Manual Factura Electronica Costa Rica

8/9/2019 Manual Factura Electronica Costa Rica

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Factura Electrónica • Guía de Implementación

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Octubre 2007

FACTURA ELECTRONICA

Guía de Implementación


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Derechos Reservados de esta Edición, Copyright 2007Asociación GS1 Costa Rica

Responsable de la Edición:

Msc.Rodolfo Artavia Cavallini

Director Comercio Electrónico

Asociación GS1 Costa Rica

Colaboradores:

MBA.Guillermo Varela Brenes

Director Ejecutivo

Asociación GS1 Costa Rica

Esta publicación no podrá ser reproducida total o parcialmente o almacenada en un sistema de recuperación

o ser transmitida en cualquier forma o por cualquier medio, sea electrónico, óptico, mecánico, fotocopias,

magnético, grabación o cualquier medio, sin el permiso previo y por escrito del editor. El préstamo,

alquiler o cualquier otra forma de cesión de uso de esta obra, requerirá también de autorización previa

y por escrito.

El objetivo de esta publicación, es proporcionar una guía práctica de referencia para las empresas

costarricenses que desean trabajar la Factura Electrónica. Aunque esta guía se elaboró con la última

información disponible, esta puede variar en el tiempo por la misma dinámica de las operaciones yrequerimientos de parte del Ministerio de Hacienda. La Asociación GS1 Costa Rica no ofrece ni garantizan

que la información proporcionada en esta guía sea exacta, completa o vigente. En consecuencia, la

Asociación GS1 Costa Rica, declina toda responsabilidad derivada de acciones u omisiones llevada a

cabo con base en el contenido de esta guía.

Lo expresado en esta guía no pretende ser asesoría legal o profesional de ningún tipo y no debe ser

interpretado o utilizado como sustituto, para que la empresa busque y obtenga asesoría profesional, legal

y tributaria.


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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION

GS1 COSTA RICA

COMERCIO ELECTRÓNICO

¿Que es el Intercambio Electrónico de Documentos “EDI” ?Benecios del EDI

El estándar EANCOM

El estándar XML

Los Números Mundiales de Localización “GLN”

El EDI en Costa RicaAntecedentes

EDI por InternetMensajería Utilizada

LA FACTURA ELECTRÓNICA

Denición de Factura Electrónica

Benecios de la Factura Electrónica

Barreras en la Implementación de la Factura Electrónica

LA FIRMA ELECTRÓNICA

Denición de Firma Electrónica

Los Documentos Electrónicos

¿Qué es una Entidad Certicadora?

Estructura de la Ley 8454

Principios de la Ley de Firma Electrónica

Modelo para las Autoridades Certicadoras en Costa Rica

Dispositivos para el Almacenamiento de la Firma Electrónica

RESOLUCIÓN “DGT 22-07 DE FACTURA ELECTRÓNICA

Resolución DGT 22-07

Detalle de los artículosCAPITULO I

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AUTORIZACION PARA EL USO DE LA FACTURA ELECTRONICAY DOCUMENTOSELECTRÓNICOS ASOCIADOSArtículo 1º Deniciones.Artículo 2°- Autorización para el uso de factura electrónica y documentos electrónicos asociados.

Artículo 3°- Ecacia jurídica y fuerza probatoria.

Artículo 4°- Requisitos para la emisión y entrega de la factura electrónica y otros documentosArtículo 5°- Aceptación o rechazo de los documentos electrónicos.

Artículo 6°-Almacenamiento y conservación.

Artículo 7°-Anulación o corrección.

Artículo 8° -Impresión de la factura electrónica y otros.Artículo 9° -Controles y registros.

CAPITULO II

REGISTRO ESPECIAL DE EMISORES-RECEPTORES ELECTRÓNICOS, RECEPTORESELECTRÓNICOS-NO EMISORES Y SUS OBLIGACIONES

Artículo 10°-Conformación del Registro.Artículo 11°-Incorporación al Registro.Artículo 12°-Obligaciones del Emisor-Receptor Electrónico.

Artículo 13°-Obligaciones del Receptor Electrónico-No Emisor.

CAPITULO III

SISTEMAS DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN SITIOS WEBArtículo 14°-Disposición de Sitios Web.Artículo 15°-Obligaciones de los proveedores de solución de facturación en sitios Web.Artículo 16°-Incumplimiento de obligaciones, requisitos y condiciones.

Artículo 17°-Divulgación.Artículo 18°-Exclusión del Registro Especial de Emisores-Receptores y Receptores Electrónicos-

No emisores de Factura Electrónica.

Artículo 19º-Derogatoria.

Artículo 20º-Vigencia.

Transitorio 1

Transitorio 2

ANEXO TÉCNICO DE IMPLEMENTACIÓN

Mensajes XML/EANCOMANEXO 1 – DE LA RESOLUCION DGT-22-07

“ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y FORMATO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS”

I. INTRODUCCIÓNII. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y FORMATO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSIII. FORMATO PARA LA CONFIRMACIÓN DE ACEPTACIÓN O RECHAZO DE LOS

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

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ANEXO 2 - DE LA RESOLUCION DGT-22-07

“INFORMACIÓN ELECTRÓNICA DE COMPRAS Y VENTAS”

ANEXO 3 - DE LA RESOLUCION DGT-22-07

“ESQUEMA Y EJEMPLO DE FACTURA EN XML”Esquema XML de Factura

Nombres de los Archivos XML generados

La etiqueta Encabezado

La etiqueta Emisor

La etiqueta Receptor

La etiqueta Detalle

Los descuentos en el Detalle

La etiqueta Impuestos

La etiqueta TotalesFacturaLa etiqueta Autorizacion

La etiqueta Otros

Legalidad Jurídica de la Factura Electrónica

IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA

A quién contactar

Pasos para la implementación

Diagnóstico para una implementación exitosa

La denición de los acuerdos comerciales y de colaboración

La alineación de datos

EL FACTOREO COMERCIAL

Qué es el Factoreo Comercial

Como Cambia el Factoreo para las Facturas Electrónicas.

La Aceptación o Rechazo de una Factura Electrónica

FLUJO SUGERIDO PARA LA FACTURA ELECTRÓNICA

RESUMEN DE PASOS PARA LA FACTURA ELECTRÓNICA

El grupo de trabajo interno.

CONCLUSIONES

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INTRODUCCION

GS1 Costa Rica es una asociación empresarial privada, sin nes de lucro yforma parte de GS1 Global organización presente en 140 países del mundo. Su función

estratégica es promover y apoyar a las empresas para alcanzar dos objetivos:

1. A lo interno de la empresa: implementar los estándares GS1 y tecnología que le

permita automatizar sus procesos

2. A lo externo de la empresa: desarrollar procesos de colaboración con sus clientes

(socios de negocios) para implementar la trazabilidad.

Ambos casos, con el n de mejorar la logística en la cadena de abastecimiento de ofertay demanda, logrando desarrollar las mejores prácticas logísticas y comerciales.

Una de las áreas más importantes de trabajo de GS1 es el Comercio Electrónico,razón por la cual lidera en Costa Rica desde 1997 el desarrollo de IntercambioElectrónico de Documentos “EDI”, como orden de compra, aviso de despacho, avisode recibo, etc., y ahora la factura electrónica.

La Facturación Electrónica es más que una nueva forma de generar comprobantes

scales, involucra un cambio en la cultura organizacional de las empresas y suscolaboradores, además, de cambios importantes dentro del Ministerio de Hacienda, no

solo por la desmaterialización de los documentos, sino también para los procesos de

control scal y auditoría, lo que presentará grandes retos en el desarrollo de tributacióndigital y una completa legislación en comercio electrónico a nivel nacional.

La Factura Electrónica es la culminación de un largo proceso de asimilación y

adopción de las tecnologías de la información en los procesos operativos y comerciales

tanto de entidades de gobierno, como de un número cada vez mayor de empresas que

ven en los medios electrónicos y en el Intercambio Electrónico de Datos una formamás segura, eciente y económica de interactuar con ciudadanos, clientes y socios de

negocios.Este documento pretende ser una guía práctica para aquellas empresas que

se incorporen al mundo del Comercio Electrónico, en especial para la generación y

recepción de facturas, notas de crédito y débito electrónicas. Se presentará el marco

conceptual del Comercio Electrónico, Factura Electrónica, Firma Electrónica y Factoreo

Comercial, así como la guía que facilite el proceso de integración de esta tecnología en

las empresas.


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GS1 COSTA RICA

VISION

Ser líderes en Costa Rica de la promoción de los estándares mundiales “GS1”,respondiendo a las necesidades de nuestros asociados/clientes, de mejorar la logística

de su cadena de abastecimiento y demanda.

MISION

Administrar, difundir e implementar los estándares mundiales multisectoriales “GS1”,

apoyando y asesorando de manera directa a las empresas, para que estas mejoren la

logística de su cadena de abastecimiento y demanda, logrando reducir costos y aportarmayor valor a sus procesos de negocios.

QUE ES GS1 COSTA RICA:

GS1 Costa Rica (conocida antes como EAN Costa Rica), es:

⇒ Miembro de GS1 Global, organización mundial presente en 140

países⇒ Asociación empresarial privada

⇒ Sin nes de lucro

⇒ Declarada de Interés Público

⇒ Organización multisectorial

GS1 Costa Rica inició operaciones en el año 1992 y se dedica al desarrollo de la

Logística, para mejorar la administración de la Cadena de Abastecimiento y Demandade las empresas costarricenses, con el n de fomentar que todas las empresas micro,

pequeñas, medianas y grandes, se ajusten a los estándares y tendencias del comercio

global.

Para lograr esto , GS1 Costa Rica Capacita y Asesora a sus micro, pequeñas,

QUE ES GS1 COSTA RICA:


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medianas y grandes empresas aliadas, fortaleciéndolas y apoyando sucompetitividad en el mercado nacional he internacional por medio de laimplementación de las mejores prácticas comerciales, la medición del desempeño“Benchmarking”, automatización de procesos, comercio electrónico y trazabilidad,

permitiendo reducir costos y aportar mayor valor a todos los participantes de laCadena de Abastecimiento.

En su accionar GS1 Costa Rica se encarga de manera exclusiva, de la administración y

promoción del Sistema Global GS1 por medio de los Estándares Mundiales de:


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GS1 Costa Rica ( www.gs1cr.org )es miembro de GS1 ( www.gs1org ), con

sede en Bélgica, organización global presente en más de cien países en

el mundo, rectora de los estándares globales GS1.

SERVICIOS DE GS1 CORICAGSI Costa Rica por medio de su estructura nacional e internacional, brinda a las

empresas los siguientes servicios, enfocados al desarrollo de la Logística, para mejorar

la administración de la Cadena de Abastecimiento.

ü ASESORÍA LOGÍSTICA: GS1 CR asesora a las empresas para que

implementen las mejores prácticas comerciales y la automatización de sus

procesos por medio del uso de los estándares mundiales GS1, con el n de

mejorar la logística en la cadena de abastecimiento y demanda.

ü CÓDIGO DE BARRAS: GS1 CR administra el sistema GS1 conocido

como “GTIN”: Número Mundial de Artículo Comercial para la Identicación

Comercial de productos y servicios (GTIN 13, GTIN 14, GS1 128).

ü EPC / RFID CÓDIGO ELECTRÓNICO DE PRODUCTO: GS1 CR

administra el sistema de Código Electrónico de Producto “EPC Global”, para la automatización total de la cadena de abastecimiento, por medio de la

tecnología de Identicación por Radio Frecuencia “RFID”.

ü Códigos de Localización GS1 CR administra el sistema “GLN”: para la

identicación global de las empresas.

ü Comercio Electrónico: GS1 CR lidera el proyecto nacional de Intercambio

Electrónico de Datos “EDI” en el ambiente empresa – empresa (B to B),

utilizando y administrando los estándares mundiales UN/EDIFACT y XML, en eldesarrollo de mensajes comerciales como: orden de compra, aviso de despacho,

aviso de recepción, reporte de inventario, etc. (más de 200 mensajes).

ü Factura Electrónica: GS1 CR lidera el proyecto nacional de Factura Electrónica

en coordinación con el Ministerio de Hacienda y administra el estándar y su

estructura de funcionamiento.

SERVICIOS DE GS1 COSTA RICA


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ü Catálogo Electrónico de Productos: GS1 CR brinda a todos sus asociados la

herramienta “CABASnet”, para la alineación de las bases de datos entre las

empresas (proveedor – comprador) con relación comercial.

ü Estudios de Mercado: GS1 CR desarrolla permanentemente estudios de

Benchmarking, Faltantes de Mercadería en Gondola “FMG”, Entregas

Certicadas, etc.

ü Trazabilidad: GS1 CR asesora a las empresas para que implementen sus

procesos de rastreo internacional de sus mercancías, cumpliendo con los

requisitos de los mercados internacionales. GS1 Internacional desarrolla las

guías de trazabilidad para cada uno de los sectores, tales como carne, pesca,

frutas, ores, vinos, etc.ü Automatización: GS1 CR asesora ampliamente a las empresas para que

implementen los estándares GS1 y la tecnología necesaria, para lograr la

automatización de todos sus procesos.

ü Capacitación: GS1 CR desarrolla permanentemente diversos seminarios, cursos

cortos y congresos, para cada uno de los servicios informados anteriormente.

ü Vericación de Calidad de impresión y ubicación de los códigos de barras en

los empaques y etiquetas de los productos.

ü Catálogo de Proveedores de servicios y soluciones tecnológicas anes.

ü Publicaciones / Guías y otros documentos relacionados con cada uno de los

temas.

ü Boletín Electrónico enviado por internet, con información y noticias

relacionadas con cada uno de los campos de trabajo de GS1.

ü Software para el cálculo del dígito vericador de los códigos de barras.

ü Página Web www.gs1cr.org en la que se localiza todo tipo de información de

GS1 CR.


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COMERCIO ELECTRÓNICOLas redes globales de información están transformando al mundo y acercando

más a la gente a través de la innovación de las comunicaciones, lo cual posibilita

cambios en todos los ámbitos de la actividad humana, por ejemplo la competitividad,el empleo y la calidad de vida de las naciones. Con las nuevas tecnologías, el tiempo

y la distancia dejan de ser obstáculos, los contenidos pueden dirigirse a una audiencia

masiva o a un pequeño grupo de expertos y buscar un alcance mundial o meramente

local. Las redes mundiales de información, como Internet no conoce fronteras.

Internet es un medio de comunicación global, que permite el intercambio de

información entre los usuarios conectados a la red y que conecta a unos 450 millones de

dominios y millones de servidores encargados de servicios de información y de todas

las operaciones de comunicación y de retransmisión; llega hasta unos 1,100 millones de

usuarios en todo el mundo. Internet ofrece una oportunidad única, especial y decisiva a

organizaciones de cualquier tamaño lo mismo que a las naciones.

La rápida difusión y el gran interés en el mundo de la informática, ha permitido

la creación de tecnología Internet/We b, una herramienta fundamental para redes

de computadoras y sus usuarios. Internet ofrece un nuevo mercado que dene la

“economía digital”. Los productores, proveedores de bienes y/o servicios y usuarios

logran tener acceso y transmisión mundial de la información y esparcimiento en forma

sencilla y económica, sean con nes comerciales o sociales. La apertura de mercados es

fundamental para el rápido crecimiento del uso de nuevos servicios y la asimilación de

tecnologías nuevas. En la práctica, las empresas están comenzando a usar Internet como

un nuevo canal de ventas, sustituyendo las visitas personales, correo y teléfono por

pedidos electrónicos, ya que gestionar un pedido por Internet cuesta menos que hacerlo

por vías tradicionales. Nace entonces el comercio electrónico, como una alternativa de

reducción de costos y una herramienta fundamental en el desempeño empresarial.


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Podemos denir el Comercio Electrónico como: “La venta, distribución,

mercadeo o entrega de bienes y servicios por medios electrónicos”, esto según

la WTO (Organización Mundial del Comercio). Dentro del Comercio Electrónico

podemos encontrar varias modalidades, siendo las más importantes las siguientes:

• Business to Business (Empresa - Empresa)

• Business to Consumer (Empresa - Consumidor)

• Business to Government (Estado - Empresa)

• Citizen to Government (Ciudadano - Estado)

Sin embargo, la aparición del comercio electrónico obliga claramente a

replantearse muchos de los procesos del comercio tradicional, surgiendo nuevos problemas, e incluso agudizando algunos de los ya existentes. En ese catálogo de

problemas, se plantean cuestiones que van, desde la validez legal de las transacciones

y contratos sin papel, la necesidad de acuerdos internacionales que armonicen las

legislaciones sobre comercio, el control de las transacciones internacionales, incluido

el cobro de impuestos; la protección de los derechos de propiedad intelectual, la

protección de los consumidores en cuanto a publicidad engañosa o no deseada, fraude,

contenidos ilegales y uso abusivo de datos personales, hasta otros provocados por ladicultad de encontrar información en Internet, comparar ofertas y evaluar la abilidad

del vendedor y del comprador en una relación electrónica, la falta de seguridad de las

transacciones y medios de pago electrónicos, la falta de estándares consolidados, la

proliferación de aplicaciones y protocolos de comercio electrónico incompatibles y la

congestión de Internet.

Nuestro país carece de un marco legal en relación al comercio electrónico.

En el contexto mundial, nuestro país se encuentra gravemente rezagado. Pese aestos atrasos ya tenemos hoy (setiembre 2007) legislación sobre la rma electrónica,

pieza fundamental para dar validez jurídica a los documentos electrónicos, podemos

autenticar a los rmantes y tener autoría, integridad y no repudio sobre las transacciones

electrónicas.


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¿Que es el Intercambio Electrónico de Documentos “EDI”?

Intercambio de documentos comerciales estructurados, desde una

aplicación de un computador a otra, mediante mensajes acordados y estandarizados

internacionalmente, procesados automáticamente con un mínimo de intervención

humana.

Las aplicaciones para el Comercio Electrónico sean Empresa-Empresa

“B2B” o Empresa-Consumidor “BtoC” deben de ser desarrolladas bajo estándares

que faciliten su integración con los diferentes socios comerciales. En Costa Rica el

comercio electrónico B2B esta desarrollado bajo estándares UN/EDIFACT y XML/GS1 administrados por GS1 Costa Rica.

UN/EDIFACT (United Nations Electronic Data Interchange for Administration,

Commerce and Transport) comprende un conjunto de estándares internacionales,

directorios y guías de implementación para el intercambio electrónico de datos. En

otras palabras, el lenguaje de comunicación entre computadores.

Con el EDI se utiliza este lenguaje común para transmitir información entre

los sistemas informáticos de las empresas. En la comunicación por EDI, además deutilizar un solo formato para cada uno de los documentos comerciales, es esencial que

las empresas también estén identicadas de una forma única y válida para cualquier

sector y reconocida en todo el mundo, la solución para esto son los códigos numéricos

conocidos como Global Location Number “GLN”. Con los GLN puede identicarse

no sólo a la empresa sino también a cada una de las áreas y departamentos o cualquier

otra ubicación que sea necesario identicar en una transacción comercial. Además,

los GLN son independientes de la red de comunicaciones y del software EDI, por lo

que las empresas con las que trabaje no se verán afectadas si se cambia de proveedor

tecnológico.


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Benecios del EDI

Los benecios más directos que podemos obtener con este proceso son los

siguientes:

v REDUCCIÓN COSTO DE INVENTARIOSv REDUCCIÓN PAPELEO

v RESPUESTA RÁPIDA

v MEJORAMIENTO DE LAS FUNCIONES LOGÍSTICAS Y EL CICLO

DE LA ORDEN DE COMPRA.

v DISMINUCIÓN DEL TIEMPO MUERTO

v REDUCCIÓN COSTOS EN GENERAL

v INCREMENTO PRODUCTIVIDADv MAYOR VISIBILIDAD DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO

El estándar EANCOM

EANCOM es una Guía de Implementación detallada de los mensajes estándares

UN/EDIFACT. Éstos, a menudo, son complejos y los usuarios pueden fácilmente

mal interpretar los principios y las intenciones originales de los diseñadores de losmensajes.

EANCOM es un subconjunto de los mensajes UN/EDIFACT, que provee

deniciones y explicaciones claras, las que permiten a los socios comerciales

intercambiar documentos de una manera simple y seguro.

GS1 Internacional y sus organismos miembros, tienen amplia experiencia en el

Intercambio Electrónico de Datos (EDI). En vista de las actividades de los organismos

miembros en el ámbito de EDI y en respuesta al progresivo crecimiento de la demandade éstos por un estándar internacional, la Asamblea General de GS1 Internacional,

decidió en 1987 lanzar el proyecto EDI EANCOM.

Así, EANCOM se desarrolló sobre la base del entonces emergente estándar

internacional UN/EDIFACT.


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El estándar XML

XML o eXtensible Markup Language fue desarrollado por el “World Wide

Consortium” para brindarle el poderío del SGML (Lenguaje Estándar Generalizado

de Marcado) a la Web de manera de sobreponerse en forma simple, a las limitaciones

inherentes del HTML y habilitar nuevos tipos de aplicaciones sobre Internet.

SGML es un estándar ISO (ISO 8879:1986) que se desarrolló a partir del SGML

de IBM. SGML es ampliamente utilizado por aplicaciones de punta para codicar

información en un formato independiente del proveedor. Sin embargo, también es

criticado por su compleja sintaxis, la que diculta su aprendizaje e implementación.

XML, tal como SGML, es un metalenguaje que dene las reglas para la

creación de lenguajes de marcas que permiten codicar documentos particulares o tipos

de mensajes. La especicación formal para cualquier lenguaje de marcas utilizando

SGML o XML es denominado Esquema o “Scheema”. Un documento o mensaje que

está, según las reglas de su Esquema, asociado se llama “documento válido”.

GS1 Internacional ha desarrollado varios mensajes EDI en formato XML. GS1

Internacional no ve en XML el reemplazo de la tradicional sintaxis EDI UN/EDIFACT.

En estricto rigor, XML y EDIFACT son simplemente sintaxis EDI, las cuales tienen susfortalezas y debilidades. GS1 Internacional cree que la implementación de EDIFACT

continuará creciendo por los próximos 5 a 10 años, y que XML y EDIFACT serán

utilizados como estándares complementarios durante ese período.

Los estándares GS1 XML poseen las siguientes características claves:

ü Son estándares globales y han sido denidos por usuarios con amplia

experiencia en los procesos de negocios involucrados.

ü Siguen las recomendaciones del World Wide Web Consortium (W3C). ElW3C desarrolla tecnologías ínter operativas (especicaciones, software y

herramientas), para conducir a la web a su completo potencial como foro

principal para información, comercio, comunicación y entendimiento

colectivo. W3C es la organización estandarizadora para XML.


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ü Han sido probados en cuanto a funcionalidad en el ambiente de

eCommerce.

ü Fueron desarrollados utilizando procesos de administración de estándares

de clase mundial.

ü Utilizan una arquitectura de comercio electrónico que permite el desarrollo

modular, la reutilización de componentes y la extensibilidad.

ü Son compatibles con otras grandes iniciativas y organizaciones estándares.

Los Números Mundiales de Localización “GLN”

El uso de Números Mundiales de Localización (GLN) ofrece la posibilidad

de identicar socios comerciales en forma singular a nivel mundial. La identicaciónde todas las partes en los mensajes estándar de EANCOM se basa en GLN y por lo

tanto, su uso resulta necesario para la implementación de los estándares de Comercio

Electrónico. En Costa Rica este número es asignado por GS1 Costa Rica

El EDI en Costa Rica

Antecedentes

En 1997 un grupo de 15 empresas pioneras lideradas por GS1 Costa Rica,

se propuso la implementación de un ambiente para Comercio Electrónico B2B. A

setiembre del 2007 participan las cuatro cadenas de supermercados más importantes

de Costa Rica dentro del proceso de Intercambio Electrónico de Datos EDI, con más

de 360 proveedores activos (60 grandes empresas y 300 pymes). Al año se registran

250 mil órdenes de compra intercambiadas, un millón de mensajes EDI y más de 370millones de dólares en transacciones EDI.


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La mensajería es enviada mediante SMTP/POP3 (correo electrónico) con

seguridad de PKI para tener integridad, autenticidad y no repudio por parte de los

diferentes actores. Cada empresa es identicada con un GLN (Código de Localización

Global), el cual es un identicador único de cada participante, de igual manera aquellos

lugares como a donde entregar está identicado con su respectivo GLN evitando

cualquier tipo de ambigüedad.

Los códigos de productos utilizados en la mensajería electrónica son los GTIN

(Código de Barras), el cual es la llave única que identica cada uno de los bienes y que

son comunes para los diferentes clientes y proveedores, nunca se envían mensajes con

códigos internos o propietarios como llave principal.

LA FACTURA ELECTRÓNICA

Defnición de Factura Electrónica

Representación informática de un documento tributario, generado

electrónicamente, y que reemplaza al documento emitido en papel. Este documento

electrónico permite dar validez tributaria a operaciones comerciales efectuadas a travésde documentos que han sido generados electrónicamente y que cuentan con un soporte

del mismo tipo. Otra denición la podemos encontrar en la resolución DGT-22-07 y

es la siguiente:

“Documento comercial con efectos tributarios, generado,expresado y transmitido en formato electrónico.”

Este documento electrónico cuenta con validez ante el Ministerio de Hacienda,

y posee un formato predenido en XML para facilitar el intercambio de datos.La Factura Electrónica potenciará el comercio electrónico ya que habilita el

integrar las actuales plataformas de comercio electrónico con el pago y las operaciones

tributarias electrónicas. Además, estandariza los documentos de compra y venta, potencia

la utilización de tecnologías de rma digital, entregando seguridad, autenticidad del

origen y no repudio. Asimismo, mejora la conanza para transar vía Internet. En cuanto


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a la implementación de la factura electrónica, el impacto país se verá positivamente

reejado en la disminución de costos de transacción entre los agentes económicos en el

ciclo de negocio y, por tanto, permitirá aumentar la productividad de las empresas.

En este sentido, cabe destacar que uno de los aspectos más importantes en

los nuevos negocios, asociados a la factura electrónica, se ubicará en la creación de

una plataforma base para el “Factoring” (descuento de facturas) electrónico, lo que

potenciaría y haría factible el acceso de nanciamiento para las pequeñas y medianas

empresas (PYMES).

En el caso de la logística de recepción y despacho de mercancías, las empresas

podrán actualizar directamente sus existencias sin tener que digitar. Las transferencias

electrónicas implican la eliminación de la digitación en la recepción de documentos,

mejorando la calidad de la información.

Benecios de la Factura Electrónica

Según estudios del Instituto de Gerencia y Administración de los EstadosUnidos, la incorporación de la Factura Electrónica logra incrementar la productividad

hasta en un 8.2%

Algunos de los benecios que podemos comentar son los siguientes:Ø Agilidad en la operación administrativa:

o Emisión de facturas, notas de crédito y débito

o Recepción de las mercancías

o Servicio al cliente

o Rastreo de la información facturada

o Agilidad en las revisiones externas (autoridades scales y auditoríainterna o externa)

Ø Incremento de la Productividad:o Disminución del tiempo de procesos administrativos

o Ecacia y seguridad en el intercambio de informacióno Dinamismo en la recepción de las mercancías

o Aumento en las ventas electrónicas (Comercio Electrónico)

Ø Seguridad en su Intercambio Electrónico:o Emisión de facturas con la certeza de saber que solo el emisor las generó


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o Documentos inalterables

o Mecanismos automáticos para comprobar su recepción sin

alteraciones

o Garantía por medio de la Firma Electrónica de que el documento es:

infalsicable, auténtica, no repudiable e inalterableØ Reducción de Costos Administrativos:

o Reducción radical del papeleo

o Ahorros considerables en espacios físicos (costos de almacenaje)

o Duplicidad en la captura de la información (Cuentas por cobrar,

contabilidad y ventas, etc)

o Edición y revisión eciente

o Agilidad en el proceso de trámite y gestión de cobro

Principales benecios proyectados por compañías que

planean adoptar la Facturación Electrónica en EEUU

Obtener Efectivo

anticipado

28%

Optimizar Proceso

de Recepción del

Pago20%

Optimizar Proceso

de Facturación

32%

Mejorar Servicio al

Cliente

12%

Otros

8%


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Barreras en la Implementación de la Factura Electrónica

Como en cualquier proceso novedoso existen obstáculos para su implementación

y desarrollo. Lo importante es tener identicados los principales para el establecimiento

de contingencias cuando estos se nos presenten. Algunas de las principales son las

siguientes:

Ø Las Pymes no tienen recursos

ØLas Pymes no tienen la tecnología

Ø La cultura empresarial no esta preparada

Ø Las empresas sufrirán pérdida de privacidad

Ø Las autoridades scales no están preparadas tecnológicamente

Ø Aumentará el poder de scalización.

PRINCIPALES AHORROS DE COSTOS

ALMACENAJE DE FACTURAS

EN PAPEL

TIMBRAJE DE FACTURAS EN

IMPUESTOS INTERNOS

ENVIO/RECEPCION DE

FACTURAS

EMISION DE FACTURAS

PROCESAMIENTO DE

FACTURAS

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

6 5 . 5 %

60.3%

4 9 . 0 %

3 2 . 0 %

31.5%


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LA FIRMA ELECTRÓNICA

Denición de Firma Electrónica

Es un mecanismo informático por medio del cual se garantiza técnicamente

la identidad de una entidad u objeto, o la autenticidad e integridad de un documento

asociado con el autor del mismo. Según la ley 8454 tenemos el siguiente concepto de

rma electrónica:

“Entiéndase por rma digital cualquier conjunto de datos adjunto o

lógicamente asociado a un documento electrónico, que permita vericar su

integridad, así como identicar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor

con el documento electrónico. Una rma digital se considerará certicada cuando

sea emitida al amparo de un certicado digital vigente, expedido por un certicador

registrado.”

Los Documentos Electrónicos

El documento electrónico en sentido estricto, se caracteriza por el hecho de no

poder ser leído por el hombre sin la utilización de las adecuadas “máquinas” que hagan

perceptibles y comprensibles las señales digitales de que están formados; y documento

no electrónico en sentido amplio, son aquellos que pueden ser leídos por el ser humano

de una forma directa, sin necesidad de utilizar una máquina traductora, pudiendo, no

obstante, tener diversos modos de formación.Podemos decir que los documentos electrónicos, son aquellos generados por y a

través de un medio automatizado y pueden además estar memorizados en dispositivos

susceptibles de ser leídos por los mismos. Siempre será necesario un dispositivo

electrónico para su interpretación.


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¿Qué es una Entidad Certicadora?

Una entidad certicadora (también conocida como autoridad certicadora CA

por sus siglas en inglés) es una organización con fe pública que acepta solicitudes

de certicados de entidades, las valida, genera certicados y mantiene la información

de su estado. Es el equivalente al registro civil, el cual es una entidad que goza de

conanza ante la opinión pública, ya que esta totalmente respaldado por el gobierno de

Costa Rica.

Una CA (entidad certicadora) debe proporcionar una Declaración de Prácticas

de Certicación (Certication Practice Statement o CPS) que indique claramente sus

políticas y prácticas relativas a la seguridad y mantenimiento de los certicados, las

responsabilidades de la CA respecto a los sistemas que emplean sus certicados y las

obligaciones de los subscriptores respecto de la misma.

Las labores de un CA son:

• Admisión de solicitudes. Un usuario rellena un formulario y lo envía a la CA

solicitando un certicado. La generación de las claves pública y privada, son

responsabilidad del usuario o de un sistema asociado a la CA.

• Autenticación del sujeto. Antes de rmar la información proporcionada por

el sujeto la CA debe vericar su identidad. Dependiendo del nivel de seguridad

deseado y el tipo de certicado, se deberán tomar las medidas oportunas para la

validación.

• Generación de certicados. Después de recibir una solicitud y validar los datos,

la CA genera el certicado correspondiente y lo rma con su clave privada.Posteriormente lo manda al subscriptor y, opcionalmente, lo envía a un almacén

de certicados para su distribución.

• Distribución de certicados. La entidad certicadora puede proporcionar

un servicio de distribución de certicados para que las aplicaciones tengan


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acceso y puedan obtener los certicados de sus subscriptores. Los métodos

de distribución pueden ser: correo electrónico, servicios de directorio como el

X.500 o el LDAP, etc.

• Anulación de certicados. Al igual que sucede con las solicitudes de certicados,la CA debe validar el origen y autenticidad de una solicitud de anulación. La

CA debe mantener información sobre una anulación durante todo el tiempo de

validez del certicado original.

• Almacenes de datos. Hoy en día existe una noción formal de almacén donde

se guardan los certicados y la información de las anulaciones. La designación

ocial de una base de datos como almacén, tiene por objeto señalar que eltrabajo con los certicados es able y de conanza.

Diagrama de Entidad Certicadora


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Estructura de la Ley 8454

La ley 8454 de certicados, rmas digitales y documentos electrónicos, estacompuesta por los siguientes capítulos:

n Capítulo I: Disposiciones generales

n Capítulo II: Documentos

n Capítulo III: Firmas digitales

n Capítulo IV: Certicación digital

n Capítulo V: Sanciones

n Capítulo VI: Disposiciones nales y transitorias

Esta ley puede ser descargada de la página web de GS1 Costa Rica:www.gs1cr.org

Principios de la Ley de Firma Electrónica

n Principios

–

Autonomía de la voluntad – Neutralidad tecnológica

n Regulación del documento electrónico (dándole validez jurídica a los

documentos electrónicos)

n Produce, en general, un avance en el uso de tecnología hacia la construcción

del gobierno digital

Modelo para las Autoridades Certicadoras en Costa Rica

La Ley 8454 permite la creación de varias Autoridades Certicadoras, esta

proliferación de varias Autoridades Certicadoras que sean no ínter operables,

ocasionaría que los ciudadanos portáramos varios dispositivos distintos entre sí, con

distintos certicados y por lo tanto rmas electrónicas, todas con el mismo objetivo


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“identicar al portador de la rma electrónica”.

Para evitar este molesto “llavero” se ha propuesto que exista un “Certicado

Raíz” que sea responsabilidad del MICIT y operado por le Banco Central de Costa

Rica.

El esquema es el siguiente:


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Como se puede observar a partir de la Autoridad Certicadora Raíz se

desprenderán todas las entidades.

Dispositivos para el Almacenamiento de la Firma Electrónica

Para el almacenamiento de las Firmas Electrónicas se dispone de diferentes

dispositivos.


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RESOLUCIÓN “DGT 22-07 DE FACTURAELECTRÓNICA

La autorización para la utilización de la Factura Electrónica, Notas de Débito yCrédito no fue denida mediante ley sino por una resolución de la Dirección General

de Tributación Directa del Ministerio de Hacienda, situación que no le resta validez

tributaria a las facturas electrónicas.

La resolución comprende veinte artículos y un transitorio, adicional posee tres

anexos detallando las especicaciones técnicas y el formato a utilizar en los documentos

electrónicos.

El formato denido es XML (eXtensible Markup Language) Lenguaje deMarcas Extensible.

La presente resolución pretende ser un complemento de las actuales normativas

y no un sustituto obligado. Los plazos de conservación de los documentos se mantienen

exactamente igual solo se trasladan a electrónico.

La resolución entró en vigencia a partir de Octubre del 2007

La mensajería electrónica comprende varios mensajes, los cuales son:

• Factura Electrónica

• Nota de Crédito

• Nota de Débito

• Mensaje de aceptación o rechazo del documento recibido

Resolución DGT 22-07

1°- Que el artículo 99 de la Ley N° 4755 “Código de Normas y ProcedimientosTributarios”, faculta a la Administración Tributaria para dictar normas generales

para la correcta aplicación de las leyes tributarias, dentro de los límites que jen las

disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.

2°- Que el artículo 105 del Código de Normas y Procedimientos Tributariosestablece que toda persona física o jurídica, pública o privada está obligada a


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proporcionar a la Administración Tributaria, la información de trascendencia

tributaria, deducida de sus relaciones económicas, nancieras y profesionales con

otras personas.

3°- Que el artículo 109 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios faculta a la Dirección General de Tributación para establecer directrices, sobre

la forma mediante la cual se debe consignar la información tributaria. Asimismo,

podrá exigir que los sujetos pasivos o los responsables lleven los libros, los archivos

o los registros de sus negociaciones, necesarios para la scalización y determinación

correctas de las obligaciones tributarias y los comprobantes, como facturas, boletas

u otros documentos, que faciliten la vericación. Los contribuyentes o responsables

deberán conservar los duplicados de estos documentos, por un plazo de cuatro años.

La Administración podrá exigir que los registros contables estén respaldados por los

comprobantes correspondientes.

4°- Que la Administración Tributaria bajo una losofía de servicio alcontribuyente, ha utilizado el desarrollo tecnológico, para facilitar el cumplimiento

voluntario de las obligaciones tributarias, porque reconoce que el empleo de medios

electrónicos favorece no sólo la eciencia y productividad de las actividades de los

sujetos pasivos, sino también su control y supervisión. Así, en el pasado reciente, ha

implementado sistemas de declaración electrónica mediante el uso de Internet, como

una opción ágil, segura y eciente para facilitar ese cumplimiento.

5°- Que la Administración Tributaria en relación con el tema de autorización

de comprobantes y su aceptación como respaldo de ingresos, costos y gastos y con

fundamento en los artículos 8, 14 y 25 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas

N° 6826 y sus reformas y 18 y 15 de su Reglamento; así como, los artículos 7 y 8 de

la Ley del Impuesto sobre la Renta N° 7092 y sus reformas y artículos 9 y 11 de su

Reglamento, ha estado anuente a la utilización de aquellos medios que el desarrollo

tecnológico posibilite, considerando siempre la existencia física en papel de los

comprobantes respectivos, tal es el caso de las resoluciones 11-97 (sobre autorizaciónde impuesto de ventas incluido, caja registradora y sistemas computarizados) y 13-97,

ambas del 12 de agosto de 1997.

6°- Que para facilitar el cumplimiento voluntario y simplicar los procedimientosa los sujetos pasivos, por medio del uso de modernas tecnologías de información y

comunicación, acordes con los avances tecnológicos, la Administración Tributaria

mediante la resolución Nº 04-03 del veintisiete de enero del dos mil tres, publicada


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en La Gaceta Nº 42 de 28 febrero 2003, autorizó el uso de comprobantes para el

respaldo de gastos e ingresos que respondan a diseños físicos y lógicos legibles por

computadora, siempre que cumplieran con los requisitos previamente establecidos,

así como también autorizó a las empresas proveedoras del servicio de facturación

digital.

7°- Que para potenciar el uso de la factura electrónica y luego de un amplio análisis dela resolución Nº 04-03, se ha considerado preciso redenir sus alcances y condiciones

para ajustarla a las necesidades que impone el desarrollo del comercio electrónico

y las tecnologías de información y comunicación, razón por la cual esta Dirección

General emite la presente resolución.

Detalle de los artículos

CAPITULO IAUTORIZACION PARA EL USO DE LA FACTURA ELECTRONICA Y

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ASOCIADOS

Artículo 1 - Deniciones.

Para efectos de la presente resolución se entiende por:

a) Documento Electrónico: Es cualquier manifestación con carácter representativoo declarativo, expresado o transmitido por un medio electrónico o informático.

b) Emisor-Receptor Electrónico: Persona física o jurídica registrada en la

Administración Tributaria para emitir y recibir documentos electrónicos.

c) Factura electrónica: documento comercial con efectos tributarios, generado,

expresado y transmitido en formato electrónico.

d) Nota de Crédito y Nota de Débito Electrónicas: son los documentos electrónicos

que permiten anular o hacer ajustes a la factura electrónica y a estos documentos,

sin alterar la información del documento origen. Estos documentos deben cumplir

con las especicaciones técnicas indicadas en el Apartado C del Anexo 1.


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e) Receptor Electrónico-No emisor: Sujetos pasivos acogidos a regímenes

especiales que no realizan ventas en el territorio aduanero nacional y que reciben

documentos electrónicos por las compras efectuadas en el mercado local.

f) Receptor manual: Persona física o jurídica que por la compra de bienes o servicios recibe como comprobante de la transacción realizada, la impresión de

la factura electrónica y sus documentos electrónicos asociados y que será el que

ampare el respectivo asiento contable.

Artículo 2°- Autorización para el uso de factura electrónica y

documentos electrónicos asociados.

Se autoriza el uso de la Factura Electrónica, Nota de Crédito Electrónica y

Nota de Débito Electrónica, como comprobantes para el respaldo de ingresos, costos y

gastos, siempre que cumplan con los requisitos y características que se detallan en la

presente resolución. Así como, el uso de la Conrmación de Aceptación y Rechazo delos documentos electrónicos mencionados.

g) Sistemas de punto de venta: Sistema informático que gestiona el proceso de venta

mediante una interfaz accesible a los vendedores, que permite la confección e

impresión de la factura o comprobante de venta mediante referencias del producto

o servicio almacenadas en una base de datos, realiza cambios en el stock y otraslabores del negocio.

El término “punto de venta” se deriva del acrónimo POS, que en inglés signica

“Point Of Sale”, también se conoce como “Terminal Punto de Venta” (TPV). A los

efectos de esta resolución, el concepto “punto de venta” excluye los datáfonos y

dispositivos similares utilizados para el cobro a los clientes por medio de tarjetas

de crédito o débito.


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Este artículo detalla los documentos electrónicos que serán validados por la

DGT (Dirección General de Tributación), y hace mención que aquella empresa que

desee iniciar con la generación de estos documentos electrónicos, deben de someterse

a esta resolución, para el uso de Factura Electrónica, Notas de Crédito y Débito. Esimportante que a nivel técnico, sean estudiados los anexos de la resolución, ya que

contiene el detalle de la mensajería electrónica y los formatos que son requisitos

implementar. Para validar los mensajes XML lo podrán hacer en la dirección

internet http://www.gs1cr.org/esquemas/facturaelectronica/EsquemaFacturaAnexo3.xsd

Artículo 3°- Ecacia jurídica y fuerza probatoria.

Los documentos electrónicos que se mencionan en esta resolución, para los

efectos tributarios, tendrán la ecacia y fuerza probatoria en las mismas condiciones

que los documentos físicos.

Con respecto a la ecacia jurídica probatoria es únicamente para efectostributarios. Esta primera resolución no contiene el componente de rma electrónica

emitida por una autoridad certicadora acreditada por el MICIT en los documentos

electrónicos. Una vez se tengan estas autoridades certicadoras en operación

si será totalmente válida la factura electrónica para cualquier proceso jurídico,

y se adicionarán los artículos necesarios para ajustar la resolución. Por esto es

recomendable para grandes socios comerciales el establecer contratos o acuerdos de

colaboración en donde se anotan las responsabilidades y derechos de cada empresa

en espera de la entrada en operación de la Firma Electrónica durante el 2008.


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Artículo 4°- Requisitos para la emisión y entrega de la factura

electrónica y otros documentos

Los comprobantes electrónicos establecidos en el artículo 2 de esta resolución,

se consideran autorizados si cumplen con los requisitos obligatorios indicados en el

artículo 18 del Reglamento de la Ley del Impuesto sobre las Ventas y en el artículo 9

del Reglamento del Impuesto sobre la Renta, los cuales ajustados a los efectos de la

presente resolución son los siguientes:

Los datos que debe de contener la información electrónica serán:

a. Identicación del contribuyente o declarante: nombre completo o razón social, la denominación del negocio o nombre de fantasía si existe, número

de cédula de identidad, cédula jurídica, o el número asignado previamente

por la Administración Tributaria cuando corresponda, dirección completa

del negocio, números de teléfono, número de fax y dirección de correo

electrónico.

b. El nombre del tipo de documento, que deberá incluir la mención

“electrónica” esto es, se consignará el tipo de documento con la

denominación: “Factura Electrónica”, “Nota de Crédito Electrónica” y“Nota de Débito Electrónica”.

c. Numeración consecutiva: el sistema asignará de forma automática yconsecutiva, la numeración para cada tipo de documento electrónico,la cual debe ser controlada por quien la emite. Esta numeración seráindependiente de la que utilicen otros medios alternativos de facturación.

d. Fecha de emisión de la transacción.

e. Condiciones de la venta: crédito, contado, apartado, en consignación,

arrendamiento con opción de compra o cualquier otra condición que seconsigne en la factura.

f. Al pie del documento electrónico se debe mostrar la leyenda “Emitidaconforme lo establecido en la resolución de Facturación Electrónica, N°

DGT-22-07 del diecisiete de setiembre de dos mil siete de la DirecciónGeneral de Tributación”.

g. Deben estar redactados en español y entregar el documento electrónico al


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comprador, asimismo debe almacenarse en soporte electrónico indeleble y registrar la información en el archivo de Información Electrónica deCompras y Ventas.

h. Nombre completo del comprador o razón social, su respectivo número de

cédula física o jurídica y la dirección del negocio en caso de transacciones frecuentes.

i. Detalle de la mercancía o servicio prestado: cantidad enviada, preciounitario, unidad de medida, código de producto, número de parte,descripción del producto o del servicio y monto de la operación expresadaen moneda nacional.

j. Descuentos concedidos, con la indicación de su naturaleza y montos.

k. Subtotal.

l. Monto del Impuesto selectivo de consumo, cuando el vendedor sea tambiéncontribuyente del indicado impuesto y el monto de cualquier otro tributoque recaiga sobre las mercancías o servicios gravados.

m. El valor de los servicios prestados, separando los gravados y los exentoscon motivo de la venta de mercancías o servicios gravados.

n. El valor de las mercancías que se incorporen en la prestación de servicios gravados, separando las gravadas y las exentas.

o. Precio neto de venta (sin impuesto).

p. Monto del impuesto equivalente a la tarifa aplicada sobre el precio neto deventa, con la indicación “Impuesto de Ventas”.

q. Valor total de la factura en moneda nacional.

El formato de la factura electrónica, Nota de Crédito y Nota de Débito es único, lo que

los diferencia es la obligatoriedad de los campos según el tipo de documento, conforme

se indica en el Anexo 1.

Todos los documentos electrónicos deben cumplir con los formatos y especicaciones

técnicas que se detallan en los anexos de la presente resolución, así como de las

actualizaciones que de ellos se realicen.


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Artículo 5°- Aceptación o rechazo de los documentos electrónicos.

Cuando los comprobantes electrónicos sean generados satisfactoriamente se

enviarán al receptor electrónico, quien conrmará su aceptación o rechazo, utilizando

el formato establecido en el Apartado III del Anexo 1 de esta resolución.

Es necesario tener respaldo de la empresa receptora que acepta el documento

electrónico. Esto lo podemos lograr utilizando el acuse de aceptación electrónico.

Este acuse se debe de generar en formato XML denido en el anexo técnico de esta

resolución. La empresa emisora de la factura electrónica deberá de custodiar estos

mensajes, bajo las mismas condiciones de las facturas electrónicas.

Artículo 6°- Almacenamiento y conservación.

Los documentos electrónicos generados, enviados y recibidos, así como las

comunicaciones asociadas, se deben almacenar y conservar en soporte electrónico

indeleble por el plazo de cuatro años conforme a lo establecido en el artículo 109 del

Código de Normas y Procedimientos Tributarios, excepto para los casos indicados

en el segundo párrafo del artículo 51 del citado Código, que será de cinco años.

Asimismo, se debe garantizar la inalterabilidad, privacidad, legibilidad, accesibilidad

o consulta posterior, preservación, condencialidad, autenticidad e integridad de la

información de los documentos electrónicos y del emisor. Lo anterior, sin perjuicio a

lo que se indica en el artículo 7 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, y los artículos54 y 56 de su Reglamento.

Además, las áreas físicas donde se almacene la información de los documentos

electrónicos deben considerar controles para evitar riesgos, daños, pérdida, destrucción,

alteración o sustracción.


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La empresa que sea emisora o receptora de documentos electrónicos, tiene

la obligación de la adecuada custodia de estos. Debe de establecer los mecanismos

necesarios para garantizar la integridad de los documentos, que cuando sea necesario

se puedan acceder, ya sea visualizarlos, exportarlos o imprimirlos.

Artículo 7°- Anulación o corrección.

Se puede efectuar la anulación o corrección de una factura electrónica emitida,

exclusivamente mediante Nota de Crédito o de Débito electrónicas, prevaleciendo

inalterable el documento original y su correspondiente número consecutivo, el cual

no podrá ser reutilizado. Lo anterior se debe efectuar conforme lo indicado en el

Apartado C. del Anexo 1 de esta resolución.

La empresa como lo dice este artículo, deberá utilizar una serie de mensajes

electrónicos dentro de estos Notas de Crédito o Débito para modicaciones o

anulaciones de las Facturas Electrónicas, logrando así que el documento inicial se

mantenga original y no sea alterado posterior a su envío y recepción por parte de lossocios comerciales. Los mensajes de Notas de Crédito y Débito poseen el mismo

formato que la Factura Electrónica, solo que posee un tipo de documento el cual

identica su tipo (Factura, Crédito o Débito).

Artículo 8° - Impresión de la factura electrónica y otros.

La emisión autorizada de documentos electrónicos, no exime al contribuyente

de la obligación de imprimir y entregar al comprador o cliente, cuando este así lo

requiera, la factura y los documentos electrónicos asociados. Sin perjuicio de lo

anterior, se entenderá cumplida la obligación de entrega de la factura, en el momento

preciso de su emisión electrónica.


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Tratándose de emisores electrónicos que disponen de sistemas de punto de

venta al consumidor nal, pueden mantener el respaldo de la transacción efectuada

dentro del sistema de facturación electrónica.

Aunque una empresa inicie el proceso de generación de Facturas Electrónicas

no todos sus clientes estarán posibilitados a recibirla de esta forma. Por lo tanto, la

empresa esta en la obligación de imprimirlos y entregarlos físicamente a las compañías

que así lo requieran.

SUPERMERCADOS Y COMERCIO DETALLISTA EN GENERAL,

pueden dejar de generar en papel, la copia del tiquete de caja registradora o punto deventa, siendo su generación y custodia de manera electrónica. NOTA: el tiquete de caja

para el consumidor si se sigue generando en papel para su entrega a cada cliente.

Artículo 9° - Controles y registros.

Los sistemas de facturación electrónica deben disponer de controles, registros y bitácoras de cada transacción registrada, para llevar a cabo las labores de control

tributario integral.

Este artículo es fundamental no solo para efectos tributarios o de resolución,

sino también por lo delicado de la información a lo interno de la empresa, por lo

tanto el sistema de generación de facturación electrónica y recibo, debe tener los

controles y bitácoras necesarias.


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CAPITULO IIREGISTRO ESPECIAL DE EMISORES-RECEPTORES

ELECTRÓNICOS, RECEPTORES ELECTRÓNICOS-NO EMISORES Y SUS OBLIGACIONES

Artículo 10° - Conformación del Registro.

Se establece la conformación del Registro Especial de Emisores-Receptores de

Facturación Electrónica, así como de Receptores Electrónicos-No emisores, al que se

podrán incorporar las personas físicas o jurídicas que así lo deseen y que cumplan con

los requisitos, obligaciones, especicaciones técnicas y de formato de los documentos

electrónicos que se indican en la presente resolución.

Toda empresa que desea trabajar con documentos electrónicos, deberá

realizar la gestión de autorización ante Tributación Directa. Se asume que la razón

jurídica o física ya esta inscrita ante el Ministerio de Hacienda. Con este registro se

pretende llevar un control de cuales empresas utilizan esta tecnología.

Artículo 11° - Incorporación al Registro.

Para incorporarse al Registro Especial de Emisores-Receptores y Receptores

Electrónicos-No emisores de Facturación Electrónica, se deben cumplir las siguientes

condiciones:

a. Estar inscrito en el Registro de Contribuyentes de la Administración

Tributaria y tener registrado un correo electrónico.

b. Solicitar su incorporación al Registro Especial mediante el sitio Web del

Ministerio de Hacienda, utilizando el formulario D.140 “Declaración

de Inscripción, Modicación de Datos y Desinscripción en el Registro

de Contribuyentes”.


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Para efectos de inscripción y su agilidad en los trámites, se habilitará en el sitio Web

del Ministerio de Hacienda el formulario D.140 electrónico. También se podrá

visualizar en este sitio las empresas que utilizan la Factura Electrónica. Todo esto

se realiza para tener uidez en los trámites y transparencia.

Artículo 12°- Obligaciones del Emisor-Receptor Electrónico.

Son obligaciones del emisor-receptor electrónico, las siguientes:

a) Tener un sistema para la emisión de facturación electrónica con un esquema

de seguridad que garantice la autenticidad, integridad y el control de lainformación.

b) Demostrar y presentar en el momento que la Administración Tributaria lo

requiera, el cumplimiento de los requisitos establecidos, especicaciones

técnicas y de formato de los documentos electrónicos que se indican en la

presente resolución y sus anexos, así como poner a disposición la solución

de facturación electrónica para su respectiva vericación.

c) Almacenar y conservar en soporte electrónico: el modelo del diseño

funcional, diccionario de datos, códigos fuentes, manuales de usuario e

instructivos de la solución de facturación electrónica.

d) Contar con una plataforma tecnológica robusta y escalable que soporte la solución

de facturación, incluido el equipo de seguridad, comunicaciones, y respaldo.

e) Documentar y administrar planes de contingencias sobre fallas, caídas o

problemas de operación del sistema, así como las medidas de seguridad.

f) Emitir, entregar y recibir los comprobantes electrónicos que se autorizan

en esta resolución.

g) Almacenar y conservar en las condiciones que se indican en el artículo 6,


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los documentos generados, enviados y recibidos por el plazo de prescripción

vigente, aún de aquellos documentos que respalden operaciones que han

sido anuladas o dejadas sin efecto.

h) Poner a disposición de la Administración Tributaria los equipos y accesoslógicos y físicos necesarios para el acceso y ejecución de las labores de

control tributario integral.

i) Mantener en forma electrónica, los registros especiales establecidos en el

artículo 15 del Reglamento a la Ley del Impuesto General sobre las Ventas,

de acuerdo con lo siguiente:

i. Información Electrónica de Compras y Ventas: Corresponde al detalle

por documento y al resumen de la información por período que se genere una vez al mes. La descripción del formato de cada archivo se

encuentra en el Anexo 2 de esta resolución.

ii. Cada vez que se emita un documento electrónico por compras, ventas

de bienes y servicios, así como ajustes de este tipo de transacciones, se

deberá registrar la información en el archivo Información Electrónica

de Compras y Ventas.

iii. Al nalizar el período scal, se debe incorporar la información de las

facturas y comprobantes de ingresos físicos, en cada archivo y generar

el resumen mensual del período.

j) Llevar un registro auxiliar de la guía de tránsito, salida o entrada a bodega

y nota de despacho de las mercancías, con la indicación del comprobante

electrónico relacionado.

k) Suministrar la Información Electrónica de Compras y Ventas, así como el

registro auxiliar del inciso j) de este artículo 12, cuando las autoridades

tributarias lo exijan, de conformidad con el artículo 104 del Códigode Normas y Procedimientos Tributarios. El incumplimiento de esta

disposición, será sancionado de conformidad con el artículo 83 del Código

citado, previo debido proceso.

l) La solución de facturación electrónica debe cubrir las funcionalidades de:

control de accesos, roles, perles, tareas, manejo del esquema “Single Sing

On” LDAP Versión 3.0.


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Single Sing ON es un procedimiento de autenticación que habilita alusuario para acceder a varios sistemas con una sola instancia de identicación.

LDAP ( Lightweight Directory Access Protocol ) es un protocolo anivel de aplicación, que permite el acceso a un servicio de directorio ordenado y

distribuido para buscar diversa información en un entorno de red. LDAP también

es considerado una base de datos (aunque su sistema de almacenamiento puede

ser diferente) al que pueden realizarse consultas. Habitualmente, almacena la

información de login (usuario y contraseña) y es utilizado para autenticarse aunque

es posible almacenar otra información (datos de contacto del usuario, ubicación de

diversos recursos de la red, permisos, certicados, etc).

m) El sistema de facturación electrónica debe tener una opción de consulta para la

utilización de la Administración Tributaria, disponible sin demora injusticada,

que admita el acceso en línea a los datos, copia o descarga en un archivo

electrónico de la información consultada y que permita la búsqueda selectiva

con al menos los siguientes criterios, los cuales se pueden consultar de manera

individual o por rangos:

i. Número de cédula.

ii. Número de factura, nota de crédito y nota de débito.

iii. Ordenes de Compra.

iv. Medio de pago.

v. Condiciones de la venta.

vi. Fecha de emisión.

vii. Montos

viii. Tipos de impuestos.

ix. Conrmaciones de aceptación o rechazo,

x. Respuestas de envío.

xi. Acuse de recibo de mercancías.

n) Mantener actualizada la información de su sistema de facturación que se

originen en el propio dinamismo de la tecnología de la información, en

cambios legales o en mayores requerimientos operativos, de seguridad y

eciencia.

o) Ser responsable ante sus clientes o usuarios por el uso o destino que haga


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de la información que mantienen en sus bases de datos. La Administración

Tributaria no se responsabilizará por usos indebidos de la información que

para efectos de cumplimiento de deberes formales o materiales, los usuarios

o clientes faciliten a otros.

Tanto el emisor como el receptor electrónico poseen responsabilidadesclaramente establecidas por el Ministerio de Hacienda. Estas responsabilidades

recaen la mayoría en requerimientos informáticos que deberán tener los sistemas de

los emisores y receptores electrónicos. De ahí la importancia del diagnóstico por

profesionales expertos en los temas de comercio electrónico.

Artículo 13° - Obligaciones del Receptor Electrónico-No Emisor.

Son obligaciones del Receptor Electrónico-No emisor:

a) Recibir los documentos electrónicos de sus proveedores que sean emisores-

receptores electrónicos, por los medios y en las condiciones que hayan

acordado.

b) Entregar al emisor una conrmación de aceptación o rechazo de los

documentos electrónicos, los cuales deben cumplir con los requisitos

establecidos en el artículo 4 de esta resolución.

c) Cumplir con las obligaciones indicadas en el artículo 12 incisos f), g), así

como en lo referente a la información de compras de los incisos i), j), k) y n).

Es imperativo que el receptor electrónico siga estos lineamientos, con

respecto a los mensajes de respuestas que debe de enviar al emisor de la factura

para hacer constancia de la aceptación o el rechazo de las facturas electrónicas. De

ahí la importancia de contar con los sistemas y tecnología necesaria para cumplir

estos lineamientos de la resolución.


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CAPITULO IIISISTEMAS DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN SITIOS WEB

Artículo 14° - Disposición de Sitios Web.

Las personas físicas o jurídicas interesadas en ofrecer el servicio de facturación

electrónica mediante sitios Web (en adelante proveedores de la solución), podrán

efectuarlo, siempre que cumplan los requisitos y obligaciones establecidos en los

artículos precedentes y siguientes.

Con la nalidad de que existan soluciones para propiciar la participación de las

PYMES, será necesario establecer mecanismos de control o certicación, para elaseguramiento de la calidad y compatibilidad de los diferentes servicios Web deFactura Electrónica ofrecido por terceras empresas.

Artículo 15° - Obligaciones de los proveedores de solución de

facturación en sitios Web.

Los proveedores de la solución de facturación electrónica en un sitio Web, deben

cumplir con las siguientes obligaciones:

a) Garantizar que los comprobantes electrónicos cumplan con lo establecido

en los artículos del 4 al 9 de la presente resolución.

b) Disponer de una solución de factura electrónica que facilite a sus clientes

el cumplimiento de las obligaciones establecidas en los artículos 12 y 13 de

esta resolución. Dicha solución tecnológica, además, debe tener en cuenta

los siguientes atributos:

i. Contar con un esquema de seguridad que garantice la integridad y el

control de la información de la solución de facturación en el sitio Web.

ii. Permitir la descarga y respaldo de todos los documentos que el emisor-

receptor electrónico haya generado, emitido y recibido por este medio.


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iii. Llevar un registro de control de clientes y mantener registros de todas

las operaciones realizadas por los usuarios del portal.

Las empresas que presten servicios Web para factura electrónica, deberándemostrar con las pruebas necesarias que cumplen con todos los requisitos de la

resolución, esto es diferente a las empresas privadas que no deben de demostrar

nada solo implementar los lineamientos de la resolución. GS1 Costa Rica ofrece el

servicio de certicación para estos sitios Web.

Artículo 16° - Incumplimiento de Obligaciones, requisitos y

condiciones.

La Administración Tributaria está facultada a rechazar las deducciones de los

comprobantes de respaldo que incumplan con las obligaciones, requisitos y condiciones

que se establecen en la presente resolución, de conformidad con lo establecido en el

artículo 8 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y artículo 14 de la Ley del Impuesto

General sobre las Ventas.

Las empresas deberán tener especial cuidado con los requisitos ya que la

Dirección General de Tributación podrá rechazar todos los formularios que nocumplan las características necesarias. Esto puede generar serios inconvenientes

entre la empresa y la Dirección General de Tributación, ya que al no adherirsea las especicaciones, la empresa no tendrá modo de comprobar su facturación,exponiéndose a las sanciones previstas en el Código de Normas y Procedimientos

Tributarios.

CAPITULO IVOTRAS DISPOSICIONES


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Artículo 17° - Divulgación.

El Registro Especial de emisores-receptores de facturación electrónica estarádisponible y se podrá consultar en el sitio Web del Ministerio de Hacienda o en forma

telefónica en la Administración Tributaria correspondiente.

Para facilidad de los usuarios, la administración tributaria publicará en

su página Web la lista de aquellas empresas que sean emisores-receptores, soloemisores o solo receptores de factura electrónica. Con esta lista la empresa podrá

saber con cuales socios comerciales puede hacer factura electrónica.

Artículo 18° - Exclusión del Registro Especial de Emisores-

receptores y Receptores Electrónicos-No emisores de Factura

Electrónica.

La Administración Tributaria realizará la exclusión del Registro Especial de

Emisores-receptores electrónicos y Receptores electrónicos-No emisores, cuando se presente cualquiera de las siguientes situaciones:

a. A solicitud del propio emisor-receptor electrónico, mediante la presentación

del Formulario D.140 “Declaración de Inscripción, Modicación de Datos

y Desinscripción en el Registro de Contribuyentes”.

b. Por actuación de ocio de la Administración Tributaria, previa noticación,

cuando compruebe algunas de las siguientes causales:

a. Incumplimiento de las obligaciones, requisitos y condiciones establecidas

en la presente resolución.b. Cuando induzcan a error a la Administración Tributaria.

Lo anterior, sin perjuicio de las sanciones previstas en el Código de Normas y

Procedimientos Tributarios.


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La administración tributaria podrá excluir del proceso de facturación

electrónica a la empresa que incumpla los requisitos expuestos en esta resolución o

presenten algún otro tipo de inconsistencia. También la empresa tendrá posibilidadde renunciar al proceso de factura electrónica, pero tendrá que tener disponibles los

documentos electrónicos que a la fecha posee.

Artículo 19 - Derogatoria.

Se deroga la resolución Nº 04-03 de las ocho horas del veintisiete de enero del

dos mil tres.

Artículo 20 - Vigencia.

Esta resolución rige a partir del 01 de octubre del 2007.

Transitorio 1.

En el momento que se autoricen las entidades certicadoras, de acuerdo con lo

establecido en la Ley No. 8454 del 30 de agosto del 2005 “Ley de Certicados, Firmas

Digitales y Documentos Electrónicos” y su Reglamento; la Administración Tributaria

procederá a ajustar la presente resolución, por lo que las soluciones tecnológicas de

factura electrónica, deben estar en capacidad de adaptarse a la infraestructura de

llave pública para la rma y certicado digital.

Con la resolución de factura electrónica los comprobantes electrónicos tendrán

la validez solo para la Dirección General de Tributación, no así para cualquier procesolegal. Para lograr esta validez es necesario se tengan en operación Autoridades

Certicadores autorizadas por el Ministerio de Ciencia y Tecnología (MICIT),

amparada a la ley 8454 “Ley de Certicados, Firmas Digitales y DocumentosElectrónicos”.


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Publíquese.- Carlos Chacón Bolaños, Director General a.i.

Dirección General de Tributación Directa, Ministerio de Hacienda de Costa Rica

San José, 17 de setiembre de 2007.

Entra en Vigencia: 1 de octubre del 2007 - Período scal 2008.

Esta situación será temporal mientras las instituciones gubernamentales

realizan la actualización tecnológica necesaria para ser receptores y emisores de

facturas, notas de crédito y débito. Ya existen portales en donde los proveedores participantes utilizan tecnologías de avanzada como la rma electrónica, estos portales son los llamados a realizar el primer gran cambio tecnológico para la

recepción y trámite de facturas electrónicas. Esto requerirá de no solo el cambio

tecnológico sino estudiar los procedimientos de recibo de los bienes y servicios que

compra el estado costarricense. Será necesario un pronunciamiento de la Contraloría

General de la República que facilite la incorporación de la factura electrónica, de ahí

también necesario una participación totalmente activa de la Secretaría de Gobierno

Digital, como ente promotor de la automatización gubernamental.

Transitorio 2:

La presente resolución no alcanza a las relaciones comerciales entre terceros y las

entidades del Estado; hasta tanto éste último cuente con las condiciones tecnológicas

que le posibiliten la emisión y recepción de facturas por medios electrónicos.


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ANEXO TÉCNICO DE IMPLEMENTACIÓN

El objetivo del Anexo Técnico de implementación es la comprensión de la

mensajería electrónica que deberá de utilizarse para el Intercambio Electrónico deDocumentos.

Mensajes XML/EANCOM

La resolución de factura electrónica, notas de crédito, notas de débito y mensajes

de aceptación y rechazo se trabajarán bajo el estándar XML, según los requerimientos

de la Administración Tributaria.

Como complemento para que estos mensajes sean de total aplicabilidad al

sector privado (comercial e industrial), el mensaje XML posee una etiqueta especial

denominada Otros, la cual es una estructura de datos que almacenará el mensaje

INVOIC (Invoice) bajo el formato EANCOM denido por GS1 Global y que contiene

todos los datos necesarios en una factura comercial.

ANEXO 1 – DE LA RESOLUCION DGT-22-07“ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y FORMATO DE LOS

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS”

I. INTRODUCCIÓN

En la denición del contenido del presente documento, se ha considerado tanto la

necesidad desde el punto de vista tributario, como comercial. El objetivo es tener un

documento que sea un instrumento adecuado para el respaldo de la transacción, desde

el punto de vista de las partes y que contenga la información que se requiere para

efectos de un control tributario efectivo.

En este anexo se describe el formato electrónico de la Factura Electrónica, Nota de

Crédito Electrónica y Nota de Débito Electrónica.


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De seguido se mencionan algunos requisitos de la Factura Electrónica y otros

documentos, así como se reiteran algunas obligaciones de los emisores electrónicos,

las cuales se establecen de forma amplia en la resolución.

II. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y FORMATO DE LOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

La Administración Tributaria (DGT) ha decidido que el formato en que se

generarán los documentos tributarios electrónicos sea XML (eXtensible Markup

Language) o Lenguaje Extensible de “Etiquetado”. Este metalenguaje proporciona

una forma de aplicar etiquetas para describir las partes que componen un documento,

permitiendo además el intercambio de documentos entre diferentes plataformas.

El tipo de información puede ser alfanumérica (ALFA) o numérica (NUM), en

ambos tipos de información el tamaño indicado es el largo máximo. En la información

de tipo numérica, los decimales se separan con punto. No debe separarse las miles con

carácter alguno. En la información alfanumérica, algunos caracteres como ‘&’ y ‘


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• Generación del acuse de recibo electrónico de las mercancías entregadas o

servicios prestados y los ajustes correspondientes.

• Identicar los documentos electrónicos emitidos para los que no se haya

recibido una respuesta de envío y un acuse de recibo de las mercancías –sicorresponde- de parte del receptor. De esta forma, se tendrá certeza de que

cada documento emitido haya sido recibido.

• No se podrán generar documentos electrónicos con fecha anterior o posterior

a la de su emisión.

• Todos los documentos electrónicos deben ser incluidos y a la vez, actualizar

todos los registros.

• Contar con las validaciones necesarias que controlen la numeración para

que impidan la duplicidad de números.

• Impedir la anulación de documentos electrónicos.

• Incluir validaciones lógicas y aritméticas en los campos que requieren de

algún cálculo.

• Contar con los controles requeridos para el desarrollo de auditorias de

tecnología de la información y comunicación.

Se debe considerar la necesidad de almacenamiento y conservación de toda la

información electrónica por el plazo de prescripción vigente, independientemente que

la solución lo considere o no.

El documento electrónico está constituido por las siguientes partes:

A.- Datos de encabezado: corresponden a la versión, numeración e identicacióndel documento electrónico, condiciones de la venta, información del emisor y la

información del receptor.

B.- Detalle de la mercancía o servicio prestado: En esta parte se debe detallar una

línea por cada artículo, especicando cantidad, valor, impuestos adicionales y valorneto, así como descuentos y recargos que afectan al total del documento y que no se

requiere especicar individualmente, así como el monto total de la transacción.

C.- Información de Referencia: se deben detallar la razón y/o los documentos dereferencia, por ejemplo se debe identicar la factura que se está modicando con una

nota de crédito o de débito.

D.- Autorización: corresponde al número y fecha de la presente resolución.


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E.- Otros: comprende la información requerida para las relaciones de comercioelectrónico entre las partes, que no contravenga lo establecido en la presente

resolución.

El formato para los documentos electrónicos es único, así como en su forma electrónica

o impresa, lo que los diferencia es la obligatoriedad de los campos según el tipo dedocumento. Los códigos que se utilizarán son los siguientes:

CÓDIGOS DE OBLIGATORIEDAD:

0: No corresponde. Signica que el dato no debe ir en un determinado documento.1: Dato obligatorio. El dato debe estar en el documento siempre, independiente de las característicasde la transacción.

2: Dato condicional. El dato no es obligatorio en todos los documentos, pero pasa a ser obligatorio endeterminadas operaciones si se cumple una cierta condición. Por ejemplo si hay descuentos o recargos,

éstos deben estar registrados porque en caso contrario los montos del documento son inconciliables, en

relación con los montos de Neto, Impuesto de Ventas y Total.

3: Opcional.


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A. ENCABEZADO

1 / Los campos Tipo de documento electrónico y Numeración consecutiva del comprobante

deben quedar a la par.

2 / La codicación a utilizar en el campo Tipo de documento se deben utilizar los siguientes

códigos:

Descripción del campo Nombre de la etiqueta Tipo del campo Tamaño Obligatoriedad

FACTURANOTA

CREDITO

NOTA

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Manual Factura Electronica Costa Rica