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MANUALPARA
PRÁCTICO
PLANEACIÓN
EMPRESAGESTIÓNFINANCIERAY
EN LA
NO SE TRATA SÓLO DE ESTADOS FINANCIEROS DERESULTADOS, BALANCES O FLUJOS DE RECURSOS. SE TRATA DE CONOCER EL ENTORNO E IMPLEMENTAR UNA ESTRATEGIA DE CRECIMIENTO ORDENADA.
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MANUAL PRÁCTICO PARA PLANEACIÓN Y GESTIÓN FINANCIERA EN LA EMPRESA | 2
INTRODUCCIÓNPara la buena gestión financiera de las pequeñas y medianas
empresas es necesario ir más allá de los controles internos.
También debe hacerse un examen, diagnóstico y seguimiento
financiero que permita a los ejecutivos de mayor responsabilidad, y a
los socios del negocio, analizar si el rendimiento está alineado con su
visión.
Este Manual, elaborado en forma de cuadernillo (que incluye espacios
para hacer anotaciones en base a los artículos que se van publicando
en el blog y que le interesen), busca estimular un cambio de actitud
y reafirmar la importancia de la gestión financiera en todas las
empresas.
Se presentan herramientas e información que le permitirá entender el
estado de resultados y analizar los resultados de su empresa.
Este Manual fue desarrollado para guiarle en la realización de las
actividades del día a día, a fin de crear un entorno favorable para el
desarrollo de habilidades.
Sabemos que su principal preocupación es la estandarización de
conceptos, procedimientos y la información que se consideran
esenciales.
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El propósito es que, a partir de su uso, su equipo de trabajo pueda
desarrollar las siguientes capacidades:
COGNITIVASConocer los movimientos financieros esenciales en la gestión del día a día.
MEJOR ACTITUD Ser proactivo en la gestión eficiente de todos los recursos financieros.
OPERACIONAL
Utilice herramientas que permitan una mejor toma de decisiones.
Este Manual se presenta de la siguiente forma:
Capítulo 1: Planeación Financiera
Capítulo 2: Factores Externos
Capítulo 3: Factores Internos
Capítulo 4: Factores que Interfieren en la Planeación
Capítulo 5: ¿Qué tanto conoce su empresa?
Este Manual puede servir también para el trabajo en grupo, integrando
a su equipo de colaboradores.
Se recomienda seguir el blog de Banco BASE y, cuando lo estime
conveniente, organizar cinco sesiones de discusión en equipo, con un
máximo de una hora cada sesión.
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CAPÍTULO 1PLANEACIÓN FINANCIERAEl propósito es reflexionar sobre los principales aspectos que afectan
a la operación de la empresa y se relacionan con la gestión financiera
de su negocio.
Empezaremos buscando entender mejor la importancia de la
planeación en el contexto de la gestión financiera.
Es a través del control financiero que una empresa se mantiene a
flote. Por lo tanto, la planificación consolida el camino por el cual se
logran las metas deseadas.
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Planificación financiera y control son fundamentales para cualquier
tipo de negocio. En general, son las pequeñas empresas las que
atraviesan por situaciones más delicadas, como consecuencia del
bajo conocimiento de las técnicas administrativas por parte de sus
administradores y del obstáculo que siempre significa la falta de
capital de trabajo.
El problema es que, en este tipo de negocio, el emprendedor, muchas
veces, hace una mala gestión de los recursos financieros disponibles.
Hace casi un siglo los economistas vienen analizando este tema. El
primer gran estudio se hizo con la comparación entre 19 empresas
exitosas contra otros 19 que quebraron entre 1920 y 1929 en Estados
Unidos, previo a la Gran Depresión. Las conclusiones han sido siempre
las mismas: planear, como enfoque general, consiste en establecer
de antemano las acciones, cálculos y responsabilidades para el logro
de un objetivo. Todos lo saben, pero pocos lo ejecutan. Por eso la
mayoría de las Pymes quiebran.
Por lo tanto la planificación en las empresas es un intento de predecir
futuros acontecimientos y estar bien preparado para actuar en todos
los escenarios, evitando sorpresas desagradables en la operación y en
la administración.
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LA PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN FINANCIERA, IMPLICA TAREAS, DESARROLLO DE PRODUCTOS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS ESTO TIENE QUE SER HECHO DE UNA MANERA COORDINADA, UTILIZANDO LOS RECURSOS, (ESPECIALMENTE DE ORDEN ECONÓMICO) DE FORMA MÁS EFICIENTE Y EFICACES DENTRO DE LA EMPRESA.
En el proceso de construcción de la planeación financiera, nos damos
cuenta que son múltiples los factores que interfieren en el contexto
de la empresa. Debemos ser conscientes de todos estos factores, los
cuales pueden resumirse en la siguiente gráfica:
Por lo tanto, la ley de planificación aporta la capacidad de entender
instrucciones y predecir situaciones, evitando futuros problemas y
dando tiempo al administrador para buscar soluciones.
La Planificación Financiera establece el método por el cual deben
alcanzarse los objetivos financieros. La meta más a menudo adoptada
por las empresas que están creciendo.
En este contexto, la planificación financiera busca consolidar sus objetivos
deseados mediante la planificación y puede elaborar un presupuesto de
gestión, llevando a otros sectores que requieren un control.
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Informática
EconomíaInnovación organizacional
Nuevos productosy servicios
Cambios del consumidor
Productos financieros
Loscambios
en elcontexto político
GlobalizaciónSistemas de comunicación
Nuevas tecnologías
TUEMPRESA
¿Cuáles de estos factores son importantes para tu mejor planeación?:
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Lea el siguiente texto sobre la planeación financiera: Preste atención
a los puntos relevantes para entender qué es y por qué importa la
planeación en la vida cotidiana de su negocio.
ANÁLISIS:¿POR QUÉ IMPORTA LA PLANEACIÓN FINANCIERA?La globalización y los avances de la tecnología crean un entorno
exigente. Planear es básico porque en una empresa hay tareas,
productos y servicios que se realizan y tienen que ser cumplidas de una
manera coordinada, utilizando los recursos de forma más eficiente.
El mayor problema que sufre su proceso de trabajo es que aquello
que nunca se planeó termine ocurriendo, haciéndole perder no sólo
dinero sino tiempo valioso que nunca se puede recuperar. ¿Sabes
cuándo planeas bien? Cuando te anticipas a todo lo que puede salir
mal. La empresa tiene dos conjuntos de variables para la planeación:
las variables que controla (factores internos) y las variables que no
controla (factores externos). Planear bien es manejar lo mejor posible
las variables que sí puedes controlar y pensar en todos los escenarios
para adaptarse a las variables que no puedes controlar. Es algo
mucho más grande e importante que hablar de flujo de caja o hacer
proyecciones financieras. Se trata de definir estrategias de compra
y venta y de manejo de inventarios. Tras la planeación financiera,
estableceremos nuevos parámetros para gestionar con eficacia los
gastos fijos y y determinemos el punto de equilibrio en relación a los
objetivos de venta.
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Para decidir cómo una empresa va a operar debe conocerse su
necesidad de operación y anticipar las negociaciones para hacerlo
bien.
La planeación financiera no sólo muestra el camino a seguir, sino que
establece todos los parámetros para una gestión responsable de la
empresa, así como definir formas concretas de lograr metas.
Es importante que, tras leer algunas de estas reflexiones y conceptos,
anotes en los espacios marcados lo que más te interesa y la relación
de los mismos con situaciones específicas que ves en tu negocio.
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CAPÍTULO 2FACTORES EXTERNOSTen en cuenta que hay varios factores que pueden interferir en la
búsqueda de una gestión de mejores resultados financieros.
Generalmente los factores externos que tienen el mayor efecto sobre
las empresas son los jurídicos, políticos y económicos. Las empresas
no viven en una burbuja. De hecho, existen como parte de una
comunidad, en los que tienen responsabilidades.
LOS FACTORES EXTERNOS SON LOS QUE COMPONEN EL MERCADO EN EL QUE OPERA SU EMPRESA Y SOBRE LOS QUE TIENE POCA O NINGUNA INTERFERENCIA, A PESAR DE QUE SÍ AFECTAN LOS RESULTADOS FINANCIEROS DEL NEGOCIO.
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EL CASO DE LA FÁBRICA DE JEANSCarlos es un joven emprendedor de Puebla, hijo de un empresario
textil. En junio de 2012, al concluir sus estudios en Administración de
Empresas decidió independizarse e iniciar su propia compañia.
Con la experiencia de toda su vida en el negocio familiar decidió
enfocarse en el mercado de pantalones tipo jeans para trabajadores
de fábricas.
En septiembre de 2013 registró su marca bajo la razón social Jeans La
Calle S.A. de C.V. Dos meses después obtuvo un crédito bancario y
viajó a Dallas, Texas, dónde compró maquinaria para montar su fábrica
haciendo un acuerdo para pagarla en 1 año.
Para enero de 2014, luego de convenir la producción de 8 mil
pantalones para el personal de la Comisión Nacional del Agua
Nacional, instaló su fábrica, contrató a 60 empleados para operar en 2
turnos de producción.
Buscó provedores locales de mezclilla. Encontró que la materia prima
local era de muy baja calidad y, además, se le dificultaba a esos
proveedores cumplir con sus requerimientos de tiempo. Entonces
decidió importar la mezclilla de Colombia a un tipo de cambio de 13
pesos por dólar.
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En febrero de 2014 entregó a su cliente el 25% del pedido y consiguió
2 clientes más, requiriendo importar más mezclilla. Pero, una
Inspección de la Secretaría del Trabajo y del IMSS obligaron a Carlos
a reducir la carga horaria de los turnos y debió contratar a otras 20
personas para cubrir su producción.
Aún así el negocio se veía bien y la producción marchaba por buen
camino, pero en marzo de 2015 después de entregar el 50% del pedido
anual de su primer cliente y el 25% de los otros tres, el peso comenzó
a devaluarse, lo que afectó fuerte su flujo de caja.
Las presiones inflacionarias obligaron también a un aumento de
sueldos. Carlos tuvo que solicitar un segundo crédito al banco
para cubrir estos incrementos, pero las tasas de intéres también
aumentaron, por lo que sus deudas crecieron.
Carlos no tuvo más alternativa que incrementar el valor de sus
jeans para seguir operando, pero sus clientes decidieron cancelar el
50% de sus pedidos por el incremento en el costo y por problemas
económicos propios.
Por la inestabilidad económica, no encontró nuevos clientes. Su primer
y único cliente incumplió en sus fechas de pago, tuvo que despedir al
80% del personal y reducir su producción. Para julio de 2015 Jeans La
Calle cerró y el emprendedor sigue pagando los créditos adquiridos.
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Reflexione sobre los factores externos que varían en todo momento,
independientemente de su voluntad como empresario. Estos factores
son cíclicos y dependen de numerosas causas: sociales, culturales,
políticos, tecnológicos y económicos, que ocurren en tres diferentes
realidades (local, nacional y mundial). Estos contextos van cambiando
constantemente.
FACTORES EXTERNOS
Sistema Financiero
Regulación
Laspolíticas
económicas
Proveedores
Clientes
Nuevas Tecnologías
Competidores
Problemasen otrospaíses
¿Qué factor externo preocupa a tu empresa?
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Entre los principales factores externos están:• Socioculturales: preferencias, tendencias de consumo de la
población, cambios culturales, nivel educativo, estilo de vida, edad
promedio y la distribución geográfica de la población objetivo de su
negocio.
• Legales: nuevas leyes, impuestos y cargos aplicables al sector.
• Políticos: Decisiones gubernamentales de fomentar y/o restringir el
mercado; permiso de influencia a grupos de interés;
• Económicos: Tasas de interés y de manejo de tipo de cambio,
impuestos, generación de empleo, inflación, e índices de precios;
• Tecnología: Investigación y desarrollo de productos o servicios,
avances tecnológicos y su impacto sobre costos operativos.
¿Conoces alguna nueva ley que afecte a tu empresa?
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CAPÍTULO 3FACTORES INTERNOSLea primero “El caso de la Panadería Gourmet “H & M”.
Luego realice un análisis del caso con su equipo y anote los puntos
importantes que pueden haber afectado, en determinado momento,
a los resultados de su propia compañía.
EL CASO DE LA PANADERÍA GOURMET H & MHoracio y María trabajaron durante 10 años en una cadena de
panaderías en Guadalajara. Después de mucha discusión, decidieron
crear su propio negocio.
Hicieron un acuerdo con su jefe y obtuvieron el capital para rentar
instalaciones, comprar equipos y materias primas.
En febrero de 2013 comenzaron actividades bajo la razón social de H
& M Panadería Gourmet S.A de C.V., enfocándose al sector AAA de la
capital de Jalisco.
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Ofrecían panes estilo europeo de alta calidad, con productos
importados y a un precio más elevado que el de las panaderías
tradicionales.
Se tenían confianza. La experiencia adquirida a lo largo de los 10 años
y la calidad de los productos fabricados proyectaban el éxito. Creían
que sólo tenían que mantenerla.
De hecho su ex jefe decidió subcontratar la producción de algunos
productos, lo que ayudó mucho en los primeros meses.
Hacia octubre de 2013 la tienda ya tenía cierto prestigio y comenzó a
recibir pedidos para las fiestas de Navidad y Fin de Año. Para entregar
los pedidos a tiempo contrataron más personal.
En enero de 2014 su ex jefe redujo pedidos porque muchos de sus
clientes habían salido de vacaciones con la familia. En enero bajó
demasiado la actividad, algo que ellos no habían previsto.
Los socios vieron que el problema de flujo de caja se podía extender.
Decidieron invertir en anuncios en periódicos locales, distribución
de flyers y ciertas acciones de marketing digital. Las acciones dieron
resultado y las ventas volvieron a aumentar en marzo. Nuevo personal
tuvo que ser contratado y se vieron obligados a comprar más materia
prima.
En abril Horacio notó que los empleados recién contratados no tenían
experiencia y se desperdiciaba mucha materia prima, mientras el costo
de producción aumentaba.
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Con un nuevo aumento de pedidos, la producción tuvo que
intensificarse.
A pesar de estos contratiempos, las ventas crecían. Pero al hacer un
balance de resultados, concluyeron que no habían obtenido ganancias.
Como las ventas se mantenían altas creyeron que serían capaces de
revertir la situación
Pero algunos créditos otorgados a clientes fueron incumplidos y la
situación financiera comenzó a complicarse una vez más.
La calidad de los productos se vio afectada y las ventas se
desplomaron.
La empresa tuvo que despedir a casi todos sus empleados y se quedó
con un stock de algunas materias primas.
H & M cerró en julio de 2014.
Tenga en cuenta, cuidadosamente, los puntos señalados en este gráfico:
Producción Recursos Humanos
Ventas y MarketingFinanzas
LOS FACTORESINTERNOS
Recursos tecnológicos
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Luego del sencillo caso presentado, haga su análisis de todo lo
que interfirió en los resultados de la empresa y analice, desde su
perspectiva, cómo los socios de H & M Panadería Gourmet debieron
planificar.
REFLEXIÓN:¿Usted tiene la suficiente información de su empresa para responder
a las siguientes preguntas?
• ¿Controla sus ventas?• ¿Conoce la estacionalidad de las ventas de su empresa?
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CAPÍTULO 4FACTORES QUE INTERFIERENEN LA PLANEACIÓNDespierte en su equipo el interés por los factores internos y externos
que influyen en los resultados.
AMBIENTE INTERNO DE LA EMPRESA• Los recursos limitados: Lo que se necesita para cumplir con el flujo
de caja, las inversiones y el pago de rendimentos.
• Capacidad de negociación: El empresario y su equipo tienen
que mejorar constantemente sus habilidades, no sólo a nivel
comercial, sino también en la búsqueda de nuevas oportunidades
que puedan determinar variaciones en los resultados.
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AHORA ANALICEMOS EL ENTORNO EXTERNO
Proveedores limitados
Cuando usted necesita un producto o servicio que es escaso,
establece limitantes. Es clave para la empresa buscar alianzas con
dichos proveedores, identificar nuevos productos o servicios que
se puedan utilizar como sustitutos. Malos acuerdos afectarán
directamente a los resultados de la caja de la empresa.
Mercado de un competidor
Que haya competencia es la mejor opción. Si no existe, puede
crearla. Pero si la hay en demasía tal vez es mejor establecer alianzas
con empresas del mismo sector, garantizando mejor acceso a los
proveedores. Si los “competidores” se unen, podrían todos alcanzar
sus metas más fácilmente. El manejo del dinero en efectivo de la
empresa siempre está sujeto a los acuerdos comerciales.
Mercado de consumo
Conocer las necesidades y expectativas de los clientes es fundamental
en la determinación de la inversión y los recursos para la producción
deseada, dentro de términos y condiciones negociadas con proveedores.
La demanda y la oferta relativa
La empresa tiene que conocer el mercado y reconocer su potencial,
la evaluación de la oferta y la demanda, por lo que puede establecer
estrategias competitivas.
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CAPÍTULO 5¿QUÉ TANTO CONOCE SU EMPRESA?Queremos ayudarlo a pensar acerca de cómo obtener la información
para entender mejor su negocio. Por lo tanto, es momento de ordenar
esa información para desarrollar una planeación más inteligente de su
negocio. Para ello, responda a las siguientes preguntas:
EVALUANDO SU NEGOCIO
1) ¿Puede definir claramente para qué existe su empresa?
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2) ¿Puede definir claramente el objetivo de su negocio?
3) ¿Conoce los factores externos que afectan a su negocio?
¿Cómo te mantienes informado sobre ellos?
4) ¿Tiene el hábito de consultar estadísticas, datos e informes
y asistir a ferias y ruedas de negocios conectados a su línea de
negocio? ( )Sí ( )No. ¿Cuáles son?
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5) ¿Conoce bien a sus competidores? Haga una lista de los tres
más importantes y describa las diferencias que lo hacen más
competitivo.
6) ¿Conoce los factores internos que inciden en el resultado de su
negocio?
7) Enliste tres beneficios ofrecidos por su producto o servicio.
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8) ¿Cómo calcula el costo de su producto/servicio? ¿Su precio de
venta es similar, más bajo o más alto que el de la competencia?
9) Identifique tres debilidades de su producto / servicio en
relación al de sus competidores.
10) ¿Conoce a otros proveedores que podrían sustituir a los
actuales? Enliste al menos a tres de los más importantes.
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11) Escriba dos ventajas dadas por sus proveedores actuales en
relación con los proveedores de sus competidores.
Ahora, sobre la base de sus respuestas, describa los pasos que
usted cree que debe tomar, teniendo en cuenta los factores
internos y externos, para mejorar los resultados de su empresa.
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CONCLUSIONESLA IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN FINANCIERA
Su equipo debe entender el valor de tomar las mejores
decisiones en forma clara, en vista de las amenazas
y oportunidades que afectan directamente a la gestión
financiera de la empresa.
FACTORES EXTERNOS
Es muy importante conocer todo aquello sobre lo que su
empresa tienen poca o ninguna interferencia, pero que
influyen mucho en los resultados de la compañía.
FACTORES INTERNOS
Entienda qué ajustes deben hacerse de manera rápida para
tratar de mejorar los resultados de la compañía.
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