Manual Modulo Caja Registradora MV-MC-CR-2008docs.intelisis.com/Descargas/Documentacion/Intel... · ® knowledge management intelisis 2006 v000 f-km-009 24 05 06 modulo caja registradora

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® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2006 V000 F-KM-009 24 05 06

INTELISIS 2008

INTELISIS MÉXICO, D.F. Av. Reforma No. 2654 Col. Lomas Altas, C.P. 11950 Contáctanos Tel: + 52 (55) 50 8112 12 Fax:+ 52 (55) 50 81 12 13 Web Site www.intelisis.com

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MODULO CAJA REGISTRADORA

Edición #1

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Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Versión

2008 Fecha de Emisión 24 / 06 / 2009 Elaboró Araceli Mendoza

Actualizó Saul Luna Revisó Noemi Ramirez Pedro Rodríguez


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INDICE INDICE ................................................................................................................................................ 4 I. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 5

1.1 Objetivo ...................................................................................................................................... 5 II. ACCESO A INTELISIS .................................................................................................................... 5

2.1 Descripción de campos ............................................................................................................. 6 III. ESTRUCTURA DEL ERP .............................................................................................................. 8 IV. MOVIMIENTOS DEL MÓDULO..................................................................................................... 8 V. DESCRIPCIÓN DEL TABLERO DE CONTROL ............................................................................ 9

5.1 Elementos que integran el Tablero de Control ........................................................................ 10 5.1.1 Filtros de Búsqueda .......................................................................................................... 10 5.1.2 Movimientos Realizados ................................................................................................... 10 5.1.3 Agrupación ........................................................................................................................ 10 5.1.4 Formas de Presentación ................................................................................................... 10 5.1.5 Botones de Acceso ........................................................................................................... 10

VI. CONFIGURACIÓN DEL MODULO ............................................................................................. 11 VII. PANTALLA DE CAPTURA ......................................................................................................... 14 VIII. DESCRIPCIÓN DE MOVIMIENTOS ......................................................................................... 23

8.1 Corte de Caja ........................................................................................................................... 23 8.1.1 Clave de afectación ........................................................................................................... 24 8.1.2 Funcionalidad .................................................................................................................... 24 8.1.3 Afectación del movimiento ................................................................................................ 24

8.2 Corte de Caja Central .............................................................................................................. 25 8.2.1 Clave de afectación ........................................................................................................... 25 8.2.2 Funcionalidad .................................................................................................................... 25 8.2.3 Pantalla de Captura .......................................................................................................... 25 8.2.4 Afectación del movimiento ................................................................................................ 26

IX. EXPLORADORES ....................................................................................................................... 27 9.1 Descripción de la ventana Explorador ..................................................................................... 27

9.1.1 Barra de Herramientas ...................................................................................................... 28 9.1.2 Filtros de Búsqueda .......................................................................................................... 28

9.2 Exploradores del Módulo ......................................................................................................... 32 9.2.1 Movimientos ...................................................................................................................... 32 9.2.2 Movimientos (Detalle) ....................................................................................................... 32

Anexo 1 – Flujo de los Movimientos de Cajas Registradoras ........................................................... 34 Anexo 2 – Claves de Afectación de los Movimientos de Cajas Registradoras ................................ 37 TABLA DE IMAGENES ..................................................................................................................... 38 GLOSARIO Y SIGLAS ...................................................................................................................... 39

MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS

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CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN: FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:

No. de REVISIÓN: HOJA:

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I. INTRODUCCIÓN El Módulo de Cajas Registradoras se utiliza para Administrar la información y actividades involucradas en la comercialización y control de productos y servicios, que distribuye o presta una empresa, tales como: ventas, transferencias, ingresos, servicios.

Entre las ventajas que proporciona el módulo de Cajas Registradoras se encuentran:

Manejo fácil y seguro de las transacciones de comercialización. Administra la operación de los movimientos que generan ingresos y reingresos a la

empresa. Control de ingresos y reingresos y las características de cada uno de ellos. Facilita el registro de ingresos y devoluciones agilizando la operación y tiempo de respuesta.

Facilita la consulta rápida de los movimientos que involucran la comercialización a través de reportes específicos, los cuales reflejan el comportamiento diario de esta

actividad. Permite transportar datos a Excel® y Acrobat®.

Los datos de entrada serán aquellos que provienen directamente de los vendedores y cajeros.

1.1 Objetivo Proporcionar un control de todas las ventas generadas en la empresa, a través de la captura de información veraz, que permita tomar decisiones rápidas y eficaces para un mejor manejo del dinero.

II. ACCESO A INTELISIS Seleccione el Icono de Acceso directo a Intelisis.

Imagen 1 – Icono Intelisis. En la ventana Acceso Intelisis registre los siguientes datos.


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2.1 Descripción de campos

• USUARIO: Registre el nombre de usuario correspondiente. • CONTRASEÑA: Ingrese la contraseña

Imagen 2 – Acceso Intelisis.

USUARIO CONTRASEÑA

DEMO DEMO NOTA: Se puede utilizar este usuario y contraseña, sin embargo es necesario que el administrador del sistema establezca permisos, roles y usuarios adecuados.

• EMPRESA: Seleccione la Empresa Correspondiente


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Imagen 3 – Selección de empresa.

• SUCURSAL: Seleccione el número de sucursal correspondiente.

Imagen 4 – Selección de sucursal.

Presione el botón


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Imagen 5 – Ejemplo Acceso Intelisis.

III. ESTRUCTURA DEL ERP

Imagen 6 – Pantalla Principal Intelisis. La estructura del ERP esta dada por Menús, Módulos y Movimientos. Cuentas: Se refiere a los diferentes catálogos de información con los que cuenta Intelisis. P. ej. Artículos, Personal, Proveedores, etc. Módulos: Son las diferentes áreas que conforman una empresa y que controlan una serie de operaciones vitales e interrelacionadas. P. ej. Ventas, Inventarios, Compras, Cuentas por Pagar, Recursos Humanos, etc. Movimientos: Son las operaciones que realizan los módulos. P. ej. Pedido, Factura, Transferencia, Gasto, etc.

IV. MOVIMIENTOS DEL MÓDULO Movimientos del módulo de Cajas Registradoras son:

• Corte de Caja • Corte Central de Caja


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V. DESCRIPCIÓN DEL TABLERO DE CONTROL

1. Para acceder al tablero de control ir a:

Menú Principal /Procesos / Módulo de Sistema

2. Se abrirá el tablero de control.

Imagen 7 – Tablero de Control Gastos.

Después de acceder a la ruta antes indicada la primera pantalla que aparecerá será, el Tablero de Control. NOTA: Para efectos de Ejemplo, se seleccionó el Módulo de Gastos, lo mismo aplica para cualquier otro módulo. La barra azul de la pantalla es la Barra de Título, la cual indica el nombre de la ventana y el módulo al cual pertenece el tablero de control. Al desplegarse el Tablero de Control se mostraran todos aquellos movimientos que se han ejecutado dentro del módulo. De acuerdo a las necesidades del usuario para ver la información el tablero le permitirá solicitar información específica por medio de sus filtros de búsqueda, los cuales ofrecen varias alternativas para mostrar dicha información, o bien el usuario puede configurar una vista en el tablero de control de acuerdo a los datos que desee observar.


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5.1 Elementos que integran el Tablero de Control A continuación se mencionarán las partes que integran el tablero: 5.1.1 Filtros de Búsqueda.- Facilita la búsqueda de registros que contengan la(s) letra(s) o caracteres que usted indique en esta campo, por lo que el resultado de la búsqueda estará en función de los caracteres que se capturen en dicho filtro. 5.1.2 Movimientos Realizados.- Además de mostrar la información de movimientos realizados cuenta con un menú secundario que aparece al presionar el botón derecho del Mouse sobre esta área. 5.1.3 Agrupación.- está integrado por un conjunto de carpetas que dependiendo el tipo de personal registrado en el sistema se crean las mismos. Los movimientos registrados (X) personal se concentraran el la carpeta correspondiente. Se considera al agrupador un filtro más de búsqueda de movimientos.

5.1.4 Formas de Presentación ICONO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Actualizar Al presionar este botón se actualiza la información generada en el

sistema.

Iconos grandes Indica al tablero generar una vista de la información en forma de

botones grandes.

Iconos pequeños Vista de Información con Botones Pequeños. Al presionar este icono el tablero desplegara la información en forma de botones pequeños.

Vista con detalles

Le indica al tablero mostrar la información de los movimientos y sus detalles en forma de lista.

Crear o modificar plantillas

Permite crear plantillas o modificar las existentes.

5.1.5 Botones de Acceso

BOTÓN DESCRIPCIÓN

Con este botón podrá consultar la información detallada de cada uno de los movimientos o en su caso dar su continuidad para concluirlo al hacer clic en él.

Al presionar este botón podrá iniciar el proceso para registrar un nuevo movimiento de un cliente en específico, para aumentar o disminuir la cuenta por pagar de este.

Al presionar este botón se cerrara la pantalla del tablero de control automáticamente.


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Permite utilizar una plantilla ya creada para la realización del movimiento.

VI. CONFIGURACIÓN DEL MODULO La configuración del Módulo de Cajas Registradoras es de vital importancia ya que en ella radica la operación correcta de cada una de las funcionalidades y su interacción en el proceso, por lo cual se debe de poner énfasis en que la configuración cumpla con las características necesarias para la operación optima del Módulo considerando todos los factores que se involucran en las actividades diarias de comercialización del negocio.

Menú General / Configurar / Empresas /<Seleccionar la Empresa>/ Menú Edición /<Selecciona Configuración General>

Activa el Chec “Módulo Cajas Registradoras” para habilitar dicho módulo en la barra de Menús, en caso de no seleccionarlo no aparecerá en el menú de procesos y no ser afectado.

Imagen 8 – Configuración General


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Una vez activado el chec presiona le botón e ingresa a la siguiente ruta.

Menú General / Configurar / Empresas /<Seleccionar la Empresa>/

Menú Edición /<Selecciona Configuración Módulos>/ <Carpeta Caja Registradora>

La pantalla muestra varias funcionalidades las cuales son configurables de acuerdo a las necesidades de la empresa. Activa los chec para habilitar las funcionalidades en el Módulo de Cajas Registradoras de acuerdo a los requerimientos.

Imagen 9 – Configuración Módulos


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CAMPO DESCRIPCIÓN Acreedor (Gastos) Selecciona el acreedor predeterminado para el control de gastos.

Forma de Pago (Gastos)

Indica la forma de pago para cubrir los gastos incurridos efectivo, cheque, cobro, deposito.

Clasificación (Gastos)

Selecciona a que categoría pertenecen los gastos.

Cortes Cajas Centrales Máximo

por día

Registra el número de corte de Caja centrales autorizados a realizar durante el día.

Validar Corte Caja a Saldo Cero

Verifica que la caja se encuentre con saldo en ceros para permitir afectar el movimiento, enviando un mensaje de alerta el cual indica “La Caja no puede quedar con saldo después del corte Caja X”.

Validar Folio Verifica que al Corte de Caja o Corte de Caja Central según corresponda se le asigne un número al enviar un número de folio para identificarlo, evitando que se afecte el movimiento al enviar un mensaje de alerta el cual indica “Falta indicar el Folio Movimiento: Corte Caja”

Afectar Automáticamente

al Recibir Sucursal

Al activar este chec el sistema afecta los movimientos que envían las sucursales a la matriz cambiando su estatus a Concluido.

Cerrar día Automáticamente

al Recibir Sucursal

Realiza el cierre automático del día al recibir la información de la sucursal; cambia la fecha de trabajo al día siguiente.

Prestamos Generan Cuentas

por Cobrar

Al capturar un movimiento de Préstamo en la carpeta llamada Cajas ubicada en el detalle de la pantalla de captura y afecta el movimiento el sistema genera automáticamente el movimiento Nota de Cargo en el Módulo Cuentas por Cobrar.

Descripción Extra (Venta)

Al activar este chec el sistema abre un campo adicional llamado Descripción Extra en las carpetas llamadas Ventas Contado y Ventas Crédito en las cuales se registran algunas características especiales del artículo u observaciones.

Precio Venta Al activar este chec el sistema abre un campo adicional llamado Precio en las carpetas Ventas Contado y Ventas Crédito el cual presenta automáticamente el precio de venta del artículo.

Sugerir Precio del Artículo

Al activar este chec el sistema abre un campo adicional llamado Precio en las carpetas Ventas Contado y Ventas Crédito.

Descuento Línea (Venta)

Al activar este chec el sistema abre un campo adicional llamado Descuento Línea en la carpeta Ventas Contado en el cual se indica el porcentaje de descuento autorizado al cliente.

Sugerir Descuento del Cliente

Al activar este chec el sistema abre un campo adicional llamado Descuento en la carpeta Ventas Contado.

Múltiples Vendedores

Este chec permite el manejo simultáneo del sistema de varios vendedores.

Atención a Clientes Al estar prendido el chec el sistema una carpeta adicional llamada Atención a Clientes en la cual se registran movimientos como quejas, sugerencias, reportes, etc.


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Inventario Físico Activo el sistema abre una carpeta adicional llamada Inventario Físico para el registro de las existencias de mercancías

Caja Activo el sistema abre una carpeta adicional llamada Caja en la cual se registran cada una de las operaciones de las cuentas de dinero.

Movimientos Crédito

Activo el sistema abre una carpeta adicional llamada Atención a Clientes.

Transferencias Al activar este chec el sistema habilita una carpeta adicional llamada Transferencias en donde se registran los movimientos de artículos entre almacenes ó bien el movimiento de fondos entre cajas o cuentas de dinero.

VII. PANTALLA DE CAPTURA

Para ingresar a la pantalla de Captura debemos seguir la siguiente ruta:

Menú Principal /Procesos / Módulo de Cajas Registradoras / Nuevo

Imagen 10 – Ruta para el Módulo de Cajas Registradoras.

Aparecerá el Tablero de Control, le damos clic en el botón Nuevo.


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Imagen 11 – Tablero de Control.

La pantalla de captura de los movimientos esta integrada por capetas y se divide en dos niveles: la parte del Encabezado y la del Detalle.

Imagen 12 –Pantalla Captura Cajas Registradoras.

La pantalla deberá llenarse con la información requerida para la realización de los movimientos, introduciendo los datos necesarios en los campos y en las carpetas correspondientes de acuerdo a las necesidades de operación. Para el Encabezado:


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NOMBRE DESCRIPCIÓN Movimiento Campo que indica el movimiento a realizar dentro del modulo correspondiente. Proyecto Campo para seleccionar el proyecto que está relacionado al movimiento o las personas

que se están contratando UEN La Unidad Estratégica de Negocios es un clasificador el cual ayuda a dividir a una

empresa en áreas, departamentos, zonas, etc. de acuerdo a criterios de una planeación estratégica.

Moneda Establece el tipo de moneda con la que se realizará el movimiento. Fecha emisión Indica la fecha en que se origino el movimiento, generalmente aparece

automáticamente la fecha local o del Servidor. Caja Establece la cuenta de dinero (número de caja) en la que se ingresará el movimiento. Folio Capturar el número de folio asociado al vendedor. Agente/Cajero Personal que puede desempeñar distintos roles definidos o actividades sin ser únicas o

especificas, Cajero para este caso. De la Fecha/Hora Indica la Fecha y Hora en la que inicio la jornada de trabajo el cajero. A la Fecha/Hora Indica la Fecha y Hora en que finalizo su turno el cajero. Concepto Establece la razón/justificación por la cual se origina el movimiento. Referencia Indica cualquier concepto asociado al movimiento (p.ej. números de cuenta, folio de

cheques, etc.). Observaciones Son anotaciones estándar que se podrán agregar a los movimientos. En el Detalle de la pantalla se presentan nueve carpetas las cuales son configurables de acuerdo a las necesidades de la empresa.

a) VENTAS CONTADO La carpeta Ventas Contado se utiliza para registrar la comercialización de artículos de pago inmediato (contado).

Imagen 13 – Detalle Ventas Contado


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NOMBRE DESCRIPCIÓN

Artículo /Departamento Selecciona con ayuda del asistente el artículo que corresponda.

No. De operaciones

Indica el número de operaciones realizadas en un departamento.

Cantidad Registra la cantidad de artículos vendidos. Precio Registra el precio unitario del artículo. % Desc Es la cantidad de descuento que se aplica en la venta expresada en porcentaje. Importe Indica el importe total de los artículos requeridos. Descripción Extra Campo abierto para registrar alguna característica específica de los artículos u

observación adicional. Almacén Selecciona el almacén en el cual se encuentran los artículos requeridos. Cliente Selecciona el código y nombre del cliente con el cual se realizara la transacción. Nota: Si se cuenta con Caja Registradora en sucursales la información es transmitida al finalizar el día por lo que se refleja automáticamente en el módulo de Cajas Registradoras y ya no es necesario capturarla.

b) COBROS CONTADO La carpeta llamada Cobros Contado se utiliza para registrar y controlar los ingresos de las ventas realizadas a los clientes que efectuaron el pago de inmediato (Contado).

Imagen 14 – Detalle Cobros Contado


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NOMBRE DESCRIPCIÓN

Forma de Pago Selecciona la forma en que se realizó el pago: efectivo, cheque, tarjeta de crédito, etc.Referencia Registra el código de identificación del movimiento.Importe Indica el importe que ingreso a la caja por cada movimiento.Caja / Banco Muestra el número de caja que realizo el movimiento.Moneda Indica el tipo de moneda en la que se realizo el cobro.Tipo Cambio Indica el tipo de cambio al cual se realizo el cobro (en caso de moneda extranjera).Cliente Selecciona el código y nombre del cliente con el cual se realizo la transacción

comercial.

c) VENTAS CREDITO La carpeta Ventas Crédito se utiliza para registrar la comercialización de artículos cuyo pago se hará en un plazo específico mediante condiciones previamente establecidas.

Imagen 15 – Detalle Ventas Crédito

NOMBRE DESCRIPCIÓN

Artículo /Departamento Selecciona con ayuda del asistente el artículo que corresponda.

No. De operaciones

Indica el número de operaciones realizadas en un departamento.

Cantidad Registra la cantidad de artículos vendidos. Precio Registra el precio unitario del artículo. % Desc Es la cantidad de descuento que se aplica en la venta expresada en porcentaje. Importe Indica el importe total de los artículos requeridos. Descripción Extra Campo abierto para registrar alguna característica específica de los artículos u

observación adicional. Almacén Selecciona el almacén en el cual se encuentran los artículos requeridos. Cliente Selecciona el código y nombre del cliente con el cual se realizara la transacción. Sucursal Campo para seleccionar el número de la sucursal donde se está realizando el

movimiento.


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d) COBROS CREDITO

La carpeta llamada Cobros Crédito se utiliza para registrar y controlar los ingresos de las ventas realizadas a los clientes que cuentan con una línea de crédito autorizada.

NOMBRE DESCRIPCIÓN Forma de Pago Selecciona la forma en que se realizó el pago: efectivo, cheque, tarjeta de crédito, etc.Referencia Registra el código de identificación del movimiento.Importe Indica el importe que ingreso a la caja por cada movimiento.Moneda Indica el tipo de moneda en la que se realizo el cobro.Tipo Cambio Indica el tipo de cambio al cual se realizo el cobro (en caso de moneda extranjera).Cliente Selecciona el código y nombre del cliente con el cual se realizo la transacción

comercial. Sucursal Campo para seleccionar el número de la sucursal donde se está realizando el

movimiento. Vencimiento Indica la fecha en la cual el cumplimiento del plazo de la deuda expira, para

ser pagada por el cliente.

Imagen 16 – Detalle Cobro Crédito

e) VENDEDORES

En esta carpeta se registran y controlan las operaciones realizadas por cada vendedor así como el importe de sus ventas.


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NOMBRE DESCRIPCIÓN

Agente Selecciona al vendedor que realiza la venta. Nombre Al seleccionar al Agente el sistema registra automáticamente el nombre del vendedor. No. Operaciones Registra el número de operaciones que realizo el vendedor. Cantidad Registra la cantidad de artículos vendidos. Importe Registra el importe total de las ventas.

Imagen 17 – Detalle Vendedores

f) CAJA

En la carpeta Caja se registran cada una de las transacciones realizadas a una cuenta de dinero, administrando la operación de los movimientos que generan ingresos o egresos a la empresa y las características de cada uno de ellos.

NOMBRE DESCRIPCIÓN Movimiento Presenta el movimiento por el cual ingresa dinero a la caja. (Fondo Inicial, Recolección,

Deposito, etc.). Concepto Establece la razón/justificación por la cual se origina el movimiento. Forma de Pago Selecciona la forma en que se realizo el pago: efectivo, cheque, tarjeta de crédito, etc. Referencia Registra el código de identificación del movimiento. Importe Indica el importe total que ingreso a la caja por cada movimiento. Caja / Banco Muestra el número de caja que realizo el movimiento. Moneda Indica el tipo de moneda en la que se realizo el cobro. Tipo Cambio Indica el tipo de cambio al cual se realizo el cobro (en caso de moneda extranjera).


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Imagen 18 – Detalle Caja

g) TRANSFERENCIA La carpeta llamada Transferencia se utiliza para registrar y controlar el traslado de artículos en almacenes de la misma sucursal y/o traslado de dinero entre cajas o cuentas bancarias afectando las existencias de los almacenes en el Módulo de Inventarios y/o el saldo en el Módulo de Tesorería respectivamente.

NOMBRE DESCRIPCIÓN Artículo Selecciona con ayuda del asistente el artículo a transferir Cantidad Registra el número de artículos que se requiere trasladar. Almacén Origen Selecciona el almacén del cual van a salir los artículos. Almacén Destino Selecciona el almacén al cual ingresaran los artículos.

Imagen 19 - Detalle Transferencias


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h) INVENTARIO FÍSICO La carpeta llamada Inventario Físico se utiliza para registrar la cantidad disponible por artículo con que cuenta el vendedor, en caso de contar con CR en sucursales esta información es transmitida a Intelisis al finalizar el día, por lo que aparecerá en forma automática en el módulo de Cajas Registradoras.

NOMBRE DESCRIPCIÓN Artículo Selecciona con ayuda del asistente el artículo a transferir. Descripción El sistema lo da por default al seleccionar el campo Artículo.Cantidad Registra el número de artículos que se requiere trasladar.

Imagen 20 – Detalle Inventario Físico

i) ATENCIÓN A CLIENTES La carpeta Atención a Clientes es de carácter informativo y permite conocer y evaluar el grado de satisfacción y de desempeño por parte de la Empresa (empleados, productos, servicios). El Proceso está compuesto por movimientos pre-configurados en donde se pueden capturar quejas, sugerencias, reportes, dudas, bitácoras, minutas, entre otros.

NOMBRE DESCRIPCIÓN Movimiento Selecciona el movimiento que corresponda, el sistema sugiere: Queja, Sugerencia,

Comentario, Reporte, Problema, Solución. Cliente Selecciona el Código de identificación del cliente. Contacto Registra el nombre de la persona que requiere el movimiento. Teléfono Registra el número telefónico en el cual se localiza al contacto para cualquier

comentario o aclaración. Título Campo abierto para registrar el tema a tratar en el movimiento.


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Imagen 21 – Detalle Atención a Clientes

VIII. DESCRIPCIÓN DE MOVIMIENTOS A continuación se detalla la funcionalidad de los movimientos a realizar en este módulo.

Menú Principal/ Procesos/ Caja Registradora / Nuevo/ Seleccione el movimiento a realizar

8.1 Corte de Caja

Imagen 22 – Pantalla Corte Caja


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8.1.1 Clave de afectación CR.C

8.1.2 Funcionalidad El movimiento Corte Caja consiste en verificar que el dinero existente en el cajón o caja fuerte corresponda a las ventas realizadas en una caja específica y genera los siguientes movimientos en el Módulo de Tesorería: Recolección, Depósito de Tienda, Ingreso, Fondo Inicial, Sobrante Caja, Faltante Caja etc. De acuerdo al tipo de movimientos realizados durante el día directamente del Módulo de Cajas Registradoras o bien a través de la CR en Sucursales.

8.1.3 Afectación del movimiento Al afectar el movimiento Corte Caja cambia a estatus “Concluido”, generando automáticamente una Serie de movimientos en los Modulo de Tesorería y Ventas de acuerdo a los movimientos realizados durante el día en la caja.

Imagen 23 – Posición de Movimiento Corte de Caja

NOTA: La información recibida en el Módulo de Cajas Registradoras desde la CR en sucursales tiene estatus Concluido.


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8.2 Corte de Caja Central

Imagen 24 – Pantalla Corte Caja Central

8.2.1 Clave de afectación CR.2

8.2.2 Funcionalidad Este Movimiento permite concentrar la información de cada una de las cajas que operaron durante el día, presentando el total de las ventas e ingresos de la sucursal. El movimiento Corte Caja Central genera los movimientos Solicitud Depósito y Egreso en el Módulo de Tesorería.

8.2.3 Pantalla de Captura A diferencia del Movimiento Corte Caja, el movimiento Corte Caja Central solo emplea la Carpeta llamada Cajas ubicada en el Detalle cómo se muestra a continuación.


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Imagen 25 – Detalle Caja Corte de Caja Central

8.2.4 Afectación del movimiento Al afectar

el movimiento Corte Caja Central cambia de estatus a “Concluido” En el módulo de

Tesorería se genera automáticamente la Solicitud Depósito y un movimiento de Egreso.

Imagen 26 – Posición del Movimiento Corte de Caja Central


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IX. EXPLORADORES Los Exploradores, son reportes que permiten al usuario consultar información generada por los movimientos de las Cajas Registradoras de manera dinámica, ocupando los filtros de búsqueda para presentar la información más detallada, precisa y de acuerdo a las necesidades de quien realiza la exploración.

Menú Principal /Exploradores / Módulo Cajas Registradoras / Seleccionar el explorador deseado

NOTA: Se debe considerar que la ruta de acceso es igual para cada uno de ellos. A continuación se detalla la funcionalidad de los exploradores de este módulo.

9.1 Descripción de la ventana Explorador En la siguiente imagen se presentan las partes principales de un explorador, las cuales se detallarán a continuación:

Imagen 27 – Partes del Explorador.

Barra de Herramientas

Filtros de Búsqueda

Área de Datos


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9.1.1 Barra de Herramientas A continuación se describe la funcionalidad de los botones de la barra de herramientas:

BOTÓN DESCRIPCIÓN

Permite cerrar la ventana del explorador.

Imprime los datos presentados en el explorador a la(s) impresora(s) configurada.

Muestra la vista preeliminar del explorador.

Traslada los datos mostrados en el explorador a una hoja de Microsoft Excel.

Muestra las propiedades del movimiento seleccionado.

Abre la ventana de Información del Acreedor.

Permite personalizar la vista del explorador.

9.1.2 Filtros de Búsqueda a) Buscar

Imagen 28 – Filtro Buscar

Facilita la búsqueda de registros que contengan la(s) letra(s) o caracteres que usted indique en este campo, por lo que el resultado de la búsqueda estará en función de los caracteres que se capturen en dicho filtro. Para buscar registros que empiecen con uno o varios caracteres, captúrelos en el campo del Filtro y oprima <Enter>. Puede utilizar el comodín asterisco (*) que le ayuda a considerar cualquier carácter (letra o número) en el orden que lo coloque, es decir al principio, en medio o al final de la cadena. Por ejemplo: Si teclea CTE* aparecerán elementos como: CTE0001, CTE0002, etc. Para regresar a la vista original, borre el campo del Filtro y teclee <Enter>.


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b) Estatus Este filtro se utiliza para desplegar solo aquellos movimientos cuyo estatus sea el que se indico en este campo. Cada movimiento puede tener estatus diferente. Al seleccionar el botón se desplegarán todas las posiciones que contempla el sistema de los movimientos para visualizarse en el cuerpo de la pantalla:

Concluidos, Se muestran aquellos movimientos que ya terminaron su proceso dentro del módulo se distinguen porque se marcan con el icono el cual se antepone automáticamente en el nombre del movimiento que se desglosan en el cuerpo de la pantalla. Cancelados, Se muestran aquellos movimientos que fueron eliminados antes de concluir su proceso por alguna razón dentro del módulo, se marca automáticamente con el icono anteponiéndose al inicio del nombre del movimiento que se desglosa en el cuerpo de la pantalla.

Imagen 29 – Filtro Estatus

c) Situación Este filtro permite seleccionar los movimientos que se encuentren con una situación determinada, siempre y cuando este dada de alta en la configuración del sistema y existan movimientos con este tipo de cambio (p.ej. Por Autorizar, Autorizados, etc.).

Imagen 30 – Filtro Situación

d) Fecha

Imagen 31 – Filtro Fecha

Con este filtro se podrá indicar que se muestren los movimientos que ya han sido concluidos o que están por concluirse. Este campo cuenta con varias alternativas para poder visualizar la información en el cuerpo de la pantalla:

a) Todo. Muestra todos los movimientos del modulo que contemplan fecha de vencimiento.

b) Vigente. Muestra todos aquellos movimientos que se encuentran dentro del periodo establecido antes de su fecha de vencimiento.


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c) Vencido. Muestra todos aquellos movimientos que ya sobrepasaron con la fecha establecida.

d) Hoy. Muestra aquellos movimientos del día. e) Ayer. Muestra aquellos movimientos que se vencieron el día anterior. f) Mañana. Muestra aquellos movimientos que están por vencerse al día siguiente. g) Esta Semana. Muestra aquellos movimientos que se vencieron durante los días de

operación dependiendo de la fecha de hoy, es la que considera el sistema. h) Semana Pasada. Muestra los movimientos que se vencieron durante los 7 días

anteriores de la fecha de hoy. i) Semana Próxima. Muestra aquellos movimientos que están por vencerse durante los

próximos siete días de la fecha de hoy. j) Este Mes. Muestra aquellos movimientos que están por vencerse y ya han sido

vencidos, durante el mes activo en el que se esta operando. k) Mes Móvil. Se muestra aquellos movimientos que se han vencido contemplando un

rango determinado la fecha del día de hoy y la fecha del mes pasado, por ejemplo, entre hoy 25 de septiembre y 25 de agosto del mismo año.

l) Mes Pasado. Se muestra aquellos movimientos que se vencieron el mes anterior en el que estamos trabajando.

m) Mes próximo. Se muestra aquellos movimientos que se vencerán el mes posterior en el que estamos trabajando.

n) Este año. Se muestra todos aquellos movimientos que ya han sido vencidos y que están por vencerse, cuyo periodo es el año activo en el que estamos trabajando.

o) Año Móvil. Se muestra aquellos movimientos vencidos, contemplan la fecha de hoy y la de hace un año.

p) Año Pasado. Se muestra aquellos movimientos vencidos, anteriores al año en el que estamos trabajando.

q) Año próximo. Se muestra aquellos movimientos que se vencerán el año posterior en el que se esta trabajando.

r) Específica. Se muestra aquellos movimientos que se han vencido o se vencerán de acuerdo a una fecha indicada. Al seleccionar esta opción se repliega la siguiente pantalla que indica el periodo deseado a visualizar.

Imagen 32 – Fecha Específica


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e) Moneda

Imagen 33 – Filtro Moneda

Este filtro permite seleccionar los movimientos que se hayan realizado con una moneda determinada, siempre y cuando este dada de alta en la configuración del sistema y existan movimientos con este tipo de cambio. f) Usuario

Imagen 34 – Filtro Usuario

Este filtro se utiliza para ordenarle al Tablero de Control que muestre solo los movimientos originados por un usuario específico o en su caso de todos, con apoyo del botón se enlista todos aquellos que están registrados en el sistema.

g) Sucursal

Imagen 35 – Filtro Sucursal

Se utiliza para indicarle al tablero de control la sucursal especifica de la cual se desean ver sus movimientos, considerando que la matriz es quien le da el seguimiento especial para concluirse los mismos, siendo esta, quien, concentra todas las acciones de todas las sucursales dentro de este modulo, o en su caso se podrá visualizar a su vez todas las sucursales activas registradas en el Sistema. f) UEN

Imagen 36 – Filtro UEN

Este filtro se utiliza para ordenarle al Tablero de Control que muestre solo los movimientos que estén asociados a esta Unidad Estratégica de Negocios.


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9.2 Exploradores del Módulo

Movimientos Movimientos (Detalle)

9.2.1 Movimientos Este explorador refleja los movimientos realizados en este módulo definido a través de la siguiente información: fecha de emisión, número de caja y cajero.

Imagen 37 – Explorador Movimientos

9.2.2 Movimientos (Detalle) Este explorador desglosa los datos de cada partida involucrada en el modulo de Cajas Registradoras con la diferencia de que también presenta información recolectada a nivel detalle mostrando la siguiente información:

• Fecha de Emisión • Caja • Cajero • Caja/Banco • Referencia • Forma de Pago • Importe Neto


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Imagen 38 – Explorador Movimientos (Detalles)


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Anexo 1 – Flujo de los Movimientos de Cajas Registradoras


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Anexo 2 – Claves de Afectación de los Movimientos de Cajas Registradoras

MOVIMIENTO CLAVE DE AFECTACIÓN

Corte de Caja CR.C Corte de Caja Central CR.Z


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TABLA DE IMAGENES Imagen 1 – Icono Intelisis. ................................................................................................................... 5 Imagen 2 – Acceso Intelisis. ................................................................................................................ 6 Imagen 3 – Selección de empresa. ..................................................................................................... 7 Imagen 4 – Selección de sucursal. ..................................................................................................... 7 Imagen 5 – Ejemplo Acceso Intelisis. ................................................................................................. 8 Imagen 6 – Pantalla Principal Intelisis. ............................................................................................... 8 Imagen 7 – Tablero de Control Gastos. .............................................................................................. 9 Imagen 8 – Configuración General ................................................................................................... 11 Imagen 9 – Configuración Módulos .................................................................................................. 12 Imagen 10 – Ruta para el Módulo de Cajas Registradoras. ............................................................. 14 Imagen 11 – Tablero de Control. ....................................................................................................... 15 Imagen 12 –Pantalla Captura Cajas Registradoras. ......................................................................... 15 Imagen 13 – Detalle Ventas Contado ............................................................................................... 16 Imagen 14 – Detalle Cobros Contado ............................................................................................... 17 Imagen 15 – Detalle Ventas Crédito ................................................................................................. 18 Imagen 16 – Detalle Cobro Crédito ................................................................................................... 19 Imagen 17 – Detalle Vendedores ...................................................................................................... 20 Imagen 18 – Detalle Caja .................................................................................................................. 21 Imagen 19 - Detalle Transferencias .................................................................................................. 21 Imagen 20 – Detalle Inventario Físico ............................................................................................... 22 Imagen 21 – Detalle Atención a Clientes .......................................................................................... 23 Imagen 22 – Pantalla Corte Caja ...................................................................................................... 23 Imagen 23 – Posición de Movimiento Corte de Caja ........................................................................ 24 Imagen 24 – Pantalla Corte Caja Central ......................................................................................... 25 Imagen 25 – Detalle Caja Corte de Caja Central .............................................................................. 26 Imagen 26 – Posición del Movimiento Corte de Caja Central .......................................................... 26 Imagen 27 – Partes del Explorador. .................................................................................................. 27 Imagen 28 – Filtro Buscar ................................................................................................................. 28 Imagen 29 – Filtro Estatus ................................................................................................................ 29 Imagen 30 – Filtro Situación .............................................................................................................. 29 Imagen 31 – Filtro Fecha .................................................................................................................. 29 Imagen 32 – Fecha Específica .......................................................................................................... 30 Imagen 33 – Filtro Moneda ............................................................................................................... 31 Imagen 35 – Filtro Sucursal .............................................................................................................. 31 Imagen 36 – Filtro UEN ..................................................................................................................... 31 Imagen 37 – Explorador Movimientos ............................................................................................... 32 Imagen 38 – Explorador Movimientos (Detalles) .............................................................................. 33


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GLOSARIO Y SIGLAS

CONCEPTO SIGNIFICADO

Acreedor Individuo que tiene derecho a que se le satisfaga una deuda.

Activo Fijo Conjunto de bienes o derechos de los que es titular la empresa, y que se espera que permanezca en su estructura productiva un periodo de tiempo superior al ejercicio económico. Es ejemplo de Activo fijo, el Inmovilizado de la empresa.

Cargo Del importe de su saldo deudor, que representa el derecho de la entidad a exigir de los suscriptores de títulos de crédito a favor de la entidad el pago de los mismos, derivados de la venta a crédito de conceptos distintos de las mercancías o a la prestación de servicios

Costo Es el consumo de bienes y de servicios efectuados para lograr la venta de productos, mercaderías o servicios.

Depreciación Pérdida de valor de una cosa por el simple hecho de su uso cotidiano o del paso del tiempo.

Deudor Que debe, o está obligado a satisfacer una deuda. Dicho de una cuenta: Que en su debe hay que anotar una cantidad.

Egreso Disminución del patrimonio en virtud de gastos o pérdidas, sin que haya necesidad de una salida material.

Flujo Representación de una sucesión de hechos u operaciones en un sistema.

Gasto Todo pago u obligación imputable al período en que se contraiga, mientras no tenga la consideración de activo.

Impuesto Según el Código Fiscal de la Federación, son las prestaciones en dinero o en especie que el Estado fija unilateralmente y con carácter de obligatorio a todos aquellos individuos cuya situación coincida con la marcada por la Ley.

ISR Impuesto sobre la Renta; Tributación progresiva sobre las utilidades.

IVA Impuesto al Valor Agregado; Tributación sobre el valor agregado que se da a un producto a servicio.

Ingreso Significa un aumento al patrimonio por ganancia o producto.

Institución Bancaria Conjunto de instituciones financieras privadas que tienen como función principal la recepción de depósitos y el desembolso de préstamos a corto plazo.

Presupuesto Cómputo anticipado del coste de una obra o de los gastos y rentas de una corporación. Cantidad de dinero calculado para hacer frente a los gastos generales de la vida cotidiana, de un viaje, etc.

Prorrateo Cuota proporcional que toca a uno de lo que se reparte entre varios.


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Provisiones Surgen como consecuencia de cargos ciertos de cálculo exacto, que deben gravitar en los resultados del ejercicio, pero no constituyen obligaciones exigibles a la fecha del balance. Las características son: son la contrapartida de resultados negativos ciertos, se encuentran devengados en el período. Se distinguen de las deudas, en que éstas son obligaciones ciertas presentas y las provisiones son obligaciones ciertas futuras.

Retención Parte o totalidad retenida de un sueldo, salario u otro haber. Descuento que se practica sobre un pago para la satisfacción de una deuda tributaria.

Responsable Obligado a responder de algo o por alguien.

Saldo Cantidad positiva o negativa que resulta de una cuenta. Pago o finiquito de deuda u obligación. Es la diferencia de las sumas de lo anotado en el Debe con las sumas de lo anotado en el Haber.

UEN Unidad Estratégica de Negocios; es un clasificador el cual ayuda a dividir a una empresa en áreas, departamentos, zonas, etc. De acuerdo a criterios de una planeación estratégica.

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