Microfilmagem

nos dias de HOJE . . .

Ontem

e

Microfilmagem Ontém e Hoje:Microfilmagem Ontém e Hoje:1-Histórico2-Procedimentos da Microfilmagem3-Por que utilizar microfilme ?4-Exemplo aplicado, economia.5-Vantagens6-Cuidados Especiais7-Cuidados Especiais, (fotos)8-Tipos Microforma9- Tipos Microforma: Microficha (fotos)10-Tipos Microforma: Microficha11-Tipos Microforma: Filme16 e 35mm.(fotos)12-Tipos Microforma: Filme16 e 35m.

HistóricoHistóricoMicrofilme •Película em que se reproduzem, em tamanho reduzido, documentos, livros, folhetos, fotos, desenhos, revistas, notas fiscais etc...•Unidade do microfilme = fotograma•Emprego da técnica fotográfica criada por, Joseph Nicephore NIEPCE

Microfilmagem•Experiências realizadas há 163 anos,o inglês, John Benjamin DANCER•Registro da Patente ao francês René Prudente Patrice DRAGON, 21/06/1859, chapa molhada .•Nova York, George Eastman, cria a chapa seca e o rolo filme, surge a máquina fotográfica Kodak, 21/06/1898.

Procedimentos da Microfilmagem:Procedimentos da Microfilmagem:

1-Fotografar o documento, livro, revista, objeto, paisagem.

2-Revelar o microfilme.(original PRATA)

4-Arquivar o filme.

5-Consulta do Negativo (pesquisa).

6-Reprodução do Negativo (papel ou digital).

7-Rearquivamento do filme.

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3-Duplicar o microfilme (cópia em DIAZO)

Porque utilizar MicrofilmePorque utilizar Microfilme1-Economia - redução da área física e descarte de originais.

2-Segurança - conflitos, inundações, incêndios, destruição acidental ou intencional, excesso manuseio, inviolabilidade.

3-Arquivo Histórico - preservação e memória.

Filme 16mm.

Filme35mm.

Microficha

Arquivo convencionalVoltar

Filme 16mm

Exemplo aplicado, Exemplo aplicado, economia.economia. Um arquivo metálico de 4 gavetas Um arquivo metálico de 4 gavetas Armazena 10.000 folhas ou 20.000 páginasArmazena 10.000 folhas ou 20.000 páginas Podemos reduzí-lo à 08 rolos de filme 16mm.Podemos reduzí-lo à 08 rolos de filme 16mm. Um Rolo de filme 16mm = 2.500 documentosUm Rolo de filme 16mm = 2.500 documentos Em uma gaveta podemos colocar 64 rolos.Em uma gaveta podemos colocar 64 rolos. Ou seja 160.000 documentos por gaveta.Ou seja 160.000 documentos por gaveta. Mais de 640.000 documentos em um único Mais de 640.000 documentos em um único

arquivo.arquivo.

• Os arquivos de documentos são do mesmo tamanho dos arquivos de microfilme.• 80 arquivos de papel = 01 arquivo de microfilme!• Área de 40 m² pode-se ocupar com 120 arquivos.

•Economia de 90 a 95% espaço físico ! ! !

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Vantagens:Vantagens:1-Duplicação da Informação Original2-Conservação do Documento (valor histórico, sem manuseio)

3-Liberação de Espaço Físico

4-Volume Ocupado

6-Preservação Documental5-Transporte Fácil

7-Reorganização8-Durabilidade

9-Baixo Custo Unitário

10-Mão de Obra Barata

11-Redução Despesas Arquivamento

12-Acesso Rápido à Informação

13-Saúde dos Usuários

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Cuidados Especiais:Cuidados Especiais:1-Preparação dos Documentos para Microfilmar•Fase mais importante do processo.•Correta separação nos lotes agrupados para evitar retrabalhos e aumentonos custos, pois uma nova inserção, requer microfilmar tudo novamente.•Criação da Codificação, já previamente definida.•Capas de rosto para serem microfilmadas, auxiliam na pesquisa.•Nesta fase serão separados documentos considerados raros, tipo pessoas ilustres da sociedade, aquisições e projetos, alguns desenhos, fotos etc...•Documentos sem dobras, amassados e rasgados diminuem custo final.•A definição começa por base cronológica, ano dos documentos•A seguir define-se grupos de acordo c/ características da documentação,fiscal, listas, notas e boletins, material, pessoal, RH, compras, etc...•Pode-se optar por definir pela origem documento ou matéria prima •Outro bom exemplo por ano conclusão de projeto, curso. •Histórico de produto, desde ano implantação até fim de linha ou atual.•Por setores e ano cronológico da empresa.

Cuidados Especiais:Cuidados Especiais:2-Conservação das Microformas•Com cuidados simples e de custo relativamente baixos, aumento da vida útil dos filmes ou microfichas.(acima de 100 anos)•Arquivos metálicos impedem a ação de raios solares e variações de temperatura e umidade.•O equipamento de ar-condicionado, com capacidade adequada, resolve a maioria dos problemas, umidade e temperatura.•Cortinas impedem ação direta de raios solares.•A Sílica Gel auxilia no controle de umidade e pode ser reutilizável.•Medida umidade relativa do ar, através do higrômetro, para controle.•Filmes Diazo, menor que 60% e temperatura 16°C a 22°C.

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Cuidados Especiais:Cuidados Especiais:

Arquivo Microficha e Jaquetas

O Uso de arquivos metálicos é fundamental !

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Podemos utilizar os arquivos metálicos, antigos dos documentos.

Tipos de Microforma:

•Microficha•Jaqueta•Rolo Filme 16mm.•Rolo Filme 35mm.•Cartão Janela 35mm.

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Tipos de Microforma: MicrofichaTipos de Microforma: Microficha

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Com desenhos e códigos

Extratos ou Relatórios

Tipos de Microforma:Microficha•Criada geralmente a partir de informações disponíveis meio magnético.•Utiliza Sistema COM.•Geralmente Documentações fechadas, relatórios, extratos por períodos...•Redução máxima 42x ou máx 48x.•Máximo de 207 fotogramas + 01 de índice.•Várias informações de controle no cabeçalho.•Leitores mais baratos.

Jaqueta•Utilizada para documentações em crescimento, •Ex.:contratos, compra/venda clientes•Gerada a partir do filme 16mm•Redução máxima 21x; 24x; 27x; 29x e 30x•Máximo 60 fotogramas por ficha (05 canaletas).•Cada canaleta pode ser acrescentada fotograma novo ou reordenado•Mesmos Leitores utilizados para Microficha

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Tipos de Microforma:Tipos de Microforma:Filme 16mm. e filme 35mm.Filme 16mm. e filme 35mm.

Filme35mm.

Filme16mm.

Recibos, comprovantes fiscais

Diferentes tamanhos de documentos, A4 ou menores A4.Relatórios, recibos, propostas, contratos.

Folha separação, indica inicio grupo documentos

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Tipos de Microforma:Tipos de Microforma:Filme 16mm.Filme 16mm.

Filme 35mm.

•Menor Custo por fotogramas•Cada Rolo de 30,5 m tem capacidade para 2.450 a 2.500 fotogramas •Um Fotograma pode acomodar mais de um documento, depende tamanho•Maior custo para Leitores Motorizados

•Menor Custo por fotogramas•Cada Rolo de 30,5 m tem capacidade para até 500 fotogramas•Um Fotograma pode acomodar mais de um documento, depende tamanho•Usada Especialmente para Jornais; Periódicos; Plantas Arquitetônicas; Desenhos de Engenharia•Maior custo para Leitores Motorizados

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Equipamentos Periféricos:Equipamentos Periféricos:•Necessário inicialmente:

•Fase 01 - Leitores para pesquisa. Leitor de Microficha(Jaqueta) ou Filme (16/35mm.)

Podendo ser Novo ou Reformado (com Garantia)•Fase 02 - Leitores Copiadores para reprodução em papel.

Com Kit para Microficha (Jaqueta) e ou Filme (16/35mm). Podendo ser Novo ou Usado (com Garantia) - Scanners para microfilmes, podendo digitalizar e enviar para impressora ou para mídia ou ainda via internet.

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Leitores Microfilme:Leitores Microfilme: Para pesquisa e conferência dos microfilmes.

•Leitor para Microficha ou Jaqueta•Equipamento Novo ou Reformado

•Leitor para Rolo Filme 16/35mm.•Manual ou motorizado•Equipamento Novo ou Reformado

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Leitores Copiadores:Leitores Copiadores:

Equipamento Novo:Eyecom PM 10.000/CanonPC60Com Garantia Macrosolution.

Equipamento Reformado:3M Modelo M7540Com Garantia Macrosolution.

Para pesquisar e reproduzir em papel A4 o microfilme.

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