MANUAL DEL PROCESO DE ATENCIÓN A REQUERIMIENTOS · MANUAL DEL PROCESO DE ATENCIÓN A REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE INFRAESTRUCTURA CS-STGB-01-P01 Versión 2.0 04/09/2014 . DIRECCIÓN

MANUAL DEL PROCESO DE ATENCIÓN A REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE INFRAESTRUCTURA CS-STGB-01-P01 Versión 2.0 04/09/2014

DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL MANUAL DELPROCESO DE ATENCIÓN A

REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE INFRAESTRUCTURA

Versión: 2.0

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Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ..................................................................................................... 3

3. ROLES ........................................................................................................................................... 3

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 4

5. DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO ............................................................................................. 6

6. PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE ATENCIÓN A REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE

INFRAESTRUCTURA ............................................................................................................................. 7

6.1. PROPÓSITO ........................................................................................................................... 7

6.2. ALCANCE ............................................................................................................................... 7

6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................ 7

7. INDICADORES ............................................................................................................................ 13

8. ANEXOS ...................................................................................................................................... 14



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1. INFORMACIÓN BÁSICA

Proceso ATENCIÓN A REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE INFRAESTRUCTURA

Código del Proceso CS-STGB-01-P01

Descripción

PROPÓSITO: Responder a las necesidades de infraestructura de las diferentes entidades del Sector Público a través de la emisión de dictamen de viabilidad o informe técnico-jurídico.

DISPARADOR: Necesidad de infraestructura de las Entidades Públicas.

ENTRADAS: Ficha Única de Requerimiento Documentación Habilitante (Descrita en el procedimiento) ACTIVIDADES PRINCIPALES

Identificar y analizar inmuebles

Elaborar informe técnico y jurídico

Emitir del dictamen de viabilidad PROCESOS RELACIONADOS:

Regularización de Bienes Inmuebles

Expropiación

Productos/Servicios del proceso

Dictamen de Viabilidad

Informe Técnico – Jurídico

Propuesta Inmobiliaria

Tipo de Proceso Sustantivo

Responsables del proceso

Director Nacional de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles

Tipo del cliente Cliente Externo

Marco Legal

Constitución de la República del Ecuador

Decreto Ejecutivo Nro. 798 de 22 de junio de 2011

Decreto Ejecutivo Nro. 50 de 22 de julio de 2013

Resolución Nro. COMITÉ-SGI-2014-0002 del 06 de



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marzo de2014

Resolución Nro. INMOBILIAR-DSI-2014-0006 de 10 de marzo de 2014

Resolución Nro. INMOBILIAR-DSI-2014-0010 de 29 de mayo de 2014

Decreto Ejecutivo Nro. 435- Transferencia de Dominio de aquellos bienes que no son usados en sus funciones principales.

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO

El proceso de Atención a Requerimientos requiere considerar los siguientes lineamientos:

Todos los requerimientos serán formulados a través de la Ficha Única de Requerimientos y

remitidos a través del Sistema Único de Requerimientos.

La solicitud efectuada por las instituciones debe estar considerada dentro de la

planificación inicial, además de garantizar la disponibilidad de fondos para la adquisición.

Al momento de generar el requerimiento en el Sistema se deberá cargar la información de soporte que justifique la solicitud conforme al tipo de requerimiento realizado. El sistema no procesará la solicitud si el requerimiento está incompleto o sin información de respaldo.

Si el monto del bien inmueble solicitado para adquisición por parte de la entidad es de un

valor menor al Avalúo Catastral de USD 1´000,000.oo (UN MILLÓN DE DÓLARES),

únicamente necesitará la aprobación del Director del Servicio de Gestión Inmobiliaria del

Sector Público para iniciar la transferencia.


valor igual o mayor al Avaluó Catastral de USD 1´000,000.oo (UN MILLÓN DE DÓLARES) y

menor a USD 5´000,000.oo (CINCO MILLONES DE DÓLARES), este requerirá la aprobación

de la Secretaría Nacional de la Administración Pública para iniciar la transferencia.


valor igual o mayor al Avalúo Catastral de USD 5´000,000.oo (CINCO MILLONES DE

DÓLARES), este requerirá la aprobación del Comité del Servicio de Gestión Inmobiliaria

del Sector Público para iniciar la transferencia.

3. ROLES

Analista Jurídico de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles.-Ejecuta los procesos jurídicos de

gestión y análisis de bienes inmuebles en atención a requerimientos de dotación de

infraestructura.



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Analista Técnico de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles.-Ejecuta los procesos técnicos de

gestión y análisis de bienes inmuebles en atención a requerimientos de dotación de

infraestructura.

Comité del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público.- Comité encargado de control la

política intersectorial de gestión inmobiliaria, se encuentra integrado por la Secretaría Nacional de

la Administración pública, Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, el Ministerio de

Desarrollo Urbano y Vivienda.

CONSEP.- Consejo Nacional de Control de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas.

Dirección Nacional de Legalización de Bienes.-Dirección encargada de dirigir y ejecutar acciones

legales y los trámites pertinentes para efectivizar la dotación de infraestructura.

Director Nacional de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles.-Dirige y controla los procesos de

gestión y análisis de bienes inmuebles en respuesta a requerimientos de las entidades públicas

para la dotación de infraestructura.

Experto de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles.-Coordina y organiza los procesos de gestión y

análisis de bienes inmuebles en respuesta a requerimientos de las entidades públicas para la

dotación de infraestructura.

SNAP.- Secretaría Nacional de la Administración Pública.

Subdirector Técnico de Gestión de Bienes.-Responsable de dirigir y coordinar la gestión técnica de

bienes del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público a partir de las directrices nacionales,

sectoriales e institucionales en materia de gestión inmobiliaria.

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Convenio de Uso.- Cuando dos personas jurídicas distintas pertenecientes al Sector Público,

quisiera que una de ella entregue a la otra, especies, bienes mueble o inmuebles, podrán celebrar

un contrato de convenio de uso, sujetándose a las normas especiales propias de esta clase de

contrato.

Dictamen Técnico. – Es el documento de viabilidad que otorga INMOBILIAR en atención a los

requerimientos de las entidades públicas referente a la dotación de infraestructura.

Ficha Única de Requerimientos.- Es una herramienta informática que permite simplificar y

estandarizar la información de las solicitudes efectuadas por las instituciones y canalizar los

pedidos realizados por los usuarios (Entidades Públicas) directamente a las unidades responsables.



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SUR - Sistema Único de Requerimientos.- El portal inmobiliario es un sistema Web, que permite a las instituciones Públicas:

a) Conocer la oferta inmobiliaria del Sector Público. b) Solicitar en línea los bienes inmuebles en caso de que sus necesidades se acoplen a la

oferta existente. c) Solicitar la búsqueda de bienes inmuebles en caso de que sus necesidades no puedan ser

atendidas por la oferta existente expuesta en el portal. Ficha Jurídica.- Documento que evidencia la situación jurídica de un bien inmueble sujeto de aplicación del Decreto 435, para su posterior regularización y transferencia a INMOBILIAR.



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5. DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO



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6. PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE ATENCIÓN A REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE INFRAESTRUCTURA

6.1. PROPÓSITO Responder a las necesidades de infraestructura de las diferentes entidades del Sector Público a

través de la emisión de dictamen de viabilidad.

6.2. ALCANCE El siguiente proceso inicia con el ingreso del requerimientos en el Sistema Único de

Requerimientos por las Entidades Públicas hasta la emisión del informe técnico –jurídico o

dictamen de viabilidad para la dotación de infraestructura, incluye la transferencia de dominio

efectuada por Inmobiliar en caso de que sea delegada por la institución requirente

6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO

Realizar y enviar requerimiento

Entidad Requirente

La entidad requirente formula la solicitud a través de la ficha única de requerimientos en el SUR. A la ficha única de requerimientos se debe anexar la siguiente documentación Habilitante: Entidad postula a un inmueble del listado del SUR

Cualquiera que fuera la “Forma de

ocupación”, únicamente se debe adjuntar:

- Aprobación del NSJ – MRL (no aplica si el

“Tipo de Inmueble” es “Bodega” o

“Parqueadero”)

Inmueble sugerido (opción propuesta por la entidad)

Si la forma de ocupación es Arriendo se debe

adjuntar:

- Certificación Presupuestaria



“Parqueadero”)

- Escrituras

- Certificado de Gravámenes actualizado

(Registro de la Propiedad)

Solicitud efectuada en la ficha única de Requerimientos



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- Canon de arriendo

Si la forma de ocupación es Compra se debe

adjuntar:

- Certificación Presupuestaria

- Proyecto de inversión avalado por

SENPLADES



“Parqueadero”)

- Escrituras



- Certificado de Avalúo y Catastros

Si la forma de ocupación es Convenio de Uso

se debe adjuntar:



“Parqueadero”)

- Documento que manifieste el interés por

parte de la Entidad propietaria del inmueble

- Escrituras



Si la forma de ocupación es Donación se debe

adjuntar:



“Parqueadero”)

- Resolución de la Máxima Autoridad de la

Entidad propietaria del inmueble

- Escrituras



- Certificado de Avalúo y Catastros

Búsqueda inmobiliaria (la entidad no postula a un bien y tampoco tiene una opción propuesta)

Cualquiera que fuera la “Forma de



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Ocupación”, únicamente se debe adjuntar:



“Parqueadero”)

Receptar, analizar y reasignar requerimiento


El Director realiza un análisis del requerimiento, de acuerdo a lo solicitado y a la información que se adjunta al requerimiento. Este es reasignado al experto de gestión y análisis de bienes inmuebles.

Requerimiento

Receptar, analizar y reasignar requerimiento

Experto de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles

El requerimiento llega al experto el designará a los analista que realizarán la gestiones pertinentes para responder al requerimiento. Sí la solicitud realizada por la entidad contiene una sugerencia de bien inmueble o en su defecto se ha encontrado un inmueble en la oferta inmobiliaria, se procederá directamente a la actividad de “Realizar inspección”, caso contrario se deberá realizar corretaje.

Requerimiento

Realizar corretaje

Analista Técnico

En el caso de que no exista disponibilidad de bienes inmuebles en el Sistema de Único de Requerimientos, se realizará el corretaje que consiste en la búsqueda inmuebles en el Sector Privado, del cual se obtendrá una propuesta inmobiliaria.

Propuesta Inmobiliaria

Entregar opciones a la entidad requirente

Analista Técnico

Del corretaje realizado se deberá obtener dos o tres opciones que deberán ser remitidas a la Entidad Pública para su revisión.

Borrador de Oficio

Emitir oficio con opciones de inmuebles a EP


El Director Nacional mediante oficio debe remitir a la Entidad Requirente las opciones obtenidas del corretaje obtenido.

Oficio (Propuesta inmobiliaria)

Escoger opción de bien inmueble

Entidad Requirente

La Entidad Requirente de acuerdo a su necesidad escogerá una de las opciones de bienes inmuebles remitidas por INMOBILIAR. En el caso de no aceptar ninguna de las opciones se procederá a dar por concluido la

Oficio



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gestión al requerimiento, caso contrario la entidad mediante la Ficha Única de Requerimientos deberá ingresar la solicitud del bien inmueble escogido de las opciones remitidas, con esto el proceso continua su curso normal para dar atención al requerimiento.

Realizar Inspección

Analista Técnico

Una vez que la entidad realiza el requerimiento mediante el SUR, se realiza la inspección insitu, en la que se levanta información referente a:

Ubicación del bien inmueble

Descripción del inmueble por nivel

Estado de conservación del inmueble

Infraestructura del inmueble

Vulnerabilidad del inmueble

Mantenimiento en el interior y exterior del inmueble

Entorno Urbano del inmueble

Ficha Técnica

Elaborar Informe Técnico

Analista Técnico

El analista procede a elaborar un informe técnico que contiene:

Código interno de INMOBILIAR

Información Ficha técnica

Antecedentes

Conclusiones

Recomendaciones Adicionalmente se adjunta la siguiente información:

Ficha Única de Requerimiento

Escrituras

Certificado de Gravámenes actualizado

Canon de Arriendo (Arriendo) En el caso de que el requerimiento sea para arriendo del bien inmueble se procede directamente a la actividad de “Emitir Dictamen”.

Informe Técnico

Recopilar información jurídica del bien

Analista Jurídico

Una vez elaborado el informe técnico, es remitido al analista jurídico, con el fin de recopilar toda la información jurídica de bien

Expediente de documentación jurídica



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inmueble inmueble. Los documentos a obtener son:

Certificado de gravámenes actualizado, (registro de la propiedad)

Certificado de avalúos, (Municipio)

Certificado de búsqueda (registro de la propiedad)

Copia de escritura (Notaría / Archivo Nacional)

En el caso de que por disposición de la Máxima Autoridad se debe efectivizar la transferencia de dominio a nombre de la entidad requirente, se deberá solicitar a la entidad requirente un poder para gestionar todos los trámites referentes a la regularización.

Elaborar informe jurídico

Analista Jurídico

Con la información recopilada se procede a elaborar el informe jurídico que contiene:

Antecedentes

Requerimiento

Situación jurídica

Datos de los documentos recopilados

Informe técnico(oficio de referencia)

Base Legal de acuerdo al tipo de adquisición y a la entidad requirente

Conclusiones

Recomendaciones

Informe Jurídico

Firmar informe técnico – jurídico


El informe técnico-jurídico es firmado por los analistas que elaboran el documento y el Director Nacional de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles.

Informe Técnico-Jurídico

Solicitar aprobación de la SNAP/Comité del Ser.

Subdirector Técnico de Gestión de Bienes

De acuerdo a los lineamientos establecidos dependiendo del monto de adquisición del bien inmueble este deberá ser aprobado por la SNAP o por el Comité del Servicio de Gestión Inmobiliaria.

Oficio de solicitud de aprobación

Notificar el bien inmueble aprobado

SNAP / Comité del Servicio de Gestión Inmobiliaria del

La SNAP o el Comité una vez que haya aprobado el inmueble, notificarán a INMOBILIAR la aprobación de la adquisición del bien inmueble a INNOBILIAR.

Oficio de aprobación o no aprobación



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Sector Público En caso de que no se apruebe la selección, se retomará el proceso de búsqueda.

Emitir Dictamen Subdirector Técnico de Gestión de Bienes

En caso de que no se haya designado a INMOBILIAR el proceso de Transferencia de Dominio del inmueble a favor de la entidad requirente, se emite un dictamen técnico el cual debe contener la siguiente información:

Fundamento jurídico

Resumen de la cuestión objeto de la consulta.

Relación de los elementos de juicio para resolver.

Dictamen Nota: En el caso de que la entidad requirente solicitará los servicios de INMOBILIAR hasta efectivizar la Transferencia de dominio (entrega de poder de autorización o delegación) no se necesitará emitir dictamen, se procederá a realizar los trámites de trasferencia de dominio sin la necesidad de emitir el dictamen.

Dictamen

Establecer situación jurídica del inmueble

Analista Jurídico de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles

Una vez emitido el Dictamen Técnico, el Subdirector Técnico de Gestión de Bienes determinará si el bien inmueble es sujeto a la aplicación del Decreto 435, si es así lo remitirá al Analista Jurídico de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles, el mismo que establecerá la situación jurídica del bien inmueble y elaborará la ficha jurídica, para posteriormente remitirla mediante memorando a la Dirección Nacional de Legalización de Bienes para que se realice la regularización del bien inmueble.

Memorando/ Ficha Jurídica

Remitir a la entidad requirente y unidades internas dictamen


Una vez emitido el dictamen, este documento será remitido a la entidad requirente y las unidades interna de INMOBILIAR (Dirección Nacional de Administración de Bienes Inmuebles y Dirección Nacional de Legalización) para dar cumplimiento de al mismo.

Oficio de notificación

Notificar a la institución requirente y a CONSEP


Si el bien inmueble con el que se atenderá la solicitud de la entidad requirente es parte de los bienes en depósito del CONSEP, se deberá notificar a dicha Institución y a la entidad

Oficio de notificación



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requirente con el fin de que el CONSEP gestione los procesos pertinentes para efectivizar la dotación del bien inmueble.

Regularización de Bienes Inmuebles

Dirección Nacional de Legalización

En el caso de que la entidad requirente solicite los servicios de INMOBILIAR para efectivizar la transferencia de dominio o el bien inmueble con el que se atienda el requerimiento es de propiedad de INMOBILIAR, no se necesitará emitir dictamen, se procederá a realizar los trámites de regularización con el informe técnico e informe jurídico.

Escrituras a favor de la entidad requirente

Expropiación Dirección Nacional de Legalización

Si en el dictamen se estipula la expropiación del bien, primero pasará al proceso de “Expropiación” en la Dirección Nacional de Legalización, para posteriormente pasar al proceso de “ Regularización de Bienes Inmuebles”

Resolución de Declaratoria de Utilidad Pública

Dotar del bien inmueble

Dirección Nacional de Legalización

Una vez efectivizada la transferencia de dominio se procederá a entregar las escrituras del bien inmueble a la Institución Requirente y al registro en libros.

Escrituras

Seguimiento al cumplimiento del dictamen

Analista Jurídico de Gestión y Análisis de Bienes

El analista realiza el seguimiento al cumplimiento de los dictámenes emitidos por el Subdirector Técnico, en el caso de no cumplimiento, se envían insistencias a las entidades requirentes solicitando el cumplimiento del dictamen

Informe de cumplimiento de Dictámenes

7. INDICADORES

N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida

Responsable de Medición

Frecuencia de Medición

1 Porcentaje de propuestas

inmobiliarias ofrecidas

oportunamente

Número de propuestas inmobiliarias (oficios)

ofrecidas oportunamente / total de solicitudes

recibidas

Porcentaje Gisella Ballesteros Mensual

2 Porcentaje de informes técnicos

atendidos oportunamente

Número de requerimientos de inspecciones atendidos oportunamente/ total de solicitudes de inspección

recibidas




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3 Porcentaje de dictámenes atendidos

oportunamente

Número de dictámenes atendidos / total de informes técnicos

elaborados


8. ANEXOS

1. Formato de Informe Técnico - CS-STGB-01-P01 - F01

2. Formato de Informe Jurídico - CS-STGB-01-P01 - F02



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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN

Acciones Nombre Cargo Firma Fecha

Elaborado Por:

Ing. Sonia Lucía Pazmiño

Analista de Procesos

Aprobado Por:

Arq. Gisella Ballesteros Directora Nacional de

Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles

Validado Por:

Dr. Marco Landázuri Subdirector Técnico de

Gestión de Bienes

CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización

1.0 Emisión Inicial 05/08/2014

2.0 Ajustes para aplicación del Decreto 435 04/09/2014

Documents

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