UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ

YANETH MANCILLA

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Power Point 2010

PowerPoint

La aplicación PowerPoint es la herramienta de creación de presentaciones más utilizada, siendo

un apoyo fundamental en diversos ámbitos, como son: el desarrollo de reuniones empresariales,

promociones comerciales, impartición de clases, recopilación de fotografías familiares, las

presentaciones transmiten en todos estos casos una imagen fresca, dinámica y atractiva.

Ventajas

1. Aporta más energía e impacto visual a las presentaciones.

2. Trabaja con otros usuarios sin necesidad de esperar el turno.

3. Permite una experiencia de vídeos personalizados.

4. Muestra presentaciones en el momento oportuno.

5. Crea presentaciones de alta calidad con estupendos gráficos.

6. Es una de las aplicaciones más usadas en las instituciones y empresas por fácil uso.

7. Cautiva al público con nuevas transiciones y animaciones mejoradas.

8. Organiza y permite imprimir las diapositivas de una manera más eficaz.

9. Permite realizar con rapidez las tareas.

10. Trabaja con varias presentaciones y varios monitores.

11. Es de fácil manejo para todo usuario.

Principios Fundamentales de una Presentación

Una presentación tiene como fin llegar al destinatario de tal modo que éste asimile de una

manera clara y sencilla la idea que se quiera transmitir. Para ello es necesario, en el caso de

tratarse de una presentación que ofrezca un producto al mercado, persuadir al destinatario con el

mensaje para que compre o se informe más profundamente sobre nuestro producto. En el caso de

una presentación de una campaña de ventas dirigida a los empleados de una compañía, la

intención final es que tengan perfectamente clara la estrategia, el producto, a quien va dirigido, las

cifras sobre esos productos en gráficas, la competencia, la publicidad de apoyo...

Para la generación de una presentación, deberemos seguir unas pautas de trabajo, que podemos

secuenciar de la siguiente manera:

1. Arrancan con un análisis profundo sobre la materia que se quiere tratar. Esta tarea de análisis

suele ser la más dificultosa.

Tras el análisis, se suele confeccionar un bosquejo de la idea inicial a modo de esquema, en donde

se especifique:

* El volumen de información que se quiera representar, que se traducirá en el número

diapositivas de las que va a constar la presentación.

* El público al que se destinará la presentación (empresas, empleados, personas a contratar,

gente joven) o si se va a tratar de una presentación cíclica (que se repite una y otra vez) para ser

expuesta, por ejemplo, en un escaparate de una inmobiliaria presentando una nueva

urbanización.

2. Planificar bien la presentación sin improvisaciones es muy importante. Suele ser interesante

dividir la presentación en distintas etapas, por ejemplo, en el caso de la presentación de un

producto, las N primeras diapositivas que sirvan para realizar una introducción, las N diapositivas

siguientes que creen la necesidad en el público, las otras diapositivas que describan

modularmente el producto y para concluir un resumen que apuntale definitivamente la bondad de

ese producto.

Descripción de la Pantalla de PowerPoint

Antes de pasar a analizar las múltiples posibilidades que nos ofrece PowerPoint para diseñar

presentaciones de excelente calidad, es muy conveniente que sepamos desenvolvernos

perfectamente en su entorno de trabajo, que, en lenguaje técnico, se denomina Interfaz.

Ya hemos visto diversas alternativas para ejecutar PowerPoint, así que podemos abrirlo por

cualquiera de ellas. Al acceder al programa se abre la siguiente ventana:

Algunos de los elementos que aparecen reflejados en la figura anterior están presentes en todas

las ventanas de Windows, como la Barra de Título o la Barra de Estado, otros, son comunes a

todas las aplicaciones Office, como la Barra de Herramientas de Acceso Rápido, la Ayuda, la Ficha

Archivo y la Cinta de Opciones. Finalmente, el resto son específicos de PowerPoint.

Al abrir la aplicación se observa una ventana típica de Windows, que contiene una presentación en

blanco que se abre automáticamente por defecto al entrar en el programa.

A diferencia de versiones anteriores del programa, y al igual que en su predecesor PowerPoint

2007, no aparecerán dos ventanas, una exterior del programa de PowerPoint, y la interior con la

presentación actual. Podremos tener abiertas de manera simultánea varias presentaciones, pero

cada una de ellas se abrirán en ventanas independientes del programa completo.

Para cerrar un documento sin salir el programa deberemos hacerlo mediante la opción Cerrar de

la Ficha Archivo.

Describiremos a continuación cada uno de los elementos de estas ventanas.

Barra de título y botones minimizar, maximizar, restaurar y cerrar

La Barra de Título se presenta en la parte superior de la ventana principal, en el centro aparece el

nombre del documento activo, inicialmente Presentación1, ya que aún no lo hemos guardado, y

del programa, Microsoft PowerPoint.

También en esta barra nos aparecerán los botones clásicos de control de la ventana,

correspondientes a maximizar/restaurar, minimizar y cerrar la ventana.

Maximizar: al maximizar hacemos que la ventana del programa ocupe de manera

completa la pantalla de nuestro ordenador, en este estado la ventana no podrá ser

modificada en su tamaño, ni moverse por la pantalla, al ocuparla por completo. Para

conseguir que la ventana se encuentre en este estado pulsaremos el control: .

Al volver la ventana a su tamaño original, podremos modificar su tamaño y/o modificar su

posición en la pantalla.

Minimizar: al minimizar la ventana ésta desaparece de nuestra vista en la pantalla del

ordenador, reduciéndose a un icono en la Barra de Tareas de Windows. Para desplegar en

la pantalla una ventana minimizada, tan solo tendremos que hacer clic sobre dicho icono.

Para conseguir que la ventana se encuentre en este estado pulsaremos el control: .

Cerrar: para cerrar una presentación podemos optar por pulsar el aspa que aparece en el

extremo superior derecho de la barra de título. Si hemos estado trabajando sobre esa

presentación, se abrirá otra nueva ventana que nos pregunta si deseamos guardar los

cambios realizados sobre la misma. Si aceptamos, nos guardará el nuevo archivo

modificado con el mismo nombre y en la misma ubicación que tenía el original. En el caso

de que sea un archivo de nueva creación, nos aparecerá otra ventana en la deberemos

indicar la denominación y el lugar en el que queremos guardarlo. Para conseguir cerrar la

ventana pulsaremos el control: .

A la izquierda del nombre del documento se pueden observar una serie de iconos que

constituyen la barra de herramientas de acceso rápido. Ésta es una nueva opción desde la última

versión 2007 del programa.

Y por último a la izquierda de la Barra de título, nos encontramos con el Botón de Aplicación, otra

de las novedades más importantes dentro de la nueva versión de PowerPoint 2010, que sustituye,

en posición, al anterior botón Office de la versión 2007.

Barra de Herramientas de Acceso Rápido

Esta barra de herramientas de Accesos Rápidos se encuentra en la parte superior izquierda de la

ventana de la aplicación:

Con esta barra, el programa nos permite colocar a la vista y más a mano aquellas herramientas

que vamos a utilizar de manera habitual en nuestra labor diaria.

La utilidad del botón Deshacer (Ctrl+Z) está clara, nos permite anular el último cambio realizado

para, de este modo, rectificar algún error que hayamos podido cometer durante el diseño de las

diapositivas.

Si consideramos que es interesante recuperar lo deshecho, tenemos la interesante opción del

botón Rehacer.

Nosotros mismos decidiremos qué iconos deseamos que aparezcan visibles, para ello hacemos clic

sobre el triángulo que aparece más a la derecha de la barra y a través del cual se nos despliega

un nuevo menú que nos permite elegir qué accesos rápidos queremos colocar en nuestra barra de

herramientas. Los elegidos mediante un clic, quedan señalados en la lista mediante una marca de

confirmación sobre fondo naranja.

Este menú también nos permitirá añadir más comandos de los que aparecen en la lista inicial.

Mediante la opción "Más comandos...", el programa nos da acceso a todos los que puede utilizar,

desde los más habituales y de uso más común, hasta los más específicos. De esta forma se permite

que cada uno de los usuarios del programa pueda personalizar esta barra, adaptándola a sus

necesidades y facilitándole de este modo el trabajo.

Desde este menú también podemos elegir la posición en la que deseamos que aparezca la barra

de herramientas de acceso rápido:

Encima de la cinta de opciones.

Debajo de la cinta de opciones.

Siempre aparecerá únicamente disponible la opción contraria a la activa en ese momento, para

permitir el cambio. Colocando la barra de herramientas debajo de la Cinta de Opciones permitirá

que tengamos sus botones más a mano, si bien perderemos algo de espacio en el área de trabajo.

También se nos permite minimizar la cinta de opciones, de manera que lo único que podremos

ver en la ventana inicial serán los títulos de cada uno de los elementos de aquélla, que no se

desplegarán hasta que no lo indiquemos haciendo clic sobre cada uno de ellos.

En el caso de querer añadir a esta barra de herramientas opciones que no aparezcan en el listado

proporcionado inicialmente, seleccionaremos la opción "Más comandos...", como ya hemos

comentado. Al seleccionar esta opción, se nos abre de manera automática la ventana

correspondiente a "Opciones de PowerPoint", pero con la opción "Barra de Herramientas de

acceso rápido" activa por defecto.

Dentro de la categoría Barra de Herramientas de acceso rápido aparece una ventana en la que se

observan dos partes perfectamente diferenciadas. En la de la derecha aparecen los comandos

disponibles en la aplicación, clasificados por diversos criterios. Para cada una de clasificaciones

disponibles aparecerá un listado de los comandos correspondientes.

Para elegir qué comandos queremos que aparezcan en nuestra barra de accesos rápidos, sólo

debemos seleccionar el comando deseado en la lista de la izquierda y presionar sobre el botón

"Agregar" que aparece entre ambas partes diferenciadas. De esta manera vamos completando la

columna de la derecha con aquellos accesos directos que deseamos que aparezcan en nuestra

barra.

Sobre la lista de las opciones elegidas para personalizar nuestra barra de herramientas de acceso

rápido, nos encontramos con un menú desplegable que nos permite determinar si deseamos que

los comandos seleccionados aparezcan en todas las presentaciones de PowerPoint de manera

predeterminada, o solamente en el documento actual.

Del mismo modo también tenemos la opción de quitar aquellos comandos ya seleccionados e

incluidos en el listado de la derecha. Para ello lo único que debemos hacer es tener dicho

comando seleccionado y pulsar el botón "Quitar" que aparece entre ambas partes diferenciadas.

Otra de las opciones que permite esta ventana es la de "Restablecer" los valores

predeterminados, de manera que los únicos accesos que aparecen en la barra son los

configurados de forma predeterminada guardar, deshacer y rehacer:

Crear una presentación nueva

Para crear una nueva presentación, realice lo siguiente:

1. En PowerPoint 2010, haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Nuevo.

2. Haga clic en Presentación en blanco y, a continuación, haga clic en Crear.

Abrir una presentación

Para abrir una presentación existente, realice lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. Seleccione el archivo que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.

Nota De manera predeterminada, PowerPoint 2010 muestra únicamente presentaciones de

PowerPoint en el cuadro de diálogo Abrir. Para ver otros tipos de archivos, haga clic en Todas las

presentaciones de PowerPoint y seleccione el tipo de archivo que desee ver.

Guardar una presentación

Para guardar una presentación, realice lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar como.

2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la presentación de PowerPoint

y, a continuación, haga clic en Guardar.

Nota De manera predeterminada, PowerPoint 2010 guarda los archivos en el formato de archivo

de Presentación de PowerPoint (.pptx). Para guardar la presentación en otro formato que no sea

.pptx, haga clic en la lista Guardar como tipo y, a continuación, seleccione el formato de archivo

que desee.

Insertar una diapositiva nueva

Para insertar una diapositiva nueva en la presentación, realice lo siguiente:

En el grupo Diapositivas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada debajo de la

opción Nueva diapositiva y, a continuación, haga clic en el diseño de diapositiva que

desee.

Agregar formas a la diapositiva

Para insertar una forma a la diapositiva, realice lo siguiente:

1. En la ficha Inicio en el grupo Dibujo, haga clic en Formas.

2. Haga clic en la forma que desee, haga clic en cualquier lugar de la diapositiva y, a

continuación, arrastre para colocar la forma.

Para crear un círculo o un cuadrado perfecto (o restringir las dimensiones de otras formas),

mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras arrastra.

Ver una presentación con diapositivas

Para ver la presentación en la vista Presentación con diapositivas desde la primera diapositiva,

realice lo siguiente:

En el grupo Iniciar presentación con diapositivas de la ficha Presentación con

diapositivas, haga clic en Desde el principio.

Para ver la presentación en la vista Presentación con diapositivas desde la diapositiva actual,

realice lo siguiente:

En el grupo Iniciar presentación con diapositivas de la ficha Presentación con

diapositivas, haga clic en Desde la diapositiva actual.

Imprimir una presentación

Para imprimir las diapositivas de la presentación, realice lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Imprimir.

2. En Imprimir, siga uno de estos procedimientos:

1. Para imprimir todas las diapositivas, haga clic en Todo.

2. Para imprimir sólo la diapositiva que se muestra actualmente, haga clic en

Diapositiva actual.

3. Para imprimir diapositivas específicas por número, haga clic en Rango

personalizado de diapositivas y, a continuación, introduzca una lista de

diapositivas individuales, un rango o ambos.

Nota Use comas para separar los números, sin espacios. Por ejemplo: 1,3,5-12.

3. En Más opciones, haga clic en la lista Color y seleccione las opciones que desee.

4. Una vez que haya finalizado de hacer las selecciones, haga clic en Imprimir.

Insertar Imágenes

Para insertar una imagen en una diapositiva no es preciso tener un marco creado para la misma.

En este caso la imagen se insertará sobre la diapositiva, pudiendo posteriormente modificar la

posición y el tamaño de la misma.

Hay dos tipos principales de imágenes que se pueden insertar: imágenes prediseñadas e imágenes

almacenadas en archivos.

Imágenes prediseñadas

Las aplicaciones de Office comparten una galería de imágenes prediseñadas, también

denominadas clips, que, por tanto, podemos fácilmente insertar en nuestras diapositivas.

Después, claro, tenemos la posibilidad de personalizar su aspecto, para conseguir ese toque

especial que le da un mayor atractivo a la presentación.

Estas imágenes se pueden insertar sobre una diapositiva, de dos maneras:

Dentro de un marco preestablecido, si se utiliza alguno de los tipos de diapositivas

prediseñadas.

Directamente sobre la diapositiva.

En el primer caso, la imagen se adaptará al tamaño del marco mientras que en el segundo el

tamaño de la imagen será el predefinido para la misma.

Para insertar una imagen prediseñada seguimos los siguientes pasos:

1. Seleccionar la opción Imágenes prediseñadas del grupo de opciones Ilustraciones que

aparece en la Ficha Insertar.

2. Se abre entonces en el lateral derecho de la pantalla el panel de Imágenes Prediseñadas.

3. En este panel incluiremos los diferentes criterios de búsqueda de imágenes:

Buscar. Escribimos una palabra clave, indicativo de la imagen que buscamos. Como cada

clip tiene asociadas unas determinadas palabras, en cuanto escribamos una palabra en el

cuadro de texto, se localizarán todos los clips que contienen esa palabra entre sus

asociadas.

Buscar en. Indicamos donde queremos realizar la búsqueda de imágenes.

Los resultados deben ser. Indicamos el tipo de archivo que buscamos como resultado de la

búsqueda.

Una vez establecidos todos los criterios, pulsamos sobre el botón Buscar para comenzar

la búsqueda.

Las imágenes que encuentra el programa, que cumplen las condiciones establecidas, las muestra

el panel de imágenes prediseñadas dando así, la opción de elegir cuál insertar.

Seleccionamos la imagen que deseamos que aparezca en la diapositiva. Para insertarla, hacemos

clic sobre ella, y se insertará en el lugar de la diapositiva en el que esté colocado el cursor.

También podemos pulsar sobre la barra que aparece a la derecha de cada imagen al pasar sobre

ella con el ratón, de ella se despliega un menú del que elegimos la opción Insertar.

Otras alternativas a la hora de insertar estas imágenes en las diapositivas son:

Elegir la opción Copiar del panel que parte de la imagen, y posteriormente la opción Pegar

en el lugar en el que queremos que aparezca la imagen seleccionada.

O bien, pinchar sobre la imagen y arrastrarla hasta la diapositiva.

Nota: Si creamos una diapositiva con un diseño que contenga un marco para objetos, vemos que

en su interior aparece la siguiente imagen con diferentes iconos para insertar

una tabla, un gráfico basado en datos, imágenes prediseñadas, imágenes desde un archivo, o un

video clip. Si hacemos clic sobre se abre directamente al panel de

Imágenes prediseñadas analizado anteriormente.

Como es evidente, una vez insertada la imagen prediseñada, podemos personalizar su formato,

pudiendo conseguir objetos de cierto estilo