina framgaringngskriterier och identifiera omraringden daumlr utrullningen kan foumlrbaumlttras

Scenarier Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

26

Kundreferenser aumlr ofta lika vaumlrdefulla som kvantitativa maumltningar

naumlr du visar tidigare framgaringngar med Microsoft 365 Under

hela utrullningen kan du laringta medlemmarna och experterna

i projektteamet hitta exempel som visar paring samarbete och

teamwork mellan olika funktioner och dela dessa via Yammer

Naumlr du delar en beraumlttelse om dina erfarenheter av Microsoft 365

boumlr du ta med foumlljande information

Beraumlttelser om affaumlrsvaumlrde kan enkelt delas internt via en

Microsoft 365-kundreferensgrupp i ditt Yammer-naumltverk Du

kan aumlven dela kundreferenser externt med den stoumlrre Microsoft

365-communityn via communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Tips och trick

Ha kul Det kan vara intressant och engagerande att anordna en taumlvling och generera positiv staumlmning kring Microsoft 365

Foumlrsoumlk bygga upp en grupp med fans

Tid Beraumlttelsen boumlr inledas med en tidsangivelse saring att

maringlgruppen vet naumlr det haumlnde

Personer Beraumlttelsen boumlr inneharinglla namn saring att

maringlgruppen vet vilka som var inblandade

Haumlndelser Beraumlttelsen ska aringterge de haumlndelser som

intraumlffade

Visualisering Maringlgruppen ska kunna se framfoumlr sig vad

som haumlnde

Dela framgaringngen

Scenarier Dela framgaringngen

27

Checklista foumlr scenarier

Identifiera scenarier foumlr att foumlrsaumlkra dig om att ditt

foumlretag inser det fulla vaumlrdet hos Microsoft 365

Anvaumlnd de sex grundscenarierna som en guide foumlr att

definiera scenarier foumlr din verksamhet

Prioritera dina scenarier foumlr att foumlrstaring vad du boumlr

fokusera paring foumlrst

Definiera dina framgaringngskriterier foumlr att maumlta effekten av

utrullningen av Microsoft 365

Laumlr dig anvaumlnda analysfunktionerna i Office 365 foumlr att

oumlvervaka utrullningen

Uppmuntra teamet att samla in framgaringngshistorier

under utrullningen

Checklista foumlr scenarier

28

MedvetenhetDet aumlr viktigt att planera foumlr kommunikationen innan under och efter utrullningen av Microsoft 365 foumlr att haringlla organisationen engagerad

Skapa medvetenhet via en blandning av e-post affischer taumlvlingar och evenemang som har anpassats till foumlretagets kultur Medvetenheten i organisationen hjaumllper till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring baringde kort och laringng sikt hos anvaumlndarna

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad boumlr finnas med i min kommunikationsplan foumlr Microsoft 365

bull Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan

bull Hur fraumlmjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en laringngsiktig acceptans av Microsoft 365

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 2: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

2

InneharingllIntressenter

Medvetenhet

Utbildning

Planera implementera och hantera

7 Rekrytera sponsorer i ledningen

9 Vaumllj din framgaringngsaumlgare

10 Staumlrk foumlretagets experter

Scenarier15 Identifierascenarier

20 Prioriteradinascenarier

22 Definieraframgaringngskriterier

26 Dela framgaringngen

29 Skapa din kommunikationsplan

35 Fraumlmja kontinuerligt engagemang

38 Skapa en utbildningsplan

40 Aringtkomst till utbildningsresurser

43 Planera dina utrullningsaktiviteter

46 Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

51 Skapa en utrullningsplan

53 Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54 Hanteraochfoumlrberedfoumlraumlndringar

InledningDet foumlraumlnderliga affaumlrslandskapet goumlr att personalens

och kundernas foumlrvaumlntningar utvecklas och en ny

kultur foumlr varingrt saumltt att arbeta vaumlxer fram Personalen

vill ha mer meningsfulla arbeten och arbetsgivarna

foumlrsoumlker dra nytta av personalens kreativitet En

maringngskiftande arbetsstyrka haringller paring att vaumlxa fram

i samband med att den globala arbetskraften foumlr

foumlrsta garingngen i maumlnsklighetens historia utgoumlrs av

fem hela generationer

Olika typer av samarbete med kollegerna ingaringr i

de dagliga aktiviteterna och moumljligheten att kunna

arbeta paring olika platser och via olika enheter aumlr

noumldvaumlndig Arbetsgivarna aumlr inte laumlngre bundna av

fysiska och geografiska graumlnser utan kan soumlka efter

expertkunskaper oumlver hela vaumlrlden

Naumlr varingr arbetskultur foumlraumlndras maringste aumlven varingra

arbetsverktyg foumlraumlndras Microsoft 365 hjaumllper din

organisation att foumlrverkliga den haumlr nya kulturen

genom att ge personalen moumljlighet att vara kreativ

och samarbeta paring ett saumlkert saumltt Microsoft 365

aumlr en komplett intelligent och saumlker loumlsning som

kombinerar Office 365 Windows 10 och Enterprise

Mobility + Security

Den haumlr utrullningsguiden foumlr slutanvaumlndare har

skapats foumlr organisationer som vill laumlra sig de

mest effektiva saumltten att maximera sin investering

i Microsoft 365 Den aumlr avsedd att anvaumlndas som

en steg-foumlr-steg-guide som hjaumllper dig saumlkerstaumllla

att din organisation foumlrst kan identifiera och sedan

utfoumlra specifika uppgifter som hjaumllper organisationen

att ta till sig den haumlr nya arbetskulturen

De beproumlvade metoderna i den haumlr guiden

aumlr baserade paring erfarenheterna fraringn varingra mest

fraringngaringngsrika kunder Dessa kunder har oumlver aringren

infoumlrt de olika tekniker som nu utgoumlr olika delar

av Microsoft 365 ndash Office 365 Windows 10 och

Enterprise Mobility + Security

Vi hoppas den inspirerar dig genom att visa vad som

aumlr moumljligt och att du anvaumlnder och delar den med

alla i din organisation Skicka gaumlrna feedback paring den

via varingr community foumlr lyckad utrullning paring

httpakamsdriveadoption

Och kom iharingg att du inte aumlr ensam Maringnga

organisationer lanserar just nu Microsoft

365-teknikerna och du kan komma i kontakt med

dem via denna community

Vi blir alltmer anslutna i varingrt arbete saring laringt oss ansluta

varingrt arbetssaumltt

Microsoft 365 hjaumllper din organisation att foumlrverkliga den haumlr nya kulturen genom att ge personalen moumljlighet att vara kreativ och samarbeta paring ett saumlkert saumltt

3

4

Att uppnaring framgaringng med Microsoft 365 innebaumlr att alla i din organisation faringr hjaumllp att uppnaring mer med sitt arbete

Innan du boumlrjar distribuera Microsoft 365 boumlr du ta ett steg tillbaka och fundera oumlver varfoumlr din organisation skaffade

det fraringn boumlrjan Berodde det paring tekniska krav att det var en del av IT-uppgraderingscykeln eller upptaumlckte du

saumlrskilda behov inom verksamheten

Fraumlmjandet av utrullningen bygger paring en foumlrstaringelse foumlr ditt foumlretags utmaningar och hanteringen av dessa med

Microsoft 365-loumlsningar Det handlar om att saumlkerstaumllla att maumlnniskor i hela din organisation foumlrstaringr foumlrdelarna och

tar till sig de loumlsningar du tillhandaharingller Maumlnniskor har en naturlig motvilja mot foumlraumlndringar saring det aumlr viktigt att

foumlrdelarna aumlr kaumlnda

Vi paring Microsoft vill att du ska faring ut maximalt av din investering i Microsoft 365 och vi vet att planering aumlr nyckeln till

att uppnaring detta Den haumlr utrullningsguiden foumlr slutanvaumlndare har som syfte att bistaring dig under utrullningsprocessen

Tidigare kunderfarenheter har visat att en fokusering paring foumlljande fyra framgaringngsfaktorer utgoumlr grunden foumlr en

framgaringngsrik utrullning av Microsoft 365 Intressenter scenarier medvetenhet och utbildning

Laumls mer om de kritiska framgaringngsfaktorer som paringverkar utrullningen av Microsoft 365

httpsakamssuccessfactors

Intressenter

Rekrytera sponsorer i ledningen

Staumlrk foumlretagets experter

Scenarier

Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Medvetenhet

Implementera kommunikationskampanjer

Genomfoumlr lanseringsevenemang

Utbildning

Utbilda slutanvaumlndare

Foumlrbered supportavdelningen

UTBILDA OCH FOumlRSTAumlRK

Framgaringngsfaktorer foumlr utrullning av Microsoft 365 till slutanvaumlndare

Garing med i communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

5

IntressenterDen foumlrsta regeln foumlr framgaringngsrik

utrullning av aumlr Microsoft 365 att skapa

ett dynamiskt team bestaringende av viktiga

intressenter och raumltt personer foumlr att driva

och genomfoumlra foumlraumlndringar hos andra

Det haumlr avsnittet garingr igenom de olika

rollernas funktioner under utrullningen

och vilka viktiga intressenter du boumlr

fokusera paring

Du faringr aumlven laumlra dig hur du vaumlljer

raumltt personer i din organisation foumlr

rollerna som sponsorer i ledningen

framgaringngsaumlgare och experter samt hur du

anvaumlnder ett expertprogram foumlr att staumlrka

dina experter

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad aumlr sponsorer i ledningen framgaringngsaumlgare och experter och varfoumlr aumlr de viktiga

bull Vilka aumlr de viktigaste egenskaperna hos sponsorer i ledningen

bull Vad aumlr ett expertprogram och hur anvaumlnder jag det foumlr att staumlrka mina experter

Roll Ansvarsomraringden Avdelning

Sponsrande houmlg chef Foumlrmedla den oumlvergripande visionen och foumlrdelarna med Microsoft 365 till hela foumlretaget Verkstaumlllande ledning

Framgaringngsaumlgare Saumlkerstaumlll att affaumlrsmaringlen har foumlrverkligats foumlr en Microsoft 365-utrullning Samtliga avdelningar

Experter Tala positivt om Microsoft 365 och bemoumlt invaumlndningar fraringn slutanvaumlndare Samtliga avdelningar (personal)

Projektledare Oumlvervaka hela lanseringen och utrullningsprocessen foumlr Microsoft 365 Projektledning

Utbildningschef Hantera utbildningsprogrammet ocheller resurser foumlr din Microsoft 365-utrullning IT ocheller HR

Avdelningschefer Identifiera hur specifika avdelningar kommer att anvaumlnda Microsoft 365 och uppmuntra engagemang Samtliga avdelningar (ledning)

IT-expert Ansvara foumlr alla tekniska aspekter av utrullningen IT

HR-chef Integrera Microsoft 365 i HR-processer och hantera HR-inneharingll i Microsoft 365 HR (ledningen)

Kommunikationschef Hantera foumlretagsomfattande kommunikation om Microsoft 365 IT ocheller foumlretagskommunikation

Communitychef Hantera dagliga aktiviteter i Yammer-naumltverket ge vaumlgledning och tillhandaharinglla beproumlvade metoder

IT ocheller foumlretagskommunikation

Ansvarig foumlr SharePoint-webbplats

Hjaumllpa till med administrationen av foumlretagets strategi foumlr SharePoint-webbplatser fungera som en laumlnk mellan verksamheten och IT-avdelningen

IT-avdelningen ocheller personalen

Vikt

iga

rolle

r

Intressenternas roller

En framgaringngsrik utrullningsstrategi boumlrjar med ett team

bestaringende av haumlngivna personer som representerar ett

tvaumlrsnitt av organisationen Anvaumlnd tabellen nedan foumlr att faring

en oumlverblick oumlver de olika intressenterna samt deras roller och

ansvarsomraringden i en framgaringngsrik utrullning av Microsoft 365

De viktigaste intressentrollerna att fokusera paring aumlr sponsorer i

ledningen framgaringngsaumlgare och experter

6Intressenter Intressenternas roller

Varning

Kom iharingg att de haumlr rollerna endast aumlr riktlinjer Beroende paring din organisations storlek och sammansaumlttning aumlr det moumljligt att

vissa av de haumlr rollerna oumlverlappar varandra eller inte behoumlvs

Laumls mer om de viktiga rollerna vad som kraumlvs av ditt team och varfoumlr de behoumlvs

httpakamsstakeholders

7

Rekrytera sponsorer i ledningen

Sponsorer i ledningen aumlr viktiga ledare i organisationen och deras deltagande aumlr noumldvaumlndigt foumlr att oumlka personalens acceptans av ny teknik De har den stoumlrsta paringverkan paring foumlretagskulturen och kan aktivt kommunicera vaumlrdet och foumlrdelarna med den nya tekniken och arbetssaumlttet i hela organisationen De kan aumlven skapa avgoumlrande foumlrstaringelse foumlr foumlretagets viktigaste affaumlrsmaringl och de gemensamma utmaningar som maringste oumlvervinnas ndash och det aumlr haumlr som Microsoft 365 kommer in

Sponsorer i ledningen anger de oumlvergripande affaumlrsmaringlen

Tips och trick

Naumlr du identifierar sponsorer boumlr du aumlven oumlvervaumlga att ta med viktiga intressenter fraringn de olika delar av

verksamheten som paringverkas av foumlraumlndringen

Juli 2017 McKinsey Quarterly wwwmckinseycom

Copyrightcopy 2017 McKinsey amp Company Med ensamraumltt

Aringterges med tillstaringnd

Forskning visar att omvandlingsprojekt blir mer framgaringngsrika om det finns en synlig sponsor i ledningen Oumlver 85 av de svarande uppgav att om VD var ganska synlig eller vaumlldigt synlig saring blev omvandlingsprojektet antingen mycket framgaringngsrikt eller extremt framgaringngsrikt

Sponsorer i ledningen boumlr

Hjaumllpa projektteamet identifiera

och prioritera de scenarier som ska

anvaumlndas

Spela en aktiv roll och kommunicera

till organisationens oumlvriga ledare hur

organisationen planerar att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att uppnaring sina

affaumlrsmaringl

Delta aktivt och anvaumlnda Microsoft 365-funktioner

foumlr att driva paring utrullningen hos slutanvaumlndarna och

foumlrstaumlrka oumlnskade beteenden

Mer information om hur en sponsor i ledningen kan

bidra till en framgaringngsrik utrullning av ditt Microsoft

365-projekt finns i httpsakamsexecsponsor

Intressenter Rekrytera sponsorer i ledningen

8

Saumlkerstaumlll att sponsorerna i ledningen foumlrstaringr grunderna

D elta aktivt och synligt

B ilda en koalition med oumlvriga chefskolleger

K ommunicera direkt med de anstaumlllda

Copyright Proscireg Med ensamraumltt

Intressenter Foumlrstaring grunderna

9

Vaumllj din framgaringngsaumlgareAtt vaumllja en framgaringngsaumlgare i din organisation aumlr viktigt foumlr

att saumlkerstaumllla att de uppstaumlllda affaumlrsmaringlen foumlr Microsoft 365

foumlrverkligas De ansvarar foumlr att medarbetarna anvaumlnder

tjaumlnsten och har nytta av den

En framgaringngsaumlgare ska

Saumlkerstaumllla att medarbetare anvaumlnder och har nytta av Microsoft 365

Hjaumllpa till att saumlkerstaumllla att raumltt intressenter aumlr

inblandade

Oumlversaumltta de affaumlrsmaringl din organisation har staumlllt upp foumlr Microsoft 365 till Microsoft 365-scenarier

Saumlkerstaumllla att kommunikation och utbildning implementeras framgaringngsrikt

Intressenter Vaumllj din framgaringngsaumlgare

10

Staumlrk foumlretagets experter Microsoft 365-experter i din organisation aumlr en annan viktig

intressentgrupp att skapa och dra nytta av foumlr att driva

Microsoft 365-utrullningen

Det aumlr en utmaning att faring acceptans fraringn samtliga anvaumlndare

i en organisation Experter kan hjaumllpa till att hantera den haumlr

utmaningen och spelar en viktig roll De aumlr kunniga instaumlllda

paring att sprida sina expertkunskaper och beredda att ge kolleger

coachning och hjaumllp De hjaumllper till att oumlversaumltta Microsoft 365

till verkligheten paring sina avdelningar eller i sina team

Experter ska

Skapa ditt eget expertprogram

Foumlljande guide ger dig tillgaringng till fler resurser och mer material som hjaumllper dig skapa dina egna Microsoft 365-experter

httpsakamsoffice365champions

Sprida kunskap om nyttan med Microsoft 365 bland

teamen

Foumlrklara foumlrdelarna foumlr medlemmarna i sina team

Skapa medvetenhet om Microsoft 365 via informella

kommunikationskanaler

Hjaumllpa till att vaumllkomna nya anvaumlndare ge vaumlgledning

och dela med sig av beproumlvade metoder

Ge feedback till projektteamet gaumlllande anvaumlndarnas

engagemang och acceptans

Intressenter Staumlrk foumlretagets experter

11

Skapa ett expertprogramExperter aumlr passionerade vill gaumlrna sprida budskapet och

hjaumllpa sina kolleger att laumlra sig mer effektiva loumlsningar De

bidrar till att minska belastningen paring resurserna i projektteamet

och driver paring engagemanget i communityn

De skapar understroumlmmar och entusiasm som oumlkar

acceptansen foumlr baumlttre saumltt att arbeta paring

De bygger upp inflytande i sina team

De infoumlr nya arbetssaumltt i teamen

De identifierar affaumlrsutmaningar och moumljliga loumlsningar

De ger feedback till projektteam och sponsorer

Jag aumlr superanvaumlndaren Jag foumlrsoumlker haringlla igaringng allt saring att andra ocksaring goumlr det Det handlar om att dela ideacuteer

ndash Paul

Det gaumlller att hitta personer som aumlr motiverade Jag ser det som en moumljlighet En del av mitt jobb aumlr att uppmuntra communityn och fraumlmja kunskapsdelning

ndash Darren

Varfoumlr aumlr experter viktiga

Intressenter Skapa ett expertprogram

Vi har kontakt med en utrullningsexpert per affaumlrsenhet som varje vecka skickar ut e-postmeddelanden om Office 365 Varje Office 365-verktyg har basfoumlrmaringner och genom att ta med anvaumlndarna paring en smidig resa genom dessa kan vi framharinglla nyttan i var och en av dem

ndash Nick Lamshed Change Manager Qantas

12

Skapa en expertcommunity

Hitta entusiastiska experter som kan avsaumltta tid och

arbete

Skapa en Yammer-grupp daumlr experter kan dela

uppdateringar och framgaringngar

Ge enklare utbildning i de grundlaumlggande delarna av

Microsoft 365

Tillhandaharingll material som kan stoumltta deras arbete med

team och individer till exempel informella moumlten

Ha regelbundna diskussioner med experterna om vad

som fungerar och inte fungerar

Skapa ett program foumlr att engagera och erkaumlnna deras

arbete till exempel genom priviligierad tillgaringng till

relevanta evenemang eller talarengagemang

Informera personalen om experternas roll och var de

kan narings Taumlnk paring att de inte tillhoumlr IT-supporten utan aumlr

representanter foumlr foumlretaget

Tips och trick

Se till att expertprogrammet blir ett maringste i din utrullningsplan Vi har upptaumlckt att det vanligaste och mest effektiva

saumlttet foumlr maumlnniskor att laumlra sig saker aumlr via kollegorna Identifiera och kontakta de naturliga ledarna eller pedagogerna i

organisationen och utnyttja dem som en bas foumlr att utveckla din community

httpakamschampionsguide

Intressenter Skapa en expertcommunity

13

Laumlr dig mer om de olika rollerna och ansvarsomraringdena

i din organisation och hur de bidrar till en framgaringngsrik

lansering av Microsoft 365

Faring foumlrstaringelse foumlr vad som skapar en framgaringngsrik

sponsor i ledningen

Skapa ett expertprogram

Starta upp ditt projektteam och faring medlemmarna

intresserade av att hjaumllpa sina kolleger bli mer

produktiva med Microsoft 365

Checklista foumlr intressenter

Checklista foumlr intressenter

14

ScenarierArbetet med att identifiera och definiera

dina scenarier aumlr ett viktigt steg foumlr att

saumlkerstaumllla att din organisation faringr en

smidig utrullning och maximal utdelning paring

investeringen i Microsoft 365 Scenarierna

behandlar de saumltt paring vilka dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 foumlr att hantera

affaumlrsutmaningar eller uppnaring definierade maringl

Anvaumlndningen av tydliga scenarier och

framgaringngskriterier ger moumljlighet att effektivt

maumlta prestationer och uppnaring konkreta

resultat efter lanseringen Scenarierna ger

teamen foumlrstaringelse hur Microsoft 365 kan

hjaumllpa dem att upparing mer i sitt dagliga

arbete genom att placera produkterna i ett

sammanhang och visa medarbetarna naumlr och

hur de ska anvaumlndas

EN KORT OumlVERSIKT

bull Hur identifierar och prioriterar jag scenarier

bull Hur definierar jag mina framgaringngskriterier foumlr att kunna maumlta konkreta resultat

bull Hur oumlvervakar jag utrullningen i min organisation

15

Identifiera scenarier

Naumlr du identifierar de baumlsta scenarierna boumlr du involvera

de personer som ska leda och stoumldja foumlraumlndringen i hela

organisationen Du boumlr anordna naringgra workshoppar foumlr

inbjudna avdelningschefer projektledare IT-personal och

andra intressenter som kan hjaumllpa till att brainstorma om hur

Microsoft 365 kan anvaumlndas i din organisation Foumlljande fraringgor

aumlr utmaumlrkta startpunkter foumlr att identifiera dina scenarier

Vilka utmaningar finns naumlr det gaumlller samarbete och

kommunikation inom organisationen

Inom vilka omraringden i organisationen behoumlver

foumlrbaumlttringar goumlras

Vilka aumlr organisationens strategiska initiativ eller

aktuella omvandlingsprojekt som Microsoft 365 kan

stoumldja

Vilka saumltt att samarbeta och kommunicera kommer

laumlttare att accepteras i organisationen

Hur tar ni fram distribuerar och delar information

Scenarier Identifiera scenarier

Office 365 levererar tekniken foumlr att foumlrbaumlttra kommunikation och samarbete oumlver nationsgraumlnser Vi anvaumlnder videokonferenser presentationer och skrivbordsdelning foumlr att arbeta med varingra partner

ndash Klaus Huelsewiesche IT-ansvarig foumlr FoU Laundry och Home Care paring Henkel

16

Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

Vi har sammanstaumlllt ett flertal scenarier i varingrt produktivitetsbibliotek foumlr att hjaumllpa dig upptaumlcka saumltt att anvaumlnda Microsoft

365 som kan vara betydelsefulla foumlr din organisation

httpakamsproductivitylibrary

Scenarier Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

17

Anvaumlnd varingra sex grundlaumlggande scenarier foumlr att hjaumllpa

Microsoft 365-anvaumlndarna komma igaringng Scenarierna

behandlar den typ av arbetsuppgifter som foumlretagets

personal behoumlver utfoumlra varje dag Haumlr ingaringr uppgifter fraringn

kommunikation via e-post och kalendrar via lagring och

delning av filer till virtuella moumlten och samarbete i realtid

Laumls mer om de sex olika grundscenarierna nedan

De sex grundscenarierna

Arbeta i e-post ensam eller i grupp

Microsoft Exchange Online utgoumlr din

ryggrad foumlr e-post och kalender och

hjaumllper dig att samarbeta i den bekanta

Outlook-miljoumln Exchange Online

hjaumllper dig att faring mer gjort och arbeta

mer effektivt med enhetliga och rika

Outlook-upplevelser paring alla typer av

enheter

Tillhandaharingll en chattbaserad arbetsyta

Microsoft Teams sammanstaumlller information som grupper behoumlver foumlr att kunna arbeta effektivt och prestera maximalt Den mobilvaumlnliga chattbaserade arbetsytan kombinerar chatt dokument maumlnniskor och verktyg paring en saumlker plats

Anslut din organisation

Yammer moumljliggoumlr smidiga kopplingar

till maumlnniskor och information som du

inte ens visste fanns i organisationen

Diskutera ideacuteer dela uppdateringar och

samla in svar fraringn medarbetare var ni

aumln aumlr

Den enkla loumlsningen foumlr moumlten och samarbete

Moumljligheten att kunna ansluta i realtid hjaumllper dig att faring saker gjorda Skype foumlr foumlretag ger dig tillgaringng till en komplett moumltesloumlsning med en plattform foumlr snabbmeddelanden ljud- och videosamtal konferenser och realtidsdelning Anvaumlnd Skype foumlr allt fraringn att faring snabba svar till att haringlla koll paring projekt

Dela webbplatser och inneharingll

SharePoint staumlrker delning och

samarbete paring intranaumltet Skapa

webbplatser och portaler som

engagerar maumlnniskor kopplar ihop dem

med expertkunskaper inneharingll insikter

och kollektiva kunskaper

Scenarier De sex grundscenarierna

Skapa effektfullt inneharingll tillsammans

Office goumlr det moumljligt att arbeta

naumlstan var du aumln aumlr och snabbare

Dra nytta av att Office aumlr integrerat

med OneDrive och SharePoint foumlr

att komma aringt dela och samarbeta i

dokument

Som naringgon i [Team]

Vill jag [Beskrivning av

vad jag vill goumlra]

Med hjaumllp av[Specifik tillaumlmpning

av tekniken]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

[Framgaringngsmaringtt foumlr loumlsningar]

18

Som naringgon i saumlljledningen

Jag vill ha en enda version av

foumlrslaget som alla kan komma aringt och redigera i staumlllet foumlr

att skicka runt olika versioner med e-post till teamet

Anvaumlnda en SharePoint-webbplats som en central plats foumlr att lagra

och dela en enda version av ett foumlrsaumlljningsfoumlrslag

som mitt team kan redigera tillsammans med samtidig

redigering i Word och PowerPoint

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

mitt saumlljteam kan skapa foumlrslag enklare och daumlrfoumlr

faringr mer tid att slutfoumlra affaumlrer

Oumlvervaumlg att anvaumlnda foumlljande ramverk naumlr du boumlrjar utforma dina scenarier

Som naringgon i ett [TEAM]

Jag vill [BESKRIVNING AV VAD JAG VILL GOumlRA]

Med hjaumllp av [SPECIFIK TILLAumlMPNING AV TEKNIKEN]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr [FRAMGAringNGSMAringTT FOumlR LOumlSNINGEN]

Vet du inte hur du ska komma igaringng

Scenarier Vet du inte hur du ska komma igaringng

tt

Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn Som en del av communityn foumlr att fraumlmja utrullning i Microsofts tekniska community kan du prata med tusentals andra

Microsoft-kunder och laumlra dig vilka scenarier som har fungerat foumlr dem

Vad vinner jag paring det haumlr

Projektuppdateringar

Faring kontakt med teknikavdelningen

Samarbeta med kollegor

Boumlrja diskutera med kolleger i dag ndash garing med i communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Bygg upp relationer

Fler anvaumlndarresurser

Utnyttja varandras erfarenheter

19

Sida foumlr communityn foumlr att fraumlmja utrullning

Stoumldja diskussioner och delning av beproumlvade metoder

Se de senaste diskussionerna

Se vad communityn pratar om

Delta i diskussionerna

Fokuserade diskussioner om specifika aumlmnen foumlr communityn

Meddelanden foumlr att fraumlmja utrullning

Se de senaste meddelandena

CommunitySe vilka som aumlr med i communityn

Scenarier Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn

20

Prioritera dina scenarierEftersom Microsoft 365 kan ha en positiv effekt paring hela ditt

foumlretag aumlr det viktigt att du prioriterar bland alla dina scenarier

foumlr att saumlkerstaumllla att du vet vad du ska boumlrja fokusera paring

Taumlnk paring att de scenarier du identifierar och prioriterar

nu hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

under lanseringen Gloumlm daumlrfoumlr inte att ta ytterligare

en titt paring scenarierna under arbetet med att skapa din

kommunikationsplan

Scenarier Prioritera dina scenarier

Laringg

Medel

Houmlg

Paringve

rkan

Svaringrighet

Laringg Medel Houmlg

Samarbeta med kolleger via en chattcentrerad arbetsyta

Ersaumltt traditionella telefonsystem med Cloud PBX

Staumlrk och engagera personalen med hjaumllp av ett socialt naumltverk

Genomfoumlr utbildningar foumlr personal oumlver hela vaumlrlden

Utnyttja vaumlrdbaserad e-post foumlr att laringta personalen arbeta smartare var den aumln befinner sig

Ge nyanstaumlllda stoumld foumlr snabbare uppstart

Implementera saumlker enkel inloggning med Azure Active Directory

Distribuera klassificering och skydd av data med Azure Information Protection

21

Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

Studera diagrammet nedan och placera dina scenarier i

diagrammet enligt den foumlrvaumlntade nivaringn av paringverkan paring

organisationen och hur svaringr den blir att uppnaring Haumlr kan du se

vilka scenarier som snabbast ger mest effekt samt identifiera

svaringrare projekt som kan vara viktiga men kraumlver mer planering

Tips och trick

Det aumlr bra att taumlnka paring vad som kommer att ge den stoumlrsta nyttan till dina medarbetare foumlrst En del av de saker du funderar

paring att goumlra direkt (exempelvis e-postmigrering) kanske inte ger en omedelbart synlig nytta Det kan vara baumlttre att fokusera

paring snabbare och mer synliga foumlrbaumlttringar foumlrst (till exempel genom att ge alla tillgaringng till snabbmeddelanden)

Scenarier Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

22

Definiera framgaringngs- kriterierNaumlr du utvecklar dina idealscenarier aumlr det viktigt att ta

fram en formell uppsaumlttning framgaringngskriterier foumlr att maumlta

vilken paringverkan utrullningen av Microsoft 365 har Du maringste

bestaumlmma vad som ska maumltas och hur du ska samla in saringvaumll

kvantitativa som kvalitativa data Anvaumlnd foumlljande steg foumlr att

definiera dina framgaringngskriterier

Identifiera foumlretagets KPIer (Key Performance Indicators)

som kan foumlrbaumlttras om din organisation infoumlr olika

scenarier (till exempel minskade kostnader oumlkad

kundnoumljdhet oumlkat engagemang fraringn anstaumlllda minskad

tid foumlr att behandla en order)

Utvaumlrdera var du befinner dig innan du implementerar

Microsoft 365 Definiera dina KPI-prestandamaringtt

och faststaumlll en startpunkt foumlr anvaumlndarnas aktuella

kunskaper om Microsoft 365

Vaumllj kriterier som hjaumllper dig framhaumlva den

paringverkan Microsoft 365 har paring din organisation foumlr

ledningsgruppen

Scenarier Definiera framgaringngskriterier

Mall foumlr slutanvaumlndarundersoumlkning

Anvaumlnd undersoumlkningsmallen foumlr att maumlta noumljdhet och framsteg jaumlmfoumlrt med ditt prestandamaringtt

httpakamsusersurveys

Tips och trick

Anvaumlnd guiden foumlr maumltning av framgaringng foumlr att utvaumlrdera hur effektiv din lansering av Microsoft 365 har varit och samla in information om framgaringngarna

httpakamsmeasuringsuccess

23

Anvaumlnd SMART- konceptet som hjaumllp

Naumlr du definierar framgaringngskriterier anvaumlnder du SMART-

konceptet foumlr att staumllla upp maringl som ger en houmlg grad av paringverkan

Klara och entydiga ndash besvarar fraringgorna

rdquoVad varfoumlr vem och varrdquo

Specifika

Konkreta ndash visar framstegen tydligt

Maumltbara

Realistiska ndash inte extrema

Acceptabla

Goumlr skillnad foumlr intressenterna

Relevanta

Har ett specifikt maringldatum ndash besvarar fraringgan

rdquoNaumlrrdquo

Tidssatta

Scenarier Anvaumlnd SMART-konceptet som hjaumllp

Framgaringngskriterier Metodkaumllla Maringtt Exempel paring maringl

Oumlkad anvaumlndningEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till anvaumlndarnas acceptans av tekniken

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretag

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utrullningen visar en oumlkning av acceptansen med 10 per maringnad

Utbildningens effektivitetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till utbildningens effektivitet

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback Efterlevnadsutbildning online

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretagNoumljdhet bland anstaumllldaAndelen slutfoumlrda utbildningar

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utbildning visar oumlkad utrullning per maringnadNettoresultatet foumlr anvaumlndarnoumljdhet bland anstaumlllda aumlr oumlver 130 baserat paring den avslutande utbildningsenkaumltenHundraprocentig utbildningsnivaring foumlr efterlevnad avseende foumlretagssaumlkerhet

Minskade driftkostnaderOumlkad acceptans aumlr kopplad till minskad anvaumlndning av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare samt minskade restider och resurstilldelning

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporterEkonomi-bokfoumlringsrapporterSupportavdelningsrapporterRapporter foumlr rese-telefonkostnaderPrestationsmaringtt

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningLjudkonferenser ndash fakturering och anvaumlndningRese-telefonkostnaderSupportsamtal

Efter utrullningen boumlr anvaumlndandet av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare minska med 10 per maringnad

Foumlrbaumlttrad saumlkerhetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till en foumlrbaumlttrad saumlkerhet och efterlevnad

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Aringtkomlighetaringterstaumlllningsmoumljligheter foumlr slutanvaumlndare

Noumljdhet bland anstaumlllda Supportsamtal

Jaumlmfoumlrelse av anvaumlndarnoumljdhet foumlre och efter Minskat antal supportsamtal och minskad tidsaringtgaringng foumlr dataaringterstaumlllning

Oumlkad produktivitetOumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till snabbare kommunikation och beslutsfattande samt kortare tid foumlr att utfoumlra uppgifter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Anvaumlndning av dataklassificering

Tidsaringtgaringng foumlr att slutfoumlra projekt

Antal etiketterade dokument

Tidsaringtgaringngen foumlr att slutfoumlra kundorder minskar med 15 inom 6 maringnader

Foumlrbaumlttrat samarbeteUtoumlkad kommunikation mellan team och platser

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumllldaSparad tid

Team som arbetar paring flera platser rapporterar en baumlttre kontakt med andra teammedlemmar inom tre maringnader efter utrullningen av Skype foumlr foumlretag

Oumlkad noumljdhet bland anstaumllldaFlexibla arbetsvillkor ger oumlkad noumljdhet bland anstaumlllda i form av oumlkat engagemang minskad stress och baumlttre balans mellan arbete och fritid

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumlllda Noumljdheten bland de anstaumlllda oumlkar med 15 inom 6 maringnader

24

Exempel paring framgaringngskriterier

Foumlljande exempel kan hjaumllpa dig utveckla dina framgaringngskriterier

Scenarier Exempel paring framgaringngskriterier

Skype foumlr foumlretag-klienter som anvaumlndsRapport oumlver aktiva anvaumlndare

Aktivitet foumlr Office 365-grupper Inneharingllspaket foumlr utrullning av Office 365

httpsakamso365adoptioncontentpack

25

Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

Administrationsportalen foumlr Office 365 inneharingller rapporter som indikerar aktuella nivaringer foumlr anvaumlndarengagemang vid olika arbetsbelastningar

Notera anvaumlndningen innan lanseringen paringboumlrjas foumlr att kunna bedoumlma effektiviteten hos dina utrullningsaktiviteter

Referera till dessa rapporter foumlr att goumlra jaumlmfoumlrelser med dina framgaringngskriterier och identifiera omraringden daumlr utrullningen kan foumlrbaumlttras

Scenarier Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

26

Kundreferenser aumlr ofta lika vaumlrdefulla som kvantitativa maumltningar

naumlr du visar tidigare framgaringngar med Microsoft 365 Under

hela utrullningen kan du laringta medlemmarna och experterna

i projektteamet hitta exempel som visar paring samarbete och

teamwork mellan olika funktioner och dela dessa via Yammer

Naumlr du delar en beraumlttelse om dina erfarenheter av Microsoft 365

boumlr du ta med foumlljande information

Beraumlttelser om affaumlrsvaumlrde kan enkelt delas internt via en

Microsoft 365-kundreferensgrupp i ditt Yammer-naumltverk Du

kan aumlven dela kundreferenser externt med den stoumlrre Microsoft

365-communityn via communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Tips och trick

Ha kul Det kan vara intressant och engagerande att anordna en taumlvling och generera positiv staumlmning kring Microsoft 365

Foumlrsoumlk bygga upp en grupp med fans

Tid Beraumlttelsen boumlr inledas med en tidsangivelse saring att

maringlgruppen vet naumlr det haumlnde

Personer Beraumlttelsen boumlr inneharinglla namn saring att

maringlgruppen vet vilka som var inblandade

Haumlndelser Beraumlttelsen ska aringterge de haumlndelser som

intraumlffade

Visualisering Maringlgruppen ska kunna se framfoumlr sig vad

som haumlnde

Dela framgaringngen

Scenarier Dela framgaringngen

27

Checklista foumlr scenarier

Identifiera scenarier foumlr att foumlrsaumlkra dig om att ditt

foumlretag inser det fulla vaumlrdet hos Microsoft 365

Anvaumlnd de sex grundscenarierna som en guide foumlr att

definiera scenarier foumlr din verksamhet

Prioritera dina scenarier foumlr att foumlrstaring vad du boumlr

fokusera paring foumlrst

Definiera dina framgaringngskriterier foumlr att maumlta effekten av

utrullningen av Microsoft 365

Laumlr dig anvaumlnda analysfunktionerna i Office 365 foumlr att

oumlvervaka utrullningen

Uppmuntra teamet att samla in framgaringngshistorier

under utrullningen

Checklista foumlr scenarier

28

MedvetenhetDet aumlr viktigt att planera foumlr kommunikationen innan under och efter utrullningen av Microsoft 365 foumlr att haringlla organisationen engagerad

Skapa medvetenhet via en blandning av e-post affischer taumlvlingar och evenemang som har anpassats till foumlretagets kultur Medvetenheten i organisationen hjaumllper till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring baringde kort och laringng sikt hos anvaumlndarna

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad boumlr finnas med i min kommunikationsplan foumlr Microsoft 365

bull Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan

bull Hur fraumlmjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en laringngsiktig acceptans av Microsoft 365

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 3: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

InledningDet foumlraumlnderliga affaumlrslandskapet goumlr att personalens

och kundernas foumlrvaumlntningar utvecklas och en ny

kultur foumlr varingrt saumltt att arbeta vaumlxer fram Personalen

vill ha mer meningsfulla arbeten och arbetsgivarna

foumlrsoumlker dra nytta av personalens kreativitet En

maringngskiftande arbetsstyrka haringller paring att vaumlxa fram

i samband med att den globala arbetskraften foumlr

foumlrsta garingngen i maumlnsklighetens historia utgoumlrs av

fem hela generationer

Olika typer av samarbete med kollegerna ingaringr i

de dagliga aktiviteterna och moumljligheten att kunna

arbeta paring olika platser och via olika enheter aumlr

noumldvaumlndig Arbetsgivarna aumlr inte laumlngre bundna av

fysiska och geografiska graumlnser utan kan soumlka efter

expertkunskaper oumlver hela vaumlrlden

Naumlr varingr arbetskultur foumlraumlndras maringste aumlven varingra

arbetsverktyg foumlraumlndras Microsoft 365 hjaumllper din

organisation att foumlrverkliga den haumlr nya kulturen

genom att ge personalen moumljlighet att vara kreativ

och samarbeta paring ett saumlkert saumltt Microsoft 365

aumlr en komplett intelligent och saumlker loumlsning som

kombinerar Office 365 Windows 10 och Enterprise

Mobility + Security

Den haumlr utrullningsguiden foumlr slutanvaumlndare har

skapats foumlr organisationer som vill laumlra sig de

mest effektiva saumltten att maximera sin investering

i Microsoft 365 Den aumlr avsedd att anvaumlndas som

en steg-foumlr-steg-guide som hjaumllper dig saumlkerstaumllla

att din organisation foumlrst kan identifiera och sedan

utfoumlra specifika uppgifter som hjaumllper organisationen

att ta till sig den haumlr nya arbetskulturen

De beproumlvade metoderna i den haumlr guiden

aumlr baserade paring erfarenheterna fraringn varingra mest

fraringngaringngsrika kunder Dessa kunder har oumlver aringren

infoumlrt de olika tekniker som nu utgoumlr olika delar

av Microsoft 365 ndash Office 365 Windows 10 och

Enterprise Mobility + Security

Vi hoppas den inspirerar dig genom att visa vad som

aumlr moumljligt och att du anvaumlnder och delar den med

alla i din organisation Skicka gaumlrna feedback paring den

via varingr community foumlr lyckad utrullning paring

httpakamsdriveadoption

Och kom iharingg att du inte aumlr ensam Maringnga

organisationer lanserar just nu Microsoft

365-teknikerna och du kan komma i kontakt med

dem via denna community

Vi blir alltmer anslutna i varingrt arbete saring laringt oss ansluta

varingrt arbetssaumltt

Microsoft 365 hjaumllper din organisation att foumlrverkliga den haumlr nya kulturen genom att ge personalen moumljlighet att vara kreativ och samarbeta paring ett saumlkert saumltt

3

4

Att uppnaring framgaringng med Microsoft 365 innebaumlr att alla i din organisation faringr hjaumllp att uppnaring mer med sitt arbete

Innan du boumlrjar distribuera Microsoft 365 boumlr du ta ett steg tillbaka och fundera oumlver varfoumlr din organisation skaffade

det fraringn boumlrjan Berodde det paring tekniska krav att det var en del av IT-uppgraderingscykeln eller upptaumlckte du

saumlrskilda behov inom verksamheten

Fraumlmjandet av utrullningen bygger paring en foumlrstaringelse foumlr ditt foumlretags utmaningar och hanteringen av dessa med

Microsoft 365-loumlsningar Det handlar om att saumlkerstaumllla att maumlnniskor i hela din organisation foumlrstaringr foumlrdelarna och

tar till sig de loumlsningar du tillhandaharingller Maumlnniskor har en naturlig motvilja mot foumlraumlndringar saring det aumlr viktigt att

foumlrdelarna aumlr kaumlnda

Vi paring Microsoft vill att du ska faring ut maximalt av din investering i Microsoft 365 och vi vet att planering aumlr nyckeln till

att uppnaring detta Den haumlr utrullningsguiden foumlr slutanvaumlndare har som syfte att bistaring dig under utrullningsprocessen

Tidigare kunderfarenheter har visat att en fokusering paring foumlljande fyra framgaringngsfaktorer utgoumlr grunden foumlr en

framgaringngsrik utrullning av Microsoft 365 Intressenter scenarier medvetenhet och utbildning

Laumls mer om de kritiska framgaringngsfaktorer som paringverkar utrullningen av Microsoft 365

httpsakamssuccessfactors

Intressenter

Rekrytera sponsorer i ledningen

Staumlrk foumlretagets experter

Scenarier

Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Medvetenhet

Implementera kommunikationskampanjer

Genomfoumlr lanseringsevenemang

Utbildning

Utbilda slutanvaumlndare

Foumlrbered supportavdelningen

UTBILDA OCH FOumlRSTAumlRK

Framgaringngsfaktorer foumlr utrullning av Microsoft 365 till slutanvaumlndare

Garing med i communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

5

IntressenterDen foumlrsta regeln foumlr framgaringngsrik

utrullning av aumlr Microsoft 365 att skapa

ett dynamiskt team bestaringende av viktiga

intressenter och raumltt personer foumlr att driva

och genomfoumlra foumlraumlndringar hos andra

Det haumlr avsnittet garingr igenom de olika

rollernas funktioner under utrullningen

och vilka viktiga intressenter du boumlr

fokusera paring

Du faringr aumlven laumlra dig hur du vaumlljer

raumltt personer i din organisation foumlr

rollerna som sponsorer i ledningen

framgaringngsaumlgare och experter samt hur du

anvaumlnder ett expertprogram foumlr att staumlrka

dina experter

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad aumlr sponsorer i ledningen framgaringngsaumlgare och experter och varfoumlr aumlr de viktiga

bull Vilka aumlr de viktigaste egenskaperna hos sponsorer i ledningen

bull Vad aumlr ett expertprogram och hur anvaumlnder jag det foumlr att staumlrka mina experter

Roll Ansvarsomraringden Avdelning

Sponsrande houmlg chef Foumlrmedla den oumlvergripande visionen och foumlrdelarna med Microsoft 365 till hela foumlretaget Verkstaumlllande ledning

Framgaringngsaumlgare Saumlkerstaumlll att affaumlrsmaringlen har foumlrverkligats foumlr en Microsoft 365-utrullning Samtliga avdelningar

Experter Tala positivt om Microsoft 365 och bemoumlt invaumlndningar fraringn slutanvaumlndare Samtliga avdelningar (personal)

Projektledare Oumlvervaka hela lanseringen och utrullningsprocessen foumlr Microsoft 365 Projektledning

Utbildningschef Hantera utbildningsprogrammet ocheller resurser foumlr din Microsoft 365-utrullning IT ocheller HR

Avdelningschefer Identifiera hur specifika avdelningar kommer att anvaumlnda Microsoft 365 och uppmuntra engagemang Samtliga avdelningar (ledning)

IT-expert Ansvara foumlr alla tekniska aspekter av utrullningen IT

HR-chef Integrera Microsoft 365 i HR-processer och hantera HR-inneharingll i Microsoft 365 HR (ledningen)

Kommunikationschef Hantera foumlretagsomfattande kommunikation om Microsoft 365 IT ocheller foumlretagskommunikation

Communitychef Hantera dagliga aktiviteter i Yammer-naumltverket ge vaumlgledning och tillhandaharinglla beproumlvade metoder

IT ocheller foumlretagskommunikation

Ansvarig foumlr SharePoint-webbplats

Hjaumllpa till med administrationen av foumlretagets strategi foumlr SharePoint-webbplatser fungera som en laumlnk mellan verksamheten och IT-avdelningen

IT-avdelningen ocheller personalen

Vikt

iga

rolle

r

Intressenternas roller

En framgaringngsrik utrullningsstrategi boumlrjar med ett team

bestaringende av haumlngivna personer som representerar ett

tvaumlrsnitt av organisationen Anvaumlnd tabellen nedan foumlr att faring

en oumlverblick oumlver de olika intressenterna samt deras roller och

ansvarsomraringden i en framgaringngsrik utrullning av Microsoft 365

De viktigaste intressentrollerna att fokusera paring aumlr sponsorer i

ledningen framgaringngsaumlgare och experter

6Intressenter Intressenternas roller

Varning

Kom iharingg att de haumlr rollerna endast aumlr riktlinjer Beroende paring din organisations storlek och sammansaumlttning aumlr det moumljligt att

vissa av de haumlr rollerna oumlverlappar varandra eller inte behoumlvs

Laumls mer om de viktiga rollerna vad som kraumlvs av ditt team och varfoumlr de behoumlvs

httpakamsstakeholders

7

Rekrytera sponsorer i ledningen

Sponsorer i ledningen aumlr viktiga ledare i organisationen och deras deltagande aumlr noumldvaumlndigt foumlr att oumlka personalens acceptans av ny teknik De har den stoumlrsta paringverkan paring foumlretagskulturen och kan aktivt kommunicera vaumlrdet och foumlrdelarna med den nya tekniken och arbetssaumlttet i hela organisationen De kan aumlven skapa avgoumlrande foumlrstaringelse foumlr foumlretagets viktigaste affaumlrsmaringl och de gemensamma utmaningar som maringste oumlvervinnas ndash och det aumlr haumlr som Microsoft 365 kommer in

Sponsorer i ledningen anger de oumlvergripande affaumlrsmaringlen

Tips och trick

Naumlr du identifierar sponsorer boumlr du aumlven oumlvervaumlga att ta med viktiga intressenter fraringn de olika delar av

verksamheten som paringverkas av foumlraumlndringen

Juli 2017 McKinsey Quarterly wwwmckinseycom

Copyrightcopy 2017 McKinsey amp Company Med ensamraumltt

Aringterges med tillstaringnd

Forskning visar att omvandlingsprojekt blir mer framgaringngsrika om det finns en synlig sponsor i ledningen Oumlver 85 av de svarande uppgav att om VD var ganska synlig eller vaumlldigt synlig saring blev omvandlingsprojektet antingen mycket framgaringngsrikt eller extremt framgaringngsrikt

Sponsorer i ledningen boumlr

Hjaumllpa projektteamet identifiera

och prioritera de scenarier som ska

anvaumlndas

Spela en aktiv roll och kommunicera

till organisationens oumlvriga ledare hur

organisationen planerar att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att uppnaring sina

affaumlrsmaringl

Delta aktivt och anvaumlnda Microsoft 365-funktioner

foumlr att driva paring utrullningen hos slutanvaumlndarna och

foumlrstaumlrka oumlnskade beteenden

Mer information om hur en sponsor i ledningen kan

bidra till en framgaringngsrik utrullning av ditt Microsoft

365-projekt finns i httpsakamsexecsponsor

Intressenter Rekrytera sponsorer i ledningen

8

Saumlkerstaumlll att sponsorerna i ledningen foumlrstaringr grunderna

D elta aktivt och synligt

B ilda en koalition med oumlvriga chefskolleger

K ommunicera direkt med de anstaumlllda

Copyright Proscireg Med ensamraumltt

Intressenter Foumlrstaring grunderna

9

Vaumllj din framgaringngsaumlgareAtt vaumllja en framgaringngsaumlgare i din organisation aumlr viktigt foumlr

att saumlkerstaumllla att de uppstaumlllda affaumlrsmaringlen foumlr Microsoft 365

foumlrverkligas De ansvarar foumlr att medarbetarna anvaumlnder

tjaumlnsten och har nytta av den

En framgaringngsaumlgare ska

Saumlkerstaumllla att medarbetare anvaumlnder och har nytta av Microsoft 365

Hjaumllpa till att saumlkerstaumllla att raumltt intressenter aumlr

inblandade

Oumlversaumltta de affaumlrsmaringl din organisation har staumlllt upp foumlr Microsoft 365 till Microsoft 365-scenarier

Saumlkerstaumllla att kommunikation och utbildning implementeras framgaringngsrikt

Intressenter Vaumllj din framgaringngsaumlgare

10

Staumlrk foumlretagets experter Microsoft 365-experter i din organisation aumlr en annan viktig

intressentgrupp att skapa och dra nytta av foumlr att driva

Microsoft 365-utrullningen

Det aumlr en utmaning att faring acceptans fraringn samtliga anvaumlndare

i en organisation Experter kan hjaumllpa till att hantera den haumlr

utmaningen och spelar en viktig roll De aumlr kunniga instaumlllda

paring att sprida sina expertkunskaper och beredda att ge kolleger

coachning och hjaumllp De hjaumllper till att oumlversaumltta Microsoft 365

till verkligheten paring sina avdelningar eller i sina team

Experter ska

Skapa ditt eget expertprogram

Foumlljande guide ger dig tillgaringng till fler resurser och mer material som hjaumllper dig skapa dina egna Microsoft 365-experter

httpsakamsoffice365champions

Sprida kunskap om nyttan med Microsoft 365 bland

teamen

Foumlrklara foumlrdelarna foumlr medlemmarna i sina team

Skapa medvetenhet om Microsoft 365 via informella

kommunikationskanaler

Hjaumllpa till att vaumllkomna nya anvaumlndare ge vaumlgledning

och dela med sig av beproumlvade metoder

Ge feedback till projektteamet gaumlllande anvaumlndarnas

engagemang och acceptans

Intressenter Staumlrk foumlretagets experter

11

Skapa ett expertprogramExperter aumlr passionerade vill gaumlrna sprida budskapet och

hjaumllpa sina kolleger att laumlra sig mer effektiva loumlsningar De

bidrar till att minska belastningen paring resurserna i projektteamet

och driver paring engagemanget i communityn

De skapar understroumlmmar och entusiasm som oumlkar

acceptansen foumlr baumlttre saumltt att arbeta paring

De bygger upp inflytande i sina team

De infoumlr nya arbetssaumltt i teamen

De identifierar affaumlrsutmaningar och moumljliga loumlsningar

De ger feedback till projektteam och sponsorer

Jag aumlr superanvaumlndaren Jag foumlrsoumlker haringlla igaringng allt saring att andra ocksaring goumlr det Det handlar om att dela ideacuteer

ndash Paul

Det gaumlller att hitta personer som aumlr motiverade Jag ser det som en moumljlighet En del av mitt jobb aumlr att uppmuntra communityn och fraumlmja kunskapsdelning

ndash Darren

Varfoumlr aumlr experter viktiga

Intressenter Skapa ett expertprogram

Vi har kontakt med en utrullningsexpert per affaumlrsenhet som varje vecka skickar ut e-postmeddelanden om Office 365 Varje Office 365-verktyg har basfoumlrmaringner och genom att ta med anvaumlndarna paring en smidig resa genom dessa kan vi framharinglla nyttan i var och en av dem

ndash Nick Lamshed Change Manager Qantas

12

Skapa en expertcommunity

Hitta entusiastiska experter som kan avsaumltta tid och

arbete

Skapa en Yammer-grupp daumlr experter kan dela

uppdateringar och framgaringngar

Ge enklare utbildning i de grundlaumlggande delarna av

Microsoft 365

Tillhandaharingll material som kan stoumltta deras arbete med

team och individer till exempel informella moumlten

Ha regelbundna diskussioner med experterna om vad

som fungerar och inte fungerar

Skapa ett program foumlr att engagera och erkaumlnna deras

arbete till exempel genom priviligierad tillgaringng till

relevanta evenemang eller talarengagemang

Informera personalen om experternas roll och var de

kan narings Taumlnk paring att de inte tillhoumlr IT-supporten utan aumlr

representanter foumlr foumlretaget

Tips och trick

Se till att expertprogrammet blir ett maringste i din utrullningsplan Vi har upptaumlckt att det vanligaste och mest effektiva

saumlttet foumlr maumlnniskor att laumlra sig saker aumlr via kollegorna Identifiera och kontakta de naturliga ledarna eller pedagogerna i

organisationen och utnyttja dem som en bas foumlr att utveckla din community

httpakamschampionsguide

Intressenter Skapa en expertcommunity

13

Laumlr dig mer om de olika rollerna och ansvarsomraringdena

i din organisation och hur de bidrar till en framgaringngsrik

lansering av Microsoft 365

Faring foumlrstaringelse foumlr vad som skapar en framgaringngsrik

sponsor i ledningen

Skapa ett expertprogram

Starta upp ditt projektteam och faring medlemmarna

intresserade av att hjaumllpa sina kolleger bli mer

produktiva med Microsoft 365

Checklista foumlr intressenter

Checklista foumlr intressenter

14

ScenarierArbetet med att identifiera och definiera

dina scenarier aumlr ett viktigt steg foumlr att

saumlkerstaumllla att din organisation faringr en

smidig utrullning och maximal utdelning paring

investeringen i Microsoft 365 Scenarierna

behandlar de saumltt paring vilka dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 foumlr att hantera

affaumlrsutmaningar eller uppnaring definierade maringl

Anvaumlndningen av tydliga scenarier och

framgaringngskriterier ger moumljlighet att effektivt

maumlta prestationer och uppnaring konkreta

resultat efter lanseringen Scenarierna ger

teamen foumlrstaringelse hur Microsoft 365 kan

hjaumllpa dem att upparing mer i sitt dagliga

arbete genom att placera produkterna i ett

sammanhang och visa medarbetarna naumlr och

hur de ska anvaumlndas

EN KORT OumlVERSIKT

bull Hur identifierar och prioriterar jag scenarier

bull Hur definierar jag mina framgaringngskriterier foumlr att kunna maumlta konkreta resultat

bull Hur oumlvervakar jag utrullningen i min organisation

15

Identifiera scenarier

Naumlr du identifierar de baumlsta scenarierna boumlr du involvera

de personer som ska leda och stoumldja foumlraumlndringen i hela

organisationen Du boumlr anordna naringgra workshoppar foumlr

inbjudna avdelningschefer projektledare IT-personal och

andra intressenter som kan hjaumllpa till att brainstorma om hur

Microsoft 365 kan anvaumlndas i din organisation Foumlljande fraringgor

aumlr utmaumlrkta startpunkter foumlr att identifiera dina scenarier

Vilka utmaningar finns naumlr det gaumlller samarbete och

kommunikation inom organisationen

Inom vilka omraringden i organisationen behoumlver

foumlrbaumlttringar goumlras

Vilka aumlr organisationens strategiska initiativ eller

aktuella omvandlingsprojekt som Microsoft 365 kan

stoumldja

Vilka saumltt att samarbeta och kommunicera kommer

laumlttare att accepteras i organisationen

Hur tar ni fram distribuerar och delar information

Scenarier Identifiera scenarier

Office 365 levererar tekniken foumlr att foumlrbaumlttra kommunikation och samarbete oumlver nationsgraumlnser Vi anvaumlnder videokonferenser presentationer och skrivbordsdelning foumlr att arbeta med varingra partner

ndash Klaus Huelsewiesche IT-ansvarig foumlr FoU Laundry och Home Care paring Henkel

16

Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

Vi har sammanstaumlllt ett flertal scenarier i varingrt produktivitetsbibliotek foumlr att hjaumllpa dig upptaumlcka saumltt att anvaumlnda Microsoft

365 som kan vara betydelsefulla foumlr din organisation

httpakamsproductivitylibrary

Scenarier Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

17

Anvaumlnd varingra sex grundlaumlggande scenarier foumlr att hjaumllpa

Microsoft 365-anvaumlndarna komma igaringng Scenarierna

behandlar den typ av arbetsuppgifter som foumlretagets

personal behoumlver utfoumlra varje dag Haumlr ingaringr uppgifter fraringn

kommunikation via e-post och kalendrar via lagring och

delning av filer till virtuella moumlten och samarbete i realtid

Laumls mer om de sex olika grundscenarierna nedan

De sex grundscenarierna

Arbeta i e-post ensam eller i grupp

Microsoft Exchange Online utgoumlr din

ryggrad foumlr e-post och kalender och

hjaumllper dig att samarbeta i den bekanta

Outlook-miljoumln Exchange Online

hjaumllper dig att faring mer gjort och arbeta

mer effektivt med enhetliga och rika

Outlook-upplevelser paring alla typer av

enheter

Tillhandaharingll en chattbaserad arbetsyta

Microsoft Teams sammanstaumlller information som grupper behoumlver foumlr att kunna arbeta effektivt och prestera maximalt Den mobilvaumlnliga chattbaserade arbetsytan kombinerar chatt dokument maumlnniskor och verktyg paring en saumlker plats

Anslut din organisation

Yammer moumljliggoumlr smidiga kopplingar

till maumlnniskor och information som du

inte ens visste fanns i organisationen

Diskutera ideacuteer dela uppdateringar och

samla in svar fraringn medarbetare var ni

aumln aumlr

Den enkla loumlsningen foumlr moumlten och samarbete

Moumljligheten att kunna ansluta i realtid hjaumllper dig att faring saker gjorda Skype foumlr foumlretag ger dig tillgaringng till en komplett moumltesloumlsning med en plattform foumlr snabbmeddelanden ljud- och videosamtal konferenser och realtidsdelning Anvaumlnd Skype foumlr allt fraringn att faring snabba svar till att haringlla koll paring projekt

Dela webbplatser och inneharingll

SharePoint staumlrker delning och

samarbete paring intranaumltet Skapa

webbplatser och portaler som

engagerar maumlnniskor kopplar ihop dem

med expertkunskaper inneharingll insikter

och kollektiva kunskaper

Scenarier De sex grundscenarierna

Skapa effektfullt inneharingll tillsammans

Office goumlr det moumljligt att arbeta

naumlstan var du aumln aumlr och snabbare

Dra nytta av att Office aumlr integrerat

med OneDrive och SharePoint foumlr

att komma aringt dela och samarbeta i

dokument

Som naringgon i [Team]

Vill jag [Beskrivning av

vad jag vill goumlra]

Med hjaumllp av[Specifik tillaumlmpning

av tekniken]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

[Framgaringngsmaringtt foumlr loumlsningar]

18

Som naringgon i saumlljledningen

Jag vill ha en enda version av

foumlrslaget som alla kan komma aringt och redigera i staumlllet foumlr

att skicka runt olika versioner med e-post till teamet

Anvaumlnda en SharePoint-webbplats som en central plats foumlr att lagra

och dela en enda version av ett foumlrsaumlljningsfoumlrslag

som mitt team kan redigera tillsammans med samtidig

redigering i Word och PowerPoint

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

mitt saumlljteam kan skapa foumlrslag enklare och daumlrfoumlr

faringr mer tid att slutfoumlra affaumlrer

Oumlvervaumlg att anvaumlnda foumlljande ramverk naumlr du boumlrjar utforma dina scenarier

Som naringgon i ett [TEAM]

Jag vill [BESKRIVNING AV VAD JAG VILL GOumlRA]

Med hjaumllp av [SPECIFIK TILLAumlMPNING AV TEKNIKEN]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr [FRAMGAringNGSMAringTT FOumlR LOumlSNINGEN]

Vet du inte hur du ska komma igaringng

Scenarier Vet du inte hur du ska komma igaringng

tt

Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn Som en del av communityn foumlr att fraumlmja utrullning i Microsofts tekniska community kan du prata med tusentals andra

Microsoft-kunder och laumlra dig vilka scenarier som har fungerat foumlr dem

Vad vinner jag paring det haumlr

Projektuppdateringar

Faring kontakt med teknikavdelningen

Samarbeta med kollegor

Boumlrja diskutera med kolleger i dag ndash garing med i communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Bygg upp relationer

Fler anvaumlndarresurser

Utnyttja varandras erfarenheter

19

Sida foumlr communityn foumlr att fraumlmja utrullning

Stoumldja diskussioner och delning av beproumlvade metoder

Se de senaste diskussionerna

Se vad communityn pratar om

Delta i diskussionerna

Fokuserade diskussioner om specifika aumlmnen foumlr communityn

Meddelanden foumlr att fraumlmja utrullning

Se de senaste meddelandena

CommunitySe vilka som aumlr med i communityn

Scenarier Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn

20

Prioritera dina scenarierEftersom Microsoft 365 kan ha en positiv effekt paring hela ditt

foumlretag aumlr det viktigt att du prioriterar bland alla dina scenarier

foumlr att saumlkerstaumllla att du vet vad du ska boumlrja fokusera paring

Taumlnk paring att de scenarier du identifierar och prioriterar

nu hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

under lanseringen Gloumlm daumlrfoumlr inte att ta ytterligare

en titt paring scenarierna under arbetet med att skapa din

kommunikationsplan

Scenarier Prioritera dina scenarier

Laringg

Medel

Houmlg

Paringve

rkan

Svaringrighet

Laringg Medel Houmlg

Samarbeta med kolleger via en chattcentrerad arbetsyta

Ersaumltt traditionella telefonsystem med Cloud PBX

Staumlrk och engagera personalen med hjaumllp av ett socialt naumltverk

Genomfoumlr utbildningar foumlr personal oumlver hela vaumlrlden

Utnyttja vaumlrdbaserad e-post foumlr att laringta personalen arbeta smartare var den aumln befinner sig

Ge nyanstaumlllda stoumld foumlr snabbare uppstart

Implementera saumlker enkel inloggning med Azure Active Directory

Distribuera klassificering och skydd av data med Azure Information Protection

21

Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

Studera diagrammet nedan och placera dina scenarier i

diagrammet enligt den foumlrvaumlntade nivaringn av paringverkan paring

organisationen och hur svaringr den blir att uppnaring Haumlr kan du se

vilka scenarier som snabbast ger mest effekt samt identifiera

svaringrare projekt som kan vara viktiga men kraumlver mer planering

Tips och trick

Det aumlr bra att taumlnka paring vad som kommer att ge den stoumlrsta nyttan till dina medarbetare foumlrst En del av de saker du funderar

paring att goumlra direkt (exempelvis e-postmigrering) kanske inte ger en omedelbart synlig nytta Det kan vara baumlttre att fokusera

paring snabbare och mer synliga foumlrbaumlttringar foumlrst (till exempel genom att ge alla tillgaringng till snabbmeddelanden)

Scenarier Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

22

Definiera framgaringngs- kriterierNaumlr du utvecklar dina idealscenarier aumlr det viktigt att ta

fram en formell uppsaumlttning framgaringngskriterier foumlr att maumlta

vilken paringverkan utrullningen av Microsoft 365 har Du maringste

bestaumlmma vad som ska maumltas och hur du ska samla in saringvaumll

kvantitativa som kvalitativa data Anvaumlnd foumlljande steg foumlr att

definiera dina framgaringngskriterier

Identifiera foumlretagets KPIer (Key Performance Indicators)

som kan foumlrbaumlttras om din organisation infoumlr olika

scenarier (till exempel minskade kostnader oumlkad

kundnoumljdhet oumlkat engagemang fraringn anstaumlllda minskad

tid foumlr att behandla en order)

Utvaumlrdera var du befinner dig innan du implementerar

Microsoft 365 Definiera dina KPI-prestandamaringtt

och faststaumlll en startpunkt foumlr anvaumlndarnas aktuella

kunskaper om Microsoft 365

Vaumllj kriterier som hjaumllper dig framhaumlva den

paringverkan Microsoft 365 har paring din organisation foumlr

ledningsgruppen

Scenarier Definiera framgaringngskriterier

Mall foumlr slutanvaumlndarundersoumlkning

Anvaumlnd undersoumlkningsmallen foumlr att maumlta noumljdhet och framsteg jaumlmfoumlrt med ditt prestandamaringtt

httpakamsusersurveys

Tips och trick

Anvaumlnd guiden foumlr maumltning av framgaringng foumlr att utvaumlrdera hur effektiv din lansering av Microsoft 365 har varit och samla in information om framgaringngarna

httpakamsmeasuringsuccess

23

Anvaumlnd SMART- konceptet som hjaumllp

Naumlr du definierar framgaringngskriterier anvaumlnder du SMART-

konceptet foumlr att staumllla upp maringl som ger en houmlg grad av paringverkan

Klara och entydiga ndash besvarar fraringgorna

rdquoVad varfoumlr vem och varrdquo

Specifika

Konkreta ndash visar framstegen tydligt

Maumltbara

Realistiska ndash inte extrema

Acceptabla

Goumlr skillnad foumlr intressenterna

Relevanta

Har ett specifikt maringldatum ndash besvarar fraringgan

rdquoNaumlrrdquo

Tidssatta

Scenarier Anvaumlnd SMART-konceptet som hjaumllp

Framgaringngskriterier Metodkaumllla Maringtt Exempel paring maringl

Oumlkad anvaumlndningEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till anvaumlndarnas acceptans av tekniken

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretag

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utrullningen visar en oumlkning av acceptansen med 10 per maringnad

Utbildningens effektivitetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till utbildningens effektivitet

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback Efterlevnadsutbildning online

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretagNoumljdhet bland anstaumllldaAndelen slutfoumlrda utbildningar

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utbildning visar oumlkad utrullning per maringnadNettoresultatet foumlr anvaumlndarnoumljdhet bland anstaumlllda aumlr oumlver 130 baserat paring den avslutande utbildningsenkaumltenHundraprocentig utbildningsnivaring foumlr efterlevnad avseende foumlretagssaumlkerhet

Minskade driftkostnaderOumlkad acceptans aumlr kopplad till minskad anvaumlndning av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare samt minskade restider och resurstilldelning

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporterEkonomi-bokfoumlringsrapporterSupportavdelningsrapporterRapporter foumlr rese-telefonkostnaderPrestationsmaringtt

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningLjudkonferenser ndash fakturering och anvaumlndningRese-telefonkostnaderSupportsamtal

Efter utrullningen boumlr anvaumlndandet av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare minska med 10 per maringnad

Foumlrbaumlttrad saumlkerhetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till en foumlrbaumlttrad saumlkerhet och efterlevnad

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Aringtkomlighetaringterstaumlllningsmoumljligheter foumlr slutanvaumlndare

Noumljdhet bland anstaumlllda Supportsamtal

Jaumlmfoumlrelse av anvaumlndarnoumljdhet foumlre och efter Minskat antal supportsamtal och minskad tidsaringtgaringng foumlr dataaringterstaumlllning

Oumlkad produktivitetOumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till snabbare kommunikation och beslutsfattande samt kortare tid foumlr att utfoumlra uppgifter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Anvaumlndning av dataklassificering

Tidsaringtgaringng foumlr att slutfoumlra projekt

Antal etiketterade dokument

Tidsaringtgaringngen foumlr att slutfoumlra kundorder minskar med 15 inom 6 maringnader

Foumlrbaumlttrat samarbeteUtoumlkad kommunikation mellan team och platser

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumllldaSparad tid

Team som arbetar paring flera platser rapporterar en baumlttre kontakt med andra teammedlemmar inom tre maringnader efter utrullningen av Skype foumlr foumlretag

Oumlkad noumljdhet bland anstaumllldaFlexibla arbetsvillkor ger oumlkad noumljdhet bland anstaumlllda i form av oumlkat engagemang minskad stress och baumlttre balans mellan arbete och fritid

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumlllda Noumljdheten bland de anstaumlllda oumlkar med 15 inom 6 maringnader

24

Exempel paring framgaringngskriterier

Foumlljande exempel kan hjaumllpa dig utveckla dina framgaringngskriterier

Scenarier Exempel paring framgaringngskriterier

Skype foumlr foumlretag-klienter som anvaumlndsRapport oumlver aktiva anvaumlndare

Aktivitet foumlr Office 365-grupper Inneharingllspaket foumlr utrullning av Office 365

httpsakamso365adoptioncontentpack

25

Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

Administrationsportalen foumlr Office 365 inneharingller rapporter som indikerar aktuella nivaringer foumlr anvaumlndarengagemang vid olika arbetsbelastningar

Notera anvaumlndningen innan lanseringen paringboumlrjas foumlr att kunna bedoumlma effektiviteten hos dina utrullningsaktiviteter

Referera till dessa rapporter foumlr att goumlra jaumlmfoumlrelser med dina framgaringngskriterier och identifiera omraringden daumlr utrullningen kan foumlrbaumlttras

Scenarier Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

26

Kundreferenser aumlr ofta lika vaumlrdefulla som kvantitativa maumltningar

naumlr du visar tidigare framgaringngar med Microsoft 365 Under

hela utrullningen kan du laringta medlemmarna och experterna

i projektteamet hitta exempel som visar paring samarbete och

teamwork mellan olika funktioner och dela dessa via Yammer

Naumlr du delar en beraumlttelse om dina erfarenheter av Microsoft 365

boumlr du ta med foumlljande information

Beraumlttelser om affaumlrsvaumlrde kan enkelt delas internt via en

Microsoft 365-kundreferensgrupp i ditt Yammer-naumltverk Du

kan aumlven dela kundreferenser externt med den stoumlrre Microsoft

365-communityn via communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Tips och trick

Ha kul Det kan vara intressant och engagerande att anordna en taumlvling och generera positiv staumlmning kring Microsoft 365

Foumlrsoumlk bygga upp en grupp med fans

Tid Beraumlttelsen boumlr inledas med en tidsangivelse saring att

maringlgruppen vet naumlr det haumlnde

Personer Beraumlttelsen boumlr inneharinglla namn saring att

maringlgruppen vet vilka som var inblandade

Haumlndelser Beraumlttelsen ska aringterge de haumlndelser som

intraumlffade

Visualisering Maringlgruppen ska kunna se framfoumlr sig vad

som haumlnde

Dela framgaringngen

Scenarier Dela framgaringngen

27

Checklista foumlr scenarier

Identifiera scenarier foumlr att foumlrsaumlkra dig om att ditt

foumlretag inser det fulla vaumlrdet hos Microsoft 365

Anvaumlnd de sex grundscenarierna som en guide foumlr att

definiera scenarier foumlr din verksamhet

Prioritera dina scenarier foumlr att foumlrstaring vad du boumlr

fokusera paring foumlrst

Definiera dina framgaringngskriterier foumlr att maumlta effekten av

utrullningen av Microsoft 365

Laumlr dig anvaumlnda analysfunktionerna i Office 365 foumlr att

oumlvervaka utrullningen

Uppmuntra teamet att samla in framgaringngshistorier

under utrullningen

Checklista foumlr scenarier

28

MedvetenhetDet aumlr viktigt att planera foumlr kommunikationen innan under och efter utrullningen av Microsoft 365 foumlr att haringlla organisationen engagerad

Skapa medvetenhet via en blandning av e-post affischer taumlvlingar och evenemang som har anpassats till foumlretagets kultur Medvetenheten i organisationen hjaumllper till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring baringde kort och laringng sikt hos anvaumlndarna

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad boumlr finnas med i min kommunikationsplan foumlr Microsoft 365

bull Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan

bull Hur fraumlmjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en laringngsiktig acceptans av Microsoft 365

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 4: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

4

Att uppnaring framgaringng med Microsoft 365 innebaumlr att alla i din organisation faringr hjaumllp att uppnaring mer med sitt arbete

Innan du boumlrjar distribuera Microsoft 365 boumlr du ta ett steg tillbaka och fundera oumlver varfoumlr din organisation skaffade

det fraringn boumlrjan Berodde det paring tekniska krav att det var en del av IT-uppgraderingscykeln eller upptaumlckte du

saumlrskilda behov inom verksamheten

Fraumlmjandet av utrullningen bygger paring en foumlrstaringelse foumlr ditt foumlretags utmaningar och hanteringen av dessa med

Microsoft 365-loumlsningar Det handlar om att saumlkerstaumllla att maumlnniskor i hela din organisation foumlrstaringr foumlrdelarna och

tar till sig de loumlsningar du tillhandaharingller Maumlnniskor har en naturlig motvilja mot foumlraumlndringar saring det aumlr viktigt att

foumlrdelarna aumlr kaumlnda

Vi paring Microsoft vill att du ska faring ut maximalt av din investering i Microsoft 365 och vi vet att planering aumlr nyckeln till

att uppnaring detta Den haumlr utrullningsguiden foumlr slutanvaumlndare har som syfte att bistaring dig under utrullningsprocessen

Tidigare kunderfarenheter har visat att en fokusering paring foumlljande fyra framgaringngsfaktorer utgoumlr grunden foumlr en

framgaringngsrik utrullning av Microsoft 365 Intressenter scenarier medvetenhet och utbildning

Laumls mer om de kritiska framgaringngsfaktorer som paringverkar utrullningen av Microsoft 365

httpsakamssuccessfactors

Intressenter

Rekrytera sponsorer i ledningen

Staumlrk foumlretagets experter

Scenarier

Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Medvetenhet

Implementera kommunikationskampanjer

Genomfoumlr lanseringsevenemang

Utbildning

Utbilda slutanvaumlndare

Foumlrbered supportavdelningen

UTBILDA OCH FOumlRSTAumlRK

Framgaringngsfaktorer foumlr utrullning av Microsoft 365 till slutanvaumlndare

Garing med i communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

5

IntressenterDen foumlrsta regeln foumlr framgaringngsrik

utrullning av aumlr Microsoft 365 att skapa

ett dynamiskt team bestaringende av viktiga

intressenter och raumltt personer foumlr att driva

och genomfoumlra foumlraumlndringar hos andra

Det haumlr avsnittet garingr igenom de olika

rollernas funktioner under utrullningen

och vilka viktiga intressenter du boumlr

fokusera paring

Du faringr aumlven laumlra dig hur du vaumlljer

raumltt personer i din organisation foumlr

rollerna som sponsorer i ledningen

framgaringngsaumlgare och experter samt hur du

anvaumlnder ett expertprogram foumlr att staumlrka

dina experter

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad aumlr sponsorer i ledningen framgaringngsaumlgare och experter och varfoumlr aumlr de viktiga

bull Vilka aumlr de viktigaste egenskaperna hos sponsorer i ledningen

bull Vad aumlr ett expertprogram och hur anvaumlnder jag det foumlr att staumlrka mina experter

Roll Ansvarsomraringden Avdelning

Sponsrande houmlg chef Foumlrmedla den oumlvergripande visionen och foumlrdelarna med Microsoft 365 till hela foumlretaget Verkstaumlllande ledning

Framgaringngsaumlgare Saumlkerstaumlll att affaumlrsmaringlen har foumlrverkligats foumlr en Microsoft 365-utrullning Samtliga avdelningar

Experter Tala positivt om Microsoft 365 och bemoumlt invaumlndningar fraringn slutanvaumlndare Samtliga avdelningar (personal)

Projektledare Oumlvervaka hela lanseringen och utrullningsprocessen foumlr Microsoft 365 Projektledning

Utbildningschef Hantera utbildningsprogrammet ocheller resurser foumlr din Microsoft 365-utrullning IT ocheller HR

Avdelningschefer Identifiera hur specifika avdelningar kommer att anvaumlnda Microsoft 365 och uppmuntra engagemang Samtliga avdelningar (ledning)

IT-expert Ansvara foumlr alla tekniska aspekter av utrullningen IT

HR-chef Integrera Microsoft 365 i HR-processer och hantera HR-inneharingll i Microsoft 365 HR (ledningen)

Kommunikationschef Hantera foumlretagsomfattande kommunikation om Microsoft 365 IT ocheller foumlretagskommunikation

Communitychef Hantera dagliga aktiviteter i Yammer-naumltverket ge vaumlgledning och tillhandaharinglla beproumlvade metoder

IT ocheller foumlretagskommunikation

Ansvarig foumlr SharePoint-webbplats

Hjaumllpa till med administrationen av foumlretagets strategi foumlr SharePoint-webbplatser fungera som en laumlnk mellan verksamheten och IT-avdelningen

IT-avdelningen ocheller personalen

Vikt

iga

rolle

r

Intressenternas roller

En framgaringngsrik utrullningsstrategi boumlrjar med ett team

bestaringende av haumlngivna personer som representerar ett

tvaumlrsnitt av organisationen Anvaumlnd tabellen nedan foumlr att faring

en oumlverblick oumlver de olika intressenterna samt deras roller och

ansvarsomraringden i en framgaringngsrik utrullning av Microsoft 365

De viktigaste intressentrollerna att fokusera paring aumlr sponsorer i

ledningen framgaringngsaumlgare och experter

6Intressenter Intressenternas roller

Varning

Kom iharingg att de haumlr rollerna endast aumlr riktlinjer Beroende paring din organisations storlek och sammansaumlttning aumlr det moumljligt att

vissa av de haumlr rollerna oumlverlappar varandra eller inte behoumlvs

Laumls mer om de viktiga rollerna vad som kraumlvs av ditt team och varfoumlr de behoumlvs

httpakamsstakeholders

7

Rekrytera sponsorer i ledningen

Sponsorer i ledningen aumlr viktiga ledare i organisationen och deras deltagande aumlr noumldvaumlndigt foumlr att oumlka personalens acceptans av ny teknik De har den stoumlrsta paringverkan paring foumlretagskulturen och kan aktivt kommunicera vaumlrdet och foumlrdelarna med den nya tekniken och arbetssaumlttet i hela organisationen De kan aumlven skapa avgoumlrande foumlrstaringelse foumlr foumlretagets viktigaste affaumlrsmaringl och de gemensamma utmaningar som maringste oumlvervinnas ndash och det aumlr haumlr som Microsoft 365 kommer in

Sponsorer i ledningen anger de oumlvergripande affaumlrsmaringlen

Tips och trick

Naumlr du identifierar sponsorer boumlr du aumlven oumlvervaumlga att ta med viktiga intressenter fraringn de olika delar av

verksamheten som paringverkas av foumlraumlndringen

Juli 2017 McKinsey Quarterly wwwmckinseycom

Copyrightcopy 2017 McKinsey amp Company Med ensamraumltt

Aringterges med tillstaringnd

Forskning visar att omvandlingsprojekt blir mer framgaringngsrika om det finns en synlig sponsor i ledningen Oumlver 85 av de svarande uppgav att om VD var ganska synlig eller vaumlldigt synlig saring blev omvandlingsprojektet antingen mycket framgaringngsrikt eller extremt framgaringngsrikt

Sponsorer i ledningen boumlr

Hjaumllpa projektteamet identifiera

och prioritera de scenarier som ska

anvaumlndas

Spela en aktiv roll och kommunicera

till organisationens oumlvriga ledare hur

organisationen planerar att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att uppnaring sina

affaumlrsmaringl

Delta aktivt och anvaumlnda Microsoft 365-funktioner

foumlr att driva paring utrullningen hos slutanvaumlndarna och

foumlrstaumlrka oumlnskade beteenden

Mer information om hur en sponsor i ledningen kan

bidra till en framgaringngsrik utrullning av ditt Microsoft

365-projekt finns i httpsakamsexecsponsor

Intressenter Rekrytera sponsorer i ledningen

8

Saumlkerstaumlll att sponsorerna i ledningen foumlrstaringr grunderna

D elta aktivt och synligt

B ilda en koalition med oumlvriga chefskolleger

K ommunicera direkt med de anstaumlllda

Copyright Proscireg Med ensamraumltt

Intressenter Foumlrstaring grunderna

9

Vaumllj din framgaringngsaumlgareAtt vaumllja en framgaringngsaumlgare i din organisation aumlr viktigt foumlr

att saumlkerstaumllla att de uppstaumlllda affaumlrsmaringlen foumlr Microsoft 365

foumlrverkligas De ansvarar foumlr att medarbetarna anvaumlnder

tjaumlnsten och har nytta av den

En framgaringngsaumlgare ska

Saumlkerstaumllla att medarbetare anvaumlnder och har nytta av Microsoft 365

Hjaumllpa till att saumlkerstaumllla att raumltt intressenter aumlr

inblandade

Oumlversaumltta de affaumlrsmaringl din organisation har staumlllt upp foumlr Microsoft 365 till Microsoft 365-scenarier

Saumlkerstaumllla att kommunikation och utbildning implementeras framgaringngsrikt

Intressenter Vaumllj din framgaringngsaumlgare

10

Staumlrk foumlretagets experter Microsoft 365-experter i din organisation aumlr en annan viktig

intressentgrupp att skapa och dra nytta av foumlr att driva

Microsoft 365-utrullningen

Det aumlr en utmaning att faring acceptans fraringn samtliga anvaumlndare

i en organisation Experter kan hjaumllpa till att hantera den haumlr

utmaningen och spelar en viktig roll De aumlr kunniga instaumlllda

paring att sprida sina expertkunskaper och beredda att ge kolleger

coachning och hjaumllp De hjaumllper till att oumlversaumltta Microsoft 365

till verkligheten paring sina avdelningar eller i sina team

Experter ska

Skapa ditt eget expertprogram

Foumlljande guide ger dig tillgaringng till fler resurser och mer material som hjaumllper dig skapa dina egna Microsoft 365-experter

httpsakamsoffice365champions

Sprida kunskap om nyttan med Microsoft 365 bland

teamen

Foumlrklara foumlrdelarna foumlr medlemmarna i sina team

Skapa medvetenhet om Microsoft 365 via informella

kommunikationskanaler

Hjaumllpa till att vaumllkomna nya anvaumlndare ge vaumlgledning

och dela med sig av beproumlvade metoder

Ge feedback till projektteamet gaumlllande anvaumlndarnas

engagemang och acceptans

Intressenter Staumlrk foumlretagets experter

11

Skapa ett expertprogramExperter aumlr passionerade vill gaumlrna sprida budskapet och

hjaumllpa sina kolleger att laumlra sig mer effektiva loumlsningar De

bidrar till att minska belastningen paring resurserna i projektteamet

och driver paring engagemanget i communityn

De skapar understroumlmmar och entusiasm som oumlkar

acceptansen foumlr baumlttre saumltt att arbeta paring

De bygger upp inflytande i sina team

De infoumlr nya arbetssaumltt i teamen

De identifierar affaumlrsutmaningar och moumljliga loumlsningar

De ger feedback till projektteam och sponsorer

Jag aumlr superanvaumlndaren Jag foumlrsoumlker haringlla igaringng allt saring att andra ocksaring goumlr det Det handlar om att dela ideacuteer

ndash Paul

Det gaumlller att hitta personer som aumlr motiverade Jag ser det som en moumljlighet En del av mitt jobb aumlr att uppmuntra communityn och fraumlmja kunskapsdelning

ndash Darren

Varfoumlr aumlr experter viktiga

Intressenter Skapa ett expertprogram

Vi har kontakt med en utrullningsexpert per affaumlrsenhet som varje vecka skickar ut e-postmeddelanden om Office 365 Varje Office 365-verktyg har basfoumlrmaringner och genom att ta med anvaumlndarna paring en smidig resa genom dessa kan vi framharinglla nyttan i var och en av dem

ndash Nick Lamshed Change Manager Qantas

12

Skapa en expertcommunity

Hitta entusiastiska experter som kan avsaumltta tid och

arbete

Skapa en Yammer-grupp daumlr experter kan dela

uppdateringar och framgaringngar

Ge enklare utbildning i de grundlaumlggande delarna av

Microsoft 365

Tillhandaharingll material som kan stoumltta deras arbete med

team och individer till exempel informella moumlten

Ha regelbundna diskussioner med experterna om vad

som fungerar och inte fungerar

Skapa ett program foumlr att engagera och erkaumlnna deras

arbete till exempel genom priviligierad tillgaringng till

relevanta evenemang eller talarengagemang

Informera personalen om experternas roll och var de

kan narings Taumlnk paring att de inte tillhoumlr IT-supporten utan aumlr

representanter foumlr foumlretaget

Tips och trick

Se till att expertprogrammet blir ett maringste i din utrullningsplan Vi har upptaumlckt att det vanligaste och mest effektiva

saumlttet foumlr maumlnniskor att laumlra sig saker aumlr via kollegorna Identifiera och kontakta de naturliga ledarna eller pedagogerna i

organisationen och utnyttja dem som en bas foumlr att utveckla din community

httpakamschampionsguide

Intressenter Skapa en expertcommunity

13

Laumlr dig mer om de olika rollerna och ansvarsomraringdena

i din organisation och hur de bidrar till en framgaringngsrik

lansering av Microsoft 365

Faring foumlrstaringelse foumlr vad som skapar en framgaringngsrik

sponsor i ledningen

Skapa ett expertprogram

Starta upp ditt projektteam och faring medlemmarna

intresserade av att hjaumllpa sina kolleger bli mer

produktiva med Microsoft 365

Checklista foumlr intressenter

Checklista foumlr intressenter

14

ScenarierArbetet med att identifiera och definiera

dina scenarier aumlr ett viktigt steg foumlr att

saumlkerstaumllla att din organisation faringr en

smidig utrullning och maximal utdelning paring

investeringen i Microsoft 365 Scenarierna

behandlar de saumltt paring vilka dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 foumlr att hantera

affaumlrsutmaningar eller uppnaring definierade maringl

Anvaumlndningen av tydliga scenarier och

framgaringngskriterier ger moumljlighet att effektivt

maumlta prestationer och uppnaring konkreta

resultat efter lanseringen Scenarierna ger

teamen foumlrstaringelse hur Microsoft 365 kan

hjaumllpa dem att upparing mer i sitt dagliga

arbete genom att placera produkterna i ett

sammanhang och visa medarbetarna naumlr och

hur de ska anvaumlndas

EN KORT OumlVERSIKT

bull Hur identifierar och prioriterar jag scenarier

bull Hur definierar jag mina framgaringngskriterier foumlr att kunna maumlta konkreta resultat

bull Hur oumlvervakar jag utrullningen i min organisation

15

Identifiera scenarier

Naumlr du identifierar de baumlsta scenarierna boumlr du involvera

de personer som ska leda och stoumldja foumlraumlndringen i hela

organisationen Du boumlr anordna naringgra workshoppar foumlr

inbjudna avdelningschefer projektledare IT-personal och

andra intressenter som kan hjaumllpa till att brainstorma om hur

Microsoft 365 kan anvaumlndas i din organisation Foumlljande fraringgor

aumlr utmaumlrkta startpunkter foumlr att identifiera dina scenarier

Vilka utmaningar finns naumlr det gaumlller samarbete och

kommunikation inom organisationen

Inom vilka omraringden i organisationen behoumlver

foumlrbaumlttringar goumlras

Vilka aumlr organisationens strategiska initiativ eller

aktuella omvandlingsprojekt som Microsoft 365 kan

stoumldja

Vilka saumltt att samarbeta och kommunicera kommer

laumlttare att accepteras i organisationen

Hur tar ni fram distribuerar och delar information

Scenarier Identifiera scenarier

Office 365 levererar tekniken foumlr att foumlrbaumlttra kommunikation och samarbete oumlver nationsgraumlnser Vi anvaumlnder videokonferenser presentationer och skrivbordsdelning foumlr att arbeta med varingra partner

ndash Klaus Huelsewiesche IT-ansvarig foumlr FoU Laundry och Home Care paring Henkel

16

Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

Vi har sammanstaumlllt ett flertal scenarier i varingrt produktivitetsbibliotek foumlr att hjaumllpa dig upptaumlcka saumltt att anvaumlnda Microsoft

365 som kan vara betydelsefulla foumlr din organisation

httpakamsproductivitylibrary

Scenarier Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

17

Anvaumlnd varingra sex grundlaumlggande scenarier foumlr att hjaumllpa

Microsoft 365-anvaumlndarna komma igaringng Scenarierna

behandlar den typ av arbetsuppgifter som foumlretagets

personal behoumlver utfoumlra varje dag Haumlr ingaringr uppgifter fraringn

kommunikation via e-post och kalendrar via lagring och

delning av filer till virtuella moumlten och samarbete i realtid

Laumls mer om de sex olika grundscenarierna nedan

De sex grundscenarierna

Arbeta i e-post ensam eller i grupp

Microsoft Exchange Online utgoumlr din

ryggrad foumlr e-post och kalender och

hjaumllper dig att samarbeta i den bekanta

Outlook-miljoumln Exchange Online

hjaumllper dig att faring mer gjort och arbeta

mer effektivt med enhetliga och rika

Outlook-upplevelser paring alla typer av

enheter

Tillhandaharingll en chattbaserad arbetsyta

Microsoft Teams sammanstaumlller information som grupper behoumlver foumlr att kunna arbeta effektivt och prestera maximalt Den mobilvaumlnliga chattbaserade arbetsytan kombinerar chatt dokument maumlnniskor och verktyg paring en saumlker plats

Anslut din organisation

Yammer moumljliggoumlr smidiga kopplingar

till maumlnniskor och information som du

inte ens visste fanns i organisationen

Diskutera ideacuteer dela uppdateringar och

samla in svar fraringn medarbetare var ni

aumln aumlr

Den enkla loumlsningen foumlr moumlten och samarbete

Moumljligheten att kunna ansluta i realtid hjaumllper dig att faring saker gjorda Skype foumlr foumlretag ger dig tillgaringng till en komplett moumltesloumlsning med en plattform foumlr snabbmeddelanden ljud- och videosamtal konferenser och realtidsdelning Anvaumlnd Skype foumlr allt fraringn att faring snabba svar till att haringlla koll paring projekt

Dela webbplatser och inneharingll

SharePoint staumlrker delning och

samarbete paring intranaumltet Skapa

webbplatser och portaler som

engagerar maumlnniskor kopplar ihop dem

med expertkunskaper inneharingll insikter

och kollektiva kunskaper

Scenarier De sex grundscenarierna

Skapa effektfullt inneharingll tillsammans

Office goumlr det moumljligt att arbeta

naumlstan var du aumln aumlr och snabbare

Dra nytta av att Office aumlr integrerat

med OneDrive och SharePoint foumlr

att komma aringt dela och samarbeta i

dokument

Som naringgon i [Team]

Vill jag [Beskrivning av

vad jag vill goumlra]

Med hjaumllp av[Specifik tillaumlmpning

av tekniken]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

[Framgaringngsmaringtt foumlr loumlsningar]

18

Som naringgon i saumlljledningen

Jag vill ha en enda version av

foumlrslaget som alla kan komma aringt och redigera i staumlllet foumlr

att skicka runt olika versioner med e-post till teamet

Anvaumlnda en SharePoint-webbplats som en central plats foumlr att lagra

och dela en enda version av ett foumlrsaumlljningsfoumlrslag

som mitt team kan redigera tillsammans med samtidig

redigering i Word och PowerPoint

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

mitt saumlljteam kan skapa foumlrslag enklare och daumlrfoumlr

faringr mer tid att slutfoumlra affaumlrer

Oumlvervaumlg att anvaumlnda foumlljande ramverk naumlr du boumlrjar utforma dina scenarier

Som naringgon i ett [TEAM]

Jag vill [BESKRIVNING AV VAD JAG VILL GOumlRA]

Med hjaumllp av [SPECIFIK TILLAumlMPNING AV TEKNIKEN]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr [FRAMGAringNGSMAringTT FOumlR LOumlSNINGEN]

Vet du inte hur du ska komma igaringng

Scenarier Vet du inte hur du ska komma igaringng

tt

Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn Som en del av communityn foumlr att fraumlmja utrullning i Microsofts tekniska community kan du prata med tusentals andra

Microsoft-kunder och laumlra dig vilka scenarier som har fungerat foumlr dem

Vad vinner jag paring det haumlr

Projektuppdateringar

Faring kontakt med teknikavdelningen

Samarbeta med kollegor

Boumlrja diskutera med kolleger i dag ndash garing med i communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Bygg upp relationer

Fler anvaumlndarresurser

Utnyttja varandras erfarenheter

19

Sida foumlr communityn foumlr att fraumlmja utrullning

Stoumldja diskussioner och delning av beproumlvade metoder

Se de senaste diskussionerna

Se vad communityn pratar om

Delta i diskussionerna

Fokuserade diskussioner om specifika aumlmnen foumlr communityn

Meddelanden foumlr att fraumlmja utrullning

Se de senaste meddelandena

CommunitySe vilka som aumlr med i communityn

Scenarier Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn

20

Prioritera dina scenarierEftersom Microsoft 365 kan ha en positiv effekt paring hela ditt

foumlretag aumlr det viktigt att du prioriterar bland alla dina scenarier

foumlr att saumlkerstaumllla att du vet vad du ska boumlrja fokusera paring

Taumlnk paring att de scenarier du identifierar och prioriterar

nu hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

under lanseringen Gloumlm daumlrfoumlr inte att ta ytterligare

en titt paring scenarierna under arbetet med att skapa din

kommunikationsplan

Scenarier Prioritera dina scenarier

Laringg

Medel

Houmlg

Paringve

rkan

Svaringrighet

Laringg Medel Houmlg

Samarbeta med kolleger via en chattcentrerad arbetsyta

Ersaumltt traditionella telefonsystem med Cloud PBX

Staumlrk och engagera personalen med hjaumllp av ett socialt naumltverk

Genomfoumlr utbildningar foumlr personal oumlver hela vaumlrlden

Utnyttja vaumlrdbaserad e-post foumlr att laringta personalen arbeta smartare var den aumln befinner sig

Ge nyanstaumlllda stoumld foumlr snabbare uppstart

Implementera saumlker enkel inloggning med Azure Active Directory

Distribuera klassificering och skydd av data med Azure Information Protection

21

Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

Studera diagrammet nedan och placera dina scenarier i

diagrammet enligt den foumlrvaumlntade nivaringn av paringverkan paring

organisationen och hur svaringr den blir att uppnaring Haumlr kan du se

vilka scenarier som snabbast ger mest effekt samt identifiera

svaringrare projekt som kan vara viktiga men kraumlver mer planering

Tips och trick

Det aumlr bra att taumlnka paring vad som kommer att ge den stoumlrsta nyttan till dina medarbetare foumlrst En del av de saker du funderar

paring att goumlra direkt (exempelvis e-postmigrering) kanske inte ger en omedelbart synlig nytta Det kan vara baumlttre att fokusera

paring snabbare och mer synliga foumlrbaumlttringar foumlrst (till exempel genom att ge alla tillgaringng till snabbmeddelanden)

Scenarier Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

22

Definiera framgaringngs- kriterierNaumlr du utvecklar dina idealscenarier aumlr det viktigt att ta

fram en formell uppsaumlttning framgaringngskriterier foumlr att maumlta

vilken paringverkan utrullningen av Microsoft 365 har Du maringste

bestaumlmma vad som ska maumltas och hur du ska samla in saringvaumll

kvantitativa som kvalitativa data Anvaumlnd foumlljande steg foumlr att

definiera dina framgaringngskriterier

Identifiera foumlretagets KPIer (Key Performance Indicators)

som kan foumlrbaumlttras om din organisation infoumlr olika

scenarier (till exempel minskade kostnader oumlkad

kundnoumljdhet oumlkat engagemang fraringn anstaumlllda minskad

tid foumlr att behandla en order)

Utvaumlrdera var du befinner dig innan du implementerar

Microsoft 365 Definiera dina KPI-prestandamaringtt

och faststaumlll en startpunkt foumlr anvaumlndarnas aktuella

kunskaper om Microsoft 365

Vaumllj kriterier som hjaumllper dig framhaumlva den

paringverkan Microsoft 365 har paring din organisation foumlr

ledningsgruppen

Scenarier Definiera framgaringngskriterier

Mall foumlr slutanvaumlndarundersoumlkning

Anvaumlnd undersoumlkningsmallen foumlr att maumlta noumljdhet och framsteg jaumlmfoumlrt med ditt prestandamaringtt

httpakamsusersurveys

Tips och trick

Anvaumlnd guiden foumlr maumltning av framgaringng foumlr att utvaumlrdera hur effektiv din lansering av Microsoft 365 har varit och samla in information om framgaringngarna

httpakamsmeasuringsuccess

23

Anvaumlnd SMART- konceptet som hjaumllp

Naumlr du definierar framgaringngskriterier anvaumlnder du SMART-

konceptet foumlr att staumllla upp maringl som ger en houmlg grad av paringverkan

Klara och entydiga ndash besvarar fraringgorna

rdquoVad varfoumlr vem och varrdquo

Specifika

Konkreta ndash visar framstegen tydligt

Maumltbara

Realistiska ndash inte extrema

Acceptabla

Goumlr skillnad foumlr intressenterna

Relevanta

Har ett specifikt maringldatum ndash besvarar fraringgan

rdquoNaumlrrdquo

Tidssatta

Scenarier Anvaumlnd SMART-konceptet som hjaumllp

Framgaringngskriterier Metodkaumllla Maringtt Exempel paring maringl

Oumlkad anvaumlndningEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till anvaumlndarnas acceptans av tekniken

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretag

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utrullningen visar en oumlkning av acceptansen med 10 per maringnad

Utbildningens effektivitetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till utbildningens effektivitet

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback Efterlevnadsutbildning online

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretagNoumljdhet bland anstaumllldaAndelen slutfoumlrda utbildningar

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utbildning visar oumlkad utrullning per maringnadNettoresultatet foumlr anvaumlndarnoumljdhet bland anstaumlllda aumlr oumlver 130 baserat paring den avslutande utbildningsenkaumltenHundraprocentig utbildningsnivaring foumlr efterlevnad avseende foumlretagssaumlkerhet

Minskade driftkostnaderOumlkad acceptans aumlr kopplad till minskad anvaumlndning av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare samt minskade restider och resurstilldelning

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporterEkonomi-bokfoumlringsrapporterSupportavdelningsrapporterRapporter foumlr rese-telefonkostnaderPrestationsmaringtt

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningLjudkonferenser ndash fakturering och anvaumlndningRese-telefonkostnaderSupportsamtal

Efter utrullningen boumlr anvaumlndandet av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare minska med 10 per maringnad

Foumlrbaumlttrad saumlkerhetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till en foumlrbaumlttrad saumlkerhet och efterlevnad

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Aringtkomlighetaringterstaumlllningsmoumljligheter foumlr slutanvaumlndare

Noumljdhet bland anstaumlllda Supportsamtal

Jaumlmfoumlrelse av anvaumlndarnoumljdhet foumlre och efter Minskat antal supportsamtal och minskad tidsaringtgaringng foumlr dataaringterstaumlllning

Oumlkad produktivitetOumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till snabbare kommunikation och beslutsfattande samt kortare tid foumlr att utfoumlra uppgifter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Anvaumlndning av dataklassificering

Tidsaringtgaringng foumlr att slutfoumlra projekt

Antal etiketterade dokument

Tidsaringtgaringngen foumlr att slutfoumlra kundorder minskar med 15 inom 6 maringnader

Foumlrbaumlttrat samarbeteUtoumlkad kommunikation mellan team och platser

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumllldaSparad tid

Team som arbetar paring flera platser rapporterar en baumlttre kontakt med andra teammedlemmar inom tre maringnader efter utrullningen av Skype foumlr foumlretag

Oumlkad noumljdhet bland anstaumllldaFlexibla arbetsvillkor ger oumlkad noumljdhet bland anstaumlllda i form av oumlkat engagemang minskad stress och baumlttre balans mellan arbete och fritid

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumlllda Noumljdheten bland de anstaumlllda oumlkar med 15 inom 6 maringnader

24

Exempel paring framgaringngskriterier

Foumlljande exempel kan hjaumllpa dig utveckla dina framgaringngskriterier

Scenarier Exempel paring framgaringngskriterier

Skype foumlr foumlretag-klienter som anvaumlndsRapport oumlver aktiva anvaumlndare

Aktivitet foumlr Office 365-grupper Inneharingllspaket foumlr utrullning av Office 365

httpsakamso365adoptioncontentpack

25

Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

Administrationsportalen foumlr Office 365 inneharingller rapporter som indikerar aktuella nivaringer foumlr anvaumlndarengagemang vid olika arbetsbelastningar

Notera anvaumlndningen innan lanseringen paringboumlrjas foumlr att kunna bedoumlma effektiviteten hos dina utrullningsaktiviteter

Referera till dessa rapporter foumlr att goumlra jaumlmfoumlrelser med dina framgaringngskriterier och identifiera omraringden daumlr utrullningen kan foumlrbaumlttras

Scenarier Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

26

Kundreferenser aumlr ofta lika vaumlrdefulla som kvantitativa maumltningar

naumlr du visar tidigare framgaringngar med Microsoft 365 Under

hela utrullningen kan du laringta medlemmarna och experterna

i projektteamet hitta exempel som visar paring samarbete och

teamwork mellan olika funktioner och dela dessa via Yammer

Naumlr du delar en beraumlttelse om dina erfarenheter av Microsoft 365

boumlr du ta med foumlljande information

Beraumlttelser om affaumlrsvaumlrde kan enkelt delas internt via en

Microsoft 365-kundreferensgrupp i ditt Yammer-naumltverk Du

kan aumlven dela kundreferenser externt med den stoumlrre Microsoft

365-communityn via communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Tips och trick

Ha kul Det kan vara intressant och engagerande att anordna en taumlvling och generera positiv staumlmning kring Microsoft 365

Foumlrsoumlk bygga upp en grupp med fans

Tid Beraumlttelsen boumlr inledas med en tidsangivelse saring att

maringlgruppen vet naumlr det haumlnde

Personer Beraumlttelsen boumlr inneharinglla namn saring att

maringlgruppen vet vilka som var inblandade

Haumlndelser Beraumlttelsen ska aringterge de haumlndelser som

intraumlffade

Visualisering Maringlgruppen ska kunna se framfoumlr sig vad

som haumlnde

Dela framgaringngen

Scenarier Dela framgaringngen

27

Checklista foumlr scenarier

Identifiera scenarier foumlr att foumlrsaumlkra dig om att ditt

foumlretag inser det fulla vaumlrdet hos Microsoft 365

Anvaumlnd de sex grundscenarierna som en guide foumlr att

definiera scenarier foumlr din verksamhet

Prioritera dina scenarier foumlr att foumlrstaring vad du boumlr

fokusera paring foumlrst

Definiera dina framgaringngskriterier foumlr att maumlta effekten av

utrullningen av Microsoft 365

Laumlr dig anvaumlnda analysfunktionerna i Office 365 foumlr att

oumlvervaka utrullningen

Uppmuntra teamet att samla in framgaringngshistorier

under utrullningen

Checklista foumlr scenarier

28

MedvetenhetDet aumlr viktigt att planera foumlr kommunikationen innan under och efter utrullningen av Microsoft 365 foumlr att haringlla organisationen engagerad

Skapa medvetenhet via en blandning av e-post affischer taumlvlingar och evenemang som har anpassats till foumlretagets kultur Medvetenheten i organisationen hjaumllper till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring baringde kort och laringng sikt hos anvaumlndarna

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad boumlr finnas med i min kommunikationsplan foumlr Microsoft 365

bull Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan

bull Hur fraumlmjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en laringngsiktig acceptans av Microsoft 365

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 5: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

5

IntressenterDen foumlrsta regeln foumlr framgaringngsrik

utrullning av aumlr Microsoft 365 att skapa

ett dynamiskt team bestaringende av viktiga

intressenter och raumltt personer foumlr att driva

och genomfoumlra foumlraumlndringar hos andra

Det haumlr avsnittet garingr igenom de olika

rollernas funktioner under utrullningen

och vilka viktiga intressenter du boumlr

fokusera paring

Du faringr aumlven laumlra dig hur du vaumlljer

raumltt personer i din organisation foumlr

rollerna som sponsorer i ledningen

framgaringngsaumlgare och experter samt hur du

anvaumlnder ett expertprogram foumlr att staumlrka

dina experter

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad aumlr sponsorer i ledningen framgaringngsaumlgare och experter och varfoumlr aumlr de viktiga

bull Vilka aumlr de viktigaste egenskaperna hos sponsorer i ledningen

bull Vad aumlr ett expertprogram och hur anvaumlnder jag det foumlr att staumlrka mina experter

Roll Ansvarsomraringden Avdelning

Sponsrande houmlg chef Foumlrmedla den oumlvergripande visionen och foumlrdelarna med Microsoft 365 till hela foumlretaget Verkstaumlllande ledning

Framgaringngsaumlgare Saumlkerstaumlll att affaumlrsmaringlen har foumlrverkligats foumlr en Microsoft 365-utrullning Samtliga avdelningar

Experter Tala positivt om Microsoft 365 och bemoumlt invaumlndningar fraringn slutanvaumlndare Samtliga avdelningar (personal)

Projektledare Oumlvervaka hela lanseringen och utrullningsprocessen foumlr Microsoft 365 Projektledning

Utbildningschef Hantera utbildningsprogrammet ocheller resurser foumlr din Microsoft 365-utrullning IT ocheller HR

Avdelningschefer Identifiera hur specifika avdelningar kommer att anvaumlnda Microsoft 365 och uppmuntra engagemang Samtliga avdelningar (ledning)

IT-expert Ansvara foumlr alla tekniska aspekter av utrullningen IT

HR-chef Integrera Microsoft 365 i HR-processer och hantera HR-inneharingll i Microsoft 365 HR (ledningen)

Kommunikationschef Hantera foumlretagsomfattande kommunikation om Microsoft 365 IT ocheller foumlretagskommunikation

Communitychef Hantera dagliga aktiviteter i Yammer-naumltverket ge vaumlgledning och tillhandaharinglla beproumlvade metoder

IT ocheller foumlretagskommunikation

Ansvarig foumlr SharePoint-webbplats

Hjaumllpa till med administrationen av foumlretagets strategi foumlr SharePoint-webbplatser fungera som en laumlnk mellan verksamheten och IT-avdelningen

IT-avdelningen ocheller personalen

Vikt

iga

rolle

r

Intressenternas roller

En framgaringngsrik utrullningsstrategi boumlrjar med ett team

bestaringende av haumlngivna personer som representerar ett

tvaumlrsnitt av organisationen Anvaumlnd tabellen nedan foumlr att faring

en oumlverblick oumlver de olika intressenterna samt deras roller och

ansvarsomraringden i en framgaringngsrik utrullning av Microsoft 365

De viktigaste intressentrollerna att fokusera paring aumlr sponsorer i

ledningen framgaringngsaumlgare och experter

6Intressenter Intressenternas roller

Varning

Kom iharingg att de haumlr rollerna endast aumlr riktlinjer Beroende paring din organisations storlek och sammansaumlttning aumlr det moumljligt att

vissa av de haumlr rollerna oumlverlappar varandra eller inte behoumlvs

Laumls mer om de viktiga rollerna vad som kraumlvs av ditt team och varfoumlr de behoumlvs

httpakamsstakeholders

7

Rekrytera sponsorer i ledningen

Sponsorer i ledningen aumlr viktiga ledare i organisationen och deras deltagande aumlr noumldvaumlndigt foumlr att oumlka personalens acceptans av ny teknik De har den stoumlrsta paringverkan paring foumlretagskulturen och kan aktivt kommunicera vaumlrdet och foumlrdelarna med den nya tekniken och arbetssaumlttet i hela organisationen De kan aumlven skapa avgoumlrande foumlrstaringelse foumlr foumlretagets viktigaste affaumlrsmaringl och de gemensamma utmaningar som maringste oumlvervinnas ndash och det aumlr haumlr som Microsoft 365 kommer in

Sponsorer i ledningen anger de oumlvergripande affaumlrsmaringlen

Tips och trick

Naumlr du identifierar sponsorer boumlr du aumlven oumlvervaumlga att ta med viktiga intressenter fraringn de olika delar av

verksamheten som paringverkas av foumlraumlndringen

Juli 2017 McKinsey Quarterly wwwmckinseycom

Copyrightcopy 2017 McKinsey amp Company Med ensamraumltt

Aringterges med tillstaringnd

Forskning visar att omvandlingsprojekt blir mer framgaringngsrika om det finns en synlig sponsor i ledningen Oumlver 85 av de svarande uppgav att om VD var ganska synlig eller vaumlldigt synlig saring blev omvandlingsprojektet antingen mycket framgaringngsrikt eller extremt framgaringngsrikt

Sponsorer i ledningen boumlr

Hjaumllpa projektteamet identifiera

och prioritera de scenarier som ska

anvaumlndas

Spela en aktiv roll och kommunicera

till organisationens oumlvriga ledare hur

organisationen planerar att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att uppnaring sina

affaumlrsmaringl

Delta aktivt och anvaumlnda Microsoft 365-funktioner

foumlr att driva paring utrullningen hos slutanvaumlndarna och

foumlrstaumlrka oumlnskade beteenden

Mer information om hur en sponsor i ledningen kan

bidra till en framgaringngsrik utrullning av ditt Microsoft

365-projekt finns i httpsakamsexecsponsor

Intressenter Rekrytera sponsorer i ledningen

8

Saumlkerstaumlll att sponsorerna i ledningen foumlrstaringr grunderna

D elta aktivt och synligt

B ilda en koalition med oumlvriga chefskolleger

K ommunicera direkt med de anstaumlllda

Copyright Proscireg Med ensamraumltt

Intressenter Foumlrstaring grunderna

9

Vaumllj din framgaringngsaumlgareAtt vaumllja en framgaringngsaumlgare i din organisation aumlr viktigt foumlr

att saumlkerstaumllla att de uppstaumlllda affaumlrsmaringlen foumlr Microsoft 365

foumlrverkligas De ansvarar foumlr att medarbetarna anvaumlnder

tjaumlnsten och har nytta av den

En framgaringngsaumlgare ska

Saumlkerstaumllla att medarbetare anvaumlnder och har nytta av Microsoft 365

Hjaumllpa till att saumlkerstaumllla att raumltt intressenter aumlr

inblandade

Oumlversaumltta de affaumlrsmaringl din organisation har staumlllt upp foumlr Microsoft 365 till Microsoft 365-scenarier

Saumlkerstaumllla att kommunikation och utbildning implementeras framgaringngsrikt

Intressenter Vaumllj din framgaringngsaumlgare

10

Staumlrk foumlretagets experter Microsoft 365-experter i din organisation aumlr en annan viktig

intressentgrupp att skapa och dra nytta av foumlr att driva

Microsoft 365-utrullningen

Det aumlr en utmaning att faring acceptans fraringn samtliga anvaumlndare

i en organisation Experter kan hjaumllpa till att hantera den haumlr

utmaningen och spelar en viktig roll De aumlr kunniga instaumlllda

paring att sprida sina expertkunskaper och beredda att ge kolleger

coachning och hjaumllp De hjaumllper till att oumlversaumltta Microsoft 365

till verkligheten paring sina avdelningar eller i sina team

Experter ska

Skapa ditt eget expertprogram

Foumlljande guide ger dig tillgaringng till fler resurser och mer material som hjaumllper dig skapa dina egna Microsoft 365-experter

httpsakamsoffice365champions

Sprida kunskap om nyttan med Microsoft 365 bland

teamen

Foumlrklara foumlrdelarna foumlr medlemmarna i sina team

Skapa medvetenhet om Microsoft 365 via informella

kommunikationskanaler

Hjaumllpa till att vaumllkomna nya anvaumlndare ge vaumlgledning

och dela med sig av beproumlvade metoder

Ge feedback till projektteamet gaumlllande anvaumlndarnas

engagemang och acceptans

Intressenter Staumlrk foumlretagets experter

11

Skapa ett expertprogramExperter aumlr passionerade vill gaumlrna sprida budskapet och

hjaumllpa sina kolleger att laumlra sig mer effektiva loumlsningar De

bidrar till att minska belastningen paring resurserna i projektteamet

och driver paring engagemanget i communityn

De skapar understroumlmmar och entusiasm som oumlkar

acceptansen foumlr baumlttre saumltt att arbeta paring

De bygger upp inflytande i sina team

De infoumlr nya arbetssaumltt i teamen

De identifierar affaumlrsutmaningar och moumljliga loumlsningar

De ger feedback till projektteam och sponsorer

Jag aumlr superanvaumlndaren Jag foumlrsoumlker haringlla igaringng allt saring att andra ocksaring goumlr det Det handlar om att dela ideacuteer

ndash Paul

Det gaumlller att hitta personer som aumlr motiverade Jag ser det som en moumljlighet En del av mitt jobb aumlr att uppmuntra communityn och fraumlmja kunskapsdelning

ndash Darren

Varfoumlr aumlr experter viktiga

Intressenter Skapa ett expertprogram

Vi har kontakt med en utrullningsexpert per affaumlrsenhet som varje vecka skickar ut e-postmeddelanden om Office 365 Varje Office 365-verktyg har basfoumlrmaringner och genom att ta med anvaumlndarna paring en smidig resa genom dessa kan vi framharinglla nyttan i var och en av dem

ndash Nick Lamshed Change Manager Qantas

12

Skapa en expertcommunity

Hitta entusiastiska experter som kan avsaumltta tid och

arbete

Skapa en Yammer-grupp daumlr experter kan dela

uppdateringar och framgaringngar

Ge enklare utbildning i de grundlaumlggande delarna av

Microsoft 365

Tillhandaharingll material som kan stoumltta deras arbete med

team och individer till exempel informella moumlten

Ha regelbundna diskussioner med experterna om vad

som fungerar och inte fungerar

Skapa ett program foumlr att engagera och erkaumlnna deras

arbete till exempel genom priviligierad tillgaringng till

relevanta evenemang eller talarengagemang

Informera personalen om experternas roll och var de

kan narings Taumlnk paring att de inte tillhoumlr IT-supporten utan aumlr

representanter foumlr foumlretaget

Tips och trick

Se till att expertprogrammet blir ett maringste i din utrullningsplan Vi har upptaumlckt att det vanligaste och mest effektiva

saumlttet foumlr maumlnniskor att laumlra sig saker aumlr via kollegorna Identifiera och kontakta de naturliga ledarna eller pedagogerna i

organisationen och utnyttja dem som en bas foumlr att utveckla din community

httpakamschampionsguide

Intressenter Skapa en expertcommunity

13

Laumlr dig mer om de olika rollerna och ansvarsomraringdena

i din organisation och hur de bidrar till en framgaringngsrik

lansering av Microsoft 365

Faring foumlrstaringelse foumlr vad som skapar en framgaringngsrik

sponsor i ledningen

Skapa ett expertprogram

Starta upp ditt projektteam och faring medlemmarna

intresserade av att hjaumllpa sina kolleger bli mer

produktiva med Microsoft 365

Checklista foumlr intressenter

Checklista foumlr intressenter

14

ScenarierArbetet med att identifiera och definiera

dina scenarier aumlr ett viktigt steg foumlr att

saumlkerstaumllla att din organisation faringr en

smidig utrullning och maximal utdelning paring

investeringen i Microsoft 365 Scenarierna

behandlar de saumltt paring vilka dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 foumlr att hantera

affaumlrsutmaningar eller uppnaring definierade maringl

Anvaumlndningen av tydliga scenarier och

framgaringngskriterier ger moumljlighet att effektivt

maumlta prestationer och uppnaring konkreta

resultat efter lanseringen Scenarierna ger

teamen foumlrstaringelse hur Microsoft 365 kan

hjaumllpa dem att upparing mer i sitt dagliga

arbete genom att placera produkterna i ett

sammanhang och visa medarbetarna naumlr och

hur de ska anvaumlndas

EN KORT OumlVERSIKT

bull Hur identifierar och prioriterar jag scenarier

bull Hur definierar jag mina framgaringngskriterier foumlr att kunna maumlta konkreta resultat

bull Hur oumlvervakar jag utrullningen i min organisation

15

Identifiera scenarier

Naumlr du identifierar de baumlsta scenarierna boumlr du involvera

de personer som ska leda och stoumldja foumlraumlndringen i hela

organisationen Du boumlr anordna naringgra workshoppar foumlr

inbjudna avdelningschefer projektledare IT-personal och

andra intressenter som kan hjaumllpa till att brainstorma om hur

Microsoft 365 kan anvaumlndas i din organisation Foumlljande fraringgor

aumlr utmaumlrkta startpunkter foumlr att identifiera dina scenarier

Vilka utmaningar finns naumlr det gaumlller samarbete och

kommunikation inom organisationen

Inom vilka omraringden i organisationen behoumlver

foumlrbaumlttringar goumlras

Vilka aumlr organisationens strategiska initiativ eller

aktuella omvandlingsprojekt som Microsoft 365 kan

stoumldja

Vilka saumltt att samarbeta och kommunicera kommer

laumlttare att accepteras i organisationen

Hur tar ni fram distribuerar och delar information

Scenarier Identifiera scenarier

Office 365 levererar tekniken foumlr att foumlrbaumlttra kommunikation och samarbete oumlver nationsgraumlnser Vi anvaumlnder videokonferenser presentationer och skrivbordsdelning foumlr att arbeta med varingra partner

ndash Klaus Huelsewiesche IT-ansvarig foumlr FoU Laundry och Home Care paring Henkel

16

Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

Vi har sammanstaumlllt ett flertal scenarier i varingrt produktivitetsbibliotek foumlr att hjaumllpa dig upptaumlcka saumltt att anvaumlnda Microsoft

365 som kan vara betydelsefulla foumlr din organisation

httpakamsproductivitylibrary

Scenarier Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

17

Anvaumlnd varingra sex grundlaumlggande scenarier foumlr att hjaumllpa

Microsoft 365-anvaumlndarna komma igaringng Scenarierna

behandlar den typ av arbetsuppgifter som foumlretagets

personal behoumlver utfoumlra varje dag Haumlr ingaringr uppgifter fraringn

kommunikation via e-post och kalendrar via lagring och

delning av filer till virtuella moumlten och samarbete i realtid

Laumls mer om de sex olika grundscenarierna nedan

De sex grundscenarierna

Arbeta i e-post ensam eller i grupp

Microsoft Exchange Online utgoumlr din

ryggrad foumlr e-post och kalender och

hjaumllper dig att samarbeta i den bekanta

Outlook-miljoumln Exchange Online

hjaumllper dig att faring mer gjort och arbeta

mer effektivt med enhetliga och rika

Outlook-upplevelser paring alla typer av

enheter

Tillhandaharingll en chattbaserad arbetsyta

Microsoft Teams sammanstaumlller information som grupper behoumlver foumlr att kunna arbeta effektivt och prestera maximalt Den mobilvaumlnliga chattbaserade arbetsytan kombinerar chatt dokument maumlnniskor och verktyg paring en saumlker plats

Anslut din organisation

Yammer moumljliggoumlr smidiga kopplingar

till maumlnniskor och information som du

inte ens visste fanns i organisationen

Diskutera ideacuteer dela uppdateringar och

samla in svar fraringn medarbetare var ni

aumln aumlr

Den enkla loumlsningen foumlr moumlten och samarbete

Moumljligheten att kunna ansluta i realtid hjaumllper dig att faring saker gjorda Skype foumlr foumlretag ger dig tillgaringng till en komplett moumltesloumlsning med en plattform foumlr snabbmeddelanden ljud- och videosamtal konferenser och realtidsdelning Anvaumlnd Skype foumlr allt fraringn att faring snabba svar till att haringlla koll paring projekt

Dela webbplatser och inneharingll

SharePoint staumlrker delning och

samarbete paring intranaumltet Skapa

webbplatser och portaler som

engagerar maumlnniskor kopplar ihop dem

med expertkunskaper inneharingll insikter

och kollektiva kunskaper

Scenarier De sex grundscenarierna

Skapa effektfullt inneharingll tillsammans

Office goumlr det moumljligt att arbeta

naumlstan var du aumln aumlr och snabbare

Dra nytta av att Office aumlr integrerat

med OneDrive och SharePoint foumlr

att komma aringt dela och samarbeta i

dokument

Som naringgon i [Team]

Vill jag [Beskrivning av

vad jag vill goumlra]

Med hjaumllp av[Specifik tillaumlmpning

av tekniken]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

[Framgaringngsmaringtt foumlr loumlsningar]

18

Som naringgon i saumlljledningen

Jag vill ha en enda version av

foumlrslaget som alla kan komma aringt och redigera i staumlllet foumlr

att skicka runt olika versioner med e-post till teamet

Anvaumlnda en SharePoint-webbplats som en central plats foumlr att lagra

och dela en enda version av ett foumlrsaumlljningsfoumlrslag

som mitt team kan redigera tillsammans med samtidig

redigering i Word och PowerPoint

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

mitt saumlljteam kan skapa foumlrslag enklare och daumlrfoumlr

faringr mer tid att slutfoumlra affaumlrer

Oumlvervaumlg att anvaumlnda foumlljande ramverk naumlr du boumlrjar utforma dina scenarier

Som naringgon i ett [TEAM]

Jag vill [BESKRIVNING AV VAD JAG VILL GOumlRA]

Med hjaumllp av [SPECIFIK TILLAumlMPNING AV TEKNIKEN]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr [FRAMGAringNGSMAringTT FOumlR LOumlSNINGEN]

Vet du inte hur du ska komma igaringng

Scenarier Vet du inte hur du ska komma igaringng

tt

Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn Som en del av communityn foumlr att fraumlmja utrullning i Microsofts tekniska community kan du prata med tusentals andra

Microsoft-kunder och laumlra dig vilka scenarier som har fungerat foumlr dem

Vad vinner jag paring det haumlr

Projektuppdateringar

Faring kontakt med teknikavdelningen

Samarbeta med kollegor

Boumlrja diskutera med kolleger i dag ndash garing med i communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Bygg upp relationer

Fler anvaumlndarresurser

Utnyttja varandras erfarenheter

19

Sida foumlr communityn foumlr att fraumlmja utrullning

Stoumldja diskussioner och delning av beproumlvade metoder

Se de senaste diskussionerna

Se vad communityn pratar om

Delta i diskussionerna

Fokuserade diskussioner om specifika aumlmnen foumlr communityn

Meddelanden foumlr att fraumlmja utrullning

Se de senaste meddelandena

CommunitySe vilka som aumlr med i communityn

Scenarier Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn

20

Prioritera dina scenarierEftersom Microsoft 365 kan ha en positiv effekt paring hela ditt

foumlretag aumlr det viktigt att du prioriterar bland alla dina scenarier

foumlr att saumlkerstaumllla att du vet vad du ska boumlrja fokusera paring

Taumlnk paring att de scenarier du identifierar och prioriterar

nu hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

under lanseringen Gloumlm daumlrfoumlr inte att ta ytterligare

en titt paring scenarierna under arbetet med att skapa din

kommunikationsplan

Scenarier Prioritera dina scenarier

Laringg

Medel

Houmlg

Paringve

rkan

Svaringrighet

Laringg Medel Houmlg

Samarbeta med kolleger via en chattcentrerad arbetsyta

Ersaumltt traditionella telefonsystem med Cloud PBX

Staumlrk och engagera personalen med hjaumllp av ett socialt naumltverk

Genomfoumlr utbildningar foumlr personal oumlver hela vaumlrlden

Utnyttja vaumlrdbaserad e-post foumlr att laringta personalen arbeta smartare var den aumln befinner sig

Ge nyanstaumlllda stoumld foumlr snabbare uppstart

Implementera saumlker enkel inloggning med Azure Active Directory

Distribuera klassificering och skydd av data med Azure Information Protection

21

Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

Studera diagrammet nedan och placera dina scenarier i

diagrammet enligt den foumlrvaumlntade nivaringn av paringverkan paring

organisationen och hur svaringr den blir att uppnaring Haumlr kan du se

vilka scenarier som snabbast ger mest effekt samt identifiera

svaringrare projekt som kan vara viktiga men kraumlver mer planering

Tips och trick

Det aumlr bra att taumlnka paring vad som kommer att ge den stoumlrsta nyttan till dina medarbetare foumlrst En del av de saker du funderar

paring att goumlra direkt (exempelvis e-postmigrering) kanske inte ger en omedelbart synlig nytta Det kan vara baumlttre att fokusera

paring snabbare och mer synliga foumlrbaumlttringar foumlrst (till exempel genom att ge alla tillgaringng till snabbmeddelanden)

Scenarier Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

22

Definiera framgaringngs- kriterierNaumlr du utvecklar dina idealscenarier aumlr det viktigt att ta

fram en formell uppsaumlttning framgaringngskriterier foumlr att maumlta

vilken paringverkan utrullningen av Microsoft 365 har Du maringste

bestaumlmma vad som ska maumltas och hur du ska samla in saringvaumll

kvantitativa som kvalitativa data Anvaumlnd foumlljande steg foumlr att

definiera dina framgaringngskriterier

Identifiera foumlretagets KPIer (Key Performance Indicators)

som kan foumlrbaumlttras om din organisation infoumlr olika

scenarier (till exempel minskade kostnader oumlkad

kundnoumljdhet oumlkat engagemang fraringn anstaumlllda minskad

tid foumlr att behandla en order)

Utvaumlrdera var du befinner dig innan du implementerar

Microsoft 365 Definiera dina KPI-prestandamaringtt

och faststaumlll en startpunkt foumlr anvaumlndarnas aktuella

kunskaper om Microsoft 365

Vaumllj kriterier som hjaumllper dig framhaumlva den

paringverkan Microsoft 365 har paring din organisation foumlr

ledningsgruppen

Scenarier Definiera framgaringngskriterier

Mall foumlr slutanvaumlndarundersoumlkning

Anvaumlnd undersoumlkningsmallen foumlr att maumlta noumljdhet och framsteg jaumlmfoumlrt med ditt prestandamaringtt

httpakamsusersurveys

Tips och trick

Anvaumlnd guiden foumlr maumltning av framgaringng foumlr att utvaumlrdera hur effektiv din lansering av Microsoft 365 har varit och samla in information om framgaringngarna

httpakamsmeasuringsuccess

23

Anvaumlnd SMART- konceptet som hjaumllp

Naumlr du definierar framgaringngskriterier anvaumlnder du SMART-

konceptet foumlr att staumllla upp maringl som ger en houmlg grad av paringverkan

Klara och entydiga ndash besvarar fraringgorna

rdquoVad varfoumlr vem och varrdquo

Specifika

Konkreta ndash visar framstegen tydligt

Maumltbara

Realistiska ndash inte extrema

Acceptabla

Goumlr skillnad foumlr intressenterna

Relevanta

Har ett specifikt maringldatum ndash besvarar fraringgan

rdquoNaumlrrdquo

Tidssatta

Scenarier Anvaumlnd SMART-konceptet som hjaumllp

Framgaringngskriterier Metodkaumllla Maringtt Exempel paring maringl

Oumlkad anvaumlndningEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till anvaumlndarnas acceptans av tekniken

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretag

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utrullningen visar en oumlkning av acceptansen med 10 per maringnad

Utbildningens effektivitetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till utbildningens effektivitet

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback Efterlevnadsutbildning online

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretagNoumljdhet bland anstaumllldaAndelen slutfoumlrda utbildningar

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utbildning visar oumlkad utrullning per maringnadNettoresultatet foumlr anvaumlndarnoumljdhet bland anstaumlllda aumlr oumlver 130 baserat paring den avslutande utbildningsenkaumltenHundraprocentig utbildningsnivaring foumlr efterlevnad avseende foumlretagssaumlkerhet

Minskade driftkostnaderOumlkad acceptans aumlr kopplad till minskad anvaumlndning av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare samt minskade restider och resurstilldelning

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporterEkonomi-bokfoumlringsrapporterSupportavdelningsrapporterRapporter foumlr rese-telefonkostnaderPrestationsmaringtt

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningLjudkonferenser ndash fakturering och anvaumlndningRese-telefonkostnaderSupportsamtal

Efter utrullningen boumlr anvaumlndandet av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare minska med 10 per maringnad

Foumlrbaumlttrad saumlkerhetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till en foumlrbaumlttrad saumlkerhet och efterlevnad

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Aringtkomlighetaringterstaumlllningsmoumljligheter foumlr slutanvaumlndare

Noumljdhet bland anstaumlllda Supportsamtal

Jaumlmfoumlrelse av anvaumlndarnoumljdhet foumlre och efter Minskat antal supportsamtal och minskad tidsaringtgaringng foumlr dataaringterstaumlllning

Oumlkad produktivitetOumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till snabbare kommunikation och beslutsfattande samt kortare tid foumlr att utfoumlra uppgifter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Anvaumlndning av dataklassificering

Tidsaringtgaringng foumlr att slutfoumlra projekt

Antal etiketterade dokument

Tidsaringtgaringngen foumlr att slutfoumlra kundorder minskar med 15 inom 6 maringnader

Foumlrbaumlttrat samarbeteUtoumlkad kommunikation mellan team och platser

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumllldaSparad tid

Team som arbetar paring flera platser rapporterar en baumlttre kontakt med andra teammedlemmar inom tre maringnader efter utrullningen av Skype foumlr foumlretag

Oumlkad noumljdhet bland anstaumllldaFlexibla arbetsvillkor ger oumlkad noumljdhet bland anstaumlllda i form av oumlkat engagemang minskad stress och baumlttre balans mellan arbete och fritid

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumlllda Noumljdheten bland de anstaumlllda oumlkar med 15 inom 6 maringnader

24

Exempel paring framgaringngskriterier

Foumlljande exempel kan hjaumllpa dig utveckla dina framgaringngskriterier

Scenarier Exempel paring framgaringngskriterier

Skype foumlr foumlretag-klienter som anvaumlndsRapport oumlver aktiva anvaumlndare

Aktivitet foumlr Office 365-grupper Inneharingllspaket foumlr utrullning av Office 365

httpsakamso365adoptioncontentpack

25

Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

Administrationsportalen foumlr Office 365 inneharingller rapporter som indikerar aktuella nivaringer foumlr anvaumlndarengagemang vid olika arbetsbelastningar

Notera anvaumlndningen innan lanseringen paringboumlrjas foumlr att kunna bedoumlma effektiviteten hos dina utrullningsaktiviteter

Referera till dessa rapporter foumlr att goumlra jaumlmfoumlrelser med dina framgaringngskriterier och identifiera omraringden daumlr utrullningen kan foumlrbaumlttras

Scenarier Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

26

Kundreferenser aumlr ofta lika vaumlrdefulla som kvantitativa maumltningar

naumlr du visar tidigare framgaringngar med Microsoft 365 Under

hela utrullningen kan du laringta medlemmarna och experterna

i projektteamet hitta exempel som visar paring samarbete och

teamwork mellan olika funktioner och dela dessa via Yammer

Naumlr du delar en beraumlttelse om dina erfarenheter av Microsoft 365

boumlr du ta med foumlljande information

Beraumlttelser om affaumlrsvaumlrde kan enkelt delas internt via en

Microsoft 365-kundreferensgrupp i ditt Yammer-naumltverk Du

kan aumlven dela kundreferenser externt med den stoumlrre Microsoft

365-communityn via communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Tips och trick

Ha kul Det kan vara intressant och engagerande att anordna en taumlvling och generera positiv staumlmning kring Microsoft 365

Foumlrsoumlk bygga upp en grupp med fans

Tid Beraumlttelsen boumlr inledas med en tidsangivelse saring att

maringlgruppen vet naumlr det haumlnde

Personer Beraumlttelsen boumlr inneharinglla namn saring att

maringlgruppen vet vilka som var inblandade

Haumlndelser Beraumlttelsen ska aringterge de haumlndelser som

intraumlffade

Visualisering Maringlgruppen ska kunna se framfoumlr sig vad

som haumlnde

Dela framgaringngen

Scenarier Dela framgaringngen

27

Checklista foumlr scenarier

Identifiera scenarier foumlr att foumlrsaumlkra dig om att ditt

foumlretag inser det fulla vaumlrdet hos Microsoft 365

Anvaumlnd de sex grundscenarierna som en guide foumlr att

definiera scenarier foumlr din verksamhet

Prioritera dina scenarier foumlr att foumlrstaring vad du boumlr

fokusera paring foumlrst

Definiera dina framgaringngskriterier foumlr att maumlta effekten av

utrullningen av Microsoft 365

Laumlr dig anvaumlnda analysfunktionerna i Office 365 foumlr att

oumlvervaka utrullningen

Uppmuntra teamet att samla in framgaringngshistorier

under utrullningen

Checklista foumlr scenarier

28

MedvetenhetDet aumlr viktigt att planera foumlr kommunikationen innan under och efter utrullningen av Microsoft 365 foumlr att haringlla organisationen engagerad

Skapa medvetenhet via en blandning av e-post affischer taumlvlingar och evenemang som har anpassats till foumlretagets kultur Medvetenheten i organisationen hjaumllper till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring baringde kort och laringng sikt hos anvaumlndarna

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad boumlr finnas med i min kommunikationsplan foumlr Microsoft 365

bull Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan

bull Hur fraumlmjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en laringngsiktig acceptans av Microsoft 365

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 6: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

Roll Ansvarsomraringden Avdelning

Sponsrande houmlg chef Foumlrmedla den oumlvergripande visionen och foumlrdelarna med Microsoft 365 till hela foumlretaget Verkstaumlllande ledning

Framgaringngsaumlgare Saumlkerstaumlll att affaumlrsmaringlen har foumlrverkligats foumlr en Microsoft 365-utrullning Samtliga avdelningar

Experter Tala positivt om Microsoft 365 och bemoumlt invaumlndningar fraringn slutanvaumlndare Samtliga avdelningar (personal)

Projektledare Oumlvervaka hela lanseringen och utrullningsprocessen foumlr Microsoft 365 Projektledning

Utbildningschef Hantera utbildningsprogrammet ocheller resurser foumlr din Microsoft 365-utrullning IT ocheller HR

Avdelningschefer Identifiera hur specifika avdelningar kommer att anvaumlnda Microsoft 365 och uppmuntra engagemang Samtliga avdelningar (ledning)

IT-expert Ansvara foumlr alla tekniska aspekter av utrullningen IT

HR-chef Integrera Microsoft 365 i HR-processer och hantera HR-inneharingll i Microsoft 365 HR (ledningen)

Kommunikationschef Hantera foumlretagsomfattande kommunikation om Microsoft 365 IT ocheller foumlretagskommunikation

Communitychef Hantera dagliga aktiviteter i Yammer-naumltverket ge vaumlgledning och tillhandaharinglla beproumlvade metoder

IT ocheller foumlretagskommunikation

Ansvarig foumlr SharePoint-webbplats

Hjaumllpa till med administrationen av foumlretagets strategi foumlr SharePoint-webbplatser fungera som en laumlnk mellan verksamheten och IT-avdelningen

IT-avdelningen ocheller personalen

Vikt

iga

rolle

r

Intressenternas roller

En framgaringngsrik utrullningsstrategi boumlrjar med ett team

bestaringende av haumlngivna personer som representerar ett

tvaumlrsnitt av organisationen Anvaumlnd tabellen nedan foumlr att faring

en oumlverblick oumlver de olika intressenterna samt deras roller och

ansvarsomraringden i en framgaringngsrik utrullning av Microsoft 365

De viktigaste intressentrollerna att fokusera paring aumlr sponsorer i

ledningen framgaringngsaumlgare och experter

6Intressenter Intressenternas roller

Varning

Kom iharingg att de haumlr rollerna endast aumlr riktlinjer Beroende paring din organisations storlek och sammansaumlttning aumlr det moumljligt att

vissa av de haumlr rollerna oumlverlappar varandra eller inte behoumlvs

Laumls mer om de viktiga rollerna vad som kraumlvs av ditt team och varfoumlr de behoumlvs

httpakamsstakeholders

7

Rekrytera sponsorer i ledningen

Sponsorer i ledningen aumlr viktiga ledare i organisationen och deras deltagande aumlr noumldvaumlndigt foumlr att oumlka personalens acceptans av ny teknik De har den stoumlrsta paringverkan paring foumlretagskulturen och kan aktivt kommunicera vaumlrdet och foumlrdelarna med den nya tekniken och arbetssaumlttet i hela organisationen De kan aumlven skapa avgoumlrande foumlrstaringelse foumlr foumlretagets viktigaste affaumlrsmaringl och de gemensamma utmaningar som maringste oumlvervinnas ndash och det aumlr haumlr som Microsoft 365 kommer in

Sponsorer i ledningen anger de oumlvergripande affaumlrsmaringlen

Tips och trick

Naumlr du identifierar sponsorer boumlr du aumlven oumlvervaumlga att ta med viktiga intressenter fraringn de olika delar av

verksamheten som paringverkas av foumlraumlndringen

Juli 2017 McKinsey Quarterly wwwmckinseycom

Copyrightcopy 2017 McKinsey amp Company Med ensamraumltt

Aringterges med tillstaringnd

Forskning visar att omvandlingsprojekt blir mer framgaringngsrika om det finns en synlig sponsor i ledningen Oumlver 85 av de svarande uppgav att om VD var ganska synlig eller vaumlldigt synlig saring blev omvandlingsprojektet antingen mycket framgaringngsrikt eller extremt framgaringngsrikt

Sponsorer i ledningen boumlr

Hjaumllpa projektteamet identifiera

och prioritera de scenarier som ska

anvaumlndas

Spela en aktiv roll och kommunicera

till organisationens oumlvriga ledare hur

organisationen planerar att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att uppnaring sina

affaumlrsmaringl

Delta aktivt och anvaumlnda Microsoft 365-funktioner

foumlr att driva paring utrullningen hos slutanvaumlndarna och

foumlrstaumlrka oumlnskade beteenden

Mer information om hur en sponsor i ledningen kan

bidra till en framgaringngsrik utrullning av ditt Microsoft

365-projekt finns i httpsakamsexecsponsor

Intressenter Rekrytera sponsorer i ledningen

8

Saumlkerstaumlll att sponsorerna i ledningen foumlrstaringr grunderna

D elta aktivt och synligt

B ilda en koalition med oumlvriga chefskolleger

K ommunicera direkt med de anstaumlllda

Copyright Proscireg Med ensamraumltt

Intressenter Foumlrstaring grunderna

9

Vaumllj din framgaringngsaumlgareAtt vaumllja en framgaringngsaumlgare i din organisation aumlr viktigt foumlr

att saumlkerstaumllla att de uppstaumlllda affaumlrsmaringlen foumlr Microsoft 365

foumlrverkligas De ansvarar foumlr att medarbetarna anvaumlnder

tjaumlnsten och har nytta av den

En framgaringngsaumlgare ska

Saumlkerstaumllla att medarbetare anvaumlnder och har nytta av Microsoft 365

Hjaumllpa till att saumlkerstaumllla att raumltt intressenter aumlr

inblandade

Oumlversaumltta de affaumlrsmaringl din organisation har staumlllt upp foumlr Microsoft 365 till Microsoft 365-scenarier

Saumlkerstaumllla att kommunikation och utbildning implementeras framgaringngsrikt

Intressenter Vaumllj din framgaringngsaumlgare

10

Staumlrk foumlretagets experter Microsoft 365-experter i din organisation aumlr en annan viktig

intressentgrupp att skapa och dra nytta av foumlr att driva

Microsoft 365-utrullningen

Det aumlr en utmaning att faring acceptans fraringn samtliga anvaumlndare

i en organisation Experter kan hjaumllpa till att hantera den haumlr

utmaningen och spelar en viktig roll De aumlr kunniga instaumlllda

paring att sprida sina expertkunskaper och beredda att ge kolleger

coachning och hjaumllp De hjaumllper till att oumlversaumltta Microsoft 365

till verkligheten paring sina avdelningar eller i sina team

Experter ska

Skapa ditt eget expertprogram

Foumlljande guide ger dig tillgaringng till fler resurser och mer material som hjaumllper dig skapa dina egna Microsoft 365-experter

httpsakamsoffice365champions

Sprida kunskap om nyttan med Microsoft 365 bland

teamen

Foumlrklara foumlrdelarna foumlr medlemmarna i sina team

Skapa medvetenhet om Microsoft 365 via informella

kommunikationskanaler

Hjaumllpa till att vaumllkomna nya anvaumlndare ge vaumlgledning

och dela med sig av beproumlvade metoder

Ge feedback till projektteamet gaumlllande anvaumlndarnas

engagemang och acceptans

Intressenter Staumlrk foumlretagets experter

11

Skapa ett expertprogramExperter aumlr passionerade vill gaumlrna sprida budskapet och

hjaumllpa sina kolleger att laumlra sig mer effektiva loumlsningar De

bidrar till att minska belastningen paring resurserna i projektteamet

och driver paring engagemanget i communityn

De skapar understroumlmmar och entusiasm som oumlkar

acceptansen foumlr baumlttre saumltt att arbeta paring

De bygger upp inflytande i sina team

De infoumlr nya arbetssaumltt i teamen

De identifierar affaumlrsutmaningar och moumljliga loumlsningar

De ger feedback till projektteam och sponsorer

Jag aumlr superanvaumlndaren Jag foumlrsoumlker haringlla igaringng allt saring att andra ocksaring goumlr det Det handlar om att dela ideacuteer

ndash Paul

Det gaumlller att hitta personer som aumlr motiverade Jag ser det som en moumljlighet En del av mitt jobb aumlr att uppmuntra communityn och fraumlmja kunskapsdelning

ndash Darren

Varfoumlr aumlr experter viktiga

Intressenter Skapa ett expertprogram

Vi har kontakt med en utrullningsexpert per affaumlrsenhet som varje vecka skickar ut e-postmeddelanden om Office 365 Varje Office 365-verktyg har basfoumlrmaringner och genom att ta med anvaumlndarna paring en smidig resa genom dessa kan vi framharinglla nyttan i var och en av dem

ndash Nick Lamshed Change Manager Qantas

12

Skapa en expertcommunity

Hitta entusiastiska experter som kan avsaumltta tid och

arbete

Skapa en Yammer-grupp daumlr experter kan dela

uppdateringar och framgaringngar

Ge enklare utbildning i de grundlaumlggande delarna av

Microsoft 365

Tillhandaharingll material som kan stoumltta deras arbete med

team och individer till exempel informella moumlten

Ha regelbundna diskussioner med experterna om vad

som fungerar och inte fungerar

Skapa ett program foumlr att engagera och erkaumlnna deras

arbete till exempel genom priviligierad tillgaringng till

relevanta evenemang eller talarengagemang

Informera personalen om experternas roll och var de

kan narings Taumlnk paring att de inte tillhoumlr IT-supporten utan aumlr

representanter foumlr foumlretaget

Tips och trick

Se till att expertprogrammet blir ett maringste i din utrullningsplan Vi har upptaumlckt att det vanligaste och mest effektiva

saumlttet foumlr maumlnniskor att laumlra sig saker aumlr via kollegorna Identifiera och kontakta de naturliga ledarna eller pedagogerna i

organisationen och utnyttja dem som en bas foumlr att utveckla din community

httpakamschampionsguide

Intressenter Skapa en expertcommunity

13

Laumlr dig mer om de olika rollerna och ansvarsomraringdena

i din organisation och hur de bidrar till en framgaringngsrik

lansering av Microsoft 365

Faring foumlrstaringelse foumlr vad som skapar en framgaringngsrik

sponsor i ledningen

Skapa ett expertprogram

Starta upp ditt projektteam och faring medlemmarna

intresserade av att hjaumllpa sina kolleger bli mer

produktiva med Microsoft 365

Checklista foumlr intressenter

Checklista foumlr intressenter

14

ScenarierArbetet med att identifiera och definiera

dina scenarier aumlr ett viktigt steg foumlr att

saumlkerstaumllla att din organisation faringr en

smidig utrullning och maximal utdelning paring

investeringen i Microsoft 365 Scenarierna

behandlar de saumltt paring vilka dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 foumlr att hantera

affaumlrsutmaningar eller uppnaring definierade maringl

Anvaumlndningen av tydliga scenarier och

framgaringngskriterier ger moumljlighet att effektivt

maumlta prestationer och uppnaring konkreta

resultat efter lanseringen Scenarierna ger

teamen foumlrstaringelse hur Microsoft 365 kan

hjaumllpa dem att upparing mer i sitt dagliga

arbete genom att placera produkterna i ett

sammanhang och visa medarbetarna naumlr och

hur de ska anvaumlndas

EN KORT OumlVERSIKT

bull Hur identifierar och prioriterar jag scenarier

bull Hur definierar jag mina framgaringngskriterier foumlr att kunna maumlta konkreta resultat

bull Hur oumlvervakar jag utrullningen i min organisation

15

Identifiera scenarier

Naumlr du identifierar de baumlsta scenarierna boumlr du involvera

de personer som ska leda och stoumldja foumlraumlndringen i hela

organisationen Du boumlr anordna naringgra workshoppar foumlr

inbjudna avdelningschefer projektledare IT-personal och

andra intressenter som kan hjaumllpa till att brainstorma om hur

Microsoft 365 kan anvaumlndas i din organisation Foumlljande fraringgor

aumlr utmaumlrkta startpunkter foumlr att identifiera dina scenarier

Vilka utmaningar finns naumlr det gaumlller samarbete och

kommunikation inom organisationen

Inom vilka omraringden i organisationen behoumlver

foumlrbaumlttringar goumlras

Vilka aumlr organisationens strategiska initiativ eller

aktuella omvandlingsprojekt som Microsoft 365 kan

stoumldja

Vilka saumltt att samarbeta och kommunicera kommer

laumlttare att accepteras i organisationen

Hur tar ni fram distribuerar och delar information

Scenarier Identifiera scenarier

Office 365 levererar tekniken foumlr att foumlrbaumlttra kommunikation och samarbete oumlver nationsgraumlnser Vi anvaumlnder videokonferenser presentationer och skrivbordsdelning foumlr att arbeta med varingra partner

ndash Klaus Huelsewiesche IT-ansvarig foumlr FoU Laundry och Home Care paring Henkel

16

Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

Vi har sammanstaumlllt ett flertal scenarier i varingrt produktivitetsbibliotek foumlr att hjaumllpa dig upptaumlcka saumltt att anvaumlnda Microsoft

365 som kan vara betydelsefulla foumlr din organisation

httpakamsproductivitylibrary

Scenarier Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

17

Anvaumlnd varingra sex grundlaumlggande scenarier foumlr att hjaumllpa

Microsoft 365-anvaumlndarna komma igaringng Scenarierna

behandlar den typ av arbetsuppgifter som foumlretagets

personal behoumlver utfoumlra varje dag Haumlr ingaringr uppgifter fraringn

kommunikation via e-post och kalendrar via lagring och

delning av filer till virtuella moumlten och samarbete i realtid

Laumls mer om de sex olika grundscenarierna nedan

De sex grundscenarierna

Arbeta i e-post ensam eller i grupp

Microsoft Exchange Online utgoumlr din

ryggrad foumlr e-post och kalender och

hjaumllper dig att samarbeta i den bekanta

Outlook-miljoumln Exchange Online

hjaumllper dig att faring mer gjort och arbeta

mer effektivt med enhetliga och rika

Outlook-upplevelser paring alla typer av

enheter

Tillhandaharingll en chattbaserad arbetsyta

Microsoft Teams sammanstaumlller information som grupper behoumlver foumlr att kunna arbeta effektivt och prestera maximalt Den mobilvaumlnliga chattbaserade arbetsytan kombinerar chatt dokument maumlnniskor och verktyg paring en saumlker plats

Anslut din organisation

Yammer moumljliggoumlr smidiga kopplingar

till maumlnniskor och information som du

inte ens visste fanns i organisationen

Diskutera ideacuteer dela uppdateringar och

samla in svar fraringn medarbetare var ni

aumln aumlr

Den enkla loumlsningen foumlr moumlten och samarbete

Moumljligheten att kunna ansluta i realtid hjaumllper dig att faring saker gjorda Skype foumlr foumlretag ger dig tillgaringng till en komplett moumltesloumlsning med en plattform foumlr snabbmeddelanden ljud- och videosamtal konferenser och realtidsdelning Anvaumlnd Skype foumlr allt fraringn att faring snabba svar till att haringlla koll paring projekt

Dela webbplatser och inneharingll

SharePoint staumlrker delning och

samarbete paring intranaumltet Skapa

webbplatser och portaler som

engagerar maumlnniskor kopplar ihop dem

med expertkunskaper inneharingll insikter

och kollektiva kunskaper

Scenarier De sex grundscenarierna

Skapa effektfullt inneharingll tillsammans

Office goumlr det moumljligt att arbeta

naumlstan var du aumln aumlr och snabbare

Dra nytta av att Office aumlr integrerat

med OneDrive och SharePoint foumlr

att komma aringt dela och samarbeta i

dokument

Som naringgon i [Team]

Vill jag [Beskrivning av

vad jag vill goumlra]

Med hjaumllp av[Specifik tillaumlmpning

av tekniken]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

[Framgaringngsmaringtt foumlr loumlsningar]

18

Som naringgon i saumlljledningen

Jag vill ha en enda version av

foumlrslaget som alla kan komma aringt och redigera i staumlllet foumlr

att skicka runt olika versioner med e-post till teamet

Anvaumlnda en SharePoint-webbplats som en central plats foumlr att lagra

och dela en enda version av ett foumlrsaumlljningsfoumlrslag

som mitt team kan redigera tillsammans med samtidig

redigering i Word och PowerPoint

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

mitt saumlljteam kan skapa foumlrslag enklare och daumlrfoumlr

faringr mer tid att slutfoumlra affaumlrer

Oumlvervaumlg att anvaumlnda foumlljande ramverk naumlr du boumlrjar utforma dina scenarier

Som naringgon i ett [TEAM]

Jag vill [BESKRIVNING AV VAD JAG VILL GOumlRA]

Med hjaumllp av [SPECIFIK TILLAumlMPNING AV TEKNIKEN]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr [FRAMGAringNGSMAringTT FOumlR LOumlSNINGEN]

Vet du inte hur du ska komma igaringng

Scenarier Vet du inte hur du ska komma igaringng

tt

Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn Som en del av communityn foumlr att fraumlmja utrullning i Microsofts tekniska community kan du prata med tusentals andra

Microsoft-kunder och laumlra dig vilka scenarier som har fungerat foumlr dem

Vad vinner jag paring det haumlr

Projektuppdateringar

Faring kontakt med teknikavdelningen

Samarbeta med kollegor

Boumlrja diskutera med kolleger i dag ndash garing med i communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Bygg upp relationer

Fler anvaumlndarresurser

Utnyttja varandras erfarenheter

19

Sida foumlr communityn foumlr att fraumlmja utrullning

Stoumldja diskussioner och delning av beproumlvade metoder

Se de senaste diskussionerna

Se vad communityn pratar om

Delta i diskussionerna

Fokuserade diskussioner om specifika aumlmnen foumlr communityn

Meddelanden foumlr att fraumlmja utrullning

Se de senaste meddelandena

CommunitySe vilka som aumlr med i communityn

Scenarier Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn

20

Prioritera dina scenarierEftersom Microsoft 365 kan ha en positiv effekt paring hela ditt

foumlretag aumlr det viktigt att du prioriterar bland alla dina scenarier

foumlr att saumlkerstaumllla att du vet vad du ska boumlrja fokusera paring

Taumlnk paring att de scenarier du identifierar och prioriterar

nu hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

under lanseringen Gloumlm daumlrfoumlr inte att ta ytterligare

en titt paring scenarierna under arbetet med att skapa din

kommunikationsplan

Scenarier Prioritera dina scenarier

Laringg

Medel

Houmlg

Paringve

rkan

Svaringrighet

Laringg Medel Houmlg

Samarbeta med kolleger via en chattcentrerad arbetsyta

Ersaumltt traditionella telefonsystem med Cloud PBX

Staumlrk och engagera personalen med hjaumllp av ett socialt naumltverk

Genomfoumlr utbildningar foumlr personal oumlver hela vaumlrlden

Utnyttja vaumlrdbaserad e-post foumlr att laringta personalen arbeta smartare var den aumln befinner sig

Ge nyanstaumlllda stoumld foumlr snabbare uppstart

Implementera saumlker enkel inloggning med Azure Active Directory

Distribuera klassificering och skydd av data med Azure Information Protection

21

Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

Studera diagrammet nedan och placera dina scenarier i

diagrammet enligt den foumlrvaumlntade nivaringn av paringverkan paring

organisationen och hur svaringr den blir att uppnaring Haumlr kan du se

vilka scenarier som snabbast ger mest effekt samt identifiera

svaringrare projekt som kan vara viktiga men kraumlver mer planering

Tips och trick

Det aumlr bra att taumlnka paring vad som kommer att ge den stoumlrsta nyttan till dina medarbetare foumlrst En del av de saker du funderar

paring att goumlra direkt (exempelvis e-postmigrering) kanske inte ger en omedelbart synlig nytta Det kan vara baumlttre att fokusera

paring snabbare och mer synliga foumlrbaumlttringar foumlrst (till exempel genom att ge alla tillgaringng till snabbmeddelanden)

Scenarier Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

22

Definiera framgaringngs- kriterierNaumlr du utvecklar dina idealscenarier aumlr det viktigt att ta

fram en formell uppsaumlttning framgaringngskriterier foumlr att maumlta

vilken paringverkan utrullningen av Microsoft 365 har Du maringste

bestaumlmma vad som ska maumltas och hur du ska samla in saringvaumll

kvantitativa som kvalitativa data Anvaumlnd foumlljande steg foumlr att

definiera dina framgaringngskriterier

Identifiera foumlretagets KPIer (Key Performance Indicators)

som kan foumlrbaumlttras om din organisation infoumlr olika

scenarier (till exempel minskade kostnader oumlkad

kundnoumljdhet oumlkat engagemang fraringn anstaumlllda minskad

tid foumlr att behandla en order)

Utvaumlrdera var du befinner dig innan du implementerar

Microsoft 365 Definiera dina KPI-prestandamaringtt

och faststaumlll en startpunkt foumlr anvaumlndarnas aktuella

kunskaper om Microsoft 365

Vaumllj kriterier som hjaumllper dig framhaumlva den

paringverkan Microsoft 365 har paring din organisation foumlr

ledningsgruppen

Scenarier Definiera framgaringngskriterier

Mall foumlr slutanvaumlndarundersoumlkning

Anvaumlnd undersoumlkningsmallen foumlr att maumlta noumljdhet och framsteg jaumlmfoumlrt med ditt prestandamaringtt

httpakamsusersurveys

Tips och trick

Anvaumlnd guiden foumlr maumltning av framgaringng foumlr att utvaumlrdera hur effektiv din lansering av Microsoft 365 har varit och samla in information om framgaringngarna

httpakamsmeasuringsuccess

23

Anvaumlnd SMART- konceptet som hjaumllp

Naumlr du definierar framgaringngskriterier anvaumlnder du SMART-

konceptet foumlr att staumllla upp maringl som ger en houmlg grad av paringverkan

Klara och entydiga ndash besvarar fraringgorna

rdquoVad varfoumlr vem och varrdquo

Specifika

Konkreta ndash visar framstegen tydligt

Maumltbara

Realistiska ndash inte extrema

Acceptabla

Goumlr skillnad foumlr intressenterna

Relevanta

Har ett specifikt maringldatum ndash besvarar fraringgan

rdquoNaumlrrdquo

Tidssatta

Scenarier Anvaumlnd SMART-konceptet som hjaumllp

Framgaringngskriterier Metodkaumllla Maringtt Exempel paring maringl

Oumlkad anvaumlndningEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till anvaumlndarnas acceptans av tekniken

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretag

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utrullningen visar en oumlkning av acceptansen med 10 per maringnad

Utbildningens effektivitetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till utbildningens effektivitet

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback Efterlevnadsutbildning online

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretagNoumljdhet bland anstaumllldaAndelen slutfoumlrda utbildningar

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utbildning visar oumlkad utrullning per maringnadNettoresultatet foumlr anvaumlndarnoumljdhet bland anstaumlllda aumlr oumlver 130 baserat paring den avslutande utbildningsenkaumltenHundraprocentig utbildningsnivaring foumlr efterlevnad avseende foumlretagssaumlkerhet

Minskade driftkostnaderOumlkad acceptans aumlr kopplad till minskad anvaumlndning av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare samt minskade restider och resurstilldelning

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporterEkonomi-bokfoumlringsrapporterSupportavdelningsrapporterRapporter foumlr rese-telefonkostnaderPrestationsmaringtt

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningLjudkonferenser ndash fakturering och anvaumlndningRese-telefonkostnaderSupportsamtal

Efter utrullningen boumlr anvaumlndandet av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare minska med 10 per maringnad

Foumlrbaumlttrad saumlkerhetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till en foumlrbaumlttrad saumlkerhet och efterlevnad

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Aringtkomlighetaringterstaumlllningsmoumljligheter foumlr slutanvaumlndare

Noumljdhet bland anstaumlllda Supportsamtal

Jaumlmfoumlrelse av anvaumlndarnoumljdhet foumlre och efter Minskat antal supportsamtal och minskad tidsaringtgaringng foumlr dataaringterstaumlllning

Oumlkad produktivitetOumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till snabbare kommunikation och beslutsfattande samt kortare tid foumlr att utfoumlra uppgifter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Anvaumlndning av dataklassificering

Tidsaringtgaringng foumlr att slutfoumlra projekt

Antal etiketterade dokument

Tidsaringtgaringngen foumlr att slutfoumlra kundorder minskar med 15 inom 6 maringnader

Foumlrbaumlttrat samarbeteUtoumlkad kommunikation mellan team och platser

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumllldaSparad tid

Team som arbetar paring flera platser rapporterar en baumlttre kontakt med andra teammedlemmar inom tre maringnader efter utrullningen av Skype foumlr foumlretag

Oumlkad noumljdhet bland anstaumllldaFlexibla arbetsvillkor ger oumlkad noumljdhet bland anstaumlllda i form av oumlkat engagemang minskad stress och baumlttre balans mellan arbete och fritid

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumlllda Noumljdheten bland de anstaumlllda oumlkar med 15 inom 6 maringnader

24

Exempel paring framgaringngskriterier

Foumlljande exempel kan hjaumllpa dig utveckla dina framgaringngskriterier

Scenarier Exempel paring framgaringngskriterier

Skype foumlr foumlretag-klienter som anvaumlndsRapport oumlver aktiva anvaumlndare

Aktivitet foumlr Office 365-grupper Inneharingllspaket foumlr utrullning av Office 365

httpsakamso365adoptioncontentpack

25

Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

Administrationsportalen foumlr Office 365 inneharingller rapporter som indikerar aktuella nivaringer foumlr anvaumlndarengagemang vid olika arbetsbelastningar

Notera anvaumlndningen innan lanseringen paringboumlrjas foumlr att kunna bedoumlma effektiviteten hos dina utrullningsaktiviteter

Referera till dessa rapporter foumlr att goumlra jaumlmfoumlrelser med dina framgaringngskriterier och identifiera omraringden daumlr utrullningen kan foumlrbaumlttras

Scenarier Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

26

Kundreferenser aumlr ofta lika vaumlrdefulla som kvantitativa maumltningar

naumlr du visar tidigare framgaringngar med Microsoft 365 Under

hela utrullningen kan du laringta medlemmarna och experterna

i projektteamet hitta exempel som visar paring samarbete och

teamwork mellan olika funktioner och dela dessa via Yammer

Naumlr du delar en beraumlttelse om dina erfarenheter av Microsoft 365

boumlr du ta med foumlljande information

Beraumlttelser om affaumlrsvaumlrde kan enkelt delas internt via en

Microsoft 365-kundreferensgrupp i ditt Yammer-naumltverk Du

kan aumlven dela kundreferenser externt med den stoumlrre Microsoft

365-communityn via communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Tips och trick

Ha kul Det kan vara intressant och engagerande att anordna en taumlvling och generera positiv staumlmning kring Microsoft 365

Foumlrsoumlk bygga upp en grupp med fans

Tid Beraumlttelsen boumlr inledas med en tidsangivelse saring att

maringlgruppen vet naumlr det haumlnde

Personer Beraumlttelsen boumlr inneharinglla namn saring att

maringlgruppen vet vilka som var inblandade

Haumlndelser Beraumlttelsen ska aringterge de haumlndelser som

intraumlffade

Visualisering Maringlgruppen ska kunna se framfoumlr sig vad

som haumlnde

Dela framgaringngen

Scenarier Dela framgaringngen

27

Checklista foumlr scenarier

Identifiera scenarier foumlr att foumlrsaumlkra dig om att ditt

foumlretag inser det fulla vaumlrdet hos Microsoft 365

Anvaumlnd de sex grundscenarierna som en guide foumlr att

definiera scenarier foumlr din verksamhet

Prioritera dina scenarier foumlr att foumlrstaring vad du boumlr

fokusera paring foumlrst

Definiera dina framgaringngskriterier foumlr att maumlta effekten av

utrullningen av Microsoft 365

Laumlr dig anvaumlnda analysfunktionerna i Office 365 foumlr att

oumlvervaka utrullningen

Uppmuntra teamet att samla in framgaringngshistorier

under utrullningen

Checklista foumlr scenarier

28

MedvetenhetDet aumlr viktigt att planera foumlr kommunikationen innan under och efter utrullningen av Microsoft 365 foumlr att haringlla organisationen engagerad

Skapa medvetenhet via en blandning av e-post affischer taumlvlingar och evenemang som har anpassats till foumlretagets kultur Medvetenheten i organisationen hjaumllper till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring baringde kort och laringng sikt hos anvaumlndarna

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad boumlr finnas med i min kommunikationsplan foumlr Microsoft 365

bull Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan

bull Hur fraumlmjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en laringngsiktig acceptans av Microsoft 365

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 7: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

7

Rekrytera sponsorer i ledningen

Sponsorer i ledningen aumlr viktiga ledare i organisationen och deras deltagande aumlr noumldvaumlndigt foumlr att oumlka personalens acceptans av ny teknik De har den stoumlrsta paringverkan paring foumlretagskulturen och kan aktivt kommunicera vaumlrdet och foumlrdelarna med den nya tekniken och arbetssaumlttet i hela organisationen De kan aumlven skapa avgoumlrande foumlrstaringelse foumlr foumlretagets viktigaste affaumlrsmaringl och de gemensamma utmaningar som maringste oumlvervinnas ndash och det aumlr haumlr som Microsoft 365 kommer in

Sponsorer i ledningen anger de oumlvergripande affaumlrsmaringlen

Tips och trick

Naumlr du identifierar sponsorer boumlr du aumlven oumlvervaumlga att ta med viktiga intressenter fraringn de olika delar av

verksamheten som paringverkas av foumlraumlndringen

Juli 2017 McKinsey Quarterly wwwmckinseycom

Copyrightcopy 2017 McKinsey amp Company Med ensamraumltt

Aringterges med tillstaringnd

Forskning visar att omvandlingsprojekt blir mer framgaringngsrika om det finns en synlig sponsor i ledningen Oumlver 85 av de svarande uppgav att om VD var ganska synlig eller vaumlldigt synlig saring blev omvandlingsprojektet antingen mycket framgaringngsrikt eller extremt framgaringngsrikt

Sponsorer i ledningen boumlr

Hjaumllpa projektteamet identifiera

och prioritera de scenarier som ska

anvaumlndas

Spela en aktiv roll och kommunicera

till organisationens oumlvriga ledare hur

organisationen planerar att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att uppnaring sina

affaumlrsmaringl

Delta aktivt och anvaumlnda Microsoft 365-funktioner

foumlr att driva paring utrullningen hos slutanvaumlndarna och

foumlrstaumlrka oumlnskade beteenden

Mer information om hur en sponsor i ledningen kan

bidra till en framgaringngsrik utrullning av ditt Microsoft

365-projekt finns i httpsakamsexecsponsor

Intressenter Rekrytera sponsorer i ledningen

8

Saumlkerstaumlll att sponsorerna i ledningen foumlrstaringr grunderna

D elta aktivt och synligt

B ilda en koalition med oumlvriga chefskolleger

K ommunicera direkt med de anstaumlllda

Copyright Proscireg Med ensamraumltt

Intressenter Foumlrstaring grunderna

9

Vaumllj din framgaringngsaumlgareAtt vaumllja en framgaringngsaumlgare i din organisation aumlr viktigt foumlr

att saumlkerstaumllla att de uppstaumlllda affaumlrsmaringlen foumlr Microsoft 365

foumlrverkligas De ansvarar foumlr att medarbetarna anvaumlnder

tjaumlnsten och har nytta av den

En framgaringngsaumlgare ska

Saumlkerstaumllla att medarbetare anvaumlnder och har nytta av Microsoft 365

Hjaumllpa till att saumlkerstaumllla att raumltt intressenter aumlr

inblandade

Oumlversaumltta de affaumlrsmaringl din organisation har staumlllt upp foumlr Microsoft 365 till Microsoft 365-scenarier

Saumlkerstaumllla att kommunikation och utbildning implementeras framgaringngsrikt

Intressenter Vaumllj din framgaringngsaumlgare

10

Staumlrk foumlretagets experter Microsoft 365-experter i din organisation aumlr en annan viktig

intressentgrupp att skapa och dra nytta av foumlr att driva

Microsoft 365-utrullningen

Det aumlr en utmaning att faring acceptans fraringn samtliga anvaumlndare

i en organisation Experter kan hjaumllpa till att hantera den haumlr

utmaningen och spelar en viktig roll De aumlr kunniga instaumlllda

paring att sprida sina expertkunskaper och beredda att ge kolleger

coachning och hjaumllp De hjaumllper till att oumlversaumltta Microsoft 365

till verkligheten paring sina avdelningar eller i sina team

Experter ska

Skapa ditt eget expertprogram

Foumlljande guide ger dig tillgaringng till fler resurser och mer material som hjaumllper dig skapa dina egna Microsoft 365-experter

httpsakamsoffice365champions

Sprida kunskap om nyttan med Microsoft 365 bland

teamen

Foumlrklara foumlrdelarna foumlr medlemmarna i sina team

Skapa medvetenhet om Microsoft 365 via informella

kommunikationskanaler

Hjaumllpa till att vaumllkomna nya anvaumlndare ge vaumlgledning

och dela med sig av beproumlvade metoder

Ge feedback till projektteamet gaumlllande anvaumlndarnas

engagemang och acceptans

Intressenter Staumlrk foumlretagets experter

11

Skapa ett expertprogramExperter aumlr passionerade vill gaumlrna sprida budskapet och

hjaumllpa sina kolleger att laumlra sig mer effektiva loumlsningar De

bidrar till att minska belastningen paring resurserna i projektteamet

och driver paring engagemanget i communityn

De skapar understroumlmmar och entusiasm som oumlkar

acceptansen foumlr baumlttre saumltt att arbeta paring

De bygger upp inflytande i sina team

De infoumlr nya arbetssaumltt i teamen

De identifierar affaumlrsutmaningar och moumljliga loumlsningar

De ger feedback till projektteam och sponsorer

Jag aumlr superanvaumlndaren Jag foumlrsoumlker haringlla igaringng allt saring att andra ocksaring goumlr det Det handlar om att dela ideacuteer

ndash Paul

Det gaumlller att hitta personer som aumlr motiverade Jag ser det som en moumljlighet En del av mitt jobb aumlr att uppmuntra communityn och fraumlmja kunskapsdelning

ndash Darren

Varfoumlr aumlr experter viktiga

Intressenter Skapa ett expertprogram

Vi har kontakt med en utrullningsexpert per affaumlrsenhet som varje vecka skickar ut e-postmeddelanden om Office 365 Varje Office 365-verktyg har basfoumlrmaringner och genom att ta med anvaumlndarna paring en smidig resa genom dessa kan vi framharinglla nyttan i var och en av dem

ndash Nick Lamshed Change Manager Qantas

12

Skapa en expertcommunity

Hitta entusiastiska experter som kan avsaumltta tid och

arbete

Skapa en Yammer-grupp daumlr experter kan dela

uppdateringar och framgaringngar

Ge enklare utbildning i de grundlaumlggande delarna av

Microsoft 365

Tillhandaharingll material som kan stoumltta deras arbete med

team och individer till exempel informella moumlten

Ha regelbundna diskussioner med experterna om vad

som fungerar och inte fungerar

Skapa ett program foumlr att engagera och erkaumlnna deras

arbete till exempel genom priviligierad tillgaringng till

relevanta evenemang eller talarengagemang

Informera personalen om experternas roll och var de

kan narings Taumlnk paring att de inte tillhoumlr IT-supporten utan aumlr

representanter foumlr foumlretaget

Tips och trick

Se till att expertprogrammet blir ett maringste i din utrullningsplan Vi har upptaumlckt att det vanligaste och mest effektiva

saumlttet foumlr maumlnniskor att laumlra sig saker aumlr via kollegorna Identifiera och kontakta de naturliga ledarna eller pedagogerna i

organisationen och utnyttja dem som en bas foumlr att utveckla din community

httpakamschampionsguide

Intressenter Skapa en expertcommunity

13

Laumlr dig mer om de olika rollerna och ansvarsomraringdena

i din organisation och hur de bidrar till en framgaringngsrik

lansering av Microsoft 365

Faring foumlrstaringelse foumlr vad som skapar en framgaringngsrik

sponsor i ledningen

Skapa ett expertprogram

Starta upp ditt projektteam och faring medlemmarna

intresserade av att hjaumllpa sina kolleger bli mer

produktiva med Microsoft 365

Checklista foumlr intressenter

Checklista foumlr intressenter

14

ScenarierArbetet med att identifiera och definiera

dina scenarier aumlr ett viktigt steg foumlr att

saumlkerstaumllla att din organisation faringr en

smidig utrullning och maximal utdelning paring

investeringen i Microsoft 365 Scenarierna

behandlar de saumltt paring vilka dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 foumlr att hantera

affaumlrsutmaningar eller uppnaring definierade maringl

Anvaumlndningen av tydliga scenarier och

framgaringngskriterier ger moumljlighet att effektivt

maumlta prestationer och uppnaring konkreta

resultat efter lanseringen Scenarierna ger

teamen foumlrstaringelse hur Microsoft 365 kan

hjaumllpa dem att upparing mer i sitt dagliga

arbete genom att placera produkterna i ett

sammanhang och visa medarbetarna naumlr och

hur de ska anvaumlndas

EN KORT OumlVERSIKT

bull Hur identifierar och prioriterar jag scenarier

bull Hur definierar jag mina framgaringngskriterier foumlr att kunna maumlta konkreta resultat

bull Hur oumlvervakar jag utrullningen i min organisation

15

Identifiera scenarier

Naumlr du identifierar de baumlsta scenarierna boumlr du involvera

de personer som ska leda och stoumldja foumlraumlndringen i hela

organisationen Du boumlr anordna naringgra workshoppar foumlr

inbjudna avdelningschefer projektledare IT-personal och

andra intressenter som kan hjaumllpa till att brainstorma om hur

Microsoft 365 kan anvaumlndas i din organisation Foumlljande fraringgor

aumlr utmaumlrkta startpunkter foumlr att identifiera dina scenarier

Vilka utmaningar finns naumlr det gaumlller samarbete och

kommunikation inom organisationen

Inom vilka omraringden i organisationen behoumlver

foumlrbaumlttringar goumlras

Vilka aumlr organisationens strategiska initiativ eller

aktuella omvandlingsprojekt som Microsoft 365 kan

stoumldja

Vilka saumltt att samarbeta och kommunicera kommer

laumlttare att accepteras i organisationen

Hur tar ni fram distribuerar och delar information

Scenarier Identifiera scenarier

Office 365 levererar tekniken foumlr att foumlrbaumlttra kommunikation och samarbete oumlver nationsgraumlnser Vi anvaumlnder videokonferenser presentationer och skrivbordsdelning foumlr att arbeta med varingra partner

ndash Klaus Huelsewiesche IT-ansvarig foumlr FoU Laundry och Home Care paring Henkel

16

Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

Vi har sammanstaumlllt ett flertal scenarier i varingrt produktivitetsbibliotek foumlr att hjaumllpa dig upptaumlcka saumltt att anvaumlnda Microsoft

365 som kan vara betydelsefulla foumlr din organisation

httpakamsproductivitylibrary

Scenarier Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

17

Anvaumlnd varingra sex grundlaumlggande scenarier foumlr att hjaumllpa

Microsoft 365-anvaumlndarna komma igaringng Scenarierna

behandlar den typ av arbetsuppgifter som foumlretagets

personal behoumlver utfoumlra varje dag Haumlr ingaringr uppgifter fraringn

kommunikation via e-post och kalendrar via lagring och

delning av filer till virtuella moumlten och samarbete i realtid

Laumls mer om de sex olika grundscenarierna nedan

De sex grundscenarierna

Arbeta i e-post ensam eller i grupp

Microsoft Exchange Online utgoumlr din

ryggrad foumlr e-post och kalender och

hjaumllper dig att samarbeta i den bekanta

Outlook-miljoumln Exchange Online

hjaumllper dig att faring mer gjort och arbeta

mer effektivt med enhetliga och rika

Outlook-upplevelser paring alla typer av

enheter

Tillhandaharingll en chattbaserad arbetsyta

Microsoft Teams sammanstaumlller information som grupper behoumlver foumlr att kunna arbeta effektivt och prestera maximalt Den mobilvaumlnliga chattbaserade arbetsytan kombinerar chatt dokument maumlnniskor och verktyg paring en saumlker plats

Anslut din organisation

Yammer moumljliggoumlr smidiga kopplingar

till maumlnniskor och information som du

inte ens visste fanns i organisationen

Diskutera ideacuteer dela uppdateringar och

samla in svar fraringn medarbetare var ni

aumln aumlr

Den enkla loumlsningen foumlr moumlten och samarbete

Moumljligheten att kunna ansluta i realtid hjaumllper dig att faring saker gjorda Skype foumlr foumlretag ger dig tillgaringng till en komplett moumltesloumlsning med en plattform foumlr snabbmeddelanden ljud- och videosamtal konferenser och realtidsdelning Anvaumlnd Skype foumlr allt fraringn att faring snabba svar till att haringlla koll paring projekt

Dela webbplatser och inneharingll

SharePoint staumlrker delning och

samarbete paring intranaumltet Skapa

webbplatser och portaler som

engagerar maumlnniskor kopplar ihop dem

med expertkunskaper inneharingll insikter

och kollektiva kunskaper

Scenarier De sex grundscenarierna

Skapa effektfullt inneharingll tillsammans

Office goumlr det moumljligt att arbeta

naumlstan var du aumln aumlr och snabbare

Dra nytta av att Office aumlr integrerat

med OneDrive och SharePoint foumlr

att komma aringt dela och samarbeta i

dokument

Som naringgon i [Team]

Vill jag [Beskrivning av

vad jag vill goumlra]

Med hjaumllp av[Specifik tillaumlmpning

av tekniken]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

[Framgaringngsmaringtt foumlr loumlsningar]

18

Som naringgon i saumlljledningen

Jag vill ha en enda version av

foumlrslaget som alla kan komma aringt och redigera i staumlllet foumlr

att skicka runt olika versioner med e-post till teamet

Anvaumlnda en SharePoint-webbplats som en central plats foumlr att lagra

och dela en enda version av ett foumlrsaumlljningsfoumlrslag

som mitt team kan redigera tillsammans med samtidig

redigering i Word och PowerPoint

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

mitt saumlljteam kan skapa foumlrslag enklare och daumlrfoumlr

faringr mer tid att slutfoumlra affaumlrer

Oumlvervaumlg att anvaumlnda foumlljande ramverk naumlr du boumlrjar utforma dina scenarier

Som naringgon i ett [TEAM]

Jag vill [BESKRIVNING AV VAD JAG VILL GOumlRA]

Med hjaumllp av [SPECIFIK TILLAumlMPNING AV TEKNIKEN]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr [FRAMGAringNGSMAringTT FOumlR LOumlSNINGEN]

Vet du inte hur du ska komma igaringng

Scenarier Vet du inte hur du ska komma igaringng

tt

Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn Som en del av communityn foumlr att fraumlmja utrullning i Microsofts tekniska community kan du prata med tusentals andra

Microsoft-kunder och laumlra dig vilka scenarier som har fungerat foumlr dem

Vad vinner jag paring det haumlr

Projektuppdateringar

Faring kontakt med teknikavdelningen

Samarbeta med kollegor

Boumlrja diskutera med kolleger i dag ndash garing med i communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Bygg upp relationer

Fler anvaumlndarresurser

Utnyttja varandras erfarenheter

19

Sida foumlr communityn foumlr att fraumlmja utrullning

Stoumldja diskussioner och delning av beproumlvade metoder

Se de senaste diskussionerna

Se vad communityn pratar om

Delta i diskussionerna

Fokuserade diskussioner om specifika aumlmnen foumlr communityn

Meddelanden foumlr att fraumlmja utrullning

Se de senaste meddelandena

CommunitySe vilka som aumlr med i communityn

Scenarier Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn

20

Prioritera dina scenarierEftersom Microsoft 365 kan ha en positiv effekt paring hela ditt

foumlretag aumlr det viktigt att du prioriterar bland alla dina scenarier

foumlr att saumlkerstaumllla att du vet vad du ska boumlrja fokusera paring

Taumlnk paring att de scenarier du identifierar och prioriterar

nu hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

under lanseringen Gloumlm daumlrfoumlr inte att ta ytterligare

en titt paring scenarierna under arbetet med att skapa din

kommunikationsplan

Scenarier Prioritera dina scenarier

Laringg

Medel

Houmlg

Paringve

rkan

Svaringrighet

Laringg Medel Houmlg

Samarbeta med kolleger via en chattcentrerad arbetsyta

Ersaumltt traditionella telefonsystem med Cloud PBX

Staumlrk och engagera personalen med hjaumllp av ett socialt naumltverk

Genomfoumlr utbildningar foumlr personal oumlver hela vaumlrlden

Utnyttja vaumlrdbaserad e-post foumlr att laringta personalen arbeta smartare var den aumln befinner sig

Ge nyanstaumlllda stoumld foumlr snabbare uppstart

Implementera saumlker enkel inloggning med Azure Active Directory

Distribuera klassificering och skydd av data med Azure Information Protection

21

Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

Studera diagrammet nedan och placera dina scenarier i

diagrammet enligt den foumlrvaumlntade nivaringn av paringverkan paring

organisationen och hur svaringr den blir att uppnaring Haumlr kan du se

vilka scenarier som snabbast ger mest effekt samt identifiera

svaringrare projekt som kan vara viktiga men kraumlver mer planering

Tips och trick

Det aumlr bra att taumlnka paring vad som kommer att ge den stoumlrsta nyttan till dina medarbetare foumlrst En del av de saker du funderar

paring att goumlra direkt (exempelvis e-postmigrering) kanske inte ger en omedelbart synlig nytta Det kan vara baumlttre att fokusera

paring snabbare och mer synliga foumlrbaumlttringar foumlrst (till exempel genom att ge alla tillgaringng till snabbmeddelanden)

Scenarier Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

22

Definiera framgaringngs- kriterierNaumlr du utvecklar dina idealscenarier aumlr det viktigt att ta

fram en formell uppsaumlttning framgaringngskriterier foumlr att maumlta

vilken paringverkan utrullningen av Microsoft 365 har Du maringste

bestaumlmma vad som ska maumltas och hur du ska samla in saringvaumll

kvantitativa som kvalitativa data Anvaumlnd foumlljande steg foumlr att

definiera dina framgaringngskriterier

Identifiera foumlretagets KPIer (Key Performance Indicators)

som kan foumlrbaumlttras om din organisation infoumlr olika

scenarier (till exempel minskade kostnader oumlkad

kundnoumljdhet oumlkat engagemang fraringn anstaumlllda minskad

tid foumlr att behandla en order)

Utvaumlrdera var du befinner dig innan du implementerar

Microsoft 365 Definiera dina KPI-prestandamaringtt

och faststaumlll en startpunkt foumlr anvaumlndarnas aktuella

kunskaper om Microsoft 365

Vaumllj kriterier som hjaumllper dig framhaumlva den

paringverkan Microsoft 365 har paring din organisation foumlr

ledningsgruppen

Scenarier Definiera framgaringngskriterier

Mall foumlr slutanvaumlndarundersoumlkning

Anvaumlnd undersoumlkningsmallen foumlr att maumlta noumljdhet och framsteg jaumlmfoumlrt med ditt prestandamaringtt

httpakamsusersurveys

Tips och trick

Anvaumlnd guiden foumlr maumltning av framgaringng foumlr att utvaumlrdera hur effektiv din lansering av Microsoft 365 har varit och samla in information om framgaringngarna

httpakamsmeasuringsuccess

23

Anvaumlnd SMART- konceptet som hjaumllp

Naumlr du definierar framgaringngskriterier anvaumlnder du SMART-

konceptet foumlr att staumllla upp maringl som ger en houmlg grad av paringverkan

Klara och entydiga ndash besvarar fraringgorna

rdquoVad varfoumlr vem och varrdquo

Specifika

Konkreta ndash visar framstegen tydligt

Maumltbara

Realistiska ndash inte extrema

Acceptabla

Goumlr skillnad foumlr intressenterna

Relevanta

Har ett specifikt maringldatum ndash besvarar fraringgan

rdquoNaumlrrdquo

Tidssatta

Scenarier Anvaumlnd SMART-konceptet som hjaumllp

Framgaringngskriterier Metodkaumllla Maringtt Exempel paring maringl

Oumlkad anvaumlndningEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till anvaumlndarnas acceptans av tekniken

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretag

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utrullningen visar en oumlkning av acceptansen med 10 per maringnad

Utbildningens effektivitetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till utbildningens effektivitet

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback Efterlevnadsutbildning online

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretagNoumljdhet bland anstaumllldaAndelen slutfoumlrda utbildningar

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utbildning visar oumlkad utrullning per maringnadNettoresultatet foumlr anvaumlndarnoumljdhet bland anstaumlllda aumlr oumlver 130 baserat paring den avslutande utbildningsenkaumltenHundraprocentig utbildningsnivaring foumlr efterlevnad avseende foumlretagssaumlkerhet

Minskade driftkostnaderOumlkad acceptans aumlr kopplad till minskad anvaumlndning av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare samt minskade restider och resurstilldelning

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporterEkonomi-bokfoumlringsrapporterSupportavdelningsrapporterRapporter foumlr rese-telefonkostnaderPrestationsmaringtt

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningLjudkonferenser ndash fakturering och anvaumlndningRese-telefonkostnaderSupportsamtal

Efter utrullningen boumlr anvaumlndandet av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare minska med 10 per maringnad

Foumlrbaumlttrad saumlkerhetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till en foumlrbaumlttrad saumlkerhet och efterlevnad

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Aringtkomlighetaringterstaumlllningsmoumljligheter foumlr slutanvaumlndare

Noumljdhet bland anstaumlllda Supportsamtal

Jaumlmfoumlrelse av anvaumlndarnoumljdhet foumlre och efter Minskat antal supportsamtal och minskad tidsaringtgaringng foumlr dataaringterstaumlllning

Oumlkad produktivitetOumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till snabbare kommunikation och beslutsfattande samt kortare tid foumlr att utfoumlra uppgifter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Anvaumlndning av dataklassificering

Tidsaringtgaringng foumlr att slutfoumlra projekt

Antal etiketterade dokument

Tidsaringtgaringngen foumlr att slutfoumlra kundorder minskar med 15 inom 6 maringnader

Foumlrbaumlttrat samarbeteUtoumlkad kommunikation mellan team och platser

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumllldaSparad tid

Team som arbetar paring flera platser rapporterar en baumlttre kontakt med andra teammedlemmar inom tre maringnader efter utrullningen av Skype foumlr foumlretag

Oumlkad noumljdhet bland anstaumllldaFlexibla arbetsvillkor ger oumlkad noumljdhet bland anstaumlllda i form av oumlkat engagemang minskad stress och baumlttre balans mellan arbete och fritid

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumlllda Noumljdheten bland de anstaumlllda oumlkar med 15 inom 6 maringnader

24

Exempel paring framgaringngskriterier

Foumlljande exempel kan hjaumllpa dig utveckla dina framgaringngskriterier

Scenarier Exempel paring framgaringngskriterier

Skype foumlr foumlretag-klienter som anvaumlndsRapport oumlver aktiva anvaumlndare

Aktivitet foumlr Office 365-grupper Inneharingllspaket foumlr utrullning av Office 365

httpsakamso365adoptioncontentpack

25

Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

Administrationsportalen foumlr Office 365 inneharingller rapporter som indikerar aktuella nivaringer foumlr anvaumlndarengagemang vid olika arbetsbelastningar

Notera anvaumlndningen innan lanseringen paringboumlrjas foumlr att kunna bedoumlma effektiviteten hos dina utrullningsaktiviteter

Referera till dessa rapporter foumlr att goumlra jaumlmfoumlrelser med dina framgaringngskriterier och identifiera omraringden daumlr utrullningen kan foumlrbaumlttras

Scenarier Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

26

Kundreferenser aumlr ofta lika vaumlrdefulla som kvantitativa maumltningar

naumlr du visar tidigare framgaringngar med Microsoft 365 Under

hela utrullningen kan du laringta medlemmarna och experterna

i projektteamet hitta exempel som visar paring samarbete och

teamwork mellan olika funktioner och dela dessa via Yammer

Naumlr du delar en beraumlttelse om dina erfarenheter av Microsoft 365

boumlr du ta med foumlljande information

Beraumlttelser om affaumlrsvaumlrde kan enkelt delas internt via en

Microsoft 365-kundreferensgrupp i ditt Yammer-naumltverk Du

kan aumlven dela kundreferenser externt med den stoumlrre Microsoft

365-communityn via communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Tips och trick

Ha kul Det kan vara intressant och engagerande att anordna en taumlvling och generera positiv staumlmning kring Microsoft 365

Foumlrsoumlk bygga upp en grupp med fans

Tid Beraumlttelsen boumlr inledas med en tidsangivelse saring att

maringlgruppen vet naumlr det haumlnde

Personer Beraumlttelsen boumlr inneharinglla namn saring att

maringlgruppen vet vilka som var inblandade

Haumlndelser Beraumlttelsen ska aringterge de haumlndelser som

intraumlffade

Visualisering Maringlgruppen ska kunna se framfoumlr sig vad

som haumlnde

Dela framgaringngen

Scenarier Dela framgaringngen

27

Checklista foumlr scenarier

Identifiera scenarier foumlr att foumlrsaumlkra dig om att ditt

foumlretag inser det fulla vaumlrdet hos Microsoft 365

Anvaumlnd de sex grundscenarierna som en guide foumlr att

definiera scenarier foumlr din verksamhet

Prioritera dina scenarier foumlr att foumlrstaring vad du boumlr

fokusera paring foumlrst

Definiera dina framgaringngskriterier foumlr att maumlta effekten av

utrullningen av Microsoft 365

Laumlr dig anvaumlnda analysfunktionerna i Office 365 foumlr att

oumlvervaka utrullningen

Uppmuntra teamet att samla in framgaringngshistorier

under utrullningen

Checklista foumlr scenarier

28

MedvetenhetDet aumlr viktigt att planera foumlr kommunikationen innan under och efter utrullningen av Microsoft 365 foumlr att haringlla organisationen engagerad

Skapa medvetenhet via en blandning av e-post affischer taumlvlingar och evenemang som har anpassats till foumlretagets kultur Medvetenheten i organisationen hjaumllper till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring baringde kort och laringng sikt hos anvaumlndarna

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad boumlr finnas med i min kommunikationsplan foumlr Microsoft 365

bull Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan

bull Hur fraumlmjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en laringngsiktig acceptans av Microsoft 365

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 8: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

8

Saumlkerstaumlll att sponsorerna i ledningen foumlrstaringr grunderna

D elta aktivt och synligt

B ilda en koalition med oumlvriga chefskolleger

K ommunicera direkt med de anstaumlllda

Copyright Proscireg Med ensamraumltt

Intressenter Foumlrstaring grunderna

9

Vaumllj din framgaringngsaumlgareAtt vaumllja en framgaringngsaumlgare i din organisation aumlr viktigt foumlr

att saumlkerstaumllla att de uppstaumlllda affaumlrsmaringlen foumlr Microsoft 365

foumlrverkligas De ansvarar foumlr att medarbetarna anvaumlnder

tjaumlnsten och har nytta av den

En framgaringngsaumlgare ska

Saumlkerstaumllla att medarbetare anvaumlnder och har nytta av Microsoft 365

Hjaumllpa till att saumlkerstaumllla att raumltt intressenter aumlr

inblandade

Oumlversaumltta de affaumlrsmaringl din organisation har staumlllt upp foumlr Microsoft 365 till Microsoft 365-scenarier

Saumlkerstaumllla att kommunikation och utbildning implementeras framgaringngsrikt

Intressenter Vaumllj din framgaringngsaumlgare

10

Staumlrk foumlretagets experter Microsoft 365-experter i din organisation aumlr en annan viktig

intressentgrupp att skapa och dra nytta av foumlr att driva

Microsoft 365-utrullningen

Det aumlr en utmaning att faring acceptans fraringn samtliga anvaumlndare

i en organisation Experter kan hjaumllpa till att hantera den haumlr

utmaningen och spelar en viktig roll De aumlr kunniga instaumlllda

paring att sprida sina expertkunskaper och beredda att ge kolleger

coachning och hjaumllp De hjaumllper till att oumlversaumltta Microsoft 365

till verkligheten paring sina avdelningar eller i sina team

Experter ska

Skapa ditt eget expertprogram

Foumlljande guide ger dig tillgaringng till fler resurser och mer material som hjaumllper dig skapa dina egna Microsoft 365-experter

httpsakamsoffice365champions

Sprida kunskap om nyttan med Microsoft 365 bland

teamen

Foumlrklara foumlrdelarna foumlr medlemmarna i sina team

Skapa medvetenhet om Microsoft 365 via informella

kommunikationskanaler

Hjaumllpa till att vaumllkomna nya anvaumlndare ge vaumlgledning

och dela med sig av beproumlvade metoder

Ge feedback till projektteamet gaumlllande anvaumlndarnas

engagemang och acceptans

Intressenter Staumlrk foumlretagets experter

11

Skapa ett expertprogramExperter aumlr passionerade vill gaumlrna sprida budskapet och

hjaumllpa sina kolleger att laumlra sig mer effektiva loumlsningar De

bidrar till att minska belastningen paring resurserna i projektteamet

och driver paring engagemanget i communityn

De skapar understroumlmmar och entusiasm som oumlkar

acceptansen foumlr baumlttre saumltt att arbeta paring

De bygger upp inflytande i sina team

De infoumlr nya arbetssaumltt i teamen

De identifierar affaumlrsutmaningar och moumljliga loumlsningar

De ger feedback till projektteam och sponsorer

Jag aumlr superanvaumlndaren Jag foumlrsoumlker haringlla igaringng allt saring att andra ocksaring goumlr det Det handlar om att dela ideacuteer

ndash Paul

Det gaumlller att hitta personer som aumlr motiverade Jag ser det som en moumljlighet En del av mitt jobb aumlr att uppmuntra communityn och fraumlmja kunskapsdelning

ndash Darren

Varfoumlr aumlr experter viktiga

Intressenter Skapa ett expertprogram

Vi har kontakt med en utrullningsexpert per affaumlrsenhet som varje vecka skickar ut e-postmeddelanden om Office 365 Varje Office 365-verktyg har basfoumlrmaringner och genom att ta med anvaumlndarna paring en smidig resa genom dessa kan vi framharinglla nyttan i var och en av dem

ndash Nick Lamshed Change Manager Qantas

12

Skapa en expertcommunity

Hitta entusiastiska experter som kan avsaumltta tid och

arbete

Skapa en Yammer-grupp daumlr experter kan dela

uppdateringar och framgaringngar

Ge enklare utbildning i de grundlaumlggande delarna av

Microsoft 365

Tillhandaharingll material som kan stoumltta deras arbete med

team och individer till exempel informella moumlten

Ha regelbundna diskussioner med experterna om vad

som fungerar och inte fungerar

Skapa ett program foumlr att engagera och erkaumlnna deras

arbete till exempel genom priviligierad tillgaringng till

relevanta evenemang eller talarengagemang

Informera personalen om experternas roll och var de

kan narings Taumlnk paring att de inte tillhoumlr IT-supporten utan aumlr

representanter foumlr foumlretaget

Tips och trick

Se till att expertprogrammet blir ett maringste i din utrullningsplan Vi har upptaumlckt att det vanligaste och mest effektiva

saumlttet foumlr maumlnniskor att laumlra sig saker aumlr via kollegorna Identifiera och kontakta de naturliga ledarna eller pedagogerna i

organisationen och utnyttja dem som en bas foumlr att utveckla din community

httpakamschampionsguide

Intressenter Skapa en expertcommunity

13

Laumlr dig mer om de olika rollerna och ansvarsomraringdena

i din organisation och hur de bidrar till en framgaringngsrik

lansering av Microsoft 365

Faring foumlrstaringelse foumlr vad som skapar en framgaringngsrik

sponsor i ledningen

Skapa ett expertprogram

Starta upp ditt projektteam och faring medlemmarna

intresserade av att hjaumllpa sina kolleger bli mer

produktiva med Microsoft 365

Checklista foumlr intressenter

Checklista foumlr intressenter

14

ScenarierArbetet med att identifiera och definiera

dina scenarier aumlr ett viktigt steg foumlr att

saumlkerstaumllla att din organisation faringr en

smidig utrullning och maximal utdelning paring

investeringen i Microsoft 365 Scenarierna

behandlar de saumltt paring vilka dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 foumlr att hantera

affaumlrsutmaningar eller uppnaring definierade maringl

Anvaumlndningen av tydliga scenarier och

framgaringngskriterier ger moumljlighet att effektivt

maumlta prestationer och uppnaring konkreta

resultat efter lanseringen Scenarierna ger

teamen foumlrstaringelse hur Microsoft 365 kan

hjaumllpa dem att upparing mer i sitt dagliga

arbete genom att placera produkterna i ett

sammanhang och visa medarbetarna naumlr och

hur de ska anvaumlndas

EN KORT OumlVERSIKT

bull Hur identifierar och prioriterar jag scenarier

bull Hur definierar jag mina framgaringngskriterier foumlr att kunna maumlta konkreta resultat

bull Hur oumlvervakar jag utrullningen i min organisation

15

Identifiera scenarier

Naumlr du identifierar de baumlsta scenarierna boumlr du involvera

de personer som ska leda och stoumldja foumlraumlndringen i hela

organisationen Du boumlr anordna naringgra workshoppar foumlr

inbjudna avdelningschefer projektledare IT-personal och

andra intressenter som kan hjaumllpa till att brainstorma om hur

Microsoft 365 kan anvaumlndas i din organisation Foumlljande fraringgor

aumlr utmaumlrkta startpunkter foumlr att identifiera dina scenarier

Vilka utmaningar finns naumlr det gaumlller samarbete och

kommunikation inom organisationen

Inom vilka omraringden i organisationen behoumlver

foumlrbaumlttringar goumlras

Vilka aumlr organisationens strategiska initiativ eller

aktuella omvandlingsprojekt som Microsoft 365 kan

stoumldja

Vilka saumltt att samarbeta och kommunicera kommer

laumlttare att accepteras i organisationen

Hur tar ni fram distribuerar och delar information

Scenarier Identifiera scenarier

Office 365 levererar tekniken foumlr att foumlrbaumlttra kommunikation och samarbete oumlver nationsgraumlnser Vi anvaumlnder videokonferenser presentationer och skrivbordsdelning foumlr att arbeta med varingra partner

ndash Klaus Huelsewiesche IT-ansvarig foumlr FoU Laundry och Home Care paring Henkel

16

Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

Vi har sammanstaumlllt ett flertal scenarier i varingrt produktivitetsbibliotek foumlr att hjaumllpa dig upptaumlcka saumltt att anvaumlnda Microsoft

365 som kan vara betydelsefulla foumlr din organisation

httpakamsproductivitylibrary

Scenarier Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

17

Anvaumlnd varingra sex grundlaumlggande scenarier foumlr att hjaumllpa

Microsoft 365-anvaumlndarna komma igaringng Scenarierna

behandlar den typ av arbetsuppgifter som foumlretagets

personal behoumlver utfoumlra varje dag Haumlr ingaringr uppgifter fraringn

kommunikation via e-post och kalendrar via lagring och

delning av filer till virtuella moumlten och samarbete i realtid

Laumls mer om de sex olika grundscenarierna nedan

De sex grundscenarierna

Arbeta i e-post ensam eller i grupp

Microsoft Exchange Online utgoumlr din

ryggrad foumlr e-post och kalender och

hjaumllper dig att samarbeta i den bekanta

Outlook-miljoumln Exchange Online

hjaumllper dig att faring mer gjort och arbeta

mer effektivt med enhetliga och rika

Outlook-upplevelser paring alla typer av

enheter

Tillhandaharingll en chattbaserad arbetsyta

Microsoft Teams sammanstaumlller information som grupper behoumlver foumlr att kunna arbeta effektivt och prestera maximalt Den mobilvaumlnliga chattbaserade arbetsytan kombinerar chatt dokument maumlnniskor och verktyg paring en saumlker plats

Anslut din organisation

Yammer moumljliggoumlr smidiga kopplingar

till maumlnniskor och information som du

inte ens visste fanns i organisationen

Diskutera ideacuteer dela uppdateringar och

samla in svar fraringn medarbetare var ni

aumln aumlr

Den enkla loumlsningen foumlr moumlten och samarbete

Moumljligheten att kunna ansluta i realtid hjaumllper dig att faring saker gjorda Skype foumlr foumlretag ger dig tillgaringng till en komplett moumltesloumlsning med en plattform foumlr snabbmeddelanden ljud- och videosamtal konferenser och realtidsdelning Anvaumlnd Skype foumlr allt fraringn att faring snabba svar till att haringlla koll paring projekt

Dela webbplatser och inneharingll

SharePoint staumlrker delning och

samarbete paring intranaumltet Skapa

webbplatser och portaler som

engagerar maumlnniskor kopplar ihop dem

med expertkunskaper inneharingll insikter

och kollektiva kunskaper

Scenarier De sex grundscenarierna

Skapa effektfullt inneharingll tillsammans

Office goumlr det moumljligt att arbeta

naumlstan var du aumln aumlr och snabbare

Dra nytta av att Office aumlr integrerat

med OneDrive och SharePoint foumlr

att komma aringt dela och samarbeta i

dokument

Som naringgon i [Team]

Vill jag [Beskrivning av

vad jag vill goumlra]

Med hjaumllp av[Specifik tillaumlmpning

av tekniken]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

[Framgaringngsmaringtt foumlr loumlsningar]

18

Som naringgon i saumlljledningen

Jag vill ha en enda version av

foumlrslaget som alla kan komma aringt och redigera i staumlllet foumlr

att skicka runt olika versioner med e-post till teamet

Anvaumlnda en SharePoint-webbplats som en central plats foumlr att lagra

och dela en enda version av ett foumlrsaumlljningsfoumlrslag

som mitt team kan redigera tillsammans med samtidig

redigering i Word och PowerPoint

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

mitt saumlljteam kan skapa foumlrslag enklare och daumlrfoumlr

faringr mer tid att slutfoumlra affaumlrer

Oumlvervaumlg att anvaumlnda foumlljande ramverk naumlr du boumlrjar utforma dina scenarier

Som naringgon i ett [TEAM]

Jag vill [BESKRIVNING AV VAD JAG VILL GOumlRA]

Med hjaumllp av [SPECIFIK TILLAumlMPNING AV TEKNIKEN]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr [FRAMGAringNGSMAringTT FOumlR LOumlSNINGEN]

Vet du inte hur du ska komma igaringng

Scenarier Vet du inte hur du ska komma igaringng

tt

Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn Som en del av communityn foumlr att fraumlmja utrullning i Microsofts tekniska community kan du prata med tusentals andra

Microsoft-kunder och laumlra dig vilka scenarier som har fungerat foumlr dem

Vad vinner jag paring det haumlr

Projektuppdateringar

Faring kontakt med teknikavdelningen

Samarbeta med kollegor

Boumlrja diskutera med kolleger i dag ndash garing med i communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Bygg upp relationer

Fler anvaumlndarresurser

Utnyttja varandras erfarenheter

19

Sida foumlr communityn foumlr att fraumlmja utrullning

Stoumldja diskussioner och delning av beproumlvade metoder

Se de senaste diskussionerna

Se vad communityn pratar om

Delta i diskussionerna

Fokuserade diskussioner om specifika aumlmnen foumlr communityn

Meddelanden foumlr att fraumlmja utrullning

Se de senaste meddelandena

CommunitySe vilka som aumlr med i communityn

Scenarier Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn

20

Prioritera dina scenarierEftersom Microsoft 365 kan ha en positiv effekt paring hela ditt

foumlretag aumlr det viktigt att du prioriterar bland alla dina scenarier

foumlr att saumlkerstaumllla att du vet vad du ska boumlrja fokusera paring

Taumlnk paring att de scenarier du identifierar och prioriterar

nu hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

under lanseringen Gloumlm daumlrfoumlr inte att ta ytterligare

en titt paring scenarierna under arbetet med att skapa din

kommunikationsplan

Scenarier Prioritera dina scenarier

Laringg

Medel

Houmlg

Paringve

rkan

Svaringrighet

Laringg Medel Houmlg

Samarbeta med kolleger via en chattcentrerad arbetsyta

Ersaumltt traditionella telefonsystem med Cloud PBX

Staumlrk och engagera personalen med hjaumllp av ett socialt naumltverk

Genomfoumlr utbildningar foumlr personal oumlver hela vaumlrlden

Utnyttja vaumlrdbaserad e-post foumlr att laringta personalen arbeta smartare var den aumln befinner sig

Ge nyanstaumlllda stoumld foumlr snabbare uppstart

Implementera saumlker enkel inloggning med Azure Active Directory

Distribuera klassificering och skydd av data med Azure Information Protection

21

Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

Studera diagrammet nedan och placera dina scenarier i

diagrammet enligt den foumlrvaumlntade nivaringn av paringverkan paring

organisationen och hur svaringr den blir att uppnaring Haumlr kan du se

vilka scenarier som snabbast ger mest effekt samt identifiera

svaringrare projekt som kan vara viktiga men kraumlver mer planering

Tips och trick

Det aumlr bra att taumlnka paring vad som kommer att ge den stoumlrsta nyttan till dina medarbetare foumlrst En del av de saker du funderar

paring att goumlra direkt (exempelvis e-postmigrering) kanske inte ger en omedelbart synlig nytta Det kan vara baumlttre att fokusera

paring snabbare och mer synliga foumlrbaumlttringar foumlrst (till exempel genom att ge alla tillgaringng till snabbmeddelanden)

Scenarier Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

22

Definiera framgaringngs- kriterierNaumlr du utvecklar dina idealscenarier aumlr det viktigt att ta

fram en formell uppsaumlttning framgaringngskriterier foumlr att maumlta

vilken paringverkan utrullningen av Microsoft 365 har Du maringste

bestaumlmma vad som ska maumltas och hur du ska samla in saringvaumll

kvantitativa som kvalitativa data Anvaumlnd foumlljande steg foumlr att

definiera dina framgaringngskriterier

Identifiera foumlretagets KPIer (Key Performance Indicators)

som kan foumlrbaumlttras om din organisation infoumlr olika

scenarier (till exempel minskade kostnader oumlkad

kundnoumljdhet oumlkat engagemang fraringn anstaumlllda minskad

tid foumlr att behandla en order)

Utvaumlrdera var du befinner dig innan du implementerar

Microsoft 365 Definiera dina KPI-prestandamaringtt

och faststaumlll en startpunkt foumlr anvaumlndarnas aktuella

kunskaper om Microsoft 365

Vaumllj kriterier som hjaumllper dig framhaumlva den

paringverkan Microsoft 365 har paring din organisation foumlr

ledningsgruppen

Scenarier Definiera framgaringngskriterier

Mall foumlr slutanvaumlndarundersoumlkning

Anvaumlnd undersoumlkningsmallen foumlr att maumlta noumljdhet och framsteg jaumlmfoumlrt med ditt prestandamaringtt

httpakamsusersurveys

Tips och trick

Anvaumlnd guiden foumlr maumltning av framgaringng foumlr att utvaumlrdera hur effektiv din lansering av Microsoft 365 har varit och samla in information om framgaringngarna

httpakamsmeasuringsuccess

23

Anvaumlnd SMART- konceptet som hjaumllp

Naumlr du definierar framgaringngskriterier anvaumlnder du SMART-

konceptet foumlr att staumllla upp maringl som ger en houmlg grad av paringverkan

Klara och entydiga ndash besvarar fraringgorna

rdquoVad varfoumlr vem och varrdquo

Specifika

Konkreta ndash visar framstegen tydligt

Maumltbara

Realistiska ndash inte extrema

Acceptabla

Goumlr skillnad foumlr intressenterna

Relevanta

Har ett specifikt maringldatum ndash besvarar fraringgan

rdquoNaumlrrdquo

Tidssatta

Scenarier Anvaumlnd SMART-konceptet som hjaumllp

Framgaringngskriterier Metodkaumllla Maringtt Exempel paring maringl

Oumlkad anvaumlndningEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till anvaumlndarnas acceptans av tekniken

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretag

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utrullningen visar en oumlkning av acceptansen med 10 per maringnad

Utbildningens effektivitetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till utbildningens effektivitet

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback Efterlevnadsutbildning online

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretagNoumljdhet bland anstaumllldaAndelen slutfoumlrda utbildningar

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utbildning visar oumlkad utrullning per maringnadNettoresultatet foumlr anvaumlndarnoumljdhet bland anstaumlllda aumlr oumlver 130 baserat paring den avslutande utbildningsenkaumltenHundraprocentig utbildningsnivaring foumlr efterlevnad avseende foumlretagssaumlkerhet

Minskade driftkostnaderOumlkad acceptans aumlr kopplad till minskad anvaumlndning av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare samt minskade restider och resurstilldelning

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporterEkonomi-bokfoumlringsrapporterSupportavdelningsrapporterRapporter foumlr rese-telefonkostnaderPrestationsmaringtt

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningLjudkonferenser ndash fakturering och anvaumlndningRese-telefonkostnaderSupportsamtal

Efter utrullningen boumlr anvaumlndandet av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare minska med 10 per maringnad

Foumlrbaumlttrad saumlkerhetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till en foumlrbaumlttrad saumlkerhet och efterlevnad

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Aringtkomlighetaringterstaumlllningsmoumljligheter foumlr slutanvaumlndare

Noumljdhet bland anstaumlllda Supportsamtal

Jaumlmfoumlrelse av anvaumlndarnoumljdhet foumlre och efter Minskat antal supportsamtal och minskad tidsaringtgaringng foumlr dataaringterstaumlllning

Oumlkad produktivitetOumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till snabbare kommunikation och beslutsfattande samt kortare tid foumlr att utfoumlra uppgifter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Anvaumlndning av dataklassificering

Tidsaringtgaringng foumlr att slutfoumlra projekt

Antal etiketterade dokument

Tidsaringtgaringngen foumlr att slutfoumlra kundorder minskar med 15 inom 6 maringnader

Foumlrbaumlttrat samarbeteUtoumlkad kommunikation mellan team och platser

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumllldaSparad tid

Team som arbetar paring flera platser rapporterar en baumlttre kontakt med andra teammedlemmar inom tre maringnader efter utrullningen av Skype foumlr foumlretag

Oumlkad noumljdhet bland anstaumllldaFlexibla arbetsvillkor ger oumlkad noumljdhet bland anstaumlllda i form av oumlkat engagemang minskad stress och baumlttre balans mellan arbete och fritid

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumlllda Noumljdheten bland de anstaumlllda oumlkar med 15 inom 6 maringnader

24

Exempel paring framgaringngskriterier

Foumlljande exempel kan hjaumllpa dig utveckla dina framgaringngskriterier

Scenarier Exempel paring framgaringngskriterier

Skype foumlr foumlretag-klienter som anvaumlndsRapport oumlver aktiva anvaumlndare

Aktivitet foumlr Office 365-grupper Inneharingllspaket foumlr utrullning av Office 365

httpsakamso365adoptioncontentpack

25

Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

Administrationsportalen foumlr Office 365 inneharingller rapporter som indikerar aktuella nivaringer foumlr anvaumlndarengagemang vid olika arbetsbelastningar

Notera anvaumlndningen innan lanseringen paringboumlrjas foumlr att kunna bedoumlma effektiviteten hos dina utrullningsaktiviteter

Referera till dessa rapporter foumlr att goumlra jaumlmfoumlrelser med dina framgaringngskriterier och identifiera omraringden daumlr utrullningen kan foumlrbaumlttras

Scenarier Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

26

Kundreferenser aumlr ofta lika vaumlrdefulla som kvantitativa maumltningar

naumlr du visar tidigare framgaringngar med Microsoft 365 Under

hela utrullningen kan du laringta medlemmarna och experterna

i projektteamet hitta exempel som visar paring samarbete och

teamwork mellan olika funktioner och dela dessa via Yammer

Naumlr du delar en beraumlttelse om dina erfarenheter av Microsoft 365

boumlr du ta med foumlljande information

Beraumlttelser om affaumlrsvaumlrde kan enkelt delas internt via en

Microsoft 365-kundreferensgrupp i ditt Yammer-naumltverk Du

kan aumlven dela kundreferenser externt med den stoumlrre Microsoft

365-communityn via communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Tips och trick

Ha kul Det kan vara intressant och engagerande att anordna en taumlvling och generera positiv staumlmning kring Microsoft 365

Foumlrsoumlk bygga upp en grupp med fans

Tid Beraumlttelsen boumlr inledas med en tidsangivelse saring att

maringlgruppen vet naumlr det haumlnde

Personer Beraumlttelsen boumlr inneharinglla namn saring att

maringlgruppen vet vilka som var inblandade

Haumlndelser Beraumlttelsen ska aringterge de haumlndelser som

intraumlffade

Visualisering Maringlgruppen ska kunna se framfoumlr sig vad

som haumlnde

Dela framgaringngen

Scenarier Dela framgaringngen

27

Checklista foumlr scenarier

Identifiera scenarier foumlr att foumlrsaumlkra dig om att ditt

foumlretag inser det fulla vaumlrdet hos Microsoft 365

Anvaumlnd de sex grundscenarierna som en guide foumlr att

definiera scenarier foumlr din verksamhet

Prioritera dina scenarier foumlr att foumlrstaring vad du boumlr

fokusera paring foumlrst

Definiera dina framgaringngskriterier foumlr att maumlta effekten av

utrullningen av Microsoft 365

Laumlr dig anvaumlnda analysfunktionerna i Office 365 foumlr att

oumlvervaka utrullningen

Uppmuntra teamet att samla in framgaringngshistorier

under utrullningen

Checklista foumlr scenarier

28

MedvetenhetDet aumlr viktigt att planera foumlr kommunikationen innan under och efter utrullningen av Microsoft 365 foumlr att haringlla organisationen engagerad

Skapa medvetenhet via en blandning av e-post affischer taumlvlingar och evenemang som har anpassats till foumlretagets kultur Medvetenheten i organisationen hjaumllper till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring baringde kort och laringng sikt hos anvaumlndarna

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad boumlr finnas med i min kommunikationsplan foumlr Microsoft 365

bull Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan

bull Hur fraumlmjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en laringngsiktig acceptans av Microsoft 365

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 9: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

9

Vaumllj din framgaringngsaumlgareAtt vaumllja en framgaringngsaumlgare i din organisation aumlr viktigt foumlr

att saumlkerstaumllla att de uppstaumlllda affaumlrsmaringlen foumlr Microsoft 365

foumlrverkligas De ansvarar foumlr att medarbetarna anvaumlnder

tjaumlnsten och har nytta av den

En framgaringngsaumlgare ska

Saumlkerstaumllla att medarbetare anvaumlnder och har nytta av Microsoft 365

Hjaumllpa till att saumlkerstaumllla att raumltt intressenter aumlr

inblandade

Oumlversaumltta de affaumlrsmaringl din organisation har staumlllt upp foumlr Microsoft 365 till Microsoft 365-scenarier

Saumlkerstaumllla att kommunikation och utbildning implementeras framgaringngsrikt

Intressenter Vaumllj din framgaringngsaumlgare

10

Staumlrk foumlretagets experter Microsoft 365-experter i din organisation aumlr en annan viktig

intressentgrupp att skapa och dra nytta av foumlr att driva

Microsoft 365-utrullningen

Det aumlr en utmaning att faring acceptans fraringn samtliga anvaumlndare

i en organisation Experter kan hjaumllpa till att hantera den haumlr

utmaningen och spelar en viktig roll De aumlr kunniga instaumlllda

paring att sprida sina expertkunskaper och beredda att ge kolleger

coachning och hjaumllp De hjaumllper till att oumlversaumltta Microsoft 365

till verkligheten paring sina avdelningar eller i sina team

Experter ska

Skapa ditt eget expertprogram

Foumlljande guide ger dig tillgaringng till fler resurser och mer material som hjaumllper dig skapa dina egna Microsoft 365-experter

httpsakamsoffice365champions

Sprida kunskap om nyttan med Microsoft 365 bland

teamen

Foumlrklara foumlrdelarna foumlr medlemmarna i sina team

Skapa medvetenhet om Microsoft 365 via informella

kommunikationskanaler

Hjaumllpa till att vaumllkomna nya anvaumlndare ge vaumlgledning

och dela med sig av beproumlvade metoder

Ge feedback till projektteamet gaumlllande anvaumlndarnas

engagemang och acceptans

Intressenter Staumlrk foumlretagets experter

11

Skapa ett expertprogramExperter aumlr passionerade vill gaumlrna sprida budskapet och

hjaumllpa sina kolleger att laumlra sig mer effektiva loumlsningar De

bidrar till att minska belastningen paring resurserna i projektteamet

och driver paring engagemanget i communityn

De skapar understroumlmmar och entusiasm som oumlkar

acceptansen foumlr baumlttre saumltt att arbeta paring

De bygger upp inflytande i sina team

De infoumlr nya arbetssaumltt i teamen

De identifierar affaumlrsutmaningar och moumljliga loumlsningar

De ger feedback till projektteam och sponsorer

Jag aumlr superanvaumlndaren Jag foumlrsoumlker haringlla igaringng allt saring att andra ocksaring goumlr det Det handlar om att dela ideacuteer

ndash Paul

Det gaumlller att hitta personer som aumlr motiverade Jag ser det som en moumljlighet En del av mitt jobb aumlr att uppmuntra communityn och fraumlmja kunskapsdelning

ndash Darren

Varfoumlr aumlr experter viktiga

Intressenter Skapa ett expertprogram

Vi har kontakt med en utrullningsexpert per affaumlrsenhet som varje vecka skickar ut e-postmeddelanden om Office 365 Varje Office 365-verktyg har basfoumlrmaringner och genom att ta med anvaumlndarna paring en smidig resa genom dessa kan vi framharinglla nyttan i var och en av dem

ndash Nick Lamshed Change Manager Qantas

12

Skapa en expertcommunity

Hitta entusiastiska experter som kan avsaumltta tid och

arbete

Skapa en Yammer-grupp daumlr experter kan dela

uppdateringar och framgaringngar

Ge enklare utbildning i de grundlaumlggande delarna av

Microsoft 365

Tillhandaharingll material som kan stoumltta deras arbete med

team och individer till exempel informella moumlten

Ha regelbundna diskussioner med experterna om vad

som fungerar och inte fungerar

Skapa ett program foumlr att engagera och erkaumlnna deras

arbete till exempel genom priviligierad tillgaringng till

relevanta evenemang eller talarengagemang

Informera personalen om experternas roll och var de

kan narings Taumlnk paring att de inte tillhoumlr IT-supporten utan aumlr

representanter foumlr foumlretaget

Tips och trick

Se till att expertprogrammet blir ett maringste i din utrullningsplan Vi har upptaumlckt att det vanligaste och mest effektiva

saumlttet foumlr maumlnniskor att laumlra sig saker aumlr via kollegorna Identifiera och kontakta de naturliga ledarna eller pedagogerna i

organisationen och utnyttja dem som en bas foumlr att utveckla din community

httpakamschampionsguide

Intressenter Skapa en expertcommunity

13

Laumlr dig mer om de olika rollerna och ansvarsomraringdena

i din organisation och hur de bidrar till en framgaringngsrik

lansering av Microsoft 365

Faring foumlrstaringelse foumlr vad som skapar en framgaringngsrik

sponsor i ledningen

Skapa ett expertprogram

Starta upp ditt projektteam och faring medlemmarna

intresserade av att hjaumllpa sina kolleger bli mer

produktiva med Microsoft 365

Checklista foumlr intressenter

Checklista foumlr intressenter

14

ScenarierArbetet med att identifiera och definiera

dina scenarier aumlr ett viktigt steg foumlr att

saumlkerstaumllla att din organisation faringr en

smidig utrullning och maximal utdelning paring

investeringen i Microsoft 365 Scenarierna

behandlar de saumltt paring vilka dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 foumlr att hantera

affaumlrsutmaningar eller uppnaring definierade maringl

Anvaumlndningen av tydliga scenarier och

framgaringngskriterier ger moumljlighet att effektivt

maumlta prestationer och uppnaring konkreta

resultat efter lanseringen Scenarierna ger

teamen foumlrstaringelse hur Microsoft 365 kan

hjaumllpa dem att upparing mer i sitt dagliga

arbete genom att placera produkterna i ett

sammanhang och visa medarbetarna naumlr och

hur de ska anvaumlndas

EN KORT OumlVERSIKT

bull Hur identifierar och prioriterar jag scenarier

bull Hur definierar jag mina framgaringngskriterier foumlr att kunna maumlta konkreta resultat

bull Hur oumlvervakar jag utrullningen i min organisation

15

Identifiera scenarier

Naumlr du identifierar de baumlsta scenarierna boumlr du involvera

de personer som ska leda och stoumldja foumlraumlndringen i hela

organisationen Du boumlr anordna naringgra workshoppar foumlr

inbjudna avdelningschefer projektledare IT-personal och

andra intressenter som kan hjaumllpa till att brainstorma om hur

Microsoft 365 kan anvaumlndas i din organisation Foumlljande fraringgor

aumlr utmaumlrkta startpunkter foumlr att identifiera dina scenarier

Vilka utmaningar finns naumlr det gaumlller samarbete och

kommunikation inom organisationen

Inom vilka omraringden i organisationen behoumlver

foumlrbaumlttringar goumlras

Vilka aumlr organisationens strategiska initiativ eller

aktuella omvandlingsprojekt som Microsoft 365 kan

stoumldja

Vilka saumltt att samarbeta och kommunicera kommer

laumlttare att accepteras i organisationen

Hur tar ni fram distribuerar och delar information

Scenarier Identifiera scenarier

Office 365 levererar tekniken foumlr att foumlrbaumlttra kommunikation och samarbete oumlver nationsgraumlnser Vi anvaumlnder videokonferenser presentationer och skrivbordsdelning foumlr att arbeta med varingra partner

ndash Klaus Huelsewiesche IT-ansvarig foumlr FoU Laundry och Home Care paring Henkel

16

Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

Vi har sammanstaumlllt ett flertal scenarier i varingrt produktivitetsbibliotek foumlr att hjaumllpa dig upptaumlcka saumltt att anvaumlnda Microsoft

365 som kan vara betydelsefulla foumlr din organisation

httpakamsproductivitylibrary

Scenarier Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

17

Anvaumlnd varingra sex grundlaumlggande scenarier foumlr att hjaumllpa

Microsoft 365-anvaumlndarna komma igaringng Scenarierna

behandlar den typ av arbetsuppgifter som foumlretagets

personal behoumlver utfoumlra varje dag Haumlr ingaringr uppgifter fraringn

kommunikation via e-post och kalendrar via lagring och

delning av filer till virtuella moumlten och samarbete i realtid

Laumls mer om de sex olika grundscenarierna nedan

De sex grundscenarierna

Arbeta i e-post ensam eller i grupp

Microsoft Exchange Online utgoumlr din

ryggrad foumlr e-post och kalender och

hjaumllper dig att samarbeta i den bekanta

Outlook-miljoumln Exchange Online

hjaumllper dig att faring mer gjort och arbeta

mer effektivt med enhetliga och rika

Outlook-upplevelser paring alla typer av

enheter

Tillhandaharingll en chattbaserad arbetsyta

Microsoft Teams sammanstaumlller information som grupper behoumlver foumlr att kunna arbeta effektivt och prestera maximalt Den mobilvaumlnliga chattbaserade arbetsytan kombinerar chatt dokument maumlnniskor och verktyg paring en saumlker plats

Anslut din organisation

Yammer moumljliggoumlr smidiga kopplingar

till maumlnniskor och information som du

inte ens visste fanns i organisationen

Diskutera ideacuteer dela uppdateringar och

samla in svar fraringn medarbetare var ni

aumln aumlr

Den enkla loumlsningen foumlr moumlten och samarbete

Moumljligheten att kunna ansluta i realtid hjaumllper dig att faring saker gjorda Skype foumlr foumlretag ger dig tillgaringng till en komplett moumltesloumlsning med en plattform foumlr snabbmeddelanden ljud- och videosamtal konferenser och realtidsdelning Anvaumlnd Skype foumlr allt fraringn att faring snabba svar till att haringlla koll paring projekt

Dela webbplatser och inneharingll

SharePoint staumlrker delning och

samarbete paring intranaumltet Skapa

webbplatser och portaler som

engagerar maumlnniskor kopplar ihop dem

med expertkunskaper inneharingll insikter

och kollektiva kunskaper

Scenarier De sex grundscenarierna

Skapa effektfullt inneharingll tillsammans

Office goumlr det moumljligt att arbeta

naumlstan var du aumln aumlr och snabbare

Dra nytta av att Office aumlr integrerat

med OneDrive och SharePoint foumlr

att komma aringt dela och samarbeta i

dokument

Som naringgon i [Team]

Vill jag [Beskrivning av

vad jag vill goumlra]

Med hjaumllp av[Specifik tillaumlmpning

av tekniken]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

[Framgaringngsmaringtt foumlr loumlsningar]

18

Som naringgon i saumlljledningen

Jag vill ha en enda version av

foumlrslaget som alla kan komma aringt och redigera i staumlllet foumlr

att skicka runt olika versioner med e-post till teamet

Anvaumlnda en SharePoint-webbplats som en central plats foumlr att lagra

och dela en enda version av ett foumlrsaumlljningsfoumlrslag

som mitt team kan redigera tillsammans med samtidig

redigering i Word och PowerPoint

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

mitt saumlljteam kan skapa foumlrslag enklare och daumlrfoumlr

faringr mer tid att slutfoumlra affaumlrer

Oumlvervaumlg att anvaumlnda foumlljande ramverk naumlr du boumlrjar utforma dina scenarier

Som naringgon i ett [TEAM]

Jag vill [BESKRIVNING AV VAD JAG VILL GOumlRA]

Med hjaumllp av [SPECIFIK TILLAumlMPNING AV TEKNIKEN]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr [FRAMGAringNGSMAringTT FOumlR LOumlSNINGEN]

Vet du inte hur du ska komma igaringng

Scenarier Vet du inte hur du ska komma igaringng

tt

Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn Som en del av communityn foumlr att fraumlmja utrullning i Microsofts tekniska community kan du prata med tusentals andra

Microsoft-kunder och laumlra dig vilka scenarier som har fungerat foumlr dem

Vad vinner jag paring det haumlr

Projektuppdateringar

Faring kontakt med teknikavdelningen

Samarbeta med kollegor

Boumlrja diskutera med kolleger i dag ndash garing med i communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Bygg upp relationer

Fler anvaumlndarresurser

Utnyttja varandras erfarenheter

19

Sida foumlr communityn foumlr att fraumlmja utrullning

Stoumldja diskussioner och delning av beproumlvade metoder

Se de senaste diskussionerna

Se vad communityn pratar om

Delta i diskussionerna

Fokuserade diskussioner om specifika aumlmnen foumlr communityn

Meddelanden foumlr att fraumlmja utrullning

Se de senaste meddelandena

CommunitySe vilka som aumlr med i communityn

Scenarier Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn

20

Prioritera dina scenarierEftersom Microsoft 365 kan ha en positiv effekt paring hela ditt

foumlretag aumlr det viktigt att du prioriterar bland alla dina scenarier

foumlr att saumlkerstaumllla att du vet vad du ska boumlrja fokusera paring

Taumlnk paring att de scenarier du identifierar och prioriterar

nu hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

under lanseringen Gloumlm daumlrfoumlr inte att ta ytterligare

en titt paring scenarierna under arbetet med att skapa din

kommunikationsplan

Scenarier Prioritera dina scenarier

Laringg

Medel

Houmlg

Paringve

rkan

Svaringrighet

Laringg Medel Houmlg

Samarbeta med kolleger via en chattcentrerad arbetsyta

Ersaumltt traditionella telefonsystem med Cloud PBX

Staumlrk och engagera personalen med hjaumllp av ett socialt naumltverk

Genomfoumlr utbildningar foumlr personal oumlver hela vaumlrlden

Utnyttja vaumlrdbaserad e-post foumlr att laringta personalen arbeta smartare var den aumln befinner sig

Ge nyanstaumlllda stoumld foumlr snabbare uppstart

Implementera saumlker enkel inloggning med Azure Active Directory

Distribuera klassificering och skydd av data med Azure Information Protection

21

Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

Studera diagrammet nedan och placera dina scenarier i

diagrammet enligt den foumlrvaumlntade nivaringn av paringverkan paring

organisationen och hur svaringr den blir att uppnaring Haumlr kan du se

vilka scenarier som snabbast ger mest effekt samt identifiera

svaringrare projekt som kan vara viktiga men kraumlver mer planering

Tips och trick

Det aumlr bra att taumlnka paring vad som kommer att ge den stoumlrsta nyttan till dina medarbetare foumlrst En del av de saker du funderar

paring att goumlra direkt (exempelvis e-postmigrering) kanske inte ger en omedelbart synlig nytta Det kan vara baumlttre att fokusera

paring snabbare och mer synliga foumlrbaumlttringar foumlrst (till exempel genom att ge alla tillgaringng till snabbmeddelanden)

Scenarier Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

22

Definiera framgaringngs- kriterierNaumlr du utvecklar dina idealscenarier aumlr det viktigt att ta

fram en formell uppsaumlttning framgaringngskriterier foumlr att maumlta

vilken paringverkan utrullningen av Microsoft 365 har Du maringste

bestaumlmma vad som ska maumltas och hur du ska samla in saringvaumll

kvantitativa som kvalitativa data Anvaumlnd foumlljande steg foumlr att

definiera dina framgaringngskriterier

Identifiera foumlretagets KPIer (Key Performance Indicators)

som kan foumlrbaumlttras om din organisation infoumlr olika

scenarier (till exempel minskade kostnader oumlkad

kundnoumljdhet oumlkat engagemang fraringn anstaumlllda minskad

tid foumlr att behandla en order)

Utvaumlrdera var du befinner dig innan du implementerar

Microsoft 365 Definiera dina KPI-prestandamaringtt

och faststaumlll en startpunkt foumlr anvaumlndarnas aktuella

kunskaper om Microsoft 365

Vaumllj kriterier som hjaumllper dig framhaumlva den

paringverkan Microsoft 365 har paring din organisation foumlr

ledningsgruppen

Scenarier Definiera framgaringngskriterier

Mall foumlr slutanvaumlndarundersoumlkning

Anvaumlnd undersoumlkningsmallen foumlr att maumlta noumljdhet och framsteg jaumlmfoumlrt med ditt prestandamaringtt

httpakamsusersurveys

Tips och trick

Anvaumlnd guiden foumlr maumltning av framgaringng foumlr att utvaumlrdera hur effektiv din lansering av Microsoft 365 har varit och samla in information om framgaringngarna

httpakamsmeasuringsuccess

23

Anvaumlnd SMART- konceptet som hjaumllp

Naumlr du definierar framgaringngskriterier anvaumlnder du SMART-

konceptet foumlr att staumllla upp maringl som ger en houmlg grad av paringverkan

Klara och entydiga ndash besvarar fraringgorna

rdquoVad varfoumlr vem och varrdquo

Specifika

Konkreta ndash visar framstegen tydligt

Maumltbara

Realistiska ndash inte extrema

Acceptabla

Goumlr skillnad foumlr intressenterna

Relevanta

Har ett specifikt maringldatum ndash besvarar fraringgan

rdquoNaumlrrdquo

Tidssatta

Scenarier Anvaumlnd SMART-konceptet som hjaumllp

Framgaringngskriterier Metodkaumllla Maringtt Exempel paring maringl

Oumlkad anvaumlndningEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till anvaumlndarnas acceptans av tekniken

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretag

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utrullningen visar en oumlkning av acceptansen med 10 per maringnad

Utbildningens effektivitetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till utbildningens effektivitet

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback Efterlevnadsutbildning online

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretagNoumljdhet bland anstaumllldaAndelen slutfoumlrda utbildningar

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utbildning visar oumlkad utrullning per maringnadNettoresultatet foumlr anvaumlndarnoumljdhet bland anstaumlllda aumlr oumlver 130 baserat paring den avslutande utbildningsenkaumltenHundraprocentig utbildningsnivaring foumlr efterlevnad avseende foumlretagssaumlkerhet

Minskade driftkostnaderOumlkad acceptans aumlr kopplad till minskad anvaumlndning av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare samt minskade restider och resurstilldelning

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporterEkonomi-bokfoumlringsrapporterSupportavdelningsrapporterRapporter foumlr rese-telefonkostnaderPrestationsmaringtt

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningLjudkonferenser ndash fakturering och anvaumlndningRese-telefonkostnaderSupportsamtal

Efter utrullningen boumlr anvaumlndandet av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare minska med 10 per maringnad

Foumlrbaumlttrad saumlkerhetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till en foumlrbaumlttrad saumlkerhet och efterlevnad

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Aringtkomlighetaringterstaumlllningsmoumljligheter foumlr slutanvaumlndare

Noumljdhet bland anstaumlllda Supportsamtal

Jaumlmfoumlrelse av anvaumlndarnoumljdhet foumlre och efter Minskat antal supportsamtal och minskad tidsaringtgaringng foumlr dataaringterstaumlllning

Oumlkad produktivitetOumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till snabbare kommunikation och beslutsfattande samt kortare tid foumlr att utfoumlra uppgifter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Anvaumlndning av dataklassificering

Tidsaringtgaringng foumlr att slutfoumlra projekt

Antal etiketterade dokument

Tidsaringtgaringngen foumlr att slutfoumlra kundorder minskar med 15 inom 6 maringnader

Foumlrbaumlttrat samarbeteUtoumlkad kommunikation mellan team och platser

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumllldaSparad tid

Team som arbetar paring flera platser rapporterar en baumlttre kontakt med andra teammedlemmar inom tre maringnader efter utrullningen av Skype foumlr foumlretag

Oumlkad noumljdhet bland anstaumllldaFlexibla arbetsvillkor ger oumlkad noumljdhet bland anstaumlllda i form av oumlkat engagemang minskad stress och baumlttre balans mellan arbete och fritid

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumlllda Noumljdheten bland de anstaumlllda oumlkar med 15 inom 6 maringnader

24

Exempel paring framgaringngskriterier

Foumlljande exempel kan hjaumllpa dig utveckla dina framgaringngskriterier

Scenarier Exempel paring framgaringngskriterier

Skype foumlr foumlretag-klienter som anvaumlndsRapport oumlver aktiva anvaumlndare

Aktivitet foumlr Office 365-grupper Inneharingllspaket foumlr utrullning av Office 365

httpsakamso365adoptioncontentpack

25

Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

Administrationsportalen foumlr Office 365 inneharingller rapporter som indikerar aktuella nivaringer foumlr anvaumlndarengagemang vid olika arbetsbelastningar

Notera anvaumlndningen innan lanseringen paringboumlrjas foumlr att kunna bedoumlma effektiviteten hos dina utrullningsaktiviteter

Referera till dessa rapporter foumlr att goumlra jaumlmfoumlrelser med dina framgaringngskriterier och identifiera omraringden daumlr utrullningen kan foumlrbaumlttras

Scenarier Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

26

Kundreferenser aumlr ofta lika vaumlrdefulla som kvantitativa maumltningar

naumlr du visar tidigare framgaringngar med Microsoft 365 Under

hela utrullningen kan du laringta medlemmarna och experterna

i projektteamet hitta exempel som visar paring samarbete och

teamwork mellan olika funktioner och dela dessa via Yammer

Naumlr du delar en beraumlttelse om dina erfarenheter av Microsoft 365

boumlr du ta med foumlljande information

Beraumlttelser om affaumlrsvaumlrde kan enkelt delas internt via en

Microsoft 365-kundreferensgrupp i ditt Yammer-naumltverk Du

kan aumlven dela kundreferenser externt med den stoumlrre Microsoft

365-communityn via communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Tips och trick

Ha kul Det kan vara intressant och engagerande att anordna en taumlvling och generera positiv staumlmning kring Microsoft 365

Foumlrsoumlk bygga upp en grupp med fans

Tid Beraumlttelsen boumlr inledas med en tidsangivelse saring att

maringlgruppen vet naumlr det haumlnde

Personer Beraumlttelsen boumlr inneharinglla namn saring att

maringlgruppen vet vilka som var inblandade

Haumlndelser Beraumlttelsen ska aringterge de haumlndelser som

intraumlffade

Visualisering Maringlgruppen ska kunna se framfoumlr sig vad

som haumlnde

Dela framgaringngen

Scenarier Dela framgaringngen

27

Checklista foumlr scenarier

Identifiera scenarier foumlr att foumlrsaumlkra dig om att ditt

foumlretag inser det fulla vaumlrdet hos Microsoft 365

Anvaumlnd de sex grundscenarierna som en guide foumlr att

definiera scenarier foumlr din verksamhet

Prioritera dina scenarier foumlr att foumlrstaring vad du boumlr

fokusera paring foumlrst

Definiera dina framgaringngskriterier foumlr att maumlta effekten av

utrullningen av Microsoft 365

Laumlr dig anvaumlnda analysfunktionerna i Office 365 foumlr att

oumlvervaka utrullningen

Uppmuntra teamet att samla in framgaringngshistorier

under utrullningen

Checklista foumlr scenarier

28

MedvetenhetDet aumlr viktigt att planera foumlr kommunikationen innan under och efter utrullningen av Microsoft 365 foumlr att haringlla organisationen engagerad

Skapa medvetenhet via en blandning av e-post affischer taumlvlingar och evenemang som har anpassats till foumlretagets kultur Medvetenheten i organisationen hjaumllper till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring baringde kort och laringng sikt hos anvaumlndarna

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad boumlr finnas med i min kommunikationsplan foumlr Microsoft 365

bull Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan

bull Hur fraumlmjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en laringngsiktig acceptans av Microsoft 365

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 10: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

10

Staumlrk foumlretagets experter Microsoft 365-experter i din organisation aumlr en annan viktig

intressentgrupp att skapa och dra nytta av foumlr att driva

Microsoft 365-utrullningen

Det aumlr en utmaning att faring acceptans fraringn samtliga anvaumlndare

i en organisation Experter kan hjaumllpa till att hantera den haumlr

utmaningen och spelar en viktig roll De aumlr kunniga instaumlllda

paring att sprida sina expertkunskaper och beredda att ge kolleger

coachning och hjaumllp De hjaumllper till att oumlversaumltta Microsoft 365

till verkligheten paring sina avdelningar eller i sina team

Experter ska

Skapa ditt eget expertprogram

Foumlljande guide ger dig tillgaringng till fler resurser och mer material som hjaumllper dig skapa dina egna Microsoft 365-experter

httpsakamsoffice365champions

Sprida kunskap om nyttan med Microsoft 365 bland

teamen

Foumlrklara foumlrdelarna foumlr medlemmarna i sina team

Skapa medvetenhet om Microsoft 365 via informella

kommunikationskanaler

Hjaumllpa till att vaumllkomna nya anvaumlndare ge vaumlgledning

och dela med sig av beproumlvade metoder

Ge feedback till projektteamet gaumlllande anvaumlndarnas

engagemang och acceptans

Intressenter Staumlrk foumlretagets experter

11

Skapa ett expertprogramExperter aumlr passionerade vill gaumlrna sprida budskapet och

hjaumllpa sina kolleger att laumlra sig mer effektiva loumlsningar De

bidrar till att minska belastningen paring resurserna i projektteamet

och driver paring engagemanget i communityn

De skapar understroumlmmar och entusiasm som oumlkar

acceptansen foumlr baumlttre saumltt att arbeta paring

De bygger upp inflytande i sina team

De infoumlr nya arbetssaumltt i teamen

De identifierar affaumlrsutmaningar och moumljliga loumlsningar

De ger feedback till projektteam och sponsorer

Jag aumlr superanvaumlndaren Jag foumlrsoumlker haringlla igaringng allt saring att andra ocksaring goumlr det Det handlar om att dela ideacuteer

ndash Paul

Det gaumlller att hitta personer som aumlr motiverade Jag ser det som en moumljlighet En del av mitt jobb aumlr att uppmuntra communityn och fraumlmja kunskapsdelning

ndash Darren

Varfoumlr aumlr experter viktiga

Intressenter Skapa ett expertprogram

Vi har kontakt med en utrullningsexpert per affaumlrsenhet som varje vecka skickar ut e-postmeddelanden om Office 365 Varje Office 365-verktyg har basfoumlrmaringner och genom att ta med anvaumlndarna paring en smidig resa genom dessa kan vi framharinglla nyttan i var och en av dem

ndash Nick Lamshed Change Manager Qantas

12

Skapa en expertcommunity

Hitta entusiastiska experter som kan avsaumltta tid och

arbete

Skapa en Yammer-grupp daumlr experter kan dela

uppdateringar och framgaringngar

Ge enklare utbildning i de grundlaumlggande delarna av

Microsoft 365

Tillhandaharingll material som kan stoumltta deras arbete med

team och individer till exempel informella moumlten

Ha regelbundna diskussioner med experterna om vad

som fungerar och inte fungerar

Skapa ett program foumlr att engagera och erkaumlnna deras

arbete till exempel genom priviligierad tillgaringng till

relevanta evenemang eller talarengagemang

Informera personalen om experternas roll och var de

kan narings Taumlnk paring att de inte tillhoumlr IT-supporten utan aumlr

representanter foumlr foumlretaget

Tips och trick

Se till att expertprogrammet blir ett maringste i din utrullningsplan Vi har upptaumlckt att det vanligaste och mest effektiva

saumlttet foumlr maumlnniskor att laumlra sig saker aumlr via kollegorna Identifiera och kontakta de naturliga ledarna eller pedagogerna i

organisationen och utnyttja dem som en bas foumlr att utveckla din community

httpakamschampionsguide

Intressenter Skapa en expertcommunity

13

Laumlr dig mer om de olika rollerna och ansvarsomraringdena

i din organisation och hur de bidrar till en framgaringngsrik

lansering av Microsoft 365

Faring foumlrstaringelse foumlr vad som skapar en framgaringngsrik

sponsor i ledningen

Skapa ett expertprogram

Starta upp ditt projektteam och faring medlemmarna

intresserade av att hjaumllpa sina kolleger bli mer

produktiva med Microsoft 365

Checklista foumlr intressenter

Checklista foumlr intressenter

14

ScenarierArbetet med att identifiera och definiera

dina scenarier aumlr ett viktigt steg foumlr att

saumlkerstaumllla att din organisation faringr en

smidig utrullning och maximal utdelning paring

investeringen i Microsoft 365 Scenarierna

behandlar de saumltt paring vilka dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 foumlr att hantera

affaumlrsutmaningar eller uppnaring definierade maringl

Anvaumlndningen av tydliga scenarier och

framgaringngskriterier ger moumljlighet att effektivt

maumlta prestationer och uppnaring konkreta

resultat efter lanseringen Scenarierna ger

teamen foumlrstaringelse hur Microsoft 365 kan

hjaumllpa dem att upparing mer i sitt dagliga

arbete genom att placera produkterna i ett

sammanhang och visa medarbetarna naumlr och

hur de ska anvaumlndas

EN KORT OumlVERSIKT

bull Hur identifierar och prioriterar jag scenarier

bull Hur definierar jag mina framgaringngskriterier foumlr att kunna maumlta konkreta resultat

bull Hur oumlvervakar jag utrullningen i min organisation

15

Identifiera scenarier

Naumlr du identifierar de baumlsta scenarierna boumlr du involvera

de personer som ska leda och stoumldja foumlraumlndringen i hela

organisationen Du boumlr anordna naringgra workshoppar foumlr

inbjudna avdelningschefer projektledare IT-personal och

andra intressenter som kan hjaumllpa till att brainstorma om hur

Microsoft 365 kan anvaumlndas i din organisation Foumlljande fraringgor

aumlr utmaumlrkta startpunkter foumlr att identifiera dina scenarier

Vilka utmaningar finns naumlr det gaumlller samarbete och

kommunikation inom organisationen

Inom vilka omraringden i organisationen behoumlver

foumlrbaumlttringar goumlras

Vilka aumlr organisationens strategiska initiativ eller

aktuella omvandlingsprojekt som Microsoft 365 kan

stoumldja

Vilka saumltt att samarbeta och kommunicera kommer

laumlttare att accepteras i organisationen

Hur tar ni fram distribuerar och delar information

Scenarier Identifiera scenarier

Office 365 levererar tekniken foumlr att foumlrbaumlttra kommunikation och samarbete oumlver nationsgraumlnser Vi anvaumlnder videokonferenser presentationer och skrivbordsdelning foumlr att arbeta med varingra partner

ndash Klaus Huelsewiesche IT-ansvarig foumlr FoU Laundry och Home Care paring Henkel

16

Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

Vi har sammanstaumlllt ett flertal scenarier i varingrt produktivitetsbibliotek foumlr att hjaumllpa dig upptaumlcka saumltt att anvaumlnda Microsoft

365 som kan vara betydelsefulla foumlr din organisation

httpakamsproductivitylibrary

Scenarier Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

17

Anvaumlnd varingra sex grundlaumlggande scenarier foumlr att hjaumllpa

Microsoft 365-anvaumlndarna komma igaringng Scenarierna

behandlar den typ av arbetsuppgifter som foumlretagets

personal behoumlver utfoumlra varje dag Haumlr ingaringr uppgifter fraringn

kommunikation via e-post och kalendrar via lagring och

delning av filer till virtuella moumlten och samarbete i realtid

Laumls mer om de sex olika grundscenarierna nedan

De sex grundscenarierna

Arbeta i e-post ensam eller i grupp

Microsoft Exchange Online utgoumlr din

ryggrad foumlr e-post och kalender och

hjaumllper dig att samarbeta i den bekanta

Outlook-miljoumln Exchange Online

hjaumllper dig att faring mer gjort och arbeta

mer effektivt med enhetliga och rika

Outlook-upplevelser paring alla typer av

enheter

Tillhandaharingll en chattbaserad arbetsyta

Microsoft Teams sammanstaumlller information som grupper behoumlver foumlr att kunna arbeta effektivt och prestera maximalt Den mobilvaumlnliga chattbaserade arbetsytan kombinerar chatt dokument maumlnniskor och verktyg paring en saumlker plats

Anslut din organisation

Yammer moumljliggoumlr smidiga kopplingar

till maumlnniskor och information som du

inte ens visste fanns i organisationen

Diskutera ideacuteer dela uppdateringar och

samla in svar fraringn medarbetare var ni

aumln aumlr

Den enkla loumlsningen foumlr moumlten och samarbete

Moumljligheten att kunna ansluta i realtid hjaumllper dig att faring saker gjorda Skype foumlr foumlretag ger dig tillgaringng till en komplett moumltesloumlsning med en plattform foumlr snabbmeddelanden ljud- och videosamtal konferenser och realtidsdelning Anvaumlnd Skype foumlr allt fraringn att faring snabba svar till att haringlla koll paring projekt

Dela webbplatser och inneharingll

SharePoint staumlrker delning och

samarbete paring intranaumltet Skapa

webbplatser och portaler som

engagerar maumlnniskor kopplar ihop dem

med expertkunskaper inneharingll insikter

och kollektiva kunskaper

Scenarier De sex grundscenarierna

Skapa effektfullt inneharingll tillsammans

Office goumlr det moumljligt att arbeta

naumlstan var du aumln aumlr och snabbare

Dra nytta av att Office aumlr integrerat

med OneDrive och SharePoint foumlr

att komma aringt dela och samarbeta i

dokument

Som naringgon i [Team]

Vill jag [Beskrivning av

vad jag vill goumlra]

Med hjaumllp av[Specifik tillaumlmpning

av tekniken]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

[Framgaringngsmaringtt foumlr loumlsningar]

18

Som naringgon i saumlljledningen

Jag vill ha en enda version av

foumlrslaget som alla kan komma aringt och redigera i staumlllet foumlr

att skicka runt olika versioner med e-post till teamet

Anvaumlnda en SharePoint-webbplats som en central plats foumlr att lagra

och dela en enda version av ett foumlrsaumlljningsfoumlrslag

som mitt team kan redigera tillsammans med samtidig

redigering i Word och PowerPoint

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

mitt saumlljteam kan skapa foumlrslag enklare och daumlrfoumlr

faringr mer tid att slutfoumlra affaumlrer

Oumlvervaumlg att anvaumlnda foumlljande ramverk naumlr du boumlrjar utforma dina scenarier

Som naringgon i ett [TEAM]

Jag vill [BESKRIVNING AV VAD JAG VILL GOumlRA]

Med hjaumllp av [SPECIFIK TILLAumlMPNING AV TEKNIKEN]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr [FRAMGAringNGSMAringTT FOumlR LOumlSNINGEN]

Vet du inte hur du ska komma igaringng

Scenarier Vet du inte hur du ska komma igaringng

tt

Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn Som en del av communityn foumlr att fraumlmja utrullning i Microsofts tekniska community kan du prata med tusentals andra

Microsoft-kunder och laumlra dig vilka scenarier som har fungerat foumlr dem

Vad vinner jag paring det haumlr

Projektuppdateringar

Faring kontakt med teknikavdelningen

Samarbeta med kollegor

Boumlrja diskutera med kolleger i dag ndash garing med i communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Bygg upp relationer

Fler anvaumlndarresurser

Utnyttja varandras erfarenheter

19

Sida foumlr communityn foumlr att fraumlmja utrullning

Stoumldja diskussioner och delning av beproumlvade metoder

Se de senaste diskussionerna

Se vad communityn pratar om

Delta i diskussionerna

Fokuserade diskussioner om specifika aumlmnen foumlr communityn

Meddelanden foumlr att fraumlmja utrullning

Se de senaste meddelandena

CommunitySe vilka som aumlr med i communityn

Scenarier Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn

20

Prioritera dina scenarierEftersom Microsoft 365 kan ha en positiv effekt paring hela ditt

foumlretag aumlr det viktigt att du prioriterar bland alla dina scenarier

foumlr att saumlkerstaumllla att du vet vad du ska boumlrja fokusera paring

Taumlnk paring att de scenarier du identifierar och prioriterar

nu hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

under lanseringen Gloumlm daumlrfoumlr inte att ta ytterligare

en titt paring scenarierna under arbetet med att skapa din

kommunikationsplan

Scenarier Prioritera dina scenarier

Laringg

Medel

Houmlg

Paringve

rkan

Svaringrighet

Laringg Medel Houmlg

Samarbeta med kolleger via en chattcentrerad arbetsyta

Ersaumltt traditionella telefonsystem med Cloud PBX

Staumlrk och engagera personalen med hjaumllp av ett socialt naumltverk

Genomfoumlr utbildningar foumlr personal oumlver hela vaumlrlden

Utnyttja vaumlrdbaserad e-post foumlr att laringta personalen arbeta smartare var den aumln befinner sig

Ge nyanstaumlllda stoumld foumlr snabbare uppstart

Implementera saumlker enkel inloggning med Azure Active Directory

Distribuera klassificering och skydd av data med Azure Information Protection

21

Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

Studera diagrammet nedan och placera dina scenarier i

diagrammet enligt den foumlrvaumlntade nivaringn av paringverkan paring

organisationen och hur svaringr den blir att uppnaring Haumlr kan du se

vilka scenarier som snabbast ger mest effekt samt identifiera

svaringrare projekt som kan vara viktiga men kraumlver mer planering

Tips och trick

Det aumlr bra att taumlnka paring vad som kommer att ge den stoumlrsta nyttan till dina medarbetare foumlrst En del av de saker du funderar

paring att goumlra direkt (exempelvis e-postmigrering) kanske inte ger en omedelbart synlig nytta Det kan vara baumlttre att fokusera

paring snabbare och mer synliga foumlrbaumlttringar foumlrst (till exempel genom att ge alla tillgaringng till snabbmeddelanden)

Scenarier Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

22

Definiera framgaringngs- kriterierNaumlr du utvecklar dina idealscenarier aumlr det viktigt att ta

fram en formell uppsaumlttning framgaringngskriterier foumlr att maumlta

vilken paringverkan utrullningen av Microsoft 365 har Du maringste

bestaumlmma vad som ska maumltas och hur du ska samla in saringvaumll

kvantitativa som kvalitativa data Anvaumlnd foumlljande steg foumlr att

definiera dina framgaringngskriterier

Identifiera foumlretagets KPIer (Key Performance Indicators)

som kan foumlrbaumlttras om din organisation infoumlr olika

scenarier (till exempel minskade kostnader oumlkad

kundnoumljdhet oumlkat engagemang fraringn anstaumlllda minskad

tid foumlr att behandla en order)

Utvaumlrdera var du befinner dig innan du implementerar

Microsoft 365 Definiera dina KPI-prestandamaringtt

och faststaumlll en startpunkt foumlr anvaumlndarnas aktuella

kunskaper om Microsoft 365

Vaumllj kriterier som hjaumllper dig framhaumlva den

paringverkan Microsoft 365 har paring din organisation foumlr

ledningsgruppen

Scenarier Definiera framgaringngskriterier

Mall foumlr slutanvaumlndarundersoumlkning

Anvaumlnd undersoumlkningsmallen foumlr att maumlta noumljdhet och framsteg jaumlmfoumlrt med ditt prestandamaringtt

httpakamsusersurveys

Tips och trick

Anvaumlnd guiden foumlr maumltning av framgaringng foumlr att utvaumlrdera hur effektiv din lansering av Microsoft 365 har varit och samla in information om framgaringngarna

httpakamsmeasuringsuccess

23

Anvaumlnd SMART- konceptet som hjaumllp

Naumlr du definierar framgaringngskriterier anvaumlnder du SMART-

konceptet foumlr att staumllla upp maringl som ger en houmlg grad av paringverkan

Klara och entydiga ndash besvarar fraringgorna

rdquoVad varfoumlr vem och varrdquo

Specifika

Konkreta ndash visar framstegen tydligt

Maumltbara

Realistiska ndash inte extrema

Acceptabla

Goumlr skillnad foumlr intressenterna

Relevanta

Har ett specifikt maringldatum ndash besvarar fraringgan

rdquoNaumlrrdquo

Tidssatta

Scenarier Anvaumlnd SMART-konceptet som hjaumllp

Framgaringngskriterier Metodkaumllla Maringtt Exempel paring maringl

Oumlkad anvaumlndningEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till anvaumlndarnas acceptans av tekniken

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretag

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utrullningen visar en oumlkning av acceptansen med 10 per maringnad

Utbildningens effektivitetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till utbildningens effektivitet

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback Efterlevnadsutbildning online

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretagNoumljdhet bland anstaumllldaAndelen slutfoumlrda utbildningar

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utbildning visar oumlkad utrullning per maringnadNettoresultatet foumlr anvaumlndarnoumljdhet bland anstaumlllda aumlr oumlver 130 baserat paring den avslutande utbildningsenkaumltenHundraprocentig utbildningsnivaring foumlr efterlevnad avseende foumlretagssaumlkerhet

Minskade driftkostnaderOumlkad acceptans aumlr kopplad till minskad anvaumlndning av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare samt minskade restider och resurstilldelning

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporterEkonomi-bokfoumlringsrapporterSupportavdelningsrapporterRapporter foumlr rese-telefonkostnaderPrestationsmaringtt

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningLjudkonferenser ndash fakturering och anvaumlndningRese-telefonkostnaderSupportsamtal

Efter utrullningen boumlr anvaumlndandet av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare minska med 10 per maringnad

Foumlrbaumlttrad saumlkerhetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till en foumlrbaumlttrad saumlkerhet och efterlevnad

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Aringtkomlighetaringterstaumlllningsmoumljligheter foumlr slutanvaumlndare

Noumljdhet bland anstaumlllda Supportsamtal

Jaumlmfoumlrelse av anvaumlndarnoumljdhet foumlre och efter Minskat antal supportsamtal och minskad tidsaringtgaringng foumlr dataaringterstaumlllning

Oumlkad produktivitetOumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till snabbare kommunikation och beslutsfattande samt kortare tid foumlr att utfoumlra uppgifter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Anvaumlndning av dataklassificering

Tidsaringtgaringng foumlr att slutfoumlra projekt

Antal etiketterade dokument

Tidsaringtgaringngen foumlr att slutfoumlra kundorder minskar med 15 inom 6 maringnader

Foumlrbaumlttrat samarbeteUtoumlkad kommunikation mellan team och platser

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumllldaSparad tid

Team som arbetar paring flera platser rapporterar en baumlttre kontakt med andra teammedlemmar inom tre maringnader efter utrullningen av Skype foumlr foumlretag

Oumlkad noumljdhet bland anstaumllldaFlexibla arbetsvillkor ger oumlkad noumljdhet bland anstaumlllda i form av oumlkat engagemang minskad stress och baumlttre balans mellan arbete och fritid

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumlllda Noumljdheten bland de anstaumlllda oumlkar med 15 inom 6 maringnader

24

Exempel paring framgaringngskriterier

Foumlljande exempel kan hjaumllpa dig utveckla dina framgaringngskriterier

Scenarier Exempel paring framgaringngskriterier

Skype foumlr foumlretag-klienter som anvaumlndsRapport oumlver aktiva anvaumlndare

Aktivitet foumlr Office 365-grupper Inneharingllspaket foumlr utrullning av Office 365

httpsakamso365adoptioncontentpack

25

Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

Administrationsportalen foumlr Office 365 inneharingller rapporter som indikerar aktuella nivaringer foumlr anvaumlndarengagemang vid olika arbetsbelastningar

Notera anvaumlndningen innan lanseringen paringboumlrjas foumlr att kunna bedoumlma effektiviteten hos dina utrullningsaktiviteter

Referera till dessa rapporter foumlr att goumlra jaumlmfoumlrelser med dina framgaringngskriterier och identifiera omraringden daumlr utrullningen kan foumlrbaumlttras

Scenarier Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

26

Kundreferenser aumlr ofta lika vaumlrdefulla som kvantitativa maumltningar

naumlr du visar tidigare framgaringngar med Microsoft 365 Under

hela utrullningen kan du laringta medlemmarna och experterna

i projektteamet hitta exempel som visar paring samarbete och

teamwork mellan olika funktioner och dela dessa via Yammer

Naumlr du delar en beraumlttelse om dina erfarenheter av Microsoft 365

boumlr du ta med foumlljande information

Beraumlttelser om affaumlrsvaumlrde kan enkelt delas internt via en

Microsoft 365-kundreferensgrupp i ditt Yammer-naumltverk Du

kan aumlven dela kundreferenser externt med den stoumlrre Microsoft

365-communityn via communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Tips och trick

Ha kul Det kan vara intressant och engagerande att anordna en taumlvling och generera positiv staumlmning kring Microsoft 365

Foumlrsoumlk bygga upp en grupp med fans

Tid Beraumlttelsen boumlr inledas med en tidsangivelse saring att

maringlgruppen vet naumlr det haumlnde

Personer Beraumlttelsen boumlr inneharinglla namn saring att

maringlgruppen vet vilka som var inblandade

Haumlndelser Beraumlttelsen ska aringterge de haumlndelser som

intraumlffade

Visualisering Maringlgruppen ska kunna se framfoumlr sig vad

som haumlnde

Dela framgaringngen

Scenarier Dela framgaringngen

27

Checklista foumlr scenarier

Identifiera scenarier foumlr att foumlrsaumlkra dig om att ditt

foumlretag inser det fulla vaumlrdet hos Microsoft 365

Anvaumlnd de sex grundscenarierna som en guide foumlr att

definiera scenarier foumlr din verksamhet

Prioritera dina scenarier foumlr att foumlrstaring vad du boumlr

fokusera paring foumlrst

Definiera dina framgaringngskriterier foumlr att maumlta effekten av

utrullningen av Microsoft 365

Laumlr dig anvaumlnda analysfunktionerna i Office 365 foumlr att

oumlvervaka utrullningen

Uppmuntra teamet att samla in framgaringngshistorier

under utrullningen

Checklista foumlr scenarier

28

MedvetenhetDet aumlr viktigt att planera foumlr kommunikationen innan under och efter utrullningen av Microsoft 365 foumlr att haringlla organisationen engagerad

Skapa medvetenhet via en blandning av e-post affischer taumlvlingar och evenemang som har anpassats till foumlretagets kultur Medvetenheten i organisationen hjaumllper till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring baringde kort och laringng sikt hos anvaumlndarna

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad boumlr finnas med i min kommunikationsplan foumlr Microsoft 365

bull Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan

bull Hur fraumlmjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en laringngsiktig acceptans av Microsoft 365

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 11: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

11

Skapa ett expertprogramExperter aumlr passionerade vill gaumlrna sprida budskapet och

hjaumllpa sina kolleger att laumlra sig mer effektiva loumlsningar De

bidrar till att minska belastningen paring resurserna i projektteamet

och driver paring engagemanget i communityn

De skapar understroumlmmar och entusiasm som oumlkar

acceptansen foumlr baumlttre saumltt att arbeta paring

De bygger upp inflytande i sina team

De infoumlr nya arbetssaumltt i teamen

De identifierar affaumlrsutmaningar och moumljliga loumlsningar

De ger feedback till projektteam och sponsorer

Jag aumlr superanvaumlndaren Jag foumlrsoumlker haringlla igaringng allt saring att andra ocksaring goumlr det Det handlar om att dela ideacuteer

ndash Paul

Det gaumlller att hitta personer som aumlr motiverade Jag ser det som en moumljlighet En del av mitt jobb aumlr att uppmuntra communityn och fraumlmja kunskapsdelning

ndash Darren

Varfoumlr aumlr experter viktiga

Intressenter Skapa ett expertprogram

Vi har kontakt med en utrullningsexpert per affaumlrsenhet som varje vecka skickar ut e-postmeddelanden om Office 365 Varje Office 365-verktyg har basfoumlrmaringner och genom att ta med anvaumlndarna paring en smidig resa genom dessa kan vi framharinglla nyttan i var och en av dem

ndash Nick Lamshed Change Manager Qantas

12

Skapa en expertcommunity

Hitta entusiastiska experter som kan avsaumltta tid och

arbete

Skapa en Yammer-grupp daumlr experter kan dela

uppdateringar och framgaringngar

Ge enklare utbildning i de grundlaumlggande delarna av

Microsoft 365

Tillhandaharingll material som kan stoumltta deras arbete med

team och individer till exempel informella moumlten

Ha regelbundna diskussioner med experterna om vad

som fungerar och inte fungerar

Skapa ett program foumlr att engagera och erkaumlnna deras

arbete till exempel genom priviligierad tillgaringng till

relevanta evenemang eller talarengagemang

Informera personalen om experternas roll och var de

kan narings Taumlnk paring att de inte tillhoumlr IT-supporten utan aumlr

representanter foumlr foumlretaget

Tips och trick

Se till att expertprogrammet blir ett maringste i din utrullningsplan Vi har upptaumlckt att det vanligaste och mest effektiva

saumlttet foumlr maumlnniskor att laumlra sig saker aumlr via kollegorna Identifiera och kontakta de naturliga ledarna eller pedagogerna i

organisationen och utnyttja dem som en bas foumlr att utveckla din community

httpakamschampionsguide

Intressenter Skapa en expertcommunity

13

Laumlr dig mer om de olika rollerna och ansvarsomraringdena

i din organisation och hur de bidrar till en framgaringngsrik

lansering av Microsoft 365

Faring foumlrstaringelse foumlr vad som skapar en framgaringngsrik

sponsor i ledningen

Skapa ett expertprogram

Starta upp ditt projektteam och faring medlemmarna

intresserade av att hjaumllpa sina kolleger bli mer

produktiva med Microsoft 365

Checklista foumlr intressenter

Checklista foumlr intressenter

14

ScenarierArbetet med att identifiera och definiera

dina scenarier aumlr ett viktigt steg foumlr att

saumlkerstaumllla att din organisation faringr en

smidig utrullning och maximal utdelning paring

investeringen i Microsoft 365 Scenarierna

behandlar de saumltt paring vilka dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 foumlr att hantera

affaumlrsutmaningar eller uppnaring definierade maringl

Anvaumlndningen av tydliga scenarier och

framgaringngskriterier ger moumljlighet att effektivt

maumlta prestationer och uppnaring konkreta

resultat efter lanseringen Scenarierna ger

teamen foumlrstaringelse hur Microsoft 365 kan

hjaumllpa dem att upparing mer i sitt dagliga

arbete genom att placera produkterna i ett

sammanhang och visa medarbetarna naumlr och

hur de ska anvaumlndas

EN KORT OumlVERSIKT

bull Hur identifierar och prioriterar jag scenarier

bull Hur definierar jag mina framgaringngskriterier foumlr att kunna maumlta konkreta resultat

bull Hur oumlvervakar jag utrullningen i min organisation

15

Identifiera scenarier

Naumlr du identifierar de baumlsta scenarierna boumlr du involvera

de personer som ska leda och stoumldja foumlraumlndringen i hela

organisationen Du boumlr anordna naringgra workshoppar foumlr

inbjudna avdelningschefer projektledare IT-personal och

andra intressenter som kan hjaumllpa till att brainstorma om hur

Microsoft 365 kan anvaumlndas i din organisation Foumlljande fraringgor

aumlr utmaumlrkta startpunkter foumlr att identifiera dina scenarier

Vilka utmaningar finns naumlr det gaumlller samarbete och

kommunikation inom organisationen

Inom vilka omraringden i organisationen behoumlver

foumlrbaumlttringar goumlras

Vilka aumlr organisationens strategiska initiativ eller

aktuella omvandlingsprojekt som Microsoft 365 kan

stoumldja

Vilka saumltt att samarbeta och kommunicera kommer

laumlttare att accepteras i organisationen

Hur tar ni fram distribuerar och delar information

Scenarier Identifiera scenarier

Office 365 levererar tekniken foumlr att foumlrbaumlttra kommunikation och samarbete oumlver nationsgraumlnser Vi anvaumlnder videokonferenser presentationer och skrivbordsdelning foumlr att arbeta med varingra partner

ndash Klaus Huelsewiesche IT-ansvarig foumlr FoU Laundry och Home Care paring Henkel

16

Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

Vi har sammanstaumlllt ett flertal scenarier i varingrt produktivitetsbibliotek foumlr att hjaumllpa dig upptaumlcka saumltt att anvaumlnda Microsoft

365 som kan vara betydelsefulla foumlr din organisation

httpakamsproductivitylibrary

Scenarier Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

17

Anvaumlnd varingra sex grundlaumlggande scenarier foumlr att hjaumllpa

Microsoft 365-anvaumlndarna komma igaringng Scenarierna

behandlar den typ av arbetsuppgifter som foumlretagets

personal behoumlver utfoumlra varje dag Haumlr ingaringr uppgifter fraringn

kommunikation via e-post och kalendrar via lagring och

delning av filer till virtuella moumlten och samarbete i realtid

Laumls mer om de sex olika grundscenarierna nedan

De sex grundscenarierna

Arbeta i e-post ensam eller i grupp

Microsoft Exchange Online utgoumlr din

ryggrad foumlr e-post och kalender och

hjaumllper dig att samarbeta i den bekanta

Outlook-miljoumln Exchange Online

hjaumllper dig att faring mer gjort och arbeta

mer effektivt med enhetliga och rika

Outlook-upplevelser paring alla typer av

enheter

Tillhandaharingll en chattbaserad arbetsyta

Microsoft Teams sammanstaumlller information som grupper behoumlver foumlr att kunna arbeta effektivt och prestera maximalt Den mobilvaumlnliga chattbaserade arbetsytan kombinerar chatt dokument maumlnniskor och verktyg paring en saumlker plats

Anslut din organisation

Yammer moumljliggoumlr smidiga kopplingar

till maumlnniskor och information som du

inte ens visste fanns i organisationen

Diskutera ideacuteer dela uppdateringar och

samla in svar fraringn medarbetare var ni

aumln aumlr

Den enkla loumlsningen foumlr moumlten och samarbete

Moumljligheten att kunna ansluta i realtid hjaumllper dig att faring saker gjorda Skype foumlr foumlretag ger dig tillgaringng till en komplett moumltesloumlsning med en plattform foumlr snabbmeddelanden ljud- och videosamtal konferenser och realtidsdelning Anvaumlnd Skype foumlr allt fraringn att faring snabba svar till att haringlla koll paring projekt

Dela webbplatser och inneharingll

SharePoint staumlrker delning och

samarbete paring intranaumltet Skapa

webbplatser och portaler som

engagerar maumlnniskor kopplar ihop dem

med expertkunskaper inneharingll insikter

och kollektiva kunskaper

Scenarier De sex grundscenarierna

Skapa effektfullt inneharingll tillsammans

Office goumlr det moumljligt att arbeta

naumlstan var du aumln aumlr och snabbare

Dra nytta av att Office aumlr integrerat

med OneDrive och SharePoint foumlr

att komma aringt dela och samarbeta i

dokument

Som naringgon i [Team]

Vill jag [Beskrivning av

vad jag vill goumlra]

Med hjaumllp av[Specifik tillaumlmpning

av tekniken]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

[Framgaringngsmaringtt foumlr loumlsningar]

18

Som naringgon i saumlljledningen

Jag vill ha en enda version av

foumlrslaget som alla kan komma aringt och redigera i staumlllet foumlr

att skicka runt olika versioner med e-post till teamet

Anvaumlnda en SharePoint-webbplats som en central plats foumlr att lagra

och dela en enda version av ett foumlrsaumlljningsfoumlrslag

som mitt team kan redigera tillsammans med samtidig

redigering i Word och PowerPoint

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

mitt saumlljteam kan skapa foumlrslag enklare och daumlrfoumlr

faringr mer tid att slutfoumlra affaumlrer

Oumlvervaumlg att anvaumlnda foumlljande ramverk naumlr du boumlrjar utforma dina scenarier

Som naringgon i ett [TEAM]

Jag vill [BESKRIVNING AV VAD JAG VILL GOumlRA]

Med hjaumllp av [SPECIFIK TILLAumlMPNING AV TEKNIKEN]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr [FRAMGAringNGSMAringTT FOumlR LOumlSNINGEN]

Vet du inte hur du ska komma igaringng

Scenarier Vet du inte hur du ska komma igaringng

tt

Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn Som en del av communityn foumlr att fraumlmja utrullning i Microsofts tekniska community kan du prata med tusentals andra

Microsoft-kunder och laumlra dig vilka scenarier som har fungerat foumlr dem

Vad vinner jag paring det haumlr

Projektuppdateringar

Faring kontakt med teknikavdelningen

Samarbeta med kollegor

Boumlrja diskutera med kolleger i dag ndash garing med i communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Bygg upp relationer

Fler anvaumlndarresurser

Utnyttja varandras erfarenheter

19

Sida foumlr communityn foumlr att fraumlmja utrullning

Stoumldja diskussioner och delning av beproumlvade metoder

Se de senaste diskussionerna

Se vad communityn pratar om

Delta i diskussionerna

Fokuserade diskussioner om specifika aumlmnen foumlr communityn

Meddelanden foumlr att fraumlmja utrullning

Se de senaste meddelandena

CommunitySe vilka som aumlr med i communityn

Scenarier Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn

20

Prioritera dina scenarierEftersom Microsoft 365 kan ha en positiv effekt paring hela ditt

foumlretag aumlr det viktigt att du prioriterar bland alla dina scenarier

foumlr att saumlkerstaumllla att du vet vad du ska boumlrja fokusera paring

Taumlnk paring att de scenarier du identifierar och prioriterar

nu hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

under lanseringen Gloumlm daumlrfoumlr inte att ta ytterligare

en titt paring scenarierna under arbetet med att skapa din

kommunikationsplan

Scenarier Prioritera dina scenarier

Laringg

Medel

Houmlg

Paringve

rkan

Svaringrighet

Laringg Medel Houmlg

Samarbeta med kolleger via en chattcentrerad arbetsyta

Ersaumltt traditionella telefonsystem med Cloud PBX

Staumlrk och engagera personalen med hjaumllp av ett socialt naumltverk

Genomfoumlr utbildningar foumlr personal oumlver hela vaumlrlden

Utnyttja vaumlrdbaserad e-post foumlr att laringta personalen arbeta smartare var den aumln befinner sig

Ge nyanstaumlllda stoumld foumlr snabbare uppstart

Implementera saumlker enkel inloggning med Azure Active Directory

Distribuera klassificering och skydd av data med Azure Information Protection

21

Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

Studera diagrammet nedan och placera dina scenarier i

diagrammet enligt den foumlrvaumlntade nivaringn av paringverkan paring

organisationen och hur svaringr den blir att uppnaring Haumlr kan du se

vilka scenarier som snabbast ger mest effekt samt identifiera

svaringrare projekt som kan vara viktiga men kraumlver mer planering

Tips och trick

Det aumlr bra att taumlnka paring vad som kommer att ge den stoumlrsta nyttan till dina medarbetare foumlrst En del av de saker du funderar

paring att goumlra direkt (exempelvis e-postmigrering) kanske inte ger en omedelbart synlig nytta Det kan vara baumlttre att fokusera

paring snabbare och mer synliga foumlrbaumlttringar foumlrst (till exempel genom att ge alla tillgaringng till snabbmeddelanden)

Scenarier Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

22

Definiera framgaringngs- kriterierNaumlr du utvecklar dina idealscenarier aumlr det viktigt att ta

fram en formell uppsaumlttning framgaringngskriterier foumlr att maumlta

vilken paringverkan utrullningen av Microsoft 365 har Du maringste

bestaumlmma vad som ska maumltas och hur du ska samla in saringvaumll

kvantitativa som kvalitativa data Anvaumlnd foumlljande steg foumlr att

definiera dina framgaringngskriterier

Identifiera foumlretagets KPIer (Key Performance Indicators)

som kan foumlrbaumlttras om din organisation infoumlr olika

scenarier (till exempel minskade kostnader oumlkad

kundnoumljdhet oumlkat engagemang fraringn anstaumlllda minskad

tid foumlr att behandla en order)

Utvaumlrdera var du befinner dig innan du implementerar

Microsoft 365 Definiera dina KPI-prestandamaringtt

och faststaumlll en startpunkt foumlr anvaumlndarnas aktuella

kunskaper om Microsoft 365

Vaumllj kriterier som hjaumllper dig framhaumlva den

paringverkan Microsoft 365 har paring din organisation foumlr

ledningsgruppen

Scenarier Definiera framgaringngskriterier

Mall foumlr slutanvaumlndarundersoumlkning

Anvaumlnd undersoumlkningsmallen foumlr att maumlta noumljdhet och framsteg jaumlmfoumlrt med ditt prestandamaringtt

httpakamsusersurveys

Tips och trick

Anvaumlnd guiden foumlr maumltning av framgaringng foumlr att utvaumlrdera hur effektiv din lansering av Microsoft 365 har varit och samla in information om framgaringngarna

httpakamsmeasuringsuccess

23

Anvaumlnd SMART- konceptet som hjaumllp

Naumlr du definierar framgaringngskriterier anvaumlnder du SMART-

konceptet foumlr att staumllla upp maringl som ger en houmlg grad av paringverkan

Klara och entydiga ndash besvarar fraringgorna

rdquoVad varfoumlr vem och varrdquo

Specifika

Konkreta ndash visar framstegen tydligt

Maumltbara

Realistiska ndash inte extrema

Acceptabla

Goumlr skillnad foumlr intressenterna

Relevanta

Har ett specifikt maringldatum ndash besvarar fraringgan

rdquoNaumlrrdquo

Tidssatta

Scenarier Anvaumlnd SMART-konceptet som hjaumllp

Framgaringngskriterier Metodkaumllla Maringtt Exempel paring maringl

Oumlkad anvaumlndningEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till anvaumlndarnas acceptans av tekniken

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretag

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utrullningen visar en oumlkning av acceptansen med 10 per maringnad

Utbildningens effektivitetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till utbildningens effektivitet

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback Efterlevnadsutbildning online

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretagNoumljdhet bland anstaumllldaAndelen slutfoumlrda utbildningar

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utbildning visar oumlkad utrullning per maringnadNettoresultatet foumlr anvaumlndarnoumljdhet bland anstaumlllda aumlr oumlver 130 baserat paring den avslutande utbildningsenkaumltenHundraprocentig utbildningsnivaring foumlr efterlevnad avseende foumlretagssaumlkerhet

Minskade driftkostnaderOumlkad acceptans aumlr kopplad till minskad anvaumlndning av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare samt minskade restider och resurstilldelning

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporterEkonomi-bokfoumlringsrapporterSupportavdelningsrapporterRapporter foumlr rese-telefonkostnaderPrestationsmaringtt

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningLjudkonferenser ndash fakturering och anvaumlndningRese-telefonkostnaderSupportsamtal

Efter utrullningen boumlr anvaumlndandet av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare minska med 10 per maringnad

Foumlrbaumlttrad saumlkerhetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till en foumlrbaumlttrad saumlkerhet och efterlevnad

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Aringtkomlighetaringterstaumlllningsmoumljligheter foumlr slutanvaumlndare

Noumljdhet bland anstaumlllda Supportsamtal

Jaumlmfoumlrelse av anvaumlndarnoumljdhet foumlre och efter Minskat antal supportsamtal och minskad tidsaringtgaringng foumlr dataaringterstaumlllning

Oumlkad produktivitetOumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till snabbare kommunikation och beslutsfattande samt kortare tid foumlr att utfoumlra uppgifter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Anvaumlndning av dataklassificering

Tidsaringtgaringng foumlr att slutfoumlra projekt

Antal etiketterade dokument

Tidsaringtgaringngen foumlr att slutfoumlra kundorder minskar med 15 inom 6 maringnader

Foumlrbaumlttrat samarbeteUtoumlkad kommunikation mellan team och platser

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumllldaSparad tid

Team som arbetar paring flera platser rapporterar en baumlttre kontakt med andra teammedlemmar inom tre maringnader efter utrullningen av Skype foumlr foumlretag

Oumlkad noumljdhet bland anstaumllldaFlexibla arbetsvillkor ger oumlkad noumljdhet bland anstaumlllda i form av oumlkat engagemang minskad stress och baumlttre balans mellan arbete och fritid

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumlllda Noumljdheten bland de anstaumlllda oumlkar med 15 inom 6 maringnader

24

Exempel paring framgaringngskriterier

Foumlljande exempel kan hjaumllpa dig utveckla dina framgaringngskriterier

Scenarier Exempel paring framgaringngskriterier

Skype foumlr foumlretag-klienter som anvaumlndsRapport oumlver aktiva anvaumlndare

Aktivitet foumlr Office 365-grupper Inneharingllspaket foumlr utrullning av Office 365

httpsakamso365adoptioncontentpack

25

Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

Administrationsportalen foumlr Office 365 inneharingller rapporter som indikerar aktuella nivaringer foumlr anvaumlndarengagemang vid olika arbetsbelastningar

Notera anvaumlndningen innan lanseringen paringboumlrjas foumlr att kunna bedoumlma effektiviteten hos dina utrullningsaktiviteter

Referera till dessa rapporter foumlr att goumlra jaumlmfoumlrelser med dina framgaringngskriterier och identifiera omraringden daumlr utrullningen kan foumlrbaumlttras

Scenarier Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

26

Kundreferenser aumlr ofta lika vaumlrdefulla som kvantitativa maumltningar

naumlr du visar tidigare framgaringngar med Microsoft 365 Under

hela utrullningen kan du laringta medlemmarna och experterna

i projektteamet hitta exempel som visar paring samarbete och

teamwork mellan olika funktioner och dela dessa via Yammer

Naumlr du delar en beraumlttelse om dina erfarenheter av Microsoft 365

boumlr du ta med foumlljande information

Beraumlttelser om affaumlrsvaumlrde kan enkelt delas internt via en

Microsoft 365-kundreferensgrupp i ditt Yammer-naumltverk Du

kan aumlven dela kundreferenser externt med den stoumlrre Microsoft

365-communityn via communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Tips och trick

Ha kul Det kan vara intressant och engagerande att anordna en taumlvling och generera positiv staumlmning kring Microsoft 365

Foumlrsoumlk bygga upp en grupp med fans

Tid Beraumlttelsen boumlr inledas med en tidsangivelse saring att

maringlgruppen vet naumlr det haumlnde

Personer Beraumlttelsen boumlr inneharinglla namn saring att

maringlgruppen vet vilka som var inblandade

Haumlndelser Beraumlttelsen ska aringterge de haumlndelser som

intraumlffade

Visualisering Maringlgruppen ska kunna se framfoumlr sig vad

som haumlnde

Dela framgaringngen

Scenarier Dela framgaringngen

27

Checklista foumlr scenarier

Identifiera scenarier foumlr att foumlrsaumlkra dig om att ditt

foumlretag inser det fulla vaumlrdet hos Microsoft 365

Anvaumlnd de sex grundscenarierna som en guide foumlr att

definiera scenarier foumlr din verksamhet

Prioritera dina scenarier foumlr att foumlrstaring vad du boumlr

fokusera paring foumlrst

Definiera dina framgaringngskriterier foumlr att maumlta effekten av

utrullningen av Microsoft 365

Laumlr dig anvaumlnda analysfunktionerna i Office 365 foumlr att

oumlvervaka utrullningen

Uppmuntra teamet att samla in framgaringngshistorier

under utrullningen

Checklista foumlr scenarier

28

MedvetenhetDet aumlr viktigt att planera foumlr kommunikationen innan under och efter utrullningen av Microsoft 365 foumlr att haringlla organisationen engagerad

Skapa medvetenhet via en blandning av e-post affischer taumlvlingar och evenemang som har anpassats till foumlretagets kultur Medvetenheten i organisationen hjaumllper till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring baringde kort och laringng sikt hos anvaumlndarna

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad boumlr finnas med i min kommunikationsplan foumlr Microsoft 365

bull Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan

bull Hur fraumlmjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en laringngsiktig acceptans av Microsoft 365

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 12: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

Vi har kontakt med en utrullningsexpert per affaumlrsenhet som varje vecka skickar ut e-postmeddelanden om Office 365 Varje Office 365-verktyg har basfoumlrmaringner och genom att ta med anvaumlndarna paring en smidig resa genom dessa kan vi framharinglla nyttan i var och en av dem

ndash Nick Lamshed Change Manager Qantas

12

Skapa en expertcommunity

Hitta entusiastiska experter som kan avsaumltta tid och

arbete

Skapa en Yammer-grupp daumlr experter kan dela

uppdateringar och framgaringngar

Ge enklare utbildning i de grundlaumlggande delarna av

Microsoft 365

Tillhandaharingll material som kan stoumltta deras arbete med

team och individer till exempel informella moumlten

Ha regelbundna diskussioner med experterna om vad

som fungerar och inte fungerar

Skapa ett program foumlr att engagera och erkaumlnna deras

arbete till exempel genom priviligierad tillgaringng till

relevanta evenemang eller talarengagemang

Informera personalen om experternas roll och var de

kan narings Taumlnk paring att de inte tillhoumlr IT-supporten utan aumlr

representanter foumlr foumlretaget

Tips och trick

Se till att expertprogrammet blir ett maringste i din utrullningsplan Vi har upptaumlckt att det vanligaste och mest effektiva

saumlttet foumlr maumlnniskor att laumlra sig saker aumlr via kollegorna Identifiera och kontakta de naturliga ledarna eller pedagogerna i

organisationen och utnyttja dem som en bas foumlr att utveckla din community

httpakamschampionsguide

Intressenter Skapa en expertcommunity

13

Laumlr dig mer om de olika rollerna och ansvarsomraringdena

i din organisation och hur de bidrar till en framgaringngsrik

lansering av Microsoft 365

Faring foumlrstaringelse foumlr vad som skapar en framgaringngsrik

sponsor i ledningen

Skapa ett expertprogram

Starta upp ditt projektteam och faring medlemmarna

intresserade av att hjaumllpa sina kolleger bli mer

produktiva med Microsoft 365

Checklista foumlr intressenter

Checklista foumlr intressenter

14

ScenarierArbetet med att identifiera och definiera

dina scenarier aumlr ett viktigt steg foumlr att

saumlkerstaumllla att din organisation faringr en

smidig utrullning och maximal utdelning paring

investeringen i Microsoft 365 Scenarierna

behandlar de saumltt paring vilka dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 foumlr att hantera

affaumlrsutmaningar eller uppnaring definierade maringl

Anvaumlndningen av tydliga scenarier och

framgaringngskriterier ger moumljlighet att effektivt

maumlta prestationer och uppnaring konkreta

resultat efter lanseringen Scenarierna ger

teamen foumlrstaringelse hur Microsoft 365 kan

hjaumllpa dem att upparing mer i sitt dagliga

arbete genom att placera produkterna i ett

sammanhang och visa medarbetarna naumlr och

hur de ska anvaumlndas

EN KORT OumlVERSIKT

bull Hur identifierar och prioriterar jag scenarier

bull Hur definierar jag mina framgaringngskriterier foumlr att kunna maumlta konkreta resultat

bull Hur oumlvervakar jag utrullningen i min organisation

15

Identifiera scenarier

Naumlr du identifierar de baumlsta scenarierna boumlr du involvera

de personer som ska leda och stoumldja foumlraumlndringen i hela

organisationen Du boumlr anordna naringgra workshoppar foumlr

inbjudna avdelningschefer projektledare IT-personal och

andra intressenter som kan hjaumllpa till att brainstorma om hur

Microsoft 365 kan anvaumlndas i din organisation Foumlljande fraringgor

aumlr utmaumlrkta startpunkter foumlr att identifiera dina scenarier

Vilka utmaningar finns naumlr det gaumlller samarbete och

kommunikation inom organisationen

Inom vilka omraringden i organisationen behoumlver

foumlrbaumlttringar goumlras

Vilka aumlr organisationens strategiska initiativ eller

aktuella omvandlingsprojekt som Microsoft 365 kan

stoumldja

Vilka saumltt att samarbeta och kommunicera kommer

laumlttare att accepteras i organisationen

Hur tar ni fram distribuerar och delar information

Scenarier Identifiera scenarier

Office 365 levererar tekniken foumlr att foumlrbaumlttra kommunikation och samarbete oumlver nationsgraumlnser Vi anvaumlnder videokonferenser presentationer och skrivbordsdelning foumlr att arbeta med varingra partner

ndash Klaus Huelsewiesche IT-ansvarig foumlr FoU Laundry och Home Care paring Henkel

16

Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

Vi har sammanstaumlllt ett flertal scenarier i varingrt produktivitetsbibliotek foumlr att hjaumllpa dig upptaumlcka saumltt att anvaumlnda Microsoft

365 som kan vara betydelsefulla foumlr din organisation

httpakamsproductivitylibrary

Scenarier Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

17

Anvaumlnd varingra sex grundlaumlggande scenarier foumlr att hjaumllpa

Microsoft 365-anvaumlndarna komma igaringng Scenarierna

behandlar den typ av arbetsuppgifter som foumlretagets

personal behoumlver utfoumlra varje dag Haumlr ingaringr uppgifter fraringn

kommunikation via e-post och kalendrar via lagring och

delning av filer till virtuella moumlten och samarbete i realtid

Laumls mer om de sex olika grundscenarierna nedan

De sex grundscenarierna

Arbeta i e-post ensam eller i grupp

Microsoft Exchange Online utgoumlr din

ryggrad foumlr e-post och kalender och

hjaumllper dig att samarbeta i den bekanta

Outlook-miljoumln Exchange Online

hjaumllper dig att faring mer gjort och arbeta

mer effektivt med enhetliga och rika

Outlook-upplevelser paring alla typer av

enheter

Tillhandaharingll en chattbaserad arbetsyta

Microsoft Teams sammanstaumlller information som grupper behoumlver foumlr att kunna arbeta effektivt och prestera maximalt Den mobilvaumlnliga chattbaserade arbetsytan kombinerar chatt dokument maumlnniskor och verktyg paring en saumlker plats

Anslut din organisation

Yammer moumljliggoumlr smidiga kopplingar

till maumlnniskor och information som du

inte ens visste fanns i organisationen

Diskutera ideacuteer dela uppdateringar och

samla in svar fraringn medarbetare var ni

aumln aumlr

Den enkla loumlsningen foumlr moumlten och samarbete

Moumljligheten att kunna ansluta i realtid hjaumllper dig att faring saker gjorda Skype foumlr foumlretag ger dig tillgaringng till en komplett moumltesloumlsning med en plattform foumlr snabbmeddelanden ljud- och videosamtal konferenser och realtidsdelning Anvaumlnd Skype foumlr allt fraringn att faring snabba svar till att haringlla koll paring projekt

Dela webbplatser och inneharingll

SharePoint staumlrker delning och

samarbete paring intranaumltet Skapa

webbplatser och portaler som

engagerar maumlnniskor kopplar ihop dem

med expertkunskaper inneharingll insikter

och kollektiva kunskaper

Scenarier De sex grundscenarierna

Skapa effektfullt inneharingll tillsammans

Office goumlr det moumljligt att arbeta

naumlstan var du aumln aumlr och snabbare

Dra nytta av att Office aumlr integrerat

med OneDrive och SharePoint foumlr

att komma aringt dela och samarbeta i

dokument

Som naringgon i [Team]

Vill jag [Beskrivning av

vad jag vill goumlra]

Med hjaumllp av[Specifik tillaumlmpning

av tekniken]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

[Framgaringngsmaringtt foumlr loumlsningar]

18

Som naringgon i saumlljledningen

Jag vill ha en enda version av

foumlrslaget som alla kan komma aringt och redigera i staumlllet foumlr

att skicka runt olika versioner med e-post till teamet

Anvaumlnda en SharePoint-webbplats som en central plats foumlr att lagra

och dela en enda version av ett foumlrsaumlljningsfoumlrslag

som mitt team kan redigera tillsammans med samtidig

redigering i Word och PowerPoint

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

mitt saumlljteam kan skapa foumlrslag enklare och daumlrfoumlr

faringr mer tid att slutfoumlra affaumlrer

Oumlvervaumlg att anvaumlnda foumlljande ramverk naumlr du boumlrjar utforma dina scenarier

Som naringgon i ett [TEAM]

Jag vill [BESKRIVNING AV VAD JAG VILL GOumlRA]

Med hjaumllp av [SPECIFIK TILLAumlMPNING AV TEKNIKEN]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr [FRAMGAringNGSMAringTT FOumlR LOumlSNINGEN]

Vet du inte hur du ska komma igaringng

Scenarier Vet du inte hur du ska komma igaringng

tt

Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn Som en del av communityn foumlr att fraumlmja utrullning i Microsofts tekniska community kan du prata med tusentals andra

Microsoft-kunder och laumlra dig vilka scenarier som har fungerat foumlr dem

Vad vinner jag paring det haumlr

Projektuppdateringar

Faring kontakt med teknikavdelningen

Samarbeta med kollegor

Boumlrja diskutera med kolleger i dag ndash garing med i communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Bygg upp relationer

Fler anvaumlndarresurser

Utnyttja varandras erfarenheter

19

Sida foumlr communityn foumlr att fraumlmja utrullning

Stoumldja diskussioner och delning av beproumlvade metoder

Se de senaste diskussionerna

Se vad communityn pratar om

Delta i diskussionerna

Fokuserade diskussioner om specifika aumlmnen foumlr communityn

Meddelanden foumlr att fraumlmja utrullning

Se de senaste meddelandena

CommunitySe vilka som aumlr med i communityn

Scenarier Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn

20

Prioritera dina scenarierEftersom Microsoft 365 kan ha en positiv effekt paring hela ditt

foumlretag aumlr det viktigt att du prioriterar bland alla dina scenarier

foumlr att saumlkerstaumllla att du vet vad du ska boumlrja fokusera paring

Taumlnk paring att de scenarier du identifierar och prioriterar

nu hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

under lanseringen Gloumlm daumlrfoumlr inte att ta ytterligare

en titt paring scenarierna under arbetet med att skapa din

kommunikationsplan

Scenarier Prioritera dina scenarier

Laringg

Medel

Houmlg

Paringve

rkan

Svaringrighet

Laringg Medel Houmlg

Samarbeta med kolleger via en chattcentrerad arbetsyta

Ersaumltt traditionella telefonsystem med Cloud PBX

Staumlrk och engagera personalen med hjaumllp av ett socialt naumltverk

Genomfoumlr utbildningar foumlr personal oumlver hela vaumlrlden

Utnyttja vaumlrdbaserad e-post foumlr att laringta personalen arbeta smartare var den aumln befinner sig

Ge nyanstaumlllda stoumld foumlr snabbare uppstart

Implementera saumlker enkel inloggning med Azure Active Directory

Distribuera klassificering och skydd av data med Azure Information Protection

21

Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

Studera diagrammet nedan och placera dina scenarier i

diagrammet enligt den foumlrvaumlntade nivaringn av paringverkan paring

organisationen och hur svaringr den blir att uppnaring Haumlr kan du se

vilka scenarier som snabbast ger mest effekt samt identifiera

svaringrare projekt som kan vara viktiga men kraumlver mer planering

Tips och trick

Det aumlr bra att taumlnka paring vad som kommer att ge den stoumlrsta nyttan till dina medarbetare foumlrst En del av de saker du funderar

paring att goumlra direkt (exempelvis e-postmigrering) kanske inte ger en omedelbart synlig nytta Det kan vara baumlttre att fokusera

paring snabbare och mer synliga foumlrbaumlttringar foumlrst (till exempel genom att ge alla tillgaringng till snabbmeddelanden)

Scenarier Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

22

Definiera framgaringngs- kriterierNaumlr du utvecklar dina idealscenarier aumlr det viktigt att ta

fram en formell uppsaumlttning framgaringngskriterier foumlr att maumlta

vilken paringverkan utrullningen av Microsoft 365 har Du maringste

bestaumlmma vad som ska maumltas och hur du ska samla in saringvaumll

kvantitativa som kvalitativa data Anvaumlnd foumlljande steg foumlr att

definiera dina framgaringngskriterier

Identifiera foumlretagets KPIer (Key Performance Indicators)

som kan foumlrbaumlttras om din organisation infoumlr olika

scenarier (till exempel minskade kostnader oumlkad

kundnoumljdhet oumlkat engagemang fraringn anstaumlllda minskad

tid foumlr att behandla en order)

Utvaumlrdera var du befinner dig innan du implementerar

Microsoft 365 Definiera dina KPI-prestandamaringtt

och faststaumlll en startpunkt foumlr anvaumlndarnas aktuella

kunskaper om Microsoft 365

Vaumllj kriterier som hjaumllper dig framhaumlva den

paringverkan Microsoft 365 har paring din organisation foumlr

ledningsgruppen

Scenarier Definiera framgaringngskriterier

Mall foumlr slutanvaumlndarundersoumlkning

Anvaumlnd undersoumlkningsmallen foumlr att maumlta noumljdhet och framsteg jaumlmfoumlrt med ditt prestandamaringtt

httpakamsusersurveys

Tips och trick

Anvaumlnd guiden foumlr maumltning av framgaringng foumlr att utvaumlrdera hur effektiv din lansering av Microsoft 365 har varit och samla in information om framgaringngarna

httpakamsmeasuringsuccess

23

Anvaumlnd SMART- konceptet som hjaumllp

Naumlr du definierar framgaringngskriterier anvaumlnder du SMART-

konceptet foumlr att staumllla upp maringl som ger en houmlg grad av paringverkan

Klara och entydiga ndash besvarar fraringgorna

rdquoVad varfoumlr vem och varrdquo

Specifika

Konkreta ndash visar framstegen tydligt

Maumltbara

Realistiska ndash inte extrema

Acceptabla

Goumlr skillnad foumlr intressenterna

Relevanta

Har ett specifikt maringldatum ndash besvarar fraringgan

rdquoNaumlrrdquo

Tidssatta

Scenarier Anvaumlnd SMART-konceptet som hjaumllp

Framgaringngskriterier Metodkaumllla Maringtt Exempel paring maringl

Oumlkad anvaumlndningEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till anvaumlndarnas acceptans av tekniken

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretag

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utrullningen visar en oumlkning av acceptansen med 10 per maringnad

Utbildningens effektivitetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till utbildningens effektivitet

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback Efterlevnadsutbildning online

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretagNoumljdhet bland anstaumllldaAndelen slutfoumlrda utbildningar

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utbildning visar oumlkad utrullning per maringnadNettoresultatet foumlr anvaumlndarnoumljdhet bland anstaumlllda aumlr oumlver 130 baserat paring den avslutande utbildningsenkaumltenHundraprocentig utbildningsnivaring foumlr efterlevnad avseende foumlretagssaumlkerhet

Minskade driftkostnaderOumlkad acceptans aumlr kopplad till minskad anvaumlndning av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare samt minskade restider och resurstilldelning

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporterEkonomi-bokfoumlringsrapporterSupportavdelningsrapporterRapporter foumlr rese-telefonkostnaderPrestationsmaringtt

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningLjudkonferenser ndash fakturering och anvaumlndningRese-telefonkostnaderSupportsamtal

Efter utrullningen boumlr anvaumlndandet av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare minska med 10 per maringnad

Foumlrbaumlttrad saumlkerhetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till en foumlrbaumlttrad saumlkerhet och efterlevnad

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Aringtkomlighetaringterstaumlllningsmoumljligheter foumlr slutanvaumlndare

Noumljdhet bland anstaumlllda Supportsamtal

Jaumlmfoumlrelse av anvaumlndarnoumljdhet foumlre och efter Minskat antal supportsamtal och minskad tidsaringtgaringng foumlr dataaringterstaumlllning

Oumlkad produktivitetOumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till snabbare kommunikation och beslutsfattande samt kortare tid foumlr att utfoumlra uppgifter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Anvaumlndning av dataklassificering

Tidsaringtgaringng foumlr att slutfoumlra projekt

Antal etiketterade dokument

Tidsaringtgaringngen foumlr att slutfoumlra kundorder minskar med 15 inom 6 maringnader

Foumlrbaumlttrat samarbeteUtoumlkad kommunikation mellan team och platser

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumllldaSparad tid

Team som arbetar paring flera platser rapporterar en baumlttre kontakt med andra teammedlemmar inom tre maringnader efter utrullningen av Skype foumlr foumlretag

Oumlkad noumljdhet bland anstaumllldaFlexibla arbetsvillkor ger oumlkad noumljdhet bland anstaumlllda i form av oumlkat engagemang minskad stress och baumlttre balans mellan arbete och fritid

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumlllda Noumljdheten bland de anstaumlllda oumlkar med 15 inom 6 maringnader

24

Exempel paring framgaringngskriterier

Foumlljande exempel kan hjaumllpa dig utveckla dina framgaringngskriterier

Scenarier Exempel paring framgaringngskriterier

Skype foumlr foumlretag-klienter som anvaumlndsRapport oumlver aktiva anvaumlndare

Aktivitet foumlr Office 365-grupper Inneharingllspaket foumlr utrullning av Office 365

httpsakamso365adoptioncontentpack

25

Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

Administrationsportalen foumlr Office 365 inneharingller rapporter som indikerar aktuella nivaringer foumlr anvaumlndarengagemang vid olika arbetsbelastningar

Notera anvaumlndningen innan lanseringen paringboumlrjas foumlr att kunna bedoumlma effektiviteten hos dina utrullningsaktiviteter

Referera till dessa rapporter foumlr att goumlra jaumlmfoumlrelser med dina framgaringngskriterier och identifiera omraringden daumlr utrullningen kan foumlrbaumlttras

Scenarier Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

26

Kundreferenser aumlr ofta lika vaumlrdefulla som kvantitativa maumltningar

naumlr du visar tidigare framgaringngar med Microsoft 365 Under

hela utrullningen kan du laringta medlemmarna och experterna

i projektteamet hitta exempel som visar paring samarbete och

teamwork mellan olika funktioner och dela dessa via Yammer

Naumlr du delar en beraumlttelse om dina erfarenheter av Microsoft 365

boumlr du ta med foumlljande information

Beraumlttelser om affaumlrsvaumlrde kan enkelt delas internt via en

Microsoft 365-kundreferensgrupp i ditt Yammer-naumltverk Du

kan aumlven dela kundreferenser externt med den stoumlrre Microsoft

365-communityn via communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Tips och trick

Ha kul Det kan vara intressant och engagerande att anordna en taumlvling och generera positiv staumlmning kring Microsoft 365

Foumlrsoumlk bygga upp en grupp med fans

Tid Beraumlttelsen boumlr inledas med en tidsangivelse saring att

maringlgruppen vet naumlr det haumlnde

Personer Beraumlttelsen boumlr inneharinglla namn saring att

maringlgruppen vet vilka som var inblandade

Haumlndelser Beraumlttelsen ska aringterge de haumlndelser som

intraumlffade

Visualisering Maringlgruppen ska kunna se framfoumlr sig vad

som haumlnde

Dela framgaringngen

Scenarier Dela framgaringngen

27

Checklista foumlr scenarier

Identifiera scenarier foumlr att foumlrsaumlkra dig om att ditt

foumlretag inser det fulla vaumlrdet hos Microsoft 365

Anvaumlnd de sex grundscenarierna som en guide foumlr att

definiera scenarier foumlr din verksamhet

Prioritera dina scenarier foumlr att foumlrstaring vad du boumlr

fokusera paring foumlrst

Definiera dina framgaringngskriterier foumlr att maumlta effekten av

utrullningen av Microsoft 365

Laumlr dig anvaumlnda analysfunktionerna i Office 365 foumlr att

oumlvervaka utrullningen

Uppmuntra teamet att samla in framgaringngshistorier

under utrullningen

Checklista foumlr scenarier

28

MedvetenhetDet aumlr viktigt att planera foumlr kommunikationen innan under och efter utrullningen av Microsoft 365 foumlr att haringlla organisationen engagerad

Skapa medvetenhet via en blandning av e-post affischer taumlvlingar och evenemang som har anpassats till foumlretagets kultur Medvetenheten i organisationen hjaumllper till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring baringde kort och laringng sikt hos anvaumlndarna

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad boumlr finnas med i min kommunikationsplan foumlr Microsoft 365

bull Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan

bull Hur fraumlmjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en laringngsiktig acceptans av Microsoft 365

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 13: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

13

Laumlr dig mer om de olika rollerna och ansvarsomraringdena

i din organisation och hur de bidrar till en framgaringngsrik

lansering av Microsoft 365

Faring foumlrstaringelse foumlr vad som skapar en framgaringngsrik

sponsor i ledningen

Skapa ett expertprogram

Starta upp ditt projektteam och faring medlemmarna

intresserade av att hjaumllpa sina kolleger bli mer

produktiva med Microsoft 365

Checklista foumlr intressenter

Checklista foumlr intressenter

14

ScenarierArbetet med att identifiera och definiera

dina scenarier aumlr ett viktigt steg foumlr att

saumlkerstaumllla att din organisation faringr en

smidig utrullning och maximal utdelning paring

investeringen i Microsoft 365 Scenarierna

behandlar de saumltt paring vilka dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 foumlr att hantera

affaumlrsutmaningar eller uppnaring definierade maringl

Anvaumlndningen av tydliga scenarier och

framgaringngskriterier ger moumljlighet att effektivt

maumlta prestationer och uppnaring konkreta

resultat efter lanseringen Scenarierna ger

teamen foumlrstaringelse hur Microsoft 365 kan

hjaumllpa dem att upparing mer i sitt dagliga

arbete genom att placera produkterna i ett

sammanhang och visa medarbetarna naumlr och

hur de ska anvaumlndas

EN KORT OumlVERSIKT

bull Hur identifierar och prioriterar jag scenarier

bull Hur definierar jag mina framgaringngskriterier foumlr att kunna maumlta konkreta resultat

bull Hur oumlvervakar jag utrullningen i min organisation

15

Identifiera scenarier

Naumlr du identifierar de baumlsta scenarierna boumlr du involvera

de personer som ska leda och stoumldja foumlraumlndringen i hela

organisationen Du boumlr anordna naringgra workshoppar foumlr

inbjudna avdelningschefer projektledare IT-personal och

andra intressenter som kan hjaumllpa till att brainstorma om hur

Microsoft 365 kan anvaumlndas i din organisation Foumlljande fraringgor

aumlr utmaumlrkta startpunkter foumlr att identifiera dina scenarier

Vilka utmaningar finns naumlr det gaumlller samarbete och

kommunikation inom organisationen

Inom vilka omraringden i organisationen behoumlver

foumlrbaumlttringar goumlras

Vilka aumlr organisationens strategiska initiativ eller

aktuella omvandlingsprojekt som Microsoft 365 kan

stoumldja

Vilka saumltt att samarbeta och kommunicera kommer

laumlttare att accepteras i organisationen

Hur tar ni fram distribuerar och delar information

Scenarier Identifiera scenarier

Office 365 levererar tekniken foumlr att foumlrbaumlttra kommunikation och samarbete oumlver nationsgraumlnser Vi anvaumlnder videokonferenser presentationer och skrivbordsdelning foumlr att arbeta med varingra partner

ndash Klaus Huelsewiesche IT-ansvarig foumlr FoU Laundry och Home Care paring Henkel

16

Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

Vi har sammanstaumlllt ett flertal scenarier i varingrt produktivitetsbibliotek foumlr att hjaumllpa dig upptaumlcka saumltt att anvaumlnda Microsoft

365 som kan vara betydelsefulla foumlr din organisation

httpakamsproductivitylibrary

Scenarier Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

17

Anvaumlnd varingra sex grundlaumlggande scenarier foumlr att hjaumllpa

Microsoft 365-anvaumlndarna komma igaringng Scenarierna

behandlar den typ av arbetsuppgifter som foumlretagets

personal behoumlver utfoumlra varje dag Haumlr ingaringr uppgifter fraringn

kommunikation via e-post och kalendrar via lagring och

delning av filer till virtuella moumlten och samarbete i realtid

Laumls mer om de sex olika grundscenarierna nedan

De sex grundscenarierna

Arbeta i e-post ensam eller i grupp

Microsoft Exchange Online utgoumlr din

ryggrad foumlr e-post och kalender och

hjaumllper dig att samarbeta i den bekanta

Outlook-miljoumln Exchange Online

hjaumllper dig att faring mer gjort och arbeta

mer effektivt med enhetliga och rika

Outlook-upplevelser paring alla typer av

enheter

Tillhandaharingll en chattbaserad arbetsyta

Microsoft Teams sammanstaumlller information som grupper behoumlver foumlr att kunna arbeta effektivt och prestera maximalt Den mobilvaumlnliga chattbaserade arbetsytan kombinerar chatt dokument maumlnniskor och verktyg paring en saumlker plats

Anslut din organisation

Yammer moumljliggoumlr smidiga kopplingar

till maumlnniskor och information som du

inte ens visste fanns i organisationen

Diskutera ideacuteer dela uppdateringar och

samla in svar fraringn medarbetare var ni

aumln aumlr

Den enkla loumlsningen foumlr moumlten och samarbete

Moumljligheten att kunna ansluta i realtid hjaumllper dig att faring saker gjorda Skype foumlr foumlretag ger dig tillgaringng till en komplett moumltesloumlsning med en plattform foumlr snabbmeddelanden ljud- och videosamtal konferenser och realtidsdelning Anvaumlnd Skype foumlr allt fraringn att faring snabba svar till att haringlla koll paring projekt

Dela webbplatser och inneharingll

SharePoint staumlrker delning och

samarbete paring intranaumltet Skapa

webbplatser och portaler som

engagerar maumlnniskor kopplar ihop dem

med expertkunskaper inneharingll insikter

och kollektiva kunskaper

Scenarier De sex grundscenarierna

Skapa effektfullt inneharingll tillsammans

Office goumlr det moumljligt att arbeta

naumlstan var du aumln aumlr och snabbare

Dra nytta av att Office aumlr integrerat

med OneDrive och SharePoint foumlr

att komma aringt dela och samarbeta i

dokument

Som naringgon i [Team]

Vill jag [Beskrivning av

vad jag vill goumlra]

Med hjaumllp av[Specifik tillaumlmpning

av tekniken]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

[Framgaringngsmaringtt foumlr loumlsningar]

18

Som naringgon i saumlljledningen

Jag vill ha en enda version av

foumlrslaget som alla kan komma aringt och redigera i staumlllet foumlr

att skicka runt olika versioner med e-post till teamet

Anvaumlnda en SharePoint-webbplats som en central plats foumlr att lagra

och dela en enda version av ett foumlrsaumlljningsfoumlrslag

som mitt team kan redigera tillsammans med samtidig

redigering i Word och PowerPoint

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

mitt saumlljteam kan skapa foumlrslag enklare och daumlrfoumlr

faringr mer tid att slutfoumlra affaumlrer

Oumlvervaumlg att anvaumlnda foumlljande ramverk naumlr du boumlrjar utforma dina scenarier

Som naringgon i ett [TEAM]

Jag vill [BESKRIVNING AV VAD JAG VILL GOumlRA]

Med hjaumllp av [SPECIFIK TILLAumlMPNING AV TEKNIKEN]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr [FRAMGAringNGSMAringTT FOumlR LOumlSNINGEN]

Vet du inte hur du ska komma igaringng

Scenarier Vet du inte hur du ska komma igaringng

tt

Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn Som en del av communityn foumlr att fraumlmja utrullning i Microsofts tekniska community kan du prata med tusentals andra

Microsoft-kunder och laumlra dig vilka scenarier som har fungerat foumlr dem

Vad vinner jag paring det haumlr

Projektuppdateringar

Faring kontakt med teknikavdelningen

Samarbeta med kollegor

Boumlrja diskutera med kolleger i dag ndash garing med i communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Bygg upp relationer

Fler anvaumlndarresurser

Utnyttja varandras erfarenheter

19

Sida foumlr communityn foumlr att fraumlmja utrullning

Stoumldja diskussioner och delning av beproumlvade metoder

Se de senaste diskussionerna

Se vad communityn pratar om

Delta i diskussionerna

Fokuserade diskussioner om specifika aumlmnen foumlr communityn

Meddelanden foumlr att fraumlmja utrullning

Se de senaste meddelandena

CommunitySe vilka som aumlr med i communityn

Scenarier Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn

20

Prioritera dina scenarierEftersom Microsoft 365 kan ha en positiv effekt paring hela ditt

foumlretag aumlr det viktigt att du prioriterar bland alla dina scenarier

foumlr att saumlkerstaumllla att du vet vad du ska boumlrja fokusera paring

Taumlnk paring att de scenarier du identifierar och prioriterar

nu hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

under lanseringen Gloumlm daumlrfoumlr inte att ta ytterligare

en titt paring scenarierna under arbetet med att skapa din

kommunikationsplan

Scenarier Prioritera dina scenarier

Laringg

Medel

Houmlg

Paringve

rkan

Svaringrighet

Laringg Medel Houmlg

Samarbeta med kolleger via en chattcentrerad arbetsyta

Ersaumltt traditionella telefonsystem med Cloud PBX

Staumlrk och engagera personalen med hjaumllp av ett socialt naumltverk

Genomfoumlr utbildningar foumlr personal oumlver hela vaumlrlden

Utnyttja vaumlrdbaserad e-post foumlr att laringta personalen arbeta smartare var den aumln befinner sig

Ge nyanstaumlllda stoumld foumlr snabbare uppstart

Implementera saumlker enkel inloggning med Azure Active Directory

Distribuera klassificering och skydd av data med Azure Information Protection

21

Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

Studera diagrammet nedan och placera dina scenarier i

diagrammet enligt den foumlrvaumlntade nivaringn av paringverkan paring

organisationen och hur svaringr den blir att uppnaring Haumlr kan du se

vilka scenarier som snabbast ger mest effekt samt identifiera

svaringrare projekt som kan vara viktiga men kraumlver mer planering

Tips och trick

Det aumlr bra att taumlnka paring vad som kommer att ge den stoumlrsta nyttan till dina medarbetare foumlrst En del av de saker du funderar

paring att goumlra direkt (exempelvis e-postmigrering) kanske inte ger en omedelbart synlig nytta Det kan vara baumlttre att fokusera

paring snabbare och mer synliga foumlrbaumlttringar foumlrst (till exempel genom att ge alla tillgaringng till snabbmeddelanden)

Scenarier Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

22

Definiera framgaringngs- kriterierNaumlr du utvecklar dina idealscenarier aumlr det viktigt att ta

fram en formell uppsaumlttning framgaringngskriterier foumlr att maumlta

vilken paringverkan utrullningen av Microsoft 365 har Du maringste

bestaumlmma vad som ska maumltas och hur du ska samla in saringvaumll

kvantitativa som kvalitativa data Anvaumlnd foumlljande steg foumlr att

definiera dina framgaringngskriterier

Identifiera foumlretagets KPIer (Key Performance Indicators)

som kan foumlrbaumlttras om din organisation infoumlr olika

scenarier (till exempel minskade kostnader oumlkad

kundnoumljdhet oumlkat engagemang fraringn anstaumlllda minskad

tid foumlr att behandla en order)

Utvaumlrdera var du befinner dig innan du implementerar

Microsoft 365 Definiera dina KPI-prestandamaringtt

och faststaumlll en startpunkt foumlr anvaumlndarnas aktuella

kunskaper om Microsoft 365

Vaumllj kriterier som hjaumllper dig framhaumlva den

paringverkan Microsoft 365 har paring din organisation foumlr

ledningsgruppen

Scenarier Definiera framgaringngskriterier

Mall foumlr slutanvaumlndarundersoumlkning

Anvaumlnd undersoumlkningsmallen foumlr att maumlta noumljdhet och framsteg jaumlmfoumlrt med ditt prestandamaringtt

httpakamsusersurveys

Tips och trick

Anvaumlnd guiden foumlr maumltning av framgaringng foumlr att utvaumlrdera hur effektiv din lansering av Microsoft 365 har varit och samla in information om framgaringngarna

httpakamsmeasuringsuccess

23

Anvaumlnd SMART- konceptet som hjaumllp

Naumlr du definierar framgaringngskriterier anvaumlnder du SMART-

konceptet foumlr att staumllla upp maringl som ger en houmlg grad av paringverkan

Klara och entydiga ndash besvarar fraringgorna

rdquoVad varfoumlr vem och varrdquo

Specifika

Konkreta ndash visar framstegen tydligt

Maumltbara

Realistiska ndash inte extrema

Acceptabla

Goumlr skillnad foumlr intressenterna

Relevanta

Har ett specifikt maringldatum ndash besvarar fraringgan

rdquoNaumlrrdquo

Tidssatta

Scenarier Anvaumlnd SMART-konceptet som hjaumllp

Framgaringngskriterier Metodkaumllla Maringtt Exempel paring maringl

Oumlkad anvaumlndningEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till anvaumlndarnas acceptans av tekniken

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretag

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utrullningen visar en oumlkning av acceptansen med 10 per maringnad

Utbildningens effektivitetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till utbildningens effektivitet

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback Efterlevnadsutbildning online

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretagNoumljdhet bland anstaumllldaAndelen slutfoumlrda utbildningar

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utbildning visar oumlkad utrullning per maringnadNettoresultatet foumlr anvaumlndarnoumljdhet bland anstaumlllda aumlr oumlver 130 baserat paring den avslutande utbildningsenkaumltenHundraprocentig utbildningsnivaring foumlr efterlevnad avseende foumlretagssaumlkerhet

Minskade driftkostnaderOumlkad acceptans aumlr kopplad till minskad anvaumlndning av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare samt minskade restider och resurstilldelning

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporterEkonomi-bokfoumlringsrapporterSupportavdelningsrapporterRapporter foumlr rese-telefonkostnaderPrestationsmaringtt

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningLjudkonferenser ndash fakturering och anvaumlndningRese-telefonkostnaderSupportsamtal

Efter utrullningen boumlr anvaumlndandet av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare minska med 10 per maringnad

Foumlrbaumlttrad saumlkerhetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till en foumlrbaumlttrad saumlkerhet och efterlevnad

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Aringtkomlighetaringterstaumlllningsmoumljligheter foumlr slutanvaumlndare

Noumljdhet bland anstaumlllda Supportsamtal

Jaumlmfoumlrelse av anvaumlndarnoumljdhet foumlre och efter Minskat antal supportsamtal och minskad tidsaringtgaringng foumlr dataaringterstaumlllning

Oumlkad produktivitetOumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till snabbare kommunikation och beslutsfattande samt kortare tid foumlr att utfoumlra uppgifter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Anvaumlndning av dataklassificering

Tidsaringtgaringng foumlr att slutfoumlra projekt

Antal etiketterade dokument

Tidsaringtgaringngen foumlr att slutfoumlra kundorder minskar med 15 inom 6 maringnader

Foumlrbaumlttrat samarbeteUtoumlkad kommunikation mellan team och platser

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumllldaSparad tid

Team som arbetar paring flera platser rapporterar en baumlttre kontakt med andra teammedlemmar inom tre maringnader efter utrullningen av Skype foumlr foumlretag

Oumlkad noumljdhet bland anstaumllldaFlexibla arbetsvillkor ger oumlkad noumljdhet bland anstaumlllda i form av oumlkat engagemang minskad stress och baumlttre balans mellan arbete och fritid

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumlllda Noumljdheten bland de anstaumlllda oumlkar med 15 inom 6 maringnader

24

Exempel paring framgaringngskriterier

Foumlljande exempel kan hjaumllpa dig utveckla dina framgaringngskriterier

Scenarier Exempel paring framgaringngskriterier

Skype foumlr foumlretag-klienter som anvaumlndsRapport oumlver aktiva anvaumlndare

Aktivitet foumlr Office 365-grupper Inneharingllspaket foumlr utrullning av Office 365

httpsakamso365adoptioncontentpack

25

Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

Administrationsportalen foumlr Office 365 inneharingller rapporter som indikerar aktuella nivaringer foumlr anvaumlndarengagemang vid olika arbetsbelastningar

Notera anvaumlndningen innan lanseringen paringboumlrjas foumlr att kunna bedoumlma effektiviteten hos dina utrullningsaktiviteter

Referera till dessa rapporter foumlr att goumlra jaumlmfoumlrelser med dina framgaringngskriterier och identifiera omraringden daumlr utrullningen kan foumlrbaumlttras

Scenarier Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

26

Kundreferenser aumlr ofta lika vaumlrdefulla som kvantitativa maumltningar

naumlr du visar tidigare framgaringngar med Microsoft 365 Under

hela utrullningen kan du laringta medlemmarna och experterna

i projektteamet hitta exempel som visar paring samarbete och

teamwork mellan olika funktioner och dela dessa via Yammer

Naumlr du delar en beraumlttelse om dina erfarenheter av Microsoft 365

boumlr du ta med foumlljande information

Beraumlttelser om affaumlrsvaumlrde kan enkelt delas internt via en

Microsoft 365-kundreferensgrupp i ditt Yammer-naumltverk Du

kan aumlven dela kundreferenser externt med den stoumlrre Microsoft

365-communityn via communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Tips och trick

Ha kul Det kan vara intressant och engagerande att anordna en taumlvling och generera positiv staumlmning kring Microsoft 365

Foumlrsoumlk bygga upp en grupp med fans

Tid Beraumlttelsen boumlr inledas med en tidsangivelse saring att

maringlgruppen vet naumlr det haumlnde

Personer Beraumlttelsen boumlr inneharinglla namn saring att

maringlgruppen vet vilka som var inblandade

Haumlndelser Beraumlttelsen ska aringterge de haumlndelser som

intraumlffade

Visualisering Maringlgruppen ska kunna se framfoumlr sig vad

som haumlnde

Dela framgaringngen

Scenarier Dela framgaringngen

27

Checklista foumlr scenarier

Identifiera scenarier foumlr att foumlrsaumlkra dig om att ditt

foumlretag inser det fulla vaumlrdet hos Microsoft 365

Anvaumlnd de sex grundscenarierna som en guide foumlr att

definiera scenarier foumlr din verksamhet

Prioritera dina scenarier foumlr att foumlrstaring vad du boumlr

fokusera paring foumlrst

Definiera dina framgaringngskriterier foumlr att maumlta effekten av

utrullningen av Microsoft 365

Laumlr dig anvaumlnda analysfunktionerna i Office 365 foumlr att

oumlvervaka utrullningen

Uppmuntra teamet att samla in framgaringngshistorier

under utrullningen

Checklista foumlr scenarier

28

MedvetenhetDet aumlr viktigt att planera foumlr kommunikationen innan under och efter utrullningen av Microsoft 365 foumlr att haringlla organisationen engagerad

Skapa medvetenhet via en blandning av e-post affischer taumlvlingar och evenemang som har anpassats till foumlretagets kultur Medvetenheten i organisationen hjaumllper till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring baringde kort och laringng sikt hos anvaumlndarna

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad boumlr finnas med i min kommunikationsplan foumlr Microsoft 365

bull Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan

bull Hur fraumlmjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en laringngsiktig acceptans av Microsoft 365

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 14: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

14

ScenarierArbetet med att identifiera och definiera

dina scenarier aumlr ett viktigt steg foumlr att

saumlkerstaumllla att din organisation faringr en

smidig utrullning och maximal utdelning paring

investeringen i Microsoft 365 Scenarierna

behandlar de saumltt paring vilka dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 foumlr att hantera

affaumlrsutmaningar eller uppnaring definierade maringl

Anvaumlndningen av tydliga scenarier och

framgaringngskriterier ger moumljlighet att effektivt

maumlta prestationer och uppnaring konkreta

resultat efter lanseringen Scenarierna ger

teamen foumlrstaringelse hur Microsoft 365 kan

hjaumllpa dem att upparing mer i sitt dagliga

arbete genom att placera produkterna i ett

sammanhang och visa medarbetarna naumlr och

hur de ska anvaumlndas

EN KORT OumlVERSIKT

bull Hur identifierar och prioriterar jag scenarier

bull Hur definierar jag mina framgaringngskriterier foumlr att kunna maumlta konkreta resultat

bull Hur oumlvervakar jag utrullningen i min organisation

15

Identifiera scenarier

Naumlr du identifierar de baumlsta scenarierna boumlr du involvera

de personer som ska leda och stoumldja foumlraumlndringen i hela

organisationen Du boumlr anordna naringgra workshoppar foumlr

inbjudna avdelningschefer projektledare IT-personal och

andra intressenter som kan hjaumllpa till att brainstorma om hur

Microsoft 365 kan anvaumlndas i din organisation Foumlljande fraringgor

aumlr utmaumlrkta startpunkter foumlr att identifiera dina scenarier

Vilka utmaningar finns naumlr det gaumlller samarbete och

kommunikation inom organisationen

Inom vilka omraringden i organisationen behoumlver

foumlrbaumlttringar goumlras

Vilka aumlr organisationens strategiska initiativ eller

aktuella omvandlingsprojekt som Microsoft 365 kan

stoumldja

Vilka saumltt att samarbeta och kommunicera kommer

laumlttare att accepteras i organisationen

Hur tar ni fram distribuerar och delar information

Scenarier Identifiera scenarier

Office 365 levererar tekniken foumlr att foumlrbaumlttra kommunikation och samarbete oumlver nationsgraumlnser Vi anvaumlnder videokonferenser presentationer och skrivbordsdelning foumlr att arbeta med varingra partner

ndash Klaus Huelsewiesche IT-ansvarig foumlr FoU Laundry och Home Care paring Henkel

16

Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

Vi har sammanstaumlllt ett flertal scenarier i varingrt produktivitetsbibliotek foumlr att hjaumllpa dig upptaumlcka saumltt att anvaumlnda Microsoft

365 som kan vara betydelsefulla foumlr din organisation

httpakamsproductivitylibrary

Scenarier Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

17

Anvaumlnd varingra sex grundlaumlggande scenarier foumlr att hjaumllpa

Microsoft 365-anvaumlndarna komma igaringng Scenarierna

behandlar den typ av arbetsuppgifter som foumlretagets

personal behoumlver utfoumlra varje dag Haumlr ingaringr uppgifter fraringn

kommunikation via e-post och kalendrar via lagring och

delning av filer till virtuella moumlten och samarbete i realtid

Laumls mer om de sex olika grundscenarierna nedan

De sex grundscenarierna

Arbeta i e-post ensam eller i grupp

Microsoft Exchange Online utgoumlr din

ryggrad foumlr e-post och kalender och

hjaumllper dig att samarbeta i den bekanta

Outlook-miljoumln Exchange Online

hjaumllper dig att faring mer gjort och arbeta

mer effektivt med enhetliga och rika

Outlook-upplevelser paring alla typer av

enheter

Tillhandaharingll en chattbaserad arbetsyta

Microsoft Teams sammanstaumlller information som grupper behoumlver foumlr att kunna arbeta effektivt och prestera maximalt Den mobilvaumlnliga chattbaserade arbetsytan kombinerar chatt dokument maumlnniskor och verktyg paring en saumlker plats

Anslut din organisation

Yammer moumljliggoumlr smidiga kopplingar

till maumlnniskor och information som du

inte ens visste fanns i organisationen

Diskutera ideacuteer dela uppdateringar och

samla in svar fraringn medarbetare var ni

aumln aumlr

Den enkla loumlsningen foumlr moumlten och samarbete

Moumljligheten att kunna ansluta i realtid hjaumllper dig att faring saker gjorda Skype foumlr foumlretag ger dig tillgaringng till en komplett moumltesloumlsning med en plattform foumlr snabbmeddelanden ljud- och videosamtal konferenser och realtidsdelning Anvaumlnd Skype foumlr allt fraringn att faring snabba svar till att haringlla koll paring projekt

Dela webbplatser och inneharingll

SharePoint staumlrker delning och

samarbete paring intranaumltet Skapa

webbplatser och portaler som

engagerar maumlnniskor kopplar ihop dem

med expertkunskaper inneharingll insikter

och kollektiva kunskaper

Scenarier De sex grundscenarierna

Skapa effektfullt inneharingll tillsammans

Office goumlr det moumljligt att arbeta

naumlstan var du aumln aumlr och snabbare

Dra nytta av att Office aumlr integrerat

med OneDrive och SharePoint foumlr

att komma aringt dela och samarbeta i

dokument

Som naringgon i [Team]

Vill jag [Beskrivning av

vad jag vill goumlra]

Med hjaumllp av[Specifik tillaumlmpning

av tekniken]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

[Framgaringngsmaringtt foumlr loumlsningar]

18

Som naringgon i saumlljledningen

Jag vill ha en enda version av

foumlrslaget som alla kan komma aringt och redigera i staumlllet foumlr

att skicka runt olika versioner med e-post till teamet

Anvaumlnda en SharePoint-webbplats som en central plats foumlr att lagra

och dela en enda version av ett foumlrsaumlljningsfoumlrslag

som mitt team kan redigera tillsammans med samtidig

redigering i Word och PowerPoint

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

mitt saumlljteam kan skapa foumlrslag enklare och daumlrfoumlr

faringr mer tid att slutfoumlra affaumlrer

Oumlvervaumlg att anvaumlnda foumlljande ramverk naumlr du boumlrjar utforma dina scenarier

Som naringgon i ett [TEAM]

Jag vill [BESKRIVNING AV VAD JAG VILL GOumlRA]

Med hjaumllp av [SPECIFIK TILLAumlMPNING AV TEKNIKEN]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr [FRAMGAringNGSMAringTT FOumlR LOumlSNINGEN]

Vet du inte hur du ska komma igaringng

Scenarier Vet du inte hur du ska komma igaringng

tt

Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn Som en del av communityn foumlr att fraumlmja utrullning i Microsofts tekniska community kan du prata med tusentals andra

Microsoft-kunder och laumlra dig vilka scenarier som har fungerat foumlr dem

Vad vinner jag paring det haumlr

Projektuppdateringar

Faring kontakt med teknikavdelningen

Samarbeta med kollegor

Boumlrja diskutera med kolleger i dag ndash garing med i communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Bygg upp relationer

Fler anvaumlndarresurser

Utnyttja varandras erfarenheter

19

Sida foumlr communityn foumlr att fraumlmja utrullning

Stoumldja diskussioner och delning av beproumlvade metoder

Se de senaste diskussionerna

Se vad communityn pratar om

Delta i diskussionerna

Fokuserade diskussioner om specifika aumlmnen foumlr communityn

Meddelanden foumlr att fraumlmja utrullning

Se de senaste meddelandena

CommunitySe vilka som aumlr med i communityn

Scenarier Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn

20

Prioritera dina scenarierEftersom Microsoft 365 kan ha en positiv effekt paring hela ditt

foumlretag aumlr det viktigt att du prioriterar bland alla dina scenarier

foumlr att saumlkerstaumllla att du vet vad du ska boumlrja fokusera paring

Taumlnk paring att de scenarier du identifierar och prioriterar

nu hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

under lanseringen Gloumlm daumlrfoumlr inte att ta ytterligare

en titt paring scenarierna under arbetet med att skapa din

kommunikationsplan

Scenarier Prioritera dina scenarier

Laringg

Medel

Houmlg

Paringve

rkan

Svaringrighet

Laringg Medel Houmlg

Samarbeta med kolleger via en chattcentrerad arbetsyta

Ersaumltt traditionella telefonsystem med Cloud PBX

Staumlrk och engagera personalen med hjaumllp av ett socialt naumltverk

Genomfoumlr utbildningar foumlr personal oumlver hela vaumlrlden

Utnyttja vaumlrdbaserad e-post foumlr att laringta personalen arbeta smartare var den aumln befinner sig

Ge nyanstaumlllda stoumld foumlr snabbare uppstart

Implementera saumlker enkel inloggning med Azure Active Directory

Distribuera klassificering och skydd av data med Azure Information Protection

21

Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

Studera diagrammet nedan och placera dina scenarier i

diagrammet enligt den foumlrvaumlntade nivaringn av paringverkan paring

organisationen och hur svaringr den blir att uppnaring Haumlr kan du se

vilka scenarier som snabbast ger mest effekt samt identifiera

svaringrare projekt som kan vara viktiga men kraumlver mer planering

Tips och trick

Det aumlr bra att taumlnka paring vad som kommer att ge den stoumlrsta nyttan till dina medarbetare foumlrst En del av de saker du funderar

paring att goumlra direkt (exempelvis e-postmigrering) kanske inte ger en omedelbart synlig nytta Det kan vara baumlttre att fokusera

paring snabbare och mer synliga foumlrbaumlttringar foumlrst (till exempel genom att ge alla tillgaringng till snabbmeddelanden)

Scenarier Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

22

Definiera framgaringngs- kriterierNaumlr du utvecklar dina idealscenarier aumlr det viktigt att ta

fram en formell uppsaumlttning framgaringngskriterier foumlr att maumlta

vilken paringverkan utrullningen av Microsoft 365 har Du maringste

bestaumlmma vad som ska maumltas och hur du ska samla in saringvaumll

kvantitativa som kvalitativa data Anvaumlnd foumlljande steg foumlr att

definiera dina framgaringngskriterier

Identifiera foumlretagets KPIer (Key Performance Indicators)

som kan foumlrbaumlttras om din organisation infoumlr olika

scenarier (till exempel minskade kostnader oumlkad

kundnoumljdhet oumlkat engagemang fraringn anstaumlllda minskad

tid foumlr att behandla en order)

Utvaumlrdera var du befinner dig innan du implementerar

Microsoft 365 Definiera dina KPI-prestandamaringtt

och faststaumlll en startpunkt foumlr anvaumlndarnas aktuella

kunskaper om Microsoft 365

Vaumllj kriterier som hjaumllper dig framhaumlva den

paringverkan Microsoft 365 har paring din organisation foumlr

ledningsgruppen

Scenarier Definiera framgaringngskriterier

Mall foumlr slutanvaumlndarundersoumlkning

Anvaumlnd undersoumlkningsmallen foumlr att maumlta noumljdhet och framsteg jaumlmfoumlrt med ditt prestandamaringtt

httpakamsusersurveys

Tips och trick

Anvaumlnd guiden foumlr maumltning av framgaringng foumlr att utvaumlrdera hur effektiv din lansering av Microsoft 365 har varit och samla in information om framgaringngarna

httpakamsmeasuringsuccess

23

Anvaumlnd SMART- konceptet som hjaumllp

Naumlr du definierar framgaringngskriterier anvaumlnder du SMART-

konceptet foumlr att staumllla upp maringl som ger en houmlg grad av paringverkan

Klara och entydiga ndash besvarar fraringgorna

rdquoVad varfoumlr vem och varrdquo

Specifika

Konkreta ndash visar framstegen tydligt

Maumltbara

Realistiska ndash inte extrema

Acceptabla

Goumlr skillnad foumlr intressenterna

Relevanta

Har ett specifikt maringldatum ndash besvarar fraringgan

rdquoNaumlrrdquo

Tidssatta

Scenarier Anvaumlnd SMART-konceptet som hjaumllp

Framgaringngskriterier Metodkaumllla Maringtt Exempel paring maringl

Oumlkad anvaumlndningEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till anvaumlndarnas acceptans av tekniken

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretag

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utrullningen visar en oumlkning av acceptansen med 10 per maringnad

Utbildningens effektivitetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till utbildningens effektivitet

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback Efterlevnadsutbildning online

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretagNoumljdhet bland anstaumllldaAndelen slutfoumlrda utbildningar

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utbildning visar oumlkad utrullning per maringnadNettoresultatet foumlr anvaumlndarnoumljdhet bland anstaumlllda aumlr oumlver 130 baserat paring den avslutande utbildningsenkaumltenHundraprocentig utbildningsnivaring foumlr efterlevnad avseende foumlretagssaumlkerhet

Minskade driftkostnaderOumlkad acceptans aumlr kopplad till minskad anvaumlndning av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare samt minskade restider och resurstilldelning

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporterEkonomi-bokfoumlringsrapporterSupportavdelningsrapporterRapporter foumlr rese-telefonkostnaderPrestationsmaringtt

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningLjudkonferenser ndash fakturering och anvaumlndningRese-telefonkostnaderSupportsamtal

Efter utrullningen boumlr anvaumlndandet av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare minska med 10 per maringnad

Foumlrbaumlttrad saumlkerhetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till en foumlrbaumlttrad saumlkerhet och efterlevnad

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Aringtkomlighetaringterstaumlllningsmoumljligheter foumlr slutanvaumlndare

Noumljdhet bland anstaumlllda Supportsamtal

Jaumlmfoumlrelse av anvaumlndarnoumljdhet foumlre och efter Minskat antal supportsamtal och minskad tidsaringtgaringng foumlr dataaringterstaumlllning

Oumlkad produktivitetOumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till snabbare kommunikation och beslutsfattande samt kortare tid foumlr att utfoumlra uppgifter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Anvaumlndning av dataklassificering

Tidsaringtgaringng foumlr att slutfoumlra projekt

Antal etiketterade dokument

Tidsaringtgaringngen foumlr att slutfoumlra kundorder minskar med 15 inom 6 maringnader

Foumlrbaumlttrat samarbeteUtoumlkad kommunikation mellan team och platser

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumllldaSparad tid

Team som arbetar paring flera platser rapporterar en baumlttre kontakt med andra teammedlemmar inom tre maringnader efter utrullningen av Skype foumlr foumlretag

Oumlkad noumljdhet bland anstaumllldaFlexibla arbetsvillkor ger oumlkad noumljdhet bland anstaumlllda i form av oumlkat engagemang minskad stress och baumlttre balans mellan arbete och fritid

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumlllda Noumljdheten bland de anstaumlllda oumlkar med 15 inom 6 maringnader

24

Exempel paring framgaringngskriterier

Foumlljande exempel kan hjaumllpa dig utveckla dina framgaringngskriterier

Scenarier Exempel paring framgaringngskriterier

Skype foumlr foumlretag-klienter som anvaumlndsRapport oumlver aktiva anvaumlndare

Aktivitet foumlr Office 365-grupper Inneharingllspaket foumlr utrullning av Office 365

httpsakamso365adoptioncontentpack

25

Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

Administrationsportalen foumlr Office 365 inneharingller rapporter som indikerar aktuella nivaringer foumlr anvaumlndarengagemang vid olika arbetsbelastningar

Notera anvaumlndningen innan lanseringen paringboumlrjas foumlr att kunna bedoumlma effektiviteten hos dina utrullningsaktiviteter

Referera till dessa rapporter foumlr att goumlra jaumlmfoumlrelser med dina framgaringngskriterier och identifiera omraringden daumlr utrullningen kan foumlrbaumlttras

Scenarier Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

26

Kundreferenser aumlr ofta lika vaumlrdefulla som kvantitativa maumltningar

naumlr du visar tidigare framgaringngar med Microsoft 365 Under

hela utrullningen kan du laringta medlemmarna och experterna

i projektteamet hitta exempel som visar paring samarbete och

teamwork mellan olika funktioner och dela dessa via Yammer

Naumlr du delar en beraumlttelse om dina erfarenheter av Microsoft 365

boumlr du ta med foumlljande information

Beraumlttelser om affaumlrsvaumlrde kan enkelt delas internt via en

Microsoft 365-kundreferensgrupp i ditt Yammer-naumltverk Du

kan aumlven dela kundreferenser externt med den stoumlrre Microsoft

365-communityn via communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Tips och trick

Ha kul Det kan vara intressant och engagerande att anordna en taumlvling och generera positiv staumlmning kring Microsoft 365

Foumlrsoumlk bygga upp en grupp med fans

Tid Beraumlttelsen boumlr inledas med en tidsangivelse saring att

maringlgruppen vet naumlr det haumlnde

Personer Beraumlttelsen boumlr inneharinglla namn saring att

maringlgruppen vet vilka som var inblandade

Haumlndelser Beraumlttelsen ska aringterge de haumlndelser som

intraumlffade

Visualisering Maringlgruppen ska kunna se framfoumlr sig vad

som haumlnde

Dela framgaringngen

Scenarier Dela framgaringngen

27

Checklista foumlr scenarier

Identifiera scenarier foumlr att foumlrsaumlkra dig om att ditt

foumlretag inser det fulla vaumlrdet hos Microsoft 365

Anvaumlnd de sex grundscenarierna som en guide foumlr att

definiera scenarier foumlr din verksamhet

Prioritera dina scenarier foumlr att foumlrstaring vad du boumlr

fokusera paring foumlrst

Definiera dina framgaringngskriterier foumlr att maumlta effekten av

utrullningen av Microsoft 365

Laumlr dig anvaumlnda analysfunktionerna i Office 365 foumlr att

oumlvervaka utrullningen

Uppmuntra teamet att samla in framgaringngshistorier

under utrullningen

Checklista foumlr scenarier

28

MedvetenhetDet aumlr viktigt att planera foumlr kommunikationen innan under och efter utrullningen av Microsoft 365 foumlr att haringlla organisationen engagerad

Skapa medvetenhet via en blandning av e-post affischer taumlvlingar och evenemang som har anpassats till foumlretagets kultur Medvetenheten i organisationen hjaumllper till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring baringde kort och laringng sikt hos anvaumlndarna

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad boumlr finnas med i min kommunikationsplan foumlr Microsoft 365

bull Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan

bull Hur fraumlmjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en laringngsiktig acceptans av Microsoft 365

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 15: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

15

Identifiera scenarier

Naumlr du identifierar de baumlsta scenarierna boumlr du involvera

de personer som ska leda och stoumldja foumlraumlndringen i hela

organisationen Du boumlr anordna naringgra workshoppar foumlr

inbjudna avdelningschefer projektledare IT-personal och

andra intressenter som kan hjaumllpa till att brainstorma om hur

Microsoft 365 kan anvaumlndas i din organisation Foumlljande fraringgor

aumlr utmaumlrkta startpunkter foumlr att identifiera dina scenarier

Vilka utmaningar finns naumlr det gaumlller samarbete och

kommunikation inom organisationen

Inom vilka omraringden i organisationen behoumlver

foumlrbaumlttringar goumlras

Vilka aumlr organisationens strategiska initiativ eller

aktuella omvandlingsprojekt som Microsoft 365 kan

stoumldja

Vilka saumltt att samarbeta och kommunicera kommer

laumlttare att accepteras i organisationen

Hur tar ni fram distribuerar och delar information

Scenarier Identifiera scenarier

Office 365 levererar tekniken foumlr att foumlrbaumlttra kommunikation och samarbete oumlver nationsgraumlnser Vi anvaumlnder videokonferenser presentationer och skrivbordsdelning foumlr att arbeta med varingra partner

ndash Klaus Huelsewiesche IT-ansvarig foumlr FoU Laundry och Home Care paring Henkel

16

Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

Vi har sammanstaumlllt ett flertal scenarier i varingrt produktivitetsbibliotek foumlr att hjaumllpa dig upptaumlcka saumltt att anvaumlnda Microsoft

365 som kan vara betydelsefulla foumlr din organisation

httpakamsproductivitylibrary

Scenarier Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

17

Anvaumlnd varingra sex grundlaumlggande scenarier foumlr att hjaumllpa

Microsoft 365-anvaumlndarna komma igaringng Scenarierna

behandlar den typ av arbetsuppgifter som foumlretagets

personal behoumlver utfoumlra varje dag Haumlr ingaringr uppgifter fraringn

kommunikation via e-post och kalendrar via lagring och

delning av filer till virtuella moumlten och samarbete i realtid

Laumls mer om de sex olika grundscenarierna nedan

De sex grundscenarierna

Arbeta i e-post ensam eller i grupp

Microsoft Exchange Online utgoumlr din

ryggrad foumlr e-post och kalender och

hjaumllper dig att samarbeta i den bekanta

Outlook-miljoumln Exchange Online

hjaumllper dig att faring mer gjort och arbeta

mer effektivt med enhetliga och rika

Outlook-upplevelser paring alla typer av

enheter

Tillhandaharingll en chattbaserad arbetsyta

Microsoft Teams sammanstaumlller information som grupper behoumlver foumlr att kunna arbeta effektivt och prestera maximalt Den mobilvaumlnliga chattbaserade arbetsytan kombinerar chatt dokument maumlnniskor och verktyg paring en saumlker plats

Anslut din organisation

Yammer moumljliggoumlr smidiga kopplingar

till maumlnniskor och information som du

inte ens visste fanns i organisationen

Diskutera ideacuteer dela uppdateringar och

samla in svar fraringn medarbetare var ni

aumln aumlr

Den enkla loumlsningen foumlr moumlten och samarbete

Moumljligheten att kunna ansluta i realtid hjaumllper dig att faring saker gjorda Skype foumlr foumlretag ger dig tillgaringng till en komplett moumltesloumlsning med en plattform foumlr snabbmeddelanden ljud- och videosamtal konferenser och realtidsdelning Anvaumlnd Skype foumlr allt fraringn att faring snabba svar till att haringlla koll paring projekt

Dela webbplatser och inneharingll

SharePoint staumlrker delning och

samarbete paring intranaumltet Skapa

webbplatser och portaler som

engagerar maumlnniskor kopplar ihop dem

med expertkunskaper inneharingll insikter

och kollektiva kunskaper

Scenarier De sex grundscenarierna

Skapa effektfullt inneharingll tillsammans

Office goumlr det moumljligt att arbeta

naumlstan var du aumln aumlr och snabbare

Dra nytta av att Office aumlr integrerat

med OneDrive och SharePoint foumlr

att komma aringt dela och samarbeta i

dokument

Som naringgon i [Team]

Vill jag [Beskrivning av

vad jag vill goumlra]

Med hjaumllp av[Specifik tillaumlmpning

av tekniken]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

[Framgaringngsmaringtt foumlr loumlsningar]

18

Som naringgon i saumlljledningen

Jag vill ha en enda version av

foumlrslaget som alla kan komma aringt och redigera i staumlllet foumlr

att skicka runt olika versioner med e-post till teamet

Anvaumlnda en SharePoint-webbplats som en central plats foumlr att lagra

och dela en enda version av ett foumlrsaumlljningsfoumlrslag

som mitt team kan redigera tillsammans med samtidig

redigering i Word och PowerPoint

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

mitt saumlljteam kan skapa foumlrslag enklare och daumlrfoumlr

faringr mer tid att slutfoumlra affaumlrer

Oumlvervaumlg att anvaumlnda foumlljande ramverk naumlr du boumlrjar utforma dina scenarier

Som naringgon i ett [TEAM]

Jag vill [BESKRIVNING AV VAD JAG VILL GOumlRA]

Med hjaumllp av [SPECIFIK TILLAumlMPNING AV TEKNIKEN]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr [FRAMGAringNGSMAringTT FOumlR LOumlSNINGEN]

Vet du inte hur du ska komma igaringng

Scenarier Vet du inte hur du ska komma igaringng

tt

Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn Som en del av communityn foumlr att fraumlmja utrullning i Microsofts tekniska community kan du prata med tusentals andra

Microsoft-kunder och laumlra dig vilka scenarier som har fungerat foumlr dem

Vad vinner jag paring det haumlr

Projektuppdateringar

Faring kontakt med teknikavdelningen

Samarbeta med kollegor

Boumlrja diskutera med kolleger i dag ndash garing med i communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Bygg upp relationer

Fler anvaumlndarresurser

Utnyttja varandras erfarenheter

19

Sida foumlr communityn foumlr att fraumlmja utrullning

Stoumldja diskussioner och delning av beproumlvade metoder

Se de senaste diskussionerna

Se vad communityn pratar om

Delta i diskussionerna

Fokuserade diskussioner om specifika aumlmnen foumlr communityn

Meddelanden foumlr att fraumlmja utrullning

Se de senaste meddelandena

CommunitySe vilka som aumlr med i communityn

Scenarier Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn

20

Prioritera dina scenarierEftersom Microsoft 365 kan ha en positiv effekt paring hela ditt

foumlretag aumlr det viktigt att du prioriterar bland alla dina scenarier

foumlr att saumlkerstaumllla att du vet vad du ska boumlrja fokusera paring

Taumlnk paring att de scenarier du identifierar och prioriterar

nu hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

under lanseringen Gloumlm daumlrfoumlr inte att ta ytterligare

en titt paring scenarierna under arbetet med att skapa din

kommunikationsplan

Scenarier Prioritera dina scenarier

Laringg

Medel

Houmlg

Paringve

rkan

Svaringrighet

Laringg Medel Houmlg

Samarbeta med kolleger via en chattcentrerad arbetsyta

Ersaumltt traditionella telefonsystem med Cloud PBX

Staumlrk och engagera personalen med hjaumllp av ett socialt naumltverk

Genomfoumlr utbildningar foumlr personal oumlver hela vaumlrlden

Utnyttja vaumlrdbaserad e-post foumlr att laringta personalen arbeta smartare var den aumln befinner sig

Ge nyanstaumlllda stoumld foumlr snabbare uppstart

Implementera saumlker enkel inloggning med Azure Active Directory

Distribuera klassificering och skydd av data med Azure Information Protection

21

Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

Studera diagrammet nedan och placera dina scenarier i

diagrammet enligt den foumlrvaumlntade nivaringn av paringverkan paring

organisationen och hur svaringr den blir att uppnaring Haumlr kan du se

vilka scenarier som snabbast ger mest effekt samt identifiera

svaringrare projekt som kan vara viktiga men kraumlver mer planering

Tips och trick

Det aumlr bra att taumlnka paring vad som kommer att ge den stoumlrsta nyttan till dina medarbetare foumlrst En del av de saker du funderar

paring att goumlra direkt (exempelvis e-postmigrering) kanske inte ger en omedelbart synlig nytta Det kan vara baumlttre att fokusera

paring snabbare och mer synliga foumlrbaumlttringar foumlrst (till exempel genom att ge alla tillgaringng till snabbmeddelanden)

Scenarier Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

22

Definiera framgaringngs- kriterierNaumlr du utvecklar dina idealscenarier aumlr det viktigt att ta

fram en formell uppsaumlttning framgaringngskriterier foumlr att maumlta

vilken paringverkan utrullningen av Microsoft 365 har Du maringste

bestaumlmma vad som ska maumltas och hur du ska samla in saringvaumll

kvantitativa som kvalitativa data Anvaumlnd foumlljande steg foumlr att

definiera dina framgaringngskriterier

Identifiera foumlretagets KPIer (Key Performance Indicators)

som kan foumlrbaumlttras om din organisation infoumlr olika

scenarier (till exempel minskade kostnader oumlkad

kundnoumljdhet oumlkat engagemang fraringn anstaumlllda minskad

tid foumlr att behandla en order)

Utvaumlrdera var du befinner dig innan du implementerar

Microsoft 365 Definiera dina KPI-prestandamaringtt

och faststaumlll en startpunkt foumlr anvaumlndarnas aktuella

kunskaper om Microsoft 365

Vaumllj kriterier som hjaumllper dig framhaumlva den

paringverkan Microsoft 365 har paring din organisation foumlr

ledningsgruppen

Scenarier Definiera framgaringngskriterier

Mall foumlr slutanvaumlndarundersoumlkning

Anvaumlnd undersoumlkningsmallen foumlr att maumlta noumljdhet och framsteg jaumlmfoumlrt med ditt prestandamaringtt

httpakamsusersurveys

Tips och trick

Anvaumlnd guiden foumlr maumltning av framgaringng foumlr att utvaumlrdera hur effektiv din lansering av Microsoft 365 har varit och samla in information om framgaringngarna

httpakamsmeasuringsuccess

23

Anvaumlnd SMART- konceptet som hjaumllp

Naumlr du definierar framgaringngskriterier anvaumlnder du SMART-

konceptet foumlr att staumllla upp maringl som ger en houmlg grad av paringverkan

Klara och entydiga ndash besvarar fraringgorna

rdquoVad varfoumlr vem och varrdquo

Specifika

Konkreta ndash visar framstegen tydligt

Maumltbara

Realistiska ndash inte extrema

Acceptabla

Goumlr skillnad foumlr intressenterna

Relevanta

Har ett specifikt maringldatum ndash besvarar fraringgan

rdquoNaumlrrdquo

Tidssatta

Scenarier Anvaumlnd SMART-konceptet som hjaumllp

Framgaringngskriterier Metodkaumllla Maringtt Exempel paring maringl

Oumlkad anvaumlndningEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till anvaumlndarnas acceptans av tekniken

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretag

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utrullningen visar en oumlkning av acceptansen med 10 per maringnad

Utbildningens effektivitetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till utbildningens effektivitet

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback Efterlevnadsutbildning online

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretagNoumljdhet bland anstaumllldaAndelen slutfoumlrda utbildningar

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utbildning visar oumlkad utrullning per maringnadNettoresultatet foumlr anvaumlndarnoumljdhet bland anstaumlllda aumlr oumlver 130 baserat paring den avslutande utbildningsenkaumltenHundraprocentig utbildningsnivaring foumlr efterlevnad avseende foumlretagssaumlkerhet

Minskade driftkostnaderOumlkad acceptans aumlr kopplad till minskad anvaumlndning av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare samt minskade restider och resurstilldelning

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporterEkonomi-bokfoumlringsrapporterSupportavdelningsrapporterRapporter foumlr rese-telefonkostnaderPrestationsmaringtt

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningLjudkonferenser ndash fakturering och anvaumlndningRese-telefonkostnaderSupportsamtal

Efter utrullningen boumlr anvaumlndandet av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare minska med 10 per maringnad

Foumlrbaumlttrad saumlkerhetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till en foumlrbaumlttrad saumlkerhet och efterlevnad

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Aringtkomlighetaringterstaumlllningsmoumljligheter foumlr slutanvaumlndare

Noumljdhet bland anstaumlllda Supportsamtal

Jaumlmfoumlrelse av anvaumlndarnoumljdhet foumlre och efter Minskat antal supportsamtal och minskad tidsaringtgaringng foumlr dataaringterstaumlllning

Oumlkad produktivitetOumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till snabbare kommunikation och beslutsfattande samt kortare tid foumlr att utfoumlra uppgifter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Anvaumlndning av dataklassificering

Tidsaringtgaringng foumlr att slutfoumlra projekt

Antal etiketterade dokument

Tidsaringtgaringngen foumlr att slutfoumlra kundorder minskar med 15 inom 6 maringnader

Foumlrbaumlttrat samarbeteUtoumlkad kommunikation mellan team och platser

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumllldaSparad tid

Team som arbetar paring flera platser rapporterar en baumlttre kontakt med andra teammedlemmar inom tre maringnader efter utrullningen av Skype foumlr foumlretag

Oumlkad noumljdhet bland anstaumllldaFlexibla arbetsvillkor ger oumlkad noumljdhet bland anstaumlllda i form av oumlkat engagemang minskad stress och baumlttre balans mellan arbete och fritid

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumlllda Noumljdheten bland de anstaumlllda oumlkar med 15 inom 6 maringnader

24

Exempel paring framgaringngskriterier

Foumlljande exempel kan hjaumllpa dig utveckla dina framgaringngskriterier

Scenarier Exempel paring framgaringngskriterier

Skype foumlr foumlretag-klienter som anvaumlndsRapport oumlver aktiva anvaumlndare

Aktivitet foumlr Office 365-grupper Inneharingllspaket foumlr utrullning av Office 365

httpsakamso365adoptioncontentpack

25

Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

Administrationsportalen foumlr Office 365 inneharingller rapporter som indikerar aktuella nivaringer foumlr anvaumlndarengagemang vid olika arbetsbelastningar

Notera anvaumlndningen innan lanseringen paringboumlrjas foumlr att kunna bedoumlma effektiviteten hos dina utrullningsaktiviteter

Referera till dessa rapporter foumlr att goumlra jaumlmfoumlrelser med dina framgaringngskriterier och identifiera omraringden daumlr utrullningen kan foumlrbaumlttras

Scenarier Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

26

Kundreferenser aumlr ofta lika vaumlrdefulla som kvantitativa maumltningar

naumlr du visar tidigare framgaringngar med Microsoft 365 Under

hela utrullningen kan du laringta medlemmarna och experterna

i projektteamet hitta exempel som visar paring samarbete och

teamwork mellan olika funktioner och dela dessa via Yammer

Naumlr du delar en beraumlttelse om dina erfarenheter av Microsoft 365

boumlr du ta med foumlljande information

Beraumlttelser om affaumlrsvaumlrde kan enkelt delas internt via en

Microsoft 365-kundreferensgrupp i ditt Yammer-naumltverk Du

kan aumlven dela kundreferenser externt med den stoumlrre Microsoft

365-communityn via communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Tips och trick

Ha kul Det kan vara intressant och engagerande att anordna en taumlvling och generera positiv staumlmning kring Microsoft 365

Foumlrsoumlk bygga upp en grupp med fans

Tid Beraumlttelsen boumlr inledas med en tidsangivelse saring att

maringlgruppen vet naumlr det haumlnde

Personer Beraumlttelsen boumlr inneharinglla namn saring att

maringlgruppen vet vilka som var inblandade

Haumlndelser Beraumlttelsen ska aringterge de haumlndelser som

intraumlffade

Visualisering Maringlgruppen ska kunna se framfoumlr sig vad

som haumlnde

Dela framgaringngen

Scenarier Dela framgaringngen

27

Checklista foumlr scenarier

Identifiera scenarier foumlr att foumlrsaumlkra dig om att ditt

foumlretag inser det fulla vaumlrdet hos Microsoft 365

Anvaumlnd de sex grundscenarierna som en guide foumlr att

definiera scenarier foumlr din verksamhet

Prioritera dina scenarier foumlr att foumlrstaring vad du boumlr

fokusera paring foumlrst

Definiera dina framgaringngskriterier foumlr att maumlta effekten av

utrullningen av Microsoft 365

Laumlr dig anvaumlnda analysfunktionerna i Office 365 foumlr att

oumlvervaka utrullningen

Uppmuntra teamet att samla in framgaringngshistorier

under utrullningen

Checklista foumlr scenarier

28

MedvetenhetDet aumlr viktigt att planera foumlr kommunikationen innan under och efter utrullningen av Microsoft 365 foumlr att haringlla organisationen engagerad

Skapa medvetenhet via en blandning av e-post affischer taumlvlingar och evenemang som har anpassats till foumlretagets kultur Medvetenheten i organisationen hjaumllper till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring baringde kort och laringng sikt hos anvaumlndarna

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad boumlr finnas med i min kommunikationsplan foumlr Microsoft 365

bull Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan

bull Hur fraumlmjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en laringngsiktig acceptans av Microsoft 365

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 16: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

16

Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

Vi har sammanstaumlllt ett flertal scenarier i varingrt produktivitetsbibliotek foumlr att hjaumllpa dig upptaumlcka saumltt att anvaumlnda Microsoft

365 som kan vara betydelsefulla foumlr din organisation

httpakamsproductivitylibrary

Scenarier Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket

17

Anvaumlnd varingra sex grundlaumlggande scenarier foumlr att hjaumllpa

Microsoft 365-anvaumlndarna komma igaringng Scenarierna

behandlar den typ av arbetsuppgifter som foumlretagets

personal behoumlver utfoumlra varje dag Haumlr ingaringr uppgifter fraringn

kommunikation via e-post och kalendrar via lagring och

delning av filer till virtuella moumlten och samarbete i realtid

Laumls mer om de sex olika grundscenarierna nedan

De sex grundscenarierna

Arbeta i e-post ensam eller i grupp

Microsoft Exchange Online utgoumlr din

ryggrad foumlr e-post och kalender och

hjaumllper dig att samarbeta i den bekanta

Outlook-miljoumln Exchange Online

hjaumllper dig att faring mer gjort och arbeta

mer effektivt med enhetliga och rika

Outlook-upplevelser paring alla typer av

enheter

Tillhandaharingll en chattbaserad arbetsyta

Microsoft Teams sammanstaumlller information som grupper behoumlver foumlr att kunna arbeta effektivt och prestera maximalt Den mobilvaumlnliga chattbaserade arbetsytan kombinerar chatt dokument maumlnniskor och verktyg paring en saumlker plats

Anslut din organisation

Yammer moumljliggoumlr smidiga kopplingar

till maumlnniskor och information som du

inte ens visste fanns i organisationen

Diskutera ideacuteer dela uppdateringar och

samla in svar fraringn medarbetare var ni

aumln aumlr

Den enkla loumlsningen foumlr moumlten och samarbete

Moumljligheten att kunna ansluta i realtid hjaumllper dig att faring saker gjorda Skype foumlr foumlretag ger dig tillgaringng till en komplett moumltesloumlsning med en plattform foumlr snabbmeddelanden ljud- och videosamtal konferenser och realtidsdelning Anvaumlnd Skype foumlr allt fraringn att faring snabba svar till att haringlla koll paring projekt

Dela webbplatser och inneharingll

SharePoint staumlrker delning och

samarbete paring intranaumltet Skapa

webbplatser och portaler som

engagerar maumlnniskor kopplar ihop dem

med expertkunskaper inneharingll insikter

och kollektiva kunskaper

Scenarier De sex grundscenarierna

Skapa effektfullt inneharingll tillsammans

Office goumlr det moumljligt att arbeta

naumlstan var du aumln aumlr och snabbare

Dra nytta av att Office aumlr integrerat

med OneDrive och SharePoint foumlr

att komma aringt dela och samarbeta i

dokument

Som naringgon i [Team]

Vill jag [Beskrivning av

vad jag vill goumlra]

Med hjaumllp av[Specifik tillaumlmpning

av tekniken]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

[Framgaringngsmaringtt foumlr loumlsningar]

18

Som naringgon i saumlljledningen

Jag vill ha en enda version av

foumlrslaget som alla kan komma aringt och redigera i staumlllet foumlr

att skicka runt olika versioner med e-post till teamet

Anvaumlnda en SharePoint-webbplats som en central plats foumlr att lagra

och dela en enda version av ett foumlrsaumlljningsfoumlrslag

som mitt team kan redigera tillsammans med samtidig

redigering i Word och PowerPoint

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

mitt saumlljteam kan skapa foumlrslag enklare och daumlrfoumlr

faringr mer tid att slutfoumlra affaumlrer

Oumlvervaumlg att anvaumlnda foumlljande ramverk naumlr du boumlrjar utforma dina scenarier

Som naringgon i ett [TEAM]

Jag vill [BESKRIVNING AV VAD JAG VILL GOumlRA]

Med hjaumllp av [SPECIFIK TILLAumlMPNING AV TEKNIKEN]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr [FRAMGAringNGSMAringTT FOumlR LOumlSNINGEN]

Vet du inte hur du ska komma igaringng

Scenarier Vet du inte hur du ska komma igaringng

tt

Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn Som en del av communityn foumlr att fraumlmja utrullning i Microsofts tekniska community kan du prata med tusentals andra

Microsoft-kunder och laumlra dig vilka scenarier som har fungerat foumlr dem

Vad vinner jag paring det haumlr

Projektuppdateringar

Faring kontakt med teknikavdelningen

Samarbeta med kollegor

Boumlrja diskutera med kolleger i dag ndash garing med i communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Bygg upp relationer

Fler anvaumlndarresurser

Utnyttja varandras erfarenheter

19

Sida foumlr communityn foumlr att fraumlmja utrullning

Stoumldja diskussioner och delning av beproumlvade metoder

Se de senaste diskussionerna

Se vad communityn pratar om

Delta i diskussionerna

Fokuserade diskussioner om specifika aumlmnen foumlr communityn

Meddelanden foumlr att fraumlmja utrullning

Se de senaste meddelandena

CommunitySe vilka som aumlr med i communityn

Scenarier Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn

20

Prioritera dina scenarierEftersom Microsoft 365 kan ha en positiv effekt paring hela ditt

foumlretag aumlr det viktigt att du prioriterar bland alla dina scenarier

foumlr att saumlkerstaumllla att du vet vad du ska boumlrja fokusera paring

Taumlnk paring att de scenarier du identifierar och prioriterar

nu hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

under lanseringen Gloumlm daumlrfoumlr inte att ta ytterligare

en titt paring scenarierna under arbetet med att skapa din

kommunikationsplan

Scenarier Prioritera dina scenarier

Laringg

Medel

Houmlg

Paringve

rkan

Svaringrighet

Laringg Medel Houmlg

Samarbeta med kolleger via en chattcentrerad arbetsyta

Ersaumltt traditionella telefonsystem med Cloud PBX

Staumlrk och engagera personalen med hjaumllp av ett socialt naumltverk

Genomfoumlr utbildningar foumlr personal oumlver hela vaumlrlden

Utnyttja vaumlrdbaserad e-post foumlr att laringta personalen arbeta smartare var den aumln befinner sig

Ge nyanstaumlllda stoumld foumlr snabbare uppstart

Implementera saumlker enkel inloggning med Azure Active Directory

Distribuera klassificering och skydd av data med Azure Information Protection

21

Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

Studera diagrammet nedan och placera dina scenarier i

diagrammet enligt den foumlrvaumlntade nivaringn av paringverkan paring

organisationen och hur svaringr den blir att uppnaring Haumlr kan du se

vilka scenarier som snabbast ger mest effekt samt identifiera

svaringrare projekt som kan vara viktiga men kraumlver mer planering

Tips och trick

Det aumlr bra att taumlnka paring vad som kommer att ge den stoumlrsta nyttan till dina medarbetare foumlrst En del av de saker du funderar

paring att goumlra direkt (exempelvis e-postmigrering) kanske inte ger en omedelbart synlig nytta Det kan vara baumlttre att fokusera

paring snabbare och mer synliga foumlrbaumlttringar foumlrst (till exempel genom att ge alla tillgaringng till snabbmeddelanden)

Scenarier Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

22

Definiera framgaringngs- kriterierNaumlr du utvecklar dina idealscenarier aumlr det viktigt att ta

fram en formell uppsaumlttning framgaringngskriterier foumlr att maumlta

vilken paringverkan utrullningen av Microsoft 365 har Du maringste

bestaumlmma vad som ska maumltas och hur du ska samla in saringvaumll

kvantitativa som kvalitativa data Anvaumlnd foumlljande steg foumlr att

definiera dina framgaringngskriterier

Identifiera foumlretagets KPIer (Key Performance Indicators)

som kan foumlrbaumlttras om din organisation infoumlr olika

scenarier (till exempel minskade kostnader oumlkad

kundnoumljdhet oumlkat engagemang fraringn anstaumlllda minskad

tid foumlr att behandla en order)

Utvaumlrdera var du befinner dig innan du implementerar

Microsoft 365 Definiera dina KPI-prestandamaringtt

och faststaumlll en startpunkt foumlr anvaumlndarnas aktuella

kunskaper om Microsoft 365

Vaumllj kriterier som hjaumllper dig framhaumlva den

paringverkan Microsoft 365 har paring din organisation foumlr

ledningsgruppen

Scenarier Definiera framgaringngskriterier

Mall foumlr slutanvaumlndarundersoumlkning

Anvaumlnd undersoumlkningsmallen foumlr att maumlta noumljdhet och framsteg jaumlmfoumlrt med ditt prestandamaringtt

httpakamsusersurveys

Tips och trick

Anvaumlnd guiden foumlr maumltning av framgaringng foumlr att utvaumlrdera hur effektiv din lansering av Microsoft 365 har varit och samla in information om framgaringngarna

httpakamsmeasuringsuccess

23

Anvaumlnd SMART- konceptet som hjaumllp

Naumlr du definierar framgaringngskriterier anvaumlnder du SMART-

konceptet foumlr att staumllla upp maringl som ger en houmlg grad av paringverkan

Klara och entydiga ndash besvarar fraringgorna

rdquoVad varfoumlr vem och varrdquo

Specifika

Konkreta ndash visar framstegen tydligt

Maumltbara

Realistiska ndash inte extrema

Acceptabla

Goumlr skillnad foumlr intressenterna

Relevanta

Har ett specifikt maringldatum ndash besvarar fraringgan

rdquoNaumlrrdquo

Tidssatta

Scenarier Anvaumlnd SMART-konceptet som hjaumllp

Framgaringngskriterier Metodkaumllla Maringtt Exempel paring maringl

Oumlkad anvaumlndningEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till anvaumlndarnas acceptans av tekniken

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretag

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utrullningen visar en oumlkning av acceptansen med 10 per maringnad

Utbildningens effektivitetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till utbildningens effektivitet

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback Efterlevnadsutbildning online

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretagNoumljdhet bland anstaumllldaAndelen slutfoumlrda utbildningar

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utbildning visar oumlkad utrullning per maringnadNettoresultatet foumlr anvaumlndarnoumljdhet bland anstaumlllda aumlr oumlver 130 baserat paring den avslutande utbildningsenkaumltenHundraprocentig utbildningsnivaring foumlr efterlevnad avseende foumlretagssaumlkerhet

Minskade driftkostnaderOumlkad acceptans aumlr kopplad till minskad anvaumlndning av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare samt minskade restider och resurstilldelning

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporterEkonomi-bokfoumlringsrapporterSupportavdelningsrapporterRapporter foumlr rese-telefonkostnaderPrestationsmaringtt

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningLjudkonferenser ndash fakturering och anvaumlndningRese-telefonkostnaderSupportsamtal

Efter utrullningen boumlr anvaumlndandet av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare minska med 10 per maringnad

Foumlrbaumlttrad saumlkerhetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till en foumlrbaumlttrad saumlkerhet och efterlevnad

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Aringtkomlighetaringterstaumlllningsmoumljligheter foumlr slutanvaumlndare

Noumljdhet bland anstaumlllda Supportsamtal

Jaumlmfoumlrelse av anvaumlndarnoumljdhet foumlre och efter Minskat antal supportsamtal och minskad tidsaringtgaringng foumlr dataaringterstaumlllning

Oumlkad produktivitetOumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till snabbare kommunikation och beslutsfattande samt kortare tid foumlr att utfoumlra uppgifter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Anvaumlndning av dataklassificering

Tidsaringtgaringng foumlr att slutfoumlra projekt

Antal etiketterade dokument

Tidsaringtgaringngen foumlr att slutfoumlra kundorder minskar med 15 inom 6 maringnader

Foumlrbaumlttrat samarbeteUtoumlkad kommunikation mellan team och platser

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumllldaSparad tid

Team som arbetar paring flera platser rapporterar en baumlttre kontakt med andra teammedlemmar inom tre maringnader efter utrullningen av Skype foumlr foumlretag

Oumlkad noumljdhet bland anstaumllldaFlexibla arbetsvillkor ger oumlkad noumljdhet bland anstaumlllda i form av oumlkat engagemang minskad stress och baumlttre balans mellan arbete och fritid

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumlllda Noumljdheten bland de anstaumlllda oumlkar med 15 inom 6 maringnader

24

Exempel paring framgaringngskriterier

Foumlljande exempel kan hjaumllpa dig utveckla dina framgaringngskriterier

Scenarier Exempel paring framgaringngskriterier

Skype foumlr foumlretag-klienter som anvaumlndsRapport oumlver aktiva anvaumlndare

Aktivitet foumlr Office 365-grupper Inneharingllspaket foumlr utrullning av Office 365

httpsakamso365adoptioncontentpack

25

Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

Administrationsportalen foumlr Office 365 inneharingller rapporter som indikerar aktuella nivaringer foumlr anvaumlndarengagemang vid olika arbetsbelastningar

Notera anvaumlndningen innan lanseringen paringboumlrjas foumlr att kunna bedoumlma effektiviteten hos dina utrullningsaktiviteter

Referera till dessa rapporter foumlr att goumlra jaumlmfoumlrelser med dina framgaringngskriterier och identifiera omraringden daumlr utrullningen kan foumlrbaumlttras

Scenarier Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

26

Kundreferenser aumlr ofta lika vaumlrdefulla som kvantitativa maumltningar

naumlr du visar tidigare framgaringngar med Microsoft 365 Under

hela utrullningen kan du laringta medlemmarna och experterna

i projektteamet hitta exempel som visar paring samarbete och

teamwork mellan olika funktioner och dela dessa via Yammer

Naumlr du delar en beraumlttelse om dina erfarenheter av Microsoft 365

boumlr du ta med foumlljande information

Beraumlttelser om affaumlrsvaumlrde kan enkelt delas internt via en

Microsoft 365-kundreferensgrupp i ditt Yammer-naumltverk Du

kan aumlven dela kundreferenser externt med den stoumlrre Microsoft

365-communityn via communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Tips och trick

Ha kul Det kan vara intressant och engagerande att anordna en taumlvling och generera positiv staumlmning kring Microsoft 365

Foumlrsoumlk bygga upp en grupp med fans

Tid Beraumlttelsen boumlr inledas med en tidsangivelse saring att

maringlgruppen vet naumlr det haumlnde

Personer Beraumlttelsen boumlr inneharinglla namn saring att

maringlgruppen vet vilka som var inblandade

Haumlndelser Beraumlttelsen ska aringterge de haumlndelser som

intraumlffade

Visualisering Maringlgruppen ska kunna se framfoumlr sig vad

som haumlnde

Dela framgaringngen

Scenarier Dela framgaringngen

27

Checklista foumlr scenarier

Identifiera scenarier foumlr att foumlrsaumlkra dig om att ditt

foumlretag inser det fulla vaumlrdet hos Microsoft 365

Anvaumlnd de sex grundscenarierna som en guide foumlr att

definiera scenarier foumlr din verksamhet

Prioritera dina scenarier foumlr att foumlrstaring vad du boumlr

fokusera paring foumlrst

Definiera dina framgaringngskriterier foumlr att maumlta effekten av

utrullningen av Microsoft 365

Laumlr dig anvaumlnda analysfunktionerna i Office 365 foumlr att

oumlvervaka utrullningen

Uppmuntra teamet att samla in framgaringngshistorier

under utrullningen

Checklista foumlr scenarier

28

MedvetenhetDet aumlr viktigt att planera foumlr kommunikationen innan under och efter utrullningen av Microsoft 365 foumlr att haringlla organisationen engagerad

Skapa medvetenhet via en blandning av e-post affischer taumlvlingar och evenemang som har anpassats till foumlretagets kultur Medvetenheten i organisationen hjaumllper till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring baringde kort och laringng sikt hos anvaumlndarna

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad boumlr finnas med i min kommunikationsplan foumlr Microsoft 365

bull Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan

bull Hur fraumlmjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en laringngsiktig acceptans av Microsoft 365

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 17: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

17

Anvaumlnd varingra sex grundlaumlggande scenarier foumlr att hjaumllpa

Microsoft 365-anvaumlndarna komma igaringng Scenarierna

behandlar den typ av arbetsuppgifter som foumlretagets

personal behoumlver utfoumlra varje dag Haumlr ingaringr uppgifter fraringn

kommunikation via e-post och kalendrar via lagring och

delning av filer till virtuella moumlten och samarbete i realtid

Laumls mer om de sex olika grundscenarierna nedan

De sex grundscenarierna

Arbeta i e-post ensam eller i grupp

Microsoft Exchange Online utgoumlr din

ryggrad foumlr e-post och kalender och

hjaumllper dig att samarbeta i den bekanta

Outlook-miljoumln Exchange Online

hjaumllper dig att faring mer gjort och arbeta

mer effektivt med enhetliga och rika

Outlook-upplevelser paring alla typer av

enheter

Tillhandaharingll en chattbaserad arbetsyta

Microsoft Teams sammanstaumlller information som grupper behoumlver foumlr att kunna arbeta effektivt och prestera maximalt Den mobilvaumlnliga chattbaserade arbetsytan kombinerar chatt dokument maumlnniskor och verktyg paring en saumlker plats

Anslut din organisation

Yammer moumljliggoumlr smidiga kopplingar

till maumlnniskor och information som du

inte ens visste fanns i organisationen

Diskutera ideacuteer dela uppdateringar och

samla in svar fraringn medarbetare var ni

aumln aumlr

Den enkla loumlsningen foumlr moumlten och samarbete

Moumljligheten att kunna ansluta i realtid hjaumllper dig att faring saker gjorda Skype foumlr foumlretag ger dig tillgaringng till en komplett moumltesloumlsning med en plattform foumlr snabbmeddelanden ljud- och videosamtal konferenser och realtidsdelning Anvaumlnd Skype foumlr allt fraringn att faring snabba svar till att haringlla koll paring projekt

Dela webbplatser och inneharingll

SharePoint staumlrker delning och

samarbete paring intranaumltet Skapa

webbplatser och portaler som

engagerar maumlnniskor kopplar ihop dem

med expertkunskaper inneharingll insikter

och kollektiva kunskaper

Scenarier De sex grundscenarierna

Skapa effektfullt inneharingll tillsammans

Office goumlr det moumljligt att arbeta

naumlstan var du aumln aumlr och snabbare

Dra nytta av att Office aumlr integrerat

med OneDrive och SharePoint foumlr

att komma aringt dela och samarbeta i

dokument

Som naringgon i [Team]

Vill jag [Beskrivning av

vad jag vill goumlra]

Med hjaumllp av[Specifik tillaumlmpning

av tekniken]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

[Framgaringngsmaringtt foumlr loumlsningar]

18

Som naringgon i saumlljledningen

Jag vill ha en enda version av

foumlrslaget som alla kan komma aringt och redigera i staumlllet foumlr

att skicka runt olika versioner med e-post till teamet

Anvaumlnda en SharePoint-webbplats som en central plats foumlr att lagra

och dela en enda version av ett foumlrsaumlljningsfoumlrslag

som mitt team kan redigera tillsammans med samtidig

redigering i Word och PowerPoint

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

mitt saumlljteam kan skapa foumlrslag enklare och daumlrfoumlr

faringr mer tid att slutfoumlra affaumlrer

Oumlvervaumlg att anvaumlnda foumlljande ramverk naumlr du boumlrjar utforma dina scenarier

Som naringgon i ett [TEAM]

Jag vill [BESKRIVNING AV VAD JAG VILL GOumlRA]

Med hjaumllp av [SPECIFIK TILLAumlMPNING AV TEKNIKEN]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr [FRAMGAringNGSMAringTT FOumlR LOumlSNINGEN]

Vet du inte hur du ska komma igaringng

Scenarier Vet du inte hur du ska komma igaringng

tt

Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn Som en del av communityn foumlr att fraumlmja utrullning i Microsofts tekniska community kan du prata med tusentals andra

Microsoft-kunder och laumlra dig vilka scenarier som har fungerat foumlr dem

Vad vinner jag paring det haumlr

Projektuppdateringar

Faring kontakt med teknikavdelningen

Samarbeta med kollegor

Boumlrja diskutera med kolleger i dag ndash garing med i communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Bygg upp relationer

Fler anvaumlndarresurser

Utnyttja varandras erfarenheter

19

Sida foumlr communityn foumlr att fraumlmja utrullning

Stoumldja diskussioner och delning av beproumlvade metoder

Se de senaste diskussionerna

Se vad communityn pratar om

Delta i diskussionerna

Fokuserade diskussioner om specifika aumlmnen foumlr communityn

Meddelanden foumlr att fraumlmja utrullning

Se de senaste meddelandena

CommunitySe vilka som aumlr med i communityn

Scenarier Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn

20

Prioritera dina scenarierEftersom Microsoft 365 kan ha en positiv effekt paring hela ditt

foumlretag aumlr det viktigt att du prioriterar bland alla dina scenarier

foumlr att saumlkerstaumllla att du vet vad du ska boumlrja fokusera paring

Taumlnk paring att de scenarier du identifierar och prioriterar

nu hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

under lanseringen Gloumlm daumlrfoumlr inte att ta ytterligare

en titt paring scenarierna under arbetet med att skapa din

kommunikationsplan

Scenarier Prioritera dina scenarier

Laringg

Medel

Houmlg

Paringve

rkan

Svaringrighet

Laringg Medel Houmlg

Samarbeta med kolleger via en chattcentrerad arbetsyta

Ersaumltt traditionella telefonsystem med Cloud PBX

Staumlrk och engagera personalen med hjaumllp av ett socialt naumltverk

Genomfoumlr utbildningar foumlr personal oumlver hela vaumlrlden

Utnyttja vaumlrdbaserad e-post foumlr att laringta personalen arbeta smartare var den aumln befinner sig

Ge nyanstaumlllda stoumld foumlr snabbare uppstart

Implementera saumlker enkel inloggning med Azure Active Directory

Distribuera klassificering och skydd av data med Azure Information Protection

21

Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

Studera diagrammet nedan och placera dina scenarier i

diagrammet enligt den foumlrvaumlntade nivaringn av paringverkan paring

organisationen och hur svaringr den blir att uppnaring Haumlr kan du se

vilka scenarier som snabbast ger mest effekt samt identifiera

svaringrare projekt som kan vara viktiga men kraumlver mer planering

Tips och trick

Det aumlr bra att taumlnka paring vad som kommer att ge den stoumlrsta nyttan till dina medarbetare foumlrst En del av de saker du funderar

paring att goumlra direkt (exempelvis e-postmigrering) kanske inte ger en omedelbart synlig nytta Det kan vara baumlttre att fokusera

paring snabbare och mer synliga foumlrbaumlttringar foumlrst (till exempel genom att ge alla tillgaringng till snabbmeddelanden)

Scenarier Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

22

Definiera framgaringngs- kriterierNaumlr du utvecklar dina idealscenarier aumlr det viktigt att ta

fram en formell uppsaumlttning framgaringngskriterier foumlr att maumlta

vilken paringverkan utrullningen av Microsoft 365 har Du maringste

bestaumlmma vad som ska maumltas och hur du ska samla in saringvaumll

kvantitativa som kvalitativa data Anvaumlnd foumlljande steg foumlr att

definiera dina framgaringngskriterier

Identifiera foumlretagets KPIer (Key Performance Indicators)

som kan foumlrbaumlttras om din organisation infoumlr olika

scenarier (till exempel minskade kostnader oumlkad

kundnoumljdhet oumlkat engagemang fraringn anstaumlllda minskad

tid foumlr att behandla en order)

Utvaumlrdera var du befinner dig innan du implementerar

Microsoft 365 Definiera dina KPI-prestandamaringtt

och faststaumlll en startpunkt foumlr anvaumlndarnas aktuella

kunskaper om Microsoft 365

Vaumllj kriterier som hjaumllper dig framhaumlva den

paringverkan Microsoft 365 har paring din organisation foumlr

ledningsgruppen

Scenarier Definiera framgaringngskriterier

Mall foumlr slutanvaumlndarundersoumlkning

Anvaumlnd undersoumlkningsmallen foumlr att maumlta noumljdhet och framsteg jaumlmfoumlrt med ditt prestandamaringtt

httpakamsusersurveys

Tips och trick

Anvaumlnd guiden foumlr maumltning av framgaringng foumlr att utvaumlrdera hur effektiv din lansering av Microsoft 365 har varit och samla in information om framgaringngarna

httpakamsmeasuringsuccess

23

Anvaumlnd SMART- konceptet som hjaumllp

Naumlr du definierar framgaringngskriterier anvaumlnder du SMART-

konceptet foumlr att staumllla upp maringl som ger en houmlg grad av paringverkan

Klara och entydiga ndash besvarar fraringgorna

rdquoVad varfoumlr vem och varrdquo

Specifika

Konkreta ndash visar framstegen tydligt

Maumltbara

Realistiska ndash inte extrema

Acceptabla

Goumlr skillnad foumlr intressenterna

Relevanta

Har ett specifikt maringldatum ndash besvarar fraringgan

rdquoNaumlrrdquo

Tidssatta

Scenarier Anvaumlnd SMART-konceptet som hjaumllp

Framgaringngskriterier Metodkaumllla Maringtt Exempel paring maringl

Oumlkad anvaumlndningEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till anvaumlndarnas acceptans av tekniken

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretag

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utrullningen visar en oumlkning av acceptansen med 10 per maringnad

Utbildningens effektivitetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till utbildningens effektivitet

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback Efterlevnadsutbildning online

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretagNoumljdhet bland anstaumllldaAndelen slutfoumlrda utbildningar

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utbildning visar oumlkad utrullning per maringnadNettoresultatet foumlr anvaumlndarnoumljdhet bland anstaumlllda aumlr oumlver 130 baserat paring den avslutande utbildningsenkaumltenHundraprocentig utbildningsnivaring foumlr efterlevnad avseende foumlretagssaumlkerhet

Minskade driftkostnaderOumlkad acceptans aumlr kopplad till minskad anvaumlndning av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare samt minskade restider och resurstilldelning

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporterEkonomi-bokfoumlringsrapporterSupportavdelningsrapporterRapporter foumlr rese-telefonkostnaderPrestationsmaringtt

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningLjudkonferenser ndash fakturering och anvaumlndningRese-telefonkostnaderSupportsamtal

Efter utrullningen boumlr anvaumlndandet av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare minska med 10 per maringnad

Foumlrbaumlttrad saumlkerhetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till en foumlrbaumlttrad saumlkerhet och efterlevnad

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Aringtkomlighetaringterstaumlllningsmoumljligheter foumlr slutanvaumlndare

Noumljdhet bland anstaumlllda Supportsamtal

Jaumlmfoumlrelse av anvaumlndarnoumljdhet foumlre och efter Minskat antal supportsamtal och minskad tidsaringtgaringng foumlr dataaringterstaumlllning

Oumlkad produktivitetOumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till snabbare kommunikation och beslutsfattande samt kortare tid foumlr att utfoumlra uppgifter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Anvaumlndning av dataklassificering

Tidsaringtgaringng foumlr att slutfoumlra projekt

Antal etiketterade dokument

Tidsaringtgaringngen foumlr att slutfoumlra kundorder minskar med 15 inom 6 maringnader

Foumlrbaumlttrat samarbeteUtoumlkad kommunikation mellan team och platser

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumllldaSparad tid

Team som arbetar paring flera platser rapporterar en baumlttre kontakt med andra teammedlemmar inom tre maringnader efter utrullningen av Skype foumlr foumlretag

Oumlkad noumljdhet bland anstaumllldaFlexibla arbetsvillkor ger oumlkad noumljdhet bland anstaumlllda i form av oumlkat engagemang minskad stress och baumlttre balans mellan arbete och fritid

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumlllda Noumljdheten bland de anstaumlllda oumlkar med 15 inom 6 maringnader

24

Exempel paring framgaringngskriterier

Foumlljande exempel kan hjaumllpa dig utveckla dina framgaringngskriterier

Scenarier Exempel paring framgaringngskriterier

Skype foumlr foumlretag-klienter som anvaumlndsRapport oumlver aktiva anvaumlndare

Aktivitet foumlr Office 365-grupper Inneharingllspaket foumlr utrullning av Office 365

httpsakamso365adoptioncontentpack

25

Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

Administrationsportalen foumlr Office 365 inneharingller rapporter som indikerar aktuella nivaringer foumlr anvaumlndarengagemang vid olika arbetsbelastningar

Notera anvaumlndningen innan lanseringen paringboumlrjas foumlr att kunna bedoumlma effektiviteten hos dina utrullningsaktiviteter

Referera till dessa rapporter foumlr att goumlra jaumlmfoumlrelser med dina framgaringngskriterier och identifiera omraringden daumlr utrullningen kan foumlrbaumlttras

Scenarier Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

26

Kundreferenser aumlr ofta lika vaumlrdefulla som kvantitativa maumltningar

naumlr du visar tidigare framgaringngar med Microsoft 365 Under

hela utrullningen kan du laringta medlemmarna och experterna

i projektteamet hitta exempel som visar paring samarbete och

teamwork mellan olika funktioner och dela dessa via Yammer

Naumlr du delar en beraumlttelse om dina erfarenheter av Microsoft 365

boumlr du ta med foumlljande information

Beraumlttelser om affaumlrsvaumlrde kan enkelt delas internt via en

Microsoft 365-kundreferensgrupp i ditt Yammer-naumltverk Du

kan aumlven dela kundreferenser externt med den stoumlrre Microsoft

365-communityn via communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Tips och trick

Ha kul Det kan vara intressant och engagerande att anordna en taumlvling och generera positiv staumlmning kring Microsoft 365

Foumlrsoumlk bygga upp en grupp med fans

Tid Beraumlttelsen boumlr inledas med en tidsangivelse saring att

maringlgruppen vet naumlr det haumlnde

Personer Beraumlttelsen boumlr inneharinglla namn saring att

maringlgruppen vet vilka som var inblandade

Haumlndelser Beraumlttelsen ska aringterge de haumlndelser som

intraumlffade

Visualisering Maringlgruppen ska kunna se framfoumlr sig vad

som haumlnde

Dela framgaringngen

Scenarier Dela framgaringngen

27

Checklista foumlr scenarier

Identifiera scenarier foumlr att foumlrsaumlkra dig om att ditt

foumlretag inser det fulla vaumlrdet hos Microsoft 365

Anvaumlnd de sex grundscenarierna som en guide foumlr att

definiera scenarier foumlr din verksamhet

Prioritera dina scenarier foumlr att foumlrstaring vad du boumlr

fokusera paring foumlrst

Definiera dina framgaringngskriterier foumlr att maumlta effekten av

utrullningen av Microsoft 365

Laumlr dig anvaumlnda analysfunktionerna i Office 365 foumlr att

oumlvervaka utrullningen

Uppmuntra teamet att samla in framgaringngshistorier

under utrullningen

Checklista foumlr scenarier

28

MedvetenhetDet aumlr viktigt att planera foumlr kommunikationen innan under och efter utrullningen av Microsoft 365 foumlr att haringlla organisationen engagerad

Skapa medvetenhet via en blandning av e-post affischer taumlvlingar och evenemang som har anpassats till foumlretagets kultur Medvetenheten i organisationen hjaumllper till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring baringde kort och laringng sikt hos anvaumlndarna

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad boumlr finnas med i min kommunikationsplan foumlr Microsoft 365

bull Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan

bull Hur fraumlmjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en laringngsiktig acceptans av Microsoft 365

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 18: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

Som naringgon i [Team]

Vill jag [Beskrivning av

vad jag vill goumlra]

Med hjaumllp av[Specifik tillaumlmpning

av tekniken]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

[Framgaringngsmaringtt foumlr loumlsningar]

18

Som naringgon i saumlljledningen

Jag vill ha en enda version av

foumlrslaget som alla kan komma aringt och redigera i staumlllet foumlr

att skicka runt olika versioner med e-post till teamet

Anvaumlnda en SharePoint-webbplats som en central plats foumlr att lagra

och dela en enda version av ett foumlrsaumlljningsfoumlrslag

som mitt team kan redigera tillsammans med samtidig

redigering i Word och PowerPoint

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr

mitt saumlljteam kan skapa foumlrslag enklare och daumlrfoumlr

faringr mer tid att slutfoumlra affaumlrer

Oumlvervaumlg att anvaumlnda foumlljande ramverk naumlr du boumlrjar utforma dina scenarier

Som naringgon i ett [TEAM]

Jag vill [BESKRIVNING AV VAD JAG VILL GOumlRA]

Med hjaumllp av [SPECIFIK TILLAumlMPNING AV TEKNIKEN]

Jag vet att loumlsningen har lyckats naumlr [FRAMGAringNGSMAringTT FOumlR LOumlSNINGEN]

Vet du inte hur du ska komma igaringng

Scenarier Vet du inte hur du ska komma igaringng

tt

Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn Som en del av communityn foumlr att fraumlmja utrullning i Microsofts tekniska community kan du prata med tusentals andra

Microsoft-kunder och laumlra dig vilka scenarier som har fungerat foumlr dem

Vad vinner jag paring det haumlr

Projektuppdateringar

Faring kontakt med teknikavdelningen

Samarbeta med kollegor

Boumlrja diskutera med kolleger i dag ndash garing med i communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Bygg upp relationer

Fler anvaumlndarresurser

Utnyttja varandras erfarenheter

19

Sida foumlr communityn foumlr att fraumlmja utrullning

Stoumldja diskussioner och delning av beproumlvade metoder

Se de senaste diskussionerna

Se vad communityn pratar om

Delta i diskussionerna

Fokuserade diskussioner om specifika aumlmnen foumlr communityn

Meddelanden foumlr att fraumlmja utrullning

Se de senaste meddelandena

CommunitySe vilka som aumlr med i communityn

Scenarier Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn

20

Prioritera dina scenarierEftersom Microsoft 365 kan ha en positiv effekt paring hela ditt

foumlretag aumlr det viktigt att du prioriterar bland alla dina scenarier

foumlr att saumlkerstaumllla att du vet vad du ska boumlrja fokusera paring

Taumlnk paring att de scenarier du identifierar och prioriterar

nu hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

under lanseringen Gloumlm daumlrfoumlr inte att ta ytterligare

en titt paring scenarierna under arbetet med att skapa din

kommunikationsplan

Scenarier Prioritera dina scenarier

Laringg

Medel

Houmlg

Paringve

rkan

Svaringrighet

Laringg Medel Houmlg

Samarbeta med kolleger via en chattcentrerad arbetsyta

Ersaumltt traditionella telefonsystem med Cloud PBX

Staumlrk och engagera personalen med hjaumllp av ett socialt naumltverk

Genomfoumlr utbildningar foumlr personal oumlver hela vaumlrlden

Utnyttja vaumlrdbaserad e-post foumlr att laringta personalen arbeta smartare var den aumln befinner sig

Ge nyanstaumlllda stoumld foumlr snabbare uppstart

Implementera saumlker enkel inloggning med Azure Active Directory

Distribuera klassificering och skydd av data med Azure Information Protection

21

Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

Studera diagrammet nedan och placera dina scenarier i

diagrammet enligt den foumlrvaumlntade nivaringn av paringverkan paring

organisationen och hur svaringr den blir att uppnaring Haumlr kan du se

vilka scenarier som snabbast ger mest effekt samt identifiera

svaringrare projekt som kan vara viktiga men kraumlver mer planering

Tips och trick

Det aumlr bra att taumlnka paring vad som kommer att ge den stoumlrsta nyttan till dina medarbetare foumlrst En del av de saker du funderar

paring att goumlra direkt (exempelvis e-postmigrering) kanske inte ger en omedelbart synlig nytta Det kan vara baumlttre att fokusera

paring snabbare och mer synliga foumlrbaumlttringar foumlrst (till exempel genom att ge alla tillgaringng till snabbmeddelanden)

Scenarier Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

22

Definiera framgaringngs- kriterierNaumlr du utvecklar dina idealscenarier aumlr det viktigt att ta

fram en formell uppsaumlttning framgaringngskriterier foumlr att maumlta

vilken paringverkan utrullningen av Microsoft 365 har Du maringste

bestaumlmma vad som ska maumltas och hur du ska samla in saringvaumll

kvantitativa som kvalitativa data Anvaumlnd foumlljande steg foumlr att

definiera dina framgaringngskriterier

Identifiera foumlretagets KPIer (Key Performance Indicators)

som kan foumlrbaumlttras om din organisation infoumlr olika

scenarier (till exempel minskade kostnader oumlkad

kundnoumljdhet oumlkat engagemang fraringn anstaumlllda minskad

tid foumlr att behandla en order)

Utvaumlrdera var du befinner dig innan du implementerar

Microsoft 365 Definiera dina KPI-prestandamaringtt

och faststaumlll en startpunkt foumlr anvaumlndarnas aktuella

kunskaper om Microsoft 365

Vaumllj kriterier som hjaumllper dig framhaumlva den

paringverkan Microsoft 365 har paring din organisation foumlr

ledningsgruppen

Scenarier Definiera framgaringngskriterier

Mall foumlr slutanvaumlndarundersoumlkning

Anvaumlnd undersoumlkningsmallen foumlr att maumlta noumljdhet och framsteg jaumlmfoumlrt med ditt prestandamaringtt

httpakamsusersurveys

Tips och trick

Anvaumlnd guiden foumlr maumltning av framgaringng foumlr att utvaumlrdera hur effektiv din lansering av Microsoft 365 har varit och samla in information om framgaringngarna

httpakamsmeasuringsuccess

23

Anvaumlnd SMART- konceptet som hjaumllp

Naumlr du definierar framgaringngskriterier anvaumlnder du SMART-

konceptet foumlr att staumllla upp maringl som ger en houmlg grad av paringverkan

Klara och entydiga ndash besvarar fraringgorna

rdquoVad varfoumlr vem och varrdquo

Specifika

Konkreta ndash visar framstegen tydligt

Maumltbara

Realistiska ndash inte extrema

Acceptabla

Goumlr skillnad foumlr intressenterna

Relevanta

Har ett specifikt maringldatum ndash besvarar fraringgan

rdquoNaumlrrdquo

Tidssatta

Scenarier Anvaumlnd SMART-konceptet som hjaumllp

Framgaringngskriterier Metodkaumllla Maringtt Exempel paring maringl

Oumlkad anvaumlndningEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till anvaumlndarnas acceptans av tekniken

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretag

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utrullningen visar en oumlkning av acceptansen med 10 per maringnad

Utbildningens effektivitetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till utbildningens effektivitet

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback Efterlevnadsutbildning online

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretagNoumljdhet bland anstaumllldaAndelen slutfoumlrda utbildningar

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utbildning visar oumlkad utrullning per maringnadNettoresultatet foumlr anvaumlndarnoumljdhet bland anstaumlllda aumlr oumlver 130 baserat paring den avslutande utbildningsenkaumltenHundraprocentig utbildningsnivaring foumlr efterlevnad avseende foumlretagssaumlkerhet

Minskade driftkostnaderOumlkad acceptans aumlr kopplad till minskad anvaumlndning av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare samt minskade restider och resurstilldelning

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporterEkonomi-bokfoumlringsrapporterSupportavdelningsrapporterRapporter foumlr rese-telefonkostnaderPrestationsmaringtt

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningLjudkonferenser ndash fakturering och anvaumlndningRese-telefonkostnaderSupportsamtal

Efter utrullningen boumlr anvaumlndandet av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare minska med 10 per maringnad

Foumlrbaumlttrad saumlkerhetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till en foumlrbaumlttrad saumlkerhet och efterlevnad

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Aringtkomlighetaringterstaumlllningsmoumljligheter foumlr slutanvaumlndare

Noumljdhet bland anstaumlllda Supportsamtal

Jaumlmfoumlrelse av anvaumlndarnoumljdhet foumlre och efter Minskat antal supportsamtal och minskad tidsaringtgaringng foumlr dataaringterstaumlllning

Oumlkad produktivitetOumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till snabbare kommunikation och beslutsfattande samt kortare tid foumlr att utfoumlra uppgifter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Anvaumlndning av dataklassificering

Tidsaringtgaringng foumlr att slutfoumlra projekt

Antal etiketterade dokument

Tidsaringtgaringngen foumlr att slutfoumlra kundorder minskar med 15 inom 6 maringnader

Foumlrbaumlttrat samarbeteUtoumlkad kommunikation mellan team och platser

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumllldaSparad tid

Team som arbetar paring flera platser rapporterar en baumlttre kontakt med andra teammedlemmar inom tre maringnader efter utrullningen av Skype foumlr foumlretag

Oumlkad noumljdhet bland anstaumllldaFlexibla arbetsvillkor ger oumlkad noumljdhet bland anstaumlllda i form av oumlkat engagemang minskad stress och baumlttre balans mellan arbete och fritid

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumlllda Noumljdheten bland de anstaumlllda oumlkar med 15 inom 6 maringnader

24

Exempel paring framgaringngskriterier

Foumlljande exempel kan hjaumllpa dig utveckla dina framgaringngskriterier

Scenarier Exempel paring framgaringngskriterier

Skype foumlr foumlretag-klienter som anvaumlndsRapport oumlver aktiva anvaumlndare

Aktivitet foumlr Office 365-grupper Inneharingllspaket foumlr utrullning av Office 365

httpsakamso365adoptioncontentpack

25

Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

Administrationsportalen foumlr Office 365 inneharingller rapporter som indikerar aktuella nivaringer foumlr anvaumlndarengagemang vid olika arbetsbelastningar

Notera anvaumlndningen innan lanseringen paringboumlrjas foumlr att kunna bedoumlma effektiviteten hos dina utrullningsaktiviteter

Referera till dessa rapporter foumlr att goumlra jaumlmfoumlrelser med dina framgaringngskriterier och identifiera omraringden daumlr utrullningen kan foumlrbaumlttras

Scenarier Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

26

Kundreferenser aumlr ofta lika vaumlrdefulla som kvantitativa maumltningar

naumlr du visar tidigare framgaringngar med Microsoft 365 Under

hela utrullningen kan du laringta medlemmarna och experterna

i projektteamet hitta exempel som visar paring samarbete och

teamwork mellan olika funktioner och dela dessa via Yammer

Naumlr du delar en beraumlttelse om dina erfarenheter av Microsoft 365

boumlr du ta med foumlljande information

Beraumlttelser om affaumlrsvaumlrde kan enkelt delas internt via en

Microsoft 365-kundreferensgrupp i ditt Yammer-naumltverk Du

kan aumlven dela kundreferenser externt med den stoumlrre Microsoft

365-communityn via communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Tips och trick

Ha kul Det kan vara intressant och engagerande att anordna en taumlvling och generera positiv staumlmning kring Microsoft 365

Foumlrsoumlk bygga upp en grupp med fans

Tid Beraumlttelsen boumlr inledas med en tidsangivelse saring att

maringlgruppen vet naumlr det haumlnde

Personer Beraumlttelsen boumlr inneharinglla namn saring att

maringlgruppen vet vilka som var inblandade

Haumlndelser Beraumlttelsen ska aringterge de haumlndelser som

intraumlffade

Visualisering Maringlgruppen ska kunna se framfoumlr sig vad

som haumlnde

Dela framgaringngen

Scenarier Dela framgaringngen

27

Checklista foumlr scenarier

Identifiera scenarier foumlr att foumlrsaumlkra dig om att ditt

foumlretag inser det fulla vaumlrdet hos Microsoft 365

Anvaumlnd de sex grundscenarierna som en guide foumlr att

definiera scenarier foumlr din verksamhet

Prioritera dina scenarier foumlr att foumlrstaring vad du boumlr

fokusera paring foumlrst

Definiera dina framgaringngskriterier foumlr att maumlta effekten av

utrullningen av Microsoft 365

Laumlr dig anvaumlnda analysfunktionerna i Office 365 foumlr att

oumlvervaka utrullningen

Uppmuntra teamet att samla in framgaringngshistorier

under utrullningen

Checklista foumlr scenarier

28

MedvetenhetDet aumlr viktigt att planera foumlr kommunikationen innan under och efter utrullningen av Microsoft 365 foumlr att haringlla organisationen engagerad

Skapa medvetenhet via en blandning av e-post affischer taumlvlingar och evenemang som har anpassats till foumlretagets kultur Medvetenheten i organisationen hjaumllper till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring baringde kort och laringng sikt hos anvaumlndarna

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad boumlr finnas med i min kommunikationsplan foumlr Microsoft 365

bull Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan

bull Hur fraumlmjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en laringngsiktig acceptans av Microsoft 365

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 19: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

tt

Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn Som en del av communityn foumlr att fraumlmja utrullning i Microsofts tekniska community kan du prata med tusentals andra

Microsoft-kunder och laumlra dig vilka scenarier som har fungerat foumlr dem

Vad vinner jag paring det haumlr

Projektuppdateringar

Faring kontakt med teknikavdelningen

Samarbeta med kollegor

Boumlrja diskutera med kolleger i dag ndash garing med i communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Bygg upp relationer

Fler anvaumlndarresurser

Utnyttja varandras erfarenheter

19

Sida foumlr communityn foumlr att fraumlmja utrullning

Stoumldja diskussioner och delning av beproumlvade metoder

Se de senaste diskussionerna

Se vad communityn pratar om

Delta i diskussionerna

Fokuserade diskussioner om specifika aumlmnen foumlr communityn

Meddelanden foumlr att fraumlmja utrullning

Se de senaste meddelandena

CommunitySe vilka som aumlr med i communityn

Scenarier Utnyttja varandras erfarenheter Garing med i communityn

20

Prioritera dina scenarierEftersom Microsoft 365 kan ha en positiv effekt paring hela ditt

foumlretag aumlr det viktigt att du prioriterar bland alla dina scenarier

foumlr att saumlkerstaumllla att du vet vad du ska boumlrja fokusera paring

Taumlnk paring att de scenarier du identifierar och prioriterar

nu hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

under lanseringen Gloumlm daumlrfoumlr inte att ta ytterligare

en titt paring scenarierna under arbetet med att skapa din

kommunikationsplan

Scenarier Prioritera dina scenarier

Laringg

Medel

Houmlg

Paringve

rkan

Svaringrighet

Laringg Medel Houmlg

Samarbeta med kolleger via en chattcentrerad arbetsyta

Ersaumltt traditionella telefonsystem med Cloud PBX

Staumlrk och engagera personalen med hjaumllp av ett socialt naumltverk

Genomfoumlr utbildningar foumlr personal oumlver hela vaumlrlden

Utnyttja vaumlrdbaserad e-post foumlr att laringta personalen arbeta smartare var den aumln befinner sig

Ge nyanstaumlllda stoumld foumlr snabbare uppstart

Implementera saumlker enkel inloggning med Azure Active Directory

Distribuera klassificering och skydd av data med Azure Information Protection

21

Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

Studera diagrammet nedan och placera dina scenarier i

diagrammet enligt den foumlrvaumlntade nivaringn av paringverkan paring

organisationen och hur svaringr den blir att uppnaring Haumlr kan du se

vilka scenarier som snabbast ger mest effekt samt identifiera

svaringrare projekt som kan vara viktiga men kraumlver mer planering

Tips och trick

Det aumlr bra att taumlnka paring vad som kommer att ge den stoumlrsta nyttan till dina medarbetare foumlrst En del av de saker du funderar

paring att goumlra direkt (exempelvis e-postmigrering) kanske inte ger en omedelbart synlig nytta Det kan vara baumlttre att fokusera

paring snabbare och mer synliga foumlrbaumlttringar foumlrst (till exempel genom att ge alla tillgaringng till snabbmeddelanden)

Scenarier Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

22

Definiera framgaringngs- kriterierNaumlr du utvecklar dina idealscenarier aumlr det viktigt att ta

fram en formell uppsaumlttning framgaringngskriterier foumlr att maumlta

vilken paringverkan utrullningen av Microsoft 365 har Du maringste

bestaumlmma vad som ska maumltas och hur du ska samla in saringvaumll

kvantitativa som kvalitativa data Anvaumlnd foumlljande steg foumlr att

definiera dina framgaringngskriterier

Identifiera foumlretagets KPIer (Key Performance Indicators)

som kan foumlrbaumlttras om din organisation infoumlr olika

scenarier (till exempel minskade kostnader oumlkad

kundnoumljdhet oumlkat engagemang fraringn anstaumlllda minskad

tid foumlr att behandla en order)

Utvaumlrdera var du befinner dig innan du implementerar

Microsoft 365 Definiera dina KPI-prestandamaringtt

och faststaumlll en startpunkt foumlr anvaumlndarnas aktuella

kunskaper om Microsoft 365

Vaumllj kriterier som hjaumllper dig framhaumlva den

paringverkan Microsoft 365 har paring din organisation foumlr

ledningsgruppen

Scenarier Definiera framgaringngskriterier

Mall foumlr slutanvaumlndarundersoumlkning

Anvaumlnd undersoumlkningsmallen foumlr att maumlta noumljdhet och framsteg jaumlmfoumlrt med ditt prestandamaringtt

httpakamsusersurveys

Tips och trick

Anvaumlnd guiden foumlr maumltning av framgaringng foumlr att utvaumlrdera hur effektiv din lansering av Microsoft 365 har varit och samla in information om framgaringngarna

httpakamsmeasuringsuccess

23

Anvaumlnd SMART- konceptet som hjaumllp

Naumlr du definierar framgaringngskriterier anvaumlnder du SMART-

konceptet foumlr att staumllla upp maringl som ger en houmlg grad av paringverkan

Klara och entydiga ndash besvarar fraringgorna

rdquoVad varfoumlr vem och varrdquo

Specifika

Konkreta ndash visar framstegen tydligt

Maumltbara

Realistiska ndash inte extrema

Acceptabla

Goumlr skillnad foumlr intressenterna

Relevanta

Har ett specifikt maringldatum ndash besvarar fraringgan

rdquoNaumlrrdquo

Tidssatta

Scenarier Anvaumlnd SMART-konceptet som hjaumllp

Framgaringngskriterier Metodkaumllla Maringtt Exempel paring maringl

Oumlkad anvaumlndningEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till anvaumlndarnas acceptans av tekniken

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretag

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utrullningen visar en oumlkning av acceptansen med 10 per maringnad

Utbildningens effektivitetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till utbildningens effektivitet

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback Efterlevnadsutbildning online

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretagNoumljdhet bland anstaumllldaAndelen slutfoumlrda utbildningar

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utbildning visar oumlkad utrullning per maringnadNettoresultatet foumlr anvaumlndarnoumljdhet bland anstaumlllda aumlr oumlver 130 baserat paring den avslutande utbildningsenkaumltenHundraprocentig utbildningsnivaring foumlr efterlevnad avseende foumlretagssaumlkerhet

Minskade driftkostnaderOumlkad acceptans aumlr kopplad till minskad anvaumlndning av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare samt minskade restider och resurstilldelning

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporterEkonomi-bokfoumlringsrapporterSupportavdelningsrapporterRapporter foumlr rese-telefonkostnaderPrestationsmaringtt

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningLjudkonferenser ndash fakturering och anvaumlndningRese-telefonkostnaderSupportsamtal

Efter utrullningen boumlr anvaumlndandet av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare minska med 10 per maringnad

Foumlrbaumlttrad saumlkerhetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till en foumlrbaumlttrad saumlkerhet och efterlevnad

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Aringtkomlighetaringterstaumlllningsmoumljligheter foumlr slutanvaumlndare

Noumljdhet bland anstaumlllda Supportsamtal

Jaumlmfoumlrelse av anvaumlndarnoumljdhet foumlre och efter Minskat antal supportsamtal och minskad tidsaringtgaringng foumlr dataaringterstaumlllning

Oumlkad produktivitetOumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till snabbare kommunikation och beslutsfattande samt kortare tid foumlr att utfoumlra uppgifter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Anvaumlndning av dataklassificering

Tidsaringtgaringng foumlr att slutfoumlra projekt

Antal etiketterade dokument

Tidsaringtgaringngen foumlr att slutfoumlra kundorder minskar med 15 inom 6 maringnader

Foumlrbaumlttrat samarbeteUtoumlkad kommunikation mellan team och platser

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumllldaSparad tid

Team som arbetar paring flera platser rapporterar en baumlttre kontakt med andra teammedlemmar inom tre maringnader efter utrullningen av Skype foumlr foumlretag

Oumlkad noumljdhet bland anstaumllldaFlexibla arbetsvillkor ger oumlkad noumljdhet bland anstaumlllda i form av oumlkat engagemang minskad stress och baumlttre balans mellan arbete och fritid

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumlllda Noumljdheten bland de anstaumlllda oumlkar med 15 inom 6 maringnader

24

Exempel paring framgaringngskriterier

Foumlljande exempel kan hjaumllpa dig utveckla dina framgaringngskriterier

Scenarier Exempel paring framgaringngskriterier

Skype foumlr foumlretag-klienter som anvaumlndsRapport oumlver aktiva anvaumlndare

Aktivitet foumlr Office 365-grupper Inneharingllspaket foumlr utrullning av Office 365

httpsakamso365adoptioncontentpack

25

Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

Administrationsportalen foumlr Office 365 inneharingller rapporter som indikerar aktuella nivaringer foumlr anvaumlndarengagemang vid olika arbetsbelastningar

Notera anvaumlndningen innan lanseringen paringboumlrjas foumlr att kunna bedoumlma effektiviteten hos dina utrullningsaktiviteter

Referera till dessa rapporter foumlr att goumlra jaumlmfoumlrelser med dina framgaringngskriterier och identifiera omraringden daumlr utrullningen kan foumlrbaumlttras

Scenarier Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

26

Kundreferenser aumlr ofta lika vaumlrdefulla som kvantitativa maumltningar

naumlr du visar tidigare framgaringngar med Microsoft 365 Under

hela utrullningen kan du laringta medlemmarna och experterna

i projektteamet hitta exempel som visar paring samarbete och

teamwork mellan olika funktioner och dela dessa via Yammer

Naumlr du delar en beraumlttelse om dina erfarenheter av Microsoft 365

boumlr du ta med foumlljande information

Beraumlttelser om affaumlrsvaumlrde kan enkelt delas internt via en

Microsoft 365-kundreferensgrupp i ditt Yammer-naumltverk Du

kan aumlven dela kundreferenser externt med den stoumlrre Microsoft

365-communityn via communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Tips och trick

Ha kul Det kan vara intressant och engagerande att anordna en taumlvling och generera positiv staumlmning kring Microsoft 365

Foumlrsoumlk bygga upp en grupp med fans

Tid Beraumlttelsen boumlr inledas med en tidsangivelse saring att

maringlgruppen vet naumlr det haumlnde

Personer Beraumlttelsen boumlr inneharinglla namn saring att

maringlgruppen vet vilka som var inblandade

Haumlndelser Beraumlttelsen ska aringterge de haumlndelser som

intraumlffade

Visualisering Maringlgruppen ska kunna se framfoumlr sig vad

som haumlnde

Dela framgaringngen

Scenarier Dela framgaringngen

27

Checklista foumlr scenarier

Identifiera scenarier foumlr att foumlrsaumlkra dig om att ditt

foumlretag inser det fulla vaumlrdet hos Microsoft 365

Anvaumlnd de sex grundscenarierna som en guide foumlr att

definiera scenarier foumlr din verksamhet

Prioritera dina scenarier foumlr att foumlrstaring vad du boumlr

fokusera paring foumlrst

Definiera dina framgaringngskriterier foumlr att maumlta effekten av

utrullningen av Microsoft 365

Laumlr dig anvaumlnda analysfunktionerna i Office 365 foumlr att

oumlvervaka utrullningen

Uppmuntra teamet att samla in framgaringngshistorier

under utrullningen

Checklista foumlr scenarier

28

MedvetenhetDet aumlr viktigt att planera foumlr kommunikationen innan under och efter utrullningen av Microsoft 365 foumlr att haringlla organisationen engagerad

Skapa medvetenhet via en blandning av e-post affischer taumlvlingar och evenemang som har anpassats till foumlretagets kultur Medvetenheten i organisationen hjaumllper till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring baringde kort och laringng sikt hos anvaumlndarna

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad boumlr finnas med i min kommunikationsplan foumlr Microsoft 365

bull Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan

bull Hur fraumlmjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en laringngsiktig acceptans av Microsoft 365

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 20: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

20

Prioritera dina scenarierEftersom Microsoft 365 kan ha en positiv effekt paring hela ditt

foumlretag aumlr det viktigt att du prioriterar bland alla dina scenarier

foumlr att saumlkerstaumllla att du vet vad du ska boumlrja fokusera paring

Taumlnk paring att de scenarier du identifierar och prioriterar

nu hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

under lanseringen Gloumlm daumlrfoumlr inte att ta ytterligare

en titt paring scenarierna under arbetet med att skapa din

kommunikationsplan

Scenarier Prioritera dina scenarier

Laringg

Medel

Houmlg

Paringve

rkan

Svaringrighet

Laringg Medel Houmlg

Samarbeta med kolleger via en chattcentrerad arbetsyta

Ersaumltt traditionella telefonsystem med Cloud PBX

Staumlrk och engagera personalen med hjaumllp av ett socialt naumltverk

Genomfoumlr utbildningar foumlr personal oumlver hela vaumlrlden

Utnyttja vaumlrdbaserad e-post foumlr att laringta personalen arbeta smartare var den aumln befinner sig

Ge nyanstaumlllda stoumld foumlr snabbare uppstart

Implementera saumlker enkel inloggning med Azure Active Directory

Distribuera klassificering och skydd av data med Azure Information Protection

21

Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

Studera diagrammet nedan och placera dina scenarier i

diagrammet enligt den foumlrvaumlntade nivaringn av paringverkan paring

organisationen och hur svaringr den blir att uppnaring Haumlr kan du se

vilka scenarier som snabbast ger mest effekt samt identifiera

svaringrare projekt som kan vara viktiga men kraumlver mer planering

Tips och trick

Det aumlr bra att taumlnka paring vad som kommer att ge den stoumlrsta nyttan till dina medarbetare foumlrst En del av de saker du funderar

paring att goumlra direkt (exempelvis e-postmigrering) kanske inte ger en omedelbart synlig nytta Det kan vara baumlttre att fokusera

paring snabbare och mer synliga foumlrbaumlttringar foumlrst (till exempel genom att ge alla tillgaringng till snabbmeddelanden)

Scenarier Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

22

Definiera framgaringngs- kriterierNaumlr du utvecklar dina idealscenarier aumlr det viktigt att ta

fram en formell uppsaumlttning framgaringngskriterier foumlr att maumlta

vilken paringverkan utrullningen av Microsoft 365 har Du maringste

bestaumlmma vad som ska maumltas och hur du ska samla in saringvaumll

kvantitativa som kvalitativa data Anvaumlnd foumlljande steg foumlr att

definiera dina framgaringngskriterier

Identifiera foumlretagets KPIer (Key Performance Indicators)

som kan foumlrbaumlttras om din organisation infoumlr olika

scenarier (till exempel minskade kostnader oumlkad

kundnoumljdhet oumlkat engagemang fraringn anstaumlllda minskad

tid foumlr att behandla en order)

Utvaumlrdera var du befinner dig innan du implementerar

Microsoft 365 Definiera dina KPI-prestandamaringtt

och faststaumlll en startpunkt foumlr anvaumlndarnas aktuella

kunskaper om Microsoft 365

Vaumllj kriterier som hjaumllper dig framhaumlva den

paringverkan Microsoft 365 har paring din organisation foumlr

ledningsgruppen

Scenarier Definiera framgaringngskriterier

Mall foumlr slutanvaumlndarundersoumlkning

Anvaumlnd undersoumlkningsmallen foumlr att maumlta noumljdhet och framsteg jaumlmfoumlrt med ditt prestandamaringtt

httpakamsusersurveys

Tips och trick

Anvaumlnd guiden foumlr maumltning av framgaringng foumlr att utvaumlrdera hur effektiv din lansering av Microsoft 365 har varit och samla in information om framgaringngarna

httpakamsmeasuringsuccess

23

Anvaumlnd SMART- konceptet som hjaumllp

Naumlr du definierar framgaringngskriterier anvaumlnder du SMART-

konceptet foumlr att staumllla upp maringl som ger en houmlg grad av paringverkan

Klara och entydiga ndash besvarar fraringgorna

rdquoVad varfoumlr vem och varrdquo

Specifika

Konkreta ndash visar framstegen tydligt

Maumltbara

Realistiska ndash inte extrema

Acceptabla

Goumlr skillnad foumlr intressenterna

Relevanta

Har ett specifikt maringldatum ndash besvarar fraringgan

rdquoNaumlrrdquo

Tidssatta

Scenarier Anvaumlnd SMART-konceptet som hjaumllp

Framgaringngskriterier Metodkaumllla Maringtt Exempel paring maringl

Oumlkad anvaumlndningEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till anvaumlndarnas acceptans av tekniken

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretag

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utrullningen visar en oumlkning av acceptansen med 10 per maringnad

Utbildningens effektivitetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till utbildningens effektivitet

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback Efterlevnadsutbildning online

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretagNoumljdhet bland anstaumllldaAndelen slutfoumlrda utbildningar

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utbildning visar oumlkad utrullning per maringnadNettoresultatet foumlr anvaumlndarnoumljdhet bland anstaumlllda aumlr oumlver 130 baserat paring den avslutande utbildningsenkaumltenHundraprocentig utbildningsnivaring foumlr efterlevnad avseende foumlretagssaumlkerhet

Minskade driftkostnaderOumlkad acceptans aumlr kopplad till minskad anvaumlndning av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare samt minskade restider och resurstilldelning

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporterEkonomi-bokfoumlringsrapporterSupportavdelningsrapporterRapporter foumlr rese-telefonkostnaderPrestationsmaringtt

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningLjudkonferenser ndash fakturering och anvaumlndningRese-telefonkostnaderSupportsamtal

Efter utrullningen boumlr anvaumlndandet av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare minska med 10 per maringnad

Foumlrbaumlttrad saumlkerhetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till en foumlrbaumlttrad saumlkerhet och efterlevnad

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Aringtkomlighetaringterstaumlllningsmoumljligheter foumlr slutanvaumlndare

Noumljdhet bland anstaumlllda Supportsamtal

Jaumlmfoumlrelse av anvaumlndarnoumljdhet foumlre och efter Minskat antal supportsamtal och minskad tidsaringtgaringng foumlr dataaringterstaumlllning

Oumlkad produktivitetOumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till snabbare kommunikation och beslutsfattande samt kortare tid foumlr att utfoumlra uppgifter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Anvaumlndning av dataklassificering

Tidsaringtgaringng foumlr att slutfoumlra projekt

Antal etiketterade dokument

Tidsaringtgaringngen foumlr att slutfoumlra kundorder minskar med 15 inom 6 maringnader

Foumlrbaumlttrat samarbeteUtoumlkad kommunikation mellan team och platser

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumllldaSparad tid

Team som arbetar paring flera platser rapporterar en baumlttre kontakt med andra teammedlemmar inom tre maringnader efter utrullningen av Skype foumlr foumlretag

Oumlkad noumljdhet bland anstaumllldaFlexibla arbetsvillkor ger oumlkad noumljdhet bland anstaumlllda i form av oumlkat engagemang minskad stress och baumlttre balans mellan arbete och fritid

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumlllda Noumljdheten bland de anstaumlllda oumlkar med 15 inom 6 maringnader

24

Exempel paring framgaringngskriterier

Foumlljande exempel kan hjaumllpa dig utveckla dina framgaringngskriterier

Scenarier Exempel paring framgaringngskriterier

Skype foumlr foumlretag-klienter som anvaumlndsRapport oumlver aktiva anvaumlndare

Aktivitet foumlr Office 365-grupper Inneharingllspaket foumlr utrullning av Office 365

httpsakamso365adoptioncontentpack

25

Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

Administrationsportalen foumlr Office 365 inneharingller rapporter som indikerar aktuella nivaringer foumlr anvaumlndarengagemang vid olika arbetsbelastningar

Notera anvaumlndningen innan lanseringen paringboumlrjas foumlr att kunna bedoumlma effektiviteten hos dina utrullningsaktiviteter

Referera till dessa rapporter foumlr att goumlra jaumlmfoumlrelser med dina framgaringngskriterier och identifiera omraringden daumlr utrullningen kan foumlrbaumlttras

Scenarier Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

26

Kundreferenser aumlr ofta lika vaumlrdefulla som kvantitativa maumltningar

naumlr du visar tidigare framgaringngar med Microsoft 365 Under

hela utrullningen kan du laringta medlemmarna och experterna

i projektteamet hitta exempel som visar paring samarbete och

teamwork mellan olika funktioner och dela dessa via Yammer

Naumlr du delar en beraumlttelse om dina erfarenheter av Microsoft 365

boumlr du ta med foumlljande information

Beraumlttelser om affaumlrsvaumlrde kan enkelt delas internt via en

Microsoft 365-kundreferensgrupp i ditt Yammer-naumltverk Du

kan aumlven dela kundreferenser externt med den stoumlrre Microsoft

365-communityn via communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Tips och trick

Ha kul Det kan vara intressant och engagerande att anordna en taumlvling och generera positiv staumlmning kring Microsoft 365

Foumlrsoumlk bygga upp en grupp med fans

Tid Beraumlttelsen boumlr inledas med en tidsangivelse saring att

maringlgruppen vet naumlr det haumlnde

Personer Beraumlttelsen boumlr inneharinglla namn saring att

maringlgruppen vet vilka som var inblandade

Haumlndelser Beraumlttelsen ska aringterge de haumlndelser som

intraumlffade

Visualisering Maringlgruppen ska kunna se framfoumlr sig vad

som haumlnde

Dela framgaringngen

Scenarier Dela framgaringngen

27

Checklista foumlr scenarier

Identifiera scenarier foumlr att foumlrsaumlkra dig om att ditt

foumlretag inser det fulla vaumlrdet hos Microsoft 365

Anvaumlnd de sex grundscenarierna som en guide foumlr att

definiera scenarier foumlr din verksamhet

Prioritera dina scenarier foumlr att foumlrstaring vad du boumlr

fokusera paring foumlrst

Definiera dina framgaringngskriterier foumlr att maumlta effekten av

utrullningen av Microsoft 365

Laumlr dig anvaumlnda analysfunktionerna i Office 365 foumlr att

oumlvervaka utrullningen

Uppmuntra teamet att samla in framgaringngshistorier

under utrullningen

Checklista foumlr scenarier

28

MedvetenhetDet aumlr viktigt att planera foumlr kommunikationen innan under och efter utrullningen av Microsoft 365 foumlr att haringlla organisationen engagerad

Skapa medvetenhet via en blandning av e-post affischer taumlvlingar och evenemang som har anpassats till foumlretagets kultur Medvetenheten i organisationen hjaumllper till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring baringde kort och laringng sikt hos anvaumlndarna

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad boumlr finnas med i min kommunikationsplan foumlr Microsoft 365

bull Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan

bull Hur fraumlmjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en laringngsiktig acceptans av Microsoft 365

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 21: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

Laringg

Medel

Houmlg

Paringve

rkan

Svaringrighet

Laringg Medel Houmlg

Samarbeta med kolleger via en chattcentrerad arbetsyta

Ersaumltt traditionella telefonsystem med Cloud PBX

Staumlrk och engagera personalen med hjaumllp av ett socialt naumltverk

Genomfoumlr utbildningar foumlr personal oumlver hela vaumlrlden

Utnyttja vaumlrdbaserad e-post foumlr att laringta personalen arbeta smartare var den aumln befinner sig

Ge nyanstaumlllda stoumld foumlr snabbare uppstart

Implementera saumlker enkel inloggning med Azure Active Directory

Distribuera klassificering och skydd av data med Azure Information Protection

21

Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

Studera diagrammet nedan och placera dina scenarier i

diagrammet enligt den foumlrvaumlntade nivaringn av paringverkan paring

organisationen och hur svaringr den blir att uppnaring Haumlr kan du se

vilka scenarier som snabbast ger mest effekt samt identifiera

svaringrare projekt som kan vara viktiga men kraumlver mer planering

Tips och trick

Det aumlr bra att taumlnka paring vad som kommer att ge den stoumlrsta nyttan till dina medarbetare foumlrst En del av de saker du funderar

paring att goumlra direkt (exempelvis e-postmigrering) kanske inte ger en omedelbart synlig nytta Det kan vara baumlttre att fokusera

paring snabbare och mer synliga foumlrbaumlttringar foumlrst (till exempel genom att ge alla tillgaringng till snabbmeddelanden)

Scenarier Saring haumlr prioriterar du dina scenarier

22

Definiera framgaringngs- kriterierNaumlr du utvecklar dina idealscenarier aumlr det viktigt att ta

fram en formell uppsaumlttning framgaringngskriterier foumlr att maumlta

vilken paringverkan utrullningen av Microsoft 365 har Du maringste

bestaumlmma vad som ska maumltas och hur du ska samla in saringvaumll

kvantitativa som kvalitativa data Anvaumlnd foumlljande steg foumlr att

definiera dina framgaringngskriterier

Identifiera foumlretagets KPIer (Key Performance Indicators)

som kan foumlrbaumlttras om din organisation infoumlr olika

scenarier (till exempel minskade kostnader oumlkad

kundnoumljdhet oumlkat engagemang fraringn anstaumlllda minskad

tid foumlr att behandla en order)

Utvaumlrdera var du befinner dig innan du implementerar

Microsoft 365 Definiera dina KPI-prestandamaringtt

och faststaumlll en startpunkt foumlr anvaumlndarnas aktuella

kunskaper om Microsoft 365

Vaumllj kriterier som hjaumllper dig framhaumlva den

paringverkan Microsoft 365 har paring din organisation foumlr

ledningsgruppen

Scenarier Definiera framgaringngskriterier

Mall foumlr slutanvaumlndarundersoumlkning

Anvaumlnd undersoumlkningsmallen foumlr att maumlta noumljdhet och framsteg jaumlmfoumlrt med ditt prestandamaringtt

httpakamsusersurveys

Tips och trick

Anvaumlnd guiden foumlr maumltning av framgaringng foumlr att utvaumlrdera hur effektiv din lansering av Microsoft 365 har varit och samla in information om framgaringngarna

httpakamsmeasuringsuccess

23

Anvaumlnd SMART- konceptet som hjaumllp

Naumlr du definierar framgaringngskriterier anvaumlnder du SMART-

konceptet foumlr att staumllla upp maringl som ger en houmlg grad av paringverkan

Klara och entydiga ndash besvarar fraringgorna

rdquoVad varfoumlr vem och varrdquo

Specifika

Konkreta ndash visar framstegen tydligt

Maumltbara

Realistiska ndash inte extrema

Acceptabla

Goumlr skillnad foumlr intressenterna

Relevanta

Har ett specifikt maringldatum ndash besvarar fraringgan

rdquoNaumlrrdquo

Tidssatta

Scenarier Anvaumlnd SMART-konceptet som hjaumllp

Framgaringngskriterier Metodkaumllla Maringtt Exempel paring maringl

Oumlkad anvaumlndningEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till anvaumlndarnas acceptans av tekniken

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretag

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utrullningen visar en oumlkning av acceptansen med 10 per maringnad

Utbildningens effektivitetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till utbildningens effektivitet

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback Efterlevnadsutbildning online

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretagNoumljdhet bland anstaumllldaAndelen slutfoumlrda utbildningar

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utbildning visar oumlkad utrullning per maringnadNettoresultatet foumlr anvaumlndarnoumljdhet bland anstaumlllda aumlr oumlver 130 baserat paring den avslutande utbildningsenkaumltenHundraprocentig utbildningsnivaring foumlr efterlevnad avseende foumlretagssaumlkerhet

Minskade driftkostnaderOumlkad acceptans aumlr kopplad till minskad anvaumlndning av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare samt minskade restider och resurstilldelning

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporterEkonomi-bokfoumlringsrapporterSupportavdelningsrapporterRapporter foumlr rese-telefonkostnaderPrestationsmaringtt

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningLjudkonferenser ndash fakturering och anvaumlndningRese-telefonkostnaderSupportsamtal

Efter utrullningen boumlr anvaumlndandet av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare minska med 10 per maringnad

Foumlrbaumlttrad saumlkerhetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till en foumlrbaumlttrad saumlkerhet och efterlevnad

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Aringtkomlighetaringterstaumlllningsmoumljligheter foumlr slutanvaumlndare

Noumljdhet bland anstaumlllda Supportsamtal

Jaumlmfoumlrelse av anvaumlndarnoumljdhet foumlre och efter Minskat antal supportsamtal och minskad tidsaringtgaringng foumlr dataaringterstaumlllning

Oumlkad produktivitetOumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till snabbare kommunikation och beslutsfattande samt kortare tid foumlr att utfoumlra uppgifter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Anvaumlndning av dataklassificering

Tidsaringtgaringng foumlr att slutfoumlra projekt

Antal etiketterade dokument

Tidsaringtgaringngen foumlr att slutfoumlra kundorder minskar med 15 inom 6 maringnader

Foumlrbaumlttrat samarbeteUtoumlkad kommunikation mellan team och platser

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumllldaSparad tid

Team som arbetar paring flera platser rapporterar en baumlttre kontakt med andra teammedlemmar inom tre maringnader efter utrullningen av Skype foumlr foumlretag

Oumlkad noumljdhet bland anstaumllldaFlexibla arbetsvillkor ger oumlkad noumljdhet bland anstaumlllda i form av oumlkat engagemang minskad stress och baumlttre balans mellan arbete och fritid

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumlllda Noumljdheten bland de anstaumlllda oumlkar med 15 inom 6 maringnader

24

Exempel paring framgaringngskriterier

Foumlljande exempel kan hjaumllpa dig utveckla dina framgaringngskriterier

Scenarier Exempel paring framgaringngskriterier

Skype foumlr foumlretag-klienter som anvaumlndsRapport oumlver aktiva anvaumlndare

Aktivitet foumlr Office 365-grupper Inneharingllspaket foumlr utrullning av Office 365

httpsakamso365adoptioncontentpack

25

Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

Administrationsportalen foumlr Office 365 inneharingller rapporter som indikerar aktuella nivaringer foumlr anvaumlndarengagemang vid olika arbetsbelastningar

Notera anvaumlndningen innan lanseringen paringboumlrjas foumlr att kunna bedoumlma effektiviteten hos dina utrullningsaktiviteter

Referera till dessa rapporter foumlr att goumlra jaumlmfoumlrelser med dina framgaringngskriterier och identifiera omraringden daumlr utrullningen kan foumlrbaumlttras

Scenarier Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

26

Kundreferenser aumlr ofta lika vaumlrdefulla som kvantitativa maumltningar

naumlr du visar tidigare framgaringngar med Microsoft 365 Under

hela utrullningen kan du laringta medlemmarna och experterna

i projektteamet hitta exempel som visar paring samarbete och

teamwork mellan olika funktioner och dela dessa via Yammer

Naumlr du delar en beraumlttelse om dina erfarenheter av Microsoft 365

boumlr du ta med foumlljande information

Beraumlttelser om affaumlrsvaumlrde kan enkelt delas internt via en

Microsoft 365-kundreferensgrupp i ditt Yammer-naumltverk Du

kan aumlven dela kundreferenser externt med den stoumlrre Microsoft

365-communityn via communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Tips och trick

Ha kul Det kan vara intressant och engagerande att anordna en taumlvling och generera positiv staumlmning kring Microsoft 365

Foumlrsoumlk bygga upp en grupp med fans

Tid Beraumlttelsen boumlr inledas med en tidsangivelse saring att

maringlgruppen vet naumlr det haumlnde

Personer Beraumlttelsen boumlr inneharinglla namn saring att

maringlgruppen vet vilka som var inblandade

Haumlndelser Beraumlttelsen ska aringterge de haumlndelser som

intraumlffade

Visualisering Maringlgruppen ska kunna se framfoumlr sig vad

som haumlnde

Dela framgaringngen

Scenarier Dela framgaringngen

27

Checklista foumlr scenarier

Identifiera scenarier foumlr att foumlrsaumlkra dig om att ditt

foumlretag inser det fulla vaumlrdet hos Microsoft 365

Anvaumlnd de sex grundscenarierna som en guide foumlr att

definiera scenarier foumlr din verksamhet

Prioritera dina scenarier foumlr att foumlrstaring vad du boumlr

fokusera paring foumlrst

Definiera dina framgaringngskriterier foumlr att maumlta effekten av

utrullningen av Microsoft 365

Laumlr dig anvaumlnda analysfunktionerna i Office 365 foumlr att

oumlvervaka utrullningen

Uppmuntra teamet att samla in framgaringngshistorier

under utrullningen

Checklista foumlr scenarier

28

MedvetenhetDet aumlr viktigt att planera foumlr kommunikationen innan under och efter utrullningen av Microsoft 365 foumlr att haringlla organisationen engagerad

Skapa medvetenhet via en blandning av e-post affischer taumlvlingar och evenemang som har anpassats till foumlretagets kultur Medvetenheten i organisationen hjaumllper till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring baringde kort och laringng sikt hos anvaumlndarna

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad boumlr finnas med i min kommunikationsplan foumlr Microsoft 365

bull Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan

bull Hur fraumlmjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en laringngsiktig acceptans av Microsoft 365

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 22: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

22

Definiera framgaringngs- kriterierNaumlr du utvecklar dina idealscenarier aumlr det viktigt att ta

fram en formell uppsaumlttning framgaringngskriterier foumlr att maumlta

vilken paringverkan utrullningen av Microsoft 365 har Du maringste

bestaumlmma vad som ska maumltas och hur du ska samla in saringvaumll

kvantitativa som kvalitativa data Anvaumlnd foumlljande steg foumlr att

definiera dina framgaringngskriterier

Identifiera foumlretagets KPIer (Key Performance Indicators)

som kan foumlrbaumlttras om din organisation infoumlr olika

scenarier (till exempel minskade kostnader oumlkad

kundnoumljdhet oumlkat engagemang fraringn anstaumlllda minskad

tid foumlr att behandla en order)

Utvaumlrdera var du befinner dig innan du implementerar

Microsoft 365 Definiera dina KPI-prestandamaringtt

och faststaumlll en startpunkt foumlr anvaumlndarnas aktuella

kunskaper om Microsoft 365

Vaumllj kriterier som hjaumllper dig framhaumlva den

paringverkan Microsoft 365 har paring din organisation foumlr

ledningsgruppen

Scenarier Definiera framgaringngskriterier

Mall foumlr slutanvaumlndarundersoumlkning

Anvaumlnd undersoumlkningsmallen foumlr att maumlta noumljdhet och framsteg jaumlmfoumlrt med ditt prestandamaringtt

httpakamsusersurveys

Tips och trick

Anvaumlnd guiden foumlr maumltning av framgaringng foumlr att utvaumlrdera hur effektiv din lansering av Microsoft 365 har varit och samla in information om framgaringngarna

httpakamsmeasuringsuccess

23

Anvaumlnd SMART- konceptet som hjaumllp

Naumlr du definierar framgaringngskriterier anvaumlnder du SMART-

konceptet foumlr att staumllla upp maringl som ger en houmlg grad av paringverkan

Klara och entydiga ndash besvarar fraringgorna

rdquoVad varfoumlr vem och varrdquo

Specifika

Konkreta ndash visar framstegen tydligt

Maumltbara

Realistiska ndash inte extrema

Acceptabla

Goumlr skillnad foumlr intressenterna

Relevanta

Har ett specifikt maringldatum ndash besvarar fraringgan

rdquoNaumlrrdquo

Tidssatta

Scenarier Anvaumlnd SMART-konceptet som hjaumllp

Framgaringngskriterier Metodkaumllla Maringtt Exempel paring maringl

Oumlkad anvaumlndningEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till anvaumlndarnas acceptans av tekniken

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretag

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utrullningen visar en oumlkning av acceptansen med 10 per maringnad

Utbildningens effektivitetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till utbildningens effektivitet

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback Efterlevnadsutbildning online

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretagNoumljdhet bland anstaumllldaAndelen slutfoumlrda utbildningar

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utbildning visar oumlkad utrullning per maringnadNettoresultatet foumlr anvaumlndarnoumljdhet bland anstaumlllda aumlr oumlver 130 baserat paring den avslutande utbildningsenkaumltenHundraprocentig utbildningsnivaring foumlr efterlevnad avseende foumlretagssaumlkerhet

Minskade driftkostnaderOumlkad acceptans aumlr kopplad till minskad anvaumlndning av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare samt minskade restider och resurstilldelning

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporterEkonomi-bokfoumlringsrapporterSupportavdelningsrapporterRapporter foumlr rese-telefonkostnaderPrestationsmaringtt

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningLjudkonferenser ndash fakturering och anvaumlndningRese-telefonkostnaderSupportsamtal

Efter utrullningen boumlr anvaumlndandet av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare minska med 10 per maringnad

Foumlrbaumlttrad saumlkerhetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till en foumlrbaumlttrad saumlkerhet och efterlevnad

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Aringtkomlighetaringterstaumlllningsmoumljligheter foumlr slutanvaumlndare

Noumljdhet bland anstaumlllda Supportsamtal

Jaumlmfoumlrelse av anvaumlndarnoumljdhet foumlre och efter Minskat antal supportsamtal och minskad tidsaringtgaringng foumlr dataaringterstaumlllning

Oumlkad produktivitetOumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till snabbare kommunikation och beslutsfattande samt kortare tid foumlr att utfoumlra uppgifter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Anvaumlndning av dataklassificering

Tidsaringtgaringng foumlr att slutfoumlra projekt

Antal etiketterade dokument

Tidsaringtgaringngen foumlr att slutfoumlra kundorder minskar med 15 inom 6 maringnader

Foumlrbaumlttrat samarbeteUtoumlkad kommunikation mellan team och platser

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumllldaSparad tid

Team som arbetar paring flera platser rapporterar en baumlttre kontakt med andra teammedlemmar inom tre maringnader efter utrullningen av Skype foumlr foumlretag

Oumlkad noumljdhet bland anstaumllldaFlexibla arbetsvillkor ger oumlkad noumljdhet bland anstaumlllda i form av oumlkat engagemang minskad stress och baumlttre balans mellan arbete och fritid

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumlllda Noumljdheten bland de anstaumlllda oumlkar med 15 inom 6 maringnader

24

Exempel paring framgaringngskriterier

Foumlljande exempel kan hjaumllpa dig utveckla dina framgaringngskriterier

Scenarier Exempel paring framgaringngskriterier

Skype foumlr foumlretag-klienter som anvaumlndsRapport oumlver aktiva anvaumlndare

Aktivitet foumlr Office 365-grupper Inneharingllspaket foumlr utrullning av Office 365

httpsakamso365adoptioncontentpack

25

Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

Administrationsportalen foumlr Office 365 inneharingller rapporter som indikerar aktuella nivaringer foumlr anvaumlndarengagemang vid olika arbetsbelastningar

Notera anvaumlndningen innan lanseringen paringboumlrjas foumlr att kunna bedoumlma effektiviteten hos dina utrullningsaktiviteter

Referera till dessa rapporter foumlr att goumlra jaumlmfoumlrelser med dina framgaringngskriterier och identifiera omraringden daumlr utrullningen kan foumlrbaumlttras

Scenarier Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

26

Kundreferenser aumlr ofta lika vaumlrdefulla som kvantitativa maumltningar

naumlr du visar tidigare framgaringngar med Microsoft 365 Under

hela utrullningen kan du laringta medlemmarna och experterna

i projektteamet hitta exempel som visar paring samarbete och

teamwork mellan olika funktioner och dela dessa via Yammer

Naumlr du delar en beraumlttelse om dina erfarenheter av Microsoft 365

boumlr du ta med foumlljande information

Beraumlttelser om affaumlrsvaumlrde kan enkelt delas internt via en

Microsoft 365-kundreferensgrupp i ditt Yammer-naumltverk Du

kan aumlven dela kundreferenser externt med den stoumlrre Microsoft

365-communityn via communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Tips och trick

Ha kul Det kan vara intressant och engagerande att anordna en taumlvling och generera positiv staumlmning kring Microsoft 365

Foumlrsoumlk bygga upp en grupp med fans

Tid Beraumlttelsen boumlr inledas med en tidsangivelse saring att

maringlgruppen vet naumlr det haumlnde

Personer Beraumlttelsen boumlr inneharinglla namn saring att

maringlgruppen vet vilka som var inblandade

Haumlndelser Beraumlttelsen ska aringterge de haumlndelser som

intraumlffade

Visualisering Maringlgruppen ska kunna se framfoumlr sig vad

som haumlnde

Dela framgaringngen

Scenarier Dela framgaringngen

27

Checklista foumlr scenarier

Identifiera scenarier foumlr att foumlrsaumlkra dig om att ditt

foumlretag inser det fulla vaumlrdet hos Microsoft 365

Anvaumlnd de sex grundscenarierna som en guide foumlr att

definiera scenarier foumlr din verksamhet

Prioritera dina scenarier foumlr att foumlrstaring vad du boumlr

fokusera paring foumlrst

Definiera dina framgaringngskriterier foumlr att maumlta effekten av

utrullningen av Microsoft 365

Laumlr dig anvaumlnda analysfunktionerna i Office 365 foumlr att

oumlvervaka utrullningen

Uppmuntra teamet att samla in framgaringngshistorier

under utrullningen

Checklista foumlr scenarier

28

MedvetenhetDet aumlr viktigt att planera foumlr kommunikationen innan under och efter utrullningen av Microsoft 365 foumlr att haringlla organisationen engagerad

Skapa medvetenhet via en blandning av e-post affischer taumlvlingar och evenemang som har anpassats till foumlretagets kultur Medvetenheten i organisationen hjaumllper till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring baringde kort och laringng sikt hos anvaumlndarna

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad boumlr finnas med i min kommunikationsplan foumlr Microsoft 365

bull Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan

bull Hur fraumlmjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en laringngsiktig acceptans av Microsoft 365

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 23: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

23

Anvaumlnd SMART- konceptet som hjaumllp

Naumlr du definierar framgaringngskriterier anvaumlnder du SMART-

konceptet foumlr att staumllla upp maringl som ger en houmlg grad av paringverkan

Klara och entydiga ndash besvarar fraringgorna

rdquoVad varfoumlr vem och varrdquo

Specifika

Konkreta ndash visar framstegen tydligt

Maumltbara

Realistiska ndash inte extrema

Acceptabla

Goumlr skillnad foumlr intressenterna

Relevanta

Har ett specifikt maringldatum ndash besvarar fraringgan

rdquoNaumlrrdquo

Tidssatta

Scenarier Anvaumlnd SMART-konceptet som hjaumllp

Framgaringngskriterier Metodkaumllla Maringtt Exempel paring maringl

Oumlkad anvaumlndningEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till anvaumlndarnas acceptans av tekniken

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretag

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utrullningen visar en oumlkning av acceptansen med 10 per maringnad

Utbildningens effektivitetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till utbildningens effektivitet

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback Efterlevnadsutbildning online

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretagNoumljdhet bland anstaumllldaAndelen slutfoumlrda utbildningar

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utbildning visar oumlkad utrullning per maringnadNettoresultatet foumlr anvaumlndarnoumljdhet bland anstaumlllda aumlr oumlver 130 baserat paring den avslutande utbildningsenkaumltenHundraprocentig utbildningsnivaring foumlr efterlevnad avseende foumlretagssaumlkerhet

Minskade driftkostnaderOumlkad acceptans aumlr kopplad till minskad anvaumlndning av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare samt minskade restider och resurstilldelning

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporterEkonomi-bokfoumlringsrapporterSupportavdelningsrapporterRapporter foumlr rese-telefonkostnaderPrestationsmaringtt

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningLjudkonferenser ndash fakturering och anvaumlndningRese-telefonkostnaderSupportsamtal

Efter utrullningen boumlr anvaumlndandet av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare minska med 10 per maringnad

Foumlrbaumlttrad saumlkerhetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till en foumlrbaumlttrad saumlkerhet och efterlevnad

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Aringtkomlighetaringterstaumlllningsmoumljligheter foumlr slutanvaumlndare

Noumljdhet bland anstaumlllda Supportsamtal

Jaumlmfoumlrelse av anvaumlndarnoumljdhet foumlre och efter Minskat antal supportsamtal och minskad tidsaringtgaringng foumlr dataaringterstaumlllning

Oumlkad produktivitetOumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till snabbare kommunikation och beslutsfattande samt kortare tid foumlr att utfoumlra uppgifter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Anvaumlndning av dataklassificering

Tidsaringtgaringng foumlr att slutfoumlra projekt

Antal etiketterade dokument

Tidsaringtgaringngen foumlr att slutfoumlra kundorder minskar med 15 inom 6 maringnader

Foumlrbaumlttrat samarbeteUtoumlkad kommunikation mellan team och platser

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumllldaSparad tid

Team som arbetar paring flera platser rapporterar en baumlttre kontakt med andra teammedlemmar inom tre maringnader efter utrullningen av Skype foumlr foumlretag

Oumlkad noumljdhet bland anstaumllldaFlexibla arbetsvillkor ger oumlkad noumljdhet bland anstaumlllda i form av oumlkat engagemang minskad stress och baumlttre balans mellan arbete och fritid

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumlllda Noumljdheten bland de anstaumlllda oumlkar med 15 inom 6 maringnader

24

Exempel paring framgaringngskriterier

Foumlljande exempel kan hjaumllpa dig utveckla dina framgaringngskriterier

Scenarier Exempel paring framgaringngskriterier

Skype foumlr foumlretag-klienter som anvaumlndsRapport oumlver aktiva anvaumlndare

Aktivitet foumlr Office 365-grupper Inneharingllspaket foumlr utrullning av Office 365

httpsakamso365adoptioncontentpack

25

Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

Administrationsportalen foumlr Office 365 inneharingller rapporter som indikerar aktuella nivaringer foumlr anvaumlndarengagemang vid olika arbetsbelastningar

Notera anvaumlndningen innan lanseringen paringboumlrjas foumlr att kunna bedoumlma effektiviteten hos dina utrullningsaktiviteter

Referera till dessa rapporter foumlr att goumlra jaumlmfoumlrelser med dina framgaringngskriterier och identifiera omraringden daumlr utrullningen kan foumlrbaumlttras

Scenarier Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

26

Kundreferenser aumlr ofta lika vaumlrdefulla som kvantitativa maumltningar

naumlr du visar tidigare framgaringngar med Microsoft 365 Under

hela utrullningen kan du laringta medlemmarna och experterna

i projektteamet hitta exempel som visar paring samarbete och

teamwork mellan olika funktioner och dela dessa via Yammer

Naumlr du delar en beraumlttelse om dina erfarenheter av Microsoft 365

boumlr du ta med foumlljande information

Beraumlttelser om affaumlrsvaumlrde kan enkelt delas internt via en

Microsoft 365-kundreferensgrupp i ditt Yammer-naumltverk Du

kan aumlven dela kundreferenser externt med den stoumlrre Microsoft

365-communityn via communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Tips och trick

Ha kul Det kan vara intressant och engagerande att anordna en taumlvling och generera positiv staumlmning kring Microsoft 365

Foumlrsoumlk bygga upp en grupp med fans

Tid Beraumlttelsen boumlr inledas med en tidsangivelse saring att

maringlgruppen vet naumlr det haumlnde

Personer Beraumlttelsen boumlr inneharinglla namn saring att

maringlgruppen vet vilka som var inblandade

Haumlndelser Beraumlttelsen ska aringterge de haumlndelser som

intraumlffade

Visualisering Maringlgruppen ska kunna se framfoumlr sig vad

som haumlnde

Dela framgaringngen

Scenarier Dela framgaringngen

27

Checklista foumlr scenarier

Identifiera scenarier foumlr att foumlrsaumlkra dig om att ditt

foumlretag inser det fulla vaumlrdet hos Microsoft 365

Anvaumlnd de sex grundscenarierna som en guide foumlr att

definiera scenarier foumlr din verksamhet

Prioritera dina scenarier foumlr att foumlrstaring vad du boumlr

fokusera paring foumlrst

Definiera dina framgaringngskriterier foumlr att maumlta effekten av

utrullningen av Microsoft 365

Laumlr dig anvaumlnda analysfunktionerna i Office 365 foumlr att

oumlvervaka utrullningen

Uppmuntra teamet att samla in framgaringngshistorier

under utrullningen

Checklista foumlr scenarier

28

MedvetenhetDet aumlr viktigt att planera foumlr kommunikationen innan under och efter utrullningen av Microsoft 365 foumlr att haringlla organisationen engagerad

Skapa medvetenhet via en blandning av e-post affischer taumlvlingar och evenemang som har anpassats till foumlretagets kultur Medvetenheten i organisationen hjaumllper till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring baringde kort och laringng sikt hos anvaumlndarna

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad boumlr finnas med i min kommunikationsplan foumlr Microsoft 365

bull Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan

bull Hur fraumlmjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en laringngsiktig acceptans av Microsoft 365

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 24: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

Framgaringngskriterier Metodkaumllla Maringtt Exempel paring maringl

Oumlkad anvaumlndningEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till anvaumlndarnas acceptans av tekniken

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretag

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utrullningen visar en oumlkning av acceptansen med 10 per maringnad

Utbildningens effektivitetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till utbildningens effektivitet

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback Efterlevnadsutbildning online

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningSnabbmeddelanden och konferenser i Skype foumlr foumlretagAntal minuter ljud som anvaumlnts i Skype foumlr foumlretagNoumljdhet bland anstaumllldaAndelen slutfoumlrda utbildningar

En jaumlmfoumlrelse av anvaumlndningsrapporter foumlre och efter utbildning visar oumlkad utrullning per maringnadNettoresultatet foumlr anvaumlndarnoumljdhet bland anstaumlllda aumlr oumlver 130 baserat paring den avslutande utbildningsenkaumltenHundraprocentig utbildningsnivaring foumlr efterlevnad avseende foumlretagssaumlkerhet

Minskade driftkostnaderOumlkad acceptans aumlr kopplad till minskad anvaumlndning av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare samt minskade restider och resurstilldelning

KvantitativOffice 365-anvaumlndningsrapporterEkonomi-bokfoumlringsrapporterSupportavdelningsrapporterRapporter foumlr rese-telefonkostnaderPrestationsmaringtt

PostlaringdeanvaumlndningSharePoint-anvaumlndningLjudkonferenser ndash fakturering och anvaumlndningRese-telefonkostnaderSupportsamtal

Efter utrullningen boumlr anvaumlndandet av telefonkonferensprodukter fraringn andra tillverkare minska med 10 per maringnad

Foumlrbaumlttrad saumlkerhetEn oumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till en foumlrbaumlttrad saumlkerhet och efterlevnad

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Aringtkomlighetaringterstaumlllningsmoumljligheter foumlr slutanvaumlndare

Noumljdhet bland anstaumlllda Supportsamtal

Jaumlmfoumlrelse av anvaumlndarnoumljdhet foumlre och efter Minskat antal supportsamtal och minskad tidsaringtgaringng foumlr dataaringterstaumlllning

Oumlkad produktivitetOumlkad anvaumlndning aumlr kopplad till snabbare kommunikation och beslutsfattande samt kortare tid foumlr att utfoumlra uppgifter

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningar Anvaumlndning av dataklassificering

Tidsaringtgaringng foumlr att slutfoumlra projekt

Antal etiketterade dokument

Tidsaringtgaringngen foumlr att slutfoumlra kundorder minskar med 15 inom 6 maringnader

Foumlrbaumlttrat samarbeteUtoumlkad kommunikation mellan team och platser

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumllldaSparad tid

Team som arbetar paring flera platser rapporterar en baumlttre kontakt med andra teammedlemmar inom tre maringnader efter utrullningen av Skype foumlr foumlretag

Oumlkad noumljdhet bland anstaumllldaFlexibla arbetsvillkor ger oumlkad noumljdhet bland anstaumlllda i form av oumlkat engagemang minskad stress och baumlttre balans mellan arbete och fritid

KvalitativSlutanvaumlndarundersoumlkningarYammer-grupper och feedback

Noumljdhet bland anstaumlllda Noumljdheten bland de anstaumlllda oumlkar med 15 inom 6 maringnader

24

Exempel paring framgaringngskriterier

Foumlljande exempel kan hjaumllpa dig utveckla dina framgaringngskriterier

Scenarier Exempel paring framgaringngskriterier

Skype foumlr foumlretag-klienter som anvaumlndsRapport oumlver aktiva anvaumlndare

Aktivitet foumlr Office 365-grupper Inneharingllspaket foumlr utrullning av Office 365

httpsakamso365adoptioncontentpack

25

Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

Administrationsportalen foumlr Office 365 inneharingller rapporter som indikerar aktuella nivaringer foumlr anvaumlndarengagemang vid olika arbetsbelastningar

Notera anvaumlndningen innan lanseringen paringboumlrjas foumlr att kunna bedoumlma effektiviteten hos dina utrullningsaktiviteter

Referera till dessa rapporter foumlr att goumlra jaumlmfoumlrelser med dina framgaringngskriterier och identifiera omraringden daumlr utrullningen kan foumlrbaumlttras

Scenarier Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

26

Kundreferenser aumlr ofta lika vaumlrdefulla som kvantitativa maumltningar

naumlr du visar tidigare framgaringngar med Microsoft 365 Under

hela utrullningen kan du laringta medlemmarna och experterna

i projektteamet hitta exempel som visar paring samarbete och

teamwork mellan olika funktioner och dela dessa via Yammer

Naumlr du delar en beraumlttelse om dina erfarenheter av Microsoft 365

boumlr du ta med foumlljande information

Beraumlttelser om affaumlrsvaumlrde kan enkelt delas internt via en

Microsoft 365-kundreferensgrupp i ditt Yammer-naumltverk Du

kan aumlven dela kundreferenser externt med den stoumlrre Microsoft

365-communityn via communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Tips och trick

Ha kul Det kan vara intressant och engagerande att anordna en taumlvling och generera positiv staumlmning kring Microsoft 365

Foumlrsoumlk bygga upp en grupp med fans

Tid Beraumlttelsen boumlr inledas med en tidsangivelse saring att

maringlgruppen vet naumlr det haumlnde

Personer Beraumlttelsen boumlr inneharinglla namn saring att

maringlgruppen vet vilka som var inblandade

Haumlndelser Beraumlttelsen ska aringterge de haumlndelser som

intraumlffade

Visualisering Maringlgruppen ska kunna se framfoumlr sig vad

som haumlnde

Dela framgaringngen

Scenarier Dela framgaringngen

27

Checklista foumlr scenarier

Identifiera scenarier foumlr att foumlrsaumlkra dig om att ditt

foumlretag inser det fulla vaumlrdet hos Microsoft 365

Anvaumlnd de sex grundscenarierna som en guide foumlr att

definiera scenarier foumlr din verksamhet

Prioritera dina scenarier foumlr att foumlrstaring vad du boumlr

fokusera paring foumlrst

Definiera dina framgaringngskriterier foumlr att maumlta effekten av

utrullningen av Microsoft 365

Laumlr dig anvaumlnda analysfunktionerna i Office 365 foumlr att

oumlvervaka utrullningen

Uppmuntra teamet att samla in framgaringngshistorier

under utrullningen

Checklista foumlr scenarier

28

MedvetenhetDet aumlr viktigt att planera foumlr kommunikationen innan under och efter utrullningen av Microsoft 365 foumlr att haringlla organisationen engagerad

Skapa medvetenhet via en blandning av e-post affischer taumlvlingar och evenemang som har anpassats till foumlretagets kultur Medvetenheten i organisationen hjaumllper till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring baringde kort och laringng sikt hos anvaumlndarna

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad boumlr finnas med i min kommunikationsplan foumlr Microsoft 365

bull Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan

bull Hur fraumlmjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en laringngsiktig acceptans av Microsoft 365

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 25: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

Skype foumlr foumlretag-klienter som anvaumlndsRapport oumlver aktiva anvaumlndare

Aktivitet foumlr Office 365-grupper Inneharingllspaket foumlr utrullning av Office 365

httpsakamso365adoptioncontentpack

25

Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

Administrationsportalen foumlr Office 365 inneharingller rapporter som indikerar aktuella nivaringer foumlr anvaumlndarengagemang vid olika arbetsbelastningar

Notera anvaumlndningen innan lanseringen paringboumlrjas foumlr att kunna bedoumlma effektiviteten hos dina utrullningsaktiviteter

Referera till dessa rapporter foumlr att goumlra jaumlmfoumlrelser med dina framgaringngskriterier och identifiera omraringden daumlr utrullningen kan foumlrbaumlttras

Scenarier Oumlvervaka utrullningen av Office 365 i din organisation

26

Kundreferenser aumlr ofta lika vaumlrdefulla som kvantitativa maumltningar

naumlr du visar tidigare framgaringngar med Microsoft 365 Under

hela utrullningen kan du laringta medlemmarna och experterna

i projektteamet hitta exempel som visar paring samarbete och

teamwork mellan olika funktioner och dela dessa via Yammer

Naumlr du delar en beraumlttelse om dina erfarenheter av Microsoft 365

boumlr du ta med foumlljande information

Beraumlttelser om affaumlrsvaumlrde kan enkelt delas internt via en

Microsoft 365-kundreferensgrupp i ditt Yammer-naumltverk Du

kan aumlven dela kundreferenser externt med den stoumlrre Microsoft

365-communityn via communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Tips och trick

Ha kul Det kan vara intressant och engagerande att anordna en taumlvling och generera positiv staumlmning kring Microsoft 365

Foumlrsoumlk bygga upp en grupp med fans

Tid Beraumlttelsen boumlr inledas med en tidsangivelse saring att

maringlgruppen vet naumlr det haumlnde

Personer Beraumlttelsen boumlr inneharinglla namn saring att

maringlgruppen vet vilka som var inblandade

Haumlndelser Beraumlttelsen ska aringterge de haumlndelser som

intraumlffade

Visualisering Maringlgruppen ska kunna se framfoumlr sig vad

som haumlnde

Dela framgaringngen

Scenarier Dela framgaringngen

27

Checklista foumlr scenarier

Identifiera scenarier foumlr att foumlrsaumlkra dig om att ditt

foumlretag inser det fulla vaumlrdet hos Microsoft 365

Anvaumlnd de sex grundscenarierna som en guide foumlr att

definiera scenarier foumlr din verksamhet

Prioritera dina scenarier foumlr att foumlrstaring vad du boumlr

fokusera paring foumlrst

Definiera dina framgaringngskriterier foumlr att maumlta effekten av

utrullningen av Microsoft 365

Laumlr dig anvaumlnda analysfunktionerna i Office 365 foumlr att

oumlvervaka utrullningen

Uppmuntra teamet att samla in framgaringngshistorier

under utrullningen

Checklista foumlr scenarier

28

MedvetenhetDet aumlr viktigt att planera foumlr kommunikationen innan under och efter utrullningen av Microsoft 365 foumlr att haringlla organisationen engagerad

Skapa medvetenhet via en blandning av e-post affischer taumlvlingar och evenemang som har anpassats till foumlretagets kultur Medvetenheten i organisationen hjaumllper till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring baringde kort och laringng sikt hos anvaumlndarna

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad boumlr finnas med i min kommunikationsplan foumlr Microsoft 365

bull Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan

bull Hur fraumlmjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en laringngsiktig acceptans av Microsoft 365

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 26: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

26

Kundreferenser aumlr ofta lika vaumlrdefulla som kvantitativa maumltningar

naumlr du visar tidigare framgaringngar med Microsoft 365 Under

hela utrullningen kan du laringta medlemmarna och experterna

i projektteamet hitta exempel som visar paring samarbete och

teamwork mellan olika funktioner och dela dessa via Yammer

Naumlr du delar en beraumlttelse om dina erfarenheter av Microsoft 365

boumlr du ta med foumlljande information

Beraumlttelser om affaumlrsvaumlrde kan enkelt delas internt via en

Microsoft 365-kundreferensgrupp i ditt Yammer-naumltverk Du

kan aumlven dela kundreferenser externt med den stoumlrre Microsoft

365-communityn via communityn foumlr att fraumlmja utrullning

httpakamsdriveadoption

Tips och trick

Ha kul Det kan vara intressant och engagerande att anordna en taumlvling och generera positiv staumlmning kring Microsoft 365

Foumlrsoumlk bygga upp en grupp med fans

Tid Beraumlttelsen boumlr inledas med en tidsangivelse saring att

maringlgruppen vet naumlr det haumlnde

Personer Beraumlttelsen boumlr inneharinglla namn saring att

maringlgruppen vet vilka som var inblandade

Haumlndelser Beraumlttelsen ska aringterge de haumlndelser som

intraumlffade

Visualisering Maringlgruppen ska kunna se framfoumlr sig vad

som haumlnde

Dela framgaringngen

Scenarier Dela framgaringngen

27

Checklista foumlr scenarier

Identifiera scenarier foumlr att foumlrsaumlkra dig om att ditt

foumlretag inser det fulla vaumlrdet hos Microsoft 365

Anvaumlnd de sex grundscenarierna som en guide foumlr att

definiera scenarier foumlr din verksamhet

Prioritera dina scenarier foumlr att foumlrstaring vad du boumlr

fokusera paring foumlrst

Definiera dina framgaringngskriterier foumlr att maumlta effekten av

utrullningen av Microsoft 365

Laumlr dig anvaumlnda analysfunktionerna i Office 365 foumlr att

oumlvervaka utrullningen

Uppmuntra teamet att samla in framgaringngshistorier

under utrullningen

Checklista foumlr scenarier

28

MedvetenhetDet aumlr viktigt att planera foumlr kommunikationen innan under och efter utrullningen av Microsoft 365 foumlr att haringlla organisationen engagerad

Skapa medvetenhet via en blandning av e-post affischer taumlvlingar och evenemang som har anpassats till foumlretagets kultur Medvetenheten i organisationen hjaumllper till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring baringde kort och laringng sikt hos anvaumlndarna

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad boumlr finnas med i min kommunikationsplan foumlr Microsoft 365

bull Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan

bull Hur fraumlmjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en laringngsiktig acceptans av Microsoft 365

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 27: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

27

Checklista foumlr scenarier

Identifiera scenarier foumlr att foumlrsaumlkra dig om att ditt

foumlretag inser det fulla vaumlrdet hos Microsoft 365

Anvaumlnd de sex grundscenarierna som en guide foumlr att

definiera scenarier foumlr din verksamhet

Prioritera dina scenarier foumlr att foumlrstaring vad du boumlr

fokusera paring foumlrst

Definiera dina framgaringngskriterier foumlr att maumlta effekten av

utrullningen av Microsoft 365

Laumlr dig anvaumlnda analysfunktionerna i Office 365 foumlr att

oumlvervaka utrullningen

Uppmuntra teamet att samla in framgaringngshistorier

under utrullningen

Checklista foumlr scenarier

28

MedvetenhetDet aumlr viktigt att planera foumlr kommunikationen innan under och efter utrullningen av Microsoft 365 foumlr att haringlla organisationen engagerad

Skapa medvetenhet via en blandning av e-post affischer taumlvlingar och evenemang som har anpassats till foumlretagets kultur Medvetenheten i organisationen hjaumllper till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring baringde kort och laringng sikt hos anvaumlndarna

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad boumlr finnas med i min kommunikationsplan foumlr Microsoft 365

bull Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan

bull Hur fraumlmjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en laringngsiktig acceptans av Microsoft 365

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 28: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

28

MedvetenhetDet aumlr viktigt att planera foumlr kommunikationen innan under och efter utrullningen av Microsoft 365 foumlr att haringlla organisationen engagerad

Skapa medvetenhet via en blandning av e-post affischer taumlvlingar och evenemang som har anpassats till foumlretagets kultur Medvetenheten i organisationen hjaumllper till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring baringde kort och laringng sikt hos anvaumlndarna

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad boumlr finnas med i min kommunikationsplan foumlr Microsoft 365

bull Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan

bull Hur fraumlmjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en laringngsiktig acceptans av Microsoft 365

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 29: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

29

Anvaumlnd en kommunikationsstrategi foumlr att skapa medvetenhet

och intresse Innan tjaumlnsten blir tillgaumlnglig vill du att dina

medarbetare ska vara nyfikna paring dess ankomst och sedan haringller

du intresset uppe saring att de anvaumlnder den efter lanseringen

Se till att inkludera din personal naumlr du sammanstaumlller

informationen eftersom du ska hjaumllpa dem besvara

fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Vaumllj en blandning av aktiviteter som e-post affischer

och fysiska evenemang (kanske bjuda paring muffins) och

placera ut dem laumlngs projektets tidslinje

Planera evenemang daumlr anvaumlndare kan kaumlnna paring

produkterna och staumllla fraringgor

Skraumlddarsy aktiviteterna foumlr att oumlka medvetenheten till

ditt foumlretag och dess kultur

Det finns effektiva saumltt att understryka betydelsen av

den nya tekniken och faring alla att anvaumlnda den laringt en chef

skicka ut ett meddelande som tillkaumlnnager Microsoft

365 genomfoumlr ett lanseringsevenemang och beraumltta om

foumlrdelarna paring ett moumlte daumlr alla deltar

Skapa din kommunikationsplan

Vi behoumlver inte foumlrnya Office 365 Det oumlverlaumlmnar vi aringt Microsoft Varingrt jobb aumlr att rulla ut tekniken saring snabbt vi kan och fokusera paring att anvaumlnda den foumlr att skapa nytta foumlr varingra kunder

ndash Darren Russell Digital Transformation

Laumls merhttpakamsofficeblogsadoption

Director Mott MacDonald

Medvetenhet Skapa din kommunikationsplan

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 30: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

30

Anvaumlnd de grundlaumlggande scenarierna som en startpunkt naumlr du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi

Oumlversaumltt de grundlaumlggande scenarierna till aringtgaumlrder

som loumlser verkliga affaumlrsproblem

Bestaumlm vilka scenarier som passar baumlst foumlr ditt

foumlretag att anvaumlnda i lanseringen av Microsoft 365

Utnyttja de resurser som tillhoumlr varje scenario foumlr

att implementera dina e-postkungoumlrelser och

utbildningsaktiviteter

Aumlgna lite tid aringt att utvaumlrdera dina scenarier och avgoumlra vilka

som passar baumlst foumlr lanseringen i din organisation Dina

scenarier hjaumllper dig att utforma din kommunikationsplan

Utvaumlrdera dina scenarier

Medvetenhet Utvaumlrdera dina scenarier

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 31: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

httpakamsFastTrackProductivityLibrary

Identifiera resurser baserat paring scenarier

31

Varje grundlaumlggande scenario paring FastTrack-

webbplatsen inneharingller mallar foumlr

e-postmeddelanden affischer och reklamblad samt

videor och utbildningsresurser Du kan anpassa

mallarna till din kommunikationsplan

Medvetenhet Identifiera resurser baserat paring scenarier

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 32: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

32

Varje scenario inneharingller anpassningsbara e-postmallar foumlr de typiska

kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen

av Microsoft 365 E-postmeddelandena inneharingller direktlaumlnkar till

utbildningar och resurser som hjaumllper anvaumlndarna att laumlra sig mer om

funktionerna i Microsoft 365 Dessa laumlnkar aumlr framtagna speciellt foumlr varje

scenario De tillgaumlngliga e-postmallarna omfattar

E-postmallar

Dessa e-postmeddelanden finns tillgaumlngliga som Word-dokument

(docx) och Outlook-mallar (oft) Vaumllj vilka mallar du vill anvaumlnda

och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov

genom att anpassa broumldtexten till ditt foumlretags stil laumlgga

till foumlretagets logotyp och fylla i inneharingll Se till att skicka

e-postmeddelanden fraringn ett foumlrbestaumlmt avsaumlndarkonto

(exempelvis fraringn en sponsor i ledningen) till en specifik maringlgrupp

Tips och trick

Sprid budskapet paring fler saumltt aumln med e-post

Skapa foumlrvaumlntningar i dina lokaler infoumlr lanseringen av Microsoft 365 genom att anvaumlnda reklamvideorna och de faumlrdiga

affischerna som en del av kampanjen foumlr oumlkad medvetenhet

httpakamsdrivevalue

Typ av e-post meddelande

Fas Funktion

Nedraumlkning Innan lanseringen Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna goumlra i Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Kungoumlrelse Lansering Anvaumlnd det haumlr meddelandet foumlr att starta lanseringen och instruera nya anvaumlndare hur de goumlr foumlr att komma igaringng med Microsoft 365 Ett e-postmeddelande per scenario

Tips och trick Efter lanseringen Anvaumlnd dessa tips och trick foumlr att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjaumllpa anvaumlndarna bli mer produktiva Tre e-postmeddelanden per scenario

Medvetenhet E-postmallar

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 33: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

Windows 10 Business Introduction Kit

httpsakamswin10businesskit

Nedraumlkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden

httpakamsproductivitylibrary

Affischer broschyrer och tryckt material

httpakamsproductivitylibrary

Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

E-postserier med tips och trick

httpakamsproductivitylibrary

33Medvetenhet Ytterligare resurser foumlr din kommunikationsplan

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 34: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

34

Lanserings- evenemang

Fundera oumlver din maringlsaumlttning med Microsoft 365 Hur

kan lanseringsevenemanget stoumldja dessa maringl och just

den haumlr delen av verksamheten

Fundera oumlver foumlretagets kultur Vilka typer av aktiviteter

fungerar foumlr din ledarstil och dina anstaumlllda

Fundera oumlver tid och resurser Kan du blanda olika

evenemangsaktiviteter och planera naringgot som passar

dina behov och staumlmmer med ditt tidsschema

Fundera oumlver befintliga foumlretagsevenemang Ligger ett

kommande foumlretagsevenemang naumlra utrullningen av

Microsoft 365 Kan lanseringen kanske utgoumlra en del av

detta evenemang

Val av lanseringsevenemang

Resurser och taktik foumlr en effektiv lansering

Vi har sammanstaumlllt naringgra resurser ideacuteer och taktiska tips som

kan hjaumllpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering

Planeringsteamen och experterna baumlr Office

365-T-shirtar som kan bestaumlllas paring

httpswwwco-storecomiw (gaumlller endast kunder i USA)

Banderoller affischer och broschyrer finns i alla lokaler

Demoanlaumlggningar i till exempel matsalenentreacuten

goumlr det moumljligt att visa upp de olika verktygen och

funktionerna i Microsoft 365 och laringta anvaumlndarna testa

systemet

Koumlr engagemangsevenemang online med

moumltessaumlndningar i Skype foumlr teammedlemmar paring andra

kontor

Se till att laumlgga till ett lanseringsevenemang i

kommunikationsplanen foumlr att skapa entusiasm foumlr Microsoft 365

Medvetenhet Lanseringsevenemang

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 35: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

35

Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Arrangera kontinuerliga aktiviteter foumlr medvetenhet och

utbildning som oumlkar acceptansen av Microsoft 365 med tiden

Anvaumlnd e-postmeddelanden med tips och trick foumlr att

foumlrstaumlrka utvecklingen av faumlrdigheter

httpsproductivitylibraryfasttrackmicrosoftcom

Skapa en Yammer-grupp foumlr att fortsaumltta konversationen

om beproumlvade metoder och nya funktioner

Dela framgaringngshistorier om hur dina medarbetare

anvaumlnder Microsoft 365 paring innovativa och effektfulla saumltt

Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter

till exempel informella stormoumlten eller lunchutbildningar

foumlr att stimulera slutanvaumlndarnas engagemang

Skapa utmaningar foumlr anvaumlndarna och genomfoumlr

taumlvlingar daumlr de faringr visa upp de baumlsta saumltten att anvaumlnda

Microsoft 365 foumlr att arbeta paring ett annat saumltt

Tips och trick

Ett bra saumltt att fraumlmja kontinuerligt engagemang aumlr att dela framgaringngshistorier som har samlats in av projektteamet under

utrullningen Mer information om vad som boumlr finnas i din framgaringngshistoria finns under Scenarier paring sidan 26

Medvetenhet Fraumlmja kontinuerligt engagemang

Spela upp reklamvideon foumlr Office 365 paring lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller naumlra hissarna

httpakamsteaservideo

Reklamvideo foumlr Office 365

Fler videofilmer finns paring httpakamsofficevideo

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 36: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

36

Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av

e-postmeddelanden affischer och evenemang foumlr att oumlka

engagemanget infoumlr lanseringen

Ta en ytterligare titt paring scenarierna naumlr du skapar din

kommunikationsplan

Anpassa tillgaumlngliga mallar och resurser efter behov foumlr

att stoumldja lanseringen

Fraumlmja kontinuerligt engagemang genom att laumlgga

till aktiviteter att genomfoumlra efter lanseringen i

kommunikationsplanen

Checklista foumlr medvetenhet

Checklista foumlr medvetenhet

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 37: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

37

UtbildningUtbildning aumlr av stoumlrsta vikt foumlr att ge nya anvaumlndare de kunskaper som kraumlvs foumlr att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen aumlr en noumldvaumlndig del av arbetet foumlr att naring framgaringng

Maringlet foumlr utbildningen maringste vara houmlgre staumlllt aumln att bara visa anvaumlndarna rdquohur man goumlrrdquo foumlr att utfoumlra uppgifter Laringt slutanvaumlndarna faring veta varfoumlr den haumlr foumlraumlndringen sker och vad de vinner paring den Genom att tillhandaharinglla den haumlr informationen till slutanvaumlndarna hjaumllper du till att skapa acceptans foumlr Microsoft 365 paring laringng sikt

EN KORT OumlVERSIKT

bull Vad behoumlver jag taumlnka paring foumlr min organisation naumlr jag sammanstaumlller ett utbildningsprogram

bull Vilka viktiga milstolpar boumlr finnas med i mitt utbildningsprogram

bull Vilka utbildningsresurser finns tillgaumlngliga naumlr jag lanserar Microsoft 365

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 38: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

Utbildning Skapa en utbildningsplan 38

Skapa en utbildnings- plan

Du boumlr fundera oumlver foumlljande naumlr du sammanstaumlller din

utbildningsplan

Det produktivitetssystem du anvaumlnder i dag

Om du anvaumlnder ett produktivitetssystem kan du

behoumlva laumlgga ned extra arbete under utbildningsfasen

eftersom en beteendefoumlraumlndring kraumlvs

Personalens tekniska kunskaper Du maringste veta hur tekniskt orienterad din personal aumlr

naumlr du planerar utbildningsprogrammet Detta hjaumllper

dig avgoumlra hur laumltt de laumlr sig nya saumltt att arbeta paring

Andra initiativ som paringgaringr samtidigt i foumlretaget Det aumlr viktigt att veta vilka andra program som foumlr

naumlrvarande genomfoumlrs i foumlretaget foumlr att saumlkerstaumllla

att din personal inte blir oumlvervaumlldigad och att det inte

uppstaringr naringgon sammanblandning med inlaumlrandet av

nya saumltt att arbeta paring

Det baumlsta saumlttet att genomfoumlra utbildningen

Det aumlr viktigt att foumlrstaring vilken som aumlr den baumlsta

metoden foumlr att genomfoumlra en specifik utbildning

i din organisation vare sig det handlar om

foumlrbrukningsmikroinlaumlrning laumlrarledd undervisning eller

sjaumllvstudier online oumlvervakade eller ooumlvervakade

Ta haumlnsyn till organisationens kultur Alla verksamheter aumlr olika och det saumltt som din

organisation interagerar paring kan vara viktigt foumlr arbetet

med ditt traumlningsprogram

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 39: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

Utbildning Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39

Regelbunden utbildningskalender foumlr repetitionsutbildningar

Avdelningsgenomgaringngar foumlr att dela var anvaumlndarna kan faring

maximal nytta

Drop-in-mottagningar foumlr medarbetare som stoumlter paring

utmaningar

Se till att supportavdelningen kan svara paring fraringgor av typen

rdquoHur goumlr jagrdquo

Det aumlr mycket viktigt att anvaumlnda raumltt utbildningsplan eftersom personalens foumlrstaringelse foumlr Microsoft 365 utvecklas olika snabbt foumlr olika medlemmar eller team Oumlvervaumlg att laumlgga till foumlljande milstolpar i din utbildningsplan

Beredskap hos supportavdelningenSe till att supportavdelningen har tillgaringng till all

information som behoumlvs foumlr att kunna stoumldja din

utbildning

Anvaumlnd den haumlr guiden foumlr att goumlra supportavdelningen

redo att felsoumlka Office 365 och svara paring fraringgor fraringn

anvaumlndarnahttpakamshelpdeskready

Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 40: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

Produktutbildning

Produktbaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att anvaumlnda tjaumlnsterna och apparna effektivt

Tillgaumlnglig online

Artikelstil

httpakamso365producttraining

Smidig storlek

Detaljerat tillvaumlgagaringngssaumltt

Snabbstartsguider foumlr Windows 10Faring tillgaringng till guider och sjaumllvstudiekurser som hjaumllper dina slutanvaumlndare att bekanta sig med de grundlaumlggande och avancerade funktionerna och moumljligheterna i Windows 10 i en affaumlrsmiljouml

httpsakamswin10quickstartguides

Hur goumlr jag i Windows 10 Fem tips om produktivitet

Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjaumllp av appar Start-menyn och mycket mer Foumllj dessa fem tips om att faring mer gjort med Windows 10

httpsakamswindows10productivitytips

Produktivitetsutbildning

Scenariobaserad utbildning som goumlr dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365

Videoutbildning

Scenariobaserat

httpakamsproductivitytraining

Enkel

Anvaumlnder vardagligt spraringk

Utbildning aringtkomst till utbildningsresurser 40

Aringtkomst till utbildningsresurser

Faring tillgaringng till kostnadsfria utbildningsresurser som

hjaumllper dig med lanseringen av Microsoft 365 Du kan

till och med laumlgga till utbildningsresurser foumlr Microsoft

365 paring foumlretagets interna webbplats foumlr utbildning

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 41: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

Fundera oumlver organisationens foumlretagskultur tekniska

kunskaper befintliga system och andra initiativ naumlr du

skapar ditt utbildningsprogram

Laumlgg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram

Foumlrsaumlkra dig om att din supportavdelning aumlr redo att

svara paring slutanvaumlndarnas fraringgor innan under och efter

lanseringen

Utforska de tillgaumlngliga resurserna foumlr att hjaumllpa din

organisation att komma igaringng snabbt

Checklista foumlr utbildning

Checklista foumlr utbildning 41

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 42: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

42

Planera implementera och hantera

Det haumlr avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter din tidiga utrullningsplan genomfoumlrandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter foumlr att skapa grunden foumlr en framgaringngsrik verksamhet Haumlr finns aumlven tidslinjer som hjaumllper dig haringlla tidsschemat innan under och efter lanseringen av Microsoft 365

Kom iharingg att de mest framgaringngsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 av sitt arbete paring maumlnniskorna och endast 20 paring tekniken Det aumlr alltsaring viktigt att fokusera saumlrskilt paring slutanvaumlndarna och deras beteende foumlr att goumlra utrullningen smidig

EN KORT OumlVERSIKT

bull Varfoumlr maringste jag laumlgga tid paring att planera utrullningsaktiviteter

bull Vad aumlr en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgaringngsrik

bull Hur fortsaumltter jag genomfoumlra iterationer foumlr Microsoft 365 foumlr att skapa mer framgaringng

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 43: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

Vanlig strategiFokus paring slutanvaumlndare som en eftertanke Exempelrdquoe-post med en laumlnk till utbildningrdquo

Optimal strategiSlutanvaumlndarnas acceptans aumlr ett arbetsfloumlde som aumlr parallellt och integrerat med utrullningen

Tidslinje foumlr utrullning Tidslinje foumlr utrullning

Utru

llnin

gsre

surs

er

Utru

llnin

gsre

surs

er

Planering och aktiviteter med anvaumlndarfokus

Bana foumlr utrullningPlanering och genomfoumlrande av teknisk utrullning

43

Planera dina utrullnings- aktiviteter Naumlr du planerar din utrullning aumlr det viktigt att du taumlnker

bortom den inledande lanseringen Maringnga organisationer

behandlar slutanvaumlndarnas acceptans som en eftertanke

som om det allmaumlnt antas att ny teknik anvaumlnds automatiskt

om den aumlr tillgaumlnglig Men i staumlllet ska du taumlnka paring det som

en grund du kan bygga paring Maumlnniskor kan goumlra motstaringnd

mot foumlraumlndringar vilket goumlr acceptansen till ett viktigt

steg att planera och initiera parallellt med planeringen av

teknikutrullningen ndash saring kaumlmpa paring

Planera implementera och hantera Planera dina utrullningsaktiviteter

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 44: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

44

Anvaumlnd Office 365-grupper foumlr att planera ditt projekt

och samarbeta i dokument som gaumlller din Microsoft

365-implementering

Anvaumlnd Microsoft Planner foumlr hantering

av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft

365-implementeringsprojekt

Anvaumlnd Yammer foumlr att bygga upp foumlrbereda och

stoumldja din Microsoft 365-expertcommunity

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag foumlr att haringlla onlinemoumlten

med ditt projektteam och skapa moumltesanteckningar i

Microsoft OneNote

Om du anvaumlnder Microsoft 365-appar och -tjaumlnster under

hela planeringen och utfoumlrandet av din utrullning kan det

bidra till dess framgaringng Du boumlr oumlvervaumlga att goumlra detta och

laringta ditt team bekanta sig med tjaumlnsten saring att de kan tala

positivt om den med sina kolleger Haumlr aumlr naringgra exempel

Det har varit ytterst glaumldjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans foumlr att genomfoumlra denna globala omvandling

Vi hade saumlrskilda team som utfoumlrde mycket av planeringen initialt Och Yammer visade sig vara perfekt foumlr att genomfoumlra foumlraumlndringar paring graumlsrotsnivaring teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land Samtal inleddes oumlverallt vilket visade sig vara en fantastisk kanal foumlr slutanvaumlndarsupport

Naumlr utrullningen av Office 365 var genomfoumlrd fraringgade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det haumlr verktyget

ndash Andy Tidd CIO ABB

Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr att planera och genomfoumlra din utrullning

Planera implementera och hantera Anvaumlnda Microsoft 365 foumlr din utrullning

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 45: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

45

Innan lanseringenUnder de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom

att utveckla en kommunikationsplan organisera dina utbildningsfoumlrberedelser och koumlra en tidig utrullningsplan

Ta en titt paring tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen Foumlljande avsnitt guidar

dig under genomfoumlrandet av en tidig utrullningsplan

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 1Kommunikation Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi Foumlrbered material

Utbildning Planera utbildningsprogrammet foumlr slutanvaumlndare

Vecka 2

Kommunikation Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post foumlr att informera mottagarna om vad som aumlr paring garingng skapa foumlrvaumlntningar och oumlka intresset genom att fokusera paring fraringgan rdquoVad vinner jag paring det haumlrrdquo

Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare och skapa en Yammer-grupp foumlr tidiga anvaumlndare Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplan httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Samla in data om anvaumlndarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkaumlt strax innan de som deltar i piloten faringr aktiverade konton och enheter

Support Foumlrbered supportavdelningen paring att hjaumllpa slutanvaumlndarna och foumlrsaumlkra dig om att de kaumlnner till felsoumlkningsguiden foumlr supportavdelningen httpakamshelpdeskready

Vecka 3

Kommunikation Foumlrsaumlkra dig om att Microsoft 365 har en visuell naumlrvaro i alla foumlretagets lokaler med hjaumllp av affischer reklamblad och reklamvideor

Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats foumlr lagring av utbildningsresurser till exempel guider foumlr att komma igaringng samt tips och trick Du kan aumlven dirigera anvaumlndare till Microsofts offentliga utbildningscenter Se Office 365 Learning Center paring httpakamsO365learning

Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen foumlr att faring feedback

Skicka ut en ny enkaumlt efter halva piloten foumlr att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och anvaumlnd resultaten foumlr att goumlra eventuella foumlraumlndringar infoumlr huvudutrullningen

Vecka 4ndash5

Kommunikation Arbeta med intern kommunikation foumlr att skapa anpassade meddelanden paring foumlretagsportalen IT-portalen och andra interna webbplatser efter behov

Dela ut enkaumlter i hela organisationen strax innan de faringr sina konton och enheter paring samma saumltt som ni gjorde med pilotgruppen

Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkaumlt direkt efter pilotperioden foumlr att avgoumlra om du behoumlver goumlra ytterligare foumlraumlndringar i ditt material foumlr utbildning och oumlkad medvetenhet

Planera implementera och hantera Innan lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 46: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

46

Rivstarta ett tidigt utrullnings- program

Du faringr en framgaringngsrik lansering om du startar utrullningen av

Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan foumlr att faring inledande

feedback och sedan utnyttjar intresset naumlr du rullar ut

programmet i hela din organisation

Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomfoumlrs

aumlr det viktigt att oumlvervaumlga att koumlra en tidig utrullningsplan med

en nyckelgrupp av foumlretagsanvaumlndare samt medlemmar av det

IT-team som ska ge support till anvaumlndarna Naumlr du koumlr det

haumlr programmet kan du samla in feedback om anvaumlndarnas

lanseringsupplevelse och faring tidiga framgaringngshistorier som

kan anvaumlndas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din

organisation

En tidig utrullningsplan genererar ocksaring en grupp tidiga

anvaumlndare som blir dina experter och kan stoumldja den bredare

lanseringen Planen ger dig moumljlighet att testa tjaumlnsten med en

betrodd grupp som aumlr mer flexibel om naringgot skulle garing fel

Tips och trick

Naumlr du vaumlljer deltagare i din tidiga utrullningsplan boumlr du generellt vaumllja personer som vill att projektet ska lyckas

Programmets deltagare aumlr viktiga paringverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger

Anvaumlnd den tidiga utrullningsplanen foumlr att loumlsa verkliga problem ndash inte bara foumlr att testa tekniken Uppmuntra planens

deltagare att anvaumlnda Microsoft 365 foumlr de affaumlrsscenarier du har prioriterat Soumlk efter eventuella aumlndringar som behoumlver goumlras

i scenarierna foumlr att realisera de affaumlrsresultat du har definierat som viktiga foumlr din organisations utrullning av Microsoft 365

Planera implementera och hantera Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 47: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

47

Anvaumlndare fraringn foumlretagets olika verksamheter och

avdelningar som helst arbetar tillsammans med ett

projekt eller en affaumlrsprocess

Troliga experter och ledare som blir foumlrespraringkare under

den breda lanseringen i hela organisationen

Anvaumlndare som ofta har det jobbigt med tekniken Det aumlr

viktigt att du foumlrstaringr deras behov och bemoumlter dem under

lanseringen

IT-supportavdelningens medlemmar som ska ge support

till anvaumlndare under lanseringen

Ta inte med foumlretagets VD och houmlgsta ledning Det kan

vara frestande att be ledningen att delta men om den

haringlls utanfoumlr den tidiga utrullningsplanen saring har du

moumljlighet att loumlsa eventuella problem innan de avsloumljas

under utrullningen

Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Valet av raumltt personer som ska delta i pilotgruppen foumlr en tidig

utrullningsplan aumlr nyckeln till att faring vaumlrdefulla insikter som kan

anvaumlndas under lanseringen Anvaumlnd nedanstaringende lista som ett

stoumld foumlr att avgoumlra vilka du ska bjuda in till ditt programmet

Planera implementera och hantera Ta med raumltt intressenter i din tidiga utrullning

Tips och trick

Garing tillbaka till Intressenter paring sidan 10 och laumls vilka

egenskaper en expert behoumlver ha

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 48: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

48

Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affaumlrsscenarierna inklusive grundlaumlggande scenarier FastTrack inneharingller tillgaumlngliga kommunikationsresurser foumlr scenarier och utbildningsresurser Du hittar dem haumlr httpakamsproductivitylibrary

Starta ditt Microsoft 365-expertprogram Informera dina

tilltaumlnkta experter om programmet och boumlrja rekrytera

och foumlrbereda dem foumlr att bli experter

Faring feedback i realtid fraringn deltagare i den tidiga

utrullningsplanen och anpassa den efterfoumlljande

utrullningsplanen till denna feedback Prova att skapa en

Yammer-grupp foumlr programmets deltagare daumlr andra

i programmet kan se den feedback som skickas och

kaumlnner sig uppmuntrade att laumlgga till egna synpunkter

Anvaumlnd Skype foumlr foumlretag och Yammer foumlr att haringlla dig

tillgaumlnglig under kontorstid och kunna emot feedback

svara paring fraringgor och dela tips

Kontakta programmets deltagare proaktivt foumlr att

faring feedback Titta foumlrbi deras skrivbord skicka ett

snabbmeddelande eller ring upp dem Kom iharingg att

programmet inte uppnaringr sin potential om ingen ger

naringgon feedback

Laumls mer i guiden foumlr tidig utrullningsplanGuiden foumlr tidig utrullningsplan inneharingller fler tips och trick foumlr hur du skapar en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

httpsakamsearlyadoptionprogramguide

Gloumlm inte att anvaumlnda e-postmallen foumlr tack foumlr att tacka deltagarna och samla in feedback

httpsakamseapthankyouemail

Planera implementera och hantera Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

Viktiga aringtgaumlrder foumlr en framgaringngsrik tidig utrullningsplan

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 49: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

49

LanseringAtt implementera Microsoft 365-lanseringen oumlver hela din organisation aumlr en viktig haumlndelse Det aumlr nu dags att

realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 6

Kommunikation Genomfoumlr ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang foumlr att skapa intresse bland slutanvaumlndarna Skicka ut ett tillkaumlnnagivande via e-post daumlr du ger anvaumlndarna information om vad som aumlr tillgaumlngligt hur de kommer igaringng och var de kan faring hjaumllp samt hitta resurser

Utbildning Genomfoumlr utbildning av slutanvaumlndare

Planera implementera och hantera Lansering

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 50: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

50

Efter lanseringenNu naumlr du framgaringngsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation aumlr det viktigt att fortsaumltta samverka med

anvaumlndare om deras Microsoft 365-upplevelse Se till att haringlla kontakt tillhandaharingll ytterligare tips och trick och

erbjud fortloumlpande utbildning vid behov Det haumlr avsnittet beskriver hur du kan fortsaumltta fraumlmja utrullningen i din

organisation och haringlla koll paring uppdateringar av tjaumlnster och funktioner

Tidslinje Arbetsfloumlde Beskrivning

Vecka 8ndash12

Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvaumlndarna genom att anvaumlnda e-postmallarna foumlr tips och trick foumlr att uppraumlttharinglla intresset och bredda anvaumlndningen av Microsoft 365

Naumlr utrullningen paring organisationsnivaring har slutfoumlrts skickar du ut en avslutande enkaumlt foumlr att utvaumlrdera slutanvaumlndarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365

Utbildning Skapa serier foumlr kontinuerlig utbildning av slutanvaumlndarna vid behov

Planera implementera och hantera Efter lanseringen

INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 51: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

51

Skapa en utrullningsplan

En utrullningsplan har avgoumlrande betydelse foumlr din utrullning

eftersom den ger dig en oumlversikt oumlver hur du ska uppnaring dina

maringl med Microsoft 365

Saring haumlr skapar du en utrullningsplan

Planera implementera och hantera Skapa en utrullningsplan

01 Logga in paring FastTrack-webbplatsen med

ditt Microsoft 365-organisations-ID

httpsfasttrackmicrosoftcom

04 Vaumllj scenarierna foumlr utrullningsplanen och

klicka paring Spara och fortsaumltt

02 Klick paring Starta en ny plan

03 Slutfoumlr guiden och klicka sedan paring Avsluta

05 Vaumllj tidslinjeinformation foumlr varje scenario och

klicka paring Spara och fortsaumltt

06 Ange intressenterna bland kontakterna

och klicka paring Spara och fortsaumltt

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 52: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

Foumlr oss var det jaumltteviktigt att haumlnga med i foumlraumlndringarna och slippa avbrott i verksamheten Varingrt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt De hjaumllpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten och aumlven med strategier foumlr att laumlgga upp varingra affaumlrsprocesser och affaumlrsfoumlraumlndringar

ndash Omar Bhatti Senior Principal CSC

52

Vi hjaumllper dig via FastTrackFastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partner oumlver hela vaumlrlden en optimal Microsoft 365-upplevelse

Kunder som aumlr Microsoft FastTrack-behoumlriga kan begaumlra att faring hjaumllp med uppstart foumlr att faring anpassad fjaumlrrhjaumllp Varingra FastTrack-tekniker hjaumllper dig planera ditt Microsoft-365-projekt utvaumlrdera din tekniska miljouml ge vaumlgledning angaringende aringtgaumlrder migrera data till Office 365 och tillhandaharingllautrullningstjaumlnster

Kom igaringng i dag

httpfasttrackmicrosoftcom

Vi hjaumllper dig via FastTrack

Migreringstjaumlnster aumlr tillgaumlngliga foumlr kunder med minst 500 behoumlriga licenser

Planera implementera och hantera Vi hjaumllper dig via FastTrack

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 53: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

53

Iterera foumlr fortsatt framgaringng

Fraumlmjandet av utrullning aumlr en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller naumlr du har maumltt vilken paringverkan lanseringen haft Fortsaumltt soumlka efter nya saumltt daumlr Microsoft 365 kan skapa oumlkat affaumlrsvaumlrde och tillgodose de staumlndigt vaumlxlande behoven hos baringde anvaumlndarna och organisationen

Anvaumlnd den information du faringr fraringn

utvaumlrderingsprocessen foumlr att starta extra utbildningar

och undervisa anvaumlndarna om beproumlvade metoder och

kraftfulla Microsoft 365-loumlsningar

Schemalaumlgg ytterligare moumlten foumlr utveckling av

affaumlrsscenarier och loumlsningar med fler avdelningar

i organisationen Haringll sedan utbildningar paring

avdelningsnivaring daumlr du foumlrklarar hur Microsoft 365 kan

skapa framgaringngar foumlr varje enskild verksamhetsgren

Anvaumlnd produktivitetsbiblioteket foumlr att identifiera nya

affaumlrsscenarier som kan oumlka utnyttjandet av Microsoft 365

httpakamsproductivitylibrary

Uppmuntra dina anvaumlndare och experter att utveckla

ideacuteer foumlr hur Microsoft 365 kan ge foumlrbaumlttrade

affaumlrsmetoder och att dela dessa ideacuteer med andra via

engagemangsevenemang communityaktiviteter och

en Yammer-grupp Anvaumlnd de haumlr ideacuteerna foumlr att skapa

ytterligare loumlsningar och starta ytterligare utbildningar

Vi vill att de ska aumllska det haumlr verktyget En viktig del av detta aumlr att inte bara lyssna paring de anstaumlllda utan att aumlven ta emot deras feedback vaumlnda situationen och implementera feedbacken

ndash Jeff Schuman Nationwide

Planera implementera och hantera Iterera foumlr fortsatt framgaringng

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 54: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

54

t

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpsakamsmanagingchangeO365

Hantera foumlraumlndringar i Office 365

Ditt foumlretag och molnet aumlr i konstant roumlrelse Maumlnniskor soumlker

alltid efter nya moumljligheter att arbeta effektivare och molnets

kontinuerligt uppdaterade funktioner moumljliggoumlr detta

Det aumlr baumlst att haringlla ett oumlga paring Public Roadmap och bloggarna

foumlr att upptaumlcka nya tjaumlnstfunktioner och uppdateringar som

du kan ha nytta av

Planera implementera och hantera Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 55: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

httpakamswin10roadmap

Filtrera funktioner efter app tjaumlnster eller plattform foumlr att identifiera vilka funktioner och

uppdateringar du har mest nytta av

55

Public Roadmap

Planera implementera och hantera Public Roadmap

Funktionerna aumlr grupperade efter utvecklingsfaser vilket goumlr att du kan se

kommande uppdateringar aktuella utrullningar och vad som redan aumlr tillgaumlngligt foumlr dina kunder

httpsroadmapofficecom

Haringll ett oumlga paring Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap

foumlr att faring information om nya tjaumlnstuppdateringar som din

organisation kan ha nytta av foumlr att kunna fortsaumltta utnyttja

Microsoft 365 maximalt

Windows 10 Roadmap

Office 365 Roadmap

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 56: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

httpakamswin10blog

56

Bloggar

Bloggen Windows for your Business

Planera implementera och hantera Bloggar

httpblogsofficecom

Office-bloggar

Bli insider och faring tillgaringng till fler resurserGaring med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider foumlr att faring tidig tillgaringng till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna

httpakamswindowsinsider

httpakamswindowsitproinsider

Foumllj bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna

foumlr att haringlla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta

mer effektivt med nya tjaumlnstuppdateringar och funktioner

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 57: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

57

Hantera dina uppda- teringar

Du kan registrera dig foumlr tidiga versioner i administrationscentret foumlr Office

365 saring att din organisation faringr uppdateringar direkt Du kan ocksaring vaumllja att

endast vissa personer ska faring uppdateringarna eller vaumllja att stanna kvar i

det vanliga versionsschemat och faring uppdateringarna senare Laumls mer om

dina alternativ haumlr

httpakamsreleaseoptions

Planera implementera och hantera Hantera dina Office 365-uppdateringar

Windows 10 ger organisationer en helt ny modell foumlr att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandaharinglla uppdateringar foumlr funktioner i form av en kontinuerlig process Den haumlr nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kraumlver ett nytt taumlnkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows

Du kan vaumllja mellan olika tjaumlnstalternativ foumlr Windows foumlr att stoumldja olika behov och anvaumlndarfall i din organisation

Office 365-uppdateringar

Windows 10-uppdateringar

Current Branch (CB) aumlr avsedd foumlr tidiga anvaumlndare IT-team och

andra bredare pilotgrupper Den anvaumlnds foumlr ytterligare validering av

programkompatibilitet och nyligen slaumlppta funktioner

Current Branch for Business (CBB) aumlr avsedd foumlr majoriteten av

anvaumlndarna i en organisation Den goumlr det moumljligt att anvaumlnda

mellanlagrad distribution av nya funktioner oumlver en laumlngre tidsperiod

Long-Term Servicing Branch (LTSB) aumlr avsedd foumlr kritiska eller

specialiserade enheter Den tar inte emot naringgra nya funktioner men

stoumlds med avseende paring saumlkerhet och andra uppdateringar under laringng tid

Anvaumlnd Windows Insider-programmet foumlr att testa och rulla ut

produktionskod och faring tidig insyn i funktioner som kommer att ingaring i

framtida Windows-uppdateringar

httpsinsiderwindowscomen-us

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 58: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Identifiera viktiga intressenter och saumltt samman teamet

Identifiera och rekrytera framgaringngsaumlgare och projektledare

Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen och besaumltt aringterstaringende roller i teamet

Identifiera och prioritera dina scenarier

Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier

Definiera framgaringngskriterier

Definiera framgaringngskriterierKPIer (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamaringtt

Skapa utrullningsplan

Boumlrja sammanstaumllla information om projektet i en utrullningsplan paring httpfasttrackofficecom

Faumlrdigstaumlll din utrullningsplan

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Tidig utrullningsplan

Rekrytera deltagare till programmet Skapa en Yammer-grupp foumlr enkel kommunikation och insamling av feedback

Skicka ut en startenkaumlt till deltagarna Tilldela deltagarna aktiverade konton foumlr att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen

Kontakta programmets deltagare foumlr att faring informell feedback

Skicka ut en avslutande enkaumlt och anvaumlnd inhaumlmtad information foumlr att goumlra foumlraumlndringar i lanseringen

Kommunikation och medvetenhet

Utveckla en kommunikationsplan och en strategi foumlr engagemangsevenemang Ta fram kommunikationsmaterial med hjaumllp av tillgaumlngliga mallar

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Tillkaumlnnage kommande Microsoft 365-lanseringar via foumlretagets intranaumlt Foumlrbered engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

SupportBeredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Staumlrk anvaumlndarengagemanget och fraumlmja utrullning

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

58

Tidslinje foumlr utrullning av Microsoft 365

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 59: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

Arbetsfloumlde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Vecka 6 (maringl foumlr lanseringsdag)

Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12

Skapa ett expertprogram

Identifiera och rekrytera experter

Skapa en Yammer-grupp foumlr att stoumldja dina experter

Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter

Bestaumlm kontinuerliga expertuppgifter

Faumlrdigstaumlll experternas lanseringsaktiviteter

Faring feedback och kundreferenser fraringn experter som anvaumlnds vid lanseringen

Faring feedback fraringn experter och upprepa programmet vid behov

Kommunikation och medvetenhet

Skicka ett nedraumlkningsmeddelande via e-post till anstaumlllda

Saumlkerstaumlll att Microsoft 365 syns i foumlretagets lokaler

Skapa en Yammer-grupp daumlr slutanvaumlndare kan dela framgaringngshistorier om Office 365 Skicka ut en startenkaumlt till slutanvaumlndarna

Skicka ett e-postmeddelande som informerar anvaumlndarna om vad som aumlr tillgaumlngligt Genomfoumlr engagemangsevenemang foumlr lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare Skicka ut en enkaumlt efter lanseringen

Skicka e-post med tips och trick till slutanvaumlndare

UtbildningUtveckla en utbildningsplan foumlr slutanvaumlndare

Utbilda slutanvaumlndare Utbilda slutanvaumlndare Skapa serier foumlr

kontinuerlig utbildning

Support Beredd supportavdelning som stoumlder slutanvaumlndare

Fortsaumltt uppmuntra anvaumlndarengagemang genom att foumlrbereda och genomfoumlra taumlvlingar Uppdatera och underharingll den interna utbildningswebbplatsenDela kundreferenserAnordna daring och daring ytterligare engagemangsevenemang

Hantera och foumlrbered foumlraumlndringar

Oumlvervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna

Kommunicera om och foumlrbered slutanvaumlndarna infoumlr lanseringar av nya funktioner

Maumlt dela framgaringng och upprepa

Samla in och rapportera framgaringngskriterier och KPIer (Key Performance Indicators) foumlr Microsoft 365

Samla in och dela framgaringngshistorier

Rulla ut nya scenarier

59Tidslinjen nedan hjaumllper dig att komma igaringng naumlr du planerar utrullningen av Microsoft 365 Goumlr

noumldvaumlndiga justeringar och skapa en passande tidslinje foumlr din utrullning

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 60: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

Laumls om hur Henkel planerade foumlr framgaringng med Office 365

60

Naumlr ledarna vid Henkel utvaumlrderade foumlretagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna Man bestaumlmde sig foumlr att rdquonu ska det skerdquo och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet Se videon foumlr att faring mer information om hur Henkel planerade en framgaringngsrik lansering av Office 365

httpakamsadoptionexcellence

Henkel lyckad utrullning

Kundreferens

Planera implementera och hantera Kundreferens

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 61: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

61

Anvaumlnd FastTrack foumlr att faring hjaumllp under lanseringen av

Microsoft 365

Skapa en utrullningsplan som hjaumllper dig att naring dina maringl

foumlr Microsoft 365

Konfigurera en tidig utrullningsplan foumlr att faring insikter du

kan aringteranvaumlnda under lanseringen

Anvaumlnd checklistan foumlr att haringllakolla paring tidsschemat

innan under och efter din lansering

Fortsaumltt hantera systemet och foumlrbered dig paring

foumlraumlndringar genom att haringlla koll paring Microsoft Public

Roadmap och bloggarna

Planera implementera och hantera checklistan

Planera implementera och hantera checklistan

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl

Page 62: Microsoft 365 – utrullningsguide för slutanvändare...Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility

httpfasttrackmicrosoftcom

Besoumlk fasttrackmicrosoftcom

httpakamswin10blog

httpblogsofficecom

httpsblogstechnetmicrosoftcomenterprisemobility

Foumllj de senaste nyheterna

httpakamsdriveadoption

httpstechcommunitymicrosoftcom

Garing med i den tekniska communityn

copy 2017 Microsoft Corporation Med ensamraumltt Det haumlr dokumentet tillhandaharinglls rdquoi befintligt skickrdquo Information och aringsikter som uttrycks i dokumentet inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser kan aumlndras utan foumlregaringende meddelande Du staringr foumlr risken vid anvaumlndning

Det haumlr dokumentet ger dig inga immateriella raumlttigheter till naringgon av Microsofts produkter Du kan kopiera och anvaumlnda dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl Du kan aumlndra dokumentet foumlr dina egna interna referensaumlndamaringl