MANUALE D’USO iDocSign · Manuale utilizzo iDocSign - V.1.0 del 15/07/2014 - c() ServiziAValore Srl - P.IVA 06720911210 Pagina 1 di 25 MANUALE D’USO

Manuale utilizzo iDocSign - V.1.0 del 15/07/2014 -

c() ServiziAValore Srl - P.IVA 06720911210 Pagina 1 di 25

MANUALE D’USO iDocSign



INDICE POSTA IBRIDA CERTIFICATA ................................................................................................................ 3 REFERENZE.......................................................................................................................................... 4 COME SI USA....................................................................................................................................... 4 INSTALLAZIONE iDocSign .................................................................................................................... 5 SETUP iDocSign ................................................................................................................................... 6 AGGIORMAMENTO iDocSign............................................................................................................... 8 ATTIVAZIONE iDocSign........................................................................................................................ 8 FUNZIONALITA’ iDocSign................................................................................................................... 10 INSTALLAZIONE iDocPrinter .............................................................................................................. 10 SPEDIRE CON iDocSign ...................................................................................................................... 14 Scelta dei destinatari. ............................................................................................................................... 16 Rubrica iDocSign ....................................................................................................................................... 17 Rubrica del server richiamata con Gestisci Rubrica.................................................................................. 18 Contenuto del Timbro Digitale ................................................................................................................. 18 Scelta del tipo di firma .............................................................................................................................. 19 Richiesta del Preventivo............................................................................................................................ 20 Firma del Documento e generazione della busta digitale p7m................................................................ 22 Conferma dell’avvenuta operazione di firma ........................................................................................... 22 Verifica (opzionale) ................................................................................................................................... 23 Invio della Spedizione ............................................................................................................................... 23 Stampa della DISTINTA di spedizione ....................................................................................................... 24 Tracking della spedizione.......................................................................................................................... 24 Dettaglio della transazione ....................................................................................................................... 25



POSTA IBRIDA CERTIFICATA Il servizio di Posta Ibrida Certificata (PIC), grazie alla tecnologia del Timbro Digitale SecurePaper™ permette di estendere il concetto di digital trust di un documento firmato digitalmente ad un documento cartaceo. Tutti i documenti inviati da Clicca&Posta con l’opzione Timbro Digitale sono passati ad un processo di securizzazione documentale che consente di dotare i documenti di un contrassegno grafico (glifo o timbro digitale) contenente la firma digitale del documento stesso. La soluzione consente di attribuire il valore di originale firmato digitalmente, a tutti i documenti securizzati secondo le attuali normative. Per ottenere la CONFORMITA' CON L'ORIGINALE i documenti inviati con Clicca&Posta sono:

• Timbrati digitalmente con ScurePaper con un certificato di firma qualificata Firmati digitalmente con il vostro abituale lettore di Smart Card o token USB

• Archiviati elettronicamente in originale in modalità digitale e non cartacea • Stampati e consegnati tramite Postalizzazione Ibrida con Poste Italiane o altro

operatore abilitato. Sul bordo inferiore di ogni pagina del documento viene inserito il glifo del Timbro Digitale (a destra) e una rappresentazione in chiaro (a sinistra) con le indicazioni per recuperare la versione elettronica del documento, verificarne l’attendibilità, la veridicità e la firma digitale del mittente.

I documenti cartacei spediti con il Timbro Digitale sono quindi a tutti gli effetti di legge COPIE CONFORMI ALL'ORIGINALE INFORMATICO! Il valore legale del documento rimarrà inalterato dalla creazione, alla stampa, fino alla consegna al destinatario. Nell’ambito dei servizi postali Clicca&Posta è opportuno utilizzare Il Timbro Digitale quando si ha l’esigenza di effettuare una comunicazione "ufficiale" per la quale, il Mittente ha la necessità di ottenere, oltre alla prova dell'avvenuta ricezione della comunicazione da parte del Destinatario, ottenibile con una qualsiasi Raccomandata A/R, anche e sopratutto della GARANZIA che i documenti spediti non siano alterabili e vengano accettati e riconosciuti in tutti gli eventuali i gradi di giudizio



ovvero, che conservino un valore LEGALE PROBATORIO PARI AL DOCUMENTO ORIGINALE INFORNMATICO archiviato a norma sui server della PIC. E’ utile sottolineare che l’utilizzo di documenti securizzati attraverso Clicca&Posta può essere il primo passo per una futura e completa digitalizzazione dei processi Aziendali, con l’obiettivo principale di eliminare progressivamente i flussi cartacei.

REFERENZE La tecnologia SecurePaper inclusa nel servizio Clicca&Posta Certificata, è un brevetto industriale di LAND srl rilasciato in data 23 gennaio 2009 con Protocollo N° 0001352677 ed è attualmente utilizzata anche dai seguenti soggetti: Ministero dell'Economia e delle Finanze (Consip S.p.A.) , I.P.Z.S. ‐ Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato, I.N.A.I.L. ‐ Istituto Nazionale per l'Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro , I.N.P.S. ‐ Istituto Nazionale della Previdenza Sociale, M.I.U.R. ‐ Ministero dell'Istruzione, dell'Università e della Ricerca, Ministero della Giustizia, Corte dei Conti, Ancitel S.p.A., R.A.I. Radio Televisione Italiana, M.I.T. – Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti.

COME SI USA Il Timbro Digitale è tra le opzioni di Clicca&Posta e l’apposizione può essere richiesta durante la fase di preparazione della spedizione. Se si vuole apporre anche la propria firma digitale bisognerà installare sul PC il software gratuito iDocSign . Prevediamo, in una prossima Release, la possibilità per l’utente di poter firmare direttamente da web senza installare iDocSign.



INSTALLAZIONE iDocSign Per prelevare il software iDocSign entrare nel BackOffice utilizzando le proprie credenziali.

Scaricare il SETUP di installazione sul proprio hard disk.



Selezionare il file iDocSign.exe e lanciarlo con il doppio click del mouse

SETUP iDocSign Seguire il SETUP guidato accettando le condizioni di utilizzo come richiesto



Al termine della procedura di SETUP sarà aggiunta l’icona sul desktop e nei Programmi. Lanciare il programma appena installato cliccando sull’icona.



AGGIORMAMENTO iDocSign Ogni volta che il programma viene lanciato cerca automaticamente la presenza di eventuali aggiornamenti del software e, in caso affermativo, inizia ad installarli dandone comunicazione attraverso una maschera di aggiornamento.

ATTIVAZIONE iDocSign Al termine dell’aggiornamento il programma viene eseguito e viene mostrata la maschera di autenticazione nella quale dovranno essere inseriti i dati di utente, la password, e la chiave di attivazione del software (solo alla prima esecuzione). La chiave di attivazione è diversa per ogni utente ed è reperibile nella email di sottoscrizione, o nella scheda dei dati personali. Se non si ha sotto mano l’email da cui recuperarla, accedere al BackOffice con le proprie generalità e andare nella sezione ‘Dati Personali’ come mostrato nella figura successiva.

Selezionare il codice di attivazione con il mouse e copiarlo negli appunti



Ritornare alla maschera di autenticazione di iDocSign e fare incolla nella casella in basso dedicato all’inserimento del codice



FUNZIONALITA’ iDocSign L’interfaccia operativa di iDocSign è graficamente simile a quella web e, alla stessa stregua permette l’invio di prioritarie e di raccomandate (non dei telegrammi) ma, in più, è in grado di 'riconoscere' il lettore di firma digitale dell’utente collegato e consentirgli di firmare i documenti con il suo certificato di firma digitale anziché quello remoto utilizzato dal nostro servizio di archiviazione a norma.

Nota: iDocSign consente l’invio dei file da postalizzare (con o senza timbro digitale) anche attraverso una stampante virtuale iDocPrinter (vedi capitolo installazione iDocPrinter).

INSTALLAZIONE iDocPrinter A seguito dell’installazione di iDocSign è possibile installare opzionalmente anche una stampante virtuale chiamata iDocPrinter. L’utilizzo della stampante permette la conversione dei documenti nel formato PDF direttamente da una qualsiasi applicazione in grado di indirizzare un file in uno spool di stampa ovvero, tutti i software installati sul



PC dell’utente. Per l’installarla basta cliccare sull’apposita voce Installa raggiungibile dall’icona Imposta di iDocSign. ATTENZIONE la stampante iDocPrinter si basa sul driver della NOVAPDF , qualora sul PC sia già installata una qualsiasi altra stampante basata su questo driver si consigli di disinstallarla e riavviare il PC prima di procedere con l’istallazione di iDocPrinter.



In automatico il pacchetto di installazione della stampante viene recuperato e lanciato in una nuova procedura di SETUP. Attendere il processo di installazione senza toccare nulla.

Al termine del processo di installazione della stampante potrebbe essere richiesto di riavviare il computer. Per il corretto svolgimento della procedura di installazione si raccomanda di chiudere gli eventuali programmi aperti, compreso iDocSign, ed eseguire la procedura di riavvio.



Al termine dell’installazione uscire dal pannello delle impostazioni. La stampante risulterà tra quelle disponibili sul PC.



SPEDIRE CON iDocSign Per inviare corrispondenza da iDocSign si possono utilizzare tre metodi: 1. Inviare il documento direttamente alla stampante iDocPrinter dal menu File‐

>Stampa dell’ applicazione utilizzata (nell’esempio Word). Figura A 2. Trascinare i file’s direttamente nell’area ‘Documenti da Inviare’, o sfogliare i

documenti prelevandoli dal proprio HD tramite ‘Seleziona File’. Figura B 3. Mix dei metodi 1 e 2; l’utilizzo di una metodologia non esclude la possibilità di

utilizzare anche le altre contemporaneamente. Se si utilizza la stampante virtuale, i file aggiunti in seguito con la modalità trascina e sfoglia, saranno accodati ai precedenti inviati alla stampante.

Figura A



Figura B

Ogni documento accodato con uno qualsiasi dei metodi descritti viene convertito in PDF



Scelta dei destinatari. Digitare le iniziali del destinatario da aggiungere, o premere il pulsante di apertura della rubrica. iDocSign attinge i nominativi dalla rubrica dell’utente web.



Rubrica iDocSign Dalla rubrica di iDocSign è possibile ricercare e selezionare destinatari, mittenti e liste di destinatari precedentemente inseriti nella rubrica sul server. Per gestire/modificare/cancellare/importare nuovi nominativi nella rubrica di iDocSign bisognerà utilizzare le funzionalità del web richiamabili direttamente da iDocSign con il tasto Gestisci Rubrica come mostrato nella Figura C. Automaticamente il software richiamerà la rubrica del BackOffice personale Figura D. Se si vuole semplicemente aggiornare/sincronizzare la rubrica di iDocSign con le anagrafiche inserite sul web basterà premere il tasto Sincronizza come mostrato in figura. Figura C



Rubrica del server richiamata con Gestisci Rubrica. Figura D

Per le funzionalità della rubrica server consultare il Guida Utente

Contenuto del Timbro Digitale Il Timbro Digitale è apponibile sia sulle raccomandate che sulle prioritarie. Se si invia una Raccomandata nel Glifo del timbro sarà riportato; l’ hash della firma digitale, i dati di mittente,destinatario,utente collegato,numero del documento, data:ora:minuti della spedizione digitale, numero della Raccomandata di Poste Italiane. Nel caso si invii una prioritaria, non essendo disponibile il numero di raccomandata, verrà utilizzato un id univoco di documento fornito automaticamente dalla piattaforma.



Scelta del tipo di firma Se si seleziona Timbro digitale, il documento verrà securizzato con la firma digitale di servizio ovvero con il certificato qualificato remoto del responsabile della conservazione del servizio PIC. E’ possibile inviare nella stessa spedizione un documento a più destinatari contemporaneamente. La firma, viene apposta automaticamente da remoto su ogni pagina del documento per ciascuno dei destinatari inseriti. Ogni destinatario riceverà quindi una copia conforme al suo unico originale informatico.

Se invece si selezionano le opzioni Firma Digitalmente e Timbro digitale, il documento verrà securizzato con la firma digitale personale. In tal caso nella pagina successiva del preventivo verrà richiesto l’inserimento della propria Smart card e la digitazione del PIN di sicurezza. Se si sceglie di firmare con questa modalità, potrà essere inserito un solo destinatario nella spedizione. Nel caso in cui fosse necessario inviare il documento a più destinatari, bisognerà ripetere tutto il processo di spedizione per ciascuno di loro.



Richiesta del Preventivo

Terminata l’inserimento dei file, dei destinatari e degli altri dati di lavorazione è possibile avviare la fase di preventivo cliccando sull’apposito tasto Anteprima e Preventivo.



Anteprima –Per controllare il layout che assumerà il documento. Si consideri il documento viene ridimensionato in modo da recuperare circa 4 cm dal fondo della pagina per l’aggiunta del glifo, e di 1.2 cm per ogni lato. Il documento inviato manterrà comunque la sua proporzionalità generale ma risulterà ridotto rispetto all’originale .



Firma del Documento e generazione della busta digitale p7m

Conferma dell’avvenuta operazione di firma



Verifica (opzionale) consente di verificare la validità del certificato utilizzato per la firma

Invio della Spedizione Dopo l’operazione di firma non è più possibile la modifica del documento o la variazione dei parametri di spedizione. Si abiliteranno solo i tasti INVIA e ANNULLA. Se si annulla, la spedizione viene cancellata insieme al file firmato, diversamente con il tasto INVIA la spedizione viene presa in carico ed il borsellino decurtato del relativo importo



Stampa della DISTINTA di spedizione

Per ulteriori informazioni su questa funzionalità consultare la Guida Utente

Tracking della spedizione Utilizzare i filtri disponibili (anche più di uno contemporaneamente) per ricercare la spedizione da tracciare. Per vedere gli stati di lavorazione o di recapito, e per prelevare i documenti in formato pdf, fare doppio click o tasto destro sulla riga di interesse.




Dettaglio della transazione


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