MANUAL LATIHAN - KKLW | Portal Rasmi Kementerian … · diterbitkan semula, dicetak semula, disimpan di dalam bentuk yang boleh diguna semula dalam sebarang bentuk ... Ralat jenis

MANUAL LATIHAN

MODUL HCM-PAYROLL

HCM-3011 Simulasi Penyediaan Penghantaran Bank/Cek dan Kewangan

Versi 1.1

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

Manual Latihan ini adalah dokumen rujukan untuk latihan 1GFMAS. Tiada bahagian daripada dokumen ini boleh diterbitkan semula, dicetak semula, disimpan di dalam bentuk yang boleh diguna semula dalam sebarang bentuk atau dengan apa-apa cara tanpa kebenaran daripada Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM).


Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 2/17

PINDAAN DOKUMEN

Dokumen ini telah dipinda dengan keterangan berikut:-

NO VERSI TARIKH DIKEMASKINI OLEH CATATAN

1 1.0 22 Ogos 2014 Nasyitah Mohd Zubir Pertama kali diterbitkan.

2 1.1 30 Nov 2015 Nasyitah Mohd Zubir

1- Penambahbaikan pada kandungan Pengenalan. 2- Penambahbaikan pada kandungan para 2.1 dan 2.2. 3- Perubahan paparan antaramuka pada Skrin Preliminary Program - Data Medium Exchange for Several Payment Runs.



ISI KANDUNGAN

1.0 PENGENALAN ............................................................................................................ 4

1.1 Simulasi Penyediaan Penghantaran Bank/Cek dan Kewangan ............................... 4 1.2 Objektif .................................................................................................................... 5

2.0 LANGKAH-LANGKAH ................................................................................................ 6

2.1 Simulasi Penyediaan Penghantaran Bank/Cek (Pre DME) ...................................... 6 2.2 Simulasi Penghantaran Kewangan ........................................................................ 11



1.0 PENGENALAN

1.1 Simulasi Penyediaan Penghantaran Bank/Cek dan Kewangan

Proses simulasi penghantaran data gaji ke bank/penyediaan cek gaji dan penghantaran data gaji ke 1GFMAS Kewangan akan dilaksanakan setelah selesai proses gaji (regular cycle/late cycle/off-cycle). Kedua-dua proses ini perlu bagi memastikan tiada ralat pada data gaji pegawai dan data gaji pegawai tidak lagi memerlukan pembetulan atau ulangan pada proses gaji. Proses simulasi ini perlu dilaksanakan sebelum proses penghantaran data gaji ke Bank/penyediaan cek gaji dan penghantaran data gaji ke 1GFMAS-Kewangan. Proses ini hanya boleh dilaksanakan di Pejabat Perakaunan. Untuk menunjukkan proses yang lengkap, manual ini akan menerangkan larian program berkaitan proses secara foreground. Larian secara foreground ini adalah untuk nombor gaji yang terhad sahaja. Bagi tidak membebani sistem di 1GFMAS, proses ini perlu dilaksanakan secara background dengan mengulangi langkah-langkah yang sama dengan memilih di menu Program > Execute in Background sebagai gantian keada langkah Execute.

Status bagi larian program secara background boleh disemak di Display Own Jobs (transaksi SMX) manakala laporan hasil daripada larian secara background pula boleh diperolehi di spool (transaksi SP02). Capaian ke transaksi boleh dilakukan dengan menaip kod transaksi pada kotak arahan atau melalui menu berikut:

Transaksi Menu

PC00_M14_CDTA JANM > 1GFMAS Payroll > Human Resources > Payroll > Asia Pacific > Malaysia > Bank Transfer > Pre Program DME

PC00_M99_CIPE JANM > 1GFMAS Payroll > Payroll > Asia Pacific > Malaysia > Sub.activities > Per Payroll Period > Evaluation > Posting to Accounting > Execute Run

Sila rujuk carta aliran TRG-HCM-0202 - Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS Kewangan.



1.2 Objektif

Pengguna akan mengetahui bagaimana simulasi penghantaran data gaji ke bank/cek dan ke1GFMAS Kewangan dapat dilaksanakan.



2.0 LANGKAH-LANGKAH

2.1 Simulasi Penyediaan Penghantaran Bank/Cek (Pre DME)

Sebelum meneruskan ke langkah-langkah simulasi penyediaan penghantaran Bank/Cek, bahagian ini menyediakan penerangan mengenai tujuan laporan yang dihasilkan dari proses ini:

Maksud maklumat dan cara penggunaan data di laporan yang dijana dari proses penghantaran Bank/Cek:

Jenis ralat yang sering berlaku dan dipaparkan di laporan diatas adalah seperti berikut:

1. Data induk di IT0009 yang diwujudkan sebelum IT0006 Subtype 1 – Employer Address menyebabkan petak Postal Code/City pegawai tidak terisi. Ralat jenis ini perlu pembetulan IT0009 dengan mengisi petak Postal Code/City sama dengan yang terdapat di IT0006 Subtype 1.

2. Pegawai yang tiada gaji yang mungkin disebabkan ralat ada dipaparkan di muka surat terakhir laporan. Contoh paparan adalah seperti berikut:



Nota:

Tidak semua nombor gaji di senarai ini adalah ralat yang memerlukan pembetulan data induk pegawai. Nombor gaji yang benar-benar ralat adalah berkemungkinan disebabkan oleh potongan gaji yang tersilap dikunci masuk, contohnya, bagi amaun potongan RM400.00 telah dikunci masuk sebagai RM4000.00, justeru memerlukan pembetulan data induk. Bagi ralat yang perlu pembetulan, sila kemaskini di data induk berkenaan, ulangi proses gaji dengan Matchcode 'W' .



1. Skrin SAP Easy Access JANM dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori

(M) Tindakan Catatan

1 Medan Arahan

Pada Medan Arahan, masukkan PC00_M14_CDTA

2 Enter M Klik Enter.



2. Skrin Preliminary Program - Data Medium Exchange for Several Payment Runs

dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Payroll area M Dalam petak Payroll area, masukkan payroll area, sebagai contoh "B1".

2 Current period

Klik pilihan Current period.


4 Special run

Petak Special Run hanya diisi jika proses gaji adalah Off-Cycle. Masukkan data yang sama seperti di IT0267.

Biarkan kosong bagi Regular Cycle dan Late Cycle

5 Requested Execution Date

M

Dalam petak Requested Execution Date, masukkan tarikh gaji, sebagai contoh "25.09.2014".



6 Additional data M Pastikan petak Test ditanda bagi membuat larian simulasi.

7 List M Klik pilihan List


9 Execute (F8) M Klik Execute.

3. Skrin Simulasi Penyediaan Hantaran Bank/Cek (Pre DME) dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 PRE DME Simulation Log

Semak log simulasi PRE DME. Pastikan Transfers that were not performed menunjukkan '0'

2 Exit (Shift+F3)

Klik Exit



2.2 Simulasi Penghantaran Kewangan

Sebelum meneruskan ke langkah-langkah simulasi Penghantaran Kewangan, bahagian ini menyediakan penerangan mengenai tujuan laporan yang dihasilkan dari proses ini:

Maksud maklumat dan cara penggunaan data di laporan yang dijana dari proses penghantaran Kewangan:

Jenis ralat yang sering berlaku dan dipaparkan di laporan yang dihasilkan daripada proses ini adalah seperti berikut:

1. Non-Balance Debit & Credit entries - Ralat jenis ini akan menunjukkan jumlah bukan ‘0’ pada bahagian Rejected. Jika ralat ini adalah disebabkan oleh kod Vendor/GL yang tidak wujud di sistem, kod Vendor/GL perlu

diperbetulkan di sistem 1GFMAS-Kewangan. Jika ralat ini adalah disebabkan oleh padanan akaun GL/Vendor ke Kod Pendapatan/potongan yang tidak

tepat, padanan berkaitan perlulah diperbetulkan di sistem 1GFMAS-HCM. Pembetulan perlu dibuat oleh Ibu Pejabat JANM. Ulangan pada proses ini perlu dibuat oleh Pejabat Perakaunan selepas pembetulan.

2. Kesilapan Kod Akaun di IT0001/IT0027 - Ralat jenis ini akan menunjukkan Incorrect pada bahagian Doc Creation. Ralat jenis ini memerlukan pembetulan di infotype berkaitan di data induk pegawai dan memerlukan ulangan pada proses gaji hingga ke proses ini.

3. Kekurangan Dana - Ralat jenis ini akan menunjukkan Incorrect pada bahagian Doc Creation. Ralat jenis ini sama ada memerlukan bahagian Kewangan Pejabat Perakaunan diberitahu untuk membuat semakan dan pengemaskinian waran peruntukan atau hanya memerlukan larian proses dilaksanakan oleh pegawai yang ada 2nd Level Budget Authorization. Jika

pembetulan dibuat dengan mengemaskini waran, ulangan kepada proses ini perlu dibuat setelah langkah pembetulan diambil. Jika tidak, ulangan larian pada proses ini perlu dilaksanakan oleh pegawai yang ada 2nd Level Budget Authorization.



1. Skrin SAP Easy Access JANM dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Medan Arahan

Dalam Medan Arahan, masukkan"PC00_M99_CIPE".




2. Skrin Posting to Accounting: Create Posting Run dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Payroll Period

Pada petak Period, pilih 1 Current Payroll Period untuk bulan semasa.

Sila tekan Enter untuk memastikan bulan pemprosesan yang betul.



2 Payroll Area M Dalam petak Payroll Area, masukkan payroll area, sebagai contoh "B1".


4 Off-Cycle Payroll Run

Petak Off-Cycle Payroll Run hanya diisi jika proses gaji adalah Off-Cycle. masukkan data yang sama seperti di IT0267.

5 Type of document creation

M

Dalam petak Type of document creation, masukkan "S" untuk simulasi.

6 Enter M Klik Enter

7 Execute (F8) M Klik Execute

3. Skrin Evaluation of Posting Item dipaparkan. Pastikan Document Creation

menunjukkan No Errors

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Document Overview

Klik Document Overview untuk menganalisa, jika perlu.



4. Skrin Posting to Accounting: Document overview dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Document Overview

Tandakan pada petak G/L Account Document.

2 Display line items

Klik Display line items untuk menyemak G/L Account Document.

5. Skrin Display Payroll Posting Document dipaparkan.



No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Back

Klik Back.

6. Skrin Posting to Accounting: Document overview dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Document Overview

Tandakan pada petak Vendor Document.

2 Display line items

Klik Display line items untuk menyemak Vendor Document.



7. Skrin Display Payroll Posting Document dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Exit

Klik Exit.

Documents

MANUAL LATIHAN - KKLW | Portal Rasmi Kementerian … · diterbitkan semula, dicetak semula, disimpan di dalam bentuk yang boleh diguna semula dalam sebarang bentuk ... Ralat jenis