Manualul National al Operatorilor de Apa si Canalizare

i

Guvernul RomnieiGuvernul RomnieiGuvernul RomnieiGuvernul Romniei

Ministerul Mediului i Dezvoltrii Ministerul Mediului i Dezvoltrii Ministerul Mediului i Dezvoltrii Ministerul Mediului i Dezvoltrii

DurabileDurabileDurabileDurabile

Proiect finanat de

Uniunea EuropeanUniunea EuropeanUniunea EuropeanUniunea European

Instruciuni

Structura organizaional a operatorilor regionali (ROC)

Versiune final

Iunie 2008

i

CUPRINS

Pagina

1 INTRODUCERE 1

2 FILOZOFIA I PRINCIPIILE DEFINITORII SEMNIFICATIVE PRIVIND ORGANIZAREA 2

2.1 Regionalizarea 2 2.2 Principii conceptuale 2

2.2.1 Modelul Mintzberg 2 2.2.2 Activiti regionale i locale 4 2.2.3 Grupri pe criterii geografice sau pe sectoare 4 2.2.4 Centralizare i descentralizare 5 2.2.5 Autonomia conducerii 5 2.2.6 Condiiile locale 5

3 STRUCTURA ORGANIZATORIC PROPUNERE GENERAL 7 3.1 Generaliti 7 3.2 Structura regional general a operatorului regional 7 3.3 Direcia Economic 10 3.4 Direcia Operaiuni / Centrele de operaiuni (local) 12

1

1 INTRODUCERE

Acest ghid a fost elaborat n cadrul proiectului Asisten Tehnic pentru ntrirea Capacitii Instituionale a Beneficiarilor Finali ISPA n Sectorul Ap i Ape Uzate din Romnia (Europe Aid/119629/D/SV/RO).

n prezent, Romnia intenioneaz s reorganizeze companiile locale care activeaz n sectorul ap i ape uzate ntr-un singur operator regional (ROC). Acest operator va integra prin urmare o serie de operatori locali dintr-o zon geografic. Scopul acestei regionalizri a serviciilor este atingerea unei performane mai bune prin management eficient i profesionalism, precum i prin valorificarea economiilor la scar. ntr-o alt ordine de idei, operatorii regionali reprezint o precondiie pentru accesarea unor viitoare finanri de la Fondul de Coeziune.

Cadrul instituional al regionalizrii const n trei elemente-cheie: Crearea unui operator regional care s se ocupe de conducerea efectiv i de

operaiuni, adic aprovizionarea cu ap i servicii legate de apele uzate pentru consumatori din mai multe localiti;

Crearea Asociaiei de Dezvoltare Intercomunitar (ADI) care reunete diverse consilii locale i funcioneaz ca principal organ de guvernare a serviciilor de ap regionale;

ncheierea unui contract de delegare a serviciilor care reglementeaz relaia dintre operatorul regional i comunitile locale.

Operatorul regional va fi singura entitate care combin i ncorporeaz mai muli operatori locali. Dat fiind c acest lucru implic (i) fuzionarea operatorilor locali i (ii) funcionarea la nivel regional i nu local, este necesar un cadru organizaional adecvat. Acest cadru trebuie s prevad beneficiile manageriale i profesionale ale tuturor operatorilor. Reorganizarea poate fi un proces de schimbare major pentru unii operatori, mai ales pentru cei de mici dimensiuni: nu i vor mai gestiona singuri activitatea, ci vor face parte dintr-o familie mai numeroas i mai puternic. Reorganizarea poate aduce schimbri semnificative i companiilor cu capital mai mare: activitatea de gestionare i operaiunile se petrec literal la o distan mai mare, sunt mai numeroase i se execut la o scar mult mai mare.

Acest ghid propune o schem organizaional a operatorului regional, oferind o structur-cadru regional cu delimitarea funciilor regionale i a celor locale. Se prezint i unele alternative acolo unde este cazul. Este important s se rein c structura organizaional este unul din parametrii importani ai unei organizaii, dar n acelai doar unul din parametrii de construcie ai acesteia. O bun structur organizaional este absolut necesar, dar nu suficient pentru a face organizaia performant. Printre ali parametri care necesit atenie se numr: numrul de angajai i calificarea acestora, comunicarea, sisteme i proceduri i stilul de conducere. Toate acestea, mpreun cu structura organizaional, alctuiesc ceea ce numim o organizaie!

Pentru confortul cititorului, acest ghid a fost structurat astfel: Capitolul 2 prezint motivaiile i principiile eseniale de organizare a

operatorului regional. n capitolul 3 sunt exemplificate mai multe organigrame ale operatorului

regional.

2

2 FILOZOFIA I PRINCIPIILE DEFINITORII SEMNIFICATIVE PRIVIND ORGANIZAREA

Acest capitol trateaz filozofia de baz i conceptele principale care stau la baza organizrii operatorului regional. Structura-cadru regional va fi mult mai bine apreciat dac se neleg aceste concepte. n plus, companiile de ap pot veni cu idei proprii i da o not personal organigramei companiei. Plecnd de la aceste principii conceptuale, astfel de aspecte sunt mai uor de discutat i inclus ntr-o schem organizaional.

2.1 Regionalizarea

nainte de a aborda filozofia i principiile definitorii, este important s definim clar diferena dintre gestionare central i regionalizare. nainte de 1989, sectorul de ap i ape uzate era organizat i gestionat de la nivel central. Dup 1989, responsabilitatea gestionrii serviciilor de aprovizionare cu ap i ape uzate a revenit administraiilor (consiliilor) locale. Aceste organe locale au gestionat serviciile prin intermediul unei regii, o companie de stat centralizat, sau prin concesionarea / delegarea serviciilor ctre un operator privat. Prin procesul de regionalizare, mai muli operatori locali sunt reunii ntr-o structur organizatoric mult mai puternic i mai profesionist, cu o conducere central i mai multe centre operaionale independente. Cu toate acestea, administraiile locale rmn nc responsabile pentru serviciile de interes general, dar ntr-un format diferit, participnd la funcionarea operatorului regional n funcie de cota de aciuni deinut i de raporturile de conducere. Consolidarea i integrarea operatorilor locali poate depinde de unitatea teritorial-administrativ (de exemplu judeul) i/sau de bazinul riveran.

2.2 Principii conceptuale

Principiile eseniale de structurare a operatorului regional sunt urmtoarele: Un model-cadru general cu cinci funcii organizatorice distincte (modelul

Mintzberg) Un cadru pe dou nivele distincte: operaiuni locale de baz i gestionare

general la nivel regional, funcii de conducere i expertiz. Operaiuni pe criterii geografice i pe sectoare Asisten centralizat pentru operaiunile locale Grad corespunztor de autonomie a managerilor Luarea n calcul a condiiilor specifice privind tehnologia, gradul de complexitate i resursele umane.

2.2.1 Modelul Mintzberg

Modelul Mintzberg1 este util n definirea diverselor funcii din cadrul operatorului regional. Acest model distinge cinci grupuri de funcii distincte care i au locul lor de organizare i caracteristicile lor specifice.

1 Henry Mintzberg, Structurarea Organizaiilor, 1979.

3

Figura 1 Modelul Mintzberg

n tabelul de mai jos sunt enumerate responsabilitile specifice acestor grupri de activiti, precum i exemple pentru companiile de ap.

Tabelul 1 Structuri Mintzberg Structur Descriere i exemple Grupul operaional (efectoriu)

Proces primar al organizrii ce reprezint dreptul de existen al organizaiei. Componente de organizare care produc direct produsele sau serviciile. La companiile de ap: Producerea, distribuirea i

transportarea apei. Colectarea i epurarea apelor uzate, reparaii de ntreinere i zilnice. Colectarea veniturilor, relaii cu clienii, citirea contoarelor, ncasarea facturilor, etc.

Vrful strategic, Top Management

Responsabilitatea general privind organizaia. Elaborarea de strategii i instruciuni, supraveghere. La companiile de ap: ADI, AGA, Consiliul de

Administraie, Directorul General i ali directori / manageri din top management.

Sectorul tehnic / dezvoltare (Tehno-structura)

Expertiz tehnic pentru materializarea i orientarea proceselor principale (primare) ale organizaiei. Poate cuprinde experien tehnologic i financiar-administrativ n funcie de procesul primar vizat. La companiile de ap: dezvoltare tehnologic i fizic pe

termen scurt, mediu i lung. Planificare tehnic i de proiectare. Implementarea proiectelor de investiii. Managementul Activelor / GIS. Monitorizarea i controlarea aspectelor de mediu. Asigurarea Calitii. Laboratorul central. Finane i contabilitate. Politici comerciale.

Structura suport Servicii profesionale i generale de asisten: juridic, audit, resurse umane, achiziii, securitate, secretariat, etc. La companiile de ap: Departamentele juridic,

Vrf strategic, Top management

Tehno-structur structur de dezvoltare

Structura suport Linia

managementului de mijloc

Grupul operaional (efectoriu)

4

Managementul Resurselor Umane, Relaii Publice, Securitate, Transport.

Managementul de mijloc

Aplicarea strategiilor i planurilor generale. Coordonare operaional. Transfer de date i comunicare ntre diverse poziii din organizaie. Pentru companiile de ap: efii de departamente, ai

instalaiilor de epurare.

2.2.2 Activiti regionale i locale

n structura-cadru regional, activitile operaionale trebuie separate de cele regionale de conducere, dezvoltare, strategie, supraveghere i asisten. Prin aceast separare, responsabilitatea local va reprezenta procesul principal:

operaiunile directe legate de furnizarea serviciilor de aprovizionare cu ap i ape uzate. Este ceea ce fac deja operatorii locali, prin urmare nu este necesar gestionarea operaiilor i a activitilor de ntreinere legate de procesele primare de la nivel regional. n ceea ce privete activitile de dezvoltare, de reparaii majore i alte activitile n afara rutinei sau neregulate, operatorii locali se pot baza pe un grup de experi la nivel regional.

Coordonarea de la nivel regional va viza n special strategia general i conducerea ntregii companii, supravegherea n general i furnizarea de servicii profesioniste i de asisten sucursalelor operaionale.

Conform acestui principiu structural, conducerea va fi responsabil la nivel local de toate aspectele ce pot fi gestionate local. Nivelul regional va reprezenta un centru de gestionare general i servicii experte.

2.2.3 Grupri pe criterii geografice sau de sector

Cadrul regional al centrului operaional poate fi organizat n dou moduri: n funcie de aria geografic sau n funcie de sectorul de activitate. Aceste opiuni de organizare sunt exemplificate mai jos:

Tabelul 2 Opiuni: organizare pe criterii geografice sau de sector Geografic

Aria A Aria B Aria C

Sectoare de servicii

Aprovizionare cu ap

Producie Distribuie

Producie Distribuie

Producie Distribuie

Ape uzate Colectare Tratare

Colectare Tratare

Colectare Tratare

Gruparea geografic: Aria operaional (A, B, C, etcetera) este alctuit dintr-un ora mai mare sau mai multe orae mari / mici care formeaz un grup structurat, unitar. Zonele sunt conduse de un manager subordonat direct Directorului de Operaiuni. Directorul zonal rspunde de operaiunile privind apa i apele uzate din zonele sale.

Gruparea pe sector: Centrul operaional se mparte n sectoare, adic aprovizionarea cu ap i serviciile legate de apele uzate. Fiecare sector este condus de un manager subordonat direct unui superior de la nivel regional. Sectorul Ap se ocup cu

5

aprovizionarea apei n regiune: producerea, transportarea i distribuirea apei (toate reelele din regiune). Sectorul ape Uzate se ocup de activiti legate de apele uzate n regiune: colectare (toate reelele din regiune) i instalaiile de epurare.

2.2.4 Centralizare i descentralizare

Prin procesul de regionalizare, o parte din activiti pot fi ndeplinite la nivel regional sau local, n baza urmtoarelor considerente: Managerii locali doresc adesea s se ocupe de toate serviciile i funciile i s nu

se bizuie pe persoane care nu intr n controlul lor direct. Prin urmare, se ocup de tot suportul necesar la nivelul lor. De cele mai multe ori, n aceast situaie resursele umane i materiale nu ar fi repartizate n mod eficient i/sau economiile la scar sau gradul ridicat de profesionalism nu ar fi valorificate ca atunci cnd toate acestea ar fi coordonate de la nivel regional.

Din motive de eficien i operativitate, o parte din activiti trebuie gestionate i desfurate la sau de la nivel regional. Este vorba n special de facturri, reparaii majore i ntreinere i de unele interaciuni comerciale cu consumatorii. Astfel, activitile desfurate efectiv la nivel local sunt gestionate de la nivel central, dar duse la ndeplinire la nivel local (deconcentrare).

Diferena dintre nivel central i nivel local devine mai puin distinct n practic datorit sistemelor informaionale, care faciliteaz i procesele de centralizare i descentralizare a activitilor. Informaiile pot fi furnizate n timp real i folosite acolo unde sunt necesare. Acest lucru nseamn d exemplu c acele activiti desfurate n mod normal la nivel local pot fi fcute i la nivel central i invers: colectarea veniturilor i relaiile cu clienii pot fi coordonate de la centru, dar efectuate la nivel local.

2.2.5 Autonomia conducerii

La nivel local este necesar un anumit grad de autonomie pentru ca managerii s gestioneze eficient activitile locale. Acest lucru face parte i este n acelai timp o consecin a filozofiei generale de management a operatorilor regionali. Structura central / regional va furniza un cadru, dar conducerea local subordonat (efii centrelor operaionale, efii seciilor i ai instalaiilor de epurare) vor avea responsabilitatea gestionrii activitilor n acest cadru. Prerogativele acestor manageri trebuie susinute de sisteme informaionale i comunicaionale, precum i de bugetele corespunztoare. Este esenial bineneles ca responsabilitile acestor manageri s fie corelate cu autoritatea (puterile) necesare.

2.2.6 Condiiile locale

Fiecare organigram trebuie s ia n calcul condiiile locale: complexitatea, ntinderea i caracteristicile operaiunilor i resurselor umane din diversele zone ale regiunii. De exemplu: Instalaia de producere a apei de suprafa este mult mai complex dect un cmd

pe sonde cu staie de pompare, necesitnd mai mult personal i diverse funcii /

6

activiti. Aceasta nseamn c instalaiile de producie necesit o structurare mai detaliat dect un teren de sonde.

Operatorii regionali cu infrastructur fizic interconectat din punct de vedere tehnic, cum ar fi de exemplu o instalaie central de epurare i reele lungi de transport care deservesc mai multe localiti; ali operatori vor avea n principal infrastructuri de sine stttoare. Infrastructura poate determina dac se prefer de exemplu operaiunile structurate pe sector sau cele structurate pe criterii geografice.

Exist regiuni n care se poate recruta mai uor personal calificat dect n alte regiuni.

Transportarea materialelor, echipamentelor i personalului poate fi o sarcin mai dificil n unele zone, prin urmare necesit anumite aranjamente la nivel organizaional.

7

3 STRUCTURA ORGANIZATORIC PROPUNERE GENERAL

3.1 Generaliti

n acest capitol este prezentat structura-cadru organizaional a unui operator regional. Vor fi descrise: Structura regional general (alin. 3.2) Direcia de Dezvoltare Tehnic (alin. 3.3) Direcia Economic (alin. 3.4.) Direcia Operaiuni, cu dou opiuni: organizarea pe criterii geografice i

organizarea n funcie de sector (alin. 3.5).

3.2 Structura regional general a operatorului regional

Aceast structur va arta n general ca n Figura 2.

Figura 2 Structura general ROC

Support Groups- HRM- Legal- PR- IT-

Technical & Development Dir. Operations Directorate Economic Directorate- Development - Financial planning- Engineering - Accounting- Projects/PIU - Commercial affairs- Laboratory --

Water Supply and Wastewater Operations- Treatment plants- Network operations and maintenance- Pumping stations-

General Director

Componentele acestui model generic i eventualele opiuni i modificri la acesta sunt tratate n seciunile urmtoare.

Centrul regional va rspunde de performana operatorului regional n general, de strategia operatorului, planificare tehnic i dezvoltare, planificare financiar i management, precum i de pstrarea contactului i de comunicarea cu terii. De asemenea, servete ca centru de orientare i asisten privind serviciile unitilor operaionale.

Departamentele tehnice / tehno-structura dintr-o companie de ap se ocup n mod normal de planificare, inginerie, UIP i Laboratorul central. Managementul financiar i comerul ntr tot n tehno-structur deoarece sunt implicate mult n

Director General

Grupuri suport - Managementul Resurselor Umane - Departamentul Juridic - Relaii Publice - IT

Direcia Tehnic i de Dezvoltare - Dezvoltare - Inginerie - Proiecte / UIP - Laborator

Direcia Economic - Planificare financiar - Contabilitate - Tranzacii comerciale

Direcia Operaiuni

Servicii de Ap i Ape Uzate - Instalaiile de epurare - Operaiuni pe reele i de ntreinere - Staii de pompare

8

gestionarea proceselor primare. Conform legislaiei din Romnia, laboratorul central va fi subordonat directorului general.

Departamentele i unitile suport vor desfura o serie de activiti pentru buna funcionare a operatorului regional. Departamentele regionale de asisten se ocup de partea juridic, de HR, natura relaiilor publice, audit, etc. n plus, managerii Direciilor coordoneaz activitatea de la sediile centrale.

Pe lng acestea, legislaia din Romnia prevede c operatorii trebuie s stabileasc o serie de funcii / uniti subordonate direct Managerului General, fapt ce nu va respecta n toate cazurile principiile i regulile de organizare moderne.

Sediul central regional se mparte n trei Direcii (Tehnic / Dezvoltare, Operaiuni i Economic) i o serie de departamente i uniti suport. Mai jos se face o prezentare general a sarcinilor principale ale acestor uniti organizaionale. Exist opiunea structurrii Direciei Economic n dou direcii separate: Financiar contabil i Comercial.

Direcia de Operaiuni se ocup de procesele primare de pe teren. Directorul /i personalul central) sunt puntea de legtur ntre structura regional i operaiunile executate pe teren. Direcia poate fi organizat n dou moduri: Din punct de vedere geografic. n aceast situaie, operaiunile sunt clasificate

pe zone distincte, fiecare incluznd servicii de ap i ape uzate. Zona operaional este alctuit dintr-un ora sau un grup de orae mai mari i mai mici. Responsabilul pe aceast zon gestioneaz serviciile de ap i ape uzate care deservesc aria respectiv. Aceast configurare geografic este exemplificat la Figura 3. Structurarea serviciilor pe criterii geografice este recomandat atunci cnd reelele de ap i ape uzate dintre zone sunt de sine stttoare i nu interconectate. Aceast structur faciliteaz comunicarea i mobilitatea personalului tehnic, fiind prin urmare benefic din perspectiva eficienei i competenei resurselor umane. n plus, structurarea pe criterii geografice permite i un grad de (semi)autonomie local.

Structurare pe sectoare. Serviciile de ap i ape uzate sunt separate n cadrul Direciei Operaiuni n componenta aprovizionare ap i componenta ape uzate. Aceast separare poate duce eventual la crearea a dou direcii: una pentru servicii de ap i alta pentru servicii de ape uzate. Aceste alternative i opiuni sunt exemplificate la figurile 4 i respectiv 5. Structurarea pe sector este recomandat n situaia n care reelele de ap i ape uzate sunt interconectate pe distane mari (de exemplu orae i municipii). Poate reprezenta o structur avantajoas dac sistemul de reele se lrgete i devine mai complex.

9

Figura 3 Operaiuni organizare pe criterii geografice

General Director

Support units

Technical & EconomicDevelopment Dir. Directorate

Operational centre North Operational centre East Operational centre South Operational centre West- Water Supply - Water Supply - Water Supply - Water Supply- Wastewater - Wastewater - Wastewater - Wastewater

OperationsDirectorate

Figura 4A Operaiuni organizare pe sectoare, o singur direcie

General Director

Support units


Water Supply Wastewater- Water resources, abstraction - Wastewater treatment plants- Water treatment plants - Wastewater collection networks- Water supply networks


Figura 4B Operaiuni organizare pe sectoare, dou direcii

General Director

Support units


Water Supply Wastewater- Water resources, abstraction - Wastewater treatment plants- Water treatment plants - Wastewater collection networks- Water supply networks

Directorate Water Supply Directorate WastewaterOperationsOperations

Director General

Uniti suport

Direcia Tehnic / Dezvoltare

Direcia Operaiuni

Direcia Economic

Centrul operaional Nord

- Aprovizionare cu ap - servicii ape uzate

Centrul operaional Est


Centrul operaional Sud


Centrul operaional Vest


Director General


Direcia Operaiuni

Direcia Economic

Aprovizionare cu ap - Resurse de ap, extragere - instalaii de epurare ap - reele de alimentare cu ap

Ape uzate - Instalaii de tratare - reele de colectare

Director General


Direcia Aprovizionare Ap

Direcia Operaiuni Ape Uzate

Direcia Economic

Uniti suport

Aprovizionare cu ap - Resurse de ap, extragere - instalaii de epurare ap - reele de alimentare cu ap

Ape uzate - Instalaii de tratare - reele de colectare

10

Numrul de departamente i uniti suport subordonate direct managerului General este n general ridicat (cel puin 7 uniti suport). Acestea, mpreun cu raportrile directe de la Direcii, creeaz presiune asupra autoritii de control a Directorului General. Din punct de vedere practic, se recomand gruparea i combinarea unui numr de uniti i departamente sau crearea unui departament administrativ umbrel condus de un director sau un director adjunct.

Poziia departamentului Achiziii / Aprovizionare este discutabil. Poate aparine fie de departamentul Financiar (deoarece implic resurse financiare), fie s fie un departament independent subordonat direct Managerului General (deoarece desfoar activiti sensibile din perspectiva legislaiei romneti), fie s aparin de departamentul Operaiuni considerat principalul beneficiar al achiziiilor.

n sens larg, Direcia Tehnic / Dezvoltare se ocup de planificarea i supravegherea intern a serviciilor tehnice din cadrul operatorului regional (dar NU i operaiunile! Acestea sunt controlate de Directorul de Operaiuni). De asemenea, aceast direcie se ocup i cu planificarea strategic, inclusiv proiectele de investiii, activiti de elaborare a documentelor i de proiectare, controlul calitii i monitorizarea aspectelor legate de mediu, proiecte de anvergur pentru ntreinerea infrastructurii, etc. Aa cum s-a specificat, UIP (Unitatea de Implementare a Proiectului), n poziia sa de departament tehnic, va aparine acestei structuri, aa cum e evideniaz n grafic cu linie punctat. Dat fiind dimensiunea proiectelor finanate de UE, UIP poate fi coordonat direct de Managerul General. O posibil alternativ ar fi delegarea serviciilor IT n responsabilitatea Direciei Tehnice / Dezvoltare. Serviciile IT reprezint o activitate suport, dar exist motive pentru includerea ei aici. Vezi organigrama.

Figura 5 Organigram Direcia Tehnic / Dezvoltare

Planning & Asset Management/ Central Workshop Quality Mgt/Assurance Optional:projects GIS & Maintenance & Environmental IT

Management

Planning & Major & spec. Central QualityDesign Maintenance Laboratory

Contracts & Water meter EnvironmentalSupervision Workshop Management

Eventual: Special equip-PIU ment

Technical and Development Director

3.3 Direcia Economic

Rolul Direciei Economic (sau Financiar-Economic) este s controleze i s supravegheze fluxurile financiare, precum i activitatea comercial i economic a

Director Tehnic / Dezvoltare

Planificare i Proiecte Managementul Activelor / GIS Ateliere / ntreinere central

Managementul/Asigurarea

Calitii, Mediu

Planificare/Proiectare

Contracte / Supraveghere

Reparaii capitale / speciale

Atelier Contorizare

Echipamente speciale

Laborator central Calitate

Management de mediu

11

operatorului regional. Chiar dac unitile operaionale dein un anumit grad de autonomie n planificare, repartizarea bugetului i cheltuieli, aceast direcie se ocup cu planificarea, supravegherea i controlul generale. Rolul direciei este s combine datele colectate de la unitile operaionale i s furnizeze conducerii informaii financiare corecte.

Direcia Economic are i un rol important n procesul de colectare a veniturilor. n cadrul direciei exist un departament special care se ocup de gestionarea general i de sarcinile operative centrale privind colectarea veniturilor. Chiar dac unitile operaionale rspund de citirea contoarelor i colectarea veniturilor prin casierii i agenii de colectare, facturarea centralizat se face la nivel regional de ctre un departament specializat din cadrul Direciei Economic.

Direcia Economic se ocup nu numai de supraveghere, ci i de asistarea departamentului d relaii cu clienii i de stabilirea bugetelor i ntocmirea evidenelor contabile pentru centrele operaionale.

O alternativ iar fi repartizarea activitilor comerciale / relaii cu clienii ntr-o direcie separat: Direcia Comercial. Aceast Direcie ar rspund de: Marketing i promovare Gestionarea procesului de colectare a veniturilor Gestionarea datoriilor nregistrarea datelor centrale i facturare Gestionarea relaiilor cu clienii i a contractelor Supraveghere, consiliere i asisten pentru descentralizarea procesului de citire a

contoarelor, de ncasare i a funciilor legate de relaiile cu clienii. Se recomand crearea Direciei Comerciale companiilor mari.

Cu aceast opiune, direcia Economic devine mult mai centrat pe componenta financiar i atunci denumirea de Direcie Financiar ar fi mai potrivit avnd funcii cheie: Planificare financiar (bugete) Trezorerie Contabilitate Achiziii Stocuri

12

Figura 6 Organigrama Direciei Financiar

Commercial Finance & Department Accounting

Contracts/ FinancialCustomer regist Planning, Budg.

Billing Accounting

Debt InvestmentManagement Follow-up

Central custom. ProcurementRelations

Meter StoresReading

Customer Relations

De-concentrated functionsCashiers, (in operational centres)collection

EconomicDirector

Departamentele descentralizate funcioneaz la nivel local prin detaarea de personal. Din punct de vedere ierarhic, acestea aparin de structura regional, dar coopereaz i cu structura local.

3.4 Direcia Operaiuni / Centrele de operaiuni (local) Direcia Operaiuni se ocup de toate serviciile efective de ap i ape uzate i d activitile de ntreinere procese primare. Aa cum s-a menionat mai devreme, Direcia operaiuni este structurat n dou moduri: Din punct de vedere geografic. n aceast structur, centrele operaionale pot

reprezenta o municipalitate i zonele adiacente, un grup de orae i localiti sau (pentru oraele foarte mari) o zon din oraul respectiv. Fiecare centru operaional are propriul sector de ap i ape uzate, precum i servicii conexe.

Structurare pe sector. Structura de baz se face n funcie de aprovizionarea cu ap i serviciile de ape uzate, de aceste sectoare putnd aparine diverse localiti i instalaii.

Director Economic

Departament Comercial

Finane - Contabilitate

nregistrare contracte i clieni

Facturare

Managementul Creanelor

Relaii cu clienii la nivel central

Citire contoare

Relaii cu clienii

Casierii, colectare

Funcii descentralizate (n centrele operaionale)

Planificare financiar, buget

Contabilitate

Supravegherea investiiilor

Achiziii

Stocuri

13

Direcia Operaiuni gzduiete procesul primar dintr-un operator regional. Sarcina sa principal este s menin activitatea zilnic: epurarea apei i distribuirea ei, colectarea i tratarea apelor uzate. Marea parte a activitilor operaionale sunt realizate de aceast Direcie, aa cum probabil aici lucreaz cei mai muli angajai. Unitile operaionale din cadrul Direciei au un oarecare grad de autonomie n ndeplinirea responsabilitilor. Din punctul de vedere al contabilitii, aceast Direcie reprezint centrul de cheltuieli.

Comunicarea ntre sediu i activitile de pe teren este esenial pentru unele operaiuni efectuate la nivel regional. De asemenea, biroul central trebuie s echilibreze necesitile i interesele diverselor operaiuni locale. Din aceste motive, Directorul de Operaiuni trebuie s aib n subordonarea sa un mic secretariat tehnic sau birou de asisten. Acest secretariat se va ocupa n principal de planificarea, monitorizarea, raportarea i coordonarea activitilor operaionale i de meninerea legturii cu diverse departamentele la nivel regional. Biroul poate avea i rolul unui dispecerat. n principiu ns, rolul de dispecerat revine diverselor structuri de pe teren, responsabile cu operaiuni de monitorizare, direcionare i remediere a problemelor tehnice. Prin urmare, acest birou va fi subordonat unui director de operaiuni la nivel local. Poate fi centralizat pentru mai mult eficien i operativitate, dar nu reprezint o funcie central.

Structura pe criterii geografice Configurarea geografic a Direciei de Operaiuni va arta ca n Figura 7. n vederea identificrii zonelor geografice s-au folosit indicaiile Nord, est, Sud, Vest. Fiecare reprezint o zon, de exemplu o municipalitate, un grup de localiti sau o zon dintr-un ora foarte mare.

Figura 7 Direcia Operaiuni, structur organizaional pe criterii geografice

Technical Office

Operational centre North Operational centre East Operational centre South Operational centre West- Water Supply - Water Supply - Water Supply - Water Supply- Wastewater - Wastewater - Wastewater - Wastewater


Un Centru de Operaiuni structurat pe criterii geografice va arta ca la Figura 8.

Director

Operaiuni

Birou Tehnic

Centrul operaional Nord


Centrul operaional Est


Centrul operaional Sud


Centrul operaional Vest


14

Figura 8 Detalii privind centrul operaional

Commercial Affairs underRegional function, hereco-ordination line

Water Resources & Transport & Wastewater Collection Wastewater TreatmentProduction Distribution Water Network Plant- Operators - Repairs & extension - Repairs & extension - Operators- Maintenance - Connections, discon - Connections, discon - Maintenance- Laboratory - Pumping stations - Pumping stations - Laboratory

- Reservoirs Customer Relations &Contracts

Meter Reading

Cashing

Manager OperationalCentre

Dispatch

Commercial Affairs

Centrele operaionale vor rspunde de desfurarea activitilor normale n zona lor. Directorul centrului operaional rspunde de ntregul pachet de servicii tactice i operaionale privind aprovizionarea cu ap i apele uzate. Acesta are nevoie de autoritate i resurse pentru ndeplinirea acestor sarcini. De remarcat c afacerile comerciale n cadrul centrului operaional fac parte din direcia Afaceri Comerciale / Comercial organizat la nivel central. Aceste activiti sunt implementate ns la nivel local, prin urmare sunt de-concentrate. Comunicarea i coordonarea trebuie bine implementate la nivelul centrului operaional. (de exemplu, operaiunile tehnice trebuie s comunice cu serviciile relaii cu clienii, citire a contoarelor, de racordri / debranri).

Structura pe sectoare Structura pe sectoare urmrete specializarea activitilor de aprovizionare cu ap i respectiv cele legate de apele uzate, util mai ales pentru reelele complexe interconectate. Avnd n vedere c specializarea este principiul conductor, este logic c diferenierea activitilor ntr-un sector se face pe funcii (de exemplu producie, distribuie) i nu pe zone (unde). (Teoretic, e posibil ca ntr-un sector s gsim mai nti zone i apoi departamente funcionale, dar este puin probabil).

Organigrama Direciei de Operaiuni organizate pe sectoare este exemplificat la Figura 9. O funcie poate fi difereniat geografic din punct de vedere al responsabilitilor, i anume:

Instalaiile de producere a apei de but: Instalaia de epurare A, Instalaia de epurare B, Instalaia de epurare C.

Reele de distribuire sau colectare a apelor uzate: Reeaua X, Reeaua Y, Reeaua Z.

Director Centru

operaional

Dispecerat Afaceri comerciale la nivel

regional, linia de coordonare

Resurse i producia de ap - operatori - ntreinere - laborator

Transport i distribuie ap - reparaii i extensii - racordri / debranri - staii de pompare - rezervoare

Reele de colectare a apelor uzate - reparaii i extensii - racordri / debranri - staii de pompare

Instalaii de tratare a apelor uzate - operatori - ntreinere - laborator

Afaceri comerciale

Relaii cu clienii

i Contracte

Citire contoare

ncasri

15

Figura 9 Operaiuni organizare pe sectoare

Drinking Water Wastewater Sector Sector- Water resources - Wastewater collection network- Water production plants - Wastewater treatment plants- Water distribution network - Laboratory- Laboratory - Maintenance- Maintenance


Technical Office

Organizarea structurat pe sectoare de servicii necesit un anumit grad de coordonare la nivel local ntre sectorul ap, sectorul ape uzate i sectorul descentralizat afaceri comerciale / relaii cu clienii. Felul cum se realizeaz aceast coordonare depinde de situaia local. De asemenea, pe lng structura de organizare formal, sistemele de informare i comunicare joac un rol important. Este evident ns c mecanismele i structurile pe zone geografice trebuie create pentru a coordona i integra serviciile de aprovizionare cu ap potabil, ape uzate i relaii cu clienii.

Fiier: Ghid privind structura organizaional a operatorilor regionali Data: 30 iunie 2008

Direcia Operaiuni

Birou Tehnic

Sectorul Ap Potabil - resurse de ap - instalaii de producere a apei - reeaua de distribuie - laborator - ntreinere

Sectorul Ape Uzate - reea de colectare - instalaii de tratare - laborator - ntreinere

Documents

Manualul National al Operatorilor de Apa si Canalizare