Manual Microsoft Project 2003 2007 2010

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Antonio Molina C. MANUAL MS-PROJECT 2003-2007-2010

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Curso Ms-Project

Antonio Molina Campos, Constructor Civil

Magister en Ingeniera Industrial

Universidad del Bo-Bo - Concepcin - Chile

[email protected] [email protected]

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Curso Ms-Project

Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Civil. Magister en Ingeniera Industrial UBB Hoja 2

ndice

Pg.

Introduccin. 5

1. Adaptar Microsoft Project a la empresa. 6 2. Pasos para programar el Proyecto. 13 3. Programacin. 19 3.1. Programacin en Gantt 20

3.1.1. Como crear y personalizar campos en Project 21

3.1.2. Dibujar la Carta Gantt 25

3.2.- Programacin CPM 35

3.2.1. Dibujar la Malla en Diagrama de Red 36

3.2.2. Creacin de Plantillas personalizadas para Diagrama de Red. 37

3.2.2.1. Creacin de Plantilla 1-CPM 37

3.2.2.2. Creacin de Plantilla 2-CPM 42

3.2.3. Como mejorar la vista Diagrama de red 42

3.3.- Programacin PERT 47

3.3.1. Pasos para Programar en PERT 47

3.3.2. Anlisis de las mallas Optimista y Pesimista 53

3.3.3. Cambio de pesos de la frmula de duracin esperada (de) 53

4.- Costos de un proyecto de construccin en Project 55

4.1. Hoja de recursos 58

4.1.1. Como ingresar recursos Mano de Obra 58

4.1.2. Como ingresar recursos Materiales 60

4.1.3. Como ingresar recursos Herramientas 61

4.1.4. Como ingresar recursos Maquinarias 62

4.1.5. Como ingresar recursos Subcontratos 63

4.2. Anlisis de costos en Ms-Project 66

4.2.1. Construccin de Presupuestos para los estados del proyecto 68

4.2.2. Asignacin de recursos a las actividades Anlisis de Costos 76 4.2.2.1. Anlisis de costos en rea 3 (vista de formulario) 76

4.2.2.2. Anlisis de costos mediante opcin Asignar recursos 79

4.3. Anlisis de grficos de recursos en Ms-Project 87

4.3.1. Anlisis de grficos de recursos con costo variable 87

4.3.2. Anlisis de grficos de recursos con costo fijo 92

4.3.3. Anlisis de grficos de recursos con filtro de Grupo 95

4.4. Informes de costos en Ms-Project 97

4.4.1. Informe de presupuesto de costos en Ms-Project 98

4.4.2. Informe de presupuesto de costos en Excel 101

4.4.3. Informe de presupuesto detallado en Ms-Project 103

4.4.4. Informe de flujo de caja en Ms-Project 105

4.4.5. Impresin malla de programacin 107

5. Control de obras Seguimiento del proyecto 110 5.1. Establecer lnea de base del proyecto 110

5.2. Seguimiento del proyecto 112

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5.2.1. Control de tiempos 113

5.2.2. Control de costos 114

5.2.3. Revisin de los presupuestos del proyecto 120

5.2.4. Tablas de control de proyecto 122

5.2.4.1. Construccin Tabla N1 Control de Costos 123

5.2.4.2. Construccin Tabla N2 Control de Costos 125

5.2.4.3. Construccin Tabla N1 Control de Tiempos 126

5.2.4.4. Construccin Tabla N2 Control de Tiempos 128

5.2.4.5. Construccin Tabla Estado de Pago 129

5.2.4.6. Simulacin de Estado de Pago para el proyecto 133

5.2.4.7. Tabla Das corridos Versus. Das Hbiles 138

5.2.4.8. Tabla Valor Ganado (Gestin de proyectos) 143

5.2.4.9. Curvas Valor Ganado en Excel 150

6. Como utilizar las tablas de Uso de tareas y Uso de recursos 150

6.1. Vista Uso de tareas 150

6.2. Tabla de Control de cantidades de recursos en vista Uso de tareas 155

6.3. Vista Uso de recursos 158

7. Como usar lo aprendido en proyectos futuros- Organizador 161

7.1. Como actualizar proyectos entre archivos 161

7.2. Como actualizar Ms-Project con lo aprendido, Global MPT 166

8. Programacin rtmica 168

8.1. Clculo manual de la Programacin Rtmica 168

8.2. Calculo en Ms-Project de la Programacin Rtmica 170

9. Anlisis de datos en Excel, creacin de curvas S (Ms-Project 2003-2007) 175

9.1. Instalacin de Complementos en Ms-Project 2003 176

9.2. Instalacin de Complementos en Ms-Project 2007 177

9.3. Anlisis de datos de escala temporal de Excel 180

9.4. Uso de Macro automtica para Generar Curvas S 189

10. Informes visuales (Ms-Project 2007-2010) 196 10.1 Creacin de Curvas S para Ms-Project 2010 202

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Dedicatoria

Dedicado a mi hijo Ignacio, trato cada da de ser ms amigo tuyo y de que te sientas

cada da ms orgulloso de tu padre, en esta nueva vida de Universitario que has

empezado.

Miro en tu vida y me veo yo, se de tus sueos que fueron mis mismos sueos, siento tus

penas como yo las sent, miro tus pasos que fueron los que yo camin en aquellos ayeres

de mi vida de Universitario.

Espero que te sientas tan orgulloso de tu padre como me siento yo de ti, te quiero hijo

mayor con toda mi alma.

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Introduccin.

Este manual de Ms-Project aplicado a la Construccin pretende ser una ayuda

primero para todos mis alumnos principalmente de la Universidad del Bo-Bo. Concepcin

Chile, mi alma mater, y de la Universidad del Desarrollo, y de la Universidad Federico

Santa Mara donde he tenido la fortuna de dictar clases. En segundo lugar para todos los

profesionales a los cuales he preparado en esta rea tan apasionante de planificacin de

proyectos considerando esta excelente herramienta, Ms-Project.

Ms-Project est abierto para un sinnmero de posibilidades de planificacin de

proyectos, y no todos relacionados con la ingeniera o construccin, sino muy variados y

diversos, de esta manera, como no haba nada relacionado a esta rea, la Construccin,

decid realizar este manual con la experiencia en Ms-Project acumulada desde sus primeras

versiones, bueno el primer software de administracin de proyectos fue en 1987 y una

versin DOS, luego en Windows use todas las versiones pasando por las mejores segn yo

2003 y 2007, hasta est ltima versin 2010 (hasta ahora) que no me gusta pues le han

quitado algunos complementos como el PERT y la muy til y servicial Anlisis de datos en Excel aunque si debo decir que programando se puede hacer una buena opcin de PERT y segn algunos los informes visuales de Project 2007 y 2010 reemplazan la opcin

de anlisis de datos en Excel, yo no estoy totalmente de acuerdo, sin programacin en

Visual Basic y/o macros no es posible obtener unas curvas de control o curvas S de

comparacin de datos actuales, reales y previstos.

Para m lo ideal es tener las versiones 2003 y 2007, la 2003 solo para quitarle sus complementos y pasarlos a la versin 2007 luego de esto sin duda me quedo con Ms-

Project 2007 y utilizo en este los complementos como el anlisis de datos en Excel donde

se pueden lograr graficar curvas de control (curva S) programada, real, y un sinfn de datos

de anlisis necesarios para planificar todos proyectos en los distintos estados, planificado

(previsto para Ms-Project), Real y Actual. Todo este procedimiento tambin est includo en

el manual.

Respecto a la creacin manual, este inicialmente fue una iniciativa de uno de mis

alumnos que escribi el manual, luego en virtud de la falta de un lenguaje ms claro y de

que le faltaban varios pasos y explicaciones ms detalladas, hoy lo he reescrito todo

considerando todas las necesidades de un proyecto de construccin, desde la concepcin,

programacin y costos, hasta control o seguimiento del mismo y formulacin de estados de

pago.

En virtud de esto he decidido separar el manual en varios captulos, primero todo lo

que concierne a cmo crear las mallas de programacin en las tcnicas ms utilizadas, es

decir GANTT, CPM y PERT, luego el anlisis de costos de las actividades, control y

estaos de pago, detallado y relacionado todo con un ejemplo prctico, un simple muro de

albailera pero que presenta todas las necesidades de cualquier proyecto, siempre digo si aprenden a realizar un proyecto de 10 actividades, podrn realizar un proyecto de 1000

actividades, todo depender de ustedes. En este manual indico las diferencias entre las versiones 2003, 2007 y 2010, en

color negro lo comn para los tres sistemas, en color azul lo particular para Project 2007 y

donde puede encontrar cada opcin en el Project 2010 destacado con color rojo.

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Manual Microsoft Project. 2003/2007/2010

Ms-Project ha sido creado para un mbito muy variado de empresas y posibilidades

de uso, nuestra rea, la construccin, es una empresa muy peculiar, por esto, el sistema

(Project) se debe adaptar a la empresa y no esta al software.

El primer paso es entonces el adaptar el Ms-Project a la empresa, paso que en la

mayora de las veces solo ser necesario una vez si se toma la precaucin de guardar los

cambios.

1. Adaptar Microsoft Project a la Empresa.

Para adaptar Microsoft Project a la empresa se deben seguir los siguientes pasos:

a) Men herramientas + opciones + vista.

Nos preocuparemos de los puntos ms importantes de esta opcin, a medida que nos

familiaricemos ms con Project, se vern otras opciones de cambio, adems tanto el manual

como el curso se considera con un ejemplo prctico, y no hay mejor manera de ensear que

con el problema o la situacin real, entonces cuando esta suceda retomaremos algunos de los puntos. De otra manera muchas de las opciones de esta parte son de fcil entendimiento

puesto que son de edicin o manejo de texto comn en todos los programas de Windows.

Al generar este manual, asumo que todos conocen Windows y las particularidades de

este y los sistemas comunes, de esta manera creo ms importante darle relevancia a las

particularidades de nuestra rea, la construccin.

1 Adaptar Project a la Empresa Herramientas Opciones- Vista

a) En la opcin Vista:

Smbolo: $ (smbolo de moneda del pas respectivo)

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Decimales: 0 (Dependiendo si se pagan o se cobran centavos o dcimas de la moneda respectiva)

Estos pasos anteriores no siempre es necesario hacerlos, depende de la

configuracin que se haya efectuado en el Panel de control, en la opcin

Configuracin Regional, donde se configura lo referente a moneda, nmero,

fechas.

Es importante aqu verificar el separador de lista, que no coincida con el separador

decimal, por ejemplo si el separador decimal es coma (,), el separador de lista

debera ser punto y coma (;). Este error se denota cuando se ingresa a Project y nos

dice que el separador de lista y el separador decimal coinciden.

Para una mejor presentacin de la Carta Gantt es necesario tener presente los

cambios o mejoras que producen las siguientes opciones:

Seleccionar la opcin Mostrar nmeros de esquemas Muestra nmeros de esquema para los proyectos, subproyectos y actividades, por

ejemplo si se ha creado un subproyecto o tarea resumen: Obra gruesa y este tiene

actividades se enumerarn de acuerdo al ndice del resumen:

Obra Gruesa 1.1. Excavaciones.

El numero de esquema est relacionado con la sangra que tengan las actividades

(dependencia), situacin que veremos ms adelante en el manual y curso.

Seleccionar la opcin Mostrar tareas de resumen del Proyecto Es importante considerar la opcin que Project nos muestre la tarea resumen del

proyecto, informacin global del proyecto, como duracin total costo total, nombre

del proyecto, entre otros datos importante. Es necesario destacar que al estar esta

opcin activa no es posible borrar todo el proyecto al seleccionar todas las

actividades en la carta Gantt, situacin que se da cuando se pretende usar el archivo

como matriz para otro proyecto.

b) Men herramientas + opciones + programacin

De la opcin Programacin es importante considerar lo siguiente:

Mostrar las unidades de asignacin como: Valores decimales. Inicialmente Project considera la opcin: Porcentajes, situacin que se da para

un trabajador que puede estar asignado un valor de % a la actividad como un

jornal asignado un 50% a la actividad de excavacin. En construccin no es

usual esta manera, pues si asignamos materiales a las partidas no podemos decir

que una pieza de madera est asignada un 100% a Moldajes. Al estar

seleccionado valores decimales se podr asignar cantidades ms reales al hacer

anlisis de costos para cada partida.

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2 Adaptar Project a la Empresa Herramientas Opciones- Programacin

Las nuevas tareas: Comienzan en la misma fecha del Proyecto. Si la forma de proceder elegida al hacer una Gantt es generar primero el listado

de partidas y posteriormente unirlas, es conveniente que todas se alineen en la

fecha de inicio del proyecto.

Mostrar duracin en: Das. Si bien es cierto a las actividades o tareas se pueden ingresar y cambiar varias

duraciones indistintamente (minutos, horas, das, semanas, meses), es bueno

prefijar la duracin ms comn de uso, para nuestra rea es das, como para un

proyecto mecnico podra ser horas, esto es solo la unidad que considera por

defecto y la unidad considerada en algunos informes, siendo posible cambiarla

en cualquier momento.

Mostrar trabajo en: Das. Hay que diferenciar duracin de trabajo, situacin que muchas veces se

confunde.

Duracin: Es el tiempo que dura una tarea, se calcula mediante la siguiente

frmula:

ienton

obradeCantidadDuracin

dimRe

__

Trabajo: Es el esfuerzo de los recursos (mano de obra y/o maquinaria) para

producir un bien en un determinado tiempo. Para la construccin el trabajo es la

cantidad de trabajadores o maquinas utilizados en la duracin de la tarea.

Por ejemplo:

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Tarea: Confeccin de Moldaje de Cimiento

Cantidad: 100 M2

Recursos: 1 Carpintero de 1ra y 1 Jornal

Rendimiento: 20 m2/da

Duracin de la actividad: dasdiam

m5

/220

2100

Trabajo: 2 Trabajadores x 5 Das = 10 TD o en Construccin 10 HD (10

hombres das).

Si consideramos una Maquinaria cualquiera en esta actividad, se tiene entonces:

Recursos: 1 Carpintero 1ra + 1 Jornal + 1 maquina

Rendimiento: 25 M2/da

Duracin= dasdiam

m4

/225

2100

Trabajo = 2 H x 4 Das = 8 HD (8 Hombres Das)

= 1 M x 4 Das = 4 DM (4 Das Maquina)

El trabajo total es 12 Das, pero como tenemos Hombres y maquinas, Project

elimina el tipo de recurso (hombre o maquina) considerando que el trabajo que

nos importa es el total.

Para el rea de la construccin lo ms comn es Das, siendo tambin posible

cambiar la unidad del trabajo en cualquier momento.

Tipo de tarea predeterminado: Duracin fija.

Desactivar la opcin: Las tareas nuevas estn condicionadas por el esfuerzo. Project para esta opcin tiene prefijado: Cantidad Fija, situacin que recalcula la

duracin cada vez que se ingresa un recurso nuevo, considerando un

rendimiento inicial de acuerdo a la cantidad de recursos variables (mano de obra

y/o maquinaria) y la duracin de la tarea.

Por ejemplo si en la actividad anterior donde consideramos 2 trabajadores y una

duracin de 5 das, Project considera entonces que se tiene un rendimiento

proporcional a la cantidad de trabajadores ingresados, de esta manera si se

cambia al doble (2 carpinteros y 2 jornales), Project re calcular la duracin a la

mitad, y as de manera matemtica.

En construccin esto no es siempre vlido pues la cantidad de esfuerzo no es

proporcional a la cantidad de recursos (mano de obra) pues para este caso el

rendimiento que rige la duracin es del carpintero, pues si queremos disminuir la

duracin a la mitad bastara con asignar 2 carpinteros y 1 jornal, si tenemos el

tipo de tarea como cantidad fija Project determinar que solo se ha subido un

33% ms (1/3) y este valor reducir la duracin.

En estricto rigor en consideracin a lo anterior se debe seleccionar el tipo de

tarea a: Duracin Fija para que Project no cambie la duracin y deje la

responsabilidad de cambiar, calcular el nuevo rendimiento y la nueva duracin a

nosotros que somos los evaluadores y RESPONSABLES del proyecto.

Una vez realizados todos los cambios es importante presionar el botn .

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Con esto se guardan todos los cambios en el archivo global.mpt, cuando se crea un

proyecto nuevo, Project lo configura de acuerdo a global.mpt, de ah la importancia de

guardar los cambios para no tener que hacerlos nuevamente.

c) Men herramientas + opciones + calendario.

3 Adaptar Project a la Empresa Herramientas Opciones- Calendario

En esta parte de debe considerar las siguientes opciones:

La semana comienza el: Lunes.

El ao fiscal comienza en: Enero

Hora predeterminada de entrada: 8:00.

Hora predeterminada de salida: 18:00

Jornada laboral: 9.

Semana laboral: 45 En Chile la semana laboral legal es de 45 Horas semanales de acuerdo a esto se calcula

la jornada diaria y las horas de entrada y salida de los trabajadores.

Si consideramos que se trabajar de lunes a viernes (5 das) jornadas iguales la jornada

laboral es: 45/5 = 9 Horas diarias.

La hora de entrada es generalmente a las 8:00 de la maana, la cantidad que se asigne a

colacin determinar la hora de salida, para una hora de colacin la hora de salida es las

18:00 hrs, con 45 minutos de colacin la salida ser a las 17:45 Hrs.

Si se considera que trabajaran de lunes a sbado jornadas iguales (6 das), la jornada

laboral es: 45/6 = 7,5 Horas diarias.

Otra posibilidad es trabajar de lunes a viernes 8 horas y el sbado 5 horas, completando

las 45 horas semanales.

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Para cualquier tipo de jornada laboral considerada es importante establecer aqu la

jornada laboral (horas diarias) pues este valor es el que considera Project para

determinar la duracin del da, y su equivalencia en horas.

Es importante la relacin de este valor con la configuracin del horario de trabajo del

proyecto u obra, situacin que veremos ms adelante en Configuracin del Calendario

laboral.

Una vez realizados los cambios no olviden presionar el botn para

guardar los cambios en el archivo Global.mpt eso nos evitar volver a hacer estos cambios

cada vez que ingresemos a Project y cada vez que se cree un archivo nuevo.

Notas:

1) Todos los cambios que se realizan en Herramientas/Opciones son para los

proyectos futuros, y no olviden que Project al iniciar ya cre un proyecto (Project1), este

no tiene los cambios realizados, sugiero entonces, cerrar este proyecto y empezar con uno

nuevo, este archivo nuevo tomar todos los nuevos parmetros.

2) Se ha mencionado anteriormente el archivo Global.mpt, archivo muy importante

para un buen uso y provecho de los conocimientos y guardar estos conocimientos para proyectos futuros, de tal manera se ver ms adelante como guardar en el global: tablas,

campos, vistas, calendario y otros datos que ser tiles en los siguientes proyectos que

deban programar.

Para Project 2010 las opciones de adaptar el Ms-Project a la empresa se encuentran en el

men Archivo opcin: Opciones

Men Archivo opcin Opciones

Las opciones son similares a 2003 y 2007, solo cambian de nombre, si es conveniente

activar la ficha de Programador, lamentablemente en Ms-Project 2010 no es posible tener

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los mismos complementos del 2003, como la muy buena herramienta Anlisis de datos en

Excel, ni siquiera tiene Anlisis PERT, estos son los motivos porque YO no uso Ms-Project

2010, es una pena, no s si esto se solucionar

Ficha Personalizar cinta de opciones

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2. Pasos para Programar el Proyecto.

El segundo paso deber ser lo referente al proyecto propiamente tal, no olvidemos que

el primer paso fue configurar el Project a la Empresa, el segundo corresponde entonces

al proyecto o a la obra.

En general para el proyecto de deben realizar los siguientes pasos:

Dar fecha de inicio del Proyecto

Determinar la semana laboral y los feriados.

Programar (Gantt, CPM, o PERT)

Anlisis de costos

Control de la Obra En este captulo nos referiremos a los dos primeros (fecha de inicio, semana laboral y

feriados).

Para la fecha de inicio del proyecto:

Men Proyecto + informacin del Proyecto. (Similar para Project 2010 Men Proyecto, botn Informacin del Proyecto)

En esta opcin se ingresa la Fecha de comienzo del Proyecto si se programa a partir de: Fecha de comienzo del Proyecto, esto en el caso que sepamos la fecha de inicio, de tal manera que la programacin del proyecto (Gantt, CPM o PERT) nos entregar la fecha

de trmino.

4 Men Proyecto + informacin del Proyecto.

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5 Men Proyecto + informacin del Proyecto. Fecha Inicio

De igual manera es posible que sepamos la fecha impuesta de trmino del proyecto, o

cuando debemos terminar, para este efecto se deber cambiar primero en Programar a partir

de: Fecha de fin del Proyecto, Project entonces deja la opcin de ingresar la fecha de fin y

se calcular la fecha de comienzo a partir de la programacin realizada.

6 Programar a partir de fecha de fin del Proyecto.

Men Herramientas opcin: Cambiar calendario laboral.

En esta opcin se ingresar y determinar la semana laboral (das de trabajo y horas de

entrada y salida) y adems los feriados considerados para que Project evite programar

jornada de trabajo para estos das.

Los pasos a continuacin son para Ms-Project 2003

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7 Cambiar calendario laboral

Es importante que noten que si bien es cierto que anteriormente determinamos que las hora

de inicio era las 8:00 hrs de la maana y la Hora de salida era las 18:00 Hrs, la figura 7 del

calendario laboral nos muestra la jornada de trabajo desde las 9:00 a las 13:00 Hrs y de las

15:00 Hrs hasta las 19:00 Hrs, esto es debido a que el proyecto fue creado antes de guardar

o prefijar en el global.mpt, desde un punto de vista acadmico o de aprendizaje es mejor

pues debemos saber cmo cambiar el horario para cada da de la semana.

Para configurar el horario de trabajo para toda la semana en Project 2003 seleccionar el da

lunes (la Letra L) y arrastrar hasta el viernes, luego cambiar el horario de jornada de la

maana y tarde tal como se ve en la figura N8.

Luego si seleccionamos cada da (no es necesario aceptar o salir del calendario), podemos

verificar que el horario de cada uno es jornada de la maana 8:00 hasta las 13:00 Hrs y

jornada de la tarde de las 14:00 hasta las 18:00 Hrs

8 Cambio de Jornada Laborar y Horarios

Luego de esto es necesario indicar al Project los das feriados para que evite trabajar estos

das. Para esto seleccionar el da feriado y seleccionar la opcin ,

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continuar de la misma manera para todos los das feriados del ao actual y siguiente,

considerando que a lo menos deben estar los feriados en el periodo que durar el proyecto.

9 Creacin de Feriados

Considerar el manual de Ms-Project como un curso y clase paso a paso, por lo tanto en

este punto guardemos nuestro trabajo como Clase1-adaptar.mpp, considerando que en los puntos anteriores hemos aprendido a adaptar el Project a la Empresa.

Para Ms-Project 2007 los pasos para los cambios de semana corrida y feriados son:

Men: Herramientas Cambiar Calendario Laboral al igual que para el Ms-Project 2003 pero

los pasos a seguir para los cambios son distintos, y estos pasos son iguales al 2010 pasos

que detallo ms delante.

Para Ms-Project 2010 los pasos para los cambios de semana corrida y feriados son:

Men: Proyecto botn Cambiar Tiempo de Trabajo.

Primero debemos cambiar el horario para cada da, es decir hora de entrada, colacin y

salida, los pasos son distintos al 2003 pero si son los mismos para Project 2007 y 2010.

El primer paso es 1) seleccionar la opcin semana laboral, y luego 2) detalles y para

cambiar el horario de trabajo de todos los das hbiles 3) seleccionar la opcin: Establecer

das(s) en estos perodos laborables especficos y luego ingresar la hora de entrada en la

maana, salida entrada en la tarde y salida tal como se aprecia en la siguiente figura.

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Para los das feriados 1) seleccionar la opcin Excepciones y 2) posicionando el cursor el

da feriado, 3) Escribir un texto en el casillero siguiente (pude ser mejor ingresar el nombre

del feriado, aunque Project reconoce un texto

cualquiera como feriado), al presionar Enter

activa el feriado para el da seleccionado. De la

misma manera se procede para los siguientes das,

obviamente debemos cambiarnos a otra lnea para

crear otra excepcin. Si a este feriado le queremos

ingresar un horario particular como solo trabajar

en la maana debemos presionar 3) detalles para

la lnea de excepcin del da en particular. Tal

como se aprecia en la siguiente figura.

Es necesario entender que el calendario en el que hemos configurado la semana

laboral y los feriados est asignado al proyecto (archivo) que hemos llamado Clase1-

adaptar, para proyectos futuros (nuevos) deberamos realizar todo de nuevo, a menos que

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guardemos este calendario en el Global.mpt, para esto seleccionar del men

Herramientas la opcin Organizador y de este la opcin Calendario:

10 Organizador - Calendario

En el Organizador es importante destacar las distintas carpetas u opciones como Vistas,

Campos, Calendarios y otros, y las dos ventanas donde es posible seleccionar archivos o el global.mpt, queremos pasar nuestro calendario que est asignado al nuestra primera

clase, seleccionar entonces la opcin Calendario y en una de las dos ventanas el archivo

clase1.adaptar.mpp y seleccionar Estndar (que es el nombre que da Project al calendario)

y Copiarlo mediante el botn hacia el global.mpt. Project nos dir que ya

existe un calendario Estndar en el global y nos pregunta si deseamos reemplazarlo,

aceptemos en el entendido que el calendario de nuestra clase1 est ms completo que el

calendario inicial de Project.

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3. Generacin de la Programacin.

Luego de determinada la fecha de inicio del proyecto y la semana laboral y feriado

corresponde el paso a la programacin propiamente tal. Se detallaran aqu los pasos para

generar una programacin Gantt, en los siguientes captulos se abordaran los pasos pasa

general una programacin en CPM.

Nota:

Realmente la programacin que genera Project es una CPM, pues calcula fechas

ms tempranas y ms tardas para cada tarea, entonces estamos en presencia una CPM en

representacin Gantt y en una CPM en representacin nodo actividad (Vista Diagrama de

red).

Para lo que sigue de nuestro manual, les recuerdo haber comentado que desde mi

punto de vista la mejor manera de aprender y conocer un sistema (Project) es con la

comparacin real o generacin real de un proyecto. Para este efecto considerar un

proyecto pequeo, un muro de albailera, considerando tambin que los pasos son vlidos

y los mismos para una actividad como para 100, para un proyecto de 20 tareas como uno de

1.000.

Proyecto Muro de

Albailera.

Especificaciones Tcnicas:

1. Terreno no apto para usar como moldaje.

2. Hormigones Estructurales H-20, no

estructurales H-15

3. Considere emplantillado para las fundaciones

4. Cadenas de 20x15 cm 4 fe 12 mm, estribo 6 mm cada 20

cm

5. Pilares de 15x15 4 fe 12 mm, estribo 6 mm cada 20 cm

6. Sobre Cimiento 20x15 4 fe 12 mm, estribo 6 mm cada 20

cm

7. Considere su criterio en datos faltantes (anote su criterio

por favor)

50

20x15

S/C 4 fe d 12 mm

50

300

300

240

Pilares 15x15

(TIP)

20

Cadenas 20x15

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3.1.- Programacin en Gantt

Existen varias maneras de programar, mi intencin, en este manual no es ensear

programacin de obras, cada uno de Uds. puede tener o no experiencia al respecto y su

manera de programar, incluso a mis alumnos no les puedo ensear a programar, esto se adquiere con la experiencia, si les enseo tcnicas de programacin, y algunos trucos, pero me permitir algunas licencias en algunos puntos del desarrollo del proyecto, como

por ejemplo:

1ro Siempre programar pensando que un buen sistema de programacin es aquel que

entrega la mayor cantidad de respuestas sin necesidad de ms documentos que la sola

programacin.

Las preguntas ms importantes de la programacin son:

Qu hacer?, Dnde Hacerlo?, Cunto hacer?, Cmo hacerlo?, Cundo hacerlo?

Para responder a Qu hacer? Considere siempre en el nombre de la tarea que estamos

programando y que al programar indicamos Operacin, considerar tambin en el nombre la respuesta a Dnde Hacerlo?, por ejemplo es distinto indicar las siguientes maneras de

denotar el nombre de una tarea:

Nombre tarea: Moldaje El nombre de la tarea no nos indica si se est confeccionando o comprando o

colocando o retirando el moldaje, ni el elemento o tipo de moldaje.

Nombre tarea: Confeccin de Moldaje de Pilares En este caso nos indica claramente que estamos confeccionando el moldaje, nos

responde a la pregunta: Qu hacer?, Confeccin de Moldaje o la operacin a

realizar. La pregunta Dnde hacerlo? Se responde con el elemento es decir

Pilares La pregunta Cunto hacer?, se responde con la cantidad a ejecutar, la cual podra ser

incorporada en el nombre de la tarea, pero se perdera informacin en virtud de que

debemos pensar que tanto la cantidad y unidad a ejecutar de la tarea son parte del

presupuesto, y es importante considerar la posibilidad que nos da el Project de crear y

personalizar campos.

2do Escribir en la tabla primero el camino critico (o camino principal), luego las

actividades en paralelo y al final de la lista las confecciones, esto generar una malla Gantt

ms fcil de entender y realizar y mejorar la relacin entre tareas en el entendido que todas

las tareas dependen de una u otra manera del camino critico.

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11 Carta Gantt, Inicial sin Campos personalizados.

Como comentaba anteriormente es necesario generar campos personalizados para mejorar

la Gantt y responder a las preguntas, y poder utilizar estos campos en tablas futuras.

3.1.1.- Como crear y personalizar campos en Project.

Microsoft Project nos da la posibilidad de personalizar campos y poder utilizarlos en

nuestro proyecto y poder generar tablas particulares y adaptadas a nuestras necesidades.

Para esto hay dos pasos a seguir:

a) Insertar una columna en la tabla activa, utilizar un campo de los disponibles y luego personalizarlo, dando botn de la derecha en el nombre del campo y seleccionando

la opcin Personalizar campo.

b) Personalizar el o los campos y luego insertar la columna con el campo ya personalizado, este procedimiento seguiremos en el manual.

Para ambos casos siempre es conveniente disear la tabla manualmente con los campos

que nos entrega Project y los campos que debemos personalizar. Este paso lo veremos ms

adelante cuando creemos nuestras propias tablas.

Para personalizar un campo se deben seguir los siguientes pasos:

Men herramientas + personalizar + campos

Seleccionar el tipo de campo: Numero, texto, costo, etc.

Seleccionar un campo y cambiar su nombre: Ejemplo, Unidad (Texto 1).

Generar la frmula, si el campo la considera.

Para Project 2010 Men Proyecto botn Campos personalizados.

Para nuestro caso personalizaremos los campos Cantidad y Unidad, los cuales son

Nmero y texto respectivamente.

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12 Pasos para Personalizar Campos

El mismo procedimiento se debe seguir para personalizar el campo Unidad.

El siguiente paso es insertar estos campos previamente personalizados en una tabla ya

creada o generar una tabla nueva e ingresarlos en esta.

Para esta primera parte del manual insertaremos los campos en la tabla activa de la

carta Gantt (Entrada). Esto es haciendo botn de la derecha en el campo que queremos

desplazar, consideremos entonces la siguiente tabla:

No

Tarea

Cantidad

Unidad

Duracin

Id nombre Nmero1

Texto1 Duracin campos

Campo personalizado Tabla 1

Se deben insertar los campos personalizados Cantidad y Unidad y desplazar la

Duracin, Cuando el campo se ha personalizado se podr ubicar tanto por su nombre

original (nmero1) o por su nombre personalizado:

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13 Insertar el Campo personalizado Cantidad

Proceder de la misma manera para ingresar el siguiente campo personalizado (columna), la

tabla o vista de la Gantt debe quedar de la siguiente manera:

14 Carta Gantt con Columnas Cantidad y Unidad

Obviamente en las columnas Cantidad y Unidad se ingresa la cubicacin de cada

tarea, estos valores podrn ser utilizados en tablas futuras, tanto como otros campos que

hagan relacin a estos.

Recordemos que las columnas fueron ingresadas en la tabla activa de la carta Gantt,

al respecto es importante tener presente lo siguiente: Project en su vista Gantt (o Gantt de

seguimiento) distingue algunas reas en particular, yo las he denotado como rea 1, rea 2 y

rea 3.

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15 reas de trabajo de la carta Gantt

Project utiliza el rea 1 para ver tablas, de esta manera esta rea se controla con el men Ver opcin Tablas.

El rea 2 es la carta Gantt propiamente tal o lo correspondiente a la escala de tiempo y

duraciones grficas.

El rea 3, se despliega con el men Ventana opcin Dividir o botn de la derecha en un

espacio en blanco de la malla y opcin Dividir. Esta rea se utiliza, entre otras cosas, para

asignar recursos a las tareas, situacin que ya veremos ms adelante.

Para el Project 2010 el rea 3 se despliega de las siguientes maneras: 1) men Vista opcin

Detalles o 2) botn de la derecha en un espacio en blanco de la Gantt y seleccionar del

men Mostrar divisin.

Si consideramos que ingresamos las columnas en la tabla de Entrada podemos ver

o modificar esta tabla en el Men Ver opcin Tablas, ms tablas, luego botn

es posible aqu cambiarle nombre, ingresar ms campos (columnas).

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La creacin de tablas nuevas se ver ms adelante, donde craremos tablas de

presupuesto Previsto, actual y real, tambin como tablas de control de costos y de tiempo, y

tabla de estados de pago.

16 Pasos para Crear y/o Modificar una tabla.

3.1.2.- Dibujar la Carta Gantt- Vincular Tareas.

Como regla general de programacin primero se debe programar el camino crtico

(camino principal) luego las actividades en paralelo y al final las confecciones. Al decir

programar para este caso en particular no me refiero a que, por ejemplo las confecciones,

deban realizarse al final sino en la tabla o en el listado de tares considerarlas al final, ya

veremos ms adelante con conveniente de esto.

Para vincular las actividades se pueden seguir dos mtodos:

a) Grafico, seleccionando una actividad y arrastrando a la otra hasta que se seleccione la siguiente y se cree el vnculo.

b) Se seleccionan las actividades por secuencia (por ejemplo: Trazado y excavacin) y se presiona el botn Vincular tareas, para desvincular actividades se presiona el botn Desvincular tareas, o simplemente dando doble clic en la lnea que une la actividad y presionando el botn Eliminar de la Ventana Dependencia entre tareas.

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17 Botones Vincular y Desvincular Tareas

18 Tipos de Enlace y Desfase entre Tareas.

Para Project 2010 los botones de vincular tareas se encuentran en el men Tarea, la

manera de cambiar los tipos de enlace y desfase entre tareas se realiza de manera similar a

Project 2003- 2007.

No olviden que los programas de Windows son en base a objetos y por lo tanto los cambios

de estos objetos se pueden logar con botn de la derecha o doble click sobre dicho objeto.

Una vez que tengamos listas todas las Tareas de nuestro proyecto Muro de Albailera,

Figura 19. Se pueden realizar las dependencias entre actividades.

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19 Listado de Tareas del Proyecto Muro de Albailera.

Es bueno considerar algunos aspectos como subproyectos o tareas resumen, como

por ejemplo Obra gruesa, Terminaciones y Confecciones. Figura 20. Insertar estas tareas

posicionndose en la ubicacin respectiva y mediante el Men Insertar opcin Nueva

Tarea ingresar la Tarea Resumen como una tarea normal sin duraciones (Actividades 1, 20

y 24). (Figura 20)

Para Project 2010 botn de la derecha sobre la actividad y seleccionar Insertar tarea.

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20 Tareas Resumen (Insertar Tarea)

Si estn haciendo el proyecto del muro de albailera les sugiero guardarlo como clase2-Gantt.mpp.

Veamos ahora como

dar dependencia de las

tareas al subproyecto o

tarea resumen, para

esto seleccionar todas

las actividades que

pertenecen a Obra

gruesa (sin seleccionar

obra gruesa) y aplicar

sangra, con el botn

.

Realizar la misma

operacin para las

siguientes tareas y su

dependecia con las

Tareas Resumen. (ver

figura 21)

Los botones para aplicar sangra y anular sangra en Project 2010, estn disponibles en el

men Tarea.

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21 Tareas Resumen y las tareas dependientes.

Luego de esto terminemos de vincular las tareas de la manera grfica o mediante

seleccin y el botn Vincular tareas .

Siguiendo con lo bueno de programar o tener el camino crtico

en primer lugar de la tabla es la

seleccin y vinculacin de este,

para esto seleccionemos todo el

camino crtico arrastrando desde

Trazado Fundacin hasta Retiro

de moldajes s/c Pilares... luego

presionando la tecla Control de su

teclado cliclear en Estuco y

Terminaciones, tal como se ve en

la siguiente figura.

Luego de esto presionar el

botn Vincular tareas y

tendremos todo el camino crtico

unido. (ver Figura 22)

De esta manera es fcil ver la dependencia de las tareas en paralelo o confecciones pues

estas dependen del Camino Crtico.

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22 Camino Crtico del Proyecto

Detengmonos a analizar las confecciones y el porqu fueron programadas al final

(o las dejamos al final de la lista).

23 Procesos de Confecciones

Noten que se crearon las confecciones de moldajes juntas al igual que las de enfierraduras,

esto es debido que deben considerarse como procesos nicos, esto facilitar la vinculacin

y el entendimiento de la malla.

Primero seleccionar todas las tareas del proceso de Moldajes y unirlas de la misma

manera realizarlo para enfierraduras. (ver figura 24)

24 Unin de Procesos Moldajes y Enfierraduras

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Las confecciones son tareas que tienen restricciones de inicio y de trmino, la

restriccin de inicio est dada, generalmente, por disponibilidad de recursos, o trmino de

actividad precedente, la de trmino est dada, generalmente, por la colocacin del

elemento.

Una programacin tambin nos indica un buen uso y manejo de recursos, por

ejemplo para nuestro proyecto, en la tarea Trazado Fundacin podramos haber considerado

un Trazador, pero este recurso solo tendra esa tarea que realizar, de esta manera es ms

conveniente para esta considerar un Carpintero de 1ra y un jornal, entonces esta cuadrilla al

terminar el Trazado pasa a la tarea Confeccin de Moldaje cimiento, esta es entonces la

restriccin de inicio de la confeccin, se debe unir desde Trazado Cimiento a conf.

Moldaje cimiento. La restriccin de trmino de esta tarea es la colocacin del elemento, es

decir colocacin moldaje cimiento fundacin. Recuerden unir en la direccin donde se

ejecuta el proceso. Continuar con de la misma manera para las restantes tareas de

confecciones. (ver Figura 25)

25 Gantt Proyecto Muro Albailera

En la figura 25 se muestra la Gantt terminada de acuerdo a la configuracin inicial

del Project, pero sin duda podemos y debemos mejorarla ms, seguramente a ustedes les

surgen algunas interrogantes, como:

Si hemos tenido la precaucin de crear primero el camino critico porque no lo ha

marcado de un color diferente?

Por ejemplo si vemos la duracin total de la Obra Gruesa son 6,89 das, la pregunta

que nos hacemos aqu es Cunto dura el proyecto total?, y si estos 6,89 son das hbiles,

cunto dura nuestro proyecto en das corridos?, o Cmo podemos ver los das

correlativos del proyecto?

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Para solucionar la primera pregunta veamos como funciona el asistente para

diagrama Gantt .

26 Asistente para Diagrama Gantt.

Seleccionar aqu Ruta critica, o tambin es posible incorporar otros datos o

seleccionar ms opciones si optan por Diagrama de Gantt personalizado, de esta manera

pueden personalizar aun ms su carta Gantt. Les sugiero revisar estas opciones y ver el

resultado obtenido si es de vuestro agrado o si les muestra la informacin que ustedes

necesitan. Ms adelante veremos que para los efectos del curso/manual usaremos la Gantt

de seguimiento pues en esta podremos controlar y ver el avance del proyecto.

27 Carta Gantt con Ruta critica

Para ver el camino crtico en Project 2010 en men Formato activar el casillero Tareas

criticas.

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Para la solucin a las siguientes preguntas, es bueno recordar que Windows y sus

programas trabajan en base a objetos, cada elemento y rea de un programa de Windows es

un objeto y como tal tiene propiedades e informacin.

La respuesta a cunto dura el proyecto total se puede obtener si activamos la casilla

en la opcin Opciones del Men Herramientas. (ver

Figura 1), si queremos aun mejorar ms la carta Gantt activar de igual manera la casilla

.

Para las respuestas a las preguntas es bueno conocer o comentar lo siguiente:

Los objetos muestran sus propiedades y se pueden cambiar dando doble click en

este, su informacin con botn de la derecha, les sugiero investigar todo dando doble click

y botn de la derecha a todos los objetos, pero eso si sin abusar. Pero bueno volvamos a las respuestas a las preguntas antes sealadas, para esto es

bueno conocer que en el rea de la Gantt, el sector donde estn las fechas es un objeto y se

llama Escala temporal y como tal tiene propiedades, den doble click sobre este y tendremos

la ventana Escala temporal. (Figura 28)

28 Ventana Escala Temporal

En la ventana Escala Temporal podemos controlar la forma en que se muestra las

columnas de tiempo, cantidad de niveles que queremos mostrar, Project por defecto se

inicia con dos niveles (Nivel intermedio y Nivel Inferior).

Por ejemplo para nuestro proyecto por la duracin de este basta considerar en el

Nivel intermedio las Unidades como: Semanas, la etiqueta se refiere al formato del tiempo

que queremos que se muestre, seleccionemos el Nivel inferior y las unidades como Das

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pero para responder a las preguntas es mejor revisar la Etiqueta de la Unidad seleccionada

(Das), noten la gran variedad de etiquetas, seleccionen aqu 1,2,3,4 desde el comienzo,

noten tambin que en la parte inferior de esta ventana nos muestra como queda nuestra

escala temporal (carta Gantt) de acuerdo a la selecciones realizadas. Ver figura 29 con la

forma de la carta Gantt de nuestro proyecto.

En la opcin Perodo no laborable es conveniente seleccionar

.

29 Carta Gantt - Das Seguidos

Nuestra Gantt

est casi lista, bueno

la verdad no creo que

nunca est totalmente

lista, si cada vez

nuestra obra cambia,

la Gantt deber

cambiar con ella,

pero por lo menos

asumamos que en

nuestra etapa de

dibujo o de planificacin est

casi lista. Es posible

mejorar el aspecto de

la Gantt cambiando la cuadricula, el estilo de la barra, dibujando lneas entre otras, para

esto hacer botn de la derecha en un espacio en blanco de la malla (Dije espacio en blanco

no sobre una barra de tarea), con esto se tiene el siguiente men desplegable: Esto es

similar en Project 2010.

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Seleccionar en este Cuadricula y este por ejemplo para Filas de Gantt y Columna de nivel

inferior seleccionar una lnea punteada, ver el resultado final de nuestra Carta Gantt en la

Figura 30.

Como siempre les sugiero investigar el resto de las opciones.

Todas las opciones del men anterior que se mostr haciendo botn de la derecha en

un espacio en blanco de la carta Gantt tambin es el mismo men Formato, entonces es

posible obtener los pasos anteriores yendo directamente a este men.

30 Vista Final de Carta Gantt

3.2.- Programacin en CPM

Recordemos que les coment que en estricto rigor lo que Ms-Project hace es una

CPM, y la representa mediante una Carta Gantt y una representacin Nodo Actividad (para

ms detalles de estas metodologas de programacin ver mis apuntes: Programacin Gantt-

CPM-PERT), lo anterior debido a que Project calcula siempre un camino crtico,

y calcula siempre las cuatro fechas o tiempo de todo sistema CPM, entonces

veremos ahora CPM en representacin Nodo Actividad, que Ms-Project llama

Diagrama de Red.

Una de las ventajas de Ms-Project, y lo es tambin en los sistemas computacionales,

que nos facilita la labor y disminuye el tiempo de dedicacin, de esta manera Project nos

da la vista CPM en nodo actividad al realizar la Gantt, pero, la manera de crear esta vista si estamos usando Project tal como viene preconfigurado, en mi opinin no es muy

amigable ni nos entrega una informacin fcil de entender, es ms me atrevera a decir que

asusta a muchos planificadores. Para comprobar estoy y que Ustedes se tomen su propia impresin y evaluacin de esta vista inicial carguemos el archivo que habamos guardado

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anteriormente (clase2-gantt.mpp) y selecciones la vista Diagrama de Red, muvanse en la

vista y miren con detenimiento toda la malla. (Ver Figura 31). Pero, no todo es as tan

catico;y me refiero especficamente a mi opinin, y al vista inicial del diagrama de Red, Ms-Project nos entrega varias maneras de mejorar o adaptar esta vista a nuestros

requerimientos y que nos entregue toda la informacin que requerimos.

31 Vista Diagrama de Red del proyecto

Hay dos maneras de seguir este manual/curso

a) Ensearles como se puede cambiar la vista diagrama de red directamente del proyecto ya creado en vista Gantt y

b) Crear un proyecto nuevo en Vista Diagrama de red, cambiar la plantilla de la tarea, y luego pasar esta vista al proyecto anterior, esta segunda opcin ms larga, desde el

punto de vista acadmico es mejor porque aprendern ms pasos.

Entonces empecemos esta parte creando un archivo nuevo y llammosle: clase3-

cpm.mpp, trabajaremos en la vista Diagrama de Red

3.2.1. Dibujar la Malla en Diagrama de Red

Para dibujar una tarea en la hoja o vista diagrama de red simplemente arrastre el

mouse creando un rectngulo, creemos la primera Actividad Trazado Fundacin:

La Tarea tal como se ve no nos muestra mucha informacin considerando nuestra

rea, la construccin, y considerando lo dicho ya que una buena planificacin debe

responder la mayora de la preguntas sin necesidad de ms documentos, como por ejemplo

la cantidad de obra, entre otras cosas.

Ahora si recordamos las fechas o tiempos considerados en una Tarea de CPM para

una representacin tpica se tiene:

CE Duracin TE

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Nombre Actividad

(Operacin Elemento)

CL Holgura TL

Donde: CE= Comienzo ms temprano TE= Trmino ms Temprano

CL= Comienzo ms tardo TL= Trmino ms tardo

De acuerdo a la figura anterior diseemos una Plantilla para nuestra tarea en Project

que nos muestre toda la informacin requerida.

Nombre Tarea

CE TE

CL TL

Holgura Duracin

Plantilla 1 Plantilla 2

De las dos posibilidades diseadas elegir la primera para recordar cmo se

personalizan los campos, considerando que Cantidad y Unidad son campos personalizados.

De igual manera, la idea siempre ser tener varias plantillas de tareas creadas y poder

cambiar la malla en cualquier momento. La plantilla 2, se usar en las tareas resmenes del

proyecto.

3.2.2. Creacin de Plantillas personalizadas para Diagrama de Red.

3.2.2.1.- Creacin de Plantilla 1- CPM

Los pasos a seguir para configurar y crear una plantilla personalizada para las tareas

son los siguientes:

Men Formato opcin Estilos de Cuadro, o botn de la derecha en un espacio en blanco

de la malla, por favor ESPACIO EN BLANCO no es una actividad, esto lo repito pues

siempre me pasa con mis alumnos que igual hacen botn de la derecha sobre la tarea y esto

solo cambiar la tarea en particular y las siguientes sern creadas tal como estaba antes.

Nombre Tarea

Cantidad Unidad

CE TE

Holgura Duracin

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32 Ventana Estilos de Cuadro

Fijmonos aqu que las Tareas crticas y Tareas no crticas estn creadas con la

plantilla Estndar, que es la que trae prefijada el Ms-Project, veamos el procedimiento para

crear nuestra plantilla, para esto presionen el botn: y en la ventana

Plantilla de datos, seleccionando la plantilla Estndar presionemos el botn y

en la ventana Definicin de Datos presionar el botn , tenemos todo el

proceso y ventanas en la figura 33.

33 Ventanas para Crear Plantilla de Tareas

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Para este caso es ms conveniente empezar desde la ventana Diseo de Celdas, esta

controla el tamao (noten que Ms-Project inicia la plantilla Estndar en 180%), y la

cantidad de celdas por cada plantilla (mximo 4 columnas y 4 filas). El diseo inicial

elegido, considera 4 filas y 2 columnas, y considera para la primera celda el nombre de la

tarea y que este nombre ocupe ambas celdas lo que se logra con la opcin

, para el tamao de esta plantilla sugiero un 70 a

75%, luego de esto presionen en botn Aceptar con lo que tendremos la figura 34.

34 Ventana Definicin de plantilla de datos

En esta ventana primero cambiemos el nombre nombremos nuestra plantilla como

Plantilla 1-CPM y personalicemos nuestra plantilla de acuerdo a los campos que

necesitamos, para esto es necesario conocer el nombre que da Project a los campos antes

vistos:

Nombre CPM Nombre Ms-Project

CE =Comienzo ms temprano Comienzo

TE =Trmino ms temprano Fin

CL =Comienzo ms tardo Lmite de comienzo

TL = Trmino ms tardo Lmite de finalizacin

Holgura Demora permisible

Duracin Duracin

Tabla 2 Nombres de campos para plantilla CPM en Ms-Project En el rea de campos, seleccionar los campos de acuerdo al diseo previo,

recordemos que para la Cantidad y Unidad debemos usar los campos nmero1 y texto1

respectivamente, los cuales pueden ser personalizados antes o posteriormente a la

asignacin en la plantilla.

Cada vez que se ingrese el campo en la celda respectiva, cambiar el titulo o nombre

de este por el que queremos que se despliegue en la malla, para esto escribir en la casilla

correspondiente a la etiqueta, por ejemplo para el campo Comienzo se ha cambiado la

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etiqueta a CE: , para los campos nmero1 y

texto1 se han dejado en blanco para que solo se vean los valores de estos

. Ver figura 35 con la Plantilla de Tarea

denominada Plantilla 1-CPM.

35 Definicin de plantilla CPM personalizada

Lugo de verificados los cambios presionar Aceptar y se tendr la Ventana Plantilla

de datos, en esta podemos crear una nueva, copiar alguna existente, por ejemplo tomar esta

ya creada y copiarla, para cambiar algunos de los campos por campos de costos, entre otras

posibilidades, les sugiero crear varias plantillas de tareas para distinta informacin.

36 Ventana Plantilla de Datos con Plantilla1-CPM

En esta ventana, como ya hemos creado nuestra plantilla, y ya verificamos los datos

de esta presionar el botn Cerrar, y volveremos a la primera ventana Estilos de Cuadro,

noten que aqu podemos definir los distintos estilos para las distintas tareas de la malla, por

ejemplo Tareas crticas, Tareas no crticas, resumen, hitos, etc., nos interesan dos por el

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momento para las Tareas crticas y las Tareas no crticas en el men desplegable Plantilla

de datos nuestra recin creada Plantilla1-CPM. (Ver Figura 37)

37 Seleccin de Plantilla personalizada para los cuadros de tareas.

Si presionamos el botn aceptar se podr ver que la Tarea creada inicialmente con la

configuracin inicial de Project fue reemplazada por la plantilla creada por nosotros.

Ingresemos directamente los datos como la cantidad, unidad, y duracin, no olviden

para la duracin si queremos ingresar la letra de la duracin seguida de la cantidad por

ejemplo para horas ingresar la letra h, m para minutos, d para das, s para semanas y ms para mes.

Dibujemos 2 3 tareas ms teniendo en cuenta lo siguiente, que si arrastramos

desde Trazado Fundacin (no arrastrar desde el borde, es mejor iniciar desde del centro de

Trazado) hacia la derecha se crear una tarea unida a la anterior y si dibujamos la tarea al

lado Project la mover al inicio de la Hoja de trabajo, esto debido a que Project realiza un

cuadriculado de acuerdo a las fechas de inicio de las actividades y las ubica en el inicio, es

posible luego de esto unirlas manualmente, de manera grfica arrastrando de una actividad

a la otra o seleccionando ambas y presionando el botn Vincular tareas. (Ver figuras 38 y

39).

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38 Unin de tareas en Diagrama de red

39 Tareas unidas, vnculo recto

3.2.2.2.- Creacin de Plantilla 2- CPM

Si hemos creado ya la Plantilla 1, la nmero dos ser sin duda ms fcil, para esto realizar

los siguientes pasos:

De la ventana Estilos de cuadro (Ver figura 36), seleccionando la Plantilla 1-CPM,

presionar el botn Copiar.

En la ventana Definicin de estilos de cuadros, cambiemos el nombre de la plantilla a

Plantilla 2 CPM, y cambiemos los campos de acuerdo al esquema de la plantilla 2 visto anteriormente.

40 Plantilla 2- CPM

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3.2.3. Como mejorar la vista Diagrama de red

Hemos mejorado el cuadro de las tareas, usaremos para los siguientes pasos la

plantilla 1-CPM, estas aun siguen unindose con las lneas rectas y aun no es posible

moverlas manualmente o a algn lugar que queramos sin que Ms-Project las ubique de

acuerdo su esquema, para cambiar esto del Men Formato seleccionar la opcin Diseo.

(Ver figura 40)

En Project 2010 es similar seleccionar men Formato y seleccionar el botn Diseo.

41 Ventana Diseo

En esta ventana seleccionar en Modo de Diseo la opcin

que nos permitir mover manualmente los cuadros en la

posicin que queramos, y seleccionar en Estilo de lneas de vnculo , esto

nos dibujar lneas directas entre actividades que para las mallas CPM en nodo actividad es

ms claro de distinguir las dependencias entre tareas. (Ver figura 41)

42 Malla CPM Nodo actividad

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Con todo lo anteriormente aprendido ya podramos seguir dibujando la malla CPM

en representacin Nodo Actividad de nuestro proyecto Muro de Albailera, pero si ya lo

habamos creado en vista Gantt, para que volver a hacerlo, aprendamos entonces a pasar

esta vista y todo este trabajo al archivo anterior, para esto guardemos este trabajo como

clase3-CPM.mpp.

Tenemos entonces dos archivos clase2-gantt en el cual el proyecto fue creado para

una vista Gantt pero que su vista Diagrama de Red (CPM Nodo actividad) est con algunos

problemas o falencias, y tenemos el archivo clase3-CPM que tiene una vista Diagrama de

Red personalizada y de acuerdo a nuestros requerimientos, la idea es pasar la vista de la

clase3 a la clase2, para esto utilizaremos el Organizador, cargar ambos archivos en

memoria y luego seleccionar del men Herramientas la opcin Organizador.

En Project 2010 presionar el comando Alt +H+O, o men Archivo+ Informacin+

Organizador.

En esta ventana seleccionar la opcin Vistas y en las ventanas para vistas

disponibles seleccionar en una de ellas la clase2.gantt y en la otra la clase3-CPM, tal como

se muestra en la figura 42, copiar desde la clase3 la vista Diagrama de Red a la clase2

mediante el botn , verificar que se tenga seleccionado el Diagrama de red y que sea en la

direccin correcta (clase3 a clase2), nos saldr un mensaje de que ya existe un diagrama de

red en la clase2, aceptemos para que sea reemplazado por la vista de la clase3. Luego de

esto cerrar el organizador y verificar en la vista Diagrama de Red el resultado (Ver Figura

43)

43 Organizador: Copiar vista de Clase3 a Clase2

Nota1: La vista que se desea reemplazar no debe estar activa o en pantalla, esto es como

queremos reemplazar la vista Diagrama de red de la clase2, esta no puede estar activa en

este archivo, para evitar este problema activen cualquier otra vista, por ejemplo Diagrama

de Gantt.

Nota2: Si la vista Diagrama de Red no est del todo ordenada utilizar men Formato Disear ahora y la malla se redibujar.

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Luego de esto es posible mover algunas actividades de manera manual para

ubicarlas en la posicin que deseen, para esto utilizar el zoom + o zoom - para

aumentar o disminuir la vista. Por ejemplo si queremos dejar el camino crtico al medio y

ambos procesos de confecciones en ambos lados, es mejor disminuir la vista al mnimo y

seleccionar todas las tareas, de manera manual intentando hace un rectngulo que las

seleccione todas. (Ms-Project no tiene un comando como seleccionar todo, tan til en otras

aplicaciones, espero que lo pongan alguna vez). Luego de seleccionar todas las tareas

seleccionar una (del borde, esto no deselecciona las tareas) y sin solar el botn del mouse

arrastrar la malla al centro de la hoja, luego mover cada proceso a la ubicacin indicada.

(Ver figura 43).

44 Vista Diagrama de red

45 Diagrama de Red ordenado

Si ponen un poco de atencin notaran que los cuadros de las Tareas resumen aun

estn ms grandes que las tareas crticas y no criticas, esto es fcil de solucionar, pues basta

con seleccionar para todas las tareas resmenes la Plantilla 2- CPM o simplemente

disminuir el tamao del cuadro de la actividad.

Para cambiar a la Plantilla 2, en men Formato opcin Estilos de cuadro, seleccionar en

la ventana Configuracin de estilos para: Resumen del proyecto, Tareas de resumen

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crticas y tareas de resumen no criticas seleccionar en el listado desplegable la Plantilla 2-

CPM, tal como se muestra en la figura 46.

46 Plantilla 2-CPM para tareas Resumen

Si solo quieren disminuir el tamao en la ventana Configuracin de estilos para:

Resumen del proyecto, Tareas de resumen crticas y tareas de resumen no criticas

presionar el botn , y luego el botn y en la siguiente

ventana el botn y aqu cambiar el tamao por ejemplo a 70%, con esto se

cambia el tamao de las tareas resumen. Si tienen una impresora de formato pequeo es

bueno tratar de hacer coincidir los cuadros de las tareas en las hojas (lneas punteadas) para

facilitar el trabajo al unir las hojas.

Para terminar esta parte es conveniente guardar este trabajo como clase3-Gantt-

CPM as recordaremos que en nuestro proyecto estn bien diseadas las vistas Diagrama

de Gantt y la Vista Diagrama de Red, el siguiente paso a seguir en nuestro proyecto es

realizar un anlisis de costos de cada tarea.

Es importante destacar que hemos copiado la vista Diagrama de red solo entre archivos, si se crea un archivo nuevo, este tendr aun la vista Estndar, entonces si

queremos que siempre el diagrama de red sea dibujado con nuestras plantillas se debe

copiar esta vista al Global.mpt as cuando creemos una tarea esta ser creada con la

plantilla personalizada. Para esto en el Organizador (Ver figura 43) seleccionar en una de

las reas el proyecto clase3-Gantt-CPM y en la otra Global.mpt y con el botn

, copiar en la opcin el Diagrama de

Red desde la clase3 hasta Global.mpt.

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3.3.- Programacin PERT

En Ms-Project 2010 no es posible realizar programacin PERT lo siento si tienes la versin 2010, no es mi culpa que no tenga programacin PERT, ya saben de quien

A diferencia de CPM que es determinstico (no considera probabilidades ni eventos

inciertos), PERT es probabilstico y considera eventos inciertos o factores que afectan el

rendimiento es decir hacen una variabilidad en la duracin de la actividad y de la obra.

Algunos autores consideran que PERT no es probabilstico pues el clculo final es

igual a una CPM, no es intencin de este manual ni ma (ahora) polemizar respecto a esto,

pero a mis alumnos les muestro que PERT si es probabilstico considerando frmula de

riesgo y la tabla de distribucin normal, la idea de ahora es mostrar como Ms-Project

2003/2007 realizan programacin PERT.

Para aprender a realizar PERT consideremos el mismo proyecto del muro de

albailera pero que ahora aprenderemos como ingresar la variabilidad de este proyecto

mediante la incorporacin de duraciones optimistas, medias, y pesimistas y recordemos la

frmula que utiliza PERT para el clculo de la duracin esperada o estadstica.

6

4 dpdmdode

; para esta frmula PERT estima una probabilidad de un 50%

La estimacin de las duraciones optimistas, medias, y pesimistas tiene en si todo un

estudio que tampoco es parte de este manual (si estar a futuro en un libro ms extenso de

Planificacin de Obras de Construccin mediante Ms-Project donde abordar todas las

metodologas ms en extenso y como se aplican estas en el Ms-project), pero se deben

considerar algunas actividades probabilsticas, es decir que tienen variabilidad, y que esta

variabilidad se debe a factores que influyen en su rendimiento como Clima, Calidad de la

mano de obra, Calidad de los materiales, etc.

3.3.1. Pasos para Programar en PERT

Para realizar una programacin PERT en Project se deben seguir los siguientes pasos:

1) Verificar y/o activar la barra de herramientas PERT, esto en Men Ver Barra de Herramientas y verificar que est la opcin Anlisis PERT con un tick y si no est,

activarla, con lo que pondr esta barra en el rea de barra de herramientas.

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47 Barra Herramienta Anlisis PERT

2) Antes de este paso guardar el archivo como Clase1-PERT, considerando que haremos algunos cambios en el archivo original y que este lo seguiremos ocupando

luego cuando hagamos Anlisis de Costos en las Actividades.

Se deben ingresar las 3 duraciones a las actividades probabilsticas (para este

ejemplo solo consideraremos 5 actividades), se ingresaran duraciones estimadas

optimistas, medias y pesimistas para cada actividad, para esto no se han considerado

ni criterios estadsticos ni tablas estadsticas en esta estimacin, de acuerdo a lo

dicho anteriormente que esto es materia de otro estudio no de este manual. El

ingreso de estas duraciones se puede realizar de dos maneras:

a. Ingresar las 3 duraciones independiente para cada actividad probabilstica mediante Formulario de Entrada PERT

b. Y/o Ingresar para todas las actividades mediante la Hoja de Entradas PERT, esta opcin es mejor pues se tienen todas las actividades y

considerando que en PERT se deben ingresar de igual manera las duraciones

para las actividades determinsticas.

48 Entrada de Duraciones

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49 Hoja de Entradas PERT

En la hoja de Entradas PERT he ingresado primero las actividades probabilsticas

(pudiendo ingresar todas a la vez), no olvidar que las duraciones deben ser ingresadas

correctamente, pues la hoja de entradas asume inicialmente das, si la duracin es horas

ingresar h para denotar esto. Tambin Ms-Project pone de titulo Dur. Esperada en la columna de la duracin media, lo cual es un error pues se debe ingresar aqu la duracin

media o esperada, el titulo es fcil de corregir y ya hemos visto como se hace. Ms-Project

tambin comete un Error en el Formulario de Entrada PERT.

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50 Formulario de Entrada PERT

Para cambiar esto se deben seguir los siguientes pasos:

Men Herramientas - Personalizar- Formularios y seleccionar Entrada PERT y luego

el botn Modificar.

51 Modificar el Formulario de Entrada PERT

Luego de presionar el botn Modificar, en la siguiente vista dar doble click a la palabra

Esperada y en la siguiente ventana cambiar la palabra Esperada por Media, y presionar el

botn Aceptar, despus de esto guardar la modificacin en el men Archivo- Guardar,

luego seleccionar Archivo y Salir. Verificar que se hayan realizado los cambios.

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Luego de ingresadas las duraciones probabilsticas ingresemos las de las actividades

determinsticas, para esto como ya se tiene calculadas se debe repetir la misma duracin en

optimista, media y pesimista, esto se entiende como que la duracin no varia pero es

importante realizarlo pues Ms-Project realizar los clculos de las nuevas duraciones

(esperadas) de acuerdo a la frmula visto anteriormente.

52 Ingreso de Duraciones a Actividades Determinsticas

Noten aqu la columna Duracin que tiene las mismas duraciones de la CPM, recuerden

que usamos el mismo archivo, y aun no hemos calculado.

Al presionar el botn calcular PERT se recalcular la

duracin de acuerdo a las duraciones optimistas, medias y

pesimistas y de acuerdo a la frmula de duracin esperada.

Es bueno tambin para evitar confusiones cambiar el titulo

de la Columna Duracin por Dur. Esperada (por ejemplo).

En la figura 51 se muestra la tabla con las duraciones esperadas calculadas (Columna en

azul).

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53 Duraciones Esperadas calculadas.

Noten que la duracin total del proyecto ha cambiado respecto al programa en CPM, si bien

es cierto es poca la variacin esto se debe a que el proyecto es pequeo y solo hemos

ingresado datos probabilsticos a 5 actividades, pero la funcin principal de esto es que

aprendan a usar la metodologa PERT en Ms-Project.

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3.3.2. Anlisis de las Mallas Optimistas y Pesimistas

Veamos ahora la malla y las distintas GANTT que realiza esta metodologa.

El diagrama de Red ahora se ha calculado con la duracin esperada, pero tambin Project

presenta otras herramientas como la Gantt Optimista, Gantt esperada (qu realmente es la

media), y Gantt pesimista.

54 Botones para las Gantt optimista, media y pesimista

Ms-Project construye la Gantt optimista en base a que ocurran todas las duraciones

optimistas, el mismo criterio usa para la Gantt media y la pesimista, obviamente estas

situaciones son muy difcil de que ocurran pero muestran los tiempos extremos para el

proyecto, por ejemplo para el muro de albailera se tienen las siguientes fechas de trmino:

Fin optimista: jue 21-8-2008

Fin medio: lun 25-8-2008

Fin pesimista: mi 27-8-2008

Fin esperado: lun 25-8-2008 (Para una probabilidad de 50%), la media y la esperada es la

misma por la poca variabilidad que introducimos en las actividades y lo pequeo del

proyecto.

3.3.3. Cambio de pesos en la frmula de duracin esperada.

Como deca anteriormente el optimista y pesimista es el extremo, y el esperado para el

50% de probabilidades, pero si queremos que esta duracin sea ms pesimista u optimista

simplemente cambiamos los pesos de la frmula que utiliza Ms-Project, para esto presionar

el botn Establecer pesos PERT en la ventana que se despliega (figura 53), se pueden

cambiar los pesos para la duraciones de la frmula para la duracin esperada (la sumatoria

de estos pesos debe ser 6), en la tabal inicialmente el peso para lo optimista es igual al

pesimista (1), si queremos que el resultado final de la duracin esperar sea ms optimista se

puede cambiar el peso de la duracin optimista a 2, la media (que al igual Ms-Project est

errado y dice esperado) a 3 y la Pesimista en 1, si cambiamos estos valores y volvemos a

calcular el valor final de la de tender a ser ms optimista.

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55 Establecer pesos PERT

Recuerden que el proyecto en si es pequeo, que la mayora de las duraciones es en horas y

que probablemente se vea muy poca variacin en los datos, pero la intencin es que

aprendan a utilizar PERT en Ms-Project. Al respecto tambin podramos concluir que una

metodologa PERT se justifica en proyectos ms grandes y con ms variabilidad.

Es posible que al usar los botones PERT de error, esto generalmente se debe a una mala

instalacin o que no se tienen los complementos instalados, la verdad no he investigado a

ciencia cierta porque Ms-Project produce a veces estos errores, y esos tontos errores de

traduccin como confundir media con esperado, pero bueno ya alguien tendr o tendr tiempo para investigar y dar posibles soluciones ms certeras al rspecto, de todas maneras

ms adelante dedicar una parte a la instalacin de complementos, principalmente hacer

una comparacin del Ms-Project 2003 y las falta de complementos del Ms-Project 2007 (como la falta del complemento Anlisis de datos en Excel)y como solucionar esta falta.

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4. Costos de un proyecto de construccin en Ms-Project

Sin duda alguna todo constructor (o empresa constructora) estudia (o realiza) los

proyectos para ganar dinero, no creo que alguien diga que no, pues bueno bajo este

entendido es bueno administrar el dinero gastado de buena manera para tener utilidades,

una buena planificacin (de tiempo y costos) y un buen control de los mismos har que se

cumplan los objetivos planteados.

No explicar ac el proceso de estudio de costos en extenso, pero si es necesario

aclarar conceptos y una breve introduccin, pues si bien es cierto Ms-Project es una

herramienta, y una muy buena herramienta, esta no piensa, no hace los estudios, quien debe

tener claros los conceptos y pasos y quien es responsable ante todo es el evaluador

(Constructor, Ingeniero, Arquitecto o quien sea el profesional responsable), nunca deben

culpar al sistema (Ms-Project) de los problemas, entonces para evitar problemas (o

disminuirlos) hagan buenos estudios.

En general el estudio de presupuesto estimativo consta de pasos importantes, como

la cotizacin de recursos, anlisis de costos y generacin de presupuesto.

Es importante aclarar las diferencias entre: Anlisis de Precios Unitarios, Anlisis de

Costos Unitarios, Anlisis de Precios y Anlisis de Costos.

Primero veamos la diferencia entre Precio y Costo:

Precio es el valor de venta del producto o servicio, es el valor de venta del proyecto o de la

partida, el precio de venta necesariamente considera el costo del producto.

Costo: Es cuando nos cuenta el proyecto o cada partida en particular.

Si en construccin consideramos el Costo como nuestro Costo Directo (el costo que nos

genera la obra o partida) y a este le agregamos % de Gatos Generales (directos e

indirectos), % Gastos Financieros, % de Utilidades y % de IVA, sumando todo estos

valores se obtiene el Precio de venta.

Entonces, aclaradas las diferencias (o similitudes) entre Precio y Costo, continuemos con

los siguientes conceptos:

Anlisis de Costos Unitarios: Es el estudio de costos (no olviden que los precios

consideran necesariamente los costos) a nivel de unidad de produccin (de aqu porqu se

dice Unitario), en Construccin no todo debe (o puede) estudiarse de un punto de vista

unitario, por ejemplo si consideramos un metro cbico de hormign de cimientos, este es

igual al siguiente metro cubico y al siguiente y as todos los metros cbicos son iguales, de

esta manera podemos asumir que todos los recursos (materiales, maquinarias y mano de

obra son proporcionales a cada metro cubico y las cantidades son iguales para todos estos),

entonces en cada partida en que todas las unidades de estudio sean iguales es posible

realizar un estudio unitario, es decir al estudiar el costo de una unidad este puede ser

asumido para todas las unidades a producir.

Anlisis de Precios Unitarios: Es similar al estudio de Costos Unitarios, es decir es la

determinacin de las cantidades de recursos (materiales, maquinas herramientas y mano de

obra) a nivel de unidad de produccin, pero a estos costos se le deben agregar otros gastos y

utilidades y los impuestos para obtener el precio final de venta desde el punto de vista de la

unidad a producir o vender.

Anlisis de Precios Unitarios= Anlisis de Costos Unitarios +%Gastos Generales+%

Gastos Financieros+% Utilidades +% Impuestos

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Anlisis de Costos: Cua

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