MASBO  –  April  30,  2014     1  

IRS  Circular  230  Disclosure:  To  insure  compliance  with  Treasury  RegulaEons,  we  are  required  to  inform  you  that  any  tax  advice  contained  in  this  communicaEon  (including  any  aLachments)  was  not  intended  or  wriLen  by  us  to  be  used,  and  may  not  be  used  by  you  or  anyone  else,  for  the  purpose  of:  (i)  avoiding  penalEes  imposed  by  the  Internal  Revenue  Code;  or  (ii)  promoEng,  markeEng,  or  recommending  to  another  

party  any  tax-­‐related  maLer  addressed  in  this  communicaEon.  

Presented  By  

FMLA  LEAVE  &  MINNESOTA  PARENTING  LAWS  

   

Darcy  L.  Hitesman  Hitesman  &  Wold,  P.A.  

1  

Wednesday,  April  30,  2014  

The  Challenge  •  EnEtlements  to  leaves  of  absence  come  from  different  places:  – Federal  Laws  – State  Laws  – AddiEonal  employer  obligaEons  

 In  any  given  situaEon,  the  various  leaves  need  to  be  managed.    That  means  somebody  has  to  do  the  managing.  

MASBO  April  30,  2014   2  

Approach  

•  Need  an  approach:    SystemaEc  way  of  addressing  a  problem  or  group  of  problems.  

MASBO  April  30,  2014   3  

MASBO  –  April  30,  2014     2  

The  Menu  

IdenEfy  the  possible  laws  that  might  apply,  and  if  they  do  apply,  require  coordinaEon.  

•  Federal  Law  Examples  – Family  and  Medical  Leave  Act  of  1993  (FMLA)  – Americans  with  DisabiliEes  Act  (ADA)  – Uniformed  Services  Employment  and  Reemployment  Rights  Act  (USERRA)    

MASBO  April  30,  2014   4  

Focus  on  the  laws  that  impact  you.  

The  Menu  

•  State  Law  Examples  – Minnesota  Statutes:  •   ParenEng  Leave  

–  181.941  ParenEng  Leave    –  181.9412  School  Conference  and  AcEviEes  Leave    –  181.9413  Sick  Leave  Benefits;  Care  of  RelaEves    

•  AdopEve  Parent  Leave    –  181.92  Leaves  for  AdopEve  Parents    

MASBO  April  30,  2014   5  

The  Menu  

– Bone  Marrow,  Organ,  and  Blood  DonaEon  Leave    •  181.945  Leave  for  Bone  Marrow  DonaEons    •  181.9456  Leave  for  Organ  DonaEon    •  181.9458  AuthorizaEon  for  Blood  DonaEon  Leave    

– Leave  For  Civil  Air  Patrol  Service    •  181.946  Leave  for  Civil  Air  Patrol  Service    

– Leave  For  Families  of  Mobilized  Military  Members    •  181.947  Leave  for  Immediate  Family  Members  of  Military  Personnel  Injured  or  Killed  in  AcEve  Service    •  181.948  Leave  to  ALend  Military  Ceremonies    

MASBO  April  30,  2014   6  

MASBO  –  April  30,  2014     3  

The  Menu  

– Military  Duty  •  192.26  State  and  Municipal  Officers  and  Employees  Not  to  Lose  Pay  While  on  Authorized  Leave  for  Military  Duty    •  192.261  Leave  of  Absence    

– Teacher  Leave  of  Absence  •  122A.46  Extended  Leaves  of  Absence  •  122A.49  SabbaEcal  Leave  for  Teachers  

– VicEm’s  Leave  •  518B.01,  subd.  23  •  607.748,  subd.  10  •  611A.036  

MASBO  April  30,  2014   7  

The  Menu  

–  Jury  Duty  •  593.50  ProtecEon  of  Jurors'  Employment.  

– Workers’  CompensaEon  •  Chapter  176.  Workers’  CompensaEon  

– Minnesota  Human  Rights  Leave  (MHRA)  •  Chapter  363A.  Human  Rights  

MASBO  April  30,  2014   8  

Note:    Always  a  work  in  progress.  

The  List  IdenEfy  the  laws  that  apply  when  presented  with  a  parEcular  situaEon.  •  What  are  the  key  factors  of  the  situaEon?  –  The  employee  

•  How  long  employed  •  Employment  schedule  •  Bargained/not  bargained  

–  Own  condiEon,  other’s  condiEon;  relaEonship  to  other  –  Paid  Eme  available  –  DuraEon  of  leave  –  Others  

MASBO  April  30,  2014   9  

MASBO  –  April  30,  2014     4  

Compare  Key  CharacterisDcs  •  What  is  the  trigger  •  Is  employee  eligible  •  What  does  the  employee  get  –  Time  off  –  Paid  Eme  off/subsEtuEon  of  available  paid  Eme  –  Benefits  –  Reinstatement  

•  What  does  the  employee  have  to  do  •  What  does  the  employer  have  to  do  See  DOL  Wage  and  Hour  Division  comparison  chart.  

MASBO  April  30,  2014   10  

Compare  Key  Factors  for  Birth  of  Child  

Compare  Key  Factors  for  Birth  of  Child  •  Employer  subject  to  requirement  – FMLA  •  All  government  employers  subject  

– Minn.  Stat.  SecEon  181.941  •  Employer  employees  at  least  21  employees  at  a  site  

MASBO  April  30,  2014   11  

Compare  Key  Factors  for  Birth  of  Child  

•  Employee  eligible  for  leave  – FMLA  •  Employed  for  at  least  12  months;  worked  at  least  1250  hours  in  last  12        months;  and  employed  at  a  worksite  where  at  least  50  employees  employed  within  75  miles.  

– Minn.  Stat.  SecEon  181.941  •  Employed  at  least  half  Eme  in  each  of  12  consecuEve  months  preceding  request  

MASBO  April  30,  2014   12  

MASBO  –  April  30,  2014     5  

Compare  Key  Factors  for  Birth  of  Child  

•  Trigger  event  – FMLA  •  Birth  of  a  child  

– Minn.  Stat.  SecEon  181.941  •  Birth  of  a  child  

 

MASBO  April  30,  2014   13  

Compare  Key  Factors  for  Birth  of  Child  

•  Paid/unpaid  – FMLA  •  Unpaid              •  SubsEtute  available  paid  leave  (including  sick  Eme)  

– Minn.  Stat.  SecEon  181.941  •  DuraEon  may  be  reduced  by  period  of  paid  parental  or  disability  leave  •  Sick  leave  may  not  be  used  to  reduce  

 

MASBO  April  30,  2014   14  

Compare  Key  Factors  for  Birth  of  Child  

•  DuraEon  of  leave  – FMLA  •  12  weeks  in  12  months  for  all  events  •  How  much  of  the  12  weeks  Is  available?  

– Minn.  Stat.  SecEon  181.941  •  6  weeks  per  event  

 

MASBO  April  30,  2014   15  

MASBO  –  April  30,  2014     6  

Compare  Key  Factors  for  Birth  of  Child  

•  Manage  Requirements  •  Run  concurrently;  track  separately  •  Greatest  common  denominator  when  both  in  play    

•  When  state  leave  exhausted,  only  FMLA  len;  only  follow  FMLA  requirements  

MASBO  April  30,  2014   16  

Consider  cost  of  group  health  coverage  during  leave.    State  law  does  nor  preclude  employer  from  triggering  COBRA  by  shining  cost  to  employee.    But  that  would  violate  FMLA's  requirement  to  maintain  status  quo.    

Example:    No  subsEtuEon  of  sick  leave  unEl  state  leave  exhausted  

Other  ConsideraDons  

•  CollecEve  bargaining  agreements  •  Employment  contracts  •  Personnel  policies  and  procedures  •  Past  pracEces  •  SeLlement  agreements  •  Health  Care  Reform  –  idenEficaEon  of  “full-­‐Eme”  employee  

MASBO  April  30,  2014   17  

To  Do  List  

•  In  General  –  IdenEfy  potenEal  sources  of  leave  of  absence  obligaEons  for  you  

– Monitor;  adjust  as  necessary  

–  IdenEfy  key  features  

•  SituaEon  Specific  –  IdenEfy  key  characterisEcs  of  situaEon  presented  

–  IdenEfy  potenEal  "hot  spots"  

–  IdenEfy  opEons  for  handling  

–  IdenEfy  if/how  handled  in  the  past  

–  Document  

MASBO  April  30,  2014   18  

MASBO  –  April  30,  2014     7  

Thank  you  

•  Darcy  L.  Hitesman  Hitesman  &  Wold,  P.A.  12900  –  63rd  Avenue  North  Maple  Grove,  MN  55369  763-­‐503-­‐6620      

   Visit  our  website  to  register  to  receive  our  informaIonal  Client  Alerts!  www.HitesmanLaw.com  

19  MASBO  April  30,  2014  

MASBO  April  30,  2014   20  

MASBO  April  30,  2014   21