Manual Kualiti 2014

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITIPEJABAT PENDIDIKAN WILAYAH BANGSAR & PUDU

143, JALAN HANG JEBAT50150 KUALA LUMPUR

MANUAL KUALITI SPSK 3.0

BAB 1 PENGENALAN

1.1 TUJUANManual Kualiti ini merupakan sumber rujukan Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Pendidikan Wilayah Bangsar & Pudu serta Sekolah-sekolah di Wilayah Bangsar & Pudu. Ia diwujudkan sebagai tanda komitmen pihak pengurusan atasan untuk melaksanakan SPSK berteraskan kepada keperluan standard MS ISO 9001:2008. Ia disediakan bagi tujuan berikut:

1.1.1 Menjelaskan maklumat organisasi PPWBP/Sekolah di bawah kawalannya merangkumi perkara-perkara seperti: perkhidmatan yang diberi, pelanggan organisasi, visi, misi, dan lokasi.

1.1.2 Memperincikan SPSK yang menjelaskan dasar kualiti, objektif kualiti, Skop pelaksanaan sistem kualiti dan justifikasi bagi keperluan yang tidak dimasukkan dalam SPSK, proses-proses yang terlibat dalam organisasi dan hubungkait antaranya, proses pengurusan sumber, proses perancangan pemberian perkhidmatan, sistem kawalan dokumen dan rekod, serta proses penambahbaikan yang dilaksanakan secara berterusan.

1.1.3 Menjelaskan dasar dan prinsip bagi setiap aktiviti yang dilaksanakan dalam proses pengurusan sistem perkhidmatan pendidikan selaras dengan keperluan standard MS ISO 9001:2008 di bawah pelaksanaan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti.

1.2 SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI UNTUK PENDAFTARAN PENSIJILAN MS ISO 9001:2008

1.2.1 SkopPengurusan Pembelajaran Dan Pengajaran (PdP)

1.2.2 SKop Sistem Pengurusan Kualiti adalah merangkumi fungsi-fungsi berikut:-

1 Pengurusan Panitia

2 Pengurusan Jadual Waktu

3 Pengurusan Pembelajaran & Pengajaran

4 Pengurusan Pencerapan5 Pengurusan Peperiksaan

6 Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid

7 Pengurusan Mesyuarat

8 Pengurusan Bimbingan

9 Pengurusan Pusat Sumber

1 | P a g eHak Cipta Terpelihara © Pejabat Pendidikan Wilayah Bangsar & Pudu | 2 Januari 2014 – Keluaran 03|Pindaan 00


143, JALAN HANG JEBAT50150 KUALA LUMPURBAB 1 PENGENALAN


BAB 1 PENGENALAN

1.3. Kandungan Manual Kualiti

Manual Kualiti ini mengandungi 4 bahagian seperti berikut:-

Bahagian 1 : Pengenalan Kepada Manual KualitiBahagian 2 : Maklumat OrganisasiBahagian 3 : Strategi Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Pendidikan Wilayah

Bangsar & Pudu dan Sekolah-sekolah di Wilayah Bangsar & Pudu.Bahagian 4 : Dasar dan Prinsip Asas Pengurusan Sistem Kualiti

Seksyen 4: Sistem Pengurusan Kualiti Seksyen 5: Tanggungjawab Pengurusan Seksyen 6: Pengurusan SumberSeksyen 7: Realisasi Produk

Seksyen 8: Pengukuran, Penganalisisan dan Penambahbaikan

BAB 2 MAKLUMAT ORGANISASI

2.1 LATAR BELAKANGPPWBP telah ditubuhkan di bawah Education Ordinance 1950. Ia mewakili JPN WP dan KPM untuk menyelaraskan perkara yang berkaitan dengan pengurusan dan pentadbiran sekolah-sekolah menengah dan rendah di Wilayah Bangsar & Pudu. PPWBP mulai beroperasi pada 1 Jun 2007. Ia diketuai oleh seorang Pegawai Pelajaran Daerah dan dibantu oleh empat orang Penolong Pegawai Pelajaran Daerah dan seorang pegawai Eksekutif (EO).

2.2 TUJUAN PENUBUHANFungsi utama PPWBP adalah untuk merancang, mengurus dan menyelaraskan program dan aktiviti pembangunan pendidikan di peringkat daerah dan sekolah selaras dengan keperluan yang telah ditetapkan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia.

Fungsi utama Pejabat Pendidikan Wilayah Bangsar & Pudu sebagai wakil kepada Kementerian Pendidikan Malaysia dan JPN Wilayah Persekutuan menyelaras semua perkara yang berkaitan pengurusan dan pentadbiran sekolah-sekolah di Wilayah Bangsar & Pudu

Fungsi utama sekolah adalah melaksanakan proses pembelajaran dan pengajaran bagi mencapai objektif Kementerian Pendidikan Malaysia seperti yang telah ditetapkan dalam Falsafah Pendidikan Kebangsaan.





2.3 ALAMAT ORGANISASI

Pejabat Pendidikan Wilayah Bangsar & Pudu

143, Jalan Hang Jebat

50150 Kuala Lumpur

2.4 VISI

Pendidikan Berkualiti Insan Terdidik Negara Sejahtera

2.5 MISI

Melestari Sistem Pendidikan Yang Berkualiti Untuk Membangunkan Potensi Individu Bagi Memenuhi Aspirasi Negara

2.6 DASAR KUALITI (Klausa 5.3)PPWBP / Sekolah di Wilayah Bangsar & Pudu bertekad untuk memastikan sistem pengurusan perkhidmatan pendidikan dilaksanakan secara profesional, efisien dan berkualiti bagi memenuhi kehendak dan kepuasan hati pelanggan. Proses ini melibatkan kerja sepasukan, kajian semula pengurusan dan proses penambahbaikan yang dilaksanakan secara menyeluruh dan berterusan.

2.6.1Keperluan Kenyataan Dasar KualitiKenyataan Dasar Kualiti dibuat bagi memaklumkan kepada semua pegawai dan kakitangan PPWBP / Sekolah di Wilayah Bangsar & Pudu untuk memastikan sistem kualiti yang menyeluruh dan berterusan dapat diterapkan di dalam tugas mereka. Kenyataan ini juga merupakan garis panduan pelaksanaan sistem pengurusan perkhidmatan pendidikan yang berkualiti bagi menjelaskan kepada semua pegawai dan kakitangan supaya dapat difahami dan dihayati serta memberi komitmen sepenuhnya terhadap pelaksanaannya.

2.7 OBJEKTIF KUALITI (Klausa 5.4.1)Objektif kualiti diwujudkan di setiap peringkat bagi memastikan dasar kualiti dapat dicapai.2.7.1Objektif Kualiti ProsesObjektif kualiti proses dijelaskan di dalam prosedur kerja proses masing-masing. Ia merupakan objektif yang telah ditentukan dan perlu dicapai oleh setiap sekolah di Wilayah Bangsar & Pudu bagi merealisasikan objektif organisasi.



143, JALAN HANG JEBAT50150 KUALA LUMPUR MANUAL KUALITI SPSK 3.0

2.8 CARTA ORGANISASI PASUKAN PETUGAS KUALITIStruktur Organisasi Pasukan Petugas Kualiti di ketuai oleh Wakil Pengurusan dan dibantu oleh seorang Pengurus Kualiti dan beberapa orang ahli yang dilantik dari kalangan pegawai di PPWBP / Sekolah. Carta organisasi pasukan petugas kualiti yang menerangkan hubungan kerja antara mereka diperjelaskan seperti di Lampiran 1.

2.9 CARTA ORGANISASI PPWBP

Struktur Organisasi di PPWBP diketuai oleh Timbalan Pengarah Pendidikan. Beliau dibantu oleh seorang Timbalan Pegawai Pendidikan Daerah (TPPD) , 3 orang PPPD Kanan, 15 orang Penolong Pegawai Pendidikan Daerah, 8 orang Pegawai FasiLINUS, 5 orang Penyelia Kanan, 7 orang Penyelia serta 26 orang Anggota Kakitangan Sokongan . Carta organisasi PPWBP seperti yang dilampirkan menghuraikan hubungan kerja antara semua pegawai dan kakitangan di PPWBP dan sekolah seperti dalam Lampiran 4.

2.10 AKTIVITI UTAMA SEKOLAH KUALITISecara keseluruhan sistem pengurusan sekolah kualiti di Sekolah-sekolah Wilayah Bangsar & Pudu melibatkan proses-proses seperti Pengurusan Panitia, Pengurusan Jadual Waktu, Pengurusan Pembelajaran & Pengajaran, Pengurusan Pencerapan, Pengurusan Peperiksaan, Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid, Pengurusan Mesyuarat dan Pengurusan Bimbingan & Kaunseling dn Pengurusan Pusat Sumber.

2.11 PEMETAAN PROSES SISTEM PENGURUSAN KUALITI

Dalam melaksanakan sistem pengurusan kualiti di sekolah, interaksi antara pelanggan dan organisasi adalah penting. Dalam rajah 2, dijelaskan interaksi antara proses-proses utama dan peranan setiap proses dalam merealisasikan perkhidmatan yang ditawarkan berdasarkan klausa yang terkandung dalam MS ISO 9001:2008.

BAB 3 STRATEGI PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI3.1 SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI UNTUK PENDAFTARAN PENSIJILAN MS ISO 9001:2008

3.1.1 Skop Pengurusan Pembelajaran Dan Pengajaran

3.1.2 Skop Sistem Pengurusan Kualiti merangkumi fungsi-fungsi berikut:-

1 Pengurusan Panitia2 Pengurusan Jadual Waktu3 Pengurusan Pembelajaran & Pengajaran4 Pengurusan Pencerapan5 Pengurusan Peperiksaan6 Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid7 Pengurusan Mesyuarat8 Pengurusan Bimbingan9 Pengurusan Pusat Sumber





3.2 PENGECUALIAN APLIKASI Beberapa keperluan di dalam standard MS ISO 9001:2008 tidak diguna pakai kerana tiada berkaitan dengan Skop kerja kualiti. Keperluan klausa berikut adalah dikecualikan:

3.2.1 Klausa : 7.3 - Reka Bentuk dan Pembangunan Proses Klausa : 7.6 - Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan

Justifika s i Pengecualia n :

Sekolah-sekolah ini tidak terlibat dengan reka bentuk dan pembangunan proses dalam perkhidmatan. Semua pembangunan reka bentuk proses diwujudkan oleh pihak pengurusan atasan di Kementerian Pelajaran Malaysia. Sekolah-sekolah ini hanya terlibat dengan urusan melaksanakan dasar yang telah ditetapkan dan menyediakan kaedah-kaedah yang sesuai untuk meningkatkan kualiti pengurusan di peringkat negeri.

3.3 ISTILAH DAN DEFINISI

PPWBP Pejabat Pendidikan Wilayah Bangsar & PuduSekolah Sekolah-sekolah di Wilayah Bangsar & PuduKlausa Seksyen atau fasal yang dinyatakan dalam

Standard MS ISO 9001:2008 Proses Pelaksanaan sesuatu aktiviti yang menukarkan

input kepada output.Prosedur Cara atau kaedah yang spesifik untuk

melaksanakan sesuatu prosesatau aktiviti penyampaian perkhidmatan.

Perkhidmatan Hasil daripada proses atau aktiviti yang dijalankan kepada pelanggan.

Kepatuhan Memenuhi keperluan yang ditetapkan.

Katidakakuran Tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan.

Sistem Pengurusan Sistem yang diwujudkan untuk membangunkan dasar Kualiti kualiti dan objektif kualiti serta kaedah pencapaiannya. Ia adalah dasar yang menerangkan bagaimana pengurusan berkualiti dapat dilaksanakan dengan efisien dan efektif.





Tindakan Pembetulan Tindakan yang diambil untuk membetulkan punca-punca katidakakuran yang telah dikenal pasti.

Tindakan Pencegahan Tindakan yang diambil untuk memastikan punca- punca katidakakuran yang telah dikenal pasti tidak berulang lagi pada masa akan datang.

Ketua Agensi Timbalan Pengarah Pendidikan (PPWBP) Wakil Pengurusan

Timbalan wakilPengurusan

Pengurus Kualiti

Ahli Pasukan Petugas

Kualiti

Pihak PengurusanAtasan

Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah

Mesyuarat Guru

Timbalan Pengarah Pendidikan melantik Timbalan Pegawai Pendidikan atau salah seorang Ahli Mesyuarat Pengurusan sebagai Wakil Pengurusan yang bertanggungjawab secara langsung ke atas sistem pengurusan kualiti yang diwujudkan di peringkat organisasi.

Timbalan Pegawai Pelajaran Daerah melantik mana- mana Penolong Pegawai Pendidikan Daerah atau salah seorang Ahli Mesyuarat Pengurusan sebagai Timbalan Wakil Pengurusan yang bertanggungjawab.

Seorang pegawai yang dilantik oleh Timbalan Pengarah Pendidikan (PPWBP) / Timbalan Pegawai Pelajaran Daerah (PPWBP) / Pengetua / Guru Besar untuk membantu Wakil Pengurusan bagi menyelaraskan pelaksanaan SPSK di peringkat organisasi.

Pegawai yang dilantik oleh Timbalan Pengarah Pendidikan (PPWBP) / Timbalan Pegawai Pendidikan Wilayah (PPWBP) / Pengetua / Guru Besar bagi membantu Pengurus Kualiti untuk menyelaraskan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti di semua peringkat

Ia diketuai oleh Timbalan Pengarah Pendidikan dibantu oleh Timbalan Pegawai Pendidikan (WP), semua Ketua Sektor dan semua ahli Pengurusan Tertinggi

Mesyuarat peringkat tertinggi yang dipengerusikan oleh Pengetua / Guru Besar.

Mesyuarat peringkat kedua tertinggi yang dipengerusikan oleh Pengetua / Guru Besar. Keahlian terdiri daripada Semua Guru.



Ia diketuai oleh Wakil Pengurusan atau Timbalan Wakil pengurusan atau Pengurus Kualiti (semasa ketiadaan Wakil Pengurusan) dan semua Ahli Jawatankuasa yang dilantik bagi menyelaraskan pelaksanaan SPSK di peringkat organisasi.

3.4 SINGKATANBerikut adalah singkatan yang menjelaskan ayat-ayat yang digunakan dalam Manual Kualiti ini:

Pasukan Petugas Kualiti

KPM PPWBPSPSKMKPKDSPKPSPKPTPPWPTWPTPPDPPPD Peg PQWBP KJWBP PPK P GB PK PQS KJS

Kementerian Pendidikan Malaysia Pejabat Pendidikan Wilayah Bangsar & PuduSistem Pengurusan Sekolah Kualiti Manual KualitiProsedur KualitiDokumen SokonganProsedur Kualiti Pengurusan SokonganProsedur Kualiti ProsesTimbalan Pengarah PendidikanWakil PengurusanTimbalan Wakil PengurusanTimbalan Pegawai Pendidikan DaerahPenolong Pegawai Pendidikan DaerahPegawaiPengurus Kualiti Wilayah Bangsar & PuduKetua Juruaudit Wilayah Bangsar & PuduPasukan Petugas Kualiti PengetuaGuru BesarPK PQS KJS

BAB 4 DASAR DAN PRINSIP ASAS SISTEM PENGURUSAN KUALITI

SEKSYEN 4 : SISTEM PENGURUSAN KUALITI

4.1 KEPERLUAN AMSekolah mewujud, mendokumen, melaksana dan menyenggara SPSK dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan selaras dengan keperluan standard MS ISO 9001:2008. Sekolah mewujudkan dan memastikan:

4.1.1 Proses-proses yang diperlukan ada dalam SPSK dan dalam organisasi.

4.1.2 Turutan dan hubungkait di antara proses-proses yang terlibat ditentukan.

4.1.3 Kriteria dan kaedah disediakan bagi menilai keberkesanan operasi dan kawalan ke atas proses-proses yang terlibat.

4.1.4 Sumber dan maklumat yang diperlukan disediakan untuk pelaksanaan dan pemantauan proses-proses yang terlibat.

4.1.5 Pemantauan dan penilaian terhadap proses-proses yang terlibat dilaksanakan.

4.1.6 Tindakan-tindakan untuk mencapai matlamat yang dirancang dilaksanakan dan membuat penambahbaikan yang berterusan ke atas proses-proses yang terlibat.

NOTA 1 :Proses yang perlu ada dalam sistem pengurusan kualiti meliputi proses-proses pengurusan, penyediaan sumber, penghasilan produk dan proses pengukuran, analisis dan penambahbaikan.

NOTA 2 :Proses khidmat luar yang dikenal pasti seperti yang diperlukan dalam sistem pengurusan organisasi hendaklah hanya yang dipilih dari organisasi luar.

NOTA 3 :Memastikan kawalan ke atas proses-proses khidmat luar, tidak membebaskan tanggungjawab ke atas keakuran kepada pelanggan, keperluan peraturan dan perundangan. Jenis dan had kawalan proses khidmat luar yang digunapakai, boleh dipengaruhi oleh faktor seperti:

a) Proses khidmat luar yang berpotensi memberi kesan terhadap kebolehan organisasi bagi menyediakan produk yang memenuhi keperluan.

b) Tahap kawalan ke atas proses yang dikongsi.c) Keupayaan mencapai keperluan pengawalan menerusi klausa terpakai 7.4.


4.2 KEPERLUAN DOKUMENTASI

4.2.1 Keperluan Am dan Jenis Dokumen Yang DisediakanSekolah menyediakan dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem kualiti seperti berikut:

1. Manual Kualiti

2. Prosedur Kualiti

3. Dokumen Sokongan (DS) Akta & perundangan. Peraturan. Buku panduan. Surat-surat pekeliling. Perintah am. Arahan- arahan perbendaharaan. Borang-borang

NOTA 1 :Di mana terdapat perkataan “prosedur perlu didokumenkan” dalam standard ini, bermaksud prosedur telah diwujudkan, didokumenkan, dilaksanakan dan diselenggarakan secara berterusan. Satu dokumen boleh menyampaikan keperluan terhadap satu atau lebih prosedur. Keperluan prosedur yang didokumenkan boleh merangkumi lebih daripada satu dokumen.

NOTA 2 :Had dokumen sistem pengurusan kualiti boleh berbeza antara organisasi bergantung pada:

a) Saiz Organisasi dan jenis aktiviti.b) Kerumitan dan hubung kait sesuatu proses c) Kecekapan kakitangan

NOTA 3 :Dokumentasi boleh berada dalam sebarang bentuk atau jenis perantaraan. a) Manual Kualiti.

b) Prosedur Kualiti.c) Dokumen Sokongan. d) Rekod Kualiti.


Hierarki Dokumen ini digambarkan dalam Rajah 1 seperti berikut :

RAJAH 1 : HIERARKI DOKUMENTASI – SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008

Rajah 1

4.2.2 Manual KualitiMK adalah dokumen yang menjelaskan secara menyeluruh mengenai SPSK. Ia mengandungi perkara - perkara seperti berikut:1. Dasar dan objektif kualiti.2. Skop SPSK termasuk perincian dan justifikasi bagi keperluan

standard yang tidak dimasukkan dalam SPSK.3. Menjelaskan prosedur yang didokumenkan.4. Penerangan mengenai hubungan dan kaitan antara proses-

proses dalam SPSK.

4.2.3 Kawalan Dokumen1. Sekolah telah menyediakan prosedur kawalan dokumen untuk

memastikan dokumen yang diwujudkan berada dalam keadaan terkawal.


2. MK, PK, dan DS akan dikawal dari segi edaran dan kegunaan supaya hanya dokumen yang telah disahkan dan terkini sahaja yang digunakan.

3. Kawalan dokumen ini diperjelaskan secara terperinci dalam Prosedur Kawalan Dokumen.

Menerangkan : Menerangkan Dasar dan Objektif Kualiti Sistem Pengurusan Kualiti mengikut Seksyen-

seksyen dalam standard MS ISO 9001:2008

Menerangkan : Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan

sistem pengurusan kualiti Bagaimana sesuatu tugas dijalankan secara terperinci

Menerangkan : Dokumen yang menyokong pelaksanaan

sistem pengurusan kualiti

Menerangkan : Rekod yang diwujudkan dan disenggara

sebagai bukti kepada pematuhan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti

Dokumen Kualiti

ProsedurKualiti

DokumenSokongan

Rekod

4.2.4 Kawalan RekodSekolah mewujud dan menyenggara rekod-rekod sebagai bukti pematuhan kepada kehendak standard dan keberkesanan operasi SPSK. Proses bagi pengawalan, identifikasi, penyimpanan, perlindungan, cara mendapatkan semula dan melupuskan rekod. Rekod hendaklah mudah dibaca, dikenal pasti dan diperoleh semula.

Tempoh simpanan bagi setiap rekod adalah seperti berikut:-

1. Rekod kewangan selama 7 tahun2. Rekod selain kewangan selama 3-5 tahun

SEKSYEN 5 : TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

5.1 KOMITMEN PENGURUSAN5.1.1 Pihak Pengurusan Atasan sentiasa memberi komitmen untuk

membangunkan sistem pengurusan kualiti dan seterusnya meningkatkan sistem tersebut secara berterusan. Pihak Pengurusan Atasan telah mewujudkan tindakan berikut sebagai bukti komitmen dalam melaksanakan SPSK:-

1. Membuat pelancaran mengenai kepentingan pelaksanaan SPSK mengikut keperluan standard MS ISO 9001:2008 di Sekolah.

2. Sentiasa memaklumkan dan memberi perhatian mengenai kepentingan memenuhi keperluan pelanggan kepada Penolong Kanan dan Guru-guru dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah dan Mesyuarat Guru.

3. Mewujudkan Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti yang selari dengan memantau prestasi pencapaiannya dari semasa ke semasa

4. Menganjurkan program dan aktiviti perkembangan staf yang berkaitan dengan pengurusan kualiti dan kemahiran bekerja kepada anggota organisasi.

5. Menyediakan sumber-sumber yang diperlukan dan berkaitan bagi menyokong pelaksanaan SPSK.

6. Mengadakan Kajian Semula Pengurusan untuk menilai prestasi dan menyediakan pelan penambahbaikan terhadap SPSK


5.2 FOKUS KEPADA PELANGGAN

Pihak Pengurusan Atasan memastikan:-5.2.1 Keperluan pelanggan dikenal pasti.

5.2.2 Semua keperluan pelanggan diterjemahkan dalam bentuk proses perkhidmatan yang ditawarkan kepada pelanggan.

5.2.3 Tahap perkhidmatan yang diberikan sentiasa disemak dan dipertingkatkan bagi memenuhi keperluan pelanggan.

5.3 DASAR KUALITI

5.3.1 Pihak Pengurusan Atasan telah mengubal Dasar Kualiti untuk memenuhi perkara-perkara berikut:

1. Bersesuaian dengan Visi dan Misi Sekolah.

2. Menunjukkan komitmen untuk memenuhi keperluan- keperluan dalam standard MS ISO 9001:2008.

3. Membuat kajian terhadap Dasar Kualiti bagi menentukan kesesuaiannya dari semasa ke semasa.

4. Memastikan dasar kualiti disebar dan difahami oleh semua anggota dalam organisasi.

5.4 PERANCANGAN

5.4.1 Objektif Kualiti1. Pihak Pengurusan Atasan telah mewujudkan Objektif Kualiti

yang boleh diukur di peringkat organisasi dan proses mengikut keperluan selaras dengan visi, misi dan dasar kualiti yang telah diwujudkan.

2. Pihak Pengurusan Atasan menyediakan kaedah yang sesuai untuk mengumpul dan menganalisis data bagi menilai pencapaian Objektif Kualiti di setiap peringkat untuk dilaporkan dalam Kajian Semula Pengurusan.

5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti1. Pihak Pengurusan Atasan memastikan perancangan bagi

SPSK dilaksanakan untuk memastikan objektif setiap aktiviti dapat dicapai dan berjalan dengan lancar.

2. Pihak Pengurusan Atasan memastikan segala perubahan dalam SPSK sentiasa terpelihara walaupun beberapa pindaan terpaksa dilakukan selaras dengan keperluan semasa.


5.5 TANGGUNGJAWAB, KUASA DAN KOMUNIKASI

5.5.1 Tanggungjawab Dan Kuasa

Pihak Pengurusan Atasan mengenal pasti tanggungjawab dan bidang tugas setiap pegawai dan kakitangan dan memberitahu kepada mereka yang terlibat. Pemberitahuan tanggungjawab dan bidang tugas ini dilakukan melalui:

1. Carta organisasi yang menghuraikan hubungan PPWBP dan Sekolah.

2. Surat pelantikan dan senarai tugas masing-masing.3. Surat penurunan kuasa yang diberikan kepada pegawai-

pegawai berkenaan.4. Minit-minit Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah / Mesyuarat Guru.

5.5.2 Wakil Pengurusan1. Pengetua / Guru Besar melantik Penolong Kanan Kurikulum

atau salah seorang dari Ahli Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah sebagai Wakil Pengurusan yang bertanggungjawab kepada perkara berikut:

a. Memastikan proses-proses yang diperlukan dalam SPSKdiwujudkan, dilaksanakan dan disenggara.

b. Memaklumkan kepada pihak pengurusan atasan mengenai prestasi SPSK dan sebarang keperluan penambahbaikan.

c. Memastikan kesedaran mengenai keperluan-keperluan pelanggan diwujudkan dalam kalangan anggota organisasi.

d. Berurusan dengan pihak luar bagi perkara-perkara yang melibatkan SPSK.

2. Pengetua / Guru Besar juga melantik salah seorang Pegawai di Sekolah sebagai Pengurus Kualiti untuk membantu Wakil Pengurusan dalam pelaksanaan SPSK di peringkat organisasi.

NOTA

Tanggungjawab wakil pengurusan termasuk hubungan dengan pihak luar tentang perkara yang berkaitan dengan sistem pengurusan kualiti.


5.5.3 Komunikasi Dalam Organisasi

1. Pihak Pengurusan Atasan memastikan maklumat tentang SPSK dan keberkesanannya disampaikan kepada anggota dalam organisasi melalui kaedah-kaedah yang sesuai seperti berikut:

Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah Mesyuarat Guru Mesyuarat Hal Ehwal Murid Mesyuarat Kokurikulum Mesyuarat Panitia Perhimpunan Pagi Papan Kenyataan Poster Buletin Kaedah-kaedah lain yang difikirkan sesuai

5.6 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN5.6.1 Am

1. Pihak Pengurusan Atasan akan mengadakan kajian semula

terhadap keberkesanan dan kesesuaian pelaksanaan SPSK sekurang-kurangnya sekali setahun.

2. Ia bertujuan untuk:a. Menyemak pencapaian objektif kualiti dan kesesuaian

dasar kualitib. Menyemak keberkesanan sistem pengurusan kualiti c. Melihat peluang peningkatan dan penambahbaikan

3. Ia dikendalikan oleh Timbalan Pengarah Pendidikan/Pengetua/Guru Besar dan dihadiri oleh Pihak Pengurusan Atasan dan pegawai-pegawai/guru-guru lain yang berkenaan.

4. Rekod Kajian Semula Pengurusan diwujudkan bagi menunjukkan bukti semakan pengurusan dikendalikan, mereka yang terlibat, perkara yang dibincangkan, kesimpulan yang telah dicapai dan tindakan yang telah diambil.

5.6.2 Input Kajian Semula1. Pihak Pengurusan Atasan memastikan input Kajian Semula

Pengurusan meliputi maklumat berikut:-a. Laporan penemuan audit.b. Laporan analisis aduan dan maklum balas pelanggan.c. Laporan prestasi penyampaian perkhidmatan yang

tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan.d. Laporan status tindakan pencegahan dan pembetulan.e. Laporan tindakan susulan daripada Kajian Semula

Pengurusan yang lepas.f. Perubahan-perubahan yang boleh memberi kesan

kepada SPSK.g. Cadangan-cadangan untuk penambahbaikan.


5.6.3 Output Kajian Semula1. Pihak Pengurusan Atasan akan memastikan hasil Kajian

Semula Pengurusan meliputi keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan yang berkaitan dengan perkara berikut:-

a. Peningkatan terhadap keberkesanan SPSK dan proses- proses yang berkaitan dengannya.

b. Peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan. c. Keperluan terhadap sumber-sumber yang dipenuhi.

SEKSYEN 6 : PENGURUSAN SUMBER

6.1 BEKALAN SUMBER6.1.1 Sekolah memastikan sumber-sumber yang sesuai dan

diperlukan untuk:

1. melaksanakan dan memelihara SPSK agar ia dapat ditingkatkan secara berterusan.

2. memenuhi keperluan pelanggan.

6.2 SUMBER MANUSIA6.2.1 Am

Sekolah perlu memastikan anggota dalam organisasi mempunyai kemahiran yang sesuai dari segi pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman dalam bidang tugas

masing-masing.NOTA

Keakuran terhadap keperluan produk akan memberi kesan secara langsung atau tidak langsung oleh anggota yang melaksanakan tugas di dalam sistem pengurusan kualiti.

6.2.2 Kecekapan, Latihan Dan Kesedaran1. Sekolah memastikan kaedah yang sesuai digunakan untuk

menentukan keperluan dan kemahiran asas untuk menjalankan tugas yang diberi. Antara kaedah yang sesuai adalah seperti berikut:a. Menggunakan borang soal selidik keperluan latihan

personel.b. Menggunakan borang cadangan Pengetua/Guru Besar.

2. Sekolah memastikan latihan atau tindakan-tindakan yang sesuai dilaksanakan untuk memenuhi keperluan kepakaran.

3. Sekolah memastikan kaedah yang sesuai diambil untuk menilai keberkesanan tindakan-tindakan yang telah diambil untuk memenuhi keperluan kepakaran.

4. Sekolah memastikan kaedah yang sesuai digunakan untuk memberi kesedaran akan kepentingan tugas-tugas anggota dalam organisasi dan bagaimana mereka boleh menyumbang ke arah pencapaian objektif-objektif kualiti.


5. Sekolah memastikan rekod-rekod mengenai pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman bagi anggota organisasi diwujud dan disenggara.

6. Proses pengendalian latihan diperjelaskan dalam ProsedurPengurusan Perkembangan Staf.

6.3 INFRASTRUKTUR

6.3.1 Sekolah memastikan infrastruktur yang sesuai dikenal pasti, disedia dan disenggara bagi mencapai objektif SPSK yang ditetapkan. Infrastruktur tersebut merangkumi perkara-perkara seperti berikut:

1. Tempat, ruang kerja dan kemudahan-kemudahan yang sesuai dan diperlukan.

2. Peralatan yang meliputi hardware dan software yang diperlukan untuk menjalankan kerja.

3. Kemudahan sokongan seperti pengangkutan, komunikasi dan lain-lain kemudahan yang difikirkan sesuai dan berkaitan.

4. Proses perolehan dan proses penyelenggaraan bahan dan peralatan diperjelaskan dalam Prosedur Pengurusan Perolehan dan Prosedur Penyelenggaraan

6.4 PERSEKITARAN KERJA6.4.1 Sekolah memastikan persekitaran kerja yang diperlukan

dikenal pasti dan diurus bagi menyokong kepada pencapaian kualiti perkhidmatan dalam semua aspek kerja.

NOTATerma “persekitaran kerja” merujuk kepada situasi kerja yang dilaksanakan termasuk fizikal, persekitaran dan faktor lain (seperti bunyi bising, suhu, kelembapan, pencahayaan, atau cuaca)

SEKSYEN 7 : REALISASI PERKHIDMATAN

7.1 PERANCANGAN BAGI MEREALISASIKAN PERKHIDMATAN

7.1.1 Sekolah bertanggungjawab merancang dan membangunkan proses-proses yang diperlukan supaya perkhidmatan dapat direalisasikan dengan berkesan dan mencapai dasar dan objektif kualiti yang telah diwujudkan.

7.1.2 Sekolah membuat perancangan dan mewujudkan proses-proses yang perlu bagi menghasilkan dan menyampaikan perkhidmatan kepada pelanggan.


7.1.3 Di mana sesuai proses penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan akan mengambil kira perkara berikut:-

1. Menepati objektif dan keperluan kualiti bagi perkhidmatan tersebut.

2. Mewujudkan prosedur proses kerja, dokumen dan sumber lain yang boleh digunakan untuk memberi panduan bagi menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti kepada pelanggan.

3. Mewujudkan aktiviti verifikasi, validasi, pemantauan dan pemeriksaan serta kriteria bagi menentukan perkhidmatan memenuhi keperluan yang ditetapkan.

4. Mewujudkan dan menyenggara rekod-rekod untuk membukti dan mengesahkan proses penghasilan perkhidmatan serta perkhidmatan yang disampaikan memenuhi keperluan yang ditetapkan.

Output kepada perancangan hendaklah sesuai dengan cara organisasi diurus dan dikendalikan.

NOTA 1

Dokumen yang menentukan proses-proses sistem pengurusan kualiti (termasuk proses-proses realisasi produk) dan sumber-sumber yang perlu disediakan khususnya kepada produk, projek atau kontrak, boleh dirujuk kepada pelan kualiti.

7.2 PROSES BERKAITAN DENGAN PELANGGAN7.2.1 Menentukan Keperluan-Keperluan Perkhidmatan

1. Sekolah memastikan keperluan yang dikehendaki oleh pelanggan termasuk keperluan semasa dan selepas pemberian perkhidmatan dapat dipenuhi. Keperluan tersebut

adalah seperti berikut:a. Keperluan terhadap perkhidmatan / proses.

i. Jenis perkhidmatan yang ditawarkanii. Syarat-syarat dan kelayakan permohonan

b. Keperluan yang telah ditetapkan oleh peraturan dan undang-undangi. Pekeliling Perkhidmatanii. Perintah Am

iii. Arahan perbendaharaan iv. Akta Pendidikan v. Lain-lain peraturan dan perundangan yang dikeluarkan

oleh Kerajaan Malaysia dari semasa ke semasa

c. Keperluan lain yang ditetapkan oleh PPWBP dari semasa ke semasa.


2. Sekolah memastikan anggota dalam organisasi memahami dengan jelas keperluan pelanggan supaya mereka dapat menjalankan tugas dan tanggungjawab dengan cekap, cepat dan berkesan.

NOTA

Aktiviti selepas penghantaran meliputi contohnya tindakan di bawah peruntukan waranti, tertakluk pada perjanjian seperti perkhidmatan penyelenggaraan dan perkhidmatan tambahan seperti kitar semula atau pelupusan.

7.2.2 Semakan Semula Keperluan Perkhidmatan1. Sekolah membuat semakan semula keperluan perkhidmatan

sebelum dilaksanakan kepada pelanggan dengan mengambil kira perkara berikut:-

a. Keperluan perkhidmatan kepada pelanggan telah dinyatakan dengan jelas.

b. Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk memproses permohonan disertakan bersama.

c. Sekolah mampu menyediakan keperluan yang dinyatakan mengikut peraturan dan perundangan yang telah ditetapkan.

2. Jika keperluan pelanggan dibuat secara lisan, keperluan tersebut perlu disahkan sebelum dilaksanakan.

3. Jika berlaku perubahan dalam keperluan perkhidmatan, sekolah akan memastikan dokumen yang berkaitan dipinda dan dimaklumkan kepada personel yang berkenaan.

NOTA

Dalam keadaan tertentu, seperti pemberian perkhidmatan melalui internet, semakan ke atas

setiap perkhidmatan yang hendak disampaikan tidak praktikal. Dengan itu semakan boleh dibuat ke atas maklumat perkhidmatan yang ada katalog atau dalam bahan-bahan iklan yang disediakan.

7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan1. Sekolah memastikan kaedah yang sesuai disediakan untuk

menyampaikan maklumat perkhidmatan kepada pelanggan dari semasa ke semasa.

2. Sekolah memastikan saluran komunikasi yang sesuai disediakan kepada pelanggan bagi tujuan pertanyaan terhadap perkhidmatan yang diberikan.


3. Sekolah memastikan pelanggan diberi hak untuk membuat maklum balas dan aduan tentang perkhidmatan yang diberi secara lisan atau bertulis.

4. Proses pengendalian aduan dan maklum balas pelanggan diperjelaskan dalam Prosedur Pengurusan Aduan Pelanggan.

7.3 REKA BENTUK DAN PEMBANGUNAN PROSES (PROSEDUR INI DIKECUALIKAN)

7.4 PEROLEHAN7.4.1 Proses Perolehan

1. Memastikan bahan atau perkhidmatan yang diperoleh memenuhi keperluan dan spesifikasi yang ditetapkan.

2. Memastikan pemilihan pembekal dibuat berdasarkan keupayaan mereka untuk membekalkan barangan atau perkhidmatan (yang mana sesuai):

a. mengikut keperluan / spesifikasi yang ditetapkan oleh organisasi

b. bersetuju mengikut terma dan perjanjian yang telah ditetapkan.

c. menyediakan perkhidmatan tambahan yang boleh meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan seperti jaminan perkhidmatan selepas jualan, kemudahan atau perkhidmatan serta faedah- faedah lain yang menguntungkan organisasi.

d. analisis status pencapaian pembekalan yang telah dibuat sebelumnya.

3. Memastikan penilaian pembekal dibuat berdasarkan kepada kriteria berikut:

a. Telah membekalkan barangan atau perkhidmatan yang memenuhi keperluan / spesifikasi yang telah ditetapkan.

b. Menepati masa penghantaran.

c. Menepati kuantiti yang ditetapkan.

d. Menepati kualiti4. Sekolah mewujudkan dan menyenggara rekod penilaian

pembekal berdasarkan kriteria yang ditetapkan dari semasa ke semasa.

5. Proses perolehan diperjelaskan dalam ProsedurPengurusan Perolehan.


7.4.2 Maklumat Perolehan1. Sekolah memastikan maklumat mengenai bahan atau

perkhidmatan yang diperoleh hendaklah dinyatakan dengan jelas termasuk perkara berikut di mana sesuai:-

a. Semua barangan atau perkhidmatan yang hendak diperoleh perlu mendapat kelulusan daripada Pengetua/Guru Besar.

b. Semua barangan atau perkhidmatan yang hendak diperoleh hendaklah menyatakan:i. Nama atau jenis barangan atau perkhidmatan ii. Kuantitiiii. Kosiv. Tempoh

7.4.3 Verifikasi/Pemeriksaan Pembelian1. Sekolah memastikan semua jenis barangan atau

perkhidmatan yang diterima daripada pembekal diperiksa untuk menentukan ianya menepati dan mengikut jenis, spesifikasi, kuantiti dan masa yang telah ditentukan.

7.5 PENGELUARAN DAN PENYEDIAAN PERKHIDMATAN

7.5.1 Kawalan Ke Atas Pengeluaran dan Penyediaan PerkhidmatanSekolah memastikan proses pemberian perkhidmatan kepada pelanggan dirancang dan dilaksanakan secara terkawal dan di mana berkaitan, perkara-perkara berikut diberi perhatian:-

1. Prosedur-prosedur dan lain-lain dokumen yang berkaitan dengan proses utama diwujudkan untuk memastikan proses dilaksanakan secara terkawal.

2. Menggunakan senarai semak atau instrumen yang bersesuaian bagi tujuan pemantauan, di mana perlu.

3. Memastikan semua peralatan yang digunakan untuk tujuan proses penyampaian perkhidmatan sentiasa disediakan dan diperiksa agar ia berfungsi.

4. Memastikan pelanggan diberi peluang untuk mendapatkan maklumat lain yang berkaitan setelah proses penyampaian perkhidmatan diberikan.

7.5.2 Validasi Proses Pengeluaran dan Penyampaian Perkhidmatan

Organisasi hendaklah mengesahkan mana-mana proses untuk

pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan di mana mengakibatkan pengeluaran tidak boleh disahkan oleh pemantauan atau pengukuran. Termasuk dan, sebagai akibat, kekurangan menjadi jelas hanya selepas produk digunakan atau khidmat telah dihantar.


Validasi akan mewujudkan penyusunan untuk proses-proses ini termasuk, di mana perlu

a) Menentukan kriteria untuk semakan dan kelulusan proses- proses.

b) Kelulusan peralatan dan kakitangan yang berkelayakan.

c) Menggunakan kaedah dan prosedur-prosedur khusus.

d) Keperluan rekod-rekod (lihat 4.2.4); dan

e) Membuat validasi semula.

7.5.3 Identifikasi Dan KemudahkesananSekolah hendaklah memberi identifikasi kepada proses dan perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan. Antara lain di mana sesuai:

1. Nombor fail peribadi.

2. Nombor rujukan jabatan.

3. Nombor kad pengenalan.

NOTA

Dalam sesebuah sektor industri, pengurusan tatarajah merupakan satu cara yang mana pengenalpastian dan kemudahkesanan dikekalkan.

7.5.4 Harta Hakmilik PelangganSekolah bertanggungjawab menguruskan harta milik pelanggan seperti bahan kajian pendidikan, kajian tindakan, laporan dokumentasi, urusan PIBG , laporan tahunan, dalam bentuk bercetak atau elektronik.

NOTA

Hak milik pelanggan boleh termasuk hak milik intelek dan data peribadi.

7.5.5 Pemeliharaan ProdukMemastikan semua bahan dan peralatan yang diterima daripada KPM disenggara dengan sempurna sebelum ia disampaikan atau digunakan oleh pelanggan. Kaedah berikut perlu diberi perhatian

1. Bahan Sulit

a. Bahan-bahan kategori SULIT adalah seperti KertasSoalan Peperiksaan Awam


b. Bahan ini perlu disenggara oleh Pegawai atau kakitangan yang diberi kuasa untuk menerima, menyimpan dan mengeluarkan mengikut peraturan pengurusan bahan sulit yang dikeluarkan oleh Kerajaan Malaysia.

c. Semua bahan yang diterima hendaklah disemak, disahkan penerimaan dan direkodkan.

d. Bahan tersebut hendaklah disimpan terus di Bilik Kebal atau Rak Besi Berkunci.

e. Bahan yang hendak dikeluarkan perlu disemak, disahkan dan direkodkan pegawai yang diberi kuasa.

f. Pegawai yang diberi tanggungjawab menerima bahan tersebut hendaklah membuat pengesahan penerimaan. Akuan penerimaan hendaklah direkod dan disenggara.

2. Bahan Lain

a. Ia termasuk Buku Teks, Sukatan Pelajaran, Huraian Sukatan Pelajaran, Buku Panduan dan lain-lain bahan bercetak yang bukan kategori SULIT.

b. Bahan ini perlu disenggara oleh pegawai atau kakitangan yang diberi kuasa.

c. Semua bahan yang diterima hendaklah disemak, disahkan penerimaan dan direkodkan.

d. Semua bahan tersebut hendaklah disimpan di dalam stor atau tempat simpanan yang difikirkan sesuai dan selamat.

e. Bahan yang hendak diedarkan perlu disemak, disahkan dan direkodkan. Pegawai yang menerima bahan perlu membuat akuan penerimaan. Rekod penerimaan bahan hendaklah disenggara.

7.6 KAWALAN KE ATAS PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN PERALATAN (PROSEDUR INI DIKECUALIKAN)

SEKSYEN 8: PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN PENAMBAHBAIKAN 8.1 AM Sekolah memastikan proses pemantauan, pengukuran, penganalisisan dan penambahbaikan dirancang dan dilaksanakan untuk:

1. Menunjukkan proses pemberian perkhidmatan menepati keperluan yang ditetapkan

2. Memastikan proses pemberian perkhidmatan mematuhi SPSK.


3. Membuat penambahbaikan yang berterusan secara berkesan ke atasSPSK. Ini termasuklah pengenalpastian kaedah-kaedah, meliputi teknik-teknik statistik dan tahap penggunaannya.

8.2 PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN8.2.1 Kepuasan Pelanggan

Kepuasan hati pelanggan merupakan satu alat pengukur prestasi sistem pengurusan kualiti. Organisasi hendaklah memantau maklumat yang berkaitan dengan persepsi pelanggan bagi menentukan sama ada organisasi telah dapat memenuhi kehendak pelanggannya. Kaedah bagi mendapat dan menggunakan maklumat ini hendaklah ditentukan.

NOTA

Memantau persepsi pelanggan termasuk mendapat input daripada punca-punca seperti kajian kepuasan pelanggan, data pelanggan daripada produk yang telah dihantar, kajian pendapat pengguna, analisis perniagaan rugi, pujian-pujian, tuntutan-tuntutan waranti, laporan peniaga.

8.2.2 Audit Dalaman1. Sekolah memastikan audit dalaman dijalankan bagi

memastikan sama ada SPSK:-a. Mematuhi apa yang telah dirancangkan mengikut

keperluan-keperluan standard MS ISO 9001:2008 dankeperluan-keperluan SPSK yang telah diwujudkan.

b. Telah dilaksanakan dan disenggarakan secara cekap dan berkesan.

2. Proses pengendalian audit dalaman diperjelaskan dalamPengurusan Audit Dalaman.

3. Sekolah mewujud dan menyenggara rekod Audit Dalaman dari semasa ke semasa.

Pihak pengurusan yang bertanggungjawab dan keperluan- keperluan untuk perancangan dan pengendalian audit, melaporkan hasil audit dan penyimpanan rekod-rekod (lihat 4.2.4).

Pihak pengurusan yang bertanggungjawab ke atas bidang yang diaudit hendaklah memastikan sebarang pembetulan dan tindakan pembetulan diambil dengan segera bagi mengelakkan punca dan ketidakakurannya ditemui. Tindakan susulan hendaklah meliputi verifikasi ke atas tindakan yang telah diambil dan laporan mengenai keputusan verifikasi (lihat 8.5.2)


8.2.3 Pemantauan Dan Pengukuran Proses1. Sekolah memastikan pemantauan dan pengukuran ke atas

keberkesanan proses-proses SPSK dilaksanakan untuk memenuhi keperluan yang telah ditetapkan.

2. Kaedah yang digunakan bagi memantau dan mengukur adalah seperti berikut:

a. Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah.

b. Mesyuarat Guru

c. Mesyuarat Hal Ehwal Murid

d. Mesyuarat Kokurikulum

e. Mesyuarat Panitia

8.2.4 Pemantauan Dan Pengukuran PerkhidmatanSekolah menggunakan kaedah yang sesuai untuk membuat pemantauan dan pengukuran ke atas ciri-ciri perkhidmatan bagi memastikan ia memenuhi keperluan yang telah ditetapkan. Proses pengukuran dan pemantauan dilakukan di mana sesuai melalui:-

1. Semua peringkat pemeriksaan dalam SPSK iaitu di peringkat penerimaan, pemerosesan dan akhir.

2. Bahan atau perkhidmatan yang diterima daripada pelanggan atau lain-lain pihak disemak dan disahkan memenuhi kriteria yang ditetapkan sebelum diproses;

3. Rekod yang menunjukkan pemeriksaan telah dijalankan disenggara dan rekod ini akan disahkan oleh pegawai yang diberi kuasa.

4. Pengeluaran produk dan perkhidmatan penghantaran kepada pelanggan tidak boleh diteruskan sehingga penyusunan perancangan diselesaikan dengan memuaskan (lihat 7.1) melainkan ianya diluluskan oleh pihak berkuasa yang berkaitan dan dimana bersesuaian ia boleh diuruskan oleh pelanggan.

8.3 KAWALAN KE ATAS KETIDAKAKURAN PERKHIDMATAN

8.3.1 Sekolah memastikan perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan dikenal pasti dan dikawal untuk mencegah ianya daripada digunakan dengan tidak sengaja atau dihantar keluar.


8.3.2 Kawalan dan tanggungjawab pegawai yang berkaitan terhadap perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan diperjelaskan secara di dalam prosedur yang didokumenkan.

8.3.3 Organisasi hendaklah menguruskan ketidakakuran produk melalui satu atau lebih cara yang mana bersesuaian seperti berikut :-

a) Mengambil tindakan untuk menghapuskan

katidakakuran yang dikesan;

b) Memberi kuasa bagi penggunaannya, keluaran atau penerimaan di bawah pengawasan pihak berkuasa berkaitan dan di mana sesuai oleh pelanggan,

c) Mengambil tindakan untuk mengecualikannya daripada penggunaan atau aplikasi asalnya.

d) Dengan mengambil tindakan yang sesuai ke atas kesan, atau kesan-kesan berpotensi bila ketidakakuran produk dikenal pasti selepas penghantaran atau penggunaanya.

8.3.4 Sekiranya ketidakakuran produk telah diambil tindakan pembetulan, ia perlulah disahkan semula telah memenuhi keperluan yang telah ditetapkan bagi menunjukkan keakuran terhadap keperluan.

8.3.5 Rekod yang berkaitan dengan keadaan katidakakuran atau ketakakuran dan sebarang tindakan yang diambil diwujudkan dan disenggara dari semasa ke semasa.

8.4 ANALISIS DATA

8.4.1 Sekolah menentukan, mengumpul dan menganalisis data-data yang bersesuaian untuk menunjukkan kesesuaian dan keberkesanan SPSK dan untuk menilai di mana penambahbaikan yang berterusan ke atas SPSK boleh dibuat. Hasil penganalisisan data akan digunakan untuk memberi maklumat mengenai:a. Kepuasan hati pelanggan.b. Memenuhi keperluan perkhidmatan yang ditetapkan. c. Ciri-ciri dan arah aliran proses-proses perkhidmatan

termasuk peluang untuk tindakan pencegahan.d. Prestasi pembekal.

8.5 PENAMBAHBAIKAN8.5.1 Penambahbaikan Berterusan

1. Sekolah memastikan proses penambahbaikan yang menyeluruh ke atas SPSK melalui penggunaan dasar kualiti, objektif kualiti, hasil audit, penganalisisan data, tindakan pembetulan dan pencegahan dan kajian semula pengurusan dibuat secara berkesan.


8.5.2 Tindakan Pembetulan1. Sekolah memastikan tindakan pembetulan yang bersesuaian

dengan kesan katidakakuran diambil untuk menghapuskan punca katidakakuran supaya ianya tidak berlaku pada masa akan datang.

2. Prosedur tindakan pembetulan hendaklah diwujudkan bagi menerangkan keperluan-keperluan untuk :-

a) Pengenalpastian ketidakakuran (termasuk aduan-aduan pelanggan)

b) Mengalpasti punca-punca ketidakakuran.

c) Penilaian mengenai keperluan untuk mengambil tindakan bagi memastikan ketidakakuran tidak akan berulang

d) Penentuan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan

e) Rekod-rekod hasil daripada tindakan yang dilaksanakan(lihat 4.2.4); dan

f) Mengkaji semula keberkesanan tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan.

8.5.3 Tindakan Pencegahan1. Sekolah memastikan tindakan pencegahan bagi

menghapuskan punca-punca katidakakuran yang dijangka diambil bagi menghalang ianya daripada berlaku.

2. Prosedur tindakan pencegahan hendaklah diwujudkan bagi mentakrif keperluan-keperluan untuk :-

a) Penentuan prestasi ketidakakuran dan punca-puncanya;b) Penilaian mengenai keperluan untuk tindakan bagi

memastikan ketidakakuran tidak akan berulang;c) Penentuan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan;d) Rekod-rekod hasil daripada tindakan-tindakan yang

dilaksanakan (lihat 4.2.4),e) Mengkaji semula keberkesanan tindakan pencegahan

yang telah dilaksanakan.

LAMPIRAN 1 : CARTA ORGANISASI PASUKAN PETUGAS KUALITI PPWBP

Timbalan Pengarah Pendidikan Penasihat

Wakil PengurusanPengerusi

Timb. Wakil PengurusanTimbalan Pengerusi

Pengurus Kualiti

Naib Pengerusi

Setiausaha

KawalanDokumen

Kawalan Rekod

Audit Dalaman

PengurusanSumber Manusia

Aduan dan Maklum

Balas Pelanggan

PengurusanPerolehan & Penyelenggaraan

Latihan Personel Pengurusan Sumber

Kewangan

PengurusanTeknikal

Tugas-tugasKhas

LAMPIRAN 2 : CARTA ORGANISASI PASUKAN PETUGAS KUALITI SEKOLAH

Pengetua / Guru BesarPenasihat

Wakil PengurusanPengerusi

Timb. Wakil PengurusanTimbalan Pengerusi

Pengurus KualitiNaib Pengerusi

Setiausaha

KawalanDokumen

Kawalan Rekod

Audit Dalaman

PengurusanSumber Manusia

Aduan dan Maklum

Balas Pelanggan

PengurusanPerolehan

PengurusanPenyenggaraan

Pengurusan Sumber

Kewangan

PengurusanTeknikal

Tugas-tugasKhas

RAJAH 2: PEMETAAN PROSES SISTEM PENGURUSAN KUALITI

pelanggan

Penyediaan

Sumber

6.1

Perkhidmatan Utama

7.2

Pengurusan

LatihanPerancanganPerkhidmatan

6.2 7.1

Penyelenggaraan

Perkhidmatan YangDiberikan Perolehan

6.3, 6.4 6.4, 7.5.1, 7.5.3, 8.2.3,8.2.4, 8.3

7.4

KawalanPenrekodan & PenyimpananMaklumat

7.5.17.5.38.2.48.3 Pelangga

n

4.2.4, 4.2.3

Umum4.14.25.57.18.18.4

8.2.1

5.27.28.2.25.6

Aduan Pelanggan Maklum balasPelangganAudit DalamKajian Semula Pengurusan

Analisis & Penambahbaikan

Pengecualian

7.3, 7.6

Catatan : Aliran Kerja/Proses

Interaksi8.5

Lampiran 1

Documents

Manual Kualiti 2014