MANUAL OPERATIVO Y LIBRO ELECTRONICO DE ÓRDENES · 2018-07-02 · Generación de la codificación de las matrices de proceso ... operar y cancelar cuentas bancarias o cuentas de

MANUAL OPERATIVO Y LIBRO ELECTRONICO DE ÓRDENES

Uso exclusivo de SCOTIA SECURITIES (Colombia) S.A.


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Versión : V_01 Fecha de Revisión: 22/01/2014

Fecha última Modificación: 01/02/2018

TABLA DE CONTENIDO

1 Objetivo ...................................................................................................... 4 2 Alcance y aplicación ..................................................................................... 4 3 Controles estándar ....................................................................................... 4 4 Documentación de Procesos ......................................................................... 5 5 Generalidades .............................................................................................. 6

5.1 Estructura ............................................................................................. 6 5.2 Función ................................................................................................ 7

6 Libro Electrónico de Órdenes (LEO) ............................................................... 9 6.1 Principios Generales .............................................................................. 9 6.2 Reglas para el procesamiento de órdenes ............................................. 10

6.2.1 Contenido de las órdenes ................................................................. 10

6.2.2 Etapas del procesamiento de órdenes ............................................... 11

6.2.3 Recepción de órdenes a través de un medio verificable ...................... 12

6.2.4 Registro en el LEO previo a la ejecución ............................................ 12

6.2.5 Prelación de órdenes ........................................................................ 12

6.2.6 Confirmación de valores o recursos del cliente ................................... 13

6.3 Recepción de órdenes ......................................................................... 13 6.3.1 Ordenantes ...................................................................................... 13

6.3.2 Personas autorizadas para recibir órdenes ......................................... 13

6.3.3 Momento de recepción de las órdenes ............................................... 13

6.3.4 Órdenes verbales ............................................................................. 14

6.3.5 Órdenes escritas en formato físico..................................................... 14

6.3.6 Órdenes escritas en medio digital ...................................................... 14

6.3.7 Órdenes incompletas ........................................................................ 14

6.3.8 Órdenes con condiciones determinables por el mercado (VWAP) ......... 15

6.3.9 Recepción de órdenes fuera del horario de negociación ...................... 15

6.3.10 Canales para la recepción de órdenes ................................................ 15

6.3.11 Operadores con acceso directo ......................................................... 15

6.4 Registro de órdenes en el LEO ............................................................. 16 6.4.1 Personas facultadas para registrar Órdenes en el LEO ........................ 16

6.4.2 LEO por canal .................................................................................. 16

6.4.3 Contenido de la orden en el LEO ....................................................... 16

6.4.4 Integridad de la información del LEO ................................................. 16

6.4.5 Interrupciones en el LEO .................................................................. 17


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6.4.6 Correcciones o modificaciones de órdenes por parte del cliente .......... 17

6.4.7 Auditoría.......................................................................................... 17

6.5 Normas comunes a la transmisión de las órdenes al sistema de negociación o a una contraparte en el mercado mostrador. ............................. 17

6.5.1 Personas facultadas para ingresar las órdenes en el sistema de

negociación. .............................................................................................. 17

6.5.2 Órdenes “a la mayor brevedad posible” ............................................. 18

6.5.3 Órdenes de grandes montos ............................................................ 18

6.5.4 Consolidación de órdenes y fraccionamiento de operaciones ............... 18

6.5.5 Confirmación de la orden por parte del cliente ................................... 18

6.5.6 Transmisión de órdenes de manera errónea ...................................... 18

6.6 Etapas operativas posteriores a la ejecución. ........................................ 19 6.6.1 Complementación ............................................................................ 19

6.6.2 Informe sobre el procesamiento de la orden ...................................... 19

7 Detalles de mantenimiento ......................................................................... 19 8 Funciones y Responsabilidades ................................................................... 19

8.1 Área Administrativa ............................................................................. 20 8.1.1 Gerente General SSC ........................................................................ 20

8.1.2 Asistente Administrativa SSC ............................................................. 20

8.2 Front Office SSC .................................................................................. 21 8.2.1 Head Trader .................................................................................... 21

8.2.2 Traders ........................................................................................... 21

8.2.3 Research ......................................................................................... 22

8.3 Back Office SSC .................................................................................. 22 8.3.1 Coordinador ..................................................................................... 22

8.3.2 Profesional I .................................................................................... 23

8.3.3 Analista de Operaciones ................................................................... 24


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1 Objetivo

El presente documento ha sido elaborado con el fin de dar a conocer los procesos operativos que deben ser realizados en el desarrollo de productos ofrecidos por Scotia Securities así como las normas que regulan el registro de operaciones y procesamiento de órdenes LEO. 2 Alcance y aplicación Este manual aplica para todos los funcionarios directos e indirectos encargados de desarrollar los procesos propios de la entidad. 3 Controles estándar Toda transacción a realizar debe ser administrada de tal forma que se garantice la legalidad de la transacción y su viabilidad financiera, para ello Scotia Securities ha definido su esquema de operación bajo los siguientes principios de control. Control dual: Control dual o principio de cuatro ojos (‘the four-eyes-principle’), trata sobre incrementar la calidad del procesamiento de transacciones mediante el mejoramiento del control sobre el input de la transacción. Esto es realizado involucrando al menos dos funcionarios en el procesamiento de la transacción. Esto asegura la validación de cualquier input realizado en un sistema. Segregación de funciones: Permite mantener claramente diferenciados los roles y las responsabilidades de quienes intervienen en el proceso, impide que un solo funcionario procese una transacción end to end, asegurando que sus accesos y privilegios están alineados y delimitados de acuerdo al rol que desempeña en la organización. Seguridad física y ambiental: Trata sobre los requerimientos de seguridad física y ambiental de la información y sistemas de información. Deben ser tomadas medidas apropiadas para salvaguardar información procesada y las instalaciones de almacenamiento de datos, y por lo tanto sistemas de información, desde el acceso físico no autorizado, perdidas, no disponibilidad, daño o interferencia.


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Asegurar la autenticidad de las instrucciones: Antes de aceptar una instrucción para su ejecución, se debe realizar la autenticidad de la instrucción y la autoridad del ordenante, deben ser confirmadas. Condiciones especiales de Clientes: Algunos clientes pueden haber acordado condiciones especiales para el procesamiento de sus instrucciones (horarios especiales). Las particularidades de los clientes tienen que ser aprobadas por el gerente responsable y debe cumplir con los procedimientos y regulaciones locales. Acceso al sistema & administración del control de accesos: Como el procesamiento de transacciones es un proceso altamente automatizado, el control sobre el sistema es clave para la entrega del servicio. El administrador del sistema es responsable de la administración de acceso al sistema. Los requerimientos de solicitud de acceso al sistema deben ser aprobados por las partes autorizadas (cabezas de área/departamento). 4 Documentación de Procesos Dando cumplimiento a la Circular Externa de 2009 de la Superintendencia Financiera de Colombia y siguiendo las políticas definidas para Colpatria del Grupo Scotiabank y sus filiales, Scotia Securities realiza la documentación de sus proceso a través de :

- Políticas - Manuales - Matrices de Procesos - Instructivos

Para su elaboración se aplicarán los siguientes lineamientos:

Generación de inventario de actividades realizadas por la gerencia con base en el organigrama

Generación de inventario final de número total de procesos a documentar Generación de la codificación de las matrices de proceso Reporte de incidentes a través de VIGIA Documentación de procesos con base a la metodología establecida por la

entidad (adjunto documento guía)

Realización de Pruebas de recorrido (resp. Ger. Unidad de Riesgo Operativo)


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Generación mapa de Riesgo (resp. Ger. Unidad de Riesgo Operativo) Evaluación de Controles (Ger. Unidad de Riesgo Operativo)

Generación de Indicadores (Ger. Unidad de Riesgo Operativo) Generación Acuerdos de gestión de Procesos Monitoreo (Comité RADAR)

5 Generalidades 5.1 Estructura

Algunos de los procesos de Scotia Securities son contratados a través de un Acuerdo de Servicios con diferentes áreas del Banco, en el organigrama adjunto se evidencia esta interacción.


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5.2 Función

Scotia Securities es una sociedad Comisionista de Bolsa que tiene como objeto social el desarrollo del contrato de comisión para la compraventa de valores. En especial, podrá realizar las siguientes actividades:

Intermediar en la colocación de títulos del mercado público de valores. Realizar operaciones por cuenta propia con el fin de darle mayor estabilidad a

los precios del mercado.

Otorgar préstamos con recursos propios para financiar a terceros la adquisición de valores.

Celebrar compraventas con pacto de recompra sobre valores Administrar valores de sus comitentes, rembolsar el capital y cobrar sus

rendimientos y/o reinvertirlos de acuerdo con las instrucciones del mismo.

Administrar portafolios de valores de terceros Constituir y administrar fondos de valores Prestar asesorías en actividades relacionadas con el mercado de capitales. Llevar a cabo actividades de corretaje de valores.


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Actuar como intermediario del mercado cambiario, siempre y cuando se cumpla con los requisitos exigidos por las autoridades competentes.

Ser miembro y/o intermediario y/o accionista de las Bolsas de Futuros y Opciones y otros instrumentos derivados, así como ser accionista de las sociedades que realicen la compensación y liquidación de estos contratos.

Garantizar operaciones de Bolsa de terceros realizadas a través de la sociedad. Ser miembro de la Bolsa de Valores. Celebrar contratos de corresponsalía con sociedades de banca, administradoras

de fondos de inversión sociedades privadas de inversión y entidades financieras del exterior calificadas por el Banco de la República.

Distribuir Fondos de Inversión Colectiva Participar en el capital social de otras sociedades. Scotia Securities Colombia S.A. realizará operaciones de Compra y Venta de Acciones en el siguiente mercado objetivo:

• Inversionistas Profesionales

• Clientes Inversionistas

La Comisionista tiene como política solicitar a los Ordenantes lo siguiente: Toda la

documentación requerida para la vinculación de clientes de acuerdo a los formatos

de información básica establecidos.

En desarrollo de su objeto social Scotia Securities podrá: Adquirir, dar, tomar en arrendamiento y gravar a cualquier título, cualquiera y

todos los bienes muebles o bienes raíces de la Sociedad, cuando estas operaciones sean necesarias o convenientes para desarrollar en forma apropiada su objeto social

Tomar y dar dinero en mutuo, dando y recibiendo garantías reales o personales en cuanto esté permitido por la ley; abrir, operar y cancelar cuentas bancarias o cuentas de ahorro de todo orden; girar, endosar, aceptar y garantizar instrumentos negociables y, en general, negociar con toda clase de documentos de crédito, sean civiles o comerciales

Emitir bonos y celebrar todas las operaciones financieras que le permitan adquirir los fondos u otros activos necesarios para el desarrollo de sus operaciones

Celebrar todos y cada uno de los contratos civiles o comerciales. Participar en licitaciones o concursos de méritos públicos y privados o en

procesos de contratación directa.


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En consecuencia, para el desarrollo de su objeto social, Scotia Securities podrá realizar todos los actos y celebrar todos los contratos directamente relacionados con el mismo y los que tengan como finalidad ejercer los derechos o cumplir con las obligaciones legales o convencionales derivadas de la existencia y actividades de la Sociedad, por propia cuenta o por cuenta de terceros. 6 Libro Electrónico de Órdenes (LEO) Es el sistema electrónico en el que todas las órdenes de compra y venta recibidas de los clientes de Scotia Securities son registradas y ordenadas en forma cronológica. 6.1 Principios Generales Las operaciones a nombre de terceros recibidas por Scotia Securities, se ejecutarán teniendo en cuenta los siguientes principios:

Trazabilidad: Scotia Securities implementará los mecanismos que sean necesarios con el fin de poder verificar y auditar las condiciones con las cuales se surten cada una de las etapas del procesamiento de órdenes.

Equidad: Todas las órdenes recibidas serán atendidas equitativamente.

Revelación del sistema para el procesamiento de órdenes: Scotia Securities proporcionará información clara y oportuna acerca de las características generales del sistema de registro de órdenes.

Integridad y Seguridad en el manejo de documentación: Scotia

Securities propenderá por la integridad, veracidad, seguridad y disponibilidad de la documentación institucional en materia de órdenes.

Obligatoriedad del Manual Todos los funcionarios directos o indirectos de Scotia Securities, deberán conocer y aplicar los conceptos y directrices contenidas en este manual para el procesamiento de órdenes, ningún funcionario tiene atribuciones para apartarse de las políticas aquí fijadas. Cualquier incumplimiento deberá ser notificado en forma inmediata a la alta Gerencia de la comisionista para que se determine las acciones a seguir.


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Control Interno La sociedad aplicará los principios de: Autocontrol, Autorregulación y Autogestión y establecerá políticas y procedimientos que permitan la revisión periódica y selectiva del debido procesamiento de las órdenes recibidas. Publicidad Scotia Securities dará a conocer a sus clientes las características generales del manual del Libro Electrónico de órdenes e informará oportunamente las actualizaciones que sobre este se realicen, para ello utilizará como mecanismo la publicación en la página web de la sociedad. 6.2 Reglas para el procesamiento de órdenes 6.2.1 Contenido de las órdenes Scotia Securities recibirá órdenes que estén formuladas de manera completa, clara y suficiente a través de medios verificables y que cuenten con la información necesaria para su transmisión. En cumplimiento de lo establecido por la AMV, los funcionarios de la sociedad, deberán asegurarse que las órdenes recibidas contengan como mínimo: Fecha y hora en que la orden se recibe.

Identificación del cliente y del ordenante en caso de que aplique. La identificación de quien recibió la orden. Tipo de orden (condicionada, límite, a mercado, de condiciones determinables

por el mercado (VWAP). En caso de que no se especifique el tipo de orden se presumirá que la orden es a mercado.

Indicación de si la orden es de compra o venta, repo, simultánea o TTV. Cantidad o monto, según aplique. Fecha de cumplimiento de la operación. Si no se dice la fecha de cumplimiento

se entenderá que la orden es impartida para cumplimiento t+0 tratándose de valores de renta fija y t+3 tratándose de valores de renta variable.

Identificación idónea del valor sobre el cual se imparte la orden. Vigencia de la orden: en ausencia de instrucción sobre el lapso en el cual debe

cumplirse o imposibilidad de especificar el término de esta, se aplicará un


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término máximo de un (1) día hábil, que corresponderá al día de mercado en el que fue impartida la orden (si la orden es impartida en horario de mercado) y al a la sesión de mercado inmediatamente siguiente (si la orden es impartida fuera de horario de mercado), y que la misma sea ingresada al LEO correspondiente.

En caso que aplique, si la orden se debe ejecutar durante una oferta pública de adquisición o martillo.

Toda orden límite deberá contener el precio o tasa límite. Toda orden condicionada deberá contener el precio o tasa que sea condicionada para la ejecución de la orden. Scotia Securities cuenta con libros de órdenes administrados por un sistema idóneo, los cuales contienen los campos antes mencionados. En el momento de registro el LEO asignará a cada una de las órdenes un número consecutivo, cuya secuencia será monitoreada por el área de operaciones. 6.2.2 Etapas del procesamiento de órdenes Scotia Securities aplica las etapas de acuerdo con lo establecido por la normativa de AMV así:

Recepción de órdenes: etapa en la que el cliente imparte una orden y el comisionista la recibe a través de cualquiera de los canales establecidos para el efecto.

Registro de órdenes en el (los) LEO: Etapa en la que la comisionista registra la orden en el (los) LEO correspondiente.

Transmisión de las órdenes a un sistema de negociación o a diferentes contrapartes cuando se trate del mercado mostrador: momento en el cual se transmite la orden al sistema de negociación o a una contraparte cuando se trate del mercado mostrador.

Ejecución de órdenes: momento en el cual la orden se cierra con una punta contraria en un sistema de negociación o con una contraparte en el mercado mostrador.

Procesos operativos posteriores a la ejecución: etapa en la cual se

desarrollan todos los procesos asociados al cumplimiento de la operación. Para


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órdenes ejecutadas en el mercado mostrador se refiere además a los procesos relacionados con el registro de las mismas.

Informe sobre el procesamiento de la orden: momento en que el miembro le informa al cliente sobre las condiciones en que se procesó la orden y si ésta pudo ser ejecutada o no.

6.2.3 Recepción de órdenes a través de un medio verificable Scotia Securities recibirá las órdenes, sus modificaciones o las cancelaciones de órdenes a través de un medio verificable, para lo cual cuenta con unas políticas y procedimientos internos para la generación de Backup y respaldo de la información quedando registro de la misma. Ningún funcionario de Scotia Securities podrá recibir órdenes, ni modificaciones cancelaciones de órdenes, sin que quede registro de la misma en un medio verificable. 6.2.4 Registro en el LEO previo a la ejecución Ninguna orden podrá transmitirse sin haber sido registrada previamente en el LEO correspondiente, salvo: Las ordenes que tomen los Operadores con acceso directo a mercado, que podrán ser ejecutadas, antes de ser incluidas en el LEO. Las operaciones de Posición Propia de la Comisionista. Estas excepciones aplican en virtud de la facultad que otorga la Circular Básica Jurídica Título IX. Las recibidas por operadores con acceso directo de clientes que tienen la calidad de institucionales vigilados por alguna Superintendencia. 6.2.5 Prelación de órdenes El registro y la transmisión de órdenes en el LEO se realizarán en el orden de recepción de las mismas, salvo que existan órdenes sujetas a condiciones del mercado y que por ende permitan la coexistencia de varias órdenes que deban ser evacuadas de manera alternada/combinada.


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6.2.6 Confirmación de valores o recursos del cliente Scotia Securities verificará oportunamente, que el cliente cuenta con los valores o recursos suficientes para cumplir con la orden impartida. En el caso de los clientes institucionales Nacionales y extranjeros, Scotia Securities gestionará en los tiempos adecuados el pago oportuno de las operaciones, esto es, en el momento del cumplimiento de las mismas. Esto debido a que los anteriores clientes, nunca disponen los recursos con antelación al cumplimiento de la misma. 6.3 Recepción de órdenes 6.3.1 Ordenantes Scotia Securities únicamente recibirá órdenes de sus clientes a través de ordenantes que sean parte relacionada con el cliente y que cumplan con todas las políticas y procedimientos establecidos por la Comisionista en el Manual de SARLAFT. La Comisionista establecerá controles a fin de no permitir que una persona sea ordenante de más de cinco (5) clientes de Scotia Securities, salvo las excepciones previstas en la ley como partes relacionadas. Scotia Securities adoptará los mecanismos necesarios para que los clientes que actúan a través de ordenantes entiendan con claridad que estos no son funcionarios de la Comisionista y las implicaciones que se derivan de las circunstancias en términos de su responsabilidad. 6.3.2 Personas autorizadas para recibir órdenes Las únicas personas autorizadas por la sociedad para recibir órdenes de los clientes son los Operadores con Acceso Directo, estas personas deben estar certificadas ante la AMV, en caso de retiro del funcionario se informará al cliente. Scotia Securities contará con un listado actualizado de los funcionarios autorizados para la recepción de órdenes. 6.3.3 Momento de recepción de las órdenes


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Scotia Securities dará por recibida una orden de un cliente o de su ordenante cuando:

La orden haya sido recibida por el medio verificable y canal autorizado para ello.

Haya verificado el cumplimiento de la totalidad de los requisitos de contenido.

Cuando de ser necesario, se haya realizado la confirmación con el cliente.

6.3.4 Órdenes verbales Scotia Securities grabará las llamadas a través de las cuales reciba órdenes, para ello todas las extensiones y líneas que sean habilitadas para estas llamadas, deberán estar configuradas para poder realizar su grabación, no se podrá recibir órdenes en extensiones o líneas que no cuenten con esta configuración. 6.3.5 Órdenes escritas en formato físico Cuando un cliente de Scotia Securities imparta órdenes en formato físico, el funcionario de la comisionista deberá asegurarse de que estas cumplen con los parámetros establecidos a continuación:

La orden debe ser legible y no podrá presentar tachones ni enmendaduras. La orden debe contener toda la información definida en el numeral 6.2.1 de

este manual.

El cliente deberá firmar la orden en señal de aceptación de las condiciones allí registradas.

6.3.6 Órdenes escritas en medio digital Scotia Securities recibirá órdenes de clientes, ordenantes o personas autorizadas a través de un medio verificable los cuales tales como:

Fidessa Correo electrónico: siempre y cuando se trate de correos corporativos

identificables por el funcionario autorizado para la recepción de órdenes,

Chat de Bloomberg 6.3.7 Órdenes incompletas


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En caso de presentarse órdenes incompletas se informará al cliente a través de medio verificable sobre la información faltante, la orden no quedará en firme hasta que no se reciba la totalidad de la información requerida. 6.3.8 Órdenes con condiciones determinables por el mercado (VWAP) Para la recepción de órdenes con condiciones determinables por el mercado, se aplicarán los procedimientos establecidos para las demás órdenes. De acuerdo a lo establecido en el artículo 45 del reglamento de AMV, es deber de Scotia Securities asesorar a sus clientes teniendo en cuenta:

Los elementos que un inversionista razonable tendría en cuenta al momento de tomar la decisión de inversión teniendo en cuenta el perfil del inversionista, sin sobrestimar los beneficios o subestimar los riesgos asociados a la operación.

Solicitar instrucciones específicas de los clientes cuando en la ejecución de una orden se presenten hechos que de ser conocidos por el cliente, implicarían que el modificara radicalmente las instrucciones inicialmente impartidas.

6.3.9 Recepción de órdenes fuera del horario de negociación El horario definido por Scotia Securities para la recepción de órdenes es de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. en días hábiles laborales. Las instrucciones que sean recibidas por fuera de ese horario, serán registradas en el LEO el día hábil siguiente para ser atendidas en la sesión de mercado más próxima.

6.3.10 Canales para la recepción de órdenes

Scotia Securities cuenta con un solo canal para recibir las órdenes: 6.3.11 Operadores con acceso directo Los operadores con acceso directo podrán transmitir órdenes sin registrarlas en el LEO siempre que se cumplan con los dos requisitos siguientes:


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Que la transmisión de la orden al sistema de negociación se haga respetando la prelación de las órdenes recibidas por el operador de acceso directo en cuestión

Que la transmisión de la orden se realice inmediatamente después de su recepción.

6.4 Registro de órdenes en el LEO 6.4.1 Personas facultadas para registrar Órdenes en el LEO Las órdenes en el LEO serán ingresadas únicamente por los funcionarios designados por la Comisionista, quienes deben estar debidamente certificadas en la modalidad de directivos, digitadores, operadores, asesores comerciales, con la correspondiente especialidad según el valor objeto de la orden. 6.4.2 LEO por canal Scotia Securities cuenta con un solo LEO, el cual se administra a través de un software que cumple con todas las etapas o fases definidas en el presente manual y con la normativa de AMV. 6.4.3 Contenido de la orden en el LEO Adicional a la información contenida en la orden, en el registro en el LEO se incluirá la identificación de quien recibió la orden y la identificación de quien realiza el registro en el LEO. El sistema donde se administra el LEO, asignará un número consecutivo en forma automática a cada orden registrada 6.4.4 Integridad de la información del LEO El software de Scotia Securities está diseñado para que la información esté La Comisionista cuenta con el fin de evitar la manipulación, uso, divulgación, interrupción o destrucción no autorizada de los datos y mantener la integridad referencial de la base de datos.


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Cualquier cambio realizado quedará registrado en un log del sistema para asegurar la trazabilidad de las operaciones y cualquier modificación que sobre estas se hagan. 6.4.5 Interrupciones en el LEO En el evento que se presente una interrupción en el funcionamiento del LEO las órdenes se organizarán en forma consecutiva utilizando un reloj electrónico. Adicional Scotia Securities cuenta con un Plan de Continuidad de Negocio, en el cual se establecen las estrategias y procesos de contingencia para casos de emergencia con el fin de poder garantiza el debido funcionamiento de la entidad. 6.4.6 Correcciones o modificaciones de órdenes por parte del cliente La vez impartida la orden, el cliente podrá modificarla o cancelarla siempre y cuando no haya sido ejecutada, la cancelación o modificación puede ser solicitada dentro de los horarios establecidos por la comisionista. Las instrucciones del cliente deben ser recibidas por los canales habilitados definidos por Scotia Securities. 6.4.7 Auditoría Los procedimientos descritos en este manual y en los flujos de proceso que lo complementan, serán objeto de pruebas periódicas por parte de los organismos de control y sus resultados remitidos a la Junta Directiva, al comité de Auditoría y a la presidencia. La documentación de las pruebas y sus resultados serán conservados por los términos establecidos por la ley y estarán a disposición de las autoridades así como de AMV en el momento que estos sean requeridos. 6.5 Normas comunes a la transmisión de las órdenes al sistema de

negociación o a una contraparte en el mercado mostrador. 6.5.1 Personas facultadas para ingresar las órdenes en el sistema de

negociación. Él ingreso de las órdenes en los sistemas de negociación será realizado únicamente por los operadores en cada modalidad los cuales deben estar debidamente inscritos en el RNPMV, adicionalmente los operadores deberán aprobar exámenes


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de idoneidad para permanecer en el RNPMV y de actualización den la periodicidad que determine el Gobierno Nacional. 6.5.2 Órdenes “a la mayor brevedad posible” En el modelo de operación definido por Scotia Securities, no se aplicarán las órdenes “a la mayor brevedad”. 6.5.3 Órdenes de grandes montos Las órdenes de grandes montos se podrán fraccionar o ingresar parcialmente al sistema de negociación siempre que dicho fraccionamiento o ingreso parcial estén en el mejor interés del cliente. Scotia Securities propenderá por evitar que el fraccionamiento o ingreso parcial se preste para incurrir en infracciones a las normas vigentes. 6.5.4 Consolidación de órdenes y fraccionamiento de operaciones Scotia Securities podrá consolidar órdenes previamente ingresadas en el LEO para después ser fraccionadas siempre y cuando se cuente con la respectiva autorización del cliente. 6.5.5 Confirmación de la orden por parte del cliente Scotia Securities cuenta con empleados idóneos y debidamente certificados ante AMV, que prestan asesoría al cliente en todos los temas del mercado, por lo cual en relación con este aspecto, el mecanismo a utilizar es la confirmación a través de los medios verificables establecidos en el presente manual. 6.5.6 Transmisión de órdenes de manera errónea La Comisionista, asumirá todas las consecuencias que se generen cuando la información transmitida por éste no corresponda con la orden impartida por el cliente.


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6.6 Etapas operativas posteriores a la ejecución. 6.6.1 Complementación Se deberá ingresar la información que el administrador del sistema de negociación o de registro solicite para identificar los beneficiarios de la operación, las condiciones de la misma, así como cualquier otra información que el administrador considere pertinente Las órdenes serán complementadas dentro de los horarios de negociación, dado que Scotia Securities atenderá clientes internacionales, se podrá hacer re complementación en los días sucesivos. 6.6.2 Informe sobre el procesamiento de la orden Los funcionarios autorizados deberán informar al cliente por un medio verificable, si la orden pudo ser ejecutada o no. 7 Detalles de mantenimiento

Descripción de

la(s) modificación(es)

Elaboró

Revisó

Aprobó

Fecha de

entrada en vigencia

8 Funciones y Responsabilidades Dentro el esquema diseñado para la comisionista de bolsa Scotia Securities Colombia SA, se establecen las siguientes funciones y responsabilidades para cada uno de los cargos directos de la comisionista y cargos indirectos que estarán apalancados en los procesos que servirán de apoyo mediante el acuerdo de áreas compartidas por parte del Banco Colpatria del grupo Scotiabank.


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8.1 Área Administrativa 8.1.1 Gerente General SSC

Ser el representante Legal de la Sociedad para todos los efectos, correspondientes a la Dirección General de la compañía siguiendo las políticas generales definidas por la Junta Directiva.

Asegurar el cumplimiento de normas internas, y de Organismos Oficiales locales. Mantener relaciones institucionales con los Organismos Regulatorios. Establecer las condiciones necesarias para que el servicio sea de alta calidad. Participar activamente en la planeación estratégica de Scotia Securities

Colombia, aprobarla y efectuar seguimiento, para determinar las necesidades de re direccionamiento estratégico cuando se requiera.

Asegurar la obtención de los resultados financieros esperados por los accionistas.

Comunicar las políticas y decisiones adoptadas por la junta directiva a todos y cada uno de los funcionarios de SSC, quienes en desarrollo de sus funciones y con la aplicación de procesos operativos apropiados deberán procurar el cumplimiento de los objetivos de la comisionista.

Certificar que los estados financieros y otros informes relevantes para el público no contienen vicios, imprecisiones o errores que impidan conocer la verdadera situación patrimonial o las operaciones de la correspondiente entidad.

Establecer y mantener adecuados sistemas de revelación y control de la información financiera, para que esta sea presentada en forma adecuada.

Asegurar que el desarrollo de programas y planes que dirijan las actividades y el uso de los recursos, se lleven a cabo conforme la estrategia, políticas, procedimientos y normas establecidas.

Presentar ante la Junta Directiva los Estados Financieros, Estados de Resultados e información complementaria, con la percepción respecto de los objetivos de la Comisionista.

Aprobar la contratación de servicios de terceros, cuando sea necesario, para la ejecución de las actividades y operaciones de Scotia Securities Colombia SA.

8.1.2 Asistente Administrativa SSC Brindar soporte y apoyo a todas las tareas administrativas de la Gerencia

General de SSC tales como: Manejo de agenda del Gerente General de SSC (visitas, teléfono, citas, etc.)


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Recepcionar, registrar y distribuir toda la documentación que ingresa a la Comisionista (Correspondencia, cartas, informes, facturas, recibos, etc.).

Gestionar y controlar los requerimientos de compras de insumos y papelería, velando por mantener un stock adecuado.

Redacta y envía la correspondencia a las unidades que lo requieran. Archivar y llevar el control de los documentos del área. Administrar de manera adecuada las claves e información a la que se tenga

acceso. Coordinar el propio trabajo con el de otras personas para el logro de objetivos

en común, a través de la colaboración y el intercambio de ideas y recursos.

Las demás labores que le asigne o encomiende la Gerencia General.

8.2 Front Office SSC 8.2.1 Head Trader

Supervisar y garantizar el correcto funcionamiento de los procedimientos del Front Office en la negociación con los clientes.

Manejar dinámicamente el equipo comercial de la Firma.

Monitorear el cumplimiento de metas y objetivos comerciales. Actúa en los mercados, puede ser el Backup de cualquiera de los traders. Dominar la regulación y normativa vigente que rige a la comisionista y aquella

que afecta a los inversionistas.

Decidir la toma de posiciones para cuenta propia dentro de los límites establecidos.

Obtener autorización para exceder los límites concedidos cuando pueda resultar necesario.

8.2.2 Traders

Analizar las actividades y tendencias del mercado. Concretar la operación de compra y venta de valores en el mercado. Gestionar las órdenes en función de las condiciones de los mercados y las

instrucciones recibidas.

Generar y firmar tickets de las operaciones. Realizar la complementación de operaciones según las instrucciones que se

reciban.

Introducir y ejecutar las ordenes en el MEC. Registrar las órdenes recibidas en el sistema OYD.


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Antes de vincular a un cliente nuevo, asegurarse de que cumpla con el perfil exigido por la comisionista.

8.2.3 Research

Apoyo a los Traders en el análisis y seguimiento de las compañías cotizadas en bolsa y de la economía colombiana.

Desarrollar base clientes para SSC, garantizado el adecuado manejo de las políticas establecidas.

Realizar informes periódicos que contengan información de mercados y empresas listadas, en comunión con las políticas y objetivos del área de Research en Scotiabank.

8.3 Back Office SSC 8.3.1 Coordinador

Brindar apoyo y realizar seguimiento continuo para facilitar el cumplimiento de las operaciones.

Revisar, verificar y aprobar las operaciones de cumplimiento, realizadas en los sistemas externos de control, SEBRA y Deceval.

Generar informe diario de operaciones con totales por cantidad y valor así como la información de las operaciones gravadas con GMF.

Aprobar y revisar los cambios de Depositantes (trasladados de títulos hacia otras entidades y títulos colocados de otras Comisionistas) a través del sistema de DECEVAL.

Revisar y asegurar el cumplimiento de todas las operaciones en los sistemas externos del mercado (BVC, Deceval, DCV).

Revisar y asegurar, la conciliación diaria de portafolios de terceros, posición. Participar en el desarrollo de proyectos y pruebas, para mejoramiento y

optimización de las operaciones. Controlar y supervisar las operaciones que se requieren de corrección y

anulación con la BVC. Comunicación diaria con los clientes externos del sector, para coordinar el

cumplimiento de las operaciones.

Prestar apoyo en los procesos a los clientes tanto internos como externos. Coordinar y controlar el envío de las confirmaciones de las operaciones a los

clientes (Liquidaciones de Bolsa). Revisar el informe de cierre de operaciones.


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Responsable de la coordinación de los funcionarios que hacen parte del equipo de Back Office.

Realizar las funciones de Back UP. Ejecutar los controles establecidos como parte habitual de las funciones en los

procesos y actividades a su cargo, generando las evidencias establecidas en los procedimientos de control o las solicitadas por su jefe inmediato como soporte de su ejecución.

Gestionar los riesgos operativos que se puedan presentar en el desarrollo de las actividades propias del cargo, reportar los eventos que se materialicen y definir los planes de acción requeridos para su mitigación o para el fortalecimiento de sus controles.

Aplicar los principios, cumplir con las obligaciones y respetar los derechos de los consumidores financieros, durante la ejecución de las actividades que lo puedan impactar directa o indirectamente, reportando los eventos que se materialicen y definiendo los planes de acción requeridos para su mitigación o el fortalecimiento de sus controles.

Administrar de manera adecuada las claves e información a la que se tenga acceso.

8.3.2 Profesional I

Realizar la conciliación de portafolios de clientes en OYD los sistemas Vs. Deceval. Frecuencia: Diaria Herramientas: Deceval, OYD Fin: Detectar las diferencias en los portafolios de clientes.

Realizar la conciliación de Posición Propia vs. Deceval. Frecuencia: Diaria Herramientas: OYD Deceval, Excel Fin: Detectar las diferencias en los portafolios.

Realizar la Conciliación de saldos Bancos Ves. Clientes y enviar el respectivo informe. Frecuencia: Diaria; Herramientas: OYD, Excel Fin: Detectar e informar las diferencias en los saldos de los clientes para su respectivo ajuste.

Realizar el informe de Dineros para Invertir


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Frecuencia: Diaria; Herramientas: OYD, Excel, Deceval Fin: informar a los comerciales la disponibilidad de recursos de los clientes para su inversión.

Enviar los saldos de bancos a las personas implicadas en los procesos. Frecuencia: Diaria Herramientas: Portales Empresariales, Excel Fin: Informar a los interesados los saldos de las cuentas bancarias de los diferentes bancos con el fin de realizar las respectivas verificaciones y cálculos para las operaciones necesarias.

Gestionar los riesgos operativos que se puedan presentar en el desarrollo de las actividades propias del cargo, reportar los eventos que se materialicen y definir los planes de acción requeridos para su mitigación o para el fortalecimiento de sus controles. Frecuencia: Diaria

Aplicar los principios, cumplir con las obligaciones y respetar los derechos de los consumidores financieros, durante la ejecución de las actividades que lo puedan impactar directa o indirectamente, reportando los eventos que se materialicen y definiendo los planes de acción requeridos para su mitigación o el fortalecimiento de sus controles. Frecuencia: Diaria

Las demás funciones asignadas por su jefe inmediato.

8.3.3 Analista de Operaciones

Verificar que el cumplimiento en Bolsa sea exitoso para todas las operaciones del día, esto para evitar incumplir operaciones y recibir multas por parte de los Entes normativos. Herramienta: MEC, Deceval, Sebra

Complementación de operaciones de renta fija y renta variable, con el fin de garantizar que la información registrada de las órdenes de clientes sea ingresada correctamente en el MEC. Finalidad: Control, complementación y cumplimiento de operaciones de renta fija.


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Realizar la inclusión de las operaciones de Renta Fija en los sistemas de cumplimiento (Deceval o Sebra) para posterior activación y/o aprobación por parte del Coordinador del área. Frecuencia: Diario Herramienta: Deceval, Sebra Finalidad: Cumplir con las operaciones de renta fija (entrega de títulos o pago según corresponda).

Realizar la impresión y verificación de liquidaciones de las operaciones

registradas durante el día para garantizar los tiempos establecidos en el envío de esta información al cliente. Frecuencia: Diario Herramienta: MEC Finalidad: Impresión y verificación de las liquidaciones para envío al cliente.

Llevar un estricto control y custodia de las liquidaciones impresas y formas numeradas en blanco conservando su consecutivo y buen estado, para lograr responder a cualquier solicitud de auditoria o cliente. Herramienta: MEC y correo electrónico Finalidad: Control y custodia de las liquidaciones de bolsa.

Entregar las liquidaciones de la comisionista al Profesional del área de

contabilidad para revisión y luego se reciben nuevamente para custodia.

Tramitar ante la BVC o DECEVAL con previa autorización del Profesional de operaciones o del Jefe de Mesa las correcciones que se presenten en el día o de días anteriores, para garantizar información correcta de la operación. Frecuencia: Diario (en el momento que se presenten inconsistencias) Herramienta: Deceval, Sebra Finalidad: Corrección de operaciones para cumplimiento.

Registrar los movimientos de bancos del día en el sistema de la comisionista

como recibos de caja, devoluciones ACH, comprobantes de egreso, notas débito del pago del cumplimiento, registro de vencimientos, compensación de bolsa y los movimientos efectuados en Sebra. Herramienta: Finalidad: Afectar contablemente la cuenta de los clientes.


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Realizar los traslados correspondientes entre cuentas de la comisionista de acuerdo a las políticas establecidas y entregar una relación al Profesional de tesorería para su revisión final. Frecuencia: Diario Herramienta: Sebra, Sistema de la Comisionista Finalidad: dejar las cuentas con el saldo cuadrado según lo movimientos hechos en el día.

Elaborar el informe operativo de cumplimiento, para el cierre diario de

operaciones y enviarlo vía correo electrónico al coordinador del área. Frecuencia: Diario Herramienta: MEC, Plantillas preestablecidas Finalidad: Realizar un informe con el resumen de las operaciones de renta fija y renta variable.

Ejecutar los controles establecidos como parte habitual de las funciones en los procesos y actividades a su cargo, generando las evidencias establecidas en los procedimientos de control o las solicitadas por su jefe inmediato como soporte de su ejecución. Frecuencia: Diario. Herramienta: MEC, BVC, Deceval. Finalidad: Cumplir y garantizar la correcta ejecución de las funciones asignadas en el cargo.

Elaborar el informe diario para contabilidad. Solicitar correcciones a que haya lugar a la Bolsa. Imprimir diariamente los reportes de saldos de clientes y elaborar informe. Reporte mensual de cuantas de compensación a Deceval.

Verificar que todas las operaciones registradas en la bolsa estén ingresadas en el sistema OYD.

Emitir un informe de comisiones que muestre las comisiones generadas y las acumuladas en el mes.

Actualizar en el sistema OYD los aplazamientos de las operaciones.

Controlar la entrega diaria de saldos Deceval por operaciones de compra cumplida, así como la recepción de saldos en caso de operaciones de venta por cumplir.

Verificar diariamente toda la liquidación, tanto de la Bolsa como de los clientes, revisando los movimientos de títulos.

El movimiento diario de operaciones de debe seguir en el siguiente orden:


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Recibir el ticket de operación y revisar que no existan errores, ni enmendaduras y que la información registrada allí cumpla con las políticas internas.

Imprimir papeletas de Bolsa y revisarla contra el ticket de operación. Bajar información del sistema MEC. Cruzar información MEC con OYD. Verificar que la operación coincida en MEC y OYD. Cumplir la operación.

Aplicar los principios, cumplir con las obligaciones y respetar los derechos de los

consumidores financieros, durante la ejecución de las actividades que lo puedan impactar directa o indirectamente, reportando los eventos que se materialicen y definiendo los planes de acción requeridos para su mitigación o el fortalecimiento de sus controles. Frecuencia: Diario. Herramienta: Las asignadas para el cargo Finalidad: Velar por la seguridad de la información de los clientes y reportar los incidentes o eventos extraños a las áreas encargadas.

Administrar de manera adecuada las claves e información a la que se tenga acceso.

Las demás funciones asignadas por sus jefes inmediatos

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MANUAL OPERATIVO Y LIBRO ELECTRONICO DE ÓRDENES · 2018-07-02 · Generación de la codificación de las matrices de proceso ... operar y cancelar cuentas bancarias o cuentas de