Manual E-Konsolidator Eksportir - Konsolidator - Operator

Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah

Republik Indonesia

2013

2

Daftar Isi

Pendahuluan ................................................................................................................................................. 3

Tujuan Penulisan Dokumen ...................................................................................................................... 3

Pengenalan Aplikasi e – Konsolidator ....................................................................................................... 3

Alur Proses ................................................................................................................................................ 5

Matrik Pengguna ....................................................................................................................................... 6

Petunjuk Penggunaan Aplikasi ...................................................................................................................... 8

Registrasi User .......................................................................................................................................... 8

Login .......................................................................................................................................................... 9

Menu Utama ........................................................................................................................................... 10

Eksportir .................................................................................................................................................. 10

Permohonan Eskpor ............................................................................................................................ 10

Status Permohonan............................................................................................................................. 11

Upload Barang ..................................................................................................................................... 13

Dokumen Pendukung .......................................................................................................................... 14

Data Lartas .......................................................................................................................................... 15

Konsolidator ............................................................................................................................................ 15

Persetujuan Permohonan ................................................................................................................... 15

Status Permohonan............................................................................................................................. 17

Permohonan Gudang .......................................................................................................................... 19

Permohonan Pengangkutan Barang ................................................................................................... 20

Permohonan Shipping Line ................................................................................................................. 20

Invoice ke Konsolidator ....................................................................................................................... 21

Operator Gudang .................................................................................................................................... 21

Persetujuan Penyediaan Gudang ........................................................................................................ 21

Operator Truk ......................................................................................................................................... 23

Persetujuan Pengangkutan Barang ..................................................................................................... 23

Operator Shipping Line ........................................................................................................................... 24

Persetujuan Shipping Line ................................................................................................................... 24

Lupa Password ........................................................................................................................................ 25

Pendahuluan

Tujuan Penulisan Dokumen

Dokumen ini merupakan dokumen petunjuk penggunaan aplikasi e

sebagai panduan untuk membantu pengguna dalam menggunakan aplikasi ini agar sesuai de

prosedur yang ada. Dokumen ini diharapkan menjadi panduan

dihadapi dalam penggunaan aplikasi.

Pengenalan Aplikasi e – Konsolidator

e-Konsolidator merupakan sistem yang dibangun oleh Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan

Menengah Republik Indonesia dalam rangka memfasilitasi Koperasi Usaha Kecil dan Menengah (KUKM)

untuk meningkatkan jumlah dan nilai ekspor

berbagai bisnis dari mulai eskportir, konsolidator dan perusahaan yang bergerak dibida

e-Konsolidator ini merupakan aplikasi yang berbasis

terhubung dengan internet.

Operator Trucker

Shipping Line

3

Penulisan Dokumen

Dokumen ini merupakan dokumen petunjuk penggunaan aplikasi e-konsolidator. Dokumen ini dibuat

an untuk membantu pengguna dalam menggunakan aplikasi ini agar sesuai de

prosedur yang ada. Dokumen ini diharapkan menjadi panduan untuk menyelesaikan masalah yang

dihadapi dalam penggunaan aplikasi.

Konsolidator

merupakan sistem yang dibangun oleh Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan

Menengah Republik Indonesia dalam rangka memfasilitasi Koperasi Usaha Kecil dan Menengah (KUKM)

untuk meningkatkan jumlah dan nilai ekspornya, cara kerja e-konsolidator yaitu men

berbagai bisnis dari mulai eskportir, konsolidator dan perusahaan yang bergerak dibida

Konsolidator ini merupakan aplikasi yang berbasis web base sehingga dapat diakses dimana saja asal

E-Konsolidator

KUKM (Eksportir)

Konsolidator(Fowarder )

Operator Gudang

Operator Trucker

konsolidator. Dokumen ini dibuat

an untuk membantu pengguna dalam menggunakan aplikasi ini agar sesuai dengan

untuk menyelesaikan masalah yang

merupakan sistem yang dibangun oleh Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan

Menengah Republik Indonesia dalam rangka memfasilitasi Koperasi Usaha Kecil dan Menengah (KUKM)

konsolidator yaitu mengintegrasikan

berbagai bisnis dari mulai eskportir, konsolidator dan perusahaan yang bergerak dibidang eskpor.

sehingga dapat diakses dimana saja asal

4

Anda cukup menggunakan browser, seperti GooleChrome dan Mozila FireFox. Pada URL masukkan

www.e-konsolidator.com.

Halaman pertama yang akan muncul yaitu beranda berisi informasi produk-produk UMKM yang telah

terdaftar. Sehingga para konsumen atau buyers dapat melihat produk yang dimiliki UMKM. Berikut

menu yang terdapat dibagian depan.

No Nama Menu Keterangan

1 Beranda Halaman depan dari www.e-konsolidator.com

2 Daftar Produk Berisikan daftar produk UMKM yang telah diunggah ke website

e-konsolidator.com

3 Daftar Kategori Daftar produk yang telah dikelompokkan berdasarkan kategori.

4 Daftar UMKM UMKM yang telah terdaftar di e-konsolidator.com

5 Hubungi Kami Masyarakat dapat menghubungi instansi yang menangani web

site ini.

6 Login Halaman yang dipergunakan untuk login, daftar atau lupa

password.

e-konsolidator.com

5

Alur Proses

6

Dari bagan diatas dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. KUKM atau eksportir melakukan pengajuan ekspor dengan mengirimkan data barang dan

tujuan ekspor ke pihak konsolidator dalam hal ini fowarder.

2. Fowarder sebagai konsolidator akan membantu untuk proses pembuatan ke instansi terkait

seperti Bea Cukai, Fowarder juga akan membantu untuk proses booking gudang, penjemputan

ke operator Truck serta Shipping Line.

3. Operator Gudang atau warehouse akan memberikan respon berupa informasi ketersediaan

gudang.

4. Operator Truck akan memberikan resposn jadwal penjemputan dari lokasi eksportir ke gudang.

5. Operator shipping line akan merespon dengan informasi kapal, tanggal keberangkatan, tanggal

tiba dan No Bill of Lading.

Matrik Pengguna

No Nama Menu User

Umum

UMKM

(Eksportir)

Konsolidator Opt.

Gudang

Opt.

Truck

Opt.

ShippingLine

FRONT END

1 Beranda √ √ √ √ √ √

2 Daftar Produk √ √ √ √ √ √

3 Daftar Kategori √ √ √ √ √ √

4 Hubungi Kami √ √ √ √ √ √

BACK END

5 Login √ √ √ √ √

6 Registrasi √ √ √ √ √ √

7 Lupa Password √ √ √ √ √

8 Tentang Kami √ √ √ √ √ √

9 Hubungi Kami √ √ √ √ √ √

EKSPORTIR

10 Permohonan Ekspor √

11 Status Permohonan √

12 Upload Barang √

13 Dokumen Pendukung √

14 Data Lartas √

KONSOLIDATOR

15 Persetujuan Permohonan √

16 Status Permohonan √

17 Permohonan Gudang √

18 Permohonan Pengangkutan

Barang √

19 Permohonan Shipping Lines √

20 Invoice ke Konsolidator √

OPERATOR GUDANG

21 Persetujuan Penyediaan √

7

Gudang

OPERATOR TRUCKER

22 Persetujuan Pengangkutan

Barang √

OPERATOR SHIPPNG LINE

23 Persetujuan Shipping Line √

8

Petunjuk Penggunaan Aplikasi Buka URL : www.e-konsolidator.com dibrowser yang Anda miliki. Pilih menu Login dan muncul halaman

Login untuk masuk system e-konsolidator.

Agar pengguna dapat memakai aplikasi tentunya ada beberapa persyaratan yang perlu dimiliki,

diantaranya harus memiliki User Name dan Password yang telah divalidasi, kalau Anda belum

memilikinya silahkan daftar di menu Registrasi.

Registrasi User

Halaman ini berfungsi untuk mendaftarkan perusahaan dan profile pengguna yang nantinya digunakan

untuk masuk ke system e-konsolidator, berikut halaman Registrasi:

Masukkan informasi perusahaan dan penanggung jawab dengan benar, klik tombol Register untuk

menyimpan data Anda. Setelah itu Anda akan mendapatkan email konfirmasi dari sistem.

9

Setelah mendapatkan user dan password yang telah tervalidasi maka Anda dapat masuk ke e-

konsolidator.

Login

Untuk login masukkan User Name dan Password yang telah dimiliki seperti dibawah ini.

Klik tombol Login, apa bila user dan password Anda sudah benar maka akan masuk ke menu utama.

Apabila salah Anda akan mendapatkan pesan sebagai berikut,

10

Menu Utama

Eksportir

Permohonan Eskpor

Halaman ini dipergunanakan untuk exportir yang akan melakukan ekspor, beberapa data yang perlu

dimiliki yaitu tujuan ekspor dan informasi barang yang akan di ekspor.

Menu

Ganti Password Keluar dari Aplikasi

11

No dokumen dapat diisi sendiri sesuai dengan keinginan. Pilih Konsolidator yang nantinya akan

memproses permohonan Anda, tanggal ekspor serta data customer dan data barang.

Diatas merupakan detail barang yang akan dieskpor.

-Nama Barang

- POS Tarif/HS, yaitu Kode HS yang merupakan klasifikasi produk sebagai standar international untuk

pelaporan dibea cukai.

- Volume, Total volume dari barang yang akan dikirim.

- Berat Kotor dari barang yang akan dikirim.

- Berat Bersih dari barang yang akan dikirim.

Click Save untuk menyimpan Data.

Setelah Anda menyimpan otomatis sudah dikirim ke konsolidator sesuai yang Anda Pilih, setelah ini

konsolidator yang akan memproses ekspor Anda.

Status Permohonan

Untuk melihat tracking/proses dari permohonan yang telah kita buat, kita dapat melihat di Status

Permohonan.

12

Untuk membatalkan permohonan yang baru dibuat, kita dapat memilih dahulu barisnya (hingga

berwarna kuning) lalu klik tombol Cancel. Kolom paling kanan merupakan status dari permohonan.

- Baru, Permohonan belum mendapat persetujuan dari konsolidator.

- Diproses, Permohonan Anda sedang diproses oleh konsolidator.

- Ditolak, Permohonan Adan ditolak oleh konsolidator.

View Log dipergunakan untuk melihat detail dari proses, apakah proses di konsolidator, Operator

Gudang, Operator Trucker atau Shipping Lines.

Berikut adalah contoh View Log.

13

Upload Barang

UKM yang telah terdaftar dapat mempromosikan produk yang dimiliki di situs www.e-konsolidator.com

sehingga pengguna internet dapat melihat produk-produk UMKM Indonesia.

Untuk mengunggah file gambar yang dimiliki, klik tombol Add

Isi form diatas sesuai produk yang Anda unggah. Klik Save untuk menyimpan, data yang telah Anda

unggah akan muncul di halaman depan www.e-konsolidator.com

14

Dokumen Pendukung

Dokumen pendukung yaitu daftar dokumen yang dimiliki oleh eksportir yang berhubungan dengan

perizinan. Hal ini untuk mempermudah konsolidator dalam melakukan perijinan terhadap instasi

pemerintah. Contohnya SIUP, NPWP, Perizinan dari KEMENDAG dll.

Untuk menambahkan dokumen pendukung yang Anda miliki ada baiknya Anda scan terlebih dahulu

menjadi file gambar (jpg, jpeg) atau pdf. Agar nanti konsolidator dapat mengunduhnya. Klik Add pada

tombol diatas.

Klik Save untuk menyimpan data yang telah diisi diform. Untuk mengunduhnya dapat dilakuan kolom

download.

15

Data Lartas

Data lartas yaitu ketentuan atau pembatas ekspor atau impor. Untuk lebih jelasnya kita dapat melihat

situs resmi dari beacukai http://eservice.insw.go.id jadi kita bisa melihat produk yang ekspor

membutuhkan izin dari instasi terkait atau tidak.

Konsolidator

Persetujuan Permohonan

Halaman ini berfungsi untuk melihat permohonan ekspor yang ditunjukkan kepada masing-masing

konsolidator.

16

Berikut cara melakukan persetujuan permohonan yang diajukan oleh eksportir:

- Pilih baris yang akan diproses dengan cara klik dibaris tersebut (hingga berwarna kuning).

- Klik tombol persetujuan dan akan muncul seperti gambar dibawah.

- Pilih Status (Diproses, Selesai atau Ditolak)

- Klik tombol Save untuk menyimpan persetujuan.

Setelah memberikan persetujuan, eksportir akan mengetahui status dari permohonan yang diajukan.

Anda juga dapat berkomunikasi dengan eksportir dengan memberikan pesan, caranya dengan memilih

baris lalu klik tombol Pesan, masukkan pesan yang Anda inginkan pada seperti gambar dibawah. Klik

tombol Save untuk menyimpan.

Pilih Status

17

Status Permohonan

Fungsi dari status permohonan yaitu untuk mengetahui apakah permohonan tersebut telah diajukan ke

Operator Gudang, Operator Truk dan Shipping Line (Anda dapat melihat dimasing-masing kolom seperti

diawah ini). Berikut keterangan status :

- BELUM TERDAFTAR : Permohonan tersebut belum didaftarkan ke Operator.

- BARU : Permohonan telah didaftarkan tetapi belum diproses oleh Operator.

- DIPROSES : Permohonan sedang diproses oleh Operator.

- SELESAI : Permohonan telah selesai diproses.

- DITOLAK : Permohonan ditolak oleh Operator.

Untuk melakukan pendaftaran/pengajuan permohonan ke Operator pilih salah satu baris yang akan

diproses (hingga berwarna kuning seperti dibawah ini).

18

Setelah itu klik tombol Gudang, Trucker , Shipping Line atau Invoice untuk mebuat tagihan ke eksportir.

Maka akan muncul seperti gambar-gambar dibawah ini.

Isi No Request, Tanggal Permohonan, Plih Nama Operator dan klik tombol Save untuk menyimpan.

Isi No Request, Tanggal Permohonan, Plih Nama Operator dan klik tombol Save untuk menyimpan.

19

Isi No Request, Tanggal Permohonan, Plih Nama Operator dan klik tombol Save untuk menyimpan.

Gambar diatas yaitu untuk membuat tagihan (Invoice) ke eksportir.

- Isi no Invoice

- Tanggal Invoice

- Term Pembayaran

- Masukkan Item-item yang akan kita tagihkan (Keterangan, Harga, Kuantiti) Klik tombol Tambah.

- Klik tombol Save untukl menyimpan.

Permohonan Gudang

Gambar dibawah untuk melihat detail dari permohona ke Operator gudang. Anda juga dapat

membatalkan permohoan yang baru dibuat dengan menekan tombol Cancel.

20

Permohonan Pengangkutan Barang

Gambar dibawah untuk melihat detail dari permohona ke Operator Truk. Anda juga dapat membatalkan

permohoan yang baru dibuat dengan menekan tombol Cancel.

Permohonan Shipping Line

Gambar dibawah untuk melihat detail dari permohona ke Shipping Line. Anda juga dapat membatalkan

permohoan yang baru dibuat dengan menekan tombol Cancel.

21

Invoice ke Konsolidator

Gambar dibawah untuk melihat detail dari Invoice ke Eksportir. Anda dapat membatalkan permohoan

yang baru dibuat dengan menekan tombol Cancel.

Operator Gudang

Persetujuan Penyediaan Gudang

Permohonan yang diajukan oleh konsolidator akan masuk ke persetujuan penyediaan gudang seperti

gambar diatas. Untuk melihat statusnya kita lihat dikolom di paling kanan.

Cara melakukan persetujuan atau memproses persetujuan yang telah masuk:

22

- Pilih baris permohonan yang telah masuk (hingga baris berwarna kuning).

- Klik tombol persertujuan, maka akan muncul form seperti dibawah ini.

- Isi tanggal masuk gudang

- Isi tanggal keluar gudang

- Isi lokasi gudang.

- Isi status permohonan (DIPROSES, SELESAI, DITOLAK)

- Apabila tolak isi keterangan ditolak/keterangan reject.

- Klik tombol Save untuk menyimpan data.

23

Operator Truk

Persetujuan Pengangkutan Barang

Permohonan yang diajukan oleh konsolidator akan masuk ke persetujuan pengangkutan barang seperti

gambar diatas. Untuk melihat statusnya kita lihat dikolom di paling kanan.

Cara melakukan persetujuan atau memproses persetujuan yang telah masuk:

- Pilih baris permohonan yang telah masuk (hingga baris berwarna kuning).

- Klik tombol persertujuan, maka akan muncul form seperti dibawah ini.

24

- Isi tanggal angkut

- Isi status permohonan (DIPROSES, SELESAI, DITOLAK).

- Apabila ditolak isi keterangan ditolak/keterangan reject.

- Klik tombol Save untuk menyimpan data.

Operator Shipping Line

Persetujuan Shipping Line

Permohonan yang diajukan oleh konsolidator akan masuk ke persetujuan Shipping Line seperti gambar

diatas. Untuk melihat statusnya kita lihat dikolom di paling kanan.

Cara melakukan persetujuan atau memproses persetujuan yang telah masuk:

25

- Pilih baris permohonan yang telah masuk (hingga baris berwarna kuning).

- Klik tombol persertujuan, maka akan muncul form seperti dibawah ini.

- Isi data yang diperlukan.

- Isi status permohonan (DIPROSES, SELESAI, DITOLAK).

- Apabila ditolak isi keterangan ditolak/keterangan reject.

- Klik tombol Save untuk menyimpan data.

Lupa Password

Apabila Anda lupa password yang Anda miliki, cukup masukkan user name dan email Anda. Sistem akan

mengikirimkan password yang baru ke email Anda.

26