Manual sistema informatico Gestión del cuidado y Gestión de camas

Dirección Unidad de Gestión del Cuidado

COMPLEJO HOSPITALARIO SAN JOSÉ

MANUAL DE USO DEL SISTEMA

INFORMATICO, GESTION DEL CUIDADO Y

GESTION CENTRALIZADA DE CAMAS.

CÓDIGO Nº RESOLUCIÓN

FECHA REVISIÓN

Nº VERSIÓN

1.0

Manual de Instrucción Elaborado por Silvana Santander Azar

Mayo 2010

Actualizado Noviembre 2010

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MANUAL DE USO SISTEMA INFORMATICO

GESTION DEL CUIDADO Y

GESTION CENTRALIZADA DE CAMAS







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INDICE:

1 INTRODUCCION 2

2 RESPONSABILIDADES 4

3 INGRESO: 4

4 ANULACION DE HOSPITALIZACION: 4

5 EGRESO: 5

6 TRASLADO O MOVIMIENTO: 6

7 INSTRUCTIVO DE USO SISTEMA INFORMATICO 7

8 MODULO PACIENTES HOSPITALIZADOS: 11

9 INFORMACION DE PACIENTE 11

10 MOVIMIENTO 12

11 CAMA VIRTUAL 15

12 ALTA 15

13 MODULO CATEGORIZACION 17

14 MODULO DOTACION DE CAMAS: 20

15 MODULO OIRS Y CONTROL DE VISITAS 22

16 MODULO INFORMES 27







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SISTEMA INFORMATICO GESTION CLINICA COMPLEJO

HOSPITALARIO SAN JOSE

INTRODUCCION:

Posterior a la reinstalación de la estructura de enfermería en el Complejo

Hospitalario San José, se reinicia la Categorización Riesgo Dependencia de acuerdo a

indicación de la Unidad de Transformación Hospitalaria del Minsal, ordinario Nº 1630 del

22 de mayo del 2008.

La sumatoria de la directriz recibida desde el Minsal y SSMN, los recursos

económicos, diez millones de pesos transferidos en noviembre del 2008 destinados a la

compra de equipos portátiles, para generar un sistema informático de gestión centralizada

de camas al igual que en otros establecimientos del país, fueron la coyuntura para la

creación de éste, que nace como una necesidad de la Unidad Gestión del Cuidado, con el

objetivo de obtener herramientas que faciliten la misma desde la atención asistencial o

directa de enfermería y no tan solo a responder a la indicación ministerial en el

cumplimiento del Compromiso de Gestión nº 5 ámbito categorización de usuarios, éste ha

sido realizado por el equipo profesional de la Unidad de Informática del CHSJ, siendo su

inicio en el diseño, mérito del equipo del Hospital Roberto del Río.

En la actualidad se encuentra en marcha blanca, con un diseño informático que

permite monitorear y controlar a distancia el perfil de los usuarios hospitalizados no sólo

desde la mirada del Riesgo Dependencia, sino que además es un facilitador para la gestión

clínica en lo referente a la gestión y optimización del recurso cama, así como para la

entrega de información.

A futuro este sistema podría permitir tener en línea todos los aspectos relacionados

con la gestión clínica, de información y de producción.

Primera Etapa:

capacitación y revisión de sistema informático con equipo de supervisoras en

reuniones de coordinación en marzo y abril del presente.

Capacitación masiva para enfermeras, matronas y secretarias de servicios, realizada

el día 8 de abril del presente en el auditorio del Complejo Hospitalario San José

Entrega de los primeros 12 equipos portátiles:

o 6º Piso: Medicina 4

o 5º Piso: Urología, Ginecología y pensionado (compartido) 1

o 3º Piso: Traumatología 1

o 3º Piso: Médico Quirúrgico 1

o 2º Piso: Cirugía 4

o 1º Piso: Urgencia 1

o Camas críticas de Neo y adultos en estaciones de enfermería en esta etapa.







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Segunda Etapa:

Puesta en marcha de categorización en línea e informe estado de pacientes el día 22

de abril, incorporando progresivamente los servicios.

Tercera Etapa:

Evaluación e incorporación de mejoras







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RESPONSABILIDADES

INGRESO:

Este se realiza en las admisiones del establecimiento, sin modificaciones a lo actualmente

normado:

1. Admisión CDT: para ingresos electivos y programados, horario diurno

Pacientes con Cirugías programadas, serán ingresados en el sistema

directamente a Pabellón, desde donde serán movidos al momento de

trasladarse a sala.

2. Admisión Pensionado: para ingresos electivos y programados, horario diurno.

3. Admisión Urgencia Adultos: atención continuada

4. Admisión Urgencia Maternidad: atención continuada

5. Admisión UCA: para pacientes que se someten a cirugías que requieran

hospitalización transitoria o de corta duración.

Camas Virtuales generadas únicamente para uso interno de las unidades o servicios

hospitalarios, sólo podrán ser utilizadas al interior de las mismas, importante recordar que

no existen y su único objetivo es el cambio o movimiento de usuarios o pacientes dentro de

la misma.

ANULACION DE HOSPITALIZACION:

En caso de suspensión de una cirugía programada, en que el usuario haya sido

hospitalizado y esta no se concrete, será de responsabilidad de pabellón central, informar el

mismo día a admisión del CDT para la anulación de la hospitalización.







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EGRESO:

Este se realizará en el sistema informático a través del portal inmediatamente después que

el paciente sale de la cama :

Hospitalizados: debe ser hecha en forma inmediata una vez que el usuario/paciente

haya dejado la cama, asegurando así que esta esté disponible para ser usada.

o Horario diurno y hábil:

1. Lo realizará Secretaría en la Unidad o Servicio,

2. Lo realizará la enfermera o matrona clínica.

o Horario diurno no hábil (sábado, domingo y festivos):

1. Lo realizará Enfermera o Matrona clínica a cargo del paciente

cuando esto sea posible.

2. Lo realizará Cuentas Corrientes, para ello “deberá enviarse la

papeleta de informe estadístico de egreso hospitalario, firmada

por el médico y con el diagnóstico consignado”.

o Horario no hábil o nocturno: (fallecidos)

1. Lo realizará Enfermera o Matrona clínica a cargo del paciente

cuando esto sea posible.

2. Lo realizará Admisión de Urgencia Adultos, una vez liberada la

cama, para ello “deberá enviarse la papeleta de informe

estadístico de egreso hospitalario, firmada por el médico y con el

diagnóstico consignado”.

Hospitalización Transitoria (Urgencia, UCA, otros): deberá realizarse todos los

egresos en forma inmediata, de manera de asegurar y mantener cupos disponibles

que permitan generar los movimientos de usuarios/pacientes requeridos para el

funcionamiento del sistema.

Papeletas de Informe Estadístico de Egreso hospitalario: El retiro o rescate de éstas desde

Cuentas Corrientes 3º piso y Admisión de Urgencia, será de responsabilidad de la Unidad

o Servicio que las envío, lo que deberá realizarse a primera hora el primer día hábil

siguiente.







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TRASLADO O MOVIMIENTO:

Estos serán realizados en forma simultánea en el momento de ejecutar el traslado a otra

Unidad, Sala o Cama por la Enfermera/o o Matrona/ón clínica que entrega al usuario o

paciente.

Para ello requiere conocer el destino (Unidad o Servicio, Sala y Cama), así como que la

misma esté disponible.

Nota: En caso que un usuario o paciente se encontrara ingresado y acostado en un unidad o

servicio y no apareciera en el mismo la enfermera/o o matrona/ón podrá buscarlo por otros

filtros.







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INSTRUCTIVO DE USO SISTEMA INFORMATICO

Para ingresar al Portal Complejo Hospitalario San José debe conectar a Internet:

(figura nº 1) “todos los computadores institucionales han sido programados por

funcionarios de informática para acceder directamente a ella”.

Desde aquí se accede a la información de Intranet del Complejo Hospitalario San José:

Noticias

Llamados a concursos

Sistema Laboratorio Omega LINK'S INTERES (usuario: CONSULTA, clave: CONSULTA)

Descargas y otros

Para ello no se requiere de autorización, ni clave de acceso

Figura nº 1







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Para ingresar a otros sistemas habilitados como el de Pacientes Hospitalizados se requiere

permiso, (figura nº2), con ello usted debe:

Escribir su nombre y clave de usuario enter

Figura nº 2







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Al ingresar visualizará todas las opciones dentro del Portal del Complejo Hospitalario

permitidas de acuerdo a su perfil, (figura nº 3), para ingresar a información de Pacientes

Hospitalizados debe elegir esa opción y hacer clic sobre ella.

Figura nº 3







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El sistema lo lleva a opciones de sistema de Pacientes Hospitalizados (figura nº 4) de

acuerdo a su perfil le mostrará entre uno y cinco módulos, para acceder debe hacer clic

sobre el módulo a usar

Figura nº 4

Para moverse desde un módulo a otro, debe hacer clic en inicio (parte superior

derecha) o sobre la flecha hacia atrás (costado superior izquierdo) en la pantalla, de

esta forma volverá a esta misma (figura nº4)

Este sistema no permite ver pacientes que sólo estén admitidos, vale decir

ingresados sin cama, por lo que no deben dejarse pacientes en esta condición.







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MODULO PACIENTES HOSPITALIZADOS:

1.- INFORMACION: Permite visualizar los datos y antecedentes del paciente que la ocupa,

(esta vista es común a los módulos de categorización y dotación de camas).

o Permite mover pacientes dentro y fuera del establecimiento y del mismo

servicio.

o Permite dar de alta de pacientes.

Para desplegar y visualizar los datos hacer clic sobre el nombre del paciente, (figura nº5)

recuerde que también puede acceder a ello de la misma forma en el módulo de

categorización y de dotación de camas pinchando la cama.

Figura nº 5







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Después de pinchar sobre el nombre de un paciente se desplegará pantalla (figura nº6 y 7)

que muestra:

Datos personales del paciente:

o nombre

o rut

o edad

o domicilio

o teléfono

o consultorio.

Antecedentes de la hospitalización:

o fecha ingreso

o días estada (hospitalización, pre y post operatorio)

o acceso directo a protocolo operatorio

o estadías en diferentes unidades de hospitalización

parte superior

Figura nº 6







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parte inferior

Figura nº 7

Para cerrar hacer clic en cerrar







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2.- MOVIMIENTO: Módulo Hospitalizados: Para mover o cambiar a un paciente de

Servicio o Unidad, de Sala y/o Cama debe hacer clic en el logo indicado y aparecerá la

ventana, figura nº8

Figura nº 8

El sistema le mostrará los datos del paciente, luego debe ir llenando cada una

de las ventanas (campos obligatorios) que van activándose en forma

progresiva, previamente debe conocer el destino de éste (servicio, sala y cama) y

nombre del responsable:

o Profesional solicitante: para rápida ubicación escriba la inicial del apellido.

o Servicio de destino

o Especialidad (referido a patología)

o Sala

o Cama

Luego debe grabar, el sistema le dirá que el traslado se realizó en forma exitosa.

Luego debe Cerrar

El sistema lo trasladará al servicio de destino al que envío al paciente.







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Opciones de traslado:

1. Dentro de la unidad misma (camas virtuales)

2. Otra unidad dentro del establecimiento

3. Otro establecimiento de la red pública de salud

4. Establecimiento privado

5.

CAMA VIRTUAL: es o son de uso exclusivo al interior de la unidad, sólo para fines de

ordenamiento de pacientes, por lo que deben permanecer desocupadas.

3.- ALTA: Módulo Hospitalizados: Para dar de alta hacer clic en el logo indicado, luego

llenar cada una de las ventanas (campos obligatorios), debe disponer de la historia clínica,

diagnóstico y nombre del responsable del alta, figura nº9

Figura nº 9







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El sistema le mostrará los datos del paciente, luego debe ir llenando cada una de las

ventanas (campos obligatorios) que van activándose en forma progresiva,

El sistema le mostrará la fecha y hora actual, puede cambiarla si corresponde.

La siguiente ventana le ofrece las posibles condiciones de alta, debe elegir entre las

siguientes tres opciones:

o Mejorado

o No Mejorado

o Fallecido, en este caso le ofrecerá ingresar la fecha mostrando la actual, la

hora debe ser menor que la anterior.

Luego le solicitará el nombre del profesional responsable, debe hacerlo de la misma

forma que para el movimiento o traslado.

Por último le solicitará Diagnósticos, debe pinchar buscar, ubicar el cursor en la

ventana y escribir parte de éste con lo que le ofrece las diferentes opciones de esa

patología, debe marcarla y luego seleccionar, para:

o Principal, que es el que motivó la hospitalización

o Secundario, patologías concomitantes

o Otros

Luego debe grabar, el sistema le dirá que el alta se realizó en forma exitosa.

Cerrar

El sistema le ofrece dar el alta administrativa, debe aceptar eligiendo nuevamente el

profesional responsable.

Luego debe nuevamente grabar, el sistema le dirá que el alta se realizó en forma

exitosa.

Nuevamente Cerrar







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MODULO CATEGORIZACION

Al igual que los otros módulos permite al pinchar sobre el nombre el despliegue del detalle

del paciente que la ocupa.

Para iniciar la categorización, aplicación de pautas, información de estado de

pacientes, visitas y/o registro de incidentes, debe hacer clic en el logo lateral indicado, (figura nº10).

Figura nº 10

Le mostrará todas las opciones de pautas y escalas para que usted marque haciendo

clic sobre el nombre de la que va a aplicar (figura nº11):







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Pautas de Categorización y Escalas, haga clic en la escala a usar (figura nº11)

o Riesgo Dependencia,

o Glasgow,

o Norton,

o Dawton,

o Barthel,

o Valoración Heridas y Ulceras,

o Riesgo Social.

o Estado de pacientes,

o Horas de acompañamiento

o Registro de Incidentes

Debe hacer clic sobre la pauta o escala a aplicar

Figura nº 11







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Visualizará el formato de la pauta o escala a aplicar, como se muestra en la (figura

nº12) que ha abierto la de Categorización Riesgo Dependencia.

Figura nº 12

Todas las pautas, escalas e informes se visualizan y usan de la misma forma:

o Debe elegir la alternativa y pinchar para cada uno de los item que le ofrece.

o El sistema está diseñado de manera que suma y clasifica registrando al final de la

pauta la categorización correspondiente, la que se visualizará en la pantalla de

detalles del paciente.

o Para finalizar debe grabar, sólo hágalo cuando esté segura ya que permite realizarlo

sólo una vez en 24 horas.

o Si olvidó algún item le avisará y no le permitirá grabar, cada uno de ellos

son de uso obligado.

o Luego haga clic en la ventana superior derecha “para volver al menú

categorización”

.







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MODULO DOTACION DE CAMAS:

Pantalla general inicial, muestra los datos generales, (figura nº13) y le permite filtrar por

servicio haciendo clic en la ventana indicada.

Figura nº 13







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Pantalla filtrada por servicio (figura 14) ejemplo TMT - Especialidades Quirúrgicas.

Muestra el estado de cada cama.

Permite al pinchar sobre la cama ocupada el despliegue del detalle del paciente

que la ocupa, igual que en los otros módulos.

Figura nº 14







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MODULO OIRS: informaciones y control de visitas:

La búsqueda de un paciente puede hacerse desde el servicio: por rut, apellido paterno o

apellido materno pinchando Otros Filtros figura nº15

Figura nº 15







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Una vez ubicado haga clic sobre el nombre del paciente, el sistema le permite ver la

ubicación, estado de paciente, número de horas de acompañamiento autorizado y

observaciones, como se muestra en la siguiente pantalla, figura nº16

Figura nº 16







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Entrega pase: acceso a entregar pase de visitas, el sistema permite la entrega de un pase y

la rotación de personas durante el horario establecido, para ello debe hacer clic sobre el

logo lateral que debe estar en color verde, con ello se abre la opción para entregar pase,

dejando registro de la identidad y parentesco del visitante figura nº17

Figura nº 17

Registrar en la ventana: identificación de la visita: nombre y parentesco.

Hacer clic en Dar Pase, quedará grabado en la misma fila el parentesco, nombre,

fecha y hora en que ingresó.

El logo cambiará de verde a rojo lo que no permite el ingreso de otro familiar

hasta que el pase sea devuelto.

Observación: pendiente implementación de credenciales solicitadas para control de visitas,

que identifican: piso, sala y cama, con un color por piso en la torre y por área en unidades

críticas o especiales







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Devolución de pase de visita: debe hacer clic en el mismo logo lateral que ahora está de

color rojo, le mostrará pantalla ofreciendo su devolución, debe aceptar, figura nº18

Figura nº 18







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El sistema le dirá que el pase fue devuelto, debe nuevamente aceptar figura nº19

Figura nº 19

La pantalla mostrará que el paciente está sin acompañante, la fila quedará limpia y

permitirá que pueda ingresar una nueva visita.







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MODULO INFORMES, en construcción, revisión y evaluación figura nº20

Actualmente disponible:

Categorización Riesgo Dependencia, Diario, Mensual, Anual

Consulta camas ocupadas por el mismo paciente (en rojo)

Pacientes en espera de cama por más de 12 horas en urgencia (número)

Disponibilidad de camas

Ingresos diarios por Servicio (número)

Figura nº 20







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Consulta camas ocupadas por el mismo paciente, (figura nº21) aparecen en color rojo, al

hacer clic sobre ellas desplegará la pantalla con los detalles del paciente.

Figura nº 21







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Categorización Riesgo Dependencia

Diaria por Servicio o Unidad figura nº22

Figura nº 22







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Mensual por Unidad, figura nº23

Figura nº 23







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32

Mensual todas las Unidades, figura nº24

Figura nº 24







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Anual Consolidado general figura nº25

Figura nº 25

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