Manual Prático - Untis /2011

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Guia Prático Untis

Gestão Automática de Horários Escolares

ÍNDICE

ÍNDICE.................................................................................................................................................2

1. INSTALAÇÃO DO UNTIS....................................................................................................................4

2. DADOS DA LICENÇA..........................................................................................................................4

3. CABEÇALHO E RODAPÉ DOS HORÁRIOS............................................................................................5

4. DADOS DO ESTABELECIMENTO.........................................................................................................6

5. GRELHA SEMANAL............................................................................................................................7

6. INTRODUÇÃO DE DADOS BASE.........................................................................................................9

8. INTRODUÇÃO DOS CURRÍCULOS.....................................................................................................27

10. INTRODUÇÃO DE AULAS...............................................................................................................30

11. ATRIBUIÇÃO DE PROFESSORES.....................................................................................................32

12. AULAS EM SIMULTÂNEO..............................................................................................................33

13. SEQUÊNCIA DE AULAS..................................................................................................................36

14. COMPONENTE LECTIVA DOS PROFESSORES..................................................................................39

15. PONDERAÇÃO DE DADOS.............................................................................................................40

16. OPTIMIZAÇÃO / GERAÇÃO AUTOMÁTICA DE HORÁRIOS...............................................................41

17. DIAGNÓSTICO..............................................................................................................................43

18. HORÁRIOS / INTERACTIVO............................................................................................................44

19. OPTIMIZAÇÃO DE SALAS...............................................................................................................48

20. COMPONENTE NÃO LECTIVA NO HORÁRIO DOS PROFESSORES....................................................50

2 GUIA PRÁTICO UNTIS – Gestão Automática de Horários Escolares | Inforários Software

21. FORMATOS / IMPRESSÃO DE HORÁRIOS......................................................................................55

22. IMPRESSÃO DE LISTAGENS...........................................................................................................65

23. REUNIÕES.....................................................................................................................................72

Inforários Software | GUIA PRÁTICO UNTIS – Gestão Automática de Horários Escolares 3

1. INSTALAÇÃO DO UNTIS

Insira o CD Untis no seu computador;

Faça duplo clique no ficheiro SETUP.EXE;

Será criado um novo directório no seu computador (C:\Programas\Untis\2011);

Terminada a instalação COPIE os ficheiros da pasta ACTUALIZAÇÃO que se encontram no CD, para o directório anteriormente criado (C:\Programas\Untis\2011) e substitua os ficheiros existentes;

No caso do Untis MultiUser deverá seguir as indicações do respectivo Manual.

2. DADOS DA LICENÇA

Após abrir o programa pela 1ª vez, clique em Ficheiro | Novo.

Surgirá a janela Dados da licença na qual deverá introduzir o Nome do Estabelecimento, Números de licença e Data (incluindo pontos e espaços) tal como aparecem na folha com os dados do licenciamento;


Estes dados não lhe serão solicitados novamente. Ao fechar a janela “Dados da licença”, estes serão gravados automaticamente.

3. CABEÇALHO E RODAPÉ DOS HORÁRIOS

Em Relatórios | Configurações deve definir o cabeçalho e o rodapé dos horários.

Ainda nesta janela, Configurações de listagens, clique em “Nomes para impressão” e

seleccione “Abrev. do prof.” caso pretenda imprimir o código do Prof. nas listagens, ou escolha

“Nome Comp. do Prof.” para imprimir com o nome completo.


4. DADOS DO ESTABELECIMENTO

Em Configurações | Dados do Estabelecimento deve introduzir as datas de início e fim do ano escolar.

Preencha ainda os campos Código da escola, Tipo de escola e País.


5. GRELHA SEMANAL

Em Configurações | Grelha Semanal deverá preencher todos os campos:

Nº de dias lectivos por semana, Nº máximo de TL por dia, (inclusive os do turno da noite, se for o caso).

A definição correcta da grelha semanal é muito importante, pois é com base nela que o programa irá trabalhar durante a elaboração dos horários;

Para escolas com aulas no turno da noite deve introduzir em, Nº máximo de TL dia, o nº total de TL. Como o programa apenas distingue o período da manhã do período da tarde, o período da noite deverá ser marcado também como Tarde;

Para indicar ao programa que não há aulas em algum período, (por ex. Quarta-feira à tarde) deverá seleccionar com o rato os TL em causa e, de seguida, clicar em Vazio.


5.1 INTERVALOS

No separador Intervalos, na janela da Grelha Semanal, deverá indicar entre que TL’s (tempos lectivos) se situa a hora de almoço; (Ex. 5,7);

Na coluna correspondente aos intervalos deverá colocar um (*). A sinalização com (*) num determinado intervalo impede que as horas duplas sejam separadas por esse intervalo.

Nota: Qualquer intervalo no Untis é indicado com um hífen (“ - ”). Por ex. para indicar que a hora de almoço se situa entre o 5º e o 6º tempo, deve introduzir (5-6).


6. INTRODUÇÃO DE DADOS BASE

Nesta fase introduzirá toda a informação necessária para a gestão automática dos horários.

Vai introduzir as Turmas, os Professores, as Salas, as Disciplinas e todo um conjunto de Requisitos, relativos a cada elemento.

Introduza os dados, seguindo a sequência apresentada em Dados Base;

Dada a quantidade de informação necessária para a geração dos horários, deverá introduzir apenas informação clara e pertinente, para evitar sobrecarregar a optimização com informação desnecessária.

6.1 INTRODUÇÃO DOS PROFESSORES

Para criar a base de dados de professores, aceda ao menu Dados Base | Professores e verifique se tem activos todos os campos importantes.

Para activar ou desactivar campos clique no ícone Tabela e marque, na coluna Activar, os campos que pretende visualizar na janela de introdução de dados;

Campos que obrigatoriamente deve activar:

Nome | TL por dia min/máx. | Máx. TL seguidos | Obrig/Semana | Furos | Interv. Almoço | Departamento.


A tabela disponibiliza um conjunto diverso de outros campos, permitindo a recolha informação relativa a cada professor e podem ou não ser preenchidos.

Os campos activados encontram-se agora disponíveis na janela dos professores.


Campos que obrigatoriamente deve preencher além do Código:

Nome | TL por dia min/máx. | Máx. TL seguidos | Obrig/Semana | Furos | Interv. Almoço | Departamento.

Os campos Texto e Descrição não interferem na optimização dos horários. O preenchimento destes campos permite a colocação de informação importante relativa a cada professor nomeadamente cargos, redução ao abrigo do artigo 79, etc. e que poderá imprimir posteriormente em listagens.

O campo Departamento, se preenchido, permite a identificação dos professores pelos respectivos Departamentos, o que torna possível a impressão dos horários por Departamento.

6.1.1 REQUISITOS DE TEMPO / PROFESSORES

Para introduzir os requisitos de tempo dos professores seleccione um professor e, em seguida,

clique no ícone Requisitos de Tempo.

Introduza os requisitos de tempo para cada professor: dia livre, manhãs e/ou tardes livres, com os sinais de impedimento (-3, -2, - 1) e/ou dias, manhãs ou tardes em Dias adicionais indeterminados;

Nota: As abreviaturas dos diversos elementos devem ser todas diferentes. Está interdito o uso da seguinte combinação de caracteres, (i) ou (I)- letra i, em minúsculas ou maiúsculas, rodeada por parêntesis curvos.


No exemplo, este professor não terá aulas à 2ª Feira nem aos últimos TL da tarde. Terá, ainda, mais duas tardes sem aulas a decidir pelo programa e, se possível, mais uma tarde (requisito de tempo -2 em dias indeterminados);

A introdução dos requisitos de tempo irá ao encontro das necessidades e/ou desejos manifestados pelos professores.


6.2 INTRODUÇÃO DE SALAS

Antes de iniciar a introdução de salas é aconselhável planear bem, não só a ordem pela qual vai lançar as salas, como também decidir quais as salas alternativas às salas lançadas e os ciclos de salas que pretende formar.

As Salas Normais representam um conjunto e devem ser lançadas sequencialmente;

As Salas Específicas constituem outro conjunto e devem surgir agrupadas de acordo com a sua especificidade.

Por exemplo, os laboratórios de CN são um conjunto de salas específicas, as salas de Informática outro, os laboratórios de Física e Química outro, etc. Dentro destes conjuntos de salas deve lançar, por cada sala, uma outra sala alternativa e formar, assim, um ciclo de salas.

Para formar um ciclo de salas proceda de acordo com o exemplo:

A Sala Alternativa é uma sala com características idênticas à sala efectiva e que o Untis irá usar durante a optimização, caso a sala original já esteja ocupada;

A Importância da Sala (0 a 4) representa a importância da sala em relação às aulas que nela vão decorrer. Para aulas que necessitam obrigatoriamente de decorrer em determinada sala (ex: TIC) deve atribuir o valor 4;


Caso a sua escola não tenha salas suficientes para todas as turmas, poderá resolver o

problema recorrendo a salas fictícias (SFIC1, SFIC2).

De seguida, clique no “relógio” (requisitos de tempo), seleccione todos os TL da sala fictícia e clique no botão -3. Desta forma obriga o programa a procurar outra sala disponível.

Não esqueça de, na coluna “Sala alternativa”, indicar uma sala normal para cada uma das salas fictícias. Estas salas alternativas devem corresponder a ciclos grandes de salas normais . Só com esta indicação o programa irá procurar uma sala entre o ciclo de salas.


6.3 INTRODUÇÃO DE DISCIPLINAS

Para a introdução das disciplinas proceda do mesmo modo, como descrito para os dados anteriores.

Campos importantes: Nome Completo; Sala; Seq_Disc_Tur; (H) Disciplinas Teóricas;

Seq.Disc. nas turmas (A a E) – A colocação de uma letra de (A a E) no respectivo campo, em determinadas disciplinas, impede que as mesmas sejam colocadas seguidas nos horários. Este símbolo deve ser colocado nas línguas estrangeiras, por exemplo. As disciplinas que se pretende afastar devem ter, todas, a mesma letra, por ex. (A) na disciplina e Inglês e (A) em Espanhol;

Seq.Disc. nas turmas (1 a 9) – A colocação de um número de (1 a 9) no respectivo campo, em determinadas disciplinas, indica ao programa que as mesmas devem ser colocadas seguidas nos horários. As disciplinas que se


pretende juntar devem ter, todas, o mesmo número, por ex. (2);

(H) Disciplina teórica – Deve marcar este campo para identificar as disciplinas teóricas;

(R) Disciplina em tempos marginais – As disciplinas marcadas com este campo serão, preferencialmente, colocadas no início ou no fim dos turnos. Pode ser marcado apenas em algumas turmas (ex. EMRC nas turmas em que, nem todos os alunos frequentam a disciplina);

TL semanais mín/máx – Número mínimo e máximo de TL da disciplina por semana;

Disponível p/substituição – As disciplinas marcadas com este campo (ex. SUBST) estarão disponível para substituição de professores ou Ocupação Plena dos Tempos Escolares (OPTE), no caso de ausência do professor titular. Esta opção só é aplicável nos casos dos utilizadores do Módulo Substituições;

Sem Substituição – As disciplinas marcadas com este campo não aparecem para substituição. Esta opção só é aplicável nos casos dos utilizadores do Módulo Substituições;

(S) Atendimento aos Encarregados de Educação – A disciplina sinalizada com símbolo (S) identifica no horário a hora de atendimento do DT aos encarregados de educação. Este símbolo é importante para os utilizadores do livro de ponto digital WebUntis, permitindo aos encarregados de educação identificar a hora em que o DT está disponível.


6.3.1 - REQUISITOS DE TEMPO / DISCIPLINAS

Nas disciplinas, em princípio, só será conveniente colocar o símbolo (-3) nos 7º e 8º tempos lectivos na disciplina de Ed. Física, para evitar o lançamento desta imediatamente a seguir à hora de almoço.

No campo Salas é importante lançar a sala específica, para as disciplinas que necessitam de ser leccionadas nessas salas.


6.4 INTRODUÇÃO DAS TURMAS

Na janela das Turmas verifique se tem activos todos os campos importantes.

Active os campo necessários, clicando no ícone Tabela e marque na coluna Activar os campos que pretende visualizar na janela de introdução de dados;


Crie as turmas no campo Código e preencha todos os campos com a informação relativa a cada turma;

Aconselha-se a introdução dos seguintes dados nas turmas:

Código – É a abreviatura que identifica o elemento ao programa e, como tal, indispensável ao seu funcionamento. Esta abreviatura não deve ultrapassar os 5 caracteres.

Nome completo – Neste campo poderá colocar uma descrição mais longa que surgirá na impressão.

Sala – Introduzir a sala fixa da turma.

Seq.DisTeórDias – Introduzir o nº máximo de disciplinas teóricas consecutivas, para a turma, no mesmo dia.

“Pl.Estudos/Currículo” deve ser atribuída a mesma designação a todas as turmas que tenham o mesmo plano de estudos. O correcto preenchimento deste campo irá permitir um mais fácil preenchimento do currículo das turmas.

Interv.Almoço – Introduzir a duração do intervalo para almoço. Se pretende atribuir 1h de intervalo para almoço deverá colocar (1-1) , se pretende 1TL ou 2TL, deverá colocar (1-2).

Director de Turma – Introduzir o código do Director de turma pelo que deverá ser preenchido após a criação dos professores. O preenchimento deste campo permitirá que o nome do Director de Turma apareça na impressão dos horários das Turmas e a


impressão da listagem de Directores de turma e respectivas turmas.

TL por dia – Introduzir o número mínimo e máximo de TL por dia. Exemplo (6-8)

6.1.1 VALOR “FACTOR” NAS TURMAS DA NOITE

Para que o programa contabilize, nas turmas da noite, o valor 1.5 a partir das 20:00 horas, proceda da seguinte forma:

Na barra de ferramentas clique em Configurações | Diversos. Na janela Configurações diversas, no campo “Valorização a partir do TL X”, coloque 1,5 no campo Valor e no campo “A partir do TL”, o respectivo tempo lectivo a partir do qual o programa deverá contabilizar o valor 1,5.



6.1.2 REQUISITOS DE TEMPO NAS TURMAS

Os requisitos de tempo são elementos fundamentais para o aspecto final dos horários.

Após ter criado todas as turmas da escola deverá informar o programa em que turno do dia (manhã ou tarde), a maioria das aulas de uma determinada turma devem ser colocadas, ou quantas manhãs/tardes livres pretende atribuir a cada turma;

Os requisitos de tempo podem ser fixos se assinalados com (- 3... ou + 3…) na tabela. Com estes requisitos impõe ao programa que deve obrigatoriamente colocar (+3) ou não (-3), aulas nesses TL’s;

Ou indeterminados quando marcados na área superior da janela em Dias adicionais indeterminados. Nestes caso deixa ao programa a decisão;

Proceda como indicado na figura: Seleccione uma turma e clique no ícone do “relógio”

. Na janela de Requisitos de Tempo seleccione com (+3) o turno base da turma. Em dias adicionais indique o nº de tardes/manhãs livres, no quadradinho correspondente a (-3); (-2) para se possível; (-1) se der.


Ícone do “relógio” - Requisitos de Tempo

Se a escola tiver aulas à noite é fundamental bloquear com (-3), os TL do turno da noite nas turmas diurnas. Nas turmas da noite deve impedir com (-3), todos os TL da manhã e da tarde.

Pode aplicar a selecção dos requisitos de tempo de uma turma a todas as turmas que

tenham a mesma base horária. Para tal, clique no ícone “Modificação em série” e, na nova janela seleccione as turmas.

Para seleccionar turmas alternadamente pressione a tecla CTRL.


Pode ainda decidir quais os TL destinados às aulas de blocos (90) e às aulas de 45 minutos, assim como, pode também impedir a colocação de aulas nos últimos tempos lectivos, nas turmas que precisem desses tempos sem aulas. Clique no ícone “Horário da

Turma”

Seleccione na grelha da janela “Horário Turma” os TL destinados às aulas de blocos (90 minutos) e clique no botão TL duplos. Proceda da mesma forma para TL simples ou para bloquear os últimos tempos lectivos de determinados dias de cada turma.


7. FUNCIONALIDADES DA BARRA DE FERRAMENTAS

Ao longo do trabalho no menu Dados Base terá sempre a mesma barra de ferramentas, cujas funcionalidades são as seguintes:

Tabela – Permite visualizar as colunas e activar/desactivar os elementos que pretende visualizar na tabela de lançamento de dados.

Abrir um novo elemento.

Apagar um elemento.

Preencher ou apagar, de uma só vez e em simultâneo, todos os elementos da tabela que apresentem uma determinada característica. Ex. TL por Dia, Max. TL seguidos, etc...

Requisitos de tempo – Com esta função pode determinar, quais as aulas que pretende forçar ou impedir que sejam colocadas em certos TL da semana.

Atribuir cores diferentes aos elementos. Ex. determinadas disciplinas.

Definições – Esta função permite activar ou desactivar os ícones da barra de tarefas.

Horário da Turmas – Permite determinar os TL para os blocos ou tempos de 45mts; bloquear TL sem aulas, etc.

Configurar página – Permite configurar a página para impressão.

Campos preenchidos – Permite activar todos os campos preenchidos.


7.1 ATRIBUIR CORES

Por vezes é útil destacar determinados elementos com uma cor. A atribuição de cores diferentes permitem-nos verificar, com facilidade, se determinado requisito daquela disciplina foi cumprido na colocação da mesma nos horários.

Com o botão Cor pode, facilmente, colorir a letra ou o fundo de um elemento;

Estas cores aparecem nas janelas, no Interactivo, nos horários e nas impressões;

Caso não pretenda imprimir as cores deve escolher, na janela de impressão, a opção Imprimir a Preto e Branco.


7.2 MUDAR A ORDEM DOS ELEMENTOS

Após o lançamento dos dados pode alterar facilmente o posicionamento dos mesmos na tabela:

Por exemplo, na tabela de professores foi introduzido um novo professor que precisa, agora, ser colocado junto dos restantes professores do seu Departamento. Para tal, seleccione o professor, clique na seta que aparece atrás do Código e, sem libertar o cursor, arraste para a posição pretendida.

7.3 MODIFICAÇÃO EM SÉRIE

Com esta função é possível alterar, de uma só vez, o conteúdo de um campo em todas as linhas.


8. INTRODUÇÃO DOS CURRÍCULOS

A introdução dos dados relativos às aulas representa um dos passos mais importantes na elaboração dos horários. Recomenda-se que tenha o maior cuidado.

Para criar o currículo de cada Ano/Turma clique em Aulas | Planear Aulas | Plano de

Estudos/Currículos;

Na janela Plano de Estudos /Currículos deverá introduzir todos os currículos das turmas da escola da seguinte forma:

o Abra a janela de “Todos os elementos”, a partir do menu “Dados Base” e coloque lado a lado com a janela de Plano de Estudos /Currículos;


o No campo Código seleccione o currículo que vai criar. Esta designação foi atribuída em cada turma, em Dados Base | Pl.Est/Currículos. Repare que, todas as turmas às quais foi atribuída a mesma designação de currículo aparecem listadas na janela. (No exemplo, 8A e 8B)

o Na janela de “Todos os elementos” active as disciplinas e arraste cada disciplina para a janela de Currículos/Planos de Estudo, para o campo disciplina.

o No campo TL introduza os TL semanais da disciplina;

o No campo TL duplos introduza o número de blocos (aulas de 90 minutos);

o No campo Bloco introduza o número de TL seguidos para a disciplina, se pretende colocar mais do que um bloco seguidos (exemplo 135minutos de FQ = a 3);

o Terminado este trabalho, clique em Formar aulas.

o O currículo que acabou de criar será introduzido em todas as turmas identificadas com o mesmo Pl.Est/Currículo.


Aceda a Aulas | Turmas e confirme que todas as turmas se encontram preenchidas com o currículo que acabou de criar.


9. FUNCIONALIDADES ESPECÍFICAS DA BARRA DE FERRAMENTAS DO MENU “AULAS”

Acasalar – Com esta função pode fazer os acasalamentos de pares pedagógicos, disciplinas em turnos, turmas em simultâneo.

Desacasalar parcial – Esta função permite separar as aulas que estão em par pedagógico ou em simultâneo.

Propor professor – Esta função permite seleccionar um professor para a aula.

10. INTRODUÇÃO DE AULAS

Comecemos por conhecer a janela de “Aulas | Turmas”. Aqui se decide muito do que é verdadeiramente fundamental, para o bom resultado que pretendemos nos horários.


Na tabela de introdução de aulas, cada linha representa uma aula e, em cada coluna, temos os parâmetros da mesma:

TL – Nº de TL semanais para a aula;

Professor – Código do professor;

Disciplina – Abreviatura da disciplina;

Turma/s – Abreviatura da turma. Em aulas com 2 ou mais turmas juntas, introduza as turmas separadas por vírgulas;

Sala da disciplina – Se introduziu uma sala específica na janela das disciplinas, este campo será automaticamente preenchido;

Sala fixa – Sala da turma;

TL duplos, mim, máx – O programa coloca as aulas individualmente (45’ms). Se pretende que uma aula com 4 TL seja colocada em blocos de 2TL deverá introduzir, neste campo, 2-2; para uma aula com 6TL em 3 blocos deverá introduzir 3-3;

Blocos grandes – Para uma aula com mais de 2TL seguidos, deve introduzir neste campo, o nº de TL que pretende seguidos. Ex. 6 se pretende 6TL seguidos da mesma disciplina ou 5-4 se o total for de 9TL;

Seq_disc_tur – Esta função pode ser usada nas disciplinas ou nas turmas. Quando usada nas disciplinas aplica-se a toda a escola. Se usada nas turmas aplica-se, somente, às aulas em causa. O símbolo 1 a 9 colocado nas aulas implica uma sequência das disciplinas no horário. O símbolo A a F implica o


afastamento dessas disciplinas;

(X) – As aulas com este campo marcado são fixadas no horário e não serão alteradas por optimizações posteriores;

(I) – As aulas com este campo marcado serão ignoradas, isto é, não serão colocadas no horário pela optimização.

(R) – As aulas marcadas com este símbolo serão colocadas em tempos marginais (início ou fim dos turnos).

Também pode optar pelo lançamento das aulas turma a turma. Após a criação da 1ª turma (TL’s, Disciplina e TL’s duplos, etc.), seleccione as aulas introduzidas e copie com Ctrl+C. Passe para a turma seguinte e faça Ctrl+V. Basta, agora, alterar a sala da turma que pode fazer facilmente usando a

função.

Se optar pelo criação dos currículos em Pl.Estudos/Currículos, todos os campos comuns ficarão automaticamente preenchidos em todas as turmas. Neste caso deverá, apenas, sinalizar as situações particulares a cada turma como, por exemplo, os TL Marginais...


11. ATRIBUIÇÃO DE PROFESSORES

Depois de introduzir as aulas em todas as turmas deve atribuir os professores e só depois, realizar os acasalamentos.

Para introduzir os professores, basta substituir cada ? pela abreviatura do professor a atribuir;

Se atribuiu as habilitações em Dados base | Professores, pode usar o ícone Propor Professor.

Na janela “Propor Professor”, só precisa fazer duplo clique no professor pretendido;

Pode ainda optar por propor Prof. do ano passado. Para tal terá de activar o campo “Abrev. Ano Anterior” em Dados Base | Turmas e preencher com o código de cada turma do ano anterior. Desta forma, o programa recupera, para o ano seguinte, o professor de cada disciplina no ano anterior.


12. AULAS EM SIMULTÂNEO

Para introduzir uma aula em simultâneo proceda da seguinte forma:

Se na mesma aula existirem duas ou mais turmas juntas, no exemplo abaixo Inglês, pode

realizar o acasalamento recorrendo ao ícone “Acasalar”.

Seleccione a disciplina em causa numa das turmas e clique no ícone Acasalar; procure a outra turma e seleccione novamente a disciplina, clicando de seguida no botão Acasalar; repita este procedimento até incluir todas as turmas.

Por fim, Confirme em OK.


Pode realizar o mesmo acasalamento de forma mais simples. Acrescente na coluna “Turma/s”, separadas por vírgulas, as turmas em questão;

No entanto, com este procedimento está a acrescentar, em dobro, a aula nas respectivas turmas, pelo que deverá ter o cuidado de apagar.

Para juntar em simultâneo duas ou mais disciplinas na mesma turma, por exemplo FQ e

CN, deverá realizar o acasalamento recorrendo ao ícone Acasalar;

Seleccione a disciplina em causa, clique no ícone Acasalar, seleccione a outra disciplina e clique no botão Acasalar na janela de acasalamento;

Confirme em OK.


Para desfazer um acasalamento proceda da seguinte forma:

Seleccione a aula que pretende desacasalar e, de seguida, clique no ícone;

Na janela “Desacasalar” pode Desacasalar tudo, ou seleccionar apenas a aula que pretende desacasalar, de seguida clique na seta e confirme com OK.


13. SEQUÊNCIA DE AULAS

A ferramenta “Sequência de aulas” permite-lhe influenciar a colocação das aulas nos horários. Existem três tipos de sequências de aulas:

1. Sequências Fixas (Disciplinas)

2. Sequência semanal

3. Aulas em Simultâneo (Acasalamentos).

Vamos apresentar um exemplo de sequência fixa utilizada para influenciar a colocação de aulas por turno em sequência (FQ-A_T1/BIO_T2 FQ-A_2/BIO_1). (No exemplo abaixo, as aulas não estão identificadas por turno 1 e Turno 2). A orientação para a sequência fixa é o nº da aula.

Na janela de aulas Turmas realize os acasalamentos normais:

3 TL FQ-A + 3TL BIO = Um acasalamento / 3 TL FQ-A + 3TL BIO = Outro acasalamento

Estas aulas devem ser colocadas no horário no mesmo turno da mancha horária e no mesmo dia (3+3).


Para realizar a sequência fixa aceda ao menu Aulas e clique em “Sequência de aulas”;

Seleccione a opção “Sequência fixa” e designe o Grupo de sequência (G1, G2, …); Na janela de detalhes seleccione um grupo, no espaço destinado a (A-Nº/Disciplina); Abra a janela de aulas turmas lado a lado com a janela de sequência de aulas; Clique 2X sobre o número da aula da primeira aula que pretende colocar em sequência;


Na janela de “Sequência de aulas” seleccione o campo seguinte, volte à janela das aulas e clique 2X sobre o número da outra aula;

As aulas estão agora em sequência, como pode verificar na imagem abaixo; Clique no separador “Acasalar” para concluir.


14. COMPONENTE LECTIVA DOS PROFESSORES

Quando atribuímos os professores às turmas, em Aulas | Turmas, os Tempos Lectivos atribuídos passam automaticamente para os professores.

Aceda à janela dos professores em Aulas | Professores e confirme os campos que tem activos;

Para activar ou desactivar campos, clique no ícone da Tabela e marque ou desmarque os campos em causa.

Deve deixar activos os campos que observa na imagem;

Esta janela é útil para confirmar se a componente lectiva atribuída a cada professor, na distribuição de serviço, está correcta;

Pode ainda preencher o campo “SeqDisProf”, com os símbolos de 1 a 9, para forçar uma sequência de disciplinas no horário do professor. Por exemplo, para um professor de FQ com várias turmas do mesmo nível, pode ser conveniente ter as aulas práticas seguidas. Desta forma, evitará montar e desmontar as experiências de uma aula para a outra.


15. PONDERAÇÃO DE DADOS

A ponderação dos dados é fundamental para a optimização automática dos horários.

Aqui podemos definir a importância ou o peso que atribuímos aos requisitos introduzidos anteriormente, nos vários elementos;

Aceda à janela da ponderação em “Horário-Construção | Ponderação”;

Os parâmetros surgem organizados por separadores;

Atribua em cada parâmetro, por ordem crescente de importância, um peso de 0 a 5 sendo que correspondem:

o 0 - sem importância; 1- pouco importante; 2 - a ter em conta; 3 - importante; 4 - muito importante; 5 - muitíssimo importante.

Depois de atribuir todos os parâmetros clique no separador “Análise”. Verifique a sequência das ponderações atribuídas. O ideal seria que os parâmetros de 1 a 5 fossem atribuídos com uma frequência decrescente, proporcionalmente ao valor do parâmetro.


16. OPTIMIZAÇÃO / GERAÇÃO AUTOMÁTICA DE HORÁRIOS

A Optimização é a fase em que o programa irá processar os Horários. Para realizar a optimização aceda a Horário - Construção | Optimização.

Na janela de optimização pode escolher o tipo de optimização que pretende;

Seleccione uma das estratégias. Aconselha-se a “Tipo B“ ou “Tipo D”.

A primeira optimização terá como objectivo a detecção de eventuais erros de lançamento dos dados e outros constrangimentos provocados pelo excesso de requisitos de tempo. Para melhor se identificar e corrigir estas dificuldades, aconselha-se uma optimização parcial e progressiva, com a introdução de uma percentagem (%) de, por exemplo 50%, no campo Percentagem Inicial;

Após a optimização desta percentagem inicial realizam-se as correcções apontadas. Podemos alterar alguns requisitos, caso se verifiquem muitas dificuldades na colocação das aulas, e assim permitir maior autonomia ao programa. Podem ser realizadas alterações em algumas aulas e fixar essas alterações para evitar que, a optimização seguinte desloque novamente as aulas que alteramos. Por último, realiza-se a optimização final, optando pela estratégia Tipo D;

Se optar pelas estratégias C ou D introduza uma % de aumento. As aulas vão sendo optimizadas de acordo com a % de aumento que introduziu pelo que, esta % não deverá ser elevada;


Clique em OK e analise cada mensagem de erro na janela “Abrir Diagnóstico;

Se considerar que os erros apontados são pertinentes, proceda à correcção;

No botão Abrir diagnóstico tem acesso ao diagnóstico pormenorizado. Analise e corrija todos os problemas relativos ao lançamento de dados e aos constrangimentos aí apontados;

Após a correcção de todos os erros identificados, aceda novamente a Horário - Construção | Optimização, seleccione o tipo de optimização, as percentagens e active a optimização em OK.


17. DIAGNÓSTICO

Terminada a optimização abra a janela do diagnóstico em Horário-Construção | Diagnóstico.

Nesta janela pode verificar o desempenho da optimização.

Percorra os vários parâmetros do diagnóstico e procure identificar os problemas;

Abra o horário das turmas e dos professores no menu Horários | Turmas e Horários | Professores e coloque lado a lado com a janela de diagnóstico. Confirme os problemas.

Se necessário, proceda a correcções no lançamento de dados; por exemplo nos requisitos de tempo;

Apague os horários e realize nova optimização (pode manter as aulas fixas);

O objectivo é conseguir a melhor optimização possível que servirá de base de trabalho, para a fase seguinte.


18. HORÁRIOS / INTERACTIVO

Obtida a melhor optimização e, após correcção dos erros apontados no Diagnóstico, aceda aos horários no menu “Horários | Turmas” e “Horários | Professores”. Observe os horários cuidadosamente e retire conclusões a cerca do que deve, ainda, ser corrigido ou do que pretende alterar.

Pode decidir melhorar alguns horários;

Estas alterações serão realizadas manualmente no Interactivo ou directamente nos horários por Drag & Drop.


18.1 INTERACTIVO

No Interactivo pode intervir manualmente no horário. Pode colocar aulas, realizar permutas, colocar salas, etc.

Para aceder ao Interactivo seleccione Horário - Construção | Interactivo Interactivo;

Abra, também, o horário da turma e do professor e coloque lado a lado;

No separador “Aulas não colocadas” aparecem todas as aulas que o programa não conseguiu colocar;

Neste separador aparecerão, igualmente, todas as aulas que durante o trabalho vamos retirando dos horários, surgindo estas com a indicação do dia e TL em que se encontravam colocadas anteriormente;

Para colocar as aulas, seleccione a aula e arraste para o TL pretendido no horário;

Na janela intermédia pode avaliar a melhor solução para a colocação da aula. Quanto menor for o número que surge na linha da aula !1!, mais adequado é esse TL para a colocação da aula seleccionada.


Quando pega na aula no Interactivo ou no Horário surgem várias cores que indicam o TL mais adequado para a colocação da mesma:

o Verde – TL adequado para a colocação da aula;

o Verde – TL possível, mas não adequado;

o Lilás – TL adequado mas sem sala;

O mesmo acontece, quando pega numa aula no Horário para mudar a aula para outro TL;

Na parte final da elaboração dos horários é, muitas vezes, necessário fazer acertos com o objectivo de atingirmos o melhor resultado possível;

Estes acertos podem implicar a permuta entre vários TL’s;


Pode fazê-lo directamente no horário, deslocando as aulas com o rato;

Pode, também, obter ajuda no Interactivo. Seleccione a aula que pretende mudar e

clique na função “Propostas de Permutas”;

Se as possibilidades propostas pelo programa não forem satisfatórias poderá avaliar outras possibilidades de colocação/troca de TL, observando os horários dos professores e das turmas em simultâneo e tomar as suas próprias decisões quanto às permutas a realizar.


19. OPTIMIZAÇÃO DE SALAS

Após terminar o acerto manual das aulas, proceda à optimização das salas no menu “Horário - Construção | Optimização de salas”.

A optimização de salas tenta encontrar, para cada aula, a sala mais adequada;

A colocação das aulas não será alterada;

As aulas duplas e os blocos serão, dentro do possível, colocadas na mesma sala;

Caso não seja possível colocar todas as aulas da turma nas salas específicas determinadas, o Untis tenta colocar, para cada turma, um número igual de aulas na sala específica;

Após a optimização das salas verifique no menu “Horário - Construção | Diagnóstico”, as aulas ainda sem sala e a distribuição das salas específicas.


19.1 ATRIBUIÇÃO DE SALAS

Abra e coloque lado a lado as janelas de Diagnóstico e do Horário da Turma.

Confirme, na pasta Salas, os Tempos Lectivos sem sala;

Seleccione a aula, sem sala, na janela de diagnóstico e clique no ícone ou pode optar por clicar com o lado direito do rato sobre a aula no horário da turma e seleccione “Atribuir/Apagar Sala”;


Ícone da atribuição de salas

Surge uma nova janela;

Seleccione a sala que pretende atribuir e clique no botão “Atribuir Sala” ou faça duplo clique na sala pretendida;

Com esta função pode atribuir ou apagar salas directamente no horário das turmas.


20. COMPONENTE NÃO LECTIVA NO HORÁRIO DOS

PROFESSORES

20.1 CONFIGURAÇÃO DAS JANELAS

A introdução da componente não lectiva dos professores pode ser a última das tarefas a realizar, antes da impressão dos horários.

Para lançar os dados relativos à componente não lectiva aceda ao menu Aulas | Professores / Valores;

Deve, em primeiro lugar, configurar os campos necessários:

o Clique no ícone Tabela e confirme se tem activos os campos Disciplina, TL, Turmas, Texto e Descrição, Valor de linha e Valor=;

o Active os campos necessários e clique OK.


20.2 LANÇAMENTO DA COMPONENTE NÃO LECTIVA

Regresse à janela Professores Valores – A-Pro-Valor.

Atribua a cada professor, todas as horas da componente não lectiva – Coordenações, DT, Redução do Artigo 79º, Projectos, Horas supervenientes, Horas de Escola, etc;

No campo, Texto poderá identificar a natureza das horas, por exemplo, do artigo 79º, Supervenientes, Horas de Escola, etc;


No campo Descrição”, apenas deve indicar uma sigla para identificar as horas referentes à componente não lectiva do horário do professor, por exemplo, (CNL = Componente de escola, Horas Supervenientes, etc…,) (TI/R = Trabalho Individual/ Reuniões). A ordenação das linhas é feita alfabeticamente pelas siglas do campo descrição;

Desta forma conseguimos separar, na legenda do horário para impressão a componente lectiva, a componente não lectiva e a componente Individual;

Relativamente às horas Supervenientes, uma vez que as mesmas não são contabilizadas no total de horas do horário do professor podemos, no separador “Valores”, atribuir a estas aulas valor ZERO;

Desta forma a legenda do horário será a seguinte:


20.3 CONFIGURAR A LEGENDA PARA IMPRESSÃO

Para configurar a legenda de forma a imprimir nos horários a componente lectiva e não lectiva separadamente, proceda da seguinte forma:

o Na janela “Profs./Valores”, clique no ícone Ordenar ;

o Seleccione como primeiro critérios o campo “Descrição” e como critério Secundário o campo “Disciplina”;

o Clique OK para guardar a selecção e voltar à janela de Profs./Valores;

o Para concluir a configuração, clique no ícone “Configurar página” ;


o Na janela de “Configurar página” deverá activar a soma para os valores dos campos TL, CNL e Valor =, clicando no respectivo campo e de seguida no ícone

“ Total “ . Desta forma o Untis irá processar a soma dos valores para a componente lectiva, componente não lectiva e componente individual separadamente.

Utilize a barra de ferramentas para configurar a tabela de impressão a seu gosto:


Pode ainda alterar os cabeçalhos das colunas, bastando para tal clicar no respectivo cabeçalho e escrever um novo.


21. FORMATOS / IMPRESSÃO DE HORÁRIOS

21.1 CONFIGURAÇÕES DO HORÁRIO

Para configurar a impressão dos horários das turmas ou dos professores aceda a Horários |

Horário da Turma ou Horário do Professor e depois, Configurações de Horário no ícone.

Na janela “Formato”, separador “Texto Comum” pode fazer opção quanto ao tipo de letra, legendas, Horário TL, cabeçalhos e definir os detalhes para impressão;

Para alterar a configuração das células do horário clique no separador “Horário TL”; Pode verificar na imagem abaixo, que está activa a opção “Formato Standard”. Desactive.


A janela de formato surgirá então com todas as opções activas, permitindo definir o que deverá aparecer visível no horário para impressão;

Pode criar novos campos, modificar os existentes ou alinhar os campos automaticamente. Clique em “Novo campo” e adicione as células adequadas;


Pode definir o tamanho dos campos. Clique na célula (esta fica azul) puxe com o rato pelo canto inferior direito;

Pode definir o tamanho da letra, no campo Tamanho da fonte em %;

Para alinhar os campos clique em Alinhar campo.

Podemos criar inúmeros campos no interior da célula azul. No exemplo anterior temos apenas disciplinas e salas, mas podemos colocar também o professor. O número de campos pode aumentar, de acordo com a finalidade a que se destina o horário.

No exemplo ao lado colocámos 8 professores e a respectiva disciplina.

Pode ser muito útil configurar um formato de Horário para a impressão dos mapas de ocupação da Sala de Estudo, professores em Substituição /OPTE, etc;

Para que seja possível a impressão destes mapas, aconselha-se a criação de turmas de OPTE / SE / SUBST. e a colocação dos professores em colisão nessas turmas;


Para imprimir os mapas pode configurar um novo formato de impressão no menu Horários | Visualizar Formatos. Seleccione um dos formatos de turmas e configure, introduzindo na célula azul o número de professores/disciplinas/salas necessários;

Pode mudar o nome do formato pré-definido, permitindo uma mais fácil identificação;

Active o formato escolhido no campo “no menu” para que passe a ser visível no menu “Horários”;

Estes mapas podem ficar demasiado grandes para a impressão de todos os tempos lectivos numa só folha. Neste caso, aceda ao separador “Seleccionar” e escolha os tempos lectivos possíveis para imprimir em cada folha;


O separador Layout 1 permite configurar o horário relativamente à opção de cores e linhas.

O separador Layout 2 permite configurar o horário relativamente à visualização dos tempos lectivos, Horários de substituição, etc.


21.2 IMPRESSÃO DE HORÁRIOS

Para imprimir um horário aceda ao menu Horários | Horário da Turma, Horário do Professor ou Horário das Salas, etc.

Na barra de ferramentas clique num dos seguintes ícones:

Na opção “Detalhes” seleccione o formato do horário «A-Tur-A» e se pretende ou não colocar uma legenda e onde. As letras «A,B,C» indicam o posicionamento da legenda, de acordo com a opção seleccionada;


Na opção “Escolha…” pode seleccionar os horários que quer imprimir;

Na opção “Fundo” pode introduzir no horário uma imagem (ex. emblema da escola);

Na opção “Exp-HTML” pode gravar os horários neste formato.


21.3 CONFIGURAÇÃO DA LEGENDA DO HORÁRIO DA TURMA PARA IMPRESSÃO

O programa selecciona, para a legenda, todos os campos activos na janela das aulas do formato seleccionado para impressão.

Para seleccionar os campos que pretende na legenda do horário da turma, aceda a Aulas | Formatos de resumo e, na janela “Formatos/Aulas”, seleccione o formato definido para impressão, no caso do exemplo abaixo, A-Tur-A e active no campo “No menu;

Aceda ao formato Turma-Legenda, agora disponível no menu aulas, e clique no ícone da tabela;


Entre em todos os menus e desactive os campos que não pretende imprimir na legenda do Horário. No campo Imprimir devem ficar activos apenas os campos TL, Disciplina e Professor, podendo activar para os dois últimos a opção “Nome completo”.

Na barra de tarefas tem a opção “Configurar página” para configurações específicas de Impressão.

Na janela de “Configurar página” poderá configurar os títulos dos cabeçalhos, tipo de letra, totais, etc…


Nesta janela tem igualmente acesso ao menu Tabela, podendo activar ou desactivar campos para impressão.

21.4 EXEMPLOS DE HORÁRIOS

HORÁRIOS: TURMAS


HORÁRIOS: PROFESSORES



22. IMPRESSÃO DE LISTAGENS

O Untis permite a impressão de um conjunto vasto de listagens úteis para as mais diversas utilizações.

22.1 LISTAGEM DE REGISTO DE PRESENÇAS DA COMPONENTE NÃO LECTIVA

Para a obtenção da listagem das horas da CNL dos professores é necessário atribuir essas horas a uma turma fictícia, por exemplo Turma CNL, DT, Cargos. Podemos ter várias turmas ou todas as horas da CNL numa só turma.

Na barra de tarefas clique em Horários | Listagem de TL | Turmas;

Na janela de listagem TL clique no ícone da “Tabela” e active os campos que pretende imprimir na listagem;


Clique em Actualizar e OK para activar a sua selecção.

De novo na janela de listagem, clique no ícone “Ordenar” :

Seleccione “Data” como 1º critério e “Professor” como critério secundário.

Guarde o novo formato para que fique disponível para futuras impressões.


Clique agora no ícone “Configurar página” poderá configurar os títulos dos cabeçalhos, tipo de letra, totais, etc…

Na imagem acima pode verificar que o Título da última coluna foi alterado de “Texto-Aula” para “Assinatura do professor”.

Após a configuração do formato da listagem temos a relação de aulas da CNL dos professores, disponível para o registo das presenças.

CLIQUE no ícone preparar

página / Imprimir, para Imprimir a listagem.


22.2 LISTAGEM DE DIRECTORES DE TURMA

Para seleccionar os campos que pretende na listagem de Directores de Turma, aceda a Dados Base | Turmas;

Na janela “ Turmas” clique no ícone “Configurar página” ;

Na Janela “Configurar página” clique no ícone “Tabela” e, na coluna “Imprimir, desactive os campos que não são necessários para a listagem de DT’s. Clique em OK para validar as suas opções;

Adicionar um novo título: No exemplo foi criada uma coluna para assinatura dos Directores de Turma a partir de um campo texto;

Na barra de ferramentas, clique no ícone “Preparar página”;

Na janela Escolher Formato, clique na opção Critério e seleccione Todas.


22.3 LISTAGEM DE PROFESSORES E CARGOS

Para seleccionar os campos que pretende imprimir na listagem de Professores e cargos,

aceda a Dados Base | Professores, clique no ícone “Configurar página” e na nova

janela clique no ícone da “Tabela” ;

Na coluna “Imprimir” deixe activos apenas os campos que pretende imprimir na listagem;

Clique OK e no ícone preparar página / Imprimir, para Imprimir a listagem.


EXEMPLO DE LISTAGEM DE PROFESSORES/CARGOS

Para obter esta listagem deverá activar e preencher os campos Texto e Descrição, no menu Dados Base | Professores.


22.4 LISTAGEM DE CONSELHOS DE TURMA

Para obter a listagem dos Conselhos de Turma, aceda a Aulas | Turmas, clique no ícone

“Configurar página” e na nova janela clique no ícone da “Tabela”;

Na coluna “Imprimir” deixe activos apenas os campos que pretende imprimir na listagem;

Utilize um campo “Texto” disponível, para criar um espaço de assinatura do professor ou observações; Na linha de “Títulos das colunas”, coloque o cursor no respectivo título e introduza a designação pretendida.

Clique no ícone preparar página / Imprimir, para Imprimir.


EXEMPLO DE LISTAGEM DE CONSELHOS DE TURMA

23. REUNIÕES

O Untis permite, de forma fácil, preparar as reuniões de professores, reuniões de conselho de turma intercalares ou de Avaliação.

Deverá ter em atenção os seguintes procedimentos:

No menu FICHEIRO | GRAVAR COMO, guarde o ficheiro com outro nome, por ex. Reuniões;

No menu configurações | Dados do Estabelecimento, seleccione a opção Portugal;

Feche o programa e volte a entrar (de outro modo esta função não estará visível);


No menu DADOS BASE | DISCIPLINAS, apague as Disciplinas de EMRC, Apoios, PAM’s, etc, disciplinas que não precisam estar na reunião;

Em DADOS BASE | PROFESSORES deve APARGAR os Requisitos de Tempo dos Professores. Seleccione um professor, clique no ícone de Requisitos de Tempo, apague todos os requisitos de tempo determinados e indeterminados.

Para apagar de todos os professores em simultâneo, clique no botão “Alterar em série”,

seleccione todos os professores e clique OK.

Repita o mesmo procedimento em DADOS BASE | DISCIPLINAS, para apagar os requisitos de tempo das disciplinas e em DADOS BASE | TURMAS, para apagar os requisitos de tempo das turmas;

Em DADOS BASE | TURMAS deve ainda apagar as turmas fictícias ou activar o símbolo (i) ignorar;


Nos requisitos de tempo das turmas deve apagar os requisitos existentes e definir novos, em função do número de tempos lectivos (blocos) necessários para a realização dos conselhos de turma.

Por exemplo, se no total precisar de 12 blocos, precisará de 3 dias com 5 blocos de 2 horas, pelo que, deverá bloquear os últimos TL do 3º dia;

Também pode atribuir requisitos de tempo aos professores impedidos de estar na escola em determinados dias ou horas;

No exemplo, o professor 500.01 lecciona em 2 escolas o que motiva os impedimentos.


De seguida, para criar o mapa das reuniões proceda da seguinte forma:

No Menu DADOS BASE | DISCIPLINAS deverá criar uma nova disciplina (por ex. Reuniões);

No Menu FICHEIRO | FUNÇÕES DE AJUDA | REUNIÕES DE PROFS escolha a Disciplina que criou no passo anterior;

Poderá, igualmente, escolher uma Sala para esta Aula (Reunião);

Indique o número de Tempos Lectivos que esta Aula (Reunião) irá ter, por ex. 2 (neste caso terá de identificar em aulas, no campo TL duplos 1-1);

Clique em Ok;

A REUNIÃO (Aula) está, agora, criada em todas as turmas, constituída por todos os Professores de cada turma;


As Aulas normais de cada turma foram automaticamente IGNORADAS;

No Menu HORÁRIOS-CONSTRUÇÃO | OPTIMIZAÇÃO, realize uma optimização para que sejam calendarizados e formados os blocos de reuniões, ou seja, todas as Aulas (REUNIÕES) que ficarem ao mesmo Tempo Lectivo, significa que são compatíveis e por isso podem ocorrer simultaneamente. Antes de proceder à Optimização deverá retirar as ponderações, com a excepção da ponderação máxima para os requisito de tempo das turmas e professores.


NO PROCESSO DE OPTIMIZAÇÃO PODEM OCORRER DUAS SITUAÇÕES:

São colocadas todas as aulas nos 12TL definidos inicialmente na Grelha Semanal e, nestas circunstâncias, deverá apagar os horários, reduzir a Grelha semanal de 12TL para 11 TL e mandar optimizar novamente, para tentar realizar as reuniões no mínimo de blocos possíveis;

A optimização deixa logo 1 Turma por colocar e, nestas circunstâncias, deverá voltar à Grelha Semanal, alargar de 12TL para 13TL por semana e, realizar nova Optimização, repetindo este procedimento até que fiquem todas as reuniões colocadas.


UNTIS – Gestor Automático de Horários Escolares

Disponível em diferentes versões e extensível com vários módulos.

Versões

Standard Multiuser

Módulos

Info – Exportação para a web com 1 clique. Grelhas Semanais – Horários com diferentes grelhas semanais Departamentos – Horários por departamentos Minuto – Horários ao minuto Vigilâncias – Supervisão de intervalos Alunos – Horários por aluno Cursos – Horário por curso Substituições – Gestão diária de susbtituições e alterações aos horários

Inforários Software, Lda

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Suporte Técnico

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Documents

Manual Prático - Untis /2011