Mapa Riesgos Gestión Documental

7/23/2019 Mapa Riesgos Gestin Documental

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1.MACROPROCESO 2.PROCESO 3.OBJETIVO 4.RIESGOS 5.DESCRIPCION

6. AGENTE

GENERADOR 7.CAUSAS (Factores Internos y Externos)

Recurso Humano cuyas competencias laborales soninsuficientes.Inexistencia o ineficacia de controles.Insuficiente y/o deficiente asignacin de recursostecnolgicos.

Insuficiente asignacin de recursos financieros.

Deficiencias en el trabajo en equipo.

Falta de compromiso.

Prevalecen los intereses polticos sobre los tcnicos.

Definicin incorrecta de los perfiles de los cargos.

Ineficacia en los controles.

Falta de controles.

Bajo nivel de capacitacin especfica de losservidores pblicos.

Incapacidad para atender situaciones coyunturales.

Recurso Humano cuyas competencias laborales soninsuficientes.

Inexistencia o ineficacia de controles.

Insuficiente y/o deficiente asignacin de recursostecnolgicos.

Insuficiente asignacin de recursos financieros.

Recurso Humano cuyas competencias laborales soninsuficientes.

Inexistencia o ineficacia de controles.Insuficiente y/o deficiente asignacin de recursostecnolgicos.

Insuficiente asignacin de Recursos FinancierosRecurso Humano cuyas competencias laborales son

8.EFECTOS (Consecuencias)

M9M9-P3 Gestin

Documental

ERROR

Accin equivocada en larecepcin y radicacin,

distribucin, organizacin,reparto y consulta de

documentos.

Servidor Pblico dela Administracin

Departamental queparticipa en el

proceso.

Prdida de credibilidad y confianza.

Retardo en la prestacin del servicio

Sanciones.

Reprocesos y/o inoportunidad en la prestacin de

Manipulacin y divulgacin de informacin confide

Facilitar la administracin yconservacin de

documentos producidos yrecibidos por laadministracin

departamental en susdistintas fases de archivo:

de gestin, centralhistirico, a travs de

actividades administrativasy tecnicas

Departamento del Valle del Cau ca

Gobernacin

IDENTIFICACION DE RIESGOS

Cdigo:FO-M1-P3-1

Versin: 2

Pgina:

Fecha de Aprobacin: 08-02-11

ACTOS MALINTENCIONADOS

Hecho o accin realizadacon la intencin deinterrumpir u obstaculizar elflujo normal de losdocumentos.

Servidor Pblico dela AdministracinDepartamental

ATENTADOS

Llevar a cabo una accinque causedaograve a losservidores pblicos y a la

Administracin.

Personas externas

DEMORA

Tardanza en elcumplimiento de las

actividades del proceso deGestin Documental.


DETERIORODao de la informacin y/o

los documentos


Prdida de informacin.

Sanciones.

Dao de imagen.

Prdida de credibilidad y confianza.

Reprocesos.

Manipulacin y divulgacin de informacin confide

Muerte o incapacidad fsica.

Prdidas econmicas.

Prdida de la informacin.

Demandas.

Dao Social.

Sanciones.

Dao de imagen.

Sanciones.

Demandas.

Interrupcin del servicio.

Dao social.Prdida de credibilidad y confianza.

Dao de imagen.

Prdidas econmicas.


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Vr. Resultado Vr. Resultado Vr. Calificacion

ERROR2

Media20

Catastrfica40 Riesgo Importante Reducir el riesgo -

Compartir oTransferir


1Baja

20Catastrfica

20 Riesgo Moderado Reducir el riesgo -Compartir oTransferir

ATENTADOS1

Baja20

Catastrfica20 Riesgo Moderado Reducir el riesgo -

Compartir oTransferir

DEMORA1

Baja20

Catastrfica 60 InaceptableReducir el riesgoEvitar el riesgo

Compartir o transferir

DETERIORO2

Media20

Catastrfica 40 ImportanteReducir el riesgoEvitar el riesgo


FALLASTECNOLGICAS

3Alta

20Catastrfica 60 Inaceptable

Reducir el riesgoEvitar el riesgo


Fecha: Septiembre de / Fecha: Septiembre de /2011

3.RIESGOS

Cdigo:FO-M

Versin: 2

Fecha de Apr

Pgina:

Asum

M9

Asum

5. MEDIDA4.4 EVALUACION(ZONA DEUBICACIN)

4.1 PROBABILIDAD

Evi

Firma Firma

4.CALIFICACION EVALUACION

M9-P3 GestinDocumental

Elabor: Maria Fernanda Herrera Trochez

Firma

1.MACROPROCESO 2.PROCESO

Aprob : Comit de Control Interno S

Evi

Revis: Elizabeth Padilla Perez, Secretaria de Desarrollo Institucional

Departamento del Valle del Cauca

Gobernacin

ANALISIS DE RIESGOS

4.2 IMPACTO 4.3 EVALUACION DELRIESGO

Evi

Asum


3/4

Cdigo:FO-M

Versin: 2Fecha de Apr

Pgina:

1. MACROPROCESO 2. PROCESO 3. RIESGOS 4. EVALUACION 5. CONTROLES EXISTENTES 6. VALO

ERROR Reducir el riesgo -Compartir o Transferir Asegurar mediante la participaci n de lagestora del proceso en la elaboracin del plan

de desar rollo departamental que quedenincluidos en l programas que conduzcan a la

modernizacin del proceso de gestin

documental.

Riesgo Im

ACTOS MAL

INTENCIONADOS

Reducir el riesgo -Compartir o Transferir

Registro de derechos de peticin, solicitudes yquejas relacionados con el Proceso de Gestindocumental

Riesgo M

ATENTADOS Reducir el riesgo -Compartir o Transferir

Registo de Denuncias, y atentados contra lasinstalaciones del deposito de archivo

Riesgo M

DEMORA Reducir el riesgoEvitar el riesgo


Ejecutar los programas que para modernizacin

del proceso de gestin documental queden

incluidos en el plan de desarrollo

departamental.

Inace

DETERIORO Reducir el riesgoEvitar el riesgo


Inventario de documentos conservados en las

cajas con condiciones tecnicas de archivos

Impo

FALLAS TECNOL GICAS Reducir el riesgoEvitar el riesgo


Registos de solicitudes a soporte tecnico (ARANDA)

Inace

Aprob : Comit de Control Interno SIG

Firma

Fecha: Septiembre

de /2011 Firma

Fecha: Septiembre de

/2011 Firma

Fecha:Septiem12/2011

VALORACION DE RIESGOS

M9

Elabor: Maria Fernanda Herrera Trochez



Gobernacin

Revis: Elizabeth Padilla Perez, Secretaria deDesarrollo Institucional


4/4

Cdigo:FO-M1-P3-04

Versin: 02

Fecha de Aprobacin: 26/10/2011

Pgina: 1 de1

1 . M AC RO PR OC ES O 2 . P RO CE SO 3 . R IE SG OS 4 . E VA LU AC IO N 5 . C ON TR OL ES E XI ST EN TE S 6 . V AL OR AC IO N 7 . A CC IO NE S8. INDICADOR DE LA

ACCION

9. RESPONSABLESDE ADELANTAR LA

ACCION

10. RESPONSABLEDEL SGTO

11. FECHA DE EJECUCION (Inicio -FIn)

ERROR


Asegurar mediante la participacind e l a g es to ra d el p ro ce so e n l aelaboracin del plan de desarrollod ep art ame nta l q ue q ue deni nc lu id os e n l p ro gr am as q ueconduzcana la modernizacin del

proceso de gestin documental.

R iesgo I mpor tant e * I nc lu ir p rogram as demodernizacin del Procesod e G es ti n D oc um en ta l* Ejecucinde programasdemodernizacin del Procesod e G es ti n D oc um en ta l

* S eguimient o y m on it oreot rimest ra l a los program asinclui dos en el Plan dedesarrollo departamentalparael Proceso de Gesti nDocumental.

* N de programasi ns cr it os e n e l p la n d edesarrollo departamental* N de Programasejecutados para lamodernizacin del

P ro ce so d e G es ti nDocumental *Nde Informes deseguimiento y monitoreoi nc lu id os e n e l p la n d edesarrollo departamentalparael procesode gestindocumental

Secretaria de DesarrolloInstitucional

Secretario de despacho -Secretaria de DesarrolloInstitucional

Septiembre20de 2011- Noviembre30de 2011



Registro de derechos de petic in,solic itudes y quejas relacionadoscon el Proceso de Gestindocumental

Riesgo Moderado

* Comunicaciones of ic ialesSADE env iadas dandorespuestaa losderechosdepeticin, solicitudes y quejasrelacionadas con el procesode Gestin Documental

N de Com un icacionesof ic iales SADE enviadasd an do r es pu es ta a l osd er ec ho s d e p et ic i n,s ol ici tu de s y q ue ja sr el ac io na das c on e lproceso de GestinDocumental

Lider proceso



ATENTADOS


Registo de Denuncias,y atentadosc on tr a l as i ns ta lac ion es d eldeposito de archivo

Riesgo Moderado Backupde la informacin enmedio magnetico

Registro de lainformacinque tiene backup

Lider proceso



DEMORA

Reducir el riesgoEvitar el riesgoCompartir o transferir

Ejecutar los programas que param odernizacin del p roceso deg es ti n d oc um en ta l q ue de nincluidos en el plan de desarrollo

departamental.

I nacept ab le * A signac in depresupues toal Proceso de Gesti nDocumental * Ejecucin deprogramas de modernizacin

d el Pr oc es o d e Ge sti nDocumental* S eguimient o y m on it oreot rimest ra l a los program asinclui dos en el Plan dedesarrollo departamentalparael Proceso de Gesti nDocumental.

* Recursos dest inados alP ro ce so d e G es ti nDocumental * Nde Programas ejecutados

parala modernizacin delP ro ce so d e G es ti nDocumental *Nde Informes deseguimiento y monitoreoi nc lu id os e n e l p la n d edesarrollo departamentalparael procesode gestindocumental

Lider proceso Secretario de despacho -Secretaria de DesarrolloInstitucional


DETERIORO


I nv en ta ri o d e do cu me nto sc on se rv ad os e n l as c aj as c oncondiciones tecnicas de archivos

Importante * Desinfeccin dedocumentos *Documentos conservado enlascajascon lascondiconestecnicas de archivo

* N de veces dedesinfecci n de losdocumentos * Nde Documentosconservados en cajas

Lider proceso Secretario de despacho -Secretaria de DesarrolloInstitucional


FALLASTECNOLGICAS


Registos de solic itudes a soportetecnico ( ARANDA)

Inaceptable solic itudes a soporte tecnico N solic itudes a soportetecnico

Lider proceso Lider proceso ,yservidores pblicos delarea


Fecha: 15/03/2011 Fecha: 15/03/2011 Fecha: 26/10/2011

Elaborado por: Mara Fernanda Herrera Trochez Revisado por: Elizabeth Padilla Prez Aprobado por: Comit Coordinador del Sistema Integrado de Gestin

C ar go : Pr of es ion al Uni ve rsi ta ri a Ca rg o: Se cre tar ia de De sa rro ll o In sti tu ci on al

Firma: Firma: Firma:


Gobernacin

MAPA DE RIESGOS


M9

Elaboracin Revisin Aprobacin

Documents

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