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MÓDULO VII: TRABAJO COLABORATIVO
7.1. Comparar y combinar documentos
La herramienta Comparar y combinar documentos nos permite comparar dos
documentos (origen y destino) y ver las diferencias entre ellos como cambios
que se han realizado, mostrando en globos las inserciones o las eliminaciones,
los cambios de formato y los comentarios.
Los resultados de la comparación pueden combinarse en el documento activo,
en el destino o en un nuevo documento. Estos cambios podemos aceptarlos o
rechazarlos.
Hemos recibido un documento revisado y queremos saber las diferencias que
hay con el nosotros enviamos. Word te permite saber en un instante todas las
modificaciones (inserciones, eliminaciones, cambios de formato y comentarios)
que se han realizado.
1. En primer lugar, abrimos la copia modificada del documento original.
2. A continuación, hacemos clic en el comando Comparar y combinar
documentos del menú Herramientas. Se muestra el cuadro de diálogo del
mismo nombre.
7.1Word XP. Trabajo Colaborativo
3. Desde el cuadro Buscar en, localizamos la unidad o carpeta que contiene
el documento original. Una vez localizado, hacemos clic en el nombre del
archivo.
4. Después, hacemos clic en el botón de lista situado a la derecha del botón
Combinar y seleccionamos una de las tres opciones disponibles.
Automáticamente Word muestra el documento de combinación indicado
en globos de llamada las diferencias entre ambos.
Si deseamos comparar dos documentos y mostrar lo que ha cambiado entre
ellos sin modificar los documentos que se comparan y mostrar los resultados
en un tercer documento nuevo, utilizaremos la opción Estilo jurídico:
1. Abrimos la copia modificada del documento.
2. Hacemos clic en el comando Comparar y combinar documentos del menú
Herramientas.
3. Activamos la casilla de verificación Estilo jurídico.
4. Localizamos y seleccionamos el documento original.
5. Hacemos clic en el botón Comparar.
Word XP. Trabajo Colaborativo7.2
Aceptar o rechazar cambios
En el documento de combinación los cambios de formato y las eliminaciones se
indican en globos informativos y las inserciones en rojo subrayado. Podemos
aceptar o rechazar cada una de estas modificaciones o sugerencias.
1. En primer lugar, situamos el cursor del ratón sobre el texto insertado o los
globos informativos de las eliminaciones o cambios de formato. Emerge
un cuadro de texto con información sobre el autor, la fecha y el tipo de
cambio realizado.
2. A continuación, hacemos clic con el botón derecho del ratón para abrir el
menú contextual del cambio sobre el que estamos situados.
3. Para aceptar la modificación, hacemos clic en el comando Aceptar cambio
de formato, Comentario, Inserción o eliminación, en función del cambio
realizado. Al aceptar la modificación se integra en el documento y
desaparece el globo informativo.
4. Para rechazar la modificación, hacemos clic en el comando Rechazar
cambio de formato, comentario, inserción o eliminación, en función del
cambio realizado.
7.3Word XP. Trabajo Colaborativo
Word XP. Trabajo Colaborativo7.4
7.2. Insertar, ver y editar comentarios
A veces tendremos que entregar un documento para que otros compañeros
hagan comentarios y sugerencias sobre su contenido. Estos comentarios y
sugerencias no se realizan sobre el documento, sino en un panel de revisiones
donde podrás leer, modificar o eliminar estos comentarios.
Insertar comentarios
Los comentarios son anotaciones que se realizan en los documentos sin
modificarlos. Son útiles cuando varias personas tienen que hacer comentarios
sobre un documento. Los comentarios se muestran en un panel independiente
donde los comentarios de cada revisor se muestran con color diferente.
La manera más práctica de trabajar con los comentarios es utilizando la barra
de herramientas Revisión. Menú Ver, submenú Barra de herramientas y
hacemos clic en la opción Revisión.
1. En primer lugar, situamos el punto de inserción en el lugar del documento
donde queremos insertar el comentario.
2. A continuación, hacemos clic en el botón Nuevo comentario. Se
muestra el panel de revisiones al final del documento y una marca roja en
la posición del cursor.
3. Escribimos el comentario oportuno en el panel de revisiones.
4. Si necesitamos insertar nuevos comentarios, nos situamos en las nuevas
posiciones y volvemos a hacer clic en el botón Nuevo comentario.
5. Si queremos ver u ocultar las marcas rojas de los comentarios, hacemos
clic en el comando Marcas del menú Ver.
Ver los comentarios
Cuando los compañeros hayan insertado los comentarios en tu documento,
podrás desplazarte por ellos y leerlos utilizando la barra de herramientas
Revisión. Podremos en todo momento ver y ocultar las marcas de los
comentarios.
1. Para ver u ocultar las marcas de los comentarios de un documento,
hacemos clic en el comando Marcas del menú Ver.
2. Para leer los comentarios hacemos clic en el botón Panel de revisiones
de la barra de herramientas Revisión, tal como hemos estudiado en el
apartado anterior.
7.5Word XP. Trabajo Colaborativo
Word XP. Trabajo Colaborativo7.6
3. Para desplazarnos por los comentarios podemos realizar una de las
siguientes acciones:
� Hacemos clic en los botones Anterior o Siguiente de la barra de
herramientas Revisión:
Anterior
Siguiente
�Hacemos doble clic en la cabecera del comentario en el Panel de
revisiones.
Modificar o eliminar los comentarios
Una vez leídos los comentarios podemos modificarlos o eliminarlos de tu
documento.
1. Para localizar el comentario a modificar o eliminar, utilizamos los botones
Anterior o Siguiente de la barra de herramientas Revisión.
2. Para modificar los comentarios, hacemos clic en el área correspondiente
del Panel de revisiones , y realizamos los cambios necesarios.
3. Para eliminar un comentario, hacemos clic en el botón Eliminar comentario
de la barra de herramientas Revisión.
Combinación de correspondencia
En ocasiones tendremos que mandar una misma información a diferentes
destinatarios, para ello Word proporciona una herramienta muy útil: Combinar
correspondencia. Microsoft Word 2002 incluye en esta versión el Asistente para
combinar correspondencia. El proceso de combinación de correspondencia
incluye las siguientes tareas:
� Crear un documento principal: Es un documento, carta, etiqueta, sobre,
catálogo y otros tipos de documentos que contienen el texto para
combinar.
� Crear o abrir un origen de datos: Es un documento que deberá contener
los datos de las personas a las que se desea enviar el documento principal.
� Combinar los datos entre el documento principal y el origen de datos: Es
la última tarea, consiste en combinar ambos documentos.
Por ejemplo, supongamos que mi empresa ha elaborado un nuevo producto y
quiero que todos mis clientes conozcan las características y el precio de este
nuevo producto. En lugar de crear una carta para cada uno de mis clientes,
puedo realizar una carta modelo, es decir, una carta que incluya una descripción
del producto y el precio del mismo (esta información será común para todas
las cartas); y un documento de datos donde se incluirán los nombres,
direcciones y otras informaciones de mis clientes. Al combinar ambos
documentos se generará otro documento que contendrá las cartas de todos los
clientes. Veamos cómo realizar este proceso utilizando el asistente:
1. Abrimos un documento Nuevo. Seleccionamos en el submenú Cartas y
correspondencia del menú Herramientas el comando Asistente para
combinar correspondencia. A continuación aparece en el Panel de tareas
el Asistente de combinar correspondencia.
7.7Word XP. Trabajo Colaborativo
7.8 Word XP. Trabajo Colaborativo
2. En este primer paso el asistente nos permite elegir el tipo de documento
sobre el que deseamos realizar la combinación: Cartas, Mensajes de
correo electrónico, Sobres, Etiquetas y lista de direcciones.
Activamos el tipo de documento Cartas y hacemos clic en Siguiente: Inicie
el documento que aparece en la parte inferior del Panel de tareas.
3. El siguiente pasos consiste en configurar la carta. El Asistente nos permite
elegir como documento principal el documento actual, una plantilla o un
documento existente. Dejamos la opción Utilizar el documento actual (es
la opción que aparece por defecto seleccionada) y hacemos clic en
Siguiente: Seleccione los destinatarios que aparece en la parte inferior del
Panel de tareas.
4. En el paso siguiente deberemos especificar el origen de datos, es decir, el
documento que contiene los datos de las personas a las que vayamos ha
enviar la carta del documento principal. Podemos elegir entre utilizar una
lista existente, las direcciones de Outlook, o bien, crear una lista nueva.
� Utilizar una lista existente: las listas que utiliza Word como origen de datos
son documentos de Word, o una base datos, por ejemplo Microsoft Access.
El documento de Word que será utilizado como lista, contendrá una tabla
con la información. Al realizar la tabla esta deberá contener en la primera
fila los nombres de los campos los cuales serán tomados como Campos
de combinación.
� Seleccionar de los contactos de Outlook: permite seleccionar información
desde Outlook 2002.
� Escribir una nueva lista: Al seleccionar esta opción en el área Escriba una
lista nueva del panel aparecerá la orden Crear.
Seleccionamos Escribir una lista nueva y hacemos clic en el botón
que aparece en el centro del Panel de tareas . En pantalla se
mostrará el siguiente cuadro de diálogo.
7.9Word XP. Trabajo Colaborativo
Word XP. Trabajo Colaborativo7.10
5. El cuadro de diálogo muestra un origen de datos para llenar con una serie
de campos predeterminados. Podemos eliminar los campos que no
deseemos o agregar otros. Para modificar esta lista debemos presionar el
botón Personalizar que nos presenta la ventana siguiente. Expliquemos la
función de cada uno de los botones que aparecen en esta pantalla:
� Nueva entrada: Agrega un nuevo registro.
� Eliminar entrada: Elimina el registro seleccionado.
� Buscar entrada: Busca información en un campo de datos espe-
cíficos.
� Filtrar y ordenar: Permite filtrar y ordenar los registros.
� Personalizar: Mediante esta opción podemos personalizar la lista
de direcciones agregando, cambiando o eliminando campos.
Utilizando los botones que aparecen en la parte inferior de la ventana podemos
desplazarnos por los registros de las direcciones.
6. Botón Personalizar:
� Para insertar un campo nuevo hacemos clic en el botón Agregar.
Escribimos el nombre del campo que necesitemos agregar y pulsamos el
botón Aceptar. El nuevo campo aparece ahora al final de la lista.
� Para suprimir los campos que no necesitemos hacemos clic en el botón
Personalizar. Seleccionamos el campo Título de lista de nombre de campo
y hacemos clic en el botón Eliminar. Confirmamos pulsando el botón Sí
dicha eliminación. Repetimos este proceso para eliminar aquellos campos
que no nos interesen.
7.11Word XP. Trabajo Colaborativo
Word XP. Trabajo Colaborativo7.12
� El botón Cambiar nombre nos permitirá cambiar el nombre del campo
seleccionado.
� Los botones Subir y Bajar nos permiten modificar el orden de los campos.
7. Una vez realizadas las modificaciones, presionamos el botón Aceptar,
regresando al cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones.
Introduciremos los registros que formarán la lista de direcciones de los
destinatarios. Para pasar de un campo a otro debemos presionar la tecla
Tab. Una vez introducido el primer registro deberá pulsar el botón Nueva
entrada para poder insertar otro registro. Cuando finalicemos pulsamos el
botón Cerrar.
8. Seguidamente guardaremos la lista de direcciones.
9. Automáticamente aparece un listado en forma de tabla con todas las
personas que acabamos de introducir. Desde esta ventana podemos
realizar diversas tareas con los registros. Por ejemplo, podemos ordenar
la lista, realizar filtros mediante criterios específicos, agregar, quitar o
modificar registros, etc.
10. Una vez creado el archivo de datos tenemos que escribir el contenido de
la carta principal para combinar correspondencia. En el documento
aparece una nueva barra de herramientas llamada Combinar
correspondencia.
7.13Word XP. Trabajo Colaborativo
Word XP. Trabajo Colaborativo7.14
11. Una vez escrita la carta, procederemos a insertar los campos. En este
paso podremos ver una vista previa del documento con los campos
combinados. Para ello previamente debemos insertar los campos de
combinación. Para realizar este procedimiento emplearemos el botón
Insertar campos combinados de la barra de herramientas Combinar
correspondencia. En pantalla aparecerá una lista con todos los campos del
archivo de datos de los que tendremos que seleccionar uno.
12. Hacemos clic en el Nombre y pulsamos el botón Insertar. El campo se
insertará dónde hayamos situado el punto de inserción. Word inserta el
código del campo en el documento principal entre comillas, por ejemplo,
<<Nombre>>. Cuando combinemos el documento principal con el origen
de datos, Word reemplazará automáticamente los nombres de los campos
de combinación por la información que posee el origen de datos, es decir,
en el lugar donde aparece insertado el campo <<Nombre>> aparecerá el
nombre que hayamos introducido en el origen de datos.
13. Una vez que hemos concluido la tarea de introducir los campos,
continuamos con el proceso de combinación. Hacemos clic en Siguiente:
Obtenga una vista previa de las cartas que aparece en la parte inferior del
Panel de tareas. Para ir viendo las cartas de cada destinatario podemos
pulsar en los botones que aparecen en el Panel de tareas: <<
Destinatario: 1 >>.
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Word XP. Trabajo Colaborativo7.16
14. Hacemos clic en Siguiente: Complete la combinación que aparece en la
parte inferior del Panel de tareas. El último paso del asistente nos ofrece
la posibilidad de combinar la correspondencia directamente en la
impresora, o bien, en un documento nuevo que contendrá todas las cartas
combinadas.
15. En pantalla aparecerá un cuadro de diálogo donde nos indica si deseamos
combinar todos los registros, el registro actual o un número especificado
de registros. Elegimos la opción que más nos interese y hacemos clic en
el botón Aceptar. Automáticamente se generará un nuevo documento que
contendrá tantas páginas como cartas de cada destinatario tengamos.
7.4. Word e Internet
Cualquiera de los documentos que hayamos creado con Word, podemos
convertirlos en páginas Web que pueden ser publicadas y leídas con un
navegador en Internet. En las páginas Web podemos crear Hipervínculos o
enlaces a otras partes del documento, a otros documentos, a páginas Web de
Internet e incluso a direcciones de correo electrónico.
También podremos enviar los documentos por correo electrónico como cuerpo
del mensaje o como datos adjuntos.
Convertir documentos en páginas Web
Podemos utilizar Microsoft Word para crear páginas Web del mismo modo que
creamos documentos de Word normales. El método más sencillo para comenzar
a crear una página Web es guardar el documento existente como página Web.
Una vez creada podremos obtener una vista previa de la página Web en el
explorador de Web predeterminado.
1. En primer lugar, abrimos o creamos el documento que queremos publicar
en Internet.
2. Para guardarlo como una página Web, hacemos clic en el comando
Guardar como página Web del menú Archivo. Se abre el cuadro de diálogo
Guardar como.
7.17Word XP. Trabajo Colaborativo
Word XP. Trabajo Colaborativo7.18
3. Desde el cuadro Guardar en localizamos la unidad y la carpeta donde
deseamos guardar la página Web.
4. En el cuadro de texto Nombre de archivo, escribimos el nombre de la
página o aceptamos el nombre propuesto automáticamente. Word le
asigna por defecto la extensión .htm.
5. Para guardar el archivo como página Web, hacemos clic en el botón
Guardar.
6. Finalmente, para ver en el navegador la nueva página, hacemos clic en el
comando Vista previa de la página Web del menú Archivo.
Crear hipervínculos dentro del documento actual
En los documentos de Word podemos insertar hipervínculos o enlaces a otras
partes del documento actual. Para ello necesitamos crear previamente
marcadores. Los hiperenlaces podemos crearlos sobre texto o sobre objetos.
1. En primer lugar, seleccionamos el elemento al que deseamos asignar un
marcador o hacemos clic en
el lugar donde deseamos
insertar un marcador.
2. A continuación, hacemos
clic en el comando
Marcadores del menú
Insertar. Se abre el cuadro
de diálogo Marcadores.
3. En el cuadro Nombre de
marcador, escribimos un
nombre que lo identifique y,
después, hacemos clic en el
botón Agregar.
4. Una vez insertados los marcadores en las zonas del documento,
seleccionamos el texto o hacemos clic dentro de la palabra que hará de
enlace. A continuación, en la barra de herramientas Estándar, hacemos
clic en el botón Insertar hipervínculo. Se abre el cuadro de diálogo
Insertar hipervínculo.
5. En el área Vincular a, hacemos clic en Lugar de este documento. Se
muestra la lista de marcadores del documento.
6. Finalmente, seleccionamos el marcador al que deseamos vincular y
hacemos clic en el botón Aceptar. El vínculo se muestra subrayado y en
color azul. Para acceder al vínculo hacemos clic, mientras pulsamos la tecla
CTRL.
Crear hipervínculos a páginas Web o documentos externos
Desde un documento de Word podemos hacer vínculos para ir a otros
documentos o a páginas Web en Internet.
1. En primer lugar, seleccionamos el texto o el objeto que deseamos convertir
en hipervínculo.
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Word XP. Trabajo Colaborativo7.20
2. En la barra de herramientas Estándar, hacemos clic en el botón Insertar
hipervínculo.
3. Se abre el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo.
4. En el área Vincular a, hacemos clic en Archivo o página Web existente.
5. Si conocemos la dirección a la que queremos vincular, la escribimos en el
cuadro de texto Dirección.
6. Si la página o archivo se encuentra en nuestro equipo, en Buscar en
localizamos la unidad y carpeta donde se encuentre y, a continuación, lo
seleccionamos haciendo clic en él.
7. Si no conocemos la dirección de una página Web, podemos hacer clic en
el botón Explorar el Web. Abre la página Web deseada en el explorador y
volvemos de nuevo a Word. Finalmente, para crear el hipervínculo
hacemos clic en el botón Aceptar.
7.21Word XP. Trabajo Colaborativo
Para eliminar un hipervínculo, hacemos clic con el botón derecho del ratón en
el hipervínculo que deseamos quitar y, a continuación, hacemos clic en el
comando Quitar hipervínculo del menú contextual. Microsoft Word crea
automáticamente un hipervínculo al escribir la dirección de una página Web
existente o una dirección de correo electrónico como, por ejemplo,
www.grupoconforsa.com.
Si no es así debes activar el formato automático de hipervínculos:
1. Hacemos clic en el menú Herramientas y, a continuación, en el comando
Opciones de autocorrección.
2. Hacemos clic en la ficha Autoformato mientras escribe.
3. Marcamos la casilla de verificación Rutas de red e Internet por
hipervínculos de la sección Reemplazar mientras escribe.
