Manual Oficina Virtual

SERVICIO DE OFICINA VIRTUAL

GUIA DE USUARIO

TABLA DE CONTENIDO

1. DESCRIPCION GENERAL DEL SERVICIO........................................................................3

1.1 Definición:..............................................................................................................................3

1.2. Requisitos Previos...............................................................................................................3

1.3 Como configurar el equipo para el uso del servicio de oficina virtual.................4

1.3.1. Instalar plugin “setup oficina virtual”...................................................................5

1.3.2. Instalar Adobe Flash Player 7 o superior..................................................................6

1.4. Como acceder a la oficina virtual.......................................................................................9

1.4.1 Roles en una oficina virtual...............................................................................................9

1.4.2 Ingresar a la oficina virtual como anfitrión......................................................................10

1.4.3 Ingresar a la oficina virtual como invitado (participante y presentador)........................10

1.5 Como usar el servicio........................................................................................................11

1.5.1 Elementos de una oficina virtual................................................................................11

1.5.2 Principales usos.....................................................................................................14

www.renata.edu.coServicio de Oficina Virtual – Guía de usuario

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SERVICIO DE OFICINA VIRTUAL – GUIA DE USUARIO

1. DESCRIPCION GENERAL DEL SERVICIO

1.1 Definición:Se pretende a continuación explicar de manera detallada gráfica y con un lenguaje sencillo, el procedimiento adecuando a seguir por parte de cualquier entidad que desee utilizar el servicio de oficina virtual que permite la realización de reuniones para trabajar en colaboración, compartir documentos, hacer presentaciones, desarrollar ideas a través de la pizarra electrónica, dialogar, hacer encuestas y transmitir archivos de audio y vídeo.

RENATA trabaja la aplicación Adobe Connect Enterprise como software que gestiona la videoconferencia, la cual le permite:


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1.2. Requisitos Previos

Para garantizar el correcto funcionamiento de una reunión en oficina virtual usted debe chequear que:

Los puertos 1935 TCP y UDP estén desactivados en todos los “firewall” que compongan las redes de los participantes.

Esté instalado un navegador web en su computador (Internet Explorer, Mozilla, Google Chrome, etc.).

Esté instalada la aplicación Adobe Flash Player 7 o superior

La conexión a internet esté activa (Dependiendo de los recursos a compartirse requiere mayor banda ancha)

Esté instalado en su computador el plugin etiquetado como «Setup oficina virtual» (Acrobat connect add-in). Este programa puede descargarlo desde el sitio web de RENATA.

Si Accede a la Oficina Virtual a través de teléfonos inteligentes (smartphone) instale los siguientes app para android y Mac, los cuales puede descargar de los siguientes Links

App para Android:https://play. google . com /store/ apps/details? id=air. com .adobe. connectpro

App para Mac:http://itunes.apple. com /ca/ app/adobeconnectmobile/ id338279127?mt=8

Debe haber agendado el servicio de Oficina virtual previamente con 5 días de anticipación a través de la página de RENATA www.renata.edu.co.

Debe tener una cámara web y un micrófono debidamente instalados y configurados en su computador.


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http://itunes.apple.com/ca/app/adobe-connect-mobile/id338279127?mt=8

http://www.renata.edu.co/



https://play.google.com/store/apps/details?id=air.com.adobe.connectpro




1.3 Como configurar el equipo para el uso del servicio de oficina virtual

1.3.1. Instalar plugin “setup oficina virtual”

A. Entramos a la página de Renata www.renata.edu.co

B. Nos vamos al hipervínculo “oficina virtual”

C. Hacemos clic en el enlace “setup oficina virtual”

D. Descargamos el archivo ( no tarda más de 2 minuto)

E. Instalamos el archivo descargado

F. Reiniciamos el navegador y listo.


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http://www.renata.edu.co/


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1.3.2. Instalar Adobe Flash Player 7 o superior

A. Ingrese al siguiente link http://get.adobe.com/es/flashplayer/B. Haga clic en el botón “descargar ahora” (el botón está en color amarillo).


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http://get.adobe.com/es/flashplayer/

C. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Abriendo, haga clic en Guardar archivo.

D. Cuando aparezca la ventana Descargas, haga doble clic en el archivo.

E. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Advertencia de seguridad, haga clic en Ejecutar.


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F. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Control de cuentas de usuario, haga clic en Sí.

1.4. Como acceder a la oficina virtual

1.4.1 Roles en una oficina virtual

ROL CARACTERISTICAS

Anfitrión Es el líder de la reunión, determina la agenda, concede la palabra, modela y aporta a la discusión conclusiones

Participante Es la persona que socializa aportes, muestra avances e interactúa con los demás

presentador Escuchan los aportes de los demás, participan a través del chat y solicitan permisos para intervenir


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1.4.2 Ingresar a la oficina virtual como anfitriónIngresamos a la URL de acceso que Renata nos envió al correo(junto con un usuario y una contraseña), luego seleccionamos la opción «entre con su nombre de inicio de sesión y contraseña» y hacemos clic en el botón “Entrar en la sala”.


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La idea es que solo una persona sea el anfitrión o moderador de la sala, pues este tiene muchos más permisos y privilegio que un invitado.

1.4.3 Ingresar a la oficina virtual como invitado (participante y presentador)El organizador (anfitrión) del evento debe enviar la URL de acceso a los participantes del evento, lo cuales deben seleccionar la opción «Entrar como invitado» , digitar su nombre y hacer clic en el botón “Entrar en la sala”

1.5 Como usar el servicio

1.5.1 Elementos de una oficina virtual

Interfaz


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POD

Panel que contiene diversos tipos de medios, incluidos diapositivas, vídeo, pizarras, aplicaciones compartidas, encuestas y mensajes para los asistentes de las reuniones. Por ejemplo, el pod de asistentes permite observar un listado de aquello conectados a la reunión. El pod de encuesta facilita la interacción con los participantes a través de una pregunta y sus posibles respuestas. En la figura observa la apariencia visual de algunos pods:


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1.5.2 Principales usos

1.5.2.1 Barra de Navegación de Diseño


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En esta barra podemos hacer lo siguiente:

En el muñeco de la parte izquierda podemos cambiar los estados de nuestra cuenta en la oficina virtual, tal y como lo muestra la siguiente imagen.

Se encuentran las opciones rápidas para hablar en la sala, en el momento que el anfitrión lo desee, se maneja fácilmente como se especifica en la siguiente figura:


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Las otras opciones de esta barra sirven para crear los diseños de los PODS en la oficina virtual, haciendo clic el candado de la izquierda se puede desactivar o activar la funcione de cambiar el tamaño y posición de los pods.

1.5.2.2 Barra De Menú

Barra de menú Opción “Reunión”


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En esta opción podemos efectuar cuatro importantes usos:

Haciendo clic en “Grabar reunión” podemos grabar todo lo acontecido en nuestra oficina virtual si así lo deseamos.

Haciendo clic en “Finalizar reunión” podemos cerrar la sesión del evento en la oficina virtual y dejarle un mensaje a los miembros de la sala para avisarles la fecha de la próxima reunión.

Haciendo clic en “Gestionar el acceso y la entradas” podemos invitar, bloquear o poner en modo de espera a los asistentes.

Haciendo clic en “rendimiento y aspecto de la sala” se puede cambiar la imagen de fondo de la oficina o la resolución de la pantalla de la sala.

Barra de menú Opción “Presentar”


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En esta opción podemos efectuar dos importantes usos:

Haciendo clic en “Hacerme anfitrión”, “hacerme presentador” o “hacerme participante” se puede cambiar el rol con el cual estamos trabajando en la oficina virtual.

Definir lo que deseamos ver en pantalla, por ejemplo si se hace clic en “modo preparación” se puede modificar el orden de los pods, o si se hace clic en “cursores del anfitrión” se define si queremos que se vea solo el cursor del anfitrión o el cursos de todos los participantes.

Barra de menú Opción “Diseños”


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En esta opción podemos efectuar dos importantes usos:

Haciendo clic en “nuevo diseño” se puede crear un orden personalizados de cada uno de los pods con los que cuenta la oficina virtual.

Si se desea trabajar con un esquema de oficina virtual prediseñado, se puede hacer clic “uso compartido”, “Debate” o “Colaboración”.

Barra de menú Opción “PODS”

En esta opción podemos agregar o quitar pods como lo siguientes:

Haciendo clic en “compartir” , se puede agregar pods como la pizarra, el pod “ seleccionar en Mi PC” para compartir archivos (extensión PPT, PPTX, JPG, SWF, FLV, MP3 o ZIP)


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Haciendo clic en “cámara y voz” aparece el pod donde podemos activar el audio y video haciendo clic en la figura que resaltamos con el circulo en naranja sobre la siguiente imagen:

Haciendo clic en “chat” habilitamos el chat de nuestra ofician virtual


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Haciendo clic en “NOTA” habilitamos un espacio en blando donde podemos escribir cualquier dato que será visible para todos los participantes de la oficina virtual.

Haciendo clic en “Encuesta” podemos crear encuestas de una manera sencilla, lo primero que hacemos en el pod de encuesta es digitar la pregunta en el campo “pregunta” y luego colocar las respuestas posibles(una por línea) en el campo “respuestas” tal y como lo muestra la siguiente imagen:


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Y como resultados los participantes de la sala verán la encuesta de la siguiente forma, muy intuitiva de usar.

Haciendo clic en “compartir archivos” se pueden cargar archivos para que todos los participantes de la sala los puedan descargar y guardar en sus equipos cuando ellos lo deseen.


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Para más Información, dudas o inquietudes por favor contactarse con;

[email protected] (57+1) 5302604 / 5302920 Línea de atención al cliente: 317 638 42 60


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mailto:[email protected]

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