Masalah Perubahan - · PDF fileditujukan kearah upaya perbaikan kinerja pada ... Perubahan revolusioner mencakup upaya untuk meningkatkan efektivitas bekerjanya ... atau analisis SWOT

BAB 1

Masalah Perubahan

Sumber: Manajemen Perubahan (Management of Change)

Prof. Dr. J. Winardi, SE

Materi kuliah Pengembangan Organisasi

Dr. Ali Rokhman, M.Si

Jurusan Ilmu Administrasi Negara

FISIP – UNSOED Purwokerto

Pendahuluan• Panta Rei (everything changes)

• Perubahan mengandung makna : Beralihnya keadaan sebelumnya (the before condition) menjadi keadaan setelahnya (the after condition)

• Transisi dari kondisi awal hingga kondisi kemudian memerlukan transformasi

• Salah satu sasaran dari manajemen perubahan ialah “mengupayakan agar proses transformasi tersebut berlangsung dalam waktu yang relatif cepat dengan kesulitan-kesulitan seminimal mungkin”

Aneka macam kekuatan yang membantu dan menghalangi perubahan keorganisasian (George/Jones, 2002: 645-646)

Kekuatan yang Membantu Kekuatan yang Menghalangi

Kekuatan-kekuatan yang kompetitif Kendala-kendala keorganisasian kekuasaandan konflik

Kekuatan ekonomi dan politik Perbedaan-perbedaan dalam orientasi fungsionalStruktur mekanistik

Kekuatan-kekuatan global Kultur keorganisasian

Kekuatan-kekuatan demografik dan kekuatan-kekuatan sosial

Kendala-kendala kelompokNorma-norma kelompokKohesivitas kelompok

Kekuatan-kekuatan etikal Pemikiran kelompok dan eskalasi komitmenKendala-kendala individualKetidakpastian dan Perasaan tidak amanPersepsi selektif dan retensi kebiasaan

Sifat dari Perubahan Keorganisasian (Schermerhorn, Hunt, Osborn, 1991: 494-495)

• Dalam proses perubahan ada yang disebut agen perubahan (a change agent).yaitu seorang atau kelompok yang bertanggung jawab untuk mengubah pola perilaku yang ada pada orang tertentu atau sistem sosial tertentu.

• Ada dua konsep perubahan

1. Perubahan yang direncanakan (Planned Change)

2. Perubahan yang tidak direncanakan (Unplanned Change)

Target-target Keorganisasian yang dapat diubah, dan metode-metode untuk Menghadapinya

Target Metode-metode perubahan yang dapat di terapkan

Tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran

Jelaskan misi secara keseluruhan; laksanakan modifikasi sasaran-sasaran yang ada; terapkan asas manajemen berdasarkan sasaran-sasaran

Kultur Laksanakan klarifikasi, modifikasi, dan atau ciptakan keyakinan-keyakinaninti dan nilai-nilai guna membantu membentuk perilaku individu-individu dan kelompok-kelompok

Strategi Modifikasi rencana-rencana strategik; modifikasi rencana-rencana operasional, modifikasi kebijakan-kebijakan serta prosedur-prosedur

Tugas-tugas Modifikasi desain pekerjaan; terapkan perkayaan pekerjaan (job enrichment) dan kelompok-kelompok kerja otonomi

Teknologi Perbaiki peralatan serta fasilitas-fasilitas; perbaiki metode-metode dan arus pekerjaan

Orang-orang Modifikasi kriteria seleksi, modifikasi praktek-praktek rekruiting, terapkan program-program pelatihan dan pengembangan; klarifikasi peranan dan ekspektasi-ekspektasi

Struktur Modifikasi uraian pekerjaan, modifikasi desain keorganisasian, sesuaikan mekanisme-mekanisme koordinasi; modifikasi penyebaran otoritas

Fase Proses Perubahan (Kurt Lewin)

Fase I Pencairan :

Menciptakan Kebutuhan akan perubahan. Meminimasi tantangan terhadap perubahan

Fase II Mengubah :

Mengubah orang-orang (individu dan kelompok). tugas-tugas struktur. teknologi

Fase III Pembekuan Kembali

Memperkuat hasil-hasil. Mengevaluasi hasil-hasil. Membuat modifikasi-modifikasi konstruktif

Pandangan Stephen P Robbins Tentang Perubahan (Robbins, 1991: 632-644)

Ada enam macam kekuatan yang bekerja sebagai stimulan bagi perubahan yakni:

1. Sifat angkatan kerja yang berubah

2. Teknologi

3. Kejutan-kejutan ekonomi

4. Tren sosial yang berubah

5. Politik dunia baru

6. Sifat persaingan yang berubah

Tentangan atau Penolakan Individu terhadap Perubahan

Penolakan IndividualPerasaan takut

terhadap hal-hal yang tidak

diketahui

Pemrosesan informasi

secara selektif

Faktor-faktor ekonomi

Kebiasaan

Kepastian

Tentangan Keorganisasian (organizational Resistance)

Tentangan Keorganisasian

Ancaman bagi ekspertis

Ancaman terhadap hubungan-hubungan

kekuasaan yang sudah mapan

Ancaman terhadap alokasi sumber-

sumber daya yang berlaku

Inertia Struktural

Fokus perubahan yang terbatas

Inertia kelompok

Sejumlah Target Perubahan (Jones, 1998; 512-513)

Perubahan keorganisasian yang terencana ditujukan kearah upaya perbaikan kinerja pada salah satu diantara tingkatan berikut:

• Tingkat Sumber daya manusia

• Tingkat sumber-sumber daya fungsional

• Tingkat kemampuan teknologi

• Tingkat kemampuan keorganisasian

Sejumlah cara untuk mengatasi tentangan terhadap perubahan (Robbins, 1991: 643-644)

Ada enam macam taktik yang dapat diterapkan oleh agen perubahan yaitu

1. Pendidikan dan komunikasi

2. Partisipasi

3. Fasilitas dan bantuan

4. Negosiasi

5. Manipulasi dan kooptasi (kooptasi merupakan sebuah bentuk manipulasi dan partisipasi)

6. Paksaan (Coercion)

Aneka macam tipe Perubahan (Jones 1998; 513-515)

• ada dua macam kategori perubahan

1. Perubahan yang bersifat gradual, inkremental dan yang terfokuskan secara khusus

2. Perubahan yang bersifat revolusioner, yang bersifat mendadak, drastis dan mencakup seluruh organisasi.

Perubahan revolusioner mencakup upaya untuk meningkatkan efektivitas bekerjanya suatu organisasi sedangkan Perubahan evolusioner berupaya mencari cara-cara baru untuk menjadi efektif

Lanjutan...

Ada beberapa cara yang dapat diterapkan organisasi untuk menimbulkan hasil-hasil secara cepat

1. Re-engineering

2. Restrukturisasi

3. Inovasi

Konsep Gemba Kaizen (Imai, 1997)

• Tahun 1986 terbit sebuah buku yang berjudul: Kaizen; the key to Japan’s competitive succes.

• Kini istilah Kaizen menjadi istilah kunci dalam manajemen.

• Kaizen berarti “perbaikan secara berkesinambungan”

• Kaizen merupakan konsep pokok yang memayungi istilah dalam lingkungan industri jepang seperti Total Quality Control (TQC), Quality Circle, (Gugus kendali mutu), Zero Defect, Just in Time (JIT) Management, Sugestion System.

Lanjutan...

Siklus Perubahan yang Saling Memperkuat

Komitmen (Motivasi)

Efektivitas

Kompetensi (keterampilan)

Kooridnasi (perilaku)

Organisasi Pembelajaran (The Learning Organization)

• Menurut Ikujiro Nonaka, Keberhasilan perusahaan-perusahaan jepang bukanlah karena keahlian mereka dalam bidang produksi, atau karena mereka dapat mencapai modal murah, memiliki hubungan dekat dengan pelanggan, rekanan ataupun pemerintah tetapi karena keterampilan mereka dalam hal “ menciptakan Pengetahuan Keorganisasian”.

• Yaitu kemampuan sebuah perusahaan secara keseluruhan untuk menciptakan pengetahuan baru, kemudian meyebarkannya melalui seluruh organisasi tersebut dan memasukannya ke dalam produk-produk-servis-servis-serta sistem-sistem.

Tahapan-tahapan perkembangan• Menurut Nonaka, satu-satunya sumber yang

dapat diandalkan bagi tercapainya keunggulan kompetitif yaitu pengetahuan.

Penciptaan Pengetahuan

Inovasi Berkelanjutan

Keunggulan Kompetitif

Kongruensi Lingkungan-Nilai-nilai-Sumber-sumber Data (Thompson,1993)

Makin besar kongruensi yang terjadi, makin besar kemungkinan organisasi yang bersangkutan memanaje sumber-sumber dayanya secara efektif, guna menyesuaikan diri dengan faktor-faktor keberhasilan utama, yang ditetapkan oleh lingkungan.

Model Pendekatan Sistem 3 Lingkaran dalam konteks manajemen Perubahan (Winardi, 2002)

• Setiap proses perubahan senantiasa diawali dengan kondisi yang berlaku (das sein) yang syarat dengan aneka macam problem.

• Maka pihak manajemen perlu mencari penyebab masalah dengan analisis medan kekuatan (Force Fields Analysis) atau analisis SWOT.

• Kemudian tahapan berikutnya dinamakan fase die ubergang. Diterapkan aneka macam tindakan korektif untuk mengatasi masalah-masalah yang muncul pada fase awal (das sein).

• Fase ketiga disebut fase kondisi yang dicita-citakan (Das Sollen)

Perubahan dan Pendekatan Kontingensi dalam Manajemen (Contingency Approach in Management)

• Sejumlah pendekatan manajemen (Koontz, Weihrich, 1988: 38-39)

Pendekatan Empirikal atau Pendekatan Kasus

Karakteristik/ Kontribusi Keterbatasan-keterbatasan

Dipelajarinya pengalaman

melalui kasus-kasus,

diidentifikasinya keberhasilan-

keberhasilan serta kegagalan-

kegagalan.

Semua situasi berbeda, tidak

adanya upaya untuk

mengidentifikasi prinsip-prinsip.

Hampir tiada manfaatnya untuk

mengembangkan teori

manajemen

Pendekatan Perilaku Antar Perorangan


Pusat perhatian adalah pada

perilaku antar perorangan,

kepemimpinan dan motivasi. Ia

berlandaskan psikologi individual

Diabaikannya perencanaan-

pengorganisasian-dan

pengawasan. Pelatihan

psikologikal tidak cukup untuk

menjadi seorang manajer efektif

Pendekatan Perilaku Kelompok


Dititikberatkannya perilaku orang-

orang di dalam kelompok-

kelompo. Ia berlandaskan

sosiologi dan psikologi sosial. Ia

terutama mempelajari pola-pola

perilaku kelompok. Studi tentang

kelompok-kelompok besar sering

kali dinamakan “perilaku

organisasi”.

Ia seringkali tidak terintegrasi

dengan konsep-konsep atau

prinsip-prinsip- teori-teori dan

teknik-teknik manajemen.

Diperlukan adanya integrasi lebih

dekat dengan desain struktur

organisasi-staffing-perencanaan

dan pengawasan.

Pendekatan-pendekatan sistem-sistem sosial kooperatif


Diperhatikannya aspek-aspek

antar perorangan dan perilaku

kelompok yang menyebabkan

timbulnya sebuah sistem

kerjasama (kooperasi). Konsep

yang diperluas, mencakup setiap

kelompok kooperatif dengan

tujuan jelas

Bidang yang terlampau luas untuk

studi tentang manajeme. Ia

mengabaikan banyak konsep-

konsep- prinsip-prinsip-teknik-

teknik manajemen.

Pendekatan-pendekatan sistem-sistem sosioteknial


Sistem teknikal menimbulkan

dampak besar atas sistem sosial

(sikap-sikap pribadi-perilaku

kelompok). Fokus perhatian

ditujukan pada produksi-operasi-

operasi perkantoran dan bidang-

bidang lain yang memiliki

keeratan kuat antara sistem yang

ada dengan orang-orang.

Titik berat hanya diletakan pada

para karyawan teknikal (blue

collar)dan karyawan perkantoran

tingkat bawah. Diabaikannya

sebagian besar dari pengetahuan

manajerial.

Pendekatan teori keputusan


Fokus perhatian diletakan pada

pengambilan keputusan, orang-

orang atau kelompok-kelompok

yang mengambil keputusan dan

proses pengambilan keputusan.

Ada ahli-ahli teori tertentu yang

menggunakanpengambilan

keputusan sebagai batu loncatan

untuk mempelajari segala

kegiatan perusahaan. Batas-

batas studi tidak lagi terumuskan

dengan jelas.

Kegiatan managing lebih dari

sekedar mengambil keputusan-

keputusan. Fokus pada waktu

bersamaan terlampau sempit dan

terlampau luas.

Pendekatan sistem (atau sistematik)


Konsep-konsep sistem memiliki

bidang penerapan luas. Sistem-

sistem memiliki batas-batas-

tetapi mereka juga berinteraksi

dengan lingkungan eksternal:

maksudnya organisasi-organisasi

merupakan sistem-sistem

terbuka. Sangat menekankan

pentingnya upaya mempelajari

keterkaitan antara perencanaan-

pengorganisasian-dan

pengawasan di dalam sebuah

organisasi, maupun pada

berbagai subsistem yang ada.

Analisis tentang keterkaitan

sistem-sistem dan subsistem-

subsistem, maupun interaksi

organisasi-organisasi dengan

lingkungan eksternal mereka. Hal

tersebut tidak dapat dianggap

sebagai sebuah pendekatan baru

dalam bidang manajemen.

Pendekatan matematikal atau pendekatan management

science


Kegiatan manajemen dianggap

sebagai proses-proses, konsep-

konsep, simbol-simbol, serta

model-model matematikal

menganggap manajemen

sebagai sebuah proses yang

logikal murni, yang dinyatakan

dalam simbol-simbol dan

hubungan-hubungan matematikal

Sangat mementingkan model-

model matematikal. Banyak aspek

dalam kegiatan manajemen tidak

dapatdi modelkan. Matematika

merupakan sebuah alat yang

berguna, tetapi tidak dapat

dianggap sebagai sebuah mazhab

atau pendekatan terhadap

manajemen.

Pendekatan kontingensi atau pendekatan situasional


Praktek manajerial tergantung

dari situasi dan kondisi yang

berlaku (yakni sebuah

kontingensi atau situasi tertentu).

Teori kontingensi memahami

pengaruh dari solusi-solusi

tertentu atas pola-pola perilaku

keorganisasian.

Para manajer sejak lama

mengetahui bahwa tiada cara

tunggal terbaik untuk

melaksanakan pekerjaan. Timbul

kesulitan dalam hal

mendeterminasi semua faktor

kontingensi dan untuk menunjukan

hubungan-hubungan mereka.

Tugas dapat menjadi teramat

kompleks.

Pendekatan peranan manajerial


Studi orisinil terdiri dari studi

tentang lima orang eksekutif

puncak. Berdasarkan studi

tersebut diidentifikasi sepuluh

macam peranan manajerial dan

mereka dikelompokan dalam

peranan:

1. Antar perorangan

2. Informasional

3. keputusan

Sampel orisinil sedikit sekali,

kegiatan tertentu tidak bersifat

manajerial. Kegiatan-kegiatan

merupakan bukti tentang

perencanaan- pengorganisasian-

staffing- memimpin dan

pengawasan. Tetapi beberapa

kegiatan diabaikan.

Pendekatan operasional


Pendekatan ini menyatakan

konsep-konsep, prinsip-prinsip-

teknik-teknik, dan pengetahuan

dari bidang-bidang lain, dan

pendekatan-pendekatan

manajerial. Disini upaya

dilakukan untuk

mengembangkan ilmu (science)

dan teori dengan penerapan

praktikal. Ia membedakan

pengetahuan manajerial dan

pengetahuan nonmanajerial.

Dikembangkannya sistem

klasifikasi yang dibentuk sekitar

fungsi fungsi manajerial tentang

perencanaan-pengorganisasian-

staffing-memimpin dan

mengawasi.

Pendekatan ini tidak seperti halnya

penulis tertentu, mengidentifikasi

koordinasi sebagai fungsi terpisah.

Koordinasi misalnya adalah esensi

dari managership dan tujuan dari

managing.

Teori Kontingensi•...contingency theory, The idea that managers choice of organizational strucutres and control systems depends on-is contingent on-characteristics of the external environment in which the organizational operates. (Jones, George,

Hill, 2000:62)

• Setiap organisasi yang beroperasi di dalam lingkungan tertentu, perlu menyesuaikan diri dengan (tuntutan-tuntutan) lingkungan eksternal dimana ia berada.

Teori Kontingensi Desain Keorganisasian

Karakterisitik Lingkungan

Tetapkan desain struktur suatu organisasi dan sistem-sistem kontrol Organisasi-organisasi pada

lingkungan yang berubah memilih struktur organik ( otoritas yang didesentralisasi-arus komunikasi horisontal-kerja sama silang antar departemen)

Organisasi-organisasi dalam lingkungan struktu mekanistik (otoritas yang desentralisasi-arus komunikasi vertikal kontrol melalui peraturan-peraturan serta prosedur-prosedur ketat)

Teori Kontingensi (lanjutan) (Putti, Koontz, Weihrich, 1998: 60-61)

• Menurut teori kontingensi, strategi yang dipilih guna menghadapi situasi tertentu, tergantung pada tipe situasi yang dihadapi, atau ia bersifat kontingen pada situasi yang ada.

• Menurut teori kontingensi tugas seorang manajer ialah mengidentifikasi metode mana, dalam situasi tertentu, dan pada waktu tertentu, dapat memberikan kontribusi terbaik bagi pencapaian tujuan-tujuan keorganisasian.

• Menurut pendekatan kontingensi “situasi-situasi yang berbeda memerlukan reaksi-reaksi manajerial yang berbeda”.

Karakteristik-karakteristik Kontingensi (Kreitner 1992: 58-59)

1. Sebuah Perspektif Sistem Terbuka: untuk memahami bagaimana subsistem-subsistem keorganisasian terkombinasi untuk berinteraksi dengan sistem-sistem sosial-politikal- dan ekonomi.

2. Sebuah Orientasi Riset Praktikal: para periset kontingensi berupaya untuk menerjemahkan hasil penemuan mereka menjadi peralatan dan penghalusan-penghalusan situasional guna membantu manajemen menjadi lebih efektif.

3. Pendekatan Multivariat: merupakan sebuah teknik riset yang dimanfaatkan guna mengetahui, bagaimana suatu kombinasi variabel-variabel berinteraksi, guna menimbulkan hasil khusus tertentu.

Sejumlah Pelajaran yang Dapat Diperoleh dari Pendekatan Kontingensi (Kreitner, 1992: 60)

• Pendekatan kontingensi merupakan sebuah alat yang bermanfaat bagi pemikiran manajemen, karena ditekankannya ketepatan situasional (situational appropriateness)

• Pemikiran kontingensi merupakan perluasan praktikal dari pendekatan sistem

• Pemikiran sistem (sistemik) merupakan sebuah kekuatan sintetik dalam pemikiran manajemen, maka pendekatan kontingensi memberikan arah praktikal.

Determinan-determinan Produktivitas Menurut Sutermeister

Pemikiran Sistem dan Pemikiran Kontingensi

Pemikiran Sistem

Kausa

Masalah yang terdapat dalam kondisi-kondisi environmental

Tindakan

Dampak yang dikehendaki dan

yang tidak dikehendaki

Pemikiran sistem mencakup sejumlah asumsi sebagai berikut

Terdapat adanya sebuah problem atau masalah Problem tersebut berada pada situasi tertentu Problem tersebut memerlukan suatu solusi atau

pemecahan Problem tersebut akan menimbulkan dampak terlepas dari

dampak yang diinginkan atas problem tersebut Perlu diupayakan untuk mengantisipasi dampak demikian Solusi yang disajikan dapat dievaluasi dengan jalan

mengidentifikasi serta menimbang bauran (the Mix) dampak yang diinginkan dan dampak yang tidak diinginkan.

Solusi yang diterapkan tidak akan bersifat “menetap”-mengingat bahwa situasi akan berubah (Hampton, 1977: 23-24

Pemikiran Kontingensi

“...the key contribution of the contingency perspective may best be summed up in the observation that there is no one best way to manage and there are no universally applicable plans, organizational strucutre, leadership styles or controls”.

Tindakan-Tindakan

Manajemen

Karakteristik-karakteristik Situasional

Hasil-hasil keorganisasian

(bersifat

kontingen)untuk

Pendekatan Kontingensi Dalam Bidang Organisasi dan Manajemen (Hicks, Gullet, 1981: 425-426)

• Pendekatan sistem terhadap teori organisasi dibentuk berdasarkan kontribusi-kontribusi para ahli teori klasik, termasuk didalamnya: Scientific Management-bureaucracy-dan administrative management

• Masukan adisional ke dalam konsep sistem, muncul dari para ahli humanistik neoklasik, maupun dari para teoritis kuantitatif dan ekonomi

• Pandangan kontingensi muncul dari konsep-konsep sistem. Pendekatan kontingensi berarti bahwa lingkungan-lingkungan yang berbeda, memerlukan hubungan-hubungan keorganisasian yang berbeda.

Perkembangan teori-teori tentang organisasi dan manajemen

Administrative Theory

Bureaucracy

Scientific Management

Neoclasical Theory

Behavioral and Social Science

Technical and Quantitative

Science

General Systems Theory

Modern System Theory

CONTINGENCYTheory of

Contingency

Pendekatan universal versus Pendekatan Kontingensi (Van Vleet,1988:89)

Pendekatan Universal

• Pada gambar diatas, digunakan premis bahwa sebuah masalah tertentu, atau situasi tertentu dapat dipecahkan, dengan satu-satunya cara terbaik

Masalah atau situasi yang berlaku

Satu-satunya cara terbaikSolusi atau arah

tindakan-tindakan

Pendekatan Kontingensi

• Pendekatan kontingensi menyatakan bahwa hanya sedikit sekali cara terbaik dalam bidang manajemen, mengingat bahwa kompleksitas perilaku manusia dan sistem-sistem sosial seperti misalnya organisasi-organisasi menyebabkan setiap situasi menjadi unik

Masalah atau situasi yang

berlaku

Kontingensi-kontingensi

penting

Solusi atau tindakan A

Solusi atau tindakan C

Solusi atau tindakan B

Documents

Masalah Perubahan - · PDF fileditujukan kearah upaya perbaikan kinerja pada ... Perubahan revolusioner mencakup upaya untuk meningkatkan efektivitas bekerjanya ... atau analisis SWOT