Upload
duongdung
View
214
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Manual Prosedur"
Pengendalian Rekaman,
Fakultas IImu sosial dan IImu politik
[J n iversitas Brawijaya
Manual Prosedur
Pengendalian Rekaman
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu politik
Universitas Brawijaya
Malang
20L2
Manual Prosedur
Pengendalian Rekaman
Fakultas Ilmu Sosial dan IImu politik
Universitas BrawUaya
Kode Dokumen : 01100 05004
Revisi 1
Tanggal : 2t Maret2ll}Diajukan oleh : GJM
Yoyon , S.Psi., M.Psi
Disetujui oleh
Prof. Dr. Ir. Darsono Wisadirana, MS
IL
T
't.
ftosedur Pengendalian Dokumen ......Error! Bookmark not defined.
Prosedur Pengendalian Rekaman .................3
................ Error! Bookmark not defined.
Daftar Nomor Dokumen (01100 02ooo 01) .......................,....Error! Bookmad< not defined.
Borang Daftar Distribusi Dokumen (01100 02000 02)........,....Error! Bookmark not defined.
Borang Daftar Revisi Dokumen (01100 O2OOO 03)............ .................4
Borang Daftar Rekaman Mutu (01100 02OOO 04) ............ ..................5
ffinehpkan dan memelihara sistem pengendalian semua rekaman yang berhubungan denganfrrn mufu organisasi.
knctikan bahwa semua rekaman proses layanan bisnis terekam dalam arsip-arsip dokumenptg terkelola untuk menjamin mutu setelah dikaji dan disetujui secara memadai.
Lingkup
kngendalian Rekaman harus diterapkan pada semua rekaman dokumen mutu, seperti Manual(l'!M), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), Struktur organisa si, Job Descnption,
lnxrilrasi Produk dan semua dokumen yang berkaitan dengan mutu.
lbnual Mutu (MM) adalah Pedoman merekam layanan sistem mutu organisasi EISIp UB untukrenunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai&rgan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku
l' Rekaman Mutu adalah rekaman proses layanan bisnis FISIP UB dalam bentuk hardcopymaupunnftcopyyang digunakan sebagaialat (sarana) untuk menjalankan spMI.
3" Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentuuntuk menjamin pekerjaan berjalan berjalan sesuai standar
kjukanManual Mutu FISIP UB (01100 OIOOO)
Standar Nasional Indonesia (sNI) sistem Manajemen Mutu (sMM) - persyaratan ISo g001:200g,Badan Standardisasi Nasional
Garis Besar Prosedur
L Pengendalian Rekaman. Rekaman yang baru atau rekaman hasil revisi harus disahkan olehDekan FISIP.
KTU melakukan pencatatan dan perekaman sebagaidasar menerbitkan dokumen.
Pendistribusian rekaman dilakukan masing-masing Kasubag dengan mengacu pada rencanakegiatan proses layanan pendidikan FISIP UB.
Hasing-masing Kasubag bertannggung jawab untuk menyusun rekaman kegiatan layananpendidikan sesuaidengan distribusi perannya yang akan dijadikan acuan penyusunan dokumen.
Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau untuk disetujui oleh Kasubag. Jika dalamFnerapannya mengkaitkan bidang lain, Rekaman tersebut harus dikaji oleh MR, bila perludengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan. Apabila pembuatan dokumentdah selesai, MR mengusulkan pengesahan dokumen tersebut dengan stempel DOKUMENTERIGNDALI. Semua dokumen dapat diunggah dalam laman FISIp untuk mendukung programWrless community.
L
x.
L
T
roul]u-
M.
13"
h,anan Pere ftnt det rnaigrrnaing kasul'ag unUk dipdilan aqran bahan
dohrnen le\d I fui lerd tr ftuat oleh MR dan sebdum diterbitkan harus disetujuiDekan. Dokurnen l€\d I hbh l4aru.d tluU,r. Dokumen Level II ialah Dokumen Manual
ffierefrr dan Irstruki Kerja.
iknrHran pada rekaman dan/atau dab jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang
nHrron oleh peninjau (reviewer) sebelumnya.
ffiaigrmasing Kasubag harus memberi identitas pada file rekaman kegiatan sebagai berikut:. LduUNama kegiatan. l{gnor. Tanggal kegiatan. Fersetujuan yang berwenango Status perubahan (Revisi)
ffitUfikasi jenis rekaman kegiatan dibedakan dengan nomor jenis rekaman menggunakanmma sampulyang berbeda tiap kasubag sebagiacuan penerbitan dokumen.
l{asing-masing Kasubag harus mengendalikan rekaman data mutu dan kegiatan dengan cara.hosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen terbaruguna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi.
Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data terkaitdiperbarui.
R.ekaman Terkendalifl-idak Terkendali
Sernua Rekaman mutu Terkendali harus disimpan dalam file rrekaman mutu kaubag sebagai
tuan penysuunan dokumen mutu. Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai denganEagan Alir Pengendalian Rekaman. Masing-masing Kasubag harus menyimpan daftar distribusidokumen yang ada di bagiannya dan secara periodik akan ditinjau oleh MR.
Dalam pengendalian rekaman, masing-masing Kasubag harus memberi identitas sebagai berikut:
. Judul/Namar Nomor. Tanggal penerbitan
. Persetujuan yang berwenangr Status perubahan (Revisi)
Identifikasi revisi rekaman dibedakan dengan warna sampul dan perubahan nomor revisi.
Masing-masing Kasubag harus mengendalikan rekaman dengan cara sebagai berikut:o Peta lokasi file(site map) Rekaman atau Borang
o Peta lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada masing-masing bidang
[.7. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi Rekaman atau
Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi.
Tnp enam bulan sekali GJM melakukan tinjauan rekaman/catatan kadaluarsa pada DaftarRekaman/ Catatan Mutu sesuai waktu retensinya,
15.
T6
,lrgan Alir
r
@*
G]M
+
MR
MR
-
)l I
M)r I
Dafrar Revii Rclmr (Ot'l,m O2(XX, 03)
Vbi, Misidan Tujuan GJM
MP Pengendalian Dokumendan Rekaman GJMMP Pengendalian Produk
MP Audit Internal GJM
MP Pelatihan PerancanganSPMI dan Seftifikasi AuditorInternal GJM
MP Pengadaan danPemeliharaan Aset GJM
Daftar Reul{ n:kr (OttOO OZOOO 03)
Visi, Misidan Tujuan GJM
MP Pelatihan PerancanganSPMI dan Seftifikasi AuditorInternal GJM
.,
II
I
Eorang Dafiar Rehman t{utrt (O11OO O2O0O 04)
Msi, Misidan Tujuan PJM 00009 01000
Program Kerja PJM 00009 02000
Manual Mutu PJM(termasuk RencanaMutu)
00009 03000
MP PengendalianDokumen dan RekamanPJM
00009 02000
MP Pengendalian Produkvano Tidak Sesuai PJM
00009 04001
MP Tindakan Korektlfdan Penceqahan PJM
00009 04002
MP Audit Internal PJM 00009 04003
MP Evaluasi KepuasanPelanooan PJM
00009 04004
MP Review Profil PJM diLaman UB
00009 04005
MP Layanan Konsultasikepada Masyarakat PJM
00009 04006
MP PelatihanPerancangan SPMI danSertifikasi AuditorInternal PJM
00009 04007
MP Pengadaan danPemeliharaan Aset PJM
00009 04008
Instruksi Kerja 00009 05000
Dokumen Pendukung 00009 06000