26
MANUAL MUTU MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL LPM 2008

MANUAL MUTU MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL · Menjadi unit Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In) yang independen, transparan, bertanggung jawab dan bermutu 1.2 MISI 1. Menyelenggarakan

  • Upload
    dothuy

  • View
    230

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: MANUAL MUTU MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL · Menjadi unit Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In) yang independen, transparan, bertanggung jawab dan bermutu 1.2 MISI 1. Menyelenggarakan

MANUAL MUTU

MONITORING DAN

EVALUASI INTERNAL

LPM

2008

Page 2: MANUAL MUTU MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL · Menjadi unit Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In) yang independen, transparan, bertanggung jawab dan bermutu 1.2 MISI 1. Menyelenggarakan

Manual Posedur MONEVINUniversitas Sanata Dharma

MP.LPM-USD.1

Revisi : 00

Tanggal : 30 September 2008

Page 3: MANUAL MUTU MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL · Menjadi unit Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In) yang independen, transparan, bertanggung jawab dan bermutu 1.2 MISI 1. Menyelenggarakan

Manual Mutu Monevin-USD 2

KATA PENGANTAR

Salah satu aktivitas dalam siklus penjaminan mutu

Universitas Sanata Dharma adalah aktivitas monitoring dan

evaluasi terhadap kegiatan-kegiatan di setiap unit kerja.

Aktivitas ini dimaksudkan untuk memantau kinerja unit

dalam mengimplementasikan rencana-rencananya dan

memberikan rekomendasi seperlunya terhadap hambatan-

hambatan yang terjadi agar tujuan yang ditetapkan dapat

tercapai.

Manual Mutu Monevin Universitas Sanata Dharma iniberisi tentang kebijakan, sistem, konsep, penerapan danorganisasi Monevin yang dilaksanakan di Universitas SanataDharma. Manual Mutu Monevin ini, disusun sebagai acuanbagi staf yang dikoordinasi oleh Unit Monitoring dan EvaluasiInternal (Monevin) untuk melaksanakan tugasnya sesuaidengan ketentuan yang berlaku.

Yogyakarta, 30 September 2008

Ketua Lembaga Penjaminan Mutu

Ir. Ig. Aris Dwiatmoko, M.Sc.

Page 4: MANUAL MUTU MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL · Menjadi unit Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In) yang independen, transparan, bertanggung jawab dan bermutu 1.2 MISI 1. Menyelenggarakan

Manual Mutu Monevin-USD 3

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR 2

DAFTAR ISI 3

BAB 1 VISI, MISI DAN TUJUAN 4

BAB 2 PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP 6

BAB 3 KEBIJAKAN MUTU 8

BAB 4 FUNGSI DAN BIDANG TUGAS 9

BAB 5 ORGANISASI 11

DAFTAR ACUAN 16

LAMPIRAN 17

Page 5: MANUAL MUTU MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL · Menjadi unit Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In) yang independen, transparan, bertanggung jawab dan bermutu 1.2 MISI 1. Menyelenggarakan

Manual Mutu Monevin-USD 4

BAB I. VISI, MISI DAN TUJUAN UNIT MONEVIN

1.1 VISIMenjadi unit Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In)yang independen, transparan, bertanggung jawab danbermutu

1.2 MISI1. Menyelenggarakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan

Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA) dan kinerja semuaunit kerja di USD.

2. Menyelenggarakan monitoring dan evaluasi pelaksanaanhibah yang diperoleh dari pemerintah atau pihakeksternal lain.

3. Merekomendasikan temuan monitoring dan evaluasikepada unit-unit terkait dan kepada pimpinan universitas.

4. Meningkatkan kemampuan sumber daya manusia untukmeningkatkan kualitas monitoring dan evaluasi internal.

1.3 TUJUAN

Tujuan Pelaksanaan kegiatan Monev-In adalah :a. Untuk RKA:Didalam kedudukannya di organisasi unit pemeriksaan internharus terlepas dari fungsi pelaksanaan, sehingga dapatmenjadi alat pimpinan yang bebas ( independen ) untukmenilai pelaksanaan tugas unit-unit. Tujuannya adalah:

i. Untuk melakukan evaluasi apakah setiap unit kerja telahmelaksanakan rencana, kebijakan, dan prosedur yangmenjadi tanggungjawabnya.

Page 6: MANUAL MUTU MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL · Menjadi unit Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In) yang independen, transparan, bertanggung jawab dan bermutu 1.2 MISI 1. Menyelenggarakan

Manual Mutu Monevin-USD 5

ii. Untuk melakukan evaluasi efektivitas dan efisiensikegiatan operasional unit kerja.

b. Untuk program hibah:i. Konfirmasi status pelaksanaan seluruh program Hibah

yang berasal dari DIKTI atau pihak eksternal lain, yangdiperoleh oleh Universitas Sanata Dharma (USD) baikaspek kuantitatif maupun kualitatif. Konfirmasikuantitatif adalah konfirmasi data kinerja utama dantambahan, sedangkan konfirmasi kualitatif adalahkonfirmasi mengenai dampak program terkait denganpengembangan institusi.

ii. Menilai kinerja yang dicapai program Hibah dalampelaksanaan kegiatan.

iii. Menilai kemajuan yang dicapai dalam melaksanakanpengadaan sumber daya pendukung yang diperlukan.

iv. Mengidentifikasi masalah-masalah atau hambatan yangada dan tindakan perbaikan yang ditempuh.

v. Menilai pelaksanaan administrasi program, termasuktatacara pembukuan dan pelaporan.

Page 7: MANUAL MUTU MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL · Menjadi unit Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In) yang independen, transparan, bertanggung jawab dan bermutu 1.2 MISI 1. Menyelenggarakan

Manual Mutu Monevin-USD 6

BAB II. PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP

Monitoring dan Evaluasi Internal (monevin)

merupakan kegiatan untuk menjamin mutu kegiatan-

kegiatan yang dilaksanakan di Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta. Monevin adalah tindakan membandingkan

antara keadaan yang sebenarnya dengan keadaan yang

seharusnya (yang dirancanakan).

Monevin membantu unit-unit pelaksana programdalam mengukur tingkat pencapaian tujuan. Unit Monevinmerupakan mitra bagi unit pelaksana kegiatan dalammemberikan masukan pada tahap evaluasi program/kegiatan.Monevin dilakukan mulai pada tahap perencanaan,pelaksanaan, dan akhir kegiatan.Ruang lingkup kegiatan monevin adalah memonitor danmengevaluasi pelaksanaan RKA unit-unit kerja yangditetapkan setiap awal tahun anggaran dan hibah-hibah yangditerima USD baik dari pemerintah maupun lembagaeksternal lain. Dalam hal yang terakhir, penggunaan danayang bersumber dari luar universitas, yang diperoleh melaluimekanisme kompetisi (Hibah Kompetisi), harus sesuai denganalokasi dan perturan yang berlaku. Tim Monitoring dan UnitMonitoring dan Evaluasi Internal yang ditetapkan dengan SKRektor Universitas Sanata Dharma SK Rektor tanggal 1Agustus 2010, dimaksudkan untuk memastikan penggunaandana tersebut.

Dalam pelaksanaan tugasnya, unit Monevin bekerjadengan berbagai strategi. Salah satunya adalah monitoringdan evaluasi yang dilakukan secara elektronis berbasis web.Proses dan informasi secara elektronis dapat membantu

Page 8: MANUAL MUTU MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL · Menjadi unit Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In) yang independen, transparan, bertanggung jawab dan bermutu 1.2 MISI 1. Menyelenggarakan

Manual Mutu Monevin-USD 7

secara efisien proses monitoring dan evaluasi pelaksanaanprogram-program hibah di USD dengan prinsip efektivitas,efisiensi, terbuka dan bersaing, transparan, adil/tidakdiskriminatif dan akuntabel. Melalui website http://www.monevin.usd.ac.id/ ini, kelengkapan administratifmonitoring dan evaluasi serta hal-hal yang terkait denganmonevin dapat dilihat dan diambil / download. Proses uploadsecara online/elektronis pada saat ini dilakukan oleh TimMonev-in. Selain itu, untuk lebih memastikan penggunaandata secara efektif, perangkat monevin juga terintegrasi dalamSistem Informasi Penjaminan Mutu (SIPM) yang terhubungdengan sistem-sistem informasi yang lain seperti SistemInformasi Akademik (SIA), Sistem Informasi Perencanaan danPenganggaran (SI PP), Sistem Informasi SDM.

Page 9: MANUAL MUTU MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL · Menjadi unit Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In) yang independen, transparan, bertanggung jawab dan bermutu 1.2 MISI 1. Menyelenggarakan

Manual Mutu Monevin-USD 8

BAB III. KEBIJAKAN MUTU

Kebijakan Umum

Pencapaian indikator kinerja universitas perludimonitor dan dievaluasi secara berjenjang, bertahap,dan berkelanjutan

Kinerja universitas adalah produk kumulatif darikinerja fakultas, prodi, dan unit-unit kerja (prinsipKaizen) dan oleh karenanya aktivitas di unit-unittersebut perlu dimonitor dan dievaluasi baik dari segiproses maupun capaiannya.

Aktivitas monitoring dan evaluasi dilakukan oleh unitkhusus yang disebut Unit Monevin yang berada dibawah koordinasi Lembaga Penjaminan Mutu (LPM).

Kebijakan Khusus. Aktivitas monitoring dan evaluasi dilakukan

berdasarkan atas azas transparansi, independensi, danbertanggung jawab.

Aktivitas monitoring dan evaluasi mengedepankanprinsip kemitraan demi peningkatan mutuberkelanjutan.

Aktivitas monitoring dan evaluasi menjadi saranasharing of good practices diantara unit-unit kerja diUSD.

Page 10: MANUAL MUTU MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL · Menjadi unit Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In) yang independen, transparan, bertanggung jawab dan bermutu 1.2 MISI 1. Menyelenggarakan

Manual Mutu Monevin-USD 9

BAB IV. FUNGSI DAN BIDANG TUGAS

4.1 Fungsi

1. Fungsi Monev-In meliputi tiga hal yaitu Audit, Asesmendan Evaluasia. Audit

mengkaji kecukupan dan kepatuhan terhadappersyaratan berdasarkan standar/spesifikasi/kualifikasi output sesuai dengan yang dituliskanpada manual, SOP, form checklist dan sistem yangdiinginkan/diharuskan.

b. Asesmenmengkaji apakah realisasi/implementasi sesuaidengan standar yang telah ditetapkan, mendeteksisecara dini terjadinya masalah, hambatan,penyimpangan terhadap proses yang berlangsung,menemu-kenali permasalahan yang terjadiberkaitan dengan proses dan ouput, mengirimpesan kepada pimpinan perguruan tinggi danpenanggung jawab kegiatan. Asesmen dilakukansecara rutin atau sejalan dengan proses danprogram kegiatan yang dilakukan

c. Evaluasimenilai dan menentukan apakah proses dan ouputyang dihasilkan sesuai dengan standar yangditetapkan, bagus/tidak, benar/tidak, berguna/tidak, fungsional/tidak, efiesien/tidak, kompleks/tidak, tertib/tidak; Hasil audit dan asesmendievaluasi, dijadikan bahan pengambilankeputusan, review manajemen dan tindak koreksiserta perbaikan mutu. Evaluasi dilakukan sebagaitindak lanjut hasil audit maupun asesmen atau

Page 11: MANUAL MUTU MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL · Menjadi unit Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In) yang independen, transparan, bertanggung jawab dan bermutu 1.2 MISI 1. Menyelenggarakan

Manual Mutu Monevin-USD 10

tergantung kebutuhan apabila pemberi otoritasingin mengetahui akuntabilitas aktivitas atau untukmemastikan tidak terjadinya pelanggaran/penyimpangan

4.2 Bidang Tugas

1. Bidang Tugas Monev-In meliputi : monitoring danevaluasi penyusunan proposal, implementasi danpenyusunan laporan baik Hibah yang berasal dariDIKTI maupun pihak eksternal lain, melakukan metaevaluasi terhadap perangkat maupun prosespelaksanaan monitoring dan evaluasi

2. Tim Monev-In bertugas secara sungguh-sungguhmelaksanakan diseminasi ‘good practice’ hasilpelaksanaan Hibah kepada sivitas akademika danmengusahakan kaderisasi tenaga pelaksana monev-interutama melalui praktek ‘self monev’ oleh pengusul,pelaksana dan pengguna hibah.

Page 12: MANUAL MUTU MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL · Menjadi unit Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In) yang independen, transparan, bertanggung jawab dan bermutu 1.2 MISI 1. Menyelenggarakan

Manual Mutu Monevin-USD 11

BAB V . ORGANISASI

5.1 Kedudukan Struktural

Unit Monev-In merupakan unit struktural di bawahkoordinasi Lembaga Penjaminan Mutu (LPM)

5.2 Personalia

1. Unit Monevin dipimpin seorang kepala yang bebantugasnya setara dengan kepala pusat.

2. Masa jabatan Kepala Unit Monevin adalah 4 tahunberdasarkan SK pimpinan Universitas (Rektor) dan dapatdiperpanjang maksimal satu kali masa jabatan.

3. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Unit Monevindibantu oleh pool of assesors yang ditugasi berdasarkanSurat Tugas Rektor dan bersifat ad hoc.

4. Dalam hal kebutuhan khusus koordinasi, Kepala UnitMonevin dapat menunjuk beberapa orang dosen untukterlibat dengan tugasnya bersifat ad hoc.

5. Apabila Monevin dilakukan terhadap program/kegiatan ditingkat institusi (universitas) maka dalam melakukanmonitoring perlu melibatkan Pengelola Yayasan.

5.2.1 Tugas Kepala Unit Monevin

1. Dibawah koordinasi LPM melakukan monitoring danevaluasi penyusunan proposal, implementasi, danpenyusunan laporan baik Hibah yang berasal dariDIKTI maupun pihak eksternal lain.

2. Dibawah koordinasi LPM melakukan monitoring danevaluasi penyusunan dan implementasi Rencana

Page 13: MANUAL MUTU MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL · Menjadi unit Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In) yang independen, transparan, bertanggung jawab dan bermutu 1.2 MISI 1. Menyelenggarakan

Manual Mutu Monevin-USD 12

Kegiatan dan Anggaran (RKA) unit-unit kerja dilingkungan USD.

3. Dibawah koordinasi LPM melakukan Audit MutuAkademik Internal (AMAI) program studi dilingkungan USD.

5.3 Mekanisme Kerja

1. Model pelaksanaan Monev-In dilakukan denganberbagai metode yaitu lisan, tertulis, tatap muka,observasi lapangan, dan melalui jaringan online

2. Khusus untuk program hibah, mekanisme pelaksanaanMonev-In dilakukan pada tahap :a. Penyusunan proposal

1) penyusun proposal menyerahkan proposal awalkepada tim Monev-In,

2) tim Monev-In melakukan desk evaluation sesuaidengan panduan penyusunan proposal,

3) tim mengadakan pertemuan dengan penyusunproposal untuk memberikan masukan-masukandan saran-saran perbaikan (bila dirasakanperlu)

b. Implementasi1) task force Hibah menyerahkan Rencana

Implementasi Program (RIP) dan laporanbulanan ke tim Monev-In secara tertulis atauonline,

2) visitasi dilakukan tim Monev-In ke penerimahibah setiap tengah dan akhir tahunpelaksanaan Hibah,

3) melakukan koordinasi awal pengadaanbarang/jasa dengan para penerima hibah di

Page 14: MANUAL MUTU MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL · Menjadi unit Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In) yang independen, transparan, bertanggung jawab dan bermutu 1.2 MISI 1. Menyelenggarakan

Manual Mutu Monevin-USD 13

lingkungan Universitas untuk dilakukanpengadaan bersama, agar terpenuhi ketentuanperundang-undangan yang berlaku

c. Penyusunan laporan1) sebelum laporan interim dan akhir tahun

dikirim ke Jakarta/pihak pemberi hibah, makadraft laporan dikirimkan ke tim Monev-In untukdiberi masukan,

2) penerima Hibah wajib mengirim copy laporanakhir masa pelaksanaan Hibah ke tim Monev-In

3. Rekapitulasi hasil kerja Tim monev-in dikirim kepimpinan universitas (Rektor) paling sedikit setiapakhir tahun atau kurang dari itu sesuai kebutuhan

5.4 Anggaran. STRA

1. Anggaran pelaksanaan Monevin RKA bersumber darianggaran Wakil Rektor II.

2. Anggaran pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal(AMAI) bersumber dari anggaran LembagaPenjaminan Mutu (LPM).

3. Untuk program hibah, anggaran Monev-In bersumberdari anggaran yang tertera di RIP hibah terkait. Apabilamasih terdapat kekurangan dicukupi dengan anggaranuniversitas sesuai kebutuhan

4. Anggaran digunakan untuk :a. administrasi,b. honor pool of assesors Monev-In dan pihak-

pihak terkait,c. fasilitas Monev-In,d. sosialisasi/kaderisasi/pengembangan Monev-In

TEGI DAN SASARAN

Page 15: MANUAL MUTU MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL · Menjadi unit Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In) yang independen, transparan, bertanggung jawab dan bermutu 1.2 MISI 1. Menyelenggarakan

Manual Mutu Monevin-USD 14

Aktivitas monitoring dan evaluasi internal merupakan bagian dari

tahapan siklus penjaminan mutu USD sebagai berikut:

VISI- MISI USD

RENSTRAUSD UNIT KERJA

KEBIJAKANMUTU –

STANDARMUTU USD

RENSTRAUNITKERJA

IMPLEMENTASIEVALUASI-REFLEKSI

MONITORINGDAN EVALUASI

INTERNAL-AUDITINTERNAL

LAPORANKINERJA DAN

RUMUSANTINDAKANKOREKTIF

LAPORANTAHUNANREKTOR

REFLEKSIKARYA

KEBIJAKANMUTU –

STANDARMUTU USD

SIKLUS PENJAMINAN MUTU USD

Secara ringkas, mekanisme kerja Unit Monevin terkaitdengan RKA adalah sebagai berikut:

1. RKA yang disusun unit kerja dipresentasikan di hadapanrektorat dan Tim Monevin untuk mendapatkan masukandan persetujuan.

2. Unit kerja mengimplementasikan RKA yang telahdisetujui di bawah monitoring dan evaluasi oleh TimMonevin USD sesuai dengan prosedur yang telahditetapkan.

3. Unit kerja membuat evaluasi diri atas kinerjanya dalampencapaian indikator yang tertuang dalam RKA

Page 16: MANUAL MUTU MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL · Menjadi unit Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In) yang independen, transparan, bertanggung jawab dan bermutu 1.2 MISI 1. Menyelenggarakan

Manual Mutu Monevin-USD 15

4. Tim Monevin melakukan verifikasi kinerja unit kerjasesuai dengan mekanisme yang telah ditetapkan.

5. Tim Monevin membuat laporan kinerja unit kerja sertamemberikan masukan berupa tindakan korektif yangperlu dilakukan oleh unit kerja.

6. Laporan Monevin menjadi masukan bagi Rektor untukmembuat laporan tahunan sebagai pertanggungjawabanRektor atas pencapaian Renstra pada suatu siklus tahuntertentu.

Sesuai dengan fungsinya, Unit Monevin jugamelakukan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) denganbidang-bidang sesuai dengan yang ditetapkan LPM.

Secara organisasional kedudukan Unit Monevin dapat

dilihat pada gambar berikut:

Page 17: MANUAL MUTU MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL · Menjadi unit Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In) yang independen, transparan, bertanggung jawab dan bermutu 1.2 MISI 1. Menyelenggarakan

Manual Mutu Monevin-USD 16

DAFTAR ACUAN

1. UU No.20/2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.2. Higher Education Long Term Strategy 2003.3. Buku Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi terbitan

Dirjen Pendidikan Tinggi tahun 2008.4. Statuta Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.5. Renstra Universitas Sanata Dharma 2008-2012

Page 18: MANUAL MUTU MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL · Menjadi unit Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In) yang independen, transparan, bertanggung jawab dan bermutu 1.2 MISI 1. Menyelenggarakan

Manual Mutu Monevin-USD 17

LAMPIRAN

1. SOP seleksi internal dan pendampingan revisiproposal hibah yang diajukan ke DIKTI

2. SOP seleksi proposal hibah internal USD

3. SOP Monitoring dan Evaluasi Awal Tahun ProgramHibah DIKTI (Visitasi)

4. SOP Monitoring dan Evaluasi Internal Tengah TahunProgram Hibah DIKTI (visitasi)

5. SOP Monitoring dan Evaluasi Internal Akhir TahunProgram Hibah DIKTI (visitasi)

6. SOP Monitoring dan Evaluasi RKA Prodi dan biro/unitUSD (desk evaluation dan monevin akhir)

7. SOP Audit Mutu Akademik Internal (AMAI)

Page 19: MANUAL MUTU MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL · Menjadi unit Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In) yang independen, transparan, bertanggung jawab dan bermutu 1.2 MISI 1. Menyelenggarakan

Manual Mutu Monevin-USD 18

1. SOP SELEKSI INTERNAL DAN PENDAMPINGAN REVISIPROPOSAL HIBAH YANG DIAJUKAN KE DIKTI

a. Seleksi proposal

1) Proposal Hibah DIKTI dikumpulkan ke Rektorat padawaktu yang telah ditentukan (minimal 6 hari kerjasebelum deadline)

2) Tim assesor proposal ditunjuk oleh Wakil Rektor I dimana masing-masing proposal di-review oleh 3 orangyang bukan berasal dari unit pengusul. Tim assesormerupakan anggota pool of assesor. Dalam hal anggotapool of assesor menjadi pengusul Hibah DIKTI makadapat ditunjuk assessor lain oleh Wakil Rektor I

3) Tim Assesor melakukan pertemuan untuk penyamaanpersepsi, pembagian tugas serta penentuan jadual deskevaluation. Masing-masing anggota assesor membacaproposal kemudian memberikan komentar danpenilaian tertulis pada Form 2 yang telah disediakanoleh Tim Monevin

4) Unit pengusul melakukan presentasi di depan TimAssesor proposal diikuti dengan diskusi tanya jawabuntuk penyempurnaan proposal

5) Penentuan unit pengusul yang lolos seleksi internal olehTim Assesor proposal

6) Pengumuman unit pengusul yang lolos seleksi internaloleh Rektor

Page 20: MANUAL MUTU MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL · Menjadi unit Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In) yang independen, transparan, bertanggung jawab dan bermutu 1.2 MISI 1. Menyelenggarakan

Manual Mutu Monevin-USD 19

b. Pendampingan revisi proposal

1) Pendampingan revisi proposal terhadap unitpengusul yang lolos seleksi internal, dilakukan olehanggota assesor yang ditunjuk oleh Wakil Rektor I.Pendampingan ini khususnya dilakukan bagi unitpengusul yang belum pernah lolos Hibah DIKTI.

2) Apabila dalam unit pengusul yang lolos seleksiinternal, tedapat anggota pool of assesor didalamnya, maka pendampingan revisi proposal unittersebut dilakukan oleh anggota pool of assesor yangbersangkutan

Page 21: MANUAL MUTU MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL · Menjadi unit Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In) yang independen, transparan, bertanggung jawab dan bermutu 1.2 MISI 1. Menyelenggarakan

Manual Mutu Monevin-USD 20

2. SOP SELEKSI PROPOSAL HIBAH INTERNAL USD

1) Proposal Hibah Internal dikumpulkan ke Unit/Biro yangmenyelenggarakan Hibah Internal

2) Tim assesor internal ditunjuk oleh pimpinan unit/biropenyelenggara, dengan masing-masing proposal di-review oleh 3 orang

3) Tim Assesor melakukan pertemuan untuk penyamaanpersepsi, pembagian tugas serta penentuan jadual deskevaluation. Masing-masing anggota reviewer membacaproposal kemudian memberikan komentar dan penilaiantertulis pada Form yang telah disediakan

4) Penentuan pengusul yang lolos seleksi oleh Tim reviewerproposal

5) Pengumuman pengusul yang lolos seleksi internal olehKepala unit/biro penyelenggara

Page 22: MANUAL MUTU MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL · Menjadi unit Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In) yang independen, transparan, bertanggung jawab dan bermutu 1.2 MISI 1. Menyelenggarakan

Manual Mutu Monevin-USD 21

3. SOP Monitoring dan Evaluasi Awal Tahun ProgramHibah DIKTI (Visitasi)

1. Tim Monevin melakukan pembekalan terhadap segenapanggota pool of assesor

2. Penunjukan anggota pool of assesor untuk masing-masingProgram Hibah DIKTI yang akan divisitasi. Satu programHibah atau CIC (dalam PHK-I) akan divisitasi oleh 3 oranganggota pool of assesor. Anggota pool of assesor yangbertugas akan dibekali dengan Surat Tugas dari WakilRektor I

3. Anggota pool of assesor masing-masing melakukankoordinasi dengan task Force Program Hibah DIKTI USDyang akan divisitasi. Kesepakatan jadual dilaporkan keTim Monevin USD melalui [email protected] [email protected]

4. Pelaksanaan visitasi ke unit penerima Hibah DIKTI olehanggota pool of assesor sesuai dengan Dokumen MutuMonevin 2010

5. Pembuatan laporan monevin oleh masing-masing pool ofassesor dan direkapitulasi oleh koordinator dandikirimkan ke Tim Monevin melalui secretariat LPM atauemail [email protected]

Page 23: MANUAL MUTU MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL · Menjadi unit Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In) yang independen, transparan, bertanggung jawab dan bermutu 1.2 MISI 1. Menyelenggarakan

Manual Mutu Monevin-USD 22

4. SOP Monitoring dan Evaluasi Internal Tengah TahunProgram Hibah DIKTI (visitasi)

1. Tim Monevin melakukan pembekalan terhadap segenapanggota pool of assesor

2. Penunjukan anggota pool of assesor untuk masing-masingProgram Hibah DIKTI yang akan divisitasi. Satu programHibah atau CIC (dalam PHK-I) akan divisitasi oleh 3 oranganggota pool of assesor. Anggota pool of assesor yangbertugas akan dibekali dengan Surat Tugas dari WakilRektor I

3. Anggota pool of assesor masing-masing melakukankoordinasi dengan task Force Program Hibah DIKTI USDyang akan divisitasi. Kesepakatan jadual dilaporkan ke TimMonevin USD melalui sekretariat LPM atau email [email protected]

4. Pelaksanaan visitasi ke unit penerima Hibah DIKTI olehanggota pool of assesor sesuai dengan Dokumen MutuMonevin 2010

5. Pembuatan laporan monevin oleh masing-masing pool ofassesor dan direkapitulasi oleh koordinator dan dikirimkanke Tim Monevin melalui secretariat LPM atau [email protected]

Page 24: MANUAL MUTU MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL · Menjadi unit Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In) yang independen, transparan, bertanggung jawab dan bermutu 1.2 MISI 1. Menyelenggarakan

Manual Mutu Monevin-USD 23

5. SOP Monitoring dan Evaluasi Internal Akhir TahunProgram Hibah DIKTI (visitasi)

1. Tim Monevin melakukan pembekalan terhadap segenapanggota pool of assesor

2. Penunjukan anggota pool of assesor (sama denganmonevin tengah tahun)

3. Anggota pool of assesor masing-masing melakukankoordinasi dengan task Force Program Hibah DIKTI USDyang akan divisitasi. Kesepakatan jadual dilaporkan ke TimMonevin USD melalui sekretariat LPM atau email [email protected]

4. Pelaksanaan visitasi ke unit penerima Hibah DIKTI olehanggota pool of assesor sesuai dengan Dokumen MutuMonevin 2010

5. Pembuatan laporan monevin oleh masing-masing pool ofassesor dan direkapitulasi oleh koordinator dan dikirimkanke Tim Monevin melalui secretariat LPM atau [email protected]

6. Anggota pool of assesor bertanggung jawab mendampingipembuatan laporan akhir tahun unit penerima Hibah yangakan dikirim ke DIKTI

7. Anggota pool of assesor bertanggung jawab mendampingipembuatan Rencana Impelementasi Program (RIP) bagiprogranm Hibah DIKTI yang masih akan berlanjut di tahunberikutnya

8. Task Force Program Hibah mengirim Ringkasan Eksekutifke Tim Monevin untuk dipublikasikan di websitewww.monevin.usd.ac.id

9. Pembuatan laporan monevin terintegrasi Program HibahDIKTI oleh Tim Monevin

Page 25: MANUAL MUTU MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL · Menjadi unit Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In) yang independen, transparan, bertanggung jawab dan bermutu 1.2 MISI 1. Menyelenggarakan

Manual Mutu Monevin-USD 24

6. SOP Monitoring dan Evaluasi RKA Prodi dan biro/unitUSD (desk evaluation dan monevin akhir)

1. Tim Monevin melakukan pembekalan terhadap segenapanggota pool of assesor terkait dengan Panduan MonevinRKA

2. Penunjukan anggota pool of assessor untuk desk evaluationdan monevin akhir.

3. Dokumen RKA yang diperoleh dari WR2 akan dilakukandesk evaluation oleh segenap pool of assesor pada awaltahun kegiatan

4. Anggota pool of assesor masing-masing melakukankoordinasi dengan Kaprodi USD yang akan divisitasi.Kesepakatan jadual dilaporkan ke Tim Monevin USDmelalui secretariat LPM atau [email protected]

5. Pelaksanaan visitasi ke prodi-prodi USD oleh anggota poolof assesor sesuai dengan Panduan RKA 2008

6. Pembuatan laporan desk evaluation dan monevin akhiroleh masing-masing pool of assesor dikumpulkan melaluisecretariat LPM atau email [email protected]

7. Pelaporan seluruh hasil monevin RKA ke Rektor oleh TimMonevin

Page 26: MANUAL MUTU MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL · Menjadi unit Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In) yang independen, transparan, bertanggung jawab dan bermutu 1.2 MISI 1. Menyelenggarakan

Manual Mutu Monevin-USD 25

7. SOP Audit Mutu Akademik Internal (AMAI)

1. LPM melakukan pembekalan terhadap segenap anggotapool of assesor terkait dengan Panduan AMAI

2. Penunjukan anggota pool of assessor untuk melakukanAMAI pada prodi yang ditunjuk oleh LPM

3. Anggota pool of assesor masing-masing melakukankoordinasi dengan Kaprodi USD yang akan divisitasi.Kesepakatan jadual dilaporkan ke Tim Monevin USDmelalui sekretariat LPM atau email [email protected]

4. Pelaksanaan visitasi ke prodi-prodi USD oleh anggota poolof assesor sesuai dengan Panduan AMAI

5. Pembuatan laporan AMAI oleh masing-masing pool ofassesor dan dikumpulkan melalui sekretariat LPM atauemail [email protected]

6. Pembuatan umpan balik bagi program studi terkait terkaitdengan temuan-temuan AMAI.