MEKANISME PENGELOLAAN ADMINISTRASI DAN KEUANGAN

Pengelolaan administrasi dan keuangan yang baik akan menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan usaha kelompok. Kelengkapan administrasi dan buku catatan aliran keluar masuk keuangan kelompok akan turut menentukan keberhasilan dan kesinambungan usaha suatu kelompok.

JENIS BUKU DAN KEGUNAANNYA

ADMINISTRASI KELOMPOK

Buku Induk Anggota Untuk mencatat data anggota kelompok UPPKS

Buku Kegiatan Untuk mencatat semua kegiatan yang dilakukan oleh kelompok/anggota

Buku Tamu Untuk mencatat tamu-tamu yang datang, yang berkaitan dengan kegiatan kelomppok UPPKS

Buku Ekspedisi Untuk mencatat tentang keluar masuknya surat-surat, yang berkaitan dengan kegiatan kelompok UPPKS

PEMBUKUAN SIMPAN PINJAM

Buku Kas Harian Untuk mencatat kegiatan harian tentang keluar/masuknya uang kelompok.

Buku Simpanan dan Sumbangan Untuk mencatat simpanan dan sumbangan anggota kelompok termasuk simpanan pokok, simpanan wajib dan simpanan sukarela.

Buku Pinjaman dan Angsuran Untuk mencatat pinjaman dan angsuran dari setiap anggota kelompok.

Bukti Kas dan Buku Kas Sebagai bukti dan untuk mencatat pengeluaran dan penerimaan uang dari dan untuk kelompok.

PEMBUKUAN USAHA PERORANGAN/KELOMPOK

Buku Kas Harian Untuk mencatat kegiatan harian tentang keluar masuknya uang usaha perorangan atau usaha kelompok.

Buku Inventaris Untuk mencatat semua jenis barabg, sarana dan atau peralatan yang dimiliki.

Buku Pembelian Untuk mencatatsemua pengeluaran uang yang digunakan untuk belanja barang/bahan baku sesuai dengan jenis usahanya

Buku Penjualan Untuk mencatat semua pemasukan uang yang diperoleh dari hasil penjualan barang dari usaha yang dilakukan.

Buku Hasil Produksi Untuk mencatat semua jenis barang/jasa yang dihasilkan/diproduksi.

Jenis-jenis buku dan pencatatan/pembukuan yang harus disediakan oleh kelompok UPPKS dapat disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan

• Pada Tahap IKelompok UPPKS minimal membuat dan mengerjakan Buku Kas Harian dan Buku Inventaris.

• Pada Tahap IIKelompok UPPKS membuat Buku Kas Harian, Buku Inventaris, buku Penjualan dan Buku Pembelian.

• Pada Tahap IIIKelompok UPPKS membuat Buku Kas Harian, Buku Inventaris, Buku Penjualan, Buku Pembelian dan Buku Hasil Produksi.

CARA PENGISIAN

Pada sampul setiap buku kelompok dicantumkan nama dan alamat lengkap kelompok UPPKS misalnya :

Nama Kelompok : Mekar WangiDukuh/RW : RW 11Desa/Kelurahan : BabaganKecamatan : Labuhan Kabupaten/Kota : Bungo TeboPropinsi : Jambi

ADMINISTRASI KELOMPOK

Buku Induk Anggota• Data dari setiap anggota, diisi dengan : Nomor Anggota Nomor pendaftaran menjadi anggota misal: 01,

untuk nomor anggota terdaftar pertama Nama : Misal: ny.Suharti Tanggal Lahir/Umur : Misal: 2 Juni 1955 Pekerjaan : Misal: Ibu Rumah Tangga Pendidikan : Misal: SMP tahun kedua Alamat : Misal: Jln Swadaya No. 26

RT.04/RW.1, Desa ATgl.Menjadi Anggota : Misal: 17 Juli 1996

Jenis Usaha : Nama jenis usaha yang dilakukan. Misal: Membuat Krupuk Udang.

Nama Suami/Isteri : Misal: ParminJumlah anak : Jumlah anak hidup yang dimiliki. Misal: 2 orMetode KB yg digunakan : Misal: Kondom, sejak April 1996, Pil sejak

Juli1996, Suntik sejak Desember 1998

Pernyataan bersedia menjadi : Pernyataan dari anggota kelompok dengan

menuliskan nama, tanda tangan/cap jempol. Pasfoto ukuran 2,5 x 3 cm di pojok kanan.

Pernyataan berhenti sebagai anggota : Sejak berhenti: Diisi dengan tanggal, bulan dan

tahun mulai berhenti. alasan: Isi alasan mengapa berhenti. Alamat baru: Alamat baru bila anggota kelompok tersebut pindah ,tempat tinggalnya.

Buku Kegiatan

Buku kegiatan kelompok dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut :

Tanggal : Tanggal kegiatan kelompok yang dilakukan misal: Tanggal 5-1-2009

Kegiatan : Jenis kegiatan yang dilakukan Misal: Rapat Pengurus Kelomppok

Dipnpim oleh : Petuga/organisasi pembina kegiatan yang memimpin kegiatan. Misal: Ketua

Jumlah Peserta : Jumlah peserta yang hadir pada kegiatan tersebut. Misal: 3 orang ( Ketua, Sekretaris dan Bendahara )

Penjelasan : Uraian hasil kegiatan yang bersangkutan. Misal: - membahas rencana kelompok tahun 2009 - membahas penerimaan anggota baru

Buku Tamu

Buku tamu dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut :

Nomor : Nomor Urut.Hari.tanggal : Hari.tanggal tamu tersebut datang.Nama : Nama tamu yang datang/berkunjung.Asal Instansi : Asal Instansi dari tamu yang bersangkutan.Keperluan : Maksud dan tujuan yang datang.Kesan/Pesan : Kesan/pesan dari tamu terhadap kelompok.Tanda tangan : Tanda tangan dari tamu yang bersangkutan.

Buku Ekspedisi

Buku ekspedsi digunakan sebagai catatan dan tanda bukti pengiriman surat/barang, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut :

Tanggal : Tanggal surat atau surat pengantarNomor : Nomor surat atau surat pengantarPenerima : Nama, jabatan, dan instansi penerimaKeterangan : Untuk barang: jenis dan jumlah yang dikirim

Untuk surat: Pokok surat ( bili perlu )Tanggal terima : Tanggal terima surat atau barangNama/paraf penerima : Nama jelas dan paraf penerima

PEMBANGUNANUKUAN SIMPAN PINJAM

Buku Kas Harian

Buku Kas Harian dibuat bulanan. Lembar pertama diberi judul bulan/tahun buku, kemudian dibuat tabel dengan judul tabel sebagai berikut :

Tanggal : Tanggal setiap bukti pengeluaran/penerimaan uang kas harian. Misal: Tanggal 5-1-2009, dan seterusnya sampai dengan penutupan buku

Nomor Bukti Kas : Nomor urut bukti pengeluaran/penerimaan uang kas. Misal: 01/K (uang keluar), 02/M (uang masuk)

Uraian : Uraian penggunaan uang keluar/penerimaan uang. Misal: Konsumsi Rapat Pengurus. Angsuran dari Ny.Ani

Pemasukan : Jumlah uang yang masuk/diterima. Misal: Rp.100.000,-

Pengeluaran : Jumlah uang yang dikeluarkan. Misal: Rp. 75.000,-

Saldo Kas : Selisih antara pemasukan dan pengeluaran. Saldo kas dihitung dan dicatat setiap terjadi transaksi, sehingga keadaan kas setiap harinya dapat diketahu tanpa harus menunggu penutupan buku.

Jumlah : Setiap kali akan berganti halaman dan setiap bulan dilakukan penjumlahan dari seluruh pemasukan dan pengeluaran serta saldo kas akhir. Saldo kas akhir merupakan saldo awal pada lembar/bulan yang baru. Setiap penutupan buku kas harian harus diberi tanggal dan ditanda tangan oleh bendahara dan ketua kelompok.

Buku Simpanan dan Sumbangan Kelompok

Buku Simpanan dan Sumbangan Kelompok terdiri dari: Daftar Simpanan Pokok, Daftar Simpanan Wajib, Daftar Simpanan Sukarela, dan Daftar Sumbangan.Daftar Simpanan Pokok: Meruipakan rekapitulasi pembayaran simpanan pokok oleh anggota, baik secara tunai maupun mengangsur, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut :

Nomor : Nomor urut.Nama : Nama anggota yang membayar angsuran simpanan pokok.Angsuran ( I s/d IV )

Tanggal : Tanggal pembayaran angsuran simpanan pokoRp : Adalah jumlah uang pembayaran yang diterima.Paraf : Paraf bendahara dan anggota yang bersangkutan.

LunasTanggal : Tanggal pelunasan pembayaran yang terakhirRp : Adalah jumlah keseluruhan uang simpanan pokok yang diterima.Paraf : Paraf bendahara dan anggota yang bersangkutan.

Daftar Simpanan Wajib, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut :

Nama : Nama anggota kelompok yang bersangkutan.Nomor Anggota : Nomor anggota kelompok yang bersangkutan.Tanggal : Tanggal penerimaan/pengeluaran simpanan wajib.Uraian : Penjelasan penerimaan/pengeluaran :

Saldo posisi keuangan (+) penerimaan. (-) pengeluaran.

Jumlah : Besarnya jumlah uang yang diterima/dikeluarkanTanda tangan : Tanda tangan bendahara dan anggota yang

bersangkutan.

Daftar Simpanan Sukarela, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut :

Nama : Nama anggota kelompok yang bersangkutan.Nomor Anggota : Nomor anggota kelompok yang bersangkutan.Tanggal : Tanggal penerimaan/pengeluaran simpanan sukarela.Uraian : Penjelasan penerimaan/pengeluaran :

Saldo posisi keuangan (+) penerimaan. (-) pengeluaran.

Jumlah : Besarnya jumlah uang yang diterima/dikeluarkanTanda tangan : Tanda tangan bendahara dan anggota yang

bersangkutan.

Daftar Sumbangan, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut :

Nomor : Nomor Urut.Tanggal : Tanggal penerimaan sumbangan.Jumlah : Jumlah uang sumbangan yang diterima.Dari : Nama anggota yang memberikan sumbangan.Tanda tangan : Tanda tangan pengurus dan anggota yang

menyumbang.Keterangan : Catatan singkat tentang penerimaan sumbangan tersebut.

Buku Pinjaman dan Angsuran Kelompok.

Buku Pinjaman dan Angsuran Kelompok Dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut :

Nama : Nama anggota kelompok yang bersangkutan.Nomor Anggota : Nomor anggota kelompok yang bersangkutan.Tanggal : Tanggal pengeluaran/penerimaan pinjaman/angsuran.Besar Pinjaman : Jumlah pinjaman yang diberikan pada anggota.Angsuran : Besarnya jumlah angsuran yang disetorkan anggota.Sisa pinjaman : Sisa pinjaman setelah dikurangi angsuran.Jasa : Besarnya uang yang dibayar oleh anggota sebagai jasa.Denda : Besarnya uang yang dibayar oleh anggota sebagai

denda.Tanda tangan : Tanda tangan bendahara dan anggota yang

meminjam/mengangsur

Bukti Kas dan Buku Kas

Bukti KasBukti Kas merupakan tanda bukti penerimaan atau pengeluaran uang sebelum dibukukan ke Buku Kas Harian atau buku-buku lainnya. Bukti kas masuk dan keluar sebaiknya dibedakan warnanya,atau diberi tanda yang jelas, berupa formulir yang mencantumkan nama/alamat kelompok, dan uraian yang menyebutkan nomor urut bukti kas, uraian uang masuk/keluar, dan besarnya uang.

Buku Kas, terdiri dari :Buku Kas Keluar, untuk membukukan semua uang keluar, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut :Nomor : Nomor urut pengeluaranNama Kelompok : Nama kelompok UPPKS yang bersangkutanAlamat : Alamat kelompok UPPKS yang bersangkutanTanggal : Tanggal pengeluaran uangUraian : Uraian tentang penggunaan/pengeluaran uang Misal : Pinjaman modalJumlah : Besar uang yang dikeluarkan

Buku Kas Masuk, untuk membukukan semua uang masuk, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut :

Nomor : Nomor urut penerimaan.Nama Kelompok : Nama kelompok UPPKS yang bersangkutan.Alamat : Alamat kelompok UPPKS yang bersangkutan.Tanggal : Tanggal penerimaan uang.Uraian : Uraian tentang pemasukan.

Misal : Setoran pinjaman Ny. Suharti Sumbangan sukarela Ny. Suharti

Jumlah : Besar uang yang dikeluarkan.

Pencatatan pada Buku Kas Keluar/Masuk harus dengan disiplin tepat waktudan dikerjakan oleh bendahara.

BUKU ANGGOTA KELOMPOK

Pada sampul Buku Anggota Kelompok dicantumkan :• Nama, nomor anggota, dan alamat anggota yang bersangkutan.• Nama dan alamat kelompok seperti pada buku-buku lainnya.

Buku Anggota Kelompok berisi :

Lembar Simpanan Pokok yang mencantumkan : Besarnya Simpanan Pokok yang ditetapkan kelompok, dan untuk berapa kali angsuran. Selanjutnya dibuat tabel dengan judul tabel sebagai berikut :

Angsuran ( I s/d IV )Tanggal : Tanggal pembayaran angsuran simpanan pokokRp : Adalah jumlah uang pembayaran yang diterima.Paraf : Paraf bendahara dan anggota yang bersangkutan.

LunasTanggal : Tanggal pelunasan pembayaran yang terakhirRp : Adalah jumlah keseluruhan uang Simpanan Pokok yang diterima.Paraf : Paraf Bendahara dan anggota yang bersangkutan.

Lembar Simpanan Wajib dan Sukarela dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut :

Tanggal : Tanggal penerimaan/pengeluaran simpanan.Simpanan Wajib : Jumlah simpanan wajib yang dibayarkan oleh anggota:

(+) berarti penyetoran (-) berartipenarikan oleh anggota. Misal : (+) Rp. 5.000,-

Simpanan Sukarela : Besarnya uang yang disimpan/diambil oleh anggota yang bersangkutan : (+) berarti penyetoran anggota. (-) berarti pengambilan oleh anggota. Setiap ada penyetoran dan pengambilan selalu dijumlah/dikurangkan.

Jumlah : Jumlah simpanan wajib dan sukarela ( +/- ), sesudah penyetoran/pengambilan.

Tanda tangan : Tanda tangan bendahara dan anggota yang bersangkutan sebagai pengesahan penerimaan/pengambilan simpanan.

Keterangan : Kolom yang dapat diisi dengan catatan sekaitan dengan penyetoran/pengambilan simpanan anggota.

Dipindahkan : Petunjuk untuk dipindahkan ke halaman berikut bila telah penuh, dengan dijumlah lebih dahulu.

Lembar Sumbangan dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut :

Tanggal : Tanggal pemberian sumbangan dari anggota kepada kelompok.

Rp. : Besar jumlah sumbangan yang diberikan. Misal : Rp. 5.000,-

Tanda tangan : Tanda tangan bendahara dan anggota sebagai pengesahan penerimaan sumbangan dari anggota.

Lembar Pinjaman dan Angsuran, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut :

Nomor : Nomor urutTanggal : Tanggal penerimaan pnjaman maupun pembayaran angsuran.Besar pinjaman : Jumlah pinjaman yang diterima.

Misal : Rp. 50.000,- (tanggal 17-11-2009)Angsuran : Besarnya uangangsuran yang dibayar

Misal : Angsuran I Rp. 5.000,- (tgl 16-12-2009)Sisa Pinjaman : Keadaan pinjaman setelah pembayaran uang angsuran.

Misal : Setelah angsuran I sisanya adalah Rp.45.000,-Jasa : Besarnya uang jasa yang diterima dari anggota setiap

pengangsuran. Misal : Rp. 2.700,- (6% dari sisa pinjaman sebesar Rp. 45.000,-).

Denda : Denda yang dikenakan karena menunggak.Tanda tangan : Tanda tangan bendahara dan anggota sebagai

pengesahan penerimaan pembayaran.

PEMBUKUAN KEGIATAN USAHA PERORANGAN/USAHA KELOMPOK

Buku Kas Harian Usaha Perorangan/Kelompok, pembuatan dan cara pengisiannya sama seperti dalam Buku Kas Harian Kegiatan Simpan Pinjam.

Buku Inventaris, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut :

Nomor : Nomor UrutTanggal : Tanggal penerimaan barang tersebut.Jenis barang : Nama jenis barang yang dimiliki oleh tiap unit usaha

perorangan/kelompok.Jumlah barang : Jumlah dari tiap jenis barang inventaris yang dimiliki. Nilai (Rp)Satuan : Harga satuan barang. Misal : 1 mesin jahit 1.200.000,-Jumlah : Nilai keseluruhan jenis barang yang dimiliki.

Misal : Mesin jahit yang dimiliki 2 buah = 2.400.000,-Sumber : Dari mana barang itu berasal, diberi (oleh siapa) atau

membeli sendiri.

Buku Pembelian, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut :

Nomor : Nomor urut.Tanggal : Tanggal pembelian barang tersebut.Jenis Barang : Nama jenis barang yang dibeli. Misal : BenangJumlah Barang : Jumlah barang yang dibeli, Misal : 5 KotakHarga (Rp)

Satuan : Harga satuan barang.Jumlah : Harga keseluruhan barang yang dibeli

Sumber : Dari mana barang itu berasal, diberi (oleh siapa) atau membeli sendiri.

Buku Penjualan, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut:

Nomor : Nomor urut.Tanggal : Tanggal penjualan barang/hasil produksi tersebut.Jenis Barang : Nama jenis barang yang dijual.Jumlah Barang : Jumlah barang/hasil produksi yang dijual.Harga (Rp)

Satuan : Harga satuan barang/hasil produksi yang dijual.Jumlah : Harga keseluruhan barang yang dijual.

Buku Hasil Produksi, terdiri dari dan diisi dengan :

Nomor : nomor UrutTanggal : Tanggal suatu barang/hasil yang diproduksi.Hasil produksi : Nama dari suatu barang/hasil produksi.Jumlah : Jumlahdari barang/hasil yang diproduksi.