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Maximo Version 7.1
Comment faire
juin 2012
(Version 4.03)
2
Table des matières Table des figures .......................................................................................................................................................................................................................... 4
PARTIE I – GUIDE GÉNÉRAL DE L’USAGER ....................................................................................................................................................................... 5
Pour accéder à Maximo.............................................................................................................................................................................................................. 5
Barre d’outils principale ............................................................................................................................................................................................................ 6
Mise à jour de votre profil ........................................................................................................................................................ 6
Aide en ligne ........................................................................................................................................................................... 6
Fermer la session ................................................................................................................................................................... 6
« Aller à » ................................................................................................................................................................................ 7
Centre de démarrage .............................................................................................................................................................. 7
Créer une demande de service ................................................................................................................................................................................................ 9
PARTIE II – GUIDE POUR L’USAGER SPÉCIALISÉ ......................................................................................................................................................... 11
Applications spécialisées ........................................................................................................................................................................................................ 11
Créer une demande de service détaillée ........................................................................................................................................................................... 12
Entrer le temps de main-d’œuvre pour une intervention tels un bon de travail (BT), un projet ou une autre activité ............ 15
Option 1: Entrée de temps avec Labor Reporting (Rapport main-d’œuvre) (UOT) ............................................................... 15
Option 2 : Entrée de temps de main-d’œuvre avec Suivi d’interventions / Actuals (Données réelles) .................................. 17
Option 3: Entrée des heures de main-d’œuvre à partir de Quick Reporting (Rapports courts) (UOT) .................................. 20
Le journal ...................................................................................................................................................................................................................................... 23
Trouver un bon de travail (BT) à partir d’une demande de service (DS) ............................................................................................................ 26
Trouver une demande de service (DS) à partir d’un bon de travail (BT) ............................................................................................................ 26
Chercher des fiches ................................................................................................................................................................................................................... 27
3
Sauvegarde de requêtes fréquentes ................................................................................................................................................................................... 30
Exporter des données dans Excel ........................................................................................................................................................................................ 31
Appendice A – Fonctions de recherche ............................................................................................................................................................................. 32
Caractères de remplacement ................................................................................................................................................ 32
Sélectionner une valeur ........................................................................................................................................................ 33
Exemples de filtres pour sélectionner l’emplacement d’une requête .................................................................................... 33
Filtre pour un emplacement spécifique dans un édifice ..................................................................................................... 33
Filtres d’emplacement pour un type de salle ..................................................................................................................... 34
Filtre pour un code d’édifice ............................................................................................................................................... 35
Appendice B – Les icônes et boutons dans Maximo ..................................................................................................................................................... 36
Appendice C – Options pour les priorités signalées ..................................................................................................................................................... 38
Appendice D – Terminologie ................................................................................................................................................................................................. 38
Appendice E – Problèmes et solutions ............................................................................................................................................................................... 39
Fonction : CONNEXION........................................................................................................................................................ 39
Caractère « Null » ................................................................................................................................................................. 40
Fonction Aide ........................................................................................................................................................................ 42
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Table des figures Figure 1 Connexion à Maximo ................................................................................................................................................................... 5 Figure 3 Menu « Aller à » ........................................................................................................................................................................... 7 Figure 4 Centre de démarrage régulier ...................................................................................................................................................... 8 Figure 5 Créer une demande de service (UOT) ....................................................................................................................................... 10 Figure 6 Applications spécialisées ........................................................................................................................................................... 12 Figure 7 Fenêtre des Demandes de service (UOT) .................................................................................................................................. 14 Figure 8 Nouvelle entrée de temps de main-d’œuvre avec Labor Reporting (Rapport main-d’œuvre) (UOT) ........................................... 15 Figure 9 (UOT) Entrée de temps dans Labor Reporting (Rapport main-d’œuvre) .................................................................................... 16 Figure 10 Nouvelle entrée d’heures avec Suivi d’interventions (UOT) – Actuals (Données réelles).......................................................... 18 Figure 11 Entrée d’heures de main-d’œuvre avec Suivi d’interventions (UOT) ........................................................................................ 19 Figure 12 Nouvelle entrée d’heures de main-d’œuvre avec Quick Reporting (Rapports courts) (UOT) .................................................... 21 Figure 13 Entrée d’heures de main-d’œuvre avec Quick Reporting (Rapports courts) (UOT) .................................................................. 22 Figure 14 Ajout au journal ........................................................................................................................................................................ 24 Figure 15 Afficher le journal d’une demande de service (DS) ................................................................................................................... 25 Figure 16 Trouver le BT d’une DS ............................................................................................................................................................ 26 Figure 17 Trouver la DS d’un BT .............................................................................................................................................................. 27 Figure 18 Recherche de fiches ................................................................................................................................................................ 27 Figure 19 Recherche avancée ................................................................................................................................................................. 29 Figure 20 Sauvegarder une requête ......................................................................................................................................................... 30 Figure 21 Exporter des données dans Excel ............................................................................................................................................ 31 Figure 22 Recherche avec des caractères de remplacement ................................................................................................................... 32 Figure 23 Filtre pour tous les emplacements d’un édifice ......................................................................................................................... 33 Figure 24 Filtres d’emplacement pour un type de salle ............................................................................................................................ 34 Figure 25 Le filtre d’emplacement pour les codes d’édifices..................................................................................................................... 35 Figure 26 Validité d’une URL pour la connexion....................................................................................................................................... 39 Figure 27 « Null » apparait dans certains en-têtes et noms d’applications ............................................................................................... 40 Figure 28 Connexion en français ............................................................................................................................................................. 41 Figure 29 Mise à jour du Centre de démarrage ........................................................................................................................................ 41 Figure 30 Page d’aide non trouvée .......................................................................................................................................................... 42
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PARTIE I – GUIDE GÉNÉRAL DE L’USAGER Cette section est destinée à tous les usagers de Maximo.
Pour accéder à Maximo Pour accéder à Maximo, cliquez le lien suivant ou copiez-le dans votre navigateur Web : https://prsp.uOttawa.ca/maximo Pour obtenir un nom d’utilisateur et un mot de passe, prière de contacter un agent au centre d’appel en composant le 2222 ou de faire parvenir un courriel à l’adresse électronique suivante : [email protected] .
Figure 1 Connexion à Maximo
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Barre d’outils principale La barre d’outils principale de Maximo (voir la Figure 2 ) qui apparait au haut de la fenêtre Maximo vous permettra d’effectuer la mise à jour de votre profil d’utilisateur, de trouver de l’aide en ligne, de naviguer entre les différentes applications et de fermer votre session.
Mise à jour de votre profil Pour mettre à jour vos coordonnées telles que votre courriel, votre numéro de téléphone, votre adresse, etc., vous devez cliquer sur « Profil» et sélectionner Renseignements personnels . Pour changer votre mot de passe, vous devez cliquer sur « Profil» et sélectionner Information sur le mot de passe . Pour choisir ou modifier votre Langue préférée, vous devez cliquer sur « Profil» et sélectionner Information par défaut.
Aide en ligne Cliquez sur « Aide» pour l’aide générale ou cliquez simultanément Alt et F1 pour obtenir une aide pour un champ spécifique. Le menu « Aide» détecte l’application en cours, c’est-à-dire que si vous cliquez sur « Aide», alors que vous consultez le Centre de démarrage, l’aide sera spécifique à la page Centre de démarrage, alors que si vous cliquez « Aide», alors que vous consultez la page Créer une demande de service, l’aide sera en lien avec cette page. À noter que certaines pages de l’application UOT ne possèdent pas d’aide correspondante. Voir la fonction «Aide» dans l’Appendice E - Problèmes et solutions.
Fermer la session Cliquez sur « Fermer la session » dans le menu Maximo. Il n’est pas recommandé d’utiliser le bouton « Quitter » de votre navigateur.
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« Aller à » Le menu « Aller à » (voir la Figure 3) donne l’accès aux différentes applications de Maximo. L’accès est limité aux usagers possédant une permission d’accès qui est accordée selon le niveau de responsabilité associé à leur emploi. Un utilisateur possédant une permission générale aura accès aux applications suivantes :
Créer une demande de service (UOT) – Pour créer une demande de service.
Afficher les demandes de services (UOT) – Pour trouver ou accélérer une demande de service existante.
Centre de démarrage Centre de démarrage (voir Figure 4) constitue le tableau de bord de l’utilisateur. Par défaut, celui-ci comporte quatre fenêtres :
Insertions rapides (1): pour un accès rapide aux applications pour la création de nouvelles demandes de service.
Favoris (2): pour un accès rapide aux applications favorites.
Bulletin (3): n’est pas utilisé
Mes demandes de services (4): pour consulter la liste des demandes de services de l’utilisateur.
Figure 2 Menu « Aller à »
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Figure 3 Centre de démarrage régulier
1
2
3
4
5
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Créer une demande de service 1. À partir de la fenêtre Centre de démarrage (voir la Figure 4), cliquez sur Créer une demande de service (UOT) (1). Le
raccourci est situé dans le coin supérieur gauche du Centre de démarrage, ou vous pouvez y accéder par le menu « Aller à » en sélectionnant le module Libre-service (5). La fenêtre Créer une demande de service (UOT) apparaitra (voir la Figure 5). Par défaut, les champs « Consigné par » et « Utilisateur affecté» seront remplis avec votre numéro d’identification personnel, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique.
2. Si vous désirez créer une demande de service qui affectera une autre personne, choisissez l’UNE des options suivantes :
i) Inscrivez le numéro d’identification de l’autre personne dans le champ « Utilisateur affecté », champ (2a); ii) Ou inscrivez le numéro de téléphone de l’autre personne dans le champ « Téléphone », champ (2b).
3. Rendez-vous à la section « Détails des actifs » (3) et complétez le champ Emplacement. Si vous le connaissez,
inscrivez le code numérique de l’édifice directement dans le champ, suivi d’un tiret et du numéro de la pièce. Par exemple : 004-W112 correspond à la pièce W112 du Pavillon Tabaret. Si vous ne connaissez pas le numéro de l’édifice, sélectionnez l’emplacement en cliquant sur l’icône située à droite du
champ « Emplacement » (3a) et référez-vous à l’Appendice A - Fonctions de recherche.
4. Pour les demandes de service facturables, cochez la case « Facturable? », case (4a) et inscrivez votre numéro de
compte GLG (4b). Utilisez l’icône de la loupe pour chercher dans la liste des comptes GLG.
5. Rédigez une courte description de votre demande (100 caractères max.) dans le champ « Récapitulatif » (5) et utilisez le champ « Caractéristiques » pour enregistrer de plus amples informations.
6. Si nécessaire, vous pouvez joindre un document ou un lien vers une page Web à votre demande de service. Cliquez sur les boutons « Joindre un fichier » ou sur « Joindre une page Web » (6) qui sont situés à la droite de l’écran.
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7. Une fois la demande complétée, cliquez sur le bouton « Soumettre », situé au coin inférieur droit de la page. Toutes modifications ultérieures devront être effectuées en communiquant avec le centre d’appel en composant le 2222 ou en faisant parvenir un courriel à l’adresse électronique suivante : [email protected] .
Figure 4 Créer une demande de service (UOT)
MyID
[email protected] 1234
3a
2b
3 4a
4b
5 6
MyID 1234
2a
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PARTIE II – GUIDE POUR L’USAGER SPÉCIALISÉ Cette section s’adresse aux utilisateurs de Maximo dont l’emploi requiert qu’ils notent le temps travaillé sur les demandes de service ou les projets du Service des immeubles qu’ils produisent des rapports ou assurent le suivi des demandes de service. Elle s’adresse principalement aux employés du Service des immeubles.
Applications spécialisées Certains utilisateurs pourront avoir accès à un plus grand nombre d’applications dans le menu « Aller à » (4) et dans la fenêtre Centre de démarrage selon les responsabilités liées à leurs emplois. En plus des applications Créer une demande de service (UOT) et Afficher les demandes de service (UOT), les applications suivantes pourront être accessibles (voir la Figure 6 ) :
Labor Reporting (Rapport main-d’œuvre) (UOT) (1) – Pour inscrire les heures de travail sur un bon de travail (BT). Quick Reporting (Rapports courts) (2) – Pour créer, réviser, approuver ou noter les heures de travail. Demandes de service (UOT) (3) – Pour créer une nouvelle demande de service plus détaillée que celles créées dans
Nouvelle demande de service ou Créer une demande de service (UOT). Suivi d’interventions (UOT) (4) – Utilise les données actuelles pour produire un rapport sur la main-d’œuvre, les matériaux, les outils et services requis pour un bon de travail. (BT)
Que vous accédiez à ces applications par le menu « Aller à » ou par le Centre de démarrage, assurez-vous de sélectionner une application suivie du suffixe (UOT).
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Figure 5 Applications spécialisées
Créer une demande de service détaillée 1. Sélectionnez Demandes de service (UOT) à partir de Centre de démarrage OU à partir du menu « Aller à » et
cliquez sur Interventions. (Voir la Figure 6.)
2. À partir de la fenêtre Demandes de service (UOT) voir Figure 7, cliquez sur l’icône Nouvelle demande de service (1) ou appuyez simultanément sur les touches CTRL+Alt+I. Cette action génère automatiquement un numéro pour la nouvelle Demande de service (DS) (2).
3. À partir de l’onglet Demandes de service, remplir les sections et champs suivants : Informations utilisateur (3) Vous n’avez qu’à remplir un seul champ et les autres seront remplis automatiquement. Personne affectée (4) Ce champ sera automatiquement rempli avec les informations contenues dans Consigné
par, mais cette information peut être remplacée si vous effectuez une demande qui affectera une autre personne que vous.
Détails de la demande de service (5) Sommaire Une courte description de la demande, à l’aide de mots-clés pour faciliter la recherche. Détails De plus amples informations au sujet de la demande, telles que la date de début, si plusieurs
corps de métiers sont requis, s’il y a des dossiers en annexe, etc.
1 4 2
3
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Actif L’équipement spécifique, si requis.
Emplacement Code de l’édifice et l’étage; cliquer sur pour accéder aux codes (Voir Sélectionner une valeur)
Compte GLG Lorsque facturable, sélectionner en utilisant la loupe (Voir Sélectionner une valeur) Facturable ? Vérifiez que cette demande est facturable et assignez un compte GLG dans le champ situé
au-dessus. Priorité signalée Accordez une priorité en sélectionnant une valeur en utilisant la loupe du menu. (Voir les
Options des priorités signalées dans l’Appendice C) Métier Vous pouvez déterminer quel corps de métier sera responsable de la demande de service;
cliquez sur afin de Sélectionner une valeur; si plusieurs corps de métiers sont requis, alors les inscrire manuellement dans le champ « Détails ».
Pièces jointes (6) Joindre des documents qui faciliteront la demande de service, tels que des images, des estimations, etc. Assurez-vous de mentionner que des documents ont été placés en annexe dans le champ « Détails ».
4. Note importante (7): Les dates et les champs restants ne sont pas utilisés pour les bons de travail; toutes autres
données doivent être inscrites manuellement dans le champ « Détails », afin de vous assurer qu’ils ne seront pas ignorés.
5. Soumettez votre demande en cliquant sur l’icône de sauvegarde (8) située en haut de la fenêtre. Après cette étape, toute modification à cette «Demande de service» devra être acheminée directement au Centre d’appel (2222) qui effectuera la correction.
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Figure 6 Fenêtre des Demandes de service (UOT)
3 4
8
6
5
5
2
1
7
MyId 1234
anotherId 4321
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Entrer le temps de main-d’œuvre pour une intervention tels un bon de travail (BT), un projet ou une autre activité
Option 1: Entrée de temps avec Labor Reporting (Rapport main-d’œuvre) (UOT) 1. Sélectionnez l’application Labor Reporting (Rapport main-d’œuvre) (UOT) à partir du Centre de démarrage ou le
menu « Aller à ». (Voir la Figure 6.)
2. Dans la fenêtre Labor Reporting (Rapport main-d’œuvre) (UOT) (Figure 8), sélectionnez Nouvelle ligne (1) afin de créer une nouvelle entrée de temps de main-d’œuvre.
Figure 7 Nouvelle entrée de temps de main-d’œuvre avec Labor Reporting (Rapport main-d’œuvre) (UOT)
3. Remplissez les champs suivants directement sur les lignes d’enregistrement abrégées (2) ou si vous préférez, dans les lignes d’enregistrement détaillées (3); utilisez la touche de tabulation du clavier (Tab) pour accéder au prochain champ (Voir la Figure 9):
a. Main-d’œuvre – votre code de main-d’œuvre est habituellement le même que votre Nom d’utilisateur dans Maximo; si vous désirez, enregistrez le temps de main-d’œuvre d’un autre corps de métier. Dans une version ultérieure, ce champ pourra automatiquement enregistrer le code de main-d’œuvre de l’utilisateur de Maximo.
b. Bon de travail - ce numéro peut représenter un bon de travail régulier, le numéro d’un projet ou une autre activité telle qu’une session de formation;
1
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c. Date de début - représente habituellement la date du début des heures de travail; d. Heures normales – le nombre d’heures travaillées – vous pouvez utiliser le format heures:minutes ou en
décimales; e. Terminé ? N (non) / O (oui) - laissez les projets et autres activités actifs, «N», pour continuer à y enregistrer du
temps. Pour les bons de travail, inscrivez «O» lorsque le travail est complété.
4. Sauvegardez (4) la nouvelle entrée de temps en cliquant sur l’icône de la disquette (4) située au haut de la fenêtre Labor Reporting (Rapport main-d’œuvre) (UOT). À noter qu’appuyer sur la touche Entrée permet également de sauvegarder l’entrée et de créer une nouvelle ligne.
Figure 8 (UOT) Entrée de temps dans Labor Reporting (Rapport main-d’œuvre)
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4
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Nom de l’employé
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Option 2 : Entrée de temps de main-d’œuvre avec Suivi d’interventions / Actuals (Données réelles) 1. Sélectionnez l’application Suivi d’interventions (UOT) à partir du Centre de démarrage ou du menu « Aller à ».
(Voir la Figure 6.)
2. À partir de la fenêtre « Suivi d’interventions (UOT) », Figure 10, cliquez sur l’onglet « Actuals (Données réelles) » (1). Inscrivez le numéro de bon de travail ou le numéro du projet dans le champ Rechercher (2) et appuyez sur la touche ENTRÉE. Par défaut, les entrées de temps de tous les employés liés à ce bon de travail sont affichées. Pour afficher vos entrées ou celles d’un autre utilisateur, utilisez le Filtre (3) afin de préciser les critères de recherche. Voir Chercher des fiches pour plus de détails.
3. Cliquez sur New Row (Nouvelle ligne) (4) sous l’onglet Labor (Main-d’œuvre) afin de créer une nouvelle ligne pour ce bon
de travail ou ce projet.
4. Un tableau détaillé apparaitra (Voir Figure 11 ). Remplissez les champs directement sur les lignes d’enregistrement abrégées (5) ou si vous préférez, à partir des lignes d’enregistrement détaillées (6). (Utilisez la touche Tab pour vous déplacer au prochain champ) :
5. a. Main-d’œuvre – votre code de main-d’œuvre est habituellement le même que votre Nom d’utilisateur dans
Maximo; si vous désirez, enregistrez le temps de main-d’œuvre d’un autre corps de métier; dans une version ultérieure, ce champ pourra automatiquement enregistrer le code de main-d’œuvre de l’utilisateur de Maximo.
b. Date de début - représente habituellement la date du début des heures de travail; c. Heures normales – le nombre d’heures travaillées – vous pouvez utiliser le format heures:minutes, ou en
décimales; d. Terminé ? N (non) / O (oui) - laissez les projets et autres activités actifs, «N», pour continuer à y enregistrer du
temps. Pour les bons de travail, inscrivez «O» lorsque le travail est complété. 6. Sauvegardez (4) la nouvelle entrée de temps en cliquant sur l’icône de la disquette (4) située au haut de la fenêtre Suivi
d’interventions (UOT). À noter qu’appuyer sur la touche Entrée permet également de sauvegarder l’entrée et de créer une nouvelle ligne.
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Figure 9 Nouvelle entrée d’heures avec Suivi d’interventions (UOT) – Actuals (Données réelles)
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1
4
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Figure 10 Entrée d’heures de main-d’œuvre avec Suivi d’interventions (UOT)
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Option 3: Entrée des heures de main-d’œuvre à partir de Quick Reporting (Rapports courts) (UOT) 1. Sélectionnez l’application Quick Reporting (Rapports courts) (UOT) à partir du Centre de démarrage ou du menu
« Aller à ». (Voir la Figure 6.)
2. De la fenêtre Quick Reporting (Rapports courts) (UOT), Figure 12, cliquez sur l’onglet Quick Reporting (Rapports courts) (1). Inscrivez le numéro de votre bon de travail ou du projet dans le champ Rechercher (2) et appuyez sur la touche ENTRÉE.
3. Cliquez sur Nouvelle ligne (3) sous l’onglet Main-d’œuvre, afin de créer une nouvelle ligne d’entrée d’heures de main-
d’œuvre pour ce bon de travail ou ce projet.
4. La fiche comportera alors les champs détaillés (voir la Figure 13 ). Vous pourriez devoir faire défiler la page pour la visionner en entier. Remplissez les champs directement sur les lignes d’enregistrement abrégées (4) ou si vous préférez, à partir des lignes d’enregistrement détaillées (5). (utilisez la touche Tab pour vous déplacer au prochain champ) :
a. Main-d’œuvre – votre code de main-d’œuvre est habituellement le même que votre Nom d’utilisateur dans
Maximo; si vous désirez, enregistrez le temps de main-d’œuvre d’un autre corps de métier; dans une version ultérieure, ce champ pourra automatiquement enregistrer le code de main-d’œuvre de l’utilisateur de Maximo.
b. Date de début - représente habituellement la date du début des heures de travail; c. Heures normales – le nombre d’heures travaillées – vous pouvez utiliser le format heures:minutes ou en
décimales;
5. Terminé ? N (non) / O (oui) - laissez les projets et autres activités actifs, «N», pour continuer à y enregistrer du temps. Pour les bons de travail, inscrivez «O» lorsque le travail est complété.
6. Sauvegardez la nouvelle entrée de temps en cliquant sur l’icône de la disquette (6) située au haut de la fenêtre Quick Reporting (Rapports courts) (UOT). À noter qu’appuyer sur la touche Entrée permet également de sauvegarder l’entrée et de créer une nouvelle ligne.
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Figure 11 Nouvelle entrée d’heures de main-d’œuvre avec Quick Reporting (Rapports courts) (UOT)
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Figure 12 Entrée d’heures de main-d’œuvre avec Quick Reporting (Rapports courts) (UOT)
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Corriger une entrée de temps Des erreurs peuvent se produire lorsque vous inscrivez les heures de travail, que ce soit le mauvais numéro de bon de travail ou le mauvais nombre d’heures. Pour les trois options expliquées précédemment, il est possible d’entrer des heures négatives, afin de corriger ces d’erreurs. Il suffit d’ajouter ces nombres négatifs comme s’il s’agissait d’une nouvelle entrée, en inscrivant un nombre précédé du signe négatif «-».
Le journal Maximo 7.1 permet aux utilisateurs d’ajouter des informations sur les bons de travail (BT) ou pour une Demande de service. Assurez-vous de communiquer avec le Centre d’appel (2222) si l’information que vous avez ajoutée doit être copiée sur le bon de travail initial. Par exemple, si vous devez transmettre le bon de travail à un autre corps de métier.
Pour ajouter une entrée à un bon de travail (BT) (voir la Figure 14) :
1. Utilisez l’application Suivi d’interventions (UOT) afin de visionner le bon de travail.
2. Sélectionnez l’onglet Log (journal) (1) et cliquez sur Nouvelle ligne (2).
3. Inscrivez une brève description dans le champ «Récaputilatif » et les détails requis dans le champ « Caractéristiques » (3).
4. Cochez la case « Consultable? » (4) si la personne qui a fait la Demande de service (DS), habituellement le client, a la
permission de consulter les données, sinon, laissez la case vide.
5. Sauvegardez l’entrée de données (5).
Si l’entrée de données est consultable, le client sera en mesure de consulter la Demande de service (DS) en utilisant l’application Afficher les demandes de service (UOT) (voir la Figure 15 ).
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Figure 13 Ajout au journal
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Figure 14 Afficher le journal d’une demande de service (DS)
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Trouver un bon de travail (BT) à partir d’une demande de service (DS) 1. Sélectionnez l’application Suivi d’interventions (UOT) à partir du Centre de démarrage ou du menu « Aller à ».
(Voir la Figure 6.) 2. Sous l’onglet « List (Liste) » (Figure 16), inscrivez le numéro de la Demande de service (DS) dans la colonne «Ticket »
(1). Appuyez sur la touche Entrée pour démarrer la recherche. 3. Le bon de travail (BT) apparaitra dans la colonne « Intervention » (2).
Figure 15 Trouver le BT d’une DS
Trouver une demande de service (DS) à partir d’un bon de travail (BT) 1. De façon similaire, sous l’onglet « List (Liste) » (Figure 17), inscrivez le numéro du bon de travail dans la colonne « Intervention » (1). Appuyez sur la touche Entrée pour démarrer la recherche.
2. La Demande de service (DS) apparaitra dans la colonne «Ticket » (2).
1
2
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Figure 16 Trouver la DS d’un BT
Chercher des fiches À la première utilisation d’une application, rendez-vous sous l’onglet « List (Liste) » à partir duquel vous pourrez repérer et sélectionner des fiches.
Vous pouvez repérer des fiches en utilisant l’une des options suivantes (Voir la Figure 18) :
Rechercher (1), Filtres (2), Menu déroulant ou sauvegarde de requêtes fréquentes (3), Recherche avancée (4)
Figure 17 Recherche de fiches
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1
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2
3
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1. Rechercher (1) – Inscrivez la valeur ou une partie de celle-ci (avec ou sans les caractères de remplacement), ou cliquez sur la lunette afin de consulter le menu Chercher une valeur. Appuyez sur la touche Entrée pour démarrer la recherche.
2. Filtres (2) – Inscrivez une ou plusieurs valeurs dans les champs du filtre, avec ou sans les caractères de remplacement. Appuyez sur la touche Entrée pour démarrer la recherche. Utilisez l’icône de l’efface pour effacer le contenu de certains champs du filtre.
3. Menu déroulant ou sauvegarde de requêtes fréquentes (3) – Sélectionnez une entrée prédéfinie dans le menu déroulant ou l’une des recherches sauvegardées à partir du menu déroulant situé au coin supérieur gauche de la fenêtre. Référez-vous à Sauvegarde de requêtes fréquentes.
4. Advanced Search (Recherche avancée) (4) – À partir de la fenêtre More Search Fields (D’autres champs) (4a) (Voir la Figure 19), inscrivez ou sélectionnez une valeur (4b) pour le champ que vous désirez utiliser pour votre recherche. Appuyez sur la touche Entrée ou cliquez sur « Find (Trouver) » (4c) pour démarrer la recherche.
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Figure 18 Recherche avancée
4
4a
4b
4c
30
Sauvegarde de requêtes fréquentes La fonction Sauvegarder la requête en cours permet à l’utilisateur de retrouver la fiche, plus tard, en utilisant les mêmes critères de recherche.
1. Pour sauvegarder une requête (Figure 20), effectuez une recherche (lire les instructions dans Recherche de fiches) et cliquez ensuite sur Save Query (Sauvegarder la requête) (1) situé sur la barre d’outils.
2. Dans la fenêtre Sauvegarder la requête en cours (2): a. Inscrire le nom et la description de votre requête; b. Cochez la case « Par défaut? » si vous désirez que cette requête soit celle par défaut lorsque vous utilisez
cette application; c. En cochant la case « Public ? » vous rendez cette requête visible à tous les utilisateurs de Maximo – voir votre
administrateur Maximo. Cliquez sur OK pour sauvegarder la requête.
3. La requête a été sauvegardée et sera consultable dans le menu situé au coin supérieur gauche de la fenêtre (3). À tout moment, vous pourrez rapidement retourner consulter Tous les enregistrements ou d’autres requêtes qui auront été sauvegardées.
Figure 19 Sauvegarder une requête
1
3
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31
Exporter des données dans Excel L’une des fonctions très utiles de Maximo est la possibilité d’exporter des données directement dans une feuille de calcul Excel, ce qui permet de rapides analyses de données.
Recherchez une liste de fiches, de bons de travail, de métiers, etc. Sous l’onglet List (Liste) (1), cliquez sur Télécharger
(2).
Figure 20 Exporter des données dans Excel
1 2
32
Appendice A – Fonctions de recherche
Caractères de remplacement
Caractère de remplacement Description Exemples de résultats ~null~ Aucun caractère dans le champ - n’équivaut pas à
des espaces (champ vide)
% OU != ~null~
N’importe quel caractère OU N’est pas nul (ou équivalent)
(Ne sera pas vide) Toute entrée qui possède une valeur pour ce champ, telle qu’un numéro ou un nom.
123% Chaîne de caractères débutant par 123 12345
%123 Chaîne de caractères se terminant par 123 DS11-0123
123 Chaîne de caractères contenant la suite 123 DS11-1234
123? OU 123_
Chaîne de 4 caractères débutant par la suite 123 1234
_123 OU ?123
Chaîne de 4 caractères se terminant par la suite 123
2123 -123
=123 Chaîne étant exactement 123 123 !=123 Chaîne de caractères ne comprenant pas la suite
123 DS11-0124
Figure 21 Recherche avec des caractères de remplacement
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Sélectionner une valeur La fenêtre Sélectionner une valeur apparait lorsque vous cliquez l’icône de la loupe et parfois à la suite du menu des détails
. Ceci vous permet de sélectionner une valeur pour un champ, parmi une liste prédéterminée de valeurs. Par défaut, le menu « Filtrer par » sélectionne la valeur « Tout ». Trouvez la valeur appropriée en vous rendant à la page suivante ou à la page précédente . Comme la liste peut être longue, vous devrez possiblement filtrer celle-ci, en inscrivant une combinaison de mots-clés et de caractères de remplacement. Lorsque vous aurez repéré la valeur souhaitée, il suffit de la cliquer et elle sera inscrite dans le champ.
Exemples de filtres pour sélectionner l’emplacement d’une requête
Filtre pour un emplacement spécifique dans un édifice L’utilisation d'un filtre dans description avec le nom, complet ou partiel, d’un édifice fera apparaître la liste de tous les emplacements associés à cet édifice.
Figure 22 Filtre pour tous les emplacements d’un édifice
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Filtres d’emplacement pour un type de salle Utilisez une combinaison de filtres d’emplacement et de description et vous retrouverez des valeurs plus spécifiques.
Par exemple, en utilisant un filtre d’emplacement tel que 004% et un filtre de description tel que mécanique, il apparait alors une liste des salles mécaniques situées au pavillon Tabaret.
Figure 23 Filtres d’emplacement pour un type de salle
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Filtre pour un code d’édifice Utilisez trois traits de soulignement, « ___ », dans le filtre d’Emplacement pour faire apparaître une liste de tous les codes des édifices qui se trouvent dans la base de données (en prenant pour acquis que les codes des édifices sont composés de trois caractères)
Figure 24 Le filtre d’emplacement pour les codes d’édifices.
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Appendice B – Les icônes et boutons dans Maximo Icône Nom Fonction du bouton Maximo
Menu détaillé Menu détaillé des fonctions disponibles pour le champ.
Description longue Permet d’inscrire plus d’informations que ce qui peut être inséré dans les champs.
Choisir la date et l’heure Boîte de dialogue pour sélectionner la date et l’heure.
Sélectionner la date Boîte de dialogue pour sélectionner la date.
Sélectionner une valeur Boîte de dialogue comprenant les valeurs associées aux champs.
Insérer une nouvelle fiche
Insérer une nouvelle fiche et son numéro automatique.
Sauvegarder la fiche
Effacer
Changer d’état
Acheminer
Rapport d’ensemble
Rapport détaillé
Filtre désactivé Active les filtres du tableau. Filtre activé Les filtres du tableau sont alignés et modifiables, et sont situés entre les titres
des colonnes et la première ligne de chaque colonne.
ou Effacer Permet d’effacer les données des filtres sélectionnés dans un champ et de
restaurer les lignes telles qu’elles étaient avant la sélection. Ligne précédente Cliquer pour consulter l’entrée précédente au tableau. Ligne suivante Cliquer pour consulter l’entrée suivante au tableau. Page précédente Cliquer pour consulter les fiches de la page précédente. Page suivante Cliquer pour consulter les fiches de la page suivante.
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Télécharger Cliquer pour télécharger les données contenues dans le tableau. Cacher le tableau Cliquer pour minimiser ou cacher le tableau.
Montrer le tableau Cliquer pour agrandir ou montrer un tableau qui est caché.
Aide Cliquer pour accéder à la fenêtre d’aide. Voir les détails Cliquer pour accéder aux Détails des lignes et tous les champs d’une fiche, afin
de pouvoir insérer, lire ou modifier une entrée. Cacher les détails Lorsque les Détails des lignes sont visibles, le bouton Voir les détails se change
en le bouton Cacher les détails. Cliquer sur ce dernier pour cacher les détails. Ajouter aux favoris Sélectionne un document ou une fiche qui pourra être consulté plus tard.
Cocher la fiche pour effacer.
Sélectionne la fiche qui sera supprimée.
Annuler le Supprimer Annule la suppression prévue d’une ligne.
Supprimer Cliquer pour supprimer une ligne du tableau.
Nouvelle ligne Pour insérer une nouvelle ligne.
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Appendice C – Options pour les priorités signalées
Priorité Description Explications et usages 3 Dans les deux jours ouvrables Ex. livraison postale 4 Dans les 21 jours ouvrables Ex. Demande d’évaluation 6
(défaut) Dans les 10 jours ouvrables 90 % des requêtes
7 Date prédéterminée Ex. Préparer une pièce pour un événement prévu à une date déterminée, ou prévoir une interruption d’électricité.
8 Aujourd’hui Ex. Toilette défectueuse. 9 Appeler Après les heures de travail
10 Dans l’heure Ex. Toilette défectueuse, disjoncteur coupé, urgence.
Appendice D – Terminologie
Terme Définition Exemple DSyy-nnnn.. Demande de service –requête de travail DS11-123456 BTyy-nnnn.. Intervention (Bon de Travail) - travail
interne, correctif, préventif, prédictif BT11-123456
Emplacement <eee> <eee>-<nn> <eee>-<a><pppp> eee = numéro de l’édifice a = aile nn = niveau pppp = numéro de pièce
004 Tabaret 004-1 Tabaret, premier niveau 004-C104A Tabaret aile centrale premier niveau
pièce 104A
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Appendice E – Problèmes et solutions
Fonction : CONNEXION Problème : La Déconnexion empêche la Connexion subséquente
Explication : Lorsque Maximo est déconnecté, l’application retourne à la mauvaise adresse HTTPS, ce qui empêche l’utilisateur de se reconnecter. L’utilisateur doit alors réinscrire la bonne adresse HTTPS, effacer la portion erronée de l’adresse ou se connecter en utilisant l’adresse de la page de connexion Maximo qu’il aura placée dans ses Favoris.
Solution : En cours de résolution
Solution de contournement : Inscrivez une adresse HTPPS valide : https://prsp.uottawa.ca/maximo et appuyez sur la touche Entrée. La fenêtre de connexion devrait s’afficher.
Figure 25 Validité d’une URL pour la connexion
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Caractère « Null » Problème: Le caractère de remplacement « Null » (1) apparait dans certains en-têtes et certains noms d’applications.
Figure 26 « Null » apparait dans certains en-têtes et noms d’applications
Explication : Les descriptions n’ont pas été ajoutées par défaut dans les gabarits. De plus, certaines descriptions peuvent n’exister qu’en français, et ne sont pas disponibles en anglais.
Solution : En cours de résolution
Solution de contournement partielle : Référez-vous à la Figure 28 pour vous connecter en français (2), et à la Figure 29 afin de mettre à jour le Centre de démarrage (Mettre à jour le centre de contrôle) (3); le caractère de remplacement « Null » devra être remplacé; déconnectez-vous et reconnectez-vous en anglais; le caractère de remplacement « Null » aura été remplacé par le titre en français.
1
1
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Figure 27 Connexion en français
2
3
Figure 28 Mise à jour du Centre de démarrage
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Fonction Aide Problème : En appuyant sur Aide ou sur les touches Alt+F1, vous n’obtenez pas la fenêtre d’aide.
Explication : Certaines applications UOT ou champs peuvent ne pas disposer de fonction d’aide.
Solution : En cours de résolution
Solution de contournement : Aucune.
Figure 29 Page d’aide non trouvée
