Instruciuni de completare n baza de date

CIMEC-Institutul de Memorie Cultural, www.cimec.ro 2008-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Baza de dateprivind evidena monumentelor etnografice din muzeele n aer liber din RomniaManual de utilizare

Versiunea 1/iulie 2008CIMEC Institutul de Memorie Cultural

2008

Cuprins

1Baza de date

1Manual de utilizare

3Introducere

4Drepturi de utilizare

4Instalarea aplicaiei pe calculator

4Ecranul de deschidere (Meniul principal)

51. Butonul Vizualizarea ierarhic pe muzee vizualizarea tuturor

5Pentru monumentele care fac parte dintr-un ansamblu

5Pentru monumentele care nu fac parte dintr-un ansamblu

62. Butonul Vizualizare i introducere date pentru:

7Alte operaii n baza de date

7Vizualizarea nregistrrilor

7Cursorul de rulare a nregistrrilor

7Introducerea de noi nregistrri

7Butonul pentru o poziie nou din cursorul de rulare a nregistrrilor

8Foldere tematice

8Printarea

8Operaii de cutare, ordonare, selectare

81) Cutarea unei nregistrri

82) Ordonarea (alfabetic sau invers alfabetic) nregistrrilor

8Comanda Sort Ascending

83) Selectarea nregistrrilor pe un criteriu

9Comanda selecii date

9Comanda de revenire la formularul cu toate nregistrrile

94) Selectarea nregistrrilor care nu conin o anumit informaie

10Alte comenzi utile n Access

Introducere

Baza de date a monumentelor etnografice din muzeele n aer liber este o aplicaie pe MS Access 2000, realizat la CIMEC Institutul de Memorie Cultural (ntr-o prim versiune n 1998-99, pe Access 97), care permite:

introducerea informaiilor din fiele analitice de eviden pentru ansambluri, construcii i instalaii, realizate sub egida Asociaiei Muzeelor n Aer Liber din Romnia sau din alte surse de date; verificarea i completarea/corectarea/tergerea nregistrrilor deja introduse;

consultarea fielor din baza de date prin rsfoirea secvenial, cutare dup un cuvnt sau sintagm, filtrare dup un criteriu etc.

listarea datelor n diverse formate: list, tabel, fi;

importarea i exportarea nregistrrilor din/ n alte baze de date (de exemplu, din baza de date muzeal n baza de date naional administrat de CIMEC).

Baza de date servete att la gestiunea informaiilor de eviden de ctre fiecare muzeu, ct i la realizarea unui repertoriu naional, prin baza de date central.

O versiune a bazei de date este publicat pe Internet, cu posibiliti multiple de cutare pe muzeu, etnie, zon etnografic, tip de obiectiv etc.

n actuala versiune nu este posibil gestionarea imaginilor i nici a inventarului mobil al construciilor. De asemenea, baza de date nu poate fi utilizat n reea, ci doar pe calculatoare individuale.Colectiv CIMEC:

Irina Oberlnder-Trnoveanu coordonator proiect

Adriana Totoescu informatician (programarea bazei de date)

Ania Moldoveanu analist-etnolog

Aurelia Duu analist-istoricDrepturi de utilizare

CIMEC ofer gratuit aplicaia spre utilizare de ctre muzeele n aer liber n scopuri de eviden i gestiune a patrimoniului, educaionale i alte scopuri necomerciale. Utilizatorul nu va utiliza, prezenta sau distribui mai departe aplicaia fr acordul CIMEC i fr a meniona dreptul de autor al CIMEC asupra softului. De asemenea, nu va face modificri fr acordul CIMEC.

Orice erori i sugestii de mbuntire vor fi transmise productorului CIMEC.

Instalarea aplicaiei pe calculator

Aplicaia (arhivat sau nu) se copiaz pe calculator ntr-un folder creat n prealabil, cu denumire semnificativ. Dac aplicaia este arhivat, se dezarhiveaz. Se pstreaz CD-ul i versiunea original ntr-un alt folder, ca o copie de siguran.Atenie! Pe calculator trebuie s existe MS Access 2000 sau versiuni ulterioare!

Dup instalare, se deschide aplicaia cu dublu clic pe denumirea ei.

Ecranul de deschidere (Meniul principal)

Ecranul de deschidere conine butoane care activeaz principalele funcii necesare utilizatorului n aceast etap, respectiv vizualizarea i introducerea/verificarea/completarea datelor.

1. Butonul Vizualizarea ierarhic pe muzee vizualizarea tuturor monumentelor etnografice n aer liber din muzeu, grupate pe ansambluri, dac acestea fac parte dintr-o gospodrie, complex de instalaii etc.Pentru monumentele care fac parte dintr-un ansamblu:Sub form de raport sintetic pot fi vizualizate toate ansamblurile din muzeu, cu informaiile specifice. n formularul de pe ecran se pot vizualiza toate nregistrrile aferente unui ansamblu. Pentru vizualizarea n formular a unui ansamblu trebuie parcurse urmtoarele etape:- Se selecteaz din lista de ansambluri nregistrarea dorit

- Pentru vizualizarea informaiilor se apas butonul Open Form

- Dup alegerea unui ansamblu n listele ataate construciilor i/sau instalaiilor se vor vedea doar componentele acestui ansamblu.

Pentru vizualizarea unei componente (construcie sau instalaie) este necesar selectarea acesteia din list i apoi vizualizarea n formular. Pentru monumentele care nu fac parte dintr-un ansamblu

Pentru vizualizarea acestora se acceseaz formularul potrivit din partea de jos a ecranului. Apsnd pe butonul Raport sunt afiate - ntr-un format printabil toate monumentele (construcii i instalaii) care nu sunt componente ale vreunui ansamblu din muzeu.Pentru a vizualiza o nregistrare n formular trebuie ca aceasta s fie selectat din lista ataat aferent cmpului construcii/instalaii i apoi s se apese pe butonul .

2. Butonul Vizualizare i introducere date pentru: Ansambluri

Construcii

Instalaii

Prin apsarea (clicarea) pe butonul potrivit, se deschid formulare n care se pot modifica date existente sau aduga nregistrri cu monumente etnografice intrate recent n patrimoniul muzeului. Formularele sunt specializate pe tipul monumentului etnografic: ansambluri, construcii i instalaii.Alte operaii n baza de date

Vizualizarea nregistrrilor

Figura nr. 1 Cursorul de rulare a nregistrrilor

Se deschide formularul dorit din cadrul comenzii VIZUALIZARE I INTRODUCERE DATE PENTRU ANSAMBLURI/CONSTRUCTII/INSTALATII.

n partea stng jos a ecranului exist un cursor care arat poziia nregistrrii respective n cadrul bazei de date (fig. 1). Se pot vizualiza nregistrrile poziie cu poziie.

Semnificaia butoanelor din cursor:

- nregistrarea urmtoare

- nregistrarea anterioar

l - prima nregistrare din baz

l - ultima nregistrare din baz

Exemplu: n figura nr. 1 nregistrarea afiat pe ecran are n baza de date poziia 4 din totalul de 822 de nregistrri.Introducerea de noi nregistrri Reguli de scriere:- nu se folosesc prescurtri;- datele introduse s nu fie scrise n totalitate cu majuscule;- se completeaz folosind diacritice.Imaginile nu pot fi ataate n program. In folderul de imagini acestea vor avea denumirea ct mai clar (n funcie de numr de inventar, denumirea consacrat n muzeu) pentru a nu se crea confuzii la corelare imaginii cu informaia aferent din baza de date.

Pentru adugarea de noi nregistrri se merge pe cursorul de rulare a nregistrrilor aflat n partea de stnga-jos a ecranului i se d clic pe butonul asterisc, care ne deschide un formular gol: *

Figura nr. 2 Butonul pentru o poziie nou din cursorul de rulare a nregistrrilorn acest formular, care apare ca o fi cu subfie pe grupe de informaii, se completeaz datele, n ordinea cmpurilor (rubricilor) din fiecare subfi (folder) de date structurate tematic (fig. 3), de sus n jos (trecerea dintr-un cmp n altul se face cu ajutorul mouse-ului sau prin apsarea tastei Tab).

Figura nr. 3 Foldere tematice

La trecerea la o nou nregistrare (un formular gol), informaia se salveaz. Pentru siguran, este bine s apsai din cnd n cnd CRTL+S (salvare).

PrintareaPentru a printa raportul din baza de date se parcurge traseul (identic cu printarea unui fiier WORD): File>Print Operaii de cutare, ordonare, selectare1) Cutarea unei nregistrriSe poziioneaz cursorul n cmpul care conine criteriul dorit (exemple criterii: dup numrul de inventar, dup denumirea monumentului n muzeu, dup tipul monumentului etc.).

Se activeaz comanda de cutare, prin intermediul tastelor, innd apsat concomitent tastele CTRL i F.n fereastra deschis, n cmpul Find what, se tasteaz criteriul dorit. Pentru vizualizarea fiecrei nregistrri, care corespunde acelui criteriu, se apas butonul Find Next.2) Ordonarea (alfabetic sau invers alfabetic) nregistrrilor

Se fixeaz cursorul n cmpul respectiv, se d clic dreapta din mouse i se alege comanda Sort ascending (dac se dorete ca informaia s fie n ordine alfabetic/cresctoare) sau Sort descending (dac se dorete s fie n ordine invers alfabetic/descresctoare).

Figura nr. 4 Comanda Sort Ascending 3) Selectarea nregistrrilor pe un criteriu

a. Se selecteaz pe formular informaia/parte din informaie pentru filtru.Se d clic dreapta din mouse i se alege comanda Filter by Selection. n formular vom avea afiate doar nregistrrile ce conin criteriul impus. Aceste nregistrri se mai pot ordona cu ajutorul comenzii Sort ascending/Sort descending, din oricare cmp dorit. Se fixeaz cursorul n cmpul respectiv, se d clic dreapta din mouse i se alege comanda Sort ascending (dac se dorete ca informaia s fie n ordine alfabetic/cresctoare) sau Sort descending (dac se dorete s fie n ordine invers alfabetic/descresctoare).

Figura nr. 5 Comanda selecii dateDup vizualizarea formularului cu nregistrrile care corespund unui criteriu de selecie, dac se dorete revenirea la vizualizarea anterioar - cu toate nregistrrile - se d clic dreapta din mouse i se alege comanda Remove Filter/Sort.

Figura nr. 5 Comanda de revenire la formularul cu toate nregistrrile4) Selectarea nregistrrilor care nu conin o anumit informaie

Se selecteaz n formular informaia/parte din informaia dorit. Se d clic dreapta din mouse i se alege comanda Filter Excluding Selection. Din baza de date vor fi afiate doar nregistrrile care nu conin informaia respectiv. Aceste nregistrri se mai pot ordona cu ajutorul comenzii Sort ascending/Sort descending din oricare cmp dorit. Se fixeaz cursorul n cmpul respectiv, se d clic dreapta din mouse i se alege comanda Sort ascending (dac se dorete ca informaie s fie n ordine alfabetic/cresctoare) sau Sort descending (dac se dorete s fie n ordine invers alfabetic/descresctoare).

Figura nr. 6 Comanda de selectare care exclude nregistrrile dup un criteriuAlte comenzi utile n Access

AciuneCombinaia de taste

Vizualizarea ntr-o fereastr a unui cmpShift+F2

Ieire dintr-un meniu, o comand, o caset de dialog sau revenirea la starea anterioarEsc

Introducerea datei curente la cursorCTRL+punct i virgul (;)

Caut nregistrri dup anumite criteriiCTRL+F

Copiaz in memoria temporar (clipboard) selecia fcut anteriorCTRL+C

Selecteaz toat informaia dintr-un document, cmpCTRL+A

Caut ir de caractere din nregistrri dup anumite criterii, pentru a le nlocui automat cu alte caractereCTRL+H

Transfer datele din clipboard n locul unde se afl cursorulCTRL+V

terge datele i le transfer in clipboard

CTRL+X

Copiaz intr-un cmp valoarea acestuia din nregistrarea precedent

CTRL+ (ghilimele)

PAGE 10---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Baza de date a monumentelor din muzeele n aer liber. Manual de utilizare, versiunea 1/iulie 2008ntocmit: analist-istoric Aurelia Duu (aurelia@cimec.ro)