tpl412.weblog.esaunggul.ac.idtpl412.weblog.esaunggul.ac.id/.../uploads/...Partisipatif-Pertemuan-1… · Menyiapkan Kegiatan/Pelatihan Partisipatif Untuk Mendukung Tata Kelola Pemerintahan

Menyiapkan Kegiatan/Pelatihan Partisipatif

Referensi Fasilitator

Local Governance Support Program Local Government Management Systems

Desember 2006

Menyiapkan Kegiatan/Pelatihan Partisipatif Untuk Mendukung Tata Kelola Pemerintahan Yang Baik Buku lain pada Seri Teknologi Pelatihan ini :

1. Mendisain Kegiatan yang Interaktif-Buku Pegangan Fasilitator 2. Fasilitasi yang Efektif-Buku Pegangan Fasilitator 3. Permaianan Kreatif: Untuk Mendukung Kegiatan/Pelatihan Partisipatif: Referensi

Fasilitator Tentang LGSP Local Governance Support Program merupakan program bantuan teknis yang mendukung tata kelola pemerintahan yang baik (Good Governance) di Indonesia pada dua sisi, yaitu pemerintah daerah dan masyarakat. Dukungan kepada pemerintah daerah dimaksudkan agar pemerintah meningkat kompetensinya dalam melaksanakan tugas-tugas pokok kepemerintahan di bidang perencanaan dan penganggaran yang terintegrasi, dan meningkat kemampuannya dalam memberikan pelayanan yang lebih baik, serta mengelola sumber daya. Dukungan kepada DPRD dan organisasi masyarakat adalah untuk memperkuat kapasitas mereka agar dapat melakukan peran-peran perwakilan, pengawasan, dan partisipasi masyarakat dalam proses pengambilan keputusan. LGSP bekerja di 60 lebih kabupaten dan kota di Indonesia, di sembilan propinsi: Nanggroe Aceh Darussalam, Sumatra Utara, Sumatra Barat, Jawa Barat, Banten, Jawa Tengah, Jawa Timur, Sulawesi Selatan dan Papua Barat.

Program LGSP dilaksanakan atas kerjasama Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (BAPPENAS), Departemen Dalam Negeri, Departemen Keuangan, pemerintah daerah dan organiasai masyarakat dalam wilayah propinsi target LGSP. Program LGSP didanai oleh United States Agency for International Development (USAID) dan dilaksanakan oleh RTI Internasional berkolaborasi dengan International City/County Management Association (ICMA), Democracy International (DI), Computer Assisted Development Incorporated (CADI) dan the Indonesia Media Law and Policy Centre (IMLPC). Pelaksanaan Program dimulai pada Tanggal 1 Maret, 2005 dan berakhir Tanggal 30 September, 2009. Informasi lebih lanjut tentang LGSP hubungi: LGSP Telephone: +62 (21) 515 1755 Bursa Efek Jakarta, Gedung 1, lantai 29 Fax:: +62 (21) 515 1752 Jl. Jend. Sudirman, kav. 52-53 Email: [email protected] Jakarta 12190 Website: www.lgsp.or.id Dicetak di Indonesia. Publikasi ini didanai oleh the United States Agency for International Development (USAID). Sebagian atau seluruh isi buku ini, termasuk ilustrasinya, boleh diperbanyak, direproduksi, atau diubah dengan syarat disebarkan secara gratis.

iii

PERMAINAN KREATIF UNTUK KEGIATAN/ PELATIHAN PARTISIPATIF

ABSTRAKSI Modul ini disusun sebagai referensi bagi fasilitator dan penyelenggaran dalam mempersiapkan sampai melaksanakan kegiatan/ pelatihan agar dapat berjalan sesuai dengan kebutuhan para peserta, serta agar pelatihan/kegiatan berjalan lebih partisipatif, interaktif, dan menyenangkan, tanpa meninggalkan tujuan utama kegiatan. Modul ini menyediakan kerangka dasar, variasi teknik dan metode mulai dari bagaimana mengenali calon peserta, membuat assessment, mendesain kegiatan/pelatihan, merancang kegiatan/pelatihan, mengidentifikasi faktor pendukung, sampai mengevaluasi kegiatan/pelatihan. Dengan memahami penjelasan sederhana tentang Konsep, teori dan metodologi dalam referensi ini, diharapkan para fasilitator dan penyelenggara kegiatan mendapat inspirasi untuk mengembangkan kegiatan/pelatihan yang akan diselenggarakan. Untuk itu modul umum ini harus diadaptasi sesuai dengan tema-tema pelatihan yang diselenggarakan oleh LGSP. Modul ini terbagi menjadi 7 bagian besar, yakni:

1. Bagian I: Pengantar Modul 2. Bagian II: Merencanakan Kegiatan/Pelatiha 3. Bagian III: Penjajajakan Kegiatan/Pelatihan 4. Bagian IV: Mendesain Pelatihan 5. Bagian V: Merancang Pelatihan 6. Bagian VI: Mengevaluasi Pelatihan 7. Bagian VII: Lampiran

Modul ini dipersiapkan untuk pengayaan pendekatan dalam kegiatan/pelatihan atau lokakarya dengan fleksibilitas waktu tergantung pada pada kepadatan agenda acara yang disiapkan. Pilihan-pilihan metode dengan perkiraan waktu yang diperlukan dapat digunakan sebagai pertimbangan.

iv


ABSTRACT This guideline book is developed as a facilitator reference and module for preparing until implementing various kinds of activities, training & workshop. It is a general module that providing various inspiring techniques and methods to deliver activities, workshop or training, since knowing participants, activities/training need assessment, how to design activities/training, step by step preparing activities/training, preparing support tools and Activities/training evaluation. The purpose of that approaches is to inspiring every facilitator and event organizer to develop activities/training better. These approaches should adapted into specific themes of LGSP teams when they are providing training or workshop on specific issues. The structure of this module consists of five chapters, these are:

1. Chapter - 1: Module Introduction 2. Chapter - 2: How To Design Activities/Training 3. Chapter - 3: Activities/Training Need Assessment 4. Chapter - 4: Planning Activities/Training 5. Chapter - 5: Activities/Training Development 6. Chapter - 4: Activities/Training Evaluation 7. Chapter - 5: Appendix

This module is made to provide facilitators guidance in designing and implementing training, workshop, and others technical assistance process facilitations in the field. Various examples of games, methodologies, concept, feed back and using a lot of tools suggested to build conducive training for adult and to improve activities/training in the future.

v


DAFTAR ISI HalDAFTAR ISI i

KATA PENGANTAR v

BAGIAN I 1

PENGANTAR MODUL 1

BAGIAN II 4

MERENCANAKAN PELATIHAN 4

A PENDAHULUAN 4

B MENGENALI PESERTA 4

C DURASI 5

D ALAT BANTU & PENGATURAN LOGISTIK 5

E HAMBATAN TERHADAP PELATIHAN 6

F FILOSOFI PELATIHAN 16

G PENDEKATAN PARTISIPATIF 29

H REFLEKSI PROSES 31

BAGIAN III 33

PENJAJAKAN PELATIHAN 33

A KONTEKS-ANALISIS SITUASI 33

B MENGUJI ASUMSI 35

C PENGENALAN TRAINING NEED ASSESSMENT (tna) 39

D ALUR KEGIATAN TNA 42

E IDENTIFIKASI ORGANISASI DAN KOMUNITAS 44

F IDENTIFIKASI KEBUTUHAN PEMBELAJAR 49

G

ANALISIS KEBUTUHAN ORGANISASI-PEMBELAJAR-

KOMUNITAS 54

H ANALISIS KELAYAKAN PELATIHAN 56

I RENCANA AKSI DALAM PELATIHAN 59

J UMPAN BALIK PROSES LATIHAN TNA 63

vi


DAFTAR ISI Hal

K PELAPORAN HASIL TNA 66L CONTOH KASUS PELAKSANAAN TNA 70M PENGANTAR MENYIAPKAN PROPOSAL 76BAGIAN 1V

MENDISAIN PELATIHAN 79A SIKLUS 79B FASILITASI DAN GAYA KOMUNKASI 82C KAPASITAS FASLITATOR 85 1 Fasilitasi dan gaya Komunikasi 85 2 Menyimak 88 3 mengamati 90 4 Seni Bertanya 93 5 Parafrase 96 6 Menguji 97 7 Dialog 100 8 Umpan Balik 103 9 Dinamika Kelompok dan Fasilitasi 109BAGIAN V

MERANCANG PELATIHAN 119A PENGERTIAN STRATEGI 119B MENILAI DAN MENGEMBANGKAN STRATEGI 120C MENGENAL DAN MEMILIH STRATEGI 121D MENENTUKAN STRATEGI 124E MENGEMBANGKAN AGENDA PELATIHAN 126F MERANCANG PERMAINAN 132G GAYA PEMBELAJARAN DAN PERENCANAAN SESI 137H MERUMUSKAN TUJUAN PEMBELAJARAN 143I MERENCANAKAN DAN MENILAI SESI 150J CATATAN FASILITATOR 154K METODE PELATIHAN PARTISIPATIF 156

DAFTAR ISI

Hal K 1 Pengalaman Peserta dalam Menggunakan metode 156

vii


2 Petunjuk untuk Memilih Metode Pelatihan 158

3 Mempraktekkan Metode Pelatihan 161

4 Menggunakan Metode yang tepat 163

5 Perumusan Metode Terpilih 165

L FAKTOR PENDUKUNG PELATIHAN 167

a Pengaturan Tempat Duduk 167

b Media Pelatihan 169

1 Jenis-jenis Media 169

2 Penggunaan Media Pelatihan Partisipatif 169

3 Mempersiapkan Logistik Pelatihan 170

BAGIAN VI

MENGEVALUASI PELATIHAN 172

A PENGALAMAN DALAM MENGEVALUASI 172

B PEMAHAMAN EVALUASI 174

C BEBERAPA CONTOH EVALUASI NON KONVENSIONAL 175

D PANDUAN DALAM MONITORING & EVALUASI (M&E) 176

1 Rasional 176

2 Pengertian dan Tujuan 176

3 Komponen Evaluasi dan Indikator 177

E INSTITUSI PELAKSANA M&E 178

F WAKTU PELAKSANAAN M&E 179

G SUMBER DATA 179

H METODE PENGUMPULAN DATA 179

I PELAKSANAAN M&E

penyusunan rancanan 180

1 Penentuan Fokus dan Tujuan 180

2 Pengembangan komponen dan Indikator 180

DAFTAR ISI

Hal 3 Rancangan Pengumpulan Data & Pengembangan Instrumen 181

4 Penyusunan Rencana Kerja 181

viii


J PELAKSANAAN M&E 181

1 Pengisian Kuesioner 182

2 Penggalian Data & Dokumen 182

K OBSERVASI 183

L WAWANCARA 183

M ANALISIS DATA 183

N PENYUSUNAN LAPORAN 184

O PEMANFAATAN HASIL DAN TINDAK LANJUT 185

BAGIAN VII

LAMPIRAN 186

1 EVALUASI SELAMA PROSES PELATIHAN 188

2 EVALUASI PENYELENGGARAAN PELATIHAN 190

3 MODEL EVALUASI PELATIHAN Donald L Kirkpatrick’s 194

BAGIAN VIII

DAFTAR PUSTAKA 198

ix


Kata Pengantar

Reformasi desentralisasi Indonesia dimulai Tahun 2001 merupakan perwujudan komitmen penduduk Indonesia menuju pemerintahan daerah demokratis dan pembangunan berkelanjutan. Langkah tersebut sekaligus menandai terbukanya kesempatan lebih luas bagi partisipasi warga dalam pemerintahan. Untuk mencapai suatu perubahan inovatif diperlukan tidak hanya antusiasme dan kemauan dari masyarakat dan pemerintah daerah semata. Kapasitas organisasi/individu untuk suatu capaian luar biasa tersebut juga diperlukan Local Governance Support Program (LGSP) merupakan sebuah program bantuan bagi pemerintah Republik Indonesia yang berasal dari United States Agency for International Development (USAID). Program ini dirancang untuk menunjukkan bahwa melalui sistem pemerintahan yang terdesentralisasi masyarakat di daerah dapat mempercepat proses pembangunan yang demokratis dan meningkatkan kinerja serta transparansi pemerintah dalam penyediaan pelayanan umum. LGSP memberikan bantuan teknis bagi masyarakat dan pemerintah daerahnya dengan membantu mereka mencapai tujuan dan prioritas pembangunan dan penyediaan pelayanan secara demokratis. Untuk bantuan teknis kegiatan/pelatihan dalam peningkatan kapasitas organisasi/individu LGSP menggunakan pendekatan dan metode partisipatif. Alat utama yang digunakan LGSP adalah Teknologi Partisipasi (ToP), yaitu sebuah metode fasilitasi tingkat lanjut yang telah dikembangkan berdasarkan pengalaman internasional dan disesuaikan dengan konteks budaya Indonesia. LGSP sudah mengembangkan modul tentang ToP ini. Dalam perkembangannya, ToP bukanlah satu-satunya metode partisipatif yang dapat digunakan untuk mendukung proses pemerintahan yang baik. Untuk itu sebagai kelanjutan dan pengayaan metode ToP maka disusunlah modul ”Menyiapkan kegiatan/Pelatihan partisipatif”. Modul ini selain ditujukan untuk memperkaya penggunaan metode kreatif, juga dimaksudkan sebagai rujukan bagi penyusunan modul teknis lingkup LGSP agar dapat memenuhi kaidah pendidikan orang dewasa, yakni: partisipatif, berdasarkan pengalaman, pragmatis, efektif dan menyenangkan LGSP bermitra dengan pemerintah daerah dan organisasi masyarakat di beberapa provinsi yaitu Nanggroe Aceh Darussalam, Sumatra Utara, Sumatra Barat, Sulawesi Selatan, Jawa Barat, Banten, Jawa Tengah, dan Jawa Timur. Panduan ini disusun berdasarkan pengalaman yang diperoleh LGSP dalam kerjasama yang sedang berlangsung dengan beberapa pemerintah daerah di provinsi tersebut di atas dan sebagai bentuk dukungan bagi prakarsa daerah di masa datang. Melalui panduan ini, diharapkan pemerintah daerah lain dapat memetik manfaat dari prakarsa para mitra LGSP dan menandingi – bahkan mungkin melampaui – pencapaian daerah-daerah tersebut sampai saat ini. April, 2007

Judith Edstrom Chief of Party, USAID-LGSP RTI International

Yoenarsih Nazar Training and Publication Advisor, USAID – LGSP RTI International

TPS-ToF/TRAINING-1/SR-FEB-162007 1


BAGIAN I Pengantar A. Pengembangan Modul

Modul panduan untuk pelatih (Training of Trainer/ToT) ini dikembangkan sebagai langkah awal untuk mendukung kegiatan-kegiatan pelatihan yang dilaksanakan oleh LGSP (Local Governance Support Program), proyek yang didanai oleh USAID untuk mendukung tata pemerintahan yang baik. Modul ini dikembangkan oleh Tim Training & Publications LGSP, bersumber pada pengalaman-pengalaman para spesialis Training & Publications di tim ini dalam mendukung kegiatan-kegiatan LGSP di daerah, serta dari sumber-sumber informasi sekunder. Sampai pada saat disusunnya modul ini, LGSP telah cukup banyak memfasilitasi kegiatan pelatihan maupun Technical Assistance di 7 propinsi dan 57 kabupaten di Indonesia. Penyusunan modul ini menjadi langkah awal untuk sampai pada modul pelatihan yang mencerminkan visi dan karakter LGSP.

B. Tujuan

Modul ini disusun pada awalnya sebagai panduan internal bagi LGSP dalam mendisain dan melaksanakan kegiatan, termasuk dalam menyiapkan modul pelatihan yang lebih spesifik pada tema LGSP, seperti perencanaan partisipatif, penganggaran berbasis kinerja, tema-tema Governance (penguatan legislatif, civil society & media), dan pengelolaan pelayanan publik. Dengan adanya modul ini, diharapkan tim-tim teknis LGSP yang menangani tema-tema tersebut akan terbantu dalam melaksanakan kegiatan, menyiapkan modul pelatihan dan melaksanakan pelatihan yang lebih efektif. Penyempurnaan modul ini akan lebih banyak diwarnai kasus-kasus ataupun pendekatan dalam konteks program LGSP.

Pada tahap selanjutnya, modul ini diharapkan juga akan dapat membantu mitra-mitra LGSP (pemerintah daerah, organisasi masyarakat, pelatih, fasilitator) yang memiliki minat dalam pelatihan. Karena modul ini dirancang dengan pendekatan partisipatif, penggunanyapun diharapkan akan terbiasa dengan metode-metode atau teknik pelatihan yang partisipatif.

C. Untuk Siapa Modul Ini Dibuat?

Modul ini ditujukan kepada mereka yang berfungsi sebagai fasilitator dalam proses–proses penyelenggaraan pemerintahan daerah yang demokratis, baik dalam lingkup lembaga pemerintah daerah, maupun masyarakat sipil, bahkan pengusaha. Berdasarkan pengalaman, sesi-sesi dalam modul ini telah digunakan secara efektif oleh untuk berbagai kelompok sasaran, seperti staf ORNOP, pekerja lapangan, pekerja penyuluhan, staf pemerintah, pengambil keputusan, dan dosen. Namun demikian, sesi-sesi pelatihan dalam modul ini tetap terbuka untuk diadaptasi dan dikembangkan untuk berbagai kelompok sasaran lainnya.

D. Bagaimana Cara Menggunakan Modul Ini?

Modul ini bisa digunakan dengan banyak cara yang berbeda, tergantung dari tipe program pelatihan atau kegiatan yang akan Anda jalankan, tujuan, kelompok sasaran, uang serta waktu yang tersedia. Modul ini bisa Anda gunakan secara intensif selama tiga sampai empat minggu berturut-turut. Selama itu, semua tahap pelatihan yang lengkap bisa dilakukan, seperti tahap penjajagan kebutuhan pelatihan, perancangan serta penerapan di ruang pelatihan. Namun, modul ini juga bisa digunakan sebagian saja, misalnya untuk memperkuat ketrampilan tertentu di kelas yang dilengkapi latihan-latihan lapangan. Anda juga bisa menggunakan modul ini setelah kembali ke lingkungan pekerjaan dan mempraktekkannya dalam pekerjaan sehari-hari. Pilihan-pilihan tersebut juga dilengkapi dengan ide-ide tentang pengembangan alur dan agenda yang disarankan, dengan mempertimbangkan tujuan, kelompok sasaran yang berbeda, serta sumberdaya yang tersedia. Anda tidak perlu membaca

2


modul ini dari awal sampai akhir. Modul ini dirancang untuk menyediakan ide-ide, serta untuk memberi keyakinan tentang apa yang mungkin dilakukan. Modul berisi saran-saran untuk merancang sesi-sesi yang dapat digunakan untuk memandu Anda melalui alur kegiatan tertentu. Rancangan sesi juga dilengkapi dengan latihan-latihan dan hand outs. Meskipun sesi-sesi ditulis dengan cara yang cukup detail, namun ini tidak dimaksudkan sebagai cetak biru yang harus diikuti. Pedoman yang ditampilkan dalam modul ini adalah suatu contoh yang bersifat fleksibel. Karenanya, ketika Anda membaca modul ini bersikaplah kritis dan kreatif. Ada banyak cara untuk menyampaikan informasi yang sama secara efektif. Anda mungkin telah mengenal atau biasa menggunakan beberapa metode lain yang ‘sempurna’ untuk kelompok tertentu yang anda hadapi. Gunakanlah metode itu! Jika pelatihan tidak pas dengan kelompok peserta Anda, berarti pelatihan itu tidak tepat guna dan tidak efektif. Akan sangat efektif bila Anda mengaitkan isi modul ini baik dengan pengalaman dan kepakaran Anda, maupun dengan pengalaman dan kepakaran peserta, agar pelatihan menjadi lebih berarti dan relevan bagi mereka

E. Apa yang Perlu Diperhatikan Ketika Mengadaptasi atau Menerjemahkan Modul Ini?

Petunjuk-petunjuk dan peringatan-peringatan berikut ini didasarkan pada pengalaman memfasilitasi orang lain ketika menerjemahkan dan mengadaptasi modul.

a. Konsep-konsep yang Berhubungan Dengan Kebudayaan Spesifik Anda akan menghadapi tantangan yang sebenarnya saat mengadaptasi konsep-konsep yang berhubungan dengan kebudayaan spesifik. Sebagai pelatih yang ingin mendorong terjadinya perubahan, maka biasanya pelatih akan menantang pemikiran hitam putih dan mempengaruhi perilaku peserta. Namun jangan sampai tantangan yang Anda berikan kepada peserta membuat peserta meninggalkan pelatihan. Jadi, sebagai pelatih, Anda betul-betul harus menjaga situasi agar tetap seimbang. Dalam banyak pelatihan, peserta seringkali mempertanyakan konsepsi mengenai nilai-nilai yang disebut dengan model, ide atau teknik-teknik barat dalam konteks Indonesia. Sering dijumpai ungkapan seperti “Konsep yang berasal dari barat tidak sesuai diterapkan di sini.” Namun yang perlu diingat adalah bahwa kebanyakan negara-negara Asia sejak dulu telah mengadopsi satu model pendidikan dan pelatihan dari barat yang didasarkan pada metode kuliah. Banyak filsafat ‘kuno’ (seperti Buddhisme dan Konghucu) yang pernah berkembang di Asia, juga mengikuti prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa seperti yang digunakan dalam modul ini. Konsep pembelajaran yang biasanya dipertanyakan oleh peserta misalnya prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa, peran tertentu pelatih yang seperti penantang, pembelajaran melalui keterbukaan dan umpan balik konstruktif, dan energizers serta permainan.

b. Bagian-bagian yang Berhubungan Dengan Negara/Konteks Spesifikasi Bagian tertentu dari modul ini, seperti bahan-bahan atau metode-metode, harus diadaptasi dengan situasi di daerah masing-masing yang khas. Hal ini penting agar peserta pelatihan bisa langsung mengkaitkan pengalamannya dengan konteks pelatihan. Contoh bagian-bagian yang harus diadaptasi adalah studi kasus, norma kelompok, dan energizers termasuk kontak badan (tergantung pada kebudayaan dan jender), dll.

c. Istilah Pelatihan yang Spesifik Istilah pelatihan dalam modul ini telah dipilih dengan hati-hati dan konsisten dengan mempertimbangkan filosofi pelatihan yang bersifat partisipatif serta mempertimbangkan pembelajaran dari pengalaman. Pertimbangan itu diperlukan untuk menghindari perbedaan konsep yang muncul dari istilah yang biasa digunakan pada pelatihan konvensional. Karenanya modul ini tidak menggunakan istilah-istilah konvensional meskipun istilah-istilah tersebut lebih dikenal dengan baik, karena istilah-istilah tersebut berpotensi mengandung konotasi yang salah, umpamanya penggunaan kata murid (pembelajar), guru (fasilitator/trainer), mengajar (memandu/memfasilitasi), dan kata-kata lain yang pengertian ketidaksetaraan



d. Istilah Inggris yang Spesifik Istilah tertentu atau kata-kata yang dipergunakan dalam modul ini mungkin tidak ada dalam bahasa Indonesia. Ada beberapa pilihan untuk menggunakan istilah asing tersebut:

• Cari padanan katanya dalam bahasa Indonesia dengan pengertian yang paling dekat dengan pengertian aslinya.

• Buat kata baru dalam bahasa Indonesia dan jelaskan artinya. • Pergunakan istilah Inggris aslinya tetapi jelaskan artinya dalam bahasa Indonesia. Mungkin

Anda harus memilih pilihan mana yang terbaik berdasarkan kasus ke kasus. Contohnya: icebreakers, warm-up (pemanasan), fish bowl (akuarium), snowballing (membola salju), parafrase.

e. Susunan modul Modul ini disusun menjadi 7 bagian utama. Setiap bagian menyediakan sejumlah sesi pelatihan dengan topik tertentu. Meskipun setiap bagian mengikuti satu alur logis tertentu, tidak berarti Anda harus mengikuti alur ini dari awal sampai akhir. Sesi-sesi dalam setiap bagian juga mengikuti satu alur logis. Meskipun begitu, kebanyakan sesi-sesi dalam setiap bagian bisa digunakan secara terpisah, sesuai dengan tujuan dan kelompok sasaran pelatihan. Banyak rencana sesi juga berisi contoh berupa latihan, studi kasus, permainan, transparansi dan hand outs. Contoh-contoh tersebut boleh diadaptasi atau diganti agar menjadi lebih tepat untuk situasi pelatihan.

4


BAGIAN II MERENCANAKAN PELATIHANontoh Beberapa Skenario Pelatihan Yang Berbeda Bagai Mana Menyiapkan Pengaturan Logistik A. PENDAHULUAN Suatu pelatihan bisa memiliki banyak fokus yang berbeda, tergantung pada kebutuhan spesifik lembaga dan peserta. Dalam bagian ini akan dikemukakan beberapa ide mengenai cara merancang program pelatihan Anda dengan mempertimbangkan hal-hal tersebut. B. Mengenali Peserta

Adapatasi untuk kelompok-kelompok yang berbeda

Setiap kelompok pelatih yang berbeda tentunya membutuhkan tipe pelatihan yang berbeda pula, sehingga tujuan pelatihannya juga berbeda Semakin jelas pemahaman Anda mengenai fokus program pelatihan dan tujuannya yang realistis maka semakin jelas bagi peserta mengenai apa yang harus mereka pelajari. Beberapa kelompok pelatih hanya tertarik dalam mengembangkan ketrampilan pelatihan praktis mereka, sementara yang lain mungkin perlu untuk mengembangkan jangkauan ketrampilan yang lebih luas mulai dari penjajagan kebutuhan pelatihan sampai ke evaluasi pelatihan. Pelatihan dengan metode kunjungan lapang mungkin sesuai untuk personal yang relatif senior yang mungkin tidak menggunakan ketrampilan pelatihan partisipatif dalam pekerjaan mereka. Namun diharapkan mereka dapat memahami konsep dan tujuan pelatihan partisipatif sehingga mereka bisa terdorong untuk menggunakannya.

Beberapa tipe kelompok sasaran yang bisa dibedakan:

• pengambil keputusan atau perancang pelatihan yang tidak melatih diri mereka sendiri; • pelatih-pelatih dengan tanggung jawab atau kebebasan untuk merancang atau mengadaptasi

program program pelatihan; • pelatih-pelatih tanpa mandat atau kebebasan untuk merancang atau bahkan mengadaptasi

program-program pelatihan.

Dampak dari kegiatan pelatihan Anda akan bergantung terutama pada konteks kelembagaan dimana peserta berasal. Pendekatan perancangan pelatihan dari bawah ke atas yang diikuti modul ini mungkin bertentangan dengan kebudayaan dan struktur organisasi (pelatihan) dari peserta Anda. Contohnya, jika peserta bekerja untuk lembaga pelatihan pemerintah yang mengatur kurikulum secara ketat pada tingkat pusat, maka apa perlunya melakukan satu penjajagan kebutuhan pelatihan pada tingkat lokal? Masalah yang tetap ada adalah bahwa satu program pelatihan pelatih agak sulit untuk merubah suatu lembaga pelatihan birokratis top-down yang konvensional menjadi suatu organisasi pelatihan strategis yang lebih berpusat pada pembelajar. 2 Karenanya, hambatan kelembagaan harus dipertimbangkan ketika memilih peserta, dan ketika merencanakan dan melaksanakan program pelatihan. Kalau tidak dipertimbangkan mungkin tugas pelatihan Anda akan menjadi lebih sulit. Sebelum pelatihan apa pun dimulai, langkah yang terpenting bagi Anda adalah memahami kebutuhan lembaga-lembaga dan individu-individu yang relevan, dan hambatan-hambatan yang ada dalam setting lembaga tersebut. Meskipun mungkin lebih menarik untuk menggunakan satu cetak biru program pelatihan, tapi cetak biru kurang sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan spesifik dari satu lembaga baru atau kelompok peserta. Cara terbaik untuk mengadaptasi dan menyesuaikan pelatihan Anda adalah dengan menemukan sebanyak mungkin hal dalam konteks kelembagaan yang sebelumnya sudah dipahami. Satu penjajagan kebutuhan pelatihan secara lengkap dari satu organisasi adalah suatu proses elaborasi dan berada di luar lingkup pengantar ini.



C. Durasi

Rancangan kurikulum pelatihan bisa berbeda, tergantung pada fokus, tujuan dan kelompok sasaran. Setiap kurikulum harus dirancang dengan hati-hati dan satu pendekatan yang berbeda dalam persiapan dan tindak lanjut. Bagian terbesar akan tergantung pada waktu Anda yang tersedia. Contoh skenario pelatihan yang menggambarkan agenda untuk tiga hari, satu minggu, sepuluh hari, dua minggu dan empat bulan, ditunjukkan di bawah ini. Hal tersebut hanya dimaksudkan sebagai contoh dan bukan sebagai cetak biru, yang harus Anda adaptasi dengan keadaan Anda sendiri.

Lamanya Tipe pelatihan Fokus utama Kelompok sasaran

3 hari Modul ToT terintegrasi dg pelatihan tetap

Ketrampilan pelatihan/ fasilitasi

(calon) pelatih atau fasilitator

1 minggu Kursus dlm ruangan kelas

Pelaksanaan pelatihan dan fasilitasi

(calon) pelatih atau fasilitator

2 minggu Lokakarya termasuk kerja lapangan

Penjajakan kebutuhan pelatihan

Orang-orang deg mandat untuk menjajaki kebutuhan pelatihan

2 minggu Kursus dlm ruang kelas Perancangan pelatihan Pelatih dg mandat untuk merancang

4 bulan Program pelatihan termasuk 2 lokakarya dan pekerjaan rumah

Penjajakan kebutuhan pelatihan, perancangan pelatihan dan fasilitasi

Pelatih dg mandat untuk merancang program pelatihan sendiri

Tipe-tipe pelatihan tersebut masing-masing tidak bersifat eksklusif. Yang tersebut bisa digunakan dalam urutan sebagai bagian dari satu strategi pelatihan umum.

D. Alat Bantu Dan Pengaturan Logistik

Tanpa kecuali, pelatih-pelatih di Asia adalah tuan rumah yang luar biasa dan bahkan detail-detail logistik yang paling kecil disiapkan dengan baik. Hal ini disebabkan tidak berurusan dengan kue-kue kecil dan kopi tetapi dengan beberapa pengaturan logistik yang memerlukan perhatian khusus selama menjalankan suatu kegiatan pelatihan partisipatif.

• Pemilihan Tempat Pelatihan

Kita perlu memahami keperluan dasar logistik agar pelatihan bisa berjalan lebih mulus dan lebih menyenangkan bagi Anda dan peserta, meskipun pelatihan partisipatif bisa dilaksanakan di hampir semua tempat. Hal yang terpenting mungkin adalah fleksibilitas. Karena peserta akan secara teratur bergerak maka Anda akan memerlukan satu ruangan yang cukup lega dan perabotan yang mudah dipindahkan, seperti meja dan kursi.

• Alat bantu (Buat Daftar Periksa)

Untuk satu kursus pelatihan yang didasarkan pada kuliah Anda hanya akan memerlukan satu overhead projector dengan transparansi. Meskipun demikian untuk sesi-sesi seperti yang dijelaskan dalam modul ini, Anda akan memerlukan bahan-bahan lain terutama banyak kertas flipchart, spidol, selotip dan post-its atau kartu-kartu.

• Dokumentasi Pelatihan

Dokumentasi proses Satu kegiatan pelatihan tidak pernah berhasil pada saat pertama Anda menjalankannya. Cara yang terbaik untuk memperbaikinya adalah dengan secara teratur menyimpan catatan mengenai apa yang sedang terjadi. Anda bisa melakukannya selama istirahat dan jam-jam malam hari atau meminta seseorang (lebih baik ko-pelatih Anda) untuk

6


melakukannya. Hal yang penting adalah bahwa dokumentasi ini selesai secepat mungkin karena ide-ide terbaik terbentuk pada saat kejadian.

• Dokumentasi keluaran Semua curah pendapat, sharing, umpan balik harian dan latihan-latihan yang lain yang dilakukan dalam kelompok kerja yang kecil akan menghasilkan banyak keluaran yang berharga yang mungkin paling ingin dibawa peserta pulang. Mengetik semua flipcharts adalah pekerjaan yang memakan waktu. Meskipun demikian hal ini adalah satu aspek yang penting dari pelatihan partisipatif. Kedua tipe dokumentasi tersebut dapat dilakukan dengan dengan cara yang berbeda dan oleh orang-orang yang berbeda. Namun demikian adalah hal yang penting untuk memikirkan tentang apa dan bagaimana Anda mendokumentasikan sesuatu, dan siapa yang bisa melakukannya dan menyiapkannya secara bersamaan.

E. Hambatan Terhadap Pelatihan

Anda hanya bisa menjadi seorang pelatih para pelatih yang efektif sepanjang Anda mempraktekkan apa yang Anda latihkan. Peserta Anda mungkin akan menyimak apa yang Anda katakan. Meskipun demikian, mereka akan bertambah yakin terhadap semua ide-ide dan teknik-teknik pelatihan yang baru yang Anda perkenalkan hanya jika Anda mempraktekkan dan menggunakannya sepanjang kegiatan pelatihan.

a. Jadilah seorang model peran:

selama merancang suatu pelatihan dengan mengembangkan satu catatan informasi, agenda pelatih, tujuan-tujuan yang tepat, dan rencana-rencana sesi, yang semuanya didasarkan pada pembelajaran orang dewasa dan pelatihan partisipatif. selama menerapkan suatu pelatihan dengan menjadi seorang pelatih partisipatif yang tidak hanya mengatakannya tetapi menggunakan semua metode pelatihan partisipatif dan teknik-teknik fasilitasi yang mungkin.

b. Menggunakan Kesalahan-kesalahan Sebagai Kesempatan Pembelajaran

Semua informasi ini bisa membuat Anda menjadi sangat gugup sebagai seorang pelatih. Ini mungkin akan memberi Anda kesan bahwa segala sesuatunya harus sempurna dan bahwa Anda tidak diijinkan untuk membuat kesalahan. Jangan takut. Bahkan pelatih yang paling berpengalaman pun bisa melakukan kesalahan dan menghadapi momen-momen sulit. Konteks pelatihan pelatih menyediakan bagi Anda kemungkinan yang luar biasa untuk merubah situasi tersebut menjadi kesempatan. Kesalahan-kesalahan adalah kesempatan pembelajaran yang luar biasa tidak hanya untuk Anda, tetapi juga untuk peserta sepanjang Anda berbagi dengan mereka secara terbuka dan tidak berusaha untuk menutupinya.

Bahkan dalam keadaan yang terbaik sekalipun, masalah-masalah tertentu dapat timbul. Sebagai fasilitator, jika anda menyadari masalah yang timbul dan sudah siap menghadapinya, biasanya anda akan dapat mencegahnya agar tidak terjadi di dalam sesi.

Ada banyak hal yang dapat dilakukan jika anda mengetahui adanya masalah. Pertama, tidak berbuat apa-apa. Tidak selalu memungkinkan atau perlu bagi fasilitator untuk mengobati setiap penyakit ringan yang diderita dalam proses pelatihan. Anda dapat memutuskan apakah suatu masalah tertentu serius atau tidak dan jika dibiarkan akan hilang sendiri atau harus ditanggulangi oleh peserta pelatihan.

Namun, jika anda menilai bahwa sebuah keadaan mengancam, maka anda dapat memutuskan untuk mengambil beberapa tindakan. Dengan bijaksana menanggulangi masalah itu sendiri kadang-kadang adalah jawaban yang tepat. Anda dapat melakukannya dengan beberapa cara:

• Mengajak individu-individu yang terkait untuk diskusi pribadi, • Mengubah gaya fasilitasi anda, atau



• Mengubah agendanya • Pada kesempatan lain, mungkin paling baik adalah melibatkan seluruh peserta pelatihan

untuk menanggulangi masalah bersama-sama Seringkali anda dapat membuat mereka melakukannya dengan menjelaskan bagaimana anda menanggulangi situasi ini dan / atau meminta anggota lain menjelaskan persepsi mereka. Jika tidak seorangpun yang memberikan pemecahan, anda dapat meminta saran-saran dari mereka, atau anda mengajukan saran-saran anda. Kadang-kadang membuat peserta menyadari suatu masalah (misalnya diskusi yang keluar jalur) sudah cukup untuk membuat masalah terkontrol. Jangan membiarkan masalah-masalah tersebut membuat anda takut. Sangat jarang sebuah pelatihan dapat berlangsung dengan sangat sempurna, disamping itu, masalah tidak selalu merupakan indikator fasilitasi yang buruk dari pihak anda. Tugas fasilitator adalah untuk berhati-hati menghadapi masalah dan membantu peserta mengontrolnya. Di bawah ini adalah beberapa uraian tentang kesulitan-kesulitan klasik dan beberapa saran cara menanggulanginya.

c. Beberapa contoh hambatan dalam pelatihan

1. Peserta Tidak Berpartisipasi atau Tampak Bosan Situasi pertama: Satu atau dua orang (sebuah kelompok kecil) sudah nyata tidak bersemangat dalam diskusi, karena bosan, walaupun secara umum, kelompoknya berfungsi dengan baik. • Cobalah tetapkan sendiri, apakah sikap ini mengganggu kelompoknya. (Apakah sikapnya

diam-diam atau secara terbuka mengganggu yang lain?) Jika sikap ini merusak suasana pelatihan, mungkin hal ini mengindikasikan suatu perasaan ketidakpuasan yang tidak dapat diungkapkannya secara lisan. Salah satu cara menangani hal ini adalah dengan menanyakan pada yang bersangkutan apakah ada pendapat yang ingin disampaikannya. Dengan cara ini anda memberi kesempatan kepadanya untuk mengungkapkan kritikan yang berkaitan dengan sikapnya itu, dan memberikan kesempatan bagi peserta untuk menangani masalahnya. Cara ini berpotensi untuk menimbulkan bahaya. Pertama, orang tersebut mungkin merasa terancam sendiri, walaupun sikapnyalah yang menarik perhatian. Bahaya lainnya adalah bahwa peserta yang lain dapat menjadi terpaku hanya mendiskusikan kebutuhan atau masalah satu orang, yang mungkin tidak ada hubungannya dengan tujuan pertemuan. Anda harus berusaha membaca situasi sebelum memutuskan apakah masalah ini harus ditangani secara terbuka oleh peserta.

• Jika tidak timbul gangguan, dan jika semua usaha sudah dilakukan untuk mengikutkan yang bersangkutan di dalam kegiatan kelompok, ternyata tidak efektif, maka biasanya paling baik menunggu sampai jam istirahat dan menanyakan kepada yang bersangkutan secara pribadi apakah ia bosan atau tidak puas dengan pertemuan ini. Usahakan melakukan hal ini secara baik-baik, bersahabat, bersikap prihatin, bukan seperti guru yang memanggil murid yang bersalah pada akhir sebuah mata pelajaran. Cara ini biasanya (walaupun tidak selamanya) kurang mengancam dan lebih cenderung mengungkapkan jawaban yang jujur. Hal ini dapat pula menghindarkan terbuangnya waktu dengan percuma di dalam suatu sesi pelatihan. Biasanya jawabannya sederhana saja, "Saya kurang siap untuk mengikuti pertemuan hari ini. Ada banyak hal yang sedang saya pikirkan". Anda harus menghargai jawaban semacam ini. Bukanlah tugas fasilitator untuk memaksakan setiap orang agar tertarik dan aktif di dalam pelatihan jika ada faktor-faktor luar yang menghalanginya. Namun, jika masalahnya berkaitan dengan tujuan atau proses pelatihan, maka fasilitator dapat membahasnya bersama peserta lainnya (mungkin dengan mendorong yang bersangkutan untuk mengungkapkan masalahnya).

Situasi Kedua: Seluruh peserta, atau sejumlah besar peserta pelatihan, bosan atau tidak bersedia untuk berpartisipasi.

8


• Coba tinjau kembali tujuan dan harapan pelatihan yang ditetapkan pada awal pelatihan atau awal sesi. Mungkin mereka merasa bahwa apa yang sedang terjadi tidak relevan dengan apa yang mereka prihatinkan.

• Kelanjutan diskusi menjadi terlalu abstrak. Mungkin ini saatnya untuk melakukan suatu latihan khusus atau permainan peran yang akan membawa kelompok kembali ke rel dan mendorong beberapa pengungkapan atau partisipasi.

• Peserta mungkin merasa bahwa sesi tersebut mengambang, bahwa tidak ada gerakan yang nyata menuju ke tujuan pelatihan. Penting untuk memberikan suatu bentuk struktur. Inilah saat ini dimana agenda atau jadwal tidak harus mengikat. Anda harus sering-sering merujuk pada hal ini selama pelatihan baik sebagai cara untuk mengingatkan peserta pelatihan tentang kemajuan yang dicapai dan sebagai cara untuk memberikan kelonggaran dalam mengubah jadwal jika perasaan sudah berubah.

• Mungkin saatnya untuk istirahat. Perhatian peserta hanya dapat diharapkan selama dua jam, paling tinggi. Jika orang lelah, lapar, atau secara fisik kurang enak duduk terlalu lama, maka partisipasi akan menurun dengan cepat.

• Memasukkan humor atau sesuatu yang tidak disangka-sangka ke dalam diskusi adalah cara yang bersifat sementara untuk menarik perhatian peserta pelatihan. Gunakanlah untuk menarik perhatian tentang apa saja yang anda duga sebagai masalah yang akan timbul.

• Fasilitator mungkin berada pada level pembahasan yang terlalu kompleks atau terlalu sederhana.

• Peserta mungkin takut atau terintimidasi oleh fasilitator atau orang lain di dalam pelatihan (misalnya orang yang bersifat dominan).

Mengajukan pertanyaan kepada seluruh peserta dalam kasus yang pertama, atau meminta orang lain untuk memberikan tanggapan pada kasus yang kedua, dapat menanggulangi hambatan dan melancarkan kembali diskusi. Anda harus hati-hati untuk tidak menanggapi semua yang diungkapkan, atau membiarkan satu orang lain untuk melakukannya.

2. Orang / Peserta Menyerang Fasilitator

• Jika fasilitator belum meletakkan dirinya sebagai "Pemandu dan Penggerak Proses Interaksi Belajar" pada awal pelatihan, dan fasilitator sudah memperjelas bahwa seluruh peserta pelatihan memikul tanggung jawab atas apapun yang terjadi, maka tidak mungkin ada upaya peserta untuk "mengalahkan atau menyerang" fasilitator. Dengan memperjelas peran fasilitator sejak awal pelatihan, maka hal ini akan memberikan suatu awal yang dapat dipergunakan sebagai rujukan kembali jika peserta lupa mengapa mereka berkumpul.

• Namun demikian, peserta pelatihan dapat saja menyerang fasilitator karena berbagai alasan, yang paling umum adalah menjadikan fasilitator sebagai kambing hitam bagi kegagalan. Ini adalah situasi yang potensil konstruktif, sehingga tidak perlu mengadakan pembelaan atau mempertahankan diri pertahanan. Langkah yang dapat ditempuh antara lain adalah:

1. Biarkan peserta mengungkapkan rasa frustrasi mereka, 2. Berikan dorongan, tetapi usahakan untuk mengarahkan agar komentar mereka

tidak menyerang pribadi dan masalah tertentu. 3. Pandulah diskusi untuk mencari cara-cara pemecahannya setelah semua

ketidakpuasan sudah diungkapkan dan emosi sudah reda. • Dengarkan berbagai kritikan tentang cara fasilitator memfasilitasi atau memandu dan

ingatlah selalu untuk mempertimbangkannya di kemudian hari. Fasilitator tidak diciptakan untuk menjadi sempurna - nyatanya, kita semua belajar dari kesalahan. Umpan balik langsung terhadap peranan anda tidak selalu mudah diperoleh, tetapi sangat berharga



Misalnya satu orang menyerang anda dengan amarah, mengatakan bahwa anda sebagai fasilitator membuat pertemuan ini tidak menarik. Peserta lain dalam pelatihan itu juga setuju, mengarahkan kejengkelan mereka pada fasilitator secara pribadi. Dengarkan mereka sampai selesai. Kemudian, daripada membela diri atau menjelaskan setiap tindakan, lebih baik memperhatikan rasa frustrasi yang anda rasakan sendiri dalam pelatihan tersebut. Ungkapkanlah ini, dan diskusikan dengan kelompok bagaimana masalah ini dapat dihindari, bukan hanya dalam hal apa yang seharusnya dapat anda lakukan, tetapi juga apa yang sudah dilakukan oleh kelompok secara keseluruhan. Usahakan menunjukkan bahwa setiap orang ikut bertanggung jawab untuk memberikan saran dan pemecahan masalah kelompok secara umum, dan bahwa anda dapat membantu proses ini hanya bila semua yang lain bersedia ikut membantu dan bekerjasama.

3. Tidak tersedia Cukup Waktu Untuk Menyelesaikan Semua yang Sudah Direncanakan Ini merupakan masalah paling umum yang cenderung akan anda hadapi. Ingat bahwa ketika anda merencanakan agenda anda, lebih mudah untuk mengestimasi lebih rendah waktu yang dibutuhkan oleh sebuah sesi daripada mengestimasinya lebih tinggi. Berikan kelonggaran untuk hal ini dengan menyediakan batasan waktu di dalam rencana anda. Pertimbangkan pula bahwa mungkin orang terlambat memulai, bahwa mereka mungkin menggunakan waktu untuk "mengobrol" dahulu dengan peserta lain sebelum mereka mau mulai pembahasan secara serius, dan bahwa beberapa orang ingin memperpanjang waktu istirahat di luar jadwal yang sudah ditetapkan. • Jika agenda anda tidak dapat diselesaikan sesuai waktu yang tersedia bagi anda, biarkan

peserta menentukan batas waktu untuk setiap bagian (atau estimasikan sendiri jika anda merencanakan adanya latihan lain, dan sebagainya).

• Mintalah seorang peserta dalam pelatihan tersebut untuk menjadi penjaga waktu. Anda dapat juga terlibat dengan mengingat sendiri batas waktu anda.

• Menyusun prioritas pokok-pokok pembahasan dalam agenda akan membantu, bahaslah yang paling penting lebih dahulu. Hal ini membuat pokok-pokok bahasan selanjutnya menjadi lebih mudah dilakukan.

• Ingatkan peserta pelatihan jika batas waktu anda sudah mendekat atau melebihi. Jika peserta ingin melanjutkan suatu pembahasan tertentu, dan ini berarti pokok bahasan lain mungkin tergeser atau tidak dapat dilakukan, buatlah peserta menyadarinya, sehingga mereka dapat memutuskan apa yang harus dilakukan.

• Jika di tengah-tengah pertemuan, disadari bahwa waktunya terlalu singkat, diskusikan dengan peserta pelatihan alternatif-alternatif apa yang akan diambil, misalnya memperpanjang waktu pertemuan, menyusun kembali jadwal, dll.

• Kelebihan Waktu dari yang direncanakan • Tidak ada salahnya menutup rapat lebih awal daripada rencana. Orang biasanya lebih

menyukai keadaan ini daripada waktunya lewat. • Tidak usah mengisi waktu yang sisa ini dengan sesuatu yang kurang berguna (misalnya

diskusinya diperpanjang, latihan-latihan yang tidak perlu, dan lain-lain). • Jika ada yang sesuatu yang berharga untuk dilakukan baik atas saran anda maupun saran

atau usulan peserta pelatihan, lakukanlah. • Selalu ada baiknya untuk mempersiapkan materi ekstra untuk digunakan jika ada

kelebihan waktu, atau jika dibutuhkan penggantian materi.

4. Terjadi Perdebatan Antar Peserta Ini adalah situasi yang sulit ditangani, tetapi hal terpenting yang harus dilakukan adalah dengan menjauhkan pembahasan yang bersifat pribadi tetapi pada masalah yang nyata. Coba ungkapkan komentar-komentas peserta ke dalam bentuk pertanyaan umum yang dilontarkan kepada peserta. Paling baik jika perdebatan antara dua orang dihentikan dan menarik orang lain yang netral untuk ikut serta dalam pembahasan. Beberapa pendekatan yang harus anda ambil adalah:

10


• Minta peserta pelatihan untuk memberikan pendapatnya tentang perdebatan tersebut. • Nyatakan kembali hal yang sedang dibahas dengan harapan memperjelasnya dan

memberikan sedikit keleluasaan di dalam diskusi yang sedang berjalan cepat. • Fokuskan pertanyaan pada salah satu pihak yang terlibat, tanyakan alasan-alasan yang

lebih spesifik tentang suatu pendapat khusus • Kadang-kadang kesalahpahaman merupakan dasar terjadinya perdebatan, dan dengan

menyatakan pendapat lawan, serta memberi kesempatan kepada lawan untuk mengoreksi kesalahan persepsi, kesalahpahaman ini dapat dihapuskan.

Saran-saran tersebut di atas mempunyai keuntungan untuk menghentikan perdebatan tanpa mengalihkan inti ketidaksepakatan yang ada. Hal ini lebih disukai karena peserta pelatihan yang lain mungkin ingin mengetahui apa yang sedang terjadi, tetapi tidak dapat ikut terlibat dalam diskusi. Oleh karena itu yang terbaik adalah menangani ketidaksepakatan secara terbuka daripada secara arbitrari menyingkirkannya jauh-jauh (dengan asumsi bahwa hal ini tidak menyita waktu yang ternyata hanya menguntungkan beberapa orang). Ketidaksepakatan yang tidak terpecahkan menimbulkan frustrasi dan cenderung akan muncul kembali dalam bentuk yang lebih fatal. Namun perdebatan serius yang akhirnya terpecahkan, kadang-kadang membuat seluruh peserta pelatihan maju terus secara signifikan. Pengaturan cara duduk dapat memberikan pengaruh yang berarti dalam situasi seperti ini. Pengaturan yang paling baik adalah dengan menempatkan kedua orang yang saling berlawanan duduk berdampingan dan fasilitator di depan mereka. Hal ini sulit dicapai, tetapi dapat terjadi setelah istirahat pada saat mana orang-orang kembali duduk bukan di tempat sebelumnya (ini salah satu keuntungan dari pengaturan duduk secara informal pada semua sesi). Pada umumnya paling baik bagi fasilitator untuk menghindari duduk di samping salah satu antagonis, atau dengan siapapun yang mungkin berinteraksi keras dengan anda.

Seringkali, ada satu orang dalam pelatihan yang terlalu argumentatif, mengambil hal-hal kecil dalam diskusi sebagai kesempatan untuk menantang orang lain atau memperdebatkannya sampai berlarut-larut. Keadaan ini dengan mudah dapat kita lihat mengganggu peserta-peserta lain yang ingin meneruskan diskusi ke hal-hal lain. Jadi, jika ada seorang peserta yang berulang-ulang menunjukkan sikap seperti ini, tanyakan kepada peserta lain apakah mereka ingin melanjutkan perdebatan atau melangkah ke pokok pembahasan lain. Menghentikan orang tersebut langsung oleh anda sendiri mungkin akan lebih efisien, tetapi jika dilakukan berkali-kali dapat membuat orang tersebut melawan anda. Dengan mendorong anggota lain menyatakan keinginan mereka, anda dapat membuat peserta memperkuat kontrolnya.

5. Peserta Tidak Cukup atau Terlalu Banyak

Kondisi ini sangat jarang ditemui, tidak berarti tidak ada, karena pelatihan telah direncanakan dengan jumlah peserta yang sudah dapat dipastikan jumlahnya. Dengan demikian, maka tidak perlu dikhawatirkan. Namun demikian, berdasarkan pengalaman selama ini jumlah yang ideal untuk pelatihan partisipatif adalah 20-25 orang. • Ukuran "terlalu banyak" atau "terlalu sedikit" merupakan ukuran yang bersifat relatif

untuk suatu situasi khusus. Jika besarnya peserta pelatihan lebih dari 25 orang, biasanya sulit melakukan diskusi dimana setiap orang dapat berpartisipasi dengan baik. Makin besar jumlah peserta makin mengurangi intensitas komunikasi. Latihan juga agak sulit digunakan di dalam kelompok sebesar ini.

• Fasilitator harus menyiapkan kemungkinan jumlah peserta yang lebih besar dan lebih kecil daripada yang anda antisipasi dengan memilih kegiatan-kegiatan yang dapat dimodifikasi sesuai dengan besarnya peserta, atau dengan mempersiapkan kegiatan-kegiatan alternatif di benak anda. Ketika anda menyusun agenda, sediakan peluang



terjadinya fleksibilitas dalam waktu diskusi, terutama jika ada keraguan tentang besarnya jumlah peserta.

• Jika jumlah peserta terlalu banyak atau terlalu besar (atau nampak jelas perbedaan minat peserta pelatihan) anda dapat memutuskan untuk membagi peserta menjadi kelompok-kelompok diskusi yang lebih kecil. Dalam hal ini sangat tepat bila diskusi dipandu oleh dua orang fasilitator. Jika anda melakukan fasilitasi sendirian, anda dapat berkeliling dari satu kelompok ke kelompok lain, atau meminta kesediaan salah seorang anggota kelompok untuk membantu memfasilitasi kelompok yang lebih kecil.

• Jika jumlah peserta ternyata lebih kecil daripada yang anda antisipasi, pengaruhnya lebih pada segi psikologis daripada merupakan gangguan yang nyata. Sebuah kelompok yang kecil dapat melakukan diskusi sama baiknya dengan kelompok yang lebih besar. Tetapi jika mereka yang datang menunjukkan kekecewaan karena sedikitnya orang yang muncul, ada beberapa langkah yang dapat ditempuh, yaitu : o Perlu menekankan segi positif dari situasi ini agar dapat membangkitkan kembali

semangat mereka. o Awalilah sesi dengan diskusi singkat tentang mengapa hanya sedikit orang yang

muncul. o Tunjukkan apa yang dapat dicapai oleh peserta dengan keadaan ini. o Perkuat kembali tujuan setiap orang untuk melanjutkan diskusi. o Bersama seluruh peserta, sebagai kelompok, putuskan untuk menunda sampai tiba

waktu yang lebih baik untuk memulai dan melaksanakan pelatihan tersebut. • Jika kelompok ternyata agak kecil, anda dapat bekerja dengan struktur yang lebih

longgar (walaupun struktur tidak boleh diabaikan secara keseluruhan). Anda dapat lebih fleksibel dan informal dan peserta akan lebih mudah berinteraksi secara pribadi.

6. Sarana Kurang Menunjang Kegiatan

Dalam pelatihan partisipatif ada beberapa kebutuhan sarana yang dipandang perlu untuk disediakan guna menunjang proses belajar. Sarana tersebut pada umumnya adalah kelengkapan gedung atau ruang pelatihan, ruang diskusi kelompok, alat tulis menulis seperti misalkan Kertas Koran (Flipchart), Metaplan, Spidol, Papan Tulis, Papan Flipchart, Plagban, Overhead Projector dan lain-lain. Seringkali sarana ini telah dipersiapkan oleh pelaksana pelatihan, namun tidak menutup kemungkinan bahwa terjadi sarana yang ada kurang menunjang. • Sekali lagi, ada baiknya untuk mempersiapkan segala kemungkinan sejak awal, dengan

mencari tahu tentang bagaimana fasilitas yang tersedia, atau lebih baik lagi, meninjau langsung ke lokasi. Jika orang lain yang mempersiapkannya, perjelas apa yang akan anda butuhkan menyangkut peralatan, ruangan, dan perabotan.

• Jika anda melihat bahwa persiapannya belum sesuai dengan harapan anda, pertimbangkan pilihan-pilihan yang ada. Apakah perabotan dapat dipindah-pindahkan? Dapatkah anda pindah ke lokasi lain ? dan lain-lain.

• Minta pendapat peserta tentang masalah-masalah tertentu, misalnya, tidak ada proyektor, dan lain-lain. Dapatkan agenda anda direvisi sedemikian rupa sehingga anda masih dapat mencapai tujuan pelatihan dalam keadaan seperti ini ? Jika tidak, apakah peserta masih ingin melanjutkan dengan memodifikasi rencana ?

• Gunakan sarana yang ada semaksimal mungkin tanpa mengurangi tujuan pelatihan atau mencari pengganti sarana yang tepat, sebagaimana pepatah mengatakan "Tidak ada rotan, akarpun jadi".

7. Mengatasi Perasaan Sendiri

Sementara perasaan fasilitator biasanya tidak anda anggap sebagai suatu masalah (lebih cenderung merupakan aset: fasilitator bukan dan tidak dapat menjadi pengamat segala sesuatu yang sedang berlangsung). Ada saat-saat tertentu dimana fasilitator mungkin tergoda untuk mendominasi kelanjutan pembahasan sesuai dengan perasaan anda sendiri.

12


Karena posisi fasilitator lebih mempunyai kebebasan untuk berbicara dan melakukan kontrol yang lebih besar daripada peserta pelatihan, maka fasilitator harus hati-hati bahwa perasaan dan pandangan anda sendiri bukan satu-satunya yang dibahas oleh peserta pelatihan. Monitorlah diskusi untuk melihat apakah reaksi orang lain sudah ditanggapi.

Ketika seorang peserta berbicara, apakah mereka mengarahkan pendapat mereka terutama terhadap fasilitator, atau ditujukan kepada seluruh peserta ?. Fasilitator yang kurang berpengalaman sangat cenderung menjadi terlalu aktif, merasa bahwa dia harus menjawab semua kesulitan di dalam pembahasan dengan memberikan saran atau komentar. Bersabarlah dan berikan waktu sehingga masalah itu terpecahkan dengan sendirinya, sebelum anda mengambil tindakan.

8. Sebuah Pelatihan Tidak Berhasil

• Ada dua hal untuk dapat melihat suatu pelatihan tidak berhasil, yaitu: o bila latihan tidak berjalan sebagaimana mestinya; dan o bila pelatihan sudah berjalan sebagaimana mestinya, tetapi peserta pelatihan

kehilangan inti keseluruhan.

• Hal tersebut di atas dapat terjadi karena berbagai faktor; kemungkinan bahwa instruksi yang salah, partisipasi yang apatis, atau beberapa faktor luar. Dengan menyadari hal ini, anda dapat memberi pengertian kepada pelatihan.

• Ketika anda menyadari bahwa sebuah latihan gagal, langkah-langkah yang dapat ditempuh adalah: o Hal pertama dan sangat penting yang harus anda lakukan adalah mengakuinya. o Tunjukkan dimana harapan anda hilang atau terputus. o Cari tahu bagaimana reaksi yang lain dan diskusikan mengapa hal ini terjadi. o Bicarakan apa yang seharusnya dapat terjadi. Diskusi seperti ini dengan sendirinya

dapat memberikan informasi yang berguna.

• Jangan coba berbicara dua kali tentang cara keluar dari situasi ini atau mencari sesuatu yang berarti, padahal tidak ada. Peserta lain akan merasakan ketidakjujuran fasilitator dan dapat terpengaruh menjadi tidak jujur.

• Bersiaplah untuk beralih ke sesuatu yang sama sekali lain. Diharapkan semua latihan yang sudah dipersiapkan tidak sama jenisnya. Tanggapan terhadap kegiatan lain mungkin sangat berbeda.

• Ada kemungkinan peranan yang harus dimainkan oleh berbagai individu tidak dijelaskan dengan baik. Biarkan mereka melakukan apa yang paling mereka suka lakukan; usaha dan imajinasi mereka akan lebih besar dengan cara ini.

9. Beberapa Peserta Menimbulkan Gangguan

• Salah satu jenis gangguannya adalah bila peserta memiliki kecenderungan untuk memotong pembicaraan dengan komentarnya sendiri, atau mengurangi apa yang sedang dilakukan oleh peserta dengan mengarahkan pembicaraan pada topik yang tidak relevan. Biasanya, jika secara diplomasi anda menunjukkan apa yang sedang terjadi, masalahnya akan terobati. Tetapi, jika interupsi terjadi secara terus-menerus, diskusi yang emosional, beberapa ukuran lain mungkin dibutuhkan. Mengusulkan ketenangan sejenak mungkin sudah cukup untuk menyejukkan kembali suasana; sehingga anda dapat meminta peserta untuk berbicara pelan-pelan. Sebuah teknik yang klasik adalah menggunakan beberapa objek, seperti uang logam, yang dijalankan dari satu pembicara ke pembicara lain, dan hanya orang yang memegang uang logam itu yang diijinkan untuk berbicara.

• Sebuah jenis interupsi lain adalah peserta berdiri untuk ke kamar kecil, mengambil air minum, dan lain-lain, dimana, tergantung pada situasi, dapat sangat mengganggu. Dengan menjadwalkan istirahat pada sesi atau pelatihan tersebut, akan mengurangi masalah ini, kecuali bila interupsinya disebabkan oleh rasa bosan atau ketidakpuasan



10. Harapan-harapan yang Salah

Ada dua kemungkinan terjadi dalam "Harapan yang Salah", yaitu Peserta salah tafsir terhadap fasilitator dan kedua adalah Fasilitator salah tafsir terhadap peserta pelatihan. • Peserta Salah Tafsir Tentang Fasilitator:

o Diasumsikan bahwa dalam perencanaan, anda sudah memahami fungsi anda dan apa yang diharapkan oleh peserta terhadap fasilitator, tetapi selalu ada kemungkinan kesalahan komunikasi di dalam prosedur. Pada saat fasilitator baru bertemu dan berkumpul dengan peserta dalam pelatihan, salah satu hal pertama yang harus anda lakukan adalah menjelaskan dengan baik apa peranan anda dan apa yang akan anda lakukan. Diharapkan kesalahan konsepsi pada pihak peserta atau pihak anda akan diperjelas pada saat ini, tapi tidak selamanya demikian. Harapan-harapan yang salah dapat tetap bertahan.

o Cobalah melihat tanda-tanda adanya harapan-harapan yang salah. Apakah pertanyaan-pertanyaan yang diajukan kepada anda tidak sesuai dengan keahlian anda ? Apakah peserta selalu melihat kepada fasilitator untuk minta persetujuan ? Apakah peserta bimbang dan ragu-ragu memberikan saran atau berpartisipasi ? Apakah peserta kelihatan bingung atau ragu-ragu pada apa yang dilakukan oleh fasilitator ? Apakah kelihatannya fasilitator dan peserta pelatihan lain berjalan ke arah yang berlainan ? Jika ada tanda-tanda bahwa peserta mengharapkan sesuatu yang lain dari apa yang sedang diterimanya, anda harus segera mengungkapkan kecurigaan anda secara terbuka sehingga peserta dapat menjelaskan apa yang ada dipikiran mereka. Diharapkan agar peserta mau menerima sesuatu yang lain dari apa yang mereka harapkan sebelumnya, atau fasilitator dapat memodifikasi rencananya, atau keduanya.

• Fasilitator Salah Tafsir Tentang Peserta. Setelah bekerja dengan peserta pelatihan beberapa saat, mungkin fasilitator menjadi sadar bahwa fasilitator benar-benar tidak mengetahui apa yang sedang dikerjakan. Pada saat semacam ini, terdapat tiga pilihan: o Anda membutuhkan informasi yang lebih banyak tentang peserta pelatihan untuk

meneruskan fasilitasi dalam sesi atau pelatihan tersebut. Mungkin peserta pelatihan mempunyai berbagai masalah lain dari yang anda harapkan, tapi anda perlu tahu lebih banyak tentang hal ini sebelum anda membuat rencana yang sesuai. Terbukalah tentang situasinya, karena mencari informasi yang dibutuhkan akan memerlukan waktu khusus di luar agenda, atau menunda pertemuan sampai anda selesai mempersiapkan bahan yang sesuai. Mengambil waktu khusus untuk mengumpulkan informasi tidak selalu mengurangi tujuan pelatihan. Kadang-kadang peserta dapat menerima manfaat menurut pengertiannya sendiri dengan mendefinisikan dirinya bagi pihak luar yang objektif

o Mungkin ada saat-saat dimana anda merasa anda tidak dapat melanjutkan fasilitasi atau fungsi di dalam pelatihan tersebut dan harus mengubah peranan anda secara drastis. Dalam situasi seperti ini, tidak adil bagi keduanya bila langsung bubar atau berpura-pura bahwa tidak ada pertentangan di dalamnya. Paling baik bila menjelaskan pandangan anda dan apa yang dapat dan tidak dapat anda lakukan dengan peserta pelatihan. Jika dapat dicapai suatu penyesuaian, maka hanya dapat dilakukan melalui diskusi yang jujur dan terbuka.

o Anda mungkin memutuskan untuk tidak mengatakan apapun juga. Kadang-kadang anda akan terkejut oleh apa yang anda dapatkan dalam pelatihan (misalnya, mereka ternyata lebih tidak teratur dan tidak terstruktur daripada yang anda harapkan), tetapi jika anda dapat melihat sendiri mengapa peserta pelatihan tersebut berbeda dari yang anda harapkan, maka ada sedikit hal yang dapat dibahas di luar waktu yang ditentukan, tentang bagaimana dan mengapa prekonsepsi anda ternyata salah. Modifikasilah rencana anda sesuai dengan situasi baru semampu anda. Situasi ini adalah salah satu yang mungkin akan anda alami cepat atau lambat karena anda tidak akan tahu benar apa yang diharapkan dari peserta pelatihan yang asing bagi anda sampai anda benar-benar bekerja dengannya.

14


11. Bahan Disajikan Terlalu Sederhana / Terlalu Rumit Bagi Peserta

Jika apa yang anda katakan terlalu sederhana bagi peserta pelatihan, maka mereka akan bosan. Jika apa yang anda katakan terlalu rumit, anda akan melihat kebingungan dan pandangan kosong. Sayangnya, pandangan kosong dan rasa bosan tidak dapat dibedakan, jadi tidak selalu mudah untuk mengetahui masalah mana yang anda hadapi.

Cobalah bersifat sensitif terhadap bagaimana tanggapan peserta pelatihan terhadap bahan yang anda gunakan dan bersiaplah untuk menyesuaikannya dengan level mereka. Berikut ini adalah beberapa hal yang akan membantu anda bersiap-siaga menghadapi tingkat pemahaman peserta. • Sebelum melakukan latihan, tanyakan apakah peserta pelatihan sudah pernah

melakukan latihan yang sama, • Mulailah sesi dengan menanyakan pengalaman-pengalaman peserta pelatihan

sebelumnya, jika karena satu dan lain hal, anda belum mengetahuinya. • Sekali-sekali berhentilah dan bertanya apakah peserta mengerti apa yang anda lakukan. • Tetapkan istilah yang anda gunakan secara khusus, misalnya "evaluasi" atau "proses

kelompok". • Hindari penggunaan logat tertentu. • Pastikan bahwa setiap orang mengikuti fasilitator. Tanggapan dari beberapa orang yang

sama mungkin berarti bahwa pemahaman anggota peserta lain terlalu jauh di belakang atau terlalu jauh di depan.

• Jika peserta berjalan mengikuti kecepatan anda, umumnya anda dapat melihatnya melalui roman wajah mereka dan melalui tingkat partisipasi mereka. Kepala yang mengangguk-angguk, pernyataan-pernyataan yang menarik, pertanyaan dan komentar, adalah tanda-tanda yang baik.

• Jenis pertanyaan yang diajukan adalah indikator yang terbaik untuk mengetahui tingkat pemahaman mereka.

• Peserta meminta anda mengulangi apa yang baru saja anda katakan, atau bertanya tentang istilah yang anda gunakan, adalah tanda-tanda bahwa anda berada pada tingkat yang terlalu rumit.

• Pertanyaan-pertanyaan yang dimengerti, menunjukkan kesamaan dengan apa yang baru saja anda perkenalkan, atau hal-hal atau istilah-istilah yang belum anda gunakan, adalah tanda bahwa anda berada pada tingkat yang terlalu sederhana.

• Jika hanya satu orang yang sulit memahami apa yang sedang terjadi, atau bingung tentang satu hal tertentu sementara anggota kelompok lain sudah puas (anda harus mengeceknya dengan kelompok untuk memastikan bahwa kesan anda benar), jangan gunakan waktu terlalu lama untuk menanggapi satu orang ketika sedang berdiskusi kelompok. Jangan mengesampingkannya, tetapi sarankan untuk berbicara lebih lanjut dengan anda pada jam istirahat atau setelah usai pertemuan, karena peserta pelatihan lain sudah siap untuk melanjutkan pembahasan

Dengan cara yang sama jangan tinggalkan peserta pelatihan terlalu jauh di belakang, sementara anda hanya terpaut pada satu atau dua orang peserta yang pengetahunannya lebih jauh ke depan dari pada peserta yang lain. Sarankan agar anggota kembali ke diskusi intinya dimana semua peserta pelatihan dapat ikut berpartisipasi.

12. Ada Peserta Melakukan Sesuatu yang Gila

Ada beberapa sebab mengapa seorang peserta pelatihan dapat menunjukkan emosi yang mendalam dan tidak terkontrol yang muncul secara tiba-tiba, antara lain: • Orang itu mungkin merasa tidak diterima, • Ingin tahu tentang masalah pribadi yang diungkapkan melalui pelatihan, • Diganggu oleh sesuatu yang dinyatakan di dalam pelatihan.



Tidak sama dengan interupsi panjang yang mungkin terjadi dan mengancam pelatihan, orang yang "aneh" tidak dapat dikesampingkan begitu saja, dipuaskan keingintahuannya, atau ditunda sampai pertemuan selesai. Karena emosi yang dinyatakan bersifat keras dan penting, maka akan mengubah seluruh atmosfir pelatihan dan meminta tanggapan secepatnya. Tentu saja masalah yang sebenarnya menimbulkan sikap emosional ini (baik gangguan psikologis yang serius ataupun gangguan sementara) tidak dapat "dipecahkan" di tempat. yang paling dibutuhkan adalah menanggulangi perasaan tersebut secepatnya. • Yang paling pertama diingat adalah tetap tenang. Jika fasilitatornya santai dan

terkontrol, tetapi menunjukkan perhatian yang tulus, maka dibutuhkan waktu untuk menciptakan suasana pelatihan yang mendukung untuk menampung dan mengelola satu pernyataan emosional salah satu peserta, bukannya menangani sesuatu yang "darurat".

• Peserta lain mungkin tidak merasa terancam atau takut oleh keadaan ini, mereka mungkin akan merasa simpati terhadap orang yang bersikap 'aneh' tersebut. Namun, mereka mungkin terlalu malu atau merasa tidak enak untuk menyatakan simpati mereka. Kesadaran akan dukungan dari peserta yang lain mungkin akan berguna bagi orang tersebut, dan akan membiarkan mereka merasa lebih enak.

• Jangan menyatakan simpati dari orang lain secara terbuka, karena hal ini dapat mengakibatkan rasa malu yang lebih dalam, atau ketidaksenangan, tetapi sediakan kesempatan bagi yang lain untuk mengkomunikasikan perhatian mereka kepada individu yang bermasalah. Dengan kata lain, jangan mengambil pimpinan terhadap situasi dan mengesampingkan peserta lain. Anda harus segera menanggapi kebutuhan orang tersebut, dan membiarkan peserta lain ikut membantu. Kadangkala ada satu orang dalam pelatihan, seorang teman, atau seseorang yang memahami kebutuhan orang tersebut, yang akan lebih mampu daripada anda dalam membantu menyelesaikannya. Biarkan mereka melakukannya

• Ini adalah satu situasi dimana perhatian anda akan lebih tertuju pada kebutuhan satu individu daripada dengan seluruh peserta. Peserta pelatihan harus mengerti jika anda keluar dari peranan anda sebagai fasilitator selama "satu menit" dan mengabaikan mereka. Anda dapat mengatakan bahwa "Perhatian saya saat ini tertuju pada Totok Hartono", kemudian alihkanlah perhatian anda khusus padanya.

• Dalam berbicara dengan orang yang mengalami ledakan emosi, percayalah pada kata hati anda. Bagaimana sikap anda terhadapnya, apa yang anda katakan, atau apa yang tidak anda katakan adalah respons yang spontan terhadap situasi tersebut. Pada dasarnya, jangan mencoba meminimalkan masalah atau berpura-pura bahwa hal itu tidak serius. Ketahuilah bahwa orang tersebut sedang mengalami goncangan dan terimalah keadaan itu. Doronglah orang tersebut untuk mengeluarkan semua perasaannya sampai ia dapat mulai reda secara alamiah.

• Dalam beberapa contoh pemicu ledakan emosi tersebut biasanya adalah masalah pribadi dan sebagian besar peserta tidak terlibat. Dalam hal ini, peserta harus meneruskan kegiatannya atau beristirahat, jika kejadian tersebut sudah mengakibatkan terganggunya kegiatan. Jika orang yang mengalami masalah itu ingin meninggalkan ruangan, lihat apakah ia menginginkan anda atau seorang lain untuk ikutserta.

• Pada keadaan lain, kejadiannya akan melibatkan seluruh peserta (misalnya, jika ledakan emosi tersebut adalah hasil dari konflik yang tidak terpecahkan di dalam pelatihan, atau perasaan orang tersebut tidak diterima oleh peserta). Dalam hal ini, orang tersebut tidak boleh ditarik dari pelatihan untuk menanggulangi perasaan tersebut. Kejadiannya dapat dianggap sebagai bagian dari proses di dalam pelatihan. Peranan anda masih tetap memberikan perhatian penuh kepada yang bersangkutan (atau biarkan peserta lain melakukannya, jika hal ini lebih tepat) selama dianggap perlu. Setelah orang tersebut mulai reda, mulailah melibatkan peserta lain dalam pelatihan tersebut, dan dorong peserta tersebut untuk menganggap kejadian ini sebagai sebuah pengalaman pelatihan.

• Pada saat tertentu, sudah waktunya untuk kembali pada fokus pertemuan. Ketika anda menilai bahwa sudah saatnya melakukan hal ini, tanya yang bersangkutan apakah ia sudah siap untuk melanjutkan pembahasan. Terimalah bahwa apa yang sudah terjadi, telah mempengaruhi pelatihan (artinya jangan bertindak seakan-akan tidak pernah

16


terjadi apa-apa), tetapi jangan memikirkannya setelah semua berakhir. Perlakukan ledakan emosional sebagai sesuatu yang luar biasa, tetapi pelampiasan perasaan secara alamiah dan kemudian lanjutkanlah dari sini. (Jika peserta mengalami kesulitan untuk kembali ke pokok bahasan dalam keadaan ini, sebaiknya dilakukan istirahat sejenak).

• Jika sikap aneh ini dianggap sebagai masalah pribadi dan ditangani secara terpisah dari peserta pelatihan atau terpisah dari proses pelatihan, para peserta mungkin tidak menghiraukan reaksi mereka sendiri, dan diskusi singkat tentang bagaimana pengaruhnya terhadap pelatihan ini, mungkin dibutuhkan sebelum kembali ke pokok pembicaraan.

13. Arah Diskusi Melenceng

Kondisi ini banyak sekali ditemui dalam pelatihan yang bersifat partisipatif yang disebabkan karena terbukanya peluang bagi setiap peserta untuk terlibat di dalamnya. Bilamana menghadapi "Arah Diskusi Melenceng" tersebut, ada beberapa hal yang dapat dilakukan, antara lain: • Mencoba bersama peserta untuk melihat apa yang sudah dicapai dalam diskusi tersebut

dan meminta peserta lain untuk mengingatkan "Apa tujuan yang ingin dicapai dalam diskusi tersebut".

• Bilamana diskusi dilakukan dalam kelompok besar (seluruh peserta) fasilitator lain dapat mengingatkan untuk kembali kepada fokus atau topik diskusi dan tujuan yang hendak dicapai.

Menghentikan sementara waktu diskusi yang sedang berlangsung dan melakukan sedikit istirahat untuk mengurangi kebosanan, ketegangan dan memberi peluang kepada peserta untuk berfikir kembali tentang fokus dan tujuan diskusi

F. Filosofi Pelatihan

1. Latar Belakang o Cara belajar. Pembelajaran bagi orang dewasa berbeda dengan anak-anak. Bagi orang dewasa

ada kebutuhan mereka untuk dilibatkan, berperan dan berpartisipasi, ingin dihargai, ingin didengar dan ada kebutuhan tantangan baru. Sebaliknya mereka kurang menyukai duduk dan mendengar saja, membuat catatan, menghadapi tes atau ujian, atau dibombardir dengan teori tanpa ada kesempatan untuk mempraktekkan teori tersebut

o Trend perubahan sosial. Pada saat ini tengah berkembang kebutuhan aktualisasi diri secara individu maupun kelompok. Peningkatan tingkat pendidikan, mobilitas dan kemandirian profesi yang tinggi memunculkan kelas-kelas sosial spesifik tertentu seperti kelompok profesi, kelompok perempuan, kelompok seni, kelompok konsumen, kelompok pengusaha, kelompok buruh, kelompok pecinta lingkungan, kelompok hobi, dan lain sebaginya. Perubahan sosial seperti ini juga membangkitkan kebutuhan spesifik tertentu dalam peningkatan kapasitas individu maupun kelompok dalam menjawab tantangan jaman

o Trend perubahan organisasi. Berbagai organisasi pemerintah, swasta, militer, secara berlahan berubah menyesuaikan diri dengan tuntutan global dalam demokratisasi. Berbagai pendekatan manajemen partisipatif yang semula lebih banyak dipakai organisasi sosial kemasyarakatan, saat ini sudah mulai digunakan mereka. Indikasi trend ini ditunjukkan dengan meningkatnya permintaan untuk berbagai pelatihan, diantaranya perencanaan sumberdaya manusia partisipatif, sistem manajemen berbasis tujuan, pengembangan rencana alternatif, pengembangan organisasi, program quality-of-worklife, siklus kualitas. Secara umum pelatihan tersebut mencerminkan adanya pengakuan bahwa tenaga kerja memiliki kebutuhan dan norma terkait dengan kontrol pribadi, pengembangan individu, arti kerja, dan kebutuhan pribadi lain terkait dengan aktualisasi diri, secara individual

o Trend pelatihan. Walaupun penggunaan metode partisipatif sudah dicatat sejak perang dunia II, dan pada kasus tertentu sudah dilakukan sebelumnya, namun perhatian terhadap pendekatan partisipatif ini baru menguat sejak Tahun 1947, dengan lahirnya T-GROUP (sensitivity



training). Pelatihan ini didedikasikan untuk mendorong cara pembelajaran partisipatif. Teknik-teknik Brainstorming, teknik pemecahan masalah dan pengambilan keputusan kelompok adalah beberapa contoh trend ini. Metode ini terus berkembang dengan pendekatan pelatihan level tinggi, group-in-action methods seperti: managrial Grid®, creative thinking, transactional analysis, assertiveness training, stress management, conflict resolution, dan human potential movement

o Brain research. Penelitian terhadap otak kanan dan kiri manusia menunjukkan bahwa manusia sebagian besar hanya menggunakan logika dan rasionalitas (otak kiri), sedangkan otak kreatif dan kapasitas spontan (otak kanan) masih belum cukup banyak dipelajari dan ditingkatkan penggunaannya. Bahkan penelitian lebih lanjut menyatakan bahwa 85% otak manusia (otak belakang) hampir tidak pernah disentuh

2. Prinsip-prinsip Pembelajaran Orang Dewasa • Partisipatif. Berpartisipasi secara aktif dalam belajar, bukan pasif. • Dialami. Pembelajaran yang paling efektif adalah melalui berbagi pengalaman; pembelajar saling

belajar dari satu sama lain, dan seringkali pelatihpun belajar dari pembelajar. • Reflektif. Pembelajaran yang maksimal dari pengalaman tertentu terjadi ketika seseorang

menyediakan waktu untuk melakukan refleksi, menarik kesimpulan, dan membentuk prinsip-prinsip yang akan digunakan dalam pengalaman-pengalaman serupa di masa mendatang.

• Memenuhi kebutuhan langsung. Motivasi untuk belajar paling tinggi jika memenuhi kebutuhan langsung si pembelajar.

• Untuk diri sendiri. Orang dewasa bisa ikut bertanggung jawab atas pembelajaran mereka sendiri karena mengenal kebutuhannya sendiri.

• Menghargai mereka yang belajar. Saling menghargai dan percaya antara pelatih dan pembelajar akan mendukung proses pembelajaran.

• Memberikan umpan balik. Pembelajaran yang efektif membutuhkan umpan balik yang sifatnya memperbaiki sambil mendukung.

• Menciptakan suasana aman. Seorang yang bahagia dan tenang akan lebih mudah belajar daripada orang yang takut, malu, gelisah, atau marah.

• Terjadi dalam lingkungan yang nyaman. Orang yang kelaparan, lelah, dingin, sakit atau secara fisik tidak nyaman tidak bisa efektif belajar secara maximal.

3. Pembelajaran orang dewasa yang terbaik terjadi bila: • Berkaitan Dilakukan untuk diri sendiri. Orang dewasa bisa ikut bertanggung jawab atas

pembelajaran mereka sendiri karena mengenal kebutuhannya sendiri. • Berkaitan Memenuhi kebutuhan langsung. Motivasi untuk belajar paling tinggi jika

memenuhi kebutuhan langsung si pembelajar. • Berkaitan Partisipatif. Berpartisipasi secara aktif dalam belajar, bukan pasif. • Berkaitan Dialami. Pembelajaran yang paling efektif adalah melalui berbagi pengalaman;

pembelajar saling belajar dari satu sama lain, dan seringkali pelatihpun belajar dari pembelajar. • Berkaitan Reflektif. Pembelajaran yang maksimal dari pengalaman tertentu terjadi ketika

seseorang menyediakan waktu untuk melakukan refleksi, menarik kesimpulan, dan membentuk prinsip-prinsip yang akan digunakan dalam pengalaman-pengalaman serupa di masa mendatang.

Ingat... • Berkaitan Orang dewasa belajar selama hidupnya. Pelatihan hanya bagian yang kecil; seseorang

yang umurnya 40 tahun sudah memiliki pengalaman belajar selama 40 tahun. • Berkaitan Orang dewasa lebih takut gagal. Lingkungan yang aman dan terbuka dibutuhkan, dan

waktu yang memadai harus disediakan bagi peserta untuk saling mengenal dan membangun norma-norma kelompok.

• Berkaitan Orang dewasa menyukai pembelajaran yang fokus pada situasi spesifik mereka sendiri. Cobalah untuk mengaitkan ini di dalam pelatihan. Berikan contoh-contoh spesifik yang berhubungan dengan bidang kerja para peserta.

18


• Berkaitan Orang dewasa akan memutuskan sendiri apa yang penting untuk dipelajari. Berikan kesempatan kepada orang dewasa dalam menentukan agenda pelatihan. Pastikan ada sesi tentang harapan.

• Berkaitan Orang dewasa belajar dari pengalaman masa lampau. Merujuklah pada pengalaman-pengalaman masa lampau tersebut dan beri dorongan agar peserta saling berbagi pengalaman dengan bekerja dalam kelompok dan dengan meminta mereka untuk menghubungkan materi pelatihan dengan situasi kerja mereka sendiri. Gunakan kegiatan-kegiatan refleksi.

• Berkaitan Orang dewasa akan mempertanyakan gunanya informasi yang mereka peroleh. Sebelum sesi dimulai jelaskan kebutuhan dan kepentingan sesi tersebut kepada para peserta.

4. Langkah-Langkah Pokok Dalam Pelatihan Partisipatif (Andragogi) Berdasarkan pada implikasi andragogi untuk praktek dalam proses pembelajaran kegiatan pelatihan, maka perlu ditempuh langkah-langkah pokok sebagai berikut:

a. Menciptakan Iklim Pembelajaran yang Kondusif Ada beberapa hal pokok yang dapat dilakukan dalam upaya menciptakan dan mengembangkan iklim dan suasana yang kondusif untuk proses pembelajaran, yaitu:

• Pengaturan Lingkungan Fisik Pengaturan lingkungan fisik merupakan salah satu unsur dimana orang dewasa merasa terbiasa, aman, nyaman dan mudah. Untuk itu perlu dibuat senyaman mungkin:

o Penataan dan peralatan hendaknya disesuaikan dengan kondisi orang dewasa o Alat peraga dengar dan lihat yang dipergunakan hendaknya disesuaikan dengan

kondisi fisik orang dewasa o Penataan ruangan, pengaturan meja, kursi dan peralatan lainnya hendaknya

memungkinkan terjadinya interaksi sosial • Pengaturan Lingkungan Sosial dan Psikologis

klim psikologis hendaknya merupakan salah satu faktor yang membuat orang dewasa merasa diterima, dihargai dan didukung.

o Fasilitator lebih bersifat membantu dan mendukung o Mengembangkan suasana bersahabat, informal dan santai melalui kegiatan Bina

Suasana dan berbagai permainan yang sesuai o Menciptakan suasana demokratis dan kebebasan untuk menyatakan pendapat

tanpa rasa takut. o Mengembangkan semangat kebersamaan o Menghindari adanya pengarahan dari "pejabat-pejabat" pemerintah o Menyusun kontrak belajar yang disepakati bersama

b. Diagnosis Kebutuhan Belajar

Dalam andragogi tekanan lebih banyak diberikan pada keterlibatan seluruh warga belajar atau peserta pelatihan di dalam suatu proses melakukan diagnosis kebutuhan belajarnya:

• Melibatkan seluruh pihak terkait (stakeholder) terutama pihak yang terkena dampak langsung atas kegiatan itu

• Membangun dan mengembangkan suatu model kompetensi atau prestasi ideal yang diharapkan

• Menyediakan berbagai pengalaman yang dibutuhkan • Lakukan perbandingan antara yang diharapkan dengan kenyataan yang ada, misalkan

kompetensi tertentu

c. Proses Perencanaan Dalam perencanaan pelatihan hendaknya melibatkan semua pihak terkait, terutama yang akan terkena dampak langsung atas kegiatan pelatihan tersebut. Tampaknya ada suatu "hukum" atau setidak tidaknya suatu kecenderungan dari sifat manusia bahwa mereka akan merasa 'committed' terhadap suatu keputusan apabila mereka terlibat dan berperanserta dalam pengambilan keputusan:



• Libatkan peserta untuk menyusun rencana pelatihan, baik yang menyangkut penentuan materi pembelajaran, penentuan waktu dan lain-lain

• Temuilah dan diskusikanlah segala hal dengan berbagai pihak terkait menyangkut pelatihan tersebut

• Terjemahkan kebutuhan-kebutuhan yang telah diidentifikasi ke dalam tujuan yang diharapkan dan ke dalam materi pelatihan.

• Tentukan pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas di antara pihak terkait siapa melakukan apa dan kapan.

d. Memformulasikan Tujuan

Setelah menganalisis hasil-hasil identifikasi kebutuhan dan permasalahan yang ada, langkah selanjutnya adalah merumuskan tujuan yang disepakati bersama dalam proses perencanaan partisipatif. Dalam merumuskan tujuan hendaknya dilakukan dalam bentuk deskripsi tingkah laku yang akan dihasilkan untuk memenuhi kebutuhan tersebut di atas.

e. Mengembangkan Model Umum

Ini merupakan aspek seni dan arsitektural dari perencanaan pelatihan dimana harus disusun secara harmonis antara beberapa kegiatan belajar seperti kegiatan diskusi kelompok besar, kelompok kecil, urutan materi dan lain sebagainya. Dalam hal ini tentu harus diperhitungkan pula kebutuhan waktu dalam membahas satu persoalan dan penetapan waktu yang sesuai.

f. Menetapkan Materi dan Teknik Pembelajaran

Dalam menetapkan materi dan metoda atau teknik pembelajaran hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

• Materi pelatihan atau pembelajaran hendaknya ditekankan pada pengalaman-pengalaman nyata dari peserta pelatihan

• Materi pelatihan hendaknya sesuai dengan kebutuhan dan berorientasi pada aplikasi praktis

• Metoda dan teknik yang dipilih hendaknya menghindari teknik yang bersifat pemindahan pengetahuan dari fasilitator kepada peserta

• Metoda dan teknik yang dipilih hendaknya tidak bersifat satu arah namun lebih bersifat partisipatif.

g. Peranan Evaluasi

Pendekatan evaluasi secara konvensional (pedagogi) kurang efektif untuk diterapkan bagi orang dewasa. Untuk itu pendekatan ini tidak cocok dan tidaklah cukup untuk menilai hasil belajar orang dewasa. Ada beberapa pokok dalam melaksanakan evaluasi hasil belajar bagi orang dewasa yakni:

• Evaluasi hendaknya berorientasi kepada pengukuran perubahan perilaku setelah mengikuti proses pembelajaran / pelatihan

• Sebaiknya evaluasi dilaksanakan melalui pengujian terhadap dan oleh peserta pelatihan itu sendiri (Self Evaluation)

• Perubahan positif perilaku merupakan tolok ukur keberhasilan • Ruang lingkup materi evaluasi "ditetapkan bersama secara partisipatif" atau

berdasarkan kesepakatan bersama seluruh pihak terkait yang terlibat. • Evaluasi ditujukan untuk menilai efektifitas dan efisiensi penyelenggaraan program

pelatihan yang mencakup kekuatan maupun kelemahan program • Menilai efektifitas materi yang dibahas dalam kaitannya dengan perubahan sikap dan

perilaku.

20


Latihan Pemetaan Sifat-sifat Pelatihan Tujuan: Di akhir sesi peserta dapat... • Menyebutkan minimal 5 sifat seorang pelatih yang baik • Melakukan kegiatan mind-mapping Bahan/alat: copied hand outs Waktu: 1.5 jam Proses: • Jelaskan tujuan sesi ini. • Jelaskan metode yang digunakan dalam sesi ini, yaitu mind-mapping atau memetakan pikiran.

Lakukan mind-mapping singkat tentang topik apa saja (misalnya tentang sifat-sifat seorang ahli Legal drafting) untuk menunjukkan cara melakukan mind mapping.

• Minta agar para peserta berpikir sejenak tentang siapa yang dikagumi sebagai seorang pelatih yang baik, dengan memikirkan juga kenapa orang itu begitu bagus.

• Setelah 3 menit, ajak peserta untuk saling menceritakan sifat-sifat pelatih yang baik dalam kelompok yang terdiri dari 4 orang, melalui kegiatan mind-mapping.

• Tempelkan kertas plano bergambarkan mind-maps (peta hasil mind-mapping) tiap-tiap kelompok di dinding, dan ajak semua peserta untuk melihatnya. Minta agar peserta mengajukan pertanyaan, komentar, hal-hal yang menonjol, persamaan dan perbedaan.

• Rangkumkan beberapa poin yang paling penting, sambil menjelaskan isi hand out tentang sifat-sifat pelatih.

• Refleksikan metode mind-mapping dengan mengajukan pertanyaan: Apakah anda



Hand out BAHAN BACAAN Mind mapping • Apa itu mind mapping. Mind mapping, atau pemetaan pikiran adalah eksplorasi kreatif

yang dilakukan oleh individu atau kelompok tentang suatu konsep secara keseluruhan, dengan membentangkan subtopik-subtopik dan gagasan yang berkaitan dengan konsep tersebut dalam satu presentasi utuh pada selembar kertas, melalui penggambaran simbol, kata-kata, garis, dan tanda panah.

• Kenapa dan kapan mind mapping digunakan. Peta mind maps dapat digunakan sebagai: o Alat brainstorming/refleksi. peserta dapat menggunakan peta mind map untuk

mengeksplorasi gagasan-gagasan apa saja yang muncul dari satu konsep kunci o Alat monitoring atau evavluasi. peserta bisa menggunakan peta mind map untuk

menggambarkan apa yang mereka ingat dan pahami, baik secara individu maupun dalam kelompok

o Alat visualisasi. fasilitator bisa menggunakan peta mind map untuk menggambarkan konsep kunci yang baru sambil memperkenalkan atau merangkumnya

o Teknik mencatat. Sementara peserta melakukan brainstorming atau mendiskusikan suatu konsep tertentu, peta mind map bisa dipakai untuk mendokumentasikan poin-poin kunci yang muncul

o Panduan pembicara. Daripada menggunakan cara konvensional berupa daftar poin-poin penting suatu pidato atau presentasi, seorang pembicara bisa menggunakan peta mind map untuk menggambarkan kerangka presentasi untuk digunakan sendiri olehnya.

• Bagaimana melakukan mind mapping o Tuliskan konsep, topik atau gagasan utama di tengah-tengah selembar kertas

plano atau papan whiteboard kemudian gambar sebuah lingkaran, kotak atau bentuk lain mengelilinginya.

o Mulailah mengembangkan konsep utama itu dengan pertanyaan-pertanyaan seperti: Apa yang berkontribusi terhadap ini? Mengapa? Bagaimana terjadi? Apa yang mempengaruhinya? Gambarkan cabang dari pusat ke setiap kata kunci atau gagasan yang muncul. Jumlah cabang yang ada akan berbeda tergantung pada jumlah gagasannya. Gunakan warna yang berbeda untuk setiap cabang.

o Tuliskan kata kunci atau kalimat kunci pada tiap cabang dan tambahkan detail tentang kata/kalimat tersebut. Kata kunci adalah kata yang mengungkapkan inti dari sebuah gagasan dan memancing ingatan kita.

o Terus tambahkan cabang-cabang yang lain, mulailah dari kumpulan kata kunci yang pertama dan seterusnya, sambil terus mengeksplorasi topik tersebut dengan lebih dalam lagi.

o Sambungkan gagasan-gagasan yang berkaitan erat satu sama lainnya, dengan menggunakan tanda panah, garis, atau cabang.

22


LATIHAN Peran Pelatih Tujuan Di akhir sesi ini para peserta... • Dapat menjelaskan perbedaan antara beberapa peran pelatih terpilih, misalnya sebagai guru,

fasilitator, mediator, dsb. • Dapat menjelaskan manfaat masing-masing peran • Mempunyai pengetahuan baru tentang jenis-jenis peran yang dapat dimainkan oleh seorang Bahan/alat: • Fotokopi Ciri-ciri Peran Pelatih • Kertas plano bergambarkan rumah pelatih dengan lantai dan tangga • Fotokopi hand out Waktu: 2 jam Proses: • Mulailah dengan memperkenalkan gagasan bahwa seorang pelatih memainkan berbagai peran

dalam situasi yang berbeda, seperti memakai topi yang berbeda-beda. Jelaskan bahwa selama pelatihan ini kita akan menemukenali dan menganalisa beberapa peran tersebut, dan cara paling efektif untuk melakukan hal ini adalah dengan menggunakan permainan peran atau role-play. Perkenalkan metode pembelajaran role-play (jika peserta tidak mengenal metode ini).

• Jelaskan bahwa peserta akan dibagi dalam tiga kelompok. Setiap kelompok akan memerankan salah satu peran pelatih, dan peserta lainnya harus menebak peran apa itu.

• Bagi kelompok dan secara terpisah jelaskan kepada masing-masing kelompok peran apa yang harus mereka mainkan, sambil menjelaskan profil dari masing-masing peran tersebut. Tekankan bahwa sandiwara yang dimainkan harus meniru setting pelatihan yang biasa mereka lakukan. Berikan waktu 15 menit untuk menyiapkan diri, tanpa didengar atau dilihat oleh kelompok-kelompok lainnya.

• Undang kelompok yang pertama untuk memainkan sandiwaranya, dan mintalah agar peserta lainnya menyimak apa yang sedang dipertunjukkan. Sesudah sandiwara berakhir, tanyakan kepada kelompok-kelompok lainnya:

o Apa yang dilakukan pelatih tadi? Apa yang tidak dilakukannya? o Apa peran para peserta dalam role-play (permainan peran) tadi? o Menurut anda, apa peran pelatih dalam kasus itu? Mengapa? o Apa ciri-ciri dari peran tersebut? o Kapan sebaiknya peran ini digunakan oleh seorang pelatih? o Apabila penonton tidak dapat menebak peran yang dimainkan, mintalah agar

kelompok yang bersangkutan menceritakan perannya dan mendiskusikan ciri-cirinya. Lakukan hal yang sama untuk kedua kelompok lainnya.

• Setelah semua selesai, lakukan brainstorming untuk mencari peran-peran lain yang dimainkan pelatih dan catat tanggapan dari peserta. Pastikan ada beberapa peran ‘perencanaan’. Tanyakan apakah mungkin bagi seorang pelatih untuk memakai semua topik peran tersebut dalam satu kegiatan training yang sama.

Buatlah rangkuman tentang peran dan tanggung jawab yang telah dibicarakan dengan memperlihatkan poster/plano bergambarkan rumah pelatihan Edarkan hand out. Catatan. • Role-play yang dilakukan sifatnya menyenangkan dan berguna untuk memancing diskusi tentang

berbagai peran pelatih. Pilihlah tiga peran yang menurut anda penting untuk pelatihan yang anda selenggarakan. Beberapa contoh dapat dilihat pada halaman berikutnya.

• Tempelkan poster/flipchart selama lokakarya berlangsung karena dapat berguna sebagai kerangka kerja untuk sesi-sesi berikutnya tentang ketrampilan fasilitasi dan desain.



Hand out

Panduan Role-play Mediator Kelompok anda mempunyai 15 menit untuk mempersiapkan role-play sepanjang 10 menit. Salah satu anggota kelompok akan memainkan peran seorang mediator, sementara yang lainnya menjadi peserta. Sebagai persiapan, perhatikan beberapa ciri seorang mediator sebagai berikut. Seorang mediator adalah seseorang yang...

1. Membantu kelompok untuk menyelesaikan masalah atau konflik. 2. Mengambil posisi netral. 3. Memfasilitasi komunikasi antar kelompok-kelompok yang berbeda pendapat. 4. Mencoba mengajak kelompok yang berkonflik untuk berbaikan dengan mengusulkan 1. atau memfasilitasi kompromi. 5. Berusaha memfasilitasi terciptanya konsensus.

Selamat berpentas!

Hand out Panduan Role-play Guru Kelompok anda mempunyai 15 menit untuk mempersiapkan role-play sepanjang 10 menit. Salah satu anggota kelompok akan memainkan peran seorang guru, sementara yang lainnya menjadi peserta. Sebagai persiapan, perhatikan beberapa ciri seorang guru sebagai berikut. Seorang guru adalah seseorang yang...

1. Memberitahu peserta apa yang perlu mereka ketahui 2. Harus menjadi (atau pura-pura menjadi) seorang ahli yang bisa menjawab apa saja 3. Datang dengan kuliah yang disiapkan sebelumnya, dan menyampaikan fakta serta gagasan 4. Mempunyai fokus pada materi teoritis dan teori-teori 5. Tidak tertarik akan pengetahuan atau latar belakang peserta 6. Mendominasi materi dan proses 7. Hanya mengijinkan pertanyaan sesekali saja 8. Menguji pengetahuan dan ketrampilan. Selamat berpentas

Hand out

Panduan Role-play Fasilitator Kelompok anda mempunyai 15 menit untuk mempersiapkan role-play sepanjang 10 menit. Salah satu anggota kelompok akan memainkan peran seorang fasilitator, sementara yang lainnya menjadi peserta. Sebagai persiapan, perhatikan beberapa ciri seorang fasilitator sebagai berikut. Seorang fasilitator adalah seseorang yang...

1. Mendukung peserta dalam berbagi dan belajar sendiri 2. Memobilisasi pengetahuan yang sudah dimiliki peserta 3. Tertarik akan pengalaman dan masalah peserta 4. Tidak mendominasi materi atau proses, tetapi menjamin partisipasi yang setara 5. Hanya melakukan intervensi kalau peserta mengalami kesulitan 6. Membantu peserta untuk merangkum, menyimpulkan dan mengambil keputusan 7. Tidak menguasai hasilnya. Selamat berpentas!

24


Hand out

Panduan Role-play Manipulator Kelompok anda mempunyai 15 menit untuk mempersiapkan role-play sepanjang 10 menit. Salah satu anggota kelompok akan memainkan peran seorang manipulator, sementara yang lainnya menjadi peserta. Sebagai persiapan, perhatikan beberapa ciri seorang manipulator sebagai berikut. Seorang manipulator adalah seseorang yang...

1. Menuntun materi sesuai dengan arah yang sudah ditetapkan sebelumnya. 2. Berkuasa penuh, mempengaruhi kelompok menuju arah tertentu. 3. Memimpin semua kegiatan. 4. Hanya memperhatikan pendapat yang ingin didengarnya saja. 5. Mengabaikan pendapat yang tidak ingin didengarnya.

Selamat berpentas!

Hand out

Panduan Role-play Penantang Kelompok anda mempunyai 15 menit untuk mempersiapkan role-play sepanjang 10 menit. Salah satu anggota kelompok akan memainkan peran seorang penantang, sementara yang lainnya menjadi peserta. Sebagai persiapan, perhatikan beberapa ciri seorang penantang sebagai berikut. Seorang penantang adalah seseorang yang...

1. Menentang kekakuan gagasan, pendapat, kebiasaan, atau perilaku peserta. 2. Mencoba membuka pikiran peserta dengan menunjukkan cara-cara berpikir yang

alternatif. 3. Menguji, banyak bertanya, tetapi tidak memberikan jawaban. 4. Mendorong peserta untuk menganalisis masalah-masalah yang kompleks dan mencari 5. jawaban mereka sendiri. 6. Menggunakan dialog terbuka dimana jawabannya seringkali lahir dari pengalaman para

peserta. Selamat berpentas!

Hand out Panduan Role-play ………??(pilih sendiri) Kelompok anda mempunyai 15 menit untuk mempersiapkan role-play sepanjang 10 menit. Salah satu anggota kelompok akan memainkan peran seorang ..., sementara yang lainnya menjadi peserta. Sebagai persiapan, perhatikan beberapa ciri seorang ... sebagai berikut. Seorang ... adalah seseorang yang...

1. .... 2. .... 3. .... 4. .... 5. .... 6. ....

Selamat berpentas! .18



LATIHAN Penilaian Diri Pelatih Tujuan: Di akhir sesi ini para peserta... • Dapat mengaitkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa dengan kegiatan dan persyaratan

pelatihan • Telah melakukan penilaian/asesmen atas sifat-sifat pelatih yang mereka miliki dengan

mempertimbangkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa Bahan/alat: Fotokopi hand out Waktu: 45 menit Proses: • Perkenalkan sesi ini dengan menjelaskan bahwa kita harus memahami bagaimana prinsip-

prinsip pembelajaran orang dewasa berdampak pada cara kita mendukung proses pembelajaran sebagai seorang pelatih.

• Jelaskan bahwa ini akan dilakukan dengan menilai bagaimana kita biasanya melakukan pelatihan, melalui suatu kuis. Tekankan bahwa ini bukan tes atau ujian, melainkan suatu cara untuk membantu kita menyadari kekuatan dan kelemahan diri kita sendiri. Karena itu, setiap pertanyaan harus dijawab dengan sejujur mungkin.

• Edarkan lembar pertanyaan dan beri waktu 20 menit untuk menjawab. • Minta agar peserta secara berpasangan mendiskusikan jawaban mereka, dan menjelaskan apa

arti jawaban ‘ya’ dan ‘tidak’ mereka. • Tanyakan apakah mereka bisa mengaitkan pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan prinsip-

prinsip pembelajaran orang dewasa. • Edarkan hand out dan jelaskan pelan-pelan. Tanyakan apakah ada pertanyaan dari peserta. • Doronglah peserta untuk mencatat sendiri dimana mereka bisa membuat perbaikan dalam

perencanaan dan pelaksanaan pelatihan. Tekankan bahwa dengan menyadari kekuatan dan kelemahan diri kita sendiri, lebih mudah bagi kita untuk menemukenali kebutuhan-kebutuhan pelatihan kita. Dengan demikian, efektifitas pembelajaran kita selama pelatihan ini juga akan ditingkatkan, dan juga dalam pelatihan-pelatihan berikutnya. (Jika anda memperkenalkan rencana tindakan aksi pribadi kepada peserta, berikan waktu 5 menit bagi mereka untuk menentukan beberapa tindakan yang akan mereka ambil berdasarkan hasil kegiatan ini.)

• Akhiri sesi ini dengan mengatakan bahwa di dalam pelatihan ini akan ada banyak kegiatan yang mendukung prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa. Berikan beberapa contoh sesi yang berkaitan. Kegiatan ini juga bisa dilakukan sebagai pekerjaan rumah.

26


PANDUAN Hand Out

BAGAIMANA SAYA MERANCANG DAN MELATIH Ya Tidak

1. Apakah anda menghubungkan apa yang sedang anda bicarakan dengan latar belakang dan pengalaman peserta?

2. Apakah anda mengaitkan topik-topik yang disampaikan dengan pekerjaan yang akan dilakukan oleh peserta?

3. Apakah anda memberikan contoh atau menggunakan ‘kasus’ yang relevan dan realistis berkaitan dengan dunia nyata para peserta?

4. Apakah pada awal setiap topik baru anda bertanya kepada peserta sejauh mana mereka mengenal topik tersebut?

5. Apakah anda memulai pelatihan dengan sesi pengumpulan dan diskusi tentang harapan?

6. Apakah anda memberikan kesempatan kepada peserta untuk memberikan tanggapan tentang bagaimana pelatihan berlangsung?

7. Apakah anda sengaja merancang adanya fleksibilitas dalam program-program pelatihan anda untuk mengakomodir perubahan yang mungkin terjadi akibat harapan dan tanggapan dari peserta?

8. Apakah anda memberikan kesempatan kepada peserta untuk mengaitkan apa yang mereka pelajari dengan lingkungan kerja mereka sendiri, melalui kegiatan-kegiatan seperti perencanaan tindakan aksi?

9. Apakah anda menciptakan pengalaman-pengalaman baru bagi peserta dengan menggunakan role-play, simulasi atau permainan, atau kunjungan lapang dalam program anda?

10. Apakah anda memberikan kesempatan kepada peserta untuk berbagi pengalaman secara individu atau dalam kelompok kecil?

11. Apakah anda menstimulasi peserta untuk menganalisis pengalaman mereka di masa lalu kemudian menarik pelajaran darinya?

12. Apakah anda menggunakan metode-metode seperti brainstorming?

13. Apakah anda mengajak peserta untuk bertanya atau menjawab pertanyaan?

14. Apakah anda menggunakan transparansi, atau menyiapkan bahan tertulis pada kertas plano dan/atau whiteboard?



PANDUAN Hand Out

BAGAIMANA SAYA MERANCANG DAN MELATIH Ya Tidak

1. Apakah anda meminta peserta untuk menggunakan informasi dalam menyelesaikan masalah?

2. Apakah anda menyiapkan kegiatan bagi peserta untuk melatih cara berpikir dan ketrampilan mereka, dengan memakai studi kasus, kegiatan-kegiatan khusus, dsb?

3. Apakah anda mengatakan kepada peserta bagaimana kinerja mereka?

4. Apakah anda menjelaskan kesalahan yang mereka perbuat? 5. Apakah anda menjelaskan bagaimana peserta dapat bekerja

dengan lebih baik? 6. Apakah anda memberikan cukup waktu bagi peserta untuk

memperkenalkan diri pada awal pelatihan? 7. Apakah anda menggunakan ‘icebreaker’ atau cara-cara informal

lainnya untuk membantu peserta saling mengenal dengan lebih baik?

8. Apakah anda bersepakat tentang norma-norma tertentu pada awal pelatihan, dengan menekankan bahwa setiap orang mempunyai hak untuk belajar, dan berbuat kesalahan bukan masalah sepanjang kita belajar dari kesalahan tersebut?

9. Apakah anda memastikan bahwa seluruh persiapan makanan, penginapan, perjalanan, dsb, sudah dilakukan dengan baik?

10. Apakah anda memperlihatkan kepada peserta bahwa anda peduli terhadap kinerja mereka?

11. Apakah anda memperlihatkan kepedulian anda dengan melakukan persiapan yang sebaik-bainya sebelum sesi-sesi pelatihan?

12. Apakah anda mendengarkan komentar dan masukan dari peserta kemudian mempertimbangkannya dengan serius?

28


PANDUAN

BAGAIMANA SAYA MERANCANG DAN MELATIH Hand Out

1. Apakah anda menghubungkan apa yang sedang anda bicarakan dengan latar belakang dan pengalaman peserta?

2. Apakah anda mengaitkan topik-topik yang disampaikan dengan pekerjaan yang akan dilakukan oleh peserta?

3. Apakah anda memberikan contoh atau menggunakan ‘kasus’ yang relevan dan realistis berkaitan dengan dunia nyata para peserta?

4. Apakah pada awal setiap topik baru anda bertanya kepada peserta sejauh mana mereka mengenal topik tersebut?

Memenuhi kebutuhan langsung dan perhatian peserta

5. Apakah anda memulai pelatihan dengan sesi pengumpulan dan diskusi tentang harapan?

6. Apakah anda memberikan kesempatan kepada peserta untuk memberikan tanggapan tentang bagaimana pelatihan berlangsung?

7. Apakah anda sengaja merancang adanya fleksibilitas dalam program-program pelatihan anda untuk mengakomodir perubahan yang mungkin terjadi akibat harapan dan tanggapan dari peserta?

8. Apakah anda memberikan kesempatan kepada peserta untuk mengaitkan apa yang mereka pelajari dengan lingkungan kerja mereka sendiri, melalui kegiatan-kegiatan seperti perencanaan tindakan aksi?

Memberikan kesempatan bagi peserta untuk mengarahkan sendiri proses pembelajaran mereka

9. Apakah anda menciptakan pengalaman-pengalaman baru bagi peserta dengan menggunakan role-play, simulasi atau permainan, atau kunjungan lapang dalam program anda?

10. Apakah anda memberikan kesempatan kepada peserta untuk berbagi pengalaman secara individu atau dalam kelompok kecil?

Belajar dari pengalaman

11. Apakah anda menstimulasi peserta untuk menganalisis pengalaman mereka di masa lalu kemudian menarik pelajaran darinya?

12. Apakah anda menggunakan metode-metode seperti brainstorming?

Stimulasi refleksi

13. Apakah anda mengajak peserta untuk bertanya atau menjawab pertanyaan?

14. Apakah anda menggunakan transparansi, atau menyiapkan bahan tertulis pada kertas plano dan/atau whiteboard?

Menciptakan kesempatan untuk berpartisipasi

4.23



PANDUAN BAGAIMANA SAYA MERANCANG DAN MELATIH

HAND OUT

15. Apakah anda meminta peserta untuk menggunakan informasi dalam menyelesaikan masalah?

16. Apakah anda menyiapkan kegiatan bagi peserta untuk melatih cara berpikir dan ketrampilan mereka, dengan memakai studi kasus, kegiatan-kegiatan khusus, dsb?

17. Apakah anda mengatakan kepada peserta bagaimana kinerja mereka?

18. Apakah anda menjelaskan kesalahan yang mereka perbuat? 19. Apakah anda menjeleaskan bagaimana peserta dapat bekerja

dengan lebih baik?

Memberikan umpan balik

20. Apakah anda memberikan cukup waktu bagi peserta untuk memperkenalkan diri pada awal pelatihan?

21. Apakah anda menggunakan ‘ice-breaker’ atau cara-cara informal lainnya untuk membantu peserta saling mengenal dengan lebih baik?

22. Apakah anda bersepakat tentang norma-norma tertentu pada awal pelatihan, dengan menekankan bahwa setiap orang mempunyai hak untuk belajar dan berbuat kesalahan bukan masalah sepanjang kita belajar dari kesalahan tersebut?

Menciptakan suasana aman

23. Apakah anda memastikan bahwa seluruh persiapan makanan, penginapan, perjalanan, dsb, sudah dilakukan dengan baik?

Menyediakan lingkungan yang nyaman

24. Apakah anda memperlihatkan kepada peserta bahwa anda peduli terhadap kinerja mereka?

25. Apakah anda memperlihatkan kepedulian anda dengan melakukan persiapan yang sebaik-bainya sebelum sesi-sesi pelatihan?

26. Apakah anda mendengarkan komentar dan masukan dari peserta kemudian mempertimbangkannya dengan serius?

Menunjukkan rasa hormat

\

G. Pendekatan Partisipatif

Konsep partisipasi sebagai sebuah pendekatan dalam program pembangunan masyarakat sebenarnya sudah muncul pada awal tahun 1980-an. Namun pemaknaan partisipasi dipersempit sebagai peranserta pasif. Kehadiran dan pelibatan dalam aktifitas gotong royong, atau pemungutan suara dalam pemilu sudah dianggap cukup sebagai partisipasi masyarakat. Partisipasi aktif publik dalam keterlibatan perencanaan pembangunan, pengambilan keputusan, maupun mengontrol proses pelaksanaan pembangunan itu sendiri implementasinya masih belum cukup, bahkan masih banyak pihak memandang sebagai wilayah tabu bagi publik umum. Dalam pelatihan seringkali partisipasi diartikan sebagai kebebasan peserta (pembelajar) untuk bertanya atau menyampaikan pendapat tidak pada pengertian lebih luas dalam pembelajaran orang dewasa, dari awal dalam kontrak belajar, proses, hasil, evaluasi sampai akhir dalam tindak lanjut. Dengan demikian maka fleksibilitas menjadi syarat mutlak bagi suatu pelatihan partisipatif. Fleksibilitas dimaksudkan adalah bahwa setiap pelatih semestinya menyusun perencanaan dengan berbagai pilihan-pilihan yang mungkin terjadi sejak Training Need Assessment (TNA) dilakukan. Fleksibilitas juga tidak dimaksudkan untuk mengubah tujuan sangat berbeda dari TNA dan rencana yang telah ditetapkan, tetapi lebih pada penyesuaian terhadap realitas ketika pelatihan akan dan

30


tengah berlangsung. Fleksibilitas dimaksudkan untuk lebih meningkatkan efektifitas pelatihan berdasarkan kesepakatan antara pelatih dan pembelajar

Apa sebenarnya pengertian partisipasi itu? Bank Dunia, 1994 mendefinisikan partisipasi:“Partisipasi adalah suatu proses di mana berbagai pelaku (stakeholders) dapat mempengaruhi serta membagi wewenang dalam menentukan inisiatif-inisiatif pembangunan (Proses pembelajaran), keputusan serta pengalokasian berbagai sumberdaya yang berpengaruh terhadap mereka.” (Bank Dunia, 1994). Dalam konteks pembelajaran Prinsip-prinsip partisipasi adalah:

• Cakupan - semua orang, atau wakil -wakil dari semua kelompok yang terkena dampak dari hasil- hasil suatu keputusan atau proses

• Kesetaraan dan Kemitraan (Equal Partnership). Pada dasarnya setiap orang mempunyai ketrampilan, kemampuan dan prakarsa serta mempunyai hak untuk menggunakan prakarsa tersebut terlibat dalam setiap proses guna membangun dialog tanpa memperhitungkan jenjang dan struktur masing-masing pihak.

• Transparansi. Semua pihak harus dapat menumbuh-kembangkan komunikasi dan iklim berkomunikasi terbuka dan kondusif sehingga menimbulkan dialog.

• Kesetaraan Kewenangan (Sharing Power / Equal Powership). Berbagai pihak yang terlibat harus dapat menyeimbangkan distribusi kewenangan dan kekuasaan untuk menghindari terjadinya dominasi.

• Kesetaraan Tanggung Jawab (Sharing Responsibility). Berbagai pihak mempunyai tanggung jawab yang jelas dalam setiap proses karena adanya kesetaraan kewenangan (sharing power) dan keterlibatannya dalam pengambilan keputusan dan langkah-langkah selanjutnya.

• Pemberdayaan (Empowerment). Keterlibatan berbagai pihak tidak lepas dari kekuatan dan kelemahan yang dimiliki setiap pihak, sehingga melalui keterlibatan aktif dalam setiap proses kegiatan, terjadi suatu proses saling belajar dan saling memberdayakan satu sama lain

• Kerjasama. Diperlukan adanya kerjasama berbagai pihak yang terlibat untuk saling berbagi kelebihan guna mengurangi berbagai kelemahan yang ada, khususnya yang berkaitan dengan kemampuan sumberdaya manusia.

Bila mengingat pembelajaran orang dewasa mengandung prinsip, memenuhi kebutuhan langsung, untuk diri sendiri, tanggung jawab, kesetaraan, kerjasama, memberi dan menerima umpan balik, saling menghargai, reflektif berdasarkan pengalaman, maka partisipasi aktif pembelajar (peserta) pelatihan merupan syarat mutlak bagi keberhasilan pencapaian tujuan pelatihan tersebut

Keuntungan-keuntungan Partisipasi antara lain: 1. Merangsang timbulnya ide/pemikiran kreatif dan pemecahan masalah mandiri 2. Meningkatkan motivasi pembelajar 3. Menjawab aspirasi dan kebutuhan pembelajar 4. Meningkatkan kualitas dan manfaat pembelajaran 5. Meningkatkan perasaan nyaman, kerbersamaan dan saling menghargai 6. Umpan balik secara periodik bagi perbaikan proses pembelajaran 7. Komunikasi dua arah terjalin secara interaktif 8. Mengembangkan kemandirian pembelajar 9. Meningkatkan kemampuan mengelola konflik Prinsip-prinsip dan manfaat ini dalam setiap langkah pelatihan ini akan diterapkan secara sempurna dari sejak awal dalam perencanaan sesi, materi, proses, outout, sumebrdaya pendukung sampai pada evaluasi pelatihan dan rencana tindak lanjut. Materi-materi teoritis dan konsep sejauh mungkin dibatasi alokasi waktunya. Untuk mengurangi proses pembelajaran satu arah ini digunakan beberapa metode seperti role-play, diskusi kelompok, membaca referensi yang disediakan, studi kasus, atau belajar dari pengalaman narasumber.



Hubungan antara pendekatan pembelajaran yang berpusat pada pelatih dan yang berpusat pada pembelajar dapat dilihat pada Hand out Bagian III: Pelatihan metode Kontinuum, halaman 9

H. Refleksi Proses Luangkan waktu untuk melakukan refleksi atas proses yang telah dilakukan dalam setiap sesi yang telah direncanakan, bila memungkinkan rencana pelatihan diujicobakan atau disimulasikan. Contohnya refleksi tentang pendekatan, metode-metode, teknik-teknik fasilitasi, dinamika kelompok dll.

32


Hand out

BAHAN BACAAN Mempersiapkan Pelatihan Partisipatif Langkah-langkah tersebut mencakup:

1. Identifikasi Kebutuhan dan Tingkat Kebutuhan. adalah menemukenali atau menjajagi dan mengetahui kebutuhan pelatihan serta sejauh mana kebutuhan tersebut perlu dipenuhi. Langkah ini bersifat mutlak dan esensial.

2. Identifikasi Faktor Pendukung dan Sumberdaya lainnya. a. Mengetahui latar belakang peserta pelatihan (siapa, berapa, posisi, peran dan

tugas dalam lembaga, dll) b. Mengetahui berapa lama pelatihan akan dilakukan. c. Dimana diselenggarakan (sifat lingkungan, jenis peralatan yang tersedia). d. Besar-kecilnya dana yang tersedia untuk penyelenggaraan pelatihan tersebut. e. Mengetahui apakah ada batasan atau bagian tertentu yang harus dihindari. f. Menemukan perbedaan filosofi dasar diantara fasilitator dan pelaksana

pelatihan. 3. Merumuskan Tujuan Pelatihan.

Mengetahui secara tepat apa yang ingin dicapai. Rumuskan tujuan pelatihan secara tepat. 4. Menetapkan isi dan muatan/ bahan yang relevan dengan tujuan pelatihan.

Perlu dipertimbangkan dalam menyusun dan mengembangkan bahan pelatihan adalah: a. latar belakang peserta pelatihan yang berbeda (umur, pengalaman, pendidikan,

posisi dan lain sebagainya) b. waktu yang tersedia, dan lingkungan dimana fasilitator harus bekerja c. kemampuan fasilitator sendiri.

5. Membangun hubungan logis dan mengarah ke tujuan. Memastikan bahwa segala sesuatu yang tertuang dalam agenda dan materi pelatihan mempunyai hubungan-hubungan yang logis dengan tujuan itu..

6. Merencanakan dan memperkirakan kebutuhan waktu yang sesuai persiapkan kemungkinan terjadi waktu terlalu sedikit atau terlalu banyak. Aturannya disini ialah membuat agenda anda fleksibel.

7. Pikirkan dan susunlah langkah-langkah yang tepat. Rencanakan suatu variasi dalam langkah-langkah, agar Orang dapat memberikan perhatian untuk waktu yang lebih panjang untuk menghindari kebosanan peserta.

8. Memilih, menetapkan dan menggunakan beragam metode Peserta mempunyai panca indra dan akan memalukan bila terjadi kemacetan karena hanya menggunakan satu atau dua saja dari metoda yang ada. Kuliah, diagram, film, latihan, curah pendapat, dan teknik lainnya semuanya berharga, terutama bila dikombinasikan.

9. Mempunyai Awal dan Akhir. Setiap pembahasan hendaknya mempunyai pendahuluan rencana didiskusikan, harapan, dan suatu penyelesaian dengan sintesa atau ringkasan dari pembahasan itu dan evaluasi untuk menentukan seberapa baik harapan sudah terpenuhi.

10. Jangan sampai ada tanah kosong yang luas di tengah perjalanan. Ada kemajuan dan perkembangan yang stabil dari permulaan sampai akhir.

11. Pendukung "terjadinya proses belajar" Mempersiapkan "Sarana / Media Belajar" antara lain meliputi transparansi, bahan untuk peserta (hand out), kertas koran, metaplan, Overhead Projector, Papan Flipchart dan lain-lain; tempat pelatihan dan pengaturan ruangan dan logistik penunjang



BAGIAN III Penjajagan Pelatihan Training Need Assessment A. Konteks-Analisis Situasi Apa itu analisis situasi? Analisis situasi adalah langkah pertama dalam proses logis merancang sebuah kegiatan pelatihan. Ini merupakan analisis ‘gambar keseluruhan’ atau konteks bagi pelatihan yang akan dilakukan, termasuk identifikasi penyebab timbulnya masalah yang ingin diselesaikan melalui pelatihan. Disamping itu, analisis situasi juga dapat menguji asumsi-asumsi yang menjadi dasar hubungan sebab-akibat permasalahan yang ingin diatasi dengan training. Untuk apa melakukan analisis situasi? Berdasarkan analisis situasi, kita bisa menilai apakah pelatihan bisa mengambil peran penting dalam menyelesaikan masalah. Dengan kata lain, sebelum kita bersusah payah menghabiskan tenaga, waktu dan uang untuk merancang dan melakukan suatu pelatihan, ada gunanya melakukan penilaian kritis tentang tepat atau tidaknya pelatihan dilakukan untuk mengatasi permasalahan. Dalam banyak kasus, pelatihan bukan satu-satunya solusi bagi suatu masalah dan berbagai strategi perlu dikembangkan sambil memantau asumsi-asumsi yang ada. Bagaimana melakukan analisis situasi? Ada banyak cara melakukan analisis ini. Berikut beberapa hal yang dapat menjadi panduan umum proses analisis:

1. Pengamatan dan refleksi. Kita harus bertanya pada diri kita, apa yang sedang terjadi. Kita harus mulai secara tepat menggambarkan situasi dimana pelatihan akan dilangsungkan

2. Klarifikasi. Dari penggambaran di atas, kita ingin mengidentifikasi isu-isu apa saja yang terkait dalam hal ekonomi, politik, nilai dan budaya

3. Keterkaitan. Bagaimana hal-hal tersebut saling berkaitan? Kita harus menempatkan semua fakta yang ada secara bersama-sama dalam gambaran yang besar

4. Pendalaman. Kita melihat hubungan-hubungan yang ada, dan mencoba mencari apa saja yang menjadi sebab dan apa akibatnya? Bagaimana semuanya saling berkaitan? Apa yang penting dan tidak penting?

5. Interpretasi. Mencari cara-cara untuk memungkinkan terjadinya perubahan dan peran apa yang bisa dimainkan oleh pelatihan dalam konteks tersebut. Ada banyak alat untuk menganalisis situasi, seperti analisis SWOT (strengths, weaknesses, opportunities & threats) atau analisis KELAPA (kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman) dan pohon masalah atau problem tree. Selama pelatihan ini kita menggunakan pohon masalah untuk menganalisis situasi pelatihan kita sendiri.

6.2 Bagaimana membuat pohon masalah?

1. Memilih dan mendeskripsikan masalah utama yang ingin diatasi/ diubah melalui pelatihan anda. 2. Menemukan penyebab langsung masalah itu dan menempatkannya pada post-it di bawah

masalah utama. 3. Lalu, sambil bekerja ke atas dan ke bawah, teruslah bertanya MENGAPA bagi setiap penyebab

yang telah diidentifikasi, sampai akar-akar penyebab masalah ditemukan. Post-it dapat dipindah-pindahkan sesuai kebutuhan selama diskusi berlangsung.

4. Gambar garis sambungan yang menghubungkan sebab dan akibat yang sudah ditempelkan. Terakhir, tetapkan fungsi yang dapat diperankan oleh pelatihan dalam mengatasi masalah utama. Apabila ada masalah-masalah yang tidak dapat diatasi dengan pelatihan, cobalah memikirkan pendekatan-pendekatan atau kegiatan-kegiatan yang dapat mengatasi masalah tersebut.

34


LATIHAN Analisis Situasi Tujuan Pada akhir sesi ini para peserta dapat...

• Menggunakan metode pohon masalah untuk menganalisis situasi pelatihan mereka. Bahan/alat: Post-it atau kartu metaplan dengan tape Waktu: 2.5 jam Proses:

• Ingatkan peserta akan perkenalan sesi analisis situasi dan tanyakan apakah ada pertanyaan setelah mereka membaca hand out.

• Bentuk kelompok kecil (sesuai dengan proyek/lokasi) dan minta agar mereka memilih masalah utama kemudian melatih penggunaan teknik pohon masalah. Berikan mereka paling sedikit satu jam untuk diskusi kelompok.

• Pastikan anda memberikan waktu pada setiap kelompok untuk memastikan bahwa mereka memahami prosesnya. Ingatkan bahwa ini hanya sebuah metode untuk melakukan analisis situasi. Semua peserta masih harus berpikir, menghubungkan satu hal dengan hal lain serta mengambil keputusan.

• Setelah semua kelompok selesai membuat pohon, kumpulkan seluruh peserta dan minta agar satu orang dari masing-masing kelompok memberikan presentasi kelompok dan menjelaskan logika pohon masalah mereka.

• Mulailah diskusi dengan pertanyaan-pertanyaan berikut: o Masalah-masalah apa yang anda temukan ketika menyelesaikan pohon masalah anda?

(satu masalah umum adalah kebingungan antara sebab dan akibat. Jelaskan bahwa ini memang sering terjadi dan akan menjadi lebih jelas setelah ada diskusi dan lebih banyak latihan.)

o Bagaimana metode ini membantu dalam merancang sebuah kegiatan pelatihan? (Jelaskan bahwa ini merupakan langkah penting dan ketepatan pohon masalah akan membantu menentukan efektif tidaknya pelatihan itu sendiri.)

• Tutup sesi ini dengan menegaskan bahwa: o Tegaskan bahwa seringkali pelatihan dianggap sebagai solusi bagi masalah apapun, tetapi

sebagai seorang pelatih kita harus realistis dan berani mengakui kapan dan dimana pelatihan tidak tepat maupun efektif.

o Pada tahap-tahap awal, banyak hubungan dalam pohon masalah dibuat berdasarkan asumsi-asumsi. Setelah pohon masalah dibuat bersama semua mitra, penting untuk mengidentifikasi dimana saja informasi lebih dibutuhkan, yang dapat dikumpulkan dan dipelajari lagi selama latihan TNA dilakukan.

Catatan. Bagi kebanyakan peserta, ini latihan yang sulit karena mereka dipaksa untuk berpikir keluar batasan-batasan sempit pelatihan pada umumnya. Meskipun demikian, latihan ini bermanfaat untuk menganalisis konteks training secara sistimatis.



B. Menguji Asumsi LATIHAN Mengapa TNA? Tujuan Pada akhir sesi ini peserta akan...

• Menyadari bagaimana kita seringkali membuat asumsi-asumsi secara tidak sadar ketika memutuskan untuk siapa, tentang apa materi yang ingin disampaikan, dan bagaimana merancang sebuah pelatihan.

• Berbagi pengalaman tentang bagaimana menguji asumsi-asumsi tersebut. Bahan/alat: Photocopy studi kasus Waktu: 2.5 jam Proses:

• Dengan mengacu pada siklus perencanaan pelatihan, jelaskan bahwa sebelum mendalami TNA, pertama-tama kita harus melihat mengapa kita perlu melakukan hal ini, dan mengapa dalam praktek seringkali tidak dilakukan.

• Perkenalkan metode studi kasus. Tanyakan pada peserta berapa orang yang sudah mengenal metode ini, dan minta agar mereka menjelaskan apa yang dimaksud dengan metode studi kasus serta keuntungan metode tersebut.

• Perkenalkan pengelompokan peserta, dan jelaskan mengapa kelompok-kelompok disusun sedemikian rupa.

• Bagikan studi kasus dan minta agar peserta membentuk kelompok lalu membaca kasus serta menjawab pertanyaannya dalam waktu setengah jam.

• Ikuti diskusi masing-masing kelompok dan jawab pertanyaan seperlunya. • Minta setiap kelompok memberikan presentasi hasil kerja kelompoknya. Jangan membiarkan

diskusi berlarut-larut yang berkaitan dengan kurangnya informasi dalam studi kasus. Usahakan agar fokus diskusi pada informasi yang ada dan masalah-masalah yang berkaitan dengan pelatihan.

• Diskusikan jawaban dari masing-masing kelompok terhadap pertanyaan studi kasus. Gunakan waktu sebanyak mungkin untuk saling berbagi tentang:

o Pengalaman peserta dalam pelatihan yang dirancang berdasarkan asumsi-asumsi yang salah

o Alasan mengapa asumsi-asumsi itu sering tidak diuji kembali; misalnya karena kurang pemahaman (kurang analisis dampak), kurang keahlian, waktu, uang, dsb.

o Pengalaman peserta menggunakan cara-cara yang cukup mudah untuk mengidentifikasi dan menguji asumsi-asumsi yang telah dibuat.

o Apakah selayaknya kita merasa bertanggung jawab atas dampak kegiatan-kegiatan pelatihan yang kita selenggarakan.

• Rangkum poin-poin utama dan jelaskan bahwa contoh-contoh tadi menggambarkan mengapa penting untuk tidak saja membuat penilaian tentang calon peserta tetapi juga tentang komunitas serta organisasi dimana mereka bekerja.

• Jika masih ada waktu, lakukan refleksi tentang metode studi kasus. • Bagikan hand out.

Sesi ini menyiapkan dasar bagi berbagai dimensi latihan TNA dan dapat menjadi acuan kapanpun dibutuhkan.

36


Hand out

STUDI KASUS-1 Pelatihan Nasional tentang Pengelolaan Partisipatif Pelayanan publik, diselenggarakan oleh sebuah institut pelatihan manajemen Mengapa pelatihan ini diselenggarakan? Salah seorang staf pengajar di pusat pelatihan manajemen menghadiri pelatihan tentang Pengelolaan Partisipatif pelayanan publik di luar negeri. Ia begitu terkesan akan pelatihan tersebut sehingga mengusulkan agar pelatihan tersebut dimasukkan dalam program di institutnya. Rekan-rekan pengajarnya menyambut baik usulan tersebut. Tetapi karena pelatihan itu tidak direncanakan, dan waktu serta uang untuk melakukan persiapan tidak banyak, maka ia memutuskan untuk merancang sendiri pelatihan itu berdasarkan pengalaman serta materi dari pelatihan internasional yang telah diikutinya. Ia berbagi pengalaman dengan beberapa staf pengajar lainnya, dan bersama-sama mereka menyelenggarakan pelatihan bagi peserta dari beberapa daerah yang bertugas sebagai petugas pelayanan publik di tiap kabupaten/kota. Para peserta sangat antusias karena pelatihan itu menggunakan metode-metode aktif dan memberikan banyak kesempatan bagi mereka untuk saling berbagi pengalaman. Apa hasil dari pelatihan itu? Beberapa bulan setelah pelatihan diselenggarakan, salah seorang pelatih bertemu dengan seorang peserta pelatihan. Pelatih itu bertanya, kegiatan tindak lanjut apa saja yang sudah dilakukan peserta tersebut sesudah mengikuti pelatihan. Pada awalnya, peserta itu menjawab secara umum saja. Tetapi, setelah si pelatih dengan hati-hati mengajukan beberapa pertanyaan lainnya, peserta itu menjawab bahwa sekembalinya ke kantor ia tidak mempunyai kesempatan untuk menerapkan gagasan-gagasannya karena atasannya tidak mendukung keterlibatan masyarakat lokal dalam pengelolaan pelayanan publik. Berdasarkan pengalaman ini, si pelatih menjadi ingin tahu bagaimana dengan peserta-peserta lainnya dan menelpon mereka untuk mendengarkan kisah mereka. Meskipun cerita satu sama lain berbeda, rata-rata mempunyai pengalaman yang serupa. Pertanyaan

• Menurut anda, mengapa hal ini terjadi? Asumsi-asumsi apa saja yang dimiliki pihak penyelenggara pelatihan?

• Apa yang seharusnya dilakukan untuk mencegah hal itu? Cara-cara apa yang mungkin digunakan untuk menguji asumsi-asumsi tadi?

• Apakah contoh ini cukup realistis? Apakah anda memiliki contoh-contoh lain tentang asumsi-asumsi yang sering dibuat oleh pelatih?

• Apa yang harus anda lakukan sebelum merancang sebuah pelatihan untuk menguji asumsi-asumsi yang anda miliki?



Hand Out STUDI KASUS-2 Lokakarya Peningkatan Ekonomi Pedesaan Studi diselenggarakan oleh sebuah LSM lokal kasus Mengapa pelatihan ini dilakukan? Sebuah LSM yang biasa menyelenggarakan pelatihan-pelatihan singkat tentang peningkatan ekonomi masyarakat didatangi oleh salah satu lembaga donor untuk menyelenggarakan pelatihan khusus bagi staf lembaga donor itu yang menangani berbagai proyek. Fokus pelatihan adalah pemasaran hasil pertanian untuk peningkatan pendapatan komunitas-komunitas yang tinggal di wilayah pedesaan. Karena kegiatan tersebut terkait erat dengan mandat LSM tadi, maka mereka bersedia menerima tawaran itu meskipun anggaran dan waktu untuk persiapan terbatas. Mereka memutuskan untuk menyelenggarakan pelatihan dua bulan ke depan karena proyek-proyek lembaga donor itu sudah harus mempunyai kegiatan dalam waktu enam bulan mendatang. Untung saja, LSM itu mempunyai kontak dengan beberapa orang narasumber bagus untuk pemasaran hasil pertanian masyarakat pedesaan, dan mereka yang diundang untuk membantu dalam persiapan dan fasilitasi pelatihan tersebut. Staf lembaga donor dari berbagai proyek mengikuti pelatihan yang berlangsung selama tiga minggu, dengan fokus pada bagaimana menganalisis dan mengembangkan strategi pemasaran hasil-hasil pertanian. Evaluasi pelatihan menunjukkan bahwa baik peserta maupun penyelenggara sangat puas. Apa hasil dari pelatihan itu? Beberapa bulan setelah pelatihan diselenggarakan, seorang pelatih bertemu peserta lokakarya dalam kesempatan lain. Ia bertanya tentang tindak lanjut apa saja yang sudah dilakukan. Pada mulanya, staf proyek itu menjawab secara umum saja. Tetapi, setelah si pelatih mengajukan beberapa pertanyaan lain secara hati-hati, staf proyek itu mengatakan bahwa pada awalnya proyeknya mengidentifikasi beberapa produk Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA) yang menjanjikan. Tetapi penduduk desa tidak tertarik untuk berpartisipasi. Mereka tidak melihat keuntungan dari menanam jamur, memelihara kupu-kupu, maupun merawat anggrek kalau semuanya sudah ada di lingkungan desa dan di hutan dekat desa masih saja mereka masuki secara ilegal. Temuan ini mendorong si pelatih untuk menanyakan pengalaman peserta-peserta lainnya, dan ia kemudian menelpon mereka. Meskipun cerita mereka berbeda-beda, pada dasarnya pesan yang mereka sampaikan serupa. Pertanyaan





38


Hand out

STUDI KASUS-3 Pelatihan Resolusi Konflik Isu-isu Pengelolaan Tanah Negara untuk para pemimpin kelompok pengguna Mengapa pelatihan ini diselenggarakan? Sebuah LSM lokal yang membantu kelompok-kelompok penggarap lahan negara menyusun rancangan pengelolaan kawasan, menyadari bahwa proses ini membutuhkan ketrampilan negosiasi dan mediasi khususnya oleh para pemimpin kelompok. Seringkali konflik-konflik lama maupun baru timbul dalam diskusi tentang peraturan penggunaan lahan negara. Gagasan untuk mengadakan pelatihan ketrampilan negosiasi dan mediasi ditawarkan pada mereka, dan pemimpin-pemimpin kelompok tertarik untuk mengikutinya. Karena LSM tadi tidak mempunyai kemampuan untuk menyelenggarakan pelatihan pengelolaan konflik, mereka meminta seorang ahli resolusi konflik untuk merancang dan menyelenggarakan pelatihan seminggu dalam resolusi konflik kepada 20 pemimpin kelompok penggarap lahan negara. Pelatihan yang diselenggarakan sangat hidup dan dinamis dengan banyak kegiatan-kegiatan tentang bagaimana melakukan mediasi dan negosiasi. Apa hasil dari pelatihan itu? LSM lokal tadi berencana memonitor bagaimana para pemimpin kelompok penggarap menangani konflik di desa mereka. Akan tetapi mereka kecewa karena ternyata tidak banyak perubahan yang terjadi setelah pelatihan diselenggarakan. Karena itu, para pemimpin kelompok pengguna hutan dikumpulkan dan diadakan sebuah rapat bersama. Dalam rapat itu mereka minta para pemimpin kelompok penggarap untuk berdiskusi dalam kelompok kecil mengenai apakah mereka menerapkan apa yang dipelajari dalam latihan dan bagaimana caranya. Pada waktu diskusi pleno, ditemukan bahwa pendekatan-pendekatan resolusi konflik yang diajarkan dalam pelatihan dianggap kurang tepat bagi situasi para pemimpin kelompok penggarap. Secara tradisional, penyelesaian konflik dilakukan secara konsensus dalam pertemuan bersama, bukan melalui negosiasi maupun mediasi. Pertanyaan







C. Pengenalan Tna LATIHAN Pengenalan TNA Tujuan: Di akhir sesi ini para peserta...

• Menyadari bahwa mereka mungkin pernah melakukan sejenis TNA • Menyadari bahwa ada banyak cara untuk melakukan TNA, tetapi yang penting harus sistimatis • Dapat menyebutkan dan menjelaskan 3 aspek kunci dari latihan TNA

Bahan/alat:

• Contoh Pendahuluan TNA intro dituliskan pada flipchart atau lembar OHP • Photocopy hand out

Waktu: 1 sampai 1.5 jam Proses:

• Pendahuluan. Ulangi lagi hasil dari sesi ‘mengapa TNA perlu dilakukan sebelum mulai merancang pelatihan?’ Jelaskan bahwa meskipun kita tidak menamakannya sebagai training need assessment atau analisis kebutuhan pelatihan, kita biasanya mengumpulkan informasi tertentu sebelum mulai perencanaan pelatihan. Dalam sesi ini kita akan saling berbagi tentang informasi apa saja yang kita kumpulkan dan bagaimana caranya. Setelah itu beberapa prosedur TNA yang lebih formal akan diperkenalkan.

• Berbagi pengalaman tentang analisis yang dilakukan sebelum perencanaan. Minta peserta untuk membentuk buzz-groups dan saling berbagi tentang jenis-jenis informasi apa tentang calon peserta, latar belakang mereka, yang dikumpulkan sebelum merancang pelatihan dan dengan cara apa informasi itu diperoleh

• Kumpulkan jawaban (apa dan bagaimana) dari semua buzz groups dengan menuliskannya pada flipchart atau white board. Diskusikan hal-hal berikut:

o Apakah informasi ini membantu anda merancang pelatihan? o Apakah anda memiliki cukup informasi untuk merancang pelatihan? o Apakah kita bisa menamakan kegiatan-kegiatan tersebut sebagai analisis kebutuhan

pelatihan, atau Training Need Assessment? • Simpulkan dengan mengatakan bahwa kemungkinan besar kita sudah sering melakukan beberapa

elemen TNA tanpa menyadarinya, atau mungkin secara tidak sistimatis. Jelaskan bahwa ada banyak cara untuk melakukan TNA, tergantung pada ukuran (wilayah dan jangka waktu) program pelatihan, tersedianya waktu dan dana, dsb.

• Jelaskan bahwa sesi ini akan memperkenalkan satu cara melakukan TNA secara sistimatis. Perkenalkan gambaran proses TNA dengan fokus pada hal-hal berikut:

o Apa itu TNA: analisis untuk mengenal peserta dengan lebih baik o Kapan melakukan TNA: proses terus-menerus (sebelum merancang, sesudah

merancang, pada awal pelatihan, pada awal pengenalan topik baru, dsb) o Apa yang harus dianalisis dalam TNA: komunitas, organisasi, pembelajar/peserta o Bagaimana melakukan TNA: gambaran singkat tentang langkah-langkah dalam proses

TNA. • Ceritakan contoh TNA anda dengan alat bantu visual sebagai ilustrasi proses TNA. • Bagikan handout.

40


Hand out PENGENALAN TRAINING NEED ASSESSMENT (TNA atau Analisis Kebutuhan Pelatihan)

• Apa itu Training Need Assessment (TNA atau Analisis Kebutuhan Pelatihan)? Training Need Assessment (TNA) adalah suatu proses yang memungkinkan kita mengenal peserta bahkan sebelum pelatihan dimulai. Proses ini bukan sesuatu yang mutlak. Pendekatan yang berbeda dapat digunakan sesuai dengan tersedianya dana, waktu, jangkauan, dan tujuan dari pelatihan tersebut. Kerangka analisis TNA membantu anda untuk:

o Sistimatis, sehingga aspek-aspek penting tidak terlewatkan o Menyadari hal-hal apa yang dapat dilewatkan o Mengetahui asumsi-asumsi apa yang menjadi dasar perencanaan pelatihan anda.

• Untuk apa? Dari TNA seorang pelatih memperoleh pengetahuan awal yang akan dibutuhkannya untuk:

o Memutuskan apakah pelatihan merupakan solusi tepat untuk mengatasi masalah yang ada

o Mengembangkan strategi pelatihan yang tepat guna memenuhi kebutuhan yang ada o Merancang pelatihan yang efektif dan berfokus pada pembelajar, serta berangkat

dari pengalaman dan pengetahuan peserta o Melakukan prioritas dan memilih topik-topik untuk dibahas berdasarkan kebutuhan

peserta, bukan berdasarkan minat pelatih o Memilih metode-metode dan pendekatan pembelajaran yang tepat berdasarkan

karakteristik peserta. TNA juga menghasilkan data penting yang dapat digunakan untuk memonitor perkembangan seorang peserta atau komunitas selama pelatihan maupun sesudahnya.

• Kapan Training Need Assessment dilakukan? Seringkali istilah Training Need Assessment diartikan sebagai analisis kebutuhan pelatihan yang dilakukan sebelum merancang pelatihan. Namun, analisis kebutuhan ini harusnya berlangsung terus menerus, dan tidak berhenti setelah pelatihan dirancang. Begitu peserta sudah dipastikan, rancangan anda harus disempurnakan lagi dan dicocokkan dengan karakteristik peserta secara keseluruhan. Pada awal pelatihan, anda harus menggali harapan peserta. Kemudian, ketika membahas topik yang baru anda harus meminta umpan balik dari peserta juga.



Hand out

Lanjutan PENGENALAN TRAINING NEED ASSESSMENT

• Apa yang harus dianalisis? Seperti yang sudah disebutkan di atas, TNA bisa dilakukan dengan banyak cara tergantung kesediaan waktu dan sumberdaya lain yang anda miliki. Berikut ini usulan pendekatan yang memungkinkan pengambilan jalan pintas dengan membuat asumsi-asumsi. Keuntungan pendekatan ini adalah bahwa dari awal anda sadar akan asumsi-asumsi yang digunakan sebagai dasar pelatihan, sehingga secara aktif bisa melakukan verifikasi atas asumsi-asumsi tersebut selama pelatihan berjalan. Sebelum fokus pada kebutuhan pelatihan pembelajar, kita harus melihat gambaran yang lebih luas. Ini penting untuk menentukan apakah pelatihan memang merupakan solusi yang tepat bagi masalah yang diidentifikasi, dan apakah masalahnya ada pada pembelajar atau pada yang lain. Ada tiga tingkat kebutuhan yang harus dipertimbangkan dalam melakukan analisis yang efektif tentang kebutuhan pelatihan, yaitu:

1. Kebutuhan Komunitas Analisis ini melihat hubungan antara komunitas dan lingkungan kerjanya. Bagaimana rupa lingkungan kerja, bagaimana hubungan antara masyarakat dan lingkungan kerja, dan masalah-masalah apa yang mereka hadapi dalam pengelolaan lingkungan kerja. Ini akan membantu kita memahami satu bagian dari lingkungan kerja pengelola/peserta yang akan anda latih. 2. Kebutuhan Organisasi Analisis ini penting dilakukan terutama apabila para peserta tergantung pada organisasi dalam hal pengambilan keputusan dan sumberdaya untuk terlibat dalam penerapan hasil pelatihan. Ketergantungan itu biasanya terjadi karena setiap organisasi memiliki mandat, kebijakan, praktek manajemen dan persyaratan program yang berbeda satu sama lain. 3. Kebutuhan Pembelajar Dalam hal ini, kita mempertimbangkan kemampuan individu maupun kelompok untuk menjalankan tugas-tugas tertentu agar dapat bekerja secara efektif dan efisien. Contoh identifikasi kebutuhan pembelajar adalah memproyeksikan kebutuhan-kebutuhan masa depan si pembelajar, seperti pengenalan kebijakan-kebijakan baru dalam pengelolaan bidang pekerjaannya.

Analisis kebutuhan yang menyeluruh harus mengikutsertakan ketiga aspek di atas. Akan tetapi, sejauh mana dan bagaimana pelaksanaannya tergantung tersedianya sumberdaya yang anda miliki.

6.12

42


D. Alur Kegiatan Tna

Hand out Lanjutan PENGENALAN TRAINING NEED ASSESSMENT

Gambaran Alur Kegiatan TNA

Rencana Aksi • Jadwal • Peran & tanggung jwb

Koleksi data

Analisis data tentang • Kebutuhan komunitas • Kebutuhan organisasi • Kebutuhan pekerjaan • Kebutuhan pembelajar

Kebutuhan pelatihan

Kebutuhan non pelatihan Tawarkan intervensi alternatif

Berikan rincian KSA

Analisis Situasi • Mengapa pelatihan

dibutuhkan? • Bagaimana pelatihan dapat

berkontribusi pada penyelesaian masalah secara keseluruhan?

• Apakah ada intervensi alternatif lain yang dibutuhkan?

Persiapan TNA • Untuk apa ? • Jangkauan ? • Bagaimana melakukannya? • Sumberdaya yg ada?

Fokus TNA • Fokus pelatihan yg

direncanakan?

Siapkan pendekatan, topik & metode untuk: • Analisis komunitas • Analisis organisasi • Analisis pembelajar

Informasi sekunder Kumpulkan dan pelajari

Metodologi TNA

Analisis kelayakan Laporan TNA Dokumentasi proses TNA dan hasil

Presentasi TNA



Hand Out Contoh Training Need Assessment Pendahuluan Berikut ini adalah sebuah contoh proses TNA. Cerita ini berdasarkan kisah nyata tetapi disederhanakan dan didramatisir. Jangan gunakan contoh berikut sebagai ‘blue print’, karena setiap TNA akan berbeda sesuai dengan jangkauan, tujuan, situasi, peluang dan hambatan masing-masing tim TNA. Latar Belakang Sebuah proyek perbaikan ekonomi masyarakat pedesaan di wilayah Kalimantan Timur meminta suatu lembaga pelatihan untuk menyelenggarakan pelatihan analisis usahatani bagi staf proyeknya (kebanyakan pekerja lapang) guna mengembangkan rencana pengelolaan usahatani partisipatif bersama masyarakat desa. Walaupun lembaga pelatihan tersebut berpengalaman dalam melatih peserta di berbagai tempat, disadari bahwa pelatihan tersebut harus diadaptasi agar sesuai dengan situasi setempat (kelompok sasaran yang sama sekali berbeda). Maka, diusulkan agar dilakukan Analisis Kebutuhan Pelatihan atau Training Need Assessment. Setelah lembaga pelatihan tersebut menerangkan kebutuhan serta tujuan TNA, penyelenggara proyek setuju untuk membiayai kegiatan TNA tersebut. Tujuan TNA Sebuah program kunjungan 5 hari dirancang dengan tujuan berikut:

• Memahami latar belakang proyek tersebut: tujuan, hasil yang diharapkan, kegiatan, masalah, dll.

• Mendapat gambaran langsung tentang situasi masyarakat (dan lingkungannya) dimana pekerja lapang sehari-hari bertugas.

• Memahami peran, tugas, dan latar belakang pekerja lapang serta masalah dan hambatan yang mereka hadapi dalam melakukan tugasnya.

Kegiatan-kegiatan TNA

• Kunjungan lapang ke 2 desa untuk menganalisis organisasi desa, lahan pertanian, jenis-jenis usaha masyarakat, pemanfaatan lahan, peraturan, dukungan program pemda dan masalah.

• Wawancara individu, baik formal maupun informal, dengan staf proyek, seperti: atasan, koordinator, dan unit pelatihan.

• Wawancara kelompok dengan para pekerja lapang tentang pekerjaan, tugas, peran, kesulitan, hobi, kecakapan dan pemahaman tentang perencanaan dan pengelolaan usahatani partisipatif

44


E. Identifikasi Organisasi Dan Komunitas LATIHAN TNA: Analisis Organisasi dan Komunitas Tujuan: Pada akhir sesi peserta dapat...

• Menjelaskan mengapa dan bagaimana melakukan analisis organisasi dan komunitas • Mengidentifkasi informasi yang akan dianalisis pada tingkat organisasi maupun komunitas guna

merancang pelatihan mereka. Bahan/alat:

• Contoh analisis komunitas dan organisasi ditulis pada flipchart. • Photocopy contoh, handout dan latihan.

Waktu: 2 jam Proses:

• Ingatkan peserta akan sesi pengenalan TNA. Tanyakan apakah ada pertanyaan tentang hand out TNA yang sudah dibagikan

• Jelaskan bahwa sesi ini akan mempunyai fokus pada dua aspek TNA: analisis organisasi dan analisis komunitas.

• Tanyakan apakah mereka ingat mengapa penting untuk mempertimbangkan kedua aspek ini, dan tidak hanya fokus pada peserta/pembelajar. Sebutkan studi-studi kasus dalam ‘Mengapa analisis’

• Berikan gambaran tentang proses analisis komunitas dan organisasi dengan contoh yang telah disiapkan, sambil menekankan bahwa ini sekedar contoh yang bisa memberikan beberapa gagasan. Tekankan bahwa contoh ini hanya sebagai ilustrasi saja, dan tidak ada satu cara baku untuk melakukan analisis macam ini. Sesi ini hanya memberikan beberapa gagasan saja. Gunakan metode brainstorming tentang informasi apa yang akan dikumpulkan dan bagaimana caranya (lihat hand out). Beri tekanan pada dilema yang dihadapi dalam upaya untuk tetap fokus dan mengingat waktu, sambil berpikir secara terbuka. Berpikiran terbuka penting supaya anda tidak terjebak atau berusaha menjustifikasi jenis pelatihan yang mungkin sudah anda bayangkan

• Jelaskan bahwa peserta kemudian akan bekerja dalam kelompok untuk membuat persiapan analisis komunitas dan organisasi yang akan dilakukan setelah kembali ke tempat asal mereka.

• Bagikan hand out, contoh dan latihan kemudian jelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan. Beri waktu sekurang-kurangnya satu jam untuk tugas kelompok

• Undang masing-masing kelompok untuk men-display hasil kerja mereka pada flipchart, kemudian mempelajari hasil dari keompok-kelompok yang lain (dengan memperhatikan sejauh mana hasil itu fokus, spesifik, dan meliputi isu-isu utama) sambil mencatat pertanyaan maupun komentar.

• Mulailah diskusi dengan mengajak tiap kelompok untuk mengajukan pertanyaan tentang hasil kelompok lain, dan memberikan komentar jika ada. Anda bisa memberikan pengamatan tentang apa yang menarik atau mengajukan pertanyaan juga.

• Jelaskan bahwa setiap kelompok harus membuat rencana tindak aksi berdasarkan hasil tugas sekarang dan tugas-tugas lain yang akan menyusul (karenanya flipchart harus mereka simpan).



Hand Out Lanjutan Contoh Analisis Komunitas dan Organisasi Pendekatan Karena diundang oleh penyelenggara proyek, tidak sulit bagi kami untuk mengatur wawancara dengan staf proyek dari berbagai unit, termasuk unit pelatihan, direkturdan penasehat proyek (orang asing.) Disamping itu, kumpul-kumpul informal, seperti sambil makan malam dan minum-minum ternyata menjadi kesempatan bagus untuk mendapat gambaran tentang gagasan yang muncul dan hambatan yang dihadapi proyek tersebut. Dokumen-dokumen proyek dan TOR pekerja lapang juga dipelajari. Karena keterbatasan waktu, kami memutuskan untuk mengunjungi 2 desa saja. Di tiap desa kami menghabiskan kurang dari satu hari dan mewawancarai siapa saja yang ada. Ini menjadi hambatan besar, karena akhirnya kami hanya berhasil berbicara dengan beberapa pejabat desa saja, seperti kepala-kepala desa. Meskipun demikian, kami tetap berhasil mendapat gambaran tentang sistim-sistim kehidupan dan pola pemanfaatan lahan pertaniannya . Temuan-temuan utama dari analisis komunitas dan organisasi Tingkat Komunitas: beberapa desa menjual hasil-hasil pertanian, tetapi kebanyakan memanfaatkannya untuk kebutuhan sendiri, institusi-institusi pengelolaan pertanian biasanya terdiri dari tokoh-tokoh politik lokal, dan memusatkan perhatiannya pada perjuangan perebutan lahan dengan pemerintah aturan-aturan formal (tertulis) dan informal tentang pengelolaan lahan memang ada, tetapi aturan formal nampaknya ditulis oleh pejabat pemerintahan sehingga menekankan konservasi dan mengabaikan pemanfaatan sumberdaya lahan sebagaimana adanya proyek ini disambut baik oleh penduduk desa karena kegiatan-kegiatan pembangunan yang telah dilakukan selama beberapa tahun terakhir Tingkat Proyek atasan tidak percaya pada masyarakat lokal dalam pengelolaan lahannya sendiri, penasehat asing sangat mendukung gagasan pertanian terpadu. mandat proyek dengan jelas termasuk pengembangan rencana pengelolaan usahatani, tetapi batas waktu yang ditetapkan kelihatannya tidak realistis.

46


Hand Out Analisis Komunitas dan Organisasi Bagaimana melakukan analisis? Metode pengumpulan informasi selama analisis komunitas dan organisasi tidak hanya digunakan dalam TNA. Metode-metode dan alat analisis PRA sangat cocok digunakan dalam konteks ini juga. Yang unik dari latihan ini adalah jenis informasi yang ingin anda kumpulkan. Menjaga fokus latihan di dalam benak anda, yaitu pelatihan yang akan dilakukan, adalah sangat penting. Hanya dengan tetap fokus pada pelatihan, anda akan berhasil mengumpulkan data yang cukup spesifik untuk digunakan dalam merancang pelatihan anda. Pada saat yang sama, ketika melakukan analisis, anda tidak boleh langsung memutuskan bahwa pelatihan adalah satu-satunya solusi, sehingga data yang dipilih dan dianalisis hanya yang bisa mendukung pelatihan anda. Karena itu, tetaplah pada fokus tetapi sambil membiarkan pikiran (dan mata dan telinga) tetap terbuka. Analisis Komunitas Cara terbaik untuk menganalisis hubungan antara lahan dan masyarakat di suatu wilayah adalah dengan mengunjungi wilayah itu dan melakukan analisis usahatani dengan teknik-teknik analisis partisipatif (seperti PRA/RRA). Tetapi, jika tidak ada dana untuk melakukan kunjungan ke desa, anda bisa memanfaatkan bahan-bahan referensi yang ada dan/atau mengidentifikasi orang-orang yang mengenal baik wilayah tersebut dan dapat memberikan informasi pada anda. Beberapa isu yang dapat ditinjau:

• Pola hidup, kesempatan, masalah yang sifatnya umum • Pemanfaatan, praktek dan pengelolaan sumberdaya lahan dan lingkungan • Isu-isu yang berkaitan dengan training, seperti kesadaran, perspektif dan gagasan masyarakat

desa, pengetahuan dan praktek-praktek lokal, masalah dan kebutuhan • Hubungan masyarakat desa dengan organisasi dan institusi yang ada • Hubungan masyarakat desa dengan calon pembelajar/peserta pelatihan.

6.17 Analisis Organisasi Asumsi dasar yang digunakan adalah bahwa suatu program pelatihan berhubungan dengan satu atau lebih institusi dan/atau organisasi. Merancang program pelatihan peningkatan ekonomi masyarakat pedesaan harus mempertimbangkan tujuan umum dari organisasi pendukung, orientasinya, arahan serta semangatnya. Mempelajari laporan program dan proyek dapat memberikan banyak informasi tentang arahan masa depan, dukungan dan sumber-sumber dana lain yang tersedia, yang dapat mempengaruhi kinerja si pembelajar dalam mengerjakan fungsinya atau dalam penerapannya. Wawancara dengan rekan kerja, manajer dan rekan-rekan lainnya tentang isu atau masalah yang berkaitan dengan fungsi organisasi yang mempengaruhi program peningkatan ekonomi dapat menjadi informasi yang bermanfaat. Ada baiknya juga melakukan identifikasi strategi-strategi lain yang ada dalam organisasi untuk belajar tentang pengelolaan usahatani terpadu, seperti sistim mentor, saling mengajar, pertukaran, dll.



Hand Out Lanjutan Analisis Komunitas dan Organisasi Pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dapat digunakan dalam melakukan analisis organisasi:

• Apa yang menjadi orientasi program-program dalam organisasi saat ini? • Apakah tujuan pelatihan yang direncanakan cocok dengan orientasi dan program-program

tersebut? • Sejauh mana ketersediaan sumberdaya dan dukungan tindak lanjut bagi para pembelajar untuk

melakukan kegiatannya setelah mengikuti pelatihan? • Berapa banyak sumberdaya dan input akan dibutuhkan untuk mengembangkan kemampuan staf

bagi pelatihan ini? Apakah ada cara-cara lain yang lebih murah? • Apa yang menjadi faktor-faktor penentu (kesempatan, kendala) dalam lingkungan kerja yang

mempengaruhi staf dalam menjalankan fungsinya? • Apakah harapan terhadap staf dalam menjalankan fungsinya dikomunikasikan dengan baik? • Apa yang menjadi motivasi bagi orang untuk menjalankan fungsinya dengan baik? • Kesempatan-kesempatan pelatihan atau pembelajaran seperti apa yang disediakan organisasi

bagi staf dan bagaimana pengalaman mereka sejauh ini? • Bagaimana organisasi menggambarkan profil pembelajar (tingkat pendidikan rata-rata, latar

belakang secara umum, jenis pengalaman dan berapa tahun, pekerjaan, peran dan tugas, kelemahan dan kekuatan, minat dan hal-hal yang disukai, hal-hal yang tidak disukai dan kekahwatiran)?

• Apakah ada deskripsi pekerjaan atau Terms of Reference tentang pembelajar?

48


Hand Out

PANDUAN LATIHAN TNA: Analisis Organisasi dan Komunitas

• Dalam kasus pelatihan anda, identifikasi organisasi(-organisasi) dan komunitasmana saja yang relevan untuk pembelajar anda.

• Siapkan checklist berisi topik dan isu tentang komunitas dan organisasi(-organisasi) tersebut yang ingin anda gali lebih jauh.

• Dengan mempertimbangkan waktu yang tersedia, jumlah organisasi dan komunitas yang anda identifikasi, apa pendekatan terbaik untuk menggali topik dan isu yang sudah diidentifikasi? Misalnya:

o Melakukan kunjungan lapang secara berkelompok, atau memecah kelompok o Mencari tambahan orang untuk membantu anda o Mengundang wakil-wakil dari organisasi dan institusi untuk rapat atau lokakarya. o Mengunjungi, mengundang, menelepon, mengirim email atau mengirim surat untuk

menjangkau sumber-sumber informasi penting yang memahami isu-isu dalam komunitas dan/atau organisasi tersebut

• Pilih metode-metode yang tepat, tergantung pada pengalaman anda serta pendekatan yang diidentifikasi. Misalnya:

o Memanfaatkan informasi sekunder seperti: laporan dari organisasi, deskripsi pekerjaan, laporan studi tentang topik atau bidang tertentu

o Pengamatan o Wawancara individu o Wawancara kelompok o Alat RRA/PRA o Rapat brainstorming

• Siapkan presentasi kerja kelompok pada flip chart dengan format: 6

Organisasi

Komunitas:

Pendekatan untuk Isu & Topik

Metode & alat

- -

- -

- -

- -



F. Identifikasi Kebutuhan Pembelajar Dalam Tna LATIHAN Analisis Pembelajar Tujuan: Pada akhir sesi para peserta…

• Dapat menjelaskan mengapa dan bagaimana melakukan analisis pembelajar • Telah mengidentifikasi informasi apa saja tentang pembelajar yang perlu digali untuk proyek

pelatihan mereka sendiri. Bahan/alat:

• Contoh proses analisis pembelajar ditulis pada flipchart • Fotokopi handouts, contoh dan latihan


• Dengan merujuk pada TNA hand out tanyakan pada peserta apakah ada pertanyaan tentang analisis pembelajar.

• Terangkan bahwa selama sesi ini kita akan mempersiapkan langkah ketiga dalam TNA, yaitu analisis pembelajar.

• Jelaskan sekali lagi bahwa tidak ada satu cara terbaik untuk melakukan analisis pembelajar, tetapi dalam pelatihan ini akan diperkenalkan beberapa gagasan yang bisa digunakan.

• Tanyakan apa yang mungkin terjadi jika anda langsung bertanya kepada si pembelajar, apa yang ingin dipelajari? Mengapa daftar topik yang diinginkan tidak berguna? Perkenalkan dua jenis (lihat komentar) analisis pembelajar.

• Lakukan brainstorming tentang jenis-jenis informasi apa saja yang dapat bermanfaat dan bagaimana mengumpulkannya (lihat hand out). Terangkan bahwa cara ini berguna untuk menilai tingkat pengetahuan, ketrampilan serta sikap pembelajar pada saat ini.

• Jelaskan bahwa sebelum menilai tingkat pengetahuan, ketrampilan dan sikap pembelajar pada saat ini, ada baiknya menentukan lebih dulu tingkat pengetahuan, ketrampilan dan sikap yang dibutuhkan. Perkenalkan logika job-task-gap analysis, atau analisis terhadap kesenjangan antara pekerjaan dan tugas.

• Berikan contoh-contoh analisis pembelajar, sambil menekankan bahwa ini hanya merupakan contoh untuk memberi ide, bukan untuk digunakan sebagai sesuatu yang baku.

• Tugaskan peserta untuk bekerja dalam kelompok proyek mereka guna mempersiapkan analisis pembelajar yang akan dilakukan setelah mereka pulang. Bagikan lembaran latihan, dan bahas langkah-langkah tugas yang diberikan. Beri waktu sedikitnya 1 jam untuk menyelesaikan tugas ini.

• Setelah selesai, minta agar setiap kelompok memasang flipchart mereka dan membacakan hasil kerja kelompok. Undang peserta lain untuk bertanya atau berkomentar tentang hasil-hasil yang ingin dicapai oleh kelompok lain (apakah cukup fokus dan spesifik, tentang isu-isu utama, metode yang tepat, dsb). Berikan pandangan anda sendiri atau pertanyaan.

• Jelaskan bahwa kelompok bertugas untuk menyiapkan rencana aksi berdasarkan hasil latihan (jadi semua flipchart harus disimpan sendiri!).

6.20

50


Hand out

Contoh Analisis Pembelajar *Lanjutan* Pendekatan Sebelum mewawancarai pekerja lapang, kami membuat analisis pekerjaan dan tugas seperti di bawah ini, yang tidak terlalu rinci tetapi berfungsi sebagai panduan selama wawancara.

Pekerjaan: Penilaian usahatani terpadu Tugas Sub-tugas Pengetahuan Ketrampilan Sikap Membangun hubungan

Saling mengenal Ketrampilan sosial

Terbuka, bersahabat, berminat

Mobilisasi Mendorong, men-ciptakan minat

sama

Menilai Mengumpulkan informasi

Kerangla logis, proses dan lang-kah-langkah usa-hatani terpadu

Wawancara & pengamatan, alat -alat usahatani terpadu

Sabar, tdk bias berpikiran ter-buka, cermat, memperhatikan

Menilai informasi Refleksi dg triangulasi

Sama

Menganalisis informasi

analisis sama

Negosiasi Membuat rencana pengelolaan

Panduan manajemen pengelolaan

fasilitasi Memperhatikan kesetaraan

Membahas rencana pengelolaan

Negosiasi & mediasi

Berposisi netral

Institusionalisasi Finalisasi rencana pengelolaan

Resolusi konflik Sama

Perencanaan dokumentasi Penulisan

laporan

Berhubung para pekerja lapang tinggal di beberapa desa berbeda di daerah lokasi proyek, kami minta mereka berkumpul untuk wawancara kelompok dan beberapa diantaranya menemani kami melakukan kunjungan ke desa-desa. Kunjungan desa memberi kami kesempatan untuk mengamati pekerja lapang berinteraksi dengan masyarakat, sedangkan wawancara kelompok membahas isu-isu berikut:

• Latar belakang umum: pendidikan dan pengalaman • Peran dan tanggung jawab sekarang • Masalah dan hambatan melakukan pekerjaan • Perhatian pada kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan perekonomian • Pengetahuan tentang konsep dan prinsip-prinsip usahatani terpadu • Pengalaman melakukan proses-proses usahatani, institusionalisasi dan rencana pengelolaan • Tersedianya waktu mengikuti pelatihan

Sekali lagi karena keterbatasan waktu dan situasi wawancara kelompok, kami tidak dapat menggali informasi yang lebih spesifik tentang tingkat pengetahuan, ketrampilan dan sikap maupun mendalami beberapa isu yang sensitif.



Hand out Lanjutan Contoh Analisis Pembelajar Hasil Tingkat Pekerja lapang Pekerja lapang dikenal baik di desa dan mempunyai hubungan baik dengan hampir seluruh penduduk desa Pekerja lapang mempunyai beban dan keragaman pekerjaan yang cukup berat di luar kegiatan-kegiatan usahatani. Pekerja lapang bekerja secara terisolir, dan komunikasi dengan kantor maupun dukungan terbatas. Ada minat terhadap pengelolaan usahatani terpadu, namun pemahaman dasar tentang prisip-prinsip usahatani terpadu Kurang, dan ada keterbatasan ketrampilan untuk melakukan penilaian dan perencanaan. Kalau kita langsung bertanya pada pembelajar tentang pelatihan yang dibutuhkannya, kemungkinan besar kita akan mendapat daftar topik yang panjang dan beraneka ragam. Dan apa yang bisa kita lakukan dengan daftar panjang seperti itu? Dengan topik yang begitu banyak, bagaimana memilih yang ‘tepat’? Dengan analisis pembelajar, seorang pelatih dapat memahami apa yang biasanya dilakukan seorang pembelajar dalam pekerjaannya sehari-hari serta apa yang dibutuhkannya agar dapat meningkatkan kinerjanya. Informasi yang diperoleh dari pendekatan seperti inilah yang diperlukan pada waktu merancang kegiatan pelatihan. Kadang-kadang kita perlu menganalisis pekerjaannya secara menyeluruh, tetapi pada umumnya kita hanya tertarik pada kerja-kerja tertentu yang berkaitan dengan masalah yang ditemukan atau pelatihan yang sedang dipikirkan. Ingat, kita harus fokus! Ada tiga tahap berbeda yang akan dijelaskan dalam hand out ini: tahap persiapan dengan menggunakan analisis pekerjaan-tugas-pengetahuan, ketrampilan, dan sikap; tahap assessment atau penilaian; dan tahap final gap analysis atau analisis gap akhir. Tahap yang pertama adalah yang paling sistimatis, tetapi seringkali juga menjadi yang paling banyak makan waktu dan paling rumit. Ada juga resiko bahwa analisis yang pada awalnya ditujukan untuk pelatihan akhirnya merugikan peserta kalau digunakan sebagai ujian pekerjaan-kinerja. Persiapan untuk asesmen dan analisis pekerjaan-tugas-pengetahuan, ketrampilan dan sikap (KSA: Knowledge, Skill, Attitude) Sebelum menilai seorang pembelajar, ada baiknya menganalisis lebih dulu apa yang sesungguhnya anda harapkan dari pembelajar itu, atau dengan kata lain, kemampuan yang diperlukan agar dapat melakukan pekerjaannya dengan baik. Analisis ini dapat dibagi dalam 3 langkah: 6.23

1. Analisis pekerjaan: menguraikan pekerjaan dalam tugas-tugas kemudian mempelajarinya dengan teliti dalam konteks dimana pekerjaan tersebut dilakukan, serta bertanya mengapa hal-hal tersebut perlu dilakukan dan masalah-masalah apa yang dihadapi. Seharusnya, konteks pekerjaan secara menyeluruh diperoleh ketika analisis organisasi dilakukan, tetapi dapat diperiksa ulang dalam analisis pekerjaan.

2. Analisis tugas: menguraikan tugas-tugas dalam sub-sub tugas yang lebih kecil 3. Analisis Pengetahuan, Ketrampilan dan Sikap (KSA): menguraikan sub-sub tugas menjadi

-prasyarat-prasyarat pengetahuan, ketrampilan dan sikap yang dibutuhkan untuk melakukan sub-sub tugas yang telah diidentifikasi sebelumnya. Penguraian tugas dapat digunakan untuk menentukan tugas-tugas mana saja yang dianggap kritis karena harus dilakukan atau karena dianggap sulit dilakukan oleh pembelajar. Penguraian tugas juga dapat digunakan untuk mendapat gambaran mengenai persepsi pembelajar tentang kebutuhan-kebutuhan pribadi untuk berkembang dan pentingnya melakukan tugas-tugas tertentu dalam pekerjaan mereka.

52


Hand out

Lanjutan Contoh Analisis Pembelajar Penilaian tentang pembelajar Tantangan dalam menilai pembelajar adalah dalam mengarahkan wawancara sehingga anda mendapatkan informasi khusus yang dibutuhkan untuk pelatihan anda tanpa memancing jawaban yang akhirnya menjadi justifikasi bagi pelaksaanan pelatihan itu! Sekali lagi, ada banyak cara untuk melakukan ini. Pertimbangkan sumber-sumber apa saja yang dapat anda gunakan, lalu siapkan daftar topik dan isu, dan pilih metode yang tepat. Beberapa isu yang mungkin dipelajari adalah:

• Tugas dan tanggung jawab sekarang, serta sikap, pengetahuan dan ketrampilan yang dibutuhkan • Apa yang membuat tugas dan tanggung jawab lebih mudah atau lebih sulit • Apa yang menjadi minat/motivasi yang berkaitan dengan pekerjaan • Apa yang disukai/tidak disukai tentang pekerjaan • Pandangan dan harapan masa depan • Peluang, hambatan, masalah • Gagasan tentang bagaimana mengatasi hambatan dan masalah • Pengetahuan dan ketrampilan yang masih kurang • Pengalaman pelatihan sebelumnya, apa yang disukai dan tidak disukai tentang pelatihan • Pandangan tentang organisasi dan desa yang bersangkutan • Pemahaman, pandangan, gagasan, minat dan pengalaman yang berkaitan dengan topik pelatihan

yang direncanakan. Beberapa metode, alat dan teknik yang mungkin digunakan Ada beberapa metode yang dapat digunakan dalam mengumpulkan informasi untuk analisis pembelajar. Cara terbaik adalah mendatangi tempat pembelajar bekerja dan mempelajari atau mewawancarainya ketika sedang melakukan pekerjaannya. Tanyakan apakah mereka mempunyai deskripsi pekerjaan yang resmi atau Kerangka Acuan. Pelajari dokumen tersebut bersama-sama dan tanyakan bagaimana kaitannya dengan pekerjaan mereka sesungguhnya. Apabila tidak ada cukup dana atau waktu untuk melakukan kunjungan lapang ke tempat pembelajar bekerja, anda dapat juga mewawancarai sekelompok pembelajar, atau membuat daftar tugas-tugas penting bersama-sama dengan atasannya atau sumber-sumber informasi kunci lainnya. Analisis gap Dalam analisis gap, kita mengidentifikasi kesenjangan antara analisis pekerjaan-tugas-pengetahuan, ketrampilan dan sikap yang dibutuhkan dengan penilaian pekerjaan-tugas-pengetahuan, ketrampilan dan sikap yang ada sekarang. Mengenali gap akhirnya akan membantu Anda sebagai seorang pelatih:

• Pengembangan tujuan pembelajaran khusus dan berkait isi terhadap kerja, peran, tugas dan tanggung jawab peserta sebenarnya

• Membuat pelatihan lebih praktis daripada teoritis, termasuk pengembangan sikap dan ketrampilan

• Menetukan lingkup, pendekatan yang tepat dan waktu yang diperlukan untuk pelatihan • Menilai kemajuan peserta melalui latihan monitoring dan evaluasi.



Hand outl PANDUAN LATIHAN TNA: ANALISIS PEMBELAJAR

• Identifikasikan bagaimana profil umum pembelajar Anda (berdasarkan pada asumsi Anda, jika diperlukan), seperti latar belakang, pengalaman masa lalu, organisasi tempat dia bekerja, tipe pekerjaan.

• Mulai analisis KSA-tugas-kerja, dengan menetapkan tingkat kebutuhan dari lima tugas utama. Hal ini kemudian dipecah menjadi sub-tugas dan beberapa dari subtugas ini kemudian dipecah menjadi pengetahuan, ketrampilan dan sikap.

• Siapkan satu daftar periksa topik-topik dan isu-isu mengenai pembelajar yang akan Anda eksplorasi.

• Dengan mempertimbangkan ketersediaan waktu, dan jumlah dan tipe-tipe pembelajar yang Anda identifikasikan, pendekatan apa yang terbaik untuk mengeksplorasi topik-topik dan isu-isu yang diidentifikasi? Contohnya:

o Kunjungan oleh satu tim secara bersama-sama atau memecah tim o Mencari lebih banyak orang untuk membantu o Mengundang perwakilan dari organisasi dan lembaga pembelajar dalam satu pertemuan

atau loka karya o Kunjungan, undangan, membuat hubungan telepon, mengirim email atau surat untuk

menjangkau informan kunci yang memiliki pemahaman yang baik mengenai isu-isu dalam komunitas dan/atau organisasi.

• Pilih metode yang sesuai, tergantung pada pengalaman Anda dan pendekatan yang teridentifikasi. Contohnya:

o Menggunakan informasi sekunder (laporan dari organisasi, deskripsi kerja) o Observasi o Wawancara individual o Wawancara kelompok o Alat RRA/PRA o Pertemuan curah pendapat o Latihan pohon-masalah atau analisis SWOT

• Pilih Siapkan satu presentasi dari kelompok Anda pada flipcharts sebagai berikut:

- Tugas:…

Tugas-sub tugas:

Profil pembelajar …

Isu & Topik

Metode & alat

- - -

Pendekatan ……

- - -

54


G. Analisis Kebutuhan Organisasi-Pembelajar-Komunitas LATIHAN Analisis Kebutuhan Pelatihan Tujuan: Pada akhir sesi para peserta…

• bisa mengidentifikasi keterbatasan konteks pelatihan (tumpang tindih dimensi TNA) dengan menggunakan studi kasus.

• bisa mendiskusikan proses mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dengan menggunakan studi kasus.

Bahan/alat: Contoh Analisis Kebutuhan Pelatihan pada flipcharts, Contoh yang difotokopi, hand out dan studi kasus Waktu: 2 jam Proses:

• Jelaskan bahwa setelah kita menilai komunitas, organisasi dan pembelajar, kita akan mencoba untuk mengintegrasikan ketiga dimensi yang saling berkaitan, agar kita dapat mengidentifikasi kondisi-kondisi konteks pelatihan, alternatif intervensi yang mungkin, dan kebutuhan pelatihan agar bisa dipenuhi melalui kursus pelatihan.

• Beri ilustrasi terhadap konsep ini menggunakan tiga lingkaran yang saling tumpang tindih (lihat hand out TNA). Jelaskan bagaimana tumpang tindih dan proses TNA dapat menemukan keterbatasan, intervensi alternatif, kebutuhan pelatihan dan pendekatan pelatihan.

• Jelaskan bahwa selama sesi ini kita akan menggunakan satu studi kasus untuk mempraktekkan integrasi ketiga dimensi untuk mengidentifikasi keterbatasan dan kebutuhan pelatihan.

• Perkenalkan dan bagikan studi kasus. Bagi peserta menjadi kelompok kecil. Luangkan waktu satu jam untuk tugas.

• Minta kelompok untuk memajang hasil dan undang mereka untuk melihat hasil kelompok lain. Dorong pertanyaan dan diskusi.

• Tanyakan kepada mereka apa yang paling sulit dilakukan dan bagaimana mereka menyelesaikannya. Tanyakan aspek apa yang paling sulit jika mereka melakukan ini untuk proyek mereka sendiri. Tekankan bahwa dalam kenyataan proses ini akan lebih rumit, karena mereka harus berkumpul dan menganalisis informasi sendiri.

• Jelaskan bahwa mereka akan harus menampilkan hasil dari latihan TNA mereka dari projek-projek mereka sendiri dengan cara yang sama.

• Rumuskan langkah-langkah utama dan hasil analisis TNA. Dan jelaskan bahwa kegiatan terakhir termasuk dokumentasi dan pelaporan proses dan hasil TNA akan dijelaskan dalam sesi yang lain. Kasus yang digunakan memang sengaja disederhanakan. Kasus ini hanya berisi informasi yang relevan dengan kursus pelatihan. Kasus ini memberi contoh yang baik dari langkah-langkah yang disertakan dalam analisis informasi untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan. Meskipun begitu, dalam kenyataan, peserta harus belajar bagaimana memilih dan fokus pada informasi yang diperlukan untuk merancang pelatihan. Akhirnya mereka harus menerapkan pelatihan, yang merupakan latihan yang lebih sulit.



Hand out

ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN-CONTOH *Lanjutan* Dengan menganalisis ketiga dimensi dari kebutuhan pelatihan kita, telah menghasilkan hal berikut:

-

a

ORGANISASI

KOMUNITAS PEMBELAJAR

• hubungan antara projek dan penduduk desa baik

• Mandat proyek utk memproduksi rencana pengelolaan adalah satu kepen-tingan bersama

• Pekerja lapangan bekerja dengan dukungan cadangan terbatas dr proyek

• Bos tidak mendukung program usahatani terpadu

• hubungan antara pekerja lapangan dan penduduk desa baik

• Pekerja lapangan berusaha mendukung kebutuhan pen-duduk desa

mengidentifikasi batasan dan kebutuhan pelatihan: • Batasan yang tidak bisa dilaatihkan bagi

pembelajar; bos yg tidak mendukung dan dukungan cadangan ter-batas, situasi kompleks mengakibatkan proses perkem-bangan sulit dari rencana pengelolaan

• Intervensi alternatif: tunggu pelatihan sampai bos baru datang, identifikasi pendukung pekerja lapangan

• Kebutuhan yang bisa dilatihkan: memahami

56


H. ANALISIS KELAYAKAN PELATIHAN

Hand out ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN-CONTOH LANJUTAN Studi Kelayakan Identifikasikan keterbatasan dan solusi alternatif Dalam studi kelayakan kita menekankan pada dua keterbatasan utama yang, dalam padangan kita, akan sangat menghambat efektifitas pelatihan. Keterbatasan pertama adalah sikap yang tidak mendukung pimpinan proyek terhadap program, dan yang kedua adalah kurangnya dukungan cadangan untuk pekerja lapangan selama bekerja dalam komunitas. Kita menyarankan bahwa projek menunggu sampai seorang bos baru tiba, dan sementara waktu, carilah seseorang untuk menyediakan dukungan cadangan terhadap pekerja lapangan. Proposal program pelatihan untuk perencanaan usahatani terpadu partisipatif Usulan program pelatihan ini diajukan karena situasi di dalam komunitas yang kompleks dan kurangnya pemahaman pekerja lapangan. Karena program ini panjang, maka program dibagi menjadi beberapa lokakarya, yang masing-masing tidak lebih dari sepuluh hari. Waktu pelaksanaan semua lokakarya diusahakan terjadi dalam periode 6 bulan. Di antara lokakarya, pekerja lapangan memiliki kesempatan untuk berpraktek di desa mereka sendiri tentang apa yang telah mereka pelajari selama lokakarya. Pelatihan didasarkan pada kenyataan bahwa konsep lingkungan, begitu juga pemanfaatan dan perlindungan sumberdaya alam, memiliki makna yang berbeda untuk orang-orang yang berbeda, terutama mereka yang terlibat pada tingkat lokal. Contoh, bagi penduduk desa, lingkungan dipahami sebagai sumber bagi kelangsungan hidup mereka. Karenanya pendekatan pelatihan sepenuhnya didasarkan pada pertukaran pengetahuan dalam satu lingkungan ekologis dan sosial yang spesifik (pelatihan akan dilakukan di desa). Pelatihan akan melengkapai kemampuan peserta untuk:

• menilai sumberdaya alam, • mendapatkan gambaran yang beragam dari semua kelompok orang yang terlibat, dan

mengetahui klaim (pengakuan) spesifik yang mereka buat terhadap sumberdaya yang tersedia, • menentukan kecenderungan dalam dinamika penggunaan sumberdaya dan mengembangkan

ukuran yang diperlukan untuk mengurangi dampak negatif. Dalam situasi yang sebenarnya, dukungan pelatihan akan menjadi dasar bagi proses-proses pengelolaan lahan usahatani terpadu yang garis besarnya dijelaskan dalam gambar dibawah ini. Ini akan mencakup proses penjajagan, serta langkah awal yang dibutuhkan dalam negosiasi untuk penyelesaian konflik. Perlu ditekankan bahwa langkah-langkah berikutnya (institusionalisasi, penetapan rencana pengelolaan) memerlukan satu pendekatan terbuka, yang akan dikembangkan saat proses berlangsung. 9

Penilaian dasar sumberdaya alam & pengakuan stakeholder

Negosiasi dengan komunitas lokal dan lembaga pemerintah

institusionalisasi Rencana pengelolaan

Proses untuk penetapan rencana pengelolaan

Bagian proses yang dicakup oleh pelatih



Hand Out

ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN Bagaimana Anda menganalisis kebutuhan pelatihan Informasi yang dikumpulkan mengenai pembelajar, komunitas dan organisasi kini harus dianalisis dan dikombinasikan. Diagram berikut ini bisa dipergunakan sebagai alat untuk menstrukturkan dan menganalisis informasi yang dikumpulkan. Ketiga tingkat menunjukkan tumpang tindih tertentu; organisasi dengan komunitas, organisasi dengan pembelajar dan pembelajar dengan komunitas. Analisis terhadap setiap tumpang tindih akan membawa Anda lebih dekat untuk menetapkan keterbatasan konteks pelatihan.

-

a

ORGANISASI

KOMUNITASPEMBELAJAR

• Kepercayaan komunitas terhadap organisasi

• Komplementasi sumberdaya dalam organisasi versus kebutuhan komunitas

Dukungan organisasional dan batasan bagi pembelajar

Kondisi dalam komunitas yang membatasi pembelajar untuk bekerja

Identifikasi keterbatasan solusi alternatif dan untuk bekerja kebutuhan pelatihan: • identifikasi keterbatasan dan isu-isu yang berhubungan dengan

pembelajar • identifikasi yang bisa diselesaikan dengan pelatihan • jika pelatihan bukan solusi kembangkan intervensi alternatif • fokus pada masalah pelatihan, identifikasi kebutuhan pelatihan dalam

pengertian pengetahuan, • ketrampilan dan sikap

58


Hand Out Lanjutan ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN Bagaimana Anda menganalisis kebutuhan pelatihan Begitu keterbatasan kontekstual pelatihan teridentifikasi, keterbatasan ini perlu dinilai. Berapa banyak hal ini akan berpengaruh terhadap pelatihan? Bisakah suatu program pelatihan menyediakan solusi? Setelah konteks pelatihan dinilai, sekarang saatnya untuk fokus pada masalah dan kebutuhan pembelajar. Lagi, pertanyaan pertamanya adalah, masalah apa yang tidak bisa dipecahkan melalui pelatihan? Hal ini diikuti dengan proses penilaian yang sama:

• untuk keterbatasan dan kebutuhan yang tidak bisa dilatihkan: nilailah kepentingannya dan sarankan solusi alternatifnya,

• untuk kebutuhan yang bisa dilatihkan: nilailah pengetahuan, keterampilan, serta sikap yang dibutuhkan untuk masa kini dan masa depan.

Analisis kebutuhan pelatihan mungkin langkah yang paling sulit dalam keseluruhan latihan TNA, tetapi ini adalah hal yang paling penting. Pengalaman mengajari kita bahwa tantangan terbesar untuk setiap latihan TNA adalah untuk menjaga satu fokus yang jernih. Biasanya begitu Anda akan memulai analisis, Anda akan memiliki begitu banyak informasi, sehingga akan menyulitkan untuk mengidentifikasi dan memilih informasi yang relevan dengan kegiatan pelatihan. Hal lain yang perlu diingat sepanjang proses TNA, bahwa meskipun analisis komunitas dan organisasi penting untuk menilai konteks dan keterbatasan, fokus utama latihan harusnya adalah analisis pembelajar dan identifikasi kebutuhan pelatihan yang sangat spesifik. Langkah selanjutnya setelah kebutuhan pelatihan teridentifikasi, adalah analisis kelayakan di mana kelayakan satu program pelatihan dinilai dan penyampaian satu proposal pelatihan, termasuk perkiraan anggaran. Analisis Kelayakan Selama analisis kelayakan, ditampilkan berbagai pilihan untuk memecahkan masalah yang beragam. Jika banyak keterbatasan yang tidak bisa diselesaikan melalui pelatihan, kita harus mempertimbangkan berbagai intervensi atau memutuskan untuk tidak meneruskan pelatihan sama sekali. Beberapa alternatif pelatihan mungkin termasuk rekrutmen, merubah jabatan dan realokasi jabatan-jabatan atau tugas-tugas. Proposal program pelatihan menampilkan strategi pelatihan secara keseluruhan, ruang lingkup program pelatihan, tujuan keseluruhan dan topik-topik utama yang akan dilatih. Mengidentifikasi biaya program pelatihan yang diajukan bisa menjadi bagian dari analisis kelayakan. Hal itu harus termasuk biaya tetap (tanpa mempertimbangkan jumlah peserta yang akan hadir) dan biaya tidak tetap (biaya tambahan per peserta), dan biaya langsung dan tidak langsung. Biaya langsung termasuk hal-hal seperti gaji, uang saku (allowances), logistik, penginapan, dan transportasi. Biaya tidak langsung mungkin termasuk penggunaan listrik, biaya kesempatan (opportunity cost) seperti gaji untuk periode pelatihan.



I. Rencana Aksi Dalam Satu Setting Pelatihan Apakah rencana aksi dalam satu setting pelatihan itu? Suatu rencana aksi menterjemahkan ide-ide baru dan hal penting dari pembelajaran yang didapat selama sesi pelatihan menjadi perencanaan kegiatan setelah pelatihan, apa yang akan dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa. Mengapa rencana aksi harus disertakan dalam satu kursus pelatihan? Seringkali peserta meninggalkan satu kegiatan pelatihan penuh dengan ide-ide baru mengenai pembelajaran, dan mungkin ide-ide mengenai bagaimana menggunakan hal-hal penting dari pembelajaran yang baru tersebut. Meskipun demikian, pada saat mereka telah kembali ke tempat kerja mungkin mereka akan menemukan meja kerja mereka yang penuh dengan tugas yang harus segera diselesaikan. Bahkan sebelum mereka menyadarinya mereka telah kembali ke dalam kerja rutin harian mereka dan semua ide-ide baru mereka yang hebat telah menguap sebelum mereka memiliki kesempatan untuk menceritakan kepada sejawat dan bosnya. Jadi, bahkan ketika evaluasi pelatihan Anda sangat positif dan orang meninggalkan kegiatan pelatihan dengan penuh antusiasme, dampak akhirnya bisa berubah menjadi sangat terbatas. Meskipun kita sebagai pelatih tidak bisa meringankan beban kerja yang dihadapi peserta ketika kembali ke kantor masing-masing, kita bisa membantu mereka untuk menghadapi hal itu. Jika peserta telah diberi kesempatan selama kegiatan pelatihan untuk merefleksikan apa yang telah mereka dapat dan merubahnya menjadi satu aksi kongkrit, sepertinya lebih mungkin bahwa mereka akan benar-benar menggunakan apa yang mereka pelajari. Singkatnya, tujuan rencana aksi adalah untuk membangun jembatan antara kegiatan pelatihan dan kenyataan ‘kembali bekerja’. Rencana aksi yang baik adalah:

• sasaran dan kegiatan yang terumuskan dengan jelas, • bisa dijangkau dan dicapai, • waktu yang spesifik • dilakukan secara sukarela, • didukung organisasi/bos.

Bagaimana rencana aksi dimasukkan dalam satu kursus pelatihan? Bagaimana hal-hal penting dari pembelajaran individual bisa dirubah menjadi satu rencana aksi yang kongkrit dan layak ? Langkah-langkah berikut ini bisa dilakukan dalam mengembangkan satu rencana aksi:

1. Identifikasi hal-hal penting, pengalaman-pengalaman dan ide-ide baru. 2. Tetapkan hal-hal penting apa saja, serta pengalaman-pengalaman dan ide-ide baru tersebut yang

bisa membantu Anda baik sebagai individu maupun bagi lembaga/organisasi Anda. 3. Tetapkan bagaimana ide-ide bisa dirubah menjadi kegiatan kongkrit. 4. Prioritaskan kegiatan. 5. Spesifikasikan “apa, kapan, di mana, bagaimana dan oleh siapa”, dan faktor-faktor apa yang kira-

kira dapat membantu dan mengganggu pelaksanaan rencana.

60


LATIHAN Rencana Aksi TNA Tujuan: Pada akhir sesi para peserta…

• bisa memberikan paling kurang tiga alasan mengapa rencana aksi penting • dapat menyiapkan satu rencana aksi untuk latihan TNA di tempat asal • merencanakan untuk melengkapi program pelatihan mereka dengan rencana aksi

Bahan/alat:

• Foto kopi latihan • Foto kopi hand out • Flipchart dari kelompok kerja terdahulu untuk rencana aksi

Waktu; 1 jam 30 menit Proses:

• Tanyakan kepada peserta apakah mereka selalu menyertakan satu latihan rencana aksi pada akhir program pelatihan mereka. Lakukan curah pendapat secara cepat kenapa kita harus melengkapi dengan sesi rencana aksi dalam pelatihan. Tekankan bahwa hal itu semestinya menjadi bagian setiap kegiatan pelatihan yang bertujuan untuk membawa semacam perubahan. Hal ini penting karena dapat membantu peserta menerjemahkan apa yang telah mereka pelajari selama pelatihan menjadi tindakan kongkrit ketika mereka kembali ke tempat kerja mereka.

• Tanyakan elemen rencana aksi apa saja yang mungkin (apa, kenapa, bagaimana, kapan, siapa, dengan siapa, berapa banyak, dll.). Tampilkan hal ini dalam satu matriks. Berikan beberapa contoh aksi yang mungkin untuk latihan TNA, dan beri tekanan pada kebutuhan untuk detail yang cukup agar bisa diperiksa kelayakan waktu dan sumber daya lainnya.

• Bagikan latihan dan undang kelompok untuk menyiapkan satu rencana aksi mulai dengan persiapan TNA sampai menuliskan hasilnya. Sediakan waktu 1 jam untuk kelompok kerja.

• Minta kelompok untuk memajang rencana aksi mereka dan membaca hasil dari yang lain, tuliskan umpan balik pada post-its (contohnya: Apakah cukup spesifik? Cukup layak? Efisien?).

• Diskusikan umpan balik yang tertulis di post-its. • Rumuskan dengan menyebutkan beberapa poin umpan balik umum mengenai rencana aksi dan

ucapkan selamat atas latihan TNA mereka, dengan menekankan kesediaan dukungan Anda dalam bentuk apa pun seandainya mereka memerlukannya.

• Minta peserta ntuk memberikan umpan balik mengenai latihan rencana aksi ini. Apakah ini merupakan satu persiapan yang berguna untuk latihan TNA mereka? Apakah mereka akan menyertakan latihan rencana aksi dalam pelatihan mereka?



Hand Out

TUGAS/LATIHAN RENCANA AKSI TNA

APA SIAPA DENGAN SIAPA

BAGAIMANA KAPAN BERAPA BANYAK

Menyelesaikan analisis situasional

Menyelesaikan rencana TNA

Menyiapkan latihan TNA

Mengumpulkan data komunitas

Mengumpulkan data organisasi

Mengumpulkan data pembelajar

Menganalisis data

Menulis laporan TNA

Menyampaikan laporan TNA

Lokakarya lanjutan

Lain-lain

62


Rencana Aksi Dalam Satu Setting Pelatihan 6.38 Contoh-contoh sesi rencana aksi dan keluaran yang berbeda. Rencana aksi bisa dilakukan dengan banyak cara yang berbeda, menggunakan metode-metode yang berbeda, bisa berlangsung hanya dalam setengah jam sampai beberapa hari. Sebagai seorang pelatih Anda akan harus merencanakan rencana aksi tergantung pada panjangnya kursus pelatihan, keluaran yang diharapkan dari sisi peserta dan rencana kemungkinan tindak lanjut dari sisi Anda. Contohnya jika pelatihan adalah satu kegiatan liburan yang berlangsung hanya dua hari, satu curah pendapat singkat mengenai cara-cara sharing tentang apa yang telah mereka pelajari begitu mereka kembali ke rumah kiranya mencukupi. Pada akhir satu kursus selama dua minggu dengan kegiatan tindak lanjut yang diharapkan, satu rencana aksi tertulis akan lebih sesuai. Beberapa ide mengenai latihan rencana aksi:

• pengumpulan ide secara terus-menerus pada selembar kertas, kelak dijadikan sebagai acuan • peserta menyiapkan kartu pos yang dialamatkan pada diri sendiri. Setiap kartu pos berisi empat

pernyataan yang berhubungan dengan apa yang telah mereka pelajari: sesuatu yang akan dikerjakan, dihentikan, atau dilanjutkan, serta penghargaan terhadap mereka sendiri. Pelatih mengumpulkan kartu-kartu dan mengirimkannya kepada mereka satu sampai tiga bulan kemudian

• peserta menyiapkan satu surat yang ditujukan pada diri sendiri, mendaftar cara untuk melaksanakan ide baru, sikap baru, serta ketrampilan baru di kantor. Mereka juga harus mencatat masalah-masalah dan memperkirakan solusi-solusi yang mungkin dilakukan. Kemudian, bersepakat dengan peserta kapan mengirimkan surat-surat tersebut (biasanya antara tiga sampai enam bulan)

• curah pendapat pleno mengenai cara memperbanyak dan memperluas dampak pelatihan secara efektif: bagaimana bertukar ide, sikap, dan ketrampilan baru dengan sejawat, bos dan lainnya

• kelompok rencana aksi dibagi menurut daerah, tipe organisasi atau lembaga • kelompok rencana aksi dibagi menurut tipe aksi yang direncanakan • pemantauan sejawat: setiap peserta diminta untuk memilih teman yang biasanya tidak bekerja

dengannya, agar mereka saling berhubungan sesuai dengan rencana aksi yang mereka buat. Lalu, teman yang dipilih akan mendapat salinan rencana aksi dan sepakat untuk menghubungi peserta yang menulis rencana aksi itu, dalam waktu 30 hari atau lebih untuk memeriksa kemajuannya.

• menulis dan berbagi rencana aksi individual • merencanakan untuk pembelajaran terarah lebih lanjut: lihat lampiran • analisis satuan tugas: lihat lampiran

Beberapa ide mengenai bagaimana menindaklanjuti rencana aksi. Dengan mempertimbangkan tujuan kegiatan pelatihan dan anggaran yang dialokasikan untuk tindak lanjut, maka beberapa kegiatan pendukung berikut bisa dilakukan:

• mengirimkan surat atau memo dukungan yang bertujuan untuk mengingatkan peserta terhadap rencana aksi yang telah dibuat, dalam waktu dua sampai empat minggu setelah pelatihan selesai.

• mengirimkan satu laporan kursus pelatihan sambil mengingatkan mengenai rencana aksi mereka • mengirim salinan dari rencana aksi kepada atasan peserta • dukungan dan pendampingan melalui e-mail atau faksimili • menghubungi peserta melalui satu kuisioner / wawancara menyangkut kegiatan lanjutan mereka • mengumpulkan peserta sebagai satu kelompok, satu bulan setelah kursus pelatihan untuk

mendiskusikan kemajuan dan masalah mereka dalam menerapkan rencana aksi mereka. • kunjungan tindak lanjut yang dilakukan terhadap individual atau kelompok • libatkan atasan peserta dalam proses rencana aksi dan proses kaji ulang (review) • minta atasan peserta untuk mengisi formulir tentang pelajaran apa yang seharusnya dipelajari

staf dalam pelatihan. Formulir yang diisi, dibuat salinannya, lalu dikirimkan kepada pelatih. Lalu, pelatih akan membuat satu salinan bagi peserta sebagai satu cara untuk melengkapi rencana aksinya.

• organisasikan tindak lanjut atau kegiatan pelatihan penyegaran.



6.39 J. Umpan Balik Proses Latihan Tna LATIHAN Berbagi Temuan TNA Tujuan: Pada akhir sesi para peserta…

• telah berbagi temuan utama dari latihan TNA mereka • telah berbagi pelajaran dari pengalaman latihan mereka (lesson learned)

Bahan/alat: • Dinding yang cukup luas untuk memajang • Foto kopi latihan • Laporan TNA dari setiap tim

Waktu: • 15 menit pengantar, 1 jam persiapan, 20 menit memajang • 15 menit penjelasan dan diskusi setiap tim

Proses: • Perkenalkan sesi ini dengan menjelaskan bahwa sebelum kita mulai membicarakan tentang

desain pelatihan, kita harus berbagi temuan utama dan pelajaran dari pengalaman dari latihan TNA kita.

• Jelaskan kenapa kita ingin mendengar kedua temuan utama tersebut (agar memungkinkan bagi setiap orang untuk mengikuti bagaimana disain didasarkan pada hasil TNA) dan juga pelajaran dari pengalaman (untuk belajar dari kesalahan kita, meningkatkan TNA untuk latihan di masa depan).

• Jelaskan bahwa setiap tim akan menerima umpan balik individual mengenai latihan TNA selama sore hari*), tetapi bahwa sesi ini dimaksudkan untuk berbagi temuan utama dan pelajaran dari pengalaman TNA.

• Bagikan latihan dan jelaskan setiap pertanyaan. Tekankan bahwa mereka harus mentitik beratkan pada pertanyaan nomor dua, empat dan lima, dan usahakan agar se-spesifik mungkin.

• Berikan waktu satu jam kepada tim untuk menyiapkan sementara Anda memantau kemajuannya dari dekat.

• Undang setiap tim untuk memajang flipchart mereka di satu pojok yang terpisah dan berkeliling ke flipchart dari tim yang lain.

• Kunjungi flipchart dari setiap kelompok satu per satu, pertama-tama membahas pertanyaan-pertanyaan klarifikasi dan kemudian mendiskusikan hasilnya.

• Setelah semua projek didiskusikan, kelompok kembali ke tempat duduk mereka. Diskusikan pelajaran utama dari pengalaman dengan mengajukan pertanyaan

o Apa yang berlangsung dengan baik, apa yang sulit dan mengapa? (sering fokusnya hilang dan terlalu banyak informasi yang dikumpulkan yang membuat analisis sangat sulit)

o Bagaimana mereka menghadapi kesulitan tersebut? o Untuk lain kali, cara apa yang berbeda, yang akan mereka lakukan, kenapa

dan bagaimana? • Tutuplah sesi ini dengan mengatakan bahwa langkah pertama dalam desain pelatihan adalah

pengembangan satu pendekatan pelatihan, yang harus didasarkan pada temuan tersebut. Keterangan: *) Ini adalah cara yang paling efektif untuk memberikan umpan balik yang konstruktif dan spesifik, dalam satu suasana yang terbuka. Meskipun begitu, Anda akan mengeluarkan banyak energi untuk melakukannya sepanjang hari, baik pagi, siang maupun sore hari (lihat daftar tips umpan balik pada halaman selanjutnya).

64


1

KUNCI

TUGAS/LATIHAN PANDUAN UMPAN BALIK MENGENAI PROSES DAN HASIL TNA Ambil flipchart yang telah disiapkan untuk sesi ini dan berikan kepada mereka umpan balik yang lebih detail mengenai proses dan hasil dari latihan TNA mereka. Cara yang baik untuk melakukannya adalah dengan mengajukan pertanyaan. Seringkali peserta memiliki alasan yang kuat atas keputusan dan tindakan yang mereka ambil, tetapi mereka merasa sulit untuk mengungkapkannya. Fokuslah pada aspek dan isu tersebut yang belum didiskusikan selama sesi berlangsung di ruangkelas. Komponen umpan balik Pertanyaan yg diajukan Hal penting yg diamati

Bagaimana anda memilih lokasi/desa? Kriteria selesai Berapa banyak desa yg dikunjungi, dan berapa orang harus diwawancarai?, kenapa?

Representatif?

Metode/ alat apa? Formal/ informal Topik apa yg telah didiskusikan,bagaimana informasi yg diperoleh dpt membantu anda dalam merancang pelatihan?

Tetap fokus

Rumusan dan kesimpulan Setiap analisis mengenai isu yg umum, kebutuhan dan harapan

Analisis komunitas

Apa yg mudah/ sulit? Yg mana & berapa organisasi, kenapa? Kriteria seleksi, representatif? Siapa yg dipilih dr organisasi, kenapa? Top down, bottom up Metode/alat yg mana, kenapa? Formal/ informal Topik apa yg didiskusikan, kenapa?, bagaimana informasi ini membantu dlm merancang pelatihan anda?

Tetap fokus

Analisis organisasional

Rumusan & kesimpulan Setiap analisis mengenai isu-isu Analisis pembelajar Berapa pembelajar, kenapa? Representatif?, kita hrs cermat

dlm menginvestasikan sumberdayakrn fokus TNA adalah analisis pembelajar

Siapa yg memlilih, kenapa? Kriteria seleksi Bagaimana anda mengidentifikasi

kebutuhan? Daftar keinginan

Bagaimana anda menganalisis kebutuhan? Rincian pengetahuan, ketrampilan, sikap, analisis GAP

Bagaimana anda mengintegrasikan ketiga komponen?

Deskripsi yg jelas dr batasan bagi pembelajar di komunitas dan konteks organisasi

Apa yg mudah / sulit Mudah untuk hilang, sulit untuk memilih informasi relevan, sulit mengaitkan kpd kebutuhan pembelajar & pelatihan

Mengidentifikasi batasan dg menginte-grasikan ketiga komponen Sekarang anda sdh pernah melakukan

analisis. Untuk lain kali, tindakan berbeda apa yg akan anda lakukan utk penilaian komunitas/ organisasi dan pembelajar?

Informasi lebih sedikit, tetapi lebih fokus, penekanan lebih pd pembela-jar, analisis PKS lebih spesifik

Bagaimana anda mengidentifikasi kebutuhan yg tdk bisa dilatihkan?

Aspek-aspek dam intervensi yg tdk bisa dilatihkan Bagaimana anda mengembangkan

intervensi alternatif?



KUNCI Lanjutan TUGAS/LATIHAN PANDUAN UMPAN BALIK MENGENAI PROSES DAN HASIL TNA Komponen umpan balik Pertanyaan yg diajukan Hal penting yg diamati

Bagaimna anda merinci menjadi kebutuhan pelatihan yg teridentifikasi?

Adalah satu analisis yg jelas dapat menggabungkan semua informasi relevan, dan menyaring kebutuhan pelatihan

Bagaimana anda merinci kebutuhab pelatihan PKS

Apakah kebutuhan tersebut jelas terkati dg kerja, tugas dan tg jwb. Apakah cukup spesifik?

Bagaimana hal ini membantu anda selama merancang pelatihan?

Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan rincian PKS

Apakah kebutuhan pelatihan seperti yg anda harapkan, atau berbeda?

Apakah hal tersebut membenarkan pelatihan yg sudah dipikirkan, atau tetap menjadi pikiran terbuka untuk temuan-temuan yg tak terduga?

Apakah anda merubah ide mengenai pelatihan yg sudah anda pikirkan, jika tidak kenapa?, jika tdk kenapa?

Umpan balik positif umum

Tariklah hal-hal yg dirasa cukup kuat dari latihan TNA mereka

Apa yang bisa anda lakukan dengan lebih baik?

Tariklah hal-hal dirasa lemah dengan satu cara yg positif

Apa yg sudah anda pelajari? Tekankan sebagai satu pengalaman pembelajaran

Apa yg akan anda lakukan secara berbeda di waktu selanjutnya

Tekankan bahwa kesalahan adalah kesempatan terbaik utk belajar

Hal-hal penting dari pembelajaran umum

Bagaimana anda akan melakukannya dengan cara berbeda?

SHARING TEMUAN TNA DAN PELAJARAN

1. Kegiatan TNA • Berapa banyak komunitas, organisasi dan pembelajar yang Anda kunjungi

atau temui? • Berapa banyak di antaranya yang Anda wawancarai? • Apakah Anda menggunakan metode yang telah dipelajari, yang mana,

dengan siapa dan kenapa? 2. Keterbatasan dan kebutuhan:

• Keterbatasan mana yang berhubungan dengan komunitas yang menghambat penampilan pembelajar

• Anda dan bagaimana? • Keterbatasan mana yang berhubungan dengan organisasi yang

menghambat penampilan pembelajar Anda dan bagaimana? • Apakah masalah-masalah utama dan kebutuhan pembelajar Anda?

3. Keterbatasan dan kebutuhan komunitas, organisasi dan pembelajar yang mana, yang tidak bisa dilatihkan? Tipe intervensi seperti apa yang Anda ajukan untuk membantu pembelajar agar memiliki penampilan yang lebih baik

No No Intervensi Com Org learner

Tdk bisa dilatihkan

Tipe Intervensi

- -

- - -

Ketiga dimensi TNA diintegrasikan Menunjukkan batasan & kebutuhan

66


43 K. Pelaporan TNA LATIHAN Pelaporan TNA Tujuan: Pada akhir sesi para peserta…

• bisa menjelaskan tujuan dokumentasi dan hasil satu latihan TNA dalam satu laporan dan untuk siapa

• bisa menggambarkan bagian-bagain utama laporan TNA Bahan/alat:

• Foto kopi handout • Foto kopi contoh(-contoh) laporan(-laporan) TNA

Waktu: 1 jam 30 menit Proses:

• Perkenalkan langkah terakhir TNA – dokumentasi. • Gunakan metode snow-balling sebagai berikut:

o Minta tiap peserta untuk secara individual menuliskan kenapa laporan TNA akan berguna

o Minta mereka untuk membentuk pasangan dan membandingkan daftar mereka o Minta pasangan tersebut untuk membentuk kelompok yang terdiri dari empat orang

dan mengintegrasikan jawaban mereka menjadi satu daftar alasan, menambahkan apa yang menurut mereka berguna, dan menuliskan keduanya pada flipchart.

o Akhirnya minta mereka untuk untuk membentuk kelompok berdelapan dan minta mereka untuk menuliskan pada satu flipchart mengenai isi/ tata letak satu laporan TNA4

• Faktor-faktor mana yang bisa dilatihkan? Pengetahuan, ketrampilan dan sikap apa yang tidak dimiliki pembelajar? Usahakan se-spesifik mungkin!

• Pelajaran (lesson learned): o Apa yang berlangsung dengan baik? o Apa yang sulit? o Apa yang akan Anda lakukan dengan cara yang berbeda di waktu selanjutnya dan

bagaimana?

Lanjutan SHARING TEMUAN TNA DAN PELAJARAN

4. Faktor-faktor mana yg bisa dilatihkan? Pengetahuan, ketrampilan dan sikap apa yg tdk dimiliki pembelajar? Usahakan se-spesifik mungkin

5. pelajaran (Lesson learned) • apa yg berlangsung dg baik? • Apayg sulit? • Apa yg akan anda lakukan dg cara yg berbeda di waktu selanjutnya

dan bagaimana

Kebutuhan pelatihan K

S A

Pelajaran

- berbeda



• Pajanglah flipchart dan rumuskan kenapa, untuk siapa dan apakah satu laporan TNA (lihat juga handout).

• Tampilkan episode terakhir dari contoh TNA Anda mengenai pelaporan. • Bagikan beberapa contoh relevan laporan TNA dan jelaskan tujuan, lingkup dan pendekatan

yang dibahas dalam latihan TNA. • Minta peserta apakah mereka berpikir bisa menuliskan satu laporan TNA, dan, jika tidak,

kenapa tidak. Dorong mereka dengan menekankan bahwa laporan itu tidak perlu panjang atau formal, tetapi yang penting adalah mendokumentasikan hasilnya dengan berbagai cara. Tanyakan kepada mereka apakah mereka merencanakan untuk menuliskannya, dan jika ya untuk siapa. Jika mereka tidak merencanakan untuk menuliskannya, tanyakan kenapa tidak.

• Bagikan handout. Carilah laporan penjajagan kebutuhan pelatihan yang relevan dengan kelompok peserta Anda. Lebih baik kumpulkan satu rangkaian laporan-laporan TNA dari tipe-tipe yang berbeda, dari yang paling sederhana dan pendek sampai yang lebih profesional, untuk menunjukkan kepada peserta bahwa mereka tidak memerlukan banyak waktu atau usaha.

Hand Out BAHAN BACAAN LAPORAN PENJAJAGAN KEBUTUHAN PELATIHAN Kenapa repot mendokumentasikan? Mendokumentasikan latar belakang, proses dan temuan TNA harus dilihat sebagai bagian dari latihan. Kenapa melakukan semua usaha dan kemudian tidak mendokumentasikan? Pendokumentasian berguna karena:

• sharing hasil dengan sejawat Anda • justifikasi latihan TNA kepada donor dan/atau bos Anda • justifikasi usulan program pelatihan kepada bos Anda dan/atau donor • menggunakannya sebagai dasar bagi desain program pelatihan Anda • membaginya dengan siapa pun yang terlibat dalam proses desain, implementasi,

eveluasi, dan redesain pelatihan • membaginya dengan pihak luar yang tertarik • menggunakannya sebagai acuan di masa datang. dll.

Laporan ini akan menarik bagi siapa ? Jawabannya tergantung pada situasi. Namun, secara umum orang-orang yang mungkin akan tertarik dengan laporan adalah: tim TNA, tim desain, pelatih, narasumber, donor, bos & sejawat, pustakawan, pihak luar yang tertarik (lembaga-lembaga, proyek-proyek, ORNOP), dll

68


Hand Out Lanjutan BAHAN BACAAN Bagaimana Anda mendokumentasikannya? Tata letak satu laporan sama dengan laporan setiap riset projek dan proposal, seperti yang mungkin Anda lihat dari format berikut. Isi dari temuan TNA dan analisis kelayakan adalah hal yang spesifik untuk satu laporan TNA. Format yang disarankan untuk satu laporan TNA:

• Rasional Satu atau dua paragraf yang menyebutkan dan menjelaskan tujuan utama analisis kebutuhan pelatihan dan justifikasi kebutuhan pelatihan atau staf.

• Uraian dan lingkup TNA Ini adalah tulisan tentang situasi dan cakupan kerja, penonjolan fokus dan penekanan pada TNA. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, ini bisa berhubungan dengan kerja keseluruhan atau merupakan bagian kritis dari pekerjaan.

• Tujuan TNA

Bagian ini menegaskan tujuan dari identifikasi kebutuhan pelatihan dan apa yang akan diselesaikan dengan kebutuhan ini.

• Teknik-teknik TNA Bagian ini berisi daftar teknik yang dipergunakan dalam mengidentifikasikan kebutuhan pelatihan, disertai dengan lampiran lembar kerja atau alat yang dipergunakan. Bagian ini juga menjelaskan bagaimana proses berlangsung.

• Temuan-temuan TNA Bab ini menampilkan hasil analisis komunitas, organisasi dan pembelajar. Keterkaitan ketiganya dianalisis, baik dimensi kondisi, keterbatasan dan peluangnya. Akhirnya bab ini juga menjelaskan kebutuhan pelatihan dari pembelajar.

• Analisis Kelayakan Analisis kelayakan menampilkan kesimpulan dan rekomendasi menyangkut konteks pelatihan dan kegiatan pelatihan sebagai kesatuan. Saran atau petunjuk mengenai intervensi atau pilihan bisa disertakan Begitu juga cara memecahkan atau mengurangi masalah dan keterbatasan yang teridentifikasi dalam konteks pelatihan. Analisis kelayakan harus menilai efektifitas pelatihan sebagai solusi masalah dalam konteks masa kini. Bab ini di akhiri dengan satu usulan pelatihan, termasuk strategi pelatihan yang disarankan, cakupan, jangka waktu dan perkiraan biaya.



Hand Out

Lanjutan BAHAN BACAAN

Lampiran-lampiran Anggota tim TNA, jadwal dan kegiatan TNA, nama atau jumlah orang, desa-desa (komunitas) dan organisasi yang dinilai dan diwawancarai, daftar dan alat TNA, data sekunder dll.

Ringkasan proses TNA:

Fase-fase Tujuan: Mengidentifikasi

Sikap yg diperlukan Ketrampilan yg diperlukan

Analisis Komunitas

Keterbatasan yg terkait dg komunitas & pembelajar

Menghargai: partisipasi & pengetahuan komunitas

Ketrampilan mengumpulkan data, wawancara & pengamatan

Analisis organisasi

Keterbatasan yg terkait dg orgniasasi & pembelajar

Menghargai kenyataan & batasan organisasi

Analisis pembelajar: jabatan, tugas & PKS

GAP antara penampilan PKS yg diinginkan & sekarang

Sensititfitas & pengakuan kekuatan individu & pengembangan peluang

Analisis kebutuhan pelatihan & studi kelayakan

Kebutuhan pelatihan, alternatif intervensi, mengusahakan dampak, strategi & anggaran

Jujur & berpikir terbuka utk mendiskusikan keterbatasan & peluang pelati-han

Ketrampilan menilai & menganalisis data (kebutuhan, intervensi, kelayakan)

Pelaporan & presentasi

Formulasi & dokumentasi TNA, latar belakang, proses & temuan

Presisi dan tabah Ketrampilan pelaporan, presentasi & negosiasi

70


L. Contoh Kasus Pelaksanaan Tna

Hand out BAHAN BACAAN

CONTOH KASUS TNA LAPORAN PENJAJAGAN KEBUTUHAN PELATIHAN PENYULUH BLPP PENDAHULUAN Rasional Latihan Kebutuhan Pelatihan ini dilaksanakan oleh sekelompok peserta nasional sebagai bagian dari Kursus Pelatihan untuk Pelatih dalam Pertanian Berkelanjutan yang diorganisasikan oleh Departemen Pertanian, bulan Juli, 2009 di Jakarta. Deptan dan BLPP (Balai Latihan Penyuluhan Pertanian) setuju dan diakui bahwa terdapat keterbatasan latihan, namun hasil latihan juga akan bermanfaat bagi BLPP Lingkup Penjajagan Kebutuhan Pelatihan (TNA) mempertimbangkan tidak hanya kebutuhan penyuluh, tetapi juga melihat pada konteks yang lebih luas dari BLPP dan komunitas sebagai lingkungan kerja mereka. Meskipun demikian karena terbatasnya ketersediaan waktu maka hanya mungkin dilakukan analisis permukaan saja. Kami mempergunakan waktu dua hari dalam komunitas, satu wawancara kelompok di sore hari dari staf BLPP, dan tiga penyuluh dari BLPP secara individual. Tujuan Tujuan keseluruhan dari latihan adalah identifikasi gap penampilan dan alasan yang melandasi gap penampilan ini dengan tujuan utuk merancang satu kursus pelatihan yang sesuai, efektif dan layak. Tujuan Spesifik

• untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dari penyuluh BLPP • untuk mengidentifikasi faktor-faktor penyebab hambatan bagi penyuluh BLPP dalam

melaksanakan pekerjaan mereka, yang tidak bisa diselesaikan dengan pelatihan • untuk menghasilkan rekomendasi pelatihan

Metode Selama Penjajagan Kebutuhan Pelatihan tim mempergunakan metode berikut:

• wawancara dan diskusi formal dan informal • pengamatan • alat PRA terpilih (pemetaan desa, pemetaan sumber daya, garis waktu, transek, kalender

musiman, diagram pai, hasil-hasil tersebut akan disalin di atas flipchart – satu set untuk BLPP dan satu set untuk penduduk desa).



Hand out Lanjutan BAHAN BACAAN (CONTOH KASUS TNA)

KESEMPATAN DAN BATASAN KONTEKSTUAL Pengaruh Organisasi dan Komunitas

• Kepercayaan petani pada BLPP dipengaruhi oleh kenyataan bahwa BLPP tidak bisa lagi menawarkan harga yang tinggi untuk padi organik selama krisis

• Mungkin lebih banyak faktor yang tidak bisa kita identifikasikan …

Pengaruh Komunitas dan Penyuluh Semua jenis masalah pemasaran diangkat oleh petani tetapi informasi yang diperoleh terlalu bertentangan untuk dapat mengetahui alasan yang mendasari masalah-masalah tersebut

• masalah kekurangan air yang menghambat praktek pertanian berkelanjutan tertentu, sementara ada praktek lain yang bisa mengkoservasi air

• sepertinya sulit bagi penyuluh untuk meyakinkan petani untuk mempraktekkan pertanian berkelanjutan karena: o keuntungan pertanian berkelanjutan hanya muncul pada jangka panjang dan

kepercayaan hanya muncul setelah petani melihat contoh hasilnya o banyak petani yang tidak memiliki sertifikat tanah dan karenanya tidak tertarik dalam

investasi jangka panjang • kebutuhan petani dalam praktek pertanian berkelanjutan lebih luas daripada yang bisa

ditawarkan penyuluh, seperti pertanian organik untuk produk selain padi, dan pengomposan. Meskipun kami mengakui bahwa hal tersebut adalah keterbatasan yang penting dari kemampuan penyuluh untuk melakukan pekerjaannya, kami menyadari bahwa banyak dari keterbatasan berada di luar cakupan BLPP dan penyuluh sendiri. Meskipun begitu, penting untuk mengingat faktor-faktor tersebut ketika menilai kemungkinan dampak dari satu program pelatihan untuk penyuluh.

Komunitas

organisasi

Komunitas

organisasi

72


Hand out

Lanjutan-2 BAHAN BACAAN (CONTOH KASUS TNA) Pengaruh Penyuluh dan organisasi

• Tampaknya BLPP kurang konsistens dalam mengembangkan konsep dan strategi pertanian berkelanjutan

• Ada keterbatasan waktu di BLPP, untuk berbagi kepakaran mengenai praktek-praktek pertanian berkelanjutan dan ketrampilan fasilitasi

• Penyuluh sepertinya memiliki terlalu banyak tugas untuk dilakukan dan/atau mereka harus mencakup terlalu banyak desa

• Di dalam komponen pertanian berkelanjutan, BLPP tidak memiliki strategi untuk keluar untuk mengakhiri intervensi mereka

Karena keterbatasan dari penampilan kerja ini masih di dalam lingkup BLPP, maka kami menyarankan BLPP untuk melaksanakan kegiatan berikut ini dengan tujuan untuk membuat program pelatihan lebih efektif: Melaksanakan satu atau serial lokakarya dengan pihak manajemen dan penyuluh menyangkut: • penjelasan dan sharing konsep dan strategi pertanian berkelanjutan, • menggali ide-ide mengenai bagaimana membangun mekanisme yang memungkinkan untuk

sharing kepakaran dalam BLPP • mendiskusikan beban kerja penyuluh, untuk menilai dan memprioritaskan tugas dan mungkin

mengalokasikan lebih banyak staf pertanian berkelanjutan jika diperlukan, • untuk berbagi dan menjelaskan strategi keluar dengan penyuluh dan komunitas

Penyuluh

organisasi



Hand out Lanjutan-3 BAHAN BACAAN (CONTOH KASUS TNA) KEBUTUHAN PELATIHAN Berdasarkan pada analisis komunitas, BLPP dan penyuluh, kebutuhan pelatihan berikut ini teridentifikasi untuk penyuluh dari BLPP:

• kurangnya pengetahuan dan ketrampilan, terutama dalam proses-proses dan praktek-praktek PT seperti pengomposan, penggunaan yang tepat dari pupuk kotoran ayam, penanaman jamur, pertanian organik dan pengelolaan hama

• kurangnya pengetahuan dan ketrampilan dalam proses-proses partisipatori, termasuk ketrampilan wawancara dan penggunaan alat dan teknik-teknik PRA

• kurangnya pengetahuan dan ketrampilan penyuluhan dari petani ke petani • kurangnya ketrampilan dalam Participatory Technology Development (PTD).

ANALISIS KELAYAKAN 1. Isi pelatihan:

Empat area topik-topik utama bisa diidentifikasikan berdasarkan kebutuhan pelatihan: 1. mengembangkan ketrampilan dalam proses-proses partisipatori, seperti pembuatan

laporan, fasilitasi, metode pelatihan partisipatori, wawancara, pengamatan dan penggunaan alat PRA (tujuh hari)

2. pengetahuan dan ketrampilan mengenai teknik-teknik, proses-proses dan praktek-praktek PT seperti pengomposan, mulching, pertanian sayuran organik, jagung dan tanaman selain padi, penanaman jamur dan pengelolaan hama (tujuh hari)

3. pengetahuan dan ketrampilan dalam penyuluhan dari petani ke petani (paling kurang tujuh hari)

4. ketrampilan mengenai proses-proses dan teknik-teknik Pengembangan Teknologi Partisipatori (tujuh hari)

Kumunitas

Penyuluh

organisasi

74


Hand out

Lanjutan-4 BAHAN BACAAN (CONTOH KASUS TNA) ANALISIS KELAYAKAN 2. Pendekatan pelatihan: Untuk meliput semua topik tersebut total dibutuhkan 28 hari pelatihan, atau tiga setengah minggu. Karena kami mengasumsikan bahwa ini adalah rentang waktu yang terlalu panjang untuk rata-rata penyuluh agar bisa dilatih secara efktif maka kami menyarankan satu seri pelatihan mengkombinasikan dua topik pertama dan terakhir sebagai berikut:

• sesi pelatihan pertama: satu minggu pengantar mengenai proses-proses partisipatori dan teknik-teknik pertanian berkelanjutan

• sesi pelatihan kedua: satu minggu pelatihan tindak lanjut mengenai proses-proses partisipatori dan teknik-teknik pertanian berkelanjutan termasuk umpan balik mengenai pengalaman di mana kemampuan tersebut dipergunakan oleh penyuluh selama kerja sehari-hari mereka

• sesi pelatihan ketiga: satu minggu pengantar penyuluhan petani ke petani dan PTD • sesi pelatihan keempat: satu minggu pelatihan tindak lanjut mengenai penyuluhan

dari petani ke petani dan PTD termasuk umpan balik mengenai pengalaman ketika ketrampilan mereka digunakan oleh penyuluh selama kerja sehari-hari.

3. Profil Pembelajar: Profil ini harus memberi satu gambaran rata-rata dari penyuluh BLPP. Karena kita hanya mewawancara tiga di antara mereka kita tidak ingin terlalu banyak menebak tetapi hanya mendaftar elemen-elemen mana yang termasuk bagian dari profil pembelajar: apa latar belakang pendidikan, berapa tahun bekerja untuk BLPP dalam fungsi yang sama, bagaimana pengalaman dalam praktek-praktek pertanian berkelanjutan, bagaimana pengalaman bekerja dengan petani, bagaimana cara pembelajaran yang disukai, dan berapa lama jangka waktu pelatihan yang disukai. 4. Lingkungan Pembelajaran: Terutama praktek di lapangan, dengan umpan balik dan refleksi di ruang kelas. Pendekatan pembelajaran dan pelatihan partisipatif.



Hand out

Lanjutan-5 BAHAN BACAAN (CONTOH KASUS TNA) ANALISIS KELAYAKAN 5. Tempat Pelatihan:

Dekat dengan satu komunitas yang secara aktif mempraktekkan pertanian berkelanjutan. 6. Proposal Program Pelatihan:

Program pelatihan penyegaran mengenai ketrampilan penilaian dan fasilitasi yang terkait dengan praktek-praktek pertanian berkelanjutan, jumlah peserta: 15 orang

Isi pelatihan Jangka waktu

tempat Lembaga pelatihan/ Narasumber

Perkiraan biaya (Rp) x 1.000

Pengantar PRA dan pertanian berkelanjutan

7 hari Balai desa/ Kecamatan

Capable 50.000

Teknologi PRA & pertanian berkelanjutan

7 hari Desa yg mempraktekkan pertanian berkelanjutan

Capable, LP3ES 75.000

Pendekatan petani ke petani & pengantar PTD

7 hari Komunitas yg mempergunakan pendekatan petani ke petani

Capable, LP3ES, petani berpengalaman

75.000

Pendekatan petani ke petani & PTD

7 hari Komunitas yg mempergunakan pendekatan petani ke petani

Capable,LP3ES, petani berpengalaman

50.000

Tak terduga (10 %) 25.000 Total 275.000

6.53

76


M. Pengantar Menyiapkan Proposal LATIHAN Permainnan Tender TNA Tujuan: Pada akhir sesi para peserta…

• mengkaji dengan cara kompetitif dan menyenangkan, semua hal-hal penting dari pembelajaran yang dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan langkah-langkah proses TNA

Pelatih … • telah menilai tingkat pemahaman peserta mengenai proses, kegiatan dan metode TNA

Bahan/alat: • Flipchart/handout dengan penjelasan permainan • Hadiah untuk kelompok terbaik • Bahan-bahan untuk presentasi, flipchart, spidol, transparansi • Juri sebagai perwakilan ADB


• Perkenalkan sesi sebagai penutup dari TNA. Jelaskan bahwa kita akan menilai berapa banyak yang telah mereka pelajari dengan cara yang kompetitif dan menyenangkan.

• Jelaskan tujuan dan prosedur permainan simulasi (lihat handout) • Bentuklah tim, sediakan bahan-bahan yang dibutuhkan, dan beri mereka waktu 30 menit untuk

menyiapkan presentasi mereka. • Atur kembali tempat duduk dan persiapkan juri selama kelompok menyiapkan diri. • Undang tim konsultan untuk duduk dan membuka pertemuan; perkenalkan tim dan perwakilan

ADB, tujuan pertemuan dll. • Undang tim untuk melakukan presentasi dan perwakilan ADB mengajukan pertanyaan kepada

tim. • Minta perwakilan ADB untuk menunjukan poin-poin dan area-area penting untuk perbaikan bagi

setiap tim. Tentukan pemenang akhir dan jelaskan pilihan tersebut. • Tutup pertemuan dengan meminta juri untuk menyerahkan hadiah kepada tim pemenang. • Rumuskan hal-hal penting yang menjadi pembelajaran utama. • Jika waktu memungkinkan refleksikan penggunaan simulasi sebagai satu metode pelatihan

Catatan. Hal yang menyenangkan dari permainan adalah simulasi peristiwa. Semakin Anda bisa menciptakan pertunjukan di luar pertemuan (termasuk juri dari luar, pengaturan ruangan dll.), semakin peserta akan berusaha untuk berkompetisi untuk memenangkan tender. 6.



Hand out KUNCI LATIHAN Panduan Umpan Balik Mengenai Permainan Tender TNA

Komponen Umpan balik Hal-hal penting utk diamati Komentar & pengamatan

Persiapan dan pemilihan waktu Visualisasi: Visualisasi: penggunaan transparansi, flipchart, poster, logo dll

Komunikasi dan ketrampilan presentasi: Daya saing

Presentasi keseluruhan

Ketrampilan simulasi: berpakaian seperti konsultan, nama untuk perusahaan konsultan, menanggapi perwakilan ADB secara langsung dan benar

Presentasi tim Latar belakang semua anggota tim jelas Pengalaman dalam pengelolaan program secara partisipatif: tidak hanya Ph.D., tetapi pengalaman lapangan

Pengalaman teruji dalam TNA Terbiasa dengan konteks tempat penyuluh bekerja

Kerja tim selama presentasi keseluruhan Berapa banyak desa dan orang yang diwawancarai? Kenapa? Perwakilan?

Metode/alat yang mana, kenapa? Formal/informal RENCANA TNA: analisis komunitas Fokus yang disarankan, bagaimana informasi akan

membantu Anda dalam perancangan pelatihan?

Organisasi yang mana dan berapa banyak, kenapa? Kriteria pemilihan, perwakilan?

Siapa yang memilih dalam organisasi, kenapa? Top-down, bottom-up

Metode/alat yang mana, kenapa? Formal/informal Analisis Organisasional

Topik-topik yang disarankan, kenapa? Bagaimana informasi ini akan membantu dalam perancangan pelatihan? Tetap fokus

Berapa banyak pembelajar, Kenapa? Perwakilan? Kita harus cermat dalam menginvestasikan sumberdaya karena fokus TNA kita adalah pembelajar

analisis pembelajar

Siapa yang memilih dan kenapa? Kriteria seleksi? Mengidentifkasi keterbatasan dg mengintegrasikan ketiga komponen

Bagaimana tim merencanakan untuk mengintegrasikan ketiga analisis? Bagaimana usulan mereka untuk menganalisis kebutuhan pelatihan

Aspek dan intervesi yg tdk bisa dilatihkan

Apakah usulan mereka juga berusaha melihat di luar kebutuhan yang bisa dilatihkan?

Kebutuhan pelatihan yg teridentifikasi & rincian PKS

Apakah usulan mereka merinci sampai kebutuhan pelatihan dalam PKS

Layak, efisien? Anggaran TNA Rincian yang jelas?

Keseimbangan antara berbagai aspek Rencana TNA keseluruhan Pendekatan cetak biru/ proses dg fleksibilitas yang cukup

Saran untuk melanjutkan proses setelah TNA diselesaikan Umpan balik positif umum Ide-ide apa yang inovatif?

Tariklah hal-hal yg menjadi kekuatan rencana TNA mrk Hal-hal penting yang harus diperbaiki Tariklah hal-hal yang menjadi kelemahan rencana mereka,

dengan satu cara yang konstruktif

Komentar atau pengamatan apa pun:

78


Hand Out CONTOH TENDER UNTUK SATU PROJEK BERJUTA-JUTA DOLAR Donor: ADB Projek: Program pelatihan peningkatan ekonomi melalui usahatani terpadu Apa yang kita cari? Satu perusahaan pelatihan atau konsultan dengan…

• satu tim yang dinamis, • pengalaman yang telah teruji dalam pengelolaan hutan partisipatif, • visi yang jelas mengenai bagaimana melakukan TNA yang sesuai untuk program pelatihan ini.

Undangan untuk mempresentasikan rencana TNA Anda: Karena perusahaan Anda telah direkomendasikan kepada ADB, Anda akan memiliki kesempatan untuk: ● mempresentasikan tim Anda, ● mempresentasikan rencana TNA Anda, ● mempresentasikan anggaran Anda. Tim yang terbaik akan diundang untuk melaksanakan TNA, dan juga diberi peluang untuk menerapkan program pelatihan keseluruhan!

6.57



BAGIAN IV MENDISAIN PELATIHANPelatihan yang Berbeda Bagai mana Menyiapkan Pengaturan Logistik A. SIKLUS DESAIN PELATIHAN LATIHAN Memperkenalkan Siklus Desain Pelatihan Tujuan: Pada akhir sesi peserta...

• bisa mengidentifikasi urutan langkah dan kegiatan dalam perencanaan dan pelaksanaan • suatu program pelatihan berdasarkan pada pengalaman mereka sendiri. • Bisa mendaftar dan menjelaskan langkah-langkah utama siklus desain pelatihan

Bahan/alat: • satu poster untuk setiap kelompok kecil berjudul “Apa yang Anda lakukan ketika Anda

mengorganisasikan sebuah pelatihan?, bergambar tulang ikan yang besar • post-it untuk menulis semua kegiatan • foto kopi hand out dengan siklus desain pelatihan

Waktu: 1 jam 30 menit Proses:

• Perkenalkan latihan dengan menunjukkan satu flipchart bergambar kerangka ikan dan jelaskan bahwa ikan tersebut melambangkan satu kegiatan pelatihan. Jelaskan bahwa peserta harus mengisi kerangka ikan tersebut dengan semua kegiatan yang biasanya mereka laksanakan ketika mereka melaksanakan suatu pelatihan. Kegiatan-kegiatan tersebut akan dituliskan pada post-it kemudian ditempelkan pada gambar ikan. Kepala melambangkan awal dan ekor melambangkan akhir program Anda. Tidak perlu menjelaskan di mana memulai dan di mana mengakhiri. Itu tergantung pada kelompok untuk menetapkan dan memutuskannya.

• Bagilah peserta ke dalam kelompok yang terdiri dari tiga sampai empat orang. Lengkapi mereka dengan post-it dan satu poster kerangka ikan, dan berikan waktu 30 menit untuk untuk latihan curah pendapat.

• Undang satu kelompok untuk melihat ikan kelompok yang lain dan refleksikan hasilnya. Untuk memicu diskusi pergunakan pertanyaan seperti:

o Bagaimana jalannya kegiatan? Apakah mudah/sulit? o Apakah kesamaan/perbedaannya antara kelompok-kelompok tersebut? o Bagaimana bentuk kebanyakan ikan? Dengan kata lain, bagian mana yang paling

memerlukan waktu? Apakah fokus (logistik atau isi) dari aktifitas? o Siapa yang menuliskan TNA, pelaporan, tindak lanjut? Apakah kegiatan tersebut bagian

dari kursus pelatihan? Apakah menjadi tanggung jawab kita? Apakah kita melatih untuk uang atau perubahan?

• Jelaskan bahwa satu ikan yang sehat memerlukan perkembangan kepala, tubuh dan ekor yang sama kuat. Begitu juga dengan pelatihan yang efektif memerlukan persiapan dan tindak lanjut yang baik.

• Jelaskan bahwa semua kegiatan bisa dilaksanakan dengan satu cara yang logis dan sistematis sebagai berikut. Pajang siklus desain pelatihan yang resmi dan dengan ringkas jelaskan tahap-tahap dan kegiatannya. Untuk menjajaki apakah hal ini cukup akrab dengan mereka, Anda bisa menanyakan pertanyaan seperti: Langkah mana yang Anda kenali? Siapa yang sudah melakukannya?

• Kembangkan satu diskusi dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan berikut: o Mengapa semua langkah-langkah sebelum dan selama desain tersebut diperlukan?

(pelatihan yang tidak efektif sering merupakan hasil dari desain yang buruk. Contohnya: bagaimana Anda bisa tahu ke mana Anda pergi bila tidak mengetahui tujuannya dengan

80


baik? Bagaimana Anda bisa menulis tujuan yang jelas jika Anda tidak memiliki informasi yang terpercaya mengenai kebutuhan

o pelatihan?) o Mengapa langkah-langkah tersebut saling terhubungkan? (Dengan tiap langkah dalam

desain, Anda harus mempertimbangkan hasil dari langkah-langkah sebelumnya, Anda harus mempertimbangkan tiap langkah sebagai bagian dari seluruh program. Pendeknya kekuatan dari desain pelatihan tergantung kepada kaitan antara langkah-langkah.)

• Langkah-langkah mana yang sering terlewati dan mengapa? (analisis situasional, penjajakan kebutuhan pelatihan dan penjajakan dampak, karena waktu yang sempit, kurangnya dana, kurangnya kemampuan dan informasi). Simpulkan dengan poin-poin berikut:

o Ada banyak mitos-mitos mengenai apa yang bisa bekerja dan apa yang tidak bisa bekerja ketika harus merancang dan melaksanakan program-program pelatihan. Cara yang terbaik untuk menemukannya adalah dengan mencobanya sendiri. Percayalah pada insting dan pengalaman Anda. Bersedialah untuk mengambil sedikit risiko dan ingat untuk selalu merefleksi sesudahnya.

o Tidak ada cetak biru untuk proses desain pelatihan karena hal ini akan tergantung pada sesuatu seperti lingkup, ukuran dan lamanya kegiatan pelatihan Anda, dan uang serta sumber daya manusia yang tersedia dll. Anda harus membentuk proses. Selama kursus pelatihan ini, satu model desain pelatihan akan ditampilkan untuk diadaptasi ke dalam setiap situasi pelatihan yang berbeda. Selama kursus pelatihan ini kita akan secara sistematis melalui langkah-langkah tersebut dan melengkapi Anda dengan ide-ide dan alat-alat seperti halnya bagaimana mengembangkan masing-masing langkah.

o Desain kegiatan pelatihan adalah satu ketrampilan yang bisa dipelajari melalui praktek yang dilakukan melalui kursus.

• Bagikan hand out. Catatan. Sepertinya kebanyakan peserta akan menyarankan sejumlah langkah-langkah yang berhubungan dengan logistik, tetapi hanya sedikit langkah yang berhubungan dengan pengembangan isi dan proses program pelatihan. Hal ini bisa membawa pada satu diskusi yang hidup mengenai pentingnya semua langkah-langkah dalam persiapan dan pelaksanaan satu program pelatihan. Diskusi juga bisa diarahkan untuk memahami adanya bagian-bagian yang lebih mudah untuk ditangani daripada yang lain. Hal ini kemudian bisa membawa penjelasan mengenai siklus desain pelatihan yang ‘resmi’.



Hand out OVERHEAD/LCD PROJECTOR SIKLUS DISAIN PELATIHAN

RENCANA UNTUK RANCANGAN ULANG • Analisislah problem yg Anda

hadapi dgn program pelatihan • Mendiskusikan evaluasi

dampak • Kesempatan mengenai apa yg

perlu diadaptasi & bagaimana

ANALISIS SITUASIONAL Analisislah problem yg Anda hadapi dgn program pelatihan

• Kumpulkan informasi mengenai konteks tempat pelatihan dan atau buat asumsi

• Analisis inormasinya: cari hub sebab akibat, kekuatan kelemahan, menggunakan SWOT atau pohon masalah

PENJAJAGAN KEBUTUHAN PELATIHAN

• Jajaki komunitas & hubungannya dg program, organisasi dan pembelajar

• Jajaki organisasi atau kelembagaan tempat pembelajar bekerja

• Jajaki pekerjaan, peran dan tugas pembelajar

• Identifikasi batasan, peluang dan kebutuhan pelatihan berdasarkan 3 penjajakan tersebut

PENILAIAN EVALUASI DAN DAMPAK

RANCANGAN PELATIHAN • Tujuan umum • Pendekatan pelatihan • Isi (lingkup dan urutan) • Rancangan sesi: tuj.spesifik,

metode, bahan, pengaturan waktu,

• Rencana aksi

PENERAPAN PELATIHAN • Pengantar mengenai orang,

pelatihan, program & pendekatan

• Harapan & adaptasi • Penerapan rencana sesi • Pemantauan harian & adaptasi • Rencan aksi • Evaluasi

PASCA PELATIHAN • Tindak lanjut • Rencana aksi • Kajian evaluasi peserta • dokumentasi

82


B. FASILITASI DAN GAYA KOMUNIKASI Mengapa ketrampilan fasilitasi dalam pelatihan partisipatif sangat penting? Pelatihan partisipatif yang efektif didasarkan pada masukan dari semua peserta. Ini artinya bahwa kesuksesan suatu pelatihan lebih tergantung kepada kemampuan pelatih untuk memperkirakan dinamika kelompok, kemampuan untuk melakukan perubahan pada saat-saat menjelang pelatihan dimulai, kemampuan untuk mengambil resiko dan memberi tantangan kepada peserta, kemampuan untuk memahami gaya komunikasi peserta untuk memaksimalkan penggunaan metode fasilitasi yang inovatif. Dengan kata lain, Anda memerlukan ketrampilan fasilitasi yang luar biasa, sehingga proses sharing dan proses belajar yang efektif bisa berlangsung. Apakah fasilitasi itu dan apa yang perlu difasilitasi? Fasilitasi bisa digambarkan sebagai satu proses yang secara sadar dilakukan untuk membantu satu kelompok agar sukses mencapai tujuan dan fungsinya sebagai satu kelompok. Proses-proses yang perlu difasilitasi adalah :

• Proses belajar • Proses-proses partisipasi, sharing dan dinamika kelompok

Bagaimana fasilitasi membantu terjadinya proses sharing yang efektif dan proses pemahaman bersama ? Dalam suatu pelatihan, biasanya banyak ide dan pengalaman yang dilontarkan atau diceritakan. Namun, seringkali hanya beberapa yang mendapat perhatian sementara yang lainnya hilang seolah-olah tidak pernah dikatakan. Kenapa hal ini terjadi? Diagram berikut mengilustrasikan masalah tersebut: 9.

Prinsipnya adalah: satu ide yang diekspresikan dengan gaya komunikasi yang bisa diterima akan ditanggapi secara lebih serius oleh lebih banyak orang. Ide-ide yang diekspresikan secara buruk atau mengancam akan lebih sulit didengar peserta. Sebagai contoh, banyak peserta tidak sabar dengan peserta yang sangat pemalu atau gugup dan bicara dalam kalimat terpatah-patah, atau yang tidak menguasai bahasa dengan baik. Tidak jarang dijumpai, ada kelompok pelatihan yang pesertanya benar-benar ingin menyuarakan opini, berbagi pandangannya, saling mendengarkan pengalaman dan memunculkan ide-ide baru yang menarik. Namun, hal itu dibatasi oleh kemampuan menerima gaya komunikasi yang berbeda, sehingga ruang lingkup dan kekayaan informasi, pengetahuan dan pengalaman hasil sharingnya menjadi terbatas. Dalam contoh dan ilustrasi berikut digambarkan bahwa walaupun ada ide-ide yang hilang, akan lebih banyak ide-ide yang dibagi (di-share) apabila kita memperluas batas gaya komunikasi yang bisa diterima.

Ide-ide yang secara efektif disampaikan dengan gaya komunikasi yang bisa diterima

Ide-ide yang hilang karena diekspresikan dengan gaya komunikasi yang tidak bisa diterima


Keragamam dlm komunikasi



Dengan menggunakan teknik fasilitasi yang baik, seorang fasilitator bisa menjadi pendukung untuk kelompok seperti itu. Sebagai contoh:

• Ketika seseorang mengulang-ulang perkataanya sepanjang waktu, seorang fasilitator bisa meringkaskan perkataannya untuk membantunya berpikir.

• Seorang fasilitator bisa membantu mereka yang bicara dalam kalimat terpatah-patah dengan memperlambatnya dan menggali gagasan yang ingin disampaikan.

• Seorang fasilitator bisa mengulang satu ide dari seorang peserta yang malu agar menjadi perhatian semua orang.

• Seorang fasilitator bisa melakukan interupsi dengan tegas dan baik apabila ada topik yang berbeda dengan topik yang sedang didiskusikan. Namun fasilitator menjanjikan kepada pembicara bahwa pada akhir diskusi, fasilitator akan meminta kelompok memutuskan apa yang harus dilakukan dengan topik baru tersebut.

Bagaimana fasilitasi membantu proses partisipasi dan dinamika kelompok? Proses untuk menemukan apa yang terjadi dalam satu kelompok disebut mendiagnosis. Itu adalah suatu ketrampilan penting bagi seorang fasilitator. Seorang fasilitator hanya bisa menghindari atau menghilangkan masalah jika dia bisa mendiagnosis apa yang terjadi. Dalam diagnosis terkandung pemahaman tentang penyebab masalah yang diperoleh setelah mencari petunjuk:

• dari dalam kelompok, misalnya pola komunikasi, bahasa tubuh • di luar kelompok, misalnya sejarah, hubungan masa lalu antara anggota, hierarki. Beberapa

contoh yang bisa diungkap di sini adalah:

Masalah Kemungkinan penyebab Tugas tidak jelas untuk setiap orang Beberapa peserta merasa tidak aman

Setiap orang tidak berpartisipasi atau menunjukkan ketertarikan dan sebagian diam Beberapa peserta mendominasi berdasarkan

pendidikan, kelas atau seks Adanya nilai-nilai yang berbeda jauh lebih pening ketimbang tugas kelompok

Peserta tetap pada pandangan yang saling bertentangan, menghambat proses atau pengambilan keputusan Adanya perbedeaan /konflik antara individu yang

ada sebelum keberadaan kelompok Peserta tidak sensitif terhadap kebutuhan dan masukan dari yang lain

Beberapa peserta mengabaikan atau tidak mempedulikan kontribusi dari peserta lain Peserta terlalu mementingkan diri sendiri

Peserta tidak memiliki cukup informasi atau ketrampilam untuk memecahkan masalah Keputusan mengancam peserta

Kelompo tidak bisa mengambil keputusan, atau tidak ingin melaksanakan keputusan

Takut salah Bagaimana fasilitasi mendukung proses belajar yang efektif ? Ketika kita memfasilitasi proses-proses partisipasi, sharing dan dinamika kelompok maka fokus fasilitator terletak pada bagaimana dan prosesnya. Sedangkan untuk memfasilitasi proses belajar, fokusnya terletak pada apa-nya.

84


Perjelas tujuan Kelompok, struktur dan kecepatan sesuai dengan yang perlu diplejari Sebanyak mungkin gambarkan-lah Hubungkan dengan yang sudah peserta ketahui

Ketika presentasi

Hubungkan dengan realitas kerja peserta Cari kesamaan dan perbedaan Tetap pada jalur Ikuti seluruh diskusi Rumuskan poin-poin penting Tantang dengan pemikiran hitam putih

Ketika mendorong Sharing

Dapatkan nilai-nilai belajar Perkuat eksplorasi dan eksperimen Perkuat untuk mencoba sesuatu yang baru

Ketika mendorong penemuan

Dampingi Kejelasan tugas Ketika mendorong penerapan Mengawasi kemajuan

Beberapa sikap dan ketrampilan yang diperlukan untuk menjadi fasilitator yang efektif

• Keterbukaan: kemampuan untuk mengundang dialog, menerima umpan balik, dan siap untuk menguji nilai-nilai Anda termasuk opini, serta kesiapan untuk merubahnya, jika perlu.

• Sensitif/empati: kemampuan mengambil pesan implisit; untuk melihat masalah melalui mata peserta; untuk memahami perasaan, ide-ide dan nilai-nilai mereka; untuk fokus pada peran daripada sekedar hanya pada kepribadian atau kompetensi.

• Ketrampilan komunikasi dasar: kemampuan menyimak dan mengamati secara aktif, bertanya, menguji, menciptakan dialog, mengungkapkan dengan cara lain, memberi umpan balik,

• Mendiagnosis: kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan memilih cara dan waktu intervensi yang tepat

• Mendukung dan mendorong peserta: kemampuan untuk memberikan dukungan, apreasiasi dan kepedulian baik secara verbal maupun non-verbal.

• Menantang: kemampuan untuk berlawanan, untuk tidak setuju, untuk menghentikan satu proses tanpa bersikap kasar.

• Mengelola konflik; kemampuan untuk menyelesaikan konflik melalui negosiasi dan mediasi. • Memodelkan: kemampuan untuk menyertakan diri sebagai model dalam kelompok, menanggapi

dengan spontan, tanpa menjadi idealis, bersikap sebagai pakar.



C. KAPASITAS FASILITATOR Fasilitasi, komunikasi, Menyimak, Mengamati, Bertanya, Menguji, Parafrase, Dialog, Umpan Balik, Dinamika kelompok 1. FASILITASI DAN GAYA KOMUNIKASI Mengapa ketrampilan fasilitasi dalam pelatihan partisipatif sangat penting? Pelatihan partisipatif yang efektif didasarkan pada masukan dari semua peserta. Ini artinya bahwa kesuksesan suatu pelatihan lebih tergantung kepada kemampuan pelatih untuk memperkirakan dinamika kelompok, kemampuan untuk melakukan perubahan pada saat-saat menjelang pelatihan dimulai, kemampuan untuk mengambil resiko dan memberi tantangan kepada peserta, kemampuan untuk memahami gaya komunikasi peserta untuk memaksimalkan penggunaan metode fasilitasi yang inovatif. Dengan kata lain, Anda memerlukan ketrampilan fasilitasi yang luar biasa, sehingga proses sharing dan proses belajar yang efektif bisa berlangsung. Apakah fasilitasi itu dan apa yang perlu difasilitasi? Fasilitasi bisa digambarkan sebagai satu proses yang secara sadar dilakukan untuk membantu satu kelompok agar sukses mencapai tujuan dan fungsinya sebagai satu kelompok. Proses-proses yang perlu difasilitasi adalah :

• Proses belajar • Proses-proses partisipasi, sharing dan dinamika kelompok

Bagaimana fasilitasi membantu terjadinya proses sharing yang efektif dan proses pemahaman bersama ? Dalam suatu pelatihan, biasanya banyak ide dan pengalaman yang dilontarkan atau diceritakan. Namun, seringkali hanya beberapa yang mendapat perhatian sementara yang lainnya hilang seolah-olah tidak pernah dikatakan. Kenapa hal ini terjadi? Diagram berikut mengilustrasikan masalah tersebut: 9.

Prinsipnya adalah: satu ide yang diekspresikan dengan gaya komunikasi yang bisa diterima akan ditanggapi secara lebih serius oleh lebih banyak orang. Ide-ide yang diekspresikan secara buruk atau mengancam akan lebih sulit didengar peserta. Sebagai contoh, banyak peserta tidak sabar dengan peserta yang sangat pemalu atau gugup dan bicara dalam kalimat terpatah-patah, atau yang tidak menguasai bahasa dengan baik. Tidak jarang dijumpai, ada kelompok pelatihan yang pesertanya benar-benar ingin menyuarakan opini, berbagi pandangannya, saling mendengarkan pengalaman dan memunculkan ide-ide baru yang menarik. Namun, hal itu dibatasi oleh kemampuan menerima gaya

Ide-ide yang secara efektif disampaikan dengan gaya komunikasi yang bisa diterima



Keragamam dlm komunikasi

86


komunikasi yang berbeda, sehingga ruang lingkup dan kekayaan informasi, pengetahuan dan pengalaman hasil sharingnya menjadi terbatas. Dalam contoh dan ilustrasi berikut digambarkan bahwa walaupun ada ide-ide yang hilang, akan lebih banyak ide-ide yang dibagi (di-share) apabila kita memperluas batas gaya komunikasi yang bisa diterima. Dengan menggunakan teknik fasilitasi yang baik, seorang fasilitator bisa menjadi pendukung untuk kelompok seperti itu. Sebagai contoh:

• Ketika seseorang mengulang-ulang perkataanya sepanjang waktu, seorang fasilitator bisa meringkaskan perkataannya untuk membantunya berpikir.

• Seorang fasilitator bisa membantu mereka yang bicara dalam kalimat terpatah-patah dengan memperlambatnya dan menggali gagasan yang ingin disampaikan.

• Seorang fasilitator bisa mengulang satu ide dari seorang peserta yang malu agar menjadi perhatian semua orang.

• Seorang fasilitator bisa melakukan interupsi dengan tegas dan baik apabila ada topik yang berbeda dengan topik yang sedang didiskusikan. Namun fasilitator menjanjikan kepada pembicara bahwa pada akhir diskusi, fasilitator akan meminta kelompok memutuskan apa yang harus dilakukan dengan topik baru tersebut.

Bagaimana fasilitasi membantu proses partisipasi dan dinamika kelompok? Proses untuk menemukan apa yang terjadi dalam satu kelompok disebut mendiagnosis. Itu adalah suatu ketrampilan penting bagi seorang fasilitator. Seorang fasilitator hanya bisa menghindari atau menghilangkan masalah jika dia bisa mendiagnosis apa yang terjadi. Dalam diagnosis terkandung pemahaman tentang penyebab masalah yang diperoleh setelah mencari petunjuk:

• dari dalam kelompok, misalnya pola komunikasi, bahasa tubuh • di luar kelompok, misalnya sejarah, hubungan masa lalu antara anggota, hierarki. Beberapa

contoh yang bisa diungkap di sini adalah:

Masalah Kemungkinan penyebab Tugas tidak jelas untuk setiap orang Beberapa peserta merasa tidak aman

Setiap orang tidak berpartisipasi atau menunjukkan ketertarikan dan sebagian diam Beberapa peserta mendominasi berdasarkan

pendidikan, kelas atau seks Adanya nilai-nilai yang berbeda jauh lebih pening ketimbang tugas kelompok

Peserta tetap pada pandangan yang saling bertentangan, menghambat proses atau pengambilan keputusan Adanya perbedeaan /konflik antara individu yang

ada sebelum keberadaan kelompok Peserta tidak sensitif terhadap kebutuhan dan masukan dari yang lain

Beberapa peserta mengabaikan atau tidak mempedulikan kontribusi dari peserta lain Peserta terlalu mementingkan diri sendiri

Peserta tidak memiliki cukup informasi atau ketrampilam untuk memecahkan masalah Keputusan mengancam peserta

Kelompo tidak bisa mengambil keputusan, atau tidak ingin melaksanakan keputusan

Takut salah



Bagaimana fasilitasi mendukung proses belajar yang efektif ? Ketika kita memfasilitasi proses-proses partisipasi, sharing dan dinamika kelompok maka fokus fasilitator terletak pada bagaimana dan prosesnya. Sedangkan untuk memfasilitasi proses belajar, fokusnya terletak pada apa-nya.

Perjelas tujuan Kelompok, struktur dan kecepatan sesuai dengan yang perlu diplejari Sebanyak mungkin gambarkan-lah Hubungkan dengan yang sudah peserta ketahui

Ketika presentasi

Hubungkan dengan realitas kerja peserta Cari kesamaan dan perbedaan Tetap pada jalur Ikuti seluruh diskusi Rumuskan poin-poin penting Tantang dengan pemikiran hitam putih

Ketika mendorong Sharing

Dapatkan nilai-nilai belajar Perkuat eksplorasi dan eksperimen Perkuat untuk mencoba sesuatu yang baru

Ketika mendorong penemuan

Dampingi Kejelasan tugas Ketika mendorong penerapan Mengawasi kemajuan

Beberapa sikap dan ketrampilan yang diperlukan untuk menjadi fasilitator yang efektif

• Keterbukaan: kemampuan untuk mengundang dialog, menerima umpan balik, dan siap untuk menguji nilai-nilai Anda termasuk opini, serta kesiapan untuk merubahnya, jika perlu.

• Sensitif/empati: kemampuan mengambil pesan implisit; untuk melihat masalah melalui mata peserta; untuk memahami perasaan, ide-ide dan nilai-nilai mereka; untuk fokus pada peran daripada sekedar hanya pada kepribadian atau kompetensi.

• Ketrampilan komunikasi dasar: kemampuan menyimak dan mengamati secara aktif, bertanya, menguji, menciptakan dialog, mengungkapkan dengan cara lain, memberi umpan balik,

• Mendiagnosis: kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan memilih cara dan waktu intervensi yang tepat

• Mendukung dan mendorong peserta: kemampuan untuk memberikan dukungan, apreasiasi dan kepedulian baik secara verbal maupun non-verbal.

• Menantang: kemampuan untuk berlawanan, untuk tidak setuju, untuk menghentikan satu proses tanpa bersikap kasar.

• Mengelola konflik; kemampuan untuk menyelesaikan konflik melalui negosiasi dan mediasi. • Memodelkan: kemampuan untuk menyertakan diri sebagai model dalam kelompok, menanggapi

dengan spontan, tanpa menjadi idealis, bersikap sebagai pakar.

88


2. MENYIMAK Menyimak secara baik adalah lebih sulit daripada yang kita pikir Menyimak sepertinya mudah dilakukan. Tetapi dalam realitas, kita pikir kita menyimak, tetapi kita ternyata hanya mendengar apa yang mau kita dengar! Hal ini bukan proses sadar: hal ini hampir alamiah. Untuk menyimak dengan hati-hati dan secara kreatif, kita harus dapat memilih aspek-aspek positif, masalah-masalah, kesulitan-kesulitan dan menangkap ketegangan-ketegangan yang terjadi. Ini adalah ketrampilan paling mendasar untuk fasilitasi. Karenanya kita selayaknya mencoba untuk memahami apa yang bisa menghambat tindakan menyimak. Daftar di bawah ini disebut hambatan untuk menyimak yang mungkin mengganggu tindakan menyimak yang sesuai dan suportif. Memahaminya akan membantu untuk mengatasinya. Hambatan menyimak Menyimak hidup-mati Kebiasaan menyimak yang tidak baik ini muncul dari fakta bahwa kebanyakan orang berpikir sekitar 4 kali lebih cepat dibanding rata-rata orang bisa bicara. Jadi pendengar memiliki kira-kira 3\4 menit ‘waktu berpikir tersisa’ untuk tiap menit kegiatan menyimak. Kadang mereka menggunakan waktu ekstra ini untuk berpikir tentang hal-hal pribadinya daripada untuk menyimak dan merumuskan apa yang harus pembicara katakan. Hal ini bisa diatasi dengan memperhatikan ucapan, bahasa tubuh seperti gestur, keraguan dll. Menyimak Bendera Merah Untuk beberapa orang, kata-kata tertentu bisa bermakna bendera merah bagi banteng. Ketika mereka mendengarnya, mereka menjadi marah dan menghentikan tindakan menyimak. Istilah ini mungkin ada dalam setiap kelompok peserta, tetapi beberapa lebih universal seperti istilah suku terasing, hitam, kapitalis, komunis dll. Beberapa kata-kata sangat ‘bermuatan’ sehingga pembicara langsung tidak didengar. Pendengar kehilangan kontak dengannya dan gagal mengembangkan pemahaman terhadap orang tersebut. Menyimak dengan kuping terbuka – pikiran tertutup Kadang-kadang ‘pendengar’ memutuskan dengan cepat bahwa baik subjek atau pembicara bosan, dan apa yang sedang dikatakan tidak masuk di akal. Sering mereka mengambil kesimpulan bahwa mereka bisa meramalkan apa yang diketahui pembicara atau apa yang akan dikatakan; jadi mereka menyimpulkan bahwa percuma menyimak karena mereka tidak akan mendengar sesuatu yang baru jika mereka melakukannya. Menyimak dengan berkaca-kaca Kadang-kadang ‘pendengar’ melihat orang dengan tajam, dan kesannya sedang menyimak meskipun pikiran mereka mungkin menuju pada hal lain atau jauh di sana. Mereka tenggelam di dalam kenyamanan pikiran mereka sendiri. Mata Mereka berkaca-kaca, dan sering muka mereka menampilkan wajah sedang bermimpi atau dengan pikiran yang kosong. Jika kita perhatikan banyak peserta terlihat dengan mata berkaca-kaca dalam sesi, kita harus menemukan saat yang tepat untuk berisitirahat atau merubah irama. Terlalu serius menyimak Ketika menyimak ide-ide yang terlalu kompleks dan rumit, kita sering terlalu memaksa diri untuk mengikuti diskusi dan benar-benar berusaha untuk memahaminya. Menyimak dan memahami apa yang dikatakan orang, mungkin membuat kita menemukan bahwa topik dan pembicaranya cukup menarik. Apabila ada satu orang atau beberapa orang yang tidak memahami, maka kelompok lain bisa diminta untuk menjelaskan atau jika mungkin, dengan memberi contoh. Menyimak Don’t-rock-the-boat (jangan mengguncang sampan) Orang tidak suka kalau ide-ide, prasangka, cara pandang favorit mereka dirusak; banyak yang tidak suka opini mereka ditentang. Jadi jika seorang pembicara mengatakan sesuatu yang bertentangan dengan apa



yang mereka pikir atau percayai, mereka mungkin secara tidak sadar menghentikan menyimak atau bahkan bersikap bertahan. Bahkan jika hal ini dilakukan dengan sadar, maka lebih baik kita berusaha menyimak dan menemukan pikiran pembicara, dengan tujuan mendapatkan sisi lain dari permasalahan. Dengan demikian kerja pemahaman dan tanggapan secara konstruktif bisa dilakukan kemudian.

Hal yang dilakukan dan jangan dilakukan dalam Menyimak Ketika menyimak kita seharusnya mencoba

untuk melakukan hal berikut Ketika menyimak kita seharusnya

menghindari hal berikut • Tunjukkan perhatian • Pahami • Ungkapkan empati • Singkirkan masalah pribadi jika ada • Simak penyebab masalah • Bantu pembicara untuk mengembangkan

kompetensi dan motivasi untuk memecahkan masalah-masalahnya

• Tanamkan kemampuan untuk diam ketika diam diperlukan.

• Membuat pembicara terburu-buru • Menentang • Menyela • Menilai dengan cepat sejak awal • Memberikan saran kecuali jika diminta

orang lain • Langsung menyimpulkan • Membiarkan emosi pembicara terlalu

langsung mempengaruhi kita

LATIHAN Kemampuan Menyimak Tujuan: Pada akhir sesi peserta

• Bisa menjelaskan perbedaan antara mendengar dan menyimak • Bisa menjelaskan kenapa menyimak itu sulit dengan mendaftar beberapa hambatan dalam

menyimak. • Bisa mendaftar apa yang dilakukan dan tidak dilkukan selama menyimak sebagai seorang pelatih


• Perkenalkan tujuannya. Jelaskan bahwa menyimak adalah ketrampilan fasilitasi yang paling mendasar untuk setiap pelatih karena semua ketrampilan fasilitasi lain tidak bisa dilakukan tanpa menyimak.

• Minta peserta jangan menulis apa pun selama menyelesaikan teka-teki berikut. • Bacakan keras-keras (bacakan satu kali saja dan jangan dibagikan):

Hand out Penerbangan ke Kanada Anda seorang Pilot Pesawat Boeing, dengan tujuan penerbangan Canada. Pada waktu berangkat dari Cengkareng Jumlah peumpang 200 orang, sampai di Singapura turun 10 orang dan naik 60 orang, pesawat transit lagi di Hongkong, di Hongkong penumpang turun 50 orang dan naik 75 orang. Di pemberhentian ke tiga, Tokyo, penumpang turun 80 dan naik 30. Akhirnya pesawat mendarat di Vancouver pada pagi hari. Pertanyaan: Siapa nama pilot pesawatnya? Jawab: Nama Anda!

• Refleksikan apa yang terjadi menggunakan pertanyaan berikut:

o Kenapa kebanyakan orang tidak tahu jawabannya? (melewatkan bagian awal, meleng, asumsi mengenai masalahnya)

o Apakah perbedaan antara mendengar dan menyimak?

90


o Bagaimana kaitannya dengan menyimak sebagai seorang pelatih? (menyimak masukan dan opini peserta tanpa mengadili, membandingkan, mengambil poin-poin utama, elemen-elemen umum, merumuskan dll.)

• Jelaskan dengan singkat beberapa hambatan untuk menyimak (lihat hand out) yang perlu kita perhatikan untuk meningkatkan ketrampilan menyimak.

• Minta peserta untuk membentuk kelompok yang terdiri dari 5 orang dan tuliskan apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan saat menyimak sebagai pelatih pada flipchart seperti berikut ini: Seorang pelatih yang baik akan…. Seorang pelatih yang baik tidak akan … .

• Tempel flipcharts dan minta semua orang berkeliling dan membaca. • Bagikan handout dan jelaskan bahwa mereka bisa mempraktekkan ketrampilan menyimak

mereka selama pelatihan ini.

Catatan. Aktifitas ini bisa digunakan sebagai ilustrasi pendek yang menyegarkan mengenai fakta bahwa menyimak secara aktif tidak segampang seperti yang dibayangkan. Hal ini menunjukkan betapa gampangnya untuk tenggelam dalam detail dan melewatkan poin-poin kritis. Mereka akan benar-benar mempraktekkan ketrampilan menyimak mereka selama melakukan latihan fasilitasi yang lain. 3. MENGAMATI

and out OVERHEAD/LCD PROJECTOR MENGAMATI Apakah mengamati itu? Mengamati adalah kemampuan untuk;

• melihat apa yang terjadi tanpa menilai • memahami petunjuk non-verbal • memonitor kerja kelompok secara objektif.

Kenapa harus dipedulikan? Dalam satu kelompok orang berinteraksi dengan berbagai cara yang berbeda, mereka berinteraksi tidak hanya melalui apa yang sudah dikatakan tetapi juga melalui bagaimana sesuatu dikatakan; penggunaan ekspresi suara, muka, sikap, gestures dan yang sejenisnya. Komunikasi non-verbal (berkomunikasi selain dengan berbicara) bisa mengirimkan pesan yang kuat. Pengamatan yang baik akan membantu Anda untuk:

• Memperkirakan perasaan • memonitor dinamika kelompok dan memonitor partisipasi kedua belah pihak. Karenanya sangat penting sebagai

seorang pelatih untuk memperhatikan tipe komunikasi non-verbal ini dan mengembangkan ketrampilan dalam mengamati mereka. Anda dapat melakukan hal ini dengan cepat, dan tanpa seseorang pun memperhatikan.

Apa yang diamati? Tugas mengamati adalah memperhatikan:

• Siapa mengatakan apa? • Siapa melakukan apa? • Siapa yang duduk di sebelah siapa? • Apa kah selalu seperti itu? • Siapa menghindari siapa? • Bagaimana tingkat umum energi? • Apakah tingkat keseluruhan perhatian? Dll.

1



LATIHAN Memraktekkan Pengamatan Tujuan: Pada akhir sesi peserta…

• Bisa menjelaskan kenapa kita kurang mengamati dalam kehidupan sehari-hari kita • Bisa menyebutkan paling kurang tiga alasan kenapa seorang pelatih harus memiliki pengamatan

yang baik Bahan-bahan: Kartu-kartu yang menyebutkan/menunjukkan perbedaan perilaku atau perasaan seperti sedih, senang, frustrasi, dll. Waktu: 1 jam Proses: Mulai lah dengan latihan pemanasan berikut ini:

• Minta seseorang dalam kelompok yang mengenakan jam non-digital • Minta orang tersebut untuk melepas jamnya dan masukkan ke dalam kantong Anda • Katakan kepada orang tersebut bahwa Anda akan menguji kemampuan pengamatannya, dan

minta seluruh kelompok untuk ikut bermain dengan orang yang jamnya Anda gunakan, dengan cara menutup jam mereka sendiri.

• Katakan kepada peserta seolah bahwa jama mereka hilang dan Anda telah menemukannya. Tetapi, sebelum Anda mengembalikannya, Anda ingin memastikan bahwa jam tersebut memang miliknya. Beberapa pertanyaan disertakan: “Apakah mereknya? Apa warna permukaannya? Apakah ada sesuatu yang tercetak di permukaannya? Apakah hurufnya Roman atau Arabic? Berapa angka yang ditunjukkan? “Apakah itu jam bekas?” Ingatkan kelompok untuk menjawab pertanyaan yang sama untuk jam mereka, yang sudah mereka tutup.

• Dengan mudah disimpulkan bahwa kebanyakan orang tidak gampang menjelaskan tentang jam mereka sendiri bahkan meskipun mereka melihatnya berkali-kali sehari.

• Ucapkan terima kasih kepada sukarelawan dan tanyakan kepada kelompok: “kenapa kita kurang mengamati? (Tekanan waktu? Kurangnya kepedulian? Menerima sesuatu apa adanya?). Apakah mereka mengenal orang yang mengamati dengan sangat baik (fotografer, seniman, pelukis dan dll. orang yang memerlukan ketrampilan mengamati dengan baik untuk profesi mereka)? Apakah nilai pengamatan bagi seorang pelatih? Apa hal yang penting untuk diamati sebagai seorang pelatih ?

Memraktekkan mengamati • Jelaskan bahwa mengamati bahasa tubuh bisa menjelaskan banyak hal tentang apa yang terjadi.

Kadang-kadang bahasa tubuh lebih baik dari bahasa percakapan. Jelaskan bahwa kita akan mempraktekkan pengamatan bahasa tubuh masing-masing. Bagikan kartu kepada kelompok kecil (3-4 orang) dan katakan kepada mereka satu dari anggota kelompok memainkan peran (non-verbal) yang ada di kartu dan anggota kelompok lain harus menggunakan ketrampilan pengamatan mereka untuk menebak apakah perasaan atau perilakunya.

• Rumuskan beberapa point belajar dan jelaskan bahwa mereka bisa mempraktekkan ketrampilan pengamatan mereka hampir secara terus menerus selama pelatihan ini.

92


Hand out

TUGAS/LATIHAN CONTOH MOOD METER Memraktekkan Mengamati Perbesar pada kertas tebal A5 dan potong gambar wajah menjadi kartu-kartu yang terpisah



4. SENI BERTANYA

Hand out OVERHEAD/LCD PROJECTOR Kenapa mengajukan pertanyaan sebagai seorang pelatih? Ada ketrampilan yang bisa diuji yang bisa membantu seorang pelatih untuk melakukan sesi pelatihan yang lebih efektif. Pertama, jadi lah seorang pendengar yang baik. Kemudian menjadi ahli dalam seni menggunakan pertanyaan yang tepat dengan cara yang tepat pada waktu yang tepat. Ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan. Anda bisa langsung memberikan jawabannya, jika Anda merasa Anda memiliki semua jawaban dan ingin mengesankan setiap orang dengan pengetahuan Anda. Atau, Anda bisa mendorong partisipasi peserta dan memberi mereka kesempatan untuk merefleksikan, berpikir, menemukan dan belajar sendiri.

Alasan

Contoh

Meraih keterlibatan peserta

Bagaimana perasaan Anda tentang…?

Rasakan pikiran, ide-ide atau opini peserta

Apa ide Anda tentang…? Bagaimana menurut Anda?

Melibatkan orang yang non-partisipatif

Lin, apa yang Anda pikirkan?

Kenali kontributor penting Ton, itu ide yang menarik. Jelaskan lebih lanjut kepada kita

Mengelola waktu kelas

OK, kita telah menggunakan sedikit waktu untuk pertanyaan tersebut. Bagaimana kalau kita teruskan?

Meraih pemahaman dengan menggali pertanyaan dari kedua belah pihak tentang suatu hal

Itu salah satu cara pandang. Mari kita lihat cara pandang dari sisi lain. Apa yang terjadi jika Anda…?

94


Ada beberapa tipe-tipe pertanyaan bisa kita gunakan untuk keperluan yang berbeda:

Hand out OVERHEAD/LCD PROJECTOR

Tipe Kegunaan Resiko Pertanyaan umum: Ditunjukkan kepada kelompok secara keseluruhan , mungkin ditulis pada overhead atau flipchart

Merangsang proses berpikir setiap orang. Berguna untuk memulai satu diskusi. Mengatur kecenderungan.

Pertanyaan yang tidak diajukan kepada seseorang secara khusus, mungkin tidak dijawab. Pertanyaan yang salah bisa membelokkan proses. Mungkintidak berguna, kecuali ada waktu berpikir yang cukup

Pertanyaan Langsung: Ditujukan kepada seseorang dengan menyebut nama, atau sebuah sub-kelompok.

Cara yang baik untuk dijawab. Berguna untuk melibatkan peserta yang pendiam dan pemalu. Bisa mengurangi monopoli diskusi oleh peserta yang lebih dominan. Bisa menyerap kemampuan khusus seseorang dalam kelompok, contohnya. rimbawan, spesialis jender. Bisa digunakan untuk mengaitkan pada satu poin yang hilang karena ada komentar orang lain yang tidak relevan

Bisa membuat malu peserta yang tidak siap. Lebih efektif jika diikuti dengan satu pertanyaan umum untuk mengembalikan fokus kepada kelompok sebagai kesatuan

Pertanyaan Terbuka: Mulai dengan siapa, apa, kapan. Di mana. Bagaimana. Mengapa. Pertanyaan yang tidak bisa dijawab dengan hanya mengatakan ya, atau tidak.

Untuk mendapatkan umpan balik yang kongkret atau informasi. Akan membuat peserta berpikir. Kualitas diskusi akan berkembang ketika detail baru ditemukan, Baik untuk menganalisis situasi masalah (Kenapa ini terjadi? Apa yang perlu dilakukan agar berubah?)

Pertanyaan seperti itu lebih sulit untuk dijawab.Pertanyaan yang dimulai dengan mengapa, mungkin dianggap mengancam. Jika pelatih tidak bisa mengembangkan tanggapan, kegunaannya berkurang

Pertanyaan Faktual: Diajukan untuk mendapatkan informasi faktual

Untuk menjernihkan “kekaburan” faktual.Untuk mengalihkan dari asumsi atau jeneralisasi. Berguna pada tahap awal diskusi

Beberapa peserta yang mengetahui faktanya mungkin memonopoli diskusi

Pertanyaan yang Dipantulkan: Pelatih melemparkan pertanyaan kembali kepada kelompok atas pertanyaan yang diajukan kepadanya

Pastikan bahwa jawaban ada di peserta. Bisa memicu perdebatan di antara peserta

Mungkin memberikan kesan bahwa pelatih tidak memilikipengetahuan. Bisa dianggap sebagai taktik menghindar

Pertanyaan Mengarah: Jawaban yang diharapkan terkandung dalam pertanyaan

Berguna untuk mengarahkan diskusi yang telah melantur. Berguna untuk kontrol fasilitasi dan mengendalikan

Bisa manipulatif. Poin penting bisa hilang karena niat pelatih untuk mempertahankan kontrol.



LATIHAN Memraktekkan Bertanya Tujuan: Pada akhir sesi peserta…

• Memiliki pengalaman membedakan antara mengajukan pertanyaan terbuka dan pertanyaan tertutup

• Bisa menjelaskan mengapa pertanyaan yang tepat adalah dasar dalam pendidikan orang dewasa Bahan-bahan: 1. Foto kopi latihan 2. Foto kopi handout Waktu: 1.5 jam Proses:

• Perkenalkan sesi dengan mengatakan bahwa mengajukan pertanyaan adalah alat fasilitasi yang sangat berguna dalam lingkungan pelatihan partisipatif. Jelaskan bahwa jika kita ingin peserta menggunakan istilah mereka sendiri atau untuk belajar melalui penemuan, kita sebagai pelatih harus bisa mengajukan pertanyaan yang tepat dengan cara yang tepat.

• Undang mereka untuk mendiskusikan mengapa kita sebagai pelatih perlu mengajukan pertanyaan. Diskusi dilakukan dalam kelompok kecil selama sekitar 5 menit. Mendaftar jawaban dalam pleno dan menambahkan jawaban Anda jika perlu (lihat hand out).

• Tanyakan apa perbedaan antara pertanyaan tertutup dan terbuka, dan undang mereka untuk memberikan contoh untuk keduanya.

• Jelaskan mekanisme dan prosedur dalam menggunakan Triads atau Dyads untuk mempraktekkan

o Triads: setiap tiga orang memilih seorang pembicara, seorang pendengar dan seorang pengamat; setelah pertama mempraktekkan, perannya digilir sehingga setiap orang dapat melakukan ketiga peran tersebut.

o Dyads: Prinsipnya sama tetapi berpasangan tanpa pengamat. • Bagikan lembaran Exercise dan undang peserta untuk mulai memraktekkan dalam triads atau

dyads. Monitor waktunya sementara peserta mengajukan pertanyaan satu dengan yang lain. Pastikan mereka bertukar peran dalam waktu tersebut.

• Undang mereka untuk mengulang setelah kurang lebih 15 menit dan refleksikan latihan dengan menjawab pertanyaan refleksi.

• Jelaskan bahwa ada beberapa tipe pertanyaan selain pertanyaan terbuka dan tertutup. Tanyakan jika mereka bisa memikirkan tipe lain untuk digunakan bagi kepentingan pelatihan. Diskusikan beberapa keuntungan dan kerugian pertanyaan tipe lain dan berikan contoh (lihat handout).

• Rumuskan poin-poin pelajaran utama dan bagikan handout. Catatan. Jika peserta terbiasa dengan pertanyaan terbuka dan tertutup dari RRA/PRA, Anda hanya mengingatkan mereka tentang perbedaannya dan mereka berpikir tentang pertanyaan yang lebih tepat dalam satu lingkungan pelatihan. Pilihan yang lain adalah sesi Pertanyaan tentang pertanyaan (halaman @).

96


Handout TUGAS/LATIHAN Pertanyaan Terbuka dan Tertutup

• diskusikan hasil kerja pasangan Anda dalam organisasinya: o Ronde 1 – Pergunakan hanya pertanyaan tertutup o Ronde 2 – Pergunakan hanya pertanyaan terbuka

• Setelah 5 menit ganti peran dan ulangi prosedurnya. • Refleksikan pada latihan dengan mengajukan kepada Anda sendiri pertanyaan berikut:

o Apa yang terjadi jika Anda mengajukan pertanyaan tertutup? o Apa yang terjadi jika Anda mengajukan pertanyaan terbuka? o Apakah perbedaan kualitas percakapan Anda jika menggunakan kedua tipe

pertanyaan tersebut? 5. PARAFRASE

• Apakah parafrase itu? Parafrase = adalah mengulang apa yang dikatakan orang lain, menggunakan katakata Anda sendiri.

• Kenapa menggunakan parafrase? Keuntungan bagi pelatih Teknik ini memaksa Anda, sebagai seorang pelatih, untuk menyimak dengan hati-hati, karena Anda tahu bahwa ketika peserta selesai berbicara, Anda perlu mengulang apa yang telah dikatakan. Sebagai tambahan, Anda memiliki kesempatan untuk menemukan, apakah Anda benar-benar memahami apa yang dikatakan. Keuntungan Bagi Pembicara Parafrase memiliki efek menenangkan dan menjernihkan. Parafrase meyakinkan pembicara bahwa ide-idenya layak untuk disimak. Dan meyakinkan pembicara bahwa orang lain mendengar ide-idenya. Dengan kata-kata lain, parafrase mendorong orang untuk berpikir keras. Keuntungan Bagi Pendengar Mereka memiliki kesempatan kedua untuk memahami apa yang dijelaskan oleh pembicara.

• Kapan menggunakan parafrase? Ketika seorang peserta membuat pernyataan yang sangat panjang, rumit dan membingungkan, atau ketika seorang peserta memiliki masalah dalam mengungkapkan pemikirannya sendiri secara jelas.

• Bagaimana menggunakan parafrase? Tekniknya menggunakan model empat-langkah berikut:

o Simak dengan hati-hati o Pergunakan kata-kata Anda sendiri untuk mengatakan apa yang kira-kira dikatakan

peserta, dimulai dengan, sebagai contoh: ”Dalam kata-kata lain........ ” atau ”Apakah yang Anda maksud adalah…” atau ”Kedengarnya yang Anda katakan adalah…” .

o Periksa dengan mengatakan sesuatu seperti: ”Apakah benar begitu?’ atau ‘Apakah saya bisa menangkapnya”.

o Jika tidak, terus minta penjelasan sampai Anda memahami apa yang dimaksudkannya.



Catatan : Jika pernyataan pembicara dalam satu atau dua kalimat, pergunakan kira-kira jumlah kata-kata yang sama ketika Anda mem-parafrase-kannya. Jika pernyataan pembicara dalam kalimat yang sangat panjang, ringkaskan. LATIHAN Memraktekkan Parafrase Tujuan: Pada akhir sesi the peserta…

• Bisa menjelaskan apa parafrase itu • Bisa menjelaskan kapan parafrase itu bisa berguna • Telah memraktekkan parafrase dalam lingkungan yang aman

Bahan: Foto kopi hand out Waktu: 45 menit Proses:

• Minta peserta, jika mereka bisa mendefinisikan apa parafrase itu. Tuliskan istilah dan definisinya (lihat handout).

• Gali ide-ide saat mereka berpikir bahwa hal ini bisa berguna untuk teknik fasilitasi. • Jelaskan kepada mereka bagaimana pengungkapan dengan cara lain dan berikan beberapa contoh • Jelaskan mekanisme dan prosedur menggunakan triads atau dyads untuk mempraktekkan

o Triads: setiap tiga orang memilih seorang pembicara, seorang pendengar dan seorang penyimak; setelah mempraktekkan pertama kali, perannya digilir yang memungkinkan setiap orang untuk bertindak dalam tiga peran tersebut.

o Dyads: prinsip yang sama tetapi dalam pasangan tanpa pengamat • Memraktekkan. Biarkan peserta untuk mengalami kegunaan parafrase dengan memraktekkan

parafrase dalam triads atau dyads masing-masing selama 5 menit (topik sesuaikan dengan topik pelatihan). Monitor waktunya sementara peserta masing-masing melakukan parafrase, pastikan mereka bertukar peran dalam waktu tersebut.

• Refleksi. Undang mereka mengulang setelah kurang lebih 20 menit dan refleksikan pada latihan dengan menanya dan menjawab pertanyaan berikut;

o Bagaimana tanggapan Anda sebagai seorang peserta ketika mendengar kembali kata-kata Anda sendiri?

o Bagaimana cara Anda sebagai pelatih mengungkapkan dengan kata lain? o Apa yang menyulitkan? Apa yang bisa membantu? o Apa keuntungan dari parafrase untuk pembicara, penyimak dan pelatih secara bersama-

sama (lihat handout) o Bagikan hand out.

Variasi: fasilitator memberikan sebuah contoh saat dimana mereka tidak menyimak dengan baik. Orang selanjutnya mengungkapkan dengan kata lain apa yang dikatakan fasilitator. Orang tersebut kemudian memberikan sebuah contoh untuk setiap orang untuk mengungkapkan dengan cara benar, dan begitu selanjutnya. 6. MENGUJI Menguji adalah salah satu ketrampilan penting sebagai pelatih. Kemampuan menguji seorang pelatih atau fasilitator akan sangat membantu memperlancar proses fasilitasi untuk mencapai tujuan pelatihan ataupun suatu lokakarya Apakah menguji itu? Menguji adalah mengajukan pertanyaan berikut ini untuk mendapatkan pemahaman, seperti:

• Bisa Anda jelaskan lebih? • Bisakah Anda meletakkan dengan cara yang lain?

98


• Tolong jelaskan lebih lanjut hal tersebut. • Tetapi mengapa, bagaimana, siapa, kapan, di mana? • Apa pun yang lain?

Menguji lebih seperti mengupas lapisan bawang, dan tujuannya adalah menuju inti bawang tersebut. Kenapa dan kapan menggunakan menguji sebagai seorang pelatih? Menguji bisa digunakan keperluan yang berbeda seperti:

• Untuk menggali peserta, • Untuk menjernihkan pertanyaan, masukan dan/atau opini, • Untuk membangun dialog, • Untuk memecahkan masalah-masalah.

Bagaimana cara menguji dengan baik

LATIHAN Memraktekkan menguji Tujuan: Pada akhir sesi peserta…

• Bisa menjelaskan apakah menguji itu • Bisa menjelaskan kenapa menguji itu penting dalam suatu lingkup pelatihan • Bisa menjelaskan perbedaan antara diskusi dan dialog

Bahan: • Foto kopi teka-teki pada flipchart atau transparansi • Foto kopi handout

Waktu: 45 menit Proses:

• Jalankan satu curah pendapat mengenai apakah menguji itu. Jelaskan bahwa kita akan mempraktekkan menguji dengan melakukan aktifitas yang menyenangkan.

• Minta peserta untuk membentuk kelompok yang terdiri dari 4 sampai 6 orang untuk melakukan kegiatan yang merangsang pemikiran.

• Jelaskan bahwa Anda akan memberikan kepada kelompok satu masalah untuk dipecahkan – satu teka-teki. Penyelesainnya akan diberikan kepada satu orang untuk tiap kelompok dan kelompok harus menemukan jawaban dengan bertanya kepada orang tersebut dengan pertanyaan yang hanya bisa dijawab dengan “ya” atau “tidak”

• Aktif menyimak • Kembangkan

pertanyaan selanjutnya dari jawaban sebelum

• Perjelas informasi

• Pisahkan

• Menilai selama menyimak

• Melompat dari satu pertanyaan ke pertanyaan lain

• Membuat asumsi • Kehilangan arah

karena

Lakukan Jangan



• Bahwa orang yang terpilih ke pinggir dan berikan mereka teka-teki dan jawabannya. Jelaskan bahwa mereka tidak perlu mengingat teka-tekinya karena Anda akan meberikannya kepada seluruh kelompok.

• Pajang teka-tekinya di tempat yang bisa dilihat setiap orang selama permainan ini. Minta seseorang yang pernah memainkan permainan ini sebelumnya sebagai seorang pengamat dalam kelompoknya.

• Minta kepada tiap kelompok saat mendapatkan jawaban agar menyimpannya untuk kelompok sendiri, tetapi minta untuk melambaikan tangan (Anda mungkin juga menghentikan permainan begitu satu kelompok mendapatkan jawaban, menyediakan waktu yang cukup untuk setiap orang dalam berusaha memecahkan teka-teki dengan baik, sekitar 10 menit).

• Begitu teka-teki telah dipecahkan refleksikan apa yang terjadi dengan bertanya : o Apa yang membantu Anda untuk menguji dengan baik (menyimak dengan aktif,

mengembangkan ide-ide, berpikir kreatif, memperjelas informasi, menganalisis masalah dengan hati-hati)

o Apa yang menghindarkan Anda untuk menguji dengan baik? (tidak menyimak dengan baik, meloncat dari satu pertanyaan ke pertanyaan lain, kurang berpikir kreatif, berasumsi)

o Bagaimana hal ini berkaitan dengan pelatihan? Kenapa menguji adalah satu ketrampilan penting untuk seorang pelatih (untuk menggali peserta, untuk memecahkan masalah-masalah, untuk menjernihkan pertanyaan, masukan dan opini peserta, untuk memfasilitasi dialog)

• Ringkaskan pelajaran pentingnya dan bagikan handout.

Hand out TUGAS/LATIHAN Teka-teki: Seseorang diketemukan tewas di padang pasir. Di sampingnya terletak sebuah bungkusan. Jika dia membuka bungkusan tersebut dia tidak akan mati. Apakah isi bungkusan itu? Jawaban: sebuah parasut!

Catatan. Umumnya seseorang menggunakan pertanyaan terbuka ketika menguji, tetapi ini adalah latihan yang baik karena pertanyaan tertutup mendorong Anda untuk menguji dengan baik dengan tujuan untuk memecahkan masalah. Satu lanjutan yang baik sesi ini adalah memraktekkan sesi dialog.

100


7. DIALOG

Hand Out OVERHEAD/PROJECTOR Menciptakan Dialog Apakah dialog itu? Dialog adalah aliran informasi yang sangat bebas di mana peserta ikut bertanggung jawab. Apakah perbedaan antara dialog dan diskusi? Istilah dialog dan diskusi seringkali digunakan dimana saja, tergantung dari konteks atau situasi penggunaannya. Selama pelatihan ini, kita mendefinisikan diskusi dan dialog sebagai berikut: Kenapa dialog penting dalam pelatihan?

Dialog adalah perlu untuk: • Menciptakan satu lingkungan saling percaya • Sharing • Menyelesaikan masalah secara efektif • Mencapai konsensus

Bagaimana menciptakan dialog?

1. Perjelas tujuan sharing (jika diperlukan jelaskan perbedaan antara dialog dan diskusi) 2. Uji dan dukung pengujian oleh peserta dengan informasi dan pemahaman 3. Tantang ide-ide atau asumsi yang mapan.

• Berdasarkan kompetisi

• Bertanggung-jawab untuk mempengaruhi opini yang lain

• Pikiran tertutup • Bicara • Pernyataan • Opini yang pasti • Mencari

penyelesaian

• Berdasarkan berpikir bersama

• Bertanggung-jawab untuk memahami perspektif yang lain

• Pikiran terbuka • Menyimak • Pertanyaan terbuka • Menguji Mencari

penyelesaian terbaik

Diskusi Dialog



LATIHAN Mempraktekkan dialog Tujuan Pada akhir sesi peserta…

• Bisa menjelaskan perbedaan antara dialog dan diskusi • Bisa menjelaskan pentingnya menciptakan dialog dalam pelatihan Praktek menciptakan dialog

Bahan/alat:

• Foto kopi lembar pengamatan • Foto kopi handout

Waktu: 1,5 jam Proses:

• Jelaskan bahwa peserta akan mempraktekkan dialog. Jalankan curah pendapat dengan cepat mengenai perbedaan antara diskusi dan dialog

• Diskusikan bagaimana kita bisa memfasilitasi dialog • Jelaskan mekanisme dan prosedur menggunakan triads untuk mempraktekkan • Triads: setiap tiga orang memilih seorang pembicara, seorang pendengar dan seorang penyimak;

setelah mempraktekkan pertama kali, perannya digilir yang memungkinkan setiap orang untuk bertindak dalam tiga peran tersebut

• Bagi kelompok dalam triads dan bagikan foto kopi lembar pengamatan • Biarkan peserta untuk mempraktekkan dialog dalam triads masing-masing selama 5 menit agar

mencapai satu konsensus mengenai satu masalah penting (pilih sesuatu yang sesuai). Monitor waktunya sementara peserta mempraktekkan dialog, pastikan mereka menggilir peran dalam waktu tersebut.

• Undang mereka untuk mengulang setelah kurang lebih 20 menit dan refleksikan latihan dengan mengajukan pertanyaan berikut;

o Kapan Anda melewatkan kesempatan dan mengapa? o Mengapa membuatnya sulit? Apa yang bisa membantu? o Apa manfaat menciptakan dialog dalam suatu pelatihan?

• Bagikan hand out. Catatan. Sesi baik sebagai lanjutan sesi mempraktekkan menguji.

102


Hand out

TUGAS/LATIHAN Lembar Pengamatan Penilaian Dialog Pengantar Menguji pemahaman adalah hal penting dalam dialog. Ambil lah peran pengamat dan perkirakan apakah kelompok Anda menguji dengan efektif. Jangan abaikan contoh penguji yang menuju pemahaman yang baik. Juga carilah kesempatan yang terlewat untuk menguji. Sebagai contoh cara pandang seseorang tidak benar-benar dipahami dan pertanyaan yang mungkin membantu menjernihkan situasi justru tidak ditanyakan. Contoh Menguji

1

2

3

4

5

Contoh Kesempatan yang terlewat

1

2

3

4

5



8. UMPAN BALIK Apakah tujuan umpan balik? Umpan balik adalah satu cara membantu orang lain agar dia paham akibat perilakunya terhadap orang lain. Umpan balik membantu seseorang untuk menjaga perilakunya “sesuai sasaran” dan pada gilirannya akan meningkatkan penampilannya

Hand Out OVERHEAD/LCD PROJECTOR Umpan Baik – Belajar Satu Sama Lain Apakah umpan balik itu? Umpan balik personal memberi informasi tentang perilaku dan penampilan. Umpan balik bisa sering dipertukarkan dalam satu situasi pelatihan, dari pelatih kepada peserta, sebaliknya atau antara peserta. Bagaimana umpan balik bekerja? Membiasakan diri dengan JOHARI’s-Window akan membantu untuk memahami akibat dari umpan balik. Lihat pada gambar berikut. Gambar tersebut berbentuk jendela dengan empat daun. Yang disebut JOHARI’s window setelah orang menggunakannya. Jendela adalah satu model yang bisa menunjukkan bagaimana komunikasi bekerja dan membantu kita untuk memahami bagaimana kita bisa menumbuhkan pengetahuan-diri dan bagaimana kita bisa membangun kepercayaan yang lebih dalam dalam kelompok dan komunitas dengan membagikan umpan balik. Dalam kata lain, cara kita melihat diri sendiri, adalah sebagian dari hasil yang orang lain telah sampaikan kepada kita; bagaimana mereka melihat kita. Kadang-kadang bahkan bisa dilihat sebaliknya: cara kita merasakan atau berperilaku, bisa tergantung pada apa yang kita pikir orang lain lihat dalam diri kita. Contohnya: “Saya tidak memahami apa yang guru katakan, tetapi jika saya minta kepadanya untuk menjelaskan kepada saya lagi, dia akan berpikir bahwa saya sangat bodoh. Maka lebih baik saya diam.” Dalam banyak kasus akan sangat membantu untuk mendengar dari orang lain bagaimana mereka sebenarnya melihat saya, dan hal ini bisa dilakukan melalui umpan balik.

104


Hand out JENDELA JOHARI (Umpan Balik) Jendela Johari dikenal setelah ditemukan oleh Joseph Luft dan Harry Ingham. Mereka mengkategorikan diri individu terdiri atas 4 bagian atau jendela, yaitu:

Daerah Terbuka Daerah Buta Daerah Tersembunyi (Rahasia) Daerah Tidak Diketahui (Misteri)

Untuk memudahkan pemahaman, daerah ini digambarkan sebagai 4 kuadran seperti gambar berikut:

Orang lain tahu Orang lain tidak tahu

Saya

ta

hu

Daerah Terbuka

Daerah Tersembunyi

(Rahasia)

Saya

ti

dak Daerah Buta (Pengap)

Daerah Tidak Diketahui

(Misteri)

Daerah Terbuka: Daerah ini diketahui oleh individu itu sendiri dan orang lain juga tahu. Perilaku yang diperlihatkan di daerah ini adalah suatu perilaku yang tidak dipertahankan dan semua orang disekitarnya mengenal baik akan perilaku tersebut. Seperti sifat sosial yang menyenangkan, kebiasaan atau kelakuan khas seseorang. Contoh: suka membantu orang lain, rajin datang dalam pertemuan, dll. Daerah Tersembunyi: Daerah ini hanya diketahui oleh individu itu sendiri dan orang lain tidak mengetahui atau menyadarinya. Daerah ini dijaga oleh individu itu sendiri sebagai daerah rahasia, karena khawatir dengan reaksi orang lain. Rahasia ini mungkin berkaitan dengan perasaan atau perilaku. Contoh: tidak terbuka, suka curiga. Daerah Buta: Daerah ini disadari dan diketahui orang lain tetapi individu itu sendiri tidak menyadarinya. Daerah ini tetap buta bagi individu tersebut, sebab orang lain yang tahu akan daerah ini, mungkin tidak menceritakan takut menyinggung perasaan orang tersebut. Contoh: Ketua kelompok yang tidak tahu akan masalah yang dihadapinya atau salah informasi, pengurus yang tidak mau mengungkapkan masalah kelompoknya. Daerah Yang Tidak Diketahui (Misteri): Daerah ini, yang mana individu dan orang-orang di sekelilingnya sama-sama tidak menyadari. Daerah ini ada tapi tidak diketahui, kemungkinan secara potensial tersembunyi kemampuan dan bakat lainnya.



Hand out

Lanjutan Bagaimana memberi umpan balik? Umpan balik hanya akan efektif jika kriteria tertentu digunakan. Berikut beberapa petunjuk untuk memberi umpan balik konstruktif

Kriteria

Contoh buruk Contoh baik

Spesifik , tidak umum

Anda selalu terlalu cerewet! Ketika kita sedang memutuskan suatu hal, Anda terlalu banyak berbicara sehingga saya berhenti menyimak

Deskriptif, tidak Menilai

Anda hanya mau mengganggu saya!

Saya merasa terganggu, karena Anda menyela saya sepanjang waktu!

Penerima, bukan pemberi

Saya katakan kepada Anda…

Jika Anda siap saya akan memberi Anda beberapa umpan balik mengenai…

Fokus pada Perilaku Bukan pada orang

Anda sombong! Anda sering mengangkat alis, ketika saya berbicara. Ini menyulitkan bagi saya untuk terus berbicara

Fokus pada hal positif, Bukan negatif

Anda tidak cukup tersenyum..

Anda memiliki senyuman yang hangat, Anda bisa melalukannya lebih sering, hal itu membuat saya senang untuk bekerja dengan Anda

Minta jangan paksa

Pasti Anda ingin mengetahui…

Tolong, katakan apa yang telah Anda lihat dari pekerjaan saya ….Apakah semua orang paham apa yang saya jelaskan ?

Waktu yang baik Minggu lalu…. Secara umum jangan menunda umpan balik. Hal itu akan lebih berguna jika dilakukan setelah pengamatan. Orang bisa kemudian bisa menghubungkannya dengan situasi spesifik

Singkatnya coba katakan umpan balik Anda sebagai berikut: Ketika… (menyebutkan perilaku spesifik)… saya…. (menjelaskan perasaan Anda)….Karenanya…. (memberitahu akibat perilaku)….

.

106


Hand out Lanjutan Bagaimana cara menerima umpan balik? Umpan balik dapat memberi gambaran kepada Anda bagaimana orang lain melihat tindakan Anda dan memberi Anda pilihan untuk merubah perilaku Anda. Bahkan sekalipun Anda “tidak setuju’ dengan umpan balik tersebut, Anda juga perlu untuk mendengar dan memahaminya dengan jelas. Memberi umpan balik kepada orang lain kadangkala sulit. Karenanya menjadi penting untuk memahami faktor-faktor yang dapat menyebabkan orang mudah menerima umpan balik. Dalam bagian berikut, ada hal-hal yang bisa membantu Anda untuk memahami cara menerima umpan balik yang positif. Konsentrasi, Amati dan Simak Anda tidak perlu melakukan apa pun dengan umpan balik. Yang perlu Anda lakukan, hanyalah memperhatikan orang yang memberi Anda umpan balik.

Periksa Tunggu sampai umpan balik diberikan, kemudian katakan dengan kata lain poin pentingnya. Jernihkan Ajukan pertanyaan untuk memperjelas atau minta contoh. Jangan membela diri Banyak di antara kita yang memiliki kesulitan dalam mendengar hal negatif tentang diri kita sendiri. Biasanya kita merasa tidak nyaman sehingga kita berusaha mempertahankan diri, antara lain dengan memberi tanggapan yang cepat. Sayangnya, kalau hal itu kita lakukan, berarti kita akan kehilangan kesempatan yang bernilai untuk pengembangan diri. Katakan batas Anda Jika orang yang memberi umpan balik terlalu banyak memberi saran-saran, petunjuk, atau kritik, yang membingungkan, maka Anda bisa mengatakan bahwa itu cukup.

Jadi, apa yang Anda katakan adalah bahwa… Kapan dan bagaimana saya membuat Anda marah? Itu karena… Saya berpikir bahwa kebanyakan orang… Ya. Tetapi… Anda salah paham… Anda siapa ? Mengapa Anda berani berkomentar seperti itu ? Saya sudah cukup mendengar, terima kasih atas semua umpan balik yang membantu.

28



9.29 Hand out

Lanjutan Kartu umpan balik foto kopi bolak-balik pada kertas tebal (berwarna) dan gunting menjadi empat bagian

Untuk : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Dari : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Latihan : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anda tlh melakukan dengan baik : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anda dapat memperbaiki : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .




108


LATIHAN Mempraktekkan Umpan Balik Tujuan Pada akhir sesi peserta…

• Bisa menjelaskan tujuan umpan balik • Bisa menjelaskan perbedaan antara umpan balik yang baik & buruk • Menunjukkan ketrampilan dalam memberi dan menerima umpan balik

Bahan/alat:

• Foto kopi Latihan atau flip charts • Foto kopi hand-out


• Mulai sesi dengan menanyakan kepada peserta bagaimana mereka menggambarkan umpan balik dan apa tujuan umpan balik itu. Jelaskan dengan singkat apa umpan balik itu. Gunakan jawaban peserta untuk menjelaskan mengapa teknik ini berguna dalam konteks pelatihan (lihat juga hand out).

• Katakan kepada peserta bahwa ada satu trick untuk menjelaskan kegunaan umpan balik. Perkenalkan prinsip Johari’s window tahap demi tahap

o Pertama gambarkan empat kuadran dan jelaskan masing-masingnya dengan menyebutkan satu contoh yang mengandung beberapa contoh yang baik dan buruk dan jelaskan mengapa contoh tersebut baik atau buruk, jelaskan bahwa kita bisa mengembangkan lebih jauh jika kita bisa membuat ‘kotak bebas’ lebih besar

o Tanyakan bagaimana kita bisa membuat kotak tertutup lebih kecil dengan memperbesar kotak bebas (sharing), berikan satu contoh

o Tanyakan bagaimana kita bisa membuat kotak buta lebih besar dengan memperbesar kotak bebas (umpan balik), berikan satu contoh

• diskusikan tujuan umpan balik dalam lingkup pelatihan. Jalankan curah pendapat mengenai apa yang dilakukan dan tidak boleh dilakukan dalam umpan balik yang konstruktif dan tuliskan.

• Bagikan hand out** dan sosio-drama, dan biarkan mereka bekerja dalam kelompok bertiga untuk memerankan sosio-drama yang menampilkan masalah umpan balik.

• Undang kelompok yang besar untuk menggunakan saran-saran yang ada dalam handout untuk menunjukkan alternatif dari cara memberikan umpan balik.

• Kelompok kecil, setelah diskusi, mungkin bisa juga memerankan cara alternatif untuk memberikan umpan balik, yang bertujuan untuk menunjukkan kepada mereka sendiri perbedaan-perbedaan dalam memberikan umpan balik.

• Renungkan prinsip-prinsipnya sekali lagi, dan ringkaskan bahwa dalam TOT kita bisa belajar banyak satu sama lain jika kita tahu bagaimana memberi dan menerima umpan balik.

Keterangan: *) Lengkapi penjelasan Anda dengan gambar Johari windows tahap-demi tahap selama cerita Anda

berkembang. **) Tergantung pada lama pelatihan sesi ini bisa diperpendek, dengan hanya mendiskusikan tujuan &

prinsip-prinsip umpan balik termasuk memberikan beberapa contoh.



Hand out TUGAS/LATIHAN Sosio-drama Memraktekkan Umpan balik Sosio-drama: Titi dan Toto Titi dan Toto adalah dua peserta Pelatihan pelatih (ToT). Lin memfasilitasi satu sesi pelatihan untuk mempraktekkan ketrampilannya sebagai seorang pelatih. Setelah sesi, peserta lain diundang untuk memberi Titi umpan balik. Toto senang utuk berbagi pengamatannya dan mengatakan kepadaTiti : ”Tik, Anda sering terlalu gugup di depan kelas, Anda mestinya lebih percaya diri di depan kelas”. Sosio-drama: Darma dan Lisa Darma dan Lisa adalah dua peserta dari Pelatihan Pelatih. Selama berlatih dalam kelompok kecil, Lisa merasa terganggu oleh Darma dan mengatakan kepadanya:”Darma Anda sangat dominan, Anda mestinya lebih partisipatif”.!

9. DINAMIKA KELOMPOK & FASILITASI LATIHAN Memraktekkan Dinamika Kelompok Tujuan Pada akhir sesi peserta…

• Pernah secara praktis menghadapi berbagai situasi dan anggota kelompok yang sulit Bahan/alat:

• Foto kopi permainan-peran • Foto kopi hand out

Waktu: 2.5 jam Proses:

• Perkenalkan sesi, dengan menjelaskan bahwa kita akan mempraktekkan bagaimana cara menghadapi perilaku peserta yang sulit. Jelaskan bahwa kita akan melakukannya dengan mempraktekkan situasi yang berbeda melalui permainan-peran

• Jelaskan bahwa peserta akan dibagi ke dalam 3 kelompok berbeda, masing-masing memainkan situasi kelas yang berbeda. Tiap anggota kelompok akan menerima lembaran perintah, yang tidak boleh diberitahukan kepada anggota lain kelompok. Dalam tiap kelompok akan ada satu pelatih dan 5 peserta.

• Bagi peserta ke dalm 3 kelompok dan bagikan lembaran (pastikan bahwa peran dominan dilakukan oleh orang yang dominan). Biarkan mereka mempersiapkan diri selama 5 menit untuk permainan peran. Sejumlah peserta tambahan bisa menjadi pengamat atau bisa ditambahkan sebagai peserta dengan menjadi diri sendiri.

• Mulai permainan peran pertama dan refleksikan setelahnya dengan cara berikut: o Undang pelatih untuk menjelaskan apa yang dipikirkan tentang permainan peran yang

baru saja dilakukan, dan tanyakan juga apa yang akan dilakukan lain kali apabila menjumpai masalah yang sama. Tanyakan pula kepada pengamat, bagaimana pendapatnya terhadap hal-hal yang disampaikan oleh pelatih barusan

o Mintalah pendapat peserta, pertama minta masukan positif, lalu hal-hal lain yang penting dan perlu dipertimbangkan, setelah itu minta saran atau tips untuk perbaikan

o Tambahkan dengan umpan balik dan tips Anda sendiri jika perlu. • Lanjutkan dengan permainan peran yang lain dengan cara yang sama dan dorong pelatih untuk

menggunakan poin belajar dari permainan peran sebelumnya • Tutup dengan merumuskan pengalaman utama yang telah dipelajari • Bagikan hand out

110


Catatan. Ini adalah latihan yang baik untuk menggabungkan antara semua ketrampilan fasilitasi praktis yang telah dilatihkan sebelumnya dengan cara menangani dinamika kelompok yang sulit.

9.32 Hand out

TUGAS/LATIHAN Permainan Peran 1: Memfasilitasi Satu Kesepakatan Konsensus .

Pedoman Bagi Peran Pelatih Anda adalah pelatih suatu pelatihan yang akan berlangsung selama 2 minggu. Pada hari Sabtu ada kesempatan untuk mengorganisir program wisata selama satu hari karena libur. Selama 15 menit kemudian Anda akan memfasilitasi satu kesepakatan konsensus antara peserta tentang ke mana mereka akan pergi.

Pedoman Bagi Peran Dominator Anda adalah peserta suatu pelatihan yang akan berlansung selama 2 minggu. Sabtu hanya satu-satunya hari libur selama kursus. Selama 15 menit kemudian pelatih akan mendiskusikan program selama hari itu dengan peserta. Karena Anda tidak menyukai pelatih Anda, maka Anda akan mencoba mengambil alih kendali darinya dan memanipulasi kelompok agar setuju dengan pilihan Anda

Pedoman Bagi Peran Perayu Anda adalah peserta suatu pelatihan yang akan berlangsung selama 2 minggu. Sabtu hanya satu-satunya hari libur selama kursus. Selama 15 menit kemudian pelatih akan mendiskusikan program selama hari itu dengan peserta. Karena Anda memiliki minat khusus untuk berbelanja bagi keluarga Anda maka Anda sebisa mungkin akan berusaha memenuhi keinginan Anda

Pedoman Bagi Peran Si Jujur Anda adalah peserta pelatihan yang akan berlangsung selama 2 minggu. Sabtu hanya satu-satunya hari libur selama pelatihan. Selama 15 mnt kemudian pelatih akan mendiskusikan program selama hari itu dengan peserta. Karena Anda memiliki keluarga yang tinggal di dekat situ, Anda akan mengakui bahwa Anda akan pergi keluar mengunjungi keluarga Anda. Anda begitu bersemangat mengatakan kepada mereka apa yang akan Anda lakukan bersama dengan keluarga sehingga Anda selalu menyela diskusi

Pedoman Bagi Peran Inisiator Anda adalah peserta pelatihan yang akan berlangsung selama 2 minggu. Sabtu hanya satusatunya hari libur selama pelatihan. Selama 15 mnt kemudian pelatih akan men-diskusikan program selama hari itu dg peserta. Krn Anda mengenal tempatnya dg baik, Anda bisa memberikan ide-ide baru dan saran-saran mengenai tempat-tempat yang bisa dikunjungi, apa yang bisa dibeli, aktifitas yang bisa dilakukan, pemandangan yang bisa dilihat dll

Pedoman Bagi Peran Pembangun Anda adalah peserta pelatihan yang akan berlangsung selama 2 minggu. Sabtu hanya satu-satunya hari libur selama pelatihan. Selama 15 mnt kemudian pelatih akan men-diskusikan program selama hari itu dengan peserta. Karena Anda tidak memiliki minat khusus tetapi hanya senang bersama-sama kawan-kawan selama hari libur, Anda akan mendukung dan membangun ide-ide dan saran-saran yang dikemukakan orang lain



. Hand out

TUGAS/LATIHAN Permainan Peran 3: Menghindari konflik

Pedoman Bagi Peran Pelatih Selama 15 menit kemudian Anda akan bertanggung jawab untuk menyelesaikan ketegangan di dalam kelompok. Selama hari yang lalu Anda menyadari bahwa ketegangan terbentuk di antara anggota kelompok tertentu, tetapi Anda tidak tahu apa penyebab suasana menjadi buruk. Kini Anda harus menemukan apa yang terjadi sebelum keteganganketegangan berkembang menjadi satu konflik sebenarnya

Pedoman Bagi Peran Penentang (The Blocker) Anda menyesal harus ikut dalam pelatihan. Pelatihannya tidak hanya sangat berbeda dari yang Anda harapkan tetapi Anda benar-benar muak dengan peserta lain karena mereka tidak memiliki pengalaman dan mengajukan pertanyaan yang bodoh sepanjang waktu. Hal yang hanya Anda ingin lakukan adalah meyakinkan pelatih tentang pengalaman Anda sendiri dalam komuniti forestri di negara Anda

Pedoman Bagi Peran Si Gengsi Anda adalah peserta kursus pelatihan paling senior dengan latar belakang pendidikan yang paling tinggi. Sejak awal Anda sangat terganggu dengan beberapa peserta lain yang tidak menghargai latar belakang Anda dan orang lain yang tidak menganggap serius pelatihan ini. Karenanya Anda membuat keputusan untuk berbicara dengan pelatih selama sesi selanjutnya untuk mengatakan padanya agar menjaga disiplin

Pedoman Bagi Peran Si Play-Boy Anda ikut pelatihan untuk menikmati uang saku. Anda menganggap peserta lain terlalu serius dan membosankan. Karena Anda tidak tertarik dengan topiknya, Anda mencoba memeriahkan sesi dengan melucu dan bercerita

Pedoman Bagi Peran Si Pecinta Damai Anda menyayangkan ketegangan yang terjadi di antara berbagai peserta. Menurut Anda susah berpartisipasi dalam suasana seperti itu. Anda tidak menyukai argumen atau ketidaksetujuan, jadi Anda mencoba menjaga perdamaian

Pedoman Bagi Peran Tukang Kompromi Meskipun Anda sering tidak setuju dengan pandangan dan opini peserta lain, Anda bersedia berkompromi jika ketegangan-ketegangan meningkat terlalu tinggi atau jika kemajuan mengalami kemacetan. Dalam situasi tersebutAnda akan menyerah untuk menghindari konflik atau berusaha mencapai persetujuan

112


Hand Out

DINAKMIKA KELOMPOK Tips Untuk Menyeimbangkan Dinamika & Mengelola Anggota Kelompok yang Sulit Tips untuk menyeimbangkan dinamika kelompok Menyeimbangkan dinamika kelompok memerlukan kombinasi yang efektif dari berbagai ketrampilan fasilitasi seperti; mengamati, menyimak, mendiagnosis, memberikan umpan balik, membuat model, menyemangati dan mengelola konflik. Beberapa tips umum antara lain:

• Mencoba untuk memahami sebanyak mungkin sifat-sifat dari anggota kelompok • Memfasilitasi penyusunan norma kelompok dan selalu menjadikannya sebagai rujukan • Mencermati sejauh mana tahapan kelompok telah terbangun, dan peranan dari tim, dan jika diperlukan mintalah

agar kelompok juga mencermati hal yang sama • Mengembangkan kepekaan dan berbagi tanggung jawab dengan kelompok • Memberikan umpan balik konstruktif kepada kelompok dan anggota mengenai perilaku mereka • Bentuk aturan dari perilaku yang tepat dan seperti yang diharapkan • Bentuk kelompok kecil dengan sangat berhati-hati • Minta nasihat dari orang di luar kelompok jika perlu

Tips untuk mengelola anggota kelompok yang sulit Berikut ini adalah tipe-tipe anggota kelompok yang perilakunya bisa mengakibatkan kesulitan dalam kelompok, disertai pilihan tentang bagaimana mengelola mereka Pendiam atau pemalu Hargai peran serta apa pun. Di luar kelompok semangati dia. Berikan umpan balik secara tersendiri. Beri waktu untuk mempersiapkan suatu topik, dengan cara memberi tahu sebelumnya. Luangkan waktu. Berikan waktu. Bersabarlah. Undang untuk bicara atau uji pemahaman dari waktu ke waktu. Tempatkan dalam kelompok yang saling membantu. Kelompok lebih kecil. Marah terhadap tugas atau mengecewakan orang lain Periksa alasan. Berikan umpan balik. Sesuaikan dan ingatkan aturan kelompok. Beri tanggung jawab dalam kelompok. Hadapi perilakunya jika terjadi. Dukung/ perkuat perilaku lain. Berikan waktu di luar kelompok. Agresif Cari penyebabnya dan hilangkan jika mungkin. Berikan umpan balik. Rubah kelompok. Ingatkan kelompok tentang aturan. Hadapi perilakunya ketika terjadi dan perkuat perilaku lain ketika terjadi. Bentuk alternatif non-agressif. Diskusikan akibatnya dengan keseluruhan kelompok. Terlalu dominan Luangkan waktu. Berikan umpan balik. Catat tingkat keikutsertaan.Tempatkan dengan tipe-tipe lain yang semacam. Tempatkan dalam kelompok yang sama dengan pelatih. Minta diam. Undang untuk ikut bertanggung jawab atas peran serta yang lain. Kembangkan sikap asertif terhadap orang lain. Motivasi rendah atau malas Periksa alasannya. Berikan peran dalam memilih tugas. Tawarkan pilihan kerja. Perkuat, semangati, dukung keikutsertaan. Berikan tanggung jawab. Tantang jika sesuai. Tempatkan bersama dengan kelompok inti yang memotivasi. Terima dan bersabarlah. Cari terus keterlibatan. Pelawak Diskusikan dalam kelompok mengenai kegunaan dan penyalahgunaan humor. Hadapi perilakunya. Berikan umpan balik – beri waktu untuk berubah. Dukung perilaku yang berbeda dari yang ini. Penyendiri Selalu menerima. Berikan umpan balik jika sesuai. Berikan dukungan khusus. Alokasikan peran atau tanggung jawab khusus. Dukung – ciptakan kesempatan untuk meraih penghargaan.



LATIHAN Mempraktekkan Fasilitasi Tujuan: Pada akhir sesi peserta…

• Telah mempraktekkan ketrampilan fasilitasi mereka • Telah melihat pengaruh ketrampilan mereka pada orang lain

Bahan/alat: Foto kopi latihan dan lembar pengamatan Waktu:

• Pendahuluan 15 menit • Persiapan 60 menit • Untuk tiap peserta (fasilitasi & umpan balik) 30 menit • Penutup 10 menit

Proses: • Perkenalkan dengan mengatakan bahwa ini adalah kesempatan bagi peserta untuk

mempraktekkan semua ketrampilan pelatihan dan fasilitasi mereka dalam satu lingkungan yang aman

• Bagikan latihan dan berikan orang kesempatan untuk membaca isinya. Dorong orang agar mencoba sesuatu yang belum pernah mereka lakukan sebelumnya (menggunakan media atau metode pelatihan baru)

• Buatlah jadwal tentang siapa, kapan akan memfasilitasi, sehingga peserta tahu kapan mereka harus bersiap

• Berikan waktu paling kurang satu jam untuk persiapan. Hal ini bisa dijadwalkan di waktu malam hari juga

• Sebelum peserta pertama mulai, ingatkan mereka tentang semua tujuan latihan ini. Jelaskan bahwa peserta akan juga menjadi pengamat. Bagikan lembar pengamatan dan perjelas setiap pertanyaan.

• Undang peserta pertama ke depan dan ‘serahkan tongkat komando’ • Setelah mempraktekkan, minta peserta untuk mengingat dan menulis pengalaman dan

pengamatan mereka • Mulai refleksikan dengan mengundang ‘pelatih’ untuk memberikan umpan balik tentang

bagaimana pikirannya saat berlangsung latihan. Cocokkan perasaan tersebut dengan pengamatan peserta lain. Tanyakan kepada ‘pelatih’ apa yang akan dia rubah di lain waktu

• Lanjutkan dengan peserta lain dengan cara yang sama dan dorong mereka untuk menggunakan poin belajar dari praktek seblumnya

• Minta mereka masing-masing untuk mencatat poin belajar utama mereka dan halhal yang akan mereka kerjakan lebih lanjut**

• Ringkaskan poin belajar utamanya Keterangan: *) Waktu tergantung pada jumlah peserta yang akan mempraktekkan fasilitasi. Kalau ada lebih dari satu

pelatih dan terlalu banyak peserta, sedangkan waktunya terbatas, maka sesi ini bisa juga dilakukan secara paralel.

**) Satu tindak lanjut yang baik adalah sesi Menilai ketrampilan fasilitasi.

114


Hand out

TUGAS/LATIHAN Mempraktekkan Fasilitasi Latihan Pendahuluan Tujuan mempraktekkan atau latihan fasilitasi adalah untuk membantu Anda agar lebih efektif menjalan peran Anda sebagai seorang pelatih. Latihan ini akan memberi Anda kesempatan mempraktekkan berbagai hal yang disebut di bawah ini, sambil mencoba keluar dari situasi lingkungan yang aman:

• mempraktekkan ketrampilan fasilitasi baru (seperti menyimak, mengamati, bertanya, parafrase)

• membuat ketrampilan yang sudah ada menjadi lebih baik • mempelajari diri Anda sendiri sebagai seorang pelatih • melihat pengaruh ketrampilan Anda terhadap orang lain • menerima umpan balik dari kelompok inti dan pelatih Anda • belajar dari mengamati praktek yang dilakukan orang lain.

Persiapan Semakin baik Anda menyiapkannya dan menganggapnya sebagai sesi pelatihan yang sebenarnya, maka akan semakin banyak yang Anda pelajari. Saatnya bagi Anda, menjadi seorang pelatih; Anda akan menjalankan pelatihan. Anda akan memiliki 15 sampai 20 menit untuk mempraktekkannya. Siapkan aktifitas Anda sebagai berikut:

1. Pilih topik Anda. Subyeknya bisa apa pun Anda yang Anda inginkan, tetapi ingat, Anda hanya memiliki waktu 15 menit.

2. Identifikasikan peserta Anda. Anda bisa memutuskan peserta Anda hanyalah peserta lokakarya, tetapi Anda bisa juga memutuskan bahwa mereka adalah petani, pekerja penyuluhan atau apa pun. Pastikan untuk menjelaskan kepada peserta, siapakah peserta sesi Anda, apapun yang Anda inginkan.

3. Kembangkan tujuan belaja Tulis tujuan belajar SMART dan jelaskan kepada peserta sejak awal.

a. Pilih satu metode 4. Pilih satu metode partisipatif yang ingin coba untuk pertama kali atau satu metode yang

ingin Anda alami lebih jauh. Metodenya harus sesuai dengan topik, tujuan, waktu dan pesertanya.

5. Sumber daya/Media. Persiapkan untuk menggunakan paling kurang satu media pelatihan (flipchart, overhead projector, whiteboard), lebih baik satu yang tidak biasa Anda gunakan.

6. Tulis rencana sesi Anda. 7. Kalau perlu lakukan uji coba dulu dengan beberapa kawan, dan lakukan penyesuian yang

diperlukan. 8. Lakukan!



Hand Out Lembar Pengamatan

Aspek yang Diamati ya tidak Tujuan Apakah tujuan sesi ini jelas untuk Anda?

Prosedur, metode Apakah metode dan prosedur jelas untuk Anda?

Suasana pelatihan Apakah Anda tertarik dengan topik ini?

Apakah Anda merasa nyaman dengan pelatih dan peserta?

Teknik fasilitasi Apakah pelatih menggunakan pertanyaan untuk mengembangkan diskusi?

Apakah Anda didorong untuk mengajukan pertanyaan?

Apakah pelatih menggunakan parafrase dan perumusan?

Apakah pelatih memberi arah yang cukup dan jelas?

Apakah pelatih mengganggu Anda dengan ekspresi atau gerakan muka?

Partisipasi Apakah Anda merasa terlibat?

Apakah Anda memiliki kesempatan berpartisipasi aktif?

Pengalaman Apakah Anda memiliki kesempatan untuk bereaksi terhadap satu pengalaman? (dulu atau sekarang)

Apakah Anda memiliki kesempatan untuk merefleksikan dan menarik kesimpulan berdasarkan pada satu diskusi atau aktifitas?

Dinamika Apakah pelatih mendorong partisipasi dari setiap orang?

Apakah pelatih menangani saat sulit dalam kebingungan, kekacauan, perlawanan atau konflik dengan baik?

Timing Apakah pelatih mengatur waktu dengan baik, meluangkan cukup waktu untuk berproses dan menutup aktifitas?

Apa yang membantu Anda untuk belajar? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

.

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . .

Apa yang menghambat Anda untuk belajar? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

.

Apa yang dilakukan pelatih dengan baik? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

.

Apa yang bisa dikembangkan pelatih? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

.

116


LATIHAN Menilai Ketrampilan Fasilitasi Tujuan: Pada akhir sesi peserta…

• Sadar atas kekuatan dan kelemahan mereka dalam fasilitasi • Telah membuat daftar yang berisi tindakan yang harus dilakukan mereka sendiri untuk

mengembangkan ketrampilan fasilitasi mereka Bahan/alat: Foto kopi daftar penilaian dan tindakan Waktu: 45 menit Proses:

• Perkenalkan atau segarkan ide bahwa kita akan bisa belajar banyak apablia kita menyadari kelemahan dan kekuatan kita. Jelaskan bahwa pada sesi ini kita akan menilai keterampilan fasilitasi kita. Tekankan bahwa ini bukan ujian tetapi alat agar peserta bisa lebih fokus dalam belajar dan bertindak

• Bagikan lembar penilaian dan minta tiap peserta untuk melengkapinya sendiri • Pada waktu peserta mengisi lembaran, bagikan daftar tindakan. Jelaskan bahwa lembaran ini

akan membantu mereka untuk berpikir dan menyiapkan cara meningkatkan keterampilan fasilitasi mereka di masa depan. Lakukan curah pendapat secara cepat tentang situasi dan peristiwa yang memungkinkan untuk mempraktekkan fasilitasi (tidak hanya selama pelatihan tetapi juga dalam pertemuan, loka karya, kelompok kerja kecil, bekerja dengan sejawat dll.)

• Minta peserta untuk memamerkan rencana tindakan mereka, dan lihat milik orang lain • Dorong peserta untuk mengambil ide-ide baik dari orang lain. Selain itu, ingatkan peserta agar

melaksanakan rencana tindak lanjutnya, misalnya dengan mengirim kartu pos atau email yang berisi catatan rencana tindak lanjut yang telah disusun ketika pelatihan berlangsung. Penilaian ini bisa dilakukan pada waktu yang berbeda tergantung pada tujuannya dan tingkat pengalaman serta keterbukaan peserta:

Catatan: o Penilaian bisa dilakukan sebelum mempraktekkan keterampilan fasilitasi. Ini dilakukan

agar peserta bisa lebih memusatkan perhatiannya pada materi pelatihan o Penilaian bisa dilakukan setelah mempraktekkan keterampilan fasilitasi agar bisa segera

disusun rencana tindak lanjut pelatihan. Hal ini biasanya dilakukan pada kelompok yang kurang berpengalaman

o Penilaian bisa dilakukan baik sebelum maupun setelah praktek fasilitasi, yang bertujuan untuk menilai kemajuan belajar



Hand out TUGAS/LATIHAN Ketrampilan Fasilitasi – Lembar penilaian diri Penjelasan Dalam tabel di bawah ini terdapat berbagai keterampilan fasilitasi yang telah disebutkan di bagian sebelumnya. Bacalah tiap keterampilan dan refleksikan seberapa banyak Anda menguasai keterampilan fasilitasi tersebut. Urutkan sendiri dari 1 (=jelek); 2 (=begitulah); 3 (=lumayan); 4 (=trampil); sampai 5 (=sangat trampil). Kemudian urutkan sendiri bagaimana yang Anda harapkan, dengan tetap mengingat tipe aktifitas yang akan Anda miliki untuk memfasilitasi.

No Ketrampilan Fasilitasi Kini Harapan

1 Menyimak dengan penuh perhatian

2 Mengamati bahasa tubuh dan interaksi kelompok

3 Mengajukan dan menjawab pertanyaan

4 Parafrase

5 Memfasilitasi sebuah diskusi terbuka

6 Merumuskan diskusi

7 Mendiagnosis: tanda-tanda masalah-masalah dan

bertindak dengan tepat

8 Memberi umpan balik konstruktif kepada individual

9 Memberi umpan balik konstruktif kepada kelompok

10 Menggali dan merumuskan poin belajar

11 Terbuka untuk menerima umpan balik

12 Mendorong orang pendiam untuk bicara

13 Mendorong orang yang dominan untuk mendengarkan

orang lain

14 Menangani penolakan

15 Menangani satu kelompok ketika ada suatu konflik

16 Membantu satu kelompok yang berada dalam kebuntuan

17 Mendorong pembangunan tim

18 Menantang dan tidak setuju tanpa bersikap kasar

118


Hand Out

TUGAS/LATIHAN Daftar tindakan Bekerja dengan ketrampilan fasilitasi Penjelasan: Lengkapi daftar tindakan ini, dengan menggunakan hasil dari lembar penilaian diri. Coba tuliskan paling kurang 3 aktifitas yang akan Anda lakukan dan Anda ingin ketahui ketika melakukannya. Cobalah se-spesifik mungkin. Semakin spesifik Anda tuliskan aktifitas Anda, semakin besar peluang Anda akan benar-benar mengingatnya ketika diperlukan. Anda bisa meminta bantuan orang lain dalam kelompok, atau manajer Anda, atau sejawat Anda, atau teman Anda untuk mengingatkan Anda. Jika orang tersebut ada dalam sesi pelatihan ini, dapatkan janji mereka sekarang.

No Ketrampilan fasilitasi yang Anda ingin kerjakan?

Kapan hal ini mungkin?

Siapa yang bisa

membantu Anda?

Sudah Dilakukan *)

1

2

3

4

Keterangan: *) Beri tanda ( ) bila sudah dilakukan



BAGIAN V MERANCANG PELATIHAN Pada Sub-bab ini dibahas bagaimana mendisain pelatihan ditinjau dari Penyiapan strategi; Menyusun Agenda; Merancang sesi; Rancangan dan gaya pembelajaran; menyusun tujuan, menilai rencana dan catatan informasi menyeluruh (proposal sederhana) A. PENGERTIAN STRATEGI

1. Apa itu strategi pelatihan? Suatu strategi pelatihan selalu didasari oleh sejumlah asumsi. Jelaskan, bagaimana kita bisa mencapai tujuan pelatihan, dengan menggunakan kegiatan atau metode yang sesuai dengan kelompok yang kita latih, dengan mempertimbangkan konteks dan sumberdaya yang tersedia. Dengan kata lain, suatu strategi pelatihan menentukan bagaimana kita menyusun program pelatihan untuk menjawab kebutuhan-kebutuhan pelatihan yang sudah diidentifikasi.

2. Mengapa strategi pelatihan penting?

Seringkali kita tidak merencanakan dengan baik bagaimana cara untuk mencapai tujuan pelatihan. Begitu keputusan diambil untuk melakukan pelatihan, biasanya waktu sudah mendesak sehingga penentuan topik, narasumber, dan metode pelatihan menjadi tergesa-gesa. Akhirnya, seringkali metode pilihan jatuh pada ceramah karena dianggap metode ini satu-satunya yang bisa mencakup semua topik yang perlu dibahas. Dalam hal ini biasanya ada asumsi dasar bahwa memperkenalkan topik atau pokok masalah kepada peserta sudah cukup untuk mengubah perilaku mereka. Suatu strategi pelatihan penting karena:

o Menjelaskan kita memilih beberapa metode & cara untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.

o Menjelaskan mengapa kita menekankan pada jenis-jenis kegiatan pelatihan tertentu dan kegiatan pendukungnya.

o Menjelaskan bagaimana tujuan-tujuan tertentu dapat dicapai, dengan mempertimbangkan kelompok sasaran, tersedianya sumberdaya, kondisi kerja, serta konteks sosial politik.

o Membuat asumsi-asumsi menjadi eksplisit, terutama terkait pembelajaran dan perubahan.

3. Beberapa contoh strategi pelatihan

Berikut adalah beberapa cara atau strategi yang dapat digunakan untuk merancang suatu program pelatihan. Seringkali dalam satu program digunakan kombinasi dari beberapa strategi di bawah ini:

o Pelatihan internasional o Pelatihan nasional o In-service pelatihan o Pelatihan untuk pelatih o Peserta sebagai co-fasilitator o Pembelajaran jarak jauh melalui radio,

televisi, kaset audio dan/atau video o Membangun jaringan o Belajar sendiri secara individu, o Peer feedback o pembelajaran untuk diri sendiri

o Magang o Bimbingan o Pelatihan kelas o Pelatihan lapang o Pelatihan outdoor survival o Studi lapang o Kunjungan silang o Pelatihan/lokakarya keliling, o Contract learning information market o Apprenticeships o Lokakarya penulisan/lokatulis dan

program komputer

120


B. MENILAI DAN MENGEMBANGKAN STRATEGI Bagaimana cara menilai strategi pelatihan anda?

• Apa asumsi-asumsi dasar yang ada? • Apakah anda yakin bahwa program pelatihan yang menggunakan strategi ini akan efektif dalam

konteks dan kondisi yang ada sekarang? Apakah akan membawa perubahan-perubahan yang diharapkan?

• Apakah strategi pelatihan yang dipilih akan mewujudkan program pelatihan yang efisien? Apakah rencana yang digunakan dengan memakai input yang minimal akan mencapai perubahan yang diinginkan? Apakah programnya realistis dalam hal ketersediaan sumberdaya finansial, manusia, dan lainnya?

• Apakah strategi ini cocok dengan karakteristik dan kondisi calon peserta? • Apakah rencana ini fleksibel? Apakah tetap dapat diterapkan dalam situasi sumberdaya

terbatas? Apa yang perlu dipertimbangkan ketika mengembangkan strategi pelatihan? Strategi pelatihan anda harus dibuat berdasarkan penjajakan kebutuhan pelatihan (pelatihan analisis kebutuhan, atau Training Need Assessment) sehubungan dengan profil peserta, analisa komunitas dan organisasi, serta identifikasi kebutuhan pelatihan .5 Pendaftaran terbuka Rancanngan

khusus Membimbing/ mendampingi

Mentor ToT Sbg fokus utama

ToT Sbg tambahan

K E L E B I H A N • Membangun ketrampilan

Bahasa Inggris • Membangun kepercayaan • Memaparkan kepada

konteks atau pengalaman internasional

• Meraih keuntungan • Berbagi masalah yang sama • Memperluas wawasan untuk

orang tertentu • Identifikasi isu

• Pengendalian penuh atas pemilihan peserta

• Pilihan strategis peserta/ lembaga

• Berbasis kebutuhan

• Lebih relevan • Lebih fokus • Lebih banyak

peluang tindak lanjut

• Lebih berdampak

• Dibangun di atas proses pembelajaran dari pengalaman Termasuk refleksi

• Dukungan dan komitmen yang lebih lama

• Memungkinkan bimbingan

• pemahaman konteks spesifik negara

• Aktifitas mudah difasilitasi, ditindaklanjuti dan dimonitor

• Menjamin hubungan terus menerus

• Multipliers atau membangun kapasitas nasional

• Strategy tidak langsung untuk mengadaptasi konteks lokal

• Kursus lebih relevan terhadap negara (kurikulum pelatihan dan bahan-bahan menjadi lebih relevan)

• Lebih memungkinkan umpan balik kelompok inti karena mereka akan bekerja dalam tema yang sama

• Lingkup lebih fokus utk pengem-bangan bahan

K E K U R A N G A N • Pemilihan peserta sangat

terbatas • Kelompok sangat beragam • Tidak cukup pengalaman

atau pemahaman pada konteks negara-negara

• Kesempatan untuk tindak lanjut lebih terbatas

• Tidak relevan terhadap konteks negara

• Persepsi nasional yang tetap menyebabkan sulit untuk mengikuti pelatihan

• Pengalaman dan latar belakang yg bercampur

• Lebih banyak usaha, persiapan, penerapan, dan tindak lanjut

• Perlu untuk memahami situasi atau perlu analisis situasi yang baik

• Bimbingan individual sulit

• Usaha keras • Lebih sulit

bekerja dengan sistem pemerintahan karena merubah posisi

• Mahal

Sumberdaya terbatas

• Memerlukan pengalaman pada topik khusus

• Terbatas target kelompok

• Perlu bahasa tema bersama

• Membutuhkan kepakaran tematik baik latar belakang dan pengalaman



C. MENGENAL DAN MEMILIH STRATEGI LATIHAN Memperkenalkan Strategi Pelatihan Tujuan: Di akhir pelatihan para peserta dapat...

• menjelaskan mengapa penyusunan strategi pelatihan itu penting • menyebutkan paling sedikit 5 jenis strategi pelatihan

Bahan/alat: Fotokopi hand-out Waktu: 2 jam Proses:

• Jelaskan bahwa setelah penjajakan kebutuhan pelatihan, harus dipikirkan bagaimana memenuhi kebutuhan tersebut. Dengan kata lain, kita harus mencari cara yang tepat, atau menyusun strategi pelatihan.

• Lakukan curah pendapat singkat tentang arti strategi pelatihan. Pertama, pusatkan perhatian pada kata strategi (atau cara bergerak dari A ke B), lalu tambahkan aspek pembelajaran. Gabungkan keduanya dalam satu definisi (lihat hand out).

• Jelaskan bahwa strategi memberikan gambaran besar tentang bagaimana suatu program pelatihan akan dilakukan. Terangkan bahwa setiap pelatihan dapat dipecah menjadi bagian-bagian yang lebih kecil. Perkenalkan hirarki elemen-elemen pelatihan, mulai dari pengalaman sesi. Tekankan agar mereka jangan terjebak dalam kata-kata, karena berbagai istilah dapat digunakan dengan cara yang berbeda pula. Yang penting adalah untuk menggunakan istilah yang sama dengan cara yang sama pula dalam setiap pelatihan, memahami dengan sungguh-sungguh setiap level dan urutannya, serta bersikap konsisten pada tiap level. Lihat overhead dan berikan contoh untuk masing-masing pengalaman dari pelatihan yang sedang anda berikan sekarang.

• Bagikan hand out (tugas dan strategi) dan jelaskan tugas yang harus dilakukan. Perkenalkan metode ‘jalan-jalan mencari inspirasi’ (jika tempatnya memadai), bentuk kelompok, lalu persilahkan mereka bekerja di luar.

• Setelah masing-masing kelompok menempelkan flipchart-nya, undang mereka untuk membaca hasil dari kelompok-kelompok yang lain, sambil mengajukan pertanyaan klarifikasi dan menambahkan gagasan-gagasan baru. Buatlah rangkuman dari jenis-jenis strategi pelatihan yang ada serta alasan mengapa penyusunan strategi pelatihan penting.

• Refleksikan metode ‘jalan-jalan mencari inspirasi’. Apakah metode ini efektif? Apa kelebihan dan kekurangannya? Apakah anda akan menggunakannya di lain waktu? Jelaskan bahwa metode ini sangat bermanfaat bagi kelompok-kelompok yang tidak terbiasa duduk dalam satu ruangan untuk waktu yang lama (petani, petugas lapangan, dll.)

• Akhiri dengan menegaskan bahwa dengan berdasarkan penjajakan kebutuhan pelatihan atau TNA (training Need Assessment), haruslah disusun suatu strategi pelatihan yang paling tepat, memungkinkan, dan efektif. Contohkan bagaimana penyusunan strategi pelatihan yang tengah berlangsung dilakukan.

122


Tantangan bagi pelatih adalah bagaimana mengajak peserta untuk berpikir lebih jauh tentang suatu strategi ketimbang hal-hal yang bersifat umum, agar mereka membuka pikiran dan terdorong untuk berpikir kreatif.

Over head Hirarki Elemen-elemen Pelatihan

Program Peningkatan Pelayanan Publik Dasar Contoh:

Komponen pelatihan Contoh:

Program pelatihan Contoh:

Kegiatan pelatihan Contoh:

Sesi pelatihan Contoh:

Strategi-strategi pelatihan:

Metode pelatihan Contoh:

Jalan-jalan mencari inspirasi

Teknik-teknik pelatihan Contoh: Presentasi, sharing, refleksi



Hand out

TUGAS/LATIHAN Mendiskusikan strategi pelatihan Tugas Sambil jalan-jalan mencari inspirasi

• Selama 45 menit mendatang anda boleh berjalan-jalan, meluruskan kaki sambil membaca hand out yang sudah dibagikan dan memikirkan beberapa hal berikut:

o strategi-strategi pelatihan yang biasa kita gunakan, o kelebihan dan kekurangan masing-masing strategi, o mengapa penting untuk mempunyai strategi pembelajaran yang tepat dalam

pengembangan .......? (misal: ekonomi lokal atau Peningkatan Pelayanan Publik Dasar?) • 2. Setelah berjalan-jalan, buat ringkasan hasil diskusi anda pada flipchart (1 atau 2 saja) untuk

didiskusikan dengan kelompok-kelompok lain.

Strategi

Kelebihan

Kekurangan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Menyusun strategi pelatihan yang jelas penting karena… 1. 2. 3.

• Tempelkan flipchart kelompok anda di ruang kelas.

124


D. MENENTUKAN STRATEGI LATIHAN Menentukan Strategi Pelatihan

Tujuan: Pada akhir sesi peserta…

• Telah mengidentifikasi dan mengembangkan strategi pelatihan yang paling sesuai berdasarkan keluaran latihan TNA (Training Needs Assessment) mereka

Bahan/alat: • Foto kopi latihan • Keluaran latihan TNA yang telah dihasilkan peserta


• Ingatkan hal-hal penting dari yang diperoleh dari sesi memperkenalkan strategi pelatihan. • Jelaskan bahwa dalam sesi ini peserta akan mengidentifikasi dan mengembangkan strategi

pelatihan yang paling sesuai berdasarkan pada keluaran latihan TNA mereka. • Bagikan latihan dan bahas pertanyaannya. • Undang kelompok untuk mulai bekerja dengan latihan. Waktunya minimal satu jam. • Peragakan hasil yang ditulis dalam flipcharts. Undang setiap orang untuk berkeliling dan

membaca keluaran latihan. • Berikan setiap kelompok 5 menit untuk menjelaskan pemikiran mereka. Perjelas jika diperlukan

dan minta umpan balik dari kelompok lain. Uji kelompok menggunakan pertanyaan berikut ini: o Apakah ini didasarkan pada keluaran TNA? o Apakah strategi yang Anda tulis akan efektif untuk menjalankan program

pelatihan, berdasarkan konteks dan kondisi saat ini ? Apakah bisa merealisasikan perubahan yang diinginkan?

o Akankah strategi pelatihan akan membuat pelatihan menjadi lebih efisien? Apakah dengan input sumberdaya yang minimum dapat menghasilkan perubahan yang diinginkan? Apakah program pelatihan cukup realistis dalam kaitannya dengan ketersediaan dana, manusia dan sumber daya lain?

o Apakah strategi pelatihan mempertimbangkan karakteristik dan kondisi peserta?

o Apakah rencana cukup fleksibel? Apakah rencana ini tetap bisa bekerja dalam kondisi kelangkaan sumberdaya?

• Tutuplah sesi ini dengan mengatakan bahwa langkah yang paling sulit dalam suatu program pelatihan adalah menentukan strategi pelatihan. Langkah ini sangat membutuhkan pemikiran kreatif, juga refleksi dan feedback atau masukan dari banyak orang

Catatan. Mengemas kebutuhan pelatihan mungkin langkah yang paling sulit dalam rancangan pelatihan. Kebanyakan acara pelatihan dikemas dengan cara konvensional, yang dimulai dengan prinsip-prinsip lalu diikuti dengan perkembangan ketrampilan. Tentu saja ini bukanlah urutan yang paling atraktif dan efektif dari sudut pandang pembelajar. Rangsang peserta untuk berpikir di luar kebiasaan, dan buatlah urutan dengan lebih kreatif, serta bayangkan bahwa mereka sendiri seolah-olah seorang pembelajar.



Hand out

TUGAS/LATIHAN Menentukan strategi pelatihan Latihan

1. Kebutuhan pelatihan berdasarkan hasil identifikasi yang dilakukan dalam latihan TNA:

2. Profil pembelajar berdasarkan hasil TNA:

3. Catat kesempatan dan keterbatasan yang Anda hadapi sebagai seorang organisator, misalnya ketersediaan waktu, uang, sumberdaya manusia, dll.

4. Pilih dan gambarkan strategi paling sesuai untuk pelatihan Anda, termasuk lama pelatihan.

5. Jelaskan mengapa Anda berpikir bahwa strategi pelatihan akan dapat digunakan secara efektif /efisien dalam kasus Anda.

6. Siapkan presentasi, dengan menuliskan strategi pelatihan dan argumentasi Anda pada sebuah fllipchart

126


E. MENGEMBANGKAN AGENDA PELATIHAN LATIHAN Mengembangkan agenda Pelatih Tujuan: Pada akhir sesi peserta...

• bisa menjelaskan kebutuhan dan penggunaan agenda pelatih • bisa mendaftar elemen-elemen yang selayaknya ada di dalam agenda pelatih • bisa merancang agenda pelatihan mereka berdasarkan catatan informasi mereka

Bahan/alat: • Foto kopi handout dan latihan • beberapa contoh-contoh agenda pelatih • post-it

Waktu: 2.5 jam sampai setengah hari, tergantung pada apakah Anda membiarkan mereka untuk menyelesaikan agenda pelatih secara detail atau tidak* Proses:

• Perkenalkan bahwa langkah selanjutnya dalam merancang pelatihan adalah mengembangkan alur utama pelatihan berdasarkan pada pendekatan pelatihan yang telah dikembangkan dan hasil TNA. Jelaskan bahwa alur pelatihan akan didokumentasikan dalam agenda pelatih.

• Lakukan curah pendapat mengenai apa yang dimaksud dengan agenda peserta, apa yang dimaksud dengan agenda pelatih, apa perbedaannya, dan mengapa perbedaan ini penting dicermati. Curah pendapat bisa dilakukan langsung dalam pleno atau bisa juga dilakukan dalam kelompok kecil dengan metode buzz group

• Simpulkan bahwa penyusunan agenda pelatih yang detail bisa diibaratkan seperti membuat satu ‘master plan’ untuk pelatihan, yang di dalamnya cara Anda mencapai tujuan pelatihan dalam waktu yang ditentukan. Tekankan bahwa untuk mencapai hal ini, Anda harus mempertimbangkan semua informasi yang sudah diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya.

• Ringkaskan sesi ini dengan menanyakan “Apa yang harus dicapai oleh agenda pelatih yang telah dirancang dengan baik ?” (lihat handout).

• Bagikan handout dan isi kolom-kolom yang berbeda. Jelaskan bahwa elemen-elemen dalam satu agenda pelatihan bisa bervariasi, tetapi waktu, tujuan, dan metode adalah elemen-elemen inti. Hal lain yang mungkin disertakan adalah: persiapan yang diperlukan, pelatih, cara mengevaluasi.

• Berikan satu contoh tentang bagaimana caranya mengembangkan agenda pelatihan yang sekarang dilakukan ini, tahap demi tahap, dimulai dengan rencana besar dalam satu bulan atau satu minggu dan diakhiri dengan detail setiap hari yang dibagi menjadi beberapa sesi.

• Katakan bahwa langkah selanjutnya dalam merancang pelatihan mereka adalah mengembangkan agenda pelatihan yang lebih detail untuk setiap hari. Jelaskan bahwa kadang-kadang lebih mudah untuk mulai dari yang kurang detail, misalnya dimulai dengan memikirkan tentang alur keseluruhan (termasuk ruang kelas, dan hari-hari di lapangan), menyusun topik-topik atau tujuan, dan lalu mulai melihat pada satu minggu, dan kemudian pada satu hari, dan kemudian pada jam.

Catatan*. Jika waktu yang tersedia sangat terbatas, maka utamakan pelatihan hanya sampai pada pertanyaan ketiga. Selanjutnya Anda dapat meneruskan proses diskusi tentang alur pelatihan yang kurang detail dengan menggunakan post it. Pastikan bahwa orang mengingat kembali strategi pelatihan dan TNA selama latihan. Rangsang lagi dan tantang mereka untuk berpikir kreatif.



Hand out

Over head/LCD Projector Mengembangkan agenda Pelatih Mengapa peduli? Tujuan agenda pelatih adalah untuk membuat satu ‘rencana utama’ atau master plan. Agenda pelatih adalah alat yang sangat praktis karena Anda akan memiliki gambaran yang jelas, sehingga memungkinkan Anda untuk:

memeriksa apakah pelatihan memiliki satu alur logis dalam periode minggu dan hari memeriksa apakah tujuan pelatihan tercapai dalam waktu yang disediakan Menilai variasi metode pelatihan menilai apakah pembagian waktu sesi-sesi cukup layak atau tidak berbagi rancangan Anda dengan kelompok inti, menerima umpan balik dan meningkatkannya berbagi rancangan dengan co-pelatih dan narasumber, sehingga mereka bisa menyiapkan diri

dengan lebih baik.

Apakah agenda pelatih? Agenda pelatih bisa dibuat sangat detail, dengan menyertakan tujuan dari setiap sesi, dan hanya digunakan untuk pelatih. Satu contoh agenda pelatih disertakan dalam hand out ini. Peserta akan menerima agenda yang kurang detail. Agenda peserta berjalan paralel dengan agenda pelatih, tetapi terbatas kepada topik-topik umum dan perkiraan alokasi waktu agar memungkinkan fleksibilitas. Satu agenda pelatih yang dirancang baik harus:

• Bertujuan untuk mencapai tujuan pelatihan atau sesuai dengan keperluan pelatihan yang sudah teridentifikasi

• Mengikuti satu siklus pembelajaran logis, baik dalam agenda keseluruhan maupun dalam setiap sesi

• Menggunakan satu variasi metode dan teknik pelatihan partisipatif • Layak untuk dicapai, baik dari segi waktu maupun ketersediaan sumberdaya • Cukup fleksibel untuk mengakomodasi keperluan spesifik, atau perubahan yang diperlukan

berdasarkan umpan balik harian • Menyediakan cukup waktu untuk membuka dan menutup setiap hari, untuk mengingatkan,

untuk menyegarkan, untuk merumuskan, mengaitkan dan menyediakan kesempatan untuk umpan balik harian.

Catatan. Semua informasi dari langkah-langkah sebelumnya harus dijadikan pertimbangan: siapa peserta saya, apa yang mereka perlukan, apakah tersedia sumberdaya, dll. Berdasarkan informasi ini satu agenda pelatih bisa dikembangkan.

128


Hand out

...... Lanjutan – 1. Over head/LCD Projector Mengembangkan agenda Pelatih Mengapa merancang satu agenda pelatih sangat menantang? Merancang harus menjadi tugas paling menantang dalam siklus pelatihan. Tetapi banyak pelatih tidak mengetahui di mana harus mulai, bagaimana berproses atau tidak merasa perlu untuk merancang pengalaman pembelajaran yang efektif. Fase perancangan siklus pelatihan menantang, karena memerlukan:

• pengetahuan mengenai berbagai pilihan rancangan yang tersedia • ketrampilan dalam menggunakannya • kreatifitas dalam memanipulasi berbagai pilihan untuk memperkuat keterlibatan peserta dan

membuat proses pembelajaran yang efektif • untuk melihat gambaran keseluruhan sambil menangani detail setiap momen pembelajaran • kepercayaan diri yang memungkinkan Anda untuk kreatif dan berani mengambil risiko • fleksibilitas dan terbuka untuk melakukan perubahan jika terjadi sesuatu di luar rencana, atau

jika muncul satu kesempatan yang lebih baik pada saat pelatihan berlangsung. Pembelajaran adalah pengalaman organik – bukannya satu pelatihan mekanis yang sulit untuk direncanakan. Seperti pohon, pembelajaran berakar di tempat-tempat yang paling asing dan kadang-kadang menghasilkan buah yang mengejutkan. Mungkin itulah sebabnya mengapa pelatihan itu menarik dan, pada saat yang sama melelahkan – dan itulah mengapa fase perancangan sangat menantang. Salah satu tugas dalam menyusun agenda pelatih adalah mengurutkan acara pembelajaran. Proses mengurutkan acara pembelajaran ini merupakan campuran dari berbagai komponen, dimana sebagian adalah logika, sebagian pengalaman, sebagian intuisi dan sebagian akal sehat yang baik. Mengurutkan, atau memutuskan apa yang muncul selanjutnya, merupakan kepedulian mikro maupun makro. Agenda pelatih adalah alat untuk bekerja dari makro turun ke tingkat mikro.

Bagaimana mengembangkan satu agenda pelatih? Seperti yang disebutkan sebelumnya, ada banyak jalan pembelajaran dan karenanya ada banyak cara untuk mengurutkan agenda pembelajaran, yang belum tentu terbaik bagi setiap pembelajar. Setiap pembelajar mempunyai caranya sendiri-sendiri. Berikut ini adalah pendekatan yang disarankan;

1. Prioritaskan dan pilih keperluan pelatihan. Suatu rancangan akan memiliki risiko tertinggi apabila program dirancang terlalu padat. Karenanya sangat penting untuk membedakan antara apa yang pembelajar:

• Apa yang pembelajar harus pahami atau harus kuasai? • Apa yang pembelajar bisa pahami atau kuasai? • Apa yang pembelajar mampu pahami atau kuasai?

Segala sesuatu yang harus diketahui atau dikuasai oleh pembelajar harus disertakan dalam pelatihan Anda. Sedangkan untuk hal-hal yang bisa pembelajar pahami atau bisa kuasai, boleh disertakan beberapa saja. Sedangkan untuk hal-hal yang pembelajar mampu pahami atau mampu kuasai, boleh disertakan lebih sedikit lagi.



Hand out ...... Lanjutan – 2. Over head/LCD Projector Mengembangkan agenda Pelatih

2. Setelah memilih, Anda harus mulai mengurutkan topik-topik berdasarkan waktu yang tersedia. Satu cara mengurutkan adalah dengan menemukan kerangka utama dari alur keseluruhan pelatihan Anda. Satu kerangka utama akan membantu Anda untuk merancang satu alur logis dan membantu Anda untuk mengaitkan sesi-sesi selama penerapannya. Selain itu, bagi pembelajar, kerangka utama akan membantu untuk membangun pengetahuan dan keterampilan berdasarkan apa yang mereka pelajari dari hari ke hari. Pendekatan pengurutan yang biasa dilakukan adalah:

• dari umum ke spesifik • dari kongkrit ke abstrak • dari yang diketahui ke yang tidak diketahui • dari sederhana ke yang lebih kompleks • mengikuti satu organisasi atau proses logis yang sudah ada; sebagai contoh adalah siklus

perencanaan projek • mengikuti aturan penampilan pekerjaan; sebagai contoh membuat satu pembibitan.

3. Bagi topik-topik mengikuti alur umum berdasarkan waktu yang disediakan untuk pelatihan.

Sebagai contoh jika itu adalah pelatihan tiga minggu, bagi topik-topik selama tiga minggu dengan cara yang logis. Kemudian bagi topik-topik berdasarkan hari dalam setiap minggu, sampai akhirnya bagi topik-topik dalam setiap hari menjadi sesi-sesi.

4. Tulis waktu, topik-topik, tujuan dan bahan-bahan untuk setiap sesi dalam satu agenda pelatih. 5. Ulas dan lebih baik lagi diskusikan agenda pelatih pertama Anda untuk memastikan bahwa:

• Programnya tidak berlebihan • Mempertimbangkan hari dan minggu pelatihan: periode istirahat setelah makan siang,

hari keempat dalam minggu, perasaan Jumat sore dll. • Kesempatan untuk humor dan bergembira disertakan seperti icebreakers, pembuka,

kesenian, musik, teka-teki, permainan dan pergerakan • Aktifitas yang lebih ‘mengancam’ (permainan peran, fish bowls, dan tipe-tipe energizers

tertentu) jangan diletakkan di awal program • Dukungan bahan untuk setiap sesi, seperti lembar kerja, instrumens, dan quiz untuk

memeriksa pemahaman Ringkasnya, perancangan satu program pelatihan adalah dasar dari efektifitas program. Ini seperti rencana seorang arsitek untuk membangun sebuah rumah. Itulah sebabnya mengapa rancangan setiap aktifitas pelatihan memerlukan perhatian.

130


Hand out

LATIHAN Mengembangkan satu agenda Pelatih

1. Langkah pertama adalah menulis semua kebutuhan pelatihan atau topik-topik pelatihan pada post-it terpisah. Anda bisa menggunakan post-it yang berbeda warnanya untuk membedakan berbagai tipe dari topik atau kebutuhan pelatihan. Prioritaskan dan pilih keperluan pelatihan Anda, dengan menggunakan alat berikut ini :

• Harus dipahami atau dikuasai • Bisa dipahami atau dikuasai • Mampu dipahami atau dikuasai

2. Langkah berikutnya adalah mengembangkan satu alur keseluruhan atau kerangka utama, dengan mengurutkan keperluan pelatihan. Banyak pelatih yang merancang alur pelatihan yang berbasis pada kepentingan pelatih. Sekarang coba balik, bayangkan dari sisi peserta pelatihan. Caranya dengan mengurutkan topik dari:

• Umum ke spesifik • Dari kongkrit ke abstrak • Dari yang diketahui ke yang tidak diketahui • Dari sederhana ke yang lebih kompleks • Mengikuti satu organisasi atau proses logis yang sudah ada; sebagai contoh adalah siklus

perencanaan projek • Mengikuti aturan penampilan pekerjaan; sebagai contoh membuat satu pembibitan.

3. Selanjutnya, masukkan urutan topik yang sudah dirancang, ke dalam waktu pelatihan, sesuaikan dengan jumlah hari, minggu atau bulan (termasuk pelatihan di dalam ruang kelas dan di lapangan). Mulailah dengan gambaran umum, lalu fokus pada satu minggu, lalu pada satu hari, dan terakhir, bagi topik per sesi. Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan menggambar tabel jadwal pelatihan Anda di kertas flipchart, dan Anda menempelkan post-it dan bisa memindah-mindahkannya agar bisa menghasilkan urutan yang paling logis. Ketika melakukannya, mungkin Anda akan mengkaji ulang langkah pertama dan kedua, dan menanyakan kembali, apakah topik yang dipilih betul-betul penting ? Apakah proses ini adalah proses yang terbaik? Apakah kita membutuhkan waktu yang lebih lama ?

Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu Minggu

Pagi

Siang

4. Setelah Anda puas dengan alur secara umum, maka sekarang waktunya untuk mengisi setiap

sesi dengan lebih detail. Tulislah waktu yang diperlukan, apa topiknya, apa tujuannya, dan bahan-bahan yang diperlukan untuk setiap sesi. Anda bisa menggunakan format pada halaman selanjutnya.

5. Tulis alur agenda Anda pada flipchart agar bisa dibahas oleh anggota tim fasilitator yang lain, atau oleh reviewer yang Anda undang.



Hand out LATIHAN Agenda Pelatih Hari: _______________

Waktu

Sesi/ Topik Metode Tujuan Bahan

132


F. MERANCANG PERMAINAN LATIHAN Sesi Perancangan Permainan Bahan-bahan: Langkah-langkah Tujuan: Pada akhir sesi peserta...

• Akan menyadari bahwa segala sesuatu akan berhubungan dengan hal yang lain, terutama ketika Anda merancang satu sesi, hari, modul, atau kursus pelatihan.

• bisa menentukan elemen-elemen utama yang perlu disesuaikan satu sama lain. • menyadari pentingnya metode partisipatif dalam mencapai tujuan pembelajaran, dan bukan

sekedar memperoleh pengetahuan. Selain itu penting disadari bahwa metode partisipatif perlu lebih banyak waktu sehingga topik yang dipelajari menjadi lebih sedikit, karenanya harus dipilih.

Bahan/alat: • Flipchart yang berisi kerangka kerja dan elemen-elemen sesi, yang diperbesar dan difotokopi

untuk peserta pada kertas warna yang berbeda. Setiap kelompok akan memperoleh warna yang berbeda.

• lem • foto kopi hand out

Waktu: 1.5 sampai 2 jam Proses:

• Perkenalkan bahwa sebelum peserta bekerja untuk menerapkan rancangan sesi yang telah disusunnya sendiri, maka mereka akan diminta untuk berpartisipasi dalam permainan. Periksa pemahaman peserta terhadap sesi (seperti waktunya: rata-rata lamanya 1-3 jam). Perkenalkan permainannya sebagai satu metode pembelajaran. Permainan seringkali menyenangkan untuk dimainkan dan jika dirancang dengan baik bisa membangkitkan banyak pembelajaran.

• Curah pendapat • Bandingkan proses merancang suatu sesi dengan proses membuat sup. Ketika membuat sup,

Anda akan memulai dengan mempersiapkan banyak bahan, yang akan dicampur sedemikian rupa agar menjadi sup yang enak, dan cocok dengan makanan yang lain.

• Lakukan curah pendapat cepat untuk menjawab pertanyaan Apa yang menjadi bahan-bahan utama suatu sesi pelatihan? Dapatkan kategori utama: peserta, waktu, metode, isi, tujuan.

• Perancangan permainan perkenalkan permainan berikut: o Jelaskan bahwa setiap kelompok akan menerima satu set tujuan, topik-topik, metode &

waktu yang terbatas. o Katakan bahwa tim bisa menyusun dan membuat kombinasi atas bahan-bahan sesi

pelatihan. Yang tidak boleh diubah hanya dua, yakni: judul (pelayanan publik dasar atau PRA) dan waktu (2.5 jam) dari sesi

• Bagi peserta menjadi beberapa kelompok yang terdiri atas 4 atau 5 orang. Berikan waktu 30 menit untuk permainan. Setelah itu minta peserta untuk memamerkan hasilnya.

• Undang peserta untuk membaca hasil dari kelompok lain, dan gunakan post-it untuk mengomentarinya.

• Pimpin satu diskusi pleno dengan menanyakan prosesnya kepada peserta; Bagaimana cara mereka memulai? Bagaimana cara mereka melanjutkan? Apa yang paling membangkitkan diskusi?

• Teruskan diskusi mengenai hasil kelompok. Periksa apakah o jumlah/tipe tujuan layak untuk dicapai dalam waktu yang tersedia, o topik-topik dan metode yang dipilih dapat mencapai tujuan, o waktu total tidak terlampaui dan o metode sesuai untuk kelompok sasaran



• Tanyai peserta apa yang mereka pelajari dengan melakukan latihan ini. Harapannya mereka dapat menyimpulkan bahwa sulit sekali untuk menyesuaikan semua elemen agar cocok satu sama lain. Dan juga peserta menyadari bahwa semakin partisipatif metode yang digunakan maka akan semakin sedikit topik-topik yang bisa dicakup

• Tutup dengan menjelaskan tentang pabrik perancangan. Tekankan bahwa untuk merancang satu sesi, satu hari, satu modul, satu kursus atau bahkan satu program pelatihan lengkap, kita harus memainkan permainan yang sama, seperti yang sudah kita coba barusan. Cobalah untuk mengatur semua elemen-elemen seefektif mungkin, agar tujuan bisa tercapai

• Jika waktu tersedia, refleksikan apakah permainan ini bisa digunakan sebagai metode pelatihan • Bagikan hand out.

Catatan. Permainan ini adalah suatu latihan yang sangat efektif bagi peserta agar mereka bisa mencampur bahan-bahan utama suatu sesi. Peserta mengungkapkan bahwa latihan ini sangat berguna untuk mereka sebagai cara untuk mempersiapkan perancangan sesi-sesi mereka sendiri, dengan mempertimbangkan bahan-bahan yang sudah tersedia.

134


Hand out TUGA/LATIHAN Permainan Perancangan Pengantar: merancang satu sesi Pelayanan publik dasar dan participatory rural appraisal (PRA) adalah satu konsep penting dalam peningkatan kesejahteraan masyarakat secara partisipatif. Karenanya pelatih memutuskan untuk menambah satu sesi dua setengah jam dalam pelatihan dua minggu untuk Community organizer. Pesertanya adalah pekerja lapangan yang tidak terbiasa duduk di satu ruang kelas dan menyimak terlalu lama. Mereka menyukai pengalaman langsung. Anda diminta sebagai anggota tim untuk merancang sesi ini, sesuai dengan ide-ide Anda. Anda bebas memilih tujuan, topik-topik, dan metode yang sesuai untuk merancang sesi seefektif mungkin, tetapi tidak boleh lebih dari 2.5 jam. Anda harus melakukannya selama 30 menit. Tempelkan elemen-elemen yang terpilih dengan menggunakan kerangka kerja berikut ini dan tulis argumentasi Anda untuk kombinasi elemen yang spesifik.

Judul sesi: Waktu: 2.5 (dua setengah) jam Tujuan:

• ... • ... • ...

Topik: • ... • ... • ... • ...

Metode dan Waktu • ... • ... • ... • ...

Alasan memilih topik dan metode, serta keterkaitannya satu sama lain:



Hand out TUGAS/LATIHAN Rancangan Permainan untuk Memperkenalkan PRA # Perbesar & gunting menjadi potongan lebih kecil (Gunakan warna-warna berbeda untuk membedakan tujuan, topik-topik & metode)

Tujuan • Bisa menjelaskan paling kurang 5 perbedaan antara riset konvensional dan

metode partisipatif • Bisa mendaftar paling kurang 3 keuntungan dan 3 risiko metode partisipatif • Bisa mendaftar paling kurang 4 alat partisipatif dan menjelaskan tujuan setiap

alat • Bisa memilih alat yang sesuai untuk beberapa kasus • Bisa menjelaskan sikap apa yang diperlukan agar berhasil menerapkan metode

partisipatif • Bisa melakukan wawancara semi-struktural

Topik-topik • Perbedaan antara metode konvensional dan partisipatif • Perbedaan antara PRA/RRA • Keuntungan dan risiko metode partisipatif • wawancara semi-struktural • Kotak alat • Pentingnya metode partisipatif dalam pengelolaan hutan partisipatif • Peran dan sikap tim PRA dan penduduk desa • Jender

Metode dan waktu • 15 menit pemanasan/ pengantar • 15 menit perumusan dan penutup • 15 menit kuliah pendek • 15 menit curah pendapat • 15 menit kelompok kecil • 15 menit drama • 30 menit kuliah • 30 menit curah pendapat • 30 menit video

• 1 jam diskusi fishbowl • 1 jam kuliah • 1 jam berbagi pengalaman selama

kerja kelompok • 1 jam latihan dalam kelompok • 1 jam studi kasus dalam kelompok

kecil • 1 jam permainan peran • 2 jam permainan PRA

136


hand out Over head/LCD Projector Pabrik Perancangan Pelatihan Selama merancang satu program pelatihan, acara, aktifitas, modul atau sesi, berikut ini elemen-elemen yang harus dipertimbangkan dan dilihat secara terintegrasi:

• Peserta: apa latar belakang, pengalaman, keperluan pembelajaran? • Tujuan: mengapa pelatihan ini dibutuhkan, apa yang ingin dicapai dari pelatihan ini? • Apa Isi & Topik-topik Isu apa yang perlu dilatih? • Metode, alat & teknik, bagaimana hal ini bisa dilatihkan? • Organisasi & fasilitas Pemilihan waktu, lamanya, kekuatan & kelemahan pelatih, logistik,

peralatan • Konteks, Lingkungan Segala sesuatu di sekeliling pelatihan yang bisa mempengaruhi pelatihan

seperti cuaca (hujan, temperatur), gangguan yang mungkin berasal dari adanya tanggung jawab peserta atas pekerjaan di kantornya

• Monitoring & Evaluasi penilaian terhadap semua yang disebut di atas, baik sebelum, selama dan setelah pelatihan

BERAPA LAMA/ OLEH SIAPA

Org. & fasilitas

BAGAIMANA Metode, alat &

teknik

MENGAPA tujuan

APA Isi, topik-topik

SIAPA Peserta

Monitoring & Evaluasi Konteks lingkungan



G. GAYA PEMBELAJARAN DAN PERENCANAAN SESI LATIHAN Gaya Pembelajaran dan Perencanaan Sesi Pada akhir sesi peserta … Tujuan: Bisa menjelaskan alur dan logika dari siklus pembelajaran berdasar pengalaman Mengenali fase-fase siklus pembelajaran berdasar pengalaman dalam perancangan sesi

• Transparansi atau flipcharts tentang masalah komputer dan siklus pembelajaran berdasar pengalaman

• Flipcharts dengan 4 contoh sesi terpilih; masing-masing menunjukkan kejelasan suatu alur sesi yang dimulai pada titik masuk yang berbeda dari siklus pembelajaran berdasar pengalaman

Bahan/alat: Handout yang difotokopi Waktu; 2.5 jam Proses:

• Jelaskan bahwa sebelum peserta merancang sesi mereka sendiri, Anda akan memperkenalkan alat lain yang bisa membantu mereka untuk meragamkan gaya sesi dan membuatnya lebih kreatif.

• Hubungkan dengan prinsip pembelajaran orang dewasa. Ingatkan mereka bahwa untuk semua orang dewasa, pembelajaran berdasar pengalaman dan pembelajaran dengan melakukan adalah aspek yang sangat penting dalam pembelajaran. Jelaskan bahwa walaupun prinsip-prinsip mengenai pembelajaran bisa sama untuk setiap orang, kita juga memiliki kecenderungan tertentu tentang bagaimana cara belajar yang diinginkan.

• Tunjukkan contoh komputer (lihat transparansi pertama) dan buat daftar sekilas tentang tanggapan dan jelaskan bahwa setiap orang memiliki satu gaya yang lebih diminati dalam belajar memecahkan masalah. Beberapa orang suka mulai dengan coba-coba, yang lainnya lebih suka berefleksi, berpikir atau menerapkan.

• Jelaskan bahwa pembelajaran dapat digambarkan sebagai satu proses bekerja melalui berbagai langkah yang ada di dalam siklus pembelajaran berdasar pengalaman. Jelaskan bahwa hal itu adalah alat bantu yang sangat berguna bagi pelatih untuk merancang sesi mereka.

• Tampilkan rancangan sesi contoh, dan minta pada mereka, secara berkelompok, untuk menggambar siklus pembelajaran, dengan menunjukkan di manakah sesi awal dan akhir dari siklus tersebut.

• Minta pada peserta untuk menjelaskan bagaimana seharusnya pelatih bisa menggunakan siklus tersebut dalam merancang suatu sesi pelatihan.

• Jelaskan bahwa mungkin saja melatih topik yang sama dengan 4 cara yang berbeda sesuai dengan gaya pembelajaran yang berbeda. Bagikan latihan dan minta peserta, secara berkelompok, mendefinisikan di mana setiap kasus dimulai dalam siklus pembelajaran (kasus 1: instruksi, kasus 2: refleksi, kasus 3: pembelajaran mandiri, kasus 4: belajar dengan melakukan).

• Ringkaskan, dan sampaikan dua konsekuensi penting yang diperoleh dari latihan yang baru dilakukan tersebut (lihat hand out).

• Bagikan hand out. Catatan. Perancangan sesi adalah satu aktifitas yang sangat kongkrit yang dapat dikaitkan dengan siklus pembelajaran berdasar pengalaman. Seringkali hal ini dianggap abstrak. Inilah cara yang baik untuk menunjukkan betapa bergunanya alat ini bagi pelatih.

138


Hand out

Over head/LCD Projector Bagaimana cara memecahkan Masalah Komputer ini? Suatu hari, ketika Anda sedang menggunakan komputer, tiba-tiba komputer Anda rusak. Apa yang pertama-tama akan Anda lakukan untuk memecahkan masalah ini ?

1. Mencari dalam modul dan berusaha menemukan pemecahan masalah 2. Menjalankan help program dan mempelajari dari demostrasi yang diperlihatkan, bagaimana

pemecahannya. 3. Tetap mencoba memencet berbagai tombol dengan harapan bahwa masalah bisa terpecahkan. 4. Duduk sejenak dan berusaha mengingat kembali cara yang pernah Anda lakukan ketika

menemui masalah yang sama.

Hand out Over head/LCD Projector 7.25 Siklus Belajar dari Pengalaman

Berfikir, berneditasi, mempertimbangkan,

menemulkan, mencerna informasi,

berpikir keras memperjelas,

memahami, menguras

Terbuka terhadap pengalaman baru. Menghubungkan dg pengalaman orang lain di

Men-generalisasi, berpikir, menganalisa, mengidentifikasi isus kunci atau hal-hal penting, meletakkan semua dalam satu kerangka, membentuk ide baru

Belajar sambil mencoba, menerapkan, uji coba (trial & error), bereksperimen



Hand out TUGAS/LATIHAN Sesi yang sama dirancang dengan 4 cara yang berbeda untuk mendukung gaya pembelajaran yang berbeda. Berikut ini adalah contoh empat sesi, yang semuanya memperkenalkan pendekatan penyelesaian konflik yang mendukung gaya pembelajaran yang berbeda. Tentukan gaya pembelajaran mana yang bisa digunakan untuk setiap contoh

Kasus 1 • Pelatih menjelaskan karakteristik dari tiga pendekatan yang berbeda dalam

penyelesaian konflik. • Peserta mendapat tiga studi kasus mengenai penyelesaian konflik dan diminta untuk

mengidentifikasi pendekatan apa yang dipergunakan dalam setiap kasus. • Peserta bertukar pengalaman mengenai penyelesaian konflik yang mereka lakukan

dalam pekerjaan mereka sendiri • Peserta merefleksikan bagaimana mereka menghubungkannya dengan tiga

pendekatan yang telah diperkenalkan.

Kasus 2 • Peserta melakukan curah pendapat berdasarkan pengalaman mereka mengenai apa

yang penting dalam penyelesaian konflik. • Dalam kelompok kecil peserta merefleksikan hasil curah pendapat dan menganalisis

untuk membedakan tiga pendekatan yang terdapat dalam hasil curah pendapat tersebut.

• Dalam pleno, hasilnya dari tiga pendekatan tersebut didiskusikan dan diberi nama. • Peserta kemudian menonton video mengenai konflik dan mengidentifikasikan

pendekatan yang mana yang tepat untuk memecahkan masalah tertentu.

Kasus 3 • Untuk pekerjaan rumah, peserta membaca sebuah artikel mengenai tiga

pendekatan penyelesaian konflik. • Pada hari selanjutnya pelatih memandu satu diskusi pleno untuk merumuskan

ketiga pendekatan tersebut. • Hal tersebut diikuti dengan satu latihan pendek mengenai tiga studi kasus

penyelesaian masalah dan peserta diminta untuk mengidentifikasikan pendekatan mana yang dipakai dalam setiap studi kasus.

• Peserta bertukar pengalaman mengenai penyelesaian konflik dalam pekerjaannya.

Kasus 4 • Pelatih memulai satu permainan simulasi, yang menciptakan konflik dalam

kelompok, yang harus mereka pecahkan. • Peserta mencoba cara yang berbeda utuk menyelesaiakan masalah. • Setelah simulasi berakhir, pelatih membantu kelompok untuk merefleksikan

pengalaman melalui satu diskusi pleno . • Pada akhir refleksi, pendekatan-pendekatan yang berbeda diidentifikasikan.

140


Hand out

Over head/LCD Projector Siklus Pembelajar dari Pengalaman David Kolb, seorang psikolog perkembangan, telah mengembangkan satu cara pandang terhadap cara pembelajaran orang dewasa sebagai satu proses (‘experiential process’). Pembelajaran dalam proses ini dilihat sebagai satu siklus pembelajaran empat tingkat: pengalaman kongkrit, pengamatan reflektif, konseptualisasi abstrak, dan percobaan aktif: Seorang pembelajar, supaya efektif, memerlukan empat kemampuan yang berbeda:

• Dia harus mampu melibatkan diri secara penuh, terbuka dan tanpa bias ke dalam pengalaman baru

• Dia harus mampu berrefleksi dan mengamati pengalaman tersebut dari berbagai perspektif • Dia harus mampu menciptakan konsep yang mengintegrasikan pengalamannya ke dalam teori

logis • dia harus mampu menggunakan teori tersebut untuk membuat keputusan dan memecahkan

masalah. Dengan kata lain, pembelajaran bisa dilihat sebagai satu proses ketika seseorang mengalami sesuatu secara langsung, merefleksi pengalaman sebagai sesuatu yang baru atau berhubungan dengan pengalaman yang lain, dan menggunakan konsep dalam tindakan yang berurutan sebagai satu petunjuk perilaku. Di luar keempat langkah tersebut orang menurunkan satu rangkaian baru pengalaman yang menuju pada pengulangan siklus pembelajaran.

PRAKTEK

KESIMPULAN

REFLEKSI

PENGALAMAN



Hand out Over head/LCD Projector Gaya Pembelajaran Apakah gaya pembelajaran itu? Tidak bisa disangkal bahwa pembelajaran adalah pengalaman yang sangat individual. Baik pengalaman pembelajaran dan hasil dari pengalaman pembelajaran, sangat tergantung pada karakteristik minat pembelajar. Dengan mengikuti siklus pembelajaran berdasar pengalaman sangat mungkin untuk mengidentifikasi empat prinsip gaya pembelajaran. Sebuah uraian ringkas mengenai berbagai tipe pembelajar disajikan di bawah ini.

Aktifis • Unggul dalam melakukan sesuatu • Pengalaman baru, kesempatan baru

dan masalah baru (permainan, bermain peran, dll.)

• berada di panggung (memimpin pertemuan, dll.)

• mengembangkan ide tanpa memperhatikan hambatan hambatan praktisnya, pengambil resiko

• cenderung menyelesaikan masalah dengan uji coba (trial and error)

Reflektor • unggul dalam kemampuan imajinatif • senang memperhatikan atau berpikir

tentang aktifitas • diberi kesempatan berpikir sebelum

bertindak • investigasi dan riset • mengulas situasi • mencapai keputusan sendiri tanpa

tekanan

Pragmatis • unggul dalam praktek penerapan ide • umpan balik dari praktisi yang berhasil • kesempatan untuk menerapkan akan

memberi solusi terbaik bagi satu masalah tertentu

Teoretis • unggul dalam menciptakan model

teoritis • menguji metodologi dan asumsi • tidak begitu memperhatikan

kegunaan praktis dari teori

PRAKTEK

KESIMPULAN

REFLEKSI

PENGALAMA

Teoritis Pendekatan pembljran mandiri

Reflektor Pendekatan refleksi

Aktifis Pendekatan belajar sambil melakukan

Pragmatis Pendekatan instruksi

142


Hand out

Over head/LCD Projector Gaya Pembelajaran Dua komentar perlu dibuat mengenai generalisasi gaya pembelajaran. Meskipun setiap orang memiliki kecenderungan gaya pembelajaran tertentu, pilihan dalam satu situasi tertentu mungkin berbeda, tergantung pada tugas dan topiknya. Contohnya seseorang yang sedang mempelajari program komputer mungkin cenderung melakukan trail and error, padahal biasanya dia merasa lebih nyaman bekerja berdasarkan pengalaman sendiri ketika mengikuti sesi pelatihan tentang keterampilan presentasi. Yang kedua, hampir semua orang telah dididik dengan pendekatan instruksi selama bertahun-tahun di sekolah. Mengapa kita harus menyadari adanya perbedaan gaya pembelajaran dalam perancangan pelatihan ? Memahami gaya-gaya pembelajaran ini, termasuk memahami konsekuensinya dalam memilih dan merencanakan metode latihan, akan membantu kita untuk membuat pelatihan menjadi lebih efisien. Dalam setiap latihan, peserta akan mewakili campuran dari gaya pembelajaran tersebut. Sebagai seorang pelatih penting untuk menggunakan ke-4 pendekatan tersebut selama training. Jika Anda tidak sadar mengenai variasi pendekatan tersebut maka kemungkinan besar Anda akan menonjolkan gaya pembelajaran yang lebih Anda sukai. Bagaimana kita dapat menggunakan pengetahuan tentang gaya pembelajaran ini untuk merancang pelatihan ?

• Ragamkan pendekatan dan metode pembelajaran selama merancang latihan Anda, perhitungkan semua gaya pembelajaran

• Coba rancang sesi yang sama dengan menggunakan pendekatan yang berbeda agar Anda bisa tertantang untuk berpikir lebih kreatif

• Coba lalui ke-4 tahap siklus pembelajaran untuk setiap topik baru. Bagaimana memilih metode mengajar dengan memperhatikan berbagai gaya pembelajaran

Aktifis Paling baik belajar dengan menggunakan metode seperti:

• Diskusi kelompok • Projek • Permainan peran • Simulasi

Reflektor • Paling baik belajar dalam suatu situasi

dimana dia bisa menjadi pengamat atau reflektor:

• Curah pendapat mengenai pengalaman sendiri

• Merefleksi simulasi atau permainan peran Pragmatis Paling baik belajar dari contoh khusus dan keterlibatan seperti latihan

Theoris • Paling baik dengan belajar mandiri seperti: • Pekerjaan rumah • Menganalisis studi kasus

.30.31



H. MERUMUSKAN TUJUAN PEMBELAJARAN LATIHAN Memperkenalkan Tujuan Pembelajaran Tujuan: Pada akhir sesi peserta …

• Bisa menyebutkan paling kurang 3 alasan penulisan tujuan pembelajaran • Bisa membedakan tujuan pembelajaran yang berorientasi pengetahuan, ketrampilan, dan sikap • Bisa menjelaskan apa yang dimaksud dengan tujuan pembelajaran yang SMART.

Bahan/alat: • Flipchart dengan tujuan pengetahuan, ketrampilan, dan sikap yang tercampur* • Fotokopi handout


• Perkenalkan sesi ini dengan menjelaskan bahwa mengembangkan tujuan pembelajaran adalah langkah pertama dalam merancang satu sesi atau latihan.

• Tanyakan kepada peserta apa yang mereka pikir menjadi tujuan dari pembelajaran ini. • Setelah hal tersebut diklarifikasi, lakukan curah pendapat dengan cepat mengenai mengapa

penting bagi mereka untuk merumuskan tujuan pembelajaran. • Jelaskan bahwa ada tiga jenis tujuan pembelajaran. Ketiganya tergantung dari apa peserta ingin

pelajari: pengetahuan, ketrampilan atau sikap. • Tanyakan kepada mereka apa yang dimaksud dengan pengetahuan, ketrampilan dan sikap:

o Pengetahuan: adalah informasi, teori, konsep, fakta yang harus diketahui peserta o Ketrampilan: adalah hal yang semestinya bisa dilakukan peserta termasuk ketrampilan

fisik, komunikasi dan ketrampilan o Sikap: adalah pikiran, perasaan yang harus dimiliki peserta mengenai orang, ide-ide dan

pengalaman, seperti, rasa hormat, kepercayaan, kepedulian, kepekaan, kesediaan untuk mendengar, kesabaran, dll.

• Tunjukkan flipchart dengan tujuan yang tercampur, dan undang peserta secara berkelompok, untuk memutuskan apakah ada yang disebut tujuan pengetahuan, ketrampilan atau sikap. Diskusikan hasilnya secara ringkas.

• Jelaskan bahwa tujuan pembelajaran harus memenuhi sejumlah kriteria supaya efektif, tujuan harus SMART. Tulis S M A R T pada flipchart dan minta peserta menjelaskan apa maksudnya singkatan tersebut. Jelaskan kriterianya.

• Bagikan hand out-nya; minta mereka untuk membacanya sebelum sesi selanjutnya, dimana mereka akan mempraktekkan cara menulis tujuan pelatihan yang SMART.

Catatan: *) Contoh yang baik bisa Anda ambil dari tujuan pelatihan yang pernah Anda tulis dalam berbagai pelatihan sebelumnya, asalkan formulasi tujuannya terumuskan dengan baik, dan ketiga jenis tujuan pembelajaran terwakili dengan baik. Pastikan Anda memiliki beberapa contoh yang baik berhubungan dengan sikap. Sikap adalah hal yang paling sulit untuk diformulasikan dengan baik.

144


Hand out

over head/LCD projector Kebutuhan untuk membuat tujuan yang baik

Mengapa menyusun tujuan pembelajaran?

• membagi tanggung jawab pembelajaran di antara pelatih dan peserta • arah yang jelas untuk semua fasilitator, pelatih dan narasumber yang terlibat • konsistensi dalam perancangan latihan: keterkaitan, pemilihan metode • sebagai panduan evaluasi.

Pengingat: Apa yang dimaksud SMART?

• S …. • M …. • A …. • R ..... • T .....



hand out

Menulis tujuan pembelajaran Apakah yang dimaksud dengan tujuan pembelajaran? Satu tujuan pembelajaran adalah uraian mengenai suatu pencapaian – pemahaman, perilaku, perasaan, sikap – yang Anda harap akan bisa dicapai peserta sebelum akhir suatu sesi. Tujuan seperti itu menggambarkan hasil yang diharapkan dari suatu sesi, dan bukan sekedar proses dari sesi itu sendiri Mengapa harus merumuskan tujuan pembelajaran untuk setiap sesi?

• Tujuan adalah dasar dari setiap perancangan sesi. Jika tujuan tidak jelas, maka dasar untuk memilih atau merancang sesi, seperti isi dan metode, juga tidak kuat. Jika Anda tidak tahu ke mana mau pergi, maka bagaimana Anda bisa tahu bagaimana cara mencapai tujuan tersebut? Menulis tujuan pembelajaran memaksa Anda untuk memutuskan dan merumuskan apa yang benar-benar diperlukan oleh peserta, secara tepat dan pasti.

• Tujuan bisa digunakan untuk menguji hasil. Alasan kedua mengapa tujuan perlu didefiniskan dengan tajam adalah untuk mengetahui apakah kita sudah mencapai hasil yang diinginkan atau belum. Jika Anda tidak tahu mau pergi kemana, bagaimana Anda tahu bahwa Anda sudah tiba?

• Tujuan memberi arah yang jelas bagi peserta. Tujuan yang baik dapat memberi gambaran kepada peserta mengenai apa yang sedang berlangsung. Dengan tujuan yang jelas, peserta akan berpartisipasi dalam proses pembelajaran dengan lebih baik; mereka tidak perlu menebak apa yang akan dihasilkan.

Bagaimana cara merumuskan tujuan pembelajaran secara spesifik? Satu tujuan pembelajaran yang berguna bisa menjawab tiga pertanyaan berikut:

1. Pencapaian: kemampuan apa yang harus bisa dilakukan peserta pada akhir sesi? 2. Kondisi: dalam kondisi seperti apa, tujuan dapat tercapai? 3. Kriteria: sebaik apa hal itu harus dilakukan?

Contoh-contoh tujuan pembelajaran pengetahuan, ketrampilan dan sikap Berbasis pengetahuan (informasi, teori & konsep):

• Mengacu pada daftar metode latihan, peserta akan mampu mengklasifikasi metode pelatihan ke dalam metode pelatihan yang berpusat pada pembelajar dan peserta.

• Setelah sesi ini peserta akan mampu menulis tiga tujuan secara spesifik Berbasis ketrampilan (mampu melakukan, termasuk ketrampilan fisik, komunikasi dan berpikir):

• Dengan dilengkapi beberapa bahan penyuluhan multi-media, peserta akan memilih dan menampilkan bahan yang sesuai untuk pelatihan kelompok.

• Dengan diberi sejumlah perlengkapan pelatihan di dalam kelas, peserta akan menunjukkan cara kerja (paling kurang) tiga perlengkapan.

Berbasis sikap (pemikiran, perasaan terhadap orang, ide-ide dan pengalaman-pengalaman): • Seusai sesi peserta akan mengumpulkan 10 fakta pendukung yang ditulis dalam paragraf yang

menarik. • Peserta akan memiliki sikap yang baik terhadap Pelayanan Publik yang bisa dilihat dari tanggapan

yang mereka sampaikan dalam kuesioner.

146


Hand out Ide mengenai kata kerja yang digunakan dalan tujuan pembelajaran pengetahuan, ketrampilan dan sikap

Kata kerja untuk Pengetahuan Menerapkan menugaskan meratakan mengklasifikasi membandingkan menyimpulkan mengontraskan

memutuskan mendefinisikan menunjukkan merancang mendiagnosis membedakan mendiskusikan

mengenali memperkirakan mengevaluasi menguji menjelaskan mengidentifikasi menggambarkan

menginterpretasi membenarkan menyebut menyiapkan mengkualifikasi menilai

mengingat mengulang memilih menyebutkan meringkas

Kata Kerja untuk perasaan dan sikap Menerima mendukung menyetujui berargumen menyepakati berusaha menghadiri menghindari mengimbangi mempercayai menantang

merubah memilih mengikuti menyesuaikan bekerjasama mengritik mendebat memutuskan bertahan mengabdi menunjukkan

bersengketa mengevaluasi menguntungkan mengikuti mempengaruhi memulai bergabung mengadili

membenarkan keberatan mengamati mengorganisasi berpartisipasi bertahan memuja cenderung mempromosikan memrotes mengejar

bertanya merekomendasi menolak meminta menolak kehendak menanggapi mencari berbagi mendukung sukarela

Kata kerja untuk Ketrampilan Menyesuaikan mengatur mendekati merangkai membangun mampu mengumpulkan

menghubungkan mengkonstruksi mengontrol mengkoordinasi menyampaikan mencakup mencontohkan

mengembangkan memandu menangani mengelola merawat mengukur membentuk

menggerakkan mengoperasikan menampilkan menempatkan menyiapkan memproses menghasilkan

membaca mengurangi memindahkan menghentikan memindahkan menggunakan menulis



Hand out

Ringkasan: Ingat, dalam menulis tujuan pembelajaran, harus SMART. Tujuan semestinya...

S Specific (spesifik) And

Tujuan harus betul-betul spesifik dalam menjelaskan apa yang Anda inginkan dari peserta pelatihan. Pengetahuan, keterampilan, dan sikap apa yang harus dicapai oleh peserta pelatihan, segera setelah pelatihan berakhir.

Shared (bersama)

Tujuan tidak hanya memandu pelatih tetapi juga berfokus pada proses pembelajaran peserta, karenanya harus diberitahukan kepada peserta sejak awal

M Measurable (terukur) or observable

Jika tujuan tidak terukur atau tidak bisa diamati maka tujuan tidak bisa dimonitor atau dievaluasi dan karenanya tidak berguna. Itu juga menunjukkan bahwa tujuan yang dirumuskan, kurang spesifik

A Attainable or Achievable (bisa dicapai)

Anda harus tetap mengingat latar belakang peserta, ketika menulis tujuan pelatihan. Peserta harus bisa mencapai tujuan pelatihan yang tertulis

R Result (hasil) oriented and

Tujuan harus borrientasi hasil, yang mengungkapkan hasil dari proses pembelajaran

Realistic (realistis)

Ketika menulis tujuan, pertimbangkan semua keterbatasan praktis seperti keterbatasan waktu

T Trainee (peserta) centered and

Tujuan harus merumuskan hasil dari proses pembelajaran bagi peserta, dan bukannya pelatih

Time bound (terikat waktu)

Suatu tujuan harus menyebutkan kapan suatu tujuan tercapai, pada akhir … peserta ….

148


Menulis Tujuan Pembelajaran Pada akhir sesi ini peserta mampu untuk … menunjukkan tujuan pembelajaran yang dirumuskan dengan baik merumuskan tujuan pembelajaran untuk rencana sesi mereka sendiri Bahan/alat:

• overhead transparansi, dengan tujuan-tujuan yang saling terhubungkan dengan garis kosong untuk dirumuskan ulang dan spidol, atau flipchart dengan gambar yang sama

• fotokopi latihan Waktu: 2.5 jam Proses:

• Perkenalan sesi ini dengan mengingatkan peserta tentang tujuan pembelajaranb SMART yang telah diperkenalkan pada sesi sebelumnya. Jelaskan bahwa selama sesi ini mereka memiliki kesempatan untuk mempraktekkan bagaimana mengenali dan menulis tujuan pelatihan yang SMART.

• Bagikan latihan (adaptasikan topik dengan kelompok sasaran khusus Anda) dan minta orang-orang secara individu atau dalam kelompok kecil untuk menentukan apakah tujuan yang ditulis sudah memenuhi unsur SMART atau belum.

• Setelah 10 menit kumpulkan jawaban dalam pertemuan pleno dan tuliskan di overhead atau flipchart.

• Setelah menyepakati tujuan pembelajaran mana yang tidak SMART, minta pada kelompok kecil untuk menuliskan kembali menjadi tujuan pembelajaran yang benar menggunakan kata kerja yang didaftar dalam handout.

• Minta setiap kelompok kecil untuk menuliskan satu frase yang sudah diperbaiki pada overhead atau flipchart. Diskusikan pernyataan yang sudah diperbaiki.

• Jelaskan bahwa mereka kini siap untuk menulis tujuan pembelajaran untuk rancangan sesi mereka sendiri. Katakan bahwa pada hari selanjutnya setiap kelompok akan mengembangkan rancangan sesi lengkap tahap demi tahap. Merumuskan tujuan akan menjadi langkah pertama.

• Undang mereka untuk bekerja dalam kelompoknya. Di dalam kelompok, mereka diminta untuk memilih satu sesi dari agenda pelatihan yang akan mereka kerjakan besoknya, dan kemudian rumuskan tujuan pelatihan yang SMART.

Catatan. Awalnya mungkin latihan ini membingungkan, sebab banyak pelatih terbiasa menulis tujuan instruksional tetapi bukan tujuan pembelajaran secara spesifik. Karenanya, jika terjadi perbedaan pendapat apakah suatu pernyataan bisa diukur atau tidak, maka kita minta orang yang mengatakan bahwa hal itu bisa diukur untuk menunjukkan bagaimana mengukurnya. Hal ini akan menunjukkan apa yang dimaksud dengan bisa diukur. Seperti bagaimana Anda menunjukkan bahwa Anda mengakui pentingnyaProgram Pelayanan Publik. Mungkin seorang peserta akan menuliskan tiga alasan mengapa Pelayanan Publik itu penting. Dengan demikian, kita bisa menulis tujuannya menjadi “Peserta dapat mendaftar paling sedikit tiga alasan.” Hal ini lebih baik ketimbang kita hanya menulis “Peserta dapat mengenali …”



Hand out

KUNCI LATIHAN TUJUAN PEMBELAJARAN SMART?

Mendaftar paling sedikit 5 variabel penting mengenai masyarakat yang harus dipertimbangkan ketika bekerja dalam Program Pelayanan Publik

YA

Tahu cara menjalankan Program Pelayanan Publik Lebih baik: Bisa membedakan paling kurang 10 aktifitas dalam menjalankan suatu program Peningkatan Pelayanan Publik Dasar (Pendidikan, kesehatan, ekonomi)

TIDAK

Merasakan perlunya pemahaman aspek jender dalam Program Pelayanan Publik Lebih baik: Menyebutkan paling kurang 5 alasan mengapa aspek jender penting Dalam program Peningkatan Pelayanan Publik Dasar

TIDAK

Menyadari pentingnya partisipasi masyarakat dalam Peningkatan Pelayanan Publik Dasar Lebih baik: Akan menyertakan 10 fakta pendukung mengenai partisipasi masyarakat dalam satu paragraf yang menarik.

TIDAK

Mempercayai pentingnya Lebih baik: Bisa mempertahankan pendapat pentingnya Peningkatan Pelayanan Publik Dasar dalam satu debat

TIDAK

Membandingkan dua metode survei Tingkat Kepuasan Masyarakat terhadap pelayanan Publik Pemda

YA

Mengakui keuntungan Peningkatan Pelayanan Publik Dasar TIDAK

150


I. MERENCANAKAN & MENILAI SESI LATIHAN Memperkenalkan Rencana Sesi Tujuan: Pada akhir sesi ini peserta:

• Bisa mendaftar dan mengurutkan elemen suatu rencana sesi • bisa membedakan antara rencana sesi yang baik dan buruk dan menganalisis aspek-aspek baik

dan buruknya Bahan/alat:

• fotokopi daftar untuk memperkirakan, merancang dan menulis rencana sesi • fotokopi perbesaran sekitar 8 contoh rencana sesi (yang baik dan buruk)

Waktu: 1,5 jam Proses:

• Perkenalkan arah dan prosedur sesi ini • Mulai dengan curah pendapat secara cepat mengenai

o apakah sesi itu: bagian dari isi atau topik yang bisa dilaksanakan dalam waktu tertentu, secara umum 1 sampai 2 jam dan kurang dari 3 jam, bisa bervariasi dalam hari yang sama

o mengapa menulis rencana sesi dan untuk siapa: untuk merancang sesi, untuk menjelaskan sesi, untuk mendapatkan tanggapan dll., coba tulis untuk orang lain dengan sejelas mungkin

• Jalankan satu curah pendapat secara cepat mengenai elemen suatu rencana sesi • Minta dua peserta untuk tampil dan urutkan elemen-elemen dalam urutan yang benar dengan

bantuan dari kelompok. Hal ini akan menimbulkan diskusi kecil karena ada gaya yang berbeda. • Sepakati elemen-elemen yang seharusnya menjadi bagian, dan elemen apa yang bisa menjadi

bagian. • Tunjukkan contoh rencana sesi dan undang peserta untuk berkumpul untuk memilih yang

terbaik dan terburuk. • Dalam diskusi pleno minta peserta untuk mengambil posisi (berdiri di depan rencana sesi yang

dianggap paling jelek) dan minta mereka menjelaskan pilihanya. • Ulangi prosedur ini untuk pilihan terbaik. • Tutup dengan mengatakan bahwa ada gaya yang berbeda dalam penulisan rencana sesi. Jelaskan

bahwa gaya bisa berbeda tetapi harus tetap sederhana dan jelas, dan hal itu mungkin berkesan mudah tetapi dalam praktek sangat sulit, perlu banyak latihan dan mengulas. Jelaskan bahwa cara yang terbaik untuk memeriksa apakah Anda menulis satu rencana sesi yang baik adalah dengan memberikan kepada pelatih lain untuk dibaca dan tanyakan apakah dia bisa menjalankan sesi tersebut tanpa penjelasan tambahan.

Catatan. Berusahalah untuk memilih satu gabungan rencana sesi. Hal ini akan membangkitkan satu diskusi yang baik dan melengkapi peserta dengan banyak ide untuk mengembangkan gaya mereka sendiri dalam merencanakan sesi.



Hand Out

DAFTAR PERIKSA UNTUK PENILAIAN Merancang & menulis rencana sesi Apakah logis dan konsisten?

apakah tujuan sesi mungkin dicapai dengan mempertimbangkan keterbatasan waktu? apakah topik mencakup apa yang disebutkan dalam tujuan? apakah metode terpilih sesuai dengan tujuan yang disebutkan dalam pengertian pengetahuan,

ketrampilan dan sikap? pemilihan topik: kualitas versus kuantitas

Apakah akrab bagi pembelajar? Apakah mengikuti pelatihan - pembelajaran prinsip-prinsip: Apakah rencana sesi...

• meningkatkan minat? • menjelaskan arah? • berhubungan dengan pengalaman

peserta? • memperkuat motivasi? • mendorong inisiatif dan otonomi

peserta? • memungkinkan pelibatan dan interaksi

peserta yang sesuai? • memperkuat latihan, praktek, atau

pengalaman? • memperkuat keragaman kegiatan

menunjukkan isi dengan tahapan bertingkat?

• memungkinkan untuk perbedaan individual?

• memicu penerapan lebih luas? • memperkuat umpan balik? • memperkuat pengulangan? • memperkuat pengawasan

pembelajaran individual? • Diikuti dengan tindakan atau kaitan

dengan sesi lain?

Apakah akrab bagi pelatih? • Apakah tata letaknya menarik? • Apakah mudah dibaca? • Apakah prosedurnya jelas? • Apakah memberi semua informasi

yang diperlukan untuk melaksanakan sesinya?

• Apakah fleksibel? • Bisakah dengan mudah diadaptasi? • Bisakah dipergunakan lagi? • Bisakah diperbaiki? • Apakah memungkinkan untuk inisiatif

pelatih? • Apakah memberi petunjuk dan

peringatan tentang fasilitasi? • Bisakah dipergunakan dengan

kelompok peserta yang berbeda? • Apakah sesuai untuk ukuran kelompok

yang berbeda? • Apakah layak secara ekonomis? • Apakah sesuai untuk semua pelatih • tanpa mempertimbangkan

pengalaman? • Apakah cepat?

Tip : cara terbaik untuk memeriksa bahwa Anda telah menulis satu rencana sesi yang baik adalah meminta pelatih lain untuk membacanya dan dan tanyakan apakah dia bisa menjalankan sesi tanpa penjelasan tambahan

152


LATIHAN Menulis Rencana Sesi Tujuan: Pada akhir sesi peserta…

• bisa menulis rencana sesi untuk kursus mereka sendiri bahan/alat: Fotokopi handout Waktu: 2,5 jam Proses:

• Segarkan ingatan peserta dengan menanyakan mengapa penting untuk menulis rencana sesi. Jelaskan bahwa agak mudah untuk mengritik rencana sesi yang ditulis oleh orang lain yang akan mereka laksanakan tetapi akan cukup sulit untuk menulis satu rencana sesi sendiri.

• Minta peserta untuk memilih satu sesi sederhana untuk kursus mereka sendiri dan pertama hanya kembangkan tujuan pelatihan dan pilih metode yang sesuai dan tuliskan pada satu flipchart untuk dipamerkan.

• Pamerkan flipcharts dan minta umpan balik dari peserta. Pertajam tujuan dan perdebatkan pemilihan metode jika diperlukan.

• Undang peserta untuk kembali ke kelompok mereka dan kembangkan satu rencana sesi penuh berdasarkan pada umpan balik yang mereka terima dan pasang lagi pada flipchart untuk dipamerkan.

• Pamerkan semua rencana sesi dan minta peserta untuk berkeliling dan menekankan poin yang perlu dikembangkan dan poin-poin baik menggunakan post its.

• Diskusikan umpan balik pada post its dan jika diperlukan tambahkan pengamatan Anda sendiri. • Tutup dengan menanyakan apa yang peserta pelajari dengan menulis rencana sesi mereka

sendiri. Rumuskan poin-poin pembelajaran.



Hand out

OVERHEAD/LCD PROJECTOR Apakah rencana sesi itu? Secara singkat, satu rencana sesi harus berisi semua yang diperlukan untuk menjalankan satu sesi. Kenapa peduli? Karena Anda akan segera melaksanakannya, hal ini adalah usaha sebenarnya untuk menulis rencana sesi (yang baik). Karenanya sangat baik untuk mewujudkan rencana sesi Anda sebagai batu pembangun pelatihan Anda. Selama Anda hanya mengajar Anda tidak memerlukan rencana sesi, transparansi saja cukup. Tetapi, jika Anda ingin menjalankan acara pelatihan partisipatori maka Anda benar-benar memerlukannya, karena persiapan dan pelaksanaan menjadi jauh lebih kompleks. Rencana sesi membantu Anda untuk:

• memeriksa apakah sesi mengikuti satu alur logis tertentu • memeriksa kelayakan waktu • terhindar dari kelupaan untuk mempersiapkan segala sesuatu • terhindar dari kelupaan untuk melakukan atau mengatakan sesuatu selama sesi • memberitahu sesi Anda kepada pelatih atau narasumber lain • mendapat umpan balik • mengembangkan sesi Anda • mendokumentasikan pelatihan Anda • dll.

Apa yang ditulis? Satu rencana sesi bisa berisi banyak elemen, Berikut ini adalah hal-hal yang paling penting:

• Tujuan. Satu rencana sesi harus memberi tujuan sesi. Hal ini bisa membantu pelatih untuk menjalankan sesi dan mengevaluasi akibatnya

• Waktu. Indikasi waktu lamanya sesi diperlukan untuk merencanakan agenda pelatihan • Bahan-bahan. Catatan mengenai persiapan, ruang dan bahan-bahan yang diperlukan

membuat pelatih sadar tentang apa dan bagaimana harus dipersiapkan • Proses, Akitifitas atau langkah-langkah. Instruksi, petunjuk, pertanyaan dan latihan

sederhana bisa digambarkan di sini. Harus juga berisi jawaban dan informasi lengkap mengenai pertanyaan atau subjek yang sepertinya akan muncul selama pelatihan. Instruksi mengenai bagaimana bahan lain yang ditampilkan harus juga disertakan, seperti alat bantu visual dan lembar latihan

• Alat bantu visual, lembar latihan dan hand out. Bahan apa pun yang diperlukan untuk menjalankan sesi, seperti transparansi untuk presentasi, lembar kerja untuk latihan, studi kasus dan hand outs harus disertakan

Catatan. Komentar apa pun mengenai penerapan, kemungkinan akibat, risiko, peringatan, atau ide-ide untuk variasi bisa disertakan di sini.

154


Hand out CONTOH TATA LETAK RENCANA SESI. Judul Sesi ...... Tujuan: Pada akhir sesi peserta… 1. 2. ... dst Bahan/alat: 1. 2....dst Waktu: ...... jam ...... menit Proses (Langkah-langkah): 1. 2..... dst Catatan: ...... J. CATATAN FASILITATOR LATIHAN Menulis Sebuah Catatan Informasi Pada akhir sesi peserta…

• Telah menyusun elemen utama pelatihan mereka dalam satu catatan informasi • Telah menerima umpan balik mengenai bagaimana cara mengembangkan program mereka

Bahan/alat: 1. Fotokopi hand out 2. Fotokopi contoh dan informasi catatan (lebih baik yang berhubungan dengan pelatihan ini) 3. Hadiah untuk proposal terbaik Waktu: 2.5 jam Proses:

• Menjelaskan bahwa berdasarkan kerja perancangan sebelumnya kita akan mengembangkan satu catatan informasi untuk program pelatihan kita. Segarkan ingatan mereka mengenai catatan pelatihan yang telah dibagikan pada awal pelatihan ini

• Jalankan satu curah pendapat mengenai mengapa, untuk siapa dan apakah satu catatan informasi itu (lihat handout). Bagikan hand outs

• Undang kelompok untuk persiapan satu presentasi ramuan utama programs pelatihan mereka dan katakan kepada mereka bahwa satu panel ‘donor potensial’ *(sejawat atau narasumber) akan diundang untuk menilai proposal program pelatihan mereka

• Pamerkan keluaran pelatihan dan minta panel donor dan peserta lain untuk membaca proposal. 5. Undang satu panel ‘donor’ potensial untuk menggali poin-poin penting dan wilayah pengembangan untuk setiap tim dan akhirnya temukan pemenang akhir dan jelaskan pilihan tersebut

• Tutup pertemuan dan minta panel untuk menyerah kan hadiah kepada tim pemenang • Rumuskan poin-poin pembelajaran penting dan ingatkan peserta bahwa sering catatan informasi

harus dikembangkan pada tahap yang sangat awal untuk memeriksa kelayakan, untuk mencari donor, menarik peserta dll. Karenanya sering dilakukan langsung setelah latihan TNA



• Jika waktu memungkinkan, refleksikan dengan menggunakan simulasi sebagai satu metode pelatihan

• Sediakan waktu bagi tim waktu untuk mengembangkan program pelatihan dan catatan informasi mereka berdasarkan umpan balik

Catatan: *) Tantangannya adalah membuat simulasi semirip mungkin, dengan mengundang orang luar, merubah ruangan sekeliling, dll. Semakin baik simulasinya, peserta akan berusaha bersaing untuk menang.

Hand out OVERHEAD/LCD PROJECTOR Menulis sebuah catatan informasi Apakahan catatan informasi itu? Sebuah catatan informasi menjelaskan latar belakang dan elemen utama pelatihan. Hal itu bisa saja berbentuk suatu yang sederhana seperti kertas A4 yang diketik hitam putih, sampai satu brosur yang disertai dengan gambar, tergantung pada tujuan dan kelompok sasaran, tergantung pada tujuan dan ketersediaan dana. Kenapa dan untuk siapa itu bisa berguna? Dalam kebanyakan kasus Anda memerlukannya untuk mulai memobilisasikan dana, peserta dan atau narasumber pada tahap paling awal proses pelatihan, jauh sebelum Anda memilih semua detail dan bahan-bahan pelatihan Anda. Karenanya sangat berguna untuk mengembangkan dan mendokumentasikan gambaran keseluruhan pelatihan Anda dalam satu format yang menarik dan bisa dipahami bagi orang luar (jadi jangan menulisnya sebagai satu dokumen formal). Catatan informasi ini memungkinkan Anda untuk:

• menginformasikan/menarik peserta potensial • meyakinkan atasan Anda untuk mengorganisasikan pelatihan seperti itu • menginformasikan kepada donor untuk memobilisasikan dana untuk pelatihan Anda • menginformasikan / memobilisasikan pelatih dan narasumber potensial • menginformasikan pihak lain yang tertarik • mulai mendokumentasikan pelatihan Anda.

Apa yang dicantumkan dalam catatan informasi? Apa yang Anda tulis dalam catatan informasi jelas tergantung untuk siapa Anda menulisnya. Tetapi beberapa elemen tertentu akan berguna untuk setiap kelompok sasaran yang disebutkan di atas, seperti:

• alasan pelatihan • tujuan umum • tujuan pelatihan atau hasil yang diharapkan • pendekatan atau strategi pelatihan • profil kelompok sasaran • topik yang dicakup

Informasi lain sebagai pilihan, seperti:

• batas waktu pendaftaran • biaya pelatihan • jadwal pelatihan • anggaran pelatihan (untuk donor) • lembar pendaftaran • kuesioner untuk peserta • tips persiapan atau kebutuhan untuk peserta • informasi logistik (seperti apa yang harus dibawa, detail perjalanan & akomodasi

156


K. METODE PELATIHAN PARTISIPATIF Terdapat banyak sekali metode pelatihan, penentuan jenis metode suatu pelatihan sangat tergantung pada tujuan, target audiens, output, waktu, situasi dan sumberdaya yang tersedia. Pada bagian awal dari materi pelatihan ini diawali dengan menggali dan mempraktekkan metode pelatihan yang diketahui dan dikuasai peserta. Dan pada bagian-bagian selanjutnya beberapa jenis metode pelatihan, kelemahan dan keunggulannya ditampilkan untuk melengkapi pengetahuan maupun menambah ketrampilan peserta. 1. Pengalaman Menggunakan Metode LATIHAN Sharing: Metode Pelatihan Tujuan: Pada akhir sesi ini, peserta……

• telah berbagi metode pelatihan yang mereka kenal • telah memilih beberapa metode yang ingin mereka praktekkan.

Bahan/alat: Foto kopi latihan Waktu: 1.5 jam Proses:

• Jelaskan bahwa selama sesi ini mereka akan berbagi tentang semua metode pelatihan yang mereka ketahui dan memilih beberapa di antaranya untuk mereka praktekkan nantinya. Perkenalkan “snowballing” (bola salju) sebagai metode pelatihan dan jelaskan bahwa kita akan menggunakan metode ini untuk berbagi pengalaman kita menggunakan berbagai metode pelatihan.

• Undang setiap orang untuk menulis sebanyak mungkin metode pelatihan yang dapat mereka ingat pada buku catatan mereka.

• Minta mereka untuk berpasangan, menjelaskan tentang apa yang mereka tulis dan jika diperlukan saling menjelaskan tentang metode ini sebelum menuliskannya pada post it yang terpisah, tandai mereka yang terbiasa sebagai pelatih.

• Mintalah mereka untuk membentuk kelompok yang terdiri dari empat orang. Mereka diminta untuk menyiapkan sebuah daftar metode dari yang paling kurang partisipatif sampai yang paling partisipatif.

• Akhirnya minta mereka membentuk kelompok delapan orang, kemudian minta mereka untuk menyepakati sebuah daftar yang tersusun serta memilih tiga metode yang mereka suka untuk dipraktekkan (metode yang akan mereka coba sebagai seorang pelatih).

• Minta kepada kelompok untuk memperagakan hasilnya dan memeriksa daftar mereka dan membandingkannya, serta mendiskusikan perbedaannya.

• Jelaskan bahwa sekarang kita akan memilih metode yang akan dipraktekan. Minta peserta untuk membentuk kelompok yang terdiri dari tiga orang (trio) yang akan memfasilitasi sebuah kegiatan selama 30 menit dengan menggunakan satu dari metode pelatihan yang terpilih.

• Bentuk kelompok tiga menurut minatnya, bagikan latihan dan biarkan mereka menyiapkan diri sekurangnya selama satu jam.

• Jika waktu memungkinkan, refleksikan metode bola salju : keuntungan, kerugian, tujuan, kapan saat penggunaannya ?



Hand Out TUGAS/LATIHAN PRAKTEK METODE PELATIHAN Tujuan pelatihan ini adalah untuk memberikan kesempatan kepada Anda untuk mempraktekkan sebuah metode training yang relatif baru di lingkungan yang aman. Ingat, bahwa Anda ada di sini untuk belajar dan kebanyakan kita belajar dari kesalahan kita. Praktek ini akan memberi Anda kesempatan untuk :

• mempraktekkan dan mengamati metode dan ketrampilan pelatihan baru. • menggabungkan pemahaman Anda tentang pembelajaran orang dewasa dan prinsip pelatihan. • menerima umpan balik dari rekan dan pelatih Anda.

Praktek Tiap tiga orang akan diberi waktu selama 30 menit untuk memfasilitasi aktivitas mereka. Anda akan bertindak sebagai satu tim sebagai berikut :

• Orang pertama akan memperkenalkan kegiatan tersebut. • Orang kedua akan melaksanakan kegiatan tersebut. • Dan orang ketiga akan “memproses” kegiatan tersebut, melalui hal seperti refleksi, analisis, ringkasan dan

kesimpulan. Persiapan Semakin baik Anda menyiapkan hal tersebut sebagai satu sesi pelatihan yang sebenarnya, semakin banyak yang akan Anda pelajari dari hal tersebut. Inilah giliran Anda untuk melakukannya, Anda akan menjadi pelatih, Anda akan tampil. Persiapkan kegiatan Anda dalam kelompok tiga sebagai berikut :

• Persiapkan satu topik yang sesuai dengan metodenya. • Putuskan siapa yang akan memperkenalkannya, melaksanakannya dan memproses kegiatan • Siapkan bagian fasilitasi Anda dan siapkan semua pengaturan dan bahan-bahan yang Anda perlukan untuk

melaksanakan kegiatan. • Cobalah berlatih sebelum mempraktekkan dan periksa apakah Anda berlaku sebagai satu tim, mengelola

waktu dengan baik dll. • Lakukan!

Hand out

Bahan bacaan Tidak ada cetak biru untuk memilih metode pelatihan Tidak ada petunjuk yang jelas/pasti dalam menentukan metode pelatihan. Memilih metode yang akan digunakan adalah proses kreatif dan analitis yang harus mempertimbangkan berbagai masalah. Setiap pelatih memiliki metode personal yang digemarinya, tergantung pada minat, gaya dan pengalaman personal. Bagaimanapun kita, sebagai pelatih, harus mencoba memilih satu metode pelatihan yang tepat tidak hanya berdasarkan minat sendiri tetapi terutama dari sudut pandang peserta. Berikut ini beberapa petunjuk yang bisa Anda gunakan ketika memilih satu metode. Kebutuhan terhadap berbagai metode pelatihan Orang memiliki gaya pembelajaran mereka sendiri. Beberapa orang cenderung untuk menyimak dan menganalisis, yang lain lebih menyukai pengamatan atau pengalaman dan praktek. Untuk mendukung semua perbedaan cara pembelajaran gaya tersebut, kita, sebagai pelatih, harus menggunakan berbagai metode pelatihan.

158


2. Petunjuk Untuk Memilih Metode Pelatihan Pertimbangkan hal berikut ini dalam memilih metode pelatihan 1. Apakah tujuan pembelajaran?

Tujuan pembelajaran bisa berhubungan dengan peningkatan kesadaran, pemahaman, penguasaan ketrampilan, perubahan sikap...

Perubahan sikap adalah tantangan untuk pelatih, mereka berubah sangat lambat dan agak tidak pasti. Perubahan sikap lebih banyak muncul dari bagaimana sesuatu dilakukan daripada apa yang dikatakan. Perubahan sikap kebanyakan cenderung muncul dalam interaksi kelompok dengan anggotanya.

2. Berapa banyak pengalaman yang dimiliki peserta yang berhubungan dengan topiknya?

Jika mereka memiliki pengalaman, maka Anda harus mempertimbangkannya, dan memberi mereka kesempatan untuk mengingat dan berbagi. Kita bisa menggunakan studi kasus, permainan peran, simulasi, curah pendapat dll. sebagai cara untuk berbagi pengalaman.

3. Bagaimanakah profil peserta?

Berapa umur, seks, latar belakang pendidikan dan sosial mereka? Bagaimana mereka biasa belajar? Apakah mereka pernah mengikuti program pelatihan sebelumnya?

4. Bagaimana pengalaman Anda sendiri?

Apakah kekuatan dan kelemahan Anda? Sebagai seorang pelatih, Anda harus merasa nyaman menggunakan metode pelatihan.

5. Seperti apakah situasi praktisnya?

Anda harus memeriksa, ketersediaan waktu, bahan-bahan, sumberdaya, fasilitas, dan tempat…



Hand Out

PEMILIHAN METODE PELATIHAN Metode Pelatihan Berdasarkan Tipe Penggunaan Ringkasan berikut ini akan memberi Anda beberapa petunjuk tentang berbagai tipe penerapan sejumlah metode pelatihan.

Metode Pelatihan Penerapan

Kuliah Memindahkan pengetahuan dari pelatih kepada Jumlah peserta yang banyak Memperkenalkan topik dan teori yang baru dan kompleks Memperkenalkan modul-modul dan tujuan pelatihan

Diskusi Terstruktur Mempertukarkan opini-opini dan ide-ide Pemecahan masalah, Perencanaan Strategi perumusan Masalah-masalah kontroversial

Diskusi Kelompok kecil Berbagi pengalaman Mempertukarkan ide-ide dan opini-opini Pemecahan masalah, Perencanaan

Buzz Group Memperkuat proses pembelajaran Menyediakan waktu istirahat dalam satu kuliah, untuk berpikir, berproses dan merumuskan Menggali umpan balik Pemecahan masalah, Sharin

Curah pendapat Mengumpulkan ide-ide, pengalaman-pengalaman masa lalu Pemecahan masalah Berpikir kreatif/ inovatif Menyediakan waktu jeda yang menyegarkan dan membentuk minat kelompok

Studi kasus Pemecahan masalah Pengambilan keputusan Analisis situasi kompleks

Demonstrasi Pembelajaran satu ketrampilan Operasi perangkat lunak, mesin-mesin dan instrumen

Kunjungan lapang Mengaitkan teori dengan praktek Memraktekkan ketrampilan Pengamatan dan refleksi

Permainan peran Untuk menghadapi situasi yang saling bertentangan dan menegangkan Mengajar ketrampilan interpersonal, ketrampilan komunikasi dan negosiasi Membawa dimensi kemanusiaan dari suatu studi kasus Memperkuat pola perilaku empatis

Permainan (games) Masalah pengelolaan, Pengambilan keputusan Pembangunan tim

Simulasi Konsep pengelolaan, Pengambilan keputusan Pembangunan Tim Perencanaan jangka pendek dan panjang

Icebreakers Saling mengenal Mendorong interaksi

Energizers Membangkitkan semangat, membangunkan peserta yang mengantuk & bosan Merangsang berpikir kreatif, memecah kebuntuan berpikir Menantang asumsi dasar Melengkapi konsep baru Pembentukan kelompok, Pembangunan tim Bergembira

160


Hand out Bahan bacaan Metode Pelatihan dan teknik-teknik berdasarkan tujuan dan ukuran kelompok

Metode atau teknik

Men

dapa

t pe

nget

ahua

n

Men

dapa

t ke

tram

pila

n

Mer

ubah

sik

ap

Mer

angs

ang

krea

tifi

tas

Mer

angs

ang

berp

ikir

Mem

bang

kitk

an

disk

usi

Mem

bang

kitk

an id

e-id

e /

pem

ecah

an

Men

cipt

akan

ke

giat

an

Berg

una

utk

indi

vidu

Terb

aik

dg

kelo

mpo

k ke

cil

Berg

una

utk

kelo

mpo

k be

sar

Kuliah Ceramah dg ilustrasi Pembicara tamu Tanya jawab Diskusi Debat Fishbowl Diskusi panel Buzz group Curah pendapat Studi kasus Demonstrasi Studi lapangan Permainan peran Simulasi Icebreakers Energizer Pekerjaan rumah Membaca Metode atau teknik ........(bisa tambah...???)



3. Mempraktekkan Metode Pelatihan LATIHAN Pada akhir sesi peserta…

• Lebih percaya diri untuk menggunakan metode yang dipraktekkan dalam setting pelatihan sebenarnya.

• Telah mempraktekkan ketrampilan pengamatan, umpan balik dan pelatihan mereka sesuai dengan pemahaman mereka mengenai prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa dan perbedaan peran /kualitas pelatih

Bahan/alat: • Ingatkan kepada peserta untuk menyiapkan segala sesuatu yang mereka butuhkan sendiri. • Foto kopi lembar pengamatan • Foto kopi handout dengan satu pilihan metode pelatihan yang berbeda

Waktu: Untuk tiap trio 30 menit praktek dan 15 menit refleksi. Proses:

• Perkenalkan tujuan dan prosedur sesi • Tentukan atau pilih bersama peserta satu kegiatan pelatihan tertentu, misalnya keterlibatan

masyarakat dalam penyusunan peraturan daerah tentang pelayanan publik dasar • Minta 3 orang relawan (trio) pertama untuk mencobakan metode tersebut • Beri waktu trio pertama 10 menit untuk mempersiapkan diri • Sebelum trio pertama memulai dengan kegiatan mereka, jelaskan peran peserta

lain, bahwa mereka pada saat yang sama sebagai pengamat dan perkenalkan hal-hal penting yang harus mereka amati/ ingat. Bagikan lembar pengamatan.

• Setelah praktek, minta peserta, pelatih dan pengamat untuk mengingat dan menuliskan pengalaman-pengalaman dan pengamatan mereka.

• Jelaskan bahwa refleksi akan berfokus pada penampilan trio. Refleksi mengenai metode yang digunakan akan dilakukan kemudian pada sesi akhir. Refleksikan praktek dengan cara berikut:

o Undang pelatih trio untuk mengungkapkan apa yang mereka pikir saat berlangsung, tanyakan apa yang akan mereka rubah di waktu selanjutnya. Cocokkan perasaan ini satu per satu dengan pengamatan dari pengamat.

o Pertama undang peserta untuk memberikan umpan balik positif dan kemudian minta ide-ide untuk pengembangan.

o Tambahkan umpan balik Anda sendiri jika perlu. • Lanjutkan dengan mengundang kelompok yang lain (trio) dengan cara yang sama dan dorong

mereka untuk menggunakan hal-hal penting pembelajaran dari trio sebelumnya. • Tanyakan kepada tiap trio apakah mereka merasa yakin untuk menggunakan metode yang

dipraktekkan dalam setting pelatihan sebenarnya selanjutnya. Jika tidak, mengapa? • Rumuskan hal-hal penting dari pembelajaran. Bagikan hand out mengenai ulasan tentang metode

dan karakteristik pelatihan. Catatan. Hal ini biasanya memakan waktu, tetapi sangat efektif untuk membangun kepercayaan diri ketika menggunakan metode pelatihan yang lebih partisipatif atau inovatif. Sementara pada saat yang sama latihan juga memberikan kesempatan untuk menjajaki tingkat ketrampilan peserta, terutama ketika mereka mengintegrasikan pembelajaran orang dewasa dan prinsip-prinsip pelatihan partisipatif.

162


hand Out

LATIHAN REFLEKSI PRAKTEK METODE PELATIHAN Sebagai pengamat. Lakukan pengamatan secara seksama dengan menggunakan tabel berikut:

Apakah pelatihan.... (jika ya beri tanda pada )

Bagaimana pelatih melakukannya

Saran pengembangan

Memperkenalkan tujuan sesi ini menjelaskan metode dan prosedur sesi melibatkan peserta dalam pembelajaran

mempergunakan alat bantuan visual memberikan kesempatan untuk praktek mendorong peserta memproses kegiatan Melibatkan peserta selama analisis dan refleksi kegiatan

merumuskan kegiatan

Untuk peserta. Coba jawab pertanyaan berikut:

• Apa yang membantu Anda untuk belajar?

• Apa yang membatasi Anda dalam belajar?

• Apa yang bisa membantu Anda untuk belajar lebih baik?

Untuk trio pelatihan. Coba jawab pertanyaan berikut:

• Bagaimana pikiran Anda tentang jalannya kegiatan?

• Apakah yang berlangsung berbeda dari yang diharapkan?

• Apa yang lebih sulit dari yang diperkirakan? • Untuk di masa datang, hal berbeda apa yang

akan dilakukan?



4. Menggunakan Metode yang Tepat LATIHAN Memilih metode pelatihan Pada akhir sesi peserta…

• Bisa menjelaskan mengapa metode pelatihan harus dipilih dengan hati-hati agar sesuai dengan tujuan dari satu sesi dan sesuai dengan profil pembelajar

• Bisa menjelaskan bahwa banyak metode yang cocok untuk meningkatkan kesadaran atau pengetahuan, tetapi hanya sedikit yang bisa mengembangkan ketrampilan atau merubah sikap

• Bisa memilih metode pelatihan yang tepat sesuai dengan tujuan, kelompok sasaran yang berbeda, serta situasi yang spesifik

Bahan/alat:

• Adaptasikan dan salin latihan* sebanyak jumlah kelompok kecil, dan potong menjadi beberapa bagian untuk tiap kelompok.

• Foto kopi hand out Waktu: 1.5 jam Proses:

• Perkenalkan sesi ini sebagai pemanasan untuk persiapan sesi-sesi mereka. Jelaskan bahwa dalam latihan yang akan dilakukan, kita akan memraktekkan cara memilih metode pelatihan

• Jalankan curah pendapat cepat dengan peserta mengenai apa yang mereka pikirkan dan apa yang harus dipertimbangkan ketika kita memilih satu metode pelatihan

• Jelaskan bahwa dalam kenyataan kita harus berpikir mengenai semua faktor-faktor berbeda ini pada waktu yang sama, tetapi dalam latihan kita akan melakukan pemilihan berdasarkan pada satu atau beberapa faktor saja. Hanya tiga faktor yang dipilih untuk latihan ini; tujuan, tipe peserta dan tipe-tipe situasi (jika sudah diperkenalkan, ingatkan agar peserta mengacu pada komponen-komponen yang ada pada pabrik perancangan)

• Jika perlu perkenalkan, jelaskan atau segarkan istilah kesadaran, pengetahuan, ketrampilan dan sikap

• Bentuk kelompok dan bagikan potongan kertas dengan metode pelatihan yang berbeda dan tujuan-tujuan yang berbeda (kesadaran, pengetahuan, ketrampilan dan sikap)

• Undang kelompok untuk mengatur metode pelatihan sesuai dengan tujuan yang diinginkan • Perbincangkan hasilnya dan diskusikan keluarannya. Cegah diskusi yang terlalu panjang mengenai

detail, tetapi pastikan bahwa pola keseluruhan mencerminkan bahwa banyak metode cocok untuk tujuan-tujuan peningkatan kesadaran dan pengetahuan, tetapi hanya sedikit yang efektif untuk meningkatkan ketrampilan atau mengubah sikap. Refleksikan metode yang mereka gunakan dan konsekuensi keluaran apa yang diharapkan dari aktifitas pelatihan mereka

• Ulang prosedur yang sama untuk kelompok sasaran dan situasi yang berbeda ** • Bagikan hand out

164


Hand out

TUGAS/LATIHAN Pemilihan Metode Pelatihan Tergantung pada tujuan, kelompok sasaran dan situasi spesifik. Perbesar dan Gunting menjadi potongan terpisah atau tulis kembali tiap kata kunci pada satu kertas meta plan

KESADARAN PETANI

PENGETAHUAN STAF LAPANGAN

KETRAMPILAN STAF PEMERINTAH

SIKAP PENGAMBIL KEPUTUSAN

ISI KOMPLEKS TOPIK KONTROVERSIAL

RUANG KECIL LEBIH DARI 30 PESERTA

HANYA TERSEDIA 1 JAM PELATIH TDK BERPENGALAMAN

Kuliah Energizers

Demonstrasi Kunjungan lapang

Kelompok diskusi kecil Teknik Delphi

Kelompok Diskusi pleno Roda Margholis

Studi kasus Fishbowl (akuarium)

Simulasi Latihan Individual

Curah pendapat Kuiz

Kelompok Buzz Bercerita

Penugasan/ latihan Pameran

Permainan peran Pengamatan

Snowballing Umpan Balik personal

Icebreakers Menggambar

Permainan (games) Video/ slides 8.6Keterangan: * Adaptasikan latihan dengan konteks pelatihan Anda, dengan memilih, menambah atau merubah berbagai tujuan, sesuai dengan kelompok sasaran dan keterbatasan yang ada. ** Tergantung pada ketersediaan waktu, Anda bisa memperkenalkan faktor-faktor yang berbeda untuk dipraktekkan.



5. Perumusan Metode Terpilih Perumusan Metode Pelatihan Tujuan: Pada akhir sesi peserta…

• Bisa mendaftar paling kurang tiga kelebihan dan kekurangan dari metode pelatihan yang diulas • Bisa menjelaskan penerapan metode pelatihan ini

Bahan/alat:

• Flip chart dengan tata letak dan penjelasan fishbowl (akuarium) • Foto kopi hand out

Waktu: Tergantung jumlah putaran fishbowl (akuarium) yang digunakan untuk mendiskusikan berbagai metode pelatihan; Proses: Pengantar: 10 menit, tiap putaran: 10 menit, Perumusan: 15 menit

• Perkenalkan sesi ini dengan menjelaskan bahwa sesi ini merupakan rangkuman dari metode pelatihan. Jelaskan bahwa kita akan meninjau ulang metode. Kita akan merefleksikan pada kelebihan, kekurangan dan berbagai kegunaan tiap metode.

• Jelaskan kita akan melakukannya dengan menggunakan metode fishbowl (akuarium). Jelaskan metode ini jika diperlukan. Tiap putaran akan mencakup metode yang berbeda.

• Undang peserta untuk mengatur kembali kursi dalam bentuk fishbowl (akuarium) dan undang para ikan untuk putaran pertama.

• Selama diskusi berkembang pastikan bahwa kelebihan, kekurangan dan penggunaan metode pelatihan sudah dicakup semua. Rumuskan beberap hal-hal penting yang muncul dalam diskusi.

• Untuk putaran selanjutnya, diskusikan metode pelatihan selanjutnya, undang para ikan baru untuk bergabung. Lakukan dengan cara yang sama.

• Setelah putaran terakhir, undang peserta untuk duduk dalam satu lingkaran besar dan lakukan curah pendapat mengenai batasan penggunaan metode partisipatif (waktu, keakraban dengan pelatih dan peserta, setting formal, ruang/ pengaturan fasilitas, dll.).

• Tunjukkan kontinuum pelatihan pada halaman selanjutnya tanpa metodenya, dan minta peserta jika mereka bisa mengisinya dengan contoh.

• Jelaskan bahwa kita belum tentu bisa langsung memulai dari sisi kanan gambar kontinuum yang ditunjukkan, tetapi bahwa kita harus mencoba bergerak secara bertahap sesuai arah tersebut sepanjang waktu (dengan metode yang sama, dalam pelatihan yang sama, dalam karir pelatihan Anda sendiri dan dalam organisasi Anda).

• Bagikan handout. 8.11

166


Hand Out 8.12 PELATIHAN METODE KONTINUUM

Kuliah Diskusi terpimp

Curah pendapat

Latihan terstruktur

Studi kasus

Simulasi Permainan peran

Diskusi Kelompok

kecil

Pembelajaran sendiri

BERPUSAT PELATIH

BERPUSAT PEMBELAJAR



6. FAKTOR PENDUKUNG

a. Pengaturan Tempat Duduk Di dalam pelatihan dimana para peserta harus saling berkomunikasi dan bekerjasama satu dengan yang lainnya, pengaturan tempat duduk dapat memberikan pengaruh yang sangat kuat pada dinamika kelompok. Pengaturan tempat duduk dapat mempengaruhi siapa berbicara kepada siapa dan siapa yang sepertinya mendominasi aktifitas-aktifitas pelatihan.

• Adalah penting bagi setiap peserta untuk dapat melakukan tatapan mata para peserta antara satu dengan yang lainnya sebanyak mungkin. (Adalah sangat penting bagi fasilitator untuk dapat bertatapan mata dengan setiap orang).

• Berbentuk sebuah lingkaran sangat ideal untuk ini. Cara ini membiarkan orang saling melihat antara satu dengan yang lainnya secara leluasa. Hal ini akan mendorong keterbukaan dan perhatian didalam kelompok. Pengaturan tempat duduk secara tradisional seperti dalam ruangan kelas dimana fasilitator berada di depan dan setiap orang menghadap pada fasilitator, menimbulkan kesan dan kecenderungan untuk menempatkan fasilitator pada posisi penguasa dan memisahkan fasilitator dari anggota kelompok lainnya. Barangkali hal yang paling menguntungkan posisi lingkaran ialah bahwa hal ini menempatkan setiap orang pada tempat berpijak yang sama dan sejajar.

• Meja-meja memberikan orang-orang suatu titik hubungan biasa/ umum, memungkinkan mereka duduk dengan enak, dan menyediakan tempat utuk menulis dan meletakkan peralatan / bahan-bahan kerja. Suatu sisi kurang menguntungkan dari meja-meja ialah bahwa meja-meja membatasi gerakan dan kadang-kadang mungkin bertindak sebagai penghalang antara orang-orang. Meja-meja mempengaruhi cara anggota-anggota kelompok saling berinter-aksi: orang-orang sepertinya lebih suka berbicara dengan mereka-mereka yang duduk pada sudut yang benar terhadap mereka, yang berikut paling mungkin berbicara dengan mereka yang duduk disamping mereka, dan paling kurang mau berbicara dengan mereka yang duduk bersebelahan. Sebagai tambahan, siapa saja yang duduk pada kepala meja yang berbentuk empat persegi panjang cenderung berbicara lebih banyak dan mempunyai pengaruh lebih besar terhadap hasil dari diskusi dibandingkan dengan anggota-anggota yang lain.

• Jadi, bila memungkinkan, gunakan susunan meja yang berbentuk lingkaran atau persegi empat. (Sering anda dapat merapatkan dua meja persegi panjang untuk menjadikannya persegi empat). Bentuk-bentuk ini memberikan kesempatan pada anggota-anggota kelompok untuk lebih banyak saling melakukan hubungan tatap mata di antara mereka. Jika fasilitator harus menggunakan meja persegi panjang, mungkin sebaiknya fasilitator itu sendiri yang duduk di bagian kepala meja karena fasilitator akan lebih menyadari akan keuntungan dari posisi itu dan dapat mengendalikan diri sendiri untuk tidak mendominasi kelompok itu.

Siapa duduk dimana : Karena orang-orang akan lebih suka berinter-aksi dengan individu-individu yang duduk berdekatan dengan mereka, fasilitator mungkin mau bertanya pada orang-orang untuk tidak duduk berdekatan dengan kawan dekat mereka atau orang lain yang mereka sudah kenal baik sekali, jika pengaturan yang lain menyenangkan bagi mereka. Ini sangat penting terutama bagi peserta pelatihan jangka pendek, atau pada situasi-situasi dimana penting sekali bagi individu-individu yang berlainan dalam kelompok untuk berinter-aksi. Dengan duduk disamping orang-orang yang mereka belum kenal, peserta pelatihan akan terdorong untuk berupaya mengenal yang lainnya. Ini akan mengembangkan suatu atmosfer yang akrab dan membantu meniadakan dan menetralkan setiap pengelompokkan.

168


Hand out BAHAN BACAAN CONTOH PENGATURAN TEMPAT DUDUK



b. Media Pelatihan Media pelatihan adalah segala sesuatu yang dapat dipergunakan untuk merangsang pikiran, perasaan, perhatian dan kemampuan atau ketrampilan peserta sehingga dapat mendorong terjadinya proses belajar pada diri peserta pelatihan. Batasan ini cukup luas dan mendalam mencakup pengertian sumber, lingkungan, manusia dan metoda yang dimanfaatkan untuk tujuan pembelajaran / pelatihan. Pada mulanya media hanya berfungsi sebagai alat bantu visual dalam kegiatan belajar, yaitu berupa sarana yang cepat memberikan pengalaman visual kepada peserta antara lain untuk mendorong motivasi, memperjelas dan mempermudah konsep-konsep yang abstrak dan mempertinggi daya serap belajar. Dengan masuknya pengaruh teknologi audio maka lahirlah alat bantu audio visual yang terutama menekankan penggunaan pengalaman yang konkrit untuk menghindari verbalisme. 1. Jenis-Jenis Media Pelatihan

Secara umum media pelatihan dapat dikategorikan sebagai berikut di bawah ini: • Media Visual Dua Dimensi Tidak Transparan, yang termasuk dalam jenis media

ini adalah: gambar, foto, poster, peta, grafik, sketsa, papan tulis, flipchart, dan sebagainya.

• Media Visual Dua Dimensi yang Transparan. Media jenis ini mempunyai sifat tembus cahaya karena terbuat dari bahan-bahan plastik atau dari film. yang termasuk jenis media ini adalah: film slide, film strip, movie film, dan sebagainya.

• Media Visual Tiga Dimensi. Media ini mempunyai isi atau volume seperti benda sesungguhnya. yang termasuk jenis media ini adalah: benda sesungguhnya, nodel, diorama, speciment, mock-up, pameran, dan sebagainya.

• Media Audio. Media audio berkaitan dengan alat pendengaran seperti misalnya: Radio, Kaset, Laboratorium bahasa, telepon dan sebagainya.

• Media Audio Visual. Media yang dapat menampilkan gambar dan suara dalam waktu yang bersamaan, seperti: Film, Compact Disc, TV, Video, dan lain sebagainya.

Dari beberapa jenis media tersebut di atas, ada beberapa media yang mempunyai "perangkat keras" (Hardware) dan "perangkat lunak" (Software). Untuk menggunakan berbagai media tersebut diperlukan ketrampilan tersendiri. Namun perlu diingat bahwa "media pelatihan" hanyalah "alat bantu" dalam proses belajar, dan bukan "tujuan".

2. Penggunaan Media Pelatihan Partisipatif

Berdasarkan prinsip pelatihan partisipatif dan andragogis, maka media pelatihan yang digunakan hendaknya mengikuti alur atau siklus belajar berdasarkan pengalaman. Oleh karena itu dalam pelatihan partisipatif, penggunaan media pelatihan tersebut di atas pada umumnya digunakan untuk:

• Membantu dan menstimulasi para peserta pelatihan untuk melakukan pembahasan dan diskusi dan tidak bersifat instruksional.

• Membantu dan menstimulasi proses pengungkapan pengalaman, pengungkapan permasalahan sesuai dengan kenyataan yang dihadapi dalam kehidupan sehari-hari.

• Membantu menimbulkan "proses mengalami" untuk dapat diungkapkan sebagai bahan diskusi lebih jauh.

• Membantu peserta pelatihan untuk "memperkuat" dan "memperteguh" hasil-hasil pembahasan atau hasil-hasil diskusi yang telah dilakukan oleh peserta itu sendiri.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengembangkan dan menggunakan Media Pelatihan dalam Pelatihan Partisipatif adalah:

• Media yang dikembangkan dan dipergunakan dalam pelatihan tidak bersifat memberi informasi, tetapi lebih bersifat mengajukan permasalahan yang ada dan tidak bersifat instruksional.

170


• Penyajian media yang ada harus diikuti dengan diskusi dan pembahasan oleh para peserta pelatihan dengan jalan menjawab atau mendiskusikan berbagai pertanyaan yang diajukan oleh fasilitator, sesuai dengan siklus belajar berdasarkan pengalaman:

o Mengalami o Mengungkapkan pengalaman o Pembahasan / Diskusi atau analisis o Menarik kesimpulan o Menerapkan, yang akhirnya menimbulkan pengalaman baru

Peran peserta lebih aktif dalam menggunakan media yang ada sebagai alat untuk "mengalami dan mengungkapkan pengalaman". Sedangkan peran fasilitator lebih untuk menyimpulkan hasil-hasil yang dicapai

3. Mempersiapkan Logistik Pelatihan

Hindarilah semboyan "Tiba Saat Tiba Akal". Persiapkanlah Pelatihan Anda sebaik mungkin sejak dini. Persiapan yang baik 50% pekerjaan telah terselesaikan. Buatlah "Check List Kegiatan" yang dapat dipergunakan untuk memantau "tingkat kesiapan" pelaksanaan suatu lokakarya atau pelatihan, antara lain meliputi :

• Menyiapkam rencana ruangan atau tempat pelatihan yang akan dipergunakan • Menyiapkan rencana tata letak (denah) meja kursi sesuai dengan tujuan pelatihan • Menyiapkan rencana lokasi, akomodasi pelatihan dan sarana transportasinya • Menyiapkan rencana undangan & komitmen peserta dan skedul komunikasi • Menyiapkan rencana ToR, undangan fasilitator dan narasumber dan materi pokok

pelatihan • Menyiapkan rencana kelengkapan peralatan • Menyiapkan Daftar Hadir dari awal sampai akhir Pelatihan setiap hari, • Menyiapkan rencan periksa ketersediaan dan kesiapan sarana pendukung untuk

kebutuhan istirahat, misalkan konsumsi, tempat sholat Dll. • Menyiapkan rencana alur keseluruhan dan agar tercipta suasana yang santai dan

tidak formal dan komunikasi terbuka pada waktu pelaksanaan pelatihan • Menyiapkan rencana anggaran pelatihan • Hadirlah lebih awal sebelum peserta datang !!!



Check list ruang dan peralatan Pengaturan meja kursi Jumlah kursi Jumlah meja Pengaturan tempat duduk Mobilitas meja Mobilitas kursi suara Bising dari luar Bising dr dalam (kipas, dll) Tidak diperlukan microphone Pengelihatan Jendela, cahaya siang Cahaya, tata lampu Kemungkinan ruang digelapkan Tiang penghalang pandangan Atmosfir Kontrol ventilasi Kontrol temperatur Ruangan Tempat untuk memajang Tempat untuk kerja/permainan Penyimpanan peralatan Dinding utk menempel flipchart Spanduk Jam dinding ....??

Fasilitas kamar mandi yang layak layanan cofee break air minum telepon & fax rekreasi kebersihan Perlengkapan white board pin board dudukan flipchart & klip Layar LCD Projector Flipchart & LCD Projector TV set Mesin fotocopy Video & audio player Sound system Listrik Kabel listrik gulung Komputer Printer Spidol warna warni kecil Spidol warna warni sedang Spidol warna warni besar Kamaera digital Tape recorder ??

Check list alat tulis

Untuk tiap peserta Files Separators Buku tulis Pena Pensil Stabilo Kartu nama (name tag) Untuk ruang pelatihan Dudukan flipchart Kertas flipchart White board Spidol (whiteboard, permanen) & warna

warni Ukuran sedang Ukuran besar Masking tape Stapler ....??

Lem stick Pelubang Penyerut Penghapus klip kertas ukuran untuk flipchart kabel listrik gulung penggaris beberapa ukuran cutter paket kertas metaplan warna warni Isolasi double tape paket post its beberapa warna paket Kertas ukuran A4 gunting Peralatan games & role play ....?? ....?? ....??

172


BAGIAN VI 5 MENGEVALUASI PELATIHAN A. PENGALAMAN DALAM MENGEVALUASI Tujuan: Pada akhir sesi peserta ...

• bisa menjelaskan tujuan-tujuan dan tingkat-tingkat yang berbeda dari suatu evaluasi pelatihan • bisa menyebutkan paling kurang lima cara yang tidak konvensional untuk mengevaluasi kegitan

pelatihan • telah menyiapkan satu rencana evaluasi untuk pelatihan mereka sendiri

Bahan/alat: • kertas flipchart dengan tabel untuk latihan kelompok • foto kopi hand out • sebuah bola yang ringan untuk digilirkan (contohnya gumpalan kertas)


• Lakukan curah pendapat dengan cepat mengenai apa yang biasanya dievaluasi peserta dalam pelatihan mereka, kapan dan bagaimana mereka melakukannya. Rumuskan hasilnya. Biasanya evaluasi pada akhir pelatihan menggunakan kuisioner yang ditujukan hanya untuk menilai tingkat reaksi.

• Jelaskan bahwa tujuan dari sesi ini adalah untuk memperluas pikiran mereka mengenai apa, kapan dan bagaimana suatu pelatihan bisa dievaluasi. Tipe latihan evaluasi akan bergantung pada tipe dan tujuan dari sesi pelatihan.

• Mulai satu diskusi mengenai tujuan suatu pelatihan secara umum dengan menanyakan: Kapan tanggung jawab kita berakhir - ketika peserta pulang atau setelah mereka kembali ke pekerjaan mereka? Apakah menjadi tujuan kita untuk merubah orang yang sudah dilatih, apakah untuk meningkatkan kemampuan kerja mereka, apakah untuk memperkuat organisasi, apakah untuk memperbaiki situasi pada tingkat desa, atau apakah untuk mengembangkan programi?

• Kaitkan diskusi ini untuk mengevaluasi dengan menjelaskan bahwa ketika Anda berpikir bahwa tanggung jawab Anda sebagai seorang pelatih sudah berakhir, maka evaluasi Anda juga akan berakhir.

• Perkenalkan berbagai tingkat evaluasi satu demi satu, mulai dari tingkat yang paling bawah dan berikan satu contoh untuk setiap tingkat (lihat handout)

• Bagikan hand out dan undang peserta dalam kelompok mereka untuk menyiapkan satu rencana evaluasi untuk kursus pelatihan mereka sendiri dengan mengisi satu tabel dengan tiga kolom (kapan/tingkat, Bagaimana dan siapa) pada satu flipchart. Dorong mereka untuk berpikir mengenai cara untuk mengevaluasi beberapa tingkat yang lebih tinggi yang biasanya tidak mereka cakup.

• Minta peserta untuk memajang kerja kelompok mereka dan diskusikan hasilnya. • Akhiri sesi ini dengan mengatakan bahwa Anda akan mengevaluasi apa yang sudah dipelajari

peserta dengan selama sesi ini dengan menggilir satu bola berkeliling. Siapa pun yang menerima bolanya bisa menyebutkan sesuatu yang telah mereka pelajari selama sesi ini.

Catatan. Jika Anda tidak memiliki atau hanya memiliki sedikit pengalaman mengevaluasi beberapa tingkat yang disebutkan di sini maka katakanlah.



B. PEMAHAMAN DALAM EVALUASI PELATIHAN 1. Apakah evaluasi pelatihan itu? Evaluasi pelatihan adalah pengumpulan informasi kualitatif dan kuantitatif secara sistematis yang diperlukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelatihan. 2. Mengapa suatu pelatihan harus dievaluasi? Pandangan yang paling umum mengenai evaluasi adalah bahwa ini adalah tahap terakhir dari siklus desain pelatihan. Meskipun demikian, evaluasi pada akhir suatu latihan harus menjadi satu bagian integral dari siklus agar kita bisa memainkan satu peran kunci dalam kontrol kualitas dengan menyediakan umpan balik mengenai:

• efektifitas dan pendekatan dan metode yang digunakan • pencapaian tujuan yang ditetapkan oleh pelatih dan peserta • apakah kebutuhan awalnya yang telah diidentifikasikan pada tingkat organisasional, individual

dan dampak telah dipenuhi. 3. Apa yang harus dievaluasi dan kapan harus dilakukan? Kebanyakan latihan evaluasi terutama mengukur kepuasan dan kegembiraan peserta. Meskipun demikian, evaluasi pada akhir pelatihan harus benar-benar mengukur tujuan pembelajaran yang spesifik. Dengan kata lain, evaluasi harus mengukur perubahan dalam pengetahuan, ketrampilan dan sikap daripada sekedar kepuasan atau kegembiraan peserta. Kebanyakan kegiatan pelatihan hanya dievaluasi pada akhir program pelatihan. Meskipun begitu jika kita ingin mencapai tujuan umum kita (Misal, perbaikan pelayanan publik dasar), kita juga harus mengevaluasi apa yang terjadi setelah pelatihan diselesaikan. Tingkat-tingkat evaluasi pelatihan berikut ini bisa diidentifikasikan, dihubungkan dengan rantai sebab dan akibat: 5.7 Tabel Berikut Memberi Beberapa Ide Tipe Informasi Apa yang dan Pada Tingkat yang Mana dan Bagaimana

Tingkat/Kapan Apa Bagaimana Selama pelatihan • Kegembiraan

• Umpan balik mengenai topik dan metode tertentu • Mengukur hasil atau perubahan dalam

pengetahuan, ketrampilan, sikap

• Pemantauan harian atau kegiatan umpan balik • Pengamatan • Penugasan kelompok atau individual

Pada akhir pelatihan • Relevansi tujuan pembelajaran keseluruhan • Umpan balik mengenai seluruh topik dan metode

• Konvensional • Kuisioner dengan pertanyaan terbuka

dan/atau tertutup • Metode yang lebih kreatif (lihat di bawah)

Di tempat kerja setelah pelatihan

• Relevansi pengalaman pelatihan • Pengukuran penggunaan pembelajaran • Pengukuran perubahan perilaku • Penerapan rencana aksi individual

• Wawancara • Pengamatan • Kuisioner

Efektifitas organisasi • Pengukuran dalam perubahan organisasional • Penerapan rencana atau projek tindakan kolektif

• Wawancara dengan pemberi kerja (juga melalui telepon, email dll.)

Dampak pada kelompok sasaran

• Pengukuran sejauh mana kebutuhan yang telah diidentifikasi oleh kelompok sasaran telah dipenuhi

• Menilai bagaimana organisasi yang bekerja sama memberi kontribusi pada pengembangan

• Wawancara dengan penduduk /masyarakat kelompok sasaran program

Dampak keseluruhan pada peningkatan pelayanan publik

• Menilai bagaimana organisasi yang bekerjasama memberi kontribusi pada perbaikan pelayanan publik

• Hanya bisa dilakukan sebagai bagian dari satu penjajakan dampak yang lebih luas

4. Langkah-langkah dalam perencanaan evaluasi

• Putuskan mengapa, dan untuk siapa, pelatihan harus dievaluasi. • Perjelas apa yang dievaluasi; dalam tingkat dan komponen apa pada tiap tingkat

174


• Putuskan informasi apa yang harus dikumpulkan dan dari siapa - peserta, narasumber, pemberi kerja, penduduk/ kelompok sasaran dll.

• Pilih metode-metode dan teknik-teknik evaluasi yang paling sesuai dengan tujuan dan situasi Anda.

• Kembangkan dan laksanakan kegiatan evaluasi. • Gabungkan dan analisis data Penjajakan Kebutuhan Pelatihan, Pemantauan harian, Rencana Aksi

Peserta, Evaluasi Peserta, umpan balik dari pelatih termasuk pengamatan pelatih, umpan balik dari pemberi kerja, umpan balik dari penduduk desa dll.

• Lakukan tindakan berdasarkan hasil, seperti memperbaiki kegiatan & mengembangkan kegiatan atau pendekatan baru, dan mengembangkan kegiatan lanjutan dan dukungan yang diperlukan.

Ide-ide untuk metode-metode dan teknik-teknik evaluasi yang tidak konvensional pada akhir program pelatihan

Ide-ide berikut dapat melengkapi pendekatan yang lebih formal untuk evaluasi seperti kuesioner. Seperti halnya desain penelitian yang baik dilengkapi dengan metode-metode yang berbeda untuk mengkaji dan membuktikan suatu situasi, evaluasi pelatihan yang baik harus dilengkapi dengan beragam teknik-teknik penjajakan (lihat bahan bacaan & baca juga lampiran evaluasi pelatihan) Pendekatan-pendekatan alternatif untuk mengevaluasi berikut ini hanya sedikit menggunakan tulisan dan lebih banyak menggunakan ungkapan kreatif. Banyak juga yang menggunakan beberapa bentuk kesenian agar memungkinkan bagi individual dan kelompok untuk mengungkapkan ide-ide dan perasaan mereka. Pendekatan semacam itu menghasilkan data, yang kompleks, subtil, ekspresif dan menggugah. Dalam evaluasi yang konvesional, biasanya kelompok dan individu sering menjawab satu pertanyaan langsung dan mungkin hanya mengatakan apa yang ingin didengar oleh pelatih. Semakin tidak langsung pendekatan yang digunakan, melalui ungkapan kreatif, maka akan menghasilkan informasi yang lebih kaya, lebih dalam, lebih jujur dan lengkap. C. BEBERAPA CONTOH DALAM MENGEVALUASI PELATIHAN # Kolase Evaluasi Menggunakan koran, majalah, lukisan, dan/atau obyek-obyek, kelompok-kelompok menciptakan kolase untuk mengungkapkan ide-ide dan perasaan mereka mengenai satu pertanyaan evaluasi, yang diajukan pelatih. Contohnya: Apa yang paling berguna mengenai pelatihan yang telah Anda capai? # Mural Evaluasi Menggunakan simbol-simbol, anggota-anggota kelompok menciptakan satu mural Siklus Desain Pelatihan yang mewakili perasaan dan pemikiran kolektif mereka mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pelatihan, apa yang mereka rasakan mengenai kursus pelatihan dan pendekatan-pendekatan yang mereka gunakan selama program pelatihan. Mural harus hanya menjawab satu pertanyaan. # Metafor untuk menggambarkan pembelajaran dan/atau perubahan Kelompok-kelompok atau individual bisa memilih satu objek (baik dari objek yang disediakan, atau satu gambar dari imajinasi mereka sendiri) dan menggunakan objek ini sebagai metafor untuk menggambarkan aspek tertentu untuk dievaluasi. Contohnya, peserta bisa diminta untuk memilih satu tanaman dan menjelaskan bagaimana pengalaman mereka dalam kursus pelatihan seperti tanaman tersebut. Mereka boleh berbicara bagaimana tanaman berbunga, atau mungkin menjelaskan tentang bagaimana tanaman mati karena pemupukan yang tidak cukup. Pelatih kemudian bisa mengajukan pertanyaan berhubungan dengan apa yang dikatakan peserta.



# Pencapaian rentang-waktu (time-line) Rentang-waktu mungkin membantu menunjukkan bagaimana pembelajaran bisa diibaratkan seperti sekoci yang timbul tenggelam (dan mengapa) dengan berlalunya waktu. Individual bisa menciptakan satu rentang-waktu yang menunjukkan kegiatan yang penting, terutama dalam pengertian apa yang dipelajari selama kursus pelatihan. Mereka bisa saja melengkapi rentang waktu ini dengan simbol-simbol. Rentang-waktu harus naik, turun, menurun dan berbelok, untuk menggambarkan perubahan yang terjadi. # Potret perubahan diri Menandai bagian diri yang telah berubah Minta peserta untuk membuat gambar sederhana seseorang pada satu atau dua flipchart, kemudian tandai bagian dirinya yang telah berubah. Contohnya, mungkin jika mereka lebih menyimak sekarang mereka bisa menggambar kuping yang lebih lebar, berwarna cerah, dll). Mungkin mereka memiliki pemahaman baru mengenai sesuatu atau telah belajar satu konsep baru. Karena itu mereka akan menonjolkan atau menandai otak dan mendaftar atau mengatakan perubahan apa saja yang telah terjadi. # Ungkapan Kreatif Menggunakan berbagai bentuk ungkapan kreatif (lukisan, musik, tarian, drama, permainan peran, kolase, objek temuan, wayang). Minta peserta untuk mengungkapkan perasaan-perasaan dan ide-ide mereka mengenai satu pertanyaan menggunakan bentuk-bentuk biasa dan yang bisa diterima secara kultural dari ungkapan kreatif. Fasilitator harus memutuskan sebelumnya apakah kelompok akan membuat kolase, atau mengembangkan dan menampilkan satu drama dll. Satu pertanyaan yang mungkin dijawab menggunakan ungkapan kreatif adalah: Bagaimana pelatihan telah mempengaruhi Anda? 5.10 # ‘Pelatih Yth’:....... minta peserta untuk menulis sebuah surat untuk Anda Pada awal kegiatan pelatihan, undang setiap peserta secara individual untuk menulis surat informal untuk memberi umpan balik mengenai pelatihan. Anda bisa memutuskan untuk meminta umpan balik mengenai aspek tertentu dari kegiatan pelatihan atau membiarkannya terbuka. Pada hari terakhir Anda bisa menjelaskan ringkasan surat-surat disertai dengan tanggapan Anda terhadap umpan balik dan saran mereka. Apa yang tidak jelas dalam surat selalu bisa ditanyakan kemudian secara individual. Metode ini sering menghasilkan umpan balik yang bernilai karena orang mengungkapkan dirinya secara lebih terbuka dalam satu surat daripada mereka harus mengucapkannya secara langsung atau melalui kuisioner. Metode-metode yang digunakan untuk pemantauan harian bisa juga digunakan untuk melengkapi evaluasi pada akhir program pelatihan seperti roda evaluasi, dan mengkaji dan mengurutkan penyelesaian tujuan-tujuan pembelajaran, dll.

176


D. PANDUAN MONITORING DAN EVALUASI 1. Rasional menjamin mutu semua aspek penyelenggaraan dan hasil pelatihan. Salah satu upaya untuk mewujudkan hal tersebut, secara sistematis perlu dilakukan Monitoring dan Evaluasi (M&E) terhadap pelaksanaan program-program tersebut. Melalui M&E akan dapat diketahui apakah pelaksanaan program pelatihan berjalan sesuai yang direncanakan, apa saja hambatan yang terjadi, dan bagaimana mengatasi masalah tersebut. Melalui M&E secara komprehensif akan dapat diketahui sejauhmana kemajuan suatu pelatihan dapat dicapai. Tanpa pelaksanaan M&E, tidak dapat dikatakan apakah pelatihan mengalami kemajuan atau tidak. M&E pada umumnya menghasilkan informasi yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Oleh karena itu, M&E yang bermanfaat adalah M&E yang menghasilkan informasi yang cepat, tepat, dan cukup untuk pengambilan keputusan. Berkaitan dengan hal tersebut, penyelenggara pelatihan perlu melakukan M&E terhadap program-program yang diselenggarakannya. 2. Pengertian dan Tujuan Monitoring dan evaluasi (M&E) pada dasarnya terdiri atas dua aspek kegiatan, yaitu monitoring dan evaluasi. Meskipun ke dua istilah tersebut seringkali dipandang memiliki satu pengertian, sesungguhnya masing-masing memiliki makna dan fokus yang agak berbeda

Monitoring merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk mengawasi atau memantau proses dan perkembangan pelaksanaan program sekolah. Fokus monitoring adalah untuk mendapatkan informasi mengenai pelaksanaan program pelatihan, bukan pada hasilnya. Lebih spesifiknya, fokus monitoring adalah pada komponen proses pelaksanaan program, baik menyangkut proses pengambilan keputusan, pengelolaan penyelenggaraan, pengelolaan program, maupun pengelolaan proses pembelajaran. Hasil monitoring dgunakan untuk pengambilan keputusan perbaikan proses-proses selanjutnya

Evaluasi merupakan suatu proses sistematis dalam mengumpulkan, menganalisis, dan menginterpretasikan informasi untuk mengetahui tingkat keberhasilan pelaksanaan program pelatihan dengan kriteria tertentu untuk keperluan pembuatan keputusan. Informasi hasil evaluasi dibandingkan dengan sasaran yang telah ditetapkan pada program. Apabila hasilnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan, berarti program tersebut efektif. Jika sebaliknya, maka program tersebut dianggap tidak efektif (gagal). Monitoring dilakukan untuk tujuan supervisi, yaitu untuk mengetahui apakah program pelatihan berjalan sebagaimana yang direncanakan, apa hambatan yang terjadi dan bagaimana cara mengatasi masalah tersebut. Dengan kata lain monitoring menekankan pada pemantauan proses pelaksanaan program dan sedapat mungkin dapat memberikan saran untuk mengatasi masalah yang terjadi. Hasil monitoring digunakan sebagai umpan balik untuk penyempurnaan pelaksanaan program-program di sekolah. Evaluasi bertujuan untuk mengetahui apakah program pelatihan mencapai sasaran yang diharapkan. Evaluasi menekankan pada aspek hasil (output). Konsekuensinya, evaluasi baru dapat dilakukan jika program pelatihan sudah berjalan dalam satu periode tertentu, sesuai dengan tahapan sasaran yang dirancang. Misalnya untuk satu tahun pelajaran. Dapat juga untuk satu catur wulan atau satu semester, atau satu daur proyek tertentu Hasil M&E berupa informasi untuk pengambilan keputusan, sehingga informasi/datanya harus dapat dipertanggungjawabkan (valid dan reliable). Informasi dan simpulan hasil monitoring diharapkan dapat digunakan untuk mengambil keputusan tentang apa yang perlu dilakukan untuk membantu agar



program pelatihan berhasil seperti yang diharapkan. Informasi dan simpulan hasil evaluasi diharapkan untuk mengambil keputusan tentang program pelatihan secara utuh, mulai dari kesesuaian dengan kebutuhan masyarakat dan tuntutan masa depan (konteks), input, proses, output yang ditargetkan maupun outcome yang diharapkan, dan juga untuk program-program tahun berikutnya. 3. Komponen Evaluasi dan Indikator Secara umum, M&E program pelatihan mencakup lima komponen utama, yaitu: (1) konteks, (2) input, (3) proses, (4) output, dan (5) outcome.

• M&E komponen konteks pada dasarnya mempertanyakan apakah program pelatihan sesuai dengan landasan kebijakan program/proyek, tantangan masa datang, dan kondisi lingkungan

Komponen konteks mencakup indikator yang mempertanyakan apakah program pelatihan sesuai dengan: (a) landasan kebijakan program/proyek yang berlaku, (b) kondisi sosiologis dan fakta target group program/proyek, (c) tantangan kedepan bagi peserta pelatihan, (d) aspirasi target group program/proyek, (d) daya dukung target group terhadap program/proyek

Indikator-indikator tersebut seharusnya menjadi landasan program/proyek dalam merumuskan visi, misi, dan tujuan. Oleh karena itu, dalam pelaksanaan M&E, yang dipertanyakan adalah: apakah visi, misi, dan tujuan serta sasaran yang dirumuskan telah sesuai dengan indikator-indikator eksternal tersebut di atas.

• M&E komponen input pada dasarnya mempertanyakan apakah input-input pelatihan siap

untuk digunakan. Siap berarti mencakup keberadaan, kuantitas maupun kualitasnya. Komponen input mencakup indikator antara lain: (a) kebijakan, tujuan, dan sasaran mutu, (b) sumberdaya manusia (staf), (c) sumber daya selebihnya (dana, peralatan, perlengkapan, bahan), (d) harapan prestasi tinggi, (e) fokus pada pelanggan, (f) manajemen, terdiri dari tugas, rencana, program, regulasi (ketentuan-ketentuan, limitasi, prosedur kerja, dan sebagainya). Input mana yang dicermati dalam M&E tergantung sasaran yang ingin dicapai dan program yang dilaksanakan.

Idealnya indikator-indikator input tersebut telah siap sehingga proses pendidikan yang diprogramkan dapat berjalan dengan baik. Di dalam pelaksanaan M&E dipertanyakan apakah sumberdaya manusia (pelaih/fasilitator, tata usaha, peserta/pembelajar), berbagai rancangan pembelajaran sebagai aplikasi kurikulum, berbagai sarana pendukung kegiatan pelatihan yang diperlukan, anggaran, dan sebagainya telah disusun atau diadakan sesuai kebutuhan.

• M&E komponen proses pada dasarnya mempertanyakan apakah proses pengolahan input

telah sesuai dengan yang seharusnya. Artinya apakah proses tersebut telah sesuai dengan prinsip yang diyakini atau terbukti baik.

Komponen proses dalam penyelenggaraan pelatihan sebagai contoh antara lain indikator: (a) proses belajar mengajar yang efektif, (b) kepemimpinan penyelenggara, (c) penciptaan lingkungan pelatihan yang nyaman dan tertib, (d) pengelolaan tenaga trainer/fasilitator yang efektif, (e) pemilikan budaya mutu, (f) kerjasama tim kerja yang kuat, (g) kemandirian, (h) partisipasi yang tinggi dari peserta dan institusinya, (h) keterbukaan, (i) kemauan untuk

178


berubah (inovasi), (j) evaluasi dan perbaikan secara berkelanjutan, (k) responsive dan antisipatif terhadap kebutuhan, (l) komunikasi yang baik, (m) akuntabilitas, dan (n) sustainibilitas.

Idealnya indikator-indikator dalam komponen proses tersebut berjalan sesuai dengan prinsip dan konsep yang dijadikan landasan berpikir. Oleh karena itu, dalam M&E dipertanyakan apakah proses-proses yang terkait dengan program yang diajukan telah berjalan seperti prinsip yang melandasi pembelajaran orang dewasa yang partisipatif

• M&E komponen output pada dasarnya mempertanyakan apakah sasaran yang ingin dicapai

pada suatu program tertentu telah tercapai. Dengan demikian untuk komponen output, M&E baru dapat dilakukan pada saat program sudah selesai dan kegiatannya merupakan evaluasi.

Komponen output selalu mengenai kinerja pembelajar, karena pelatihan pada dasarnya fokus pada keberhasilan peserta. Artinya apapun program yang diajukan, wujud outputnya harus berbentuk kinerja peserta atau yang biasa disebut hasil belajar. Hasil belajar dapat bersifat peningkatan kualitas kerja, perbaikan dalam pelayanan, dan sebagainya. Juga dapat bersifat tidak langsung terkait dengan materi pelatihan, misalnya harga diri, kejujuran, kerjasama yang baik, rasa kasih sayang yang tinggi terhadap sesama, solidaritas, toleransi, kedisiplinan, kerajinan, prestasi, dan sebagainya. Juga sangat mungkin ada output yang bersifat antara, misalnya intensitas kehadiran peserta, intensitas dan antusiame proses belajar mengajar, dan sebagainya. Namun hasil antara tersebut harus benar-benar sebagai wahana untuk mewujudkan hasil belajar.

• M&E komponen outcome pada dasarnya mempertanyakan dampak dari program pelatihan.

Dampak biasanya muncul setelah output terjadi beberapa lama. Dampak dapat terjadi pada pembelajar (lulusan), misalnya meningkatnya permintaan dan intensitas memfasilitasi pelatihan serupa. Dampak juga dapat mengenai program/proyek, misalnya peningkatan popularitas program/proyek, tingkat kepercayaan kepada program/proyek, perbaikan pelayanan pemda kepada publik, dan terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik.

E. INSTITUSI PELAKSANA M&E

• Penyelenggara melaksanakan M&E terhadap program-program yang dilaksanakan, baik yang

fokusnya pada monitoring pelaksanaan program maupun pada evaluasi hasil program. M&E seperti ini disebut M&E internal. Dengan cara itu diharapkan penyelenggara mengetahui perkembangan pelaksanaan program dan memberikan solusi jika terjadi masalah. M&E oleh penyelenggara dilakukan secara periodik dan hasilnya dicatat sebagai dokumen. Dokumen tersebut digunakan sebagai bahan penyusunan laporan kemajuan dan untuk bahan konsultasi

• Pelatih • Peserta

F. WAKTU PELAKSANAAN M&E

1. M&E internal oleh penyelenggara yang memfokuskan pada monitoring pelaksanaan program pelatihan dilaksanakan secara periodik, misalnya setiap akhir sesi atau hari. Dengan melaksanakan M&E secara periodik diharapkan pelatih/penyelenggara mengetahui betul perkembangan pelaksanaan program pelatihan yang sedang berjalan, dan sedini mungkin mengetahui kendala yang muncul sehingga dapat membantu penanggungjawabnya



dalam mencari pemecahannya. Penyelenggara & pelatih dan peserta juga perlu melakukan M&E yang memfokuskan pada evaluasi hasil program pelatihan pada akhir akhir pelaksanaan programpelatihan.

2. Setiap periode proyek tertentu, misalnya tiap akhir tahun dilakukan penilaian secara

komprehensif terhadap program pelatihan secara keseluruhan. Jika diperlukan, review dilaksanakan oleh institusi independen.

Perlu dicatat bahwa M&E haruslah dilakukan oleh orang yang benar-benar mengerti tentang M&E dan telah mempelajari program-program yang dimiliki penyelenggara/proyek. Sebelum melakukan M&E sebaiknya petugas/pengawas mempelajari lebih dahulu lulusan dan target group yang akan dikunjungi. Juga mempelajari laporan kemajuan yang disusun oleh penyelenggara pada setiap pelatihan (jika sudah ada) dan laporan akhir tahun sebelumnya. G. SUMBER DATA Sumber data M&E adalah: (1) dokumen, (2) persepsi orang (responden) dan (3) hasil pengamatan.

1. Dokumen mencakup antara lain dokumen program pelatihan, target audiens dan sasaran proyek, jumlah peserta dan fasilitator, serta fasilitas yang dimiliki maupun yang ada di lingkungannya.

2. Orang (responden) akan memberikan data tentang persepsi mereka terhadap

program/proyek ataupun pelatihan, kerjasama antara warga pembelajar maupun penyelenggara dengan lingkungan, kemandirian peserta dicocokkan dengan tujuan dan indikator-indikator yang telah ditetapkan sebelumnya, atau bila belum disusun, terlebih dahulu disepakati bersama secara paritispatif antara penyelenggara, lulusan dan target group proyek

3. Hasil pengamatan akan memberikan data antara lain berupa keterlibatan peserta dalam

pelatihan latihan, dan antusiasme warga sekolah dalam suatu kegiatan tertentu. Sumber data M&E harus disesuaikan dengan data yang diperlukan. Ketiga sumber data tersebut dapat digunakan, sedangkan data apa yang perlu digali dari setiap sumber dapat dilihat pada instrumen/kuesioner dan panduan observasi, dokumentasi, dan wawancara. H. METODA PENGUMPULAN DATA Pengumpulan data pada dasarnya dilakukan melalui: (1) metoda dokumentasi untuk mencermati dokumen-dokumen program pelatihan, sosiologis target group, fasilitas yang dimiliki, dan hasil-hasil yang dicapai oleh program pelatihan; (2) metoda wawancara untuk menggali pendapat beberapa lulusan dan target group secara mendalam terhadap program pelatihan, proses penyusunan program maupun pelaksanaannya; (3) metoda observasi untuk menggali data yang terkait dengan kegiatan program pelatihan yang sedang berjalan maupun hasil-hasilnya; serta (4) metoda kuesioner untuk menggali pendapat lulusan dan target group yang terkait dengan program pelatihan secara ekstensif. Penggunaan ke empat metoda tersebut dilakukan secara saling melengkapi. Misalnya, metoda wawancara diarahkan untuk mendalami dan melakukan pemeriksanaan ulang terhadap pendapat lulusan yang dituangkan dalam isian kuesioner. Hal ini untuk mengantisipasi adanya data yang tidak sesuai atau

180


bertentangan satu dengan lainnya. Demikian pula metoda observasi diharapkan dapat melengkapi atau pemeriksaan ulang dari data yang diperoleh dari data dokumen atau sebaliknya.

Instrumen

Secara umum, panduan M&E dan instrumen dikembangkan penyelenggara sebagai pemilik kegiatan/proyek. Peserta, lulusan, fasilitator, target group diharapkan mencermati panduan beserta instrumen tersebut dan diharapkan dapat menyempurnakan instrumen Instrumen terdiri dari: kuesioner dan panduan observasi, dokumentasi dan wawancara. Kuesioner meliputi kuesioner untuk penyelenggara/pimpinan program, kuesioner untuk fasilitator, kuesioner untuk peserta dan lulusan, kuesioner untuk organizer (tata usaha) dan kuesioner untuk target group. Petunjuk penilaian, kisi-kisi instrumen, dan contoh Instrumen. Perlu dipahami bahwa setiap daerah, situasi pembelajarannya dan permasalahan yang dihadapi sangat bervariasi. Oleh karena itu, tidak mungkin disusun instrumen yang rinci. Instrumen pada panduan ini sifatnya umum, dan setiap petugas M&E diharapkan menyesuaikan dengan kondisi daerah yang dikunjungi

I. PELAKSANAAN MONITORING DAN EVALUASI PENYUSUNAN RANCANGAN

Sebelum melaksanakan M&E, rancangan atau disain pelaksanaan M&E perlu lebih dahulu mendapat input dari berbagai pihak untuk dikembangkan agar dapat menjaring aspirasi dari konstituen maupun penyelenggara/proyek. Rancangan ini diperlukan sebagai pedoman dalam melaksanakan M&E.

Secara umum, beberapa komponen utama yang perlu ada dalam rancangan M&E antara lain: (1) penentuan fokus dan tujuan, (2) penentuan komponen dan indikator, (3) rancangan pengumpulan data dan pengembangan instrumen, (4) penyusunan rencana kerja.

1. Penentuan Fokus dan Tujuan

Fokus kegiatan M&E perlu ditentukan, yaitu apakah lebih menekankan pada kegiatan monitoring atau pada evaluasi. Seperti dikemukakan di muka, monitoring memfokuskan pada perolehan informasi mengenai pelaksanaan program pelatihan, sedangkan evaluasi memfokuskan pada hasil program pelatihan atau program. Di samping itu, mengacu pada program-program pelatihan yang sedang atau telah dilaksanakan, perlu ditentukan tujuan M&E secara jelas dan operasional sehingga kriteria pencapaiannya dapat diukur dan mudah diketahui. Berkaitan dengan hal tersebut, perlu dilakukan pencermatan terhadap program pelatihan atau proyek yang akan di M&E.

2. Pengembangan Komponen dan Indikator

Komponen dan indikator program pelatihan yang akan di M&E perlu ditentukan. Penentuan komponen ini didasarkan pada tujuan diselenggarakannya M&E dan substansi program pelatihan. Untuk kegiatan monitoring, komponen yang perlu dipantau terutama mengenai komponen proses pelaksanaan, termasuk kondisi masukan dan pengelolaannya dalam rangka proses pelaksanaan program pelatihan. Adapun untuk kegiatan evaluasi program pelatihan mencakup komponen konteks, masukan, proses, dan keluaran, serta dampak.



Penentuan indikator dan kriteria yang digunakan untuk M&E sangat terkait dengan komponen yang akan di M&E. Indikator merupakan penjabaran dari komponen-komponen program yang akan di M&E. Dalam hal ini, setiap komponen dijabarkan menjadi indikator-indikator, termasuk kriteria pencapaiannya.

3. Rancangan Pengumpulan Data dan Pengembangan Instrumen

Sesuai dengan tujuan M&E dan komponen yang akan di dikaji, perlu ditentukan rencana pengumpulan data. Dalam hal ini, data apa saja yang akan dijaring dan siapa responden atau sumber datanya. Setelah hal tersebut ditentukan, maka langkah selanjutnya adalah mengembangkan instrumen. Pengembangan instrumen dilakukan dengan mengacu pada komponen-komponen program yang akan di M&E. Penyusunan instrumen mencakup penentuan jenis instrumen dan isi instrumen. Isi instrumen hendaknya disusun berdasarkan kisi-kisi substantif dari komponen dan indikator, dan perlu dilakukan validasi serta uji coba untuk memperoleh instrumen yang valid dan reliable. Satu komponen dapat dijabarkan menjadi beberapa indikator. Sebagai gambaran, contoh instrumen M&E pada lampiran dapat digunakan sebagai acuan untuk dikembangkan sesuai program

4. Penyusunan Rencana Kerja

Rencana kerja pelaksanaan M&E perlu disusun, mencakup berbagai kegiatan dalam M&E, terutama pengumpulan data, analisis data, pembuatan laporan, dan tindak lanjutnya. Dalam hal ini, perlu disusun jenis kegiatan, waktu pelaksanaan, pelaksana atau evaluator, hasil yang diharapkan, instrumen dan metode yang digunakan, serta subyek atau sumber data.

Berikut ini merupakan salah satu contoh format rencana kerja penyelenggaraan M&E: Tabel 1. Rencana Kerja Pelaksanaan M&E No Waktu Kegiatan Hasil Yang

Diharapkan Pelaksana Tempat Responden/

Sumber Data

Alat/ Instrumen

1. ............. ............. ............. ............. ............. ............. ............. 2. ............. ............. ............. ............. ............. ............. ............. 3. ............. ............. ............. ............. ............. ............. ............. Dst. ............. ............. ............. ............. ............. ............. .............

J. PELAKSANAAN Kegiatan pelaksanaan M&E program pelatihan pada dasarnya terdiri atas empat, yaitu pengisian kuesioner oleh responden, mencermati dokumen yang terkait dengan program pelatihan, observasi kegiatan program, dan wawancara. Empat kegiatan tersebut dilakukan untuk saling melengkapi dan cek silang (cross check). Misalnya informasi dari isian kuesioner dicek dengan observasi atau wawancara. Empat kegiatan tersebut dapat juga dilakukan secara simultan. Misalnya ketika melakukan observasi langsung diteruskan dengan wawancara untuk kontrolnya. Juga hasil observasi dapat dicek dengan data dokumen. Responden pengisi kuesioner terdiri dari penyelenggara program/proyek, trainer/fasilitator, event organizer (tata usaha), peserta/lulusan dan target group proyek. Oleh karena itu, kedatangan tim M&E perlu diatur agar dapat bertemu langsung dengan responden tersebut. Sebaiknya tim M&E memilih sendiri responden yang ingin diminta mengisi kuesioner atau diwawancarai, dan tidak meminta

182


penyelenggara untuk menunjuk orang. Mengapa? Agar diperoleh informasi yang objektif, jujur dan tidak cenderung membaik-baikan atau sebaliknya menjelek-jelekkan. Namun harus diupayakan responden yang mengetahui kondisi atau program-program, sehingga dapat memberikan penilaian. Sebagai contoh, ketika memilih target group sebagai responden, sebaiknya yang aktif dalam kegiatan proyek/program atau pengguna jasa. Target group yang tidak terlibat dalam program atau menerima mnfaat jika diundang, tentu tidak mengetahui kegiatan proyek, khususnya program pelatihan. Responden untuk wawancara pada dasarnya sama dengan responden pengisi kuesioner dengan maksud mengecek isian mereka. Atau responden lain untuk mengecek isian kuesioner teman mereka. Misalnya isian kuesioner dari seorang trainer/fasilitator dicek melalui wawancara dengan trainer/fasilitator lain. Yang penting, arahnya untuk mencari informasi yang sebenarnya. Jika terjadi perbedaan perlu dilakukan trianggulasi, yaitu menanyakan ke orang ketiga untuk mendapatkan informasi sebenarnya.

1. Pengisian Kuesioner.

a. Responden untuk penyelenggara terdiri dari: team leader, advisor, spesialist, dll. b. Pemilihan responden diupayakan bukan orang yang ditunjuk oleh pimpinan

proyek/program, tetapi dipilih oleh petugas M&E. c. Usahakan agar responden mengisi kuesioner secara terpisah/tidak saling mencontoh

dan tidak dilihat oleh pimpinan proyek/program, sehingga dapat bebas mengisinya. d. Perlu dijelaskan bahwa pengisian kuesioner dengan menuliskan nama, tetapi pengisian

tidak berpengaruh terhadap yang bersangkutan. Petugas M&E harus dapat meyakinkan bahwa isian semata-mata untuk penyempurnaan program pelatihan dan tidak akan berpengaruh kepada karier pengisi

e. Pengisian kuesioner harus selesai pada hari itu juga dan hasilnya dibawa pulang oleh petugas yang datang. Isian kuesioner seorang responden tidak boleh dilihat oleh responden lain dan juga oleh pimpinan proyek/program

2. Penggalian Data Dokumen

a. Data dokumen yang perlu dicermati adalah: (1) rancangan program pelatihan/ proyek

secara umum, (2) sosiologis target group, (3)) data tentang kegiatan pelatihan dan prestasi yang dicapai, (5) data prestasi lulusan, khususnya yang terkait dengan capaian target dalam program/proyek, (6) laporan pelaksanaan program pelatihan, jika sudah ada, serta (7) data lain yang diperlukan.

b. Ketika mencermati data dokumen harus selalu diingat data yang sebelumnya sudah ditemukan. Misalnya jika pada isian kuesioner disebutkan pelaksanaan suatu program mencapai 60%, perlu dicek apakah catatan-catatan yang ada sesuai dengan isian tersebut.

c. Ketika mencermati data dokumen perlu diarahkan untuk menjawab pertanyaan: (1) Apakah program pelatihan sesuai dengan kebutuhan target group (akuntabel)? Pertanyaan ini dijawab dengan cara mencocokan isi program-program pelatihan dengan karateristik latar belakang sosiologis target group. (2) Apakah sasaran yang diajukan realistik? Pertanyaan ini dicermati dari data tentang kesiapan komponen fungsi-fungsi pendukung (komponen input) untuk mencapai sasaran tersebut, misalnya jumlah dan kualitas trainer/fasilitator, ketersediaan alat dan sebagainya. (3) Apakah sasaran yang disebutkan pada program pelatihan tercapai (4) Apakah dampak program pelatihan tersebut terhadap kepercayaan target group. Pertanyaan ini dijawab dengan melihat perkembangan peningkatan partisipasi target group terhadap program-program pelatihan/proyek (5) Akuntabilitas keuangan, dengan mencermati bukti-bukti pembukuan sehingga diketahui apakah penggunaan dana sudah sesuai dan dapat dipertanggungjawabkan administrasinya.



K. OBSERVASI

a. Observasi dilakukan untuk mencermati kegiatan sekolah atau bukti fisik yang berkaitan dengan program sekolah, misalnya KBM, kegiatan olahraga, hasil pengadaan fasilitas tertentu, rapat guru dan sebagainya.

b. Ketika melakukan observasi sebaiknya telah dipastikan data apa yang ingin didapatkan. Di samping itu juga telah mencermati data awal, baik dari program sekolah maupun isian kuesioner, sehingga observasi dapat tearah.

c. Hasil observasi diharapkan dapat menjawab pertanyaan: (1) Apakah manajemen sekolah cukup terbuka? Pertanyaan tersebut dapat dijawab dengan melihat apakah rapat guru berjalan dengan demokratis dan apakah program sekolah tersedia dan dapat dibaca oleh guru dan tatausaha bahkan orangtua siswa. (2) Apakah kegiatan yang diprogramkan berjalan dengan baik? Jawaban pertanyaan tersebut dicermati misalnya KBM yang diprogramkan, kegiatan diperpustakaan, kessuaian fasilitas yang diadakan dengan pengajuan pada program sekolah dan sebagainya.

L. WAWANCARA

a. Wawancara dilakukan untuk menggali persepsi responden terhadap proses

pelaksanaan program pelatihan. Wawancara juga digunakan untuk mencek data lain yang sudah lebih dahulu diperoleh. Misalnya data dokumen tentang kondisi sosiologis target group dapat dicek ketika wawancara. Data keterbukaan yang diperoleh dari kuesioner dapat dicek dengan wawancara dengan trainer/fasilitator, event orgnizer (tata usaha), peserta/lulusan dan target group.

b. Hasil wawancara diharapkan dapat mengungkap pertanyaan: (1) Apakah betul bahwa penyusunan program pelatihan dilakukan secara bersama-sama antara pimpinan/penanggung jawab, triner/fasilitator, event organizer (tata usaha), wakil peserta/lulusan dan wakil target group, termasuk masyarakat penerima manfaat proyek? (2) Apakah betul semua warga pelatihan, khususnya trainer/fasilitator mengetahui apa saja program pelatihan dan program proyek? (3) Apakah betul bahwa alokasi anggaran diketahui oleh warga proyek dan target group? (4) Apakah betul kerjasama antara warga pelatihan semakin membaik? (5) Apakah betul kerjasama antara program/proyek dengan target group dan masyarakat pengguna jasa semakin meningkat? (6) Apakah penggunaan dana dilakukan secara terbuka? (7) Apakah program-program proyek diyakini akan terus berlanjut, karena memang merupakan kebutuhan target group?

c. Semua yang ditanyakan pada butir (b) di atas juga ditanyakan pada kuesioner. Wawancara lebih banyak melakukan pendalaman atau pemeriksaan tentang isian kuesioner. Oleh karena itu sebaiknya sebelum melakukan wawancara isian kuesioner telah dibaca dan dipahami lebih dahulu.

M. ANALISIS DATA Analisis pada M&E dasarnya untuk menjawab pertanyaan pokok, antara lain:

1. Apakah visi, misi, dan tujuan telah sesuai dengan target group dan lingkungannya? 2. Apakah sasaran yang diajukan dalam program pelatihan realistik 3. Apakah materi, latihan dan technical assistant yang diajukan untuk mencapai sasaran

tersebut sesuai? 4. Apakah komponen input telah tersedia dan mendukung proses pelaksanaan program

pelatihan? 5. Apakah program-program tersebut berjalan sesuai dengan yang direncanakan? 6. Apakah aspek-aspek manajemen pelatihan (keterbukaan, kerjasama, kemandirian,

akuntabilitas dan sustainibilitas) yang ingin dikembangkan sudah tumbuh? Pertanyaan

184


penting tersebut dapat dirinci menjadi: (1) Apakah proses pengambilan keputusan, baik menyangkut program maupun alokasi keuangan, semakin partisipatif dan terbuka? Misalnya dalam penyusunan program, rapat-rapat dan pengambilan kebijakan lainnya. (2) Apakah kerjasama antar warga pelatihan dan mitra maupun antara proyek dengan lingkungan target group dan masyarakat sekitar berjalan semakin baik? (3) Apakah kemandirian program sudah menunjukkan arah kepada keberlanjutan? Juga apakah program/proyek mampu menumbuhkan partisipasi masyarakat? (4) Apakah pelaksanaan program maupun penggunaan anggaran akuntabel, baik dari aspek kegiatan maupun keuangannya?

7. Apakah program pelatihan efektif, artinya apakah sasaran-sasaran yang diajukan dapat tercapai?

8. Apakah ada dampak positif atau negatif dari proyek dan program pelatihan?

Data M&E ini tidak dapat dianalisis secara linier dengan satu butir pertanyaan atau sumber data. Oleh karena itu berdasarkan data yang diperoleh, baik isian kuesioner, dokumentasi, hasil pengamatan (observasi) dan wawancara tersebut, petugas M&E dituntut untuk mampu memastikan jawaban dari pertanyaan-pertanyaan di atas. Perlu dicatat bahwa simpulan (hasil analisis) sangat mungkin tidak berupa jawaban “ya atau tidak”, tetapi seberapa jauh perkembangan yang terjadi. Misalnya, keterbukan manajemen tidak menuntut jawaban “terbuka” atau “tidak terbuka”, tetapi seberapa jauh peningkatan keterbukaan yang terjadi setelah adanya program sekolah tersebut. Oleh karena itu, setelah mencermati data yang diperoleh, petugas M&E harus dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas. Sebagai contoh, bagaimana menyimpulkan bahwa sasaran yang diajukan sekolah realistik atau tidak. Perlu dicermati hasil identifikasi fungsi-fungsi untuk mencapai sasaran, hasil analisis SWOT, dan program untuk mengatasi komponen yang lemah dan ancaman. Setelah itu dicermati apakah memang program yang diajukan realistik, yaitu sesuai dengan kondisi dan kemampuan. Jika Anda menilai tidak mungkin program itu dapat terlaksana karena potensi yang ada tidak mampu mendukung, berarti sasaran tidak realistik. Apakah hal seperti itu tidak subyektif? Jawabnya ya, jika petugas M&E benar-benar memahami konsep M&E dan mengerti kondisi program/proyek, memiliki sikap jujur, maka simpulan tidak akan terlalu bias. Oleh karena itu tiga aspek itu (pemahaman konsep M&E, pemahaman kondisi program, dan kejujuran) merupakan modal yang harus dimiliki oleh petugas M&E. N. PENYUSUNAN LAPORAN Untuk M&E yang dilakukan oleh pihak di luar sekolah (eksternal), struktur laporan sebagai berikut: Bab I : Gambaran Umum Proyek /Program Program-program Pelatihan Bab II :

Deskripsi Data Kondisi dan Dukungan Komponen Konteks Ketersediaan dan Kesiapan Komponen Input Proses Pelaksanaan/Keterlaksanaan Program Ketercapaian Sasaran/Hasil Dampak Program Pelatihan Terhadap Target group dan tujuan Umum Proyek Peningkatan Sebelum dan Setelah Pelaksanaan Program-Program Pelatihan Pertanggungjawaban Keuangan

Bab III : A. Simpulan

Rekomendasi



O. PEMANFAATAN HASIL DAN TINDAK LANJUT Seperti disebutkan sebelumnya bahwa hasil M&E akan digunakan sebagai landasan pengambilan keputusan, baik keputusan pada tingkat program pelatihan yang bersangkutan, maupun proyek secara keseluruhan Program pelatihan Program pelatihan secara langsung dapat memanfaatkan hasil M&E, terutama yang berfokus pada monitoring pelaksanaan program yang dilakukan oleh tim internal. Dengan mencermati laporan hasil M&E dapat diidentifikasi berbagai hambatan dan kemajuan dalam pelaksanaan program-. Hasil M&E tersebut berfungsi formatif, yaitu sebagai acuan untuk memperbaiki berbagai kelemahan dan kendala dalam pelaksanaan program pelatihan agar hasilnya dapat lebih baik. Hal ini terutama menyangkut berbagai komponen dan indikator yang secara langsung mampu ditangani penyelenggara program pelatihan.

Pimpinan proyek menggunakan hasil M&E sebagai acuan dalam melakukan pembinaan terhadap para trainer, advisor, spesialist dan staf lainnya, serta sebagai dasar dalam penyusunan program yang akan datang. Berkaitan dengan hal tersebut, sebaiknya proyek secara rutin mengadakan pertemuan konstituen, guna membahas temuan-temuan M&E. Laporan hasil M&E yang disusun oleh internal juga digunakan sebagai bentuk laporan kemajuan dan akuntabilitas terhadap donor

Hasil M&E yang dilakukan oleh tim eksternal, dimanfaatkan oleh proyek sebagai bahan refleksi. Dengan mencermati hasil M&E tersebut, proyek dapat mengetahui kelemahan dan keunggulan program-program proyeknya dibanding proyek lain. Berkaitan dengan hal tersebut, bila M&Enya kurang baik hendaknya tidak segan-segan untuk berkonsultasi atau bertukar pengalaman dengan proyek atau program lain yang lebih maju. Demikian pula, proyek hendaknya perlu berkonsultasi dengan Pengawas mengenai berbagai hal yang terkait dengan upaya untuk meningkatkan kinerja proyek, khusus program pelatihan

186


BAGIAN VII DAFTAR PUSTAKA

1. Adi Soemarmo. Creative Games. Penerbit Andi, Yogyakarta. 2006. 2. Adi Soemarmo. Leadership Games. Penerbit Andi, Yogyakarta. 2006. 3. Adi Soemarmo. Icebreakers, Permainan Atraktif-Efektif. Penerbit Andi, Yogyakarta. 2006. 4. Agus Suryana. 2006. Mengelola Pelatihan. EDSA Mahkota, Jakarta, 2006. 5. Proyek Delivery Indonesia. Permainan Partisipasi dalam Pelatihan. DFID. 1998. 6. Direktorat Penyluhan. Dinamika Kelompok. Departemen Pertanian, Jakarta. 2006. 7. Eitington, Julius E. The Winning Trainer-Fourth Edition. Butterworth-Heinemann-USA. 2002. 8. Lydia Braakman. The Art of Building Capacity. Recoftc. 2002 9. Worah, Sejal, e.o. Integrated Conservation & Development, A Trainer Modul. WWF. 2000 (?) 10. Renner, Peter. The Art of Teaching Adults. 1994 11. Taylor, Peter. How to Design Training Course. VSO/Continuum. 2003 12. VSO, IIRR, PEPE. Creative Training. A User’s Guide. 1998 13. Case, D'Arcy Davis. "The Idea, Methods and Tools for Participatry Assessment, Monitoring and

Evaluation in Community Forestry." The Community's Toolbox. FAO, Rome, 1990 14. Gujit, Irene; Mae Arevalo and Kiko Saladores. 1998. "Tracking change together. IIED. 1998 15. Anonim. Memfasilitasi Pelatihan Partisipatif. Depsos. 2006 16. Alan Chapman. A free resource from www.businessballs.com. 2006



Lampiran 1

EVALUASI SELAMA PROSES PELATIHAN

Di dalam pelatihan evaluasi merupakan suatu sistem dari pelatihan itu sendiri, dimana sistem tersebut merupakan "transformasi" atau tempat mengolah suatu masukan (input) untuk menjadi hasil (output). Dengan demikian evaluasi merupakan elemen sistem pelatihan yang berperan sebagai fungsi kontrol dan umpan balik terhadap keseluruhan proses pelatihan.

Keseluruhan aspek pelatihan tersebut adalah menganalisis, mendisain, mengembangkan, melaksanakan dan mengevaluasi. Dalam dunia pelatihan, ada dua pendekatan yang umum dilakukan, yaitu pendekatan evaluasi berdasarkan proses belajar konvensional (pedagogi) biasanya dilakukan pada pendidikan umum dan formal dan pendekatan proses belajar orang dewasa (andragogi), yang dapat diuraikan sebagai berikut:

• Evaluasi Konvensional (Pedagogi). Biasanya dilakukan pada pendidikan formal atau pendidikan umum mulai dari SD, SLTP, SLTA dan Perguruan Tinggi yang menuntut standard tertentu yang bersifat "Kinerja Akademis" (Academic Performance).

o Lebih berorientasi kepada pengukuran pengetahuan yang diserap oleh murid o Dilakukan melalui penilaian-penilaian yang bersifat formal, misalnya ulangan, ujian,

tentamen, test dan lain sebagainya. o Ukuran keberhasilan adalah perubahan positif dari pengetahuan murid setelah

mengikuti suatu program pendidikan atau pelatihan. o Digunakan untuk menentukan "kenaikan kelas"

• Evaluasi Andragogi. Pendekatan evaluasi konvensional kurang efektif untuk diterapkan bagi orang dewasa. Untuk itu pendekatan evaluasi konvensional tidak memadai untuk dipergunakan dalam pendidikan orang dewasa. Hal ini didasarkan pada prinsip pendidikan orang dewasa, sebagaimana telah diuraikan di atas. Adapun pokok-pokok melaksanakan evaluasi hasil belajar bagi orang dewasa adalah:

o Hendaknya berorientasi kepada pengukuran perubahan perilaku setelah mengikuti suatu proses belajar dalam pelatihan tertentu

o Evaluasi tidak dilakukan oleh pihak luar atau oleh fasilitator. Evaluasi dilakukan oleh dan terhadap peserta pelatihan itu sendiri (Self Evaluation)

o Perubahan positif perilaku peserta pelatihan adalah tolok ukur keberhasilan pelatihan o Ruang lingkup materi evaluasi pelatihan ditetapkan secara partisipatif antara peserta

dengan pihak yang terkait lainnya berdasarkan kesepakatan.

Evaluasi pelatihan partisipatif bertujuan untuk :

• Menilai efektifitas dan efisiensi penyelenggaraan program pelatihan yang mencakup kelebihan dan kekurangan program

• Menilai efektifitas materi yang dibahas dan dipelajari oleh peserta pelatihan dalam kaitannya dengan peran sosialnya, perubahan perilaku dan sikapnya.

Sehubungan dengan hal tersebut di atas, biasanya dalam pelatihan partisipatif, ada beberapa "alat" yang dapat dipergunakan dalam evaluasi pelatihan, antara lain:

• Mood Meter, digunakan untuk mengetahui tingkat perasaan dan suasana hati peserta pelatihan selama mengikuti pelatihan. "Mood Meter" ini dilakukan secara terbuka dan biasanya ditempelkan di tempat yang dapat dibaca oleh seluruh peserta pelatihan. Skala yang digunakan antara lain "Senang", "Cukup Senang" dan "Tidak Senang"

188


• Evaluasi Harian. Evaluasi harian dilakukan setiap hari pada akhir pelatihan. Evaluasi Harian ini pada umumnya menilai "proses" dan "hubungan-hubungan" yang terjadi selama satu hari, yang dapat dipergunakan untuk memperbaiki berbagai kelemahan yang ditemukan pada saat itu. Disamping itu, evaluasi harian ini juga "menilai" hal hal yang menyangkut "substansi" pokok bahasan.

• Evaluasi Akhir. Dilakukan pada akhir pelatihan, yang menyangkut efektifitas seluruh aspek pelatihan, mulai dari penyelenggaraan, metodologi, partisipasi peserta, fasilitator, materi pelatihan, suasana pelatihan dan lain sebagainya. Evaluasi pelatihan ini dilakukan oleh peserta sendiri dan bersifat terbuka. Ada berbagai contoh yang dapat dipergunakan dalam pelatihan-pelatihan yang dilakukan.

Contoh EVALUASI PELATIHAN

Keterangan: Beri tanda pada lajur angka yang Anda anggap sesuai dengan penilai Anda.

5 sangat baik 4 baik 3 cukup 2 kurang 1 sangat kurang 5 4 3 2 1

1. Pentingnya pelatihan untuk pekerjaan saya 2. Manfaat topik dan isi pelatihan:

· Analisa Aspek Ekonomi · Analisa Aspek Kelembagaan · Analisa Aspek Sosial · Kegiatan Praktek Lapangan (Dinamika Kelompok)

· Penyusunan Rencana Tindak Lanjut 3. Efektivitas metode yang digunakan: a. Ceramah (Penyampaian dari Pemandu) b. Diskusi Umum

c. Diskusi Kelompok d. Presentasi Kelompok 4. Efektivitas penggunaan alat bantu (oleh pemandu)

5. Manfaat alat bantu lainnya (display, contoh media, dan lain-lain) 6. Manfaat bahan-bahan pegangan (handout) 7. Kemampuan pemandu dalam menjelaskan topik 8. Kemampuan pemandu menguraikan bahasan dan menjawab pertanyaan

(penggunaan bahasa & istilah)

9. Kemampuan pemandu memancing partisipasi

10. Fasilitas : tempat pelatihan 11. Penunjang acara : - makanan - kegiatan-kegiatan sosial lain

LAMPIRAN EV-1



JAWABLAH PERTANYAAN BERIKUT DAN BERIKAN PENJELASAN:

1. Pengetahuan baru yang Anda peroleh dari pelatihan ini adalah: a. Dalam hal Analisa Aspek Ekonomi :

..............................................................................

.............................................................................. b. Dalam Analisa Aspek Kelembagaan:

..............................................................................

.............................................................................. c. Dalam Analisa Aspek Sosial :

..............................................................................

.............................................................................. d. Dinamika kelompok lewat wawancara lapangan :

..............................................................................

.............................................................................. 2. Keterampilan baru yang Anda peroleh dari pelatihan ini adalah:

a. Dalam hal Analisa Aspek Ekonomi : .............................................................................. ..............................................................................

b. Dalam Analisa Aspek Kelembagaan: .............................................................................. ..............................................................................

c. Dalam Analisa Aspek Sosial : .............................................................................. ..............................................................................

d. Dinamika kelompok lewat wawancara lapangan : .............................................................................. ..............................................................................

3. Pengetahuan dan keterampilan apakah yang ingin Anda pelajari lebih lanjut pada pelatihan berikutnya ? ( Sebutkan secara Spesifik )

a. Dalam hal Analisa Aspek Ekonomi: .............................................................................. ..............................................................................

b. Dalam Analisa Aspek Kelembagaan: .............................................................................. ..............................................................................

c. Dalam Analisa Aspek Sosial : .............................................................................. ..............................................................................

d. Dinamika kelompok lewat wawancara lapangan : .............................................................................. ..............................................................................

4. Sejauh mana harapan anda terpenuhi ? Pilihlah satu jawaban dan jelaskan !

5 semua 4 hampir semua 3 cukup 2 tidak cukup 1 kurang

5. Penjelasan singkat : .............................................................................. ..............................................................................

6. Menurut Anda, sejauh mana partisipasi Anda dalam pelatihan ini? Pilihlah salah satu jawaban dan jelaskan

LAMPIRAN EV-1

190


5 semua 4 hampir semua 3 cukup 2 tidak cukup 1 kurang

7. Penjelasan singkat : .............................................................................. ..............................................................................

8. Hal apa yang paling anda sukai dalam pelatihan ini ? Jelaskan hal yang pokok saja ! .............................................................................. ..............................................................................

9. Hal apa yang paling tidak Anda sukai dalam pelatihan ini ? Jelaskan hal yang pokok saja ! .............................................................................. ..............................................................................

10. Apa saran Anda untuk meningkatkan pelatihan serupa di waktu mendatang ?

a. Materi Pelatihan

b. Metoda

c. Fasilitator

d. Fasilitas / Alat bantu

e. Waktu (kapan / berapa lama)

f. Partisipan (siapa)

11. Komentar lain

LAMPIRAN EV-1



Lampiran-2 EVALUASI PENYELENGGARAAN PELATIHAN Komponen pelatihan utama yang dievaluasi pada aspek penyelenggaraan pelatihan ini meliputi 4 komponen yaitu :

1. PESERTA. Komponen peserta terdiri atas 2 sub komponen dengan 2 variabel : a. Sub komponen kriteria dengan variabel : Persyaratan peserta, yaitu kriteria yang ditetapkan

untuk setiap jenis pelatihan. b. Sub komponen efektivitas pelatihan dengan variabel : Jumlah peserta, yaitu banyaknya

peserta dalam 1 kelas

2. PELATIH/FASILITATOR. Komponen pelatih/fasilitator terdiri dari 2 sub komponen dengan 3 variabel : a. Sub komponen kriteria dengan 2 variabel :

• Memiliki kemampuan sebagai pelatih, yaitu, telah mengikuti pelatihan dasar atau Training of Trainer.

• Kesesuaian tingkat pendidikan pelatih dengan calon peserta latih, yaitu : keahlian/keterampilan minimal satu tingkat lebih tinggi dari peserta latih

b. Sub komponen Profesionalisme dengan variabel : Kesesuaian keahlian dengan materi yang diberikan (kualifikasi tenaga), yaitu latar belakang pendidikan/keahlian termasuk pelatihan tambahan dan pengalaman dalam bidang tugasnya sesuai dengan materi yang diberikan. Khusus untuk pelatihan yang bertujuan meningkatkan keterampilan dan kompetensi, dianjurkan komposisi pelatih dengan peserta 1 : 5

3. MATERI/KURIKULUM. Komponen kurikulum terdiri dari 5 sub komponen, dengan 8

variabel yaitu : a. Sub komponen Tujuan dengan variabel : Kejelasan tingkat pengetahuan, keterampilan dan

sikap yang ingin dicapai. b. Sub komponen Materi dengan 3 variabel :

• Kesesuaian materi pembelajaran dengan tujuan pelatihan • Struktur Program, yaitu proporsi waktu antara teori dan praktek (penugasan dan

praktek lapangan) c. Sub komponen Metoda dengan variabel : Kesesuaian variasi metoda yang digunakan

dengan tujuan pembelajaran tiap substansi. d. Sub komponen Alat Bantu Pelatihan dengan variabel : Kesesuaian alat bantu dengan

metoda yang digunakan e. Sub komponen Evaluasi dengan 2 variabel:

• Adanya instrumen evaluasi untuk peserta, pelatih/ fasilitator dan penyelenggara. • Kesesuaian instrumen evaluasi peserta dengan kompetensi yang ingin dicapai.

4. PENYELENGGARA PELATIHAN. Komponen penyelenggara pelatihan terdiri dari 2 sub komponen : a. Sub komponen landasan hukum dengan variabel, yaitu : Adanya kewenangan hukum yang

dimiliki institusi tersebut b. Sub komponen penyelenggara dengan variabel : Tersedianya tenaga pengelola pelatihan

yang sesuai standar

192


A. PATOKAN DALAM PENILAIAN Penilaian dilakukan atas dasar sebagai berikut : Didasarkan pada Penilaian Acuan Patokan (PAP). Yaitu penilaian terhadap komponen-komponen yang disepakati patokan standarnya, sebagai misal: Rentang Nilai : 1 – 5, dengan skala Penilaian : Nilai 1 = 0 – 20 % Nilai 2 = 21 – 40 % Nilai 3 = 41 – 60 % Nilai 4 = 61 – 80 % Nilai 5 = 81 – 100 % B. CARA PENILAIAN TIAP KOMPONEN

1. Komponen PESERTA a. Sub Komponen Kriteria : Kesesuaian persyaratan calon peserta dengan Standar

Persyaratan peserta sesuai dengan tujuan pelatihan Skala Penilaian :

• Nilai 5 = sesuai • Nilai 1 = Tidak sesuai

b. Sub Komponen Efektifitas Pelatihan dengan Standar Jumlah calon peserta per kelas. Skala Penilaian: Pelatihan dengan materi inti lebih banyak aspek manajemen

• Nilai 5 = Jumlah calon peserta < 30 • Nilai 4 = Jumlah calon peserta 30 – 34 • Nilai 3 = Jumlah calon peserta 35 – 40 • Nilai 2 = Jumlah calon peserta 41 - 45 • Nilai 1 = Jumlah calon peserta > 46

c. Pelatihan dengan materi inti lebih banyak aspek Teknis • Nilai 5 = Jumlah calon peserta < 15 • Nilai 4 = Jumlah calon peserta 16 – 20 • Nilai 3 = Jumlah calon peserta 21 – 25 • Nilai 2 = Jumlah calon peserta 26 – 30 • Nilai 1 = Jumlah calon peserta > 30

1. Komponen PELATIH a. Sub Komponen Kriteria

i. Memiliki kemampuan sebagai pelatih, yaitu, telah mengikuti pelatihan dasar atau Training of Trainer Skala Penilaian :

• Nilai 1 = 0 – 20 % pelatih memiliki sertifikat ToT sesuai topik pelatihan • Nilai 2 = 21 – 40 % pelatih memiliki sertifikat ToT sesuai topik pelatihan • Nilai 3 = 41 – 60 % pelatih memiliki sertifikat ToT sesuai topik pelatihan • Nilai 4 = 61 – 80 % pelatih memiliki sertifikat ToT sesuai topik pelatihan • Nilai 5 = 81 – 100 % pelatih memiliki sertifikat ToT sesuai topik pelatihan,

LAMPIRAN EV-2



ii. Kesesuaian tingkat pendidikan pelatih dengan calon peserta latih. Standar Tingkat pendidikan pelatih minimal satu tingkat lebih tinggi dari kriteria tingkat pendidikan calon peserta latih. Skala Penilaian : • Nilai 5 = 81 – 100 % Jumlah pelatih tingkat pendidikannya lebih tinggi dari peserta • Nilai 4 = 61 – 80 % % Jumlah pelatih tingkat pendidikannya lebih tinggi dari

peserta Nilai 3 = 41 – 60 % % Jumlah pelatih tingkat pendidikannya lebih tinggi dari peserta Nilai 2 = 21 – 40 % % Jumlah pelatih tingkat pendidikannya lebih tinggi dari peserta Nilai 1 = < 20 % % Jumlah pelatih tingkat pendidikannya lebih tinggi dari peserta

b. Sub Komponen Profesionalisme Kesesuaian keahlian dengan materi yang diberikan Standar :

• 81 – 100 % Pelatih memiliki pendidikan dasar profesi/pelatihan tambahan/pengalaman dan bidang tugasnya sesuai dengan materi = 5




• < 20 % Pelatih memiliki pendidikan dasar profesi/pelatihan tambahan/pengalaman dan bidang tugasnya sesuai dengan materi = 1

2. Komponen MATERI/ KURIKULUM

a. Sub Komponen Tujuan. Kejelasan tingkat Pengetahuan, Keterampilan dan Sikap yang ingin dicapai. Standar : Adanya tingkat kompetensi yang akan dicapai dengan Skala Penilaian :

• Tujuan menunjukkan kejelasan kompetensi (Pengetahuan, sikap, dan keterampilan) yang ingin dicapai = 5

• Tujuan menunjukkan kejelasan perubahan pengetahuan dan keterampilan saja = 4 • Tujuan menunjukkan kejelasan perubahan keterampilan saja = 3 • Tujuan pelatihan menunjukkan kejelasan perubahan pengetahuan saja = 2 • Tujuan pelatihan tidak menunjukkan kejelasan pengetahuan keterampilan dan/ sikap

= 1 b. Sub Komponen Materi

i. Kesesuaian materi pembelajaran dengan tujuan pelatihan Materi inti sesuai dengan kompetensi yang akan ditingkatkan dengan Skala Penilaian :

• 81 – 100 % materi inti sesuai dengan kompetensi yang akan dicapai = 5 • 61 – 80 % materi inti sesuai dengan kompetensi yang akan dicapai =4 • 41 – 60 % materi inti sesuai dengan kompetensi yang akan dicapai = 3 • 21 – 40 % materi inti sesuai dengan kompetensi yang akan dicapai = 2 • < 20 % materi inti sesuai dengan kompetensi yang akan dicapai = 1

ii. Proporsi waktu antara teori dan praktek/ penugasan pada materi inti Standar : Bobot

praktek (penugasan dan praktek lapangan ) minimal 60 % dari jumlah jam pelatihan dengan Skala Penilaian :

• Proporsi praktek > 60 % = 5 • Proporsi praktek 40 – 59 % = 4 • Proporsi praktek 30 – 39 % = 3 • Proporsi praktek 20 – 29 % = 2 • Proporsi praktek < 20 % = 1

c. Sub Komponen Metode. Variasi metode yang digunakan dengan Standar dengan Kesesuaian metode dengan kompetensi yang ingin dicapai dengan Skala Penilaian :

LAMPIRAN EV-2

194


• 81 – 100 % metode yang digunakan sesuai dengan kompetensi yang akan dicapai = 5 • 61 – 80 % metode yang digunakan sesuai dengan kompetensi yang akandicapai = 4 • 41 – 60 % metode yang digunakan sesuai dengan kompetensi yang akan dicapai = 3 • 21 – 40 % metode yang digunakan sesuai dengan kompetensi yang akan dicapai = 2 • < 20 % metode yang digunakan sesuai dengan kompetensi yang akan dicapai = 1

d. Sub Komponen Alat Bantu Pelatihan Indikator : Kesesuaian alat bantu (KAB) pelatihan

dengan metode yang digunakan dengan Standar : Alat bantu yang digunakan sesuai dengan metode Skala Penilaian :

• 81 – 100 % KAB yg digunakan sesuai metode atau sesuai persyaratan praktek = 5 • 61 – 80 % KAB yang digunakan sesuai metode atau sesuai persyaratan praktek = 4 • 41 – 60 % KAB yang digunakan sesuai metode atau sesuai persyaratan praktek = 3 • 20 – 40 % KAB yang digunakan sesuai metode atau sesuai persyaratan praktek = 2 • < 20 % KAB yang digunakan sesuai metode atau sesuai persyaratan praktek = 1

e. Sub Komponen Evaluasi Indikator

i. Adanya instrumen evaluasi untuk peserta, pelatih/ fasilitator dan penyelenggara Standar :

Instrumen evaluasi bagi peserta (pre test, post test/ujian komprehensif) Instrumen evaluasi untuk pelatih/fasilitator Instrumen evaluasi untuk penyelenggara

Skala Penilaian : • Ada instrumen evaluasi peserta, pelatih dan penyelenggara = 5 • Ada instrumen evaluasi peserta, pelatih atau penyelenggara = 4 • Hanya ada instrumen evaluasi peserta = 3 • Hanya ada instrumen evaluasi pelatih = 2 • Hanya ada instrumen evaluasi penyelenggara = 1

ii. Kesesuaian evaluasi hasil belajar dengan kompetensi yang ingin dicapai Standar :

Instrumen evaluasi hasil belajar sesuai dengan kompetensi yang ingin dicapai Skala Penilaian : • 81 – 100 % Instrumen evaluasi hasil belajar sesuai kompetensi yang ingin dicapai = 5 • 61 – 80 % Instrumen evaluasi hasil belajar sesuai kompetensi yang ingin dicapai = 4 • 41 – 60 % Instrumen evaluasi hasil belajar sesuai kompetensi yang ingin dicapai = 3 • 21 – 40 % Instrumen evaluasi hasil belajar sesuai kompetensi yang ingin dicapai = 2 • < 20 % Instrumen evaluasi hasil belajar sesuai kompetensi yang ingin dicapai = 1

4. Komponen PENYELENGGARA Pelatihan

a. Sub Komponen Landasan Hukum Adanya kewenangan hukum yang dimiliki institusi tersebut. Standar : Kesesuaian institusi penyelenggara dengan kewenangan hukum yang dimiliki. Skala Penilaian : • Institusi pelatihan sesuai dengan team, baik pemerintah maupun swasta = 5 • Institusi pelatihan non kesehatan dengan MOT pelatihan kesehatan = 3 • Institusi pelatihan non kesehatan tanpa melibatkan MOT pelatihan kesehatan = 1

b. Sub Komponen Penyelenggara Tenaga Pengelola Pelatihan Standar : a) Ada tenaga pengelola yang telah mengikuti MOT (Master Of Trainer); b) Ada tenaga pengelola yang telah mengikuti TOC (Training Of Course). Dengan Skala Penilaian : • Memiliki tenaga yang telah mengikuti pelatihan MOT dan TOC = 5 • Memiliki tenaga yang telah mengikuti pelatihan MOT atau TOC = 3 • Tidak memiliki tenaga yang telah mengikuti pelatihan MOT atau TOC = 1

LAMPIRAN



Lampiran Evaluasi – 3 MODEL EVALUASI PELATIHAN Donald L Kirkpatrick's

Donald L Kirkpatrick pertama kali memperkenalkan model evaluasi performa pada Tahun 1959 pada jurnal Training and Development, di Amerika Serikat. Namun hingga saat ini, teori evaluasi pembelajaran dan pelatihan ini telah berkembang. Empat tingkat pendekatan evaluasi Kirkpatrick popular dgunakan oleh komunitas pelatihan dan pengembangan SDM. Ke-4 tingkat model tersebut adalah:

1. Reaksi pembelajar – apa yang mereka pikir dan rasa tentang pelatihan 2. Pembelajaran – peningkatan pengetahuan atau ketrampilan 3. Perilaku – perbaikan dalam perilaku dan ketrampilan, serta aplikasi pembelajaran 4. Hasil – perubahan (perbaikan) pada lingkungan kerja pembelajar

Keseluruhan proses evaluasi tersebut disarankan dijalankan penuh oleh semua organisasi dalam pengembangan pembelajaran SDM-nya, walaupun untuk itu mungkin proses menjadi lebih kompleks dan membutuhkan dana cukup besar.

Empat tingkatan evaluasi pelatihan kirkpatrick's

Level Tipe Evaluasi (apa yg diukur)

Deskripsi evaluasi & karakteristiknya

Contoh alat dan metode evaluasi

Kesesuaian & kepraktisan

1 Reakasi

Adalah bagaimana ekspresi perasaan tentang pelatihan atau pengalaman pembelajaran terungkap

Contoh: • “lembar kepuasan” • Reaksi verbal: post

trining, kuesioner

• Cepat & mudah dilaksnanakan

• Murah untuk pengumpulan data & analisis

II Pembelajaran

Adalah pengukuran peningkatan dalam pengetahuan, sebelum samapai sesudah pelatihan

• Penilaian umum, atau tes sebelum dan sesudah pelatihan

• Wawancara atau observasi juga dapat dilakukan

• Relatif mudah dibuat; Skill Terukur jelas

• Agak mudah untuk pembelajaran yg kompleks

III Perilaku

Adalah aplikasi pembelajaran ketika kembali ke tempat kerja

• Observasi & wawancara pd rentang waktu tertentu untuk menilai perubahan, perubahan yg relevan, dan keberlanjutan perubahan tersebut

Pengukuran perubahan perilaku umumnya membutuhkan kerjasama dan ketrampilan pelaksana penilaian

IV Hasil

Adalah efek pelatihan pada pekerjaan dan lingkungan pembelajar

Informasi ukuran umumnya tersedia pd sistem manajemen orgnaisasi, tantangannya adalah mengaitkannya kepada si pembelajar

• Secara individual tidak sulit, dan sebaliknya untuk organisasi secara keseluruhan

• Proses evaluasi harus meyakinkan akuntabiltasnya

196


Penjelasan detail empat level evluasi training kirkpatrick's

Evaluasi Kirkpatriks’s pada masa kin telah mengalami perkembangan karena interpretasi dilandasi kebutuhan manajemen yang semakin kompleks dan maju. Model, penggunaan, implikasi, alat dan metode telah berkembang pula. Pada tabel berikut ke-4 level Kirkpatrik’s tersebut telah dirinci dan diberi penjelasan lebih dalam

Level Tipe Evaluasi

(apa yg diukur)




1 Reakasi

Adalah bagaimana eks-presi perasaan personal tentang pelatihan atau pengalaman pembela-jaran. Contoh: • Apakah pembelajar

menyukai & menikmati pelatihan?

• Apakah menurut mereka pelatihan relevan?

• Apakah pelatihan cukup layak bila dibanding waktu yang mereka buang?

• Apakah merek menyukai tempat, layanan, gaya, pengaturan waktu, penerimaan, dll?

• Tingkat partisipasi • Kemudahan dan

kenyamanan dalam Pengalaman dalam berbagi pengalaman & pengetahuan

• Level usaha yg dibutuhkan untuk pembelajaran

• Dapat dipraktekan dan potensi aplikasi pembelajaran

Contoh: • Umumnya “lembar kepuasan” • Form umpan balik pendapat

subyektif personal thd pengalaman yg mrk alami

• Reaksi verbal yg dapat dicatat dan dikaji

• Survey post trining atau kuesioner

• Evaluasi sewaktu pelatihan tengah berjalan, perorangan atau perwakilan peserta

• Laporan lisan atau tulisan peserta kepada atasannya

• Dapat dilaksanakan segerasetelah pelatihan berakhir

• Sangat mudah dilakukan • Umpan balik tidak sulit

dikumpulkan & dianalisis bila responden perwakilan group

• Penting untuk diketahui peserta tidak jengkel atautidak setuju

• Penting agar peserta memberikan tanggapan positif diantara peserta apakah mereka memiliki pengalaman yg sama atau tidak thd pelatihan

II Pembelajaran

Adalah pengukuran peningkatan dalam pengetahuan, atau kemampuan intelektualitassebelum sampai sesudah pelatihan: • Apakah peserta

belajar agar mrk terbantu menjadi lebih trampil

• Pada level kedalaman atau perubahan apa setelah pelatihan peserta berhasil sesuai tujuan atau mencapai pada area yang ditetapkan

• Penilaian umum, atau tes sebelum dan sesudah pelatihan

• Wawancara atau observasi sebelum dan sesudah, walaupun menghabiskan waktu dan dapat menimbulkan ketidakonistenan

• Dibutuhkan metode penilaian terkait dg pembelajaran

• Pengukuran dan analisis lebih mudah untuk skala kelompok

• Perlu ditetapkan kejelasan skoring, pengukuran, akurasi, dan konsitensi dalam penilaianagar penilaian tidak bias

• Gaya wawancara dengan Lembar tertulis, secara elektronik, dimungkinkan

• Relatif mudah dibuat; namun membutuhkan sumberdaya lebih besar dibanding evaluasi reaksi

• Lebih akurat dan tegas untuk pelatihan tertentu, terukur

• Agak mudah untuk pembelajaran yg kompleks, seperti pengembangan sikap, yg pd umumnya sulit untuk dinilai/ diukur

• Biaya akan meningkat bila disain buruk, karena membutuhkan kerja lebih banyak dalam pengukuran dan analisis

LAMPIRAN EV-3



Tabel lanjutan Evaluasi Kirkpatrik’s Level Tipe Evaluasi

(apa yg diukur)




III Perilaku

Adalah aplikasi pembelajaran ketika kembali ke tempat kerja dan perubahan perilaku mereka. Perubahan dapat segera terjadi dalam beberapa bulan setelah pelatihan, tergantung situasinya • Apakah pembelajar

memanfaatkan pembelajaran pelatihan ke dalam tempat kerjanya?

• Adakah pengentahuan dan ketrampilan yang sesuai kebutuhan kerjanya?

• Adakah kejelasan dan ke-terukur-an perubahan dalam aktifitas dan performa peserta ketika kembali pada peran mereka di tempat kerja?

• Apakah perubahan perilaku dan pengetahuan baru mereka akan berlanjut?

• Akankah peserta dapat mentransfer pembelajaran mereka kepada orang lain?

• Apakah peserta peduli sejauh mana perubahan diri mereka pada tingkat perilaku, ketrampilan dan pengetahuan?

did

• Observasi & wawancara pd rentang waktu tertentu untuk menilai perubahan, perubahan yg relevan, dan keberlanjutan perubahan tersebut

• Penilaian sesaat secara acak tidak dimungkinkan karena setiap individu berubah dari waktu ke waktu

• Penilaian membutuhkan kontrol dalam waktu berjalan, kemudian dipindahkan kedalamtool analisis yang tepat

• Penilaian membutuhkan disain untuk mengurango penilaian subyektif dari observer. Dimana faktor variabel dapat berubah tidak sesuai dan tidak konsisten dalam pengukuran

• Opini peserta, adalah indikator relevan, namun juga subyektif dan tidak cukup jelas, sehingga perlu diukur secara konsisten terutama dalam mendifinisikan dan menetapkannya

• Penilaian dapat didisain dengan skenario performa yang relevan, dengan indikator/ kriteria kunci performa spesifik

• Penilaian internal juga bermanfaat, namun harus didisain secara hati-hati terutama untuk kriteria dan pengukurannya

• cc

• Pengukuran kuantifikasi perubahan perilaku lebih mudah dilakukan bila dibandingkan dengan evaluasi reaksi dan pembelajaran

• Tidak cocok untuk evaluasi respon cepat

• Membutuhkan kerjasama dan ketrampilan pelaksana (observer). Biasanya manager langsung, namun informasi sulit dikontrol

• Pengelolaan dan analisis waktuberjalan dan sepintas sulit dilakukan, wawancara virtual tidak mungkin tanpa disaian sempurna sejak dari awal

• Evaluasi terhadap pelaksanaandan aplikasi merupakan fokus penilaian. Ketika peserta kembali kepada pekerjaannya, perubahan reaksi dan kapasitas tidak menampakan penurbahan. Olej karenanya evaluasi perilaku ini menjadi sangat penting

• Evaluasi perubahan perilaku mungkin memberikan dukungandan keterlibatan manager langsung atau peserta, jadi evaluasi ini sangat membantu bila melibatkan mereka sejak awal. Untuk melihat manfaat untuk mereka. Termasuk jugaevaluasi pada level sebelumnya

LAMPIRAN EV-3

198


Tabel lanjutan Evaluasi Kirkpatrik’s Level Tipe Evaluasi

(apa yg diukur)




IV Hasil

• Adalah efek pelatihan

pada pekerjaan dan lingkungan kerja pembelajar, sebagai hasil peningkatan performa peserta

• Tolok ukur pada umumnya merupakan indikator performa penting dari lembaga tempat peserta bekerja, misalnya o Volume, nilai,

persentase, jangka waktu, ROI; dan berbagai aspek kuantifikasi performaorganisasi seperti: jumlah komplain, keluar-masuk pekerja, kegagalan, pengeluaran, tingkat kualitas, pencapaian standar & akriditasi, pertumbuhan, pemeliharaan, dll

• Mungkian sebagian informasi tentang tolok ukur sudah tersedia dalam sistem manajemen dan pelaporan organisasi tempat kerja peserta

• Tantangannya adalah mengidentifikasi bagaimana hubungannya dengan peran peserta dan pengaruhnya

• Dengan demikian penting persetujuan dalam pertanggungjawban dan relevansi dengan peserta sejak mulai pelatihan. Sehingga mereka mengerti apa yang akan diukur

• Proses ini seiring dengan praktek manajemen yang baik-merupakan kebutuhan sederhana untuk dikaitkan dengan input pelatiihan

• Kesalahan dalam mengaitkan tipe input dan ketepatan waktu akan berdampak negatif besar terhadap hasil dan kualifikasi/ nilai pelatihan

• Pada staff senior, penilaian tahunan dan kesepakatan yg berjalan tentang tujuan kunci usaha menjadi kesatuan dengan pengukuran hasil bisnisyang diturunkan dari program pelatihan

• Secara individual tidak sulit, dan sebaliknya untuk organisasi secara keseluruhan merupakan tantangan besar, tidak kurang dari kepercayaanmanajemen langsung, demikianjuga dengan frekuensi dan skala perubahan struktur, peran & tanggung jawab. Dan rumitnya proses memerlukan kejelasan kualitas capaian dan pertanggungjawaban

• Demikian pula dengan faktor eksternal yang mempunyai pengaruh besar kepada organisasi dan performanya, dimana menimbulkan ketidakjelasan penyabab hasil buruk atau bagus

LAMPIRAN EV-3

Documents

tpl412.weblog.esaunggul.ac.idtpl412.weblog.esaunggul.ac.id/.../uploads/...Partisipatif-Pertemuan-1… · Menyiapkan Kegiatan/Pelatihan Partisipatif Untuk Mendukung Tata Kelola Pemerintahan