Manuel%20

Ingeven van proforma in SRM door leveranciers

Maart 2011 – V3

5/01/20122 5/01/20122

Technische gegevens

• URL https://srm.elia.be• User VENxxxxxx• Hulp: Purchasing support

• Nathalie Sarlet 02/546.7764 [email protected]

• Nancy De Smet 02/546.7683 [email protected]

• Lucien Detheux 02/546.7773 [email protected]

• Internet settings• IE > 6.0 (Compatibility settings)• Turn Off Pop-up Blocker

5/01/20123 5/01/20123

Compatibility settings

5/01/20124 5/01/20124

Allow elia.be

Geef de website in, klik op “Add”en daarna op “Close”.

5/01/20125 5/01/20125

Allow elia.be

Bij probleem om de cataloog te openen (zie slide 15), klik op icoontje “Compatibility View” voor volledige internet compatibiliteit.

5/01/20126 5/01/20126

Turn off the Pop-up Blocker

5/01/20127 5/01/20127

Proces ingeven van proforma door leverancier (jaarbestelling)

Pur

chas

ing

Sup

plie

rR

eque

stor

5/01/20128 5/01/20128

Proces ingeven van proforma door leverancier (individuele bestellingen)

Pur

chas

ing

Sup

plie

rR

eque

stor

5/01/20129 5/01/20129

Inhoud

1.Log in / Log off2.Creatie proforma factuur

1. Selectie bestellijn2. Ingeven van het detail 3. Optioneel: ingeven gedetailleerde informatie / bijlagen4. Opslaan & verzenden

3.Checken van proforma factuur4.Weigeren van proforma factuur

1. Checken2. Wijzigen

5/01/201210 5/01/201210

1. Log in

• 2 Paswoorden (hoofdletters gevoelig !)• DMZ: paswoord 1

Kan via de PC behouden wordenZal nooit gewijzigd wordenMinimum lengte 6 CHAR

• SRM: paswoord 2

Om support gemak redenen, geef hetzelfde paswoord voor beide in

5/01/201211 5/01/201211

Omvat alle meldingen mbtproforma facturen

Creatie proforma factuur op basis van bestelling

Log off om de SRM-sessie af te sluiten

5/01/201212 5/01/201212

Inhoud





5/01/201213 5/01/201213

2. Creatie proforma factuur

Leveranciersnummer: de 6 cijfers van uw gebruikersnaam – ingeven maar 1 keer (performantie)

Default op laatste 30 dagen –blanco voor alle open bestellingen

1 2

4

3

Andere mogelijke filters (bestelling nr. 48xxxxxx of 47xxxxxx)

5/01/201214 5/01/201214

Selectie van de correcte bestelling

De correcte bestellijn kiezen is zeer belangrijk

crea

tie

5/01/201215 5/01/201215

Creatie van de proforma factuur

1

3

1

3

Omschrijving, bv. Consultancy Dhr X.

Proforma referentie - zou ook op de factuur vermeld staan

4

1 proforma = 1 invoice

deselect Line is foreseen for services outside contract

2

2 Periode van de diensten, bv. september 2011

Selectie van de cataloog en klik op “Start”4

1 proforma = 1 invoice

deselect Line is foreseen for services outside contract

1 proforma = 1 factuur

uitvinken Lijn voorzien voor diensten buiten contract

5/01/201216 5/01/201216

Cataloog – keuze van de dienst(en)

• Vind via Trefwoord, Hiërarchie, Attributen • Via Trefwoord:

• Via Hiërarchie:

• Via Attributen: kies een attribuut en een attribuut waarde

4

Ex. Leverancier referentie 65456

5/01/201217 5/01/201217

Mogelijke sortering

5/01/201218 5/01/201218

Cataloog – keuze van de dienst(en)

• Selectie van de dienst en voeg hoeveelheid toe

• Overzicht van uw selectie

• Wanneer alle diensten geselecteerd zijn, transfer van de inhoud naar SRM

• Of via “Check out” zonder overzicht

4

5/01/201219 5/01/201219

Optioneel : Buiten contract

• Buiten contract• Wanneer diensten niet terug te vinden zijn in de

cataloog en zijn dus buiten het contract, dan gebruik maken van de 1ste lijn met een totale waarde (hoevh. = 1 SU) of met een nettoprijs + hoevh. en geschikte eenheid.

• Anders vink de 1ste lijn uit – U krijgt een error als er niks ingevuld werd en de lijn

blijft geselecteerd.

5/01/201220 5/01/201220

Optioneel: Hang verantwoordings-documenten aan

• Voeg een meer gedetailleerde omschrijving of een document toe (ondertekende time sheets, …)

1

2

Meer gedetailleerde tekst

(Naam van de personen)

Bijlagen (PDF, Word, Excel …)

5/01/201221 5/01/201221

Internet security met documenten in bijlage

Als documenten in bijlage toegevoegd zijn, moet u de 1ste keer het systeem toelaten om files te kunnen toevoegen.

Selecteer "Always run software from SAP AG" en klik op "Run"

5/01/201222 5/01/201222

Check van het totale bedrag

5/01/201223 5/01/201223

Opslaan & verzenden van de proformafactuur

Opmerking: “Hold” = opslaan zonder verzending naar de aanvrager of als er error-meldingen zijn

5/01/201224 5/01/201224

Inhoud





5/01/201225 5/01/201225

3. Checken van proforma factuur

Selectie van de proforma via bevestigingsnummer of via status.

5/01/201226 5/01/201226

Andere status

Proforma is goedgekeurd en geboekt in het systeem.

Proforma is geweigerd en moet gewijzigd of verwijderd worden.

Proforma is voorlopig opgeslagen en moet bevestigd worden.

Proforma is nog niet door Elia goedgekeurd.

5/01/201227 5/01/201227

Opvolging van aanvaarde bedragen

5/01/201228 5/01/201228

Inhoud





5/01/201229 5/01/201229

4. Aanvrager weigert de proforma

• U krijgt een e-mail

5/01/201230 5/01/201230

Ga naar de proforma

1

5/01/201231 5/01/201231

Check reden en commentaar van de aanvrager

1

2

5/01/201232 5/01/201232

Wijzig de proforma factuur en bevestig

12

“DELETE” : als de proforma volledig verkeerd is (verkeerd bestelnummer, lijn) en moet weer ingegeven worden.

5/01/201233 5/01/201233

Storingen

• Decimale hoeveelheid • in cataloog (5.3 ipv of 5,3)• Hoevh. < 1 kan ingegeven worden in SRM, niet mogelijk

in cataloog• PO limit exceeded: contacteer de aanvrager bij Elia.

• Paswoord probleem: contacteer Purchasing Support

Documents

Manuel%20