Embed Size (px)
DESCRIPTION
finish
Citation preview
BAHAN BACAAN ( B.B. )
TOPIK . 5.
PENYIAPAN SARANA KORBAN BENCANA
TAHUN 2015 ( 10 JP @ 45 MENIT )
OLEH : DRS. DARMAWI RANI, M.Si.
B.B. 5.1
1. PENYIAPAN SARANA.
Dalam materi penyiapan sarana bagi korban bencana pada penampungan
Sementara ( shelter ) akan dijelaskan tentang pengertian sarana, tujuan sarana
dan jenis-jenis sarana.
A. PENGERTIAN SARANA.
Terdapat beberapa pengertian sarana terkait dengan bantuan korban bencana
sebagai berikut :
1. Sarana adalah; segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai
maksud atau tujuan. Sarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang bergerak
seperti computer dan mesin-mesin ( Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia
( KBBI ).
2. Sarana adalah ; perlengkapan pembelajaran yang dapat dipindah-pindah seperti
meja, kursi, alat- alat media pembelajaran dan lainnya ( Menurut Peraturan
Menteri Pendidikan Nasional No. 24 tahun 2007 ).
3. Secara umum; sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dan
bahan untuk mencapai maksud dan tujuan dari suatu proses produksi seperti
sabit, cangkul dan lain-lain ( Menurut Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No.
24 tahun 2007 ).
4. Sarana/peralatan adalah; segala bentuk alat dan peralatan yang dapat digunakan
untuk membantu penyelamatan dan evakuasi masyarakat terkena bencana,
pemenuhan kebutuhan dasar dan pemulihan segera prasarana dan sarana vital
termasuk dalam kategori peralatan ini misalnya; perahu karet, mobil rescue
tactical unit, mobil dapur umum, mobil tangki air, tenda, pompa, peralatan
kesehatan, peralatan komunikasi dan alat-alat berat( Badan Nasional
Penanggulangan Bencana ( BNPB ).
5. Manajemen sarana peralatan adalah suatu proses aktivitas yang berkaitan
dengan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran barang bantuan sesuai dengan
jenis, jumlah, waktu dan tempat yang dikehendaki atau diperlukan oleh korban
bencana dan diperlukan untuk memenuhi kebutuhan dasar hidup manusia yang
terdiri dari sandang, pangan dan papan ( BNPB ).
B. TUJUAN PENYIAPAN SARANA.
Tujuan penyiapan sarana terhadap korban bencana dalam penampungan
sementara ( shelter ) diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Terwujudnya penjaminan pemenuhan kebutuhan hak berupa fisik, sosial,
keselamatan, keamanan, perlindungan, kenyamanan tempat tinggal
pengungsi yang terkena bencana sesuai dengan standar pelayanan
minimum.
2. Memfasilitasi dan mendukung pelaksanaan pelayanan social yang baik
dalam kegiatan pemulihan masalah psikososial, pendampingan sosial,
advokasi social, penanganan masalah pendidikan anak, kesehatan, dan
ekonomi, sehingga terciptanya kembali normalisasi kehidupan
bermasyarakat korban bencana dalam segala aspek pada wilayah yang
terkena bencana.
C. JENIS – JENIS SARANA.
Terdapat beberapa jenis sarana yang diperlukan oleh korban bencana yang berada
ditempat penampungan sementara ( shelter ) seperti dibawah ini :
1. Sarana mobilitas/ transportasi berupa mobil dumlap, mobil Rescue Tactical Unit,
mobil tanki air, mobil operasional (truk), RTU sepeda motor, ambulance dsb.
2. Sarana evakuasi kit berupa tenda pleton, tenda dapur umum, tenda regu, tenda
pengungsi/ keluarga, tenda posko/ komando, tenda gulung, velbed, matras, alat
dumlap, tikar, alat-alat berat dsb.
3. Sarana penerangan berupa listrik, genset, lampu genset, lampu sorot, lampu senter,
Lampu badai dsb.
4. Sarana komunikasi berupa radio komunikasi( HT ), telepon, media elektronik.
5. Sarana ibadah agama Islam berupa ruang sholat, sajadah, mukena, kitab suci Al-l
Quran.
6. Sarana ibadah agama Kristen berupa alkitab, fasilitas lagu rohani.
7. Sarana pendidikan berupa buku – buku pelajaran, meja baca, kursi, papan tulis, tikar,
perpustakaan keliling, rak buku dsb.
8. Sarana kesenian / hiburan berupa televisi, radio, karaoke dan fasilitas musik lainnya.
9. Sarana kesehatan berupa stetoskop, ruang pemeriksaan, thermometer, lemari obat
dan obat – obatan, pembalut wanita, P3K, perawatan bayi, perawatan persalinan,
perawatan ibu nifas, bangsal pemeriksaan.
10. Sarana sanitasi berupa sarana kebersihan seperti tempat sampah, MCK, tempat
persediaan air bersih.
11. Sarana olahraga berupa fasilitas tenis meja, bulutangkis, bola voli, kasti dan
sebagainya.
12. Sarana aksesibilitas penyandang disabilitas berupa kursi roda, kruk, alat bantu
dengar (hearing aid), tongkat netra.
13. Sarana balita berupa box tempat tidur, tempat penyimpanan perlengkapan anak.
14. Sarana rumah tangga berupa lemari pakaian, mebel, kulkas dsb.
15. Sarana keamanan berupa perlengkapan keamanan, posko penjagaan keamanan.
Perlu juga kami tambahkan disini bahwa penyiapan atau pengadaan sarana yang lebih
baik dan dapat dipergunakan secara layak, nyaman , maka perlu mengacu pada perinsip-
Prinsip yang digunakan dalam penyiapan sarana bantuan korban bencana, diantaranya
sebagai berikut:
a. Harus dapat memberikan jaminan terpenuhinya kebutuhan dasar secara
layak.
b. Dalam pemulihan sosial yang diberikan harus tepat sasaran tepat waktu dan
tepat bantuan.
c. Bantuan sarana yang diberikan harus cepat dalam rangka merespon
kebutuhan yang sangat mendesak.
d. Penyiapan sarana bantuan korban bencana harus berkualitas baik.
e. Sarana yang diberikan harus akuntabilitas yang artinya dapat dipertanggung
jawabkan secara objektif.
f. Partisipasif yakni harus melibatkan partisipasi dari semua pihak termasuk
korban bencana.
g. Stimulan yakni penyiapan sarana bersifat stimulan bagi korban bencana.
h. Kemandirian yakni bantuan sarana yang diberikan harus mampu
menciptakan kemandirian bagi korban bencana.
i. Meringankan beban penderitaan bagi korban pasca bencana.
j. Kerjasama dan berkoordinasi dengan berbagai pihak terkait.
k. Menghargai kearifan lokal yakni harus menghargai dan menghormati nilai-
nilai lokal yang berlaku.
B.B.5.
II. MEKANISME PENYIAPAN SARANA
Mekanisme yang digunakan dalam penyiapan sarana sebagai berikut :
A. Identifikasi Penyiapan Sarana.
1. Hakekat
Identifikasi dan pengkajian penyiapan sarana merupakan langkah awal untuk
mengetahui jenis sarana yang dibutuhkan, berapa jumlah yang dibutuhkan dan siapa
saja yang membutuhkan. Identifikasi kebutuhan penyiapan sarana membutuhkan
ketelitian dan keterampilan serta kemampuan untuk mengetahui secara pasti kondisi
korban bencana yang akan ditangani.
2. Pelaksanaan Identifikasi
a. Untuk mengidentifikasi jenis sarana yang dibutuhkan dan berapa jumlah
kebutuhan dapat menggunakan formulir seperti dibawah ini :
Tabel 1. Identifikasi Penyiapan Sarana
No Korban bencana Jenis kebutuhan Sarana Jumlah
1 Lansia Kursi rodatongkat
10 buah10 buah
2 Anak Buku – buku pelajaranMeja bacaKursiPapan tulis
5 paket5 buah5 buah2 buah
3 Balita Tempat penyimpanan perlengkapan anakBox tempat tidur
3 buah3 buah
4 Penyandang cacat Kursi rodaKrukTongkat netraHearing aid
3 buah3 buah5 buah3 buah
5 Perempuan Pembalut wanitaTempat persalinan
3 dus1 ruang
6 Ibu hamil Tempat pemeriksaan kehamilanPeralatan perawatan bayi
1 ruang
2 set
b. Melakukan kunjungan lapangan/ observasi
Petugas identifikasi dapat melibatkan secara langsung korban bencana,
instansi terkait , Tim Reaksi Cepat ( TRC ), organisasi social, dunia usaha dan
masyarakat peduli bencana untuk melakukan rumusan tentang sarana yang
diperlukan baik jumlah maupun jenisnya.
B. Perencanaan Penyiapan Sarana.
1. Hakekat
Perencanaan dalam penyiapan sarana adalah suatu upaya-upaya sadar dan
sistimatis yang dilakukan dalam rangka mengidentifikasi, menyiapkan segala
sarana sesuai kebutuhan untuk dapat dimanfaatkan secara tepat waktu. Proses
perencanaan harus memaksimalkan keterlibatan aktif para stockehorder
termasuk para korban bencana.
2. Tujuan
Tujuan perencanaan penyiapan sarana yang kaitannya dengan penanggulangan
bencana khususnya bagi korban dalam penampungan sementara ( shelter )
antara lain sebagai berikut ini :
a. Mengetahui jumlah korban yang membutuhkan sarana
b. Mengetahui berupa jumlah sarana yang dibutuhkan
c. Mengetahui jenis sarana yang dibutuhkan
d. Mengetahui cara penyiapan dan pengeluaran sarana
e. Mengetahui penanggung jawab kelompok penerima sarana
3. Perencanaan penyiapan sarana.
Terdapat beberapa langkah – langkah yang harus diperhatikan dalam rangka
perencanaan penyiapan Sarana, sehingga terhimpun sesuai dengan yang di
perlukan dalam penanganan Korban di shelter, diantaranya sebagai berikut :
a. Dalam proses perencanaan harus dilaksanakan secara terpadu dan
terkoordinir dan maksimal yang melibatkan secara aktif seluruh potensi
pemerintah dan masyarakat ( stockehorder ) yang meliputi :
1). Rapat koordinasi dengan instansi/ lembaga terkait seperti Dinas
Kesehatan, Dinas Pendidikan, Dinas Pekerjaan Umum, Badan Nasional
Penanggulangan Bencana ( BNPB )
2). Pertemuan rapat dengan lembaga – lembaga social dan tokoh – tokoh
masyarakat.
3) Pertemuan dengan para korban bencana di shelter
b. Pemberitaan dari media massa
c. Permintaan dari BPBD Kab/Kota dan PBBD Propinsi atas dasar laporan kajian
dari Tim Reaksi Cepat (TRC) penanggulangan bencana
d. Dalam melakukan perencanaan penyiapan sarana, dimana pemerintah
bertindak sebagai fasilitator dan penanggung jawab utama.
C. Pengadaan Sarana.
1. Prosedur pengadaan
Pengadaan sarana dapat dilakukan dengan langkah – langkah sebagai berikut:
a. Melakukan koordinasi diantara pemerintah/ Dinas/ Instansi terkait dengan
dunia usaha dan seluruh potensi masyarakat seperti:
1) Pelayanan kesehatan bekerjasama dengan dinas kesehatan
2) Pelayanan pendidikan bekerjasama dengan dinas pendidikan nasional
b. Ketentuan pelaksanaan pengadaan sarana berdasarkan pada pedoman
umum, petunjuk penyelenggaraan dan prosedur dari instansi yang
bersangkutan sesuai dengan bidang tugas masing – masing instansi/ lembaga
c. Pada saat terjadi bencana atau tanggap darurat, pengadaan sarana dilakukan
1 bulan sekali pada minggu pertama dan kedua pada jam – jam kerja dan
dilakukan secepat mungkin selama 24 jam
d. Barang – barang yang didakan harus sesuai dengan jenis dan jumlah yang
dibutuhkan berdasarkan hasil identifikasi dan perencanaan dan siap
disalurkan setiap waktu dibutuhkan
e. Pengadaan sarana bersumber dari Pemerintah ( APBN ) Pemerintah Daerah
( APBD ), Dunia Usaha dan masyarakat.
f. Dalam keadaan tanggap darurat atau keadaan khusus mangacu kepada
Keppres No. 80 Tahun 2003, tentang pedoman Pelaksanaan pengadaan
barang /jasa Pemerintah dan dapat dilaksanakan melalui mekanisme “
Penunjukan Langsung “
g. Bantuan peralatan dari luar negeri
h. Apabila sarana tidak tersedia/tidak mencukupi , maka dapat meminta
bantuan kepada lintas sector dan pemerintah pusat, atau dana siap pakai
khusus yang sudah dialokasikan.
i. Dalam pelaksanaan pengerahan bantuan peralatan dari asalsampai lokasi
bencana dilaksanakan di bawah kendali BPBD Kab.Kota bersangkutan. Bagi
pemerintah daerah yang tidak memiliki BPBD dikoordinasikan dengan Satuan
Kerja Perangkat Daerah ( SKPD ) yang berkaitan dengan penanggulangan
bencana.
D. Penerimaan Sarana
1. Penerimaan sarana yang meliputi jenis, jumlah, keadaan sarana yang didapat dari
pengadaan sendiri oleh instansi, hibah masyarakat dalam dan luar negeri, yakni
sebelum disalurkan ke posko – posko/ penanggung jawab penampungan
sementara terlebih dahulu dicatat dengan menggunakan formulir penerimaan
oleh petugas pengelola barang seperti tabel 2 dibawah ini:
Tabel 2. Penerimaan Sarana
No Barang yang diterima
Jumlah Barang Keadaan Barang
Siapa yang menyerahkan
Siapa yang menerima
1. Jenis sarana pendidikan
a. Buku – buku pelajaran
b. Meja belajarc. Kursi belajar
50 buah
10 buah20 buah
Baik
BaikBaik
Dinas Sosial Provinsi
Dinas Sosial Kabupaten/ Kota
E. Prosedur Penerimaan Barang di Dinas Sosial Kabupaten/ Kota
1. Dinas sosial kabupaten/ kota menerima sarana/ barang dari dinas sosial provinsi
berdasarkan surat perintah dari kepala dinas sosial provinsi untuk mengambil
barang ke dinas sosial provinsi
2. Petugas dinas sosial kabupaten/ kota mengambil barang ke dinas sosial provinsi
dengan memeriksa dan menandatangani Berita Acara Serah Terima (BAST)
penyerahan barang/ sarana
3. Petugas dinas sosial kabupaten/ kota membawa barang beserta BAST untuk
ditandatangani oleh kepala dinas kabupaten/ kota dan kemudian mengirimkan
BAST kepada dinas sosial provinsi
4. Petugas pengelola sarana pada dinas sosial kabupaten/ kota melakukan
pencatatan mutasi barang pada buku persediaan dan kartu barang
F. Prosedur Penyaluran Sarana
Penyaluran sarana kepada korban bencana yang berada di shelter (penampungan
sementara) dapat dilakukan:
1. Berdasarkan permintaan dari penanggung jawab shelter dan permintaan
tersebut telah disetujui oleh pejabat yang berwenang dari dinas sosial
kabupaten/ kota setempat
2. Petugas/ penanggung jawab shelter memeriksa sarana dan menandatangani
BAST pengeluaran sarana
3. Petugas dinas sosial kabupaten/ kota yang mengelola barang/ sarana melakukan
pencatatan mutasi/ pengeluaran barang
G. Pengadaan sarana dari pusat
Mengkoordinasikan besaran kebutuhan sarana dengan pihak pusat dari
Kab/Kota ke Provinsi dan dari Provinsi masing-masing kepada Kementrian Sosial
dalam jangka waktu setiap bulan sekali pada saat jeda tidak terjadi bencana.
Pengadaan sarana dilakukan 1 bulan sekali pada minggu pertama dan kedua
pada jam-jam kerja pada saat terjadinya bencana. Pengadaan barang dilakukan
secepat mungkin selama 24 jam. Barang-barang/sarana yang diadakan dari
pusat, antara lain:
a. Beras berupa DO
b. Mie instan
c. Lauk pauk
d. Sandang
e. Peralatan dapur umum
f. Peralatan evakuasi
H. Pengadaan Sarana Dari Daerah.
Mengkoordinasikan dengan pihak daerah terkait dengan pengadaan sarana
kebutuhan dasar yang bersifat lokal. Hal ini sangat penting dilakukan untuk
memastikan bahwa pengadaan sarana di daerah berbeda dengan pengadaan
sarana yang dialokasikan dari pusat.
Sarana yang sudah dipersiapkan atau tersedia diharapkan dalam keadaan
baik dan siap disalurkan setiap waktu dibutuhkan. Pada saat jeda tidak terjadi
bencana, pengadaan sarana dapat dilakukan 1 bulan sekali pada minggu pertama
dan kedua pada jam-jam kerja pada saat terjadinya bencana dan dilakukan
dengan secepat mungkin selama 24 jam.
I. Penggudangan /Penyimpanan Sarana.
Penggudangan dalam hal ini adalah tempat penyimpanan sarana bantuan yang
didapat dari hasil pengadaan dan hibah masyarakat dalam dan luar negeri untuk
kemudian dapat disalurkan sesuai permintaan/kebutuhan yang diperlukan bagi
korban bencana yang terdiri dari :
1. Penerimaan
Penerimaan sarana dalam hal ini meliputi; jenis sarana yang di
masukkan/disisipkan ke dalam gudang, jumlah, keadaan sarana, siapa yang
menyerahkan dan siapa yang menerima sarana.
Dibawah ini (Tabel 2) contoh form yang digunakan dalam penerimaan
barang/sarana oleh pihak petugas gudang.
Tabel 2. Penerimaan Sarana
No Barang yang diterima Jumlah Barang Keadaan Barang
Siapa yang menyerahkan
Siapa yang menerima
2. Penyimpanan sarana
Penyimpanan sarana untuk bantuan bagi korban bencana dalam hal ini
mencakup antara lain; pemilihan tempat, type gudang, kapasitas tampung,
fasilitas penyimpanan, sistem pengamanan dan keselamatan sarana yag di
simpan yang disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku.
Tujuan penyimpanan sarana di gudang antara lain, sebagai berikut :
a. Untuk melindungi sarana/peralatan dari kerusakan, kehilangan maupun
berkurangnya standar mutu sarana
b. Untuk memudahkan penyaluran kepada korban bencana dengan sistim “First
In, First Out”
c. Untuk menjamin ketersediaan sarana/peralatan pada setiap waktu
dibutuhkan.
J. Penyaluran Sarana.
Penyaluran sarana yang disimpan di gudang dapat dilakukan berdasarkan
permintaan yang telah disetujui oleh pejabat yang berwenang dalam
penanggulangan bencana dengan tujuan sasaran menerima bantuan yang tepat,
jumlah dan jenis bantuan sarana yang harus diberikan dengan prinsip yang tepat, ke
tempat yang tepat, dengan jumlah yang tepat/benar, kualitas yang benar, harga
yang tepat serta penerima korban bencana yang tepat.
Prosedur penerimaan dan pengeluaran sarana persediaan yang disimpan di
gudang pada Kementrian Sosial, Dinas/instansi Sosial provinsi, Dinas/instansi sosial
Kab/Kota dan penerima bantuan sarana bagi korban bencana dapat dilihat pada
penjelasan seperti di bawah ini :
1. Prosedur penerimaan barang di Kementerian Sosial
a. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) membuat kesepakatan penyerahan barang
dengan penyedia barang dalam kontrak pengadaan barang.
b. PPK memberitahukan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Perlindungan
dan Jaminan Sosial (SesDitjen. Linjamsos) tentang penerimaan barang di
Gudang Bekasi.
c. SesDitjen memerintahkan Kepala Bagian (KaBag) Umum dan Kepala Gudang
untuk menerima barang.
d. PPK memerintahkan Panitia Penerima Hasil Pekerjaan untuk melakukan
pemeriksaan dan penerimaan barang dari penyedia di Gudang Bekasi.
e. Panitia Penerima Hasil Pekerjaan menerima barang setelah terlebih dahulu
memeriksanya dan mencocokkannya dengan dokumen penerimaan disertai
penandatanganan Berita Acara Serah Terima (BAST) Barang dengan diketahui
oleh Kepala Gudang.
f. Panitia Penerima Hasil Pekerjaan menyerahkan barang disertai dengan BAST
kepada Kepala Gudang dan juga menyanpaikan satu set BAST kepada PPK.
g. PPK menandatangani dokumen BAST barang dan menyampaikannya kepada
Penyedia Barang dan kepada SesDitjen.
h. Kepala gudang memerintahkan Petugas Administrasi Gudang untuk mencatat
mutasi penerimaan barang pada Kartu dan Buku Persediaan serta
memerintahkan Petugas Penata Barang (Stuffing) untuk menata dan
menyimpan barang digudang sesuai dengan kelompok barang.
i. PPK menyerahkan BAST kepada petugas SAI UAKPA/UAKPB.
j. Petugas SAI mencatat transaksi penerimaan barang.
2. Prosedur penerimaan Barang di Dinas/Instansi Sosial Provinsi
a. Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi memerintahkan kepada Pengelola
Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi agar mempersiapkan gudang untuk
menerima barang berdasarkan surat pemberitahuan dari Direktur di
lingkungan Ditjen. Linjamsos.
b. Pengelola Gudang dan Petugas Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi
menerima barang setelah memeriksa dan mencocokkan dengan dokumennya
terlebih dahulu.
c. Pengelola Gudang dan Petugas Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi
memaraf Surat Penyerahan Barang dan membuat BAST serta
menyampaikannya kepada Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi.
d. Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi menandatangani BAST dan
menyampaikannya satu set kepada Penyedia Jasa Pengiriman/Perusahaan
Ekspidisi.
e. Pengelola Gudang dan Petugas Dinas/Instansi Sosial Provinsi melanjutkan
dengan pencatatan mutasi barang pada Buku Persediaan dan Kartu Barang
serta mendokumentasikan bukti-buktinya.
3. Prosedur penerimaan barang di Dinas Sosial Kabupaten/Kota
a. Berdasarkan surat pemberitahuan dari kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi,
maka Kepala Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota memerintahkan kepada
Petugas Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota untuk mengambil barang dari
Gudang Provinsi.
b. Petugas Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota mengambil barang setelah
terlebih dahulu memeriksanya serta menandatangani surat penyerahan
barang dan membuat BAST.
c. Petugas Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota membawa barang beserta
BAST untuk ditandatangani oleh Kepala Dinas/Instansi Sosial
Kabupaten/Kota.
d. Petugas Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota menyerahkan barang kepada
Pengelola Gudang dan Petugas Gudang Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota.
e. Pengelola Gudang dan Petugas Gudang melakukan pencatatan mutasi barang
pada Buku Persediaan dan Kartu Barang.
f. Kepala Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota menandatangani BAST dan
mengirimkannya kembali kepada Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi.
B.B. 5.3.
III. PENCATATAN DAN PELAPORAN
A. Pengertian
1. Pencatatan adalah merupakan pendokumentasian hal –hal rinci yang
dikomunikasikan dalam rangka mengumpulkan data dan bahan laporan
2. Pelaporan adalah merupakan susunan catatan yang sistimatik, realistis, kabilitas
yang menjadi hasil pelaksanaan proses kegiatan dari awal sampai akhir
Dari pengertian tersebut diatas dapat dikatakan bahwa pencatatan dan pelaporan
dalam kegiatan penyiapan sarana mempunyai fungsi sebagai berikut:
a. Untuk mendokumentasikan hasil – hasil proses dan langkah – langkah
pengelolaan penyiapan sarana yang dituangkan secara tertulis, sehingga dapat
dibaca dan dipelajari oleh pimpinan sebagai bahan tolak ukur keberhasilan
b. Sebagai bahan penyempurnaan dalam penyiapan sarana selanjutnya
B. Tujuan
Idealnya, suatu system pencatatan dan pelaporan akan menciptakan dokumentasi
yang bermanfaat untuk tujuan:
(1) sebagai pertanggungjawaban atas hal-hal yang dilakukan
(2) menyediakan data yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi perubahan yang
diinginkan, melayani permintaan, dan penyebaran informasi
(3) menyediakan data untuk kepentingan penelitian
(4) menyediakan data yang mengungkapkan pertimbangan di dalam membuat
keputusan, pengembangan dan monitoring
(5) menyediakan data yang diperlukan untuk kebutuhan kebijakan
(6) menyediakan informasi yang dapat dimengerti oleh pengamat dari luar (badan
akreditasi, pengacara, perusahaan asuransi, pengendalian mutu pribadi, dan lain-
lain).
C. Langkah – langkah Pencatatan dan Laporan
1. Formulir yang diperlukan dalam pencatatan dan pelaporan disesuaikan dengan langkah –
langkah kegiatan penyiapan sarana
2. Pencatatan dan pelaporan dibuat secara periodik dan berkesinambungan mulai dari
proses pengadaan sampai penyalurannya
3. Pencatatan dan pelaporan dibuat berdasarkan buku penata-usahaan barang persediaan
sesuai Peraturan Menteri Keuangan (PMK) No. 171/PMK.05/2007 tentang sistim akuntansi
dan pelaporan keuangan pemerintah pusat
D. Jenis-jenis laporan
Sebagai pertanggung jawaban penyiapan dan penyaluran barang/ sarana berupa:
1. Laporan Harian : merupakan laporan untuk mengetahui kondisi stock berdasarkan
data terakhir. Laporan ini dapat mempergunakan kartu stock barang yang selalu di
update pada saat barang masuk dan barang keluar. Kartu stock harus dilengkapi
dengan dokumen penerimaan dan pengeluaran yang diarsip secara urut berdasarkan
tanggal penerimaannya
2. Laporan Bulanan : merupakan laporan untuk mengetahui penerimaan dan
pengeluaran sarana. Laporan ini berfungsi sebagai alat kontrol bagi Dinas Sosial
untuk mengetahui situasi kondisi saat ini.
3. Laporan Triwulan : merupakan akumulasi dari laporan bulanan dan hasil opname
fisik barang untuk mengetahui kondisi barang per tiga bulan.
4. Laporan Semester I, II dan Tahunan : merupakan laporan pertanggungjawaban
penggunaan sarana untuk mengetahui situasi dan kondisi barang secara transparan
dan akuntabel berdasarkan pencatatan dan pengeluaran.
5. Laporan Emergency : laporan tentang kejadian yang sifatnya emergency, terjadi
secara tiba-tiba dan tidak terduga. Laporan ini dibuat berdasarkan kejadian bencana
Jakarta, April 2015.
Penyusun,
Drs. Darmawi Rani, M.Si.
LEMBAR KERJA 1.
CONTOH FORMULIR PERMINTAAN
BANTUAN SARANA
--------------------------------------
FORM BAN- SAR : 001
FORMULIR PERMINTAAN BANTUAN SARANA
Nomor :…………………………………..
Nama Posko : ………………………………………………………….
Tingkat Posko : Nasional/Prop./Kab/Kota/area bencana *)
Lokasi Posko/No. Posko
Kampung/ Lingkungan : ………………………………………………………….
RT/RW : …………………………………………………………..
Desa : ……………………………………………………………
Wilayah : ……………………………………………………………
Kecamatan : ……………………………………………………………
Kab/Kota-Kode Pos : ……………………………………………………………
No Jenis Sarana Spesifikasi Jumlah Satuan Ket12345
. Mengetahui, Tempat,Tanggal,Bulan,Tahun Atasan Petugas/Koordinator,
……………………………………… …………………………………………………
*) Beri Tanda yang diperlukan
- Asli arsip- 1 eks. Penerimaan- 1 eks. Perencana pengeluaran/distribusi.
LEMBAR KERJA. 2.
CONTOH FORMULIR PENGADAAN
_____________________________
FORM BAN-SAR : 002
FORMULIR PENGADAAN
BANTUAN SARANA
NO : ……………………………………….
Tujuan : ……………………………………………………….
Nama Posko : ……………………………………………………….
Tingkat Posko : Nasional/Prop./Kab/Kota/area bencana *)
Lokasi Posko/No. Posko : ……………………………………………………….
Kampung/Lingkungan : ……………………………………………………….
RT/RW : ……………………………………………………….
Desa/Kelurahan : ………………………………………………………
Wilayah : ………………………………………………………
Kecamatan : ………………………………………………………
Kab/Kota-Kode Pos : ………………………………………………………
No.
Jenis Sarana Sumber Anggaran Spek.
Jumlah
Satuan
Ket.
1. APBN APBD 1
APBD II
Lain-lain
2.3.4.5.
Tempat, Tanggal, Bulan, Tahun Penerima Sarana Petugas/Koord.Distribusi,
……………………………………………….. ……………………………………………..Dibuat rangkap 3Asli Arsip1 eks. Perencana Distribusi1 eks. Penyimpanan/gudang*) Beri tanda yang diperlukan
LEMBAR KERJA 3.
CONTOH FORMULIR PENGELUARAN
BANTUAN SARANA
--------------------------------------
FORM BAN- SAR : 001
FORMULIR PENGELUARAN BANTUAN SARANA
Nomor :…………………………………..
Nama Posko : ………………………………………………………….
Tingkat Posko : Nasional/Prop./Kab/Kota/area bencana *)
Lokasi Posko/No. Posko
Kampung/ Lingkungan : ………………………………………………………….
RT/RW : …………………………………………………………..
Desa : ……………………………………………………………
Wilayah : ……………………………………………………………
Kecamatan : ……………………………………………………………
Kab/Kota-Kode Pos : ……………………………………………………………
No Jenis Sarana Spesifikasi Jumlah Satuan Ket12345
. Mengetahui, Tempat,Tanggal,Bulan,Tahun Atasan Petugas/Koordinator,
……………………………………… …………………………………………………
*) Beri Tanda yang diperlukan
- Asli arsip- 1 eks. Penerimaan- 1 eks. Perencana pengeluaran/distribusi.
LEMBAR KERJA. 4.
TABEL. 1.
IDENTIFIKASI KEBUTHAN SARANA
NO. Korban Bencana Jenis Sarana Jumlah
1. Lanjut Usia
2. Anak
3. Balita
4. Penyandang
Disabilitas
5. Perempuan
6. Ibu Hamil
Tempat, Tanggal, Bulan, Tahun
Petugas,
………………………………………….
LEMBAR KERJA. 5.
TABEL. 2.
PENERIMA SARANA
NO
.
Barang yang diterima Jumlah
barang
Keadaan
barang
Siapa yang
menyerahkan
Siapa yang
menerima
Tempat, Tanggal, Bulan, Tahun
Petugas/Koordinator,
……………………………………………….. ………………………………………
